Правила оформления счета на оплату: Правила оформления счета на оплату

Содержание

Правила оформления счета на оплату

Как правильно оформить счет на оплату, чтобы у плательщика не возникло вопросов? Нужно ли использовать унифицированный бланк или можно разработать свою форму? Ответы на эти вопросы мы приведем в данной статье.

Для чего нужно оформление счета

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.

Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.

Как составить счет на оплату

Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.

Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:

Кто и кому выставляет счет.
За что требуется оплата.
Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).

Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).

Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты

В счет на оплату вносят следующие реквизиты:

Наименование документа «Счет на оплату».
Данные поставщика. Они включают в себя полное его наименование и банковские реквизиты для перечисления денежных средств. К внесению этих данных нужно отнестись очень внимательно – если в них есть ошибка, то платеж покупателя не пропустит банк.
Наименование покупателя (Ф.И.О. для ИП и физлиц). Для полной идентификации покупателя сюда нужно добавить его юридический адрес и ИНН/КПП, можно внести банковские реквизиты.
Дата выставления счета и его порядковый номер.
Предмет оплаты и его стоимость. Как правило, данная информация оформляется в виде таблицы, в которой указываются: наименование товара (услуги), единица измерения, стоимость единицы, НДС (при необходимости), или «Без НДС», конечная стоимость товаров (услуг). Итоговая сумма пишется цифрами и прописью.
Подписи должностных лиц, удостоверяющие информацию, содержащуюся в счете. Обычно в этом качестве указывают главного бухгалтера и руководителя, но на практике они могут делегировать данные полномочия другому ответственному работнику, согласно соответствующему приказу руководителя.
Печать ставится только при ее наличии. На этот документ не обязательно ставится гербовая печать, поэтому допустимо поставить оттиск печатей для внутреннего пользования (например, «Для финансовых документов», «Бухгалтерия» и т.д.).

Создать счет на оплату можно и с помощью специализированных программ на основании внесенных первичных документов (договоров, товарных накладных и т.

д.). Один экземпляр счета передается покупателю, а второй остается у продавца (поставщика).

Заполненный образец счета на оплату можно посмотреть здесь.

Оформление счетов на оплату не является прямой обязанностью поставщика. Счет не относится к первичным документам, а служит указанием на то, что поставщик ждет оплаты. Форма этого документа определяется на усмотрение предприятия, которое выставляет счет, но она должна содержать все реквизиты, которые позволяют конкретизировать, кому и за что нужно произвести оплату.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ.

С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

Что должно быть в счёте на оплату, чего быть не должно и что дико бесит — Финансы на vc.ru

6852 просмотров

Счёт на оплату очень простой основной документ, но он же и доставляет много боли и лишних трудозатрат, если составлен криво или по нему криво платят.

Попробуем выкинуть всё лишнее и сделать понятно и красиво. Здесь в основном речь пойдёт о России, но и заграничные счета бывают запутанными. Немного скажу и про Европейский Союз.

Счета, которые взрывают мозг

Не заставляйте клиента думать и суетиться!

Счёт в формате картинки или сканированный в pdf. Убейтесь, сволочи, об стену, кто так делает. Всегда требуем прислать в формате, где можно легко копипастить реквизиты.

В счёте два банковских счёта. АААА… на какой платить?!
Нет назначения платежа. Бухгалтер начинает думать и пишет дичь, из которой потом невозможно понять за что платили.
НДС указан мелким шрифтом не на самом видном месте. Ой… опять оплатили сумму без НДС.
Не сказано, что НДС не облагается. Ой… а в платёжку автоматом подставилось: “включая НДС”.
Полно лишней информации.
Нет телефона и email кому задавать вопросы.
Реквизиты не совпадают с теми, что подставляются по ИНН и БИК.

Факты о счёте

Счёт — необязательный документ. Платить можно без счёта, по договору, по акту, на основании счёта-фактуры, УПД, товарной накладной и т. п.

