Подшивка документов в делопроизводстве: Как прошить документы

Содержание

Как прошить документы

Выбери вариант доступа

Получать бесплатные статьи на e-mail по теме:

Я ознакомлен и согласен с правилами подписки на сайте delo-press.ru и даю согласие на обработку своих персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности

Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.
Успейте воспользоваться!

Подшивка документов. Как будет правильно подшить документы?

До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти — достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.

Пустяковое дело?

На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью — мы попробуем разобраться в данном вопросе.

Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь — о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины. Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.

Начнем с обложки

Если театр начинается с вешалки, то наша процедура — не иначе как с обложки. И выбор картонной «корочки» — одна из первых задач при процессе «упаковки» документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.

Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.

Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.

Поговорим о нумерации листов

Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь — нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не «заползать» на текст. К общей нумерации листов не относится опись документов.

Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно — каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц — свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.

Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.

Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.

Исправление ошибок и опись документов

В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.

Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.

Как правильно подшить документы нитками

Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются банковским шпагатом, суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.

В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно — ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.

Советы для удобства

Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему «не по зубам». Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.

Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее — 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.

Как прошивают на 3 дырки

Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.

Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.

Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.

Заверительная надпись

Следующий этап после нумерования и прошивки — снабжение нашего дела заверительной надписью. Что это такое? Это наклейка размером 4х6 см с текстом «Прошнуровано и пронумеровано … листов» (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.

И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.

Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она — документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.

Что и зачем прошиваем

В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.

Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.

Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше — всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры — заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.

Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.

Вернемся к технологиям подшивки

Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой — чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.

Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.

Механизм станка

В основе этих систем или станков — классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.

Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также — возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.

Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами — в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.

Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).

Прогресс не стоит на месте

Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.

Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.

6 советов по поддержанию эффективных систем хранения документов

Эффективные системы хранения документов в офисе сделают ваш бизнес более стабильным. Независимо от того, есть ли у вас огромный офис, домашний офис или мобильный мини-офис, вы можете легко находить документы и экономить время на их поиске. Чтобы сохранить эффективные системы хранения документов в вашем офисе, попробуйте выполнить эти задачи, чтобы сделать вашу систему хранения документов малого бизнеса более функциональной, и поделитесь ими со всеми в вашем офисе, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы.

Объявление: Спешите! Мгновенная распродажа на сайте momAgenda.com заканчивается 09. 11.2022! Флэш-распродажа в планировщиках — промокод GIFT25 на скидку 25%

Хотите, чтобы файлы были отсортированы по событию, теме или выступлению? Имейте в виду, что вы можете использовать широкие категории и подкатегории. Для этого используйте висячую складку для общих категорий и ручные папки для конкретных подкатегорий.

Например, если вы хотите организовать своих субподрядчиков. Ваша основная папка будет называться Contactors. Папки манильи — это название субподрядчиков, работающих с вашим бизнесом. Вы можете добавить примечание в папку вручную с указанием имени висящей папки, чтобы помочь людям, возвращающим файл.

Другим примером могут быть «коммунальные услуги». Коммунальные услуги могут включать в себя множество различных, таких как газ, электричество и вода. Основная висящая папка будет называться «Утилиты для бизнеса», а каждая манильская папка будет иметь свое имя, например, газ, электричество и т. д.…

Наклейте этикетку на каждую папку с подвесками и бумагой.

Дублирование названий ярлыков поможет сохранить ваш файл в нужной папке. Таким образом, если вы вынете папку манилы, вы будете знать, в какой раздел поместить папку манилы, когда вам нужно будет ее вернуть.

Примером этого может быть присвоение файлу имени клиента, например «Джон Смит». У Джона Смита была подвесная папка и манильская папка. Таким образом, если кто-то удалит папку, другой человек узнает, что она пропала.

Палка с той же системой маркировки.

У тех, кто использует подвесные папки, есть два варианта добавления тега к папке. Вы можете добавить тег к задней части висячей папки, чтобы вы могли добавить содержимое на передний план. ИЛИ вы можете добавить бирку к передней части подвесной папки и поместить документы и папки в заднюю часть бирки. Если вы используете передние теги и файлы за вкладкой, оставайтесь последовательными.

