Порядок работы с документами в организации: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления

Порядок работы с документами в организации: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления

Содержание

Порядок работы с внутренними документами

Порядок работы с внутренними документами  [c.155]

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ  [c.89]

Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы  [c.15]

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами  [c.155]

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами  [c.155]

Должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся порядка заключения договоров с поставщиками основы рыночной экономики организацию работы по закупкам сельскохозяйственной продукции основы трудового, финансового и хозяйственного законодательства методы делового общения методы и средства определения качества закупаемой продукции организацию погрузочно-разгрузочных работ правила и порядок приемки, отправки и сдачи продукции, заказа контейнеров и транспортных средств условия хранения и перевозки закупаемой продукции формы и порядок оформления приемо-сдаточных документов основы организации труда правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда.  [c.247]

Порядок работы подразделений банка (филиалов) на ОРЦБ осуществляется в соответствии с нормативными документами Банка России и внутренними документами банка.  [c.306]

Согласно п. 1 ст. 37 Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общее собрание участников проводится в порядке, который устанавливается, во-первых, названным Законом, во-вторых, уставом общества и, в-третьих, внутренними документами общества. Учитывая опыт эффективно работающих обществ с ограниченной ответственностью, можно утверждать, что в целях более организованной работы по подготовке и проведению общего собрания участников необходимо разрабатывать специальный внутренний документ — положение об общем собрании участников общества. В этом случае устав не будет отягощен описанием процедурных моментов и вместе с тем каждый участник будет иметь возможность достаточно четко представлять себе ход подготовки и проведения общего собрания. Подобный документ не будет представлять собой нечто застывшее и неизменное, поскольку Закон устанавливает, что в части, не урегулированной самим Законом, уставом общества и внутренними документами общества, порядок проведения общего собрания участников общества устанавливается решением общего собрания.  [c.136]

Потребность в материалах и оборудовании определяется на основании спецификаций материалов и оборудования к техническому проекту и рабочим чертежам с учетом ресурсов, которыми располагает монтажная организация, а также результатов просмотра технической документации. Потребность в материалах и оборудовании определяется по каждому объекту в отдельности и заносится в особый документ — лимитную карточку, составляемую по видам работ (с разделением потребности между объектом монтажа и заготовительным предприятием). Форма, порядок составления лимитной карточки описаны в главе X. На основании лимитных карточек составляется сводная ведомость обеспечения материалами, оборудованием и заготовками (табл. 7). При определении сроков доставки материалов и оборудования на площадку строительства принимается 10—15-дневный разрыв между сроком доставки и сроком монтажа устройства, для которого они предназначены. Так, в примере, приведенном на рис. 9 и в табл. 7, по системам внутренней канализации жилых домов принят разрыв в 10 дней 1) монтаж трубопроводов в жилом доме № 1 начинается 25 июня (на 22-й день от начала строительства), а трубные заготовки для этого монтажа доставляются на объект 15 июня 2) установка санитарных приборов начинается в жилом доме № 1 15 июля (на 40-й день от начала строительства), а доставляются они на объект 5 июля. В соответствии с этими сроками устанавливаются и сроки доставки в ЦЗМ материалов, необходимых для изготовления монтажных узлов, деталей и нестандартного оборудования. Следует отметить, что в табл. 7 сроки доставки в ЦЗМ чугунных канализационных труб и фасонных частей к ним показаны условно, так как обычно эти материалы завозятся в ЦЗМ обезличенно по мере поступления их в распоряжение монтажной организации.  [c.48]

На первом этапе была осуществлена систематизация, а также описание производственных процессов с использованием технологических карт в части вопросов лицензирования банковской деятельности и работы с ценными бумагами. В качестве примера положительного влияния процессных технологий на практическую деятельность структурных подразделений можно отметить, что в ходе описания технологических процессов отдела ценных бумаг были выявлены отдельные моменты, требующие корректировки в организации работ по заключению договоров с дилерами рынка ГКО-ОФЗ. В результате были доработаны внутренние документы, регламентирующие порядок заключения с дилерами договоров, что способствовало минимизации рисков в данном виде деятельности.  [c.135]

В начале формируется общее представление об АСПР как системе с определенной структурой, функциями, основными внутренними и внешними связями. Затем — основные нормативные документы, регламентирующие порядок разработки и внедрения системы осуществляется ознакомление плановых работников с теоретическими основами АСПР. По мере развертывания проектных работ плановые органы оснащаются соответствующей вычислительной техникой, внедряются в прак-  [c.43]

Должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся использования вычислительной техники при обработке информации технике — эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы оборудования, правила их технической эксплуатации технологию обработки информации с использованием вычислительной техники виды технических носителей информации действующие системы счислений, шифров и кодов методы математического моделирования и формализации задач, разработки алгоритмов, математического и логического анализа порядок оформления технической документации передовой отечественный и зарубежный опыт использования вычислительной техники основы экономики, организации труда и управления законодательство о труде правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда.  [c.190]

Должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся ведения бизнеса основы рыночной экономики методы установления деловых контактов порядок оформления документов, связанных с куплей продажей товаров и заключением договоров, соглашений и контрактов на оказание услуг основы трудового, финансового, хозяйственного и налогового законодательства действующие формы учета и отчетности организацию погрузочно-разгрузочных работ условия хранения и транспортировки товаров правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда.  [c.246]

Должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, регулирующие операции с недвижимостью агентства, работающие на рынке недвижимости, и виды оказываемых ими услуг основы рыночной экономики правила установления деловых контактов условия налогообложения юридических и физических лиц организацию осуществления операций с недвижимостью правила и порядок заключения договоров и оформления необходимых документов, связанных с куплей-продажей и арендой недвижимости методы анализа и порядок сбора, обработки и передачи информации о рынке недвижимости конъюнктуру рынка недвижимости основные требования стандартов, технических, качественных и других характеристик, предъявляемых к объектам недвижимости порядок проведения осмотров и методы оценки объектов купли-продажи и аренды действующие ценники и прейскуранты организацию рекламной работы приемы и методы делового общения, ведения переговоров основы земельного и жилищного законодательства основы экономики, психологии и трудового законодательства правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда.  [c.248]

Проверка сохранности и использования товарно-материальных ценностей на предприятии, как правило, начинается со знакомства с работой материального отдела бухгалтерии. Предметом внимания аудитора являются состав, подчиненность и квалификация учетных кадров перечень используемых нормативных документов наличие графика (схемы) документооборота обоснованность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета наличие схем отражения на счетах хозяйственных операций с материально-производственными запасами используемые методы внутреннего контроля (инвентаризация, документирование, нормативный учет, партионный раскрой и др.) для проверки отклонений фактического расхода материалов от норм соблюдение сроков проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и порядок оформления их результатов. Аудитору следует также убедиться в наличии оформленных договоров с материально ответственными лицами, журналов регистрации приходно-расходных документов, приказов об утверждении состава инвентаризационных комиссий и порядке проведения инвентаризаций.  [c.114]

Материалы могут быть оформлены в зависимости от уровня и вида анализа. Так, анализ вышестоящего органа может быть представлен в виде заключения, предложении результаты внутреннего анализа могут быть обобщены в специальной записке. Во всех случаях эти документы должны содержать выводы, полученные на основе анализа, с оценкой состояния или результатов работы и конкретные предложения по совершенствованию производства. Правильный порядок оформления результатов анализа повышает его конкретность и действенность.  [c.129]

Должен звать положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по организации пропускного режима на предприятии правила и порядок выдачи пропусков структуру предприятия и режим работы его подразделений порядок учета и хра нения бланков и возвращенных пропусков порядок учета и составления отчетности, связанной с пропускным режимом предприятия руководящий состав работников предприятия и образцы подписей лиц, имеющих право разрешать выдачу пропусков основы научной организации труда правила внутреннего трудового распорядка основы трудового законо-  [c. 37]

Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приема, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации нормативы рабочего времени и его использования, основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины требования к внутреннему режиму и организации работ. Документ подписывается руководителем кадровой службы, содержит необходимые визы и согласовывается с решением общего собрания (номер протокола).  [c.450]

Инструкция по делопроизводству должна содержать следующие разделы общие положения нормативы и регламенты в части делопроизводства подготовка и оформление ОРД документирование коллегиальной деятельности требования к машинописному оформлению документов организация движения документов работа с входящими документами работа с исходящими документами работа с внутренними документами индексация документов регистрация документов контроль исполнения документов составление номенклатур дел экспертиза ценности документов оформление дел и передача их в архив порядок тиражирования документов работа с телеграммами, телефонограммами, телетайпограммами организация труда делопроизводственного персонала механизация делопроизводственного труда.  [c.114]

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА — организационно-распорядительный документ, содержащий правила, определяющие трудовой распорядок в организации. В соответствии со ст. 15 КЗоТ РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. П.в.т.р. содержат разделы общие положения, порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушения трудовой дисциплины, внут-риобъектмый режим, организация работы. П.в.т.р. обсуждаются на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются руководителем организации. При разработке текста П.в.т.р. мож-  [c.266]

Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота  [c.275]

Должен знать правила перевозки пассажиров и багажа соответствующим видом транспорта внутренних и международных сообщений тарифные руководства и пассажирские тарифы применение тарифов и установленных доплат и сборов порядок пересчета стоимости проезда с одного вида транспорта на другой формы проездных документов на внутренних и международных перевозках правила выдачи бесплатных и льготных билетов и порядок проезда по служебным билетам порядок оформления и продажи билетов для проезда в специальные зоны схемы расположения мест в вагонах, судах, автобусах, самолетах схему соответствующей транспортной сети основные маршруты следования и расписание движения транспорта назначение, классификацию, устройство и правила обслуживания используемого оборудования и приспособлений требования электробезопасности в объеме установленной квалификационной группы порядок работы вокзалов правила учета и передачи сведений о наличии свободных мест в поездах, судах, автобусах, самолетах установленную отчетность и порядок ее составления.  [c.81]

Должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касаю- щиеся работы с кадрами, вопросов подготовки и повышения квалификации работников перспективы развития организации положения о работе квалификационных и аттестационных комиссий порядок избрания (назначения) на должности формы, виды и методы профессиональной ориентации и профессионального обучения методы планирования подготовки и повышения квалификации кадров, разработки учебных планов, программ и другой учебно-методической документации условия материального обеспечения направляемых на обучение работников порядок ведения отчетности по кадрам, по подготовке и повышению квалификации работников основы психологии и социологии труда основы экономики, организации труда и управления законодательство о труде и охране труда Российской Федерации правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  [c.71]

Трудовое законодательство предусматривает, помимо дисциплинарной ответственности на основании правил внутреннего трудового распорядка, спец. ее виды, а именно дисциплинарную ответственность в порядке подчиненности выборных и других ответственных работ-пиков согласно установленным перечням (Пост. ЦИК и СМИ СССР от 13 окт. 1929 СЗ СССР, 1929, № 71, ст. Ii70 Положение о дисциплинарной ответственности в порядке подчиненности, утвержденное Пост. ВЦИК и СНК РСФСР от 20 марта 1932, СУ РСФСР, 1932, № 32Г ст. 152) дисциплинарную ответственность на основании уставов о дисциплине (напр., Устав о дисциплине работников железнодорожного транспорта СССР, утвержденный Пост. Совета Министров СССР от 18 июня 1949) дисциплинарную ответственность за нарушение правил общей и противопожарной охраны служебных зданий и помещений и правил хранения служебных документов (Пост. ЦИК и СНК СССР от 7 июля 1932 СЗСССР, 1932, №53, с. 319) и др. Установление спец. видов дисциплинарной ответственности обусловлено особенностями отдельных отраслей нар. х-ва (транспорта, связи), спецификой трудовых функций, выполняемых теми или иными группами работников (судьями, выборными и ответственными работниками), и особой тяжестью пек-рых служебных проступков. Спец.дисциплинарная ответственность предполагает более строгие меры воздействия яа нарушение Д. т. (напр., смещение на низшую должность на срок ип свыше одного года, увольнение с работы хотя бы п за однократное нарушение трудовой дисциплины) и предусматривает особый порядок обжалования дисциплинарных взысканий (не в комиссию по трудовым спорам, фабзавместком и суд, а исключительно в вышестоящую орг-цию в порядке подчиненности).  [c.210]

Порядок работы с документами ограниченного доступа в органах управления образованием и образовательных организациях — Управление образовательной организацией — Каталог статей

Порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну, а также основные требования к обеспечению режима секретности в организациях определяются законом Российской Федерации от 21. 07.1993 N 5485-1 (ред. от 29.07.2018) «О государственной тайне», другими нормативно-правовыми актами, регулирующими отношения, связанные с защитой государственной тайны. Регламент работы с секретными документами обязателен для всех сотрудников, выполняющих секретные и совершенно секретные работы.

Работники, которым предстоит постоянная работа с секретными материалами, могут быть назначены на должности только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном порядке. С ними заключается договор (контракт), в котором они принимают на себя обязательства по неразглашению доверенных им сведений.

Контроль за организацией секретного делопроизводства, обеспечением режима секретности, сохранностью секретных документов осуществляет «Первый отдел».

Лица, допущенные к секретным работам и документам, знакомятся только с теми документами и выполняют только те работы, к которым они имеют отношение по роду служебной деятельности.

Исполнители секретных работ и документов должны знать, в части, их касающейся, правила учета, хранения, порядок пользования документами.

Лица, работающие с секретными материалами, обязаны:

а) строго хранить в тайне секретные сведения, ставшие им известными по службе; пресекать действия лиц, которые могут привести к их разглашению;

б) при составлении секретных документов ограничиваться минимальными, действительно необходимыми секретными сведениями; определять количество экземпляров в строгом соответствии со служебной необходимостью; пользоваться только специальными рабочими тетрадями, учтенными в «Первом отделе»;

в) все полученные для исполнения секретные документы вносить во внутреннюю опись; хранить только в рабочей папке, в личном сейфе (металлическом шкафу), который по окончании работы опечатывать личной печатью. Не допускать совместного хранения в рабочей папке секретных и несекретных документов;

г) при получении документа – проверить, имеется ли на нем учетный номер, гриф секретности, пересчитать количество листов и экземпляров, сличить эти данные с записями в карточке или журнале. Только после этого расписаться (с указанием даты) за получение документа;

д) своевременно возвращать полученные секретные документы. На исполненном документе делать отметку: «В дело». Все резолюции, указания и записи об исполнении, как правило, пишутся на самих секретных документах. На документы, предназначенные для массовой рассылки, исполнитель составляет список рассылки;

е) об утрате или недостаче секретных документов (отдельных листов), ключей от режимных помещений, сейфов, личных печатей немедленно сообщать в «Первый отдел»;

ж) при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку сдать или отчитаться перед уполномоченным «Первого отдела» за все числящиеся секретные документы.

По требованию сотрудников «Первого отдела» работники организации обязаны предъявлять для проверки все числящиеся за ними и имеющиеся секретные документы. При проведении служебных проверок в случаях нарушений правил выполнения секретных работ, разглашения секретных сведений, утраты документов представлять письменные объяснения на имя руководства организации.

Запрещается использовать секретные сведения в несекретной служебной переписке; вести переговоры по секретным вопросам по незащищенным линиям связи; снимать копии с секретных документов без письменного разрешения «Первого отдела»; выполнять секретные работы на дому; печатать документы закрытого характера на незащищенном компьютере; перевозить секретные документы, материалы и дела в общественном транспорте.

При подготовке документа, содержащего секретные сведения, исполнитель должен правильно определить степень его секретности. При этом необходимо руководствоваться Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне[1], и Правилами отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности[2].

Установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно».

Степень секретности определяется исполнителем и лицом, подписывающим документ. Гриф секретности проставляется на первом (титульном) листе в правом верхнем углу.

Гриф секретности сопроводительного письма должен соответствовать наивысшей степени секретности сведений, содержащихся как в самом письме, так и в приложении к нему.

Прием, учет и хранение шифротелеграмм, а также ознакомление с ними лиц, которым они адресованы, и исполнителей осуществляют работники «Первого отдела».

К ознакомлению с шифротелеграммами исполнители допускаются только по письменному указанию руководителя организации. Лица, ознакомившиеся с шифротелеграммами, разборчиво расписываются на них с указанием даты ознакомления, а в необходимых случаях и времени, делают отметку об исполнении.

Резолюции пишутся на шифротелеграммах. Писать резолюции, указания, поручения на отдельных листах бумаги не разрешается.

Передача шифротелеграмм от одних исполнителей другим, а также за пределы организации производится только через «Первый отдел».

По каналам шифрованной связи разрешается передавать важную и срочную информацию по секретным вопросам, а в исключительных случаях и по срочным несекретным вопросам, когда не представляется возможным или целесообразным ее направление другим способом.

Передавать один и тот же текст телеграммы в открытом и зашифрованном виде, вести переговоры о содержании по незащищенным линиям связи, снимать копии, делать какие-либо записи о содержании на неучтенных листах бумаги запрещается.

Шифротелеграммы составляются в единственном экземпляре.

По содержанию входящих и исходящих шифротелеграмм могут составляться краткие справки, которые учитываются в «Первом отделе», хранятся как документы соответствующей степени секретности.

Сведения, содержащиеся в шифротелеграммах, могут включаться в другие секретные документы (справки, письма и т.д.) только в тех случаях, когда степень их секретности не превышает степени секретности документов, в которые они включаются.

Ссылаться в этих документах на шифротелеграммы не разрешается.

За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, либо утрату документов, иные нарушения требований по обеспечению режима секретности и сохранению государственной тайны виновные лица несут уголовную, административную или дисциплинарную ответственность, а также могут быть отстранены от секретных работ и документов.

 

Приложение к статье

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ОРГАНЕ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ

 

I. Общие положения

 

1.1. Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органе управления образованием (ОУО) (далее – Инструкция) определяет порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения).

1. 2. Настоящая Инструкция определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.), содержащими информацию ограниченного распространения, в ОУО и подведомственных ОУО организациях.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности ОУО, а также подведомственных организаций, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

— акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

— сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан, а также производственных объектов;

— описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

— порядок рассмотрения заявлений и обращений граждан и юридических лиц;

— решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

— сведения об исполнении бюджета, использовании государственных ресурсов, состоянии экономики и потребностях населения;

— документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.5. На документах (в необходимых случаях – и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

1.6. Установлены следующие категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения:

— по ОУО – руководитель ОУО, его заместители, руководители структурных подразделений;

— по подведомственным организациям – руководители организаций и их заместители.

Указанные должностные лица наделены полномочиями по снятию пометки «Для служебного пользования» с документов, необоснованно отнесенных к категории ограниченного распространения подчиненными им должностными лицами.

Право снятия пометки «Для служебного пользования» имеют:

— руководитель ОУО – с документа, которому присвоена эта пометка заместителем руководителя ОУО, руководителем структурного подразделения ОУО, руководителем или заместителем руководителя подведомственной организации;

— заместитель руководителя ОУО – с документа, которому присвоена эта пометка руководителем структурного подразделения ОУО, руководителем или заместителем руководителя подведомственной организации;

— руководитель структурного подразделения – с документа, которому присвоена эта пометка руководителем или заместителем руководителя подведомственной организации.

