«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:
— Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;
— Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;
— Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;
— Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;
— При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;
— Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.
1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):
— программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;
— криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных). Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее — СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;
— услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;
— проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;
В этих целях потребуется:
* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.
* Обратиться в районное Управление ПФР (либо направить средствами почтовой связи, в рамках неформализованного ЭДО, через оператора связи) с оформленным «Заявлением на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (при необходимости с «Уведомлением о предоставлении полномочий представителя»).
* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.
— Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.
— Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП — руководителя организации.
— В соответствии с требованиями федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.
Услуги страхователям предоставляют:
Организация | Технология | Контактная информация | Примечание |
АО «ЦентрИнформ» www.7405405.ru | Система «Контур-Экстерн» | Контактный тел. 740-54-05 — Отдел подключения |
|
ЗАО «УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР» www.nwudc.ru | ПП «Комита-Отчет» | Контактный тел. 578-01-96 |
|
ООО «Компания «Тензор» www.sbis.ru | «СБиС++ Электронная отчетность» | Контактный тел. 640-87-91 |
|
ООО «АРГОС» www.argos-nalog.ru | СЭД «Аргос — Налогоплательщик» | Контактный тел. 610-56-10 |
|
ООО «Такском» www.taxcom.ru | ПК «Спринтер» | Контактный тел. 677-94-91 |
|
ЗАО «Калуга Астрал» www.astralnalog.ru | ПК «Астрал Отчет» | Контактный тел. 702-11-93, 309-29-23 |
|
ООО «КОРУС Консалтинг СНГ» www.edisfera.ru | ПК «Сфера» | Контактный тел. 334-38-12 |
|
ООО «Удостоверяющий центр ГАЗИНФОРМСЕРВИС» http://ca.gisca.ru | ПК «Такснет-Референт» | Контактный тел. 677-7768 8-800-50-50-50-2 (звонок бесплатный) |
|
ООО «Русь-Телеком» www.rus-telecom.ru | «Фельдъегерь» |
| Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге 311-85-54 |
ООО «Электронный экспресс» www.garantexpress.ru | «ГАРАНТ Электронный Экспресс» | 8-800-333-88-88 (звонок бесплатный) | |
ЗАО «Сервер-Центр» /Деловая сеть/ www.atlas-2.ru | Система «Отчетность» |
| |
ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст» www.iitrust.ru | «ViPNet ЭДО Отчет»
| 8-800-250-0-260 (звонок бесплатный) | Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге 383-14-28 |
ЗАО «ПФ «СКБ Контур» www.kontur.ru | Система «Контур-Экстерн» | Контактный тел. 334-04-73, 334-04-74 | |
ЗАО «ТаксНет»
www.taxnet.ru | ПП «Такснет-Референт» | 8-800-333-80-89 (звонок бесплатный) | Представитель в г.Санкт-Петербурге: Удостоверяющий центр ЗАО «ЗЭТ» Контактный тел. 907-38-07 www.zaozet.ru |
ЗАО «Национальный удостоверяющий центр» www.nucrf.ru | ПК СЗД «СТЭК-ТРАСТ» |
| Представитель в г. Санкт-Петербурге: СПб АНОСЭ ТРУ «КронЭкс» Контактный тел. 655-50-10 |
ООО «Удостоверяющий центр «АСКОМ» | ПК «Спринтер» | 8 (8652) 95–10–95
| |
ООО «Удостоверяющий центр «Белинфоналог» | ПП «Комита-Отчет» | 8-800-200-82-81 | |
OOO «Линк-Сервис» | ПП «Линк-сервис: Интернет отчетность» | 8-800-775-01-74 (звонок бесплатный) | www.link-service.ru |
АО «НТЦ СТЭК» | ПП АО «НТЦ СТЭК» | Тел. 8(351) 729-95-50 8(351) 729-95-52 |
|
Для подключения к системе электронного документооборота ПФР в Управления ПФР необходимо предоставить:
Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР;
Уведомление о предоставлении полномочий представителю (при необходимости).
С 1 по 17 февраля 2020 года работодатели в первый раз отчитываются по форме СЗВ-ТД. Под новую отчётность ПФР запускает новую информационную систему федерального уровня. Если раньше отчёты поступали сначала в региональную базу данных, а потом уже передавались в централизованную, то теперь они сразу будут попадать в единое, на всю Россию, хранилище.
Пока в этой системе будут обрабатываться отчёты СЗВ-ТД и исходящие документы ПФР о выявленных нарушениях и об уплате штрафов. Позднее на эту базу данных могут перевести и остальные формы.
Поскольку это новая система документооборота, в ней нужно заново регистрироваться независимо от того, заключали ли вы раньше Соглашение об обмене электронными документами с ПФР.
Чтобы зарегистрироваться в новом приёмном комплексе ПФР, нужно направить Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту (ЗПЭД). Оно должно быть подписано лично страхователем.
Сделать это можно в электронном виде — через ту же систему, с помощью которой вы сдаёте отчётность. Заявление нужно заверить квалифицированной электронной подписью, выданной на имя руководителя организации.
Если не подать заявление о подключении к ЭДО ПФР, отчёт СЗВ-ТД не примут. Поэтому, скорее всего, к началу отчётности все разработчики добавят форму заявления в свои программы. Расскажем, как заполнить её, если вы отчитываетесь через Контур.Экстерн.
Войдите в Экстерн. На боковом меню найдите значок ПФР и выберите «Регистрация в ПФР». На главном экране появятся две ссылки — кликните «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (ЗПЭД)»:
После клика на заявление откроется форма. Введите нужные реквизиты
Или можете пролистать форму вниз и сразу выбрать сертификат, которым будет подписан документ. Если в реквизитах плательщика все данные заполнены, в форме они проставятся автоматически:
Когда все готово, нажмите «Подписать и отправить».
Информацию о приеме заявления в Экстерне можно увидеть прямо на странице заполнения формы, рядом с кнопкой «Отправить». По регламенту ПФР, заявление должны принять в течение 2 дней. Но на практике ответы приходят уже через полчаса. После того как форму примут, можно отправлять СЗВ-ТД.
