Подшивка документов это: Подшивка документов в дело от профессионалов

Подшивка документов это: Подшивка документов в дело от профессионалов

Содержание

Подшивка документов в дело от профессионалов

28.07.2016

Подшивка документов в дело выполняется как при сортировке документов, хранящихся на предприятии, так и при передаче дел на хранение в архив. Данная процедура требует от исполнителя огромного опыта, аккуратности и больших знаний в архивном деле.

Что даёт подшивка документов в дела?

Во-первых, выполняется сортировка документации, на сформированных делах оформляются корешки, поэтому после подшивки документов в дела работа с деловыми бумагами упрощается и ускоряется. При необходимости документы можно отсканировать, а из полученных файлов сформировать электронный архив. В этом случае работа с документацией станет максимально удобной. Во-вторых, после подшивки документов в дела достигается экономия ценной офисной площади. В-третьих, услуга о которой идёт речь, позволяет создать надлежащие условия для длительного хранения документации. В-четвёртых, при подшивке документов в дела исключается возможность несанкционированного внесения в них тех или иных изменений, изъятия или добавления листов. Это особенно актуально при подшивке бухгалтерских, кадровых и других важных документов.

Этапы оказания услуги

  • Разброшюровка;
  • снятие скрепок, изъятие скоб;
  • подшивка документов в дело.

При подшивке документов в дела, имеющие большую толщину, используется специализированное оборудование.

Несколько причин обратиться к нам

Наши специалисты имеют колоссальный опыт подшивки документов и используют в своей работе современное оборудование. Это позволяет нам исполнять заказы в сжатые сроки и обеспечивать стабильно высокое качество работы. Мы неукоснительно соблюдаем все правила подшивки документов, установленные действующим законодательством. Консультанты нашей компании окажут вам профессиональную помощь, подскажут, как систематизировать документы перед подшивкой, какой переплёт выбрать, ответят на любые другие возникающие вопросы. Мы не завышаем цены на оказываемые услуги, в том числе на работы по подшивке документов в дела. Экономьте деньги, работая с нами.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на [email protected]

Подшивка документов. Как будет правильно подшить документы?

До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти - достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.

На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью - мы попробуем разобраться в данном вопросе.

Начнем с обложки

Если театр начинается с вешалки, то наша процедура - не иначе как с обложки. И выбор картонной "корочки" - одна из первых задач при процессе "упаковки" документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.

Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.

Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.

Поговорим о нумерации листов

Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь - нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не "заползать" на текст. К общей нумерации листов не относится опись документов.

Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно - каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц - свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.

Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.

Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.

Исправление ошибок и опись документов

В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.

Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.

Как правильно подшить документы нитками

Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются банковским шпагатом, суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.

В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно - ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.

Советы для удобства

Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему "не по зубам". Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.

Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее - 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.

Как прошивают на 3 дырки

Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.

Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.

Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.

Заверительная надпись

Следующий этап после нумерования и прошивки - снабжение нашего дела заверительной надписью. Что это такое? Это наклейка размером 4х6 см с текстом "Прошнуровано и пронумеровано … листов" (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.

И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.

Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она - документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.

Что и зачем прошиваем

В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.

Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.

Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше - всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры - заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.

Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.

Вернемся к технологиям подшивки

Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой - чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.

Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.

Механизм станка

В основе этих систем или станков - классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.

Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также - возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.

Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами - в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.

Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).

Прогресс не стоит на месте

Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.

Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.

➤ Прошивка документов - нормы ГОСТ и практические советы

Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить. Как пронумеровать листы В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы: чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию; номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа; если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы используется сквозная нумерация ; если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма; если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно; при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке; если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов например, чеков , то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными. Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как правильно прошивать договор

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как прошить выпускную квалификационную работу (диплом)

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Необходимые материалы для прошивки документов Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении. Классически листы скрепляют нитью.

Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки таким способом используют иглу или дырокол. После нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью. Чтобы скреплять объемные папки применяют шуруповерт или плотную веревку; В некоторых случаях можно использовать специальное оборудование — станок для прошивки документов или переплетную машинку.

Так сшивают листы чаще всего в типографии. Аппарат для прошивки документов Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить. В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации , целесообразно использовать термобиндер.

Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов более Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами. Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью.

Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов. Нитки для прошивки документов Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками.

Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным. Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур.

Они долговечны и удобны в использовании. Наклейки для прошивки документов Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей неизменность документации. К оформлению подобных стикеров существует ряд требований: Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.

При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными. Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.

Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку. Схемы прошивки документов Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию. Обязательно нужно: Удалить скобы и скрепки; Отсортировать бумаги по дате и пронумеровать их; Подготовить обложку стандартная — х мм ; Проверить нумерацию листов и уложить их в ровную стопу; Как прошивать документы в две дырки Чтобы прошить документ в две дырки, воспользуйтесь канцелярским дыроколом и ниткой.

Если дырокола нет и страниц в документе немного, проколоть дырки можно толстой иглой. Сложите листы стопкой и проколите дырки вдоль левого края, отступив от него 1 см. Нить проденьте через оба прокола так, как показано на схеме ниже, чтобы между отверстиями она образовала петлю. Схема прошивки документа в две дырки Скачать схему Концы нитки завяжите узлом, сложите вместе и приклейте к обратной стороне последнего листа документа бумажной пломбой.

Пломба — это кусок белой бумаги прямоугольной формы, размером приблизительно 8х5 см. Укажите количество листов, фамилию, инициалы, распишитесь с указанием даты. Сложите листы стопкой, загните левый угол на обратную сторону. Проделайте с помощью иглы в отогнутом уголке бумаги два отверстия и прошейте документ способом в две дырки.

Не забудьте зафиксировать концы нити бумажной пломбой. Схема прошивки документа на уголок Как прошивать документы в три дырки До того, как прошить документы нитками, сложите листы стопкой и пробейте в ней три отверстия, расположенный по одной прямой, отстоящей от левого края стопки приблизительно на 1 см. Нитку, вдетую в иглу с большим ушком, проденьте в среднее отверстие с тыльной стороны.

Действуйте в соответствии со схемой прошивки ниже. Выведенные концы нити свяжите узелком, подровняйте и зафиксируйте при помощи бумажной пломбы. Схема прошивки документа в три дырки Как прошить документ в четыре дырки Вдоль левого края сложенных в стопку листов документа пробейте четыре отверстия на расстоянии приблизительно 1.

При этом способе прошивки нить вденьте с тыльной стороны в третье отверстие и далее действуйте в соответствии со схемой ниже. Схема прошивки документа в четыре дырки.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях. Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативные акты Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись. Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от

Последний этап — это фиксирование нити узлом. Зафиксированные бумаги никуда не денутся Особенности прошивки документов: дельные советы Перед началом работы по прошиванию документов необходимо ознакомиться со всеми правилами и тонкостями, а также изучить стандартные требования по данной процедуре. Заверительный лист наклеивается на узел и нить, используя для этого клей-карандаш или ПВА. После этого на лист ставится подпись начальника учреждения, дата сшивки и печать предприятия.

Как прошивать документы на регистрацию

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Необходимые материалы для прошивки документов Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении. Классически листы скрепляют нитью.

Как прошивать документы

Давайте рассмотрим такую простую, но оттого не менее важную тему, как прошивка документов. Речь пойдет о том, как правильно сшивать документы, подаваемые на государственную регистрацию юридического лица или индивидуального предпринимателя. Дело в том, что такая формальность, как правильная прошивка документов, может оказаться очень важным моментом при подаче документов в регистрирующий орган. В случае неверного оформления вы вполне можете получить отказ — просто потому, что не так пронумеровали, неверно сшили и не там расписались. Согласно постановлению Правительства РФ от 19 июня г. Заявление на государственную регистрацию прошивается нотариусом в момент заверения подписи заявителя. Самим прошивать его не нужно.

.

.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

.

.

.

всевозможные ведомости. Как сшить договор. Какие документы регулируют прошивание. Несмотря на наличие огромного количества.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

.

.

.

.

.

.

Как подшивать бухгалтерские документы в организации sberkooperativ.ru

Как подшивать бухгалтерские документы в организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как подшивать бухгалтерские документы в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Именно по этой причине лучше единожды ознакомиться со всеми правилами сшивки и потренировавшись, освоить данную процедуру.

Как подшивать оборотные ведомости по счетам бухгалтерского учета — должно быть отдельное дело под оборотные ведомости отдельно по каждому бухгалтерскому счету или их можно сшивать вместе с бухгалтерскими документами? Например, к банковским документам подшивать оборотную ведомость по сч.51?

Прошивка большого объема документов

Заряжаем нить или шпагат в иглу и сшиваем том. При этом нам нужно, чтобы хвостики ниток пришлись на оборотную сторону тома.

Итак, мой мастер-класс по сшиванию документов предназначен исключительно для любителей, в распоряжении которых есть пара прямых и растущих откуда нужно рук и кое-какие предметы и материалы. Наша цель – оформить дела в картонную обложку а) правильно, б) быстро, в) бюджетно, г) по возможности, красиво.

Однако не стоит отчаиваться: существуют несколько ГОСТов, по которым следует выполнять данный процесс.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия.

Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?

Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть.

Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.

В силу ст. 6 Федерального закона 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях согласно законодательству РФ.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  • Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
  • Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Обратите внимание, насколько лист детского картона меньше обложки. А ведь на упаковке написано, что его формат А4… Будьте внимательны при покупке. Мне в этот раз не повезло, но может, так и лучше: получается более наглядно.

В «ЦОК» можно получить профобразование по бухгалтерской, кадровой, финансовой тематике. Обучение происходит на онлайн-площадке, полностью удаленно.

Подчеркиваю: я показываю, как сшить документы организации, которая планирует хранить эти документы постоянного или долговременного хранения исключительно в своем собственном архиве.

Накладные по материальным ценностям, поступившим от поставщиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Особый порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, храните в отдельных журналах.

Каков порядок уничтожения документов, которым установлено временное хранение?

Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10. Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п.
Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет.

Положения о порядке хранения электронных документов содержатся также в п. 2.30 – 2.39 Правил № 526.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от учреждения принимается также историческая справка о нем и его фонде.

