Правила написания делового письма образец: Деловое письмо: 21 распространенная ошибка

Правила написания делового письма образец: Деловое письмо: 21 распространенная ошибка

как вести переписку с парнёрами

Дополнительные материалы

Шаблон: заявление о приёме на работу

Дополнительные материалы

Шаблон: заявление о приёме на работу

 

Без деловой переписки бизнес вести невозможно — ведь в большинстве случаев она может заменить встречу, а значит, сэкономить время предпринимателя. Чтобы деловая переписка была эффективной, важно придерживаться этикета — письмо не должно навредить, оттолкнуть потенциального партнера, клиента, работодателя. 

Разберемся, как это сделать.

 

Общие правила и ГОСТы для оформления

 

Все деловые письма делятся на презентационные (или письма-знакомства), письма-заказы, письма-напоминания, письма-претензии, гарантийные письма (обязательства) и сопроводительные письма. Сопроводительные письма встречаются наиболее часто, так как их отправляют вместе с разными вложениями, от резюме до презентации или прайса.

 

Пример гарантийного письма.Пример сопроводительного письма.

 

Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

 

Общие правила включают такие требования к деловому письму

 

Лаконичность.

Без лирических отступлений и длинных экскурсов в историю. Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух.

Одно письмо — один вопрос.

В деловых письмах не принято смешивать темы. Если это запрос на поставку канцелярских товаров — не нужно писать «заодно» и о том, какие услуги оказывает компания. Это темы для двух деловых писем.

Уважительный тон.

Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность. В деловом письме нет места «Серёге», «дружочку», «братану» — возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени.

Использование бланков.

Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя.

Письмо на языке адресата.

При международной переписке письма составляются либо на языке получателя, либо на английском как признанном языке международного общения.

 

Отчёт о прибылях и убытках: основы

Инструмент для отслеживания финансовых результатов компании.

УрокОтчёт о прибылях и убытках: основы

Инструмент для отслеживания финансовых результатов компании.

УрокОтчёт о прибылях и убытках: основы

С чего начать онлайн привлечение сотрудников?

Два простых инструмента, с которых любой предприниматель сможет начать привлечение сотрудников в онлайн.

УрокС чего начать онлайн привлечение сотрудников?

Два простых инструмента, с которых любой предприниматель сможет начать привлечение сотрудников в онлайн.

УрокС чего начать онлайн привлечение сотрудников?

Как реабилитировать бизнес

Куда обращаться, в каком порядке, какие документы нужно подготовить

УрокКак реабилитировать бизнес

Куда обращаться, в каком порядке, какие документы нужно подготовить

УрокКак реабилитировать бизнес

 

Структура делового письма

 

Как правило, структура современного делового письма включает:

 

1. Данные отправителя и дату подготовки письма.
   
2. Адрес получателя, с указанием конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «в отдел продаж компании «НатурСтрой»).
   
3. Вступительное обращение: «Уважаемый Андрей Анатольевич», «Уважаемые коллеги».
   
4. Основной текст, состоящий из двух частей. В первой — приведены причины или цели письма, во второй — изложены выводы, просьбы или предложения.
   
5. Указание на приложения к письму, если они есть: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
   
6. Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто встречающаяся форма. «Искренне Ваш…» — вариант, допустимый в случае, если отправитель и адресат хорошо знакомы.
   
7. Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается.

 

Нюансы и тонкости

 

• Обращайте внимание на размер. Как указано в ГОСТах, при оформлении делового письма используют размер шрифта 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й размер.
• Выбирайте простое. Не рекомендуется использование вычурных, специализированных шрифтов или шрифтов, за использование которых взимается плата. Наиболее распространенный шрифт деловых писем — Times New Roman. Использование этого шрифта гарантирует отсутствие проблем с кодировкой писем при отправлении по электронной почте.
• Заботьтесь о легкости. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Текст, написанный с интервалом 1,5, легче для восприятия, и этот интервал используется чаще.
• Думайте о комфорте получателя. Для комфортного чтения абзацы отбивают дополнительным межстрочным интервалом.
• Правильно используйте обращение. При обращении к конкретному адресату «Вы», «Вас», «Вам» в деловом письме пишутся с прописной буквы, при обращении к группе людей (например, к сотрудникам отдела сбыта) — со строчной.

 

Пример оформления короткого делового письма.

 

• Проверяйте орфографию. Например, при помощи бесплатного сервиса Advego.ru. Сервис прост в использовании; он укажет на недочеты и поможет избежать грубых ошибок и опечаток.

 

Сервис работает очень просто.Результат должен быть таким.

 

Ошибки деловых писем, которых лучше избегать

 

• Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.
  
• Не вносите в деловое письмо длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими.
  
• Не употребляйте обращение на ты, даже если получатель хорошо знаком.
  
• Не прибегайте к креативу. Загадочные заголовки-квесты в стиле «Как наше оборудование втрое увеличило прибыль строительной компании» или «Почему лидеры рынка выбирают продукцию компании N», обилие эпитетов, восклицательные знаки оставьте для других жанров. Стиль делового письма консервативен.

 

Правила делового письма несложны и логичны. Следование этим правилам поможет сделать деловую переписку компании максимально результативной и укрепит бизнес-репутацию.

 

ВЫГОДНЫЕ ТАРИФЫ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА ОТ БАНКА ОТКРЫТИЕ

 

Заполните заявку и ожидайте звонка от представителя банка

как написать, примеры, фразы и образец

Структура письма

У каждого типа деловых писем существуют свои особенности, но их все объединяет четкая структура:

• Адрес отправителя
• Дата
• Адрес получателя
• Приветствие
• Вступление
• Основная часть
• Заключение
• Вежливое окончание
• Подпись

Поговорим подробнее про каждый из элементов делового письма.