Если что-то осталось неясно, посмотрите видео:
Если компания отчитывается в ПФР через уполномоченного представителя, директору придётся обратиться в ПФР лично — представить рукописное заявление, а также доверенность и уведомление о предоставлении полномочий представителю.
Вот шаблоны документов оператора СКБ Контур:
ЗПЭД для юридических лиц
ЗПЭД для индивидуальных предпринимателей
Скачать шаблон уведомления о полномочиях
Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте 2020. Подробнее об этих тонкостях в материале.
Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.
Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.
Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:
Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.
Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.
Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.
Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:
После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.
В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.
Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.
Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.
Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.
Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.
После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.
Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности
Заявление стандартной формы
Соглашение с ПФР
Организация | Технология электронного документооборота | Адрес, контакты |
ЗАО «ПФ «СКБ-Контур» (г. Екатеринбург) | «Контур-Экстерн» | г. Екатеринбург, ул. Космонавтов, д.56 тел. (343) 228-14-40, 228-14-41 www.skbkontur.ru |
ООО «Русь-Телеком» (г. Смоленск) | «Фельдъегерь: Электронная очередь ПФР» | г. Смоленск, ул. Маршала Конева, 29 http://rus-telecom.ru |
ООО Компания «Тензор» (г. Ярославль) | «СБИС++» | г. Ярославль, Московский пр-т., 12, тел. 8(4852)262-000 филиал в г. Екатеринбурге: ул. Генеральская, 3, оф. 322,326,327 Телефон: 8(343)383-4687 (основной) E-mail: [email protected] Сайт: www.ereport.sbis.ru |
ЗАО «НТЦ СТЭК» | «СТЭК – ТРАСТ» | г. Екатеринбург, ул. 8-е Марта, д.5, офис 113. тел. (343) 204-76-54 (многоканальный), мобильный +7-922-169-14-66. Факс (343) 371-23-16 www.stek-trust.ru (раздел «Отчетность через Интернет»). |
ЗАО «Удостоверяющиий центр» Ekey.ru | «СБИС++» | ООО «Арча-сервис» — региональный представитель в Свердловской области тел. (343) 268-46-26, 219-46-26, 257-05-26. тел/факс (343) 257-22-67 www.archa.ru |
ООО «Линк-сервис» (г. Екатеринбург) | «Линк-сервис: Интернет-отчетность» | г. Екатеринбург, ул. Комсомольская, д.76 тел. (343) 204-80-03 (многоканальный) www.link-service.ru e-mail: [email protected] |
ЗАО «Калуга Астрал» | «АстралОтчет» | г. Калуга, пер. Теренинский, 6 Подразделение в г. Екатеринбурге www.astralnalog.ru |
ООО «Электронный экспресс» | «ГАРАНТ Электронный Экспресс» | ООО «Восьмая нота» — региональный представитель в Свердловской области тел.: (343)382-08-08 |
ООО «Такском» (Екатеринбург) | СПРИНТЕР | 620109, г.Екатеринбург, ул.Крауля, 9″А»; |
ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст» г. Уфа | «VipNet ЭДО Отчет» | г. Уфа, 450015, ул. Карла Маркса, д. 37, корпус 4, офис 406 |
КОРУС Консалтинг СНГ | «Сфера Отчетность» | «БАРКОД Системе» Тел. +7 (343) 200-88-60, 200- |
ООО «АРГОС» | «Аргос-Налогоплательщик» | 196191, г. Санкт-Петербург, Ленинский пр. 168, бизнес-центр «Энергия», офис 323 e-mail: е[email protected] тел.: (812) 610-5-610 |
ООО «НТСсофт» (г. Екатеринбург) | «Трансфер отчетность» | 620062, Екатеринбург, ул. Чебышева, 4, оф. 308 |
ПАО «СКБ-банк» (г.Екатеринбург) | «Сделки24-отчет для СКБ-банка» | 620026, г. Екатеринбург, ул. Куйбышева, 75 8-800-1000-600 (бесплатный) Факс: +7 (343) 251-42-22 |
ООО Удостоверяющий центр «АСКОМ» (г.Ставрополь) | ПК «Спринтер» | 355003, г. Ставрополь, ул. Ленина, д. 293, оф. 3. (факт.) 355003, г. Ставрополь, ул. Ленина, д. 293/ул. Л. Толстого, д. 31 (юр.) Тел.: +7 (8652) 95–10–95 Факс: +7 (8652) 35–79–09 e-mail: [email protected] |
В настоящем разделе представлена технологическая информация, необходимая операторам электронного документооборота для подключения к электронному документообороту Пенсионного фонда Российской Федерации (ЭДО ПФР) и организации информационного обмена с органами ПФР.
Перечень типов документов, поддерживаемых электронным документооборотом Пенсионного фонда Российской Федерации, приведён в таблице ниже.
№ | Наименование | Краткое наименование | Условный код | Версия формата |
1 | Опись содержания пакета | — | — | ОСП_2019-11-14.xsd |
2 | Уведомление о доставке | УОД | 00UOD | УОД_2019-09-27.xsd |
3 | Уведомление об отказе в приёме пакета | УОПП | 0UOPP | УОПП_2019-09-27.xsd |
4 | Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР | ЗПЭД | 0ZPED | ЗПЭД_2018-11-26.xsd (поддерживается до 20.05.2020) ЗПЭД_2020-02-11.xsd |
5 | Заявление на отключение страхователя от электронного документооборота ПФР | ЗОЭД | 0ZOED | ЗОЭД_2018-11-26.xsd (поддерживается до 20.05.2020) ЗОЭД_2020-02-04.xsd |
6 | Уведомление о предоставлении полномочий представителю | УПУП | 0UPUP | УПУП_2019-12-12.xsd (поддерживается до 20.05.2020) УПУП_2020-02-03.xsd |
7 | Уведомление о прекращении полномочий представителя | УПРУП | UPRUP | УПРУП_2019-12-12.xsd (поддерживается до 20.05.2020) УПРУП_2020-02-03.xsd |
8 | Сведения о трудовой деятельности | СЗВ-ТД | SZV-ETD | СЗВ-ТД_2019-12-20.xsd |
9 | Уведомление о результате рассмотрения | УОРР | 0UORR | УОРР_2019-09-26.xsd |
10 | Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР | УУОН-ПУ | NTFC_TO_INS | УУОН-ПУ_2018-04-23.xsd |
11 | Унифицированный протокол проверок | УППО | UPP | УППО_2016-10-01.xsd |
Документы типа УУОН-ПУ могут передаваться из ПФР как в зашифрованном, так и в незашифрованном виде в случае выявления ошибок технического характера, в т. ч. ошибок, связанных с проверкой электронной подписи.