Если вы используете цветные папки для определенных папок, продолжайте использовать эти цвета. Внутренние файлы и висящие папки должны быть одного цвета в зависимости от ваших общих категорий. Некоторые цвета и категории, которые вы можете использовать для создания системы цветового кодирования:

Папка синего цвета может использоваться для папок здравоохранения или кадров.
Папка зеленого цвета может использоваться для сберегательных/банковских счетов.
Папка красного цвета может использоваться для сотрудников/субподрядчиков.

Какую бы систему вы ни использовали, важно быть последовательным.

Оставьте место в ящике для новых файлов.

Ежегодная очистка, чтобы освободить место для файлов, не только поможет вашей файловой системе оставаться в актуальном состоянии, но и сделает вашу систему более точной с учетом того, что происходит в текущем году.

Мы склонны недооценивать, сколько места нам нужно в картотеке. Боковые шкафы для документов прекрасно работают и могут хранить много файлов. Я нашел следующие на Amazon (партнер).

Разложите бумагу по папкам так, чтобы были видны вкладки.

Еще один эффективный совет по файловым системам — следить за тем, чтобы документы были правильно подшиты в папку. Когда картотечный шкаф наполняется, бумаги имеют тенденцию торчать и скрывать язычок папок для подвешивания и манильских папок. Таким образом, потратив лишнюю минуту на то, чтобы прижать бумаги, вытащив папку, поместив в нее бумаги, а затем убрав ее, вы и ваши сотрудники сможете легко увидеть имя файла.

Этикетка Каждый ящик за пределами картотеки.

Это может показаться бельмом на глазу, но люди, ищущие вещи в картотеке, могут легко найти нужный ящик, если он помечен снаружи. Пометьте каждый ящик широкой темой, чтобы помочь вам и другим найти нужный ящик быстрее и безболезненно. Не конкретизируйте. Используйте очень широкие темы, такие как «Администрирование компании», «Контракты», «Соглашения» и т. д.…

Каждый должен знать организацию файловой системы.

Помните, что файловые системы работают, только если все знают, как они организованы. Они должны знать, что делать при размещении файлов в файловой системе. Запишите точные инструкции для вашей файловой системы, чтобы ссылаться на других. Повесьте его рядом с картотекой, чтобы каждый мог обратиться к нему. Если у вас есть несколько картотечных шкафов, вы можете сделать карту картотеки и отметить на карте, что содержит каждый ящик. В результате пользователи картотеки не должны спрашивать вас, где находятся файлы в шкафах.

Пересматривать файлы каждый год или два.

Ежегодный просмотр папок и удаление неиспользуемых и ненужных помогает поддерживать порядок в пространстве, и вам не нужно будет добавлять шкафы для документов в офис. Ознакомьтесь с нашими преимуществами и советами, чтобы ежегодно пересматривать бумажные файлы, чтобы помочь вам выполнить эту задачу.

Получите нашу бесплатную электронную книгу о передовом опыте работы с цифровыми и физическими системами хранения документов.

Чтобы иметь функциональную систему хранения документов, она должна быть организована таким образом, чтобы можно было легко получать нужные документы. Невосстановимая файловая система занимает место. Он просто заполнен неуместными документами, которые трудно найти. В результате вы упускаете возможность быстрого получения важной информации. Итак, помните об этих советах при создании эффективных систем хранения документов.

Какие советы по файловой системе вы используете для эффективного поиска документов? Пожалуйста, оставьте комментарий ниже, чтобы мы могли продолжить разговор.

Не стесняйтесь ознакомиться с нашими услугами по оценке и уточнению процедур. Мы можем помочь вашему малому бизнесу.

Вот несколько дополнительных статей от других экспертов, которые также помогут вам навести порядок в вашей файловой системе.