Демо-урок бесплатно и без регистрации!

Пройди урок, узнай о школе и получи промокод на занятия английским языком

Адрес отправителя

Если вы используете британский английский, пишите свой адрес в верхнем правом углу письма.

А вот в США местожительство адресанта принято указывать в верхнем левом углу (над датой). Представляться по имени и фамилии здесь не нужно: для этого существует подпись в конце.

Если пишете из России, соблюдайте традиционный формат написания адреса и пользуйтесь транслитерацией, например:

Pushkin Media Group ul. Partizanskaya, d. 35 Moscow 121351 Russia

Пушкин Медиа Групп улица Партизанская, д. 35 Москва 121351 Россия

О том, как правильно записать местожительство адресатов из США и Великобритании, читайте чуть ниже.

Дата

Когда указываете дату в деловом письме, не забывайте про особенности британского и американского формата. Жители Великобритании, как и мы, вначале ставят число, а затем месяц и год, а вот американцы — наоборот: сперва месяц, а потом число и год.

Мы уже разбирали в одной из статей общие правила написания дат в письмах.

Как правило, дата пишется в правом верхнем углу письма под адресом получателя, но может быть и слева. Пример написания даты в британском формате:

Jonathan Livingston LLC 248A Marylebone Road London NW1 6JZ UK 20 September 2020 Mr Jonathan Barnes Chief Executive Officer InterContinental Hotels Group PLC 68 Baker Street London NW2 2LK UK

Jonathan Livingston LLC 248A Мэрилбоун-Роуд Лондон NW1 6JZ Великобритания 20 сентября 2020 Мистеру Джонатану Барнсу Главному исполнительному директору InterContinental Hotels Group PLC 68 Бейкер-стрит Лондон NW2 2LK Великобритания

А вот пример написания даты по-американски:

Viacom Inc. 1515 Broadway New York, NY 10036 United States August 07, 2019 Mr Gary Steed Head of Entertainment The CW Network LLC 3300 West Olive Avenue # 300, Burbank, CA 91505, United States

Viacom Inc. 1515, улица Бродвей Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 10036 США 7 августа 2019 Мистеру Гэри Стиду Главе отдела развлекательного вещания The CW Network LLC 3300 Западная Оливковая авеню # 300, Бербанк, Калифорния, 91505, США

Адрес получателя

Адрес того, кому вы направляете письмо, пишется в крайнем верхнем углу слева, на одной строке с датой или ниже нее. Если получатель находится в Великобритании, соблюдайте следующий формат адреса на английском:

• Имя и фамилия получателя
• Должность
• Название отдела (при необходимости)
• Название организации
• Номер дома, название улицы, номер офиса
• Город
• Индекс
• Страна

Пример:

Mr Harry White 20 December 2020 Chairman — Board of Directors Modest Management LLC 91 Baker Street London SW6 3BU UK

Мистеру Гарри Уайту 20 декабря 2020 Председателю совета директоров Modest Management LLC 91 Улица Бейкер Лондон SW6 3BU Великобритания

Если реципиент работает в США, его адрес указывается через две строки после адреса отправителя или даты письма, если вы пишете свой адрес в конце. Для американцев формат адреса почти идентичен британскому варианту, однако между городом и индексом указывается название штата в виде сокращения из двух заглавных букв. Список используемых в письмах сокращений можно найти здесь.

Пример:

Ms. Zelda Jones Chief Marketing Officer Widgets Inc. 989 Straight Road Springfield, OR 97477 United States

Мисс Зельде Джонс Директору по маркетингу Widgets Inc. 989 Шоссе Стрэйт Спрингфилд, Орегон 97477 США

Приветствие

Всегда начинайте письмо с обращения к отправителю. Форма приветствия зависит от того, насколько хорошо вы знаете вашего адресата, однако в бизнес-переписке все же лучше соблюдать деловой тон. Варианты обращений на английском могут быть следующими:

• To whom it may concern (Всем заинтересованным лицам): если не знаете имени, пола и должности получателя;
• Dear hiring manager (Уважаемый специалист по подбору кадров): подойдет вам, если известна только должность адресата;
• Dear sir / Dear madam (Уважаемый господин / Уважаемая госпожа): уместно, если вы знаете исключительно пол адресата;
• Dear Mr Johnson / Dear Ms/Mrs Johnson / Dear Dr Johnson / Dear Prof Johnson (Уважаемый мистер/миссис/доктор/профессор Джонсон): используйте это обращение, если знаете фамилию, пол и должность получателя. Обратите внимание, что Ms предпочтительнее Mrs
  при обращении к женщине, если вы не знаете о ее семейном положении. В случае, если у адресата есть ученое звание (доктор/профессор), укажите его вместо Mr/Ms;
• Dear Elliott Page (Уважаемый/ая Эллиотт Пейдж): идеальный вариант, если знаете имя получателя, но не уверены в его половой принадлежности. Подходит для небинарных персон — тех, кто не считает себя мужчиной или женщиной;
• Dear colleagues (Уважаемые коллеги): подойдет для группы хорошо знакомых людей из профессиональных кругов;
• Dear Gary / Dear Phoebe (Дорогой Гэри / Дорогая Фиби): наиболее неформальный вариант обращения, используйте его, если хорошо знаете получателя или часто с ним общаетесь.

Обратите внимание на знаки препинания в обращении.