Для шифрования документов, направляемых в ПФР, нужно использовать следующий сертификат проверки ЭП (Скачать сертификат)
Среда постоянной эксплуатации: https://edok.pfrf.ru
1. Общие положения.
1.1. Временный порядок по организации работы территориальных органов ПФР по Ростовской области при представлении страхователями отчетности по электронным каналам связи с ЭП через уполномоченных представителей страхователей (далее – Порядок) разработан в целях реализации положений федеральных законов от 17.12.2001г. №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», от 01.04.1996г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», от 30.04.2008г. №56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений», от 24.07.2009г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования», от 27.07.2006г. № 152-ФЗ «О персональных данных», от 10.01.2002г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009г. №987н и распоряжения Правления ПФР от 11.10.2007г. №190-р (в редакции от 19.03.2010г. №75-р) «О внедрении защищенного электронного документооборота в системе индивидуального (персонифицированного) учета для целей обязательного пенсионного страхования» и направлен на организацию работы территориальных органов ПФР при информационном взаимодействии со страхователями в электронной форме при представлении ими документов, необходимых для реализации законодательства Российской Федерации по обязательному пенсионному страхованию, через уполномоченных представителей.
1.2. В целях реализации законодательства Российской Федерации по вопросам представления документов в территориальные органы ПФР в электронном виде уполномоченные представители – это организации или физические лица, подключенные к системе электронного документооборота ПФР (далее – СЭД ПФР), которые в рамках договора со страхователем (юридическим или физическим лицом), не подключенным к СЭД ПФР, берут на себя обязательство по переводу документов в электронную форму и/или их передачу территориальным органам ПФР по телекоммуникационным каналам связи.
1.3. При представлении документов в электронной форме территориальный орган ПФР взаимодействует со страхователями и уполномоченными представителями страхователей (организациями или физическими лицами).
1.4. Уполномоченный представитель в рамках договорных отношений со страхователем (юридическим или физическим лицом), не подключенным к системе электронного документооборота ПФР (далее — СЭД ПФР), осуществляет для него перевод документов в электронную форму и (или) их передачу территориальным органам ПФР по телекоммуникационным каналам связи.
2. Правовые основания организации информационного взаимодействия территориальных органов ПФР со страхователями через уполномоченных представителей.
2.1. Территориальные органы ПФР информационное взаимодействие со страхователями через уполномоченных представителей организуют в соответствии с положениями:
— статьи 14 Закона №167-ФЗ, в соответствии с которой страхователи имеют право участвовать в управлении обязательным пенсионным страхованием через своих представителей;
— статьи 28 Закона №212-ФЗ, согласно которой плательщики страховых взносов имеют право представлять свои интересы в отношениях, регулируемых законодательством Российской Федерации о страховых взносах, лично либо через своего представителя;
2.2. В соответствии с пунктом 7 статьи 9 Федерального закона «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» работодатели, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе путем реорганизации) организации, численность которых превышает указанное выше количество, представляют реестры застрахованных лиц в территориальный орган ПФР в электронной форме в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи». При этом формат представления реестра в электронной форме утверждается Пенсионным фондом Российской Федерации.
2.3. В соответствии с ч.10 ст.15 Федерального закона от 24.07.2009г. № 212-ФЗ страхователи со среднесписочной численностью работающих свыше 25 человек, представляют расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам в территориальные органы ПФР в электронной форме с ЭП.
2.4. Положением пункта 2 статьи 8 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлено, что индивидуальные сведения о застрахованных лицах могут представляться как в письменной форме, так и в электронной. В последнем случае юридическая сила документов подтверждается электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом ПФР совместно с конкретными страхователями.
Начиная с 2011 года для страхователей с численностью работающих 50 и более человек (включая заключивших договоры гражданско-правового характера) законодательно установлена обязанность индивидуальные сведения на застрахованных лиц представлять в электронной форме с электронной цифровой подписью.
2.5. В соответствии с пунктом 58 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме страхователем самостоятельно или через уполномоченного представителя решается территориальным органом фонда совместно с конкретными страхователями или уполномоченными представителями и оформляется соглашением об обмене электронными документами в СЭД ПФР.
2.6. Полномочия уполномоченного представителя должны быть документально подтверждены в соответствии с законодательством Российской Федерации. Уполномоченный представитель осуществляет свои полномочия на основании договора-поручения и доверенности, выданной в порядке, предусмотренным гражданским законодательством.
В соответствии со статьей 971 Гражданского Кодекса РФ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия.
В соответствии со статьей 975 Гражданского Кодекса РФ доверитель обязан выдать поверенному доверенность на совершение юридических действий, предусмотренных договором поручения. Страхователь-работодатель может выдать уполномоченному представителю доверенность, заверенную подписью руководителя и печатью организации, а страхователь-физическое лицо предоставляет уполномоченному представителю доверенность, заверенную подписью и печатью (для страхователя-физического лица, имеющего печать), либо заверенную подписью (для страхователя-физического лица, не имеющего печать) (в редакции приказа управляющего ОПФР по Ростовской области от 23.11.2011г. №1244-О).
2.7. В соответствии с Законом № 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться уполномоченным представителем только с согласия субъектов персональных данных (работников страхователя).
3. Организация взаимодействия участников информационного взаимодействия.