1.7. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, за соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.4 настоящей Инструкции.

1.8. Директор административного департамента и начальник отдела защиты государственной тайны (при их наличии) вправе вносить предложения должностным лицам, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, о внесении или снятии пометки «Для служебного пользования» по разрабатываемым или уже действующим документам.

1.9. Должностные лица, уполномоченные относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (п. 1.6 настоящей Инструкции), устанавливают перечень лиц, организаций, которым направляется документ с пометкой «Для служебного пользования».

1.10. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица, принявшего решение о присвоении документу пометки «Для служебного пользования», не подлежит разглашению (распространению).

1.11. При изменении объективных обстоятельств, вследствие чего дальнейшая защита служебной информации ограниченного распространения нецелесообразна, по решению должностного лица в пределах его компетенции (п. 1.6 настоящей Инструкции) с них снимается пометка «Для служебного пользования».

Предложения и обоснования о снятии с документов пометки «Для служебного пользования» вносятся:

— по ОУО – руководителями структурных подразделений, подготовившими эти документы, а также директором административного департамента и начальником отдела защиты государственной тайны;

— по подведомственным организациям – руководителями подразделений подведомственных организаций, подготовивших эти документы, а также лицом, ответственным за работу службы делопроизводства.

1.12. К служебной информации ограниченного распространения допускаются работники ОУО на основании решения руководителя структурного подразделения ОУО, оформляемого в соответствии с Приложением N 1 к Инструкции. Данное решение доводится до указанных работников под роспись. Ответственность за своевременное внесение изменений в указанное решение несет секретарь структурного подразделения ОУО. Создание и передача документов, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, другим работникам, кроме указанных в абзаце первом настоящего пункта, запрещается.

1.13. Создание документов, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, в структурных подразделениях ОУО осуществляется на специально выделенном автоматизированном рабочем месте с закрытым доступом в общую информационную систему ОУО, определенном решением руководителя структурного подразделения ОУО (далее – АРМ). Создание иных документов на нем запрещается. Учет созданных документов со служебной информацией ограниченного распространения осуществляется в журнале учета по форме согласно Приложению N 2 к Инструкции.

За АРМ закрепляются работники из числа лиц, допущенных к служебной информации ограниченного распространения. Данные работники несут ответственность за правильное использование АРМ, осуществляют допуск к нему и контроль за правильным оформлением разрабатываемых документов.

АРМ обозначается табличкой размером 297 × 120 мм следующего содержания: «Место для разработки документов с пометкой «ДСП». Табличка устанавливается на видном месте.

1.14. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственные гражданские служащие ОУО и работники подведомственных организаций могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

1.15. Контроль за соблюдением установленных правил и порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в ОУО возлагается на директора Адруководителя ОУОтивнго департамента, в подведомственных организациях – на их руководителей.

1.16. В случае ликвидации (прекращения деятельности) ОУО или подведомственных организаций, в том числе вследствие ликвидации или реорганизации, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

 

II. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

 

2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием, учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются работниками ОУО, указанными в Инструкции по делопроизводству.

2.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:

— создаются на АРМ. Разрешается хранение на АРМ созданных проектов документов с пометкой «Для служебного пользования» в электронном виде. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнителем указываются количество отпечатанных экземпляров, кому они направляются, фамилия и дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты документа с пометкой «Для служебного пользования» на бумажном носителе уничтожаются его исполнителем с отражением факта уничтожения в журнале учета документов со служебной информацией ограниченного распространения (их черновиков), подлежащих уничтожению, по форме согласно Приложению N 3 к Инструкции. Уничтожение документов осуществляется с использованием бумагорезательной машины;

— учитываются отдельно от несекретной информации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При регистрации указанных документов к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;

— передаются работникам структурных подразделений ОУО под расписку. Передача документов работникам в структурном подразделении ОУО осуществляется секретарем структурного подразделения ОУО по журналу учета документов со служебной информацией ограниченного распространения по форме согласно Приложению N 4 к Инструкции. Передача работником структурного подразделения ОУО, получившего документ, другому работнику структурного подразделения ОУО осуществляется только через секретаря структурного подразделения ОУО. Передача документов между структурными подразделениями ОУО осуществляется через административный департамент на основании рассылки, формируемой секретарем соответствующего структурного подразделения ОУО или секретариатом соответствующего заместителя руководителя ОУО образования и науки Российской Федерации по форме согласно Приложению N 5 к Инструкции. После получения документов в экспедиции административного департамента рассылка с росписью работников структурных подразделений ОУО возвращается исполнителю для отчетности. В исключительных случаях передача документов между структурными подразделениями ОУО может осуществляться нарочным, минуя экспедицию административного департамента, но только через соответствующего секретаря структурного подразделения ОУО;

— пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы нарочным;

— размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения должностного лица, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения в соответствии с пунктом 1. 6 Инструкции. Допускается осуществлять размножение документов со служебной информацией ограниченного распространения на основании утвержденного соответствующим должностным лицом указания по исполнению в электронной регистрационной карточке документа системы электронного документооборота ОУО. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно по журналу учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения по форме согласно Приложению N 6 к Инструкции, а также по журналу передачи в закладке «Исполнение» электронной регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота ОУО. Перед размножением на титульном листе оригинала документа проставляется отметка о размножении с указанием регистрационного номера по журналу учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения. На обороте последнего листа оригинала размножаемого экземпляра документа исполнителем указывается регистрационный номер по журналу учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения, количество размноженных экземпляров, фамилия исполнителя и дата размножения документа. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенного экземпляра этого документа;

— хранятся в надежно закрываемых на замок шкафах (ящиках, хранилищах), опечатываемых печатью установленного образца. Ответственность за правильное оборудование мест для хранения документов в структурном подразделении ОУО возлагается на его руководителя. Запрещается хранение у работников ОУО документов в местах, не отвечающих требованиям настоящей Инструкции. В случае отсутствия у работника ОУО, получившего документ, оборудованного места для его хранения, работа с документом осуществляется только в течение рабочего времени. До окончания рабочего времени полученный работником ОУО документ сдается на хранение секретарю структурного подразделения ОУО. Обеспечение работников ОУО печатями установленного образца осуществляется административным департаментом.

2.4. Запрещается сканирование – введение в систему электронного документооборота электронной версии документов с пометкой «Для служебного пользования».

2.5. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем документа и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

2.6. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

2.7. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту установленной формы. После уничтожения документов в учетных формах производится отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.8. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

2.9. При смене работника ОУО, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема, передачи документов и материалов к ним по установленной форме, который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения ОУО.

2.10. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом ОУО (подведомственной организации). В состав указанных комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

2.11. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель ОУО или руководитель подведомственной организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю ОУО или руководителю подведомственной организации, назначившему комиссию.

2.12. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

 

Приложение N 1

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

 

Форма

 

УТВЕРЖДАЮ

________________________________________

(наименование должности руководителя

структурного подразделения ОУО)

________________________

(подпись)

 «__» __________ 202_ г.

 

СПИСОК

работников ______________________________________________________,

(наименование структурного подразделения ОУО)

допущенных к работе со служебной информацией ограниченного распространения

 

N п/п

      Должность      

   Фамилия и инициалы  

      Подпись     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Создание  документов, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, осуществляется на специально выделенном автоматизированном рабочем месте в каб. _________.

Ответственными за правильное использование автоматизированного рабочего места являются:

1. ____________________________________________________________________

                  (Ф.И.О. работника, номер телефона и кабинета)

2. ____________________________________________________________________

                  (Ф.И.О. работника, номер телефона и кабинета)

Приложение N 2

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

 

Форма

 

ЖУРНАЛ

учета создаваемых документов со служебной

информацией ограниченного распространения

______________________________________________________

(наименование структурного подразделения ОУО)

 

 N

п/п

Дата разработки

Исполнитель

(фамилия

и инициалы)

Содержание

создаваемого

документа

Количество

листов

Количество

распечатанных

экземпляров

Подпись

исполнителя

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Примечание: Журнал учета создаваемых документов со служебной информацией ограниченного распространения прошивается, его страницы нумеруются, скрепляются печатью структурного подразделения и подписью секретаря соответствующего структурного подразделения ОУО.

Журнал учета создаваемых документов со служебной информацией ограниченного распространения ведется ответственным за автоматизированное рабочее место работником.

 

 

Приложение N 3

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

 

Форма

 

ЖУРНАЛ

учета документов со служебной информацией ограниченного

распространения (их черновиков), подлежащих уничтожению

_______________________________________________________________

(наименование структурного подразделения ОУО)

 

 N

п/п

Номер

доку-

мента

Содержание

документа

или

черновика

Номер

экземпляра

документа или

черновика

Коли-

чество

листов

Фамилия

и инициалы

исполнителя

документа

Дата

уничто-

жения

Подпись

исполнителя

об уничтожении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение N 4

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

 

Форма

 

ЖУРНАЛ

учета документов со служебной информацией

ограниченного распространения

в _____________________________________________________

(наименование структурного подразделения ОУО)

 

 N

п/п

   Номер  

документа и

экземпляра

 Краткое 

содержание

документа

Количество

  листов 

Кому выдан

(фамилия и

 инициалы

работника)

  Подпись в 

получении или

ознакомлении,

    дата    

 Подпись 

в обратном

  приеме 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение N 5

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

 

Форма

 

РАССЫЛКА

документов с пометкой «Для служебного пользования»

по структурным подразделениям

 

Регистрационный номер документа: ______________________________________

 

Инд.

Наименование структурных подразделений

Номер экз.

Подпись

Фамилия

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель структурного

подразделения ОУО или лицо,

исполняющее его обязанности          ______________________________________

                                          (подпись, фамилия и инициалы

                                            должностного лица, индекс

                                           структурного подразделения ОУО)

Документ разослан:                   ______________________________________

                                        (подпись сотрудника экспедиции)

 

 

Приложение N 6

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

 

Форма

 

ЖУРНАЛ

учета размножения документов со служебной

информацией ограниченного распространения

______________________________________________________

(наименование структурного подразделения ОУО)

 

 N

п/п

Номер

документа и

его краткое

содержание

Исполнитель

(фамилия и

инициалы,

телефон)

Подпись в

приеме

документа

Дата

размно-

жения

доку-

мента

Коли-

чество

размно-

женных

экземп-

ляров

Подпись исполнителя в получении подлинника документа, его размноженных экземпляров и дата получения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Источник: журнал «Управление образовательной организацией» N 10/2020.

 

 

Правила отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности, утверждены Постановлением Правительства РФ от 04.09.1995 N 870 (ред. от 18.03.2016).

 

Другие статьи по теме

Читать «Делопроизводство» — Шевчук Денис Александрович — Страница 1

Денис Александрович Шевчук

Делопроизводство

Введение

Менеджер – наемный управленец, начальник!

Если у вас нет ни одного подчиненного – вы не менеджер, а максимум специалист!

Денис Шевчук

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Регистрация и учет документов

Чтение книг – престижно, современно, выгодно.

Знания – тоже капитал, который всегда с тобой.

Шевчук Денис

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Порядок обработки поступающих документов

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации (см. подробнее Шевчук Д.А. Создание собственной фирмы: Профессиональный подход. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007).

Порядок обработки отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет количества документов

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации

В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.

Правила регистрации и индексирования документов

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса[1] с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Организация работы с электронными документами для совершенствования бизнеса

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

Содержание:

— Порядок работы с электронными документами. — Особенности работы с электронными документами.

Во времена глобальной цифровизации важно внедрять современные технологии во все бизнес-процессы, в том числе документооборот. Многие компании уже давно перешли на работу с электронными документами и только выиграли от этого.

Вот ключевые преимущества облачной работы с документами:

  • Быстрота обработки. Скорость извлечения документов может быть значительно улучшена путем хранения их на компьютерных дисках в хорошо организованной структуре каталогов с сопровождающей поисковой системой.
  • Экономическая выгода. Затраты на использование документов можно сократить, исключив расходы на бумагу, папки, стеллажи и выделенный персонал на обработку архива, а также минимизировав пространство для хранения документов.
  • Многофункциональность. Специальные сервисы, предназначенные для работы и хранения электронных документов, содержат разнообразные функции – от подписания при помощи ЭЦП до одновременной работы нескольких сотрудников с одним ЭД.
  • Безопасность. Безопасность можно повысить с помощью прав доступа, паролей, резервных копий и внешнего хранилища.

Эти преимущества можно получить только путем выбора правильного сервиса ЭДО и соблюдения всех правил работы с электронными документами. 

Порядок работы с электронными документами.

Внедрение системы электронного документооборота состоит из таких этапов:

Создание документов в электронном виде с использованием сервиса ЭДО. Бумажные документы могут быть преобразованы в электронную форму.

Налаживание сотрудничества. Использование процедур извлечения и регистрации позволяет нескольким пользователям работать с документом без перезаписи данных друг друга. Инструменты сервиса ЭДО также позволяют пересылать документы другим пользователям в соответствии с требованиями рабочего процесса.

Организация хранения документов. Документы хранятся на жестких дисках, облаке и ​​съемных носителях различных типов.

Настройка прав доступа. Разным пользователям предоставляются разные права доступа для работы с документами в электронном виде, такие как разрешение на чтение, чтение и запись и т.д.

Получение цифровой подписи. Цифровые подписи подтверждают подлинность документов. 

При работе с электронными документами важно изучить и учитывать актуальное законодательство Республики Беларусь об электронном документообороте.

Особенности работы с электронными документами.

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях» утверждает инструкцию по работе с электронными документами в госорганах и других компаниях.

В инструкции четко описаны все правила, касающиеся таких моментов:

1. Подготовка и утверждения проекта цифрового документа.

2. Заверение подписью, регистрация и слежение за исполнением электронных документов.

3. Добавление дел с цифровыми документами в номенклатуру дел.

4. Создание цифровых дел.

5. Организация хранения ЭД в облаке, архиве.

6. Уничтожение ЭД.

Важно!

Сервис электронного документооборота ЭДиН позволяет создавать, подписывать документы ЭЦП, хранить их, обмениваться с контрагентами и сотрудниками.

Это выгодное, безопасное и многофункциональное решение для ускорения и улучшения многих бизнес-процессов в компании.

Более 9 000 компаний присоединились к сервису ЭДиН! Подключайтесь и Вы.

Заказать услугу

Хотите читать статьи и советы от экспертов по электронному документообороту?

Подпишитесь на обновления.

Error! Не корректтное значение

Error! Такой email уже существует

Вы успешно подписались!

Подписаться

Поделиться статьей

Порядок работы в расширенном режиме

Порядок работы в расширенном режиме

Прим. : Для перехода на расширенный режим воспользуйтесь переключателем Расширенный режим.

В случае успешной авторизации откроется главная страница web-кабинета со списком, поступивших на адрес вашей организации документов.

Главную страницу можно условно разделить на части:

  1. «Шапка»:

    • Логотип с названием системы, по клику на эту область пользователь с любой страницы web-кабинета возвращается на главную (со списком входящих документов).
    • Кнопки навигации:
    • — Переключатель, предназначен для смены режима отображения web-кабинета.
    • Ссылка с наименованием организации текущего пользователя, предназначена для перехода на страницу с данными организации.
    • ФИО авторизовавшегося сотрудника.
    • кнопка Выход— завершение текущего сеанса доступа пользователя, выход из Системы.
  2. Навигационное меню (расположено в левой части страницы):

    • — Уведомления, содержит список последних важных событий для пользователя.
    • — Входящие, содержит список полученных документов.
    • — Исходящие, содержит список отправленных документов.
    • — Черновики, содержит список созданных, но не отправленных документов.
    • — Удаленные, содержит список документов, удаленных из вкладок входящие и исходящие у текущей организации.
    • — Макеты потребления, предназначена для перехода в раздел со списком поступивших от ОАО «Татэнергосбыт» макетов показаний для заполнения. Раздел предоставляет возможность просмотра полученных макетов (актов снятия показаний по форме 16), внесения показаний за текущий расчетный период, передачу данных на согласование в ОАО «Татэнергосбыт» и ОАО «Сетевая компания».
    • — Отображаются новые доступные для открытия направления обмена документами. Подключить новое направление обмена вы можете в «Личный кабинет-Мои направления».
    Прим.: Для увеличения рабочего пространства вы можете свернуть навигационное меню нажатием на . В свернутом состоянии навигационное меню отображается ввиде иконок со счетчиком новых документов в разделе. При наведении курсора мыши на иконки отображается всплывающая подсказка с названием раздела.

    Если раздел имеет подразделы, отображается выпадающий список справа от меню.

  3. Меню действий (расположено над списком документов).

    Расположено над списком документов. Предназначено для выполнения действий над документами. Перечень возможных действий зависит от выбранного раздела в навигационном меню. Кнопки активируются только после выбора одного и более документов в списке.

    Внимание: Если в списке выбрано несколько документов, активными будут кнопки только применимые ко всем выбранным документам.

  4. Поле поиска документов по разделу (находится в правом углу страницы под «Шапкой»)

    Позволяет искать документы по наименованию организации контрагента, названию документа, комментарию к документу. Для поиска введите данные в поле и нажмите на .
  5. Панель с наименованием столбцов списка и фильтром для выборки документов.

    На панели отображаются наименования столбцов списка документов, с соответствующим поисковым полем под каждым.

    Для применения фильтра к списку документов введите значения в соответствующие поля и нажмите кнопку в правой части панели.

    Для сброса значений в полях фильтра нажмите кнопку .

    При нажатии на шестеренку появится выпадающий список с наименованиями столбцов, доступных для вывода в списке документов. Столбцы отмеченные чекбоксом отображаются в списке документов. После проставления или снятия чекбоксов, для вступления изменений в силу, нажмите на кнопку в окне со списком столбцов.

  6. Список документов Отображается ввиде таблицы. Выводимая информация по документам зависит от выбора отображаемых столбцов на странице.

    В разделах «Входящие» и «Исходящие» документы отображаются в пакетах . По каждому пакету отображается время получения и его статус.

    Для удобства пользователя введены сокращения по типам документов:
    • ВЭ – Ведомость электропотребления
    • СО – Счет на оплату
    • ДНП — Документ начисления платы
    • АСВ – Акт сверки взаиморасчетов
    • УО – Уведомление об ограничении
    • П — Письмо
    • СФ – Счет-фактура КНД 1115101 в формате 5.02
    • КСФ – Корректировочный счет-фактура КНД 1115108 в формате 5.02
    • ИСФ – Исправленный счет-фактура КНД 1115101 в формате 5.02
    • ИКСФ – Исправленный корректировочный счет-фактура КНД 1115108 в формате 5.02
    • СФН – Счет-фактура (неформализованный документ)
    • КСФН – Корректировочная счет-фактура (неформализованный документ)
    • ИСФН — Исправленный счет-фактура (неформализованный документ)
    • ИКСФН – Исправленный корректировочный счет-фактура (неформализованный документ)
    • АВР – Акт выполненных работ
    • АВРН – Акт выполненных работ (неформализованный)
    • НК – Накладная НКН – Накладная (неформализованный)
    • Н –Неизвестный
    • СЧФ — Счет-фактура КНД 1115125 версии 5.01
    • ИСЧФ — Исправленный счет-фактура КНД 1115125 версии 5.01
    • КСЧФ — Корректировочный счет-фактура КНД 1115127 версии 5.01
    • УПД — Универсальный передаточный документ. Электронный счет-фактура с дополнением документа передачи товаров/результатов работ
    • ИУПД — Исправленный универсальный передаточный документ
    • УКД — Универсальный корректировочный документ
    • ДОП — Первичный документ передачи товаров/результатов работ/ услуг
    • ИДОП — Исправленный документ документ передачи товаров/результатов работ/ услуг
    • ДИС — Документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Список документов меняет свое содержание в зависимости от выбранного пункта в навигационном меню. Сортировка документов во всех списках ведется по дате отправки для исходящих документов и по дате получения для входящих документов. Ниже будет описана работа пользователя с каждым типом документа (согласно пунктам навигационного меню).

