По какой форме составлять расчетную ведомость: Полная информация для работы бухгалтера

По какой форме составлять расчетную ведомость: Полная информация для работы бухгалтера

Как правильно оформить расчетную ведомость по форме № Т-51

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

• Счета на оплату
• Счета-фактуры
• Накладные

• Путевые листы
• Доверенности
• Акты выполненных работ

• Акты приемки, инвентаризации
• Коммерческие предложения
• Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Начать работу! Узнать больше

Расчётная ведомость формы Т-51 — это документ, один из важных регистров бухгалтерского учета, применяемый для расчётов и выплаты заработной платы сотрудникам предприятия. Аналогично для расчётов и выплаты заработных плат сотрудникам организации могут быть использованы некоторые другие типы бухгалтерских документов: расчётно-платёжная ведомость Т-49 или же платёжная ведомость Т-53.

На основе расчётной ведомости по форме Т-51 производятся регулярные выплаты заработных плат сотрудникам российских организаций. На работников, которые свою заработную плату получают на пластиковую карту банка, составляется исключительно расчётная ведомость Т-51, платёжная и расчётно-платёжная ведомости для таких сотрудников не требуются.
При составлении расчётно-платёжной ведомости установленной формы Т-49 платёжная и расчётная ведомости по формам Т-51 и Т-53 соответственно, наоборот, не составляются.

Как составляется расчётная ведомость формы Т-51? Существуют установленные правилами бухгалтерского учета рекомендации по заполнению этого документа.
Расчётная ведомость формы Т-51 составляется в единственном экземпляре, этим занимается работник бухгалтерии. Документ заполняется следующим образом:

1. В графе «Начислено» прописываются суммы по всем видам оплат из зарплатного фонда, другие доходы сотрудника в виде материальных и социальных выплат и благ, подлежащих к включению в состав налоговой базы и оплаченных за счёт прибыли предприятия, а также прописывается сумма удержания и определяется общая сумма, положенная к выплате сотруднику.

2. На титульном (первом) листе расчётно-платёжной и платёжной ведомостей (документы по формам Т-49 и Т-53) проставляется общая сумма, которая подлежит к выплате. Само же разрешение на соответствующую выплату должно быть подписано руководством предприятия или уполномоченными на это другими лицами. В конце ведомости прописываются суммы депонированной и выплаченной заработной платы.

3. В расчётно-платёжной и платёжной ведомостях (документы по формам Т-49, Т-53) по окончании срока выплат (по новым правилам этот срок составляет пять рабочих дней) напротив фамилии каждого сотрудника, не получившего зарплату, проставляется отметка «депонировано». В случае необходимости в примечаниях указывается номер документа.

4. В конце платежной ведомости (форма Т-53) после конечной записи проводится итоговая строка для вписывания в неё единой общей суммы ведомости. На указанную сумму должен быть составлен расходный кассовый ордер формы КО-2. Дата и номер документа должны быть проставлены в платёжной ведомости на последней её странице.

5. В расчётной ведомости, в случае если она составлена на машинных информационных носителях, состав и расположение реквизитов определяются технологией обработки информации. В форме документа при этом должны содержаться все необходимые реквизиты унифицированной формы.

6. Расчеты заработной платы сотрудникам организации производятся, исходя из данных, полученных из первичных документов по учёту отработанного времени, выработки и оклада, который приходится на физический показатель рабочего объёма с непосредственным указанием величины этого показателя. В качестве физического показателя могут выступать различные временные периоды: час, смена, день.

7. Для премиальных выплат отдельным работникам и других разовых выплат используется документ формы КО-2 (расходный кассовый ордер).

8. Все графы и поля ведомости должны быть обязательно заполнены. В случае отсутствия информации в нужной графе или строке ставится прочерк.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

• 50 актуальных бланков документов
• Торговый и Складской учёт
• CRM-система для работы с клиентами

• Банк и Касса
• Интеграция с интернет-магазинами
• Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Начать работу! Узнать больше

оформление расчетов с работником по оплате труда

Основным регистром, используемым для оформления расчетов с работниками по оплате труда, является расчетная ведомость.