Кроме того, сшивка гарантирует максимальную сохранность для больших документов, расположенных на множестве листов. Она позволит оградить документацию от утери и подделки.

Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – отдельный документ. 3 Второй журнал-ордер № 2 «Банк».

Многие ошибочно полагают, что сшивать документ легко и просто, но такое отношение может стать первой причиной тому, что документы будут возвращены из архива и налоговой, и всю работу по скреплению листов придется повторить вновь.

Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать.

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.

Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.
Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов).

Основные рекомендации о том, как производить скрепление документов можно найти в ГОСТе о делопроизводстве и архивном деле под номером 51141 от 1998 года и в приказе Росархива №76 от 23.12.09г.

Второй журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в этот журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п.

Для малых предприятий удобно хранить все документы по периодам (месяц, квартал). Удобно делать корочки разного цвета для дел разного срока хранения.

Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия.

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

У бухгалтеров постоянно возникает необходимость прошивать документы. Практически все документы прошиваются, это авансовые отчёты, накладные на списание материалов, касса, банк, накладные на поступившие товары, документы по реализации, счёт-фактуры, документы по заработной плате и многие другие.

Законом не предусмотрены точные инструкции и нормативные акты, которые бы поясняли, как правильно прошивать бухгалтерские документы.

Есть ряд требования различных инстанций, например, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно прочитать в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Подшиваться документы должны в хронологическом порядке или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и дату составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).

2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

5. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.

6. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

7. Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.

Как правильно подшивать бухгалтерские документы?

Для чего нужна сшивка документов?

Для организации собственной предпринимательской деятельности крайне важно чтобы предприниматель обладал информацией о том, каким образом следует сшивать документацию.

В определенных ситуациях ошибки, допущенные в процессе сшивания, могут стать причиной для того, чтобы документы были возвращены из контролирующих инстанций.

Кроме того, сшивка гарантирует максимальную сохранность для больших документов, расположенных на множестве листов. Она позволит оградить документацию от утери и подделки.

Четких рекомендаций о том, как правильно производить сшивку бумаг, нет, но есть нормативы делопроизводства, которые непременно должны быть реализованы на практике при сшивании документов от 2 и более листов.

Как правильно сшивать документы?

Государственные проверяющие структуры обычно не рассказывают о том, как правильно сшивать бумаги, поэтому предприниматели должны осваивать данный процесс самостоятельно.

Основные рекомендации о том, как производить скрепление документов можно найти в ГОСТе о делопроизводстве и архивном деле под номером 51141 от 1998 года и в приказе Росархива №76 от 23.12.09г.

Где производится сшивка?

Многие ошибочно полагают, что сшивать документ легко и просто, но такое отношение может стать первой причиной тому, что документы будут возвращены из архива и налоговой, и всю работу по скреплению листов придется повторить вновь.

Поэтому в правилах сшивания следует разобраться сразу или же доверить подобную работу тем, кто действительно умеет это делать.

Обычно сшивкой документов занимаются типографии.

В полиграфической организации предпринимателю непременно предложат:

  • Обложки, отличающиеся не только по цвету, но и по материалу, из которого они изготовлены;
  • Пружины для скрепления, выполненные из пластика или металла.

Но в большинстве случаев бухгалтера и предприниматели предпочитают сшивать бумаги самостоятельно, используя для этой цели брошюратор, например.

Многие бизнесмены предпочитают не доверять свою документацию иным компаниям, т. к. зачастую информация, которую содержат бумаги под сшивку — это коммерческая тайна, не подлежащая разглашению.

Именно по этой причине лучше единожды ознакомиться со всеми правилами сшивки и потренировавшись, освоить данную процедуру.

Как производить сшивку нитками?

Прежде чем взяться за прошивку документации с помощью нитей следует подготовить заранее все, что может пригодиться в работе:

  • Документация, нуждающаяся в прошивке;
  • Нитка;
  • Большая игла;
  • Официальная печать компании, которой принадлежат документы;
  • Клей для канцелярских бумаг.

Процедуру сшивки можно разделить на три основных важных этапа:

    Подготовка документации к процедуре. На данном этапе необходимо разложить документы таким образом, чтобы сохранялась нумерация и правильное расположение бумаг.
    Во время подготовки следует действовать следующим образом:
  1. С помощью карандаша нужно пронумеровать листочки в правом верхнем углу;
  2. В бумагах необходимо сделать отверстия с помощью шила или дырокола. Если листов в документе немного, то можно просто проткнуть их иголкой.

Зачастую для прошивки достаточно всего трех отверстий, реже применяется сшивка в два отверстия, но если документы чрезвычайно важны, и их необходимо защитить от подмены, то можно применить прошивку в 5 отверстий.

Располагают отверстия с левой стороны листа в середине свободного поля. Расстояние между отверстиями около 3 см.

  1. Процесс сшивания документации. Для того чтобы скреплять бумаги следует использовать шпагат банковский или нить прошивную ЛШ-210. Но это необязательное правило и можно использовать и любую иную достаточно прочную нить. Если в сшиваемом документе всего несколько листов, то сшить его можно с помощью обычной нити.
    1. Начинают прошивку с центрального или срединного отверстия;
    2. Для большей прочности прошивку выполняют дважды;
    3. При окончании скрепления нить выводится на изнаночную или тыльную сторону документа;
    4. Хвосты нити завязываются на узел;
  2. Заверение сшитой документации. Чтобы заверить документацию необходимо:
    1. Вырезать небольшой по параметрам листочек, приблизительно 4 на 6 см;
    2. На листке делается надпись о количестве листов в документе с помощью цифр и прописью. Также на нем указывается фамилия и инициалы человека, совершающего сшивку;
    3. Данный листок наклеивается на узелок и нитки, оставшиеся от прошивки с тыльной стороны документа таким образом, чтобы концы нитей оставались свободными;
    4. На приклеенном листке сшивающий должен расписаться, после чего ставится печать организации.

Печать и подпись заверяющего ставятся таким образом, чтобы они выступали за края листка.

Сшивка документации для налоговой инспекции

Конечно, разумнее предварительно поинтересоваться у представителей контролирующего органа как правильно производить сшивку. Как правило, в налоговую инспекцию для проверки сдается сшитая книга учета расхода и дохода организации.

В прошивке документации могут применяться обложки следующих видов:

  • Стандартные с размером 229*324 подходящие для документации, оформленной на листах формата А4;
  • Нестандартные применяются для оформления документации больших габаритов;
  • Для долгого периода хранения изготавливаются из картона высокой плотности.

Для сдачи документации в архив государства следует применять обложку из экологичного картона.

Для налоговой документация прошивается в три отверстия с шагом в 3 см. Отверстия располагают слева на полях. Обычно первой прокалывают середину листа для большей прочности сшивки. Прокол каждого листа должен быть ровным, и находится строго друг под другом.

  1. Прошивать следует только с помощью специально иглы и нити капроновой, ЛШ-210 или шпагата для банковских документов;
  2. Хвосты сшивающей нитки оставляются с тыльной стороны документации. Длина концов должна составлять 50-60 мм. Хвостики связываются между собой, образуя узелок;
  3. Листочек вырезается из обычной бумаги со сторонами в 4-5 см и приклеивается таким образом, чтобы хвосты нитей оставались свободными;
  4. Для сшивки документации из бухгалтерии, предназначенная для хранения в течение долгого времени, следует производить прошивку в 5 отверстий, а для наклейки в такой документации используется папиросная бумага.

Прошивать документацию может только тот человек, у которого данное право прописано в должностной инструкции.

Знание и умение прошивать документацию это возможность избежать множества сложностей и неприятностей.

Как подшивать бухгалтерские документы

Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, тот, что разрабатывает организация и заявляет в своей учетной политике. Всякий основной бухгалтер организации сам решает, как беречь документы . Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от метода организации бухгалтерского учета. Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для мелких предприятий.

Вам понадобится

  • – Папки-скоросшиватели,
  • – папки-регистраторы,
  • – первичные документы.

Инструкция

1. Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как водится, применяется в программах автоматизации бухгалтерского учета. На весь журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год.

2. В журнал-ордер № 1 «Касса» включите результаты хозяйственных операций по счету 50 «касса». Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – обособленный документ.

3. 2-й журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в данный журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п.

4. В журнал-ордер № 5 «Расчеты с клиентами» включите документы , основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на счете № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований».

5. Убыточные по физическим ценностям, поступившим от подрядчиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с подрядчиками и подрядчиками». Нестандартный порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от подрядчиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных клиентам, бережете в отдельных журналах.

6. Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

7. В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов.

8. Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10. Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п.

9. Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы , не включенные в другие журналы. Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.

Совет 2: Как подшивать документы

В процессе своей деятельности учетному работнику либо предпринимателю доводится обрабатывать уйма документов. Поток документов возрастает прямо пропорционально успешности становления бизнеса. Многие приемы работы обширно знамениты, впрочем начинающим коммерсантам всю спецтехнологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы , дабы они не путались и не терялись.

Инструкция

1. Применять прозрачные файлы не дюже-то. Отличнее подшить документы , применяя дырокол. Безусловно, прозрачные файлы сгодятся для хранения документов, которые дыроколить невозможно: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы применять нецелесообразно.

2. Дабы дыроколить прицельно, дозволено воспользоваться скоросшивателем, выравнивая весь дальнейший документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, впрочем если понадобится переместить какой-нибудь документ в иную папку, крупна вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.

3. Лучший метод подшивки документов – это применение дырокола с ограничителем. Тогда у всякого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь особенно опрятный вид и дополнительных отверстий в них делать не придется.

4. При подшивке помимо месторасположения отверстий надобно также положительно сориентировать документ. Для документов, размещаемых поперек листа, допускается поворот на 90о вопреки часовой стрелки.

5. Для соединения документов достаточно зачастую используют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недочет: скрепленная с поддержкой скоб либо скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет работу с бумагами. Соединять листы многостраничного документа класснее капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает поменьше времени, да и пачка документов не имеет утолщений.

6. Если документ по размеру поменьше, чем типовой лист, то его необходимо вначале наклеить на типовой лист, позже чего его дозволено подшивать с остальными документами.

