Правила составления деловых писем: 12 правил делового письма (деловой переписки)

Написание делового письма. Требования

Виды делового письма

Этика стиля написания деловых писем

Лексические правила написания делового письма

Оформление деловых писем

Электронные письма

Избегайте графики и анимации в письме – это недопустимо.

Оформление делового письма

В современном мире сложно представить компанию, изолированную от внешней среды. Каждая организация стремится наладить эффективное взаимодействие со сторонними структурами, клиентами, вышестоящими органами, и подчас это взаимодействие и есть ключ к успеху фирмы.

Одним из инструментов коммуникации служит деловое письмо как особый вид корреспонденции, включающий в себя большое число разновидностей официальных оперативно-информационных документов.

Деловая корреспонденция — это способ взаимодействия различных структур, от эффективности которого зависит многое: экономическое благополучие фирмы, ее репутация, развитие стабильных партнерских отношений, поэтому неудивительно, что в сфере деловых отношений существуют достаточно строгие правила составления документов и ведения деловой переписки.

От логичности, структурированности текста документа зависит как процесс, так и результат этой деятельности.

Структура делового письма

Вне зависимости от разновидности делового письма, существуют определенные правила структурирования и оформления текста, ориентация на которые позволит создать грамотный документ, свидетельствующий о высоком профессионализме работников компании.

Прежде всего, следует отметить важность соблюдения структуры делового письма.

Структура письма — это скелет, который позволяет изложить проблему логично и последовательно.

При разработке документа, закрепляющего корпоративные требования к созданию деловых писем, следует опираться на следующие документы:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня. Общие требования»;
• ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».

Оформление делового письма

Хотелось бы отметить, что упорядочение работы с деловыми письмами от момента создания документа до его отправки за пределы компании – дело трудоемкое. Тем не менее, усилия в этой области можно окупить достаточно быстро, так как рациональная структура написания официальных писем и соблюдение делопроизводственных норм и требований присутствует в информационной системе Олимп.

Мы понимаем, что грамотно оформленные документы служат гарантией разрешения профессиональных, коммерческих и других споров и конфликтов и, следовательно, являются основой стабильного развития компании.

Выделение указанных выше функций позволяет сделать вывод, что деловое письмо является важным элементом делопроизводственной системы. Поэтому мы постарались приложить максимум усилий, чтобы облегчить данный процесс.

Наша программа составляет документы в соответствии со всеми указанными выше требованиями, поэтому у Вас исчезают любые риски ошибок при написании официальных писем. Вам не нужно думать о требованиях к структуре написания писем, потому что теперь она всегда находится у Вас под рукой. Составление делового письма базируется на многих пунктах, и все эти данные по ГОСТу соблюдены в нашей системе.

Хотите сократить время на анализ договора? Используйте Олимп, и Вы получите все условия для эффективной работы.

Правила и рекомендации по составлению деловых писем

Краткое содержание статьи:

Все компании и предприятия, независимо от рода деятельности, рано или поздно сталкиваются с необходимостью ведения деловой переписки с клиентами, поставщиками или даже конкурентами. В силу своей специфики такая переписка должна быть грамотной, корректной и содержать все необходимые элементы. Деловое письмо обязательно должно быть составлено с соблюдением всех правил и рекомендаций, поскольку даже малейшая оплошность в этом деле может отрицательно отразиться на партнерских отношениях или даже навредить бизнесу в целом.

Деловые письма: классификация и особенности

Деловое письмо является наиболее востребованным способом переписки между деловыми партнерами. Существуют определенные параметры, определяющие разновидность такого документа и его функции. Перед тем, как писать письмо, нужно выяснить, какого вида требуется документ. В зависимости от выполнения тех или иных заданий деловые письма делятся на несколько видов:
— извещение;
— прошение;
— приглашение;
— ответ;
— запрос;
— напоминание и другие.
Эти основные виды писем составляются по-разному. Если письмо относится к ответной корреспонденции, то в смысл его необходимо вложить максимум информации. Получив такое письмо, человек должен вместе с ним получить и ответы на все интересующие его вопросы, иначе он может просто разочароваться в компании, в которую обратился. Писать отписки обобщенного характера и не несущие смысловой нагрузки не имеет смысла. Такие письма только займут лишнее время и у самой фирмы, и у того, кто обращался. Не рекомендуется в таком случае использовать отсылки к другим источникам информации, если только это компания действительно не располагает запрашиваемой информацией.
Если задача – сделать запрос на какую-либо информацию путем написания делового письма, то написать письмо нужно максимально точно. Во-первых, сказать, что именно нужно. Во-вторых, указать правильные реквизиты, чтобы была возможность эту информацию удобно отправить получателю.
В деловых письмах, играющих роль приглашений и напоминаний, важна ненавязчивость и легкость стиля. Вместе с тем нужно уметь не перевести общение в формальное. Если целью является приглашение партнеров на какое-либо мероприятие, нужно знать, чем их можно заинтересовать, обязательно упомянуть это в переписке. Рекомендуется выражать уважение и добавить, что их рады видеть. Партнерам должно быть приятно получать приглашения, эти письма не должны быть выполнены в грубой и требовательной форме.
Если речь идет о деловых письмах, которые должны стать извещениями или предъявлениями какого-либо недочета в работе компании, нарушении договоренностей, то лучше предварительно изучить законодательство касаемо этого вопроса. Обычно при требовании что-то возместить, нужно указывать все реквизиты обоих участников сделки, добавлять нужные доказательства правоты. Пользуясь законодательной базой, можно найти образец письма, составленного для вынесения претензий. Лучше писать подобный документ по образцу, используя установленные речевые обороты и стандартные общепринятые термины. В противном случае можно оказаться непонятым и обвиненным в клевете.
На предприятии, где часто используются деловые письма различного рода для общения с компаньонами или клиентами, желательно иметь образец письма, адаптированный под особенности фирмы и бизнеса. Это позволит сотрудникам легче ориентироваться не только в реквизитах документа, но и в порядке его написания.

