Порядок документооборота: 5. Порядок организации документооборота \ КонсультантПлюс

Содержание

как организовать порядок ведения документов?

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначение ответственного за контроль первичных документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Предварительная оценка входящего документооборота

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.

Правило 2. Порядок в документах с помощью одного рег. номера

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Организация порядка согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть – от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

Организация документооборота на предприятии — Doczilla

От эффективности документооборота зависят финансовые показатели организации. Даже, казалось бы, незначительная оптимизация работы с бумажными документами может увеличить прибыль бизнеса: помочь обслуживать больше клиентов, сэкономить на фонде оплаты труда, избавиться от ошибок и опечаток в договорах, оптимизировать бизнес-процессы. Расскажем, как организовать эффективный документооборот на предприятии. Если хотите увидеть практические примеры автоматизации работы с документами, читайте кейсы Doczilla Pro →

Эффективный документооборот на предприятии

Документооборот — это движение документов от их появления в организации до исполнения. Обычно под исполнением подразумевают передачу на хранение или отправку внешнему адресату. Как именно устроен документооборот в отделе — решает руководитель департамента. Из-за такой «свободы воли» в компании часто нет единых стандартов работы с документами.

По классической схеме документооборот осуществляется вручную, и за каждую операцию отвечает сотрудник, который помимо основной работы занимается еще и перекладыванием документов. Такой способ организации документооборота неэффективен, влечет за собой рутину и риски. Альтернативный вариант — это настроенные процессы по передаче данных от одного пользователя другому. Например, готовые и удобные для использования интерактивные шаблоны, благодаря которым не нужно заполнять документы В идеальной картине мира эффективный документооборот соответствует следующим критериям:

Настроенная маршрутизация. Четкие схемы движения документации по отделам и вплоть до лиц, принимающих решения.
Непрерывность движения. Документы не задерживаются неделями на столах — сотрудники принимают документ и перенаправляют его дальше.

Регламентация всех процедур. Каждое действие сотрудника (вычитка, анализ, подпись) прописана на уровне корпоративной документации.
Избегание дублей. Маршруты прорабатываются так, чтобы не создавались повторные документы. Например, если сотрудник отправил договор, не получил ответа и отправил еще один.

Помимо перечисленных характеристик есть и другие принципы, по которым организации разделяют разные потоки документов, настраивают маршрутизацию и обработку. Обычно структура выглядит следующим образом:

Входящие	Исходящие	Внутренние
Поступают извне по различным каналам. Это может быть электронная почта, мессенджеры, телефон и другие способы связи.	Документы созданные организацией, в том числе и на основе входящих данных, но отправляемые внешним пользователям.	Создаваемые для использования внутри организации: распрядительные документы, инструкции, приказы.

Для каждого типа документов — своя маршрутизация, поэтому договоры могут идти до стола руководителя разными путями. Как правило, чем сложнее и запутаннее эти процессы, и чем их больше, тем выше риск возникновения проблем.

Как составляются документы на крупных предприятиях

В разных организациях процессы могут иметь свои особенности. В частности, может использоваться одна из следующих схем.

Децентрализованная. В этом случае все документы распределяются по структурным подразделениям, где они создаются, обрабатываются и передаются в работу другим отделам по мере необходимости.
Централизованная. Есть один отдел, отвечающий за документооборот. Все процессы должны быть проведены через него.
Смешанный. Есть централизованный отдел, но часть документации обрабатывается в отделах и подразделениях.

Схема выстраивается в зависимости от особенностей компании. Нужно смотреть, какие документы чаще приходится обрабатывать, и где их лучше создавать и проводить. Если у вас нет ответственного сотрудника, который навел бы порядок с документооборотом, или если вы не знаете, с чего начать оптимизацию, позвоните нам по телефону 8 (800) 700-08-16 — проведем аудит и подскажем решения. На многих предприятиях сейчас используют электронный документооборот (ЭДО). Это позволяет упростить передачу документов, сделать взаимодействие отделов быстрее. Также можно четче контролировать процессы, но сам по себе ЭДО не панацея. Даже если движение документов по предприятию происходит стандартно, беспорядок возможен даже в самой технически продвинутой системе.

Например, если ЭДО интегрировали, а документы забыли унифицировать.

Оптимизация документооборота

Основной целью автоматизации можно считать сокращение затрат на обслуживание документооборота, но есть и не менее важные задачи: ускорение согласования документов между отделами и подразделениями, ликвидация человеческого фактора, упрощение работы с договорами. В некоторых случаях оптимизация может стать следствием изменений в законодательстве, например, при внедрении обязательных для работы форм документации.