Так, в британском английском в деловых письмах после «Mr»/«Mrs»/«Ms» не ставится точка, а само обращение отделяется запятой:

• Dear Mr Styles,
• Dear Ms Nielsen,

В американском английском после «Mr»/«Mrs»/«Ms» ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

• Dear Mr. Reynolds:
• Dear Ms. Halliwell:

Вступление

В первом абзаце вы должны сообщить о цели делового письма, чтобы получатель сразу понимал, о чем пойдет речь в основной части. Используйте следующие фразы-клише во вступлении:

Для ответных писем:

• I am / we are writing in response to… — Я/мы пишу/пишем в ответ на…
• We/I recently wrote to you about… — Мы/я недавно писали/писал вам о…
• With reference to your letter of 15 June, I. .. — В связи с вашим письмом от 15 июня я…
• In reply to your letter of 30 November, I… — В ответ на ваше письмо от 30 сентября я…
• I am writing regarding our phone conversation concerning… — Я пишу в связи с нашим телефонным разговором, касающимся…
• Further to your last email… — Отвечая на ваше последнее письмо…

Для выражения благодарности:

• Thank you for your letter regarding the… — Спасибо за ваше письмо о…
• Thank you for your letter of 6 May inquiring about… — Благодарю за ваше письмо от 6 мая с целью уточнения информации о…
• Thank you for contacting us. — Спасибо за то, что связались с нами.
• I appreciate your patience in waiting for a response. — Я ценю ваше терпение в ожидании ответа.
• We/I would like to thank you for your letter of 10 January asking for / requesting information about… — Мы/я хотели/хотел бы отблагодарить вас за ваше письмо от 10 января с вопросом/запросом о…
• In response to your letter of 25 August, we/I would like to thank you for your interest in… — В ответ на ваше письмо от 25 августа мы/я хотели/хотел бы поблагодарить вас за ваш интерес…

Для формулировки общей цели:

• I am / we are writing to: Я/мы пишу/пишем с целью: inform you that… проинформировать вас о… confirm… подтвердить… enquire about… уточнить… complain about… пожаловаться на…
• I recently heard about… and would like to… — Я недавно услышал о… и хотел бы…

Для обращения с просьбой:

• I am writing to ask whether you could… — Я пишу с целью спросить, не могли бы вы…
• We would appreciate it if you would… — Мы бы были благодарны, если бы вы…
• I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы вы могли…
• Could you please send me… — Не могли бы вы отправить мне…
• Could you possibly tell us… — Не могли бы вы по возможности рассказать нам…
• It would be helpful if you could send us… — Было бы любезно с вашей стороны, если бы вы могли отправить нам…

Для сопроводительных писем:

• I am writing to you regarding the position of… — Я пишу вам относительно вакансии…
• I am writing to apply for the vacant position of… posted recently on HeadHunter. — Я пишу с целью откликнуться на вакансию…, опубликованную недавно на HeadHunter.

Для писем-жалоб:

• I am writing to complain about the quality of… — Я пишу с целью пожаловаться на качество…
• I am writing in connection with my order… which arrived… — Я пишу в связи с заказом…, который прибыл…
• I am writing to draw your attention to the negative attitude of some members of your staff / some people in your customer’s service… — Я пишу с целью обратить ваше внимание на негативное отношение некоторых членов вашей команды / некоторых людей в службе по работе с клиентами…

Основная часть

Во втором-третьем абзаце опишите суть вашего письма. Старайтесь быть лаконичными: если вам хватит одного абзаца, чтобы изложить основную мысль, не добавляйте к письму еще один «для солидности». Само содержание основной части делового письма зависит от ваших целей: откликаетесь ли вы на вакансию, подаете ли вы жалобу или заявление об увольнении или же предлагаете товар или услугу клиенту.

Кстати, именно в «теле» письма стоит сообщать о плохих новостях вашему адресату. Наиболее «гуманные» способы сделать это по-английски:

• We/I regret to inform you that… — Мы/я с сожалением информируем/ю вас…
• I’m afraid it would not be possible to… — Я боюсь, что не представится возможным…
• Unfortunately, we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
• It is with great sadness that we inform you that… — С огромным сожалением мы…
• After careful consideration we have decided to. .. — После подробного обсуждения / тщательного рассмотрения мы решили…

Заключение

Последний абзац вашего письма может включать ссылки на приложения, а также просьбу о действии. Это могут быть напоминания, предложения о помощи и пожелания дальнейшего общения. В заключительной части письма можете использовать следующие фразы:

Для вложений (файлы, фото/видео):

• Please find the enclosed… — Пожалуйста, посмотрите сопроводительный документ (для обычных писем)
• Please find the attached… — Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ (для электронных писем)

Для предложения помощи:

• If you require more information, please let me/us know. — Если вам потребуется больше информации, пожалуйста, дайте мне/нам знать.
• Please do not hesitate to contact me/us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне / к нам, если вам потребуется дополнительная помощь.
• If you have any further questions/enquiries, please do not hesitate to contact me/us. — Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне / к нам.

Для продолжения общения:

• I/we would appreciate your reply at your earliest convenience / at your leisure. — Я/мы были бы благодарны за ваш ответ при первой возможности / в удобное для вас время.
• I am looking forward to hearing from you soon / to meeting you next week. — Я с нетерпением жду вашего скорого ответа / встречи с вами на следующей неделе.
• Feel free to contact me by phone or email. — Не стесняйтесь обратиться ко мне по телефону или электронной почте.
• I should also remind you that the next meeting is on March 10th. — Я также должен напомнить вам о нашей следующей встрече 10 марта.
• We await your reply with interest. — Мы ожидаем вашего ответа с заинтересованностью.
• I appreciate any feedback you may have. — Буду благодарен за любую обратную связь.
• We look forward to building a strong business relationship in the future. — Мы надеемся на крепкие деловые отношения в будущем.