Правила составления делового письма и структура написания

Любой документ, тем более, если он деловой, и на него возложены определенные задания, должен начинаться с обращения к адресату. В случае с деловой перепиской обращение имеет большую смысловую нагрузку, играя роль приветствия и формируя общее первое впечатление. Располагается обращение посередине строки, оно должно содержать имя адресата. Для того чтобы показать уважение к человеку, используется прилагательное «Уважаемый», окончание меняется в зависимости от пола того, кому адресовано послание. Важно использовать ту речевую форму, которая принята в стране, где живет человек. Например, в России принято обращаться по имени и отечеству, а для европейских стран достаточно просто имени.
В основной части делового письма должна быть информация, структурированная на абзацы для удобного восприятия. Можно использовать списки и схемы, если есть потребность донести информацию относительно большого ассортимента товаров или услуг. Например, цены оптимально представлять в таблице, а основные принципы логистики схематически. Важной деталью является правильное употребление глаголов в предложениях: можно писать «предлагаем» или «компания предлагает», но не переходить на личности. Кроме того, нельзя нарушать выстроенную структуру общения, то есть письмо должно быть написано в одном ключе.
В заключении делового письма нужно дать оценку написанному и выразить надежу на сотрудничество. Вывод должен быть кратким. Обычно достаточно 1-2 предложений, не обремененных деепричастными оборотами и большим количеством прилагательных. Например, в конце можно добавить «Надеемся на сотрудничество», «Заранее благодарим за информацию» в зависимости от остального текста письма. Кроме того, при необходимости можно включить в письмо постскриптум. Это допускается, если адресату нужно дополнительно сообщить информацию, которая не относится к основной теме письма или содержит сведения о событии, произошедшем после составления документа.
Подпись в письме должна принадлежать человеку, компетентному в поднятых в документе вопросах, поскольку при ответе будут обращаться к нему. Подпись должна обязательно расшифровываться, то есть говорить о фамилии, имени человека и его должности. Все приложения к деловому письму должны быть оформлены отдельно и в едином стиле. Письмо должно быть написано на специальном бланке компании, это способствует повышению имиджа предприятия и позволяет узнать больше информации о ней.

Как написать сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо имеет один лишь смысл – донести до адресата, что именно ему было отправлено. Скорее всего, это дань уважения и необходимая бюрократическая формальность. Частой ошибкой является отправление в сопроводительном письме краткого пересказа содержания основного документа. Этого делать не нужно, такое письмо может вызвать только раздражение. Написать письмо можно по поводу уточнений. Если и так все ясно, то лучше просто обратится к адресату и сообщить ему о документе.
В целом сопроводительное письмо должно содержать приветствие, играющее роль обращения, как и в стандартном деловом письме. Если документ, который отправляется, запрашивался адресатом ранее, то нужно сослаться на это, напомнив человеку о том, что его просьба выполнена. Сопроводительный документ не подразумевает длинное содержание, поэтому кроме краткого упоминания названия и реквизитов отправляемой бумаги, ничего, по сути, и не требуется. Стоит не забыть о подписи и ее расшифровке, чтобы было понятно, к кому обращаться в случае несоответствия какого-то содержания или уточнения данных.

