Порядок документооборота в организации образец: Образец графика документооборота в организации в 2021 году

Поделиться статьей

в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета

Читайте также

39. Оpганизация документооборота

39. Оpганизация документооборота Документооборот в банке утверждается руководителем банка.Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота в банках:– приему, оформлению и отражению по счетам

Правила

Правила На практике можно следовать двум простым правилам. Первое: если краткосрочная волатильность опционов значительно ниже долгосрочной, то следует ожидать прорыва, хотя направление этого прорыва данным правилом не определяется. Второе: если краткосрочная

6.1. Ведение учета и документооборота

6.1. Ведение учета и документооборота Организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета, (в то же время указанные организации должны вести учет основных средств и нематериальных активов в порядке,

9. 2. Правила

9. 2. Правила Рассмотрим теперь то, что мы называем «правилами». Термин «правило» употребляется в широком смысле для определения того порядка, согласно которому в результате процесса принятия решений информация преобразуется в действия. Правила устанавливают, какие

Основы кадрового документооборота

Основы кадрового документооборота Работа с различными видами кадровых документов является одной из основных функций отделов кадров и служб по персоналу на предприятии. Организация кадрового документооборота является достаточно важным и ответственным моментом работы

Основы документооборота по охране труда

Основы документооборота по охране труда Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические,

74. Проверка системы документации и документооборота

74. Проверка системы документации и документооборота Система бухгалтерской документации и документооборота регламентируется утвержденным руководителем предприятия графиком документооборота.Под графиком документооборота понимается принятая предприятием система

Глава 3 Организация документооборота в организации

Глава 3 Организация документооборота в организации 3.1. Организация документооборота Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.Порядок прохождения документов и

3.1. Организация документооборота

3.1. Организация документооборота Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах

3.8. Особенности организации документооборота конфиденциальных документов

3.8. Особенности организации документооборота конфиденциальных документов 3.8.1. Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству

3.8.1. Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов

3.8.1. Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству иерархических уровней управления, что создает серьезные предпосылки для

4. Организация документооборота

4. Организация документооборота 4.1. Технологии документооборота Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного

Глава 2 Правила, которые меняют правила Все, что популярно, – негодно

Глава 2 Правила, которые меняют правила Все, что популярно, – негодно Я не могу дать вам точную формулу успеха, зато могу назвать формулу фиаско: постоянно старайтесь угодить всем и каждому. Герберт Байярд Суоп, американский журналист и редактор, первый лауреат

Правила

Правила 1. СамоназначениеВ коучи мы назначаем себя сами. Не думайте, что кто-то придет и посвятит вас в рыцари, скажет: «Вот вам диплом, теперь вы сертифицированный коуч». Все совсем не так.Вы сами в какой-то момент должны сказать: «Теперь я коуч». Внутри вас должно быть

Программы автоматизации документооборота

Программы автоматизации документооборота Современные темпы развития туристического бизнеса диктуют необходимость внедрения новых методов работы, упрощающих работу менеджеров по оформлению туров.Таблица 13Сводная таблица примерной стоимости услуг

Три правила

Три правила Очень важная вещь во фрилансе – копирайтинг. Это можно выделить даже как отдельный способ заработка. Но давайте поговорим о правилах копирайтинга, которые напрямую относятся к фрилансу.? Самое первое, базовое правило копирайтинга: написанный текст продает

График документооборота — Энциклопедия по экономике

Своевременность получения информации для нужд управления в значительной мере зависит от четкости составления графика документооборота. Документооборот— это движение документов от момента их составления до сдачи в архив. График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройной системы организации бухгалтерского учета в организации. Он является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности. Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает  [c.152]

График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности, обеспечивает  [c.153]

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей организации, ее структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п. Каждое ответственное лицо обязано правильно составлять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматривать как составную часть производственного задания, а его нарушение — нарушением трудовой и производственной дисциплины.  [c.153]

При установлении состава первичных документов, включаемого в график документооборота, используют Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета.  [c.153]

Объем учетных работ по оформлению первичных документов в графике документооборота упорядочивается путем указания ответственных лиц по составлению и использованию документов по целевому назначению, а также выполнению работ в момент составления документа.  [c.153]

Подготовленный график документооборота утверждается руководителем организации, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. Ниже приведена примерная схема графика документооборота (на примере составления документов по учету основных средств) (табл. 6.1).  [c.154]

До разработки схемы (графика) документооборота необходимо в организации сперва разработать план-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственными за правильность оформления и своевременность представления необходимой информации. План-график распределения обязанное -  [c.154]

В зависимости от назначения и установленного порядка обработки документов они выписываются в одном или нескольких экземплярах. После совершения хозяйственных операций документы в соответствии с разработанным графиком документооборота представляются в бухгалтерию организации, где их проверяют и обрабатывают, а затем используют для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.  [c.156]

В плане документации перечисляют документы, необходимые для организации учета хозяйственных операций и составляют расчет потребности в бланках. Определяют в плане также перечень документов, формы которых разрабатываются самостоятельно. Далее разрабатывается график документооборота.  [c.198]

Главным бухгалтером предприятия составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения. Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм. Так, в табл. 16.1 представлен примерный график документооборота.  [c.453]

Точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.  [c.453]

График документооборота в организации  [c.454]

Кто составляет график документооборота по предприятию  [c.456]

Определение должностных обязанностей работников бухгалтерии. Руководителем согласно Положению о главных бухгалтерах определяются порядок назначения и увольнения главного бухгалтера, его полномочия. Главным бухгалтером утверждаются график документооборота, формы и сроки сдачи учетных регистров, устанавливаются перечень должностных обязанностей и от-  [c.558]

Постановка бухгалтерского учета. Этот вид услуг включает в себя комплекс мероприятий и прежде всего определение долговременной учетной политики, выбор формы бухгалтерского учета, подбор комплекса технических средств, формирование структуры бухгалтерской службы, разработку графика документооборота и должностных инструкций для бухгалтерского персонала и др. В результате проведения этих мероприятий принимается решение об организации рациональной системы бухгалтерского учета у заказчика.  [c.99]

Наличие графика документооборота, утвержденного приказом руководителя организации.  [c.239]

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Примерная схема его дана на с. 129 (схема 4.3). Назначение графика — осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйствен-  [c.128]

Утверждено приказом № от 05.02 200 г. График документооборота в организации  [c.129]

Ответственность за разработку и исполнение графиков, правильное и своевременное составление необходимых документов, определенных этими графиками, сроков передачи их в бухгалтерию несут лица, заполнившие и подписавшие эти документы. Центральной фигурой, осуществляющей контроль за соблюдением графика документооборота, является главный бухгалтер. Его указания в этой части являются обязательны-  [c.430]

Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным на предприятии графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.  [c.149]

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.  [c.142]

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей размера предприятия, вида деятельности, структуры управления и т. п. По каждому документу в график документооборота следует включить следующие разделы  [c.142]

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.  [c.143]

Пример графика документооборота приведен в табл. 6.2.  [c.143]

Контроль за соблюдением графика документооборота возлагается на  [c.150]

Правила документооборота. Правила документооборота регулируются графиком документооборота, составляемым в виде схемы или перечня работ, выполняемых структурными подразделениями или конкретными работниками-исполнителями с отражением взаимосвязи и сроков формирования и исполнения документов (см. п. 6.4).  [c.205]

График документооборота предприятия утвержден приказом директора.  [c.56]

Составление графика документооборота. 10. Автоматизация бюджетирования.  [c.18]

Для постановки бюджетирования необходимы не только грамотное решение методологических проблем, вдумчивое осмысление нужного инструментария финансового планирования, но и разработка соответствующих организационных процедур, регламентирующих все вопросы взаимоотношений отдельных структурных подразделений, ЦФО, МВЗ или ЦФУ с руководством предприятия либо фирмы. Очень часто возможность принятия нужного руководителю структурного подразделения бюджета или его корректировки в надлежащую сторону обеспечивается его доступностью к телу генерального директора. Чтобы уменьшить субъективизм в управлении финансами предприятия, нужен собственно четкий порядок, бюджетный регламент. Именно графики и процедуры составления, согласования, консолидации и утверждения бюджетов в компании, графики и процедуры составления отчетов об исполнении бюджетов, их анализа и корректировок, а также соответствующие им графики документооборота превращают бюджетирование и финансовое планирование из игры в цифири в управленческую технологию, в инструмент финансового контроля.  [c.259]

