Порядок выставления счета на оплату: Правила оформления счета на оплату

Содержание

Правила оформления счета на оплату

Как правильно оформить счет на оплату, чтобы у плательщика не возникло вопросов? Нужно ли использовать унифицированный бланк или можно разработать свою форму? Ответы на эти вопросы мы приведем в данной статье.

Для чего нужно оформление счета

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.

Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.

Как составить счет на оплату

Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.

Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:

Кто и кому выставляет счет.
За что требуется оплата.
Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).

Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).

Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты

В счет на оплату вносят следующие реквизиты:

Наименование документа «Счет на оплату».
Данные поставщика. Они включают в себя полное его наименование и банковские реквизиты для перечисления денежных средств. К внесению этих данных нужно отнестись очень внимательно – если в них есть ошибка, то платеж покупателя не пропустит банк.
Наименование покупателя (Ф.И.О. для ИП и физлиц). Для полной идентификации покупателя сюда нужно добавить его юридический адрес и ИНН/КПП, можно внести банковские реквизиты.
Дата выставления счета и его порядковый номер.
Предмет оплаты и его стоимость. Как правило, данная информация оформляется в виде таблицы, в которой указываются: наименование товара (услуги), единица измерения, стоимость единицы, НДС (при необходимости), или «Без НДС», конечная стоимость товаров (услуг). Итоговая сумма пишется цифрами и прописью.
Подписи должностных лиц, удостоверяющие информацию, содержащуюся в счете. Обычно в этом качестве указывают главного бухгалтера и руководителя, но на практике они могут делегировать данные полномочия другому ответственному работнику, согласно соответствующему приказу руководителя.
Печать ставится только при ее наличии. На этот документ не обязательно ставится гербовая печать, поэтому допустимо поставить оттиск печатей для внутреннего пользования (например, «Для финансовых документов», «Бухгалтерия» и т.д.).

Создать счет на оплату можно и с помощью специализированных программ на основании внесенных первичных документов (договоров, товарных накладных и т.

д.). Один экземпляр счета передается покупателю, а второй остается у продавца (поставщика).

Заполненный образец счета на оплату можно посмотреть здесь.

Оформление счетов на оплату не является прямой обязанностью поставщика. Счет не относится к первичным документам, а служит указанием на то, что поставщик ждет оплаты. Форма этого документа определяется на усмотрение предприятия, которое выставляет счет, но она должна содержать все реквизиты, которые позволяют конкретизировать, кому и за что нужно произвести оплату.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ.

С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

Счёт на оплату | это. Что такое Счёт на оплату?

Применение счета на оплату законом не регламентировано. Унифицированной формы нет. Реквизиты счетов каждый устанавливает самостоятельно.

20 апр. 2023 2 16824
✅ Пишите нам , что вас интересует ? Мы быстро выложим актуальную и нужную вам информацию.

Очень подробно рассмотрим важные вопросы по теме:

Счет на оплату услуг, пример и образец бланка, шаблон скачать бесплатно;
Формат excel (в эксель) и Word (форма в ворд, doc) с НДС фото;
Как правильно сделать, выписать и выставить коносамент для оплаты;
Правила оформления от ИП по безналу за услуги, грузоперевозки на патенте без НДС от ИП и ООО на р/с;
Когда выставляется и как создать бланк документа на оплату услуг, товаров;
Как выписать СЧЕТ на ОПЛАТУ выполненных УСЛУГ.
Нужна ли печать, какая программа, подскажите, пожалуйста;
Гарантийное письмо об оплате образец (.docx 20Кб) . КБК не ставиться. Как перевыставить документ.

Ниже Вы можете бесплатно заполнить счет на оплату и распечатать или выставить счет контрагенту, при этом программа сама высчитает стоимость товаров рассчитает при необходимости НДС и заполнит все графы бланка.

Зарегистрируйтесь и получите возможность сохранять формы (для их автозаполнения) созданных Вами бланков счетов на оплату.
После регистрации и сохранения бланка, на этом месте появится список сохраненных Вами форм.

Интернет ресурс «Service-Online.su» разработан для свободного и бесплатного использования. На этом сайте никогда не будет вирусов или других вредоносных программ. Наша задача упростить вашу работу и постараться помочь Вам по мере своих сил.
Данный сайт является бесплатным сервисом предназначенным облегчить Вашу работу. На сайте представлено большое количество бланков которые удобно заполнять и распечатывать онлайн, сервисов по работе с текстами и многое другое.
Материалы сайта носят справочный характер, предназначены только для ознакомления и не являются точным официальным источником. При заполнении реквизитов необходимо убедиться в их достоверности сверив с официальными источниками. © Service-Online.SU 2013-2023
По всем вопросам обращайтесь на почту:
Политика в отношении обработки персональных данных
Согласие субъекта на обработку персональных данных
Согласие на получение информационной и рекламной рассылки

Реквизиты получателя денежных средств

Реквизитам поставщика нужно уделять особое внимание. От правильности их внесения в документ зависит своевременность получения оплаты и отсутствие конфликтных ситуаций с контрагентами. Обычно счет на оплату содержит следующие реквизиты получателя денежных средств, необходимые для проведения соответствующих финансовых операций:

Наименование организации-получателя денежных средств.
ИНН (иногда рядом указывают и КПП организации, хотя эти данные и не являются обязательными).
Номер расчетного счета получателя денежных средств.
Наименование того банка, где открыт расчетный счет поставщика.
БИК банка.
Корреспондентский счет банка.

