Порядок заполнения формы 14001: Порядок заполнения формы Р14001 \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Порядок заполнения формы 14001: Порядок заполнения формы Р14001 \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Какой порядок заполнения формы Р14001 при выходе из состава учредителей НП?

Добрый день.
 
На основании ч. 2.2. ст. 17 ФЗ «О государственной регистрации лиц и индивидуальных предпринимателей»  для внесения в ЕГРЮЛ сведений, касающихся сведений об учредителях (участниках) некоммерческих корпораций, учредителях фондов и автономных некоммерческих организаций, лицо, выходящее из состава учредителей и (или) участников указанных юридических лиц, представляет в регистрирующий орган заявление о внесении изменений в единый государственный реестр юридических лиц.
В соответствии ч. 1 ст. 10 ФЗ «О государственной регистрации лиц и индивидуальных предпринимателей» в регистрирующий орган документы могут быть направлены почтовым отправлением с объявленной ценностью при его пересылке с описью вложения, представлены непосредственно либо через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее — многофункциональный центр), направлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Представление документов в регистрирующий орган непосредственно или через многофункциональный центр может быть осуществлено заявителем либо его представителем, действующим на основании нотариально удостоверенной доверенности, с приложением такой доверенности или ее копии, верность которой засвидетельствована нотариально, к представляемым документам.
Представление документов в регистрирующий орган может быть осуществлено по просьбе заявителя нотариусом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной регистрации. Указанные документы направляются в регистрирующий орган нотариусом в форме электронных документов, подписанных электронной подписью нотариуса, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет», включая единый портал государственных и муниципальных услуг, в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
При выходе учредителя из состава учредителей некоммерческого партнерства заполняются следующие листы заявления Р14001:
Лист 1, лист Д заявления страница 1, лист Д заявления страница 2, лист Р страница 1, лист Р страница 2, лист Р страница 3, лист Р страница 4.

Можем помочь Вам в заполнении формы

Заполнить форму Р14001 для внесения изменений в ООО

Форма Р14001 больше не актуальна!

1. Введение

Заполнив форму Р14001, утвержденную Федеральной налоговой службой России, можно уведомить об изменившихся сведениях об организации, которые непременно публикуются в Едином государственном реестре юридических лиц (далее — ЕГРЮЛ), если в то же время не требуется корректировать учредительные документы Общества.

Заявление по форме Р14001

2.

Когда требуется заполнять форму Р14001

Бланк Р14001 необходимо заполнить, если предполагается:

1. Выход участника или учредителя из Общества и распределение его долей;
2. Купля-продажа доли.
3. Дарение доли.
4. Переход доли в порядке наследования.
5. Перевыборы руководителя Общества.
6. Изменение кодов ОКВЭД.
7. Исправление ошибок в ЕГРЮЛ.
8. Сменить юридический адрес, при этом данный факт не приведет к внесению изменений в Устав. Если в Уставе прописан населенный пункт и Общество меняет юридический адрес в пределах указанного города, то каких либо изменений вносить в Устав не требуется.

Одновременно можно зафиксировать несколько изменений при заполнении одного бланка.

Важно! Чтобы исправить неточности в ЕГРЮЛ, надо заполнить форму Р14001 отдельно. Совмещение в одном бланке иных корректив не предусматривается

3. Как заполняется бланк

Бланк содержит 51 страницу: титульный лист и листы приложений («А» — «Р»). Заполнять необходимо лишь страницы, где будут отражены измененные данные. Соблюдается сквозная нумерация: первая страница выступает в качестве титульной, номера проставляют только на страницах с информацией.

Важно! Незаполненные страницы предоставлять не нужно.

Если необходимы корректировки ЕГРЮЛ, в пункте 2 (титульный лист бланка) должна быть «1». Когда требуется исправить неверные сведения на титульном листе пишем «2».

Заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц

На листе «Р» (страница 1) представлен существенный список заявителей, а именно 16 различных категорий лиц.

Лист Р. Страница 1

Лист Р. Страница 2

Лист Р. Страница 3

Лист Р. Страница 4

При условии написания значения «01» в пункте «1» листа «Р», пункт «2» на данном листе заполнению не подлежит.

При написании контактного номера телефона в заявлении следует помнить:

• при указании мобильного телефона, номер следует начинать с «+7»;
• если пишется стационарный — с «8».

Несоблюдение данного правила может быть причиной для отказа в принятии заявления.

4. Если у ООО меняется руководитель

При смене руководителя ООО требуется заполнить страницу 001 и листы «К» и «Р».

Лист К. Страница 1

Лист К. Страница 2

На титульной странице бланка пишется название организации полностью, ОГРН, ИНН и код вносимых изменений.

Затем заполнить необходимо отдельно листы «К» на предыдущего и нового руководителя.

В разделе 1 листа «К» для предыдущего руководителя Общества ставим «2», в разделе 2 указываем его фамилию, имя, отчество и личный ИНН.

В разделе 1 листа «К» для нового руководителя проставляем цифру «1» и заполняем в раздел 3 – фамилию, имя и отчество, ИНН, дату рождения, адрес по прописке и фактического проживания, номер телефона, паспортные данные. В качестве заявителя будет выступать новый руководитель, информацию о нем пишем на листе «Р».

На первом листе «Р» должен быть номер статуса заявителя (необходимо выбрать из вариантов, находящихся на бланке). На листах 2 и 3 указываются сведения о заявителе. На 4 листе должен быть отмечен способ получения заявителем бумаг, свидетельствующих о внесении записи в ЕГРЮЛ либо об отказе в процедуре государственной регистрации.

5.

Корректировка кодов ОКВЭД

Лист Н. Страница 1

Лист Н. Страница 2

На титульной странице бланка в пункте 2 указываем значение «1». На странице 1 листа «Н» должны быть коды для внесения в ЕГРЮЛ, на странице 2 – коды для исключения.

Если меняется основное направление деятельности Общества, на странице 1 листа «Н» прописывается новый код ОКВЭД, на странице 2 – предыдущий. Относительно дополнительных кодов надо действовать следующим образом: при добавлении заполнить нужно страницу 1 листа «Н», при исключении — страницу 2 листа «Н».

Когда для добавления или исключения кодов одной страницы «Н» не хватает, можно использовать еще несколько листов.

Важно! Коды ОКВЭД должны состоять из 4 — 6 цифр. Писать необходимо построчно, слева направо.

Коды ОКВЭД должны состоять из 4 — 6 цифр. Писать необходимо построчно, слева направо.

Получите заполненное заявление Р14001 бесплатно

Заполните форму, следуя подсказкам, и получите готовые документы, сформированные по требованиям ФНС. Для этого потребуется около 15 минут. Также вы получите инструкцию по подаче. Останется только скачать документы.

6. Купля-продажа доли члена ООО: понадобится форма Р14001

Заполняется страница 1 заявления: на участников — листы «В», «Г», «Д» и «Е», на заявителя (им является участник Общества, продающий свою долю) – лист «Р». При нотариальном оформлении купли-продажи доли (если продажа доли осуществляется не по преимущественному праву) составляется договор, нотариально заверяется заявление по форме Р14001 и лицо, уполномоченное на совершение нотариальных действий, предоставляет бумаги для госрегистрации корректив в ИФНС.

Участник ООО правомерен продать либо передать каким-либо способом свою долю (ее часть) в уставном капитале Общества одному (нескольким) членам организации. Разрешение других участников Общества или же Общества в целом на реализацию данной сделки не нужно, если иное не оговорено учредительными документами ООО.

Член Общества, желающий продать свою долю (ее часть) в уставном капитале ООО третьему лицу, в письменной форме уведомляет об этом остальных участников Общества и само Общество, направив через организацию за свой счет оферты для этих лиц с указанием цены и иных условий продажи. Члены Общества обладают преимущественным правом покупки доли ООО (части доли) участника ООО по цене предложения третьему лицу или отличной от цены предложения третьему лицу и по цене, предварительно установленной Уставом ООО.

7. При изменении юридического адреса Общества

Лист Б

На титульную страницу и листы «Б» и «Р» данные вносят при корректировке юридического адреса Общества. Заявитель – лицо, исполняющее обязанности руководителя организации в настоящее время.

8. Участник принял решение о выходе из состава ООО

Страница 1 заявления должна быть заполнена при выходе члена Общества. Листы «В», «Г», «Д», «Е» предназначены для отражения информации об участниках, лист «З» – для доли Общества, лист «Р» – в отношении заявителя. Заявителем является непосредственный руководитель организации. При направлении на госрегистрацию корректив в ИФНС вместе с нотариально заверенной формой Р14001 предоставляется заявление о выходе участника из ООО (заверенное нотариусом), решение или протокол о разделении доли, которая перешла к Обществу.

Важно! Член ООО может выйти из него путем передачи доли Обществу. Это никак не связано с наличием разрешения участников ООО или организации в целом, если этот момент регламентирован учредительными документами.

9.

Ошибки в ЕГРЮЛ: исправить с помощью формы Р14001

Ошибочные сведения в ЕГРЮЛ, как правило, вина сотрудников ИФНС или самого юридического лица.

Если информация в Уставе и сведения из выписки ЕГРЮЛ не совпадают, вполне вероятно, что Вам будет отказано в предоставлении нотариальных услуг, открытии банковского счета, выдаче лицензии или разрешения, оформлении договорных отношений с контрагентами.

Получив документы из налогового органа о регистрации, необходимо тщательно изучить данные, зафиксированные в ЕГРЮЛ. При обнаружении ошибки в процессе выдачи бумаг налоговый инспектор заведет карточку замечаний. Если же неточности выявлены после того, как информация была внесена в ЕГРЮЛ, потребуется заполнить форму Р14001.

Важно! В случае неверной информации в Уставе и ЕГРЮЛ необходимо заполнить бланк Р13001.

Для устранения неточностей в госреестре данные указывают на титульном листе, листах «Р» на заявителя и предоставляют листы с достоверными сведениями:

• «А» — ошибка в наименование юридического лица;
• «Б» — некорректная информация об адресе ООО;
• «В», «Г», «Д», «Е» — неверные сведения о членах Общества;
• «К» — ошибочные данные о руководителе организации;
• «П» — неправильный размер уставного капитала.

На титульном листе непременно должен находиться государственный регистрационный номер записи в ЕГРЮЛ, которую надо изменить.

10. Обновленные паспортные данные руководителя и участников Общества

При изменении паспортных данных руководителя и членов Общества, информация в реестр направляется в автоматическом режиме налоговой инспекцией. Если говорить о сроке, это 5 рабочих дней после получения информации из ФМС. Бланк Р14001 заполнять в данном случае нет необходимости.

Узнать насколько актуальны данные, находящиеся в ЕГРЮЛ, можно путем направления запроса в налоговый орган с указанием просьбы о предоставлении выписки расширенного формата.

Если обновленных паспортных данных в выписке нет, следует составить заявление о недостоверных сведениях в ЕГРЮЛ и предоставить его в ИФНС. К заявлению нужно приложить ксерокопии следующих документов: нового паспорта, решение единственного участника или протокол общего собрания участников о смене паспортных данных.

11. Что следует знать при направлении заявления согласно бланку Р14001

В список документов для уведомления об измененных регистрационных данных могут входить:

• протокол общего собрания участников или решение единственного участника о смене регистрационных данных;
• заявление участника о выходе из ООО;
• договор купли-продажи доли и бумага с подтверждением ее оплаты;
• документ о владении долей по наследственному праву;
• бумаги, свидетельствующие о праве использовать помещение по новому адресу: договор аренды, гарантийное письмо от собственника, копия свидетельства о праве собственности.

Направляя заявление (форма Р14001), госпошлина уплате не подлежит.

Достоверность подписи заявителя в заявлении должен подтвердить нотариус. Запись должна быть на листе «Р» (страница 4). Нормативно-правовыми актами федерального уровня установлен временной отрезок (3 дня) для предоставления в налоговую информации о совершенных корректировках регистрационных данных (бланк Р14001).

Создать документы для изменений в ООО автоматически и бесплатно

Вам нужно только заполнить форму, следуя подсказкам. Остальное программа сделает сама. В итоге вы получаете готовые документы для внесения изменений в ООО, сформированные по требованиям ФНС. Останется скачать и распечатать.

