Правила оформления официальных писем: Оформляем деловое письмо, образец заполнения делового письма + пустой шаблон

Поэтому важно понимать, как написать официальное письмо на английском языке. Не знаете, как это написать? Я проведу вас через процесс шаг за шагом — это просто, обещаю.

Готовы научиться писать официальное письмо? Давайте углубимся в это.

Общие правила, которым необходимо следовать при написании официального письма на английском языке

Англоязычная культура может показаться, что она включает в себя множество неформальных практик, но люди, имеющие дело с заявлениями или запросами, будут слушать хорошо написанное, правильно отформатированное официальное письмо, которое следует правила для неформальной, тусклой онлайн-заметки. Какие общие правила нужно соблюдать? Давайте посмотрим, как написать письмо:

1. Избегайте сленга, повседневного языка и сокращений

Когда вы используете сленговые слова и сокращения в официальном письме, получатель не будет воспринимать вас так серьезно. Вот несколько примеров сокращений:

Я, это, не могу, буду, ты бы, я бы, ты бы

Что можно использовать вместо этого?

Я, это, не могу, будет, ты бы, я бы, ты будешь

Засорение письма сленговыми словами и повседневным общеупотребительным языком, например сокращениями, может сделать ваше письмо более неформальным, чем формальным. Очень важно избегать использования таких слов, как хороший, приятный, потрясающий, милый, законный, крутой, свежий, плохой, отстойный .

По сути, если ваше письмо похоже на разговор с другом, возможно, вам придется его переписать. В ближайшее время я расскажу подробности и логистику!

2. Используйте соответствующие приветствия

Старайтесь не начинать официальное письмо со слов «Как дела?» или классика Джоуи-Триббиани «Как дела?» Получатель, скорее всего, выбросит ваше письмо в корзину. Вместо этого вы можете выбрать одно из нескольких приветствий.

Если вы не знаете имя получателя, вы можете начать свое письмо с:

Кого это может касаться:

Однако, если вы знаете адресата, избегайте использования этого приветствия!

Если вы знаете пол, но не знаете имени, вы можете написать:

Уважаемый господин или уважаемая госпожа,

Если вы знаете имя и пол, вы можете указать:

Уважаемая мисс Джонс или Уважаемый мистер Джонс,

Важно отметить, что американцы добавляют точку после Mr. , Mrs., Ms., Dr., , в то время как англоговорящие британцы точку после не добавляют.

Если вы пишете врачу, включая профессоров с докторской степенью, вы можете сказать:

Уважаемый доктор Джонс,

Если вы не знаете пол, вы можете написать полное имя получателя:

Дорогая Райли Джонс,

Вы заметили, что после каждого приветствия стоит запятая? Но двоеточие после Кого это может касаться ? Обязательно помните об этой крошечной, незначительной детали.

3. Вежливо подпишитесь

Подписание письма фразой «Мир, чувак!» не будет так хорошо работать в официальном письме. Ваше письмо может состоять из достойного тона голоса и красиво связанных предложений, но плохая подпись побудит получателя отбросить ваше письмо в сторону. Так как же вежливо подписать письмо так, чтобы это понравилось получателю?

The Balance Careers утверждает, что вы можете выбирать из множества вариантов!

Если вы не знаете получателя, вы можете выбрать одно из этих общих, но формальных окончаний:

С уважением, С уважением, С уважением, С уважением, Спасибо за ваше время, С уважением

Если вы когда-то обменивались электронными письмами или кратко встречались, вы можете использовать эти окончания:

Сердечно, С уважением, С уважением, С уважением, С наилучшими пожеланиями

Окончания, которых следует избегать:

Береги себя, Ура, До встречи, Мир

Когда вы подписываете письмо, первое слово начинается с заглавной буквы, а второе слово — со строчной. И не забудьте поставить запятую в конце второго слова!

4. Напишите только одну страницу

Проще говоря: получатель не захочет читать тринадцать страниц о вас. Поэтому, как правило, очень важно уместить ваше письмо на одной странице, если только он или она не попросит больше.

Письмо на одну страницу заставляет вас излагать свою точку зрения простым и понятным способом. Прежде чем писать, я советую вам составить список всего, что вы хотите сообщить, чтобы убедиться, что вы донесли свою точку зрения!

5. Обратите внимание на техническую структуру

При форматировании письма необходимо использовать простой шрифт, например Times New Roman или Ariel. Рекомендуется писать шрифтом 10 или 12 размера!