Правильное составление электронного письма

Электронное письмо является не менее важным документом, чем выполненным на бумаге. Перед тем, как писать письмо в интернете, нужно сформулировать все мысли очень лаконично. Это потребуется для того, чтобы адресат дочитал письмо до конца, поскольку переписка по электронной почте к этому зачастую не располагает. Кроме того, нужно помнить, что, несмотря на то, что переписка ведется в интернете, она все же деловая, если осуществляется с рабочего электронного адреса.
Рекомендуется не оставлять поле с названием темы делового письма незаполненным, а, наоборот, использовать его для того, чтобы заинтересовать оппонента и мотивировать к прочтению письма. Это свидетельствует об уважении к человеку, к которому обращается работник фирмы. Обращаться к получателю лучше по имени, если оно известно, а в теле письма поднимать только конкретные вопросы или предложения. Употребление длинных вступлений и сложных предложений может привести не только к тому, что результат не будет достигнут, но и к тому, что корреспонденция попадет в спам или черный список получателя. Нужно ценить время, поэтому не следует заваливать адресата деловыми письмами, требующими ответа, в конце рабочего дня или на выходных. Скорее всего, такие действия не станут эффективными.
При написании деловых писем в любом виде важно соблюдение максимальной конкретики, уважения к собеседнику и основных правил оформления корреспонденции. Эти факторы дают уверенность в том, что письмо будет прочитано и обработано должным образом, а ответ не заставит себя ждать.

Разработка текстов деловых писем. На чем сделать акценты, какие правила составления письма, как писать письма в государственные органы?

Типы писем

Первый тип писем — прошения.

Второй тип писем — претензии, жалобы.

Что является слагаемыми успеха?

Акцент на эффекте для государства, если оно будет выступать партнером (льготы, гранты, субсидии, целевое бюджетное финанасирование, ГЧП, муниципальный заказ)

Какие из программ поддержки подходят для Вас? Мы можем бесплатно проконсультировать Вас!
Отправьте нам запрос!

Проверьте свои знания программ государственной поддержки малого и среднего бизнеса

Также не забывайте про возможности привлечения государственного ресурса (льготы по налогам, субсидии, целевое бюджетное финансирование, льготная стоимость ресурсов) в свой бизнес. Консалтинговая компания «Верное решение» помогает предпринимателям решить следующие задачи:

• подбор подходящих для Вашего бизнеса программ и конкурсов, помощь в выстраивании Вашего партнерства с государством
• подготовка конкурсной заявки и пакета документации по проекту (включая концепцию развития, бизнес-план или ТЭО, финансово-экономическую модель проекта), подготовка качественной презентации
• информационное и консультационное сопровождение проекта\бизнеса предпринимателя при участии в конкурсах на получение государственной поддержки малого и среднего бизнеса в Республике Татарстан и других регионах Российской Федерации,
• многое другое (обращайтесь, ответим). 

Основной профиль компании — услуги для малого и среднего бизнеса:

• помощь в создании и развитии бизнеса: маркетинговые исследования (рынков), помощь в привлечении финансов, помощь в получении государственной поддержки (льготы по налогам и ресурсам, субсидии, целевое финансирование)
• помощь в привлечении инвестиций в проекты, разработка качественных презентаций для инвесторов, партнеров
• помощь в поиске партнеров, клиентов, резидентов, персонала, поставщиков
• бизнес-планирование, инвестиционное и финансовое планирование, прогнозирование
• сопровождение проектов конкурсантов при участии в конкурсах Правительства Республики Татарстан и Росссийской Федерации на соискание государственной поддержки (от ознакомительных консультаций до отчетности за полученные средства)
• помощь по работе на электронных торговых площадках — организация торгов, участие в торгах, получение ЭЦП (от первичных консультаций до заключения договоров по проведенным и выигранным торгам)
• внедрение инструментов автоматизации малого бизнеса (CRM, SED, ERP)
• юридические услуги (помощь в разработке договоров, писем, регламентов, положений, иной документации)  

Мы будем рады помочь Вам в решении Ваших вопросов.

По любым возникающим вопросам, пожалуйста, обращайтесь. 

«Стилистика документов в деловой переписке»

         Продолжительность обучения 8 акад. час

Цель обучения:

Целевая аудитория:  

Программа семинара: 

1. Специфика передачи информации в письменной коммуникации 

• Классификация корреспонденции
• Специфика письменного обращения. Понятие официальности.
• Понятие «деловая переписка».
• Юридический статус деловой корреспонденции.
• Различия деловой и  коммерческой корреспонденция (запросы, оферты, предложения открытого типа, акцепты, договоры, рекламации, претензии).
• Статус и жанры служебной переписки, ее отличие от деловой корреспонденции.
• Стандартизация делового письма.

2. Основные виды деловых писем и правила их составления.  

• Письма информационного характера: сообщение, извещение, напоминание, сопроводительное письмо, поздравление
• Письма  деликатного характера: извинение, объяснение, жалоба, ответ на жалобу,  рекламация, просьба
• Письма бизнес — партнеру: оферта, запрос информации,  благодарственное письмо, приглашение 

3.Правила оформления деловых писем (ГОСТ Р 6.30-2003).

• Основные требования к составлению и оформлению делового письма
• Понятие стандартного аспекта письма. Аспекты делового письма и их графическое оформление.
• Бланк письма, логотипы, формуляры, трафареты, фирменный бланк, бланк с угловым расположением реквизитов, гербовые бланки.

4.Реквизиты формуляра делового письма.