Бухгалтерская фирма «Офис-Партнер» — Контакты

Бухгалтерское обслуживание Бухгалтерские услуги по обслуживанию организаций и ИП представляют собой оптимальный комплекс услуг для динамично растущей или оптимизирующей расходы компании. Бухгалтерское обслуживание — отличное решение для Вашего бизнеса.	Регистрация фирм Регистрация фирмы нашими специалистами — это качественно подготовленные документы, минимальные цены и сроки.В се документы подадут и получат наши сотрудники. Точно в установленные сроки Учредители получат полный комплект документов.
Восстановление бухгалтерского учета Восстановление учета организации Заказчика за любой отчетный период и любой сложности. По разумным ценам и в сжатые сроки поможет избежать или минимизировать возможные претензии налоговых органов. Результат нашей работы – соответствие Вашей бухгалтерии всем требованиям российского законодательства.	Интернет бухгалтерские услуги Удаленный доступ — это интернет-доступ из Вашего офиса к программам 1С, размещенным на сервере компании «Офис-Партнер». Доступ к бухгалтерской программе позволяет оперативно работать с документами, введенными и обработанными нашими специалистами. Все документы, сформированные в бухгалтерии, сразу же появляется в Вашем офисе.
Бухгалтерская отчетность Доверьте подготовку и сдачу налоговой декларации специалистам. Для того чтобы разобраться в документах и правильно составить отчетность, потребуются знания и опыт работы в области бухгалтерии. Грамотная отчетность — отсутвие штрафов и налоговая оптимизация.	Нулевая отчетность Подготовим и сдадим отчетность ООО или ИП у которых с начала отчетного периода отсутствует хозяйственная деятельность. Существует несколько видов отчетных форм в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды , с различными сроками представления в контролирующие органы.
Электронная отчетность Наша компания является зарегистрированным Налоговым Представителем в Системе Электронной отчетности Налоговой Инспекции, ПФР и ФСС, мы предлагаем бухгалтерские услуги в Санкт-Петербурге максимально удобные для наших Клиентов. С нами Вам не придется подписывать в ручную бухгалтерскую отчетность и бояться, что она может быть потеряна при отправке.	Кадровый учет и аудит Кадровый учет предполагает документирование трудовых отношений, издание приказов, занесение соответствующих записей в личную карточку и трудовую книжку, ведение журналов регистрации и табелей учета рабочего времени. Кадровый аудит — это комплексная оценка системы кадрового документооборота.

Как внести изменения в сведения из ЕГРЮЛ в 2020 году

Каждый хозяйствующий субъект любой формы собственности и организации финансовых процессов взаимодействует с надзорными, исполнительными и другими госорганами, в том числе ФНС. Одной из причин обращений в налоговую службу является фиксирование различных изменений в ЕГРЮЛ, содержащий данные о каждой, расположенной и функционирующей компании в России.

По мере прохождения организации разных этапов становления и обретения стабильности, возникает необходимость в корректировке сведений, ранее добавленных в Единый государственный реестр юридических лиц. Это может быть смена руководства или вида деятельности. Любые, подобные факты нужно вовремя оформлять, обратившись в ФНС в установленные законодательством сроки.

Существуют некоторые нюансы подобных операций.

Сроки и подготовка документов внесения сведений в ЕГРЮЛ

При изменениях, произошедших в организации, допустим, дополнении кодов ОКВЭД, за три рабочих дня (регламентировано Законом) с момента фиксации этого события во внутренних документах (например, приказе), необходимо уведомить об этом ФНС, следуя п.5ст.5 ФЗ 129. То есть, предоставить данные, чтобы поменять уже имеющиеся в ЕГРЮЛ сведения.

Впрочем, существует «лазейка», позволяющая корректировать сроки подачи документов, а именно составление, например, протокола с «открытой датой», что позволяет в последствие вписать её рукой, ориентируясь на подходящее число. Подобной практикой можно воспользоваться в единичных случаях, проконсультировавшись предварительно с юристами.

Какие понадобятся документы при внесении изменений в ЕГРЮЛ?

Прежде чем начать подготовку документов, должностным лицам необходимо провести общее собрание, на котором принять решение с внесением его результатов в протокол. Руководствуясь ФЗ «Об ООО» во время процедуры участникам нужно следовать полномочиям, зафиксированным в Уставе ООО, в том числе определить, всем ли учредителям присутствовать на совещании.

Например, руководитель принял решение о готовности организации выполнять вспомогательные услуги, в этом случае требуется внести сведения о дополнительных кодах ОКВЭД, для этого достаточно полномочий исполнительного директора. В более серьезных вопросах, например, распределение долей капитала, вышедшего из общего состава учредителя, понадобится учесть мнение всех заинтересованных участников. При единоличном правлении, решение за руководителем.

После подписания протокола с соответствующей записью, директору в качестве заявителя необходимо правильно оформить заявление Р14001, и заверить его подписью и печатью нотариуса.

Примечание: в том случае, когда речь идет о продаже долей общества, заявителем становится нотариус. При процедуре распределения наследства, заявителем выступает сам наследник долей имущества. Также существует ряд юридических процессов, при которых заявителем может являться конкурсный управляющий, ликвидатор и т.д., тогда перечень комплекта документов может меняться.

Случаи, при которых понадобится предоставлять заявление Р14001

• Изменение в составе учредителей или участников правления организации;
• Все изменения, тем или иным образом влияющие на величину или количество долей участников общества;
• Изменение данных юридического адреса;
• Замена паспортных данных уполномоченных правами правления организации;
• Дополнение деятельности другими видами услуг или её полная замена;
• Создание, исключение и т.д. дополнительных представительств компании;
• Уточнение достоверности данных Единого госреестра;
• Обнаружение ошибок.

Иногда при наступлении одновременно нескольких из вышеперечисленных случаев, заявление с изменениями подается общее, к примеру, при смене руководства и адреса предприятия. Но нельзя совмещать в одной форме подачу просьбы об устранении ошибок и, к примеру, фиксацию регистрационных сведений. Подобные примеры обобщения изменений желательно уточнять у нотариуса.

Скачать бланк формы Р14001

• Скачать бланк заявления по форме Р14001 можно по ссылке.
• Воспользоваться онлайн сервисом заполнения документов и скачать заполненный бланк формы Р14001 можно по ссылке.

Как правильно заполнить форму Р14001

Форма довольно объемная, но это не значит, что понадобится заполнять все её разделы и листы, пригодятся лишь те, что необходимы для каждого конкретного случая. Пустые листы предоставлять в ФНС не нужно.

Нюансы формы Р14001 при смене адреса юрлица в пределах населенного пункта

Если организация переносится за пределы предшествующего места положения со сменой адреса, это влечет за собой изменение записи в Устав. В данном случае заполняется и подается форма Р13001. Мы рассмотрим вариант, при котором переезд или уточнение юридического адреса производится в пределах указанного ранее населенного пункта, например, г. Воронеж ул. Дубовая, д. 7 заменяется на г. Воронеж, ул. Жигулевская, д. 2, при этом понадобится форма Р14001.

Что заполнять в форме Р14001:

1. прежде всего, титульный лист;
2. на листе «Б» указываем новый адрес;
3. на листе «Р» данные заявителя.

Совместно предоставляются:

• подписанное решение или протокол о смене адреса;
• копию свидетельства о праве собственности или договор аренды, т.е. документы, дающие организации право пользоваться данным адресом, как юридическим.

Аналогичным образом оформляется заявление при переезде организации из одного муниципального образования в другое, а также внутри региона или области. Тогда лист «Б» заполняется полностью.

Всегда регистрирующий орган предоставляет уведомление о внесении изменений.

В случае игнорирования организацией исполнения законодательства в части сообщения о смене юридического адреса, ИФНС по истечении 6 месяцев, может исключить её из ЕГРЮЛ, предварительно внеся запись о недостоверности данных.

Воспользоваться онлайн сервисом заполнения документов для смены адреса и скачать заполненный бланк формы Р14001 можно по ссылке.

Заполнение формы Р14001 при смене ОКВЭД

Примечание: если все изменения, связанные с ОКВЭД, не влекут корректировки пунктов Устава, заполняется Р14001.

Что заполнять в форме:

1. в первую очередь, титульный лист;
2. далее, на первой странице листа «Н» вносятся необходимые для замены коды, а на второй странице листа «Н», подлежащие исключению из реестра. В пункты 1.1, 1.2, 2.1 и 2.2 записывается от 4-х цифровых знаков кода с первой клетки.
3. затем, лист «Р».

Кроме указанного заявления в ФНС дополнительные документы предоставлять не требуется.

Воспользоваться онлайн сервисом заполнения документов для смены кодов деятельности ОКВЭД и скачать заполненный бланк формы Р14001 можно по ссылке.

Воспользоваться онлайн сервисом подбора кодов деятельности ОКВЭД можно по ссылке.

Нюансы заполнения формы Р14001 при смене паспортных данных участников общества

Примечание: ИФНС не обязует организацию вносить новые данные паспортов руководящего состава, т.к. база периодически обновляется благодаря совместной работе ведомственных структур.

Что касается данных иностранных паспортов, изменения по ним в случае, если они являются основным документом, удостоверяющем личность, должны быть внесены в ЕГРЮЛ с приложением копии перевода, нотариально заверенного.

Распределение доли вышедшего из общества участника

Иногда выбытие участника из общества заменяется процедурой продажи доли в целях экономии. Прежде чем проводить процесс, стоит уточнить, возможен ли он в рамках действующего Устава организации.

Что заполнять в форме Р14001:

1. обязательно, титульный лист;
2. далее страницы, в зависимости от принадлежности организации к российским – страница «Д», или иностранным – страница «В», юридическим лицам;
3. затем страницу «З»;
4. в последнюю очередь, лист «Р».

После принятия решения о распределении доли вышедшего участника между оставшимися, в ФНС, кроме, заверенной нотариусом Р14001, предоставляются следующие документы:

• заверенное заявление участника о выходе;
• подписанное решение о распределении его доли.

При варианте, когда принимается решение о продаже доли, составляется соответствующий протокол. К нему придется добавить:

• простую письменную форму договора купли-продажи доли;
• копии платежных документов о приобретении доли.

Существует вариант, когда все действия, связанные с долями, совершаются после регистрации процедуры выхода участника. Осуществляется это спустя год в два этапа.

Первый этап:

• Заполняем необходимые разделы Р14001:
  1. обязательно, титульный лист;
  2. далее страницу с внесением данных об учредителе;
  3. затем в листе «З» вносятся сведения о стоимости доли, и её размер, перешедший к ООО;
  4. в последнюю очередь, лист «Р».
• Прикрепляется заверенное нотариусом заявление от вышедшего участника.

Второй этап:

• Заполняем необходимые разделы Р14001:
  1. в первую очередь, титульный лист;
  2. на каждого участника сделки оформляем «В», «Г», «Д» с уточнением изменившихся долей;
  3. далее в листе «З» вносятся сведения о распределенной части;
  4. затем, лист «Р».
• Прикрепляем протокол о продаже доли вышедшего учредителя.

Воспользоваться онлайн сервисом заполнения документов для выхода участника из общества и скачать заполненный бланк формы Р14001 можно по ссылке.

Нюансы процесса купли-продажи доли общества

Доля продается в следующих случаях:

• Один участник продает свою долю другому или сразу нескольким учредителям общества. Заявителем выступает нотариус.
• В процедуре продажи может участвовать третье лицо. В этом случае вновь заявителем выступает нотариус.
• При продаже участнику общества или стороннему лицу доли, которая принадлежала ООО. Теперь в роли заявителя выступает сам директор,

Во всех случаях заявление заверяется нотариусом.

Воспользоваться онлайн сервисом заполнения документов для продажи доли общества и скачать заполненный бланк формы Р14001 можно по ссылке.

Заполнение Р14001 при изменениях сведений о представительстве ООО

Если в Уставе предприятия не содержатся данные о представительстве, то все изменения по нему можно вносить в Госреестр. Для этого вновь понадобится заполнить форму Р14001, а именно лист 001, далее «О» и «Р». В качестве заявителя выступает руководитель.

Обнаружение и исправление ошибок в реестре

Прежде всего, нужно определиться по чьей вине была совершена ошибка.

• В допущении ошибки виноват заявитель

  Для исправления потребуется заполнить Р14001, заявляет которую директор:

  1. на титульном листе в п. 2 указываем, почему вносим изменения;
  2. перечисляем страницы с ошибками;
  3. в конце, лист «Р».

• Ошибку допустил представитель налоговой инспекции

  В данном случае просто подается заявление, написанное от руки, где указываются ошибки, номер неправильной записи и потребность исправления. Чтобы ускорить процесс с месяца до пяти дней, направляется Р14001.

• Подтвердить или заменить данные, вызывающие подозрение в недостоверности

  Как и в вышеперечисленных случаях, направляется в регистрирующий орган Р14001, с оформлением тех данных, которые вызывают сомнения. Для уточнения адреса, его нужно писать полностью, с приложением документов, подтверждающих право пользования. Сокращения в форме не допускаются, как и в большинстве бланков, при сдаче в налоговую инспекцию, поэтому придется указывать все названия, как есть, заполняя каждую клеточку.