Для организации информационного взаимодействия между участниками (между территориальным органом ПФР и страхователем, между страхователем и уполномоченным представителем, между уполномоченным представителем и территориальным органом ПФР) должны быть оформлены соответствующие отношения.
Общая схема электронного документооборота межу страхователем, уполномоченным представителем и территориальным органом ПФР приведена в Приложении 1.
3.1. Документооборот между страхователем и уполномоченным представителем
Страхователь:
3.1.1. Получает письменное Согласие (Приложение-2) всех лиц, работающих у него, на обработку и передачу своих персональных данных уполномоченному представителю в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных». Без соблюдения данного условия страхователь не вправе осуществлять передачу индивидуальных сведений в ПФР через уполномоченного представителя.
3.1.2. Заключает Договор поручения с уполномоченным представителем страхователя о совершении действий по переводу документов в электронную форму и (или) передаче в ПФР документов по телекоммуникационным каналам связи. Договор поручения может быть бессрочный и разовый. Рекомендуемая форма Договора поручения приведена в Приложении 3. В предложенной форме отражены положения, являющиеся обязательными. Другие разделы и дополнительные положения включаются в Договор по договоренности сторон.
3.1.3. Оформляет доверенность уполномоченному представителю на подписание от своего имени посредством электронной цифровой подписи (далее – ЭП) документов, необходимых для реализации законодательства Российской Федерации по обязательному пенсионному страхованию, а также на совершение иных действий, направленных на исполнение договора поручения. Рекомендуемая форма Доверенности — Приложение 4.
3.2. Документооборот между уполномоченным представителем и территориальным органом ПФР
Уполномоченный представитель:
3.2.1. Приобретает сертифицированные средства криптографической защиты информации и программное обеспечение для передачи документов по телекоммуникационным каналам связи. При этом уполномоченный представитель подписывает своей ЭП документы всех страхователей, интересы которых он представляет.
3.2.2. Заключает с территориальным органом ПФР Соглашение о совместных действиях по организации системы информационного обмена в электронной форме по каналам связи с ЭП (далее –Соглашение) в 2-х экземплярах, по одному для каждой стороны (Приложение 5). Если уполномоченный представитель представляет интересы страхователей, зарегистрированных в разных территориальных органах ПФР, он обязан заключить Соглашение с каждым территориальным органом ПФР.
Копию Соглашения уполномоченный представитель передает страхователю.
3.2.3. Исключен Приказом Управляющего ОПФР по Ростовской области № 1050-О от 07.09.2010 г.
3.2.4. Представляет в территориальный орган ПФР оригиналы и копии доверенностей от страхователей на подписание документов с ЭП. Копии доверенностей сверяются сотрудником территориального органа ПФР с оригиналами и заверяются. Оригиналы доверенностей возвращаются уполномоченному представителю. Если уполномоченный представитель представляет только оригиналы доверенностей, сотрудник органа ПФР делает копии и заверяет их. Копии доверенностей хранятся в наблюдательных делах страхователей.
3.2.5. Не позднее 5 рабочих дней до начала отчетного периода представляет в территориальный орган ПФР списки страхователей, подключенных к СЭД ПФР через уполномоченного представителя (форма Списка страхователей – Приложение 6). Если уполномоченный представитель представляет интересы страхователей, зарегистрированных в нескольких территориальных органах ПФР, то в этом случае списки страхователей формируются по территориальным органам ПФР. Списки представляются в территориальные органы ПФР по месту регистрации страхователей вместе с доверенностями страхователей, включенных в списки.
При изменении перечня страхователей (заключении новых договоров или прекращении действия заключенных договоров об оказании услуг страхователю по представлению документов в ПФР в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи) уполномоченный представитель представляет в территориальный орган ПФР уточненные списки страхователей по аналогичной форме не позднее 5 рабочих дней со дня изменения перечня, а также новые доверенности.
3.2.6. Заключает с территориальным органом ПФР, по месту регистрации, Соглашение об обмене электронными документами в СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи, по форме предусмотренной Приложением №3 к Технологии обмена электронными документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации, утвержденной Распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 г. № 190р.
3.3. Территориальный орган ПФР подшивает списки страхователей, подключенных к СЭД ПФР через уполномоченного представителя, в отдельную папку — скоросшиватель, для осуществления контроля за представлением отчетности с ЭП по электронным каналам связи.
4. Порядок электронного документооборота
4.1. При передаче сведений в территориальный орган ПФР уполномоченный представитель соблюдает следующий порядок электронного документооборота:
4.1.1. документы страхователя, чьи интересы он представляет, подписывает ЭП и в зашифрованном виде направляет в территориальный орган ПФР не позднее срока, установленного действующим законодательством РФ;
4.1.2. по выполнению доставки документов получает из территориального органа ПФР квитанцию (извещение) об их доставке и сохраняет ее;
4.1.3. после технологической обработки документов получает от территориального органа ПФР в зашифрованном виде расписку о приеме документов с ЭП, содержащих индивидуальные сведения, которая свидетельствует об успешном прохождении первичной проверки вложения либо протокол входного контроля документов с перечнем ошибок;
4.1.4. передает страхователю, чьи интересы он представляет, расписку или протокол контроля в письменном виде, заверенный своей подписью и печатью, в течение суток с момента поступления;
4.1.5. в случае получения протокола входного контроля с перечнем ошибок, уполномоченный представитель принимает от страхователя, чьи интересы он представляет, исправленные документы и повторяет всю процедуру передачи.
4.1.6. если уполномоченный представитель в установленное время не получил от ПФР квитанцию о доставке или протокол контроля, то сообщает в территориальный орган ПФР о данном факте и при необходимости повторяет процедуру передачи документов;
4.1.7. датой получения документов территориальными органами ПФР считается дата получения уполномоченным представителем квитанции о доставке посылки в почтовый ящик ПФР.
5. Разбор конфликтных ситуаций
Все споры, разногласия, требования, возникающие между участниками электронного взаимодействия, подлежат разрешению в соответствии с действующим законодательством РФ.
