Письмо о совещании образец: Письмо-приглашение на совещание (индивидуальное)

Содержание

Приглашение на рабочее совещание (образец заполнения): бланк, образец 2023

Бланки и образцы документов / Приглашение /

Документ относится к группе «Приглашение». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.

---------------------------------------------------------------------------
¦    Генеральному конструктору                                            ¦
¦    ЗАО "Электроника"                                                    ¦
¦    М.А. Дальнему                                                        ¦
¦                                                                         ¦
¦    ПРИГЛАШЕНИЕ                                                          ¦
¦                                                                         ¦
¦    Уважаемый Марк Анисимович!                                           ¦
¦    В соответствии с планом совместных работ по созданию опытного образца¦
¦изделия  "Регина"  20 января 2012 г.    в 10 часов  состоится  установочное¦
¦совещание с участием представителей заказчика и разработчика изделия.    ¦
¦    Место   проведения   совещания   -   актовый   зал  главного  корпуса¦
¦промышленного   объединения   "Точмаш"  (г. Малоярославец,  ул. Пилюгина,¦
¦д. 10). Предполагаемая продолжительность совещания - 2 часа 30 минут.    ¦
¦    Программой  совещания   предусмотрен  обмен  мнениями  представителей¦
¦сторон о порядке выполнения совместных работ  во втором квартале текущего¦
¦года,   а  также  подписание  соответствующих  документов.  По  окончании¦
¦совещания  организуется  бизнес-ланч, в ходе которого участники совещания¦
¦могут продолжить  обмен  мнениями  по проблематике выносимых на совещание¦
¦вопросов.                                                                ¦
¦    В  связи  с  изложенным  просим  Вас  сообщить  до  10 января с.г.  о¦
¦возможности участия в работе совещания.                                  ¦
¦    Ответственный организатор совещания - помощник генерального директора¦
¦ПО "Точмаш" Миртин Иван Эвальдович.
  ¦
¦    Телефон/факс: 632-20-21,632-20-22.                                   ¦
¦    E-mail: [email protected].                                       ¦
¦                                                                         ¦
¦    Программа совещания на 1 листе прилагается.                          ¦
¦                                                                         ¦
¦    С уважением,                                                         ¦
¦    от имени генерального директора ПО "Точмаш"                          ¦
¦    Елена Резцова, шеф-секретарь                                         ¦
---------------------------------------------------------------------------

Источник — «Деловое письмо», «Налоговый вестник»

Образец письма приглашения. Пригласительное письмо.

Фразы, используемые в письмах приглашениях: » ООО «Альфа» приглашает Вас принять участие в …», «Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас …», «ООО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить выставку …», «Будем рады Вашему участию на конференции …», «Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 по адресу …» и прочие слова и фразы.

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ НА УЧАСТИЕ В ПРОЕКТЕ.

Уважаемые владельцы и работники хостинг-компаний!

Студия «ilkagroup» приглашает Вас принять участие в проекте «Обзор Хостинга».

Мы поставили себе цель собрать максимально полную информацию о различных хостинг-компаниях стран СНГ. Обработать ее и представить пользователям в удобном виде, попутно снабдив эту информацию различными социальными и вебдванольными дополнениями.

Если Вы заинтересованы участвовать в данном проекте, то просим Вас заполнить форму по адресу www.host-obzor.com. Также мы готовы ответить на все Ваши вопросы касательно данного проекта по телефону +7ХХХХХХХ.

с уважением, ….

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ В МЕЖДУНАРОДНУЮ АССОЦИАЦИЮ БУХГАЛТЕРОВ.

Уважаемые коллеги!

Приглашаем Вас принять участие в международном форуме бухгалтеров и стать участником Международной Ассоциации бухгалтеров. Мероприятие пройдёт с 21 по 22 ноября 2016 года в Москве в конгресс-центре МГМУ им. Сеченова.