Также важно использовать одинарный интервал.

Когда вы закончите абзац, вы можете один раз нажать Enter на клавиатуре. У вас также должен быть пробел между датой, вашим адресом, обратным адресом, приветствием и практически каждой новой идеей — вы увидите, как это выглядит в формате письма ниже!

Давайте напишем письмо по-английски

Прежде чем мы перейдем к общей схеме письма, я хочу показать вам пример официального письма.

Вот сценарий:

Кара Кинг, 28 лет, из Канады, хочет подать заявку на преподавание английского языка студентам ESL в Америке! Она работала онлайн-учителем английского языка, няней, инструктором по футболу и писателем-фрилансером. (Я мог или не мог позаимствовать фрагменты своих предыдущих мест работы для этого «фальшивого» сопроводительного письма.)

Хорошо, давайте посмотрим, как написать официальное письмо. И не волнуйтесь, позже мы займемся логистикой!

Сопроводительное письмо Кары Кинг

3 сентября 2019 г.

Кара Кинг
123 Cool Street
Beautiful City AB 607 10th Ave SE
Канада
[email protected]

ESL Teaching Company
456 Teaching Avenue
New York, NY 10011, USA

Кого это может касаться:

Меня зовут Кара Кинг, мне 28 лет. Два года назад я окончил The Best University со степенью бакалавра гуманитарных наук: английский язык, где я узнал о важности правильной грамматики, творчества и выразительности.

Я увлечен обучением детей всех возрастов и уже очень давно. У меня есть опыт работы няней, онлайн-преподавателем английского языка и инструктором по футболу. Работа инструктором по футболу позволила мне понять важность составления планов уроков футбола с учетом возраста и стадии развития каждого класса. В результате я теперь понимаю, как строить свои планы уроков, чтобы они соответствовали младшим возрастным группам.

Последние три года я работал писателем-фрилансером и онлайн-преподавателем английского языка. Обе позиции помогли повысить уровень моих знаний в области грамматики. Когда я сочиняю статьи, я стараюсь, чтобы каждое предложение, каждая деталь, каждое слово плавно перетекали друг в друга. Моя способность связывать предложения в сочетании с моим пониманием сложных грамматических деталей, несомненно, принесет пользу студентам, изучающим ESL.

Я считаю, что мощное сочетание моей степени по английскому языку, моего писательского опыта и моего предыдущего опыта преподавания и коучинга поможет улучшить общую среду обучения и общий опыт изучения английского языка для каждого учащегося в вашей программе Young ESL Learners.

Я очень заинтересован в том, чтобы преподавать для вас неполный рабочий день.

С уважением,

Кара Кинг

Схема официального письма на английском языке

Письмо Кары содержало все эти важные черты:

1. Она написала дату в верхнем левом углу
2. Она написала свой адрес и адрес компании под датой
.
3. Она начала свое письмо с официального приветствия
4. Она представила себя и свои возможности
5. Она более подробно рассказала о своем опыте во втором и третьем абзацах
6. Она связала свой опыт воедино в заключительном абзаце — вы также можете найти время, чтобы поблагодарить работодателя за то, что он прочитал ваше письмо в заключении
7. Она закрыла письмо соответствующим формальным окончанием

Как вы думаете, теперь вы можете узнать, как написать официальное письмо на английском языке? Это не слишком сложно, правда? Тем не менее, есть еще одна вещь, которую вам нужно сделать, прежде чем отправить письмо — вычитать!

Общие советы по корректуре

Очень важно вычитывать письмо перед тем, как запечатать письмо или закончить письмо и отправить его. Мысль о корректуре того, на что вы потратили так много времени, может показаться скучной, но это на 100% необходимо. И когда я говорю вычитать, я не имею в виду быстро просмотреть ваше письмо. Я имею в виду чтение вслух слово в слово, что подводит меня к первому совету!

1. Прочтите письмо вслух

Быстрое сканирование вашего письма не принесет вам никакой пользы. Вы можете пропустить крошечные, неловкие ошибки, такие как случайное написание и дважды подряд или неправильное написание общего слова. Когда вы будете читать свое письмо вслух слово в слово, вы поймаете легко исправимые ошибки!

2. Отложите письмо на пару часов

Как только вы закончите писать, у вас может возникнуть соблазн отправить письмо сразу же, но я предлагаю отложить его на несколько часов. Это помогает дать вашему мозгу немного подышать, чтобы вы могли вернуться к письму со свежими мыслями.