Венцом всех усилий по организации внутрифирменного бюджетирования является разработка графика документооборота. В сущности без этого документа реальная постановка внутрифирменного бюджетирования и превращение бюджетирования в элемент управленческого контроля невозможны. Назначение графика документооборота состоит во взаимоувязке всех процедур и регламентов бюджетирования, усилий отдельных структурных подразделений компании на различных уровнях управления по составлению бюджетов в единую систему или, как модно сейчас говорить, — в единый управленческий контур, а также по их согласованию и исполнению. Именно с помощью такого графика можно оптимизировать графики составления отдельных (основных и операционных) бюджетов, последовательность, сроки их представления и консолидации, отлаживать взаимодействие отдельных ЦФО, ЦФУ и МВЗ в бюджетном процессе как между собой, так и с различными подразделениями высшего уровня управления (ПЭО, финансовый отдел, отдел маркетинга, бухгалтерия и т. д.).  [c.280]

Прежде чем перейти к составлению графика документооборота необходимо  [c.280]

Составить его сразу правильно, раз и навсегда, невозможно, просто не под силу самым опытным специалистам. Слишком уж многоплановой является эта задача, требующая междисциплинарного подхода, разнообразной экспертизы. Если в компании никогда не использовался такой управленческий инструмент, как график документооборота, то на разработку его окончательного варианта применительно к бюджетированию могут уйти два-три месяца после составления первого, пробного наброска. При наличие определенного опыта составления таких графиков эта процедура может занять примерно один месяц.  [c.281]

В табл. 11.4 приведен образец графика документооборота для финансовой структуры с ЦФО при следовании принципу организации планирования снизу вверх . В этом случае за разработку бюджетов, их корректировку и составление отчетов об их исполнении отвечают ЦФО. Представленный образец графика документооборота не отражает движения информации о корректировках и отчетах об исполнении бюджетов, хотя ее также следует использовать при отработке механизмов организации бюджетного процесса.  [c.282]

График документооборота. Моделирование процедур взамодействия компонентов финансовой структуры компании  [c.280]

После этого можно приступить собственно к составлению графика документооборота, пример формата которого приведен в табл. 11.3. В процессе составления может обнаружиться необходимость внесения корректив как в сроки, так и в последовательность составления отдельных бюджетов отдельными структурными подразделениями. К этому нужно быть готовым. Как и в случае с финансовыми планами, приступить к оптимизации можно только тогда, когда на руках имеются завершенные варианты всех документов, а не отдельные документы или их фрагменты. Составить сбалансированный финансовый план можно только тогда, когда у вас есть все три основные бюджета (БДиР, БДДС и расчетный баланс). Заниматься оптимизацией бюджета продаж компании не имея всех трех основных бюджетов — глупо. Точно так же оптимизировать бизнес-процессы в компании по вопросам бюджетирования на основе составления графика документооборота можно только тогда, когда все вопросы финансовой структуры, бюджетного регламента, порядок и графики составления бюджетов, распределения функций между подразделениями и уровнями управления завершены. Нужно лишь отдавать себе отчет в том, что, как любая оптимизация, усовершенствование процессов организации бюджетирования — итерационная процедура, а график документооборота — всего лишь инструмент такой процедуры.  [c.281]

Рассмотрим некоторые примеры графиков документооборота для различного типа финансовых структур. При выделении в рамках финансовой структуры компании только МВЗ и соответственно разработки на уровне отдельных структурных подразделений только операционных бюджетов с их последующей консолидацией в основные бюджеты на уровне всего предприятия или компании график документооборота может быть аналогичен образцу, приведенному в табл. 11.3. Отметим, что в этой таблице представлены лишь фрагменты графика и упрощенные образцы, так как полный график документооборота может занимать десятки страниц. В примере идет речь о разработке первоначаль-  [c.281]

Порядок в документах, или как управлять документооборотом в компании | by IC Project

Сколько раз заказчик писал вам электронное письмо с просьбой прислать копии некоторых документов или ваш начальник просил окончательный вариант соглашения, подписанного несколько месяцев назад? В идеальном мире эти документы в цифровой форме находятся в CRM, где группа выбранных сотрудников имеет к ним доступ, которые могут в любой момент загрузить, распечатать или отправить их любому человеку. В реальном мире уже не все так хорошо.Папки и шкафы, переполненные документами, содержащими тонны бумаг, все еще правят во многих компаниях. Почему стоит задуматься о решениях для управления документооборотом в наших компаниях? Постараемся ответить на этот вопрос.

Управление документами — способ упростить нашу жизнь

Управление документооборотом в компании — способ упростить управление всем бизнесом. Это не пустые слова. Просто взгляните на статистику.

В 2012 году IDC провела всемирный опрос сотрудников ИТ-отдела.Оказалось, что такие проблемы, как отсутствие возможности открывать вложения с документами, поиск необходимых документов, несовместимость документов и другие мелкие проблемы в потоке и получении документации, снижают продуктивность сотрудников на 21%.

Harris Interactive провела опросы среди 1000 сотрудников, которые используют компьютеры и ежедневно отправляют файлы с документами клиентам. Это была группа людей, которые каждый день отправляли сотни документов своим клиентам и субподрядчикам, формируя их учетные записи электронной почты.Из-за редактирования одних и тех же писем у них часто возникали проблемы с поиском отправленных или полученных документов. Однако исследование было направлено на изучение другого показателя. Оказывается, 92% белых воротничков, независимо от места работы (частный или государственный сектор), ежедневно имеют дело с документами, отправляемыми в бумажном или электронном виде.

Тот же опрос показал, что 83% сотрудников имеют проблемы с версиями сохраненных документов. Дело в том, что если сотрудник X вносит изменения в файл и пересылает его, и не все получатели прочитают свое сообщение, они все равно будут работать со старой версией.

Отчет M-Files ECM сообщает, что специалист теряет около 18 минут на поиск нужных документов и тратит 50% своего рабочего времени на создание ненужных версий документов.

Цифровизация кажется решением

Читая руководства по методологии Lean, иногда можно найти примеры компаний, которые прекратили разбазаривать средства, используя эту методологию. Американское предприятие, благодаря изменениям, внесенным в поток и архивирование документов, сэкономило около 40 часов работы подразделения, занимающегося сортировкой документов еженедельно.Все это благодаря созданию ситуации, когда документы не разделялись, а затем доставлялись сотрудникам в здании, а просто сканировались и помещались в облако, а затем соответствующие отделы получали информацию о том, какие документы появились и кому они адресованы. Вдобавок ко всему, у всего режима была четкая система именования, основанная на цветах, категориях и числах.

Все больше и больше компаний задумываются о цифровизации. Это так, поскольку дает возможность обновлять документы, легко их описывать и назначать доступ соответствующим людям.Поэтому, принимая решение об установке CRM-решений в компании, стоит выбрать такие, которые позволяют легко управлять электронными документами и автоматически обновлять версию после ее изменения. Таким образом, каждый заинтересованный сотрудник будет иметь доступ к самым последним.

Цифровые подписи и редактирование PDF

Цифровые подписи — это решение, облегчающее работу с документами. 45% компаний заявляют, что обработка подписи в соглашении или другом документе занимает больше или меньше недели.Это потому, что он должен проходить все уровни в компании. Это приводит к потере 100 злотых на каждом из них. Однако это время сократится на 80%, если исключить бумагу и ручку из всего процесса. Цифровая подпись — вот решение.

Еще одна проблема — редактирование цифровых документов. Кажется, что PDF стал форматом, который уже достаточно распространен, чтобы его редактирование не создавало проблем для любой компании. К сожалению, такое мышление неверно. 75% крупных компаний не имеют программного обеспечения, позволяющего вносить изменения в PDF-файлы.Это неправильное направление действий. Редактирование PDF-документов, в частности внутри организации, практически обязательно. Все потому, что большое количество программ экспортируют файлы в этот формат. Часто это счета-фактуры, исправления, соглашения, документы, требующие комментариев и предложений. Если их нужно распечатать или преобразовать в другие форматы, это пустая трата денег и времени.

Какие инструменты будут полезны?