Совет 3: Как подшить кассовую книгу

Кассовая книга – это непременный к ведению документ, отражающий все операции с наличностью, проходящей через кассу организации. Ведется только одна кассовая книга по организации, она должна быть непременно пронумерована, прошита и опечатана печатью. Число листов в книге заверяется подписью начальника и бухгалтера. Применяется в течение одного отчетного года, по окончании заводится новая кассовая книга.

Инструкция

1. Ведется кассовая книга по особой утвержденной форме. В начале всякого года кассовая книга начинается снова. Ее надобно заполнять за весь день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами. Дозволено купить в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и теснее после этого, весь день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

2. На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается число листов в книге. Дозволено вести кассовую книгу в электронном виде в особой программе, такой, как 1С:Бухгалтерия. Распечатывать листы грядущей кассовой книги надобно за всякий день, когда было правда бы одно движение, а в конце года подшить кассовую книгу , скрепив печатью и подписью начальника вашей организации и, если есть основной бухгалтер, то и его подписью тоже.

3. Кассовая книга общеутвержденной формы состоит непременно из 2-х частей: отчета кассира и вкладного листа в кассовую книгу . В купленной форме книги все записи производятся шариковой ручкой с использованием копировальной бумаги, получившийся иной экземпляр – это будет отчет кассира, он должен отрываться и храниться отдельно.

4. Если организация ведет кассовую книгу в электронном варианте, что рекомендуется, то за всякий день обязаны распечатываться расходные и приходные кассовые ордера, отчет кассира и вкладной лист, по сути, должна получаться кассовая книга, которая состоит из 2-х безусловно идентичных по сумме частей. Листы в них пронумеровываются самой программой в порядке хронологии от начала года, вручную проставлять нумерацию страниц теснее не нужно. На последнем месячном вкладном листе ставится число листов кассовой книги за месяц, а за отчетный год – на последнем листе ставится число листов за год.

Совет 4: Как подшивать счета-фактуры

Ведение бухгалтерской отчетности – достаточно заботливое занятие. Папки со счетами-фактурами по некоторым видам договоров обязаны храниться в организации до десяти лет, следственно подшивать их надобно так, дабы в всякий момент дозволено было обнаружить необходимый документ.

Инструкция

1. Заведите журнал учета счетов-фактур. Вносите туда все номера документов, которые собираетесь подшивать. Класснее каждого делать это в электронном виде, в особой программе либо в традиционной таблице Excel. Впишите номер документа (обыкновенно он смешанный – цифровой и числовой) и его дату. Время от времени переносите данные на диски, дабы в случае поломки компьютера архив остался в целости и сохранности.

2. Заведите несколько книг учета счетов-фактур, если в компании существуют не одно юридическое лицо. Составляя документ, сразу давайте ему соответствующий номер. Применяйте условные обозначения. Скажем, фактуры , оформленные для ОАО «Золотая антилопа», помечайте как 123-ЗА, а для ЗАО «Падишах» как 123-П. Неукоснительно указывайте номер договора либо соглашения, к которому был составлен данный счет.

3. Возьмите счет-фактуру, которую надобно подшить. Проделайте дыроколом два отверстия. Вставьте документ в папку. Используйте скоросшиватели с плотными обложками, дабы дорогие бумаги не помялись. Не набивайте их слишком плотно.

4. 2-й метод хранения – в файловых папках. Возьмите прозрачную обложку и вставьте в нее счет-фактуру. Файл разместите в скоросшиватель и закрепите особыми держателями.

5. На всякую папку нанесите условные обозначения. Пометьте, счета-фактуры какого юридического лица там хранятся. Напишите период, за тот, что собраны документы.

6. Счета-фактуры старше 3 лет отправьте на склад. Сложите папки в картонные коробки, которые легко пропускают воздух. Укажите на стенках число скоросшивателей внутри и к какому юридическому лицу они относятся. В программе, в которой вы регистрируете документы, пометьте, какие из них были отправлены на склад. В случае потребности неизменно дозволено будет поднять архив и обнаружить необходимые бумаги.

Обратите внимание!
В инструкциях нет непременных требований к оформлению подшивки документов. Основное правило раскладки документов по папкам – стремительный поиск. А для этого нужно соблюдать системность делопроизводства.

Полезный совет
Для мелких предприятий комфортно беречь все документы по периодам (месяц, квартал). Комфортно делать корочки различного цвета для дел различного срока хранения.

Как подшивать бухгалтерские документы

Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, тот, что разрабатывает организация и заявляет в своей учетной политике. Всякий основной бухгалтер организации сам решает, как беречь документы . Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от метода организации бухгалтерского учета. Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для мелких предприятий.

Вам понадобится

  • – Папки-скоросшиватели,
  • – папки-регистраторы,
  • – первичные документы.

Инструкция

1. Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как водится, применяется в программах автоматизации бухгалтерского учета. На весь журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год.

2. В журнал-ордер № 1 «Касса» включите результаты хозяйственных операций по счету 50 «касса». Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – обособленный документ.

3. 2-й журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в данный журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п.

4. В журнал-ордер № 5 «Расчеты с клиентами» включите документы , основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на счете № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований».

5. Убыточные по физическим ценностям, поступившим от подрядчиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с подрядчиками и подрядчиками». Нестандартный порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от подрядчиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных клиентам, бережете в отдельных журналах.

6. Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

7. В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов.

8. Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10. Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п.

9. Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы , не включенные в другие журналы. Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.

Совет 2: Как подшивать документы

В процессе своей деятельности учетному работнику либо предпринимателю доводится обрабатывать уйма документов. Поток документов возрастает прямо пропорционально успешности становления бизнеса. Многие приемы работы обширно знамениты, впрочем начинающим коммерсантам всю спецтехнологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы , дабы они не путались и не терялись.

Инструкция

1. Применять прозрачные файлы не дюже-то. Отличнее подшить документы , применяя дырокол. Безусловно, прозрачные файлы сгодятся для хранения документов, которые дыроколить невозможно: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы применять нецелесообразно.

2. Дабы дыроколить прицельно, дозволено воспользоваться скоросшивателем, выравнивая весь дальнейший документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, впрочем если понадобится переместить какой-нибудь документ в иную папку, крупна вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.

3. Лучший метод подшивки документов – это применение дырокола с ограничителем. Тогда у всякого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь особенно опрятный вид и дополнительных отверстий в них делать не придется.

4. При подшивке помимо месторасположения отверстий надобно также положительно сориентировать документ. Для документов, размещаемых поперек листа, допускается поворот на 90о вопреки часовой стрелки.

5. Для соединения документов достаточно зачастую используют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недочет: скрепленная с поддержкой скоб либо скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет работу с бумагами. Соединять листы многостраничного документа класснее капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает поменьше времени, да и пачка документов не имеет утолщений.

6. Если документ по размеру поменьше, чем типовой лист, то его необходимо вначале наклеить на типовой лист, позже чего его дозволено подшивать с остальными документами.

Совет 3: Как подшить кассовую книгу

Кассовая книга – это непременный к ведению документ, отражающий все операции с наличностью, проходящей через кассу организации. Ведется только одна кассовая книга по организации, она должна быть непременно пронумерована, прошита и опечатана печатью. Число листов в книге заверяется подписью начальника и бухгалтера. Применяется в течение одного отчетного года, по окончании заводится новая кассовая книга.

Инструкция

1. Ведется кассовая книга по особой утвержденной форме. В начале всякого года кассовая книга начинается снова. Ее надобно заполнять за весь день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами. Дозволено купить в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и теснее после этого, весь день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

2. На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается число листов в книге. Дозволено вести кассовую книгу в электронном виде в особой программе, такой, как 1С:Бухгалтерия. Распечатывать листы грядущей кассовой книги надобно за всякий день, когда было правда бы одно движение, а в конце года подшить кассовую книгу , скрепив печатью и подписью начальника вашей организации и, если есть основной бухгалтер, то и его подписью тоже.

3. Кассовая книга общеутвержденной формы состоит непременно из 2-х частей: отчета кассира и вкладного листа в кассовую книгу . В купленной форме книги все записи производятся шариковой ручкой с использованием копировальной бумаги, получившийся иной экземпляр – это будет отчет кассира, он должен отрываться и храниться отдельно.

4. Если организация ведет кассовую книгу в электронном варианте, что рекомендуется, то за всякий день обязаны распечатываться расходные и приходные кассовые ордера, отчет кассира и вкладной лист, по сути, должна получаться кассовая книга, которая состоит из 2-х безусловно идентичных по сумме частей. Листы в них пронумеровываются самой программой в порядке хронологии от начала года, вручную проставлять нумерацию страниц теснее не нужно. На последнем месячном вкладном листе ставится число листов кассовой книги за месяц, а за отчетный год – на последнем листе ставится число листов за год.

Совет 4: Как подшивать счета-фактуры

Ведение бухгалтерской отчетности – достаточно заботливое занятие. Папки со счетами-фактурами по некоторым видам договоров обязаны храниться в организации до десяти лет, следственно подшивать их надобно так, дабы в всякий момент дозволено было обнаружить необходимый документ.

Инструкция

1. Заведите журнал учета счетов-фактур. Вносите туда все номера документов, которые собираетесь подшивать. Класснее каждого делать это в электронном виде, в особой программе либо в традиционной таблице Excel. Впишите номер документа (обыкновенно он смешанный – цифровой и числовой) и его дату. Время от времени переносите данные на диски, дабы в случае поломки компьютера архив остался в целости и сохранности.

2. Заведите несколько книг учета счетов-фактур, если в компании существуют не одно юридическое лицо. Составляя документ, сразу давайте ему соответствующий номер. Применяйте условные обозначения. Скажем, фактуры , оформленные для ОАО «Золотая антилопа», помечайте как 123-ЗА, а для ЗАО «Падишах» как 123-П. Неукоснительно указывайте номер договора либо соглашения, к которому был составлен данный счет.

3. Возьмите счет-фактуру, которую надобно подшить. Проделайте дыроколом два отверстия. Вставьте документ в папку. Используйте скоросшиватели с плотными обложками, дабы дорогие бумаги не помялись. Не набивайте их слишком плотно.

4. 2-й метод хранения – в файловых папках. Возьмите прозрачную обложку и вставьте в нее счет-фактуру. Файл разместите в скоросшиватель и закрепите особыми держателями.

