Письмо уведомление о смене директора образец: Полная информация для работы бухгалтера

Письмо уведомление о смене директора образец: Полная информация для работы бухгалтера

Образец уведомления о смене генерального директора 2022

Уведомление о смене генерального директора – это документ, при помощи которого собственник бизнеса уведомляет своих партнеров и ФНС о смене единоличного исполнительного органа своей организации. Поскольку генеральный директор предприятия является единоличным исполнительным органом, который действует от имени общества и в его интересах, то разберемся, требуется ли уведомление контрагентов о смене директора, кого вообще обязательно нужно уведомлять при смене руководителя компании и в какие сроки.

Содержание

Сведения о действующем руководителе не отражаются в уставных документах, но публикуются в ЕГРЮЛ, и при заключении сделок контрагенты могут проверить полномочия конкретного лица.

Кто и сколько будет занимать должность руководителя юридического лица, определяется исключительно решением учредителей компании или самого сотрудника.

Представители компании должны в кратчайшие сроки отправить уведомления о смене генерального директора в государственные органы и контрагентам, независимо от причины увольнения данного работника и статьи Трудового Кодекса.

Итак, необходимо при смене генерального директора уведомлять следующие органы.

Федеральная налоговая служба (ФНС)

В случае если руководитель повторно избран на должность в рамках процедуры «продления полномочий», уведомлять об этом ФНС не следует, так как с точки зрения реестра изменений в руководстве организации не произошло.

Во всех остальных случаях уведомление в налоговую о смене директора обязательно. За неисполнение указанной обязанности в установленный срок предусмотрена административная ответственность ст.19.7 КоАП РФ.

Алгоритм и сроки уведомления налоговой инспекции:

1. Заполнить заявление об изменениях в организации (по форме Р14001) для внесения сведений в ЕГРЮЛ и заверить у нотариуса.

2. Подать заверенное заявление в ФНС в течение 3 дней после назначения нового руководителя (п. 5 ст. 5 Федерального закона № 129-ФЗ от 08.08.2001 г. «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Подача заявления должна производиться в налоговую по месту регистрации юрлица.

3. Получить в налоговой инспекции лист записи ЕГРЮЛ, подтверждающий внесение изменений.

Иные государственные организации и фонды (ФСС, ФОМС, ПФР) уведомлять о смене директора не требуется. После внесения изменений в ЕГРЮЛ, налоговая инспекция самостоятельно уведомляет все государственные инстанции о назначении нового руководителя организации.

Банк

Уведомление банку о смене директора рекомендуется направлять сразу после вступления руководителя компании в должность, т.к. фактически его полномочия прекратили свое действие. И некоторые банки останавливают возможность работы интернет-банка, т.к. электронная подпись становится недействительной. Согласно пункту 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И, в случае досрочного прекращения (приостановления) полномочий органов управления клиента в соответствии с законодательством Российской Федерации клиентом представляется новая карточка с образцами подписи.

Некоторые банки просят данный пакет документов в случаях, когда полномочия руководителя организации были продлены (по факту заключения нового трудового договора). Новые карточки с подписями в таких случаях не создают.

Обычно банки просят предоставить для уведомления:

• справочный документ, подтверждающий внесение изменений в Единый госреестр юридических лиц;
• выписка из протокола собрания соучредителей, принявших решение о смене генерального директора, или заверенную копию данного протокола;
• приказ по предприятию о назначении и вступлении в должность назначенного лица.

Уведомление контрагентов

Для уведомления контрагентов о смене генерального директора рекомендуется отправка письма в свободной форме.

У юридического лица нет законодательной обязанности уведомлять контрагентов о назначении нового руководителя, если данный пункт не указан в договоре.

Но многие компании предпочитают уведомлять своих клиентов и поставщиков, чтобы не возникало документальных и информационных недоразумений.

Образец уведомления о смене генерального директора

скачать

Образец уведомления о смене генерального директора, предоставляемого по запросу

скачать

Для уведомления контрагентов (клиентов или поставщиков) прикладывать копию протокола решения учредителей не является обязательным. Вносить изменения в уже подписанные договоры, приказы и доверенности не требуется.