• Правила оформления адресата (первому лицу фирмы, руководителю структурного подразделения)
• Обращение к адресату
• Заголовок
• Текст. Способы оформления абзацев:  классический, блоковый
• Заключительная формула вежливости в русском и английском языках
• Самоименование. Слова прощания. Подписи (расположение и порядок подписей).
• Правила оформления примечания
• Конверты.
• Анализ характерных ошибок при оформлении документов. 

• Практикум по редактированию деловых писем. 

4. Стилистика письма. Этикетные формулы.

• Определение цели сообщения и формирование соответствующей структуры текста
• Текст письма, композиция
• Язык и стиль деловых писем
• Стилистические принципы оформления текста . Пространственное расположение и зрительное восприятие информации
• Построение делового сообщения
•  Оценка    восприятия текста
• Методы аргументации и убеждения при составлении письменных сообщений
• Речевой этикет делового письма . Коммуникативные запреты в деловом письме.
• Учет социального статуса адресата при составлении текста письма (VIP-статус, постоянный партнер, хороший знакомый, клиент и т.д.) Персональная адресация.
• Стандарты фраз, принятые в деловой переписке 

• Практикум по составлению  и оформлению делового письма 

5. Особенности оформления писем для зарубежных адресатов и структура делового письма.

• Структура англоязычного письма.
• Выбор бланка письма. Как правильно указать получателя письма. Адреса отправителя и получателя.
• Особенности указания даты на бланке письма.
• Регистрационный номер и тема письма: где разместить и как привлечь внимание?
• Формы вежливого приветствия и прощания в английском письменном этикете.
• Как указать приложения?
• Отличительные особенности делового американского языка в письменной коммуникации. Американский и британский английский.

6. Электронные сообщения

• Плюсы и минусы использования электронных сообщений.
• Особенности применения электронных сообщений в деловой среде.
• Структура электронного сообщения.
• Вопросы стиля, композиции и языка в электронном сообщении.

7. Основные ошибки при составлении деловых писем  

В стоимость входят раздаточный материалы. НДС не облагается. По окончании семинара всем участникам вручаются ламинированные именные сертификаты.

Стоимость  | Дата бижайшей группы

При записи on line на обучение Вы становитесь участником розыгрыша «Приз месяца»

Заявка на корпоративное обучение:

Все курсы и семинары по офисному делопроизводству и секретарскому делу 
Все курсы и семинары  по кадровому делопроизводству

Оформление и составление управленческих документов. Деловая переписка

Цель курса: повышения или приобретение компетенций в области документирования управленческой деятельности и ведения деловой переписки.

По окончании курсов слушатели должны:

Знать:

— правила внешнего оформления документов (размеры полей, шрифт, интервалы, состав реквизитов документов, в т.ч. придающих юридическую силу документам)

— правила составления приказов по основной деятельности, протоколов оперативных совещаний

— правила составления текстов деловых писем, деловой этикет, структуру письма и требования официально-делового стиля

Уметь:

— оформлять управленческие документы, в соответствии с требованиями национальных стандартов Российской Федерации;

— составлять тексты управленческих документов, с учетом требований официально-делового стиля;

Владеть:

— навыками составления и оформления деловых писем и управленческих документов

В программе курса:

Оформление управленческих документов. Изменение требований к процессам документирования управленческой деятельности (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и правилам оформления управленческих документов. Бланк письма, состав реквизитов делового письма и особенности их оформления;

Способы удостоверения деловых писем (подпись, печать). Процедура подготовки делового письма, визирование (согласование) деловых писем, оформление дат, регистрационного номера и др. Бланк организационно-распорядительных документов. Реквизиты организационно-распорядительных документов.

Правила внешнего оформления делового письма и организационно-распорядительной документации: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы и др.
Методические рекомендации по составлению текстов распорядительных документов (правила составления констатирующей части, правила составления текста распорядительного документа, варианты указания срока исполнения документов)

Деловые письма — Руководство по написанию деловых писем

РУКОВОДСТВО ПО ДЕЛОВОМУ ПИСЕМУ

Общие правила написания деловых писем.

Если написание делового письма занимает у вас гораздо больше времени, чем на вашем родном языке, вот несколько рекомендаций, которые могут оказаться вам полезными.

• Спланируйте, прежде чем писать.
  • Найдите нужные слова перед тем, как начать.
  • Отметьте пункты, которые вы хотите сделать, и закажите их в логические абзацы.

• Тон
  • Пишите так, как если бы вы говорили в деловой беседе.
    Тон должен быть дружелюбным и вежливым.
• Имена
  • Убедитесь, что вы проверили пол адресата (получателя), а также правильное написание имени и титула человека.
  • Используйте Ms . для женщин и МР . для мужчин.
    Вы можете использовать Mrs . для женщины, если ты 100% уверена, что она замужем.
    

• Даты
  • Во избежание путаницы, напишите месяц вместо чисел
    . (например, 15 января 2012 г. или 15 января 2012 г.).
    