5. На всякую папку нанесите условные обозначения. Пометьте, счета-фактуры какого юридического лица там хранятся. Напишите период, за тот, что собраны документы.

6. Счета-фактуры старше 3 лет отправьте на склад. Сложите папки в картонные коробки, которые легко пропускают воздух. Укажите на стенках число скоросшивателей внутри и к какому юридическому лицу они относятся. В программе, в которой вы регистрируете документы, пометьте, какие из них были отправлены на склад. В случае потребности неизменно дозволено будет поднять архив и обнаружить необходимые бумаги.

Обратите внимание!
В инструкциях нет непременных требований к оформлению подшивки документов. Основное правило раскладки документов по папкам – стремительный поиск. А для этого нужно соблюдать системность делопроизводства.

Полезный совет
Для мелких предприятий комфортно беречь все документы по периодам (месяц, квартал). Комфортно делать корочки различного цвета для дел различного срока хранения.

Станки для прошивания документов. Статьи компании «Байкал-Импорт»

Документооборот является неотъемлемой частью многих процессов делопроизводства, учета, контроля или архивного хранения. Все действия по произведению манипуляций с бумагами строго регламентированы, в том числе и прошивка документов.

Подшивка бумаг осуществляется для различных целей: получения разрешительных документов на регистрацию предприятия, участия в тендерных процедурах и прочих. Для соблюдения правил делопроизводства и упрощения скрепления бумаг применяют специальные станки либо сшивают вручную.

Виды станков, используемых для прошивки документов

В современном делопроизводстве применяют два типа станков для прошивания документов — ручные и механические.

  • Ручные — представляют собой обычные зажимы для бумаги и рычажные механизмы, которые прокалывают отверстия и заводят нить в них. Обладают малым весом и компактными размерами. Примером может служить станок типа «Лотос 2» который позволяет прошивать бумаги толщиной до 2 см. Он проделывает отверстия на кромке листов с помощью нажатия на рычаг. Также применяют ручные станки для сшивания «на уголок», например, станок «Лотос 1». Это простые устройства, фиксирующие документы до 2 см высотой, имеющие шило с рычажным приводом для прокола и одновременного протягивания нитки в проделанное отверстие. Позволяют оперативно и аккуратно скреплять уголком различные нотариальные, и прочие, документы.
  • Механические — автоматические или полуавтоматические электрические станки различных модификаций — значительно ускорят и облегчат процесс подшивания документов. Наиболее зарекомендовали себя у потребителей станки марки «Yunger (Юнгер) M168», а также «Лотос М168» или Rayson YG-168A. Они представляют собой гибридное устройство, соединяющее в себе функции швейной машины и сверлильного станка. Это практичные и удобные механизмы позволяют прошивать за 5 минут до 1000 листов бумаги плотностью 80 г/м. Станки имеют компактные размеры и высокую производительность, позволяющую оперативно и без усилий осуществлять подготовку документов для архивного хранения или иных целей. Оснащены функцией автоматического отключения, просты в управлении — не требуют особых навыков для работы.

Использовать ручные станки целесообразнее при небольших объемах бумагооборота. Для крупных предприятий, банков, логистических офисов, аудиторских компаний и государственных учреждений, военкоматов или архивов, желательно приобретать механические станки для прошива документов.

Комплектующие и аксессуары для сшивания

Ручное сшивание бумаг требует не только знаний и навыков, как именно складывать листы или сколько отверстий проделывать. Для правильного, эстетичного и оперативного сшивания бумаг потребуются специальные аксессуары и приспособления:

  • дырокол мощный — в отличие от обычного офисного может пробивать пачку бумаги в 100 листов! Оснащен регуляторами для выравнивания бумаг и накопителем для обрезков;
  • струбцины. Они состоят из крепкого фанерного или гибкого жесткого металлического основания и специальных зажимов, которые фиксируют пачку бумаг. Сбоку в струбцине предусмотрено отверстие для сверления дрелью или прокола иглой. Все параметры отверстий, расстояния между краем и местом сшивания строго регламентированы специальными разделами делопроизводства, поэтому струбцина имеет стандартные размеры. Зафиксированные в струбцине документы можно прошивать сразу иглой, если их толщина небольшая, а можно сначала проделать отверстия, а затем протянуть нити для сшивания. Наибольшее количество листов формата А4, которые можно прошить, закрепив в струбцине — 1000, или 10 см толщины;
  • иглы для сверления и прошивки — выполнены из прочного металла, с особой формой крючка на конце. Используются в механических станках;
  • иглы цыганские — прочные и стойкие к воздействиям, позволяют прошивать бумаги вручную.

При выборе приспособления для прошивки документов, следует ориентироваться на объемы документов, которые будут обрабатываться.

Подшивка документов в бухгалтерии

Каждый день различная бумажная документация используется в повседневной работе. Однако частое использование документов приводит к тому, что бумага теряет свои внешние качества и плотность. Даже архивное хранение документов приводит к утрате их качества, а при разрозненном хранении документации велика вероятность их утери. Наша компания оказывает такую услугу, как подшивка документов или архивный переплёт, которая позволяет максимально доступным методом защитить ваши документ, а также упорядочить их.


Виды бухгалтерских документов:

  • научно-техническая документация;
  • юридическая документация;
  • бухгалтерские, кадровые документы и так далее.

Мы гарантируем высокое качество услуг, поэтому ваши документы будут надёжно защищены в архиве и готовы как к длительному хранению, так и к частой и удобной эксплуатации.

Процесс подшивки документации

Специалисты нашей компании выполняют подшивку документов в соответствии со всеми нормативными требованиями оформления архивной документации. При выполнении этой процедуры мы используем сшивку, брошюровку, а также твёрдый переплёт с укреплением корешков специальной тканью — бумвинилом. Для обложки мы применяем односторонний мелованный картон. В конечном результате мы имеем удобный и надёжный архив, который готов к комфортному повседневному использованию или передаче на архивное хранение. Мы также выполняем подшивку документов на постоянное хранение. Знайте, что своевременно подшитые документы, позволяют существенно сократить временные затраты на работу с ними. Пожалуй, качественная подшивка документов в бухгалтерии, необходима, не столько для хранения, сколько для постоянного удобного использования. Наши специалисты составят подробное описание архива, чтобы ваши сотрудники легко и быстро находили необходимые документы. Это крайне выгодно особенно в тех случаях, когда архив состоит из большого количества дел. Поэтому к нам так часто обращаются за помощью крупные предприятия и многоструктурные корпорации.

Обратившись в нашу компанию, вы получите:

  • выгодные цены;
  • возможность оплаты различными способами;
  • наши специалисты могут выполнить подшивку документов на территории вашей компании;
  • скорость, качество исполнения, аккуратность.

Мы работаем с документами в любом состоянии, даже когда кажется, что они непригодны к прошивке. Специалисты нашей компании уже не раз разбирались с самыми сложными случаями и успешно выполняли подшивку документов, делая архив доступным и надёжным.

смотрите также:

Вопрос соблюдения конфиденциальности при архивной обработке документов

Федеральные архивы России

Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов

Отбор документов на уничтожение с помощью специалистов

Основные варианты хранение электронного архива

Как правильно сшивать документы

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 11

КАК ПРАВИЛЬНО СШИВАТЬ ДОКУМЕНТЫ

В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы <1>.

--------------------------------

<1> Статья опубликована в журнале "Хороший секретарь", N 8, 2010.

Казалось бы, нет проще занятия, чем сшивать документы. А между тем, не так редки случаи, когда документы, подготовленные для сдачи в архив, возвращаются. Перешить, перенумеровать, добавить опись... Этот, с одной стороны, легкий, а с другой стороны, немаловажный процесс требует особого усердия, внимания и знания некоторых правил документооборота. К сожалению, четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело".

Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел. Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны.

Нумерация листов

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе - в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Лист-заверитель дела N ____ │

│ │

│ В деле подшито и пронумеровано ______________________ лист (ов), │

│ (цифрами и прописью) │

│ в том числе: │

│ литерные номера листов _____________________________________________;│

│ пропущенные номера листов __________________________________________ │

│ + листов внутренней описи __________________________________________.│

│ │

│┌───────────────────────────────────────────────────────┬───────────────┐│

││ Особенности физического состояния и формирования дела │ Номера листов ││

│├───────────────────────────────────────────────────────┼───────────────┤│

││ 1 │ 2 ││

│├───────────────────────────────────────────────────────┼───────────────┤│

│└───────────────────────────────────────────────────────┴───────────────┘│

│ │

│Наименование должности │

│работника Подпись Расшифровка подписи│

│ │

│Дата │

│ │

│Формат A4 (210x297 мм) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и дату составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Опись документов

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией - для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

Примерная форма

Общество с ограниченной ответственностью

"Луч"

Москва 00.00.0000

Опись документов

N
п/п

Дата документа

Заголовок документа

Номера
листов

Количество
листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Бухгалтер ____________________ Зайцева Т. В.

Обложка дел

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229x324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Прошивка документов

1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).

2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза - для надежности.

3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 - 6 см свободного конца.

4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

5. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 - 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.

6. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Образец наклейки для многостраничных документов

и образец расположения печати

┌───────────────────────────────────┐

│ Прошнуровано, пронумеровано и │

│ скреплено печатью │

│ │

│ 75 (Семьдесят пять) листов │

│ │

│Бухгалтер ООО "Сентравис Сейлс Рус"│

│ │

│ ┌─────┼──────┐

│ _______(подпись) ___ Зайцева│Т. В. │ │

│ │ │ │

│"__" _______ 2010 г. │ │ │

└─────────────────────────────┼─────┘ │

│ │

│ │

└────────────┘

Рис. 1

7. Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.

Д. Севостьянова

Эксперт

компании "Тайм драйв секретариат"

Подписано в печать

08.10.2010

Подача

Что мы подаем?

Мы храним документы, отправленные нам другими людьми или организациями. Мы также храним записи обо всех наших организационных мероприятиях. Это могут быть письма, служебные записки, отчеты, финансовые отчеты, документы политики и т. Д.

Когда мы подаем?

Это зависит от загруженности вашего офиса. В очень загруженных организациях подача документов выполняется не реже одного раза в день и обычно первым делом с утра. В небольшом или менее загруженном офисе вы можете подавать один или два раза в неделю.