Данные реквизиты необходимы для проведения в банке платежного поручения, сделанного покупателем. В их перечень не входит адрес организации и ее телефон. Однако выписать счет на оплату лучше с указанием этих данных. Особенно необходим телефон организации. Указывать лучше номер непосредственно того человека, который выставляет счет. Ведь договор между покупателем и поставщиком может заключаться в отделе снабжения, а оплата производится бухгалтерией. В этом случае у ее сотрудника могут возникнуть различные вопросы при составлении платежного поручения, которые можно легко решить в телефонном режиме.

Примечания

↑Федеральный закон РФ о бухгалтерском учёте N 129-ФЗ. Статья 9 пункт 2. Первичные учётные документы.
↑Журнал «Бухгалтерский вестник». Обязательна ли подпись главного бухгалтера на бланке счёта на оплату?

Счёт-фактура
Акт выполненных работ/услуг
Товарная накладная (ТОРГ-12)
Товарно-транспортная накладная (ТТН)
Квитанция

Счет на оплату без НДС

При оформлении счетов особое внимание следует уделить НДС. Когда продавец применяет общий режим налогообложения и платит налог на добавленную стоимость, то в счете этот факт отображается отдельной строкой. Обычно внизу таблицы с перечнем товаров или услуг ставится — «в том числе НДС», это означает НДС включен в общую стоимость сделки или строка «НДС сверху», указывающая на начисление налога сверх стоимости сделки, т.е. отдельно.

Для правильного расчета НДС можете воспользоваться нашим онлайн-калькулятором НДС.

Когда организация не платит НДС, то в счете прописывается «Без НДС» и может указываться причина освобождения, например, «организация освобождена от уплаты НДС по статье…», «организация применяет упрощенный налоговый режим» и другое. Если организации требуется отслеживание сроков оплаты по выставленным клиентам счетам или нужна проверка ранее свершенной сделки, то им необходима систематизация счетов. Это может быть журнал или иной документ для фиксирования счетов на оплату. Формы для такого рода журналов нет, по этому организации вправе сами разработать форму документа. Как правило в нем отражаются основные реквизиты документа, номер и дата выставления.

Как выписать счет в 1С «Предприятие»

Чтобы выписать счет в программе 1С «Предприятие», необходимо выбрать пункт «Счет» в меню «Продажи». Поле «Номер счета» надо оставить пустым, поскольку оно заполнится автоматически – документу присвоится соответствующий порядковый номер. Текущую дату создания счета, которая выставляется по умолчанию, при необходимости можно изменить. Если в установленной программе ведется учет по нескольким фирмам, то в поле «Организация» следует выбрать нужную, и ее реквизиты проставятся автоматически.

Чтобы выбрать контрагента, надо воспользоваться соответствующим меню – перечень появится после нажатия на представляющую собой квадрат с тремя точками кнопку выбора. Для заполнения поля «Договор» понадобится документ, на основании которого осуществляется продажа; пункт «Вид договора» должен получить значение «С покупателем». Чтобы облегчить впоследствии задачу, целесообразно при работе с контрагентом заполнять справочник – добавлять на вкладку «Счета и договоры» реквизиты каждого нового договора.

Также соответствующей информацией необходимо заполнить поля «Склад» и «Банковский счет». В последнем случае нужно указать р/с, на который покупатель перечислит средства (по умолчанию ставится основной счет предприятия). После этого «шапку» можно считать заполненной – и переходить к основной части задачи о том, как выписать счет на оплату, – составлению таблицы.

Чтобы представить требуемую информацию в табличной форме, следует воспользоваться меню «Подбор» на вкладке «Товары». Алгоритм действий выглядит следующим образом.

В верхней части страницы выбирается параметр, по которому нужно произвести подбор (поле «Подбор», затем – «Остатки номенклатуры»).
В средней части формы двойным кликом выбирается группа номенклатуры, из которой необходимо выбрать товар.
В нижней части формы двойным кликом задается нужная номенклатура, после чего последовательно выбираются все наименования товаров. Теперь «Подбор» можно закрывать.

После произведенных манипуляций следует проставить количество товара (по каждому), цену за единицу, НДС (если фирма работает с ним) – а итоговая сумма посчитается автоматически.

В случае продажи услуг алгоритм действий аналогичный – только работать необходимо на вкладке «Услуги». К слову, при заполнении справочника номенклатуры необходимо не забывать маркировать каждую внесенную услугу именно как услугу – иначе она будет считаться товаром.

Чтобы сохранить документ и отправить его на печать, нужно нажать на кнопку «Записать». Затем счет подписывается уполномоченными лицами – и можно выставлять его покупателю.

Как заполнить счет на оплату?

Шаблон счета на перевод денег не занесен в перечень унифицированных документов, утвержденных нормативами РФ. Поэтому, учреждение или ИП может разрабатывать свой вариант бланка самостоятельно, с включением в него необходимых реквизитов.

При выписывании счета на перевод суммы требуется включить следующие данные:

Номер счета (считается с начала года) и время его заполнения.
Наименование субъекта предпринимательской деятельности (продавца) с отображением его реквизитов.
Те же сведения, что и в предыдущей строке – получателя.
Данные о сделке с отображением названия, ед. измерения, количества, цены и суммы.
Сведения об НДС.
Время действия счета (при надобности).
Подписи руководителя учреждения (ИП) и гл. бухгалтера (печать не обязательна).

