Правила оформления приходного кассового ордера: Приходный кассовый ордер: что такое, образец заполнения

Содержание

Правила оформления приходного кассового ордера

Оборот денег на предприятии достаточно жестко регулируется нормами закона. Каждая копейка, поступившая в кассу организации, и каждая копейка, покинувшая кассу, должна найти отражение в финансовой документации.

Не менее жесткие установлены правила оформления приходного кассового ордера, по которому выручка передаётся бухгалтеру из кассы, и расходного ордера, по которому деньги выдаются сторонним лицам, то есть, расходуются фирмой.

Приходный кассовый ордер

Приходный ордер представляет собой подтверждение отчёта кассира, который в конце определённого периода передаёт выручку из кассы бухгалтеру предприятия.

Бухгалтер проверяет отчёт, пересчитывает денежные средства и составляет приходный ордер – документ, подтверждающий законность получения этих денег компанией. В приходном ордере указывается сумма выручки и основание получения её (данные из отчёта кассира).

Любые средства, поступающие в бухгалтерию предприятия извне, должны оформляться приходным ордером.

В конце отчётного периода, соотнеся данные из всех приходных и расходных ордеров, можно сделать вывод, как об эффективности работы компании, так и рассчитать полученную прибыль и некоторые виды налогов и сборов.

Условия и правила оформления приходного кассового ордера

Оформление приходного ордера должно происходить по строго регламентированным правилам. Не соответствующий этим правилам документ может быть признан недействительным, что будет считаться нарушением в сфере бухгалтерской отчётности предприятия.

Не допускается помарок, исправлений и дополнений в документах, имеющих отношение к денежным средствам в обороте компании. Если ошибка или исправление допущены, ордер нужно составить заново.

Ордер должен быть подписан как лицом, принявшим деньги, так и главным бухгалтером, а в некоторых случаях — руководителем компании.

Каждый ордер, как расходный, так и приходный, фиксируется в специальной книге – журнале учёта ордеров, который ведётся бухгалтерией. Каждый новый отчётный период (обычно, каждый год), журнал обновляется и нумерация ордеров в нём начинается сначала.

Приходные ордера, как и расходные, — документы кратковременного действия. Приходный ордер действителен и должен быть зарегистрирован и подписан только в тот день, который указан как дата его составления.

Не допускается проведение бухгалтерских операций по недействующим ордерам. Это тоже серьёзное нарушение в составлении бухгалтерской отчётности.

Кассир, который передаёт бухгалтеру выручку и подписывает ордер, на руки выдаётся подтверждение – квитанция о передаче денежных средств, которая служит доказательством того, что кассир надлежаще исполнил предписанную ему обязанность.

Приходный кассовый ордер КО-1 — образец и бланк

Приходный кассовый ордер КО-1 – унифицированный бланк двойного назначения, без которого невозможно оформить поступление наличных денег в кассу компании. Что нужно знать об этом документе, чтобы работать с ним без ошибок, расскажем в материале.

Бланк приходно-кассового ордера (форма № КО-1)

Проверено экспертом

Посмотреть Скачать

Образец приходно-кассового ордера (форма № КО-1)

Проверено экспертом

Посмотреть Скачать

Быстрое знакомство с КО-1

За последнее десятилетие объем наличных денег, обращающихся в отечественной экономике, резко сократился – компании стали применять преимущественно безналичную форму расчетов. Это отразилось на объеме кассового документооборота, резко сократив его. В том числе значительно реже компании стали применять бланк приходного кассового ордера ф. КО-1.

Несмотря на низкую востребованность этого бланка, он по-прежнему относится к кассовым документам и без него невозможно оформить поступление в компанию наличных денег.

Быстро познакомиться с КО-1 поможет схема:

Скачайте приходный кассовый ордер формы КО-1 на нашем портале.

Скачать бланк ПКО

Какие документы применяются для оформления кассовых операций, расскажем в материале «Ведение кассовых операций».

Подробнее о приходном кассовом ордере формы КО-1 расскажем далее.