Если у нас нет собственной CRM, то стоит использовать доступные на рынке инструменты, которые позволяют группе сотрудников легко обмениваться документами и добавлять их в задачи.Самым простым из них является Google Docs, который, возможно, не предоставляет нам все необходимые параметры, но, что наиболее важно, позволяет нам создавать документы с разными уровнями доступа. Другие доступные решения — это, например, Trello, который позволяет назначать документы задачам и сотрудникам. Однако в крупных компаниях таких решений может оказаться недостаточно. Стоит поискать специальные инструменты или инструменты подписки. В Польше есть несколько компаний, которые, например, предоставляют услуги в зависимости от количества сотрудников.Тем не менее, необходимо понимать, что специализированные решения недешевы, но они предоставляют множество возможностей, которых нет в бесплатных инструментах.

Анализ документооборота в компании позволяет сделать много интересных выводов. Может оказаться, что процедуры и пути слишком сложны или ненужны. Таким образом, мы можем сэкономить не только время сотрудников, но и деньги. Стоит выбрать цифровое распространение документов, чтобы отказаться от бумажных, где это возможно, и, что наиболее важно, привести к ситуации, когда простая система архивирования позволит быстро и легко найти нужные нам документы.

Основы документирования и анализа процесса «как есть»

Время чтения: около 7 минут

Автор: Lucid Content Team

Компании полагаются на надежные процессы для эффективного и результативного достижения целей. Но без сильных процессов ваш бизнес может потерять деньги, таланты и даже клиентов.

Вот здесь и появляется анализ процесса «как есть».

Изучение вашего текущего состояния помогает организациям документировать, отслеживать и оптимизировать процессы для повышения производительности, эффективности и улучшения результатов.

Вот как вы можете вывести свой бизнес на новый уровень, задокументировав процесс как есть.

Анализ процесса «как есть» или анализ текущего состояния — это стратегия управления процессами, которая определяет и оценивает текущие бизнес-процессы.

Анализ текущего состояния может быть сосредоточен на всей бизнес-организации или на одном или нескольких конкретных процессах в отделе или группе.

Существует несколько ключевых целей или мотивов для проведения анализа текущего состояния, в том числе:

• Экономия денег
• Улучшение существующих или создание новых процессов
• Повышение удовлетворенности клиентов
• Улучшение координации бизнеса и оперативности организации
• Соблюдение новых нормативных требований стандарты
• Адаптация процессов после слияния или поглощения

Причина номер один, по которой компании используют систему управления процессами, заключалась в том, чтобы сэкономить деньги за счет снижения затрат и / или повышения производительности, за которым следует необходимость повышения удовлетворенности клиентов, чтобы оставаться конкурентоспособными , согласно исследованию 2015 года, проведенному BPTrends.

Анализ текущего и будущего состояния процессов

Анализ текущего и будущего состояний процесса идет рука об руку, когда вы оцениваете бизнес-процессы. Проще говоря, «как есть» отображает, где находятся ваши процессы, а будущие — там, где вы хотите, чтобы они были.

Этап «как есть» описывает текущее состояние ваших процессов и любые пробелы или проблемы с текущим режимом работы. После того, как вы это наметили, вы можете переходить к будущей фазе управления процессами.

Отображение будущего процесса — это то, как должен выглядеть процесс.Используя схему «как есть», вы работаете с заинтересованными сторонами для разработки улучшений текущего процесса и намечаете эти изменения на своей будущей карте. Lucidchart упрощает совместную работу за счет удобных функций обмена и комментирования. Заинтересованные стороны могут быстро просматривать документы вашего текущего и будущего состояния, легко обеспечивая обратную связь на каждой итерации.

Ведение записей как текущих, так и будущих документов состояния поможет каждому в организации поддерживать согласованность процессов и более эффективно отслеживать прогресс и результаты.

Используйте слои в Lucidchart для документирования и визуализации как существующих, так и будущих процессов. Горячие точки позволяют переключаться между слоями, чтобы вы могли четко видеть различия между ними и легко представлять свою документацию другим.

Преимущества анализа процесса «как есть»

Основное преимущество анализа процесса «как есть» — это создание прочной основы для процессов организации. Анализ «как есть» позволяет бизнесу оценить текущее состояние своих процессов и определить возможности для улучшения.

Без этой фундаментальной информации сложно управлять процессами и улучшать их. Другими словами, если вы не знаете, с чего начинаете, вам будет трудно добраться туда, где вы хотите быть.

Создавая отчеты о текущем и будущем состоянии процессов, компании также могут рассчитывать:

• Согласовать операции с бизнес-стратегией.
• Улучшение процесса коммуникации и обучения.
• Повышение операционной эффективности.
• Повышение контроля и согласованности в организации.
• Получите конкурентное преимущество.

Этапы анализа процесса «как есть»

Анализ процесса «как есть» состоит из трех основных этапов: исследование, документирование и анализ.

1. Исследование

Для полного анализа текущего состояния бизнеса вам необходимо получить обзор основных продуктов и деятельности компании.

Начните с составления списка всех продуктов и услуг, чтобы получить четкое представление о цепочке создания стоимости бизнеса.Затем определите все процессы, которые компания использует для создания этих продуктов и услуг на каждом уровне, и отсортируйте их в хронологическом порядке. (Некоторые процессы могут происходить параллельно.)

Обязательно отметьте, когда каждый процесс начинается и заканчивается, и определите, какие команды или отдельные лица участвуют в этих процессах (или несут за них ответственность).

Заинтересованные стороны и менеджеры более высокого уровня могут помочь вам в общих чертах, но вам нужно будет связаться с людьми, непосредственно выполняющими и контролирующими каждый отдельный процесс, чтобы создать полный и точный отчет.

Обратите внимание на несколько способов сбора необходимой информации.

Личные интервью

Проведите собеседование с заинтересованными сторонами, выполняющими каждый процесс, а также с менеджерами или другими экспертами в предметной области, участвующими в процессе. Личные отчеты могут подтвердить, что процессы работают хорошо (или нет), и осветить этапы процесса, о которых вы иначе могли бы не знать.

Однако, несмотря на то, что личные интервью важны, следует брать интервью у нескольких человек (где это возможно), чтобы получить более полную картину процесса.Будьте осторожны, чтобы не делать выводов, основываясь исключительно на отчете одного человека.

Прямое наблюдение

Помимо опроса людей на местах, уделите время непосредственному наблюдению за процессами в действии. Обратите внимание на людей, задействованных на каждом этапе, а также на любые системные функции поддержки и ресурсы, доступные и / или используемые.

Опросы

Разошлите опросы или анкеты участникам процесса для сбора официальных письменных ответов. Опросы позволяют вам задавать конкретные вопросы, на которые вы, возможно, не нашли ответов в ходе наблюдений или собеседований.

Опросы также дают вам возможность получить обратную связь и ответы от участников на вопросы, возникшие во время других тактик сбора информации (например, наблюдения).

Групповые собрания

Наконец, рассмотрите возможность проведения группового собрания с соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы обрисовать процессы и подтвердить предыдущие выводы с участниками процесса.

Цель состоит в том, чтобы встретиться несколько раз, чтобы вместе задокументировать процесс. Эти встречи лучше всего запланировать после того, как вы завершите другое исследование (например,g., интервью и наблюдение), потому что вы можете кратко изложить все, что вы узнали, а затем сотрудничать с участниками, чтобы выявить любые пробелы и подтвердить свои выводы.

2. Документ

После того, как вы собрали информацию о процессе, вам нужно будет четко задокументировать ее в карте процесса.

Большинство менеджеров процессов используют модель и нотацию бизнес-процессов (также известную как BPMN) для построения диаграмм своих процессов текущего состояния.BPMN — это стандартная система моделирования процессов, предназначенная для упрощения документации процессов и облегчения понимания всеми заинтересованными сторонами. В соответствии с передовой отраслевой практикой по умолчанию используется текущая нотация процесса BPMN 2.0.

Lucidchart упрощает применение методологии BPMN 2.0 с помощью библиотеки форм BPMN. Просто перетащите фигуры в документ и отформатируйте их по мере необходимости.

Используйте это руководство, чтобы напомнить, как использовать стандартные обозначения и символы BPMN 2.0.