Оформление счета не должно создавать каких-либо проблем, так его заполнение подобно оформлению любых деловых документов.

Реквизиты о получателе денег отображается в верхнем разделе бланка. Здесь отображается:

Полное название учреждения
ИНН и КПП Исполнитель (получатель)
Банковские реквизиты
Номер р/счёта.

Затем посередине строчки записывается наименование документа «СЧЕТ», его номер и время выдачи.
Потом заносятся сведения о получателе бланка (он же Заказчик): – тут можно отобразить только наименование учреждения.
В следующей части бланка заполняется сведения о выполненной операции с перечислением списка в табличной форме, где:

В первой колонке таблицы записывается номер по порядку продукта или операции.
Во второй колонке – наименование продукта или операции.
В третьей колонке указывается ед. измерения.
В следующей колонке отображается количество.
Пятая колонка отображает цену ед. товара, работы
И наконец в заключительной колонке проставляется сумма.

Если учреждение – плательщик НДС, то это отображается в бланке и заполняется значение. Для неплательщика НДС данная строка пропускается.
Ниже (справа) отображается итоговая сумма отпущенного товара или выполненных работ, и в конце итоговая сумма подтверждается прописью.

Все – бланк заполнен и направляется руководству для подписи.

Если по условиям договора покупатель обязан произвести предоплату, первым будет выставлен счет. На основании его бухгалтер сформирует весь пакет документов на поставку. А именно, выпишет товарную накладную, накладную на отпуск со склада, счет-фактуру.

Если же оплата идет по факту поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), то счет на оплату формируется на основании отгрузочных документов (тот же пакет документов, что и выше).

Все эти бумаги взаимосвязаны и обычно имеют один порядковый номер, что очень упрощает отслеживание и контроль товарных операций.

Некоторые организации номер счета используют как внутреннюю кодировку для операций поставки. Цифры и буквы в нем не беспорядочные, как кажется на первый взгляд, а несут информацию о партии товара, материально-ответственном лице, складе и тому подобное.

Обязательные реквизиты бланка, служащего для счета на оплату

Итак, унифицированной формы бланка счета на оплату не установлено. Также к такому документу не предъявляются требования п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ о содержании обязательных реквизитов. Кроме того, сам факт выставления счета еще не является финансовым событием, т. к. счет может быть перевыставлен или не оплачен. Однако для того, чтобы покупатель смог правильно оплатить счет, в нем обязательно следует указать:

наименование и ИНН поставщика;
платежные реквизиты поставщика;
наименование и ИНН покупателя.

Без указания этих реквизитов покупатель просто не сможет совершить платеж.

Также продавец может указать в счете и дополнительные реквизиты. Об этом мы поговорим далее.

Счет на предоплату как договор

Как правило, в договоре поставки стороны прописывают обязанность поставщика выставить счет на внесение предоплаты либо на оплату уже отгруженных товаров. Следовательно, выставление счета — это одно из действий поставщика по исполнению своего обязательства по договору.

Однако встречаются ситуации, когда в силу особенностей организации торговли выставление счета выступает как оферта, а оплата счета рассматривается как акцепт оферты (Постановления ФАС ЗСО от 23.06.2009 N Ф04-3677/2009(9195-А45-4), ФАС УО от 21.10.2009 N Ф09-8079/09-С3, ФАС СЗО от 17.12.2008 N А56-9218/2008, ФАС ПО от 12.02.2008 N А57-19204/05-15). Так, согласно п. 2 ст. 437 ГК РФ содержащее все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто отзовется, признается офертой (публичная оферта). В свою очередь, совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) в общем случае считается акцептом (п. 3 ст. 438 ГК РФ). Например, торговые организации, работающие через электронные площадки, размещают на своей интернет-страничке приглашение потенциальным покупателям самостоятельно сформировать счет (выбрать необходимые товары, указать способ оплаты, способ доставки и иные условия поставки), распечатать его и оплатить. Как только потенциальный покупатель оплатил счет, у продавца возникает обязанность поставить ему товар на согласованных в счете условиях.

Примечание. В описанной ситуации продавец, как правило, указывает так называемый срок действия счета, по истечении которого счет аннулируется и поступившая по нему оплата не рассматривается как акцепт оферты и не влечет возникновения встречного обязательства продавца. Данное условие продиктовано необходимостью продавца обеспечить наличие товара, на оплату которого выставлен счет. Устанавливая в счете сроки поставки, продавец должен их соблюсти, следовательно, он вынужден зарезервировать этот товар в ожидании платы от покупателя. Если в установленный в счете срок плата не поступила, товар исключается из резерва.

В указанной ситуации счет рассматривается как письменная форма договора. Однако, чтобы счет стал договором, он должен содержать все существенные условия договора. В отношении договора поставки — условие о товаре (наименование, количество) и сроки поставки (например, в течение десяти дней после поступления оплаты по счету) . В отсутствие в счете существенных условий выставление счета и его оплата не приводят к заключению договора (Постановления ФАС МО от 28.09.2009 N КГ-А40/9509-09, Девятого арбитражного апелляционного суда от 16.03.2009 N 09АП-1882/2009, 09АП-2292/2009).

О ситуации, когда счет-договор может дать покупателю право на вычет НДС, уплаченного в составе предоплаты, читайте в статье «НДС с предоплаты. Комментарий Минфина», N 4, 2009.