• Будьте лаконичны и ясны.Чем легче читать письмо, тем лучше.
  • Делайте предложения и абзацы короткими и простыми.
  • Используйте простую лексику, чтобы избежать недопонимания.
  • Задавайте прямые вопросы.
  • Перепишите любое предложение, которое кажется не совсем ясным.
  • Если получатель не является носителем английского языка, рекомендуется избегать
    слова или выражения, которые носят слишком технический или сложный характер.

• Избегайте устаревших слов

  Хотя они используются в юридических документах и ​​контрактах, такие слова, как «здесь», «здесь», «вышеупомянутый» и т. д. редко используются в письмах.

  Предпочтителен следующий стиль предложения:
  «Вы найдете больше информация о нашей продукции в прилагаемой брошюре. »
  

вернуться к деловому английскому

Обратите внимание, что на этом сайте используется написание британского английского.

политика в отношении файлов cookie

Этикет для написания деловых писем | Малый бизнес

Как бизнес-профессионал вы понимаете важность общения с коллегами, клиентами, продавцами и поставщиками лично и посредством письменного общения. Несмотря на популярность электронной почты и обмена мгновенными сообщениями как форм письменного общения, руководители компаний по-прежнему используют деловые письма. Создавая деловое письмо, соблюдайте правила этикета, независимо от получателя, чтобы обеспечить профессиональное общение и четкость вашего сообщения.

Определение

Деловое письмо — это письменная форма общения, которую используют владельцы и руководители компаний, потребители, соискатели работы, сотрудники и члены сообщества. Английский клуб, онлайн-ресурс по письму и грамматике, отмечает, что деловые письма делятся идеями, предоставляют информацию, принимают и делают предложения, запрашивают информацию, предлагают благодарности, отправляют поздравления, представляют людей, извиняются и дают рекомендации.

Форматы

Люди могут форматировать деловые письма тремя способами: блочный, модифицированный блочный и полублочный.Соблюдайте правила этикета при написании деловых писем, выбирая формат и следуя его правилам на протяжении всего письма. Онлайн-лаборатория письма Университета Пердью отмечает, что печатные буквы выровнены по левому краю и имеют одинарный интервал с двойным интервалом между каждым абзацем. В модифицированных печатных буквах адрес отправителя и адрес получателя отображаются с выравниванием по левому краю и с одинарным интервалом, а дата и закрытие помещаются табуляцией по центру. Полублок, наименее используемый из трех форматов, следует тем же правилам, что и модифицированный блок, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Разделы

Деловые письма имеют определенные форматы и включают несколько основных частей. Это правильный этикет — включать необходимые разделы в каждое деловое письмо, которое вы составляете. Вверху письма введите дату, когда вы его написали. Включите почтовые адреса отправителя и получателя. Начинайте каждое письмо с приветствия, которое приветствует получателя, а затем продолжайте текст, объясняющий цель письма. В конце делового письма можно сказать «Спасибо» или «С уважением», а также указать ваше имя и титул, если ваша должность не указана в верхней части бланка.

Преимущества

Деловые письма предоставляют отправителю и получателю письменную документацию по важным вопросам. Их легко подать через традиционные файловые системы или отсканировать и подать в электронном виде для дальнейшего использования. Деловые письма являются более формальным, чем электронная почта, деловые письма — это профессиональный способ общения с широким кругом людей, компаний и организаций. Соблюдение надлежащего этикета делового письма гарантирует, что письма будут правильно отформатированы и содержать необходимую информацию для создания четкого и краткого сообщения.

Предупреждения

Деловые письма должны быть четкими и избегать жаргона. Перед отправкой письма прочтите его вслух, чтобы убедиться, что оно понятно и вы учли все свои вопросы. Пишете ли вы потенциальному работодателю, клиенту или деловому партнеру, важно проверять грамматические и типографские ошибки. Очень важно правильно написать имя получателя и использовать его надлежащий титул. Дважды проверьте почтовый адрес получателя, чтобы избежать задержки доставки.

Ссылки

Ресурсы

Биография писателя

Миранда Брукинс — специалист по маркетингу с более чем семилетним опытом работы в области копирайтинга, прямого ответа и веб-маркетинга, управления публикациями и деловых коммуникаций. Она имеет степень бакалавра в области бизнеса и маркетинга в Университете Таусона и работает над степенью магистра в области дизайна публикаций в Университете Балтимора.