Воспользоваться онлайн сервисом для корректировки ошибок ЕГРЮЛ и скачать заполненный бланк формы Р14001 можно по ссылке.

О разъяснении порядка заполнения заявления по форме N Р11001 и изменения состава учредителей некоммерческой организации , Письмо Минюста России от 08 декабря 2016 года №11-141929/16

Департамент по делам некоммерческих организаций Министерства юстиции Российской Федерации, рассмотрев в рамках компетенции обращение о разъяснении порядка заполнения заявления по форме Р11001 и изменения состава учредителей некоммерческих организаций, сообщает следующее.

Минюст России действует в рамках полномочий, определенных действующим законодательством. В соответствии с Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1313, разъяснение законодательства, практики его применения, включая оказание иной консультативной помощи по запросам граждан и организаций (за исключением вопросов исполнения Минюстом России государственных функций) к компетенции Минюста России не отнесено.

Вместе с тем полагаем возможным сообщить следующее.

Порядок государственной регистрации некоммерческих организаций строго регламентирован действующим законодательством Российской Федерации.

Специальное правовое регулирование порядка государственной регистрации некоммерческих организаций, предусмотренное пунктом 1 статьи 10 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон о государственной регистрации) и иными федеральными законами, в частности Федеральным законом от 12. 01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (далее — Закон о некоммерческих организациях) и Федеральным законом от 19.09.1995 N 82-ФЗ* «Об общественных объединениях» (далее — Закон об общественных объединениях), предполагает особенности такой регистрации.
________________
* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать «от 19.05.1995 N 82-ФЗ». — Примечание изготовителя базы данных.

Следовательно, положения Закона о государственной регистрации и изданных в соответствии с ним нормативных актов, в том числе приказа Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@ «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, предоставляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств» (далее — приказ ФНС от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@), предусматривающего универсальные формы заявлений, используемых при государственной регистрации всех юридических лиц при государственной регистрации некоммерческих организаций применяются с учетом особенностей специального порядка их регистрации.

Так, перечень документов, необходимых для государственной регистрации некоммерческих организаций и порядок их представления в Минюст России и его территориальные органы предусмотрены статьей 13.1 Закона о некоммерческих организациях, статьей 21 Закона об общественных организациях* , а также пунктами 28 и 29 Административного регламента предоставления Минюстом России государственной услуги по принятию решения о государственной регистрации некоммерческих организаций, утвержденного приказом Минюста России от 30.12.2011 N 455.
________________
* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать «Закон об общественных объединениях». — Примечание изготовителя базы данных.

Указанными нормами закреплено, что для государственной регистрации некоммерческих организаций необходимо представление сведений об учредителях, которые указываются в соответствующих приложениях к заявлению, то есть в листах А, Б, В, Г и (или) Д заявления по форме Р11001, утвержденного от 25. 01.2012 N ММВ-7-6/25@. Согласно статье 5 Закона о государственной регистрации данные сведения подлежат обязательному внесению в Единый государственный реестр юридических лиц (далее — ЕГРЮЛ).

Согласно статье 50.1 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — Гражданский кодекс), статье 13 Закона о некоммерческих организациях учредителем некоммерческой организации является лицо, принявшие решение о ее создании.

Изменение состава лиц, участвующих в принятии решения о создании некоммерческой организации, после государственной регистрации этой организации (то есть после фактической реализации принятого решения) не возможно, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом — статьей 15 Закона о некоммерческих организациях.

При этом положения пункта 2.2 статьи 17 Закона о государственной регистрации также подлежат применению с учетом порядка и случаев изменения учредителей некоммерческих организаций, предусмотренных статьей 15 Закона о некоммерческих организациях и статьей 123. 24 Гражданского кодекса Российской Федерации и не подлежат применению ко всем без исключения некоммерческим организациям.

Так, статьей 15 Закона о некоммерческих организациях предусмотрена возможность изменения состава учредителей некоммерческих корпораций, фондов и автономных некоммерческих организаций. Изменение данных сведений возможно в двух случаях: добровольный выход лица из состава учредителей и принятие в состав учредителей новых лиц с согласия других учредителей, то есть по решению, принятому всеми действующими учредителями.

Так, в соответствии с пунктом 3 статьи 15 Закона о некоммерческих организациях, если иное не предусмотрено федеральным законом, учредители некоммерческих корпораций, фондов и автономных некоммерческих организаций вправе выйти из состава их учредителей в любое время без согласия остальных учредителей, направив в соответствии с Законом о государственной регистрации сведения о своем выходе в регистрирующий орган.

Перечисленные положения закона позволяют сделать вывод, что добровольный выход из состава учредителей некоммерческих корпораций, фондов и автономных некоммерческих организаций по отношению к остающимся их учредителям данных организаций носит уведомительный характер.

Порядок оформления решения учредителя о своем выходе из состава учредителей законом не определен. Такое решение может быть оформлено в соответствии с порядком, установленным уставом при соблюдении порядка принятия решений, предусмотренного главой 9.1 Гражданского кодекса. В случае если уставом указанный порядок не предусмотрен, решение оформляется при соблюдении порядка принятия решений, предусмотренного главой 9.1 Гражданского кодекса.

В случае выхода из состава учредителей последнего либо единственного учредителя он обязан до направления сведений о своем выходе передать свои права учредителя другому лицу в соответствии с федеральным законом и уставом.

Порядок оформления передачи прав учредителя от одного лица другому законом также не определен. Такое решение может быть оформлено по аналогии с решением о выходе из состава учредителей.

Для внесения в ЕГРЮЛ изменений, касающихся сведений о выходе учредителей, лицо, выходящее из состава учредителей, представляет в регистрирующий орган заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ (пункт 2. 2 статьи 17 Закона о государственной регистрации).

Под регистрирующим органом, согласно статье 13.1 Закона о некоммерческих организациях, статье 2 Закона о государственной регистрации и постановлению Правительства Российской Федерации от 17.05.2002 N 319 «Об уполномоченном федеральном органе, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», понимается Федеральная налоговая служба (ее территориальные органы).

Принятие решений по данному вопросу к компетенции территориальных органов Минюста России вышеперечисленными нормами закона не отнесено.

Следовательно, заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ по форме N Р14001, утвержденной приказом ФНС N ММВ-7-6/25@, в части изменения сведений об учредителях в связи с их выходом, подлежит представлению в территориальный орган Федеральной налоговой службы по месту нахождения некоммерческой корпорации, фонда или автономной некоммерческой организации. Заявителем в данном случае выступает лицо, выходящее из состава учредителей (пункт 2.2 статьи 17 Закона о государственной регистрации, абзац первый пункта 3 статьи 15 Закона о некоммерческих организациях). В пункте 1 листа Р заявления заявитель может быть обозначен как лицо, действующее на основании полномочия, предусмотренного федеральным законом (числовое значение «03»).

В соответствии с пунктом 7 статьи 32 Закона о некоммерческих организациях некоммерческие организации обязаны информировать об изменении сведений, указанных в пункте 1 статьи 5 Закона о государственной регистрации, к которым в том числе относятся сведения об учредителях юридического лица, в течение трех дней со дня наступления таких изменений.

Следует отметить, что пунктом 3 статьи 15 Закона о некоммерческих организациях и пунктом 2.2 статьи 17 Закона о государственной регистрации предусмотрено изменение сведений об учредителях некоммерческой организации, содержащихся в ЕГРЮЛ, только в случае выхода лица из состава учредителей.

При этом указанный порядок распространяется только на случаи выхода из перечисленных выше некоммерческих организаций лиц, сведения о которых как об их учредителях содержатся в ЕГРЮЛ.

Учредители некоммерческих корпораций после их государственной регистрации в качестве юридического лица, а общественных организаций после принятия решения об их создании автоматически становятся их членами (участниками), приобретая соответствующие права и обязанности.

Выход участников (членов) некоммерческих корпораций осуществляется в порядке, предусмотренном их уставами (статьи 123.5, 123.9 Гражданского кодекса, статья 20 Закона об общественных объединениях, статья 22 Федерального закона от 31.05.2002 N 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации»).

Внесение в ЕГРЮЛ сведений о новых или выходящих участниках (членах) некоммерческих корпораций не требуется и не осуществляется. В силу законодательной конструкции корпораций прием в их состав новых учредителей не представляется возможным.

В соответствии с пунктом 4 статьи 15 Закона о некоммерческих организациях, если иное не предусмотрено федеральным законом и уставом юридического лица, физические и (или) юридические лица также вправе войти в состав учредителей фонда или автономной некоммерческой организации с согласия других учредителей, то есть по решению, принятому всеми действующими учредителями фонда.

С учетом приведенной формулировки, в ЕГРЮЛ могут быть изменены сведения об учредителях только в случае их добровольного выхода.

Механизм внесения в ЕГРЮЛ сведений о новых учредителях фонда действующим законодательством не предусмотрен (для подтверждения изменения сведений об учредителях фонда сведения об его учредителях могут быть внесены в устав фонда).

Исключение составляют автономные некоммерческие организации. Согласно пункту 6 статьи 123.24 Гражданского кодекса по решению учредителей автономной некоммерческой организации, принятому единогласно, в состав ее учредителей могут быть приняты новые лица.

Учитывая, что возможность изменения состава учредителей предусмотрена специальными нормами Гражданского кодекса, сведения о новом учредителе автономной некоммерческой организации могут быть внесены в ЕГРЮЛ.

Ввиду отсутствия в законе прямого указания на иной порядок, для внесения в ЕГРЮЛ указанных сведений в отношении автономных некоммерческих организаций в территориальный орган Минюста России по месту нахождения автономной некоммерческой организации подлежат представлению заявление по форме N Р14001, утвержденной приказом ФНС N ММВ-7-6/25@ и единогласное решение учредителей организации о приеме в состав ее учредителей нового лица.

Порядок принятия решения о приеме в состав учредителей нового лица законом также не определен. Такое решение может быть оформлено по аналогии с решением о выходе из состава учредителей. Решение принимается единогласно действующими учредителями.

При наличии сведений об учредителях в уставе изменение их состава влечет необходимость внесения в устав изменений с последующим представлением в соответствующий территориальный орган Минюста России заявления по форме N Р13001, утвержденной приказом ФНС N ММВ-7-6/25@, с приложением необходимого комплекта документов.

Необходимости подтверждения внесения новым учредителем фонда или автономной некоммерческой организации с учетом пункта 1 статьи 123.17 и пункта 1 статьи 123.24 Гражданского кодекса имущественного взноса при приеме в состав учредителей данных некоммерческих организаций действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает.

Заместитель директора

Департамента по делам

некоммерческих организаций

О.В.Гуржиева

Электронный текст документа

подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:

рассылка

Документация ISO 14001 — Как ее структурировать?

Страхинья Стоянович | 28 ноября 2016 г.

Разработка системы управления документацией и записями для вашей СЭМ на основе ISO 14001 (Система экологического менеджмента) является очень важной частью внедрения, потому что она определит метод создания, публикации, отзыва и использования ваших документов и записей. .Организация должна создать наиболее подходящую документацию, потому что это повлияет на то, как вы будете поддерживать и улучшать свою EMS. Это может быть бременем, из-за которого вашу EMS будет труднее поддерживать и, следовательно, превратиться в формальность, или может облегчить обслуживание и позволить компании получить преимущества от внедрения ISO 14001. Для получения дополнительной информации о преимуществах внедрения ISO 14001 см .: 6 основных преимуществ ISO 14001.

Какой документ важнее?

Прежде чем приступить к разработке документации EMS, важно получить четкое представление о назначении каждого типа документа и его месте в иерархии документации.Существует несколько типов документов, используемых для создания СЭМ: политика, цели, руководство, процедуры, рабочие инструкции, руководства или СОП (стандартные рабочие процедуры), а также записи и формы. Каждый тип документа и записи имеет свое место и роль в EMS, как показано ниже:

Рисунок 1 — Иерархия документации

В начале внедрения и разработки документации люди часто не понимают, какой документ является наиболее важным, а какой предшествует другому. Самый простой способ определить иерархию — это посмотреть, кто пишет документ, для кого он и какова его цель. Если документ написан высшим руководством, то он идет вверху; если его заполняют сотрудники, он идет на дно пирамиды.