Это регистр аналитического учета, так как составляется в разрезе каждого работника, по подразделениям, по видам оплаты и удержаний.

Расчетная ведомость имеет следующие показатели:

1. 1. начислено по видам оплат – оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
   2. удержано и зачтено по видам платежей и зачетов – оборот по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
   3. к выплате – сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Последний показатель расчетной ведомости является основанием для заполнения платежной ведомости – регистра аналитического учета по выплате работникам заработной платы в окончательный расчет.

Варианты оформления расчетов с персоналом

В организации может применяться несколько вариантов оформления расчетов с персоналом по оплате труда:

1. путем составления расчетно-платежной ведомости, в которой одновременно совмещаются два регистра: расчетная и платежная ведомость;
2. путем составления расчетных ведомостей для расчета оплаты труда и платежных – для выплаты заработной платы;
3. путем расчета заработной платы в лицевых счетах, открываемых на каждого работника, на основании которых заполняется платежная ведомость для выплаты заработной платы.

Выдача и расчет заработной платы

Основными для составления расчетной ведомости или заполнения лицевых счетов являются:

1. табель учета рабочего времени – для расчета повременной заработной платы и всех прочих оплат, в основу которых положено проработанное время;
2. накопительные карточки заработной платы – для рабочих-сдельщиков;
3. расчеты бухгалтерии по всем видам дополнительной оплаты и пособий по временной нетрудоспособности;
4. налоговые карточки для расчета сумм удержания подоходного налога;
5. решения судебных органов на удержание по исполнительным листам;
6. платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца и т.д.

Выдача заработной платы производится по платежным или расчетно-платежным ведомостям в установленные в организации дни месяца. Основанием на право выдачи является наличие в ее реквизитах приказа в кассу для оплаты указанной суммы «в срок с… по…» (как правило, в течение трех рабочих дней, считая день получения денег в банке). Подписывают такой приказ руководитель и главный бухгалтер. По истечении установленного на выдачу денег срока кассир построчно проверяет и суммирует выданную заработную плату, а против фамилий сотрудников, не получивших ее, в графе «расписка в получении» проставляет штамп или пишет от руки «депонировано». Платежная ведомость закрывается двумя суммами: выдано наличными и депонировано. На депонированные суммы кассир составляет реестр не выданной заработной платы, после чего передает в бухгалтерию платежную ведомость и реестр не выданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы. Расходный кассовый ордер передается кассиру для регистрации в кассовой книге. Реквизиты расходного кассового ордера проставляются на платежной ведомости.

В настоящее время для расчета заработной платы и учета выплат заработной платы следует использовать унифицированные формы первичных учетных документов.

При этом крупным организациям для расчета заработной платы всем категориям работающих рекомендовано использовать расчетную ведомость, а для учета выплат заработной платы – платежную ведомость.

Одновременно сведения о начислениях и выплатах заработной платы нарастающим итогом в течение одного календарного года отражаются в лицевом листе открываемых на каждого отдельного работника организации.

Средним и малым организациям рекомендовано применять расчетно-платежную ведомость. При составлении этой формы допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости.

Для расчета заработной платы в программе «1С: Зарплата и Кадры» важно соблюдать определенную последовательность по отражению в информационной базе всех необходимых для расчета данных.

Все вводимые в программу данные можно разделить на начальные (исходные) данные и текущие данные.

Начальные данные описывают состояние расчетов до начала эксплуатации системы. Как правило, на практике программу начинают использовать не с начала деятельности организации и не с начала текущего года, а с первого числа какого-либо текущего месяца. Таким образом, к моменту перехода на компьютерный учет расчеты по оплате труда уже имеют определенную историю с начала года, которую и нужно ввести.

Учет текущих данных ведется в реальном масштабе времени и используется при дальнейшей работе с программой, благодаря чему последовательность действий пользователя по расчету заработной платы повторяется из месяца в месяц.