Как настроить эффективную систему хранения документов

Как организовать домашнюю файловую систему за 7 шагов

5 ошибок в офисной файловой системе, которых следует избегать

(посетили 80 537 раз, 161 посещение сегодня)

Самое надежное руководство 2022 года по организации офисной файловой системы

900 новое десятилетие и прощание с путаницей старых и устаревших офисных систем хранения документов. Поскольку стало проще найти лучший способ организации бумажных файлов и внедрить новые технологии хранения документов в работу, сейчас самое подходящее время для организации!

Мы изложили ряд важных шагов для компаний любого размера, пытающихся внедрить систему офисной документации. От управления компьютерными файлами до простых офисных лайфхаков — добро пожаловать в руководство по работе в офисе.

Перспектива запуска, организации или очистки офисной файловой системы может заставить даже самых смелых из нас спрятаться за списком других, более важных «дел». Вам больше не нужно прятаться! Эти проверенные на практике советы помогут вам привести в порядок офисную файловую систему и поддерживать ее в рабочем состоянии.

Многие из этих советов пришли прямо из нашей группы офис-менеджеров на Facebook! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и присоединяйтесь к обсуждению. Присоединяйтесь к группе здесь.

Советы по хранению документов в офисе Быстрый поиск:

Цветовой код
Оцифровать
Установить срок действия
Разделяй и властвуй
Организуйте файлы на стенах
Упорядочить по важности
Планируйте регулярно
Отделить текущую работу от завершенной работы

Цветовой код

Люди используют цветовое кодирование с тех пор, как офисные документы — и офисные картотеки для их организации — стали реальностью несколько десятилетий назад. Проверенный и надежный метод цветового кодирования никогда не подводит, и его относительно быстро и легко осуществить, даже если у вас особенно сложная система хранения документов. Цветовое кодирование вдохновит вас на сортировку файлов по разумным категориям, быстрый поиск файлов и добавит веселья в процесс регистрации.

Этот организационный метод — идеальный способ превратить стопки бумаги в упорядоченные пакеты, которые предсказуемы наилучшим образом. Лучше всего то, что цветовое кодирование работает как с физическими, так и с цифровыми файлами, и если вам нужно упорядочить оба типа файлов, вы можете легко использовать одну и ту же систему цветового кодирования для каждого из них.

Как:

Взгляните на все файлы, которые вам нужны, чтобы упорядочить их и установить несколько организационных категорий. (Может потребоваться несколько проходов, чтобы действительно распознать закономерности и определить категории.)
Назначьте каждой категории цвет. (Некоторые категории включают финансовые, человеческие ресурсы, контракты и объекты.)

Просмотрите категории вместе с вашими командами и руководителями. Согласование цветов не сработает, если никто не понимает выбранные вами категории.

Соберите материалы для цветового кодирования. (Это могут быть цветные папки, которые можно разместить на книжной полке, или просто кусочки цветной ленты, которую можно приклеить к ящикам картотеки. )

- Swag.com предлагает множество продуктов для организации в ярких цветах, которые идеально подходят для цветового кодирования. Эти варианты имеют преимущество перед другими вариантами, потому что вы можете напечатать их с логотипом вашей компании или другим дизайном.
- Взгляните на эти настраиваемые элементы организации офиса:
  - Настольный органайзер для зарядки
  - Настольный набор Carrara
  - Кабель Шарлатан

Цветовое кодирование! Рассортируйте файлы по категориям с цветовой кодировкой и почувствуйте организационный дзен-дзен с каждым файлом, который вы бросаете (или перетаскиваете) в аккуратный сосуд с цветовой кодировкой.
Создайте краткий справочный лист правил, чтобы упростить процесс цветового кодирования для себя (по мере добавления новых файлов) и для всех, кто поможет вам организовать систему офисного хранения документов в будущем.

Почему это работает:

Цветовое кодирование похоже на процесс обучения, известный как «разбиение на фрагменты». легко усваивает новую информацию».

Когда вы раскрашиваете гору бумаги, вы превращаете беспорядочную массу информации в куски, которые вы и ваш мозг можете легко отсортировать, когда вам нужно найти что-то конкретное. Если вам нужно найти счет-фактуру в куче бумаги, вы можете растеряться и сдаться, но если вам нужно найти счет-фактуру в вашей новой системе с цветовой кодировкой, вы будете знать, что нужно искать зеленый флажок, который обозначает «Финансовые документы».