Хотя BPMN является популярной диаграммой процессов, ваши процессы также могут быть описаны в других типах диаграмм, независимо от того, нужно ли вам описывать потоки процессов DevOps, проектировать процессы ITIL / ITSM, создавать карты учетных записей или визуализировать путь клиента.

Неважно, какой у вас процесс или тип диаграммы, по сути, ваша карта процесса «как есть» должна документировать все входные данные процесса, системные функции поддержки, подробные описания выполнения процесса и все выходы процесса.

3. Определите пробелы, узкие места и слабые места

Прежде чем строить диаграмму будущего состояния, вам нужно внимательно посмотреть на свое текущее состояние. Проанализируйте свои текущие процессы и обратите внимание на следующее:

Узкие места

Определите, где могут быть задержки в ваших процессах и что их вызывает.Узкое место может выглядеть как слишком много встреч или слишком много людей, вовлеченных в процесс утверждения.

Пробелы

Ищите потенциальные пробелы в вашем процессе, которые препятствуют достижению желаемой производительности / результата. Например, вам может потребоваться добавить еще один этап в процесс или даже нанять другого человека.

Слабые стороны

Возможно, у вас есть правильный процесс, но ищите слабые места в существующем процессе. Например, возможно, вы могли бы позволить себе лучшее общение и передачу обслуживания.

Узнайте больше о способах оптимизации ваших процессов.

После того, как вы определите, чего не хватает в существующем процессе, вы можете приступить к планированию будущих состояний и узнать, как вы можете улучшить свои процессы. Вы можете использовать горячие точки и слои Lucidchart для планирования и переключения между вашим текущим и будущим состояниями, чтобы было легко определить, какие изменения необходимы и как реализовать ваш будущий процесс.

Lucidchart упрощает создание и отслеживание документации, обеспечивая плавный переход от сопоставления процессов «как есть» к управлению «как есть».

Задокументируйте свои бизнес-процессы с помощью одного из наших шаблонов и начните улучшать свои процессы уже сегодня!

Все об обработке заказов на продажу

Если ваша компания небольшая, автоматизированная обработка заказов на продажу может оказаться излишней. Пока объем вашего заказа остается небольшим, а выбор продуктов остается ограниченным, вы можете обойтись стандартными формами.

В идеале вам понадобится форма, которую можно редактировать, настраивать и печатать. Мы создали для вас шаблон заказа на продажу.В этом шаблоне, организованном для физических товаров, есть поля для записи сведений о покупателе, продавце, продукте, количестве, цене и т. Д.

Скачать шаблон заказа на продажу — Excel

Excel | Smartsheet

Вы также можете найти типовые бланки в офисах канцелярских товаров. Убедитесь, что они отформатированы с учетом важной информации:

• Информация о продавце: Номер заказа на продажу, идентификационные коды продуктов, название компании, адрес, телефон, номер клиента, продавец и утверждающий (при необходимости)
• Информация о покупателе: Имя, адрес, контактная информация, номер заказа на поставку и разрешение
• Информация о транзакции: Название продукта, количество, цена за единицу, расширенная цена, промежуточный итог, дата заказа, дата доставки, способ доставки, налоги, сборы за доставку и условия, включая способ оплаты и то, подлежит ли оплате остаток или требуется залог или частичная оплата

Как создать собственную форму заказа на продажу в Excel

В конечном итоге вы можете предпочесть составить собственную форму заказа на продажу.Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы создать форму заказа в Excel.

1. Создайте книгу: Откройте Excel и создайте новую книгу. Дважды щелкните Sheet1 и назовите его Order Form . Затем щелкните + на вкладке рядом с Sheet1, чтобы открыть Sheet2 . Дважды щелкните Sheet2 и назовите его Products .

2. Создайте список продуктов или услуг: Создайте справочную таблицу для продуктов и цен.

• Создать список:

  • Щелкните лист Продукты и назовите ячейку A1 Продукт и ячейку B1 Цена .
  • Введите продукты и их цены.

• Форматировать в виде таблицы:

  • Щелкните любую ячейку в списке продуктов. Щелкните вкладку Home на ленте Excel.
  • Щелкните Форматировать как таблицу и выберите стиль таблицы.

• Проверьте ассортимент в таблице продуктов. В этом примере диапазон составляет $ A $ 1: $ B $ 5. Знак «$» перед каждой буквой и цифрой гарантирует, что Excel закрепит ваш выбор в таблице и не сместит его относительно положения других ячеек, использующих данные.
• Установите флажок В моей таблице есть заголовки и нажмите ОК.

• Когда вы выбираете ProductList из раскрывающегося списка над столбцом A, Excel автоматически выделяет ячейки в этом списке.

3. Назовите всю таблицу: Выберите ячейки для своей таблицы (без заголовков) в столбцах A и B. В этом примере выбраны ячейки A2: B5.

• Введите заголовок из одного слова (в данном примере это ProductTable ) в строке над столбцом A.

4. Начните форму заказа: Щелкните вкладку Форма заказа и введите заголовок Форма заказа в ячейку B2.Отформатируйте шрифт и размер, используя раскрывающиеся меню на вкладке «Главная». Затем сделайте следующее:

• Установите для столбца A ширину 1,00.
• Введите = СЕГОДНЯ () в ячейку E2, чтобы указать текущую дату.
• Щелкните правой кнопкой мыши ячейку E2 и выберите Форматировать ячейки . (В нашем примере используется формат Месяц-День-Год.)
• В ячейках с B9 по E9 введите заголовки столбцов Продукт, Цена, Количество и Итого соответственно. Установите форматы ячеек в этих столбцах: «Общий», «Учет», «Число» и «Учет» соответственно.
• Выберите ячейки от B9 до E18 и щелкните значок Borders на ленте вкладки Home . Затем щелкните Все границы .
• Уменьшите высоту и ширину окружающих столбцов и строк для привлекательности формы. В этом примере уменьшена высота строк 1, 3 и 8.

5. Создание раскрывающихся списков для продуктов: Создавайте раскрывающиеся списки на листе формы заказа, чтобы легко вводить продукт.

• Выберите ячейки B10: B18 в форме заказа и щелкните Data в меню.

• В раскрывающемся меню Разрешить выберите Список . Щелкните поле Источник, введите = ProductList и щелкните ОК . Этот шаг ограничивает записи (и способ их написания), чтобы они соответствовали списку продуктов, который вы уже создали.

6. Создайте поиск цены: Введите следующую формулу в ячейку C10, чтобы получить цену продукта:

= ЕСЛИ (B10 = «», «», ВПР (B10, ProductTable, 2, FALSE))

Нажмите Введите на клавиатуре.

В этой формуле используются функции ВПР и ЕСЛИ . Разбивая эту формулу:

• IF просматривает ячейку продукта и, если эта ячейка пуста, возвращает пустую строку «», поэтому ячейка цены выглядит пустой.
• ВПР ищет продукт в таблице продуктов (ProductTable).
• Если товар есть, формула возвращает точную цену (ЛОЖЬ), которая находится во втором столбце (2).

Скопируйте ячейку C10 и вставьте ее в оставшуюся часть столбца C.Это гарантирует, что каждая ячейка в столбце C будет просматривать предыдущую ячейку в столбце B для сравнения с таблицей продуктов.

Чтобы проверить эту формулу, выберите продукт из раскрывающегося списка и введите его в ячейку B10. Должны выполняться два условия:

1. B10 позволит загружать в ячейку только продукт из списка продуктов.
2. Цена должна автоматически отображаться в ячейке C10.

7.Сгенерировать итог для строки: В ячейке E10 введите следующую формулу:

= ЕСЛИ (C10 = «», «», C10 * D10)

Нажмите Введите на клавиатуре.

В этой формуле используются функция ЕСЛИ и простое умножение:

• IF просматривает ячейку с ценой и, если эта ячейка пуста, возвращает пустую строку «», поэтому итоговая ячейка выглядит пустой. Если в ячейке цены что-то есть, но в ячейке количества ничего нет, в итоговой ячейке будет $ -. Чтобы заполнить строку, покупатель должен ввести количество.
• Простое умножение между ценой и количеством.

Скопируйте ячейку E10 и вставьте формулу через ячейки E11: E18.

Чтобы проверить эту формулу, введите количество продукта, указанное в ячейке B10. Сумма для этого продукта и количества должна быть рассчитана в ячейке.