Участие в форуме позволит бухгалтерам государственных, коммерческих и некоммерческих учреждений обменяться опытом с коллегами из различных стран мира, стать членом профессиональной ассоциации и сделать вклад в развитие финансового учета и отчетности.

Председатель Международной

Ассоциации бухгалтеров

————————————————Вариант 2————————————————

Уважаемый Алексей Николаевич!

ТОО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее плодотворное сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить 8-ую международную выставку «Энергетика, Электротехника и Энергетическое машиностроение».

В данной выставке у Вас будет возможность посетить семинары, кргулые столы, мастер-классы и другие акции, на которых будут детально раскрыты наиболее актуальные для Вас вопросы по теме энергетики и электротехники.

Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 в повильоне №7 ВДНХ по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.5.

Для более подробной информации обращайтесь к нашему менеджеру по тел. ХХХХХХХ в любое удобное для Вас время».

________________________________-Вариант 3__________________________________

Уважаемый Дмитрий Михайлович!

ТОО «Альфа» приглашает Вас принять участие в международной конференции «Деловая переписка в условиях кризиса в 2018 году». Основные темы для обсуждения:

Актуальность деловых писем в условиях конкуренции.

Важность поддержания деловых взаимоотношений и взаимопонимание между участниками деловой переписки.
Повышение лояльности между деловыми контрагентами.
Поддержание делового имиджа в условиях турбулентности рынка.

Будем рады Вашему участию на коференции, которая состоится 22 декабря 2017 года в 15:00 в малом конференц-зале Отеля «Рахат» по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55 (главный вход, 1 этаж).

_____________________________-Вариант 4__________________________________

Уважаемый Дмитрий Михайлович!

AО «LINGUA» ознакомившись с Вашим резюме на позицию главного бухгалтера, находит Ваши навыки и опыт подходящими для нашей компании.

В связи с этим приглашаем Вас на собеседование, чтобы поговорить с Вами о позиции главного бухгалтера, доступной в нашей компании. Ваша квалификация полностью отвечает требованиям данной вакансии.

Для записи на собеседование Вы можете связаться с нашим секретарем по телефону ХХХХХХХХХ. Ждем встречи с Вами.

с уважением,

_____________________________-Вариант 5____________________________________

Уважаемая Анна Петровна!

Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас принять участие на нашем корпоративном мероприятии в честь празднования Нового года, которое состоится 27 января 2018 года в 18:00 в ресторане «Золото» по адресу: г.Алматы, ул. Зеленая д.35.

с уважением,

____________________________Вариант 6_________________________________

Уважаемые учителя!

Рад сообщить Вам, что наша школа организует соревнования по плаванию для наших учеников. Известно, что у нас есть две даты конкурса:

Суббота 9 ноября для студентов 9 лет (Тулпар) и до 12 лет (Кыран).
суббота 16 ноября для учащихся 15 лет (запасной состав школьной спортивной команды) и до 19 лет (школьная спортивная команда).

Для того, чтобы зарегистрироваться по телефону +77ХХХХХХХ, студент должен иметь некоторый опыт плавания. Пожалуйста, обратите внимание, что регистрация заканчивается за неделю до начала мероприятия.

Лучшие студенты с лучшими результатами получат возможность принять участие в соревнованиях по плаванию в бассейне COACH 4 и 5 декабря.

Обратите внимание, что количество участников ограничено. После регистрации студент должен пройти испытание с учителем плавания. Во время следующего урока плавания они могут попросить своего учителя плавания уделить время разным видам плавания. 16 студентов с лучшими результатами получат возможность принять участие в нашем мероприятии.

Я с нетерпением жду сотрудничества с Вами.

Клемент Гоеталс,

Учитель физультуры.

____________________________-Вариант 7____________________________________

Уважаемые руководители предприятий и организаций,

Учебный центр «Прогресс» приглашает Вас и Ваших сотрудников на бесплатный семинар на тему «Финансовая грамотность».