Счёт — это просто приглашение к платежу. Сам по себе он не порождает обязательств оплаты.
Никто не обязан выставлять счёт, если только это не прописано в договоре.
Счёт не является первичным учётным документом согласно ст. 9 402-ФЗ, т.к. не отражает факта хозяйственной деятельности в общем случае. Следовательно, нет требований закона что там должно быть.
Счёт может быть совмещён с договором или актом. А может быть всё в одном: договор-счёт-акт.
Счета не нужны для постпоплаты. Постоплату правильнее производить по акту выполненных работ или счёту-фактуре, или УПД, тем самым, сразу понятно, что это постоплата.
В отличии от счёта-фактуры, УПД, акта, у счёта нет утверждённого правительством XML-формата. Но есть XML-форматы у отдельных программ, например, у 1С. Но реально никто ими не пользуется, во всяком случае, среди наших контрагентов.
Оплата счёта может означать акцепт договора, согласие со стоимостью, принятие услуг, если это написано в счёте или следует из назначения платежа.
В ЕС, например, в Словении, счёт соответствует нашему счёт-фактуре, а нашему счёту соответствует предварительный счёт. Однако, нередко бывает присылают на предоплату именно счёт-фактуру.

Минимальный набор что должно быть в счёте

Для оплаты по безналу плательщику нужно:

ИНН получателя.
Расчётный счёт получателя в банке и БИК этого банка.

Назначение платежа.
Сумма с указанием без НДС или с НДС и суммой НДС.

Этих данных достаточно для заполнения платёжного поручения. Жаль, минимализм не все любят. А то было бы прикольно выставлять такие счета в одну строку:

7730588444 40702810201500019616 044525999 За услуги дата-центра 1000р. без НДС.

Такой формат счёта можно обернуть в XML-тэги и делать де-юре или де-факто стандартом обмена для ЭДО.

Если оплата картой, то счёт может содержать только URL страницы оплаты. Хорошо, если ещё и QR-код рядом будет.

Если оплата наличными, то можете, хоть на салфетке написать сумму.

В Словении для перевода внутри страны достаточно IBAN, по нему подставляются все реквизиты в банке автоматически. Конечно, сумма и назначение перевода ещё потребуются. Есть ещё пара опциональных параметров.

При переводе денег в Revolut или из него нужно указать наименование получателя, IBAN и BIC (SWIFT) и адрес. ИНН не указывается. Платежи доходят и с ошибкой в наименовании. То есть ключевыми являются только IBAN и BIC (SWIFT), а остальные просто как описание.

Назначение платежа

Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.

Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.

Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.

В счёте не помешает указать

Счётом пользуется бухгалтер плательщика, когда отправляет деньги, сотрудники плательщика, которые получают товар или услугу. У бухгалтера потом возникают вопросы, и он начинает создавать нагрузку на своих сотрудников, а они — на сотрудников получателя денег. Поэтому следует сократить трудозатраты. Стоит указать в счёте:

Номер и дату счёта. Они нужны, чтобы ссылаться и искать счёт в базе.
Фактический адрес, если к вам приезжают.
Наименование плательщика без его реквизитов.
Логотип для красоты и солидности.
Адрес ЛК получателя, где доступны все копии документов в электронном виде, включая акт сверки, который так любят запрашивать, отвлекая нашего бухгалтера от работы.
Телефон и email, чтобы они всегда были под рукой.
Почтовый адрес, куда не перешедшие на ЭДО динозавры должны отправлять свою макулатуру, губя природу.
QR-код для загрузки реквизитов в мобильное приложение банка, чтобы не копипастить реквизиты. Пока такая фишка есть только в мобильных приложениях банков физлиц, но, надеюсь, когда-нибудь появится и у юрлиц.
Прочую реально полезную информацию.

Делать ли детальную расшифровку суммы в счёте по позициям?

Если счёт одновременно и договор, то да. Счёт является одновременно сметой или детализацией заказа. Закон этого не обязывает, но это общепринято, что нужно объяснить из чего получилась сумма.

