Порядок документооборота в организации: Организация документооборота на предприятии и в организациях

Документооборот — это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1. первичные документы;
2. учетные регистры;
3. бухгалтерская и налоговая отчетность;
4. график документооборота;
5. хранение документов.

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

• документы налогового учета и отчетности;
• бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Бухгалтерские документы делятся на три группы:

• формы отчетности;
• регистры бухучета;
• первичные документы.

Состав форм бухгалтерской отчетности зависит от того, является ли организация малым предприятием и подлежит ли она обязательному аудиту.

Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета (например, ведомости, отчеты в табличной форме). Формы, рекомендованные ранее к использованию (см., например, письмо Минфина России от 24 июля 1992 г. № 59), устарели, поэтому организация должна разработать свои собственные регистры. Регистры могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Такие правила установлены ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). При заполнении первичных документов следует использовать унифицированные формы. Перечень документов, утвердивших унифицированные формы, приведен в таблице. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, то организация может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утверждаются в учетной политике. Перечень обязательных реквизитов таких форм приведен в п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

В унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) можно добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки). А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя. Чтобы начать использовать дополненную унифицированную форму, ее необходимо не только утвердить приказом (распоряжением) руководителя, но и внести в учетную политику положение о том, что организация станет использовать дополненную форму. Такой вывод следует из Порядка, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, и пункта 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Все первичные документы должны формироваться в момент совершения операции или, в крайнем случае, сразу после ее окончания. Ответственность за достоверность сведений в первичных документах, а также за своевременность их составления несут лица, подписавшие их. Такие правила установлены п. 4 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи документов, утверждается приказом руководителя организации. Такой приказ должен быть согласован с главным бухгалтером. Документы, которые связаны с движением денежных средств, в обязательном порядке должны быть подписаны и руководителем, и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Такие правила установлены п. 3 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (п.

При использовании унифицированных документов печать на них необходимо ставить в тех случаях, когда это предусмотрено инструкцией по их применению. По меньшей мере, в унифицированной форме должно быть предусмотрено место для печати, если она там необходима. При отсутствии печати на унифицированных документах налоговые инспекции могут доказать, что документ оформлен ненадлежащим образом. Согласно ст. 252 Налогового кодекса РФ , расходы по документам, составленным с нарушением действующего законодательства, не могут быть приняты для уменьшения налога на прибыль.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ст. 313 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6).

В самих документах ничего дописывать не нужно. Однако следует приложить к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести документ на русский язык может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, владеющий иностранным языком (письма Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

При этом организация может сохранить некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком, например, название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.), или не имеют существенного значения для подтверждения произведенных расходов, например, в авиабилете на иностранном языке — условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Если документы на иностранном языке составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т. д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем переводить необходимо только изменяющиеся показатели данного первичного документа. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутым надписывается исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверяются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены п. 5 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Если ошибка возникла в регистре бухучета, исправить ее можно на основании бухгалтерской справки. В этом документе должно содержаться обоснование исправления. Оно заверяется подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты исправлений. Такие правила установлены п. 3 ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:

1. график документооборота;
2. номенклатуру дел.

График документооборота — это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно исходя из особенностей деятельности. Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота должны быть описаны:

• этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
• сроки прохождения каждого из этапов;
• перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
• перечень сотрудников, проверяющих документы;
• взаимосвязь ответственных лиц.

График может быть выполнен в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены п. 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации (п. 3 ст. 7 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив. Подробная информация о сроках и порядке хранения документов представлена в рекомендации Порядок хранения документов .

За отсутствие первичных документов установлена налоговая и административная ответственность.

• Номенклатура дел в бухгалтерии

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться.

Назначение номенклатуры дел:

• распределение исполненных документов в дела;
• систематизация дел;
• закрепление индексов дел;
• установление сроков хранения дел.

Номенклатуры дел бывают трех видов:

• типовая;
• примерная;
• индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале — так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации:

• номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;
• формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы полностью отразить состав и содержание документов в них и исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения;
• дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения.

—

Что такое документооборот: полное руководство

Распространяйте любовь

Прежде чем мы перейдем к нашей теме документооборота, мы хотели бы, чтобы вы уделили минутку и рассмотрели все ориентированные на документы рабочие процессы, с которыми вы ежедневно сталкиваетесь в своей организации. операции. Счета-фактуры, запросы на отпуск, заказы на покупку, претензии, начисление заработной платы, предложения и другие процедуры с большим объемом документов могут привести к череде задержек в бизнес-операциях, если они не будут эффективными.