Письменный центр | Написание деловых писем

Основные правила написания эффективных деловых писем

1.Используйте тему
2. Начните свое электронное письмо с приветствия
3. Напишите электронное письмо, будьте краткими
4. Будьте интересны
5. Будьте вежливы
6. Будьте активны
7. Расскажите о получателе
8. Обратите внимание к словам
9. Вычитайте свое письмо
10. Завершите призывом к действию
11. Завершите свое электронное письмо блоком подписи

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — Маркетинговая подпись электронной почты
2. Mailchimp — Создатель и отправитель электронной почты
3. Reply.io — Персональная электронная почта, звонки и задачи
4.Mailtrack — Ссылка на электронную почту открывает отслеживание
5. Canva — Онлайн-инструмент для создания дизайнов

Сколько писем вы отправляете каждую неделю? Десятки? Сотни? Мы делаем. И получите обратную связь. Суть правильного написания деловой электронной почты состоит в применении некоторых правил к вашим письмам, чтобы заинтересовать читателя и побудить его выполнить какое-либо действие — подписать контракт, купить продукт, начать пробную версию или просто отправить вам ответ. Для достижения этих целей нужно придерживаться определенных правил. Электронная почта — эффективный инструмент для делового общения, но, не используя его должным образом, вы не сможете получить от него максимум.Вот несколько основных правил написания эффективных деловых писем.

Электронное письмо без темы похоже на газетную статью без заголовка. Вы вряд ли обратите внимание на такую ​​статью. Итак, если вы хотите привлечь внимание к своему электронному письму, не оставляйте строку темы пустой, так как такое письмо может быть просто проигнорировано или отклонено как спам. Тема должна быть краткой, но достаточно информативной, чтобы дать читателю представление о том, что может быть сказано в письме.

Приветствие в деловых письмах должно быть формальным и лаконичным. Деловые электронные письма не всегда требуют называть человека по имени. Таким образом, вы можете начать письмо с традиционного «Добрый день» или «Приветствия». Если вы решите обращаться к человеку по имени, вы можете начать с «Уважаемый доктор X» или «Миссис. X и т. Д.

Только представьте: вы приходите в офис с мечтой о 1000 задач в вашем списке дел, открываете почтовый ящик, видите до 20 писем, щелкаете по одному из них и открываете длинный роман до 2 страниц.Отличный вариант написания деловой электронной почты, да?

Я просто пропускаю или задерживаю такие письма.

Среднестатистический человек читает письмо в течение 4 секунд, просто взглянув на слова и пытаясь решить, стоит ли читать еще. Поэтому не крадите время читателя. Просто будьте ясны, по делу и кратко напишите профессиональные электронные письма.

Но что делать, если в вашем письме больше информации, чем семь строк? Пишите электронное письмо, будьте интересны.Что это значит?

Известный копирайтер Джо Витале утверждает: чем дороже ваш продукт, тем длиннее должна быть копия. Также подходит для деловых писем. Вам просто нужно обратиться к клиенту и написать об интересном. Постарайтесь выяснить, что нужно вашему адресату, и ответить на это, написав деловое письмо.

Поскольку получатели не видят ваше лицо и эмоции, они будут судить о вас по манере письма.Убедитесь, что ваше письмо написано вежливо и никогда не давите на получателей. Используйте позитивный тон и не забывайте писать «спасибо», «пожалуйста», «спасибо за понимание» и другие вежливые фразы.

Написав профессиональное электронное письмо, попытайтесь предсказать, что думает человек за экраном. Вы должны строить свое письмо шаг за шагом, ведя человека к желаемому действию. Вставьте вопросы и ответы, обсудите некоторые моменты, согласитесь с читателем.И никогда не пытайтесь спрятаться, если есть какие-то проблемы; будь искренним, написав электронное письмо.

Популярная ошибка многих авторов — быть настолько эгоистичными, что они не заботятся о читателе. Люди любят говорить о себе и еще больше любят читать о себе. Как писать работающие электронные письма? Просто расскажите о своем адресате, его преимуществах или интересах или просто опишите проблему, а затем решите ее.

Написание деловой электронной почты, безусловно, требует определенного стиля и подхода.Но думаете ли вы о словах, которые используете? Старайтесь избегать всего, что подчеркивает вашу неуверенность (например, наверное, может быть, я думаю). Не переусердствуйте с «я» и «я», используйте положительные слова, будьте просты, вежливы и приветливы.

Перед тем, как нажать кнопку «Отправить», не забудьте вычитать и отредактировать письмо. Письмо с орфографическими ошибками и опечатками вряд ли произведет хорошее впечатление на ваших деловых партнеров или клиентов.Итак, независимо от того, насколько вы заняты, дважды проверьте свое письмо и убедитесь, что оно не содержит грамматических, орфографических и пунктуационных ошибок.

У вас наверняка есть какая-то цель, когда вы пишете электронное письмо. Что это? Если вы четко понимаете цель, завершите письмо обращением к ней. Написав профессиональное письмо, попросите читателя выполнить какое-то действие, и вероятность получить обратную связь вырастет. Ваш призыв к действию должен быть вашим последним предложением, надежным и лишенным возможности выбора.Просто «позвоните мне», «ответьте до завтра», «перейдите на сайт». Все что тебе нужно.

Подпись — это логическое завершение любого письма, а также ваш последний шанс сделать вашу электронную почту исключительной. Подпись электронной почты должна содержать вашу личную и контактную информацию. Он также может включать информацию о вашем бизнесе или предлагаемых вами товарах. Создав подпись электронной почты один раз, вы можете использовать ее столько, сколько вам нужно.