В счете-договоре также должны быть указаны все реквизиты покупателя, идентифицирующие его как сторону договора. Счет-договор следует рассматривать как документ, подтверждающий расходы для целей исчисления налога на прибыль при условии соответствия его требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам.

Особо подчеркнем, что покупатель вправе оплатить лишь часть товаров, указанных в счете (в платежном поручении в графе «Основание платежа» следует отметить оплачиваемый товар). Это действие все равно будет считаться акцептом оферты, и договор признается заключенным в части оплаченных товаров, естественно, при отсутствии возражений со стороны поставщика по количеству товаров, подлежащих передаче (Постановление ФАС ЗСО от 02.06.2009 N Ф04-3136/2009(7440-А45-11)). Такой вывод основан на п. 58 Постановления Пленума ВС РФ N 6, Пленума ВАС РФ N 8 от 01.07.1996, согласно которому для признания соответствующих действий адресата оферты акцептом Кодекс не требует выполнения условий оферты в полном объеме. В этих целях для квалификации указанных действий в качестве акцепта достаточно, чтобы лицо, получившее оферту (в том числе проект договора), приступило к ее исполнению на условиях, указанных в оферте и в установленный для ее акцепта срок.

Если же потенциальный покупатель внесет поставщику часть суммы по счету, которую невозможно квалифицировать как плату за часть товара, договор нельзя считать заключенным и поставщик не обязан передавать товар покупателю (Постановление ФАС СЗО от 12.10.2009 N А05-4696/2009).

В рассматриваемой ситуации, когда счет одновременно рассматривается как договор в письменной форме, на него распространяются требования ст. 160 ГК РФ. В силу п. 2 указанной статьи использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Поэтому отсутствие в счете указания, что использование факсимильной связи приравнивается к соблюдению письменной формы сделки, влечет необходимость передачи покупателю оригинала счета (с «живой» подписью продавца).

Счет на оплату — нужен или нет

Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
если выставление счета прописано в договоре;
если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

Как выставить счёт на оплату

Воспользуйтесь одним из популярных способов:

Сформируйте счёт в бухгалтерской программе.
Скачайте готовый бланк и внесите туда нужные данные, либо заполните распечатанный бланк от руки. Такой счёт обычно оформляется в двух экземплярах: один отправляют покупателю, а другой хранится у продавца. Несмотря на необязательность этого документа, в случае судебных споров он может иметь юридическую силу.
Воспользуйтесь одним из онлайн-сервисов, которые автоматизируют выставление электронных счетов.
Примите оплату от юрлица без выставления счёта — через B2B-платежи от ЮKassa.
Если вам нужно выставить счёт физическому лицу, сделайте это из личного кабинета ЮKassa.

Заполнение бланка

В таком документе, как счет на оплату, необходимо обязательное включение таких данных:

Порядковый регистрационный номер документа, а также дата его составления. Эти данные заполняются в отделе бухгалтерии, которая учитывает их за текущий год.
Реквизиты для осуществления платежа со стороны продавца, которому необходимо выставить счет покупателю. В него должно входить полное наименование организации, а также ее юридический адрес. Сюда относятся банковские реквизиты предприятия, которым в дальнейшем покупатель будет пользоваться для перечисления финансовых средств.

Проверка данных

Стоит отметить, что каждая организация может прописать в документе дополнительную информацию, необходимую для той или иной стороны. В некоторых случаях одна из организаций может потребовать внести графу «Срок оплаты». Ее необходимо прописать сразу после стоимости товара или услуги.

По мнению экономических экспертов, чем больше условий включается в счет на оплату, тем больше документ приближен к оформлению договора о сотрудничестве организаций.

Срок оплаты

Как выставить счет и правильно отобразить срок оплаты? Срок, в который должна быть осуществлена оплата, может указываться как в самом документе, так и непосредственно в договоре. Если цена и срок оплаты зафиксированы в договоре, то сторона, которая его выставляет, не вправе изменить стоимость.

Если в счете нет срока, в который должна быть произведена оплата, то это не является нарушением. Хотя на практике, могут возникнуть определенные трудности с «выбиванием» оплаты. В таких случаях, чаще всего сроки прописываются в договоре. Если договора нет, то у стороны, которая должна провести оплату есть шанс самостоятельно определить, когда она оплатит.

Момент оплаты также может определяться определенным образом. К примеру, датой получения счета или получения товара. В любом случае сторона, выставляющая счет на оплату и определяющая в нем сроки расчетов, гарантирует другой стороне, что в этот срок стоимость товара или услуги не будет повышена.

На самом деле, никаких проблем с выставлением счета ИП к ООО не должно возникать. Потенциальный клиент связывается с ИП, сообщает о своем желании приобрести конкретный товар и его количество. Продавец на основании письменной или устной заявки формирует счета и передает их на оплату контрагенту. Сторона, получившая счет и согласившаяся на его оплату, переводит денежные средства на банковский счет поставщика и получает свой товар.

Что такое обработка счетов? | NetSuite

Обработка счета-фактуры включает в себя полный цикл получения счета-фактуры от поставщика, его утверждения, установления даты перевода, оплаты счета-фактуры и последующей регистрации в главной книге. Это важный аспект ведения бизнеса.

Когда счета поставщика не оплачиваются вовремя, это может прервать ваш входящий поток услуг, материалов и сырья и повредить вашим отношениям с поставщиками. Один или два пропущенных платежа можно простить, но дальнейшее опоздание нанесет ущерб вашему бизнесу.