3. Позвольте кому-нибудь прочесть ваше письмо

Вы можете ненавидеть мысль о том, что кто-то прочитает ваше письмо, но кто-то другой может заметить ошибки, которые вы, возможно, упустили. Вы даже можете посоветовать своему другу или родственнику прочитать письмо вслух, чтобы убедиться в отсутствии ошибок.

Боитесь, что ваши навыки письма не будут соответствовать стандартам работодателя? Не стесняйтесь проверить нашу информативную статью о простых методах письма!

В заключение

Вот оно! Теперь вы знаете, как написать официальное письмо на английском языке. Может показаться, что вы должны следовать множеству правил, но, в конце концов, внимательное следование пошаговому процессу может помочь вам найти работу своей мечты.

8 правил написания официальных деловых писем

Февраль 2021 г.

Хотя все согласны с тем, что плохое письмо отрицательно сказывается на организациях, надежных статистических данных о точных финансовых последствиях не существует. Однако существует несколько ссылок; В своей книге «Письмо за доллары, письмо в угоду: доводы в пользу простого языка в бизнесе, правительстве и праве» профессор Джозеф Кимбл представляет более 50 тематических исследований, демонстрирующих, что использование простого языка может сэкономить предприятиям и государственным учреждениям значительные суммы денег.

В конкретном случае формального делового общения простое одностраничное письмо, в зависимости от того, как оно написано, может привести к очень разным результатам с очень разными экономическими последствиями для организации. В крайних случаях компания, отправляющая плохо составленное письмо стратегическому партнеру, важному поставщику или ключевому клиенту, может столкнуться с тем, что месяцы или даже годы усилий будут полностью разрушены в течение нескольких минут.

В этой статье, которая включает пример, мы рассмотрим большинство правил, применимых к официальной деловой переписке в контексте письма-жалобы, когда компания сталкивается с трудностями в отношениях с определенным контрагентом и ищет средства правовой защиты. Применение этих правил поможет повысить ваши шансы на достижение желаемого результата и сэкономить время и деньги.

Что нужно и что нельзя делать в убедительном деловом письме

1. Используйте формальный и вежливый стиль

Принятый стиль для официальных деловых писем несколько более формальный, вежливый и вежливый, чем тот, который используется в обычном общении. Не нужно быть слишком формальным или слишком холодным — ваш читатель должен чувствовать, что письмо написано вами, а не юрисконсультом вашей компании.

2. Будьте лаконичны

Длинное письмо, в котором постоянно приводятся одни и те же аргументы, не имеет больше шансов убедить получателя. Напротив, краткое письмо, в котором четко изложена проблема и трудности, с которыми в результате сталкивается ваша организация, будет гораздо более убедительным. Обычно рекомендуется, чтобы официальное деловое письмо не занимало больше одной страницы.

Любое предложение или слово, которые не служат определенной цели, следует отбросить, следует любой ценой избегать повторов и отбрасывать ненужные детали.

3. Говорите простым и понятным языком

В вашем письме содержится важное сообщение, которое кратко изложено в нескольких абзацах. Чтобы быть уверенным, что получатель вас правильно понял, вам следует избегать использования слишком сложного языка или любой формы отраслевого жаргона. Вместо этого используйте простой, прямой язык, который, как вы уверены, не оставляет места двусмысленности.

4. Обдумывайте каждое слово

Каждое слово и предложение в вашем письме должны иметь четкую и конкретную цель. Вам следует избегать использования расплывчатых слов или выражений, которые могут быть истолкованы по-разному. Например, вместо того, чтобы писать «Мы потеряли много времени из-за действий вашей компании», напишите «В общей сложности мы потратили 200 человеко-часов на исправление ошибок вашей компании».

5. Сохраняйте твердый и авторитетный тон Ваше письмо будет иметь гораздо больше шансов быть воспринятым всерьез, если оно написано авторитетно. Вы должны представить свое дело и все факты точно, твердо и уверенно. Например, вместо того, чтобы писать «Я считаю, что мой коллега г-н Вонг обсуждал этот вопрос с вами», напишите «Г-н Вонг из нашего отдела управления проектами обсуждал этот вопрос с вами 20 ноября».