8. Подсчет сумм по заказу: Используйте функцию СУММ для суммирования соответствующих строк в Форме заказа. Например, вы хотите знать общее количество заказанных продуктов и общую стоимость.На листе формы заказа введите в ячейку D19 следующую формулу:

= СУММ (D10: D18)

Нажмите Введите на клавиатуре.

Эта формула суммирует количество ячеек. Скопируйте ячейку D19 и вставьте ее в ячейку E19 для получения общей стоимости формы заказа.

9. Добавьте необязательный список клиентов: При желании вы можете включить лист с информацией о клиенте, используя навыки, полученные в этом разделе. Когда вы выбираете имя клиента в форме заказа, детали заполняются автоматически.

• Выберите стиль и выберите Введите на клавиатуре.
• Выберите первый столбец (полное имя) в таблице без заголовка (A1) и введите CustomerList в поле над столбцом A, чтобы присвоить ему имя.
• Выберите всю таблицу без заголовков (строка 1) и назовите ее CustomerTable в поле над столбцом A.

На рабочем листе Форма заказа создайте пространство для ввода имени клиента, введя Кому доставки: в ячейку B4.Выберите ячейку B5, щелкните Data Validation на вкладке Data и во всплывающем окне под Allow выберите List. В поле источника во всплывающем окне введите = CustomerList .

Это ограничивает имя клиента, введенное в ячейку B5, тем, что указано в листе CustomerList.

• Обведите границы ячеек B5: B7.
• В ячейке B6 введите следующую формулу:

= ЕСЛИ (B5 = «», «», ВПР (B5, CustomerTable, 2, FALSE))

• В ячейке B7 введите эту формулу, чтобы найти город, штат и почтовый индекс:

= ЕСЛИ (B5 = «», «», ВПР (B5, CustomerTable, 3, FALSE) & «,» & VLOOKUP (B5, CustomerTable, 4, FALSE) & «» & ВПР (B5, CustomerTable, 5, FALSE) )

Чтобы проверить эту формулу, введите имя клиента в раскрывающемся меню в ячейке B5.Ячейки B6 и B7 должны автоматически обновляться, чтобы отображать адрес, город, штат и почтовый индекс.

Сбыт и распространение SAP | Сообщество SAP

A. Корпоративные структуры продаж и распределения

1. Какая связь (назначение) между заводом и балансовой единицей?

2. Какая связь (назначение) между сбытовой организацией и балансовой единицей?

3. Какая связь (назначение) между заводом и сбытовой организацией / каналом сбыта?

B. Обработка заказов на продажу

1. Приведите примеры информации, которую можно найти на трех уровнях заказа на продажу.

2. Приведите примеры источников данных для документов.

3. Каковы четыре обязательные партнерские функции для сделки купли-продажи?

4. Как система предлагает завод во время создания заказа клиента? Что это за источники и порядок их проверки?

5.Приведите примеры различных блоков, которые можно установить в заказах на продажу.

6. Как закрыть / отклонить позицию заказа на продажу?

C. Настройка торгового документа

1. На каком уровне можно выполнить пользовательскую настройку торговых документов?

2. Приведите примеры нескольких основных функций для торговых документов.

3.Приведите примеры некоторых настроек, которые можно выполнить при настройке типа торгового документа.

4. Как ограничить срок действия типов торговых документов рынками сбыта?

5.Приведите примеры некоторых функций, которые можно установить при настройке категории элемента.

6. Приведите примеры некоторых подпунктов.

7. Назовите факторы, влияющие на определение типа позиции в торговом документе.

8.Приведите примеры некоторых функций, которые можно установить при настройке категории строки расписания.

9. Назовите факторы, влияющие на определение типа строки графика в торговом документе.

D. Поток данных

1. Всегда ли вам нужно копировать все количества на уровне позиции, когда вы ссылаетесь на предыдущий документ?

2. В чем разница между кнопкой «Копировать» и «Выбор позиции» при создании торгового документа со ссылкой на другой документ?

3.Кратко объясните правило завершения и то, как статус документов меняется во время создания потока документов.

4. Как настроить связь между документами из потока продаж?

5.Приведите примеры некоторых процедур, которые можно использовать для управления копированием торговых документов.

Добавить шаблоны бизнес-потоков

Бизнес-поток — это логическая группа транзакционных документов, которые связаны друг с другом последовательностью событий.

Бизнес-поток состоит из серии шагов, каждый из которых представляет собой обмен транзакционными документами между торговыми партнерами. Для организации этапы бизнес-потока для общих операций цепочки поставок (закупки, производство и т. Д.) Остаются прежними.

Рассмотрим типичный бизнес-поток закупок:

Здесь шаги при покупке материала A и материала B останутся такими же. Единственная разница будет заключаться в приобретаемом товаре и участвующих торговых партнерах.Даже типы документов, связанные с каждым шагом, остаются неизменными, они будут отличаться только своим содержанием и значениями.

Oracle Intelligent Track and Trace позволяет определять шаблоны бизнес-потоков, которые затем используются для создания экземпляров бизнес-потоков. Используя графический интерфейс, вы можете:

• Определите бизнес-шаги для шаблона, где каждый бизнес-шаг представляет транзакцию.
• Определите связанный тип документа. Типы документов те же, что вы определили в разделе «Создание нового типа документа
«.
• Определите заполнители для вовлеченных торговых партнеров и роль каждого торгового партнера (например, покупатель, продавец и т. Д.)
• Укажите, кто будет отправителем бизнес-документов для каждого шага. В шаге может быть несколько отправителей.
• Логически упорядочьте бизнес-шаги в порядке их появления.Обратите внимание, что последовательность не применяется во время выполнения. Документы могут поступать в сеть в любом порядке, и приложение упорядочивает их правильно в соответствии с последовательностью, определенной в шаблоне потока.

Теперь вы можете использовать этот шаблон для создания отдельных экземпляров бизнес-потока для закупки материала A, материала B и материала C.

Для получения информации о бизнес-потоках см. О бизнес-потоках.

20+ шаблонов блок-схем, советов по дизайну и примеров

Если вы хотите рассказать о бизнес-процессах, спланировать маркетинговые кампании, привлечь сотрудников или воплотить в жизнь любую форму схемы рабочего процесса, хороший шаблон блок-схемы поможет вам в этом.

Блок-схема — это диаграмма, которая визуализирует процесс или рабочий процесс, как в этом примере:

Обычно вы используете прямоугольники или фигуры для представления различных шагов в процессе, а затем соединяете эти шаги линиями или стрелками.

Блок-схемы идеально подходят для включения в шаблоны планов проектов, бизнес-отчеты, презентации и официальные документы. Везде, где вам нужно упростить и передать процесс, бесплатный шаблон блок-схемы — лучший способ сделать это.

Не дизайнер? Без проблем! Благодаря простой в использовании блок-схеме Venngage и шаблонам карт процессов вы можете создавать эффективные документы процессов за считанные минуты.

Нажмите, чтобы прыгнуть вперед:

Создание блок-схемы с нуля может показаться непростой задачей.

В конце концов, вы наверняка уже сталкивались с плохими блок-схемами. Те, которые заставляют вас чувствовать, что вы распутываете клубок пряжи, например, это бельмо на глазу:

Вы же не хотите создавать что-то подобное.

Если все сделано правильно, блок-схема может:

1. Сделайте процесс более понятным.
2. Помогите упростить принятие решений.
3. Направляйте людей на правильный путь.

Вот почему неплохо начать с шаблона блок-схемы, как в этом примере.

блок-схем подходят для любых ситуаций, в том числе:

1. Штатные сотрудники, стремящиеся упростить процессы
2. Фрилансеры планируют проекты
3. Консультанты, управляющие рабочим процессом клиентов
4. Предпринимателей, открывающих свой бизнес
5. Владельцы малого бизнеса, управляющие развитием сотрудников

Arrows может быть вашим лучшим другом для этой подсказки.

Использование элементов графического дизайна для игры со стрелками разных форм и размеров позволит получить гораздо более интересную блок-схему.

Вы можете использовать зигзаги, кривые или плавные линии, которые проходят через ваши секции!