Результаты расчета заработной платы необходимо показывать или в расчетно-платежной ведомости, или в расчетной ведомости.

В настоящее время заработная плата не всегда выплачивается в установленные сроки или выплачивается в установленные сроки, но не в полном размере. Кроме того, отдельные организации, особенно малые и средние, используют практику выдачи заработной платы не по общей платежной ведомости, а по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждого работника. Поэтому для упрощения учетной процедуры по оформлению расчетов и выплаты заработной платы без нарушения действующего порядка пользователям программы «1С: Зарплата и Кадры» можно рекомендовать расчет заработной платы отражать в расчетной ведомости, а выплату производить по платежной ведомости или по расходным кассовым ордерам.

Для того чтобы по результатам расчетов заработной платы составить расчетную ведомость, нужно в меню «Отчеты» выбрать пункт «Расчетная ведомость».

Расчетную ведомость можно составить по организации в целом (по всем работникам), по конкретному подразделению (по работникам данного подразделения) или по группе работников. Работников в расчетной ведомости можно упорядочить по табельным номерам или в алфавитном порядке, а для каждого подразделения составить свою расчетную ведомость. Необходимые критерии отбора и сортировки следует указать в соответствующих реквизитах экранной формы редактирования.

Поскольку пользователю не нужно заполнять расчетную ведомость вручную, поясним порядок отражения в ней расчетных данных.

Первая графа расчетной ведомости

В первой графе расчетной ведомости указывается порядковый номер записи в ведомости.

Графы со 2 по 5 расчетной ведомости

Для заполнения граф 2-5 расчетной ведомости используются сведения о работнике из справочника «Сотрудники». В графах последовательно указывается:

1. табельный номер работника;
2. фамилия и инициалы работника;
3. профессия или должность;
4. размер тарифной ставки, оклада, если для работника установлена оплата исходя из должностного оклада, тарифной ставки.

Графы с 6 по 7 «Отработано дней (часов)»

заполняются на основании табеля учета рабочего времени. При этом в графе 6 указывается общее количество фактически проработанных в расчетном периоде дней, а в графе 7 – проработанных в выходные и праздничные дни.

Графы с 8 по 12 «Начислено за текущий месяц»

В графах 8-12 указываются начисления за текущий месяц по видам оплат:

• «повременно»,
• «сдельно», «
• прочее»,
• «стоимость распределенных социальных и материальных благ»,

а в графе 12 – общая сумма начислений.

Во второй части расчетной ведомости ведется расчет удержаний из начисленных сумм.

Графа 13 «Налог на доходы»

В этой графе показывается сумма налога, подлежащего удержанию с работника в текущем месяце. Эта сумма равна разнице между суммой налога, исчисленной с начала календарного года по текущий месяц включительно, и суммой налога, исчисленной с начала календарного года по расчету за предыдущий месяц.

Графа 14 «Прочие удержания»

Здесь указываются суммы прочих удержаний из заработной платы работника: в счет погашения ссуды, алиментов на содержание несовершеннолетних детей и почтовых расходов на их перевод, профсоюзных членских взносов, удержаний по иным исполнительным документам. Здесь же показываются суммы, перечисляемые организацией из заработной платы работника по его заявлению (на благотворительные цели, заработная плата, переводимая в учреждение банка и т.д.).

Графа 15 «Всего»

В данной графе указывается сумма значений граф 13 и 14.

Графы с 16 по 17

показывается соответственно долг за организацией или задолженность работника по результатам расчета за предыдущие периоды.

Графа 18 «Сумма к выплате».

Если разница между начисленной суммой (графа 12) и суммой, которая подлежит удержанию и зачету (графа 15), скорректированная на суммы, указанные в графах 16 или 17 положительная, то она показывается в графе 18 «Сумма к выплате».