Семинар будет проходить на бесплатной основе на тему финансовой грамотности, а именно, мы рассмотрим и ответим на вопросы:

о финансовой грамотности и финансовом планировании;
что выгоднее регистрировать: ИП или ООО;
о трудовых отношениях: как оформлять персонал;
о налогах: как выбрать систему налогообложения, чтобы не переплачивать;
о взаимоотношениях с контрагентами: как выяснять отношения с контрагентами;
об оплате: как принимать оплату, чтобы не получить штраф;
об онлайн кассе: как выбрать онлайн-кассу;

и другие важные темы по финансовой грамотности.

Будем рады Вашему участию на нашем семинаре, который состоится 22 декабря 2017 года в 15:00 в малом конференц-зале Отеля «Рахат» по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55 (главный вход, 1 этаж).»..

с уважением, …

Пример письма приглашения на участие в соревнованиях

Уважаемые руководители силовых структур и охранных организаций,

Учебный центр «Прогресс» приглашает Вас и Ваших сотрудников на участие в соревнованиях по стрельбе из пневматического и боевого оружия.

Семинар будет проходить на основе взносов за соревнования согласно Положению №231 от 20 сентября 2020 года (прилагается к письму).

Будем рады Вашему участию в соревнованиях, которые состоятся 22 декабря 2020 года в 15:00 по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55. По всем вопросам Вы можете обратиться к нам по тел. +7 ХХХХХХХХ.

с уважением, …

___________________________-Ответ на приглашение __________________

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за приглашение участвовать на конференции и встрече по теме «Энергетика, Электротехника и Энергетическое машиностроение» и сообщаем Вам о нашем участии на конференции.

с уважением, …

Как написать эффективное электронное письмо с приглашением на встречу [примеры + шаблоны]

Электронное письмо с приглашением на встречу — один из самых важных пунктов в вашем списке дел по подготовке к мероприятию. Это вносит вашу встречу в повестку дня людей и удерживает ее там, даже если у них есть другие требования к их времени.

Эта статья поможет вам создать успешное электронное письмо с приглашением на встречу. Независимо от того, является ли ваше мероприятие официальной встречей или неформальным собранием, большим или маленьким, вот что вам нужно знать, чтобы создать привлекательное приглашение и увеличить количество откликов. (Если вы торопитесь, сразу переходите к примерам и шаблонам электронных писем о собраниях. )

Обо всем по порядку. Прежде чем вы начнете писать приглашение в календаре, убедитесь, что у вас есть что-то интересное, где получатель увидит «Отправитель».

По возможности электронное письмо должно исходить от вас или другого лица, а не от вашей компании или команды. По данным SuperOffice, более 45% получателей электронной почты решают, читать ли сообщение, основываясь на том, кто его отправил, а маркетинговые исследования Pinpointe показывают, что личное имя открывается чаще, чем название компании — от 15% до 35% и более, если быть точным. .

После настройки учетной записи отправителя можно приступать к делу.

Шаг 1. Создайте строку темы

Опрос SuperOffice также показал, что почти 34 % получателей открывают электронное письмо, исходя из строки темы. Ваше сообщение должно быть четким и кратким, включая только то, что необходимо для введения встречи. Например:

«Важная встреча команды разработчиков»
«Начало проекта в пятницу в полдень»
«Встреча, чтобы поприветствовать нового вице-президента»

Показатели открываемости электронной почты на мобильных устройствах растут, а на мобильных экранах есть место только для ограниченного количества символов. Стремитесь к краткой строке темы не более 41 символа или семи слов. Это меньше, чем в среднем 70 символов для настольных платформ с Gmail или Outlook, поэтому ваша электронная почта выделяется в мобильных почтовых ящиках людей.

Шаг 2. Сообщите, когда и где

Даже если сведения о собрании включены в приглашение календаря, перечислите их в теле сообщения электронной почты. Ваше пригласительное письмо всегда должно отвечать на три вопроса:

1. Когда встреча?