Для срочных вопросов:

• Please give this matter your immediate attention. — Пожалуйста, срочно уделите внимание этому вопросу.
• Please contact me as soon as possible. — Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее.

Для извинений:

• Once again, I am / we are terribly sorry for taking up so much of your time. — Еще раз я/мы сожалею/сожалеем, что потратили столько вашего времени.
• Once again, I/we apologise for any inconvenience. — Еще раз я/мы приносим извинения за любые причиненные неудобства.

Для благодарности:

• Once again, thanks for your attention and your valuable time. — Еще раз спасибо за ваше внимание и драгоценное время.
• Thanks for your extremely helpful attention to this matter. — Спасибо за ваше невероятно ценное внимание к данному вопросу.
• Thanks again for your assistance, consideration and time. — Спасибо за вашу помощь, понимание и время.

Подпись

Наиболее формальные варианты подписей:

• Yours faithfully, — С искренним уважением (подходит, если вам неизвестно имя получателя),
• Yours sincerely, — Искренне Ваш (на тот случай, если вы знакомы с адресатом),

Менее официозные прощания в деловых письмах:

• All the best, — Всего наилучшего,
• Best/kind/warm regards, — С наилучшими/добрыми/теплыми пожеланиями,
• Best wishes, — С наилучшими пожеланиями,
• Best regards, — С уважением,

Самые неформальные подписи:

• Best, — Всего наилучшего,
• Take care! — Всех благ!

После того как вы выбрали уместный для вас вариант прощания, оставьте пустое место, чтобы подписать письмо от руки. Далее укажите ваши данные в следующем порядке:

1. Имя и фамилия
2. Должность (при необходимости).

Общие советы

1. Проверяйте письма на ошибки, особенно когда доходит до имен и фамилий,
2. Соблюдайте вежливый и уважительный тон в письме,
3. Подбирайте короткие и ясные формулировки, чтобы избежать недопонимания,
4. Избегайте сокращений (I’m, it’s, can’t), сленга, жаргона и излишне разговорных слов и фраз в деловых письмах,
5. Используйте личное местоимение I (я), когда говорите о себе, и we (мы), когда из контекста понятно, о ком конкретно идет речь,
6. Старайтесь использовать активный залог (active voice) в ваших письмах. Например, фразу «Our meeting could be held on Thursday» («Наша встреча может быть проведена в четверг») замените на «We could meet on Thursday» («Мы могли бы встретиться в четверг»),
7. Используйте модальные глаголы вежливости could, would и might, если о чем-либо просите получателя. Например, вместо «Please send me the last sales report» («Отправьте, пожалуйста, последний отчет о продажах») пишите «Could you send me the last sales report?» («Не могли бы вы отправить мне последний отчет о продажах?»).

   Не используйте can и will при запросах: на английском это будет звучать слишком прямолинейно.

8. Следите за форматом письма: выровняйте абзацы по левому краю и разделяйте их двойными пробелами, используйте одинарный интервал. Поля должны быть 2,5 см со всех сторон, а в качестве шрифта лучшим вариантом будет Times New Roman, 12 размер. Для печати писем используйте стандартный формат А4.

Примеры писем

Чтобы закрепить полученные знания, рассмотрим пример самого распространенного делового письма на английском — сопроводительного при поиске работы:

75 New Road Lincoln LN2 3AE UK Jennifer Doherty 25 October 2020 Head of Recruitment Bioniq Health-Tech Solutions Ltd 1–45 Durham Street London SE11 5JH UK Dear Ms Doherty, I am writing to you regarding the position of junior content manager at your company. I recently graduated with honours from the University of Lincoln with a bachelor’s degree in marketing, and I am fluent in key social media platforms such as Instagram, Facebook and Twitter. I also have a passion for health and fitness, so I believe my personal interest and marketing skills will allow me to perform excellent work as a junior content manager at Bioniq. In my fourth year at university I had a 4-month internship with a famous healthcare company helping them to develop a new marketing strategy. After we implemented it, we managed to expand our social media audience by 50% and increased the company’s organic traffic by 40% across all social media channels. I excel at editing photos and videos using such programmes as Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum and Canva. Moreover, I am fluent in French and Spanish which I believe is extremely important for working at an international company such as yours. While I know that I still have a lot to learn, I am sure that I have all the necessary skills and qualifications to make an excellent addition to your staff. I look forward to discussing my application with you. Best regards, Lynette Peterson

75 Нью Роуд Линкольн LN2 3AE Великобритания Дженнифер Доэрти 25 октября 2020 Главе отдела по набору персонала Bioniq Health-Tech Solutions Ltd 1–45 Дарем-стрит Лондон SE11 5JH Великобритания Уважаемая мисс Доэрти, Я пишу вам относительно вакансии младшего контент-менеджера в вашей компании. Недавно я выпустилась из Университета Линкольна с красным диплом бакалавра маркетинга, и я отлично владею ключевыми социальными медиа- платформами, такими как Instagram, Facebook и Twitter. Также моя страсть — здоровье и спорт, поэтому, думаю, благодаря моим личным интересам и навыкам маркетинга я смогу выполнять отличную работу в качества младшего контент-менеджера в Bioniq. На 4 курсе университета я участвовала в четырехмесячной стажировке в известной медицинской компании, помогая им развить новую маркетинговую стратегию. После того, как мы ее применили, мы смогли увеличить аудиторию наших социальных медиа на 50%, а уровень органического трафика — на 40% на всех платформах. Я прекрасно редактирую фото и видео с помощью таких программ, как Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum и Canva. Кроме того, я свободно владею французским и испанским, что, как мне кажется, очень важно при работе в такой международной компании, как ваша. Хотя я знаю, что мне предстоит еще многому учиться, я уверена, что обладаю всеми необходимыми навыками и квалификациями, чтобы стать отличным дополнением вашей команды. С нетерпением жду возможности обсудить с вами мой отклик. С уважением, Линетт Питерсон

Теперь вам известны основные аспекты и правила написания деловых писем на английском языке. Не забывайте: ничто так не закрепляет знания, как практика! Поэтому смело применяйте приемы составления деловых писем, если будете искать работу в иностранной компании или продвигать свои услуги за рубежом.