Если есть договор со сметой или каким-то иным документом, где уже есть детализация, то смысла дублировать информацию нет.

Чего в счёте быть точно не должно

Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:

Реквизиты плательщика помимо его наименования.
Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН. КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.
Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.
Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.

Итог, пример нашего счёта

Образец счёта Игорь Тарасов

Дата-центр ITSOFT — размещение и аренда серверов и стоек в двух дата-центрах в Москве. За последние годы UPTIME 100%. Размещение GPU-ферм и ASIC-майнеров, аренда GPU-серверов, лицензии связи, SSL-сертификаты, администрирование серверов и поддержка сайтов.

Каковы требования к счетам в США?

По сравнению со многими странами требования к выставлению счетов в США более мягкие. Не существует единого нормативного формата, которому вы должны следовать, но важно включать все соответствующие детали ваших деловых операций и тщательно проверять наличие ошибок в бухгалтерском учете.

Что такое счет-фактура?

Прежде чем вы начнете составлять свой первый счет компании, полезно понять цель этого общего делового документа. Итак, что такое счет-фактура? Это просто документ, отправляемый продавцом покупателю после оказания услуг или доставки товара. Цель счета-фактуры — запросить оплату от покупателя.

Хотя физический счет-фактура не всегда требуется по закону, как для целей налогообложения, так и для целей бухгалтерского учета лучше иметь письменный отчет о ваших транзакциях. На счета-фактуры можно ссылаться позже при отслеживании доходов и расходов, составлении финансовых отчетов и подаче налоговых деклараций в IRS.

Как выписать счет

Между счетами в США и других странах есть несколько различий. Самая большая разница в том, что в США нет национального налога с продаж, такого как НДС. Вместо этого каждый штат имеет право принимать собственные налоговые решения. При выяснении того, как выписать счет, вы должны учитывать законы штата, а также федеральные законы.

IRS предоставляет предприятиям идентификационные номера, но по закону они не требуются в счетах. Однако, если ваш бизнес находится за границей и вы отправляете свой первый счет клиенту из США, вам необходимо будет приложить налоговую форму W-9, которую компания будет хранить в файле.

Помимо проблем с налоговыми счетами, вот что должно быть включено:

Название и адрес компании
Имя и адрес клиента
Адрес проекта (если отличается от обычного адреса компании)
Номер счета
Дата счета -фактуры
Условия оплаты и дата срока
Описание услуг, предоставляемые или продукты, поставляемые
Количество продуктов или услуги (в часы работы, например, сработали часы)
.
Сумма к оплате в долларах США
Налог с продаж, если применимо

Наконец, вы должны указать платежную информацию в нижней части счета. Это будет зависеть от типа платежей, которые принимает ваш бизнес. Например, если вы принимаете платежи по кредитным картам, вам необходимо включить соответствующую форму или ссылку на ваш платежный процессор. Для переводов ACH или банковских переводов вам необходимо указать название и адрес вашей компании, а также номера счетов и маршрутов. Для чеков вам понадобится почтовый адрес и форма заказа.

Как отправить счет

Не каждый бизнес подходит к выставлению счетов одинаково. Если вам интересно, как отправить счет, вы можете выбрать один из нескольких вариантов. Для начала вам нужно создать документ, используя приведенные выше рекомендации. Обязательно четко пометьте счет-фактуру словом «Счет-фактура» в заголовке вместе с датой счета-фактуры.

Вот три основных способа отправки счета компании:

Автоматическое выставление счетов
Безбумажные счета по электронной почте
Бумажные счета по почте

Бухгалтерское программное обеспечение упрощает процесс выставления счетов и отправляет безбумажные документы клиентам от вашего имени. Вам нужно только выбрать шаблон и настроить его с помощью сведений о вашем бизнесе, что значительно сокращает бумажную работу и администрирование. Тем не менее, для тех, кто предпочитает старомодную систему хранения документов, по-прежнему широко распространена отправка бумажных счетов клиентам по почте.