Часто службы, с которыми приходится иметь дело, пытаются не признавать доверенности и приказы, выданные предыдущим руководителем. Рекомендуем для исключения конфликтных ситуаций после смены генерального директора аннулировать старые доверенности и выдать новые.

Информационное письмо о смене генерального директора образец

Письмо о смене генерального директора носит информационный характер. Этот документ ставит перед фактом контрагентов организации.

Когда глава какого-либо учреждения меняется, это должно быть зафиксировано в Едином государственном реестре юридических лиц. Не позднее трех дней с момента назначения нового лица организация обязана подать соответствующую бумагу в отделение налоговой службы по месту регистрации компании. А после можно уже рассылать письма соответствующего содержания в другие организации. Также нужно поступить, если у генерального директора просто по каким-то причинам изменилась фамилия.

Важно: уведомление о смене генерального директора имеет унифицированную форму, а информационное сообщение в виде письма – нет. Тот, кто составляет бумагу, вправе добавлять данные, давать комментарии (естественно, соблюдая нормы деловой переписки).

Составные части письма

Документ имеет произвольную форму. Однако строится согласно общепринятому алгоритму. Так, в самом верху листа обычно расположены:

• Реквизиты компании. В бланке под них просто оставлено свободное пространство. В идеале все подобного масштаба и направленности документы печатаются на бланках конкретной организации, которые содержат ее наименование, адрес, телефон и другие контактны данные изначально.
• Номер письма. Он необходим для осуществления корректной регистрации исходящей корреспонденции.
• Дата подписания документа. Без подписи он не имеет юридической силы.
• Адресат. Если это юридическое лицо, то указывается сначала организация, затем – должность и ФИО конкретного сотрудника этой организации, которому предназначается послание.

Помимо вводной части, которая одинакова для большого количества документации, у письма о смене директора есть основная часть. Она может начинаться с фраз: «Настоящим письмом уведомляем Вас…» или «Данным письмом информируем Вас…», или просто «Информируем Вас, что с сегодняшнего дня генеральным директором назначен Иванов Иван Иванович».

Унифицированной формы для образца письма нет. Однако следует лаконично и аргументировано сообщить адресату суть бумаги – информацию о смене директора. При этом необходимо в качестве приложения указывать бумагу, которая являлась основанием для такой смены.

Итак, обязательные для основной части моменты – это:

• ФИО нового генерального директора.
• Дата, с которой он приступил к выполнению своих обязанностей.
• Какой документ является основанием для этого. Им может быть протокол общего собрания акционеров (владельцев) компании либо решение единственного учредителя.

Кто расписывается

При составлении документа многие задаются вопросом, кто должен заверять письмо: старый или новый генеральный директор организации. Ответ здесь однозначный: новый. Ведь документ о его назначении уже вступил в силу. И даже если налоговые органы еще пребывают в неведении о смене директора, все равно подписывать и заверять документацию своей визой имеет право теперь только новый начальник.

На практике часто случается такая ситуация, когда у власти в компании находятся сразу два человека.

Для того чтобы избежать таких моментов и возможных связанных с этим неурядиц, необходимо сразу же в протоколе о собрании собственников по этому вопросу прописывать конкретные даты увольнения предыдущего работника и назначения нового.

Приложения

Так как подпись ставит новый начальник, в письме нужны доказательства предоставленной информации, иначе открылись бы широкие возможности для мошенников. Подставные лица могли бы пользоваться возникающей неразберихой при сообщении подобного рода сведений. Поэтому к каждому письму о смене генерального директора обязательно прикрепляются:

• Копия протокола общего собрания, на котором было принято решение о его назначении. На практике для удобства в нем же прописывают увольнение старого.
• Копия доверенности на подписание документации.
• Копия приказа о назначении генерального директора. Смысл доверенности может быть в него включен.

Обязательной будет только первая бумага, но, прикрепив копии остальных, можно сделать свое обращение более аргументированным. Каждая организация в этом случае поступает согласно своему Уставу.

Заключительная часть письма – это подпись нового генерального директора и по возможности печать организации. Таким образом контрагенты и иные лица, которым будет адресовано письмо, узнают, как расписывается новый руководитель.

Особые случаи

Помимо налоговиков, о смене директора также в обязательном порядке информируются банки, которые обслуживают компанию. Это закреплено в Инструкции Банка России №153-И от 30 мая 2014 года.