Способы автоматизации зависят от особенностей предприятия. Иногда достаточно просто наладить правильную маршрутизацию, а в других ситуациях может потребоваться полная проработка документации, создание шаблонов и настройка взаимодействия подразделений. В любом случае сначала проводится аудит, выявляющий проблемные места.

В результате оптимизации компания должна получить ускорение всех процессов, связанных с документооборотом. Документы становятся стандартизированы, а юристы не тратят лишнее время на вычитывание одних и тех же текстов, потому что документы полностью соответствуют требованиям законодательства.

Некоторые компании пытаются провести самостоятельно организовать документооборот, но в итоге теряют время и деньги. Обычно сотрудники внутри компании не сильно заинтересованы в автоматизации, ведь это приведет к смене устоявшихся правил и маршрутов в работе. К тому же, у сотрудников часто нет достаточного опыта в поиске узких мест, а также в их устранении. Поэтому попытки оптимизировать работу с документами своими силами редко бывают успешными.

Привлечение сторонней компании в этом случае выглядит более выигрышно. Уже при проведении аудита, можно выявить значительное количество проблем. Просто за счет опыта работы на других аналогичных проектах. У компании Doczilla накоплен достаточный опыт аудита и оптимизации документооборота на предприятиях. Это позволяет ускорить процесс цифровизации, избежав многих стандартных проблем.

Узнать больше про аудит процессов по подготовке и согласованию документов →

Кейс: как мы автоматизировали документооборот в «Почте России»

Наглядным примером оптимизации работы с электронными документами является наше недавнее сотрудничество с АО «Почта России». Это крупная организация, где ежедневно создаются сотни документов.

Основной проблемой «Почты России» было отсутствие стандартизированных форм для первичных документов. Это приводило к затягиванию сроков при переходе данных из одного отдела в другой. Также тратится время сотрудников на лишние действия, которые можно эффективно оптимизировать, проработав все необходимые формы и бланки Несмотря на все усилия и попытки, привести процессы к единообразию не удавалось: внутренние приказы и регламенты не работали. Тогда «Почта России» обратилась к нам с задачей оптимизировать создание документов.

Мы создали готовые шаблоны документов в электронном виде, которые упростили их составление и ускорили проверку отделами. Чтобы в документах не появлялись ошибки, мы запретили их редактирование на техническом уровне. Параллельно мы настроили гибкую маршрутизацию согласования документов по отделам — в результате получилось ускорить согласование в 2−4 раза.

Другие результаты смотрите в полном тексте кейса →

Руководителям предприятий необходимо уделять внимание оптимизации документооборота. Это позволит эффективнее тратить ресурсы компании, уменьшать нагрузку на сотрудников. Также во многих случаях ускоряются процессы в организации, что дает дополнительное конкурентное преимущество.

Больше кейсов →

Документация по процессам: примеры, шаблоны и советы

Документируйте свои внутренние процессы и рабочие процессы, чтобы ваша организация всегда работала бесперебойно.

По мере роста вашего бизнеса все неизбежно усложняется. Есть больше людей, больше задач и больше шагов, и все они должны быть организованы наиболее эффективным образом. Предполагая, что все естественным образом встанет на свои места и процедуры отработают сами собой, вот почему многие стартапы и компании теряют импульс, как только расширяют свою команду.

Ведение точной и хорошо организованной документации процесса считается одним из лучших способов избежать хаоса и обеспечить эффективность и согласованность.

Давайте углубимся в то, что такое документация процесса и почему она должна вас волновать.

Что такое технологическая документация?
Примеры документации процесса
Преимущества документации процесса
Как создать документацию процесса
Шаблон документации процесса
Документацию по процессу люди действительно будут читать

Что такое документация по процессу?

Документация процесса представляет собой пошаговое описание выполнения процесса от начала до конца. Процессы могут быть задокументированы в виде политик, контрольных списков, руководств, форм, снимков экрана и т. д. — всего, что описывает, как должен выполняться процесс.

Используйте этот шаблон документации процесса

Думайте о документации процесса как о кулинарной книге вашей команды. Рецепты записываются, потому что это самый простой способ воспроизвести проверенный процесс. Точно так же любая задача, которая выполняется более одного раза или завершается несколькими людьми, должна быть задокументирована.

Примеры документации по процессу

Типичным примером документации по процессу является стандартная рабочая процедура (СОП).

Вот пример СОП, созданный в Nuclino. Nuclino — это унифицированное рабочее пространство, в котором вы можете совместно работать над внутренней документацией, управлять проектами, нанимать новых сотрудников, вести протоколы совещаний, совместно работать над документами и объединять работу всей команды.