В качестве бонуса — наша подборка фразовых глаголов, которые пригодятся в деловом общении:

Обложка: stocksolutions/Shutterstock.com

Проверьте, знаете ли вы 100 главных английских слов

Пример простого делового письма

Просмотров сообщений: 45 689

Более 500 образцов деловых писем

Образцы деловых писем, представленные на этом веб-сайте, предназначены для того, чтобы дать представление о том, как эффективно писать в различных ситуациях. Образцы деловых писем можно копировать или адаптировать в соответствии с вашими потребностями. Они помогут вам сказать то, что вы хотите сказать, и добиться желаемых результатов. Вы сможете сэкономить время и выполнять свою работу лучше, эффективнее и легче, не тратя целую вечность на размышления о том, что сказать. Эффективная деловая переписка является ключом к ведению прибыльного, уважаемого бизнеса. Деловое письмо – это ежедневный ритуал для нескольких компаний и их сотрудников. Деловое письмо может решить деловую сделку или разрушить ее, и, конечно же, хорошо написанная корреспонденция гораздо лучше подходит для заключения сделки.

Какие 15 типов делового письма существуют?

1) Письма о приеме на работу

Эти письма о приеме на работу включают письма о приеме на работу, письма об отказе от работы, сопроводительное письмо, письмо об увольнении, образцы резюме. Вы также найдете тип писем, которые вам нужны, если вы тот, кто занимается наймом и увольнением. Эти письма представляют собой модели, которые вы можете адаптировать к своим личным потребностям, независимо от того, являетесь ли вы начальным уровнем, менеджером среднего звена или опытным руководителем. Имейте в виду, что все деловые письма в этой главе должны быть написаны на фирменных бланках или с надлежащим деловым форматированием и заголовками. Все буквы ниже начинаются с приветствия. >> Получите доступ к бесплатным образцам писем с места работы

2) Сопроводительные письма

Сопроводительное письмо — это ваша презентация потенциальному работодателю. Чтобы превзойти других кандидатов, вам необходимо продемонстрировать свой соответствующий опыт работы в соответствии с объемом работы, на которую вы хотите подать заявку. Вы можете применить этот пример для ресурса, когда будете писать сопроводительное письмо, или следовать этому простому формату сопроводительного письма, который проведет вас через каждый шаг создания вашего резюме в короткие сроки. >> Получите доступ к бесплатным образцам сопроводительных писем

3) Письма деловой корреспонденции

В повседневном процессе ведения бизнеса деловая корреспонденция необходима для решения вопросов заказа и отправки товаров, предоставления котировок и оценок, информирования клиентов об изменениях цен, направления запросов и т. д. Кажется, есть сотни вещей, которые могут возникнуть, и нужно написать письма, чтобы справиться с ними. >>Получите доступ к бесплатным образцам деловой корреспонденции

4) Личные и конфиденциальные письма

Бывают случаи, когда вы пишете от своего имени, а не от имени всей компании. В эту главу включены образцы, которые помогут вам писать личные и конфиденциальные деловые письма. >> Получите доступ к бесплатным образцам личных и конфиденциальных писем

5) Письма по финансовым вопросам

Ниже приведены несколько бесплатных шаблонов писем, написанных для различных ситуаций. Некоторые из них являются стандартными письмами, которые используются так часто, что их содержание может быть сохранено в компьютере и воспроизведено при необходимости. Единственное, что нужно ввести, это имя человека, адрес, дату и некоторую соответствующую информацию. >> Получите доступ к бесплатным образцам писем по финансовым вопросам

6) Письма с жалобами

Следующие образцы писем являются примерами эффективных способов подачи различных жалоб. Вы можете легко адаптировать их к жалобам, которые могут у вас возникнуть по этим или другим темам. Обратите внимание, что каждое письмо сосредоточено на конкретной жалобе, имеет сдержанный и деловой тон и ясно дает понять, что автор ожидает от получателя, чтобы облегчить ситуацию. >> Получите доступ к  бесплатным образцам писем с жалобами

7) Социальные письма

Социальное письмо позволяет получателю понять, что его ценят и ценят. Такие письма творят чудеса в плане улучшения и поддержания хороших отношений между работодателями и работниками, а также между деловыми контактами. >> Получите доступ к бесплатным образцам социальных писем

8) Письма о продажах

Написание отличного письма о продажах поможет вам улучшить отношения с потенциальными клиентами, а клиенты относятся к личным письмам и заметкам, которые вы можете отправлять в непринужденной форме. Ниже приведены образцы писем для продаж, которые вы можете использовать. >> Получите доступ к бесплатным образцам рекламных писем

9) Письма о страховании

Существует множество видов страхования. Некоторые из них требуются по закону, например, автострахование. Остальные берутся добровольно, чтобы застраховаться от таких вещей, как кража, пожар и несчастный случай. В большинстве случаев в страховых процедурах используются готовые формы. Тем не менее, страховые письма необходимы, чтобы начать процесс или прояснить ситуацию. В образцах писем используются такие термины, как премия , претензия, риск и полис . >> Получите доступ к бесплатным образцам страховых писем