Помимо этого, вновь назначенный руководитель должен посетить банковскую организацию, для того чтобы оставить там образцы своей подписи. Только после совершения этого действия его «автограф» будет действительно заверять денежные поручения и прочую финансовую документацию организации.

Обязательно ли уведомлять партнеров

По закону компания обязана уведомить о смене директора только налоговую службу и банк. Однако согласно правилам делового общения контрагенты тоже должны быть в курсе существующего положения дел. Особенно это касается случаев, в которых предыдущий генеральный директор был уволен из организации в связи с утратой доверия. Его действия могли быть связаны и с деловыми партнерами.

Помимо этого, существует еще один повод уведомить деловых партнеров: с ними следует заключить дополнительные соглашения ко всем договорам, в которых фигурирует ФИО старого специалиста (для того чтобы они имели юридическую силу).

Таким образом, массовая рассылка писем о смене генерального директора – это обязательный пункт в алгоритме любой уважающей себя компании. Если не хочется тратить драгоценное время на подписание множества копий, можно воспользоваться факсимиле подписи нового начальника.

В обязанности организации входит информирование налоговиков и банка, обслуживающего организацию, о смене директора . А вот информировать контрагентов о том, что у компании сменился руководитель, не обязательно. Но в целях соблюдения правил делового этикета имеет смысл послать информационное письмо о смене директора и своим бизнес-партнерам (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ , п. 7.11 Инструкция Банка России от 30.05.2014 N 153-И ).

Как уведомить о смене директора налоговиков

О том, как уведомить ИФНС о смене руководителя, читайте в отдельном материале.

Как составить письмо о смене директора для контрагентов

Такое письмо составляется в произвольной форме на фирменном бланке компании. В письме о смене гендиректора укажите ФИО нового руководителя компании и дату начала его полномочий.

К письму можно приложить:

• либо копию решения участников общества о смене директора;
• либо копию приказа о назначении нового директора;
• либо выписку из ЕГРЮЛ, в которой уже содержатся сведения о новом руководителе.

Направить письмо о смене директора можно по почте с описью вложения и уведомлением о вручении или по электронной почте. А можно вручить лично под роспись директору компании-контрагента или иному ответственному лицу.

Такое письмо лучше направлять контрагенту в разумные сроки. Например, в течение недели с момента назначения нового директора.

Письмо о смене директора контрагенту: образец

Ниже вы можете ознакомиться с образцом письма контрагенту о смене директора.

Можно перечислить разные обстоятельства, при которых в ООО меняют гендиректора. Данные по сотруднику на этой должности в учредительных документах не отображаются. Но зато они содержатся в ЕГРЮЛ. Потому любые соответствующие изменения требуют государственной регистрации. Сама регистрация должна пройти не менее, чем через три дня после того, как на общем собрании было принято соответствующее решение.

О главных особенностях процедуры замены гендиректора

При работе с документами официального типа наиболее широким набором полномочий наделяют гендиректоров. Потому к вопросу смены человека на этой должности надо подойти с максимальной серьёзностью. И опираться только на действующее законодательство.

Чтобы избежать возможных проблем в дальнейшем, необходимо позаботиться об оформлении:

1. Бумаг учредительного характера.
2. Процесса по передаче печати. Материальные личные ценности передаются отдельно.

Наиболее частые причины смены людей на должности – либо желания остальных членов сообщества, либо личное стремление самого специалиста.

В любом случае, о замене надо письменно известить кандидата не позднее 30 дней до того, как пройдёт непосредственное увольнение. Относительно ухода сообщает и сам сотрудник, если это решение принимается по собственному желанию.

Отдельно принимают решение по смене руководящего состава. После этого максимум за 3 дня сам руководитель должен подать документы в налоговые органы, чтобы там внесли необходимые изменения.

Как составляется информационное письмо?

«Уведомление о смене генерального директора» – обязательный документ, предусмотренный законодательством.

Сначала такие письма направляются в банки, занимающиеся обслуживанием счетов юридического лица. И только потом – контрагентам.