 

07.07.2010 02:06

Как самостоятельно рассчитать заработную плату для малого бизнеса

Расчет заработной платы для вашей компании не должен быть невыполнимой задачей. Если вы хотите научиться самостоятельно обрабатывать платежную ведомость, у вас есть несколько вариантов.

Ниже мы шаг за шагом расскажем вам о том, что влечет за собой каждый процесс, а также о том, какой вариант лучше всего подходит для вашего бизнеса. Помните, что этот пост предназначен только для образовательных целей. Для получения конкретных рекомендаций обязательно проконсультируйтесь со специалистом.

Как сделать налоги с заработной платы вручную

Налоги на заработную плату — это федеральные, государственные и местные налоги, удерживаемые работодателем из заработной платы работника. Они включают подоходный налог, социальное обеспечение и медицинскую помощь. Чтобы правильно рассчитать размер налога на заработную плату, необходимо знать текущие налоговые ставки. Например, налог на социальное обеспечение на 2020 год составляет 6,2%, а ставка налога на Medicare — 1,45%. Проценты определяются ежегодно.

Если вы хотите узнать, как самостоятельно вести расчет заработной платы, читайте ниже.

Начните работу с Square Payroll

Расчет заработной платы, которому доверяют тысячи.

Начало работы

Как самостоятельно рассчитать заработную плату

Резюме : Самостоятельное начисление заработной платы вашей компании обходится дешевле, но занимает много времени и подвержено ошибкам.

Если вы хорошо разбираетесь в налогах, возможно, вы сможете применить самостоятельный подход к оплате труда своих сотрудников. Но, учитывая все возможные ошибки в расчете заработной платы (и неприятные штрафы, которые вы можете получить в результате), убедитесь, что вы полностью освоились со всем, что вам нужно сделать, прежде чем погрузиться в работу.

Для начала:

Шаг 1: Попросите всех сотрудников заполнить форму W-4. Чтобы получать оплату, сотрудники должны заполнить форму W-4, чтобы документально подтвердить свой статус регистрации и отслеживать личные надбавки. Чем больше у работников пособий или иждивенцев, тем меньше налогов на заработную плату вычитается из их зарплаты в каждый платежный период. Для каждого нового сотрудника, которого вы нанимаете, вам необходимо подать новый отчет о найме. Обратите внимание, что существует новая версия формы W-4 на 2020 г., поэтому эту форму следует заполнять новым сотрудникам с 1 января 2020 г.

Шаг 2: Найдите или зарегистрируйтесь для получения идентификационных номеров работодателя. Прежде чем самостоятельно начислять заработную плату, подготовьте свой идентификационный номер работодателя (EIN). EIN похож на SSN для вашего бизнеса и используется IRS для идентификации бизнес-объекта и всех, кто платит сотрудникам. Если у вас нет EIN, вы можете подать заявку на его здесь, на сайте IRS. Вам также может понадобиться получить номер EIN штата; проверьте ресурсы работодателя вашего штата для получения более подробной информации.

Шаг 3: Выберите график расчета заработной платы. После того, как вы зарегистрируетесь для получения идентификационного номера работодателя, получите страховку (не забывайте о компенсации работникам) и разместите плакаты на рабочем месте, вам необходимо добавить в свой календарь три важные даты: даты выплаты заработной платы сотрудникам, даты уплаты налогов и подачи налоговой декларации. сроки (подробнее об основных законах о труде читайте здесь).

Шаг 4: Рассчитайте и удержите подоходный налог. Когда придет время платить вашим сотрудникам, вам необходимо определить, какие федеральные налоги и налоги штата удерживать из заработной платы ваших сотрудников, используя калькулятор удержания налогов IRS и ресурс вашего штата или надежный калькулятор заработной платы. Вы также должны отслеживать часть налогов как для работника, так и для работодателя.

Шаг 5: Оплатите налоги с заработной платы. Когда придет время платить налоги, вам необходимо предоставить свои федеральные, государственные и местные налоговые депозиты, если применимо (обычно ежемесячно).