Назовите дату и время встречи. Убедитесь, что вы выбрали удобное время. Не назначайте встречу на самое начало или конец дня, особенно если она может затянуться. И обязательно учитывайте разные часовые пояса для участников виртуальных собраний.

2. Как долго он будет работать?

У людей плотный график, и часто встречаются встречи подряд, особенно когда эти встречи проходят онлайн и не требуют времени на дорогу. Уточните, когда закончится встреча. Если вам нужно оценить, ошибитесь в сторону более позднего времени окончания — большинство людей предпочтут уйти пораньше, чем задержаться допоздна.

3. Где это будет проходить?

Если собрание проводится онлайн, расскажите участникам, как они могут получить ссылку. Если это личное, укажите адрес (и комнату встречи, если необходимо), если только все приглашенные не знают место встречи.

Шаг 3. Объясните цель

В начале письма четко укажите цель встречи. Даже если это обязательное собрание персонала или повторяющееся совещание, люди будут более заинтересованы и придут с лучшим настроением, если будут знать, что вы будете обсуждать.

Одного-двух предложений обычно достаточно даже для подробного обсуждения. Более короткие встречи требуют еще более краткого объяснения. Вот несколько примеров:

Присоединяйтесь к нам в пятницу, 6 января, с 16:00 до 17:00. для обсуждения следующего этапа проекта Хансена.
Это будет наша встреча в конце года, поэтому мы обсудим наш ежегодный рост и планы на следующий финансовый год.

Шаг 4: Поделитесь повесткой дня встречи

Когда это возможно, расскажите о цели встречи, добавив несколько тезисов о повестке дня. Вам не нужно вдаваться в подробности, но обязательно упомяните темы, которые вы планируете обсудить. Вы можете структурировать этот раздел в виде маркеров или, если вы перечисляете только несколько пунктов, напишите его в форме предложения. Например:

«Мы обсудим структуру бонусов на следующий год, отметим победителей в этом квартале и рассмотрим потребности наших лучших клиентов».

Для более официальных встреч или углубленных обсуждений вы можете добавить повестку дня в виде приложения. Вложения полезны, когда участникам необходимо использовать повестку дня для подготовки или если им нужно обратиться к повестке дня во время собрания.

Шаг 5.

Запросите ответ на приглашение

Одной из причин, по которой вы отправляете электронное письмо с приглашением на собрание, является получение подсчета участников. Большинство людей не будут отвечать на приглашение без приглашения, поэтому обязательно запросите его. Укажите крайний срок ответа, даже если у вас нет твердой даты, которую необходимо знать. Это поможет вам избежать получения всех ответов на ваше электронное письмо о собрании в последнюю минуту.

Четко объясните, как вы хотите, чтобы люди отвечали. Включите адрес электронной почты или, что еще лучше, предложите ссылку Calendly, которую люди могут использовать, чтобы добавить себя на собрание без необходимости писать ответ на приглашение. Планирование встреч и последующих мероприятий становится намного проще и удобнее для вас и ваших участников — просто посмотрите это короткое видео.

Шаг 6. Добавьте профессиональную подпись электронной почты и брендинг

Это последние штрихи. Вы пригласили людей на встречу, сказали им, когда и где она состоится, и коснулись того, что собираетесь обсудить. Завершите профессиональную подпись электронной почты.

Если вы не общаетесь только с членами вашей команды, укажите свое полное имя, должность и название компании (которое должно быть связано с веб-сайтом вашей компании — это отличный способ познакомить заинтересованных людей с информацией о вашей компании). Если у вас есть какие-либо ссылки для планирования, попробуйте направить их на фирменные страницы для беспрепятственного взаимодействия с брендом.

Важно не только то, что вы говорите, но и то, как вы это говорите. Когда вы создаете приглашение по электронной почте на встречу, включите эти советы по написанию, чтобы получить максимально возможную скорость отклика.