Обращаемся к представителям налоговых органов

Адресату документы направляются уже после того, как внесены соответствующие изменения. И после того, как в содержании Росреестра уже подтверждено, что гендиректор сменился. До этого момента решение не имеет никакой силы, и нет смысла составлять саму бумагу.

Официальное письмо направляется в налоговую службу сразу после того, как возникает соответствующий повод.

Это обязательное требование согласно закону. Для этого используют форму №P14001. Других документов не нужно, только само заявление.

Для регистрации ИП необходимо собрать определённые документы. Подробная информация и список бумаг есть по ссылке.

Заполняется документ в следующем порядке:

1. Титульный лист. В этом месте пишут полное наименование организации, ИНН и ОГРН.
2. На листе есть первая страница, обозначаемая как К. Она должна быть в количестве двух экземпляров. В одном из них заполняют только разделы за номерами 1 и 2. Здесь даётся информация относительно старого директора. Ещё одну копию дают тому, кто пришёл на должность руководителя. На данном листе переходят к заполнению третьего раздела.
3. Лист Р нужен для сведений, которые предоставляются налоговым органам. За это отвечает либо сам новый руководитель, либо его представители. Во втором случае обязательно требование – наличие доверенности, заверенной у нотариуса.

Образец информационного письма о смене генерального директора вы можете скачать по этой ссылке.

Образец информационного письма о смене генерального директора.

Общаемся с банками и контрагентами

В данном случае форма составления письма – свободная. Банкам необходимо сообщить новую информацию максимум за три рабочих дня. Иначе на предприятие налагается штраф.

В каком порядке заключается договор между ИП и ООО? Статья на эту тему здесь.

С юридической точки зрения, контрагентам не обязательно отправлять такое письмо. Но лучше сообщить своим партнёрам об изменениях, чтобы подстраховаться на будущее. Особенно, если увольнение директора связано с утратой доверия. В деловом мире это считается правилом хорошего тона.

Письмо имеет свободную форму, но рекомендуется придерживаться общего делового стиля.

Есть сведения, присутствие которых обязательно:

1. Документ пишется от лица только нового руководителя. В конце стоит его подпись, обязательно заверенная у нотариуса.
2. Не надо уточнять, почему именно уволили предыдущего директора. Особенно, если не хочется распускать лишних слухов. Достаточно использовать одну короткую фразу. Если нет желания, причину можно вообще не указывать. Согласно общим требованиям, вообще можно не указывать ничего, кроме самого факта снятия старого руководителя с должности, и назначения на его место нового. Для остальных сведений – приложения.

Одним из обязательных приложений будет копия протокола общего собрания, на котором и принято решение об отстранении нового директора, и назначении нового.

Если генеральный директор меняется одновременно с учредителем

В данном случае процесс проходит согласно общим правилам. Небольшое изменение – лишь в том, что новый учредитель сам пишет заявление от своего лица. И потом его принимают в состав руководителей предприятия.

В этом случае проводится общее собрание, на котором принимаются определённые решения.

• Утверждение нового формата учредительных и других документов.
• Внесение изменений в состав учредителей.

Протокол с формой Р14001

К заполнению этих форм необходимо подойти со всей ответственностью.

Достаточно малейших ошибок и неточностей, чтобы адресаты просто отказались внести соответствующие изменения.

Форма Р14001 встречается в двух вариантах. Один – новый, другой является устаревшим. Актуальность сохраняет каждый, потому допускается заполнение любого. Отдельного внимания заслуживает поле с Адресом – туда вносят только информацию, соответствующую классификации КЛАДР.

Для чего нужна выписка из ЕГРИП и как её получить? Читайте об этом в данной публикации.

После заполнения форму относят нотариусу для заверения. Он же должен скрепить листы формы. Самостоятельно делать это нельзя.

Подробнее о том, как происходит процедура смены генерального директора в компании, вы узнаете из данного ролика:

Сопроводительное письмо директора по управлению изменениями

15 Шаблоны сопроводительного письма директора по управлению изменениями

Обязанности директора, сопроводительное письмо по управлению изменениями

Директор, управление изменениями ответственный за коучинг по управлению изменениями и консультации с руководством по управлению изменениями, в том числе по сложным/деликатным/сложным вопросам управления изменениями.