Шаг 6: Подайте налоговые формы и формы W-2 для сотрудников. Наконец, не забудьте отправить своему работодателю федеральную налоговую декларацию (обычно каждый квартал) и любые декларации штата или местные органы, если применимо. И последнее, но не менее важное: не забывайте о подготовке годовых документов и форм W-2 в конце года.

Примечание. Это не исчерпывающий список ваших обязанностей как работодателя. Чтобы получить рекомендации, относящиеся к вашему бизнесу, обязательно ознакомьтесь с федеральными требованиями и требованиями штата или проконсультируйтесь со специалистом.

Альтернатива 1: Воспользуйтесь услугой по расчету заработной платы

Резюме : Работа с поставщиком услуг по расчету заработной платы для малого бизнеса отличается низкой или средней стоимостью и надежностью.

Не волнуйтесь, если метод «сделай сам» не для вас, услуги по расчету заработной платы облегчают владельцам малого бизнеса выплату заработной платы своим сотрудникам и возвращение к своим основным бизнес-функциям. Согласно отчету Square Future of Commerce, 35% опрошенных ритейлеров планируют автоматизировать начисление заработной платы и льгот, чтобы сократить рабочее время для себя или персонала.

Большинство служб расчета заработной платы автоматически рассчитывают заработную плату и налоги и отправляют ваши налоги и документы в налоговое управление (IRS) и налоговые департаменты вашего штата. С поставщиком полного спектра услуг, таким как Square Payroll, вы даже можете отслеживать отработанные часы, импортировать их непосредственно в свою платежную ведомость и платить сотрудникам прямым депозитом.

Вот как это работает:

Как обрабатывать расчет заработной платы с помощью службы расчета заработной платы:

Как и в случае с вариантом «Сделай сам» выше, вам необходимо, чтобы все ваши сотрудники заполнили форму W-4 и нашли или зарегистрировались для получения идентификационных номеров работодателя.

Отсюда:

Шаг 1: Выберите поставщика услуг по расчету заработной платы с полным спектром услуг. Если вы не знаете, как рассчитать заработную плату самостоятельно, используйте программное обеспечение для расчета заработной платы, которое снижает риск ошибок или штрафов. Многие службы обработки платежных ведомостей, такие как Square Payroll, обрабатывают ваши налоги на заработную плату, документы, отчеты о новом найме для вас и позволяют вам заполнять платежную ведомость онлайн. Регистрация занимает несколько минут, так что вы можете быстро начать самостоятельно рассчитывать зарплату в тот же день, когда зарегистрируетесь.

Шаг 2: Добавьте сотрудников. Перед обработкой платежной ведомости вам необходимо настроить своих сотрудников. Добавление сотрудников, которым вы платите впервые, как правило, происходит быстрее; если вы переходите на нового поставщика заработной платы, вам также необходимо добавить информацию о заработной плате ваших текущих сотрудников за текущий год. В любом случае вам обычно необходимо вводить имена сотрудников, адреса, номера социального страхования и информацию об удержании налога. Если вы используете Square Payroll и хотели бы платить сотрудникам с помощью прямого депозита, вы можете просто ввести имена и адреса электронной почты ваших сотрудников, чтобы они могли сами вводить свою личную информацию.

Шаг 3: Отслеживайте отработанные часы и импортируйте их. Министерство труда США требует от работодателей вести учет заработной платы, например табель учета рабочего времени, в течение двух лет. В некоторых штатах могут быть более длительные требования к хранению; обязательно ознакомьтесь с конкретными требованиями в вашем штате. Вы можете отслеживать время, используя свою торговую точку Square, и импортировать карточки учета рабочего времени в платежную ведомость.

Шаг 4: Обработайте первый прогон платежной ведомости. Нажмите «Отправить», и все готово!

Шаг 5: Отслеживайте свои налоговые платежи и документы. IRS требует, чтобы налоговые формы хранились в течение трех лет. В некоторых штатах могут быть более длительные требования к хранению; обязательно ознакомьтесь с конкретными требованиями в вашем штате. С Square Payroll вы можете найти копии своих налоговых деклараций на панели инструментов.