10) Письма о клубах и обществах

Эти письма касаются общественной деятельности, в которой участвуют как отдельные лица, так и корпорации. В этой главе рассматриваются различные сообщения и письма клубов и обществ, связанные с этим очень важным аспектом повседневной деловой жизни. Получите доступ к бесплатным образцам писем о клубах и обществах

11) Образцы путевых писем

В связи с деловыми поездками может потребоваться организовать выдачу или обновление паспортов, получить визы, если это необходимо, забронировать поездку по воздуху или по морю, и забронировать проживание. Все вышеперечисленные меры включают в себя различные образцы дорожных писем. >> Получите доступ к бесплатным образцам путевых листов

12) Юридический формат письма

Из всех типов писем есть письма, касающиеся управления бизнесом и операций. Юридическая переписка — это то, от чего владельцы и менеджеры склонны уклоняться. Юридический отдел фирмы охватывает два мира: один бизнес, один юридический. Часто электронные письма другим юристам или клиентам фирмы бывают сложными, длинными и специализированными. Разделите длинные юридические письма на персонализированное предисловие и безличный документ. >> Получите доступ к бесплатному образцу юридического письма в формате

13) Письма между арендодателем и арендатором

Реклама помещений для сдачи в аренду, аренда помещений, ремонт помещений, работа с арендаторами по вопросам аренды и т. д. являются обычными сообщениями для большинства людей. Следующие бесплатные образцы писем арендодателям и арендаторам определенно охватывают большую часть формы письменного общения, необходимого для решения этих вопросов. >> Получите доступ к бесплатным образцам писем между арендодателем и арендатором

14) Письмо с деловым предложением

Письмо с деловым предложением, часто используемое компанией для подготовки идей делового предложения для конкретного клиента для взаимной выгоды. Как вы пишете письмо с деловым предложением и каков формат предложения? >>Получите доступ к бесплатному образцу письма с деловым предложением

15) Рекомендательное письмо

У вас может быть множество случаев в вашей жизни, чтобы написать рекомендательные письма и письма рекомендация. Чаще всего такое письмо используется для бывшего сотрудника, который поиск работы в другой компании, или продвижение по службе, или особая честь, основанная на исключительная производительность. Вы увидите, что у вас есть широкие возможности для написания рекомендательных писем. Вы просто попытка дать кому-то (обычно потенциальному работодателю) достаточно информации, чтобы можно принять взвешенное решение. Если вы не контролировали этого человека, конечно, вы не можете комментировать с точки зрения супервайзера, но можете идентифицировать личность черты и опишите встречи, которые у вас были с человеком, которые помогут вам проиллюстрировать характер и личные качества человека. >>Получите доступ к бесплатному образцу рекомендательного письма

Формат делового письма

Формат делового письма менялся с годами. Существуют различные типы форм, такие как блочный формат, модифицированный формат, упрощенный формат и другие. Формат письма также объясняет тело письма, одиночный пробел, заключительный абзац и способ включения вашей контактной информации. Получите доступ к формату деловых писем

Более 500 бесплатных образцов писем….

• Письма о приеме на работу
• Сопроводительные письма
• Бизнес -корреспонденция
• Личные и конфиденциальные письма
• Финансовые вопросы
• Письма о жалобах
• Социальные письма
• Продажные письма
• Письма о страховании
• Письма о клубах и обменах.
• Письма о арендодателе и арендаторах
• Письмо с деловым предложением
• Рекомендательное письмо
• Полезные выражения для деловых писем

Из каких 5 частей состоит деловое письмо?

В деловом письме много частей — некоторые обязательные, некоторые необязательные. В этой главе будут рассмотрены эти части и их порядок. Независимо от того, заказываете ли вы акции, подаете заявку на работу, запрашиваете средства, демонстрируете признание или подаете жалобу. Если вы имеете дело с ассоциацией, вам необходимо написать деловое письмо. Вы должны следовать формальным методам и включать основные части в каждое письмо, которое вы пишете. Начните с листа фирменного бланка, содержащего адрес вашей компании. Кроме того, вы можете создать свой заголовок, который включает ваше полное имя, адрес, почтовый индекс, номер телефона и адрес электронной почты.

Дата

Если вы используете заголовок вместо фирменного бланка, напишите дату в первой строке и адрес в последующих строках следующим образом: 01 октября 202X г. Любой номер Любая дорога Any City, Any Postcode Выше указан формат даты письма. Не забудьте написать месяц и указать число и год для справки.

Внутренний адрес

Внутренний адрес должен включать имя человека, которому вы пишете, должность получателя (если имеется), название компании и адрес компании.

Приветствие

Приветствие используется во всех форматах деловых писем, кроме Упрощенного письма и Памятки. В американских деловых письмах используются следующие приветствия:

• Уважаемый господин:
• Уважаемая госпожа: (может сопровождаться титулом, например, Уважаемая госпожа Председатель:)
• Господа:
• Дамы:
• Уважаемый мистер Джеймс:
• Уважаемая г-жа Бритни:
• Дамы и господа:
• Уважаемый директор по персоналу: (название без гендерной принадлежности)
• Кого это может касаться: или КОГО ЭТО МОЖЕТ КАСАТЬСЯ: (используйте эту форму как последний вариант)

Внимание: Вы должны выбрать подходящий вариант, учитывая вашего получателя и ситуацию. Если вы не уверены в поле вашего читателя, не предполагайте пол в приветствии. Напишите имя получателя, если вы его знаете. Опросы показали, что люди, как правило, читают письмо со своим именем в приветствии. Одна из трудностей, с которой вы можете столкнуться, — это обращение к человеку с именем, не зависящим от пола; например, имя Лори. Самое простое решение в приветствии — сказать: «Дорогая Лори Лукас». Если вы приветствуете группу людей, например, сотрудников отдела логистики, не думайте, что все они мужчины. Старое «господа:» неприемлемо. «Логистические агенты:» предпочтительны.