Благодаря достижениям в области технологий отговорки вроде «чек уже по почте» больше не работают, когда дело доходит до обработки счетов. Ваши поставщики знают, что большинство компаний используют тот или иной тип автоматизированной системы для получения и регистрации своих счетов и размещения этих счетов в конвейере оплаты.

Если ваши поставщики не получат своевременных платежей, они примут меры для защиты своих балансовых отчетов.

Что такое обработка счетов?

Отслеживание и оплата счетов поставщиков, обработка счетов — это ряд шагов, которые выполняются с момента получения счета поставщика до его оплаты и регистрации в главной книге.

Независимо от того, получен ли счет по почте, в виде PDF-файла, прикрепленного к электронному письму, или в виде электронного счета, содержащаяся в нем информация должна быть сначала вручную или автоматически отсканирована в вашу систему учета. Оттуда счет проходит через определенный рабочий процесс утверждения и оплаты.

Ключевые выводы

Без эффективного рабочего процесса обработки счетов счета не будут оплачиваться своевременно.
Проверяйте точность всех счетов-фактур поставщиков по мере их получения, чтобы убедиться, что товары или услуги, по которым выставляется счет, были получены.
Направляйте счета соответствующим утверждающим до планирования их оплаты.
Если есть расхождения в начисленных суммах или полученных количествах, устраните их на ранней стадии процесса, чтобы счета не оплачивались неправильно.
После оплаты счета его следует внести в главную книгу.

Видео: объяснение обработки счетов

Рабочий процесс обработки счетов

Важно наладить эффективный рабочий процесс обработки счетов. На базовом уровне этот рабочий процесс включает:

Получение счета-фактуры: Бухгалтерия проверит, что продукт или услуга были закуплены. Затем он сопоставит выставленную сумму с суммой в исходном заказе на покупку (PO). Если есть несоответствие в начисленных суммах (по сравнению с заказом на поставку), проблема должна быть решена с поставщиком до того, как счет-фактура будет направлен на утверждение.

Утверждение счета: Если информация верна, счет направляется на утверждение в соответствии с политикой компании.

Оплата счета : После утверждения счет будет установлен для оплаты на условиях, согласованных с поставщиком. В некоторых случаях компании могут решить оплатить счет досрочно, чтобы воспользоваться скидкой (например, 1% нетто 10 или экономия 1%, если вы оплачиваете счет в течение 10 дней или раньше).

Наличие налаженного рабочего процесса обработки счетов сделает ваш отдел кредиторской задолженности более эффективным, поскольку он отслеживает задолженность перед поставщиками, обеспечивает надлежащее утверждение платежей и обрабатывает платежи. Точная информация о кредиторской задолженности необходима для составления точного баланса.

Когда можно обработать счет?

Счет может быть обработан для оплаты после того, как все вышеперечисленные шаги будут выполнены, а счет будет утвержден и введен в систему.

Как обработать счет на оплату?

Что такое проводка журнала для обработки счетов?

После получения счета поставщика его необходимо ввести в систему учета вашей компании. Отраженная в балансе как обязательство, сумма счета становится кредиторской задолженностью (AP) и обычно зачитывается как расход в отчете о прибылях и убытках.

Как ввести счет в систему расчетов с кредиторами за 5 шагов

Используйте эти пять простых шагов, чтобы ввести счет в систему расчетов с поставщиками:

После того, как счет-фактура будет утвержден (используя шаги, описанные выше), введите счет-фактуру в качестве кредита на счет кредиторской задолженности вашей главной бухгалтерской книги.
После ввода позиция классифицируется как «открытая накладная».
Введите дату платежа по счету на основе заранее определенных условий (рассмотрите возможность использования любых предоставленных скидок).
Дебетовать сумму на соответствующие счета (большинство статей АП отражаются как расходы в отчете о прибылях и убытках, но бывают случаи, когда зачет может быть отнесен на предоплаченные активы или основные средства).
После того, как открытый счет был оплачен, он удаляется из кредиторской задолженности с дебетом и зачетным кредитом наличными.

Автоматизация обработки счетов

Ручная обработка счетов требует много времени, денег и подвержена ошибкам. По оценкам Levvel Research, 50% фирм еще не автоматизировали свои процессы кредиторской задолженности, в то время как 24% сканируют и отправляют свои счета по электронной почте, а 23% полагаются на ручные процессы. Затраты, связанные с этими ручными процессами, высоки: там, где ручная обработка счета стоит около 10 долларов, эти расходы резко падают на 79 долларов.% до $2,07 за счет при внедрении программного обеспечения для автоматизации обработки счетов.

Благодаря автоматизации процесса управления счетами группы бухгалтеров могут:

Постоянно быстрее и эффективнее обрабатывать счета поставщиков.
Избегайте потери счетов-фактур и необходимости искать или возвращаться к поставщикам за копией этих документов.
Устранение штрафов за просрочку платежа, взимаемых поставщиками в случае несвоевременной оплаты счетов.
Воспользуйтесь скидками за досрочную оплату, которые многие поставщики предлагают в обмен на оплату счетов в течение 10–15 дней с момента их получения.
Искорените ручной повторный ввод данных в нескольких системах, который требует времени, рабочей силы и усилий.
Поддерживайте хорошие отношения с поставщиками в мире, где следующий клиент находится буквально в одном касании экрана или щелчке мыши.