Как нумеровать счета-фактуры

И последнее, о чем следует помнить: каждый счет-фактура должен иметь свой уникальный номер. Требования к номерам счетов в США не такие строгие, как в некоторых других странах, а это значит, что вы можете выбрать наиболее удобную для вас систему нумерации. Некоторые могут выбрать нумерацию счетов-фактур в хронологическом порядке, в то время как другие будут использовать специальные идентификаторы для каждого клиента или продукта. Присвоение уникального номера каждому документу позволяет вам легко извлекать его в вашей системе, когда вам это нужно, будь то для решения спора об оплате или для целей налогового счета.

Мы можем помочь

GoCardless поможет вам автоматизировать сбор платежей, сократив количество администраторов, с которыми ваша команда должна иметь дело при получении счетов. Узнайте, как GoCardless может помочь вам со спонтанными или регулярными платежами.

7 Правила и требования в процессе выставления счетов

В блоге

Каждое предприятие, большое или маленькое, должно выставлять счета клиентам, чтобы гарантировать их оплату за предоставленные услуги или продукты. Это неотъемлемая часть каждой бизнес-транзакции, и у нее есть еще одна жизненно важная цель: поддержание надлежащего денежного потока для бизнеса. Однако выставление счетов часто считается утомительной задачей: она требует внимания к деталям, не допускает ошибок и, самое главное, требует строгого контроля, поскольку многие клиенты имеют привычку откладывать оплату на более позднюю, неизвестную дату. . Тем не менее, есть несколько способов сделать процесс выставления счетов проще, быстрее и эффективнее:

Заблаговременное обсуждение условий оплаты: Прежде чем заключать какие-либо сделки с покупателем, и продавец, и покупатель должны согласовать сроки оплаты (оплата при получении, 30 дней, 60 дней , и т. д.). Таким образом, покупатель будет знать, когда продавец ожидает оплаты.
Во избежание путаницы в отношении цены: Сумма к оплате также должна быть согласована заранее. Покупатель должен быть проинформирован о цене продукта/услуги, которую он покупает, либо путем указания продавцом своих цен на веб-сайте (и/или в обычном магазине), либо путем направления покупателю письменного предложения. Покупатель также должен быть проинформирован о любых суммах, которые будут добавлены к цене, таких как НДС, стоимость доставки и т. д.
Перечисление допустимых видов оплаты в счете-фактуре: Убедившись, что покупатель знает, как он может платить, это помогает ускорить процесс оплаты. Поэтому покупатель должен указать в счете типы платежей, которые он принимает — кредитная карта, чек, PayPal и т. д., а также включить любые инструкции или ограничения, относящиеся к этим типам платежей (например, какой тип кредитной карты не принято, или имя получателя, которое должно быть указано на чеке).
Адресация счета правильному лицу: Многие ошибки при выставлении счета являются результатом адресации счета не тому лицу или организации. Продавцы должны заранее предоставить покупателям правильные контактные данные (полное имя, должность, адрес электронной почты, номер телефона и т. д.), на которые должен быть отправлен счет, во избежание задержек с оплатой или риска потери счета .
Счета-фактуры должны быть пронумерованы: Чтобы отслеживать платежи, как для целей налогообложения, так и в случае потери счета-фактуры, очень важно присвоить счетам номера и организовать их соответствующим образом. Все документы, относящиеся к бизнес-транзакциям, должны быть организованы и легко отслеживаться, включая контракты, ценовые предложения, квитанции и т. д.
Отслеживание платежей: Чтобы покупатели не забывали платить или не пытались вообще не платить, продавцы должны следить за платежом после выставления счета. Это можно сделать, повторно отправив счет-фактуру с напоминанием, позвонив покупателю или, если ничего не помогает (покупатель избегает как электронных писем, так и звонков), обратившись в суд. Однако это крайняя мера, которую следует принимать после того, как все другие варианты исчерпаны.
Автоматизация процесса выставления счетов: Сегодня многие компании выбирают автоматическую систему выставления счетов.

Правила оформления счета на оплату: Правила оформления счета на оплату