Как структурировать документацию EMS

Это правда, что международный стандарт систем экологического менеджмента (ISO 14001) требует определенной документации (см. Эту статью: Список обязательных документов, требуемых ISO 14001: 2015).Цель и преимущества документации EMS разнообразны: она обеспечивает четкую структуру операций в организации, обеспечивает согласованность процессов и лучшее понимание EMS, а также предоставляет доказательства достижения целей и задач. При разработке документации EMS вы должны сосредоточиться на эффективности и создать процессы и документы, применимые в вашей организации. Лучший способ начать создание документов — это понять их роль и цель, прежде чем создавать и применять их.Документация системы экологического менеджмента должна быть структурирована следующим образом:

1) Политика EMS. Политика представляет собой декларативное заявление организации — что-то вроде конституции системы — и все другие документы вытекают из нее. Политика написана высшим руководством, и ее цель — определить общее направление и цель EMS. Экологическая политика также обеспечивает основу для определения целей СЭМ. Для получения дополнительной информации о политике EMS см .: Как написать экологическую политику ISO 14001.

2) Руководство по EMS. Хотя это не обязательный документ в соответствии с ISO 14001, он часто используется для документирования области применения EMS и основных элементов EMS и их взаимодействия, а также ссылок на соответствующие документы. Поскольку это очень распространенный документ, обычно это первый документ, который орган по сертификации хочет видеть, чтобы ознакомиться с системой. В случаях, когда это небольшая компания или компания с простыми опасностями, все процедуры могут быть помещены в Руководство по EMS.Для получения дополнительной информации о Руководстве по EMS см . : Что такое руководство по системе экологического менеджмента?

3) Процедуры. Процедуры EMS могут иметь разные форматы и структуры. Они могут быть повествовательными, то есть описанными посредством текста; они могут быть более структурированы с помощью таблиц; они могут быть более наглядными, то есть блок-схемы; или они могут быть любой комбинацией вышеперечисленного. Процедуры должны включать название, цель, объем, обязанности и полномочия, описание деятельности и ссылки на соответствующие рабочие инструкции, СОП и записи.

4) Рабочие инструкции, руководства и СОП. Основная цель рабочих инструкций — избежать несоответствий, объясняя, как именно выполняется определенная деятельность. Обычно он пишется для действий в рамках процесса с наибольшей вероятностью возникновения несоответствий или для сложных или редко выполняемых действий. Рабочие инструкции могут быть частью процедуры, или на них можно ссылаться в процедуре. Как правило, рабочие инструкции имеют структуру, аналогичную процедурам, и включают те же элементы; тем не менее, рабочие инструкции содержат подробные сведения о действиях, которые необходимо реализовать, с упором на последовательность шагов, инструменты и методы, которые будут использоваться, а также на требуемую точность.

5) Записи и формы. Наконец, должно быть какое-то доказательство того, что деятельность и процессы выполняются в соответствии с процедурами и рабочими инструкциями. Это основная цель записей и форм. Большинство из них заполняются сотрудниками, но некоторые из них (например, протоколы анализа со стороны руководства) заполняются высшим руководством. Лучший способ сделать их практичными — не требовать от сотрудников написания сочинений. Наличие записей с флажками вместо пустых строк, позволяющих сотрудникам писать предложения, гарантирует, что формы или записи будут заполняться быстро и легко.

Хорошая документация важна для эффективной EMS

Определение размеров документации EMS на основе потребностей вашей организации имеет важное значение для функциональной EMS. Более того, правильно структурированная документация значительно упростит вам работу, а неверная документация не принесет ничего, кроме неприятностей.

Используйте этот технический документ: Контрольный список обязательной документации Требуется ISO 14001: 2015 , чтобы помочь вам в структурировании каждого документа, используемого в процессе внедрения.

Процессы, процедуры и рабочие инструкции

Хотя ISO 14001: 2015 ослабил строгие требования к документации по экологическому менеджменту, чтобы удовлетворить оставшиеся требования к документации и (что часто более важно), чтобы должным образом внедрить систему экологического менеджмента (EMS), процессы , Процедуры и рабочие инструкции обычно все еще используются. К сожалению, в сфере планирования и документации EMS термины часто путают.Ниже вы найдете определения каждого из этих терминов с примерами и ссылками на ресурсы, которые помогут вам улучшить создание документации по ISO 14001: 2015.

Взаимосвязь между процессами, процедурами и рабочими инструкциями

Когда компания документирует свою СЭМ, эффективная практика заключается в том, чтобы четко и кратко идентифицировать свои процессы, процедуры и рабочие инструкции, чтобы объяснить и контролировать, насколько она соответствует требованиям ISO 14001: 2015. Это начинается с базового понимания иерархии этих терминов и того, как эффективно классифицировать работу системы управления внутри них.Проще говоря:

В процессе указывается, что необходимо сделать и почему
В процедуре указано, как должен быть выполнен процесс
Рабочая инструкция объясняет, как выполнять процедуру

Рассматривайте процесс как высокоуровневый стратегический метод контроля, по сути, сводку целей, спецификаций и необходимых ресурсов. Процедура добавляет больше деталей, таких как обязанности, конкретные инструменты, методы и измерения. А рабочая инструкция — это пошаговое руководство по реализации процесса и процедуры, часто сегментированное каким-либо образом, чтобы сосредоточить внимание на тех, кто выполняет фактическую работу.
Иерархия процессов, процедур и рабочих инструкций.
Некоторые основные рекомендации по запоминанию различий между этими терминами при документировании вашей системы экологического менеджмента:

1. Начните с процессов, которые необходимо задокументировать. Количество процессов обычно определяет количество процедур. Хотя ситуация диктует точное количество процедур, необходимых для адекватного управления желаемым результатом, хорошей организационной практикой является не создавать больше процедур, чем требований.
2. В большинстве случаев вы создадите процедуру для каждого процесса. Многие компании пишут слишком много процедур, хотя на самом деле они должны документировать эти директивы как более конкретные рабочие инструкции.
3. При необходимости создайте подробные рабочие инструкции для каждой задачи, которая необходима для поддержки каждой из ваших процедур. (Хорошее практическое правило: если процедура не дает достаточно рекомендаций для кого-то, чтобы выполнить задачу, создайте рабочую инструкцию.)

Процесс

Процесс — это любое действие или набор действий, которые используют ресурсы для преобразования входов в выходы, которые можно рассматривать как процесс.Стандарт ISO 14001 основан на процессном подходе. Подумайте о создании файлов cookie — если вы будете следовать проверенному рецепту (серии процессов), он обеспечит хорошие файлы cookie (результат). (Установление эффективных и результативных процессов, которые последовательно соблюдаются и улучшаются, является основой большинства стандартов управления.)
Процессы должны иметь определенные (и, надеюсь, измеримые) цель (и), вход (ы), выход (ы), действия и Ресурсы. Эти ключевые элементы должны присутствовать при определении процесса:

• Входы / ресурсы:
• Указанные требования (потребности), например:
• Какая информация нужна для начала работы?
• Откуда эта информация?
• Активности:
• Взаимосвязанные или взаимодействующие виды деятельности, в которых используются ресурсы, необходимые для достижения определенного результата:
• Все операции, действия и подпроцессы, выполняемые для получения желаемого результата, например:
• Какие основные работы выполняются в вашем отделе?
• Можете ли вы объяснить мне свои действия здесь?
• Выходы:
• Удовлетворение требованиям (результат), например:
• Кто получает результат вашего труда?
  
• Как узнать, правильно ли вы выполнили свою работу? (достигнуто)

Стандарт ISO 14001 2015 предполагает, что для удовлетворения его требований могут потребоваться многие типы процессов, в том числе:

• Процессы управления операциями
• Процессы управления ресурсами
• Процессы планирования
• Процессы документации (например, используемые для непосредственного производства или предоставления услуг)

Одной из основных целей (и результатов) использования хорошо построенных процессов является унификация работы организации по вертикальным функциям (также называемым «разрозненными»), которые не всегда могут иметь конечную цель — удовлетворение потребностей клиентов в качестве внутреннего приоритета. .Путем раскрытия и документирования конкретных сквозных процессов взаимодействия можно достичь результата более высокого порядка с помощью надлежащих методов управления (например, обучения, измерения, поощрений / вознаграждений и т. Д.)

Процедура

Процедура — это единый метод, описывающий, как выполнять процесс, например, как вы контролируете своих поставщиков. Обычно он содержит такие элементы, как:

• Зачем нужна процедура
• Что нужно сделать и как это будет выполняться
• Кто какие действия выполняет
• Откуда берутся входы и куда выходят
• Любые требования к месторасположению (т.е. где осуществляется деятельность)
• Критерии (требования), которым они должны соответствовать
• Необходимые инструменты, информация или другие ресурсы
• Терминология, определения, пояснения и т. Д.

Хотя требования и вспомогательные процессы часто упоминаются в стандарте ISO 14001: 2015, мандат на создание конкретных процедур был удален и заменен термином «документированная информация». Однако это не уменьшает необходимости или эффективности формального определения процедур.Процедуры используются, когда есть определенная операция, которой следует постоянно следовать. (Могут быть случаи, когда в процедуре нет необходимости. Например, если не имеет значения, как набираются новые сотрудники, просто есть средства для этого, тогда процесс может быть написан для этого без процедуры.)

Например, процедуры (вместе с вашим руководством по охране окружающей среды ISO 14001 и необходимыми формами) часто составляют основную документацию для EMS, которая помогает запускать систему с большей согласованностью, согласованностью и предсказуемостью.Ваши процедуры будут описывать, как вы ведете и контролируете свой бизнес и отвечаете требованиям ISO 14001 в условиях меняющихся условий, таких как смена персонала, замена поставщиков, обновленные требования / ожидания клиентов и т. Д. (14000store предоставляет полный набор необходимых процедур ISO 14001, которые могут использоваться в качестве руководства при разработке ваших конкретных процедур, пример которых приведен ниже. )

Процедура предлагает общее описание того, как компания выполняет требования к процессу, но не включает специфические для компании детали для выполнения.Эти конкретные указания, необходимые сотруднику для выполнения задач компании, являются рабочими инструкциями (см. Ниже).

Инструкция по эксплуатации

Рабочая инструкция описывает, как выполнить задачу в рамках процесса, которая является более подробной частью процедуры, такой как «Завершение заказа на поставку» или «Заказ расходных материалов». Основания для рабочих инструкций носят организационный и пояснительный характер:

1. Требуется в разы больше деталей, чем описано в процедурах.Многие организации включают рабочие инструкции для подробного описания конкретных задач, упомянутых в процедуре, помощи в обучении и уменьшения количества ошибок, поскольку пошаговые инструкции, необходимые для выполнения чего-либо, могут отсутствовать в более общих черновиках процедур.
2. Однако это функциональное разделение между процедурой и рабочей инструкцией может быть хорошим организационным инструментом — если есть преимущество разделения процедуры (процедур) на множество «подпроцедур», которые связаны, но охватывают разные аспекты.

Рабочая инструкция часто повторяет многие элементы процедуры, чтобы помочь описать, где она вписывается в процесс, например:

• Назначение
• Определения
• Ответственность
• Требования
• Инструменты и информация

Но по своей сути рабочая инструкция содержит подробные пошаговые инструкции, которые невыгодно включать в процедуру, поскольку она требует такого ограниченного объема.

Как отмечалось выше, ISO 14001: 2015 не требует создания рабочих инструкций.Однако годы практики документирования экологического менеджмента показывают, что объединение их в иерархию документации может более четко и эффективно контролировать результаты экологического менеджмента.

Руководство по разработке системы экологического менеджмента — план | Системы экологического менеджмента (EMS)

Фон

Создание системы экологического менеджмента (EMS) может показаться непосильной задачей для небольшой организации, но это не обязательно. Постепенно это задача, за которую могут взяться малые и средние организации.Эти страницы проведут вас через основные шаги, описанные во втором издании Системы экологического менеджмента 2001 года: Руководство по внедрению для малых и средних организаций. Эта страница извлекает определенные шаги из раздела «План» Руководства и указывает на определенные страницы в Руководстве для заполнения рабочих листов и получения дополнительных материалов.

---

План: планирование, включая определение экологических аспектов и постановку целей

Время и ресурсы в любой организации ограничены, поэтому важно использовать ресурсы с умом.Приведенная ниже информация иллюстрирует 10 шагов в процессе планирования EMS. Найдите время, чтобы выяснить, что нужно сделать, как это сделать и кто должен участвовать.

---

Шаг 1. Определите цели организации для EMS

Первым шагом в планировании EMS является решение, почему вы занимаетесь разработкой EMS. Вы пытаетесь улучшить свои экологические показатели (например, соблюдать правила или предотвратить загрязнение)? Запишите свои цели и часто возвращайтесь к ним по мере продвижения вперед.При разработке и внедрении EMS задайте следующие вопросы: Как эта задача поможет нам в достижении наших целей? Как определить объем проекта? (т. е. Какую «организацию» будет охватывать EMS? Одно место или несколько мест? Должны ли мы «пилотировать» EMS в одном месте, а затем внедрять систему в других местах?)