Опыт и знание принципов, моделей, методологий и инструментов управления изменениями как для крупномасштабных, так и для мелкомасштабных изменений

Опыт управления глобальными и панрегиональными проектами

Владение пакетом Microsoft Office, в частности, Excel, PowerPoint, Word, Access и Project

Высокая активность и опыт общения между культурами и географическими регионами

Опыт работы в сфере розничной торговли приветствуется

Очень сильный аналитический и концептуальный опыт в области управления изменениями

Сильные устные и письменные коммуникативные навыки, включая навыки презентации (MS Visio, MS PowerPoint) отличное знание приложений для бизнес-проектов (MS Excel, MS Project) и некоторые знания в области обучения инструменты (системы LMS, Oracle User Productivity Kit)

Бакалавр биомедицинских наук или наук о жизни

Директор, Управление изменениями Примеры

Пример №1

Пример сопроводительного письма директора, управление изменениями

613 Гавань Сантьяго
Северная Ивана, VT 20858

Уважаемый Дилан Хьюэлс,

Я подаю это заявление, чтобы выразить искренний интерес к директору, сменить руководящую должность.

На моей предыдущей должности я отвечал за техническое управление персоналом по управлению изменениями, отвечающим за предоставление услуг по управлению изменениями на уровне портфеля, программы и проекта.

Мой опыт отлично соответствует списку требований на этой должности:

• Сильный, успешный опыт обеспечения стратегического лидерства, внедрения значительных изменений и достижения ключевых бизнес-целей
• Подтвержденный опыт влияния на высшее руководство организации и Межфункциональное лидерство
• Опыт влияния в матричной организации
• Предыдущий опыт управления ИТ-услугами
• Знание/понимание веб-сервисов на основе XML и Splunk
• Управление инцидентами/решение проблем и изменений
• Опыт настройки и внедрения Salesforce Sales and Service Clouds, разработка облачных сервисов, SAAS/управление поставщиками, методология разработки Agile/Scrum
• Двуязычный язык: английский, испанский и португальский

Спасибо Вам заранее за рассмотрение моей кандидатуры на эту должность.

С уважением,

Татум Муразик

Скачать

Пример #2

Пример сопроводительного письма директора, управление изменениями

62767 Николаус Коммон
Порт Люсилестер, Джорджия 61805-6745

Уважаемый Паркер Вукерт,

Я очень рад подать заявку на должность директора по управлению изменениями. Пожалуйста, примите это письмо и приложенное резюме как мой интерес к этой должности.

На предыдущей должности я отвечал за руководство и консультирование широкого круга заинтересованных сторон о том, как использовать принципы управления стратегическими изменениями для поддержки реализации преимуществ инициатив и проектов, связанных с изменениями.

Мой опыт отлично соответствует списку требований на этой должности:

• Развитие и руководство командой, занимающейся обеспечением инженерной поддержки уровня 3 для надежного набора продуктов и платформ для розничной торговли
• PROSCI или другой соответствующий сертификат управления изменениями ( ACMP, LaMarsh)
• Опыт работы с методологиями и инструментами CM
• Опыт и знание принципов, методологий и инструментов Change Acceleration
• Знание организации оптового банковского обслуживания и процесса взаимодействия с клиентами является активом
• Сильные навыки коммуникации, организации, управления проектами и планирования
• Предыдущий опыт руководства глобальными усилиями по применению принципов, методологий и инструментов управления изменениями
• Опыт управления другими, особенно внешними консультантами

Спасибо, что нашли время просмотрите мою заявку.

С уважением,

Эмерсон Хаятт

Скачать

Пример №3

Пример сопроводительного письма директора, управление изменениями

8944 Crona Junction
West Nolanview, ME 55494-2687

Уважаемый Morgan Considine,

Пожалуйста, считайте меня директором, возможность управления изменениями. Я включаю свое резюме, в котором перечислены мои квалификации и опыт.

На предыдущей должности я отвечал за операционную и административную поддержку группы управления изменениями, чтобы убедиться, что их результаты управления проектами/изменениями соответствуют рекомендациям США и Канады по управлению изменениями P&C\BB.