Альтернатива 2: Нанять бухгалтера

Резюме : Нанять бухгалтера — самый дорогой вариант, но надежный.

Если вы не хотите учиться самостоятельно начислять заработную плату для своей компании или пользоваться услугами по начислению заработной платы, рассмотрите возможность найма бухгалтера. Хороший бухгалтер может обработать вашу платежную ведомость и позаботиться о ваших налоговых платежах и документах. Ознакомьтесь с этими пятью советами, которые помогут вам найти идеального бухгалтера.

Как сделать платежную ведомость: пошаговое руководство

Перспектива подготовки платежной ведомости может пугать любого, кто никогда не делал этого раньше.

И хотя сегодня на рынке существует множество программ и услуг для расчета заработной платы, которые делают процесс расчета заработной платы проще, чем когда-либо, у вас также есть возможность производить расчет заработной платы собственными силами.

Однако, прежде чем брать на себя это обязательство, важно, чтобы вы точно узнали, что влечет за собой процесс расчета заработной платы сотрудников и за что вы, как работодатель, несете полную ответственность.

Кратко: Как вы можете самостоятельно рассчитывать начисление заработной платы

• Шаг 1: Иметь необходимую информацию, такую ​​как EIN и идентификационный номер налогоплательщика штата
• Шаг 2: Создать расчетный счет в банке для прямого депозита и перечисления налогов
• Шаг 3: Соберите заполненные налоговые формы (I-9, W-4, W-9) от сотрудников и подрядчиков
• Шаг 4: Выберите график расчета заработной платы (еженедельно, раз в две недели и т. д.) система хронометража
• Шаг 5: Собрать табели или табели учета рабочего времени и рассчитать валовую заработную плату
• Шаг 6: Рассчитать все необходимые отчисления и заплатить сотрудникам
• Шаг 7: Подсчитать налоговые отчеты и перечислить требуемый налог

Как сделать самостоятельно платежная ведомость

Это не всегда просто, а иногда и сбивает с толку, но да, вы можете самостоятельно заполнить платежную ведомость.

Следующие шаги проведут вас через весь процесс, от предварительных задач до обработки платежной ведомости.

Шаг 1: Подготовьте свой EIN и идентификационный номер налогоплательщика штата

Для обработки платежных ведомостей и необходимых налогов с фонда заработной платы вам необходимо иметь под рукой как идентификационный номер сотрудника (EIN), так и идентификационный номер налогоплательщика штата.

Ваш EIN используется для уплаты федерального подоходного налога, а ваш идентификатор штата используется для уплаты налогов штата, налогов на безработицу и для предоставления вашему штату информации о новых сотрудниках.

Если вы являетесь действующим предприятием, у вас уже должны быть эти номера. Если у вас совершенно новый бизнес, вам нужно будет получить эти цифры, прежде чем нанимать сотрудников.

Шаг 2. Откройте банковский счет для расчета заработной платы

Хотя у вас уже должен быть настроен банковский счет для бизнеса, рекомендуется открыть второй счет для расчета заработной платы и налогов с заработной платы. Это счет, с которого ваши сотрудники будут получать оплату независимо от того, есть ли у них прямой депозит или вы платите им чеком.

Это также будет счет, с которого вы будете перечислять налоги с заработной платы. Хотя вы, безусловно, можете обрабатывать и перечислять налоги со своего основного банковского счета, для лучшего учета лучше иметь два отдельных счета.

Шаг 3: Сбор заполненных налоговых форм от сотрудников

Перед оплатой вашим сотрудникам необходимо заполнить следующие формы:

• I-9
• W-4
• W-9 (для контрактных сотрудников)

Форма I-9 должна быть заполнена не позднее первого дня работы сотрудника. Форма W-4 также должна быть заполнена в первый день работы вашего сотрудника, но у вас должна быть заполненная форма на руках, прежде чем вы начнете обрабатывать платежную ведомость.