Шаг 2: Обеспечение обязательств высшего руководства

Один из наиболее важных шагов в процессе планирования — заручиться поддержкой высшего руководства в поддержке разработки и внедрения СЭМ.Руководство должно сначала понять преимущества EMS и то, что потребуется для внедрения EMS. Чтобы развить это понимание, объясните сильные и слабые стороны вашего текущего подхода и то, как эти ограничения могут повлиять на финансовые и экологические показатели организации. Руководство также играет роль в обеспечении того, чтобы цели СЭМ были ясны и согласовывались с другими целями организации. Обязательства руководства должны быть доведены до сведения всей организации.

Шаг 3: Выберите чемпиона EMS

Не все малые или средние организации могут позволить себе роскошь выбирать из нескольких кандидатов, но выбор лидера проекта имеет решающее значение.Чемпион должен обладать необходимым авторитетом, пониманием организации и навыками управления проектами. Победитель должен быть «системным мыслителем» (опыт работы с ISO 9000 или ISO 14001 может быть плюсом, но не обязательно), у него должно быть время, чтобы посвятить себя процессу создания EMS, а также поддержка со стороны высшего руководства.

Шаг 4. Создание группы внедрения

Команда, состоящая из представителей ключевых управленческих функций (таких как проектирование, финансы, человеческие ресурсы, производство и / или обслуживание), может выявлять и оценивать проблемы, возможности и существующие процессы. Включите подрядчиков, поставщиков или другие внешние стороны в состав проектной группы, где это необходимо. Команде нужно будет регулярно встречаться, особенно на ранних стадиях проекта. Кросс-функциональная команда может помочь обеспечить практичность и эффективность процедур, а также укрепить приверженность и «владение» EMS.

Шаг 5: Проведите стартовое совещание

После того, как команда будет выбрана, проведите стартовое собрание, чтобы обсудить цели организации при внедрении EMS, начальные шаги, которые необходимо предпринять, и роли членов команды.Если возможно, попросите высшее руководство описать на этом собрании свои обязательства по EMS. Стартовое собрание также является хорошей возможностью для обучения членов команды EMS. В завершение встречи сообщите об этом всем сотрудникам.

Начало страницы

Шаг 6: Проведите предварительную проверку

Следующим шагом для группы является проведение предварительной проверки вашего текущего соответствия и других экологических программ / систем и сравнение их с критериями для вашей СЭМ (такими как ISO 14001: 2015). Оцените структуру, процедуры, политики вашей организации, воздействие на окружающую среду, программы обучения и другие факторы. Рассмотрите возможность использования инструмента самооценки ISO 14001 или включения Safer Choice для инструментов анализа пробелов.

Шаг 7: Подготовьте бюджет и график

По результатам предварительной проверки подготовить план и бюджет проекта. В плане следует подробно описать, какие основные действия необходимы, кто будет нести ответственность, какие ресурсы необходимы и когда работа будет завершена.Держите план гибким, но ставьте перед собой несколько завышенных целей. Подумайте о том, как вы со временем будете поддерживать фокус и динамику проекта. Ищите потенциальные «первые успехи», которые могут помочь набрать обороты и усилить преимущества EMS.

Шаг 8: Обеспечение ресурсов, помощь

План и бюджет должны быть рассмотрены и утверждены высшим руководством. В некоторых случаях может быть внешнее финансирование или другие виды помощи, которые вы можете использовать (от торговой ассоциации, государственного офиса технической помощи и т. Д.). См. Приложение F Системы экологического менеджмента: Руководство по внедрению для малых и средних организаций для получения дополнительных идей о возможных источниках помощи.

Шаг 9: Привлекайте сотрудников

Принадлежность к EMS будет значительно усилена за счет значимого участия сотрудников в процессе разработки EMS. Сотрудники являются отличным источником знаний по вопросам окружающей среды, здоровья и безопасности, относящимся к их рабочим областям, а также по эффективности текущих процессов и процедур.Эти сотрудники могут помочь команде проекта в разработке процедур.

Шаг 10. Отслеживайте и сообщайте о ходе работы

При построении EMS обязательно регулярно отслеживайте свой прогресс по отношению к целям и плану проекта и сообщайте об этом прогрессе внутри организации. Обязательно сообщите о достигнутых достижениях и опишите, что будет дальше. Развивайте небольшие успехи. Обязательно держите высшее руководство в курсе и вовлекайте его, особенно если могут потребоваться дополнительные ресурсы.

Перед тем, как приступить к разделу «Что нужно сделать», просмотрите ключевые элементы EMS с рабочими таблицами и примерами. См. Страницы 15-77 книги «Системы экологического менеджмента: руководство по внедрению для малых и средних организаций».

Начало страницы

ISO 14001 Часто задаваемые вопросы

ISO 14001: 2015 — наиболее часто используемая система экологического менеджмента в мире. Вот ответы на некоторые распространенные вопросы по ISO 14001, которые помогут вам в процессе сертификации.

Что такое ISO 14001: 2015?

ISO 14001: 2015 — международный стандарт систем экологического менеджмента (EMS).Система экологического менеджмента позволяет бизнесу вносить изменения в политику и процессы для ответственного управления ресурсами, предотвращения загрязнения, соблюдения правовых норм и иного улучшения экологических показателей. Стандарт содержит рекомендации по внедрению, поддержке и совершенствованию СЭМ.

Хотя стандарт ISO 14001 направлен на снижение воздействия на окружающую среду, сертификация ISO 14001 также дает финансовые выгоды, поэтому более 250 000 организаций по всему миру работали над получением этой сертификации.

Каковы преимущества сертификации ISO 14001?

Основная цель ISO 14001 — предоставить предприятиям инструменты, необходимые для минимизации воздействия на окружающую среду. В мире, который сталкивается со все более серьезными экологическими проблемами, ISO 14001 побуждает организации смотреть вовне, защищая окружающую среду и осознавая влияние окружающей среды на бизнес. Конкретные экологические преимущества, которые дает система экологического менеджмента, включают сокращение отходов, устойчивое управление цепочкой поставок и сокращение выбросов углерода.

Помимо защиты окружающей среды, получение сертификата ISO 14001 может принести пользу вашему бизнесу:

• Помогаем вам сэкономить деньги за счет эффективного использования воды и энергии
• Увеличивайте доход от клиентов, заботящихся об окружающей среде
• Повышение вашей репутации среди существующих клиентов, заказчиков и других заинтересованных сторон
• Помогает обеспечить соблюдение экологических норм

Кто должен получить сертификат ISO 14001?

Сертификация

ISO 14001 может принести пользу предприятиям и организациям любого размера. Если вы хотите продемонстрировать свою приверженность устойчивому развитию или снизить затраты за счет более эффективного использования ресурсов, вам следует подумать о начале процесса сертификации ISO 14001. Примеры отраслей, которые могут извлечь выгоду из систем экологического менеджмента ISO 14001, включают строительство, автомобилестроение, электронику, телекоммуникации и машиностроение.

В NQA мы обеспечиваем сертификацию и аудит ISO 14001 для предприятий в широком спектре секторов.

Как получить сертификат ISO 14001?

Процесс сертификации ISO 14001 требует, чтобы вы внедрили стандарт в своей организации и прошли успешный двухэтапный аудит.После первоначального сертификационного аудита вам также необходимо будет проходить ежегодные контрольные аудиты и повторный сертификационный аудит каждые три года для поддержания вашей сертификации. Время, необходимое для получения сертификата, будет зависеть от ряда факторов, включая размер вашей организации, текущий уровень соответствия, уровень риска и многое другое.

Попытка самостоятельно понять требования для сертификации ISO 14001 может быть сложной задачей. Если вы считаете, что вам может понадобиться консультант для оказания помощи в этом процессе, NQA может помочь вам его найти.

Сколько стоит сертификация ISO 14001?

Стоимость сертификации ISO зависит от множества факторов, включая продолжительность аудита, масштаб вашего бизнеса и сторонний орган по сертификации, который вы выбираете. Обычно орган по сертификации взимает определенную сумму за каждый день завершения аудита, поэтому чем быстрее вы сможете добиться соответствия, тем лучше. Помимо оплаты сертификационному органу, вам также необходимо будет заплатить за копии стандарта и любые действия, необходимые для выполнения требований стандарта.

Лучший способ узнать, сколько будет стоить сертификация ISO 14001, — это связаться с NQA и запросить расценки. Мы предлагаем конкурентоспособные цены и никогда не используем скрытые комиссии.

Какие новые и измененные разделы ISO 14001: 2015?

Стандарт был обновлен с учетом последних тенденций в области экологического менеджмента и включает дополнительные требования для определения и понимания контекста организации, лидерства, стратегического экологического менеджмента, рисков, связанных с угрозами и возможностями, мышления жизненного цикла, средств контроля цепочки создания стоимости и оценка эффективности.

Стандарт также принял новую структуру, часто называемую Приложением SL, которая обеспечивает совместимость стандарта с другими стандартами системы менеджмента ISO. В нашем Руководстве и Документе по анализу пробелов содержится более подробная информация обо всех ожидаемых изменениях, а также в Приложении SL.

Что означает «лидерство» в ISO 14001?

В ISO 14001 есть явное и расширенное требование к высшему руководству демонстрировать лидерство и приверженность системе.Должна существовать четкая и очевидная связь между бизнес-стратегией организации и ее экологической политикой и целями. Это повышенное требование, относящееся к высшему руководству.

Подсказка: высшее руководство должно будет нести ответственность за эффективность СЭМ в целом, учитывая экологические проблемы при планировании стратегии и обеспечивая поддержку и ресурсы по мере необходимости, чтобы гарантировать, что СЭМ достигнет намеченного результата.

Почему в новом стандарте ISO 14001 больше внимания уделяется рискам?

Это новая концепция, представленная в разделе планирования стандарта. Он требует, чтобы организация идентифицировала риски и возможности, связанные с аспектами и воздействиями, обязательствами по соблюдению (ранее известными как юридические и другие требования) и другими необходимыми проблемами или требованиями, и предпринимала действия для их решения.

Вы можете понимать риск и возможности как неблагоприятные или благоприятные отклонения от ожидаемых. ISO 14001 не требует от организации проведения формальной оценки рисков — скорее, цель состоит в том, чтобы применять мышление, основанное на оценке рисков.

Что происходит теперь, когда ISO 14001 не требует представителя руководства?

NQA по-прежнему потребуется назначенное контактное лицо по всем вопросам, связанным с сертификацией и организацией сертификационных визитов. NQA не ожидает, что это повлияет на наши отношения с клиентами. Если у вас есть вопросы о наших процедурах, заполните нашу онлайн-форму для связи.

Как работает раздел общих коммуникаций ISO 14001?

«Общий» раздел относится к планированию и подготовке, необходимым для налаживания эффективного процесса коммуникации. При этом следует принимать во внимание информацию, полученную из потребностей и ожиданий заинтересованных сторон (4.2), чтобы обеспечить доступность / получение соответствующей информации в зависимости от обстоятельств и в требуемой форме. После того, как требования к коммуникации установлены, можно использовать различные стратегии для удовлетворения внутренних и внешних требований.

Нужен ли вам кто-нибудь в вашей организации для проведения внутреннего аудита 14001?

ISO 14001: 2015 просто требует, чтобы аудиты проводились объективно и беспристрастно.Несмотря на название пункта, нет требования, чтобы они выполнялись внутренним сотрудником. Многие консультанты предлагают эту услугу на платной основе, а некоторые из наших клиентов наладили отношения с другими близлежащими сертифицированными компаниями и используют своих сотрудников для проведения аудитов либо на взаимной основе, либо за вознаграждение / обмен услуг.

Можете ли вы зафиксировать реагирование на чрезвычайные ситуации в реестре рисков и удалить свой предыдущий регистр реагирования на чрезвычайные ситуации в соответствии с ISO 14001?

Да, это приемлемо. Пункт 6.1.2, который охватывает экологические аспекты, требует учета аномальных условий и разумно прогнозируемых аварийных ситуаций. Поскольку чрезвычайные ситуации следует рассматривать как высокий экологический риск, это вполне приемлемо и действительно является лучшим способом включения их в реестр рисков.

Пункт 8.2 по-прежнему требует, чтобы поправки к процессу или дополнительные средства управления, необходимые для подготовки и смягчения потенциальных аварийных ситуаций, идентифицировались, внедрялись, поддерживались и тестировались в зависимости от ситуации.

В чем основные различия между обновленным ISO 9001 и обновленным ISO 14001?

За исключением очевидного ответа, что один охватывает качество и одну среду, ISO 9001 и ISO 14001 идентичны по своему формату. Все недавно выпущенные стандарты управления (включая новый ISO 45001 — Здоровье и безопасность) основаны на модели Приложения SL. Приложение SL — это структура высокого уровня, созданная ISO для обеспечения универсальной структуры высокого уровня, идентичного основного текста, а также общих терминов и определений для всех стандартов на системы менеджмента. Он был разработан, чтобы упростить организациям, которым необходимо соблюдать более одного стандарта системы управления.