Поддерживайте движение цепочки поставок, гарантируя, что поставщики будут получать оплату, а материалы/запасы поступают в вашу компанию в соответствии с ожиданиями.
Сосредоточьтесь на более важных проектах, от которых зависит успех бизнеса (вместо повторяющихся задач по вводу данных).

Программное обеспечение для автоматизации обработки счетов

Программное обеспечение для автоматизированной обработки счетов позволяет компаниям применять более «автоматический» подход к управлению кредиторской задолженностью. Это также помогает освободить бухгалтерские отделы, чтобы они могли сосредоточиться на более важных задачах. Ключевые функциональные возможности программного обеспечения включают стандартизированное кодирование, автоматизированные рабочие процессы утверждения и информационные панели, которые показывают, каким поставщикам были оплачены, какие счета установлены для оплаты, а какие еще необходимо утвердить.

Некоторые платформы автоматизации обработки счетов напрямую интегрируются с платформами ERP, что помогает повысить точность и своевременность платежей. Упрощая процесс работы с кредиторской задолженностью, эти программные платформы помогают организациям улучшить управление денежными средствами и ускорить процесс финансового закрытия.

Что такое обработка счетов? Определение, этапы, блок-схема и программное обеспечение

Обработка счетов Определение

Обработка счетов по определению — это бизнес-функция, выполняемая отделом кредиторской задолженности, которая состоит из ряда шагов по управлению счетами поставщиков или поставщиков от получения до оплаты и регистрируется в Главная бухгалтерская книга. Обработка счетов часто выполняется с помощью программного обеспечения, и ее обычно называют автоматизированной обработкой счетов или автоматизацией счетов для краткости. Блок-схема обработки счетов — это структурированное руководство, подробно описывающее шаги по обработке счетов поставщика счетами к оплате.

Вот шаги для обработки счета:

Захват, код главной книги (GL) и сопоставление подтверждающих документов , таких как заказ на покупку и/или квитанция о доставке
Отправка счетов авторизованным утверждающим для утверждения или отклонения счетов
Авторизация и отправка счетов на оплату в финансовой системе
Обработка счетов-фактур для оплаты с помощью распространенных способов оплаты, таких как чек, ACH или банковский перевод
Архивировать счета-фактуры и платежную информацию
в GL и для целей аудита

Преимущества автоматизированной обработки счетов

Программное обеспечение для автоматизированной обработки счетов используется отделом расчетов с поставщиками для оптимизации процессов выставления счетов, расширения контроля над внутренними функциями обработки с функциями отслеживания и повышения скорости обработки счетов поставщиков. Программное обеспечение для автоматической обработки счетов похоже на AP Automation. Эти автоматизированные системы обработки счетов помогают группам по работе с кредиторами автоматизировать сбор, кодирование и отправку счетов на утверждение в дополнение к автоматическому назначению утверждающих и отправке счетов в финансовые системы для оплаты.

Руководство по программному обеспечению для обработки счетов

В этом руководстве мы обсуждаем, как инструменты автоматизации обработки счетов позволяют отделам счетов к оплате (AP) сохранять свои текущие рабочие процессы и как технология AP оптимизирует существующие процессы выставления счетов. Если вы хотите оптимизировать работу отдела по работе с кредиторской задолженностью и сэкономить время и деньги как для своей организации, так и для группы AP, вот подробное руководство по обработке счетов:

1. Безбумажная обработка счетов

Откровенно говоря, если вы не хотите отказываться от бумажных документов для обработки счетов, ваши возможности по оптимизации функции AP будут ограничены. Переход на безбумажный начинается со счетов, которые вы получаете от своих поставщиков, но если они не желают отправлять электронные счета (электронные счета-фактуры), у вас есть два варианта. Во-первых, убедить своих поставщиков выставлять счета в электронном виде, указав на все преимущества. Второй — сканировать счета поставщиков в систему автоматизации вашей точки доступа.

2. Централизуйте свои данные и процессы

Прелесть безбумажной функции AP (помимо сохранения деревьев) заключается в том, что когда все становится цифровым, счета-фактуры превращаются в полезные данные для автоматизации рабочих процессов, возможностей интеграции и унифицированных коммуникаций поверх счета-фактуры.

Например, рассмотрим автоматизацию кредиторской задолженности QuickBooks. Допустим, в вашей системе есть счет, который необходимо проверить. Если заказ на поставку (PO) можно извлечь из вашей интегрированной системы учета, ваше программное обеспечение для автоматизации счетов поможет сопоставить данные вашего счета с заказом на покупку, чтобы убедиться, что он действителен. Тем самым предоставив вашим утверждающим достаточно документации для более быстрого принятия решения по самому счету.

Но если ваши данные, документы и инструменты находятся в разных системах и не могут быть интегрированы, вам придется дублировать усилия и вручную вводить данные, чтобы обеспечить учет и обработку ваших счетов. Как только все окажется под одной крышей, вы сможете сотворить магию AP.

3. Установите (и отслеживайте!) ключевые показатели эффективности

Если вы собираетесь предпринять шаги по улучшению процессов выставления счетов с целью рационализации вашего отдела AP, вам лучше чертовски хорошо измерить свои усилия! Хорошая новость заключается в том, что если вы будете следовать двум рекомендациям, перечисленным выше, установить ключевые показатели эффективности станет проще.

Безбумажные системы отслеживают все и создают метки времени, когда произошли действия. Это оставляет контрольный след, который легко найти с помощью расширенного поиска и отчетности.