Документооборот – это процесс полной регламентации документооборота внутри организации по определенному бизнес-процессу. Он касается создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, относящимися к бизнес-процессу.

Цифровой документооборот может помочь повысить производительность и перейти к более компактным рабочим процедурам с меньшим объемом бумажных документов. Большинство организаций в значительной степени полагаются на документы, и то, как они обращаются с этими документами, влияет на производительность, прибыльность и операционные расходы.

Управление электронным потоком документов между отделами или географическими регионами для утверждения, подписи и изменений окажет значительное влияние на успех вашей компании.

В этом посте мы дадим определение документообороту, объясним, почему это важно, и предоставим основные рекомендации по оптимизации операций вашей компании.

Что такое документооборот?

Документооборот — это процесс создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, относящимися к бизнес-процессу. Это относится к оцифровке процессов внутри бизнеса с использованием технологий и автоматизации для повышения эффективности корпоративных операций.

Системы управления документооборотом были созданы для работы с электронными документами на каждом этапе их жизненного цикла, от создания до уничтожения.

Управление документооборотом и оцифровка являются двумя наиболее важными компонентами или предпосылками для успешного внедрения цифрового документооборота и превращения офиса в безбумажный.

Большинство предприятий полагаются на сотни, если не тысячи документов для осуществления своей деятельности. Эти документы обычно рассылаются между отделами, работниками, пациентами и поставщиками для утверждения, подписи и модификации.

Преобразование ручных бумажных процессов в цифровые рабочие процессы в настоящее время является огромной тенденцией, особенно после пандемии COVID19, поскольку это помогает предприятиям быстрее и правильнее выполнять бизнес-операции даже перед лицом разрушительных происшествий.

Почему важен документооборот?

Бумажные документы и ручная обработка могут привести к человеческим ошибкам, задержкам, снижению производительности и увеличению затрат.

Организации могут получить значительные финансовые и операционные выгоды за счет модернизации процессов, ориентированных на документооборот, и процесса утверждения документов.

Давайте рассмотрим некоторые преимущества управления документооборотом.

1- Снижение затрат

Ручные процессы обработки документов слишком дороги в эксплуатации и обслуживании. Они требуют большего количества персонала, что приводит к увеличению затрат на рабочую силу, более высокому уровню ошибок, затратам на печать и распространение документов и так далее.

Автоматизация этого процесса с оцифрованными документами, несомненно, сократит ваши операционные расходы, расходы на хранение, расходы на печать и подачу документов, а также упростит отслеживание статуса процедуры.

Вы можете положиться на электронные подписи, чтобы завершить весь цикл онлайн для утверждения документов и подписей. Я опубликовал статью о мокрых подписях и о том, почему мы все должны перейти на цифровые подписи, чтобы идти в ногу с нашим постоянно расширяющимся цифровым миром.

Почему я ненавижу мокрую подпись? – The Number One IM Blog (theecmconsultant.com)

2- Повышение производительности за счет ускорения процессов

Устранение повторяющихся операций, связанных с документами, администрирование, физическое хранение и ручное распространение бумажных документов в пользу цифрового документооборота сэкономит время сотрудников, устранит бюрократию и позволит им выполнять свою работу вовремя.

Сотрудники могут использовать время, сэкономленное за счет сокращения утомительных обязанностей, для приобретения новых навыков, инноваций и личного и профессионального роста.

3- Улучшает сотрудничество

Организации, которые полагались на ручные процедуры документирования, не могли функционировать во время эпидемии COVID19. Организации, которые уже встали на путь цифровой трансформации, смогли вести бизнес, работая из дома.

Цифровой документооборот улучшает взаимодействие между сотрудниками внутри одной фирмы или из внешних источников, обеспечивая совместную работу в режиме реального времени над такими документами, как обновления, утверждения, отклонения и т. д.

4- Повышение прозрачности и соответствия требованиям

Для всех процессов документооборота организации могут контролировать и отслеживать каждую фазу или этап процесса.

Это способствует прозрачности среди сотрудников и руководства, помогает обнаружить узкие места и может помочь в улучшении или оптимизации процесса.

Кроме того, автоматизация всего жизненного цикла документов, цифровых документов и автоматизированных процедур может обеспечить соответствие вашей компании различным стандартам и нормам.

Каковы шаги для документирования рабочего процесса?