Как я могу выполнить требование ISO 14001 для публикации объема работ?

Одно из требований ISO 14001, содержащихся в пункте 4.3 стандарта, требует, чтобы область применения была доступна заинтересованным сторонам. Один из самых простых способов — сделать копию вашего сертификата ISO 14001 доступной в Интернете, поскольку он содержит формулировку области применения. В качестве альтернативы вы могли бы рассмотреть возможность добавления слов объема в качестве вводного предложения в начале вашей политики, поскольку этот документ также должен быть доступен аналогичным образом.В пункте 4.2 содержится просьба принять во внимание потребности заинтересованных сторон, а информирование об объеме и политике — это одна из областей, которую следует учитывать.

Когда истекает срок действия стандартов ISO 9001/14001?

Если вы не прошли официальную оценку вашего органа по сертификации на соответствие стандартам 2015 г. до 14 сентября 2018 г., то 15 сентября 2018 г. вы останетесь без сертификации. Сертификаты на предыдущие версии автоматически истекают в полночь 14 числа. Это конечная точка трехлетнего переходного периода и жесткая граница, которую нельзя продлевать.

Что классифицируется как обязательства высшего руководства в соответствии с ISO 14001?

Обязательства высшего руководства — это фраза, которая больше ассоциируется с версией стандарта 2004 года. В версии стандарта 2015 г. используется фраза «Лидерство и приверженность». Теперь от высшего руководства требуется более активное участие в СЭМ и обеспечение того, чтобы требования были интегрированы в процессы организации, а политика и цели согласовывались со стратегическим направлением деятельности организации.Кроме того, высшее руководство уделяет повышенное внимание постоянному совершенствованию СЭМ для улучшения экологических показателей.

Сколько времени потребуется до перехода на ISO 14001: 2015?

Предполагая, что у вас уже есть стандарт 2004 года, изменения в документации должны быть относительно простыми. В этом новом стандарте гораздо больше свободы для того, чтобы изложить EMS в соответствии с требованиями вашего бизнеса. Структура и уровень необходимой документации зависят от вас, если вы можете продемонстрировать, что контролируете процесс.Нет требований к экологическому руководству или документированию процедур, например, для контроля документов или внутреннего аудита.

Организациям необходимо обеспечить наличие документов и записей, демонстрирующих, что требования стандарта выполнены, а система внедрена, эффективна и поддерживается. Вам действительно необходимо учесть новые требования стандарта — на сайте NQA есть рекомендации, включая документацию по анализу пробелов.

По времени это зависит от того, сколько изменений вы хотите внести в существующую систему.NQA рекомендует, чтобы это подходящее время для проверки всей системы и существующих элементов управления. Лично я бы выделил минимум шесть месяцев, так как вам также необходимо провести обзор менеджмента и аудит новой системы перед переходной сертификацией.

Что делает систему EMS по стандарту ISO 14001 успешной?

Сам стандарт имеет три ожидаемых результата:

• Повышение экологичности
• Исполнение обязательств
• Достижение экологических целей.

В конечном итоге об успехе EMS будут судить по этим трем элементам. Одна из областей, которые мы здесь, в NQA, считаем, что отличает нас от многих других органов по сертификации, заключается в том, что в рамках нашей программы оценки и посредством использования «возможностей для улучшения» (OFI) мы стремимся гарантировать, что СЭМ любой организации достижения этого.

Успех также зависит от того, чего вы хотите от своей EMS. Вышеуказанное не подлежит обсуждению, но другим может потребоваться процесс управления рисками, инструмент управления соблюдением законодательства, значок, которым можно помахать перед клиентами, или плата за проезд, которая поможет им сыграть свою роль в смягчении последствий изменения климата.Что бы вы ни пожелали от своей системы, наши эксперты позаботятся о том, чтобы у вас была система, «отвечающая поставленным целям».

В чем разница между объемом статьи 1 и объемом статьи 4.3?

Пункт 1 «Область применения» относится к области применения самого стандарта и подробно описывает требования к системе экологического менеджмента. В нем также подробно описаны три ожидаемых результата ISO 14001. Пункт 4.3 «Область применения» — это область действия вашей системы менеджмента, а также подробно описаны границы и применимость системы.Именно такая форма слов встречается в вашем сертификате ISO 14001.

Как туристические сайты и поездки посетителей соотносятся с ISO 14001?

Пункт 6.1.2

— Экологические аспекты содержит подробные сведения о том, что организация должна определять экологические аспекты, которые она может контролировать или влиять на них, а также связанные с ними аспекты. Поскольку у вас нет контроля или влияния на то, как люди прибывают в то или иное место, я считаю целесообразным остаться в стороне. Нет необходимости формально исключать его из своей области.Конечно, вы всегда можете попытаться повлиять на поездку, например, договориться с автобусными / железнодорожными компаниями о скидках для посетителей при предъявлении действительного проездного билета. Это даст возможность быть детализированным в соответствии с 6.1.1

.

Применимы ли планирование и аспекты к бизнесу в целом или по отделам в стандарте ISO 14001?

Это будет полностью зависеть от размера и сложности бизнеса. Стандарт не указывает, как это должно быть достигнуто, и, следовательно, до тех пор, пока были оценены важные аспекты, относящиеся ко всем видам деятельности, то, как это делается, относится к сфере бизнеса.Многие крупные компании считают более управляемым разбить организацию на отдельные подразделения, что позволяет использовать более структурированный метод поиска проблем, которые необходимо решить.

Если у вас есть интегрированная система, сертифицированная по ISO 9001 и OHSAS 18001, как это повлияет на переход на ISO 14001?

Введение Приложения SL будет способствовать процессу интеграции ISO 9001, ISO 14001 и ISO 45001, нового международного стандарта для систем управления охраной труда и безопасностью.Однако вам нужно будет тщательно продумать даты перехода и планы перехода из-за разных дат публикации.

ISO 14000: Руководство для начинающих по ISO 14000: 2015

Что такое ISO 14000?

ISO 14000 — это набор международных стандартов, призванных помочь организациям работать без негативного воздействия на окружающую среду, соблюдать экологические законы и правила и постоянно улучшать процессы. Одним из важнейших компонентов серии стандартов ISO 14000 является ISO 14001: 2015, который определяет требования к эффективной Системе экологического менеджмента (СЭМ).

В этой статье рассказывается о том, что такое СЭМ, как ее разработать, а также о преимуществах сертификации СЭМ по стандарту ISO 14001: 2015. Также доступны полезные ресурсы, которые помогут вам подготовиться к сертификации ISO 14001.

Что такое EMS?

Система экологического менеджмента (EMS) — это структура и набор процессов, призванных помочь организациям достичь своих экологических целей и нормативных стандартов экономически эффективным образом.

Основные элементы EPS могут включать следующее (в соответствии с рекомендациями Агентства по охране окружающей среды США):

• Анализ экологических целей организации;
• Анализ воздействия на окружающую среду и требований законодательства;
• Постановка экологических целей и задач по снижению воздействия на окружающую среду и соблюдению требований законодательства;
• Создание программ для достижения этих целей и задач;
• Мониторинг и измерение прогресса в достижении целей;
• Обеспечение экологической осведомленности и компетентности сотрудников; и,
• Рассмотрение прогресса EMS и внесение улучшений.

Зачем применять ISO 14001: 2015?

Сертификация СЭМ является полностью добровольной, но может продемонстрировать надежность и укрепить приверженность организации ее экологическим обязательствам. Наиболее распространенной сертификацией EMS является ISO 14001: 2015, который является всемирно признанным стандартом и обычно интегрируется с другими системами и стандартами управления качеством, такими как ISO 9001.

Вот некоторые из основных преимуществ наличия сертификата ISO 14001: 2015 EMS:

• Повышает экологические показатели
  Первоначальное преимущество бизнеса, сертифицированного по стандарту ISO 14001, означает, что у вас отличные экологические показатели и корпоративное гражданство.
• Снижение образования отходов
  Контроль и управление отходами, сточными водами и выбросами являются хорошими показателями того, что ваш бизнес положительно влияет на окружающую среду, предотвращая любые источники загрязнения и контаминации. Благодаря этому сохраняются природные ресурсы, в том числе воздух и вода, земля и драгоценные полезные ископаемые.
• Соответствие законодательным и другим требованиям
  Стратегический подход помогает продемонстрировать соблюдение текущих и будущих нормативных и законодательных требований.Это также помогает снизить риск судебного преследования и штрафов.
• Прибыльность
  Наличие сертификата ISO 14001: 2015 помогает обеспечить финансовые выгоды, установить лучшие отношения с заинтересованными сторонами, выйти на различные рынки и улучшить репутацию компании. Многие предприятия с высоким риском воздействия на окружающую среду могут сотрудничать только с организациями, имеющими сертифицированные системы СЭМ.

Как получить сертификат ISO 14001: 2015?

Понимание всего процесса ISO 14001: 2015 может быть непростым.Вот пять ключевых шагов, которые обычно проходят организации для получения сертификата EMS:

• Шаг № 1: Спланировать скважину

  Любая организация, желающая получить сертификат ISO, нуждается в серьезном планировании и подготовке, чтобы гарантировать, что усилия, деньги и время не будут потрачены впустую. Найдите время, чтобы переоценить свои бизнес-процессы. Проверьте и просмотрите все важные данные и документы.

• Шаг № 2: Изучите стандарт ISO 14001: 2015

  Получите необходимое оборудование, ознакомившись со всем процессом сертификации ISO 14001: 2015.Определите юридические требования. Определите объем и процедуры EMS.

• Шаг № 3: Распространение и обучение

  Важно, чтобы все сотрудники знали, каких целей вы пытаетесь достичь и какой процесс используется для улучшения СЭМ. Следующим шагом является обучение пониманию стандартов ISO, разработке систем управления, работе с несоответствиями и так далее.

• Шаг № 4: Проведите внутренний аудит

  Лучший способ оценить эффективность СЭМ — это провести внутренний аудит и самооценку.Используйте цифровые контрольные списки ISO 14001 для помощи в документировании и отслеживании улучшений ваших процессов.

• Шаг № 5: Пройдите сертификацию

  Выберите известный сторонний орган по сертификации, который придет для оценки процесса EMS на соответствие требованиям ISO 14001: 2015.

Часто задаваемые вопросы по ISO 14001: 2015

Эти часто задаваемые вопросы предназначены для предоставления дополнительных сведений пользователям ISO 14001: 2015 и основаны на рекомендациях, согласованных экспертами рабочей группы ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 (WG5) в процессе пересмотра ISO 14001.Он разделен на разделы, относящиеся к:

• Общие понятия
• Термины и определения
• Особые концепции пункта

Термины «HLS» и «Приложение SL» относятся к структуре высокого уровня, идентичному основному тексту, общим терминам и основным определениям для использования в стандартах систем менеджмента (MSS), изложенных в Приложении SL к Директиве ISO, Часть 1 2015 ( 6 ^{-е издание} ).

ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ

1. Почему были изменены некоторые части текста в Приложении SL «Требования ISO к стандартам на системы менеджмента»?

Для того, чтобы добавить в основной текст требования, относящиеся к системе экологического менеджмента (СЭМ), и при этом соответствовать правилам, регулирующим использование Приложения SL, было решено использовать интегрированный подход гибким способом для включения специфических требований СЭМ, в зависимости от предмета и в соответствии с принципами работы ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5. Иногда требования EMS добавлялись отдельным предложением или маркером; иногда они включались в общее предложение или маркер Приложения SL.

Принципы работы WG5, относящиеся к тексту, включены:

• простота, ясность и переводимость
• быть кратким и избегать дублирования
• гибкость и простота использования стандарта
• проверяемость
• совместимость с другими элементами стандарта.

В некоторых случаях некоторые слова Приложения SL были заменены для единообразия.Например, в отношении использования словосочетания «планировать, устанавливать, внедрять, поддерживать, контролировать, постоянно улучшать…» было решено, что последовательное использование фразы в ISO 14001: 2015 было важным, но в отдельных разделах оно было скорректировано для решения конкретное намерение статьи правильно. Например, в 6.1.1 WG5 использовала формулировку «установить, внедрить и поддерживать процесс (ы)», которая отличается от 8. 1, где формулировка, используемая WG5, — «установить, внедрить, контролировать и поддерживать».

2. Что произошло со всеми необходимыми процедурами в ISO 14001: 2004?

ISO 14001: 2015 избегает использования термина «процедура», потому что многие неправильно применяли его в значении «документированная процедура».