Журналы аудита обеспечивают большую отчетность и контроль, регистрируя все действия в средней ленте , чтобы все пользователи находились на одной странице, а действия можно было проверить, если это необходимо для справки позже.

Еще один способ отслеживать ключевые показатели эффективности — использовать функции отчетности, доступные на панели управления счетами, которая обеспечивает общее представление обо всех действиях, связанных со счетами, и отстающих.

Если вы обнаружите повторяющиеся узкие места или процесс утверждения занимает слишком много времени, вы можете изучить его глубже и выяснить, почему это происходит. После того, как вы внесете соответствующие корректировки (например, увеличите частоту уведомлений для этого утверждающего), вы сможете отслеживать эффективность своих оптимизаций.

При определении ключевых показателей эффективности рассмотрите следующие вопросы:

Сколько времени в среднем занимает оплата счета?
Сколько времени занимает проверка и утверждение счета?
Сколько стоит обработка счета?
Как часто вы задерживаете платежи?
Как часто вы пользуетесь скидками за раннюю оплату?
Как часто вы делаете дублирующие платежи?

Вы поняли. Начните думать о своих самых больших препятствиях на пути к утопии AP, назначьте каждому препятствию метрику, а затем приступайте к работе, перемещая иглу.

4. Упростите обмен счетами

У вас когда-нибудь было ужасное чувство, что вы уже получили одобрение на счет, но просто не можете найти доказательство? Или, что еще хуже, вы получили информацию о счете, который заставляет вас усомниться в его легитимности, но опять же не можете найти документацию.

Копаться в электронных, текстовых и голосовых сообщениях — это не только трудоемкий и утомительный процесс, но и совершенно ненадежный.

Если вы собираетесь обсудить счет-фактуру в своей организации, вы действительно хотите убедиться, что все эти коммуникации происходят в удобном и централизованном месте, на которое можно будет ссылаться позже. Это также доступно в средний канал , упомянутый выше, где все сообщения о счетах централизованы от комментариев и вопросов до ответов. Это не только упрощает обмен счетами, поскольку каждый счет снабжен контекстом, но также помогает с подотчетностью.

Экономьте время и деньги, автоматизировав обработку счетов

Одна огромная ошибка, которую совершают некоторые люди при рассмотрении вопроса об автоматизации AP, состоит в том, что они рассматривают систему как двойную — 100 % автоматизации или 0 % автоматизации.

На самом деле обработка счетов состоит из нескольких более мелких процессов, некоторые из которых требуют участия человека, например, утверждение стоимости или проверка точности. В то время как другие созрели для автоматизации, такие как рабочие процессы сбора данных и утверждения счетов.

С учетом сказанного давайте выделим некоторые из процессов AP, которые идеально подходят для автоматизации, и предоставим некоторые подробности о том, как и почему. Блок-схема обработки счетов также может помочь вам выявить и устранить неэффективность.

Получение счетов-фактур

Если вы еще не внедрили автоматизацию AP для обработки счетов-фактур, есть большая вероятность, что счета-фактуры будут поступать отовсюду из разных отделов и с разных носителей — обычной почтой, по факсу, с вложениями изображений электронной почты и в электронном виде.

Скорее всего, нам не нужно сообщать вам, сколько времени ваши сотрудники тратят на сбор, организацию и сканирование счетов и насколько утомителен этот процесс, поэтому вместо этого мы скажем следующее:

Если вы можете получать счета в электронном виде , вы можете отправить все счета-фактуры поставщиков в систему автоматизации точки доступа, чтобы сэкономить время при получении счетов-фактур.

И знаете что? На самом деле у ваших поставщиков есть много преимуществ для отправки своих счетов-фактур в электронном виде.

Если ваши счета приходят в электронном виде — отлично! Программное обеспечение для автоматизации AP уникально подходит для сбора и извлечения этих данных без вмешательства человека. Это верно; вашим сотрудникам больше не нужно вручную вводить данные.

Ручной ввод данных не только утомителен для вашей команды, но и отнимает много времени и подвержен опечаткам и человеческим ошибкам. С другой стороны, программное обеспечение, предназначенное для чтения и понимания данных в счете-фактуре, является очень точным и почти мгновенным после изучения ваших процессов.

С помощью Stampli вы также можете собирать и извлекать данные счета-фактуры под заголовком, включая отдельные или настраиваемые позиции. И если по какой-то причине ваши поставщики еще не отправляют электронные счета, вы все равно можете сканировать свои документы, и Stampli извлечет данные с помощью OCR с невероятной точностью.

Кодирование главной книги

Поскольку вы уже используете программное обеспечение для извлечения данных из своих счетов, почему бы не закодировать его? Благодаря интеграции API ваша платформа автоматизации AP будет синхронизирована с вашей финансовой системой, чтобы классифицировать ваши счета и автоматически кодировать их с вашими счетами главной книги.

Трехстороннее сопоставление

Проверка счетов — огромная ответственность для отдела AP — именно так мы избегаем дублирования и мошеннических платежей. Однако при утверждении счетов вручную проверки занимают много времени, а трехстороннее сопоставление может быть почти невозможным для счетов, в которых отсутствует такая информация, как номер заказа на поставку.

Благодаря автоматизации AP программное обеспечение может автоматически считывать данные в счетах-фактурах и искать в своей центральной базе данных соответствующие данные в заказах на поставку или других подтверждающих документах. Кроме того, если ваш поставщик забыл указать номер заказа на покупку, вы можете искать открытые заказы на покупку в своих интегрированных системах учета с помощью решений AP, таких как Stampli.