Двойное назначение бланка

В отличие от многих других учетных документов, бланк приходного кассового ордера КО-1 состоит из двух частей, каждая из которых имеет индивидуальное назначение:

основная часть бланка (приходный кассовый ордер) остается у получателя денежных средств в кассе компании, с последующим хранением в бухгалтерии в качестве первичного документа;

квитанция к приходному кассовому ордеру передается лицу, внесшему наличные деньги.

Обе части бланка взаимосвязаны информацией. Данные о номере приходного кассового ордера, сумме полученных компанией денег, а также основание платежа и ФИО плательщика переносятся из ПКО в квитанцию. После оформления, подписания и отделения частей бланка друг от друга, ПКО и квитанция представляют собой полноценные документы, свидетельствующие об одной и той же кассовой операции.

На основании ф. КО-1 в бухучете компании производится запись по оприходованию денежной наличности в кассу. Квитанция к ПКО является документальным доказательством получения от конкретного лица определенной денежной суммы.

Порядок оформления кассовых операций разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Особенности применения

Законодательство с 2013 года разрешило не применять в обязательном порядке большинство унифицированных бланков. Однако на ПКО это послабление не распространяется.

Перечислим НПА и приведем ссылку на разъяснения чиновников, в которых указано на обязательное применение унифицированных форм первичной учетной кассовой документации, в том числе приходного кассового ордера:

В настоящее время компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки необходимых учетных форм. Многие хозяйствующие субъекты дополняют унифицированные бланки нужной информацией, удаляют поля с избыточными данными, утверждают откорректированный или заново разработанный бланк приложением к учетной политике и применяют их в своей деятельности. Однако с ф. КО-1 так поступать нельзя – этот бланк должен применяться в той форме, которая утверждена Постановлением Госкомстата № 88.

И еще об одной важной особенности этого бланка следует упомянуть − если при оформлении КО-1 будет допущена любая ошибка в любой строке или графе, этот бланк уничтожается и заполняется новый. Такая строгость к кассовым ордерам предусмотрена пп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У.

Когда оформлять

Бланк ПКО является универсальным – его заполняют при приеме наличных денег в любых ситуациях. Приведем примеры:

Учитывая универсальность этой формы и обязательность его применения, во всех учетных программах он входит в набор бланков по учету кассовых операций. Доступ к бланку приходного ордера в 1С можно получить в разделе «Банк и касса».

Как заполнить и где скачать приходный кассовый ордер формы КО-1, расскажем в следующем разделе.

Что указать в бланке

Поясним, что отражать в отдельных строках и графах бланка приходного кассового ордера КО-1:

В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства».

Образец приходного кассового ордера КО-1 скачать можно здесь:

Скачать образец ПКО

Итоги

Прием наличных денег в кассу должен в обязательном порядке оформляться приходным кассовым ордером ф. КО-1. Изменять форму бланка нельзя, как и вносить в него исправления.

Бланк приходно-кассового ордера (форма № КО-1)

Проверено экспертом

Посмотреть Скачать

Образец приходно-кассового ордера (форма № КО-1)

Проверено экспертом

Посмотреть Скачать

Руководство по получению наличных

9000

Информация о правилах
Название политики	Руководство по получению денежных средств
Ответственный офис	Старший заместитель вице -президента по бюджетным и деловым делам
Тип политики	Деловые дела
№	208
№	208
	Дата пересмотра	29 марта 2021 г.

Кассовые системы могут различаться в зависимости от офиса или агентства, но все кассовые системы должны соответствовать эти основные ориентиры. Используемый здесь термин «наличные деньги» включает валюту, чеки, денежные переводы и др.

Все денежные поступления от университета и деятельности, связанной с университетом, должны быть депонированы на банковские счета, находящиеся в ведении Университета или одного из его признанных Университетом аффилированные организации: Фонд Бингемтона, Исследовательский фонд, Выпускники; или для студенческие группы: студенческая ассоциация или организация аспирантов.
Должно быть разделение обязанностей и надлежащий контроль, чтобы ни один человек не полный контроль над процессом получения дохода.