В дополнение к определенным разделам, которые требуют «процесса», раздел 4.4 требует, чтобы организация установила процессы, необходимые для ее системы экологического менеджмента. В пункте A.4.4 разъясняется, что организация должна определить, в какой степени процессы необходимы, чтобы иметь уверенность в том, что они контролируются, выполняются в соответствии с планом и достигают желаемых результатов.

Пункт A.8.1 об оперативном планировании и контроле разъясняет, что существуют различные способы обеспечения эффективности процессов и достижения желаемых результатов (см. Пункты от a) до f)). Установление «процедуры» (то есть определенного способа выполнения процесса) — лишь один из этих способов (см. Подпункт c), а установление «документированной процедуры» — другой способ (см. Подпункт f).

Пункт 7.5.1

ссылается на документированную информацию, требуемую в определенных разделах стандарта, а также на любую другую документированную информацию, которую организация считает необходимой для результативности своей системы экологического менеджмента.

Принимая во внимание положения этих пунктов, WG5 переоценила потребность в требуемых «процедурах» в версии 2015 г. и согласилась указать требования к «процессам» в отдельных разделах, а в некоторых случаях — требования к документированию этих процессов. Это позволяет организациям гибко определять, должен ли процесс выполняться определенным образом (т. Е. «Процедурой»), являются ли другие методы операционного контроля более подходящими и может ли потребоваться дополнительная документированная информация.

3. Почему нет пункта об управлении изменениями?

ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласился с тем, что в требования не будет добавляться отдельный пункт или подпункт, посвященный «управлению изменениями». «Управление изменениями» рассматривается в соответствующих подпунктах, а пояснительный текст по управлению изменениями представлен в Приложении A.1.

4. Почему в ISO 14001 иногда используется «эффект», а иногда «воздействие»?

ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласился с тем, что слово «эффекты», используемое в определении «рисков и возможностей» и в других частях стандарта, охватывает как «воздействие» на организацию, так и на окружающую среду.Фраза «воздействие на окружающую среду» используется специально для обозначения «воздействия» на окружающую среду.

5. Что означает фраза «улучшить экологические показатели»?

Основная цель этой фразы — уменьшить неблагоприятное воздействие организации на окружающую среду (т. Е. Сократить использование ресурсов, выбросы, сточные воды, отходы и т. Д.) Или усилить полезное воздействие организации (например: повторное использование и переработка побочных продуктов, сохранение земель , так далее.). В ISO 14031 эта концепция называется «эксплуатационные характеристики». ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 хотела сохранить соответствие с концепциями Приложения SL и ISO 14031 в отношении улучшения системы экологического менеджмента в соответствии с ISO 14001. мандат на пересмотр, но в отдельных статьях хотел подчеркнуть акцент на улучшении эксплуатационных характеристик. Было решено использовать фразу «для улучшения экологических показателей» в тех разделах, где WG5 решила сделать акцент.

6.Что ожидается в пунктах 4.1, 4.2 и 6.1?

Ожидание начинается с концептуального понимания, за которым следует более детальное определение. Например, в 4.1 и 4.2 ожидается концептуальное понимание вопросов и требований заинтересованных сторон, имеющих отношение к организации. Что касается 6.1, цель состоит в том, чтобы детально определить важные экологические аспекты (6.1.2) и обязательства по соблюдению (6.1.3). В соответствии с «мышлением, основанным на оценке риска», цель 6.1.1 заключается в создании концептуального анализа «рисков и возможностей», связанных с другими проблемами и требованиями. Нет никаких требований или ожиданий в отношении подробной оценки рисков.

7. Что означает новая фраза «лицо (лица), выполняющее работу под его контролем»?

Как указано в Приложении, A.3, фраза «лицо (лица), выполняющее работу под его контролем» включает лиц, работающих в организации, и тех, кто работает от ее имени, за которые организация несет ответственность (например,грамм. подрядчики). Он заменяет фразу «лица, работающие на нее или от ее имени» и «лица, работающие на организацию или от ее имени», использованные в предыдущем издании ISO 14001. Назначение этой новой фразы не отличается от цели предыдущей редакции. .

8. Что означает «ожидаемые результаты СЭМ»?

В пункте 1 «Объем» вводится понятие «предполагаемых результатов». Дальнейшие пояснения приведены в Приложении А.3. Фраза «предполагаемый результат» выражает то, чего организация ожидает от внедрения своей системы экологического менеджмента. Три минимальных «ожидаемых результата» включают улучшение экологических показателей, выполнение обязательств по соблюдению и достижение экологических целей. Организации могут установить дополнительные ожидаемые результаты для своей системы экологического менеджмента. Например, в соответствии со своими обязательствами по защите окружающей среды, организация может установить желаемый результат для работы в направлении устойчивого развития.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

9. Как термины и определения упорядочены в пункте 3?

Как указано в Директивах ISO / IEC, Часть 2, термины и определения перечислены в соответствии с иерархией понятий (отражающей последовательность их введения в стандарт). В случае ISO 14001: 2015 термины сгруппированы по названию основного пункта (т.е. Контекст организации, Лидерство, Планирование и т. Д.). ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласился упорядочить термины внутри групп таким образом, чтобы (i) определенные дисциплинарные термины представлялись последовательно после их общей формы и, насколько это возможно, (ii) представляли термины в том порядке, в котором они появляются в тексте. WG5 добавила «Алфавитный указатель терминов», который может быть изменен для отражения алфавитных списков на другом языке.

10. Почему в английской версии ISO 14001 используется термин «обязательства по соблюдению», а в некоторых переводах — «юридические и другие требования»?

Чтобы решить проблему перевода для некоторых языков, ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласился добавить к определению «обязательства соответствия» принятый термин «юридические требования и другие требования».При подготовке других языковых версий ISO 14001: 2015 национальные органы-члены, ответственные за перевод, могут использовать термин, который лучше всего передает значение определения.

11. Есть ли разница между использованием термина «обязательства соответствия» в ISO 14001 для управления окружающей средой и ISO 19600 для управления соответствием?

Да. ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 изменил определение этого термина, добавив «Примечание 1 к записи (нормативное)», чтобы уточнить, что «обязательства по соблюдению» в ISO 14001 ограничиваются только теми требованиями, которые относятся к системе экологического менеджмента.

12. Относится ли ISO 14001 к приложениям различных обязательств организации (например, обязательные требования, добровольные требования и т. Д.) Одинаково?

Да. ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласился с тем, что пункты EMS и связанные с ними положения в равной степени применяются к:

• обязательные требования, такие как правила и юридически обязательные требования,
• обязательства, которые у вас нет другого выбора, кроме как выполнять, даже если они не являются юридически обязательными с технической точки зрения, например, директивы, установленные материнской компанией для дочерней компании, или корпоративные директивы для различных подразделений,
• и добровольные требования, такие как обязательства, которые организация решает взять на себя.

WG5 не хотела различать их либо (1) устанавливая отдельные положения (т. Е. Формулировки «должен») для каждого, либо (2) предоставляя избыточные положения для каждого.

13. Что такое аутсорсинговый процесс?

Процесс, переданный на аутсорсинг, отличается от закупаемых продуктов и услуг. Особые условия для процесса, переданного на аутсорсинг, были представлены в Приложении A, A.8.1. Это «процесс или функция, выполняемая внешней организацией, которая выполняет все следующие условия:

• входит в сферу действия системы экологического менеджмента;
• является неотъемлемой частью функционирования организации;
• необходимо, чтобы система экологического менеджмента достигла намеченного результата;
• ответственность за соответствие требованиям сохраняется за организацией, а
• : организация и внешний поставщик поддерживают отношения, при которых процесс воспринимается заинтересованными сторонами как выполняемый организацией. ”

КОНЦЕПЦИИ СТАТЬИ

14. Что подразумевается под «проблемами» в пункте 4.1?

«Вопросы» включают важные темы для организации, проблемы для обсуждения и обсуждения или меняющиеся обстоятельства, которые могут повлиять, положительно или отрицательно, на предполагаемые результаты системы экологического менеджмента.

• Условия окружающей среды, например воздух, вода, земля, природные ресурсы — НЕ единственные проблемы, относящиеся к EMS.
• Проблемы могут возникать из-за внешних и внутренних факторов, не связанных с окружающей средой, например: финансы, технологии, управление (см. примеры, приведенные в Приложении, A.4.1).
• Риски / возможности НЕ являются проблемами; риски / возможности возникают из-за проблем.

15. Что подразумевается под «целью организации»?

В пункте 1 4. 1 «цель» организации относится к тому, почему организация существует, ее « raison d’être ».Он охватывает виды деятельности, которые являются ключевыми для существования организации и часто отражаются в видении и миссии организации.

16. Что ожидается в результате выполнения пунктов 4.1 и 4.2?

Результатом этих статей является знание. Это концептуальное понимание того, как внутренние и внешние факторы, включая условия окружающей среды, и соответствующие требования заинтересованных сторон могут повлиять на способность организации достичь намеченных результатов ее СЭМ.Эти знания используются в качестве исходных данных для разработки и улучшения СЭМ.

Доказательства этого знания, например, появляются в других разделах СЭМ организации. Было решено, что для выполнения требований 4.1 и 4.2 не требуется документированная информация. Поскольку каждая СЭМ уникальна, в соответствии с 7.5.1 организация может решить, требуется ли дополнительная документированная информация для эффективности ее СЭМ.

17. Какова цель пункта 4.2?

Пункт 4.2 — это стратегический исследовательский шаг для организации по сбору информации о заинтересованных сторонах, чтобы понять их соответствующие потребности и ожидания.

В ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 было согласовано, что организация определяет свои обязательства соответствия на «концептуальном уровне» в 4.2, основываясь на знании соответствующих требований соответствующих заинтересованных сторон. Подробный анализ этих требований приведен в 6.1.3.

При упоминании заинтересованных лиц в 4.2 термин «требования» был заменен на «потребности и ожидания». Это было сделано для того, чтобы сохранить различие между требованием заинтересованной стороны, которое является обязательным требованием (например, законом или условием разрешения), и требованием, которое организация решает соблюдать (например, договорным соглашением). Решение удовлетворить потребности и ожидания заинтересованных сторон, а затем учесть их при разработке своей СЭМ, остается в руках организации.

18.Какова цель рассмотрения c lause s 4.1 и 4.2 при определении объема EMS?

Организация оставляет за собой право определять объем своей СЭМ. Он имеет право самостоятельно определять, какие из проблем, указанных в 4.1 и 4.2, он решит в своей СЭМ. Пункт 4.3 не подразумевает, что организация должна работать по всем вопросам.

Кроме того, ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласился с тем, что целью является рассмотрение обязательств по соблюдению (соответствующих требований заинтересованных сторон, которые организация должна или выбирает выполнять), а не обязательно всех требований заинтересованных сторон.Поэтому во фразе использован термин «рассмотреть», а не «принять во внимание».

19. Какова цель пункта 4.3, определяющего объем СЭМ?

«Объем» EMS включает функции организации, физические границы, а также ее деятельность, продукты и услуги, к которым будут применяться требования ISO 14001. При определении области действия обычно учитываются элементы, описанные в маркированном списке.

Давняя консенсусная позиция, позволяющая организациям поэтапно внедрять СЭМ, была подтверждена и сохранена ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 в версии ISO 14001 2015 года.Чтобы устранить опасения, что некоторые виды деятельности, продукты и услуги могут «выбрать вишню», чтобы целенаправленно исключить те, которые имеют существенные экологические аспекты, было добавлено требование о предоставлении доступа к сфере охвата заинтересованным сторонам, чтобы обеспечить прозрачность и избежать недоразумений.

После того, как объем и границы СЭМ определены, исключение видов деятельности, продуктов или услуг в рамках определенного объема не допускается. В то время как организация сохраняет свободу и гибкость в определении границ своей области, ее соответствие ISO 14001: 2015 должно основываться на надежной, надежной и надежной СЭМ.

В соответствии с целью следующего требования в ISO 14001: 2004, 4. 1, «организация должна… определить, как она будет выполнять эти требования», ISO 14001: 2015 сохраняет концепцию, согласно которой организация сохраняет автономию для принятия решения , как она выполнит требования EMS. См. Дополнительные пояснения в приложениях A.4.3 и A.4.4.

20. Какова цель политического обязательства по защите окружающей среды?

ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласовано

• , что цель заключалась в том, чтобы взять на себя политическое обязательство по защите окружающей среды (всеобъемлющее значение, зафиксированное в определенном термине 3.2.1), в котором включает понятие «предотвращение загрязнения», но может также включать другие концепции (например, устойчивое использование ресурсов, смягчение последствий изменения климата и т. Д.).
• , чтобы сохранить акцент на «предотвращении загрязнения».
• , что он предназначен для охвата чего-то более широкого, чем «предотвращение загрязнения», что подразумевает позитивные, упреждающие усилия.