6. Будьте вежливы и уважительны

Хотя вы можете быть в ярости из-за некомпетентности или неправомерных действий вашего собеседника, было бы крайне контрпродуктивно выражать такие эмоции в своем письме. Во-первых, большинство организаций стремятся оправдать ожидания своих клиентов и деловых партнеров. Во-вторых, получатель не может нести личную ответственность за причиненный вред. И последнее, но не менее важное: проявление эмоций или сарказма заставит читателя занять оборонительную позицию, подорвет доверие к вам в целом и снизит вероятность того, что ваше письмо будет воспринято благосклонно.

7. Будьте конструктивны и сохраняйте отношения

Ваше письмо может быть адресовано компании, с которой вы, вероятно, продолжите вести дела. Не следует обвинять всю компанию в ситуации, в которой виноват только один или несколько ее представителей. Вместо того, чтобы угрожать дальнейшими действиями, конструктивно предложите один или несколько способов решения проблемы. Если получатель увидит, что ваша компания готова разорвать отношения, он или она увидит меньше стимулов для возмещения ущерба.

8. Вычитка вашего письма

Само собой разумеется, что ваше письмо должно быть тщательно вычитано, чтобы очистить его от любой опечатки или грамматической ошибки.

Стандартная структура официального письма с жалобой

Если рассматриваемый вопрос не настолько сложен, что для его описания требуется больше страницы, правильное официальное письмо с жалобой состоит только из трех основных абзацев примерно одинакового размера, как показано ниже. :

1. Опишите проблему

Этот первый абзац посвящен всестороннему описанию рассматриваемого вопроса с указанием что, когда, где и как. Уже первое предложение этого абзаца должно дать читателю очень хорошее представление о характере вашей жалобы. Следующие предложения могут предоставить больше косвенных деталей.

2. Укажите влияние на ваш бизнес

Во втором абзаце вы можете объяснить, опять же кратко, точный ущерб, причиненный проблемой. Как мы объяснили, вам следует избегать расплывчатых жалоб и вместо этого выделять все аспекты, которые можно измерить количественно, например. сколько недель у вас задержка, сколько времени вы потратили на устранение проблемы, сколько клиентов пострадало и т. д.

3. Предложите решение

возместить ущерб от вашего коллеги и подробно изложить предлагаемое средство правовой защиты. Может быть хорошей идеей напомнить получателю о положительных аспектах ваших существующих отношений и о вашем сильном ожидании, что он удовлетворит вашу просьбу. Разумный срок должен сопровождать ваше предложение.

Образец письма-рекламации

TOP ENGINEERING CO., LTD

Изумрудная башня, 10/Э 234, Зеленая улица
Козуэй Бэй, Гонконг

Г-н Джон Смит
Менеджер по работе с ключевыми клиентами
ИНСТРУМЕНТАЛЬНАЯ КОРПОРАЦИЯ
5/F Здание Аметист

, Фиолетовая улица, 73 Kwai Chung, Гонконг

30 ноября 2020 г.

Уважаемый г-н Смит,

Re: НЕВОВРЕМЯ ДОСТАВИТЬ ИНСТРУМЕНТЫ И ОБОРУДОВАНИЕ НА НАШУ РАБОЧУЮ ПЛОЩАДКУ В ВАНЧАЕ

Ваша компания не смогла вовремя доставить инструменты и оборудование, перечисленные в приложении А к нашему соглашению от 12 сентября 2020 г. («Соглашение»), на нашу рабочую площадку по адресу 46 White Street, Wanchai. Хотя в Соглашении было указано, что все инструменты и оборудование должны быть доставлены 7 ноября 2016 г., фактическая поставка состоялась только через две недели, 21 ноября 2020 г.

Из-за этой задержки мы отложили на две недели начало строительных работ на на стройплощадке и не позволили нашей компании завершить весь проект вовремя. Понятно, что наш клиент, Pinnacle Properties, выразил огромное недовольство задержкой и ясно дал понять, что наша компания потеряет свой будущий бизнес, если мы не сможем исправить ситуацию.

Поскольку мы не можем компенсировать упущенное время, единственное средство правовой защиты, которое мы можем предложить компании Pinnacle Properties, — это компенсация упущенной выгоды, которую они оценили в 240 000 гонконгских долларов. Мы считаем, что The Tool Corporation, как сторона, ответственная за задержку, должна нести не менее 80% этих затрат. Мы приглашаем вас сообщить нам в письменном виде позицию вашей компании по этому вопросу до 14 декабря 2020 года.