Если вы нанимаете сотрудников по контракту, они должны заполнить форму W-9, которая вам понадобится, чтобы предоставить им форму 1099 в конце года.

Шаг 4. Выберите график расчета заработной платы и систему учета рабочего времени

Существует множество вариантов выбора графика расчета заработной платы, хотя некоторые из них больше подходят для почасовых, а не для наемных работников.

Частота оплаты	Количество платежных периодов в год	Лучше всего подходит для
Еженедельно	52	Почасовые сотрудники
Раз в две недели	26	Почасовые сотрудники
Раз в полмесяца	24	Наемные работники
Ежемесячно	12	Подрядчики

Часто используемые частоты оплаты и сотрудники, для которых они лучше всего подходят.

Обязательно выберите график, который лучше всего подходит для вас, потому что это может оказаться трудным как для вас, так и для ваших сотрудников, если вы позже измените график. Вам также нужна система учета рабочего времени для ваших сотрудников.

Это может варьироваться от старомодных часов до электронной таблицы или автоматизированной онлайн-системы хронометража. Также имейте в виду, что даже если все ваши сотрудники получают заработную плату, вам все равно может потребоваться отслеживать их время, в зависимости от требований штата, в котором находится ваш бизнес.

Шаг 5: Соберите табели учета рабочего времени и рассчитайте валовую заработную плату

Когда период выплаты заработной платы подойдет к концу, вам нужно будет собрать и просмотреть табели учета рабочего времени. Как только это будет завершено, вы можете приступить к расчету брутто-зарплаты. Чтобы рассчитать валовую заработную плату для наемных освобожденных сотрудников, вы возьмете их годовую заработную плату и разделите ее на количество расчетных периодов в году.

Например, если годовой оклад Сары составляет 50 000 долларов США, а ей платят раз в полгода, вы можете использовать следующий расчет, чтобы получить ее брутто-зарплату:

50 000 $ 24 = 2 083,33 $

Расчет заработной платы для почасовых не освобожденных сотрудников немного отличается, поскольку вы также должны учитывать возможные сверхурочные. Давайте посмотрим на Джона. Джону платят раз в две недели, и он зарабатывает 15 долларов в час.

Помните, что если почасовой сотрудник работает более 40 часов в течение одной недели, любые часы, отработанные более 40 часов, должны рассчитываться как сверхурочные.

Если Джон отработал 45 часов в первую неделю и 40 часов во вторую неделю, общее количество отработанных им часов за период оплаты составит 85 часов. Вы можете рассчитать валовую зарплату Джона следующим образом:

80 x 15 $ = 1 200 $ (обычные часы)

5 x 22,50 $ = 112,50 $ (сверхурочные)

Заработная плата до вычета налогов = 1 312,50 $

чеки вашего сотрудника:

• Удержанный федеральный подоходный налог на основании информации W-4
• Налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь (FICA)
• Удержанный налог штата
• Удержанный местный налог, например городской или окружной налог

Вам необходимо уточнить в своем штате, требуется ли удерживать какие-либо другие налоги с заработной платы.

Для расчета чистой заработной платы вам необходимо обратиться к форме W-4, предоставленной вам вашим сотрудником, и использовать эту информацию для расчета федеральных налоговых вычетов на основе таблиц заработной платы IRS (PDF).

Вернемся к Саре. Помните, что ее валовая зарплата составляет 2083,33 доллара. Сара не замужем и потребовала 0 вычетов по своей форме W-4. Следовательно, ее федеральное удержание составляет 250 долларов.

Далее идет FICA, которая объединяет налоги социального обеспечения и Medicare. FICA в настоящее время облагается налогом в размере 7,65%, социальное обеспечение облагается налогом в размере 6,2% от заработной платы, а Medicare облагается налогом в размере 1,45%.