Оцифровка

Когда вы оцифровываете файлы, вы, по сути, создаете безбумажную файловую систему. Многие люди считают, что организовать цифровую файловую систему намного проще, чем бумажную, после того как каждый бумажный файл будет преобразован в цифровой формат. Если вы решите оцифровать свои файлы, вам нужно будет начать со сканирования и преобразования ваших старых файлов, что может занять много времени и сил.

Инструкции:

Особая благодарность Франциско от нашей группы Facebook за описание этих указателей!

Решите, как организовать файлы в цифровом виде. Будете ли вы использовать готовое программное решение, сетевой диск, поддерживаемый вашей собственной группой ИТ (информационных технологий), или бесплатную облачную платформу, такую как Google Диск?
Используйте надежную и эффективную сканирующую машину. (Франциско использовал машину Richo с возможностью сканировать документы и отправлять их в предварительно назначенные папки в сети.)

Франциско также рекомендует:

«Определите, есть ли у вас место в облачном хранилище для резервных копий ваших документов. Это особенно важно, если вы имеете дело с документами, потеря которых может нанести огромный ущерб покупателям, клиентам или другим деловым операциям».

Определите, кто будет иметь доступ к добавлению и упорядочению файлов в вашей системе.
Разработайте стандартизированное соглашение об именах для отсканированных файлов. Это облегчит поиск файлов в вашей безбумажной системе.
Франциско рекомендует добавлять даты (или хотя бы годы) к именам файлов, чтобы было легче понять, когда их удалять или архивировать. В Penn Libraries есть замечательный список рекомендаций по именованию файлов, которые помогут вам начать работу.
Создайте карту вашей будущей цифровой файловой системы. Сделайте этот макет максимально точным, чтобы вы могли предвидеть любые проблемы с вашей схемой организации. Обновите карту, когда вы закончите проект, чтобы включить все изменения, которые вы внесли в процессе. Когда вы закончите, эта карта поможет вам легко находить нужные вещи по мере знакомства с вашей новой системой.
Отсканируйте документы:
- Используйте штамп или наклейки, чтобы отметить физические файлы, которые уже были отсканированы в систему.
- Если ваша цифровая файловая система позволяет, добавьте ключевые слова в каждый документ, чтобы упростить поиск файлов.
- Не торопитесь, чтобы избежать ошибок. Даже простая ошибка может однажды сделать невозможным поиск нужного файла. Сканирование документов в вашу новую систему — это трудоемкий процесс, но помните: в конце концов вы закончите!

Почему это работает:

Цифровые файловые системы автоматизируют «поиск файлов» в вашей офисной файловой системе. Вместо того, чтобы листать папки и стопки, рискуя порезаться бумагой и получить головную боль, цифровая система позволит вам выполнить поиск по нескольким ключевым словам или отсортировать файлы в алфавитном порядке и легко найти то, что вы хотите.

Цифровые системы также позволяют легко добавлять новые файлы и даже распределять обязанности по хранению файлов между группами. Настройка требует много работы, но время и усилия, которые вы сэкономите впоследствии, того стоят.

Установка срока действия

Это может показаться обманом, но один из лучших способов организовать офисную файловую систему — сократить количество файлов, которые необходимо систематизировать. Отсеивание файлов по содержимому может оказаться сложной задачей, поскольку трудно определить, какие файлы нужно сохранить, а какие можно выбросить, но отбрасывание файлов по возрасту представляет собой безопасный стандартизированный способ решить, что можно выбросить.

Как:

Установите возраст «одноразового использования» для ваших файлов — 1 год, 5 лет, 10 лет… в зависимости от того, что кажется подходящим для файлов, которые вы храните, и вида бизнеса, которым вы занимаетесь.
- Если вы опасаетесь, что файлы могут понадобиться вам снова, просто переместите их в «архивный» ящик или папку, упорядоченную по годам. (Это, по крайней мере, предотвратит загромождение вашей основной файловой системы устаревшими документами.)
Создайте повторяющееся собрание в своем календаре — возможно, первую неделю в новом году — чтобы провести масштабную очистку файлов.