Пожалуйста, обратите внимание на мою квалификацию и опыт:

• Анализ и оценка воздействия нормативных директив, понимание и преобразование в бизнес-требования
• Работа с заинтересованными сторонами для определения приоритетов в работе и доведения этапов до завершения
• Разработка и внедрение процессов и схем контроля
• Выявление, управление и эскалация рисков и проблем руководителю программы/проекта
• Организация и ведение документов программы/проекта
• Превосходные навыки письма и убедительных презентаций
• Организованность, способность совмещать несколько сложных проектов
• Интеллектуальное лидерство — предоставление информации о новых и появляющихся передовых методах в бизнес-среде Lean Digital и их потенциальных преимуществах для бизнеса

Заранее спасибо за рассмотрение моей кандидатуры на эту должность.

С уважением,

Лэндри Ондричка

Скачать

Пример #4

Пример сопроводительного письма директора, управление изменениями

7271 Бартон Крест
Карментаун, Делавэр 40892-7770

Уважаемый Ривер Каспер,

Я подаю это заявление, чтобы выразить мой искренний интерес к директору, сменить руководящую должность.

На моей предыдущей должности я отвечал за управление изменениями. Консультирование руководящего состава – в соответствии со стратегиями и принципами глобальных изменений – при необходимости индивидуализировать линейные команды/руководство.

Мой опыт отлично соответствует списку требований на этой должности:

• Опыт консультирования по управлению изменениями и организационным преобразованиям в крупных, сложных многонациональных проектах
• Практический опыт работы в области управления проектами и информационных технологий
• Опыт работы с руководителями высшего звена
• Степень бакалавра и/или магистра или соответствующий опыт работы
• Предпочтителен опыт работы в сфере финансовых услуг/автокредитования
• Обладать сильными лидерскими качествами с упором на развитие персонала и наставничество
• Глубокое понимание процессов управления релизами
• Установление прочных партнерских отношений с организациями, занимающимися разработкой продуктов и платформ, для принятия решений по планированию релизов, приоритезации и разрешению инцидентов и проблем

Я действительно ценю, что вы нашли время, чтобы рассмотреть мое заявление на должность директора по управлению изменениями.

С уважением,

Татум Робертс

Скачать

Пример №5

Пример сопроводительного письма директора, управление изменениями

1596 Перри Маунт
Джеррибери, NE 95399-7482

Уважаемый Кори Кози,

Я хотел бы подать заявку на должность директора по управлению изменениями. Пожалуйста, примите это письмо и приложенное резюме.

На предыдущей должности я отвечал за глубокие знания в области управления изменениями, применяя целостный и стратегический взгляд на управление преобразованиями для цифровой организации.

Мой опыт отлично соответствует списку требований на этой должности:

• Честность, рассудительность и зрелость для обеспечения надлежащего решения вопросов конфиденциального или деликатного характера
• Предпочтительный опыт работы в соответствующих областях бизнес-процессов в CSL (финансы , обслуживание клиентов, производство, цепочка поставок)
• Навыки владения EXCEL и PowerPoint от среднего до продвинутого
• Подтвержденные навыки организационного планирования, включая реалистичную постановку целей и достижения
• Навыки успешного построения отношений при одновременном улучшении процессов и результатов
• Презентации в малых и больших группах профессиональных организаций
• Сильные навыки межличностного общения для эффективной работы со всеми уровнями и отделами организации
• Предпочтительный опыт работы с планами Medicaid

Спасибо заранее за то, что нашли время, чтобы прочитать мое сопроводительное письмо и просмотреть мое резюме.

С уважением,

Окли Хилл

Скачать

Связанные сопроводительные письма

Просмотреть еще

Шаблоны писем о назначении совета директоров | ИОД НЗ

Образец письма о назначении неисполнительного директора.

Это письмо предназначено только для ознакомления. На практике такие письма необходимо будет составлять с учетом индивидуальных обстоятельств и требований каждой компании, и они должны подвергаться регулярному пересмотру.

Образец письма

[Бланк организации]
[Дата]
Кому [имя]

Назначение неисполнительным директором

Рад подтвердить, что совет [компании] по рекомендации комитета по назначениям назначил вас неисполнительным директором. Я пишу, чтобы изложить условия встречи. Обратите внимание, что это договор на оказание услуг, а не трудовой договор.