Таким образом, вычет Сары по программе FICA составляет 159,37. Сара живет в Техасе, где нет подоходного налога штата, поэтому вот как можно рассчитать ее зарплату:

Валовая заработная плата	2083,33 доллара США
Удержание федерального налога	$ 250,00
ФИКА	159,37 долларов США
Чистая оплата	1 673,96 $

Это пример расчета контрольной суммы.

Если бы Сара жила в другом штате с подоходным налогом, его также нужно было бы вычесть из ее чека. После того, как вы подсчитали чистую заработную плату, вы готовы платить своим сотрудникам либо прямым депозитом, либо чеком.

Убедитесь, что вы запланировали выплату, чтобы гарантировать, что прямой депозит будет на банковском счете вашего сотрудника в запланированную дату выплаты.

Шаг 7: Рассчитайте и уплатите все налоги с фонда заработной платы

Расчет и перечисление налогов на заработную плату является одной из основных причин, по которой владельцы бизнеса обращаются к программному обеспечению и услугам для расчета заработной платы.

Как работодатель вы несете ответственность за подготовку отчета и перечисление оплаты различных налогов, удержанных из чеков сотрудников, а также вашей части любых налогов, причитающихся, включая:

• Налоги с заработной платы в IRS , включают как федеральное удержание, так и часть FICA для сотрудников и работодателей. Как подоходный налог, так и налоговые платежи FICA уплачиваются раз в две недели или ежемесячно, в зависимости от того, сколько вы должны. Налоговое управление США уведомит вас о графике платежей.
• Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA) выплачивается федеральному правительству, которое финансирует программы штата по безработице. Платежи FUTA должны производиться ежеквартально.
• Закон штата о налоге на безработицу (SUTA) — это налог, взимаемый вашим штатом для финансирования безработицы. Эти платежи также должны производиться ежеквартально, но уточните это в своем штате.
• Любые городские, окружные или местные налоги в зависимости от местонахождения вашего бизнеса.

Как работодатель вы также несете ответственность за подачу формы IRS 9.41 ежеквартально, в котором сообщается об общем федеральном подоходном налоге, а также налоге FICA как для работников, так и для работодателей. Вам также необходимо будет ежегодно подавать форму IRS 940 — Ежегодный федеральный налог на безработицу (FUTA) работодателя.

Вам также необходимо уточнить в своем штате, какие формы требуются.

Следует ли вам использовать программное обеспечение для расчета заработной платы для расчета заработной платы в вашей компании?

Вы чувствуете себя немного подавленным прямо сейчас?

Если это так, вы можете рассмотреть возможность использования программного обеспечения для расчета заработной платы, чтобы управлять заработной платой, отслеживать налоги и платить своим сотрудникам.

Существует множество преимуществ использования программного обеспечения или услуг для расчета заработной платы, включая:

• Снижение рабочей нагрузки: При использовании службы расчета заработной платы все, что вам обычно нужно сделать, это ввести информацию о заработной плате для каждого сотрудника, а программное обеспечение или служба сделают все остальное.
• Сокращение количества ошибок: Хотя ошибки все еще могут быть сделаны, количество ошибок расчета заработной платы резко снижается при использовании программного обеспечения для расчета заработной платы.
• Расчет и подача всех налогов на заработную плату: Это причина номер один, по которой малые предприятия обращаются к программному обеспечению или услугам для расчета заработной платы для управления своей заработной платой. Все, что вам нужно сделать, это предоставить службе соответствующие идентификационные номера налогоплательщика, и она сделает все остальное. Например, поставщики программного обеспечения для расчета заработной платы, такие как RUN Powered by ADP и Paycor, включают полный расчет налогов и регистрацию во всех своих планах для малого бизнеса.
• Больше свободного времени: Вместо того, чтобы тратить часы и часы на начисление заработной платы, заполнение отчетов и перечисление налогов, вы можете потратить это время на развитие своего бизнеса.

Да, вы можете рассчитать заработную плату самостоятельно, но есть лучший способ

Даже самые маленькие предприятия могут извлечь выгоду из использования программного обеспечения для расчета заработной платы.