Почему это работает:

Удаление старых файлов делает вашу систему чистой, организованной и актуальной. Это также экономит ваше время, поддерживая систему в рабочем состоянии, и помогает вам не тратить времени на организацию файлов, которые больше никому не понадобятся.

Разделяй и властвуй

Если файлы, которые вам нужно организовать, относятся только к определенным отделам, попросите человека в каждой из этих групп упорядочить свои файлы, пока вы создаете общее управление файлами. структура.

Как:

Создайте организационную структуру на основе отдела вместо использования категорий, которые группируют файлы на основе общих тем, таких как финансы или человеческие ресурсы.
Разделите файлы соответствующим образом.
Отнесите файлы эксперту в предметной области из каждого отдела, желательно тому, кого вы знаете, с потрясающими организаторскими способностями. Попросите этого добровольца логически упорядочить файлы и создать ключ для справки.
Соберите упорядоченные файлы отделов и добавьте их в общую систему.

Почему это работает:

Попросив людей, которые поймут файлы и получат к ним доступ, взять на себя часть процесса организации, вы гарантируете, что ваша система будет работать.

Храните файлы на стенах

Установите держатели файлов прямо на стенах вместо использования шкафа для документов или полки.

Как:

Установите организационные категории и определите, какие типы документов будут подпадать под каждую категорию.
Установите вместительные настенные держатели в одной из общих зон вашего офиса. (Купите привлекательные держатели, которые соответствуют бренду вашей компании, чтобы удвоить эту инициативу в качестве инициативы по дизайну офиса.) Отметьте каждый держатель по основной категории, а затем укажите, какие типы файлов должны входить в каждый. Подумайте, как вы можете сделать ярлык понятным для занятых сотрудников за несколько секунд или меньше.

Какие файлы здесь?

Счета-фактуры
Квитанции
Запросы на возмещение
- Пишите по электронной почте всем в компании, чтобы объяснить свой процесс. Вместо того, чтобы приносить файлы вам, люди могут добавлять их прямо в держатели.
При необходимости очищайте файлы раз в неделю.

Почему это работает:

Файлы Office — это коллективные ресурсы, поэтому логично, что их организация должна быть коллективной ответственностью. Хотя у вас могут быть амбициозные планы по поддержанию офисной файловой системы в идеально организованном состоянии, все может развалиться, если и когда вы будете заняты. Эта система гарантирует, что файлы остаются организованными по категориям, а не накапливаются в беспорядочной куче.

Упорядочить по важности

Любой, кто когда-либо занимался поиском в файлах, понимает жгучее желание найти именно то, что вам нужно, а не найти 100 вещей, которые вам не нужны. Например, попробуйте организовать свои офисные файлы в порядке важности, чтобы сделать поиск документов более приятным для всех.

Как:

Опросите сотрудников и спросите, какие офисные файлы им нужно найти или получить к ним доступ в течение года. (Сделайте этот опрос обязательным и при необходимости заручитесь помощью руководства для обеспечения соблюдения.)

Просматривайте ответы и группируйте типы файлов по уровням в соответствии с требованиями доступа. (Согласно вашему опросу, верхний уровень будет состоять из пяти наиболее часто используемых типов файлов.)

Организуйте свою систему, цифровую или физическую, в соответствии с этими категориями. Не забудьте также классифицировать и пометить подфайлы. Например, вы можете пометить файлы верхнего уровня как «Важнейшие файлы» и включить отдельные ярлыки для «квитанций», «контрактов» и «результатов опроса».

Почему это работает:

Всем нужна файловая система, которая точно предвосхищает то, что они ищут. Организовав свою систему на основе «правила большинства», у вас больше шансов создать файловую систему, которая действительно предоставляет именно то, что нужно людям.