Рассмотрение возможных споров производится Комиссией по рассмотрению жалоб страхователей Управления.
6. Заключительные положения
Финансовые санкции за непредставление, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений в установленные действующим законодательством РФ сроки предъявляются страхователю. Страхователь согласно договору поручения возмещает сумму финансовой санкции за счет уполномоченного представителя.
Скачать Временный порядок по организации информационного взаимодействия
Скачать Приложение 1 — «Схема взаимодействия»
Скачать Приложение 2 — «Согласие на передачу и обработку своих персональных данных»
Скачать Приложение 3 — «Договор поручения»
Скачать Приложение 4 — «Доверенность»
Скачать Приложение 5 — «Соглашение»
Скачать Приложение 6 — «Список страхователей»
Скачать Временный порядок по организации информационного взаимодействия с Приложениями
Отделение ПФР по Ростовской области предлагает страхователям, независимо от численности работающих, подключиться к системе электронного документооборота ПФР и представлять отчетность по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет).
Работа по представлению отчетности в территориальные органы ПФР Ростовской области в электронном виде с использованием средств криптографии (т.е. шифрованием информации и проставлением на документах электронной цифровой подписи) проводится с 2001 года. На текущий момент более 18 тыс. страхователей области представляют отчетность в органы ПФР данным способом.
С 2010 года увеличился объем сведений, которые страхователи должны представлять в органы ПФР. Теперь это не только документы индивидуального (персонифицированного) учета, но и расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам (ф.РСВ). При этом период приема индивидуальных сведений сократился с 2-х месяцев до 1-го месяца.
С 01.01.2011 г. для страхователей с численностью работников 50 и более человек Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлена обязанность представлять сведения в электронной форме при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.
При подключении к системе электронного документооборота ПФР страхователи смогут представлять со своего рабочего места в территориальные органы ПФР в электронном виде с электронной цифровой подписью следующие документы:
— индивидуальные сведения о застрахованных лицах за 2010 год — по полугодиям, начиная с 2011 года — ежеквартально;
— индивидуальные сведения за прошлые отчетные периоды в случае необходимости их корректировки;
— межрасчетные формы индивидуальных сведений на работников, обратившихся за назначением пенсии;
— расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ и на обязательное медицинское страхование в фонды обязательного медицинского страхования — ежеквартально, начиная с 2010 года;
— заявления работников о вступлении в добровольные правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии;
— реестры застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и производилась уплата дополнительных страховых взносов в пользу застрахованного лица (в случае уплаты работодателем ), — ежеквартально.
Подключение к системе электронного документооборота ПФР позволяет страхователям:
— отправлять в течение 2-3 минут сведения в органы ПФР со своего рабочего места,
— направлять сведения в органы ПФР в любое удобное для работодателя время ,
— представлять сведения с первого раза без ошибок благодаря встроенной программе проверки,
— получать из органов ПФР протоколы проверки представляемых документов на свое рабочее место,
— оперативно получать из ПФР информационные рассылки,
— направлять в органы ПФР письма, запросы и другую информацию.
Каждый страхователь должен сам определиться с технологией сдачи отчетов и Удостоверяющим Центром, предоставляющим услуги связи. Многие технологии, внедренные ПФР, являются совместимыми с технологиями представления отчетности в другие государственные органы (ФНС, ФСС и др.)
После заключения Договора об оказании услуг с одним из Удостоверяющих Центров, который имеет доверительные отношения с Отделением ПФР по РО, необходимо обратиться в территориальное Управление ПФР по месту регистрации в качестве плательщика страховых взносов и заключить Соглашение по подключению к системе электронного документооборота ПФР.
Страхователь, подключившийся к системе электронного документооборота, получит возможность на качественно новом уровне осуществлять информационный обмен с органами ПФР и оперативно представлять требуемую отчетность.
На территории Ростовской области поставщиками услуг удостоверяющего центра, средств криптографической защиты информации и программного обеспечения для представления сведений по телекоммуникационным каналам связи являются следующие организации:
Организация | Технология электронного документооборота | Адрес, контакты |
ОАО «Инфотекс Интернет Траст» | ViPNet | 344002, г.Ростов-на-Дону, ул. Социалистическая, 74, оф.709 тел. (863) 268-85-45, 268-85-46, 300-33-19; факс (863) 300-33-18 www.iitrust.ru |
ЗАО «Роста» | ViPNet, «Верба-Сертификат» | г.Ростов-на-Дону, пр. Соколова, 61, оф. 67 тел. (863) 226-31-04 www.zaorosta.ru |
ООО «Кордон» | «СБИС ++» | г. Ростов-на-Дону, пр. Стачки, д. 215б тел. (863) 322-01-45 www.uckordon.ru |
ООО «Компания Тензор» | «СБИС ++» | г. Ростов-на-Дону, ул. Мечникова, д. 114/134, оф. 113 тел. (863) 204-14-77 www.tensor.ru |
ООО «Русь Телеком» | «Фельдъегерь» | г.Ростов-на-Дону ул.Максима Горького 295 офис 602 тел.(863) 282-92-36 (237,238,239) www.rus-telecom.ru |
ООО «Центр Крипто Защиты» | «СТЕК-ТРАСТ», «ViPNet» | г. Волгоград, ул. Социалистическая, д. 17, оф. 305 тел. (8442) 55-02-85 www.crypto34.ru |
ООО «КриптоСтандарт» | «СБИС ++» | г. Ростов-на-Дону, пер.Малый, 19 тел. (863) 333-0-222 www.cryptostandart.ru |
ООО «Аском» | «Такском-Спринтер» | г. Ставрополь, ул. Ленина, д. 293, оф. 3. тел. (8652) 95–10–95, 95–10–95 (доб. 1) |
ООО «Такском» | «ПК Спринтер» | г. Ростов-на-Дону, пр. М.Нагибина, 14Б, оф.71А тел. (863) 311-54-32 www.taxcom.ru |