Нормативно-правовая база обмена электронными документами. Synerdocs

Гражданский кодекс Российской Федерации

Документ является основой гражданских правоотношений и содержит основополагающие понятия, такие как «сделка» и «договор». Закреплена возможность подписания документов электронной подписью (п.2 ст. 160) и обмена документами с помощью электронной связи (п.2 ст. 434).

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

Закон регулирует отношения в сфере предпринимательской и экономической деятельности. В частности, разрешает использовать документы, подписанные электронной подписью в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах (п.3 ст.75).

Налоговый кодекс Российской Федерации

Регулирует вопросы уплаты налогов и представления отчетов в контролирующие органы — прежде всего в ФНС. Кодекс содержит понятие «электронный счет-фактура» и устанавливает порядок его использования (ст.169).

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету. В статье 9 обозначены обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также общие процедуры, связанные с ним, такие как подписание и исправление. Кроме того, пункт 5 статьи 9 разрешает составлять первичный учетный документ в электронном виде с электронной подписью.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также при совершении иных юридически значимых действий.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Регулирует отношения, возникающие при обеспечении защиты информации, применении информационных технологий, осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации. В статье 2 содержится понятие «электронный документ».

Приказ ФНС России от 23.10.2020 г. № ЕД-7-26/[email protected] «Об утверждении Положения о Реестре доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота»

Настоящий приказ определяет основы организации Реестра доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота, обеспечивающих электронный документооборот по телекоммуникационным каналам связи с использованием квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.

Приказ ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/[email protected] «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры, формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, и формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в электронной форме»,

Данным приказом ФНС утвердила новые форматы корректировочного счета-фактуры и документов об изменении стоимости

Приказ от 27.08.2019 № ММВ-7-15/[email protected] «Об утверждении формата представления документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке, в электронной форме »

Настоящий формат описывает требования к XML файлам передачи по телекоммуникационным каналам связи документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке, в электронной форме.

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

Содержит формы, применяемые при расчетах по налогу на добавленную стоимость, а также правила составления счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж.

Постановление Правительства РФ от 28.11.2011 № 976 «О федеральном органе исполнительной власти, уполномоченном в сфере использования электронной подписи»

Согласно документу Министерство связи и массовых коммуникаций РФ является федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

Приказ Минфина России от 10.11.2015 года № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»

Устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи.

Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 года №ММВ-7-15/[email protected] об утверждении нового формата УПД с маркировкой

Утверждение формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме.

Приказ ФНС России от 13.04.2016 года №ММВ-7-15/[email protected] «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме»

Утверждает формат корректировочного счета-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме.

Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/[email protected] «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»

В соответствии с пунктом 7 статьи 80 и пунктом 2 статьи 93 части первой Налогового кодекса Российской Федерации утвержден формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме.

Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/[email protected] «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»

В соответствии с пунктом 7 статьи 80 и пунктом 2 статьи 93 части первой Налогового кодекса Российской Федерации утвержден формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме.

Приказ ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме»

Документ содержит описание обязательных к применению форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

Приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи»

Содержит описание требований к формату информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами. А также описание формата извещения о получении электронного документа, формата подтверждения даты отправки документа, формата подтверждения даты получения, формата уведомления об уточнении электронного документа.

Приказ ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/[email protected] «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»

Определяет порядок истребования налоговым органом электронных документов и порядок представления этих документов налогоплательщиками.

Приказ ФНС РФ от 12.09.2012 № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении Порядка направления информационного сообщения об участнике электронного документооборота оператором электронного документооборота в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»

Утверждает порядок отправления оператором ЭДО информационного сообщения о новом участнике электронного документооборота.

Приказ ФСБ РФ от 27.12.2011 № 795 «Об утверждении Требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи»

Утверждает Требования к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

Упраздненные приказы:

Приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота»

Документ утратил силу в связи с изданием Приказа ФНС России от 23.10.2020 г. № ЕД-7-26/[email protected] «Об утверждении Положения о Реестре доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота»

Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 года №ММВ-7-15/[email protected] «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме»

Документ утратил силу с 1 января 2020 года в связи с изданием Приказа ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/[email protected]

Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»

Документ утратил силу в связи с изданием Приказа ФНС России от 27.12.2017 №ММВ-7-6/[email protected]

Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении форматов первичных учетных документов»

Документ утратил силу в связи с изданием Приказа ФНС России от 20.05.2016 №ММВ-7-15/[email protected]

Письмо в ФНС об оформлении корректировочного счета-фактуры и повторного корректировочного счета-фактуры

На основании письма Минфина РФ от 26.05.2015 № 203-07-09/30177 при повторном изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг) продавец выставляет новый корректировочный счет-фактуру (далее — КСФ), в который переносятся соответствующие данные из предыдущего корректировочного счета-фактуры. В связи с этим просим разъяснить следующие вопросы:

  1. Можно ли переносить в корректировочный счет-фактуру все строки из первоначального счета-фактуры, а не только те, в отношении которых осуществляется изменение цены и/или уточнение количества?
  2. Как оформить повторный КСФ, если в первом КСФ нет строк, по которым планируется повторная корректировка? Какие сведения необходимо перенести в повторный корректировочный счет-фактуру?
  3. Как исправить дату и/или номер в корректировочном счете-фактуре?

Смотреть ответ

Письмо в ФНС о несвоевременном выставлении ЭСФ

В силу специфики своей деятельности ряд организаций в нашей стране регулярно сталкивается с превышением срока выставления электронных счетов-фактур (далее — ЭСФ). По закону (п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ) счета-фактуры должны выставляться не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг. Как же быть тем компаниям, которые не успели или не смогли в силу разных причин вовремя составить и отправить ЭСФ? Мы решили выяснить этот вопрос и написали письмо в ФНС. В письме попросили уточнить:

  1. Какие санкции предусмотрены за несвоевременное выставление электронных счетов-фактур? Влечет ли несвоевременное выставление ЭСФ отказ в реализации права на налоговые вычеты?
  2. Каким налоговым рискам подвержены продавец и покупатель при несвоевременном выставлении электронных счетов-фактур?
  3. Правильно ли мы трактуем понятие «выставить», подразумевая под этим составление и передачу документа? Верно ли считать в таком случае, что факт выставления электронного счета-фактуры фиксируется подтверждением оператора электронного документооборота?

Смотреть ответ

Письмо в ФНС о признании иностранного сертификата ЭП

Вопросов, связанных с признанием электронной подписи, на сегодняшний день большое число. Но в особенности нас интересовал вопрос о правомочности использования на территории Российской Федерации ЭП, созданной в соответствии с нормами права иностранного государства.

В связи с этим мы попросили ФНС дать подробные разъяснения по следующим вопросам:

  1. Можно ли представлять в налоговые органы электронные документы, заверенные, с одной стороны, так называемой иностранной электронной подписью, с другой — электронной подписью, соответствующей нормам законодательства РФ?
  2. Каким образом налоговые органы принимают и проверяют электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, на соответствие признакам электронных подписей, признаваемых на территории Российской Федерации?

Смотреть ответ

Письмо в ФНС о проведении выездных налоговых проверок при работе организации с электронными документами

Мы решили выяснить порядок и правила осуществления выездных налоговых проверок в компаниях, использующий электронный документооборот, и направили в Федеральную налоговую службу соответствующий запрос.

  1. Каким образом планируется осуществлять проверку электронных документов при выездной налоговой проверке?
  2. Как будет осуществляться проверка электронных документов, форматы которых не утверждены, в том числе если эти документы создаются и передаются в xml-формате?
  3. Существуют ли нормативно-правовые акты, регулирующие проведение выездной налоговой проверки в организации, использующей в своей работе электронный документооборот счетами-фактурами, первичными учетными и другими документами?

Смотреть ответ

Письмо в ФНС о выемке электронных документов при выездных налоговых проверках

Операторы ЭДО считают, что при проведении выездной налоговой проверки налогоплательщик должен обеспечить инспектору рабочее место — компьютер и предварительно выгруженные документы. Однако законодательством данный порядок никак не регламентируется. В связи с этим мы решили направить в ФНС официальное письмо с интересующими нас вопросами:

  1. Достаточно ли в рамках выездной налоговой проверки предоставить инспектору компьютер и требуемые документы на носителе типа флэш-карты?
  2. Как в техническом плане должна проводиться выездная налоговая проверка?
  3. Обязан ли налогоплательщик предоставлять инспектору средства для просмотра формализованных и неформализованных документов? Может ли служить таким средством веб-клиент доверенного оператора ЭДО ФНС?

Смотреть ответ

Письмо в ФНС по выставлению счетов-фактур энергосбытовыми компаниями с несоблюдением сроков

На сегодняшний день существует ряд сложностей, препятствующих переходу энергосбытовых компаний на электронный документооборот счетами-фактурами и первичными учетными документами с контрагентами. В частности, данные сложности обусловлены несоответствием требований, предъявляемых Налоговым кодексом РФ (далее — НК РФ), реальной ситуации на рынке.

Энергосбытовые компании получают возможность выставлять счета-фактуры своим покупателям на розничном рынке только к 12 числу месяца, следующего за расчетным. Таким образом, нарушается пятидневный срок выставления счетов-фактур, установленный НК РФ.

Учитывая вышеописанное, возникает вопрос, каким образом организовать обмен электронными счетами-фактурами в энергосбытовых компаниях без нарушения действующего законодательства РФ о налогах и сборах?

Смотреть ответ

Письмо в ФНС по вопросу сдачи отчетности через операторов ЭДО

При определении понятий «Специализированный оператор связи» и «Оператор электронного документооборота» возникают противоречия. Согласно действующему законодательству РФ в области работы операторов электронного документооборота у последних нет обязанности предоставлять услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчетности в государственные органы. В сложившейся ситуации нет понимания, каким образом организовывать работу операторам электронного документооборота, которые одновременно не являются специализированным оператором связи.

В связи с обнаруженным несоответствием мы направили в ФНС письмо, в котором попросили дать разъяснения: вносят ли поправки, предусмотренные Законом, изменения в работу операторов электронного документооборота?

Смотреть ответ

Письмо в ФНС по вопросу о заполнении электронных счетов-фактур в соответствии с требованиями с ПП № 1137

В соответствии с Приказом Минфина № 50н продавец составляет электронный счет-фактуру согласно утвержденному формату, покупатель же проверяет полученный счет-фактуру на соответствие данному формату. Однако в правилах заполнения счетов-фактур (Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137) и в самих форматах есть противоречия. Так, в некоторых необязательных полях форматом не предусмотрено указывать такой символ, как прочерк. По сути, его нет в числе разрешенных символов к данным полям. Но по правилам получается, что поле обязательно к заполнению всегда. Просто в одних случаях оно заполняется информацией, в других — прочерками, которые как раз-таки не указаны в форматах. Нарушение формата может привести к несоблюдению требований Приказа Минфина от 25.04.2011 № 50н, отсутствие прочерков — к несоблюдению Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137. Мы попросили ФНС дать разъяснение по поводу этой двусмысленной ситуации.

Кроме того, существовал Приказ ФНС от 05.03.2012 № ММВ-7-6/[email protected], в котором содержалось описание форматов. Также были XSD-схемы, разрабатываемые ФНС и выкладываемые на сайте ФНС. Пока действовал Приказ по форматам, налоговая добавляла на сайт только новые XSD-схемы, приказ же при этом не менялся. Отсюда возникли вопросы, которые мы также направили в ФНС.

Смотреть ответ

Письмо в ФНС по вопросу о заполнении поля «Грузоотправитель и его адрес» в электронных товарных накладных ТОРГ-12

В соответствии с законодательством сегодня существует возможность обмениваться с контрагентами товарными накладными ТОРГ-12 в форматах, утвержденных Приказом ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении форматов первичных учетных документов» (далее — Приказ). Поле «Грузоотправитель и его адрес» при этом не является обязательным к заполнению. Обязательным оно становится только в том случае, если отсутствует поле «Поставщик». Получается, что при заполненном поле «Поставщик» поле «Грузоотправитель и его адрес» может заполняться, а может и нет.

Отсюда вытекает несколько вопросов. Следует ли заполнять поле «Грузоотправитель», когда поставщик и грузоотправитель это одно лицо, и поле «Поставщик» уже заполнено?

Смотреть ответ

Письмо в ФНС по вопросу о переводе счетов-фактур в электронный вид в компаниях, работающих по агентской схеме

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н, утвердившим порядок обмена электронными счетами-фактурами, не разрешается выставлять счет-фактуру в адрес одного контрагента, а отправлять при этом совершенно другому.

Как быть в таком случае компаниям, желающим перейти на электронный документооборот, но работающим по агентской схеме, когда счет-фактура должен быть составлен на имя покупателя, но отправлен в адрес агента? Мы попросили ФНС дать разъяснения по этому спорному моменту и вот какой ответ получили.

Смотреть ответ

Письмо в ФНС по вопросу о новых форматах электронных счетов-фактур

После того как на Едином портале проектов нормативных правовых актов был опубликован проект ведомственного приказа, утверждающий новые форматы электронных счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и др., у нас появилась масса вопросов. В частности, стало непонятно, как операторам электронного документооборота работать со «старыми» форматами, и какая участь постигнет те документы, которые были выставлены до вступления в силу данного приказа. Мы направили запрос в ФНС и попросили дать ответы на ряд наших вопросов.

Смотреть ответ

Письмо в ФНС о корректировке электронных УПД

УПД содержит в себе и первичный учетный документ, и счет-фактуру. Как быть, если есть претензии к части товара? Получается, счет-фактуру уже выставили, а товары мы еще не приняли. То есть в ситуации, когда часть товаров оказалась бракованной, а другая — качественной, отказывать в УПД не очень логично, ведь часть поставки мы все-таки хотим принять. Если же мы подписываем УПД и в содержании операции указываем, по каким товарам у нас есть претензии, то нужно ли оформлять дополнительные документы? Достаточно ли получить только УКД (корректировочный УПД) с функцией КСЧФ (то есть только корректировочный счет-фактуру)? И если мы все-таки отказали, то считается ли счет-фактура выставленным?

Смотреть ответ

Электронный учебный курс: ДОУ

Тема 5. Системы документации.

Цель изучения: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления   организационных, распорядительных и информационно-справочных документов

Вопросы для изучения:

1. Система организационной документации.
2. Система распорядительной документации.
3. Система информационно-справочной документации.

Система организационной документации.

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий — это функция организации системы и процессов управления.

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

Виды организационных документов: 

Устав предприятия свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав — это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.  Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.
Устав должен содержать следующие реквизиты:

    • Наименование организации;
    • Наименование вида документа;
    • Дата документа;
    • Место составления или издания документа;
    • Гриф утверждения документа;
    • Текст устава;
    • Подпись лица, утверждающего документ.

Положение это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

    • Наименование организации;
    • Наименование структурного подразделения;
    • Наименование вида документа;
    • Дата;
    • Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:

      • общие положения.
      • основные задачи.
      • функции.
      • права.
      • организация работы.

Инструкцияправовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.
Инструкция содержит следующие реквизиты:

    • наименование организации;
    • наименование вида документа;
    • дата;
    • место издания;
    • заголовок к тексту;
    • гриф утверждения;
    • текст;
    • подпись.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция — документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,  согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:

    • общие положения;
    • должностные обязанности;
    • права;
    • ответственность;

В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Штатное расписание документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

    • наименование организации;
    • наименование вида документа;
    • дата;
    • место издания;
    • гриф утверждения;
    • текст;
    • визы;
    • подпись.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численностьорганизационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

    • организация работы предприятия;
    • взаимные обязанности работников и администрации;
    • предоставление отпусков;
    • командирование сотрудников;
    • внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия , визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

Система распорядительной документации.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Распорядительные документы — документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. 
Схема подготовки распорядительных документов:

    • всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
    • согласование текста и его подписание;
    • обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.
Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ — приказы.
ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.
Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:

    • герб РФ или субъекта;
    • наименование организации, издавший документ;
    • наименование вида документа;
    • место составления;
    • дата документа, регистрационный номер;
    • заголовок к тексту;
    • текст;
    • подписи;
    • визы согласования.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

Приказ (по основной деятельности) —  правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.
Приказами оформляются:

    • порядок деятельности предприятия;
    • решения и поручения по организации работы;
    • организационные мероприятия;
    • итоги работы;
    • результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости.
Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Распоряжение правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и организационного  характера относятся:

А. Организация исполнения приказов;
Б. Организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

    • констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»
    • распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ , в ней указываются предписываемые действия.

          Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д.
Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем — слово РЕШИЛ  на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие- исполнитель — срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.  

Система информационно-справочной документации.

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Виды информационно-справочных документов:

Акт информационно-справочный документ, составляющийся  группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.
Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Протокол —  документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная — слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).
Переменная — инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ  ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С  красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие — исполнитель — срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Текст докладной записки делится на две части:

    • изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
    • Выводы, предложения организации или должностного лица.

Объяснительная запискадокумент, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.

Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.

Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.

Доклад — последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

    • вступление
    • основная часть
    • выводы
    • рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

Отметка о категории телеграммы;
Адресат;
Текст;
Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

Во второй части телеграммы — под чертой — указываются:

Адрес и наименование организации — отправителя телеграммы;
Наименование должности;
Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
Печать;
Дата

Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

    • передавать только краткую, срочную информацию;
    • проверять правильность записи обратной связью;
    • текст — не более 50 слов;
    • не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

 

 

Просмотреть или сохранить презентацию по теме лекции в формате MS PowerPoint

Научитесь документировать процессы

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. Есть больше шагов, больше людей и больше вещей, которые не всегда могут быть организованы наиболее эффективным образом.

Переосмысление того, как работает ваш бизнес, может показаться сложной задачей, но это обязательно приведет к значительному повышению эффективности. Документация процесса — первый шаг к этому!

Это простое руководство по документации процесса поможет вам сделать это правильно.

Читайте дальше, чтобы найти;

Что такое технологическая документация?

Документация

Process предоставляет подробное описание того, как выполнять бизнес-процесс.

Он включает все типы документов, поддерживающих процесс, например

  • полисы
  • контрольные списки
  • учебные пособия
  • формы
  • скриншоты
  • ссылки на другие приложения
  • карты процессов

Он используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, и заинтересованных лиц, быстро понять процессы компании.