Программное обеспечение для обработки счетов маршрутизации и утверждения

Если счет теперь находится в вашей системе, он правильно закодирован, почему бы просто автоматически не отправить его человеку, который должен его утвердить? Подумайте об альтернативе:

После кодирования один из членов вашей команды AP должен напечатать электронное письмо коллеге из другого отдела, прикрепить счет, а затем отправить электронное письмо… своими руками? Это практически варварство.

Благодаря платформе автоматизации AP система согласуется с вашими рабочими процессами утверждения обработки счетов, и все, что нужно сделать AP, — это просмотреть любые предложения и проверить их. Более того, если кто-то ушел из компании или находится в отпуске по семейным обстоятельствам, добавить/удалить утверждающих очень просто. После направления на утверждение AP счет-фактура отправляется соответствующему утверждающему(-им) в правильном порядке. Использование автоматизации для маршрутизации утверждений, включая последующие уведомления, может значительно сократить время, необходимое для утверждения счета.

С программным обеспечением Stampli обработка счетов осуществляется централизованно, при этом все утверждения и обмен данными происходят «поверх» фактического счета, поэтому, если есть проблема, которую необходимо решить, обработчик или утверждающий может делать примечания в контексте фактического счета. — больше не нужно копаться в отдельных письмах, чтобы выяснить, почему что-то еще не одобрено.

Программное обеспечение для обработки счетов – просмотр утверждающего

Отправка платежа

Вся причина, по которой мы делаем то, что мы делаем в AP, заключается в том, чтобы гарантировать, что счета действительны, а поставщики получают оплату. Это требует немалых усилий, учитывая количество шагов, меры по предотвращению мошенничества с кредиторской задолженностью и количество людей, вовлеченных в жизненный цикл обработки счетов.

Итак, к тому времени, как вы выполнили весь длинный список задач и все в порядке с процессами выставления счетов, почему бы просто не сделать так, чтобы ваша платежная система автоматически переводила средства?

После успешного завершения шагов проверки и утверждения, наряду с внутренними средствами контроля кредиторской задолженности, имеющимися в вашей организации, ваше решение для автоматизации AP должно автоматически отправлять утвержденный счет для оплаты непосредственно в вашу систему учета. Затем, когда платеж будет обработан, обновите данные обратно в вашей системе автоматизации AP.

Опять же, решение автоматизировать многие из этих задач не вызывает сомнений — компьютеры просто более точны и усердны, когда дело доходит до извлечения данных и т. д., не говоря уже о том, что ваша команда в любом случае ненавидит такую занятость. !

Поиски повышения эффективности обработки счетов AP

В современной бизнес-среде не только отделы продаж, маркетинга или операций ищут наилучший вариант, когда речь идет о технологическом стеке. Финансовые отделы также входят в число бизнес-подразделений, которые ищут лучшее программное обеспечение для автоматизированной обработки счетов, чтобы добавить больше контроля над своими внутренними процессами в удаленной реальности. В дополнение к оптимизации сбора и кодирования счетов финансовые руководители рассматривают такие функции, как интеллектуальная маршрутизация утверждений с контекстом, сохраняя при этом свои текущие процессы, даже если их рабочая сила распределена.

Поскольку кредиторская задолженность не является центром прибыли, отделы ищут другие способы создания ценности, и ключом к увеличению ценности является повышение эффективности, что означает экономию времени и снижение операционных расходов.

Автоматизация точек доступа — отличный способ сэкономить время и деньги. Но для команд AP эффективность означает нечто иное: сокращение количества невыполненных счетов для наблюдения за денежным потоком в режиме реального времени, уменьшение количества ошибок и устранение повторяющихся ручных задач с помощью технологий.

Автоматизация AP — это ключ к оптимизации рабочих процессов выставления счетов при одновременном повышении точности вашей работы. Посмотрите, как программное обеспечение Stampli для автоматизации работы с кредиторской задолженностью позволяет вам контролировать счета и обработку счетов.

Часто задаваемые вопросы об обработке счетов

Для чего используется обработка счетов?

Обработка счета — это функция расчетов с поставщиками, которая обрабатывает жизненный цикл счета, состоящий из получения счета, утверждения или отклонения счета, оплаты счета и процессов архивирования счета.

Каковы шаги для обработки счета?

Вот этапы обработки счета:

Захват. Счета-фактуры поставщиков принимаются по факсу, почте, электронной почте или фиксируются системой расчетов с кредиторами.
Регистр. Счета готовятся к утверждению путем кодирования и обновления данных счета.
Отправка. Уполномоченным утверждающим отправляются счета для принятия решения об оплате.
Утверждение/отклонение. Утверждающие либо утверждают, либо отклоняют отправленный счет на оплату.
Оплата. Затем утвержденные счета обрабатываются для оплаты.
Архив. Оплаченные счета хранятся либо в картотеке, либо в онлайн-системе с историей обработки счетов для последующего использования или аудита.

Что такое программное обеспечение для обработки счетов?

Программное обеспечение для обработки счетов по сравнению с ручным бумажным процессом представляет собой цифровую технологию и используется отделом кредиторской задолженности для электронной обработки счетов поставщиков от получения до архивирования.

Порядок выставления счета на оплату: Правила оформления счета на оплату