Продолжительность назначения

Назначение с [дата] до следующего ежегодного собрания, запланированного на [дата]. Вы будете иметь право быть избранным на этом собрании и, в случае избрания на этом собрании, будете уволены в отставку в порядке ротации в соответствии с уставом или уставом [компании].

Неисполнительные директора могут быть приглашены на второй трехлетний срок. Любой срок свыше шести лет подлежит более тщательной проверке как независимости, так и [производительности/потребностей и навыков совета директоров на тот момент]. Продление вашего контракта о назначении зависит от продолжающейся удовлетворительной работы, и если акционеры [компании] не переизберут вас в качестве директора в соответствии с конституцией, ваше назначение прекращается с немедленным вступлением в силу.

Роль совета директоров

Роль совета директоров заключается в эффективном представлении и продвижении интересов компании и, таким образом, всех акционеров. Принимая во внимание свою роль, совет директоров направляет и контролирует управление бизнесом и делами [компании], включая:

• обеспечение четкой постановки целей [компании] и наличия стратегий для их достижения
• установление политики для повышения эффективности [компании], включая обеспечение того, чтобы руководство активно стремилось строить бизнес за счет инноваций, инициативы, технологий, новых продуктов и развития своего бизнеса
  капитал
• контроль за работой руководства, назначающего генерального директора, устанавливающего условия их трудового договора, регулярно проверяющего их работу и, при необходимости, прекращающего их работу
• принятие решения о любых шагах, необходимых для защиты финансового положения [компании] и способности погашать свои долги и другие обязательства при наступлении срока их погашения, и обеспечение принятия таких шагов
• обеспечение того, чтобы финансовая отчетность [компании] была достоверной и достоверной, а также во всем остальном соответствовала законодательству
• обеспечение соблюдения [компанией] высоких стандартов этики и корпоративного поведения
• обеспечение того, чтобы [компания] имела соответствующие политики управления рисками/соблюдения нормативных требований.

При нормальном ходе событий повседневное управление [компанией] остается за менеджментом. Ожидается, что все директора будут объективно принимать решения в интересах [компании]. Совет директоров в целом несет коллективную ответственность за успех [компании]. Все директора, как неисполнительные, так и исполнительные, несут одинаковые общие юридические обязанности.

Время и место проведения заседаний совета директоров, а также установленное время

Совет обычно собирается в [первый] день каждого месяца, кроме января, и проводит дополнительные заседания по мере необходимости. Встречи обычно проходят в офисе [компании] в [городе] с посещением не реже одного раза в год. Продолжительность каждой встречи обычно составляет полдня. Первое совещание, на котором вы должны будете присутствовать, состоится [дата]. Вы получите документы совета директоров к собранию до [дата]. Образец письма о назначении неисполнительного директора ©Institute of Directors in New Zealand (Inc).

В дополнение к рутинным заседаниям совета директоров вы должны выделить время для заседаний комитетов, подготовительной работы и поездок, а также убедиться, что вы в состоянии выделить необходимое общее время. В частности, ожидается, что все директора тщательно изучат все документы совета директоров и связанные с ними материалы, направленные им на заседания.

Принимая это назначение, вы подтверждаете, что можете выделить достаточно времени для удовлетворения этих ожиданий, что вы осознаете свои обязанности в качестве директора компании и сможете выполнять их на ожидаемом уровне. Отсутствие на собрании должно быть одобрено председателем.

Вознаграждение

Совет определяет размер вознаграждения, выплачиваемого его неисполнительным членам в пределах любых ограничений, установленных акционерами.

Членство и председательство в комитетах совета директоров, а также (при условии утверждения советом директоров в каждом конкретном случае) ситуации или события в конкретной компании
, явно выходящие за рамки обычных обязанностей директоров, влекут за собой дополнительные сборы.

[Компания] возместит вам все прямые и косвенные расходы, такие как плата за телефон и Интернет, проживание и транспортные расходы, разумно и должным образом понесенные и подтвержденные документально.

Вознаграждение директора пересматривается ежегодно.

Участие комитетов

Комитеты совета формируются, когда это эффективно или необходимо для содействия эффективному принятию решений. Нынешние постоянные комитеты совета директоров — это комитеты по аудиту, вознаграждениям, назначениям и охране здоровья и безопасности.