Зачем это нужно? : Важность технологической документации

Документирование процесса поможет вам достичь 5 ключевых вещей:

1) Помогает улучшить процессы. Выявите узкие места и недостатки, документируя точные процессы. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

2) Помогает обучать сотрудников. Вы можете использовать документы процесса, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда хотят убедиться в правильности выполнения процесса.

3) Помогает сохранить знания компании. Вести записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Таким образом, даже когда они уходят, новички могут легко возобновить работу.

4) Помогает снизить риски и поддерживать последовательность операций .

5) Подробная технологическая документация также является важной частью патентов и коммерческих секретов .

Кто участвует в технологической документации

В документации по процессу есть 3 ключевые роли владельца. В некоторых случаях один и тот же человек может играть все три роли.

Как документировать процессы

Использование пошагового метода документирования процесса поможет вам выполнить его быстро.

Шаг 1. Определите процесс и назовите его

Выясните, какой процесс вы собираетесь задокументировать в первую очередь. Определите его цель (почему и как процесс принесет пользу организации) и дайте краткое описание процесса.

Шаг 2: Определите объем процесса

Дайте краткое описание того, что включено в процесс, а что выходит за рамки процесса или что не входит в него.

Шаг 3: Объясните границы процесса

Где начинается и заканчивается процесс? Что заставляет его запускаться? И как узнать, когда это будет сделано? Четко определите эти границы.

Шаг 4: Определите выходы процесса

Определите, что будет произведено процессом или какой результат будет достигнут после его завершения.

Шаг 5: Определите входы процесса

Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов процесса.

Шаг 6: мозговой штурм шагов процесса

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца. Либо начните с того, что запускает процесс, либо начните в конце процесса и проследите шаги до начальной точки.

В сеансе мозгового штурма должны участвовать те, кто непосредственно отвечает за задачи процесса, или кто-то с обширными знаниями о них, поскольку они могут предоставить точные данные.

Шаг 7. Последовательная организация шагов

Возьмите список шагов, которые вы придумали, и расположите их в последовательном порядке, чтобы создать последовательность операций.

Сведите количество шагов к минимуму, и если шаг включает более одной задачи, перечислите их под основным шагом.

Шаг 8: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса . Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Также обратите внимание на тех, кто ссылается на документ . Напишите его так, чтобы любой сотрудник, обладающий достаточными знаниями, мог его прочитать и понять.

Шаг 9: Визуализируйте процесс

Это сделано для улучшения ясности и удобочитаемости вашей документации. Используя блок-схему процесса, аккуратно визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.

Шаг 10: Запишите исключения из нормального технологического процесса

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам.Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 11: Добавьте контрольные точки и измерения

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса при мониторинге процесса.

Установите измерения, чтобы определить эффективность процесса и помочь улучшить его.

Шаг 12: Обзор и тестирование процесса

Соберите всех участников и ознакомьтесь с схемой процесса, которую вы составили.Есть ли какие-нибудь пропущенные шаги? Все в порядке? После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Советы и приемы: передовые методы документирования процессов

  • Держите документ простым и кратким . Хотя это должно быть технически точным , должно быть легко отслеживаемым .
  • Имейте надлежащий план для обновления документов , когда / если процесс изменится. Обязательно просматривайте не реже одного раза в год .
  • Или назначьте владельца процесса , который может проводить регулярные проверки и уведомлять других об изменениях.
  • Храните отдельную документацию для каждого процесса, чтобы избежать путаницы.
  • При первом документировании процессов избегайте одновременного охвата всей организации. Начните с одного процесса внутри отдела или с основного процесса, общего для всей организации.
  • Храните документы в месте, которое легко доступно любому, кто его ищет.
  • Убедитесь, что легко можно отредактировать при необходимости, а новую версию можно легко распространить среди всех участников.
  • Храните документы онлайн в центральном месте с помощью инструмента документирования процесса. Это автоматически поможет с двумя вышеупомянутыми передовыми практиками.
  • Используйте соответствующие примеры , графику, цветовую кодировку, снимки экрана, несколько платформ и т. Д.как необходимо.
  • Убедитесь, что технологическая документация соответствует существующим стандартам вашей организации.
  • Если вы выделяете поток процесса в устном формате, всегда уравновешивает его графикой — блок-схемой процесса.
  • Добавьте дорожки к блок-схемам бизнес-процессов , чтобы различать различные роли процессов, временные рамки и т. Д.
  • Создайте руководство по документации процесса , которое каждый может использовать как стандартный шаблон для документирования процесса.
  • Используйте существующие документальные материалы , записи, интервью, тематические исследования, полевые дневники персонала проекта и знания сотрудников для сбора информации для документации процесса.

Что вам нужно: преимущества технологической документации

  • Помогите собрать всех на одной странице, предоставив общий вид этапов процесса . Общий вид необходим для согласованности .
  • Помогает определить идеальные условия для эффективного сотрудничества и производительности .
  • Помогает определять узкие места и неэффективность процессов (даже в тех «хорошо отлаженных» процедурах), которые в противном случае могут остаться незамеченными.
  • Четко задокументированный процесс экономит время и предотвращает ошибки , устраняя путаницу и предоставляя четкие инструкции.
  • Снижает затраты и ненужное расходование ресурсов .
  • Помогает улучшить общее качество процессов и качество результатов.
  • Помогает повысить продуктивность и удовлетворенность сотрудников .
  • Поскольку четко прописано, как должны выполняться процессы, упрощает передачу работы на аутсорсинг.
  • Документация процесса также помогает легко автоматизировать процессы при необходимости.

Шаблоны документации по процессу Easy Starter

В основном , отображение процесса помогает представить документированную информацию, такую ​​как этапы процесса, роли процесса, входы и выходы, в в виде упрощенного изображения .

Ниже приведены шаблоны блок-схем процессов / шаблоны отображения процессов, которые вы можете быстро редактировать в режиме онлайн, добавляя информацию о ваших организационных процессах. Щелкните шаблон, чтобы открыть его в редакторе Creately.

Шаблон 1

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 2

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 3

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 4

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Отзыв о Easy Guide to Process Documentation

Это руководство по документации процесса охватывает все, что вам нужно знать для правильного документирования процесса.Следуйте этапам документирования процесса, которые мы обсудили выше, и используйте шаблоны блок-схем процесса, чтобы обеспечить качественный процесс документирования.

В нашем Сообществе вы можете найти больше шаблонов блок-схем процессов.

В нашем следующем руководстве мы обсудим методы улучшения процессов, которые помогут вам легко оптимизировать свои бизнес-процессы.

Присоединяйтесь к более чем тысячам организаций, которые используют Creately для мозгового штурма, планирования, анализа и успешного выполнения своих проектов.

Начните здесь

процедур контроля документации | Малый бизнес

Фрейзер Шерман Обновлено 20 сентября 2021 г.

Независимо от того, в каком бизнесе вы работаете, бумажная работа и цифровые документы, как правило, накапливаются. Qualio предупреждает, что без хорошего процесса контроля документов у вас могут возникнуть проблемы. Вы можете не найти нужные документы или открыть файл, содержащий прошлогодние, а не текущие налоговые правила. Чем больше у вас сотрудников, работающих с документами, тем больше вам потребуется разработать процедуру контроля документов.

Подсказка

Запишите процедуры контроля документации вашей организации в руководство. Они должны указывать, кто может создавать документы, кто их проверяет и утверждает, кто может их изменять, как отслеживать изменения и когда избавляться от документации.

Необходимость в процедурах контроля документов

Поддержание систем хранения цифровых и бумажных документов является основной необходимостью. Однако их недостаточно без правил, отвечающих на ключевые вопросы. Как долго вы храните документы, прежде чем уничтожить их? Если изменения необходимы, кто уполномочен их вносить? Как вы отслеживаете внесенные изменения и исправления в цифровых файлах? Можете ли вы быть уверены, что читаете самый последний черновик? Когда можно уничтожать старые документы?

Ваш процесс контроля документов содержит ответы на эти вопросы.Ответы могут быть несложными, но вы все равно должны записать их в руководстве по процедуре контроля документов, согласно веб-сайту Document Locator. Таким образом, сотрудники знают правила и понимают их причины. Вам не нужно тратить время на объяснение важности возврата документов в указанное место после завершения рабочих операций. Об этом позаботится ваше руководство.

Правила процесса контроля документов

Руководства должны охватывать правила создания, проверки и утверждения документов.Это нетривиально: отправка заказа на продажу или заявки с неправильной цифрой в долларах может стать катастрофой. В условиях кризиса пресс-релиз нужно писать внимательно, чтобы представить вашу компанию в лучшем свете. В процессе управления документами следует указать, кто создает документы, кто проверяет их точность и должен ли их утверждать кто-либо еще.

Даже после того, как ваша группа завершит работу над документом и все подпишут его, в дальнейшем могут потребоваться изменения. В руководстве по процессу документа указано, кто может инициировать изменения и кто может их реализовывать.В руководстве также должны быть указаны технические детали, например, как вы датируете редакцию и указываете ответственное лицо. Если со временем исправления накапливаются, это помогает их отслеживать. В руководстве также следует указать, кто и где имеет доступ к документам. Медицинская информация о пациентах требует более строгого контроля, чем объявление о празднике.

В руководстве также должен быть описан процесс объявления документов устаревшими и их удаления или измельчения. Предположим, вы модернизируете офисную компьютерную систему.Это вычитаемые коммерческие расходы, поэтому вы хотите хранить записи до тех пор, пока не сможете избавиться от налоговых отчетов за этот финансовый год. Если вы отправляете заявку на вакансию, а она отклоняется, вы можете немедленно выбросить ее. Вам также необходимо учитывать любые юридические или нормативные требования, которые требуют от вас хранения документов для аудитов или проверок соответствия.

Что такое документация по процессу: полное руководство с шаблоном

Что такое документация по процессу?

Документация процесса — это подробное описание того, как выполнять процесс.В документе процесса изложены точные шаги, необходимые для выполнения задачи или процесса от начала до конца.

Область документирования процесса зависит от того, как сотрудники выполняют процесс, а не от того, что это за процесс. Документация процессов важна для любого бизнеса, потому что она повышает согласованность и позволяет вашим сотрудникам учиться как на своих успехах , так и на своих ошибках .

Преимущества документации процесса

Документация процесса помогает:

  • Экономия времени и денег
  • Уменьшение количества ошибок
  • Создание стандартизации
  • Повышение квалификации сотрудников
  • Повышение эффективности рабочих мест
  • Поиск дополнительных способов дальнейшего улучшения процессы
  • Улучшение рабочих процессов аналитически

Документация процесса — это текущая документация процесса во время выполнения проекта или задачи и никоим образом не является окончательным отчетом.Это помогает анализировать каждый шаг процесса и предоставлять контекст для улучшения процесса.

Каждая организация стремится к успеху и со временем расти. Единственный способ узнать, достаточно ли хорош бизнес-процесс, который вы используете, — это следить за на каждом этапе и анализировать, получать отзывы и предлагать изменения для улучшения. Только тогда бизнес сможет работать на полную мощность и расти быстрее.

Подробнее: Лучшие инструменты онлайн-документации по программному обеспечению

Зачем вам нужна технологическая документация?

Когда дело доходит до создания новых процессов или доработки существующих, нет лучшего способа сделать это, чем задокументировать процессы.Ниже перечислены основные преимущества , которых организация стремится достичь путем документирования своих процессов:

1. Улучшение процесса

Большинство компаний используют повторяющиеся бизнес-процессы для выполнения работы. Люди часто преуменьшают важность записи шагов процесса и полагаются на свою «память» или «догадки» при выполнении задач.

Часто это верный путь к катастрофе. Маловероятно, что вы внесете улучшения в процесс, если не знаете:

  • Какие бизнес-процессы выполняются
  • Какова роль каждого шага в процессе
  • Какова роль вашего co -работники находятся в технологическом цикле
  • Как процесс влияет на на общую прибыль бизнеса

Чтобы знать, что делать, вы должны знать , с чего начать .

Документация процесса, таким образом, обеспечивает вид «орлиным глазом» на процесс и помогает предприятиям разрабатывать новые стратегии и тактики для повышения эффективности на рабочем месте.

2. Используйте его как учебный материал

Документация процесса также является важным руководством по обучению для новых сотрудников. Документация действует как «учебный план » для новых сотрудников и помогает им быстрее освоиться с новыми ролями.

Это значительно экономит время менеджеров, которым в противном случае пришлось бы объяснять подробные процессы новым сотрудникам.

Это ускоряет кривую обучения в геометрической прогрессии и предоставляет все ресурсы, необходимые для понимания рабочего процесса, в одном месте. Это помогает им понять свою роль и то, как она вписывается в общую организацию.

Подробнее: Как создать невероятное учебное руководство (шаблон в комплекте)

3. Уменьшить операционную неоднозначность

Еще одна ключевая причина документирования процессов — устранить любую двусмысленность роли и ответственности в рабочее место.В документах бизнес-процесса четко указано:

  • Задачи, необходимые для завершения процесса
  • Индивидуальные роли и обязанности
  • Человек , назначенный для выполнения задачи
  • Как выполнить задачу

Эта задокументированная методология снижает много неразберихи на рабочем месте.

Любой может получить доступ к документу процесса в любое время, поскольку он действует как центральное хранилище знаний и информации для всей организации.Такая прозрачность предотвращает возникновение напряженности в командах.

4. Сохранение ключевых знаний

Одним из часто упускаемых из виду преимуществ документирования процессов является ее способность сохранять важную информацию и знания.

Записывая каждый шаг, каждый в команде знает, как выполняется конкретный процесс. Поэтому, когда « высококлассный » или ответственный сотрудник увольняется, он / она не берет с собой знаний о процессе.

5. Анализ

Документация процесса упрощает для управленческих команд анализ и сравнения предыдущих версий процесса с новыми, а также расчета эффективности, снижения затрат и анализа других важных показателей.

Это помогает руководству понять, приносят ли их усилия те результаты, на которые они надеялись, или им следует попробовать другой подход.

Уроки, извлеченные из документации по процессам, можно также перенести на другие процессы, что может сэкономить много времени и денег.

Подробнее: Как создать более умный справочник сотрудника

[/ vc_column_text]

Какова цель документирования процесса?

Целью или целью документации процесса является отслеживать текущего процесса с целью его улучшения в будущем. Идея состоит в том, чтобы изучить документацию, проанализировать предпринятые шаги и предложить изменения и улучшения.

Документация процесса помогает:

  • Улучшение процесса Эффективность
  • Обнаружение недостатков
  • Повышение качества процесса качество
  • Сокращает время , затрачиваемое на завершение процесса
  • Сокращает затраты
  • Обеспечивает прямой видимости задействованным сотрудникам

Подробнее: Что такое документ о требованиях к программному обеспечению

Кто все задействован в технологической документации?

В документации бизнес-процессов участвуют три стороны:

  • Внутренняя группа (также известная как команда проекта)
  • Заинтересованные стороны
  • Внешние стороны

1.Команда проекта

Команда проекта несет ответственность за документацию процесса. Документирование процесса во время его выполнения гарантирует, что команда проекта осознает свои усилия и постоянно учится.

Он также гарантирует, что ни один из шагов процесса не останется незамеченным и будет правильно записан. Однако вы также можете нанять или включить в команду специалиста только с целью документирования процессов.

Таким образом, команде проекта не нужно время от времени прерывать свой поток, чтобы документировать каждый шаг — специалист может позаботиться об этом на расстоянии.

Подробнее: 20 лучших онлайн-инструментов для совместной работы для команд

2. Заинтересованные стороны

Заинтересованная сторона — это лицо, имеющее прямую или косвенную заинтересованность в компании. Заинтересованная сторона — это любое лицо, организация, социальная группа или общество в целом.

Любые заинтересованные стороны, вовлеченные в конкретный проект, должны быть вовлечены в процессную документацию. Это помогает им анализировать шаги, предпринятые в любом процессе, и соответственно давать отзывы или предложения.

3. Внешние стороны

Вы даже можете привлечь посторонних к составлению части документации вашего процесса.

Это помогает получить объективную оценку и справедливое суждение о методах ведения бизнеса и открывает новую перспективу. Наблюдение за вещами на расстоянии иногда дает ясность и возможность найти более эффективные способы что-то делать.

Как создать технологическую документацию?

Сложность технологической документации зависит от масштаба документируемого процесса.Если это более короткий процесс, его относительно легче задокументировать, поскольку он включает меньшее количество людей, заинтересованных сторон и общее количество шагов.

Однако, если это широкомасштабный процесс, включающий как внутренние, так и внешние заинтересованные стороны из разных отделов и специальностей, документация процесса может оказаться довольно сложной .

Следовательно, нам необходимо иметь определенные руководящие принципы или дорожную карту, чтобы гарантировать, что документация процесса выполняется эффективно, независимо от размера и объема процесса.

Ниже приведены некоторые ключевых шагов , которые ваша команда должна выполнить при подготовке документации бизнес-процесса.

1. Объем

Прежде всего, определите объем документа процесса. Объем отвечает на вопросы, например, какой процесс будет охвачен, каковы цели проекта, какие изменения должны быть внесены (если таковые имеются) и т. Д.

2. Необходимые ресурсы

Опишите ресурсы, которые использует команда потребности для завершения процесса, который вы хотите описать (требуются входные данные).Вам также необходимо описать выходы или то, что производится в конце документации процесса.

3. Знайте свою аудиторию

Если вы не знаете, кто ваша аудитория и каковы ее ожидания от документации процесса, вы зря теряете время. Только когда вы будете знакомы с аудиторией, вы сможете создать документ, отвечающий их требованиям.

4. Опишите задействованную команду

Опишите членов команды, участвующих в процессе.Опишите их роли и обязанности, чтобы внести ясность.

5. Сбор информации

Информация часто собирается посредством мозгового штурма о шагах, необходимых для выполнения действия среди вовлеченных членов команды. Он также может включать мнения или опыт заинтересованных сторон и посторонних лиц.

6. Собираем все вместе

После того, как вы убедились, что все шаги, необходимые для выполнения процесса от начала до конца, отмечены, самое время организовать их в формате последовательного списка.

Убедитесь, что шаги организованы в соответствии с фактическим образом, , в котором они работают (обрабатываются), выполняется. Четко и кратко запишите шаги, которые будут полезны вашим коллегам. Сделайте документы процесса удобными для чтения с помощью маркеров, заголовков, таблиц, диаграмм и т. Д.

7. Блок-схема

Пришло время визуализировать список действий вашей команды в виде блок-схемы. Визуальное представление шагов, задействованных в процессе, позволяет посторонним лицам и сотрудникам других отделов легко понять, как выполняется процесс.Это также помогает новым сотрудникам быстро усвоить информацию и быстро приступить к работе.

8. Получите обратную связь

Поделитесь документацией по процессу с коллегами и заинтересованными сторонами и попросите их попробовать выполнить процесс самостоятельно.

Это важный шаг в процессе документирования, поскольку он помогает определить потенциальных лазеек, или исправлений в документации, позволяя взглянуть на документ со стороны.