1. Подберите тон к цели

Приглашение по электронной почте на ежемесячное собрание персонала должно читаться иначе, чем приглашение на ежегодное деловое собрание акционеров. Подумайте о том, кто ваши получатели и насколько формальной будет встреча, а затем соответствующим образом сформулируйте пригласительное письмо. Используйте приведенные ниже примеры в качестве руководства.

2. Персонализируйте свое приглашение по электронной почте

По возможности добавляйте имя получателя в приветствие для индивидуальности и помните, что это не электронное письмо с напоминанием. Вы также можете добавить дружеское вступление, особенно если вы общаетесь с членами команды, клиентами или другими людьми, которых вы знаете. Например:

3. Составляйте краткое сообщение электронной почты о совещании

Люди ценят отсутствие необходимости тратить слишком много времени на электронную почту. Раскройте основы, как описано выше, затем подпишитесь.

#examples

Теперь, когда вы понимаете основную структуру и стиль электронного письма с приглашением на собрание, вы готовы увидеть, как оно выглядит в окончательном виде. Ниже вы найдете официальную и неформальную версии, обе из которых вы можете адаптировать в соответствии со своими потребностями.

Пример 1: Официальное приглашение на собрание

Это приглашение на ежегодное деловое собрание сообщает акционерам, что им нужно знать, чтобы подготовиться к виртуальному собранию и присоединиться к нему.

От кого: Коннор Мерфи

Тема: Предстоящее годовое собрание акционеров Happy Home Insurance

Уважаемые акционеры,

По мере приближения ежегодного общего собрания Happy Home Insurance мы хотели бы поблагодарить вас за вашу постоянную поддержку. Мы надеемся, что вы посетите собрание в этом году, которое мы запланировали на 3 марта 2022 года в 11:00 в Zoom. Вы найдете ссылку здесь.

Мы приложили к этому письму повестку дня встречи, чтобы вы знали, чего ожидать. На встрече будут рассмотрены следующие ключевые темы:

Выборы для заполнения открытия совета директоров этого года
голоса по предложениям акционеров
Ежегодные финансовые отчеты
Новые разработки

Мы ожидаем, что заседание будет длиться 2,5 часа. Пожалуйста, сообщите нам, сможете ли вы принять участие, нажав на эту ссылку до 15 февраля, так как нам нужен кворум для проведения встречи в соответствии с графиком.

Благодарим вас за уделенное время и надеемся увидеть вас 3 марта.

С уважением,

Коннор Мерфи

Менеджер по развитию бизнеса

Yoyodyne, Inc.

От кого: Алана Бек

Тема: Стартовое собрание проекта Social Influencer, пятница 1.29

Привет, команда,

Я рад приветствовать всех вас в проекте нашего отдела по работе с социальными сетями. У нас отличная команда, и я с нетерпением жду возможности увидеть, чего мы достигнем вместе.

Пожалуйста, присоединяйтесь ко мне в пятницу, 29 января, на стартовом совещании в 10 утра. Мы встретимся в конференц-зале на третьем этаже примерно на два часа. Будет предоставлена вода и легкие закуски.

Приготовьтесь ответить на любые вопросы о проекте. Мы обсудим общую стратегию, цели и сроки, и каждый получит свои первоначальные задания.

Чтобы у нас была точная численность персонала, воспользуйтесь этой ссылкой Calendly и примите приглашение на встречу. Я запланировал встречу с учетом доступности всех участников в Calendly, но если что-то изменится, дайте мне знать не позднее среды.

Не терпится запустить этот проект!

Спасибо всем,

Алана

Менеджер по связям с общественностью

#templates

Шаблоны приглашений на встречи

Если вы не знаете, как адаптировать приведенные выше примеры в соответствии со своими потребностями, не волнуйтесь. Заполните один из этих двух шаблонов — формальный или неформальный — подробностями вашей встречи, и все готово.