Тело

В теле вы создаете запросы, предоставляете информацию или идеи, или ответить кому-то или предмету. Тело является основной частью делового письма.

Закрытие

Закрытие отличается формальностью и появляется во всех формах деловых писем, кроме Упрощенного письма и Памятки. Следующие приветственные сообщения расположены в порядке убывания формальности:

• С уважением,
• С уважением,
• С уважением,
• С уважением,
• С уважением,

Наиболее актуальным в общих образцах деловых писем является последний. Получите доступ к  Как написать письмо..

Деловые письма | Формат делового письма, типы, примеры

Темы делового письма –

 

1. Что такое деловое письмо?
2. Формат делового письма Видео
3. Зачем писать деловое письмо
4. Формат делового письма
5. Деловое письмо Что следует помнить при оформлении
6. Деловое письмо Полезные советы
7. Образцы делового письма

 

Деловые письма являются важным требованием в современном деловом мире. Деловые письма — это тип официального письма, отправляемого одной компанией другой или между такими организациями и их заказчиками, клиентами или другими внешними сторонами. Деловое письмо — это постоянный письменный документ, и получатель может относиться к нему более серьезно, чем к другим формам общения

Деловые письма относятся к типу официальных писем. Официальное письмо — это письмо, написанное для официальных целей с использованием определенного формата и языка.

 

Подробнее – Формат письма | Официальное письмо и неофициальное письмо, типы, образцы, примеры

 

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо пишется коммерческой фирме (или конкретному лицу).

Деловые письма могут быть написаны для различных целей. Некоторые из причин для написания деловых писем включают в себя

1. сделать запрос,
2. ответить на запрос,
3. подать жалобу, связанную с продуктом/услугой,
4. разместить или отменить заказ,
5. получить информацию о размещенном заказе и т.д.
   
   Формат делового письма Видео

    
   Топ
    
   

   0100 Поддерживает и укрепляет взаимосвязь с клиентами
6. обеспечивает связь между предприятиями
7. помогает собирать обратную связь, жалобы и т.д.
   Формат делового письма

   Адрес отправителя

   Дата

   Адрес получателя

   Subject Heading

   Salutation

   Body of the letter

   Complimentary Close

    
   Top
    

   Learn more – Informal Letter Format, Types, Topics and Sample

    
   

   Business Letter- Points помнить при оформлении
   1. Адрес отправителя обычно пишется в 3-4 строки
   2. Тема письма всегда должна быть подчеркнута
   3. Следует использовать такие приветствия, как «Уважаемый господин/госпожа» или «Уважаемый господин/госпожа». письмо
   4. Заключительный абзац должен быть завершением первых двух абзацев
   5. «Искренне Ваш/С уважением» следует использовать как приветственное завершение0005 Деловое письмо Полезные советы
      1. Деловые письма должны быть точными, ясными и точными.
      2. Следует использовать простой язык.
      3. Следует избегать сокращений и коротких форм.
      4. При размещении заказа необходимо четко указывать описание товара.
      5. Отправители должны сообщить о желаемом способе оплаты/транспортировки и т.д.
      6. Следует использовать соответствующий язык.

       
      Верх
       
      

      Образцы делового письма

      Деловое письмо Пример 1: Вы управляете запасом книг в школьной библиотеке. Напишите письмо для заказа книг в издательство Vikas Publishing House Ltd. (100-150 слов)

      Решение 1:

      Delhi Public School
      Sector 12, RK Puram
      New Delhi- 110022

      5

      Январь 2021 г.

      Кому
      Vikas Publishing House Ltd.
      Дарья Гандж, Центральный Дели
      Нью-Дели- 110002

      Тема- Заказ книг для школьной библиотеки

      Уважаемый сэр

      Я хотел бы разместить у вас заказ на следующие книги.

       