На приведенной выше медицинской схеме читатели проходят через системы и получают инструкции в зависимости от результата. Подобная медицинская блок-схема отлично подходит для любого медицинского бизнеса, поскольку пользователи могут легко получить доступ к нужным услугам быстрее.

Если у вас меньше текста, но больше шагов, вы можете использовать шаблон карты процесса, подобный приведенному ниже, в качестве отправной точки для определения рабочего процесса.

Вернуться к содержанию

Использование блок-схемы в вашем бизнесе — отличный способ рассказать о внутренних процессах или рабочих процессах найма и проекта. Блок-схемы можно использовать для описания различных процессов, включая составление бюджета, планирование, общение или продажи.

Например, приведенный ниже шаблон карты процесса визуализирует воронку продаж для бизнеса.

Один из способов использования блок-схемы — это разбить на части целое.

Это может означать разбиение концепции на компоненты, например разбивку факторов, влияющих на общие затраты бизнеса.

Или разбив больший бюджет на подкатегории, например, на разные аспекты расходов.

Например, посмотрите, как шаблон бесплатной блок-схемы ниже визуализирует разбивку бюджета:

Приведенная выше диаграмма начинается с общего бюджета, а затем разбивается на более мелкие части с использованием значков для представления каждой области. Блок-схема бюджета — это простой способ визуально представить свой бюджет сотрудникам и заинтересованным сторонам.

Вы можете создать медицинскую блок-схему, используя простую концептуальную блок-схему, как показано ниже:

Вы также можете использовать шаблон карты процесса, чтобы помочь медицинским бригадам понять, как оценивать потенциальную угрозу и принимать обоснованные решения.

Во время стресса, например, когда возникает чрезвычайная ситуация, людям может быть трудно ясно мыслить. Наличие наглядного руководства, которое поможет им в это время, поможет лучше принимать решения и обезопасит людей. Вот здесь и пригодится бесплатный шаблон блок-схемы, подобный приведенному ниже.

Внутренние процессы также могут быть эффективно представлены с помощью инфографики блок-схемы. В медицинской инфографике ниже процесс четко разбит на этапы, и за ним легко следить.

Вернуться к содержанию

Отдел кадров часто использует в своей работе блок-схемы. Блок-схема может быть простым способом информирования о политике и процессах компании внутри организации. Блок-схемы также можно использовать во время процесса приема на работу, чтобы убедиться, что прием на работу является справедливым и последовательным.

Шаблоны карты процесса управления изменениями

Любые изменения в компании могут быть ошеломляющими.Чтобы упростить работу сотрудников, менеджеров и внешних сторон, шаблон карты процесса управления изменениями, как показано ниже, указывает на необходимость изменений и ожидаемые результаты.

Корпоративная организационная схема — еще одно классическое использование блок-схемы. Организационные схемы удобно включать в справочники для сотрудников или в материалы для адаптации, чтобы новые сотрудники понимали структуру компании.

Блок-схема организационной структуры разбивает целое на части, то есть компанию на разные отделы / команды, чтобы показать иерархию и командные отношения.

Совет для профессионалов: Venngage позволяет легко делиться вашей блок-схемой с важными людьми. Закончив редактирование, скопируйте личную ссылку или быстро отправьте ее своему начальнику или клиенту по электронной почте. Перейдите на учетную запись Premium или Business, чтобы загрузить блок-схему или активировать командные функции.См. Пример ниже, чтобы узнать, как поделиться в Venngage:

Цветовое кодирование также помогает различать отделы в этом шаблоне организационной диаграммы (синий или фиолетовый):

Эффект градиента помогает различать самые старшие и младшие должности.

Совет для профессионалов: Оформите свой шаблон блок-схемы одним щелчком мыши с помощью нашего инструмента My Brand Kit. В приведенном ниже примере показано, как открыть вкладку «Мой брендовый комплект» и щелкнуть цветовую палитру, чтобы применить ее ко всему шаблону.Вы можете взять цвета своего бренда со своего веб-сайта или установить их вручную — на ваше усмотрение! Это полезно для консультантов и фрилансеров, которые хотят быстро добавить брендинг клиента в свой документ.

могут также включать контактные данные членов группы. В приведенном ниже примере также хорошо используются значки, чтобы проиллюстрировать, за что отвечает каждый отдел.

В этой простой организационной диаграмме используются значки с указанием пола.Вы можете заменить их значками, подходящими для их роли, например значком рукопожатия для менеджера по партнерским отношениям.

Pro Совет: В редакторе Venngage щелкните любой значок в шаблоне бесплатной блок-схемы, а затем щелкните «Заменить», чтобы изменить его. Откроется наша библиотека значков с тысячами профессиональных значков. Поиск по ключевым словам. В приведенном ниже примере я искал «продажи», чтобы найти правильный значок, представляющий вице-президента по продажам на организационной диаграмме.Инструмент вставил (и изменил размер) значок корзины покупок для меня.

Выбирая значки для своих дизайнов, не забывайте следовать этим рекомендациям:

• Выберите значки одного стиля (одинаковой ширины линии, плоские или иллюстрированные, с заливкой или штриховой графикой и т. Д.).
• Убедитесь, что у ваших иконок одинаковый размер, чтобы ваш дизайн не выглядел загроможденным.
• Не используйте значки для замены текста, если значение не очень хорошо известно (например, знак остановки).

Или вместо значков попробуйте использовать фотографии:

Это особенно эффективно для персонализации корпоративных организационных диаграмм или карт взаимодействия с клиентом (см. Следующий раздел ниже).

Pro Совет: Загрузите свои собственные фотографии в редактор Venngage, а затем перетащите их, чтобы заменить любую существующую фотографию в шаблоне. Мы изменим его размер за вас. В приведенном ниже примере показано, как я заменил фотографию вице-президента по маркетингу своей фотографией:

Подробнее: 12+ примеров и шаблонов организационных схем

Процесс найма может быть таким же индивидуальным, как и организация.Некоторые компании требуют трех раундов собеседований и проверок рекомендаций, тогда как другим компаниям может потребоваться проверка навыков.

Блок-схема, которая поможет вашим потенциальным новым сотрудникам, а также менеджерам по найму быть в курсе всего процесса, может быть бесценным активом.

Разделение сложных процессов, таких как прием на работу, на управляемые этапы, помогает поддерживать согласованность команд и концентрировать внимание на результатах приема на работу.

Но нет причин, по которым ваша схема приема на работу должна быть скучным документом.Использование ярких или фирменных бесплатных шаблонов блок-схем помогает продемонстрировать бренд вашего работодателя и делает их более привлекательными.

Вы можете использовать цвета в блок-схеме для:

• Различайте типы информации.
• Подчеркните конкретные моменты.
• Придайте вашей блок-схеме индивидуальность.

Например, вы можете использовать цвета, чтобы различать различные этапы процесса.

Цвета не только помогают читателям запоминать информацию, но и упрощают сканирование блок-схемы.

Посмотрите, как используется цвет в этом шаблоне блок-схемы, который показывает процесс приема на работу:

Несколько советов по использованию цвета для эффективной передачи информации:

• Используйте контрастные и дополнительные цвета для выделения информации.
• Добавьте один цвет к черно-белому дизайну, чтобы выделить один фрагмент информации.
• Выберите цвета, которые отражают настроение или тему вашей информации.

Прочтите наше руководство по выбору фирменных цветов для получения дополнительных советов.

Большинство проектов сопряжены с рисками. Часто роль отдела кадров состоит в том, чтобы помочь подготовиться к риску, особенно когда речь идет о персонале.

Шаблон блок-схемы может быть хорошим способом сопоставить риски каждого проекта с вовлеченными людьми. Приведенный ниже шаблон свободной блок-схемы можно использовать при запуске проекта или для демонстрации реструктуризации компании.

Вернуться к содержанию

Маркетинговые кампании принимают самые разные формы и формы. Шаблон блок-схемы можно использовать для планирования кампаний и маркетинговых стратегий. Блок-схемы также можно использовать для разработки маркетинговых процессов.

сами по себе также являются ценным маркетинговым инструментом, особенно когда они используются для мероприятий или социальных сетей.

Этот бесплатный шаблон блок-схемы можно использовать как приглашение на мероприятие, которое вы можете опубликовать в социальных сетях или распечатать и превратить в флаер:

Вы также можете настроить вышеуказанный шаблон блок-схемы для специальной распродажи или рекламной акции.