Планируйте регулярную организацию

Даже самая лучшая офисная система хранения документов не может оставаться организованной сама по себе. Лучше помнить об этом и планировать еженедельную работу по поддержанию системы в порядке. Вкладывая небольшие усилия на регулярной основе, вы почувствуете себя гораздо менее утомительным, чем попытка очистить за год неуправляемые файлы за один раз.

Как:

Настройте повторяющееся напоминание в календаре и не забудьте сохранить это задание священным. Заручитесь помощью некоторых коллег, чтобы держать себя в руках и сделать еженедельное мероприятие веселым. (Вы также можете учредить вознаграждение, чтобы повысить свою организационную мотивацию.)

Почему это работает:

Поддержание системы в порядке гораздо более реалистично и управляемо, чем организация системы с нуля раз в год.

Отделяйте текущую работу от завершенной

Этот гениальный совет от Mind Tools упрощает всю систему регистрации. Вы по-прежнему можете упорядочивать файлы завершенных проектов, но отделение их от файлов, связанных с текущей работой, сделает поиск файлов намного быстрее и эффективнее.

Как сделать:

Сохраните любой существующий метод категоризации, который работал для вас, но добавьте две общие категории: «Завершено» и «Выполняется».
Добавьте временные метки или метки для группировки файлов по ожидаемой или фактической дате завершения.
Добавьте в свой календарь ожидаемые даты завершения, чтобы вы знали, когда пора идти и заняться организацией.

Почему это работает:

Файлы, связанные с незавершенной работой, логически являются теми файлами, к которым люди будут чаще всего обращаться, и организация файловой системы по срочности и частоте доступа — один из лучших способов убедиться, что ваш файловая система не только эффективно организована, но и совершенно практична.

Дополнительный совет: Найдите способ сделать организацию вашей файловой системы увлекательной или, по крайней мере, выполнимой. Возможно, это включает в себя покупку красивых организационных принадлежностей, которые сделают работу приятной, или найм коллеги, который поможет вам, чтобы вы могли вести качественные беседы во время организационных сессий.

Просто найдите способ заставить задачу организации файлов работать на вас — это лучший способ убедиться, что важная задача организации файлов не станет одной из ужасных.

Бывает ли у вас слишком много советов по организации? Думаем нет! Поделитесь своими советами ниже, чтобы мы все могли наслаждаться суперорганизованным офисом!

P.S. Многие из этих советов пришли прямо из нашей группы офис-менеджеров на Facebook! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и присоединяйтесь к обсуждению. Присоединяйтесь к группе здесь.

Практические ресурсы Office

36 идей оформления офиса, которые вдохновят вашу команду на лучшую работу
25 эпических идей для офисной вечеринки, которые заставят всех гудеть неделями
19 идей организации офиса Kickass для максимальной производительности
25 идей для доски объявлений Creative Office, которые действительно читают
101 веселых офисных игр и занятий, которые делают работу отличной
15 креативных идей планировки офиса, которые приводят людей в восторг
7 забавных идей дня рождения в офисе, которые проще простого
Календарь событий на рабочем месте: офисные события в любое время года
Мы предоставили офисным животным полную свободу действий на рабочем месте — вот как это сделало наш офис лучше
Единственный шаблон руководства по офисным процедурам, который вам когда-либо понадобится
Планируете офисный переезд? Вот что вам нужно знать
Как создать атмосферу стартапа в любом офисе
18 идей для праздничных вечеринок, которые понравятся небольшим компаниям
Как сделать вашу следующую корпоративную вылазку незабываемой
Единственный контрольный список для планирования корпоративных мероприятий, который вам когда-либо понадобится
Современное руководство по (ответственному) употреблению алкоголя на работе
7 креативных способов сделать запоминающиеся объявления о новых сотрудниках
21 веселый офисный розыгрыш, за который (будем надеяться) вас не уволят
17 Идеи компании Swag, которые действительно нужны сотрудникам
Памятка по выбору лучшей услуги конференц-связи
Полное руководство по составлению успешного информационного бюллетеня компании [с шаблонами]
Как устроить ретрит компании, которым все будут восхищаться

Фейсбук
Твиттер
LinkedIn
Эл.

Подшивка документов в делопроизводстве: Как прошить документы