ООО «Электронный экспресс» | «Гарант-Электронный экспресс» | Москва, Ленинские Горы, д.1, стр. 77 тел. (495) 647-62-38 www.garantexpress.ru |
ООО «КриптоСофт» | «СБИС ++» | Новосибирск, ул. Военная, д. 4, оф. 312 тел. (383) 363-31-25, (383) 363-31-26 www.crypta-nsk.ru |
ЗАО СКБ «Контур» | «Контур-Экстерн» | Ростов-на-Дону, ул. Красноармейская, д. 200 тел. (863) 268-99-66, 268-99-86 www.kontur.ru |
ЗАО «Орбита» | «Деловая сеть» | Ростов-на-Дону, ул. Соборный переулок, 66а тел. 7 (863) 210-19-99, 7 (863) 250-91-10, (861) 268-67-67 www.orbitacom.ru |
ООО «Ростовский удостоверяющий центр» | «Верба – СТЭК Траст» | г. Ростов-на-Дону пр. Ворошиловский 2/2, оф. 525 д-е тел.(863)240-18-01, 226-44-09 г. Новочеркасск ул. им. генерала А.И. Лебедя, 52 тел. (8635) 25-88-69, 25-88-71 www.ucrostov.ru |
ООО «Корус Консалтинг СНГ» | «ПП «Сфера» | г.Санкт-Петербург, Большой Сампсониевский проспект, д.68, лит.Н 8 (800) 100-8-812, (495) 229-41-84, (812) 33-43-812 www.esphere.ru |
ЗАО «Калуга Астрал» | «ПП «Астрал Отчет» | г. Калуга ул. Циолковского, д. 4 тел. 8 (495) 663-73-58 8 (812) 309-29-23 8 (4842) 78-89-99 8 (800) 700-86-68 www.astralnalog.ru |
ООО «Центр бухгалтерских услуг» | «Курьер» | г.Новороссийск, пр-кт Дзержинского, 211 тел. (8617) 63-40-80, 63-40-08 www.couriern.ru |
Если среднесписочная численность работников вашей организации превышает 25 человек, а также численность работников у вновь созданных организаций (в том числе при реорганизации) превышает этот предел, вам необходимо сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
При желании любой страхователь независимо от численности работников может сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с ЭЦП. Отчетность можно сдавать в электронном виде с ЭЦП лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
ПФР рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации! Отчетность в электронном виде – это экономия не только бумаги, но и времени. Меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства. Уже свыше 80 % плательщиков страховых взносов перешли на электронное взаимодействие с ПФР.
Если отчетность представлена в электронном виде с ЭЦП, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.
При представлении отчетности по ТКС необходимо:
Подтверждение о представлении отчетности по ТКС
После отправки отчетности по ТКС страхователь получит из территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений. Если пришла квитанция об обнаружении ошибок в отчетности, то указываются причины некорректности отчета. Работодатель должен устранить эти причины и повторно представить отчетность в ПФР. После сдачи отчетности приходит квитанция о приеме документа в ПФР, которую рекомендуется сохранять.
По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭЦП территориального органа ПФР.
После этого необходимо отправить в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный своей ЭЦП, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.
В настоящее время закон не требует использования электронного документооборота, хотя многие государственные учреждения уже имеют возможность обмениваться документами в электронном виде. Это быстрее, проще и дешевле, чем обмен бумажными документами. Обмен электронными документами с различными государственными органами станет все более распространенным явлением.
Обязательство использовать EDM могло быть введено уже в 2020 году, поскольку в январе Россия собиралась ввести обязательную прослеживаемость для определенных товаров, включенных в список.Это означает, что EDM должны были использоваться производителями и импортерами перечисленных товаров (например, холодильное оборудование, вилочные погрузчики, стиральные машины, проекторы, коляски, металлическая офисная мебель и т. Д.). Запуск системы отслеживания был отложен до середины 2021 года. .
Работа с бумажными документами стоит дорого. Если есть возможность не печатать и не отправлять бумажные документы хотя бы внутри группы компаний, это уже сэкономит деньги и ускорит работу.
Например, если бумажный документ необходимо утвердить, секретарь может потратить на это более часа, что потребует большого объема корреспонденции. Благодаря EDM каждый документ попадает к нужному человеку за несколько кликов.
После перехода на EDM на печать и доставку документов тратится гораздо меньше денег. Когда требуются бумажные документы, следует сделать поправку на печать, курьерские, почтовые и складские расходы.
Важно, чтобы лицо, ответственное за документы, или менеджеры знали, кто работает с документами в любой момент времени.EDM позволяет просматривать, когда и кто открывал и редактировал документ, как он выглядит сейчас и кто его сдерживает. Это позволяет улучшить контроль над бизнес-процессами и дисциплину.
Существует определенная процедура, упрощающая работу для всех сотрудников, поскольку процессы и движение документов заранее продуманы и настроены в системе. Задания не дублируются, документы утверждаются быстрее, решения также принимаются быстрее.
Все редакции документа обычно сохраняются в системе, поэтому при необходимости можно вернуться к определенной версии.
Меньше времени на поиск, подготовку и отправку документов через EDM.
Функция поискаEDM позволяет искать документы по различным параметрам. Чтобы найти электронный документ, не нужно знать его детали, поскольку для поиска электронных документов достаточно нескольких ключевых слов.
Папки с документами могут быть организованы по желанию сотрудников.Например, их можно расположить в порядке их передачи.
Любой документ доступен каждому, обладающему соответствующими правами, с любого устройства и в любое время. Люди могут работать с документами, даже если они, например, находятся в командировке.
Любая важная информация доступна в системе в любое время даже в случае увольнения сотрудника.
Благодаря тому, что документы отправляются контрагентам мгновенно, можно быстрее получить оплату от контрагентов.Это особенно полезно, когда важно получить оплату в день заключения договора.
Крупные компании все чаще используют EDM и требуют того же от своих партнеров.