Например, один путь потока может быть:

• У вас приближается рождественская вечеринка в офисе?
• У вас есть полуприличное платье?
• №
• Вам необходимо сделать 30% скидку на праздничную распродажу!

Шаблоны блок-схем маркетингового эксперимента

— это не просто визуальные элементы, которые объясняют процессы другим.

Они также могут быть полезными инструментами, которые помогут вам планировать и расставлять приоритеты в проектах, стратегиях и экспериментах.

Например, возьмите приведенный ниже шаблон бесплатной блок-схемы, который вы можете использовать, чтобы определить, стоит ли проводить эксперимент роста. Он поможет вам спланировать и реализовать собственную стратегию роста бизнеса:

Советы по использованию блок-схемы для определения приоритетов экспериментов:

• Определите ключевую метрику или цель, на которую вы хотите повлиять, и эксперимент, который вы хотите провести, чтобы повлиять на эту цель.
• Задайте прогнозные вопросы о ценности и ресурсах эксперимента, чтобы определить, должен ли он быть приоритетом.
• Используйте разные цвета, чтобы классифицировать типы требуемых ресурсов или количество усилий, необходимых для проведения эксперимента.

Диаграммы и инфографика — идеальные форматы для рассказа историй с вашими данными. Они позволяют иллюстрировать концепции и события с помощью привлекательных визуальных элементов, как в примере последовательности операций ниже.

Одно из самых популярных применений блок-схемы — иллюстрировать путь клиента к бизнесу.

Хотя карты пути клиента могут быть довольно простыми, все больше компаний создают привлекательные визуальные эффекты, чтобы рассказывать истории своих клиентов.

Значки, яркие цвета и элегантные шрифты — все это может сделать вашу карту пути к покупке интересной для чтения, сохраняя при этом профессиональный вид.

Если вы хотите включить в один визуальный элемент несколько путей клиента, то использование разных цветов и значков (или фотографий) для их соответствующих путей упростит чтение вашей диаграммы.Возьмите этот шаблон бесплатной блок-схемы, например:

Щелкните любой из вышеперечисленных шаблонов, чтобы войти в онлайн-конструктор карт взаимодействия с клиентом. Настройте шаблон по своему вкусу — опыт проектирования не требуется.

Советы по использованию блок-схемы для рассказа истории:

• Используйте указатели направления, например стрелки, чтобы указать, как люди читают вашу диаграмму.
• Используйте значки, чтобы проиллюстрировать шаги или этапы вашего процесса.
• Если вы показываете путь более чем одного клиента, используйте разные цвета и иллюстрации, чтобы обозначить их пути.

не должны просто визуализировать скучные бизнес-процессы. Они также могут быть интересным способом привлечь вашу аудиторию в социальных сетях!

Вы можете создать блок-схему, которая также будет использоваться в качестве викторины, как эта блок-схема, которую мы составили, которая расскажет вам, какова ваша индивидуальность виски.Людям нравятся викторины, поэтому не бойтесь использовать их в своем контенте.

Или возьмите эту очень полезную блок-схему, которая поможет вам составить план на День святого Валентина.

Яркий цвет фона и причудливые значки помогают выделить дизайн в людских новостных лентах:

Ключевые советы по разработке блок-схемы для социальных сетей:

Инфографика — ценный инструмент для контент-маркетинга.

Если вы создаете инфографику, которая содержит больше информации, вы можете включить в свой дизайн небольшую блок-схему.

Обычно рекомендуется визуализировать только короткий процесс или простую концепцию.

Информация, требующая более подробной информации, вероятно, потребует отдельной инфографики или диаграммы.

Например, эта инфографика использует блок-схему в первом разделе, чтобы показать, как различные элементы вашего контента влияют на его общий стиль и удобочитаемость:

При включении блок-схемы в большую инфографику не забудьте:

• Сделайте свою блок-схему краткой и сфокусированной на одной концепции.
• Четко назовите раздел блок-схемы, чтобы читатели его поняли.

Вернуться к содержанию

Агенты по недвижимости также могут использовать блок-схемы в своих маркетинговых материалах, чтобы помочь клиентам понять путь к недвижимости.

Приведенный ниже шаблон блок-схемы в сфере недвижимости может помочь потенциальным клиентам лучше понять их потребности. Предоставление информации о вашей отрасли, которая не является просто коммерческим предложением, может помочь укрепить авторитет и доверие.

Вернуться к содержанию

Проекты часто состоят из нескольких этапов или этапов, и отслеживать ход выполнения может быть сложно. Если в вашем проекте задействовано несколько членов команды, важно также убедиться, что все на правильном пути.

При разработке любой новой временной шкалы проекта может быть удобно создать блок-схему проекта, чтобы сопоставить этапы и зависимости.

Шаблоны блок-схем проектирования продуктов

Иконки — еще один элемент дизайна, с помощью которого вы можете сделать вашу информацию более запоминающейся. Вы можете использовать значки, чтобы выделить моменты и проиллюстрировать концепции.

Например, в этой блок-схеме используются значки, чтобы выделить и проиллюстрировать каждый этап процесса разработки продукта (например, значок ракетного корабля для фазы запуска):

Если вы хотите помочь людям принять решение, блок-схема — отличный способ визуализировать два варианта или пути, по которым люди могут пойти.

Вы можете показать, как два пути расходятся от одних и тех же начальных точек, или вы можете разместить две блок-схемы рядом.

Например, эта инфографика показывает два возможных пути, по которым читатели могут пойти, разместив две блок-схемы рядом:

Эта красочная презентация сравнивает новую компанию с ее конкурентом на слайде № 4:

Помните об этих советах при использовании блок-схемы для отображения двух вариантов:

• Показать параллельные варианты или этапы процесса, разместив их на странице на одном уровне.
• Используйте цвета и значки, чтобы различать два пути.
• Используйте более яркий цвет, чтобы выделить путь, по которому вы хотите, чтобы читатели пошли (например, если вы показываете два варианта тарифного плана).

Вернуться к содержанию

При использовании одного текста может быть сложно показать сложные процессы. Используя шаблон визуальной блок-схемы, вы можете эффективно передавать потоки процессов.Диаграммы рабочего процесса также можно использовать, чтобы помочь командам согласовывать сложные проекты.

В этой блок-схеме заказа еды процесс размещения заказа четко объясняется с помощью нескольких вариантов ответа «да» или «нет». Подобную блок-схему можно использовать для адаптации новых сотрудников или для понимания процессов, необходимых для успешного делового взаимодействия.

У некоторых процессов нет определенного начала или конца, и блок-схема — отличный способ визуализировать это.

Например, в этом шаблоне брошюры используется блок-схема, показывающая, почему этот бизнес является устойчивым:

Этот простой пример блок-схемы является динамическим и показывает повторяющийся процесс (дизайн):

Советы по использованию блок-схемы для визуализации циклического процесса:

• Поместите «отправную точку» в верхний левый угол блок-схемы.
• Используйте указатели направления, такие как стрелки, чтобы указать, в каком направлении движется цикл.
• Предложите краткое описание блок-схемы для контекста.

Хотите визуализировать два процесса, которые работают в тандеме друг с другом?

Чтобы помочь читателям лучше понять оба процесса, вы можете создать блок-схему, которая визуализирует оба процесса.

Ключом к объединению двух потоков является простота диаграмм.

Если вы попытаетесь объединить слишком много частей, ваша блок-схема быстро станет беспорядочной.

Например, в приведенном ниже шаблоне блок-схемы презентации используется простая блок-схема из пяти шагов поверх четырехступенчатой, чтобы показать, как взаимодействуют воронка входящего маркетинга и контент-стратегия:

Обратите внимание, что круги имеют яркие цвета, поэтому они контрастируют с более нейтральными прямоугольниками. Это облегчает чтение диаграммы.

Помните об этих советах при объединении двух потоков в одну диаграмму:

• Делайте блок-схемы простыми и не включайте слишком много пунктов.
• Используйте цвет и формы, чтобы различать два потока.
• Дайте четкое название и, если считаете, что это необходимо, краткое описание диаграммы.

Чаще всего блок-схемы предназначены либо для школы, либо для бизнеса.Скорее всего, у вас будет статистика, которая сделает вашу блок-схему более содержательной.