Оборудование, используемое для хранения документов

Шкаф для хранения документов - Используется для хранения плоских файлов и подвесных или подвесных файлов
Стальной шкаф - Используется для хранения больших файлов, которые необходимо запереть
Штамп с датой - Он используется для датировки документов с печатью, которые получаются ежедневно, чтобы они были поданы в хронологическом порядке, и поэтому у нас есть запись о том, когда мы получили документ
Регистр - Он используется для записи файлов, извлеченных и возвращенных
Полки для документов - Используется для хранения файлов в ящике.
Папка для файлов - Это большой файл, который используется для хранения больших документов, которые нельзя поместить в картотечный шкаф.Они хранятся на полках.

Какие файлы используются и как они используются?

Папки с зажимами - используются для документов, которые нужно вынимать очень часто; они держат документы плотно, чтобы они не выпадали.
Папки - бумажные или картонные папки используются для хранения отдельных документов. Папки помещаются в подвесные или ящичные файлы.
Подвесная папка - Подвесные файлы используются для хранения документов в картотечных шкафах.Файлы кладутся в ящики в вертикальном положении. Файлы подвески свисают с подставки. Эти файлы всегда остаются в шкафах, но папки внутри них можно вынуть.
Папки для ящиков - используются для хранения больших документов, в том числе журналов и книг.
Файлы с рычажной аркой - документы надежно хранятся в этих файлах и позволяют просматривать документы, не вынимая их из файла.

Способы подачи

Существует 5 методов подачи:

  • Подача по темам / категориям
  • Подача в алфавитном порядке
  • Подача по номерам / в числовом порядке
  • Подача по местам / географическому порядку
  • Подача по датам / Хронологический порядок

Эти способы хранения называются классификацией и означают объединение похожих вещей.Однако вы можете комбинировать некоторые из этих методов. Например, файлы, которые хранятся вместе в соответствии с тем, о чем мы говорим, подлежат регистрации, но внутри каждого файла документы могут храниться в соответствии с порядком дат.

  1. Категории файлов

Чтобы сделать файловую систему более полезной, мы можем группировать файлы по КАТЕГОРИЯМ. Категория - это группа / совокупность вещей, которые принадлежат друг другу.

например. PPWAWU, SARHWU, NUM и NUMSA все принадлежат к категории Союзов.

Когда мы подаем по категориям, мы стараемся подавать логически; мы собираем файлы вместе, потому что они принадлежат друг другу; мы не складываем их вместе только потому, что они начинаются с одной и той же буквы.

Например, мы могли бы распределить все наши файлы по категориям. Переписка может быть одной категорией, которая занимает целый ящик нашего картотеки. Внутри этого ящика могут быть подкатегории. Подкатегории могут быть такими, как:

  • Переписка по сбору средств
  • Переписка с другими организациями
  • Переписка с членами
  • Переписка с представителями общественности
  • Переписка с Правлением
    … и так далее.

Некоторые документы, возможно, придется хранить в двух местах, чтобы облегчить доступ к информации. Например, у вас могут быть категории «спонсоры» и «корреспонденция». В вашей категории спонсоров у вас будет подкатегория для каждого крупного спонсора, и вам иногда придется подать письмо от спонсора в файл этого спонсора, а также в файл корреспонденции по сбору средств.

  1. Как сформировать категории

1. Разложите все свои документы на стопки, которые, по вашему мнению, принадлежат друг другу.
2. Дайте каждой стопке название категории.
3. Составьте список категорий.
4. Рассмотрите свой список критически: спросите себя: можем ли мы объединить любые категории ?. Следует ли разделить категорию на две категории? Какие подкатегории нам нужны? Нужны ли нам файлы в алфавитном порядке внутри категории?

Убедитесь, что у вас не слишком много категорий. Каждому не должно быть сложно решить, в какой категории он может найти нужную информацию.

  1. Ключ регистрации

После того, как вы определились со своими категориями, вам нужно будет составить индекс регистрации, чтобы каждый мог понять используемую вами систему и найти нужную информацию.Этот индекс называется регистрационным ключом.

Составьте ключ регистрации, перечислив все категории и подкатегории в том порядке, в котором они находятся. Убедитесь, что он составлен так, чтобы каждый мог его понять. Положите его на шкаф для документов, а также положите ключ от каждого ящика на переднюю часть ящиков. Раздайте всем копию полного регистрационного ключа.
Убедитесь, что все, кто занимается регистрацией, понимают ключ и используют его для хранения.

  1. Новые файлы

Не создавайте новые файлы, если вы не уверены, что информация логически не вписывается в существующий файл.Поместите новый файл в правильную категорию и немедленно запишите его в ключ для хранения. Раздайте всем копии новых категорий как можно скорее.

  1. Подача корреспонденции

Все письма должны быть поданы в 2 места

Входящая почта

1. Оригинал письма вместе с копией вашего ответа помещается в ФАЙЛ ПРЕДМЕТА.
2. Вторая копия письма помещается в файл CORRESPONDENCE IN.

Исходящая почта

1.Один экземпляр письма попадает в ТЕМНЫЙ ФАЙЛ. Все письма в ответ на ваше письмо должны попадать в этот файл; и вся будущая переписка по этому поводу.
2. Одна копия помещается в файл CORRESPONDENCE OUT.

  1. Правила подачи

Существуют два основных правила, лежащих в основе подачи заявки:

АЛФАБЕТИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ - подача в соответствии с буквой алфавита
ЗАПИСЬ ДАТЫ - самые свежие файлы сверху

Эти правила являются основными, потому что они применяются ко всем системам регистрации.Когда мы подаем по имени, теме и области, мы всегда должны подавать в алфавитном порядке и по дате.

Правила подачи по алфавиту

Правило 1: Файл по имени с учетом первой буквы
Пример: A frican Eagle
B ecker
D uncan & Co
G reenfield

Правило 2: Если первые буквы совпадают, подайте в соответствии со второй буквой.
Пример: Clarence
C o etzee
C u rnow
C y ril

Правило 3: Файл по фамилии
Пример: D onkor, SJ
N komo PS
S hongwe RO
Y esufu ED

Правило 4: Если фамилии совпадают, файл должен соответствовать начальным
Пример: Cato, JS
Cato, JU
Cato, RS
Cato, TM

Правило 5: Некоторые фамилии имеют префиксы и записываются по первой букве префикса
Пример: d e Gruchy, JR
d e la Rey, OP
v an der Linden, MN
v an Rensburg, MJ

900 04 Правило 6: При наличии двух фамилий записывайтесь под первой фамилией.
Пример: M okoena & Khumalo
N xumalo & Abrahams
S aloojee & Cassim
V erachi & Ntuli

Правило 7: Mac Mc & M 'все файлы как Mac; St и Saint все зарегистрированы как Saint
Пример: MacDonald
McNair
M'Namara
Saint Christopher's
St Margaret's

Правило 8: Когда в файле нет имени человека, мы указываем САМОЕ ВАЖНОЕ СЛОВО в имя или название МЕСТА
Пример: A ctive Wheel Co
The S tar
Город J ohannesburg
N orthcliff Printers

  1. Извлечение файлов - [Используйте регистрационный ключ]

Убедитесь, что вы не потеряете файлы

Когда люди вынимают файлы из файловой системы или вынимают документы из файла, мы должны гарантировать, что они не потеряют их или забудьте вернуть их.Люди никогда не должны вынимать файлы приостановки, они должны вынимать только плоскую папку внутри файла. Чтобы отслеживать файлы, нам нужно записывать все файлы или документы, которые люди заимствуют.

Чтобы сделать это, мы можем использовать:

Книгу для файлов - книга для файлов - это просто книга, в которой мы пишем

  • Кто одолжил файл или документ
  • Имя файла или документа
  • Когда они одолжили
  • Когда они вернули

Пример:

ИМЯ ФАЙЛА ДОКУМЕНТ ДАТА ВЫНУЖДЕНА ДАТА ВОЗВРАТА 9032 903 Файл отчетов 10-02-2001 12-02-2001
Г-н Нгвенья Финансовый файл 23-01-2001

Лицо, ответственное за обслуживание системы, может использовать файл -out книгу, чтобы проверить, у кого какие файлы, и напомнить им вернуть их.

Карточка картотеки - картотека используются в картотеке. Они того же размера, что и файлы, и помещаются на место заимствованного файла.
На разгрузочной карточке мы записываем ту же информацию, что и в книге, то есть

  • Кто одолжил файл или документ
  • Имя файла или документа
  • Когда они его взяли
  • Когда они его вернули
НАИМЕНОВАНИЕ ФАЙЛ ДАТА ВЫНУЖДЕНА ДАТА ВОЗВРАЩЕНИЯ

для всех Поиск информации

9000 файлов в нашей организации знает, как найти нужные нам документы.Мы храним информацию, чтобы ее было легко найти. Поиск информации в файлах называется поиском информации.

Каждый, кому нужно использовать файлы, должен иметь возможность быстро и легко находить информацию. Это означает, что они должны знать используемый нами метод подачи документов.

Методическая книга может быть небольшой книгой, которую мы используем, чтобы объяснить, как мы храним документы. Например:

  • Все письма подаются по переписке
  • Все членские билеты подаются под номером
  • Отчеты подаются по темам

Индексная книга также может помочь нам найти файлы.Название каждого файла может быть написано на странице с этой буквой. Например:
Файл МИНУТ записывается на странице M. Затем мы можем написать, где находится этот файл:
"МИНУТ - картотечный шкаф 1 ящик 2 или файл арки рычага 4"

  1. Процедура подачи, обслуживание и безопасность

Процедура подачи

Шаг 1: Получение документа
Если это письмо или документ, пришедший по почте, вы записываете его
в реестр «полученных писем» и указываете дату получения или отметку даты

Шаг 2: Действие
Переслать письмо / документ человеку, который должен с этим иметь дело.

Шаг 3: Дальнейшие действия
Убедитесь, что письмо обработано.

Шаг 4: Сбор документов для подачи
Все документы и две копии ответов должны быть собраны в лоток для папок.

Шаг 5. Подача документов
Выберите регулярное время для подачи документов каждый день, чтобы никогда не остаться с огромной грудой разрозненных документов. Используйте сортировщик, который поможет вам подавать и не забывать подавать по дате.