      English Grammar	Class 8th	20 Copies
      English Grammar	Class 9th	30 Copies
      Higher Mathematics	Class 11th	10 Copies
      Высшая математика	Класс 12-й	20 копий
      История моей жизни- Хелен Келлер	. и в надлежащем состоянии. Это запрос на доставку этих книг не позднее 5 января 2021 года, и счета за них должны быть оплачены во время доставки. Пожалуйста, предложите подходящую скидку на покупку. Спасибо С уважением Вайбхав Менеджер библиотеки   Деловое письмо Пример 2: Напишите письмо менеджеру по работе с клиентами Ganesh Electronics Pvt. Ltd. жалуется на дефект музыкальной системы, купленной в магазине. Подпишитесь как Гаури/Гаурав. (100-150 слов) Решение 2: H.No.58 Block-D Sector 26, Rohini New Delhi- 110085 11 февраля 2021 – Менеджер по работе с клиентами Ganesh Electronics Pvt. Ltd. Rohini, New Delhi- 110085 Тема- Подача жалобы на дефект покупки №. MS-845/07/2020 Уважаемый господин Настоящим пишу жалобу на дефект музыкальной системы по счету №. MS-845/07/2020 куплен 11 января 2021 г. в вашем магазине. Музыкальная система исправно работала в течение одного месяца, но последние три дня не работала должным образом. Звук прерывается во время воспроизведения песен, и система несколько раз зависает. Вкупе с этим песни резко перестают играть и требуют перезагрузки системы. Поскольку на музыкальную систему все еще действует шестимесячный гарантийный срок, я хочу заменить ее как можно скорее. Прошу безотлагательно разобраться в этом вопросе и предоставить новую рабочую музыкальную систему той же марки. Я приложил копию счета за покупку для вашего сведения. С нетерпением ждем вашего скорейшего ответа. Благодарим вас Your Fyun Gauri Learn Area0003   Деловое письмо Пример 3: Вы хотите пройти курс изучения испанского языка в институте «Изучай язык». Напишите письмо, чтобы узнать подробности курса, стоимость, продолжительность и т. д. Подпишитесь как Kritika/Kartik. (100-150 слов) Решение 3: 584, Defense Colony Dehradun Uttarakhand-24801 21 февраля 2021 до .0003 Тема- Запрос на курс изучения испанского языка Сэр/мэм Я хочу узнать о курсе изучения испанского языка, предлагаемом вашим институтом. Поскольку у меня уже есть базовые знания испанского языка, я хочу выучить язык на продвинутом уровне. Я прошу вас предоставить следующую информацию, касающуюся курса изучения испанского языка продвинутого уровня- стоимость курса продолжительность курса Учебный материал Расписание занятий Размер партии (если есть) и; другие важные детали Пожалуйста, приложите полную брошюру вместе с письмом. Жду быстрого ответа на запрос. Спасибо С уважением Kritika   Деловое письмо Пример 4: Вы отвечаете за закупки для Turbo Automobiles Ltd. На прошлой неделе вы сделали заказ, который все еще находится в обработке. Напишите письмо менеджеру «Tools & Spares» об отмене вышеупомянутого заказа объемом менее 150 слов. Solution 4: Turbo Automobiles Ltd. Pahar Ganj, Central Delhi Delhi- 110055 3 March 2021 To The Manager Tools & Spares Delhi- 110065 Subject- Cancellation of № заказа. TS/948 от 6 сентября 2020 г. Сэр Обращаю ваше внимание на заказ, сделанный у вас 6 февраля 2020 г. под номером заказа TS/948. Настоящим прошу отменить этот заказ. Наша компания выполнила проект, для которого был сделан этот заказ. Тем не менее, мы больше не занимаемся проектом, и поэтому нам не нужны товары, которые мы заказали у вас. Поскольку запрос на отмену заказа делается в течение 10 дней с момента его размещения, это соответствует политике вашей компании. Платежи не производились, поэтому непогашенных остатков нет, и счета остаются чистыми. Пожалуйста, подтвердите отмену заказа как можно раньше. Я произведу оплату отмены после подтверждения отмены. Я приложил копию оригинальной квитанции о заказе. Благодарность С уважением Сарвеш Покупка ответственного   Деловое письмо Пример 5: Вы поехали отдыхать с семьей в Манали и остановились в гостинице Vikrant & Co. Однако вы не удовлетворены их оказание услуг. Напишите письмо с описанием вашего пребывания и предоставлением соответствующих предложений. Вы Судип / Сушила Мишра. (100-150 слов) Решение 5: H.No.32 Defense Colony South Delhi New Delhi- 110039 11 марта 2021 г. до Менеджер отеля Vikrant & Co., Manali Uttarakhand-360087 . проживание в вашем отеле с 03.02.2021 по 03.06.2021. С сожалением сообщаю вам, что я и моя семья совершенно недовольны пребыванием в вашем отеле. Мы узнали о вашем отеле с туристического сайта. Хотя фотографии и обзоры были вполне приличными, реальный опыт не соответствовал стандартам. Например, простыни и одеяла были грязными; персонал не был кооперативным, и обслуживание номеров было медленным. Нас заставили платить отдельно за такси, хотя на сайте упоминалось, что в стоимость проживания включено бесплатное такси. Я предлагаю вам внимательно изучить эти вопросы, так как они помогут улучшить ваш сервис и обеспечат лучший опыт для клиентов. Кроме того, было бы лучше, если бы вы указали правильную информацию об объектах, которые вы готовы предоставить на сайтах партнеров. Спасибо С уважением Судип Мишра   Деловое письмо Пример 6: Вы являетесь владельцем Jatin & Brothers Ltd. Вы получили много заказов от различных клиентов. Напишите письмо одному из клиентов, информирующее их о задержке выполнения их заказа, менее чем в 150 слов. Solution 6: Jatin & Brothers Ltd. Lajpat Nagar New Delhi- 110045 14 March 2021 To The Manager Krishna Production Jaipur, Rajasthan- 450008 Subject- Regarding delay для заказа Сэр Настоящим пишем, чтобы сообщить вам, что ваш заказ №. 582/JPL, который должен был быть доставлен 12 марта 2021 года, задержится на несколько дней. В связи с пиковым сезоном мы получили оптовые заказы. Некоторые из них являются срочными и должны быть выполнены без промедления. Ссылаясь на наш предыдущий разговор, мы думаем, что у вас не будет проблем с задержкой, так как у вас нет срочности. Мы сообщим вам о подтвержденной дате доставки в ближайшее время, однако я заверяю вас, что она будет доставлена ​​​​вам до 20 марта 2021 года. Приносим извинения за доставленные неудобства. Об авторе alexxlab administrator Оставить ответ Отменить ответ Рубрики Вложен Вложения Заработ Заработок Начать Новичк Новичкам Разное С чего начать Совет Советы Фриланс © 2019 ICQ Information Center