Все денежные средства, полученные за деятельность, должны быть депонированы в ее общей сумме. Поступление денег которые находятся в ожидании депозита, не должны использоваться для оплаты расходов, связанных с деятельностью; такие платежи должны производиться чеком после сдачи наличных квитанций.
Всякий раз при получении наличных должен быть выдан кассовый чек, если нет компенсирующего контроль за полученной суммой (т.е. проданными предварительно пронумерованными билетами). Квитанции должны быть предварительно пронумерованы и выданы в двух экземплярах с одним экземпляром для целей бухгалтерского учета. депозиты и денежные средства в кассе должны сверяться с бухгалтерскими записями ежемесячно. основа. Сверки, депозитные записи и соответствующие резервные копии должны поддерживаться в соответствии с политикой хранения документации SUNY. Защита от поддельной валюты, как указано ниже, также следует соблюдать.

Когда чек получен, он должен быть немедленно индоссирован следующей надписью: «Только для депозита — организация» (например, Бингемтонский университет). Штамп можно купить от местного поставщика, чтобы помочь в этой функции.
Денежные чеки должны быть переданы назначенному кассиру (фонд или студенческий счетов) для депозита через установленные промежутки времени. Если возможно, этот депозит должен быть производится в конце каждого дня. Если ежедневный перевод депозита невозможен из-за местонахождение одного отдела инкассации или, если сумма инкассации является номинальной, пересылки можно реже, но ни в коем случае не реже одного раза в неделю. Фонды не сдаваемые ежедневно, должны храниться в безопасном месте, например, в сейфе. Любой отдел желающим поддерживать денежный баланс в своем офисе потребуются дополнительные Бизнес Одобрение офиса. См. политику 222 для получения дополнительной информации.

Обычно депозиты должны вноситься лично лицом, готовящим депозит. При переводе средств в мессенджер ответственность за общий фонд также проходит. Лицо, доставляющее наличные, должно дождаться, пока назначенный кассир пересчитает наличными и выдать квитанцию. Каждый раз, когда контроль над денежными средствами передается, средства должны быть проверены и подписаны принимающей стороной.
К денежному депозиту должна быть приложена передача с указанием общей суммы валюта и чеки. Должен быть включен подробный список чеков. Описание кассовых чеков должны быть сделаны так, чтобы назначенный кассир мог назначить соответствующие коды счетов для учета доходов. Это гарантирует отделу, что надлежащее денежные счета будут зачислены. Депозиты на государственные счета (ИФР, ДИФР, СУТРА) требуют использовать форму передачи университетского депозита и должны быть отправлены непосредственно в студенческие счета.

Кассир должен проверить «каждую» полученную передачу, чтобы убедиться, что деньги переданы не повреждены. Фактическая валюта должна быть пересчитана в присутствии лица, доставляющего деньги. Чеки должны учитываться. Кассир должен выдать чек на общая сумма (наличные деньги и количество чеков, если применимо) сотруднику, передавшему фонды.
Сотрудник, ответственный за процесс инкассации в каждом офисе, будет нести ответственность чтобы убедиться, что эти рекомендации соблюдаются.
Любое отклонение от этих процедур должно быть одобрены помощником вице-президента по бухгалтерскому учету и бюджету (607-777-6100).
Аннулирование квитанций: Всякий раз, когда необходимо аннулировать квитанцию, все копии Аннулированная квитанция должна быть скреплена вместе и храниться в файле. Штат Нью-Йорк Департамент аудита и контроля требует, чтобы они хранились в файле для того же периода, что и использованные квитанции.

Поддельные банкноты/купюры широко распространены в любой среде, где происходит обмен денег. В результате Бингемтонский университет уязвим для получения этих заметок. Поэтому, подразделения по инкассации наличных денег должны быть осведомлены о поддельных банкнотах и методах обнаружения/отчетности. Внедрение средств контроля, указанных ниже, поможет уменьшить нашу подверженность этому мошенничеству.