21. Какова цель требования для определения «рисков и возможностей»?

ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласился, что:

• «риски и возможности» — это больше, чем экологические риски (т.е. связанных с воздухом, водой, землей, природными ресурсами и т. д.), и могут возникать в результате других неэкологических проблем, представляющих риск.
• «риски и возможности» НЕ всегда имеют отношение к EMS; только если они могут повлиять на цель организации и ожидаемые результаты EMS.
• цель состоит в том, чтобы определить и устранить риски и возможности, связанные с организационным контекстом (т. Е. «Проблемы» из 4.1 и 4.2, которые имеют потенциал для (i) неблагоприятных воздействий (рисков) или (ii) положительных эффектов (возможностей) для предполагаемых результаты системы экологического менеджмента, и использовать эти знания в качестве одного из входов для определения приоритетности рисков (угроз) и возможностей.
• в стандарте нет требования о предписывающем процессе управления рисками.

Дополнительные указания по рискам и возможностям приведены в Приложении, A.6.1.

22. Каковы некоторые примеры критериев определения значимости экологического аспекта?

Экологические критерии (например, токсичность, продолжительность и вероятность воздействия и т. Д.) Являются основными и минимальными критериями для оценки экологических аспектов.Также могут использоваться другие критерии (пример: аспект может быть незначительным при рассмотрении только экологического критерия, но когда рассматриваются другие организационные вопросы (например, угроза несоблюдения или возможность удовлетворить потребности и ожидания соответствующей заинтересованной стороны) , аспект может иметь более высокий приоритет или большее значение для определения значимости.Однако другие критерии не должны использоваться для снижения уровня значимости аспекта на основе его воздействия на окружающую среду.

23. Является ли определение рисков и возможностей, экологических аспектов и обязательств по соблюдению отдельными процессами или их можно объединить?

Организация решает, хотят ли они провести отдельный анализ для подпунктов 6.1.1–6.1.4 или объединить некоторые (или все) анализы. ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласился не подразумевать, что важные экологические аспекты (результат 6.1.2) или обязательства соблюдения (результат 6.1.3) необходимо пройти второй этап «фильтрации» для определения «рисков и возможностей», которые необходимо учитывать в п. 6.1.4. Поскольку организация может определять риски и возможности, связанные с проблемами, значимыми экологическими аспектами и обязательствами по соблюдению требований по отдельности или в сочетании, требуется, чтобы организация планировала процесс и поддерживала документированную информацию о процессе (включая критерии, используемые для определения значимых факторов). экологические аспекты) в степени, необходимой для уверенности в том, что процесс был выполнен в соответствии с планом. Однако ISO 14001: 2015 требует, чтобы выходные данные процесса (или процессов) были задокументированы.

24. Какая связь между пунктами 4.1, 4.2, 6.1 и 8.1?

Пункты 4.1 и 4.2

предоставляют знания, которые организация использует в 6.1 для определения рисков и возможностей, которые необходимо учитывать, важных экологических аспектов, включая применение перспективы жизненного цикла, и обязательств по соблюдению в 6.1. Это входы в 6.1.4 и 8.1, которые ориентированы на внедрение средств управления операциями, необходимых для выполнения запланированных действий, указанных в 6.1.4.

25. Почему соображения бизнеса были исключены из статьи об экологических целях?

ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласен с тем, что у организации есть различные варианты при планировании действий, которые необходимо предпринять в соответствии с 6.1.4. Соображения по экологическим целям (то есть технологические варианты и т. Д.) Применимы ко всем этим вариантам, и поэтому были перенесены в 6.1.4.

26. Требуются ли экологические цели теперь, когда организация планирует действия по устранению рисков и возможностей, соблюдению обязательств и значимым аспектам?

ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласен с тем, что у организации есть различные варианты при планировании действий, которые необходимо предпринять в соответствии с 6.1.4, но экологическая цель должна быть установлена ​​как минимум.

WG5 согласилась с тем, что учет значительных экологических аспектов, нормативных обязательств и рассмотрение рисков и возможностей при постановке экологических целей не подразумевает повторного определения того, какие важные экологические аспекты, нормативные обязательства и риски и возможности должны быть рассмотрены (они были определены в 6.1).

27. Почему темы, которые необходимо сообщить, не перечислены в пункте 7.4?

Следуя модели Приложения SL для размещения требований к документированной информации, требования для сообщения конкретной темы помещаются в раздел, соответствующий тому, где эта тема обсуждается, а не резюмируются в 7. 4.

28. Налагает ли пункт 8.1 требования на внешних поставщиков?

Стандарты

ISO могут налагать требования только на организацию, принимающую стандарт.8.1 основное внимание уделяется внутренним процессам, которые можно использовать для воздействия на внешних поставщиков, а не контролю над процессами внешних поставщиков. Термин «внешние поставщики» использовался для обозначения поставщиков либо закупленных продуктов и услуг, либо процессов, переданных на аутсорсинг, и для согласования с ISO 9001.

29. Почему ISO 14001 включает новое требование к конструкции ?

ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласился с тем, что операционное планирование и контроль должны касаться деятельности по проектированию, поскольку принимаются важные решения, которые потенциально могут повлиять на воздействие на окружающую среду на каждом этапе жизненного цикла продукта и услуги.

30. Требует ли ISO 14001, чтобы организация сообщала о своем воздействии на окружающую среду всем участникам цепочки создания стоимости ?

Нет. Организация может гибко предоставлять информацию о потенциальных значительных воздействиях на окружающую среду на этапе поставки, использования и окончания срока службы; поэтому фраза «рассмотреть необходимость» была сохранена.

31. Отменил ли ISO 14001: 2015 требование 2004 года по выявлению потенциальных чрезвычайных ситуаций?

№Было решено, что требование выявления потенциальных аварийных ситуаций лучше согласовано с этапом планирования модели PDCA, а не с этапом управления, поэтому теперь оно охвачено в 6.1.1.

32. Применяется ли пункт 9.3 d) 4) только к внутренним аудитам СЭМ или имеется намерение включить информацию как о внутренних, так и о внешних аудитах, связанных с СЭМ?

Цель использования термина «аудит» в 9. 2.2 относится к внутренним аудитам, проводимым организацией или только от ее имени (в соответствии с заголовком подпункта), тогда как в 9.3 он относится как к внутренним, так и к внешним аудитам, связанным с EMS (т. Е. 1 ^st , 2 ^st и 3 ^rd party).

33. В чем смысл фразы « »: постоянное совершенствование системы экологического менеджмента для повышения экологических показателей » ?

ISO / TC 207 / SC 1 / WG 5 согласился с тем, что конечной целью улучшения системы является улучшение экологических показателей.WG5 также согласилась с тем, что улучшение СЭМ может включать улучшение экологических показателей. Было отмечено, что в некоторых случаях цель требования была сосредоточена на улучшении СЭМ, в то время как в других цель заключалась в том, чтобы подчеркнуть улучшение экологических характеристик. —

WG5 поэтому использовала следующее:

• Там, где термин «постоянное улучшение» используется сам по себе, цель состоит в том, чтобы сосредоточить внимание как на улучшении СЭМ, так и на улучшении экологических показателей, при этом не делает особого акцента ни на одном из них.
• Там, где фраза «постоянное улучшение системы экологического менеджмента» используется сама по себе, цель состоит в том, чтобы сосредоточиться только на улучшении системы экологического менеджмента.
• Там, где фраза «улучшение экологических показателей» используется сама по себе, цель состоит в том, чтобы сосредоточить внимание только на улучшении экологических показателей.
• Там, где используется фраза «постоянное совершенствование системы экологического менеджмента для улучшения ее экологических показателей», цель состоит в том, чтобы сосредоточить внимание как на улучшении СЭМ, так и на улучшении экологических показателей, с добавленный акцент на улучшении производительности.

ISO 9001 Требует, чтобы вы контролировали документы

Какая документация действительно требует ISO 9001: 2015?

В то время как версия ISO 9001: 2008 четко описывает документацию, ISO 9001: 2015 дает больше свободы в том, как, что и когда документировать процесс управления качеством (например, конкретные процедуры).

Похоже, что эта эволюция предназначена не только для приспособления к более современным формам связи, таких как видео, аудио и другие электронные записи, но и для того, чтобы позволить организации гибко повторно использовать соответствующую информацию, легче поддерживать текущие версии, обеспечивать более широкий доступ / распространение и сокращать расходы, связанные с документацией.(Примечание: это изменение не требует сменных носителей и позволяет организации также повторно использовать существующую документацию QMS, если она соответствует требованиям. См. Объяснение ниже.)

Измененный характер документации ISO 9001

Стандарт ISO 9001: 2015 удалил различие между документами и записями. Оба теперь называются «документированной информацией». Согласно определению ISO, термин «документированная информация» относится к информации, которую необходимо контролировать и поддерживать.Следовательно, ожидается, что вы также будете поддерживать и контролировать носитель, а также информацию. Документированная информация используется как доказательство соответствия.

По-своему (вроде)

ISO 9001: 2015 по существу позволяет организации адаптировать полноту или сложность документации к ее собственной ситуации, если она по-прежнему достигает своих общих целей. Однако смена не снижает требования к надлежащей документации. Как указано в стандарте, может потребоваться «документированная информация»:

• Когда необходимо распространять или делиться информацией.
• Чтобы доказать (и сохранить это доказательство), что процесс обеспечения качества был завершен и каковы были результаты.
• Для сохранения организационных знаний, в том числе:
  • Процессы
  • Технические характеристики и изменения
  • Цели и ожидания
  • Контроль и измерения
  • Анализ, обзоры, оценки и подтверждения
  • Терминология
  • Принятые решения
  • Переговоры
  • Уведомления
  • Права доступа
  • Предпринятые действия
  • Управление активами, запасами и имуществом
  • Описание должностей и квалификация

Итак, что требуется?

ISO 9001: 2015 пункт 7.5, требует от организации:

«Поддерживать документированную информацию в объеме, необходимом для поддержки работы процессов, и сохранять документированную информацию в объеме, необходимом для уверенности в том, что процессы выполняются в соответствии с планом».

Руководство ISO по требованиям ISO 9001: 2015 к документированной информации содержит следующие рекомендации о том, что документировать:

1. Документирование критических частей системы менеджмента качества (СМК), таких как ее объем, ключевые операционные процессы, политики и цели.
2. Документирование важной, но, возможно, менее важной информации, поддерживающей СМК, такой как блок-схемы процессов, конкретные процедуры качества и рабочие процедуры, графики, подходы к сбору информации (например, формы, опросы), бизнес-планы и т. Д.

Потребуется ли руководство по качеству?

Короткий ответ: согласно ISO 9001: 2015 руководство по качеству не требуется. Стандарт ISO 9001: 2015 не требует официального руководства по качеству. Тем не менее, руководство по качеству может удовлетворять требованиям в отношении документированной информации, касающейся:

Во многих случаях информация, требуемая QMS, по-прежнему будет наиболее удобной и доступной, если ее собирать, публиковать и поддерживать в традиционном формате руководства по качеству.

Ведение документов

Как отмечалось в разделе 7.5, стандарт по-прежнему применяет традиционную строгость в обновлении, защите и хранении документов для информации, которая считается важной частью СМК (и других связанных систем управления). Есть много специальных разделов, которые, по сути, требуют целостности этой документации (см. Образец раздела из руководства по документированной информации ISO ниже).

Примеры ISO 9001 2015 Требуемая документация

Несмотря на то, что требования к документации ISO 9001 2015 менее строгие, чем в предыдущих редакциях, все же существуют конкретные случаи, когда документированная информация должна быть записана и сохранена для подтверждения достигнутых результатов организацией, как указано выше.

Независимо от того, имеет ли организация существующую СМК или только начинает, ключ в том, чтобы позволить процессам, которые используются для достижения ее целей, определять требования к документации. Если существующая документация может быть продемонстрирована для эффективной поддержки процессов СМК, то ее можно и нужно использовать для этой цели. Если нет, то следует приложить соответствующие усилия для преобразования или перенаправления этой документации в надлежащую функцию.

Однако такая гибкость не освобождает организацию от возможности доказать, что она выполняет свои задачи по управлению качеством.Как отмечалось выше, в стандарте есть много случаев, когда он требует конкретных доказательств соответствия. Следовательно, документация должна быть точной, объективной и актуальной в этом отношении, а на практике должна выдерживать тщательную проверку, которую потребует надлежащим образом проведенный внешний аудит. Таким образом, хотя ISO 9001: 2015 более гибок в отношении директив по документации, дисциплина, использованная при составлении требований к системе менеджмента качества предыдущей редакции, все же может быть жизнеспособным подходом.