Поддержание файловой системы

Одна из наиболее важных причин, по которой мы храним документы, - это обеспечение безопасности документов.Поэтому очень важно следить за тем, чтобы все документы и файлы были в хорошем состоянии. Вот несколько способов сделать это:

  • Храните документы, ожидающие отправки, в лотки, не оставляйте их лежать на столах или полках.
  • Храните документы как минимум раз в день или, если ваша организация очень мала, вы можете делать это раз в неделю.
  • Не кладите слишком много файлов или папок
  • Накладывайте новые обложки на старые файлы, которые часто используются, изношены или порваны.
  • Файлы ящиков и файлы арок рычагов могут содержать больше, чем просто папки.
  • Никогда не допускайте переполнения ящиков или полок для хранения документов. При необходимости приобретите новые шкафы для документов.

Чистота и безопасность

В конце каждого дня вы должны:

  • Хранить все документы, которые вы можете хранить
  • Убрать те, которые вы не можете зарегистрировать, в лотки для хранения документов
  • Закройте все конфиденциальные документы
  • Поместите вся макулатура в мусорных баках
  • Оставить столы в порядке


ПРИМЕР КЛЮЧА ДЛЯ ЗАПИСИ

1.ОБЩЕЕ УПРАВЛЕНИЕ

1.A Переписка

1.A.1 Директор
1.A.2 Бухгалтер
1.A.3 Сотрудники по обучению
1.A.4 Административные сотрудники
1.A.5 Program Co -координаторы

1.B Операции

1.B.1 Аренда, почтовый ящик, телефоны, факсы и т. д.
1.B.2 Внутренние организационные формы
1.B.3 Список рассылки
1.B. 4 Устав, Устав, правовая документация и т. Д.
1.B.5 Инвентаризация офисного оборудования, соглашения о сервисном и техническом обслуживании и т. Д.
1.B.6 Разное

1.C Комитеты

1.C.1 Отчеты директора
1.C.2 Протоколы и отчеты
1.C.3 Финансовый комитет

1.D Планирование

1.D.1 Собрания годового планирования
1.D.2 Вопросы планирования
1.D.3 Цели
1.D.4 Оценки

2. ЗАНЯТОСТЬ / ПЕРСОНАЛ

2.A Процедуры

2.A.1 Кадровые процедуры
2.A.2 Условия найма
2.A.3 Трудовой договор
2.A.4 Вводный курс
2.A.5 Должностные инструкции
2.A.6 Система управления эффективностью
2.A.7 Отпуск

2.B Персонал

2.B .1 Текущие сотрудники в алфавитном порядке (заблокированы в кабинете директора)
2.B.2 Отзывы
2.B.3 Обучение персонала
2.B.4 Заявления о приеме на работу

3. ФИНАНСЫ

3.A Финансовые Администрация

3.A.1 Бюджет
3.A.2 Заработная плата
3.A.3 Финансовая отчетность
3.A.4 Мелкие денежные средства
3.A.5 Отчетность аудитора
3.A.6 Налог
3.A.7 Стратегии
3.A.8 Банк
3.A.9 Должники
3.A.10 Бухгалтерский учет

4. ФИНАНСИРОВАНИЕ

4.A Управление по сбору средств и общие вопросы

4.A.1 Закон о сборе средств
4.A.2 Планирование сбора средств и отправленные предложения
4.A.3 Системы сбора средств
4.A.4 Поездки и кампании по сбору средств

4.B Финансовые агентства

4.B.1 Список агентств
4.B.2 Общий файл для местных фондов
4.B.3 Бизнес SA в целом
4.B.4 Контакты по финансированию в США

4.C Файлы доноров

4.C .1 DMMA Foundation
4.C.2. SOCTA
4.C.3. ZDA

5. ОБУЧЕНИЕ

5.A Общее

5.A.1 Отчеты - Отдел обучения
5.A.2 Схема и материалы общественных семинаров
5.A.3 Контракты на обучение
5.A .4 Обучение навыкам членства
5.A.5 Обучение офисным навыкам
5.A.6 Переписка (отдельные файлы для каждого клиента)

Различные способы подачи документов в картотечный шкаф | Малый бизнес

Кэрол Лютер Обновлено 5 марта 2019 г.

Быстрый доступ к важным бизнес-записям повышает производительность, а также может помочь вам пережить налоговую проверку. Двумя наиболее важными факторами при проектировании системы картотеки для документов являются ваши повседневные и долгосрочные потребности в информации.Однако ваша система хранения документов не должна быть настолько сложной, чтобы никто в вашем офисе не мог ею правильно пользоваться.

Алфавитная система хранения

Хранение документов в алфавитном порядке - это простая и проверенная временем система. Имя каждой папки с файлами соответствует имени каждого документа. Многие предприятия используют подвесные папки для файлов с вкладками или прочные предварительно отпечатанные разделители ящиков для файлов для разделения папок под каждым алфавитным заголовком. Одним из недостатков алфавитной системы является то, что часто необходимо иметь указатель, чтобы отслеживать большое количество документов.

Система регистрации категорий

Используйте свои бизнес-подразделения и функции в качестве основы для системы регистрации категорий. Начните с четырех или пяти основных функций, таких как персонал, финансы, администрирование, маркетинг и данные о клиентах. С помощью категориальной системы вы можете включать такие подтемы, как текущий персонал и неактивный персонал. Вы можете подразделить свою финансовую категорию на расходы и доходы или дебиторскую задолженность и платежи.

Система хранения на основе даты

Регистрация документов по дате позволяет найти информацию, созданную в определенное время.Ежегодные файловые разделы являются основой файловой системы на основе даты, а каждый месяц года является частью этой системы. С помощью этого метода компании обычно хранят самые новые файлы перед ежегодным и ежемесячным разделами. Когда вы используете эту систему, вы должны установить систему, чтобы отслеживать, какие документы соответствуют какому месяцу и году.

Цифровая файловая система

Компании, которые в основном создают нумерованные документы, такие как счета-фактуры, часто создают цифровую файловую систему, в которой файлы хранятся с использованием присвоенных номеров документов.В этой файловой системе важнейшим элементом является маркировка каждого ящика картотеки последовательностью номеров, которые он содержит. Этой системе также может потребоваться индекс для быстрого доступа.

Объединение нескольких систем хранения

Общие недостатки простой алфавитной, хронологической или категориальной системы хранения могут затруднить поиск ваших документов. Для достижения желаемой эффективности предприятия часто комбинируют элементы двух или более систем хранения документов. Вы можете улучшить категориальную систему, создав подразделы по алфавиту или датам.Подтемы или категории, которые соответствуют основным функциям вашего бизнеса, могут повысить эффективность хронологической файловой системы.

На что следует обратить внимание

Независимо от того, какую систему вы внедряете, рассмотрите возможность создания области архивных документов, чтобы отделить текущие и часто используемые документы от тех, которые вы сохраняете для справки. Для обеспечения безопасности бизнеса и аварийного восстановления вы также можете хранить оригиналы важных юридических, договорных и налоговых документов в безопасном внешнем хранилище.Чтобы облегчить быстрый поиск, отсканируйте эти документы. Ограничьте несанкционированный доступ к вашим цифровым версиям с помощью паролей и шифрования.

Как организовать свою файловую систему

Изучение того, как организовать офисные файловые системы, имеет решающее значение для любого бизнеса, который обрабатывает множество счетов-фактур, квитанций и других документов. Безбумажные офисы звучат великолепно, но в действительности многим малым предприятиям все еще необходимо хранить легко извлекаемые бумажные документы.

Важно знать, какие файлы наиболее важны, кому нужен доступ к ним и как их можно легко и эффективно получить.

Квитанции и счета

Правильное оформление квитанций и счетов - одна из важнейших задач малого бизнеса. Несуществующая или запутанная система регистрации может добавить несколько дней дополнительных усилий при уплате подоходного налога, поскольку вы не хотите упускать налоговые вычеты из-за отсутствующих квитанций. Если ваш бизнес когда-либо подвергнется проверке, и вы не сможете предоставить необходимые документы в подтверждение своих расходов, ваши претензии, скорее всего, будут отклонены, а ваша налоговая декларация будет пересмотрена.

Как владелец малого бизнеса, вы должны быстро и легко работать за своим рабочим столом. Хотя настройка системы хранения бумажных документов кажется сложной, это относительно простая задача, которую можно упростить с помощью нескольких советов и уловок.

5 шагов для организации системы хранения документов

Чтобы направить себя и свой бизнес на правильный путь, выполните пять шагов, чтобы документы были легко доступны и легко идентифицированы.

  1. Оцените личные и офисные привычки: Подумайте, каким сотрудникам нужен доступ к файлам, где они работают и что будет иметь наибольший смысл в зависимости от их рабочих мест.Если вы больше всего нуждаетесь в доступе к документам, подумайте о том, как вы используете свою рабочую станцию. Если картотечный шкаф справа от вас инстинктивно имеет смысл, это, вероятно, хорошая отправная точка. Если это кто-то другой, узнайте его мнение - то, что работает для одного человека, не всегда работает для другого.
  2. Выберите файловую систему: То, чем вы занимаетесь как бизнес, в определенной степени определит, будете ли вы подавать документы в числовом, алфавитном или другом порядке. Например, вы ищете информацию о клиенте по имени или номеру счета? Вы подаете документы по категориям, таким как расходы, финансы, маркетинг и т. Д.? Это важный шаг, так как он определит, как вы будете строить свою файловую систему. Сделайте это, прежде чем покупать что-либо для своей файловой системы.
  3. Рассчитайте потребности в хранилище: Если у вас есть большое количество файлов, к которым вы обращаетесь ежедневно, они должны быть у вас под рукой. Если вы обращаетесь к ним реже, они могут не понадобиться вам на рабочем месте, но они все равно могут понадобиться вам поблизости. Может быть комбинация. Некоторые файлы могут понадобиться ежедневно, в то время как другие можно хранить в долгосрочном хранилище подальше.Рассматривая шкафы для хранения документов, учитывайте рост - купите что-нибудь, чтобы вместить вдвое больше файлов, которые, по вашему мнению, у вас будут сейчас. Это ограничит количество раз, которое вам придется реорганизовать в своей файловой системе.
  4. Инвестируйте в хорошую систему маркировки: Возможность читать метки файлов кажется очевидной, но ясность маркировки сэкономит вам больше времени, чем вы можете себе представить. Большинство компаний, производящих этикетки, предоставляют шаблоны, которые интегрируются с самым популярным программным обеспечением для обработки текстов.Возможно, вы захотите рассмотреть одну из небольших систем изготовления этикеток, которая также может распечатывать отдельные почтовые этикетки. Предметы, которые выполняют двойную функцию, обычно являются разумным вложением средств.
  5. Покупка папок для файлов: Лучшее вложение - это покупка цветных подвесных папок с пластиковыми ярлычками и простых папок для файлов из манильской бумаги. Цветные подвесные папки легко доступны и легко узнаваемы. Например, если вы поместите все файлы своих клиентов в желтые папки, финансовую информацию в синие папки и все, что связано с маркетингом, в красные папки, вы легко сможете примерно увидеть, где следует искать конкретный файл.