Чтобы управлять документооборотом внутри организации, необходимо выполнить 8 ключевых шагов: пересмотреть имеющиеся в настоящее время процессы, установить цели и ключевые показатели эффективности, обеспечить поддержку заинтересованных сторон, спланировать задержки и узкие места, смоделировать новый процесс, задокументировать каждый шаг. рабочего процесса, использовать современные методы и отслеживать производительность.

Документирование рабочего процесса состоит из 8 шагов:

1- Пересмотреть процессы

Недостаточно преобразовать процесс как таковой из ручного в автоматизированный. Критически изучив существующие рабочие процессы, вы сможете обнаружить методы повышения их эффективности и результативности при минимальных затратах усилий.

В большинстве случаев «простой вопрос, зачем нам нужен этот шаг», приводит к обнаружению решений для исключения процессов, сокращая время, необходимое для завершения процесса.

2- Постановка целей и разработка ключевых показателей

Крайне важно определить цель каждого рабочего процесса цифрового документа и создать показатели и ключевые показатели эффективности, которые будут использоваться для определения того, выполнил ли запланированный процесс то, что предполагалось. сделать.

Рабочий процесс в настройках управления документами относится к перемещению документов между отдельными лицами или группами лиц. Как правило, бизнес-процедуры предполагают такое делегирование, когда несколько человек отвечают за составление, обновление, оценку и утверждение документов.

3- Обеспечьте поддержку заинтересованных сторон

В любом проекте автоматизации, будь то документооборот или другой сложный рабочий процесс, вам необходимо убедиться, что все участники процесса понимают дополнительные преимущества автоматизации документооборота.

Это критически важный этап снижения риска неудачной цифровой трансформации вашей компании.

Изучить, как они взаимодействуют с системами. Соберите их предложения для возможных улучшений. Создайте блок-схему, с которой все согласятся, а затем протестируйте новый дизайн.

4- Планирование сбоев, задержек и узких мест

  Любой процесс, как ручной, так и автоматический, замедляется из-за узких мест. Крайне важно обнаружить узкие места, если они существуют, такие как перегруженный сотрудник или услуга, которая занимает много времени, и попытаться их обойти.

Эффективность ваших внутренних процедур обеспечивает бесперебойную работу вашей компании. Крайне важно выявлять сбои процессов и причины задержек, чтобы улучшить и ускорить операции.

5- Моделирование нового процесса

Когда вы определили этапы документооборота, пришло время визуально смоделировать процесс и тщательно пересмотреть его среди различных участников, чтобы убедиться, что результат этого процесса принят. всеми членами.

Здесь должно быть указано, что будет происходить на каждом этапе рабочего процесса, в том числе куда будут направляться документы, какая документация должна быть заполнена и кто должен утверждать или подписывать.

Как правило, бизнес-процедуры предполагают такое делегирование, когда несколько человек отвечают за составление, обновление, оценку и утверждение документов.

6- Документирование документооборота

После моделирования процесса также важно создать документацию с подробным описанием каждого шага процесса и результатов каждого шага.

Кроме того, рекомендуется подробно указать ниже

• Кто является участниками
• Кому следует передать документ(ы) по номеру
• Что делать в случае задержки? Уведомления, эскалация и так далее.
• Что такое утверждения и сколько циклов утверждения требуется?
• Где хранить документы
• Кто имеет доступ к записям после их сохранения
• С какими системами следует интегрировать этот рабочий процесс?
• и т. д.

7- Использование современных методов

Различные методы, такие как реинжиниринг бизнес-процессов, методы бережливого производства и шесть сигм, позволяют значительно улучшить рабочие процессы.

Используйте эти подходы, чтобы улучшить свои таланты.

8-Track Performance

Чтобы развиваться, процесс должен быть проанализирован и тщательно изучен, чтобы достичь идеального состояния.

Отслеживание производительности всего процесса, например, сколько времени потребовалось для завершения по сравнению с тем, сколько времени это занимало в ручном режиме, время, необходимое для завершения каждого шага, и т. д., может дать существенные преимущества.

Пример рабочего процесса с документами

Существует множество рабочих процессов, включающих документы, которые необходимо передать разным сторонам для утверждения, просмотра или анализа.

Методы документирования вручную снижают производительность вашей команды. Вместо того, чтобы сосредоточиться на своих основных обязанностях, ваши сотрудники должны заниматься административной деятельностью.

Давайте рассмотрим примеры, в которых вы можете автоматизировать рабочие процессы документов в своем рабочем пространстве.