Визуальное представление процесса помогает членам команды увидеть процесс в ином свете и узнать, не упустили ли они что-то.

9. Улучшение

Пришло время оптимизировать шаги и добавить улучшений , предложенных коллегами, заинтересованными сторонами или другими членами команды.

Промойте и повторяйте, пока ваш процесс не будет полностью оптимизирован и эффективен. Продолжайте добавлять изменения в документ, когда найдете новую стратегию или тактику для улучшения вашего процесса.

10. Сделайте доступным

Когда вы будете удовлетворены результатами, предоставьте документацию соответствующим сотрудникам и заинтересованным сторонам компании. Попросите их свободно высказывать свои ценные предложения и отзывы.

Шаблон документации по процессу, чтобы облегчить жизнь!

Чтобы сделать эту процедуру проще простого, у нас есть для вас хорошо оборудованный шаблон! С этим шаблоном документации по процессу вам не нужно беспокоиться о том, что можно и чего нельзя делать, достаточно нескольких простых щелчков мышью и Boom! готово .

🎥Посмотрите это видео, чтобы узнать больше👇

Заключительные слова и передовой опыт

В современном быстро меняющемся цифровом мире продуктивность является нормой. Каждый хочет опередить конкурентов, выполняя работу быстро, эффективно и с меньшими затратами. Они хотят использовать минимум ресурсов и в то же время поддерживать первоклассное качество.

Таким образом, документирование процессов становится ключевым фактором успеха любого отдела или организации в целом.

  1. Это помогает сохранить знания о процессах и гарантирует, что информация не будет потеряна при увольнении ключевого сотрудника.
  2. Документация также помогает новым сотрудникам понять свою роль и место в цепочке создания стоимости.
  3. Уменьшает неоднозначность операций.
  4. Он предоставляет проектным группам план для внесения изменений в процесс, выявления ошибок и недостатков и определения лучших способов выполнения работы.

Вот некоторые из передовых методов, которые следует учитывать при создании и распространении документации процесса:

  • Документ процесса должен храниться в центральном хранилище .
  • Он должен быть легко доступен любому сотруднику организации.
  • Это должно быть написано ясно и кратко, с надлежащим форматированием.
  • Необходимо регулярно обновлять с изменениями, внесенными в процессы.
  • Обратная связь играет решающую роль в улучшении процесса. Убедитесь, что нет препятствий для обратной связи и предложений по улучшению процесса. Отзыв должен быть рассмотрен через установленный период времени (т.е. раз в полгода), чтобы быть уверенным, что к мнению других прислушиваются.
  • Создайте отдельных документов для различных процессов, чтобы упростить понимание и усвоение, а не один документ.
  • Всегда используйте блок-схемы для объяснения шагов, происходящих в процессе. Вы также можете добавлять снимки экрана, графики, диаграммы, таблицы и другую графику, чтобы сделать его максимально понятным.
  • Сделайте доступным только последний документ .

И все, ребята! Что вы думаете о документации процесса? Считаете ли вы это неотъемлемой частью бизнес-процесса? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Дополнительная информация:


Как писать политики и процедуры (с бесплатным шаблоном)

Отправить черновик на рассмотрение

Теперь, когда вы написали черновик, пора его просмотреть.

Если исходный черновик написан не экспертом, попросите настоящего эксперта просмотреть его.Это ключ к успеху вашей политики. Вам придется провести тонкую грань между потребностью ваших экспертов в тщательности и потребностями неспециалистов в ясности и простоте.

Вы можете оптимизировать процесс с помощью программного обеспечения для управления политиками, такого как PowerDMS, с функциями контрольного журнала и контроля версий. Вы сможете получить доступ к истории каждого документа, чтобы вы могли точно определить любые изменения. Таким образом, вы можете совместно работать над исправлениями, гарантируя, что ни один из ваших материалов не будет потерян или случайно удален.

Получить окончательное одобрение / подписать

Как правило, вам нужен кто-то из исполнительной команды, чтобы подписывать каждую новую политику. В конечном итоге они несут ответственность за политику, а это значит, что им необходимо официально утвердить окончательный проект. Это всегда должно выполняться руководством высшего уровня, которое имеет смысл для каждой политики.

Например, вам не нужно, чтобы генеральный директор подписывал новые политики по устранению разливов, но вы должны делать это в отношении преследований на рабочем месте или управления конфиденциальной информацией.И ИТ-менеджер не должен подписывать Политику допустимого использования; это относится к техническому директору или ИТ-директору, который несет полную ответственность.

Как внедрить новые политики и процедуры

После того, как вы написали свои новые политики и процедуры, вам нужно создать план для обеспечения соответствия. Вот как это сделать.

Распространение новых политик

Конечно, вы можете распечатать их и создать подшивки, полные политик, но это пустая трата времени и денег, не говоря уже обо всех головных болях, которые это вызовет, как только будет обновлена ​​одна политика.

Вместо этого используйте программное решение для управления политиками для хранения руководства по политике. Таким образом, ваши сотрудники смогут получить к ним доступ в любое время, даже за пределами офиса. Храня их в одном месте, ваши сотрудники могут легко найти их, чтобы ответить на любые вопросы о соответствии требованиям.

Вы также можете использовать программное обеспечение для управления политиками для распространения политик, обеспечения того, чтобы все просматривали и понимали их, и даже чтобы они подписывали документы. Кроме того, вы можете отслеживать все подписи, чтобы обеспечить полное соответствие нормативным требованиям и аккредитации.

Создать план обучения

Конечно, ознакомление с новой политикой — это не то же самое, что понимание политики, особенно если это сложные и / или юридические требования, требующие ввода от экспертов в предметной области.

Вы захотите разработать учебные материалы, чтобы сотрудники могли понять ожидания организации и видение руководства. Использование решения для управления политиками, которое включает в себя инструмент управления обучением, может значительно упростить задачу.

Вы можете создать настраиваемое онлайн-обучение, которое не только сэкономит время и деньги, но и поможет вашим сотрудникам быстро понять вашу новую политику.Вы также можете проверить их знания и понимание с помощью оценок, которые не только помогут с соблюдением любых требований, но и могут показать вам пробелы в вашем обучении и других материалах.

Установить цикл проверки

Законы и передовая практика постоянно развиваются, а технологии постоянно меняются, а это значит, что политики и процедуры являются живыми документами. Таким образом, даже если вы закончили и напишите политики, это не значит, что вы когда-нибудь полностью закончите. (Управление политиками — это постоянная проблема.)

Часть здорового и надежного процесса управления политиками означает регулярный пересмотр политик, например пересмотр политик в социальных сетях или использование собственного устройства каждые шесть месяцев. Другие политики могут нуждаться в пересмотре и пересмотре только один раз в год или каждые несколько лет.

Включение процесса проверки в процесс написания поможет гарантировать, что политика никогда не устареет. Просто убедитесь, что вы обратили внимание на любые детали, которые нужно будет пересмотреть, и держите в уме общую картину и конечные цели на протяжении всего процесса.

Настройтесь на долгосрочный успех

Руководство по политике и процедурам задает тон поведения в вашей организации и, в конечном итоге, определяет ваши повседневные операции. Потратив время на то, чтобы сделать свою работу эффективной, вы делаете большой шаг к позитивному развитию своей организации. Узнайте больше о написании политик здесь.

Платформа управления политиками PowerDMS может упростить написание политик и процедур, обновление руководств и сопоставление их с требованиями к обучению и аккредитации.Чтобы узнать больше об использовании PowerDMS для создания политик и управления ими, вы можете посетить наш веб-сайт и запросить бесплатную демонстрацию.

Создание стратегии управления документами для вашей организации

Каждая организация нуждается в стратегии управления документами. Имея один:

  • Улучшает доступ к информации
  • Снижает эксплуатационные расходы
  • Снижает судебный риск
  • Защищает важную информацию

Если в вашей организации его нет, пора подумать о его разработке.Отсутствие такового подвергает вашу организацию ненужному риску и снижает общую эффективность. К счастью, мы подготовили все, что вам нужно для начала работы с вашим.

Вот 7 шагов для создания и реализации стратегии управления документами:

1. Определите, кто возьмет на себя ответственность

При создании и реализации любой стратегии важно знать, кто отвечает за ее реализацию от начала до конца. Чтобы гарантировать, что все документы и процессы в организации учтены при разработке вашей, вам нужно создать проектную группу для надзора.

Эта проектная группа будет состоять из людей, представляющих все аспекты организации (администрация, отделы, специальные должности и т. Д.). Каждый член команды будет действовать как посредник между командой и группой, которую они представляют. Они определят, какие документы из их группы необходимо сохранить, а какие можно удалить, а также задокументируют, как их отдел обрабатывает документы.

2. Оценить текущую систему подачи и определить требования стратегии

После того, как в вашей организации будет создана команда, им потребуется:

  • Оцените действующую систему хранения и хранения документов — как бумажных, так и электронных.
  • Определите, как документы принимаются, обрабатываются, просматриваются, хранятся и, в конечном итоге, очищаются или обновляются во всей организации.
  • Выберите 1-2 отдела в качестве пробного проекта. Это поможет группе разработать метод обнаружения того, как каждый отдел обрабатывает свои документы.
  • Обязательно документируйте каждый шаг на этом пути. Полезно иметь при себе большую белую доску или рулон бумаги для рукоделия, на котором можно писать.
  • (Примечание: имейте в виду, что в каждом отделе может быть свой процесс получения документов, и команда должна решить, лучше ли стандартизировать процесс для организации или разрешить индивидуальную настройку отдела.)
  • Решите, будет ли вся разработка и реализация стратегии выполняться внутри команды проекта или внешне с помощью компании по управлению документами.
  • (Примечание: использование опыта компании, производящей программное обеспечение для управления документами, может быть невероятно полезным, учитывая их немедленную доступность ресурсов и возможность предоставить программное обеспечение для электронного управления документами.)
  • Определите, что необходимо для реализации стратегии документа до конца.Это могут быть новые решения для хранения электронных документов и доступа к ним, способы преобразования бумажных документов в электронные, а также добавление или устранение шагов в процессе документооборота для повышения эффективности.

3. Определите каждый документ

Теперь, когда команда проекта (к которой, возможно, присоединилась компания по управлению документами) имеет представление о том, как ваша организация обрабатывает свои документы, пора определить, с какими типами документов они работают и как они используются.Команда проекта проведет инвентаризацию документов в офисе каждого отдела. Не забудьте проверить все места, включая туалеты, пустые офисы и любые другие документы, которые могли быть плохо сохранены.

Инвентаризация позволит определить, какие материалы:

  • Записи
  • Стандартные материалы
  • Личные бумаги
  • Дубликаты документов
  • Информация о клиенте
  • Формы

В ходе этого процесса команда проекта может обнаружить, что им нужно больше ресурсов для надлежащего документирования, организации и хранения всего.В этом случае попросите команду проверить свои результаты, полученные на шаге 2.

Эта инвентаризация поможет определить типы документов, с которыми ваша организация работает ежедневно, какие записи должны быть доступны немедленно, а какие нет.

4. Установите процедуры и требования, затем документ

После того, как команда завершит инвентаризацию, ей нужно будет определить:

  • Как должны храниться документы — централизованно, в одном месте или децентрализованно и на отдельных рабочих местах.
  • Как будут обрабатываться черновики, рабочие документы и копии документов.
  • Какая система будет создана для управления и хранения документов — физическая файловая система, электронная или их комбинация.
  • (Примечание: при поиске системы электронного управления документами важно иметь систему, которая обеспечивает возможности рабочего процесса, индексацию данных, возможность разделять и защищать записи, предоставляя доступ только тем, кто в ней нуждается, и настраиваемая в соответствии с вашими требованиями. потребности.)

5. Подготовка стратегии

Теперь, когда команда проекта знает типы документов, с которыми имеет дело ее организация, цели, которым они служат, и где они находятся в настоящее время, они могут приступить к разработке стратегии. В этой стратегии будет указано:

  • Как документы будут приниматься, обрабатываться, проверяться, храниться, извлекаться и, в конечном итоге, удаляться из системы.
  • Будет ли этот процесс стандартизирован для всей организации или настроен в зависимости от потребностей каждого отдела.
  • Когда каждый шаг должен быть завершен.
  • Как обрабатываются документы, когда они больше не нужны в офисе.

6. Удалите ненужные документы

После разработки схемы пришло время устранить беспорядок и те файлы, которые только занимают место и потенциально могут привести к возникновению риска ответственности. Команда проекта начнет выявлять и потенциально удалять все ненужные документы, которые были обнаружены во время инвентаризации, и в конечном итоге передаст эту задачу своим группам.

Команда проекта может выбрать фиксацию датированных документов в архиве компании для создания истории записей — то, что система электронного управления документами делает автоматически. Другие варианты устаревших и ненужных документов могут и должны разрабатываться в зависимости от потребностей вашей организации и юридических обязательств.

7. Организуйте документы и ведите процесс

Наконец-то пришло время реализовать вашу стратегию работы с документами.

При использовании системы электронного документооборота переместить в систему текущие электронные документы.Вам нужно будет индексировать все аспекты документа по мере их перехода. Если у вас все еще есть бумажные документы, начните сканировать их, когда это возможно.

Однако, если вам по-прежнему требуется хранить некоторые бумажные документы в файле, вам сначала нужно подготовить папки для каждого типа документов и организовать эти документы в эти папки. Затем следуйте процедурам, установленным в вашем плане файлов. Включите справочные листы в папки, чтобы помочь пользователям найти связанные не бумажные материалы.

После того, как все организовано, важно, чтобы сотрудники следовали стратегии и обновляли все записи. Мы рекомендуем сделать это теперь корпоративной политикой, чтобы все пользователи новой системы и все активы компании были защищены.

Обязательно:

  • Сохраняйте или загружайте новые документы по мере их поступления.
  • Защитить записи — ограничение доступа только для тех, кому это нужно. Будет создана электронная система с разрешениями безопасности.
  • Имейте систему проверки для отслеживания правок в документах и ​​людей, которые эти правки внесли.
  • Удалите документы с истекшим сроком хранения, чтобы предотвратить судебный процесс или риск нарушения нормативных требований.

Все это сразу доступно через систему электронного документооборота с минимальной настройкой. Внедрение этого процесса становится затруднительным при использовании системы управления бумажными документами и не обеспечивает эффективности, снижения затрат, соответствия требованиям и возможностей аудита.

Как написать рабочую инструкцию

GLUU НАПРАВЛЯЮЩИЕ

Более девяти из 10 несчастных случаев на производстве происходят из-за человеческой ошибки. Это приводит к серьезным травмам и ежегодно обходится отрасли в миллиарды долларов. Тем не менее, многого из этого можно было бы избежать с помощью более точных и четких рабочих инструкций. Это руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции или стандартные рабочие процедуры.

Знание того, как писать рабочие инструкции или СОП, ясно и кратко для ваших коллег, гарантирует, что они точно знают, как должны выполняться их различные задачи.Это снижает риск, потому что уменьшается вероятность того, что что-то пойдет не так. Это также повышает эффективность; рабочие инструкции гарантируют, что самый лучший способ выполнения работы ясен и известен людям, выполняющим ее.

Это подробное руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции, которые ваши коллеги могут понять и извлечь из них пользу. Помните, что сказал Эйнштейн:

Если вы не можете просто объяснить , вы не понимаете его достаточно хорошо.

Говоря о простоте: если вы относитесь к тому типу людей, которые легче усваивают вещи с помощью визуального или звукового формата, посмотрите наше видео ниже о том, где начинаются рабочие инструкции и почему они важны:

(мы надеемся, что это видео даст вам веские аргументы в пользу важности этой области.)

В чем разница между рабочими инструкциями, рабочими руководствами, СОПами и т. Д.?

Рабочие инструкции также называются рабочими руководствами, стандартными рабочими процедурами (СОП), рабочими инструкциями или руководствами пользователя, в зависимости от ситуации. В любом случае цель рабочих инструкций — четко объяснить, как выполняется конкретная рабочая задача. Они похожи на пошаговые инструкции, которые мы получаем, когда учимся водить автомобиль: проверьте, находится ли рычаг переключения передач в нейтральном положении, включите зажигание, нажмите сцепление, переключитесь на первую передачу и так далее.

Важно то, что рабочие инструкции не следует путать с процессами или картами процессов. Давайте быстро посмотрим, как рабочие инструкции вписываются в наши общие уровни документации процесса:

  1. Иерархия процессов показывает вашу общую архитектуру процессов и то, как она поддерживает ваш бизнес. (Подробнее об этом читайте в нашем Руководстве по созданию иерархий процессов)
  2. Процесс — это цепочка действий, которые преобразуют входы в выходы.(Заинтересованы? Прочтите наше Руководство по простому отображению процессов)
  3. Процедура описывает , как выполнять последовательность процессов и кто что делает. В Gluu мы объединяем процесс и процедуру в единый простой формат (поскольку люди все время их путают).
  4. Рабочая инструкция — или рабочее руководство, рабочая инструкция или стандартная рабочая процедура — подробно описывает, как выполняется действие в рамках процесса (или процедуры).

Таким образом, ваша рабочая инструкция должна быть частью общего плана улучшения процесса.

С этой ясностью перейдем к теме написания рабочих инструкций. (О, еще одна вещь: для ясности по всему жаргону BPM см. Наш Глоссарий BPM)

Почему так важны стандартные рабочие процедуры?

Они уменьшают воздействие, когда ключевые люди уходят

Рабочие инструкции или СОП создают и сохраняют знания внутри компании. Когда «как дела» передаются устно, остается место для интерпретации и человеческой ошибки. И знания о том, как наиболее эффективно выполнить задачу, теряются, когда указанный сотрудник покидает компанию и забирает эти знания с собой.Хорошие рабочие инструкции избегают всего этого.

Рабочие инструкции снижают риск

Они снижают риск, потому что наиболее безопасный способ выполнения работы ясен и известен тем, кто имеет значение.

Избегайте ошибок и «виноватых»

Четкость позволяет избежать ошибок. Что особенно важно, это позволяет избежать обвинений. Когда что-то идет не так, возникает тенденция обвинять или возлагать ответственность на людей, что естественно. Но если это происходит часто, это может повлиять на моральный дух персонала. Наличие четких рабочих инструкций сводит к минимуму эту проблему.

Экономьте время

В таблице ниже показано собственное исследование Gluu по рентабельности инвестиций при написании рабочих инструкций. Дело в том, что ваши первоначальные затраты времени окупаются после того, как ваша рабочая инструкция будет использована всего три раза. Это относится только к экономии времени — мы даже не упомянули о том, как важно избегать ошибок и доработок. Это также называется «Стандартная работа» в Lean:

.

Как выглядит хорошая инструкция?

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи.Не должно быть места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. Вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих смешное двойное значение. Вот несколько основных правил, которые помогут вам:

# 1 ясно

Как сказал Джордж Оруэлл…

«Хорошее письмо — как оконное стекло».

Вы смотрите сквозь него и сразу понимаете смысл. Каждый сотрудник должен понимать ваши рабочие инструкции. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения) и ненужной болтовни.