С Newoldstamp вы можете создать свою личную подпись электронной почты с помощью кнопки или баннера с призывом к действию.Наш простой в использовании редактор подписей электронной почты позволяет создавать профессиональные подписи электронной почты для личных и корпоративных нужд.

Заключение

Деловая электронная почта немного отличается от личного общения. Уважать время собеседника, говорить прямо и извлекать из него максимальную пользу. Эти основные правила верны как для онлайн, так и для офлайн-общения. Если же вы хотите быть лучшим, просто следуйте нашему простому совету выше.

Форматы деловых писем — Университет Галлодета

Большинство деловых писем должны включать обратный адрес (бланк или ваше имя и адрес), дату, внутренний адрес (имя и адрес получателя), приветствие, основные абзацы и закрытие. Однако есть несколько способов отформатировать эту информацию. Например, адреса возврата могут быть центрированы или начинаться с левого поля или начинаться с центра по горизонтали.

Существует четыре основных формата деловых писем.

Features Образец полного блока письма Все части букв начинаются с левого поля. Полный блок Измененный блок Абзацы с отступом Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все абзацы основного текста имеют отступ. Абзацы с отступом Заблокированные абзацы Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все основные абзацы начинаются с левого поля. Упрощение заблокированных абзацев Все части букв начинаются с левого поля. Этот формат включает строку темы, но опускает приветствие и подпись.Упрощенное

Формат для написания профессиональных писем

Существует несколько форматов написания профессиональных писем. Существует два основных стиля букв: блочная форма и форма с отступом. Приведенные ниже образцы помогут вам определить, какой стиль вы предпочитаете.

Проверьте написание букв, чтобы получить более подробную информацию о печатных буквах, буквах с отступом и упрощенных буквах.

Полная форма блока

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием формы блока , строки не имеют отступа.Включите свое имя, адрес и номер телефона, по которому с вами можно связаться, а также дату. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В новых абзацах просто пропустите строку вместо отступа.

Добавьте свой номер телефона, по которому с вами можно связаться, в последнем абзаце. Если получателю необходимо использовать службу ретрансляции, чтобы позвонить вам, кратко объясните, что вы глухой / слабослышащий и что он / она может позвонить вам через ретранслятор. Сообщите получателю его / ее номер государственного реле и объясните, что ему / ей нужно будет сообщить оператору ваш номер.Затем дайте ему / ей свой номер.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма абзацев с отступом

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма в форме с отступом делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, либо по центру, либо с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя

Ваш титул

Форма заблокированных абзацев

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием заблокированной формы делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, либо по центру, либо с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма упрощенного стиля

Ваше имя
Адрес
Телефон
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

СТРОКА ТЕМА (используйте заглавные буквы)

При написании письма с использованием упрощенного стиля формы укажите дату слева.Затем введите имя получателя, его / ее должность, название компании и адрес.

Напишите тему сообщения вместо приветствия. Строка темы должна быть написана заглавными буквами.

В конце письма укажите свое имя и титул заглавными буквами.

ВАШЕ ИМЯ
ВАШЕ НАЗВАНИЕ

ДРУГИЕ ОПЦИИ

• Если вы используете формат блока , вы можете разместить свой адрес в любом месте письма.Вы можете разместить его вверху страницы (вверху по центру или вверху справа) или вы можете указать свой адрес в конце письма после вашей подписи и имени, независимо от того, какой формат вы используете.

• Если вы используете блочную форму , вы можете разместить дату слева, в центре или справа. Однако, если вы используете форму с отступом , обычно лучше разместить дату справа или слева. Не ставьте его в центр.

• В форме с отступом вы можете поставить свою подпись справа или слева на странице.

• Если вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось, смело набирайте свое имя крупным шрифтом в верхней части буквы и введите свой адрес чуть ниже его меньшим шрифтом. Пример:

  Missy Gold
  1345 Main Street
  Anytown, VA 22879

• В текстовом редакторе на вашем компьютере могут быть стандартные шаблоны писем, которые могут вам помочь.Эти программы обычно имеют много разных стилей и форматов. Обратитесь к функции шаблона или в справочной службе вашего текстового редактора, чтобы узнать о возможных вариантах. Вот несколько ключевых слов, которые вы можете попробовать:

  • букв

  • создать письмо

  • написать письмо

  • возобновляет

  Список литературы

  Источник: Janel Muyesseroglu

  Gallaudet Interpreting Services (июнь 1999 года).GIS Web. [В сети]. Доступно: http://www.gallaudet.edu/~gisweb/ [23 июня 1999 г.].

  Маджио Р. (1990). Как это сказать. Энглвуд Клиффс, Нью-Джерси: Прентис Холл.

  Справочник профессионала Webster’s New World Office. (5-е изд.). (1996). Нью-Йорк: Макмиллан.