Большинство ваших работников потребуют справки о заработной плате или с работы для использования в банках, посольствах, пунктах сдачи в аренду, при поступлении в школы или университеты и т.д.

Ручная обработка этих сертификатов требует значительного количества времени и усилий. Процесс может быть следующим:

1- Сотрудник заполнит форму для получения справки о заработной плате, указав причину запроса.

2- Форма передается администратору отдела кадров.

3- Чтобы продолжить, администратор отдела кадров должен получить согласие менеджера по персоналу.

4- После принятия администратор отдела кадров должен получить доступ к системе для получения всей информации о сотруднике, такой как полное имя, номер паспорта, национальность, информация о заработной плате и семейном положении, среди прочего, и заполнить установленный шаблон для получения запрос.

5- После создания сертификата его необходимо вручную установить для директора по персоналу для мокрой подписи.

6- Директор подпишет его и вернет администратору отдела кадров для передачи сотруднику.

Документооборот такого типа можно легко автоматизировать, предоставив сотруднику возможность войти на портал и отправить запрос в электронной форме. Администратор отдела кадров получит запрос и определит, следует ли его обрабатывать; если это так, он будет отправлен менеджеру для цифровой подписи перед отправкой по электронной почте сотруднику.

12 Что нужно знать о документообороте

У всех предприятий есть рабочие процессы. Вы должны продавать то, что вы продаете, доставлять по полученным заказам и получать наличные за поставки. Каждый из них включает рабочий процесс, определяемый как последовательность действий, следующих определенным шаблонам. Критически взглянув на существующие рабочие процессы, вы сможете найти способы сделать их более эффективными и продуктивными, сократив при этом объем прилагаемых усилий.

1. Рабочий процесс — это графическое представление процессов и последовательностей, связанных с выполнением работы. Процессами могут быть потребление ресурсов, физическое преобразование, поток информации или действие человека. Работа предназначена для достижения конкретной цели и может выполняться одним человеком, группой или целой организацией.
2. Представления рабочего процесса помогают нам понять связанные с этим проблемы и взаимосвязи в простой для понимания форме. Это четкое понимание помогает выявить проблемы и недостатки, что приводит к моделированию возможных улучшений.
3. Рабочий процесс отличается от процесса тем, что он более общий и обычно охватывает несколько процессов. Процесс имеет определенные входные данные, алгоритм обработки и выходные данные. Рабочий процесс может охватывать весь земной шар, в то время как процессы выполняются в одном месте.
4. Хорошо спроектированный информационный поток может помочь повысить эффективность и результативность рабочих процессов. Например, методы повышения производительности, такие как своевременный заказ, в значительной степени зависят от информации о потребностях в материалах в ближайшем будущем и текущей доступности материалов.
5. В контексте управления документами рабочий процесс означает поток документов между людьми или группами людей. Бизнес-процессы обычно включают в себя такое распределение с разными лицами, ответственными за создание, обновление, проверку и утверждение документов. Распространение документов также может быть необходимо для предоставления информации для поддержки принятия решений до начала действий.
6. Компьютерное программное обеспечение может улучшить рабочие процессы за счет автоматизации маршрутизации и обработки документов. Это также может помочь, предоставляя интерфейсы между различными приложениями, интегрируя рабочий процесс.
7. Современные методы, такие как реинжиниринг бизнес-процессов, методы бережливого производства, всеобщее управление качеством и метод «шесть сигм», позволили достичь значительных улучшений в рабочих процессах.
8. Кампании по улучшению рабочего процесса начинаются с четкого понимания бизнеса, задействованных процессов и людей, которые участвуют в рабочем процессе. Вид возможных улучшений в организации зависит от уровня подготовки и квалификации сотрудников.
9. Привлеките участников рабочего процесса к кампании по улучшению. Наблюдайте за их взаимодействием с системами. Получите их идеи для возможных улучшений. Разработайте блок-схему, с которой они согласны, и протестируйте новый дизайн.
10. Заинтересуйте участников, внося улучшения, упрощающие их задачи. Например, с помощью новой технологии существующая задача может быть разработана таким образом, чтобы она требовала минимум действий. Имейте в виду, что новый дизайн, как правило, предполагает выполнение задач по-новому, и упростите процесс обучения, сделав его как можно более интуитивным.
11. Не пренебрегайте задачей подробного документирования проекта. Это часто отвлекает, но это может оказаться разницей между успешной реализацией и катастрофой, если позже возникнут непредвиденные проблемы.