Приглашение 1: Шаблон официального сообщения электронной почты

Если вы планируете более официальную деловую встречу, особенно такую, на которую приглашаются приглашенные, которых вы плохо знаете, этот шаблон приглашения на встречу поможет.

Привет [приглашенная группа],

Я надеюсь, что это письмо дошло до вас. Пишу, чтобы пригласить вас на встречу [день и дата] в [время] для обсуждения [темы].

Встреча состоится в/на [место/площадка для видеоконференций] и продлится около [количество] часов. Повестка дня собрания прилагается. Наиболее важные темы для обсуждения:

[пункт 1 повестки дня]
[пункт 2 повестки дня]
[пункт 3 повестки дня]

Нажмите на эту ссылку, чтобы подтвердить свое участие. Мы просим вас ответить не позднее [дата и время], чтобы мы могли эффективно планировать.

С уважением,

[Ваше имя]

[Ваша роль и контактная информация]

[Название компании]

Приглашение 2: Шаблон неофициального электронного письма

Для менее формальных встреч и более знакомых участников попробуйте этот шаблон электронного письма:

Привет [получатель],

Надеюсь, у тебя все хорошо. Пришло время встретиться, чтобы обсудить [тему]. Я просмотрел доступность каждого на Calendly, и похоже, что [дата] в [время] подойдет всем лучше всего. Давайте встретимся в/на [место/платформа]. Нам понадобится примерно [продолжительность встречи]. За это время мы сможем охватить:

[тема 1]
[тема 2]
[тема 3]

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы используете эту ссылку успеем. Я с нетерпением жду встречи со всеми вами.

С уважением,

[Ваше имя]

[Ваша роль и контактная информация]

У вас есть два варианта отправки электронного приглашения на встречу:

1. В теле сообщения

Это подходит для большинства приглашает. Вы можете написать сообщение, используя свой корпоративный сервер электронной почты, или, если вы предпочитаете более сложное форматирование (и отчетность), попробуйте службу почтового маркетинга, такую как Mailchimp или Constant Contact. Это позволяет людям легко вернуться и найти любые связанные ссылки или вложения повестки дня.

Конечно, если вы используете Calendly для планирования, собрание будет автоматически скопировано в связанные календари участников (например, Календарь Google), и в этом случае им вообще не придется возвращаться и искать электронное письмо.

2. В качестве вложения в формате PDF

Для более формального оформления создайте приглашение в формате PDF на фирменном бланке компании и прикрепите его к электронному письму. Это популярный вариант при приглашении большой аудитории (например, группы акционеров) или когда некоторые приглашенные предпочитают иметь бумажную копию приглашения.

Не забудьте представить свое приглашение кратким абзацем в теле письма. Таким образом, вы можете включить любые ссылки, на которые должны нажимать люди. Calendly дает вам преимущество и здесь. Поскольку его интеграция с Zoom, Webex, Microsoft Teams, Google Meet и другими платформами автоматически генерирует сведения о видеоконференции для вашей встречи, вам нужно будет только попросить получателей щелкнуть один раз. Кроме того, если ваши приглашенные подключат свои календари к Calendly, эти данные будут автоматически скопированы в качестве сведений о событии.

Независимо от того, как вы отправляете электронное письмо с приглашением на встречу или как вы формулируете различные разделы, ваша цель одна и та же: побудить людей ответить «да». Благодаря этим рекомендациям и использованию Calendly в качестве инструмента планирования, упрощающего бронирование, вы настроены на успех. Хорошо составленное приглашение означает успешную встречу и больше возможностей для развития вашего бизнеса.

Начните работу с Calendly

Готовы сделать процесс планирования более эффективным?

Зарегистрируйтесь БЕСПЛАТНО в Calendly

Веб-семинар: Начало работы с Calendly

Вы не знакомы с Calendly? Присоединяйтесь к этому вебинару, чтобы узнать, как начать работу, воспользовавшись помощью экспертов!