Напишите свои рабочие инструкции таким образом, чтобы их было легко понять для каждого сотрудника, выполняющего задание. Используйте активный голос, чтобы помочь вашему читателю, который относится к структуре предложения подлежащее, глагол, существительное.Например, человек (субъект) потягивал (глагол) свое пиво (существительное) , не, его пиво, которое мужчина пил.

# 2 доступно

Хорошо иметь рабочие инструкции, но какая польза от них, если они доступны только в офисе, когда сотрудники, которые в них нуждаются, находятся в производственном цехе? Люди, выполняющие эту работу, должны иметь свободный доступ к ее инструкциям по работе, когда и где они в ней нуждаются. Путешественники или магазинные бумаги?

(Здесь такой инструмент, как Gluu, может помочь вам получить нужные инструкции в нужном формате в руки нужного сотрудника в нужное время.)

# 3 заслуживает доверия

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, которая никого не волнует. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

(Опять же, такой инструмент, как Gluu, может помочь вам привлечь нужных людей и сотрудничать в его обновлении по мере вашего обучения и развития.)

# 4 согласованно

Рабочие инструкции должны следовать единому стилю.Согласованность в терминологии, макете, средствах массовой информации и методах упрощает их отслеживание и усвоение. Также с точки зрения последовательности они должны придерживаться набора навыков сотрудников.

(Gluu помогает обеспечить единообразие формата во всей организации.)

# 5 коротко и просто

Мы уже коснулись этого выше, но это действительно важный момент. Как сказал Альберт Эйнштейн: «Если вы не можете объяснить это просто, вы недостаточно хорошо это понимаете». Найдите время, чтобы понять это полностью.Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Вместо этого подумайте о языке, на котором написано руководство по эксплуатации вашего телевизора. А еще лучше взгляните на язык детской книги. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

# 6 это визуальный

Мы живем в визуальной культуре. Многим из нас удобнее работать с визуальными средствами массовой информации, чем с чтением книг и газет. Для этого постарайтесь по возможности использовать изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях.Подумайте о том, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

(Gluu позволяет добавлять и показывать изображения и видео прямо на планшетах или телефонах, используемых персоналом на передовой.)

# 7 написано людьми, которые знают

Рабочую инструкцию должен писать человек, имеющий наибольший опыт в выполнении задания. Не поручайте задачу составления рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.Вы не можете ожидать, что оператор будет знать, как писать рабочие инструкции в полной мере, если он еще не полностью знаком с ролью. Это означает, что один человек никогда не сможет написать рабочие инструкции вашей компании, если она не маленькая. Мы спросили ряд отраслевых экспертов о том, почему участие является ключевым фактором, и вы можете увидеть их ответы в этой статье здесь.

(Gluu позволяет делегировать право собственности знающим людям — независимо от того, где они находятся.)

Итак, с этими основными правилами понятно, как это на самом деле написать? Об этом следующий раздел.


7 шагов для очистки рабочих инструкций

Вы когда-нибудь покупали мебель в разобранном виде, приходили домой, пытались следовать инструкциям по сборке и полностью запутались? Если да, то вы не одиноки. Это случилось со многими из нас. По этой причине очень нужны хорошие технические писатели. Техническое написание — это большая тема, выходящая за рамки данной статьи, но вот семь шагов, которые помогут улучшить ваши рабочие инструкции:

ШАГ 1

Напишите четкое название

Что во введении? Ну, на самом деле довольно много.Очень важно сделать эту часть правильно. Для этого убедитесь, что вы сделали следующее:

  • Приведите контекст: кратко объясните, частью какого процесса является задача.
  • Определите владельцев: кратко объясните, кто является владельцем процесса, а кто владельцем задачи.
  • Укажите результат: кратко объясните, какой результат или цель задачи
  • Название должно относиться к работе: Хорошим примером может быть «как дезинфицировать руки».
ШАГ 2

Опишите цель — почему

Какова цель вашей рабочей инструкции? Зачем вы его готовите? Если вы спросите, почему вопросы, это поможет вам сделать шаг назад и подумать о том, чего вы пытаетесь достичь.Ответ на вопрос «почему» — это не просто результат, который вы уже определили. Прежде чем вдаваться в подробности, спросите, почему вы должны углубить свое понимание. Узнайте больше о ценности вопросов почему здесь.

Итак, четкой целью «как дезинфицировать руки» было бы «Избегать распространения бактерий, чтобы другие рисковали заболеть».

ШАГ 3

Опишите, как это сделать

Прежде всего, вам нужно перечислить материалы, необходимые для выполнения работы. Для удобства чтения лучше всего перечислить их в виде маркированного списка и различать предоставленные и непредоставленные материалы.Организуйте свой маркер-список логически. Например, в случае дезинфекции рук:

  • Мыло хозяйственное
  • Мыло жидкое противомикробное в дозаторе
  • Проточная вода
  • Полотенца

Включите любые релевантные или полезные ссылки прямо в текст в виде естественных гиперссылок. Это позволяет вашему читателю легко прояснить ситуацию.

Чтобы описать, например, как сотрудники должны дезинфицировать руки, вы должны сначала выбрать формат объяснения этого.Есть три основных варианта. Формат поваренной книги, таблица решений и блок-схема. Вы можете выбрать разные форматы для разных заданий, возможно, в зависимости от их сложности. Помните, что многие люди обучаются визуально, поэтому таблицы и блок-схемы, возможно, с изображениями, могут быть лучшим подходом.

ШАГ 4

Формат для удобного чтения

Считайте свою рабочую инструкцию учебным пособием. Поставьте себя на место читателя и подумайте, что поможет ему или ей переварить документ.

  1. Выберите способ форматирования документа и придерживайтесь его. Если вы практикуете бережливое производство, то вот пример формата, который стоит рассмотреть.
  2. Разбейте все шаги на числовую последовательность. Если шагов больше 10, разделите разные темы. Один шаг описывает одно действие, выполнение которого занимает не более 15 секунд.
  3. Используйте изображения или рисунки. Убедитесь, что изображение соответствует тексту. Обратитесь к изображению в тексте. Разместите изображения на левой стороне листа бумаги и сохраните текст на правой стороне.
  4. Выделите важную информацию заглавными буквами, полужирным шрифтом или курсивом.
  5. Превратите любой список в маркированный или нумерованный.

Инструменты, такие как функция рабочих инструкций Gluu в нашем продукте Understand, имеют встроенное форматирование, которое упрощает обеспечение единообразия. Например. полезно форматировать риски таким же образом, чтобы люди быстро научились их замечать:

ШАГ 5

Перепишите и упростите

Ключевое правило хорошего письма — краткость.Коротко, просто и понятно.

  1. Используйте короткие и простые предложения. Предложения не должны быть длиннее 15 слов и не должны быть предложениями.
  2. Используйте короткие и простые слова. Многосложные слова звучат умно, но замедляют читателя. Упростите им задачу и представьте, что вы пишете для пятилетнего ребенка.
  3. Избегайте сокращений, и, если вы должны использовать их, произнесите их по буквам в первый раз и заключите аббревиатуру в скобки рядом с ней. С этого момента используйте аббревиатуру.
  4. Включите список сокращений, к которым читатель может обратиться.
  5. Решите, какое слово или термин вы будете использовать для описания чего-либо, и придерживайтесь его. Не используйте разные слова для обозначения одного и того же. Например, если вы используете термин «хозяйственное мыло», то используйте его только во всем документе.

Как обсуждалось выше, используйте активные предложения, а не пассивные:

Правильно : Тщательно вытрите руки.

Неправильно : Руки следует тщательно высушить.

ШАГ 6

Добавить ссылки

Всегда полезно предоставить источники и предложения для дальнейшего чтения и изучения.Добавьте сноски или добавьте приложение в конце документа.

ШАГ 7

Тестируй с коллегой!

Чтобы ваши рабочие инструкции были простыми для понимания и выполнения, попросите коллегу выполнить задание, следуя ему. Это покажет вам, сбивают ли вас с толку определенные части или пояснения или нуждаются в дополнительных разъяснениях.

  1. Попросите соответствующего коллегу прочитать черновик вашей рабочей инструкции и высказать свое мнение о нем.Соответствует ли рабочая инструкция тому, как на самом деле выполняется задача? Это сбивает с толку? Что может быть яснее?
  2. Попросить коллегу выполнить работу, следуя черновой рабочей инструкции. НЕ помогайте ему / ей и не давайте дополнительных объяснений. Наблюдать.
  3. Сделайте заметки о том, что следует добавить или изменить в вашем экземпляре рабочей инструкции.

Пример проверенного формата СОП

Lean.org предлагает несколько полезных шаблонов для написания стандартных рабочих инструкций.В основном это более продвинутые заводские настройки:

Источник: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf


Контрольный список вашей рабочей инструкции

Чтобы обобщить и упростить, вот контрольный список, который вы должны иметь под рукой, когда планируете написать следующую рабочую инструкцию.

  • Идентифицированный процесс задача является частью
  • Определено цель задачи
  • Понимал объем задачи
  • Именные лица, ответственные за задачу
  • Заявленные инструменты, необходимые для выполнения задачи
  • Упомянул о любых требованиях безопасности
  • Выбран подходящий и полезный формат
  • Подержанные наглядные пособия
  • Проверено на простой язык и короткие предложения
  • Удален ненужный жаргон и технические термины
  • Проверено на коллеге.

Пришло время применить это на практике!

Как мы часто говорим, важно помнить, что

«Совершенное — враг хорошего».

Просто начни, учись и совершенствуйся по ходу дела. Одна из идей — проинформировать своих коллег о том, что вы делаете, и попросить их указать на любые ошибки или упущения. Это гарантирует, что ваши рабочие инструкции будут хорошо приняты. Здесь, в Gluu, мы верим в написание рабочих инструкций в рамках интегрированной системы для управления бизнес-процессами.


Считаете ли вы это полезным?
Если да, то мы будем очень признательны, если вы поделитесь:


… или, если вы чувствуете себя готовым, ознакомьтесь с нашей функцией рабочих инструкций, чтобы прямо сейчас приступить к своим собственным рабочим инструкциям.

Написание рабочих документов — Профессиональные коммуникации

По завершении этой главы вы сможете

  • описывают назначение документов рабочего места, идентифицированных в модуле;
  • предоставив образец документа рабочего места, определите, правильно ли было применено форматирование, и, если нет, исправьте его;
  • , учитывая сценарий, напишите образец документа рабочего места, применяя правильное форматирование и следуя аббревиатуре FAST для письма;

Введение

Письменное деловое общение требует навыков и опыта.От писем до отчетов — имеет значение то, как вы используете письменное слово. Письменные документы содержат запись переписки, что является ключевым моментом в ситуациях, когда могут возникнуть юридические проблемы. В подобных случаях важно иметь возможность продемонстрировать, что сообщение было отправлено и получено, и определить, в какие даты это произошло.

Письменное сообщение, которое вы создаете, представляет вас и вашу компанию, поэтому ваша цель всегда состоит в том, чтобы сделать его ясным, кратким и профессиональным, независимо от типа сообщения, которое вы отправляете.

В этой главе представлены пять основных типов письменных деловых документов, с которыми вы столкнетесь в своей профессиональной жизни. Это электронная почта , служебные записки, письма, титульные листы по факсу, и короткие отчеты . Вы также узнаете об аббревиатуре FAST , которая поможет вам не забывать о соответствующем формате, аудитории, стиле и тональности вашего документа.

Вспомните, что вы узнали в модуле «Основы» о цели общения.Вы можете вспомнить, что сообщение обычно имеет одно из трех намерений: сообщить, убедить или развлечь. Когда вы пишете рабочие документы, вы обычно сосредотачиваетесь на первых двух намерениях: информировать и убеждать, хотя вы можете развлечься, когда у вас есть беззаботное сообщение, например, приглашение по электронной почте на праздничную вечеринку в офисе.

Чаще всего информационные сообщения, титульные листы факса и короткие отчеты. Они имеют дело только с фактами, и их сообщения обычно нейтральны — они вряд ли вызовут эмоциональную реакцию, положительную или отрицательную.

Электронные письма и письма могут быть исключительно информационными или в некотором роде убедительными. Например, вы можете написать электронное письмо, чтобы попросить коллегу принять участие в мероприятии, которое спонсирует компания. Вам нужно будет убедить получателя отказаться от субботнего дня, чтобы помочь компании, но, возможно, вы сможете убедить его, сообщив, что после этого босс приглашает всех на обед!

Каким бы ни было ваше сообщение, помните, что разные типы рабочих документов могут соответствовать разным целям.Вы будете использовать то, что узнали об аудитории и каналах коммуникации, чтобы выбрать подходящий. полагайтесь на свои навыки письма, грамматики и пунктуации простым языком, чтобы составить четкое сообщение; затем используйте навыки, которые вы разовьете в этой главе, чтобы правильно отформатировать документ.

Написание абзацев

Прежде чем мы углубимся в типы документов и их использование, нам нужно рассмотреть важную часть написания, из которой состоят ваши документы: абзац.

Строгий абзац состоит из трех отдельных компонентов:

  1. Тематическое предложение. Тематическое предложение — это основная идея абзаца.

  2. Кузов . Тело состоит из вспомогательных предложений, которые развивают основную мысль.

  3. Заключение . Заключение — это последнее предложение, в котором резюмируется основная мысль.

Основой хорошего абзаца является тематическое предложение, которое выражает основную идею абзаца.Это направляет читателя, указывая, о чем этот абзац. Все предложения в оставшейся части абзаца должны относиться к тематическому предложению.

Разработка тематического предложения

Возьмите любую газету или журнал и прочтите первое предложение статьи. Вы достаточно уверены, что знаете, о чем остальная часть статьи? Если да, то вы, вероятно, прочитали тематическое предложение. Эффективное тематическое предложение сочетает в себе основную идею с личным отношением или мнением автора; это называется контрольной идеей.Он ориентирует читателя и дает представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца. Прочтите следующий пример.

Пример:

Создание национального набора стандартов для обучения математике и английскому языку улучшит обучение учащихся во многих провинциях.

Это тематическое предложение объявляет благоприятную позицию для стандартизации математического и английского образования. Прочитав это предложение, читатель может с полным основанием ожидать, что автор предоставит подтверждающие детали и факты о том, почему стандартизация математики и английского образования может улучшить обучение учащихся во многих провинциях.Если цель эссе на самом деле состоит в том, чтобы оценить уровень образования только в одной конкретной провинции или конкретно обсудить математику или английский язык, то тематическое предложение вводит в заблуждение.

Хорошее тематическое предложение определяется пятью характеристиками:

  1. Дает точное представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца.

  2. Содержит тему и позицию автора по ней.

  3. Понятно и легко понять.

  4. Не включает дополнительных подробностей.

  5. Захватывает читателя интересной лексикой.

При создании рабочего документа используйте подход «сверху вниз» — оставляйте тематическое предложение в начале каждого абзаца, чтобы читатели сразу поняли суть сообщения. Этот метод экономит драгоценное время и усилия занятых коллег, пытающихся выяснить основные моменты и важные детали.

Заголовки — еще один полезный инструмент.В документе с большим количеством текста разбейте каждый абзац отдельными заголовками. Они служат в качестве полезных средств навигации, позволяя коллегам бегло просматривать документ и находить релевантные для них абзацы.

Обозначение частей абзаца

Эффективный абзац состоит из трех основных частей: тематического предложения, основного текста и заключительного предложения. Тематическое предложение часто является первым предложением абзаца. Он выражает главную идею в сочетании с отношением писателя к предмету.Обычно следует основной текст абзаца, содержащий вспомогательные детали. Поддерживающие предложения помогают объяснить, доказать или усилить тематическое предложение. Заключительное предложение — последнее предложение в абзаце. Он напоминает читателю о главном, перефразируя его другими словами.

Прочтите следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

После прочтения нового телегида на этой неделе у меня возникла только одна мысль — почему нас до сих пор засыпают реалити-шоу? В этом сезоне чума реалити-шоу продолжает омрачать наши радиоволны.Вместе с возвращением фаворитов зрителей нас ждет еще одно бездумное творение. Заключенный рассказывает о повседневной жизни восьми домохозяек из пригорода, которых посадили в тюрьму для целей этого фальшивого психологического эксперимента. В превью к первой серии показаны обычные слезы и истерики, связанные с реалити-шоу. Боюсь представить, что предложат продюсеры в следующем сезоне, но если кто-то из них читает этот блог — прекратите! У нас было достаточно реалити-шоу, чтобы прослужить нам всю жизнь!

Первое предложение этого абзаца — тематическое предложение.Он сообщает читателю, что абзац будет о реалити-шоу, и выражает отвращение сценариста к этим шоу с помощью слова «бомбят».

Каждое из следующих предложений в абзаце поддерживает тематическое предложение, предоставляя дополнительную информацию о конкретном реалити-шоу. Последнее предложение — это заключительное предложение. Он повторяет главную мысль о том, что зрителям надоедают реалити-шоу с использованием слов, отличных от тематического предложения.

Абзацы, начинающиеся с тематического предложения, переходят от общего к частному. Они открываются общим заявлением о предмете (реалити-шоу), а затем обсуждают конкретные примеры (реалити-шоу «Заключенный»).

Теперь взгляните на следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В прошлом году кошка преодолела 130 миль, чтобы добраться до своей семьи, которая переехала в другой штат и бросила своего питомца. Несмотря на то, что кошка никогда не была в их новом доме, она смогла выследить своих бывших хозяев.Собака в моем районе может предсказать, когда у ее хозяина вот-вот случится припадок. Он следит за тем, чтобы он не поранился во время эпилептического припадка. По сравнению со многими животными наши чувства почти притуплены.

Последнее предложение этого абзаца — тематическое предложение. Он опирается на конкретные примеры (кошка, которая выследила своих владельцев, и собака, которая может предсказать приступы), а затем делает общее заявление, в котором делается вывод из этих примеров (чувства животных лучше, чем у людей).В этом случае вспомогательные предложения помещаются перед тематическим предложением, а заключительное предложение совпадает с тематическим предложением.

Этот прием часто используется в убедительном письме. Автор приводит подробные примеры в качестве доказательства, подтверждающего свою точку зрения, подготавливая читателя к принятию заключительного тематического предложения как истины.

Иногда тематическое предложение появляется в середине абзаца. Прочтите следующий пример. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В течение многих лет каждый раз, когда я сдавал экзамен, меня мучило сильное беспокойство. За несколько часов до экзамена мое сердце начинало колотиться, ноги дрожали, а иногда я становился физически неспособным двигаться. В прошлом году меня направили к специалисту, и я наконец нашел способ справиться со своим беспокойством — дыхательные упражнения. Это кажется таким простым, но, выполняя всего несколько дыхательных упражнений за пару часов до экзамена, я постепенно взял под контроль свое беспокойство. Эти упражнения помогают снизить частоту сердечных сокращений и уменьшить беспокойство.А еще лучше, они не требуют таблеток, оборудования и очень мало времени. Удивительно, как правильное дыхание помогло мне научиться справляться с симптомами тревоги.