. Примечание | Действует с Cisco IOS версий 15.2 (1) S, 15.2 (3) T и Cisco IOS XE Release 3.5S, Команда host-address недоступна в программном обеспечении Cisco IOS. |
Для настройки хост-устройства, используемого поставщиком интерфейса приложения, для связи с ведущим устройством Performance Routing (PfR) контроллер, используйте команда host-address в режиме настройки провайдера интерфейса приложения главного контроллера PfR.Чтобы удалить интерфейс хост-приложения устройство, используйте нет формы этой команды.
host-address ip-address key-chain key-chain-name [приоритет значение ]
нет адрес хоста IP-адрес
ip-адрес | IP-адрес хост-устройства. |
Брелок | Задает ключ, используемый в качестве пароля для аутентификации связи для хост-устройства. |
брелок имя | Имя цепочки ключей, используемой в качестве пароля для хост-устройства. |
приоритет | (Необязательно) Устанавливает приоритет хост-устройства. |
значение | (необязательно) Число в диапазоне от 1 до 65535.Чем меньше число, тем выше приоритет. Приоритет по умолчанию — 65535. |
Устройство интерфейса главного приложения не настроено.
PfR (config-pfr-mc-api-provider)
Выпуск | Модификация |
---|---|
15.1 (2) т | Эта команда была представлена. |
15.0 (1) S | Эта команда была интегрирована в Cisco IOS 15.0 (1) S. |
Cisco IOS XE, выпуск 3.1S | Эта команда была интегрирована в Cisco IOS XE Release 3.1S. |
15.2 (1) S | Эта команда была изменена. Эта команда была удалена. |
Cisco IOS XE, выпуск 3.5S | Эта команда была изменена. Эта команда была удалена. |
15.2 (3) т | Эта команда была изменена. Эта команда была удалена. |
Интерфейс приложения PfR определяет режим связи и обмена сообщениями между приложениями и сетью для цель оптимизации трафика, связанного с приложениями.Провайдер определяется как объект вне сети в котором существует маршрутизатор, настроенный как главный контроллер PfR, например, интернет-провайдер или филиал той же компании. У провайдера есть одно или несколько хост-устройств, на которых запущено одно или несколько приложений, которые используют интерфейс приложения PfR для связи. с главным контроллером PfR. Поставщик должен быть зарегистрирован на главном контроллере PfR перед приложением на хост-устройстве. может взаимодействовать с PfR.Использовать api provider (PfR), чтобы зарегистрировать поставщика, и используйте host-address (PfR) команда для настройки хост-устройства. После регистрации хост-устройство в сети провайдера может инициировать сеанс. с главным контроллером PfR. Интерфейс приложения PfR обеспечивает автоматизированный метод оповещения сетей о приложениях. и обеспечивает маршрутизацию производительности с учетом приложений.
Используйте дополнительный ключевое слово priority для указания значения приоритета для хост-устройства, когда настроено несколько хост-устройств. Число 1 присваивает высший приоритет для любых запросов от хост-устройства. Если вы назначаете приоритет, каждому хост-устройству должны быть назначены разные номер приоритета.Если вы попытаетесь назначить один и тот же номер приоритета двум разным хост-устройствам, отобразится сообщение об ошибке. на консоли.
В следующем примере показаны команды, используемые для настройки устройства интерфейса главного приложения на главном контроллере. В В этом примере зарегистрировано более одного провайдера, и для каждого провайдера установлен приоритет.Для настроенного одиночного хост-устройства для провайдера 1 приоритет не установлен, и присвоено значение приоритета по умолчанию 65535, что дает этому хост-устройству более низкий приоритет чем каждое из хост-устройств, настроенных для провайдера 2.
Маршрутизатор (config) # мастер pfr
Маршрутизатор (config-pfr-mc) # поставщик API 1
Маршрутизатор (config-pfr-mc-api-provider) # host-address 10.100.2.2 брелок PFR_HOST
Маршрутизатор (config-pfr-mc-api-provider) # exit
Маршрутизатор (config-pfr-mc) # api provider 2 priority 4000
Маршрутизатор (config-pfr-mc-api-provider) # host-address 10.100.2.2 key-chain PFR_HOST
приоритет 3000
Маршрутизатор (config-pfr-mc-api-provider) # host-address 10.100.2.2 key-chain PFR_HOST
приоритет 4000
Маршрутизатор (config-pfr-mc-api-provider) # end
Команда | Описание |
---|---|
api провайдер (PfR) | Регистрирует поставщик интерфейса приложения с помощью главного контроллера PfR и входит в интерфейс приложения главного контроллера PfR режим конфигурации провайдера. |
pfr | Включает процесс PfR и настраивает маршрутизатор как граничный маршрутизатор PfR или как главный контроллер PfR. |
Показать pfr api провайдер | Отображает информацию о поставщиках интерфейсов приложений, зарегистрированных в PfR. |
Обслуживание бумажных документов и файлов — дорогое занятие для организации. Документы нужно вложить в папки с файлами и поместить в дорогой картотечный шкаф, а для их хранения нужно выделить офисную недвижимость. Когда файл необходим, его нужно извлечь, а затем снова отправить в архив. Из-за этих проблем многие компании перешли на систему электронного документооборота.Доступно множество систем, но все они предлагают схожие функции.
Когда документ поступает в офис, использующий систему электронного документооборота, он сканируется с помощью массового сканера. Эти сканеры работают так же, как копировальный аппарат, с устройством подачи листов, которое может обрабатывать несколько страниц одновременно. После сканирования документа клерк присваивает ему имя, номер файла или другой код отслеживания. После создания электронного документа исходный бумажный документ можно измельчить.
Специализированное программное обеспечение для управления документами используется для организации и хранения каждого отдельного файла. Эти инструменты упрощают процесс хранения и поиска за счет использования мощного оптического распознавания символов, позволяющего считывать содержимое каждого документа. Эта информация хранится как часть электронного файла, что позволяет выполнять поиск по содержанию каждого документа, хранящегося в базе данных. Сотрудники могут искать все документы от конкретного клиента, содержащие определенные ключевые слова или используя любую другую переменную.То, что обычно занимало бы часы работы файлового клерка, теперь может сделать любой за считанные минуты.