Присоединиться к вебинару

Примеры хорошего приглашения на важную деловую встречу

Написание хорошего пригласительного письма может занять больше времени , если вы не знаете, с чего начать. Мы собрали несколько советов и примеров пригласительных писем, которые помогут вам в этом.

1. Структура приглашения
2. Ценные советы
3. Примеры приглашения на деловую встречу
4. Шаблоны приглашения на деловую встречу

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — Маркетинговая электронная почта
2. Sender — Платформа почтового маркетинга (функции: автоматизация, создание дизайна новостной рассылки и отправка подписчикам)
3. Reply.io — Личная рассылка по электронной почте, звонки и задачи
4. Открытки от DesignModo – конструктор шаблонов электронной почты с помощью перетаскивания
5. GlockApps – для улучшения размещения почтового ящика
6. InVideo – для создания видеоприглашений

Ключевые детали

Для начала определите следующие вещи:

Кто? Кто будет присутствовать на собрании или мероприятии? Могут ли участники приглашать других?

Что и почему? Какова цель или причина вашей встречи? Существуют разные причины для отправки электронных писем с приглашением на встречу: еженедельное собрание сотрудников, собеседование между начальником и сотрудником или коммерческое предложение с потенциальным клиентом.
Где? Какое подходящее место? Вам нужно забронировать конкретное место?
Когда? Это может быть установленное время или что-то, что будет обсуждаться дальше.

Определившись с этими деталями, вы можете начать с формата пригласительного письма.

Как написать пригласительное письмо: идеальная структура

Хорошая тема

Это очень важный фактор, который следует учитывать при написании электронного письма с деловым приглашением на встречу. Он решит, действительно ли получатель открывает ваше электронное письмо. Включение имени человека в тему — очень простой способ повысить вероятность того, что ваши деловые письма-приглашения будут открыты.

Отверстие

Ваши вступительные строки — это первое, что человек увидит в электронном письме. Вот почему эти строки должны привлекать внимание и вести читателя к следующему абзацу.

Открытие электронной почты задает тон голоса и стиль всего письма-приглашения. Вам следует подумать о своих прежних отношениях с этим человеком. Это поможет вам понять, следует ли вам придерживаться строгости и формальности, или вы можете быть немного более непринужденным.

Причина деловой встречи

Вы хотите, чтобы ваш партнер по деловой встрече был готов. Упомяните причину или тему вашей встречи. Если у вас есть повестка дня, включите ее или отправьте в виде вложения, но не перегружайте их подробным описанием. Вместо этого укажите темы для обсуждения или программу в пунктах.

Укажите время, дату, место и продолжительность

Чтобы убедиться, что ваш партнер по встрече будет в нужном месте в нужное время, включая детали настройки встречи. Если у вас нет установленного плана, дайте приглашенным варианты на выбор, а не спрашивайте, «что лучше всего работает» для них. Это облегчит им принятие решения и даст вам более быстрый ответ. Если вы встречаетесь со своим начальником или кем-то еще с плотным графиком, вы можете добавить опцию календаря, чтобы позволить им выбрать дату. В этом случае, поскольку вы хотите уважать время человека, также подумайте о том, чтобы указать время окончания.

Запросить ответ

Вы когда-нибудь отправляли сообщение с приглашением на встречу в письме, ожидая, что ваш партнер по встрече появится, только чтобы узнать, что этот человек не планировал присутствовать? Вы можете избежать этой ситуации, добавив опцию RSVP в свое электронное письмо. Чтобы получателю было еще проще ответить, добавьте кнопки подтверждения в нижней части письма и собирайте ваши ответы, как в этом шаблоне приглашения на собрание.

Закрытие

Попробуйте заменить окончание «Хорошего дня» дружеской просьбой, чтобы побудить читателя ответить на ваши деловые письма-приглашения. Попробуйте добавить строку вроде «с нетерпением жду вашего ответа», чтобы люди с большей вероятностью ответили на ваше письмо с приглашением на встречу.