В этом абзаце подчеркнутое предложение является тематическим предложением. В нем выражена основная идея: дыхательные упражнения помогают контролировать тревогу. Предыдущие предложения позволяют писателю развить свою главную мысль (дыхательные упражнения могут помочь контролировать тревогу), используя личный анекдот (как он раньше страдал от тревоги).Затем во вспомогательных предложениях раскрывается, как дыхательные упражнения помогают писателю, предоставляя дополнительную информацию. Последнее предложение является заключительным и повторяет, как дыхание может помочь справиться с тревогой.

Предложения подразумеваемой темы

Некоторые хорошо организованные абзацы вообще не содержат тематических предложений. Основная идея не прямо формулируется, а подразумевается в содержании абзаца. Прочтите следующий пример:

Пример:

Поднявшись по лестнице, Луэлле пришлось несколько раз задерживать дыхание.Она хрипела, тяжело усаживаясь в деревянное кресло-качалку. Тао осторожно подошел к ней, как будто она могла рассыпаться при малейшем прикосновении. Он изучал ее лицо, как пергамент; растянулся по костям так тонко, что он почти мог видеть сквозь кожу разлагающуюся мышцу под ней. Луэлла беззубо улыбнулась.

Дополнительные предложения

Если вы думаете о абзаце как о гамбургере, вспомогательные предложения — это мясо внутри булочки. Они составляют основную часть абзаца, объясняя, доказывая или усиливая контрольную идею в тематическом предложении.Большинство абзацев содержат от трех до шести вспомогательных предложений в зависимости от аудитории и цели. Вспомогательное предложение обычно предлагает одно из следующего:

Причина

Приговор: Отказ поколения бэби-бума уйти на пенсию усугубляет текущую нехватку доступных рабочих мест.

Факт

Приговор: Многие семьи теперь полагаются на старших родственников в плане финансовой поддержки.

Статистика

Приговор: Около 10 процентов взрослого населения США в настоящее время не имеют работы.

Предложение

Приговор: «Мы не позволим этой ситуации продолжаться», — заявил сенатор Джонс.

Пример

Приговор: В прошлом году Билла попросили уйти на пенсию в возрасте 55 лет.

Тип поддерживающего предложения, который вы выберете, будет зависеть от того, что вы пишете и почему пишете. Например, если вы пытаетесь убедить свою аудиторию занять определенную позицию, вам следует полагаться на факты, статистику и конкретные примеры, а не на личное мнение.Прочтите следующий пример:

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ. (Тематическое предложение)

Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем автомобиль с экономичным газом. (Дополнительное предложение 1: статистика)

Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. (Дополнительное предложение 2: факт)

Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. (Дополнительное предложение 3: причина)

Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был очень впечатлен его характеристиками. (Дополнительное предложение 4: пример)

«Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих бензиновых автомобилей». (Дополнительное предложение 5: цитата)

Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем. (Заключительное предложение)

Чтобы найти информацию для ваших поддерживающих предложений, вы можете рассмотреть возможность использования одного из следующих источников:

  • Справочник
  • Энциклопедия
  • Сайт
  • Биография / автобиография
  • Карта
  • Словарь
  • Газета / журнал
  • Интервью
  • Предыдущий опыт
  • Персональные исследования

Заключительные приговоры

Эффективное заключительное предложение объединяет все идеи, которые вы высказали в своем абзаце.Он напоминает читателям о главном — о тематическом предложении — без повторения его точно такими же словами. В примере с гамбургером верхняя булочка (тематическое предложение) и нижняя булочка (заключительное предложение) очень похожи. Они обрамляют «мясо» или основную часть абзаца. Сравните тематическое предложение и заключительное предложение из предыдущего примера:

Пример:

Тематическое предложение: Владение гибридным автомобилем дает множество преимуществ.

Заключительное предложение: Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Обратите внимание на преимущества и преимущества использования синонимов. В заключительном предложении повторяется идея о том, что владение гибридом выгодно без использования одних и тех же слов. Он также резюмирует два примера преимуществ, описанных во вспомогательных предложениях: низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества.

Вам следует избегать внесения каких-либо новых идей в ваше заключительное предложение. Заключение призвано дать читателю ощущение завершенности. Введение предмета, не охваченного в абзаце, запутает читателя и ослабит ваше письмо.

Заключительное предложение может иметь одно из следующего:

Пример:

Цель: Переформулировать основную идею.
Образец : Детское ожирение — растущая проблема в Соединенных Штатах.

Цель: Обобщить ключевые моменты абзаца.

Пример: Отсутствие здорового образа жизни, плохое воспитание и пристрастие к видеоиграм являются одними из многих факторов, способствующих детскому ожирению.

Цель: Сделать вывод на основании информации в абзаце.

Образец: Эти статистические данные показывают, что, если мы не примем меры, уровень детского ожирения будет продолжать расти.

Цель: Сделать предположение, предложение или рекомендацию относительно информации в абзаце.

Образец : Согласно результатам этого исследования, более 60 процентов детей в Соединенных Штатах к 2030 году будут страдать от патологического ожирения, если мы не примем меры уклонения.

Цель : Предложите дополнительное замечание о контролирующей идее.

Образец: Детское ожирение — трагедия, которую можно полностью предотвратить.

переходов

Сильный абзац плавно переходит от тематического предложения к вспомогательным предложениям и к заключительному предложению. Чтобы помочь организовать абзац и обеспечить логическую связь идей друг с другом, авторы используют переходные слова и фразы. Переход — это связующее слово, описывающее отношения между идеями.

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ.Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем экономичный автомобиль, работающий на газе. Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был чрезвычайно впечатлен его ходовыми качествами. «Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем, которые у меня были.«Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Каждое из подчеркнутых слов является словом перехода. Такие слова, как первое и второе, являются словами перехода, которые показывают последовательность или уточняют порядок. Они помогают систематизировать идеи автора, показывая, что у него или нее есть еще один аргумент в поддержку тематического предложения. Другие слова перехода, которые показывают порядок, включают в себя третье, а также сначала и затем.

Переходное слово, потому что это переходное слово следствия, которое продолжает линию мысли. Это означает, что автор предоставит объяснение результата. В этом предложении автор объясняет, почему гибридные автомобили уменьшат зависимость от ископаемого топлива (потому что они не требуют газа). Другие переходные слова следствия включают как результат, так что, поскольку, таким образом и по этой причине.

Чтобы включить резюмирующий переход в свое заключительное предложение, автор может переписать последнее предложение следующим образом:

Пример:

В заключение, учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

В следующей таблице приведены некоторые полезные слова-переходы для соединения вспомогательных и заключительных предложений.

Для дополнительных приговоров
прежде всего но например в частности кроме впоследствии
также наоборот далее позже тем не менее следовательно
кроме соответственно однако аналогично с одной стороны для начала
одновременно например дополнительно между тем наоборот
Для заключительных приговоров
все-таки с учетом всех обстоятельств вкратце итого в целом по итогу
всего наконец в заключение на балансе , таким образом, в конечном итоге

Переходные слова и фразы — полезные инструменты для включения в рабочие документы.Они используются внутри абзацев, чтобы связать одно предложение с другим, а также находятся в начале и конце каждого абзаца, так что каждое из них легко соединяется с другим. Они проводят читателя по документу, разъясняя отношения между предложениями и абзацами, чтобы читатель понял, почему они были написаны именно в таком порядке.

Например, когда вы пишете памятку с инструкциями, может быть полезно рассмотреть следующие переходные слова и фразы: прежде, чем вы начнете, сначала, затем, затем, наконец, после того, как вы закончите.Использование этих переходов в качестве шаблона для написания заметки предоставит читателям четкие логические инструкции о конкретном процессе и порядке, в котором шаги должны быть выполнены.

Когда вы садитесь писать документ на работе, вам нужно подумать о том, кто является аудиторией и какова цель вашего сообщения (информировать, убеждать или развлекать). Имея эту информацию, вы можете решить, какой тип документа (канал) использовать.

Хороший подход — сначала очертить документ, отметив, где каждый элемент принадлежит.Например, если вы решили написать письмо, вы можете сначала определить местонахождение каждого адреса, дату, приветствие, подпись и так далее. Это поможет вам создать структуру вашего документа и значительно упростит процесс написания (и, в дальнейшем, процесс редактирования).

Когда вы пишете рабочий документ, вы выбираете, подходить ли к вашей теме прямо или косвенно. Прямое сообщение сразу переходит к сути документа, в то время как косвенное сообщение помещает ключевой момент (часто плохие новости) между другой информацией (положительной или нейтральной), чтобы «смягчить удар» нежелательного сообщения.

Электронная почта

Электронная почта, обычно называемая электронной почтой, вероятно, вам знакома. Его можно использовать аналогично обмену текстовыми сообщениями или синхронному чату или как более быстрый способ получения и отправки информации, которая традиционно записывалась бы в письме. Его можно доставить на мобильное устройство. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные письма для внешней (вне компании) корреспонденции, а также заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) коммуникации (Guffey, 2008).Электронная почта лучше всего подходит для довольно коротких сообщений.

Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания людям о необходимости отчетов или платежей. Ваша работа может потребовать от вас заполнить форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из ряда предложений, например, чтобы формулировка подходила для конкретного сценария.

Электронная почта

часто бывает неформальной, когда используется для личного общения, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваша электронная почта отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне.Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может показаться неформальной, помните, что при использовании в бизнесе она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Советы по созданию эффективных деловых писем

  • Правильное приветствие должно демонстрировать уважение и избегать путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Уважаемая мисс.X »(внешний) или« Привет, Барри »(внутренний).
  • Тема письма должна быть ясной, краткой и конкретной. Это помогает получателю понять суть сообщения. Например, «Коммерческое предложение ABC прилагается».
  • Закрываем подписью. Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
  • Избегайте сокращений. Электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFL (катание по полу от смеха).
  • Будьте краткими.
  • Отформатируйте чисто. Делайте разрывы строк между абзацами для удобства чтения.
  • Сделайте трехэтапную проверку (включая структурное редактирование, редактирование копирования и корректуру) перед тем, как нажать «Отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным и плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
  • Ответить быстро. Следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 часов.
  • Экономно используйте функцию «Ответить всем». Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первоначальное письмо, если только ваше сообщение не обязательно должно быть прочитано всей группой.
  • Не используйте заглавные буквы. Заглавные буквы используются в Интернете для обозначения криков и считаются грубыми.
  • Тестовые ссылки.
  • Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикреплять большие файлы (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
  • Оставьте отзыв или ответьте на вопрос. Если вы не получите ответ в течение 24 часов, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Рассмотрим два примера деловой электронной почты. Первый — это форма электронной почты, а второй — это настраиваемое сообщение, написанное специально для ситуации и аудитории.

Пример формы электронной почты:

Тема: Добро пожаловать в магазин [наше имя].

Уважаемый [имя клиента],
Спасибо за регистрацию в магазине [наше имя].
Вы можете управлять своей личной информацией из раздела «Моя учетная запись» на веб-сайте, когда вы входите в Магазин [наше имя].
Здесь вы можете изменить свои контактные данные и пароль, отслеживать недавние заказы, добавлять альтернативные адреса доставки и управлять своими предпочтениями и профилем — и все это в одном удобном месте.

Благодарим вас за интерес к магазину [наше имя]!
Мы с нетерпением ждем вашего следующего визита.

Пример настраиваемого адреса электронной почты:

Кому: Шон Карлсон, менеджер физического завода, XYZ Corporation
От: Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
Отправлено: понедельник, 5 марта 2015 г., 2:47 с.м.
Тема: Сбои в строительстве

Шон,

Я знаю, что сотрудники XYZ Corporation с нетерпением ждут переезда в новое здание на улице ABC Street в июне, но недавно группы сотрудников, у которых здесь нет бизнеса, проходили по зданию. Эти посещения создают угрозу безопасности, мешают строителям и могут поставить под угрозу дату вашего прибытия.

Пожалуйста, проинструктируйте своих сотрудников, которые еще не переехали на ABC Street, держаться подальше от здания.Если им нужно встретиться с кем-то, кто уже переехал, им следует заняться своими делами и незамедлительно уйти по ближайшей лестнице.

Нам нужно избегать дальнейших простоев, чтобы наши строители могли подготовить здание к заселению в срок. Если у Вас возникнут вопросы, позвоните мне.

Спасибо,

миль

Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
1234 Main Street
Big City, B.C. P8C 9D9
(555) 123-4567 x222
mnickel @ mccradycon.около
www.mccradycon.ca

Проверьте свое понимание

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности, транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один. Его можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или наблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она может включать элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальная, неформальная коммуникационная сеть внутри организации часто упоминается как grapevine , и для нее характерны слухи, сплетни и инсинуации. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел!

Один из эффективных способов борьбы с неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, вы можете отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они могут выпустить служебную записку. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (Lewis, 2009). Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующих личных затрат, они обычно представляют интересы организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором указывается, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе.Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате записи мы могли бы ожидать увидеть введение, тело и заключение. Все это присутствует в памятке, и у каждой части есть цель. Введение во вступлении использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В теле уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.Давайте рассмотрим образец памятки.

Пример меморандума:

Кому: всем сотрудникам

От кого: Майя Джеймс, президент Провинциального университета

Дата: 21 сентября 2015 г.

Тема: Руководство по будущим расходам

После тщательного обсуждения я решил, что необходимо начать начальные шаги программы финансового управления, которая проведет провинциальный университет через двухлетний цикл серьезного провинциального дефицита доходов и последующих необходимых законодательных сокращений бюджета.

Начиная с 24 сентября 2015 г., для Общего фонда, Вспомогательного фонда и Фонда капиталовложений реализуются следующие меры для решения проблемы прогнозируемого сокращения нашей провинциальной помощи на оставшуюся часть этого года, 2015/2016, и на следующий год. год, 2016/2017.

  1. Следует делать только покупки, необходимые для работы университета, чтобы мы могли начать экономить, чтобы уменьшить влияние сокращения бюджета на 2016/2017 гг.

  2. Запросы на выезд за пределы провинции потребуют одобрения Исполнительного комитета, чтобы обеспечить выполнение только необходимых служебных поездок.

  3. Для покупки

    , включая поездки в провинцию и переводы бюджета, потребуется одобрение соответствующего вице-президента.

Пожалуйста, поймите, что мы предпринимаем эти осмотрительные шаги для создания экономии, которая позволит ProvU уменьшить влияние прогнозируемых сокращений в рамках ожидаемых законодательных сокращений на 2016/2017 гг. Спасибо за сотрудничество. По всем вопросам обращайтесь в мой офис.

Пять советов по созданию эффективных бизнес-заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, которые известны руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, поэтому, если меморандум должен быть размещен и распространен внутри организации, ваша цель должна быть четкой и лаконичной, коммуникация на всех уровнях без двусмысленности. .

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от лица или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Меморандум может иметь юридический статус, поскольку он часто отражает политику или процедуры.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней на День благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Заметки всегда прямые, то есть они быстро переходят к сути, а цель четко объявляется.

Объективность

Записки — это место только для фактов и должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

Проверьте свое понимание

Деловые письма

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые обычно находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках и обычно занимают одну или две страницы.

Хотя сегодня электронная почта может использоваться все чаще, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать эмоции. Мы исследуем основной контур письма, а затем сосредоточимся на конкретных типах.

У вашей организации может быть собственный формат письма, но в этой главе описаны общие элементы деловых писем. Есть много типов писем, и в этой главе мы рассмотрим две основные цели — хорошие новости и плохие новости. Сначала мы обсудим элементы блочного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.Они могут передавать информацию в позитивном, негативном или нейтральном тоне. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до 16 элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае, они перечислены в следующей таблице.

В письме пять основных областей:

  1. Заголовок, устанавливающий отправителя, включая адрес и дату
  2. Введение, устанавливающее цель
  3. Тело, в котором формулируется сообщение
  4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
  5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

При форматировании полноблочного делового письма соблюдайте следующие правила:

  • Нанесите одинарный интервал по всему
  • Используйте поля 1–1 ½ дюйма
  • Выровнять все содержимое по левому краю

Образец письма показан ниже с указаниями, выделенными жирным шрифтом.Вместо того, чтобы размещать обратный адрес вверху страницы, вы можете вместо этого использовать фирменный бланк с логотипом и адресом компании.

Пример письма (Путеводитель)

Обратный адрес (если не на фирменном бланке) :

123 Кокберн-роуд

Anytown, МБ A1M 2P3

Дата: 14 сентября 2015 г.

Примечание получателя (необязательно): КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

Внутренний адрес:

г-жаЗои Мейв

123 Арбутнот Драйв

Anytown, AB T1A 2B3

Приветствие : Уважаемая г-жа Мейв:

Subject Line (необязательно): миф о безбумажном офисе

Введение : Это письмо информирует вас о том, что миф о безбумажном офисе, когда вам не нужно будет печатать бумажные копии писем на фирменных бланках компании, является всего лишь мифом.

Body : Хотя электронная почта в значительной степени заменила написание писем для многих приложений, остается несколько причин для создания бумажной копии письма.Во-первых, многие работодатели по-прежнему создают письма как обычную часть делового общения. Далее, мы должны учитывать, что продажи бумажных документов в бизнесе увеличились за последнее десятилетие, не показывая признаков снижения, которое мы бы связали с переходом на безбумажный офис. Наконец, деловые письма могут выполнять множество функций, и ваше мастерство в их составлении будет способствовать нашему личному и профессиональному успеху.

Заключение : Написание писем — это навык, который по-прежнему будет востребован в деловой среде сегодня и завтра.

Закрыть: С уважением,

Мюррей Моман

Подпись: Мюррей Моман

Ссылочные инициалы (необязательно): ARJ

Обозначение корпуса (опционально, при необходимости)

Копия обозначения (необязательно): cc: Beth Lloyd

Почтовое уведомление (необязательно)

Помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие.Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, вам необходимо:

  • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
  • убедитесь, что каждое слово способствует достижению вашей цели
  • убедитесь, что каждый абзац фокусируется только на одной идее
  • сформировать полное сообщение
  • Избегайте ошибок при написании текста

Хорошие новости или нейтральная информация в деловом письме

Написать письмо, содержащее хорошие или нейтральные новости, довольно просто.Ваше намерение состоит в том, чтобы донести новости быстро и четко, убедившись, что у читателя есть положительный образ вас и вашей компании. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

  1. Сообщайте новости просто и прямо.
  2. Назовите причины / подробности.
  3. Закрытие с помощью ведомости гудвила . *

Плохие новости в деловом письме

Сказать «нет» сложнее, чем сказать «да»! Это верно для всех видов общения, но в профессиональном контексте это может быть непросто, потому что вы можете не знать получателя вашего сообщения лично или не быть в состоянии предсказать, как он отреагирует.При написании письма, содержащего плохие новости, например, когда вам нужно сообщить клиенту, что он не получит возмещение, ваша задача — отправить негативное сообщение, сохранив при этом позитивные отношения между вашей компанией и получателем. Плохие новости могут вызвать у получателя ряд эмоций, от разочарования до раздражения, гнева и замешательства. Вы можете свести к минимуму эти негативные эффекты, структурировав свое письмо определенным образом.

Когда вы пишете письмо с плохими новостями, ваша цель —

.
  • сделать новости понятными,
  • сообщить получателю, что статус не изменится (и избежать дальнейшего общения),
  • оставит у получателя положительное впечатление о вашей компании.