Передовая практика работы с наличностью требует от нас тщательной проверки наличности.

Этот включает в себя время, необходимое для обработки транзакции и проверки банкнот номиналом от 20 долларов США и выше такими способами, как:

Почувствуй бумагу
Наклонить банкноту
Проверка с подсветкой
Использовать денежную ручку

Узнайте об этапах проверки на чувствительность и наклон:

Если вы подозреваете поддельную банкноту или располагаете информацией о деятельности по подделке денег, пожалуйста, немедленно сообщите об этом в полицию Университета штата Нью-Йорк по телефону 607-777-239.3, Студенческая бухгалтерия университета и/или управление рисками.

Для вашей личной безопасности… Пожалуйста :

Не подвергайте себя опасности.

Не возвращайте купюру прохожему.
Сделайте , свяжитесь с полицией Университета штата Нью-Йорк по телефону 607-777-2393.
Сделайте , если возможно, задержите прохожего, пока не прибудут сотрудники полиции Университета Нью-Йорка.
Выполните наблюдение за описанием прохожего и описаниями их спутников.
Напишите свои инициалы и дату в белой рамке подозреваемого подделки примечание.
Не обращайтесь с поддельной банкнотой больше, чем это необходимо. Поместите его в защитный чехол, полиэтиленовый пакет или конверт для защиты.
Должен ли передать банкноту или монету Только надлежащим образом идентифицированному полицейскому.

Обратите внимание: за возврат контрафактной продукции не взимается денежное вознаграждение. счет, но делает «правильные вещи», помогая бороться с подделками.

Связанные полезные материалы можно найти здесь:

Инфографика «Знай свои деньги» 4/2016
Как обнаружить фальшивые деньги видео
Тренинг «Знай свои деньги»
Как проверить свои деньги

Порядок поступления денежных средств — AccountingTools

19 мая 2022 г. 19 мая 2022 г. / Стивен Брэгг
Как обрабатывать кассовые квитанции
Процесс получения наличных строго регламентирован, поскольку задача обработки чеков нагружена средствами контроля. Они необходимы для обеспечения того, чтобы чеки регистрировались правильно, своевременно депонировались, не были украдены или изменены где-либо в процессе. Порядок обработки чековых квитанций описан ниже.
Шаг 1. Записывайте чеки и наличные
Когда приходит ежедневная почта, записывайте все полученные чеки и наличные в список чеков почтового отделения. Для каждого полученного чека укажите в форме имя плательщика, номер чека и уплаченную сумму. Если квитанция была наличными, то укажите наименование плательщика, отметьте «наличными?» коробку и уплаченную сумму. После того, как все позиции будут завершены, введите общую сумму в поле «Общие поступления» в нижней части формы. Подпишите форму и укажите дату получения чеков и наличных. Кроме того, штамп «только для депозита» и номер банковского счета компании на каждом полученном чеке; это затрудняет получение чека и внесение его на счет в другом банке.
Шаг 2. Форвардные платежи
Вложите все чеки, наличные деньги и копию списка чеков почтового отделения в защищенный почтовый пакет внутри офиса. Отдайте на руки кассиру в бухгалтерию. Кассир сопоставляет все предметы в сумке со списком чеков почтового отделения, ставит инициалы на копии списка и возвращает копию по внутренней почте в почтовое отделение. Затем сотрудники почтового отдела хранят подписанную копию по дате.
Шаг 3. Применение наличных к счетам
Получите доступ к бухгалтерскому программному обеспечению, вызовите неоплаченные счета для соответствующего клиента и примените наличные деньги к счетам, указанным в извещении о денежном переводе, которое сопровождает каждый платеж от клиента. Если нет указания, какой счет должен быть кредитован, запишите платеж либо на отдельный счет ожидания, либо как непримененный, но в пределах счета клиента, от которого он поступил.

Правила оформления приходного кассового ордера: Приходный кассовый ордер: что такое, образец заполнения