  Йейт, М. (1997). Сопроводительные письма, которые убивают их. Холбрук, Массачусетс: Adams Media Corporation

  Разработано Патриком Петерсом
  и Кун Вей Хо

форматов для различных типов деловых писем

Этот отчет сам по себе защищает от риска быть прочитанным.

— Сэр Уинстон Черчилль

Деловая переписка — это нечто большее, чем мы думаем; это не только меморандумы и предложения, но и человеческие эмоции и отношения. Если мы оторвемся от черно-белого делового письма, мы сможем обнаружить, что диапазон и формы делового письма захватывают и разнообразны, в отличие от клинического ощущения, с которым оно часто ассоциируется. Деловые письма — это письма, которые создаются кем-то в компании и обычно отправляются другому бизнесу или клиенту, в отличие от личных писем, которые являются более неформальными и, как правило, отправляются от человека к человеку.

Деловые письма: Если бы мы определяли деловые письма, мы могли бы сказать, что деловых писем — это просто деловые письма . Это может быть внешняя почта, отправляемая одной компанией другой, или внутренняя переписка сотрудникам компании. Деловые письма должны иметь определенный формат, независимо от их типа.

Часто деловые письма являются первым контактом с потенциальным клиентом или работодателем; Следовательно, становится критически важным, чтобы вы правильно поняли тон и послание письма, чтобы произвести хорошее впечатление.Несмотря на то, что документ достаточно простой в изготовлении, написание эффективных деловых писем может оказаться довольно сложной задачей.

Вот краткий список отзывов, которые нужно знать при написании деловых писем.

• Будьте краткими и простыми. Используйте простые и сжатые слова вместо длинных. Деловые письма должны быть содержательными; этого можно достичь, используя ясные и краткие слова, короткие предложения и четкие абзацы.

  • Говорите прямо: ваш читатель — занятой профессионал, поэтому переходите прямо к делу в письме, не теряя времени.
    
  • Лучший способ начать письмо — это указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он задает тон тому, чему следует следовать в теле письма. Это привлекает внимание читателя.
    
  • Если ваше письмо содержит плохие новости, прямой доступ не рекомендуется. Вместо этого используйте косвенный подход, при котором вы указываете плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
    
  • Всегда держите читательские выгоды перед своими.Вместо того, чтобы говорить, что вы ожидаете от них сделать для вас, упомяните, что вы можете им предложить.
    
  • Будьте внимательны, чтобы правильно указать имя и титул получателя.
    
  • Сделайте ваш тон разговорным, но в то же время профессиональным; не будьте слишком формальными.
    
  • Держитесь подальше от жаргона, если вы не уверены, что читатель его поймет.
    
  • Используйте в письме активную речь и личные местоимения.
    
  • Всегда заканчивайте письмо просьбой к действию.
    
  • Будьте осторожны с тоном письма; не производите впечатление самонадеянного, высокомерного или хвастливого.

Что касается форматирования письма, то ниже приведен стандартный формат любого делового письма:

• Фирменный бланк: У большинства компаний есть специальный бланк, на котором вам нужно будет печатать буквы. Это может привести к необходимости отрегулировать поля, чтобы слова не печатались на бланке.
  
• Имя и адрес: Всегда старайтесь называть имя того, кому должно быть отправлено письмо, даже если вам нужно позвонить, чтобы узнать это.
  
• Дата: Это дата написания письма. Следует выписать, например, 15 января 2018 года.
  
• Артикул: Здесь дается краткое описание цели письма. Например, можно написать «потерянный счет» или «номер счета 23654» или что-то в этом роде.
  
• Приветствие: Если вы не знаете этого человека, используйте более формальное слово, например доктора Брайана Лоудена.
  
• Тема / текст: Одинарный пробел и выравнивание по левому краю для измененных блочных и блочных букв. Между абзацами должна быть одна пустая строка. Первый абзац должен иметь дружеское начало и указывать цель письма. Последующие абзацы должны поддерживать цель, которую вы указали в первом абзаце.
  
• Закрытие: Это должно быть «спасибо», «искренне» или что-то подобное.
  
• Подпись: Это настоящая подпись человека, от которого написано письмо, которое может отличаться от подписи человека, написавшего письмо.
  
• Инициалы машинистки: Это инициалы человека, напечатавшего письмо. Это не инициалы человека, от которого оно принадлежит. Если они оба одно и то же лицо. тогда эта строка не нужна. Обычно первые инициалы — это инициалы писателя, а вторые инициалы машинистки в нижнем регистре.Например: JW / sc.
  
• Приложения: Перечислите здесь все, что вы можете отправить, например брошюры, образцы и т. Д.

У каждой из этих областей есть подходящее место, в зависимости от того, какой тип письма вы создаете. То, что происходит в каждой области, также может отличаться в зависимости от того, кому отправляется письмо и кто его пишет. Существует три основных стиля делового письма: блок , модифицированный блок и полублочный стиль .Каждый из них написан примерно одинаково, включая ту же информацию, но макет для каждого из них немного отличается.