Пример СОП (созданный в Nuclino)

Другие примеры бизнес-процессов, которые обычно документируются, включают:

Анализ производительности
Процесс разрешения жалоб клиентов
Процедуры осмотра и технического обслуживания оборудования
Процесс предоставления услуг
Процесс выставления счетов и получения платежей
Адаптация нового сотрудника

Преимущества технологической документации

Посмотрим правде в глаза – технологическая документация звучит утомительно и скучно. Некоторые предприятия делают это только потому, что думают, что это то, что они «должны» делать. Другие полностью избегают документирования процессов, считая это пустой тратой времени и денег. Большинство компаний испытывают противоречия между попыткой поступать правильно путем документирования и попыткой не тратить ресурсы на документирование.

Причин, которые многие компании приводят в качестве предлога для отказа от документации, бесчисленное множество:

«Сейчас слишком многое меняется». Вы не хотели бы тратить драгоценное время на документирование и стандартизацию вещей, которые могут измениться в ближайшем будущем.
«Процедуры носят ограничительный характер». Чтобы добиться успеха, нужно быть гибким. Стандартизация только задушит вашу способность к инновациям.
«На это нет времени». Не похоже на то, чтобы документировать то, на что у вас едва хватает времени.
«Это слишком корпоративно и бюрократично». Вы хотите сохранить более неформальную, личную корпоративную культуру и не хотите принимать то, что кажется практикой, наиболее подходящей для крупных корпораций.

Знакомо? Если это так, вы, конечно, не одиноки. Чтобы понять, почему документирование процессов стоит вашего времени, полезно оглянуться назад на один из самых влиятельных в мире примеров улучшения бизнес-процессов.

Рабочие на сборочной линии завода Ford Motor в Лонг-Бич (21 апреля 1930 г.)

Генри Форд не изобрел автомобиль — он изобрел процесс. Его новаторский подход к производству позволил ему создать первый в Америке серийный доступный автомобиль, изменив автомобильную промышленность и деловой мир, какими мы его знаем.

Идея была проста: вместо того, чтобы один мастер создавал продукт в одиночку, всех обучали выполнять одну из 84 простых, повторяющихся работ. Внедрение сборочной линии сократило время производства Model T с 12,5 часов до 2,5 часов!

В конце концов, любой бизнес представляет собой группу взаимосвязанных и часто повторяющихся задач и процессов. Но только когда вы формализуете их, вы вынуждены думать о рабочем процессе с учетом производительности.

Документирование процессов может помочь вам достичь пяти ключевых целей:

Оптимизация процессов. Определите узкие места и неэффективность, документируя точные процессы. Вы быстро увидите, какие процессы вам нужно улучшить или от которых нужно избавиться.
Автоматизация процессов. Документация по процессам помогает обнаружить задачи, которые можно легко автоматизировать, экономя время и ресурсы.
Обучение новых сотрудников. Внутренняя документация помогает новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.
Обмен и сохранение знаний компании. Документация сохраняет записи процессов, известных только нескольким людям, специализирующимся на их выполнении. Без него, когда сотрудник уходит, любые знания процесса уходят вместе с ним.
Работоспособность. Если вы не документируете процесс, по сути, кто-то заново изобретает его каждый раз, когда он повторяется.

Таким образом, самая большая ценность документирования процессов заключается в стандартизации и масштабировании того, что уже работает для вас, определении способов оптимизации того, что не работает, и обмене этой информацией с другими членами вашей команды. Это основная часть управления бизнес-процессами.

Конечно, стандартизация процессов эффективна только в том случае, если у вас есть утвержденные процессы для стандартизации. Это означает, что если вы стартап, который еще не заложил прочную основу, документация будет пустой тратой времени. Однако, как только ваш бизнес начинает развиваться, тщательное документирование процессов начинает играть решающую роль.

Как создать документацию по процессам

Предположим, что в вашей организации нет документации по процессам и вы начинаете с чистого листа. Вы должны пройти через то, что называется открытием процесса . Постарайтесь привлечь всех, кто является частью процесса, и выполните следующие шаги:

Шаг 1: Определите процесс и его объем

Решите, какой процесс вы собираетесь документировать. Определите его цель и объем – почему и как этот процесс принесет пользу организации. Определите, каким должен быть желаемый результат процесса, и перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из шагов.

Шаг 2: Организуйте шаги

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца и определите начальную точку или то, что инициирует процесс. Как только вы это установили, все остальное — это просто вопросы. Что будет дальше? Кто это делает? И как узнать, когда это сделано?