Если у вас есть электронная подпись, вы, вероятно, уже проделали большую часть работы по закрытию. Но рассмотрите возможность использования подписи электронной почты более глубоким способом.

Да, это может быть нечто большее, чем просто текст. Или стильную кнопку CTA с приглашением на онлайн-встречу.

Нажмите здесь, чтобы создать подпись электронной почты, чтобы сделать ваше приглашение на встречу более эффективным.

Вы можете создать интерактивную электронную подпись с кнопкой призыва к действию или баннером с просьбой принять ваше приглашение. Кроме того, использование хорошо продуманных подписей электронной почты может сделать ваше пригласительное письмо более профессиональным и личным. В редких случаях письмо можно дополнить фотографией. Вы можете улучшить изображение с помощью пресетов Lightroom для определенного настроения, если это облегчит восприятие информации.

Лучшие подписи электронной почты будут иметь следующую структуру:

полное наименование;
позиция;
;
контактные данные;
социальных иконок;
баннер или призыв к действию.

Полезные советы по написанию делового приглашения

Сделайте это личным

Персонализированные сообщения открываются чаще и чаще кликают. Один очень простой способ сделать ваши массовые рассылки более личными — использовать имя адресата в строке темы и начале письма. Держите тон сообщения дружелюбным, но профессиональным.

Короче

Придерживайтесь самого главного во введении выше и не включайте слишком много информации. На короткие сообщения легче отвечать, и вы получите ответ быстрее. Все остальное можно обсудить при встрече.

Установка напоминаний

Вероятно, ваш собеседник получает множество приглашений на деловые мероприятия. Установите дружеское продолжение, чтобы напомнить им о встрече. Если вы пишете письмо-приглашение на мероприятие, вы можете установить баннер в подписи электронной почты, чтобы получить ссылку на подробности.

Вычитка

Наконец, убедитесь, что вы указали правильные данные, проверьте адреса электронной почты и (ради Пита) проверьте орфографию вашего сообщения.

Теперь, когда вы знаете, как написать письмо-приглашение, посмотрите пример простого приглашения на собрание.

Три примера письма-приглашения на важную деловую встречу

Вот пара реальных примеров пригласительных писем. В зависимости от встречи или события вы можете настроить тон и детали.

1. Пример письма-приглашения на стартап-мероприятие. Поскольку это письмо рассылается стартапам, его тон более неформальный. Как вы можете видеть в образце официального приглашения на встречу ниже.

2. Приглашение на собеседование. Взгляните на этот образец электронного письма с приглашением на встречу.

3. Пример письма с приглашением на нестандартное собрание сотрудников. Вот пример приглашения на встречу с повесткой дня.

Приглашение на важную деловую встречу Шаблоны

Как написать приглашение на практике? Вы можете проверить и выбрать один из этих образцов пригласительного письма на Template. net

1. Вот образец письма-приглашения на ежемесячное собрание персонала. Электронное письмо, подобное этому, обычно неформальное, но профессиональное, если вы работаете в крупной компании.

Уважаемый [имя сотрудника],

Настоящим я хотел бы сообщить вам, что наше ежемесячное собрание сотрудников состоится [дата] в [место].

Я приложил повестку дня, но, пожалуйста, не стесняйтесь добавлять любые вопросы, ответив на это письмо по крайней мере за день до нашей встречи.

Убедитесь, что вы подготовлены и обновлены по темам ваших факультетов. Если вы не сможете присоединиться к этой встрече, сообщите нам об этом и обязательно делегируйте коллеге важные новости о вашем отделе.

С уважением,

2. Пример письма-приглашения для встречи с потенциальным клиентом или коммерческого предложения.

Уважаемый [имя потенциального клиента]

Меня зовут […] и я занимаю [должность] в [название компании], то есть [опишите деятельность компании].

Письмо о совещании образец: Письмо-приглашение на совещание (индивидуальное)