Простой - лучший

Принцип KISS - Keep It Simple, Sweetheart! - применяется к созданию системы хранения файлов, которая проста в использовании и с которой легко развиваться. Широкие тематические категории позволят вам легко добавлять новые файлы по мере вашего роста и избавят от необходимости регулярно обновлять или реорганизовывать вашу файловую систему.

Сохранение простоты также упростит интеграцию ваших бумажных и цифровых файлов в общую систему управления документами.

Переход без бумаги

Если вы пытаетесь «озеленить» свой бизнес и перейти на «безбумажный офис», вы можете сканировать квитанции о расходах и хранить их вместе с другой цифровой бухгалтерской информацией.Некоторые облачные бухгалтерские программные приложения способствуют этому, имея мобильные приложения, которые позволяют снимать с мобильного телефона квитанцию ​​о расходах и записывать ее на лету.

Обзор налогового законодательства

IRS и Канадское налоговое агентство (CRA) принимают цифровые изображения или бумажные копии отсканированных документов, в том числе:

  • Кассовые поступления
  • Выписки с банковского счета
  • Аннулированные чеки
  • Корешки для оплаты
  • Выписки по кредитной карте

Копии должны быть четкими и разборчивыми.В противном случае IRS или CRA могут потребовать показать оригиналы бумажных документов во время аудита или обычного запроса документации, поэтому храните оригиналы в течение установленного периода времени.

4 вещи, которые следует помнить при подаче документов

Хранение документов может быть обыденным и, откровенно говоря, довольно скучным делом, но, к сожалению, регистрация - необходимая и очень важная часть любой процедуры управления и хранения документации. Правильное заполнение документов несложно, но неправильное оформление может привести к административному хаосу.Чтобы избежать этого нарушения, сотрудники должны учитывать четыре компонента при внедрении новой файловой системы:

1. Сроки хранения документов

Нет смысла хранить документ, который больше не используется и срок хранения истек. Хранение неактивных документов - пустая трата времени и места. Поэтому сотрудники должны знать о сроках хранения документов, которые они хранят, стараясь различать те файлы, которые необходимы, и те, которые не нужны.

Правила хранения

доступны в Интернете, однако некоторые руководства могут быть расплывчатыми и запутанными, и лишь немногие из них предлагают отраслевые советы. Более того, сроки хранения основаны на статутных законах, таких как Закон о защите данных и Закон о свободе информации, поэтому важно, чтобы предприятия получали точные инструкции.

2. Доступность

При хранении документов важно учитывать, насколько доступными должны быть эти документы. Нет смысла класть документ прямо в нижнюю часть картотеки, если, скорее всего, завтра этот документ понадобится сотруднику.Сроки хранения должны давать некоторое представление о том, как часто нужно будет обращаться к документу, и поэтому являются полезным организационным инструментом.

Здравый смысл также должен позволять сотрудникам различать те документы, которые должны быть наиболее доступными, и те, которые могут храниться подальше. Например, все, что связано с оплатой труда сотрудников, вероятно, будет использоваться довольно регулярно, в отличие от информации, касающейся старых клиентов, которая может больше никогда не понадобиться.

Кроме того, нецелесообразно хранить документы далеко друг от друга, если они, вероятно, будут нужны одновременно.Сохраняя документы со связанным содержимым вместе, сотрудник может сократить время поиска документов в будущем.

3. Политика чистого стола

Многие офисы теперь поощряют своих сотрудников придерживаться политики чистого стола в целях безопасности и организации. Все чаще компании понимают, что оставлять важные документы на рабочем месте - огромная опасность для защиты данных. Отсутствие этой информации также может нанести финансовый ущерб, поскольку утечка данных в среднем обходится компании в 2 фунта стерлингов.2 миллиона.

Хранение документов в нужное время - важный шаг любой политики чистого стола. Сотрудники должны использовать архивирование как способ как можно больше очистить свой рабочий стол и стремиться хранить документы в конце каждого дня. Следовательно, любая используемая система регистрации должна обеспечивать возможность регулярной подачи документов. Создание легкодоступных папок для активных файлов, которые сотрудники могут использовать в конце каждого дня, - это простой способ побудить сотрудников очистить свои столы.

4. Единообразие и соответствие

С подачей индивидуальности и креативности не хочется. Перед тем, как в офисе внедрить новую файловую систему, сотрудники должны убедиться, что она проста для понимания и приемлема для других коллег. Если коллеги недовольны системой или просто не понимают ее, они с большей вероятностью будут следовать своим инстинктам; это может означать, что сотрудники откладывают документы по своему усмотрению или вообще избегают их хранения.

Обсуждения по поводу регистрации могут показаться утомительными для некоторых сотрудников, но, тем не менее, важно, чтобы обсуждение состоялось.Сотрудникам должна быть предоставлена ​​возможность с самого начала высказать любые опасения, которые у них есть по поводу новой системы, чтобы в дальнейшем исключить любую возможность отклонения.

Сдача документов никогда не будет увлекательной, но она необходима и, вероятно, более важна, чем думает большинство сотрудников. Каждая компания обрабатывает разные типы документации, но приведенные выше советы здравого смысла применимы ко всем.

7 шагов для успешной подачи юридических документов

Какие шаги для подачи юридических документов в суд?

Что должно произойти между брифом и датой судебного заседания, чтобы документ был доставлен судье должным образом?

Что нужно делать или знать подателю заявки на каждом этапе для обеспечения успеха?

Если вы храните документы уже много лет, это пошаговое руководство может показаться вам слишком простым.

ИЛИ, это может быть просто возвращение к основам, которые вы так долго искали, чтобы улучшить процессы, которые отстали или стали слишком сложными.

1-2-3 давайте готовимся к подаче документов в суд.

# 1 Завершите работу над документом

Ваша юридическая фирма приложила много усилий, чтобы записать важные аргументы и прояснить важные моменты в документе, который будет представлен судье в ходе этого дела.

После того, как письменная часть будет завершена, помните о лучших практиках для удобочитаемости.Логично ли организованы аргументы? Избегают ли юридического языка? Предложения короче и прямее? Воспользуйтесь нашим Контрольным списком для редактирования юридических документов, чтобы иметь под рукой рекомендации по передовому опыту.

Несмотря на то, что содержание имеет решающее значение для эффективного общения перед судьей, вам также следует принять во внимание требования суда к форматированию и другие передовые методы для удобочитаемости. Каждый юридический документ имеет правила форматирования, а если документ должен быть подан в электронном виде, стандарты еще выше.

Не волнуйтесь, для этого у нас тоже есть контрольный список. Электронная подача контрольных списков для вашего штата.

# 2 Выберите поставщика услуг по подаче документов в суд

Может быть, вы все еще работаете с судебным исполнителем, или, может быть, вы находитесь в процессе выбора нового сертифицированного поставщика услуг регистрации. Как бы вы ни планировали подавать документы в суд, убедитесь, что вы работаете с надежным поставщиком услуг премиум-класса, которому доверяете.

В таких штатах, как Калифорния, в каждом округе есть свой подход к использованию традиционной и электронной подачи документов в суд.Программа One Legal избавляет вас от необходимости строить догадки, выбирая правильный вариант в зависимости от выбранного вами суда. Мы храним в электронном виде, где это возможно, и лично доставляем ваши документы куда угодно.

# 3 Начать подачу

Войдите в систему своего предпочтительного провайдера - например, One Legal. С самого начала подачи заявки One Legal поможет вам определить, принимает ли суд, в который вы подаете, электронные документы. В таком штате, как Калифорния, где каждый округ устанавливает свою собственную временную шкалу, это может варьироваться от типа дела к типу дела.

Платформа регистрации документов

One Legal была разработана на основе рекомендаций специалистов по юридической поддержке. Цель состоит в том, чтобы упростить подачу документов. Следуйте инструкциям на экранах, чтобы ввести информацию о деле и загрузить документ.

Чтобы увидеть демонстрацию этого процесса, ознакомьтесь с нашими обучающими видео по электронной подаче и не только, которые помогут вам выполнить каждый щелчок мышью.

# 4 Проверить подтверждение

Вскоре после нажатия кнопки «Отправить» вы получите электронное письмо с подтверждением, что отправка документа прошла успешно.Для электронной подачи это означает, что система One Legal успешно передала ваш документ в суд. Для традиционной подачи документов в суд это означает, что One Legal получила ваш документ и скоро начнет собирать, печатать и доставлять его в суд.

Обновление статуса также появится на страницах сведений о заказах и обзорах, чтобы вы знали, где находится ваш документ и что делать дальше.

# 5 Ждем ответа

Каждый заказ отличается по времени.Документ, отправленный по электронной почте, может быть принят сразу же, в то время как документ, отправленный традиционно, может получить ответ только на следующий день.

Вы получите уведомление по электронной почте, как только ваш документ будет принят. Щелкните ссылку в этом электронном письме, чтобы просмотреть подробности.

Если ваш документ отклонен, вам нужно будет проверить сообщение из суда. Вы найдете это на странице сведений о заказе под сообщением One Legal.

Примите во внимание причину отказа клерка, внесите необходимые изменения и подайте повторно в качестве новой заявки.