Добавление данных не только добавит разнообразия к вашей информации, но числа обычно намного привлекательнее, чем набор слов.

Дизайн вашей презентации важен для отображения данных. Используйте это, чтобы направлять свой мыслительный процесс!

Пусть ваша информация вызовет реакцию аудитории, добавив доверия к тому, что вы демонстрируете.

Без фактов, представленных в этом шаблоне бесплатной блок-схемы, вы не осознали бы ценность представляемой информации.

Вернуться к содержанию

Служба поддержки клиентов — это уникальная задача, в которой используются блок-схемы, позволяющие понять пути пользователя и болевые точки. Часто сотрудники службы поддержки клиентов не имеют технических знаний о проблемах, поэтому блок-схема, отображающая типичные ошибки, является полезным инструментом.

Предоставление блок-схем для предварительного обучения службы поддержки клиентов — еще один способ убедиться, что проблемы ваших клиентов решаются быстро и эффективно.

В этом шаблоне блок-схемы поддержки клиентов три этапа устранения неполадок помечены цветом. Это позволяет сотрудникам службы поддержки клиентов более эффективно помогать клиентам.

Если вы хотите создать блок-схему, Venngage предлагает множество бесплатных шаблонов блок-схем, которые можно использовать для создания впечатляющих дизайнов.

1. Спланируйте блок-схему перед тем, как приступить к проектированию. Сколько в нем будет ступеней? Насколько сложным вы хотите, чтобы это было?
2. Прокрутите эту публикацию и выберите шаблон блок-схемы, который соответствует процессу, который вы хотите визуализировать. Нажмите «Создать», чтобы войти в конструктор блок-схем .
3. Добавляйте, удаляйте или переупорядочивайте точки в потоке с помощью перетаскивания холста Venngage. Нашим инструментом могут пользоваться даже новички в дизайне.
4. Вставьте свои даты и события, используя текстовые поля.
5. Настройте цвета, шрифты и значки, чтобы создать собственный дизайн. Ниже мы дадим вам советы, как именно это сделать.
6. Готово? С легкостью поделитесь своей блок-схемой по электронной почте или обновите ее, чтобы загрузить.

Вернуться к содержанию

Часто задаваемые вопросы по шаблону блок-схемы

1. Выберите бесплатный шаблон блок-схемы, соответствующий вашей теме и потребностям. Venngage предлагает на выбор тысячи шаблонов!
2. После того, как вы выбрали шаблон онлайн-блок-схемы, у вас есть возможность настроить блок-схему.Вы можете использовать разные линии, формы, шрифты, размеры и цвета для улучшения дизайна вашей блок-схемы.
3. Smart Diagrams Venngage позволяет легко дублировать, добавлять или удалять узлы. Выберите смарт-шаблон из библиотеки Venngage и отредактируйте его в соответствии с вашими потребностями.
4. После завершения вы можете поделиться своим шаблоном блок-схемы с коллегами и клиентами в Интернете или сохранить его!

При регистрации в Venngage вы можете создать блок-схему в Word.Следуйте приведенным выше инструкциям, чтобы отредактировать и настроить выбранный вами шаблон бесплатной блок-схемы. Когда вы закончите дизайн, вы можете поделиться им в Интернете.

Кроме того, вы можете перейти на план Venngage для бизнеса, чтобы загрузить свой дизайн в виде файла PNG для вставки в документ Word. Вы также можете скачать диаграмму как PDF-файл, интерактивный PDF-файл или презентацию PowerPoint.

В Интернете доступно множество инструментов для настройки блок-схем и шаблонов карт процессов.Лучший конструктор блок-схем — это тот, который предлагает различные формы, значки и варианты диаграмм.

Venngage предлагает все это и многое другое с помощью наших шаблонов блок-схем. С легкостью создавайте разнообразные диаграммы, используя наши шаблоны в качестве основы. Автоматически изменяйте размер фигур и элементов или меняйте значки местами одним нажатием кнопки. Проектирование никогда не было проще.

Вот и все! Вот краткий обзор того, как выглядит редактор блок-схем Venngage:

Другие советы по дизайну и шаблоны:

20 примеров шаблонов временной шкалы и советы по дизайну

6 сравнительных шаблонов и примеров инфографики

11 шаблонов для превращения скучной информации в креативную инфографику

Как сделать один за 6 простых шагов

Блок-схема бизнес-процесса — один из традиционных графических инструментов, используемых профессионалами в области BPM.

Причина очень проста: когда он разработан с должной тщательностью, он интуитивно понятен в интерпретации и практичен, когда подготовлен и представлен на различных уровнях организации.

Не то чтобы это простая и тривиальная задача. Напротив, разработка соответствующей схемы бизнес-процессов, полезной для понимания, сопоставления и последующего улучшения процесса , требует большого внимания и опыта.

Фактически, блок-схема бизнес-процесса — это артефакт, сгенерированный в процессе сканирования.И это вызывает большую путаницу у некоторых профессионалов: существует разница между блок-схемой бизнес-процесса (потоком процессов) и моделью процесса .

Чтобы помочь вам лучше понять эту разницу, мы представляем определения этих важных концепций BPM , а затем покажем наше пошаговое руководство по построению блок-схемы процесса.

Определение блок-схемы бизнес-процесса

Блок-схема бизнес-процесса — это наиболее простое и первичное представление процессов.Он служит для инициирования дальнейшего и более сложного понимания процесса. Обычно он не показывает исключения или «проблемы», которые могут возникнуть во время выполнения процесса.

Определение модели процесса

Гораздо более исчерпывающее и полное определение, представление должно содержать всю информацию, необходимую для выполнения процесса, такую ​​как условия начала и завершения процесса, действия и данные, правила, документы, участники процесса, клиенты и другие важные факторы.

Обратите внимание, что блок-схема бизнес-процесса — это предыдущий шаг к модели процесса, используемый для помощи в ее определении в процессе проверки. Промежуточный этап между блок-схемой бизнес-процесса и моделью называется картой процесса .

Подробнее: CASE: пример отображения процесса компании

6 шагов к созданию блок-схемы бизнес-процесса

1. Определите основные компоненты процесса.

Этот шаг необходим, чтобы прояснить, каковы входы и выходы процесса, а также их действия.

Отъезд: Картирование и методы оптимизации процессов

Записи также называются входами и могут быть ресурсами, информацией и другими элементами, которые «подпитывают» процесс.

Аналогичным образом, выходы — это продукты процесса, которыми могут быть информация, решения, разрешения, входы для других процессов, части продуктов, компоненты, услуги, конечные продукты и т. Д.

2. Заказать мероприятия

Блок-схема бизнес-процесса представляет собой (согласно своему названию) поток, поэтому вам необходимо упорядочить эти действия.Составьте список в хронологическом порядке.

3. Выберите правильные символы для каждого действия

Существуют различные обозначения, используемые для построения схем технологического процесса. Таким образом, правильное обозначение каждого типа деятельности с использованием правильных символов значительно упростит любому, кто знаком с символами, быстрое понимание потока.

Сложности варьируются от самых простых до самых сложных, например, нотация BPMN 2.0 . Если вы новичок, выбирайте простые обозначения, но если вы хотите вникнуть в предмет и выполнить более тщательную работу, используйте BPMN 2.0.

Выписка: 23 значения символов блок-схемы процесса

4. Установите связь между действиями

Для этого используются разъемы. Обычно стрелки и линии, пунктирные или нет. Их значение описано в посте выше. Проверьте это!

Хотите узнать больше о нотации BPMN 2.0? Отъезд: http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/

5. Укажите начало и конец процесса

Это может показаться тривиальным, но многие люди иногда забывают показать, когда процесс начинается и когда он заканчивается.И это важная информация, используемая для установления ограничений для владельцев процесса, менеджеров и контролеров.

6. Просмотрите схему бизнес-процесса

Закончили рисовать блок-схему бизнес-процесса? Теперь будет легче понять, так ли это! Пересмотрите, повторно изучите и убедитесь, что ваше графическое представление процесса даже соответствует.

Разве это не пошагово просто?

Итак, смотрите видео ниже. Это один из уроков обучения HEFLO BPMN, и он объясняет, как шаг за шагом создать вашу первую диаграмму BPMN.