В этом письме говорится о вашем назначении директором [компании]. В случае, если вас также попросят работать в одном или нескольких комитетах совета директоров, это будет рассмотрено в рамках отдельного процесса с указанием любых дополнительных сборов, подлежащих уплате, и обеспечением того, чтобы вы были осведомлены о круге ведения комитета и связанных с ним обязанностях.

Процессы оценки совета директоров и отдельных директоров

Деятельность совета директоров в целом, его комитетов и отдельных директоров оценивается ежегодно. Вы должны будете участвовать во всех программах постоянного улучшения качества, определенных советом директоров как подходящие для директоров, а также во внутренних и внешних проверках, оценивающих работу директоров, совета и комитетов. Если тем временем возникнут какие-либо вопросы, которые вызывают у вас озабоченность по поводу вашей роли, вам следует обсудить их с председателем правления как можно скорее.

Внешние интересы, включая должности директоров

Принимается и признается, что у вас могут быть деловые и материальные интересы, отличные от интересов [компании]. Пожалуйста, свяжитесь с компанией как можно скорее, чтобы договориться о том, чтобы ваши интересы в качестве акционера, директора, должностного лица или доверенного лица других компаний или организаций были раскрыты совету директоров и внесены в реестр интересов [компании]. Реестр интересов выносится на рассмотрение каждого собрания директоров. Раскрытие интересов является постоянным обязательством. Пожалуйста, убедитесь, что правление информировано о любых изменениях ваших интересов, чтобы реестр интересов можно было вести и обновлять. Это должно быть сделано в письменной форме.

Любой директор во время пребывания в должности имеет право принимать другие назначения в совет директоров, если это назначение не противоречит бизнесу [компании] и не препятствует его деятельности в качестве директора [компании]. . Все другие дополнительные материальные обязательства, включая другие обязанности директоров, которые могут противоречить или влиять на вашу роль в [компании], должны быть сначала обсуждены с председателем, прежде чем они будут приняты. [Любые материальные интересы должны быть раскрыты в годовом отчете и финансовой отчетности.]

Владение акциями директоров [компании]

Директора могут владеть акциями [компании]. При покупке или продаже акций директора должны строго соблюдать положения
конституции [компании], собственные внутренние правила [компании] и все соответствующие законодательные и нормативные процедуры, включая, в частности, требования листинга NZX и инсайдерскую торговлю. законы.

Вводный курс и процессы развития

Как можно скорее [компания] предоставит комплексную вводную программу, направленную на расширение вашего понимания [компании], ее бизнеса, а также среды и рынков, в которых она работает. В рамках программы вы встретитесь с генеральным директором и другим ключевым руководством и получите папку с важной информацией о совете директоров и [компании].

Ожидается, что все директора будут в курсе того, как наилучшим образом выполнять свои обязанности в качестве директоров [компании], в том числе быть в курсе изменений и тенденций в экономической, политической, социальной, финансовой и правовой среде и практике управления, а также других возможных событий быть актуальным для компании.

Устав, уставы и политики

[Компания] имеет устав, а также уставы и политики совета и комитета, регулирующие поведение директоров и сотрудников. Вы должны будете соблюдать их.

Доступ к независимой профессиональной консультации

Все директора имеют право на получение независимой профессиональной консультации, касающейся дел [компании] или их
обязанностей в качестве директоров. Если в вашем случае вы считаете, что такой совет необходим, вы должны сначала обсудить его с председателем. При условии предварительного одобрения председателя стоимость консультации будет возмещена [компанией], но вы должны обеспечить, насколько это практически возможно, ее разумность.

Наличие страхования ответственности и возмещения убытков компании

В настоящее время [компания] организует страхование ответственности директоров и должностных лиц и уплачивает страховые взносы для всех своих директоров, когда они действуют в качестве директоров. Текущая сумма покрытия составляет $ [сумма]. Подробная информация о текущей обложке будет включена в ваши вводные материалы. Вы также можете получить копию соответствующей политики от компании. Вы должны убедиться в пригодности и размере покрытия.

Компания также возмещает каждому из своих директоров определенные расходы и обязательства, которые они несут, в той мере, в какой она может это сделать по закону и на условиях (и при условии их исполнения) договора о возмещении убытков.