После того, как документ будет отсканирован, клерк может переслать его любому сотруднику организации для проверки. В традиционной бумажной среде это предполагало доставку файла вручную. Файлы обычно пропадали или томились на столах сотрудников в течение нескольких дней или недель, недоступных для других. Системы управления документами позволяют незамедлительно просмотреть их любым сотрудником организации.Любой документ можно сразу пересылать между сотрудниками, даже между офисами и территориями.
Каждый электронный документ можно защитить с помощью протокола повышенной безопасности, аналогичного тому, который используется в банках. Документы можно защитить, чтобы только определенные сотрудники могли получить доступ к определенной информации. Запираемые картотеки заменены системами безопасности, защищенными паролем, что значительно снижает вероятность попадания информации в чужие руки. Персонал может быть уверен, что конфиденциальная информация останется полностью защищенной, а отдел продаж может хранить документы, доступные любому сотруднику.
База данных документов может быть легко сохранена на любом устройстве. Основное запоминающее устройство часто находится в главном офисе компании, часто на сервере, расположенном в отделе информационных технологий. Данные также легко копируются и хранятся вне офиса. Это огромное улучшение по сравнению с бумажными файлами, которые легко могут быть уничтожены водой или пожаром. Хранение полной копии базы данных документов за пределами предприятия обеспечивает отличный план обеспечения непрерывности бизнеса, гарантируя, что ключевая информация не будет потеряна из-за катастрофы.
.Уведомление главного юрисконсульта Управления внутренних доходов Министерства финансов CC-2013-010 9 апреля 2013 г. Тема: Утверждение использования электронных подписей в поданных в электронном виде документах в налоговый суд
Дополнительная информацияВ ВЕРХОВНОМ СУДЕ ТЕХАСА Разное.Дело № 13-906 8 УТВЕРЖДЕНИЕ ИЗМЕНЕННЫХ МЕСТНЫХ ПРАВИЛ ДЛЯ АПЕЛЛЯЦИОННОГО СУДА ВОСЬМОГО АПЕЛЛЯЦИОННОГО СУДА АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ ОКРУГ ПРИКАЗАЛ: В соответствии с Правилом апелляционной инстанции Техаса
Дополнительная информацияСтраница 1 из 9 ТРУДОВЫЕ СУДЫ И ПРАВИЛА CCMA ПРАВИЛА ТРУДОВОГО АПЕЛЛЯЦИОННОГО СУДА ПРАВИЛА, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ПРОВЕДЕНИЕ РАЗБИРАТЕЛЬСТВА ТРУДОВОГО АПЕЛЛЯЦИОННОГО СУДА Закон Опубликован согласно GN 1666 от 14 октября 1996 г. Дополнительная информация
Раскрытие информации ESIGN и соглашение СОХРАНИТЬ ДЛЯ ВАШИХ ЗАПИСЕЙ Настоящее соглашение CP Federal Credit Union Estatement E SIGN и соглашение (Соглашение) заключается между вами и CP Federal Credit Union (Credit Union
Дополнительная информацияПравило Информационной палаты 11-040 Государства Висконсин Департамент доверительных фондов сотрудников Правление Доверительных фондов сотрудников Висконсинский Пенсионный совет Учительский пенсионный совет Отложенная компенсация Совета по страхованию группы
Дополнительная информацияЗаявление на получение стипендии 2016 г. Компания Cat Lift Trucks предоставит стипендию в размере 5000 долларов США выдающемуся ученику государственной школы в рамках системы независимых школьных округов Spring Branch (SBISD), который получит
долларов США. Дополнительная информацияОглавление 1.0 Введение … 3 О решении для доставки экспресс-заказа в Канаде Безопасное решение … 3 Доступ к безопасному решению для доставки экспресс-заказа в Канаде … 3 2.0 Ввод экспресс-заказа — Доставка в Канаде
Дополнительная информацияФЕДЕРАЛЬНЫЙ РЕЗЕРВНЫЙ СОВЕТ Совместная национальная кредитная функция и СОГЛАШЕНИЕ О ДОСТУПЕ A. Введение В этом соглашении (Соглашении) изложены условия использования вашим Учреждением нашего электронного общего национального
Дополнительная информацияИЗМЕНЕНИЕ ПРАВИЛА 2012 (10) КОЛОРАДСКИЕ ПРАВИЛА ГРАЖДАНСКОЙ ПРОЦЕДУРЫ Правило 4.Процесс; Правило 5. Вручение и подача состязательных и иных документов; Правило 121, раздел 1-26; КОЛОРАДО ПРАВИЛА ГРАЖДАНСКОГО СУДА Окружного суда Правило
Дополнительная информацияКАК ПРОВОДИТЬ ГОРОДСКОЙ РЕФЕРЕНДУМ Руководство по включению городского референдума в бюллетень для голосования МАРКА A. LUNN Секретарь / регистратор избирателей Отделение выборов округа Вентура 800 South Victoria Avenue Ventura, CA 93009-1200
Дополнительная информацияCM / ECF ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Что такое CM / ECF? CM / ECF расшифровывается как «Управление делами / Электронное ведение дел».Система управления делами (CM) заменила нашу предыдущую систему NIBS. Эта система будет использоваться
Дополнительная информацияИнструкции для начинающего пользователя 1. Перейдите на сайт www.mspb.ms.gov 2. Щелкните «Соискатели» 3. В разделе «Центр карьеры MSPB» щелкните «Вакансии». Важные примечания для соискателей: при подаче онлайн-заявки каждый соискатель
Дополнительная информацияЧасто задаваемые вопросы Что такое ведение дел / электронное ведение дел (CM / ECF)? CM / ECF — это система управления документами и электронной подачи документов.В системе предусмотрена удобная функция электронной регистрации
Дополнительная информацияЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Что должен содержать документ для нотариального заверения? Чтобы документ был нотариально заверен, он должен содержать: 1) текст, каким-либо образом фиксирующий лицо, подписывающее документ, 2) оригинальную подпись подписывающего лица,
Дополнительная информация .
Об авторе