Шаг 3: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет нести ответственность за задачи процесса. Определите их роли. Не забывайте упоминать их должность, а не имя.

Шаг 4: Запишите исключения из нормального потока процесса

Бизнес-процесс может не всегда следовать одному и тому же потоку по разным причинам. Упомяните об этих исключениях и о том, какие шаги будут предприняты для их устранения.

Шаг 5. Добавьте контрольные точки

Определите, где в процессе могут возникнуть риски, и добавьте контрольные точки, чтобы облегчить мониторинг процесса. Установите измерения, чтобы определить его эффективность и, возможно, улучшить ее.

Шаг 6. Проверьте и протестируйте процесс

Соберите всех участников и просмотрите задокументированный вами процесс. После этого проверьте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Шаблон документации процесса

Важно, чтобы ваша документация соответствовала стилю, формату и уровню детализации. Большинство компаний используют один и тот же шаблон документации процесса для каждого рабочего процесса, который они документируют. Вот пример того, как может выглядеть такой шаблон.

Шаблон документации процесса (созданный в Nuclino)

Документацию по процессу люди действительно будут читать

Часть того, что делает документацию по процессу такой разочаровывающей, заключается в том, что готовые документы никогда не читаются и не обновляются, становясь пережитком какого-то давно забытого решения на собрании. Есть несколько способов гарантировать, что время, потраченное на документирование процессов, не будет потрачено впустую и принесет реальную пользу вашему бизнесу.

Упростите доступ и поиск документации. Одной из основных целей документации является обмен знаниями и управление ими. Когда доступ к документам ограничен или доступен только по запросу, он отправляет сообщение о том, что информация актуальна только для определенных людей, и отговаривает вашу команду от ее использования. Документация по процессу должна быть опубликована на платформе, где ваша команда будет видеть ее ежедневно. Одним из примеров такой платформы является Nuclino, унифицированное рабочее пространство, где вы можете собрать все знания, документы и проекты вашей команды в одном месте.
Упростите редактирование. Процессы являются динамическими. Они со временем меняются — менеджеры перераспределяют задачи, люди приходят и уходят из компании, меняются роли. Обратная связь и новый вклад необходимы для того, чтобы документация процесса была эффективной, поэтому вклады должны быть как можно более легкими. В Nuclino каждый документ можно совместно редактировать в режиме реального времени, а история версий фиксирует изменения и позволяет легко восстановить более ранние версии, если это необходимо.
Будьте лаконичны. Не отвлекайте читателей чрезмерным объемом информации. Предоставляйте столько рекомендаций, сколько необходимо, не вдаваясь в ненужные детали. Будьте ясны, кратки и по делу.
Инвестируйте в визуальное картирование процессов. Изображение часто стоит тысячи слов документации. Таким образом, вместо того, чтобы буквально описывать каждый шаг бизнес-процесса, помогите читателям усвоить информацию, представив ее в виде диаграммы или блок-схемы. В Nuclino вы можете вставлять живые диаграммы, просто вставляя общую ссылку из draw.io, Gliffy или Lucidchart. Эти инструменты также предоставляют возможность документировать процессы в нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN).

Документирование процессов может быть скучной и утомительной работой. Это также может быть отличным способом дать вашей команде возможность делать больше и быстрее, если все сделано правильно. Если документы вашей компании недоступны, устарели или запутаны, они будут источником разочарования, если их вообще прочитают. С другой стороны, если они лаконичны, информативны и актуальны, они могут помочь вашим сотрудникам быть эффективными и независимыми и помочь создать культуру прозрачности в вашей компании.

Если вы решите инвестировать время в документацию процесса, сделайте так, чтобы ваше время и усилия учитывались, и относитесь к ним как к активу, а не как к рутине, чтобы вычеркнуть свой список дел.

Nuclino: коллективный мозг вашей команды

Nuclino объединяет все знания, документы и проекты вашей команды в одном месте. Это современный, простой и невероятно быстрый способ совместной работы без хаоса файлов и папок, переключения контекста или разрозненности.

Создайте центральную базу знаний и предоставьте своей команде единый источник достоверной информации.
Сотрудничайте в реальном времени или асинхронно и тратьте меньше времени на совещания.
Управляйте и документируйте свои проекты в одном месте, не теряя контекста.
Упорядочивайте, сортируйте и фильтруйте все виды данных с легкостью.
Интегрируйте любимые инструменты , такие как Slack, Google Drive, Figma, Lucidchart и другие.

Попробуйте сейчас