# 6 Получить поданные-одобренные копии

На странице сведений о заказе вы найдете всю информацию, относящуюся к вашему документу и вашему заказу. Это включает доступ к любым документам, возвращенным судом. Щелкните здесь, чтобы найти зарегистрированные копии и загрузить их при необходимости.

# 7 Повторить

Подаете ли вы юридические документы раз в месяц или раз в час, One Legal разработала систему, которая идеально подходит для профессионалов, которым нужна гибкость и комплексный подход к доставке документов в суд.

Для получения дополнительной информации о том, как подавать юридические документы и отправлять другие заказы через One Legal, посетите страницу обучения в нашем Центре поддержки.

Как создать эффективную систему подачи документов

Как ваша файловая система? Раздражающий? Вы считаете, что это слишком сложно помните, куда идут дела? Были ли у вас проблемы с поиском определенного документа? еще раз, когда вы его спрятали? У вас может быть даже три или четыре файла, содержат ту же информацию, но помечены по-разному - что за беспорядок!

Устранение проблемы

Что вызывает крах файловой системы? Скорее всего, это было не так много «система» для начала.Скорее всего, это был случайный набор отдельные файлы, которые действительно не связаны друг с другом.

Чтобы создать действительно эффективную файловую систему, вам нужно начать с плана. Просто приклеив ярлык к папке, вы ее не обрежете. Но не волнуйтесь; мы собираюсь настроить систему хранения документов, в которой можно будет разместить любой тип бумаги - домой или офис. Для расходных материалов все, что вам действительно нужно, это несколько цветов крой 2/5. цветные вкладки папок, и некоторые подвесные папки снизу коробки

Создание категорий файлов

Посмотрите на свою текущую файловую систему (или на ту стопку бумаг, которую вы то есть хранить в течение нескольких месяцев) и начните сортировать свои документы по широким категориям.«Финансы» могут быть одним из них; «Домашние вещи» могли быть другим. На данный момент мы не сосредотачиваясь на деталях вашей файловой системы. Откровенно говоря, это не так будь то счет по кредитной карте или выписка из банка прямо сейчас. Мы будем волноваться об этих различиях позже.

Подкатегория

Выберите одну из стопок «основной категории» и давайте рассмотрим ее еще раз. На этот раз подумайте о том, чтобы разбить статью на более мелкие подкатегории. За Например, вашу стопку «финансы» можно разделить на:

  • сберегательный счет
  • расчетный счет
  • студенческий кредит
  • счет кредитной карты

Будьте конкретны; не просто говорите, что это «банковские выписки».Определите, какие счет, к которому они принадлежат, и разбить каждую на отдельную кучу. Мы не хотим любые файлы, «скапливающиеся» с другими файлами - каждый получает свой отдельный папка.

Цветовое кодирование

Каждой основной категории документов должен быть присвоен свой цвет (ваш выбор) - а затем мы собираемся поместить каждую из его подкатегорий в отдельную висящая папка с файлами. В приведенном выше примере слово «финансы» может быть зеленым, а каждая из ваших учетных записей получает отдельную зеленую папку с файлами.Похоже на небольшой вещь, но цветовое кодирование вашей системы сэкономит вам огромное количество времени подача и получение документов.

Возможность заглядывать в ящик для файлов и видеть отдельные массивы информации выделенный цветом просто дает РАЗУМ в ваш мозг. Когда ты знаешь, что твой финансовый раздел зеленый, ваш дом синий, а документы на машину красного цвета, вам даже не нужно думать, потому что ваша рука естественным образом переходит в правую часть вашего ящика для файлов.

Изготовление этикеток

Теперь, когда у каждого есть своя цветная папка, нам нужно пометить каждый файл.При создании ярлыков переходите от общих к конкретным. Не говори мне, что ты подаете документы на вашу «кредитную карту Visa» - назовите ее «кредитная карта: Visa». Когда вы располагаете папки в алфавитном порядке, все файлы «кредитных карт» (сколько бы их ни было) - вместе в вашем разделе «финансы».

Наша цель - хранить связанные файлы в непосредственной близости друг от друга. Сделай это снова и снова для каждой группы файлов, пока вы не пометите каждый файл в каждой основной категории.Я лично использую ярлыки Viewables®, потому что они аккуратные, легко читаемые, и я могу распечатать их со своего компьютера.

Заполнение ящика

Все, что вам нужно сделать, это поместить файлы в каждую основную категорию в алфавитном порядке. заказ, а затем поместите основные категории в ящик в алфавитном порядке порядок.

Поместите цветные папки в нижние папки подвесного ящика, чтобы они оставались вертикальными. в ящике. Вырезанные вкладки 2/5 отображаются над свисающими файлами, а вкладки расположены по прямой линии для удобства чтения.

Если вам нужно найти документ или положить что-то в папку, просто посмотрите сначала для правильной основной категории (легко идентифицируемой по обоим ярлыкам и цвет). С правильной файловой системой легко взять в руки правильный файл без долгого поиска.

, Рамона Крил

Посмотрите или послушайте, как создать эффективную систему хранения в подкасте « Keeping You Organisation ».

Федеральный регистр :: Средства чтения :: Использование Федерального регистра.Gov

Веб-страница общественной инспекции на FederalRegister.gov предлагает предварительный просмотр документов, которые должны появиться на следующий день в выпуске Федерального реестра . Страница общественной инспекции может также включать документы, запланированные для более поздних выпусков, по запросу органа, выдавшего сертификат. Это дает публичный доступ к важным или сложным документам до их публикации в Федеральном реестре .

Что такое общественная инспекция?

Закон о Федеральном реестре требует, чтобы Управление Федерального реестра (мы) подало документы для публичной проверки в наш офис в Вашингтоне, округ Колумбия, по крайней мере за один рабочий день до публикации в Федеральном реестре .См. 44 U.S.C. 1503 и 1507. PDF-версии документов общественной инспекции можно посмотреть на FederalRegister.gov.

Официальная версия документа общественной проверки хранится в нашем офисе в Вашингтоне, округ Колумбия. Мы также размещаем полнотекстовую версию поданного документа на веб-сайте FederalRegister.gov.

В поданном документе отражены дата и время официальной подачи, когда документ становится общедоступным в нашем офисе в Вашингтоне, округ Колумбия. Вы увидите официальную регистрацию, указанную на документе, с отметкой даты / времени.Мы стараемся согласовать время онлайн-публикации с официальным временем подачи, но точное время может варьироваться в зависимости от использования сервера и других факторов, поэтому оно может быть позже официального времени подачи.

Несмотря на то, что мы прилагаем согласованные усилия для воспроизведения исходного документа в полном объеме на наших веб-сайтах Public Inspection, в некоторых случаях графика может не отображаться, а несущественный язык разметки может отображаться вместе с основным текстом. Если вы используете списки публичных инспекций для юридических исследований, вам следует сверить содержание документов с официальным форматом опубликованного документа Федерального реестра .Только официальный формат документа Федерального реестра обеспечивает юридическое уведомление общественности и судебное уведомление судов в соответствии с 44 U.S.C. 1507.

Обратите внимание, что большинство исходных документов, поданных нам, содержат расчетные даты вступления в силу, даты комментариев и другие применимые даты. Мы рассчитываем и вставляем эти даты после того, как документы отправляются в файл. Вы можете обратиться к Таблице эффективных дат и периодов времени, чтобы определить календарную дату расчетной даты, содержащейся в PDF-файле Public Inspection.

Наличие документов

Начиная примерно с 8:45 утра каждый федеральный рабочий день вы можете использовать страницу общественной инспекции на FederalRegister.gov по номеру:

  • Просмотрите список документов, поданных на общественную проверку, и
  • Чтение и печать копий документов в формате PDF.

Мы отправляем новый пакет документов в Государственную инспекцию каждое утро примерно в 8:45 по восточному времени. Мы можем обновлять веб-страницу в течение дня по мере добавления или, в редких случаях, исправлять текст или удалять документы из публичной проверки.Обычно мы добавляем новые документы в 11:15 и 16:15. каждый день, но мы можем отправлять документы в любое время в течение рабочего дня. Наши официальные часы работы: с 8:45 до 17:15. По восточному времени. Документы не будут переданы на всеобщее обозрение после 17:15. Если документ подан незадолго до 17:15, он может появиться на веб-сайте только после 17:15 из-за времени, необходимого для отправки материала на сервер.

Ежедневный комплект документов размещается на новой странице общественной инспекции.Когда версия документа для публичной инспекции публикуется в Федеральном реестре , список публичной инспекции обновляется путем добавления ссылок на номер документа Федерального реестра и дату публикации. Эти ссылки приведут вас к опубликованному документу и к оглавлению Федерального реестра на этот день. В этот момент опубликованный документ Федерального реестра становится основным средством доступа к документам Федерального реестра , а не версии для общественной проверки.

Документы государственной инспекции только предварительно запланированы к публикации, поскольку агентства могут отозвать документы из публикации в Федеральном реестре . Документы общественной проверки остаются доступными на FederalRegister.gov, если только документ не был изъят из нашего офиса до запланированной даты публикации. Вы можете использовать инструмент календаря на странице Public Inspection, чтобы найти документы, относящиеся к разным датам. На сайте FederalRegister.gov вы также увидите ссылки на страницу общественной инспекции на страницах агентств и на боковой панели опубликованных документов Федерального реестра .

Иногда сайт общественной инспекции может быть закрыт на техническое обслуживание в нерабочее время, но обновленный набор файлов будет публиковаться примерно в 8:45 утра по восточному времени каждый федеральный рабочий день.

Как найти информацию в государственной инспекции Страница

Вы можете просмотреть список общественной проверки для получения информации, в том числе:

  • Агентство, выдавшее документ
  • Категория документа (правило, предлагаемое правило, уведомление или президентский документ)
  • Краткое описательное название документа
  • Федеральный реестр номер документа
  • Номера агентств в реестре, если применимо
  • Дата и время подачи документа для всеобщего обозрения
  • Дата, когда документ должен появиться в Федеральном реестре

Типы подачи

Список документов, размещенных в Интернете для всеобщего ознакомления, разделен на разделы «Специальная подача» и «Обычная подача».Нет никаких юридических различий между специальной и обычной подачей, за исключением разницы в дате и времени, описанной ниже.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