Прямой и косвенный подходы к написанию деловых писем

Есть два разных способа сообщить плохие новости в письме: прямой и косвенный. Вы сами решаете, какой подход использовать, в зависимости от типа новостей, которые вы доставляете.

При использовании прямого захода на посадку выполните следующие действия:

  1. Сообщите плохие новости просто и прямо.
  2. Назовите причины.
  3. По возможности дайте альтернативу.
  4. Закрытие с заявлением гудвилла.*

* Что такое гудвил? Это напористое, но профессиональное заявление, демонстрирующее заботу о постоянных позитивных отношениях.

В следующем письме используется прямой подход.

Пример письма (прямой доступ):

Уважаемый мистер Мур:

Ссылка, которую вы ищете, похоже, не принадлежит нашей компании. Просматривая нашу запись корпоративных выступлений о влиянии свободной торговли на сельское хозяйство, мы не нашли ничего похожего на упомянутые вами замечания.Когда я спросил г-на Локхарта, он не припомнил, чтобы кто-либо в компании проводил подобную аналогию.

Мы провели быстрый поиск в Интернете и нашли ряд сайтов, которые вполне могут предоставить вам информацию, которую вы ищете. Веб-сайт Agriculture and Agri-Food Canada по адресу www.agr.gc.ca, вероятно, станет хорошей отправной точкой для поиска.

Мы надеемся, что эта информация окажется для вас полезной.

При использовании непрямого подхода выполните следующие действия:

  1. Начните с оператора буфера.*
  2. Обсудите обстоятельства, приведшие к плохим новостям.
  3. Сообщите о плохих новостях как можно более позитивно.
  4. Дайте полезное предложение или альтернативу.
  5. Закрытие с заявлением гудвилла.

* Что такое буферный оператор? Это мягкое, но профессиональное заявление задает тон вашему письму.

Выбор подхода

Обычно вы используете прямой подход во всех деловых письмах, кроме

  • Вы сообщаете плохие новости, и это неожиданно;
  • , вы не очень хорошо знаете читателя, и скорее всего возникнет негативная эмоциональная реакция.

В таких ситуациях косвенный подход является лучшим выбором.

В подобных ситуациях причины, которые вы указываете в прямом обращении (на шаге 2), могут рассматриваться как оправдания, поэтому лучше их не приводить. Вместо этого вы должны поместить плохие новости в среднюю часть письма, предоставив перед ними объяснение и завершив их позитивным или нейтральным языком, как при косвенном подходе. Важно избегать консервативного, неискреннего, неуместного или корыстного закрытия любого письма, особенно если вы используете косвенный подход.

В письме, основанном на косвенном подходе, есть три ключевых момента:

  1. Предоставьте доказательства, которые убеждают читателя принять плохие новости.
  2. Сообщите плохие новости.
  3. Дайте варианты для будущего успеха.

В следующем письме используется косвенный подход.

Пример письма (косвенный подход):

Дорогой Джеймс:

Клерки в нашем офисе должны быть готовы обслуживать клиентов к 9:00.м. Согласно политике компании своевременное прибытие на работу является обязательным элементом вашей работы здесь.

В этом месяце вы четыре раза опоздали на работу. Допускается только два опоздания, прежде чем руководство должно вмешаться. Поскольку вы превысили эти пределы, мне необходимо сделать вам письменное предупреждение и назначить вам испытательный срок.

Если вы будете приходить каждый день в течение следующих 90 дней, я удалю это из вашей трудовой книжки. После этого вы сможете работать над продвижением по службе и повышением зарплаты.Я буду рад обсудить это с вами в удобное для вас время.

При использовании непрямого подхода вы должны следовать этим рекомендациям:

  • Не вводите в заблуждение читателя слишком позитивным открытием.
  • Обращайтесь к как можно короче.
  • Сделайте убедитесь, что читатель понимает плохие новости.
  • Не избегайте отрицательных слов и фраз.
  • Не заканчивайте искусственным заявлением.

Когда вы пишете письмо, содержащее хорошие новости или нейтральную информацию, вам следует использовать прямой подход.

Проверьте свое понимание

Инструкции. Просмотрите приведенное ниже деловое письмо и затем ответьте на следующие вопросы с несколькими вариантами ответов.


14 ноября 2015

Дороти Аллен
12345 Stream Ave.
Сент-Огастин, Флорида 34567

Уважаемый ________ (# 1):

По мере приближения курортного сезона нам напоминают о благословениях, дарованных нам в течение года.В Aspen Country Lodge удовольствия, которые мы из года в год разделяем с нашими клиентами Legacy, являются одними из наших самых заветных благословений.

Итак, поскольку наши сотрудники с нетерпением ждут возможности провести время с друзьями и семьей, мы также думаем об особых друзьях, таких как вы, и надеемся, что вы наслаждаетесь крепким здоровьем и хорошим настроением. Мы гордимся тем, что являемся вашим домом вдали от дома, и оставляем в наших сердцах особое место для воспоминаний, которыми мы с вами поделились.

Спасибо, что сделали Aspen Country Lodge частью своих ежегодных традиций.Счастливого Рождества и мирного, радостного и благополучного Нового года.

______________ (№2),

Теодор П. Хайд, владелец / управляющий


Aspen Country Lodge • 402 Aspen Way • Cold Bluff, CA 98765 • (303) 346-7889

Титульный лист факса

Вы можете подумать, что электронная почта наверняка заменила факс, но это не так в деловом мире, по крайней мере, пока! Вы заметите, что факсы по-прежнему являются обычным явлением, когда требуется подпись или когда передается юридически обязательный документ (например, контракт).Некоторые отрасли (например, медицинская и юридическая) по-прежнему полагаются на факсы, потому что их передачу невозможно перехватить. Когда конфиденциальность важна, факс может быть вашим форматом документа.

В вашей организации может быть шаблон титульного листа факса, который используют все сотрудники, поэтому обратите внимание на него, прежде чем отправлять свой первый факс, поскольку он значительно ускорит процесс. Как правило, титульные листы факса обычно частично или полностью содержат следующее:

  • Название или логотип компании
  • Дата
  • Имя и факс получателя
  • Имя, факс и телефон отправителя
  • Количество страниц
  • Тема *
  • Сообщение *
  • Уведомление о конфиденциальности

* Они не всегда включены.Используйте их, если у вас есть дополнительная информация, не включенная в содержание факса.

Пример титульного листа факса:

ФАКС Smith & Sons. ООО

Кому: Джеймс Милфорд Из : Леонард Смит Факс: (555) 212-0988 Факс: (555) 313-0122 Дата: 08.09.2015 Телефон: (555) 401 -9876

КОНФИДЕНЦИАЛЬНО Страницы : 5

Тема: Трудовой договор

Сообщение:

Джеймс,

Пожалуйста, подпишите и верните прилагаемый договор при первой возможности.
Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, обращайтесь в мой офис.

С уважением,

Леонард.

Краткий отчет Отчеты

предназначены для записи и передачи информации читателю и могут использоваться как внутри компании, так и за ее пределами. Отчеты служат для документирования новой информации для определенных аудиторий, целей или функций. Тип отчета часто определяется его основной целью, например, отчет об аварии, лабораторный отчет или отчет о продажах.Отчеты часто носят аналитический характер или предполагают рациональный анализ информации. Иногда они сообщают факты без всякого анализа. Другие отчеты суммируют прошлые события, представляют текущие данные и прогнозируют будущие тенденции. В этом разделе вы познакомитесь с основами написания отчетов.

Типы отчетов

Отчеты бывают всех размеров, но обычно длиннее страницы и несколько короче книги. В этой главе мы сосредоточимся на коротких отчетах, обычно до четырех страниц.Тип отчета зависит от его функции, и в разных отраслях есть отчеты, специфичные для них. Например, научные исследователи составляют отчеты лабораторий, в то время как отчеты об инцидентах являются обычным явлением в среде, связанной с охраной здоровья и безопасности.

Отчеты различаются по функциям, стилю и традициям. В вашей организации вам может потребоваться оправдать определенные ожидания. В этом разделе отчеты обсуждаются в общих чертах, с акцентом на общие элементы и отличия. Ссылка на аналогичные документы на вашем рабочем месте может пригодиться вам при составлении собственного отчета.Существует много типов отчетов, но в этом разделе мы сосредоточимся на трех типах, общих для рабочего места. Иногда их можно объединить в один более длинный отчет.

Тип Функция
Отчет о проделанной работе Мониторинг и контроль производства, продаж, доставки, обслуживания или связанных бизнес-процессов.
Отчет о рекомендациях Давать рекомендации руководству и предоставлять инструменты для решения проблем или принятия решений.
Сводный отчет Представьте краткое изложение имеющейся информации по данной теме.

Отчет о проделанной работе

Отчет о ходе выполнения используется для информирования руководства о статусе проекта. Он генерируется через определенные промежутки времени (например, раз в месяц) или по завершении ключевых этапов. Он фиксирует достижения на сегодняшний день и выявляет любые проблемы или проблемы. Обычно он пишется руководителем проекта и занимает одну-две страницы.

Когда вы пишете отчет о проделанной работе, начните с объяснения причин, по которым вы пишете отчет:

  • Определите, чего вы достигли
  • Перечислите все проблемы, с которыми вы столкнулись
  • Обозначьте, что еще предстоит сделать

В заключение предоставьте обзор статуса проекта и того, что следует делать дальше.

Отчет о рекомендациях

Отчет с рекомендациями используется, чтобы помочь руководству принимать решения. Цель этого отчета — найти решение проблемы или предложить курс действий.В нем автор может предложить принять или отклонить процедуру, оценить неудовлетворительную ситуацию или убедить лиц, принимающих решения, внести изменение, которое принесет пользу организации. Например, в отчете могут быть предложены способы повышения качества продукта, увеличения прибыли, снижения затрат или улучшения условий на рабочем месте. Цель отчета с рекомендациями не в том, чтобы обвинять или быть чрезмерно критичными, а в том, чтобы предложить улучшения в позитивной манере. Если вы пишете отчет с рекомендациями, возможно, будет полезно узнать мнение ваших коллег.

Сводный отчет

Сводный отчет используется для предоставления управленческой информации. Например, если вы работаете в отделе маркетинга, ваш начальник может попросить вас узнать об онлайн-активности ваших конкурентов, чтобы ваша компания могла эффективно конкурировать с ними. Для этого вы должны исследовать веб-сайты своих конкурентов, профили в социальных сетях, цифровые рекламные кампании и т. Д. Затем вы разделите то, что вы обнаружите, до ключевых моментов, чтобы ваш начальник мог получить важную информацию за короткое время, а затем решите, как с этим действовать.В отличие от отчета с рекомендациями, сводный отчет фокусируется на фактах, оставляя на усмотрение руководства выбор дальнейших действий.

Как организованы отчеты?

Отчеты различаются по размеру, формату и функциям. Вы должны быть гибкими и адаптировать свой отчет к потребностям аудитории. Отчеты обычно состоят из шести основных элементов:

  1. О ком идет отчет и / или подготовлен для
  2. Что было сделано, какие проблемы решались и результаты, включая выводы и / или рекомендации
  3. Место изучаемого предмета
  4. Когда изучаемый предмет произошел
  5. Почему отчет был составлен (функция), в том числе на основании каких полномочий, по какой причине или по чьему запросу
  6. Как субъект действовал, функционировал или использовался

Обращайте внимание на эти важные элементы при рассмотрении ваших заинтересованных сторон.Это может включать в себя человека (лиц), о котором идет речь, для кого он предназначен, а также более широкую аудиторию организации. Спросите себя, кто принимает ключевые решения, кто будут экспертами и как можно интерпретировать ваши слова и образы. Хотя универсального формата для отчета не существует, существует единый порядок представления информации. Каждый элемент поддерживает основную цель или функцию, играя важную роль в передаче информации.

Десять общих элементов отчета

Страница Элемент Функция
1.Крышка Название и изображение Подобно обложке книги, иногда для ознакомления читателя с данной темой используется изображение, изображение или логотип.
2. Название Fly Только название Дополнительно
3. Титульная страница Ярлык, отчет, название, автор, место работы, дата и иногда то, для кого был подготовлен отчет
4. Содержание Список основных разделов и соответствующие им номера страниц
5.Аннотация
  • Информационная аннотация: выделите тему, методы, данные и результаты
  • Описательная аннотация: (Все вышеперечисленное без выводов и рекомендаций)
6. Введение Представляет тему отчета
7. Кузов Ключевые элементы кузова включают:
  • Фон
  • Методология
  • Результаты
  • Анализ и рекомендации
8.Заключение Краткое изложение результатов Обозначает основные результаты и их отношение к рекомендуемым действиям или результатам
9. Список литературы Библиография или цитируемые работы Список цитирований
10. Приложение Сопутствующие вспомогательные материалы Может включать карты, анализ образцов почвы, полевые отчеты и т. Д.

Вот контрольный список для проверки того, что отчет соответствует своим целям:

  1. Отчет учитывает потребности аудитории
  2. Форма следует за функцией отчета
  3. Формат отражает институциональные нормы и ожидания
  4. Информация является точной, полной и задокументированной
  5. Информация легко читается
  6. Термины четко определены
  7. Рисунки, таблицы и иллюстрации поддерживают письменный контент
  8. Рисунки, таблицы и рисунки четкие и правильно обозначены
  9. Рисунки, таблицы и рисунки легко понять без поддержки текста
  10. Слова легко читаются (шрифт, расположение, организация)
  11. Результаты четкие и лаконичные
  12. Рекомендации разумны и хорошо обоснованы
  13. Отчет
  14. представляет ваши лучшие усилия
  15. Отчет
  16. говорит сам за себя без ваших разъяснений или объяснений

Форматирование отчета

Сделайте так, чтобы вашему читателю было легче понять информацию в вашем отчете, аккуратно отформатировав ваш документ.Вот несколько рекомендаций:

  • Использовать шрифт 12pt стандартным шрифтом
  • Используйте поля от 1 ½ до 2 дюймов
  • Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить контент на четкие разделы
  • Разделить абзацы пробелами
  • Используйте наглядные пособия (диаграммы, графики, диаграммы и т. Д.), Где они помогут в объяснении чисел или другой информации, которую будет трудно понять в текстовой форме.

Проверьте свое понимание

БЫСТРО: формат, аудитория, стиль, тон

Формат

При составлении деловых документов вы сначала должны решить, какой формат лучше всего подходит для ваших целей.В модуле «Основы» мы узнали, что среда — это сообщение. Точно так же и в этом случае формат, который вы выбираете для своего бизнес-документа, также должен соответствовать цели вашего сообщения. Например, электронное письмо может считаться полуформальным в зависимости от аудитории и цели; деловое письмо, как и служебные записки, факсы и короткие отчеты, обычно считается достаточно формальным. Зная, что вы недавно узнали об общих типах деловых документов, вы должны помнить о том, что выбранный вами формат сообщает аудитории кое-что об информации, которую они будут получать, и о том, насколько важно или серьезно для них обращать на нее внимание.

После того, как вы выбрали подходящий формат для своего сообщения, также важно убедиться в правильности форматирования. Например, если вы собираетесь отправить памятку, она не должна выглядеть как неформальное электронное письмо или деловое письмо; он должен содержать все соответствующие элементы памятки, о которых вы узнали в предыдущем разделе. Читателю должно быть ясно, какой формат вы используете, и вы можете сделать это очевидным, обеспечив соответствующее форматирование вашего документа.

Аудитория

В модуле «Основы» вы узнали, как важно знать свою аудиторию для создания эффективных коммуникаций.Это как никогда верно при написании деловых документов. Кому вы пишете, может быть один или несколько человек. Выбранный вами формат может упростить доступ к вашему документу другим людям (например, по электронной почте) и включать вторичную и скрытую аудитории. Но в деловой переписке, конечно, ваша основная аудитория остается центральной для ваших сообщений. Полезный подход, который используют некоторые коммуникаторы, — это попытаться поставить себя на место основной аудитории и спросить: что это для меня? или Почему я должен волноваться? или и что? Определение аудитории и осведомленность об их потребностях поможет вам составить документ, который с большей вероятностью вызовет их интерес.

Стиль

Стиль и тон часто считаются взаимозаменяемыми, и между ними есть некоторые нечеткие различия. Но для наших целей стиль относится к таким элементам, как активное и пассивное письмо, различная длина предложений, последовательность, разнообразие употребления слов и варианты пунктуации. Стиль придает вашему письму индивидуальность в сочетании с тоном. Как и в случае с аудиторией и форматом, важно, чтобы выбранный вами стиль соответствовал предполагаемой цели вашего сообщения.

Тон

В некотором смысле похожий на стиль, тон относится к чувству, которое ваша аудитория испытает, когда расшифрует ваш документ. Здесь вы спросите себя, является ли ваш тон формальным, неформальным, позитивным, негативным, вежливым, прямым или косвенным. Цель того, чтобы задать себе этот вопрос, — определить, подходит ли этот тон цели вашего предполагаемого сообщения или иным образом усиливает его.

Аббревиатура FAST не только помогает понять важность выбора правильного формата, запоминания вашей аудитории и обеспечения соответствующего стиля и тона, но также помогает вам помнить, что в деловой переписке важно быстро перейти к делу!

Вот удобный инструмент, который вы можете использовать во время написания, чтобы не забывать использовать и включать принципы FAST.

Заключение

Эта глава, посвященная написанию рабочих документов, началась с обзора написания твердых абзацев, включающих такие элементы, как хорошее тематическое предложение, текст и заключение. Затем вы узнали, как подготовить рабочий документ, начиная с плана и решая, какой рабочий документ использовать. Вы узнали и видели примеры электронных писем, служебных записок, деловых писем, титульных листов факсов и кратких отчетов. Наконец, вы познакомились с аббревиатурой FAST как с инструментом, позволяющим не упускать из виду ваш документ и выбор контента в отношении формата, аудитории, стиля и тона.

С этими новыми знаниями вы должны быть на пути к оттачиванию своих навыков письма на рабочем месте, которые будут дополнительно улучшены в следующем разделе, посвященном редактированию документов на рабочем месте.

Элементы пунктов

  • тематическое предложение
  • кузов
  • выводы

Рабочие документы

  • Электронная почта — это электронный носитель, который часто используется для отправки писем, служебных записок или менее формального письменного общения.
  • Письма обычно представляют собой довольно формальные короткие печатные сообщения, часто используемые для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
  • Заметки — это краткие документы, используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников в принятии бизнес-решений относительно политики, процедур или действий.
  • Титульные листы факса всегда должны содержать полную информацию о содержании, отправителе, получателе и количестве страниц. Отправка факсов важна как безопасный способ передачи конфиденциальных документов.
  • Краткие отчеты могут сообщать о ходе выполнения, резюмировать информацию или рекомендовать. Они состоят из 10 общих элементов и занимают не более четырех страниц.

Проверьте свое понимание

Гаффи, М. (2008). Основы делового общения (7-е изд.). Мейсон, Огайо: Томсон / Уодсворт.

Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

.

Заявление об авторстве (написание рабочих документов)

Эта глава представляет собой ремикс, содержащий контент из различных источников, опубликованный под различными открытыми лицензиями, включая следующие:

Содержание раздела

Проверьте свое понимание

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