Правила составления графиков работы сотрудников: Составление графиков работы сотрудников: сменный, скользящий, недельный режимы — Оренбург
Как правильно составить график работы сотрудников: образец
Когда меня перевели на должность руководителя, я столкнулась с необходимостью составлять график работы для своих сотрудников. Первое время я его часто путала с табелем, но теперь я хорошо понимаю отличия между этими документами. График составляется заранее, чтобы каждый человек знал, сколько дней и когда именно он должен выйти на работу. А табель составляется уже по факту присутствия человека на рабочем месте или при его отсутствии. И в рамках этой статьи мы с вами подробно разберем, как правильно составлять рабочие графики.
Отличия от 2017 года
Законодательство ежегодно вносит различные изменения и дополнения в порядок ведения внутренней документации не только по бухгалтерии, но и по кадровым вопросам. В текущем году также были произведены некоторые изменения. График представляет собой многокомпонентный документ, в котором содержится информация о следующем:
- норме времени, которое должен отработать человек;
- количестве дней, предназначенных для работы и свободного времени у человека в течение установленного периода;
- временных границах длительности рабочего периода сотрудника ;
- промежутках времени, предназначенных для перерыва.
Количество обязательных дней при стандартной неделе 5/2 по сравнению с прошлым годом не изменилось. Поэтому трудиться предстоит 247 дней из 365. Если сравнить график 2017 года и текущий, то можно сделать несколько выводов:
- Общая численность календарных дней не изменилась, также осталось без изменений и количество рабочих дней.
- Количество дней, когда законно объявлен сокращенный день на час будет 6. В прошлом году таких дней было только 3. Напоминаю, что сокращенные дни устанавливаются законодательством перед праздничными. Поэтому сотрудники могут работать на 1 час меньше, при этом им должны оплатить полный день, без необходимости дорабатывать этот час в последствии.
- Количество выходных дней, а также праздничных, получилось одинаковое и составило 118 дней.
Данные праздники и выходные имеют значение только для таких режимов труда, где действуют стандартные рабочие недели с фиксированными или гибкими выходными.
Когда работа осуществляется посменно, выходные дни не оказывают значительного влияния на график.
Нюансы составления
Чтобы правильно оформить данный документ, надо знать, какой подход использовать. Последовательность действий должна быть следующей:
- Надо определить конкретный период, на который будет составляться данный документ. Обычно этот календарный период округляется до определенного количества дней, например, месяц, год, квартал. Хотя иногда можно увидеть график на неделю.
- Если в организации действует несколько рабочих режимов, необходимо разбить всех сотрудников по группам в соответствии с их режимами. В этом случае вам будет намного удобнее формировать график, и вы не спутаетесь, кто в какой день должен выходить на работу.
- Далее надо произвести расчет рабочего времени для каждого режима. То есть вы должны определить, сколько дней должны отработать сотрудники, находящиеся на 5-тидневной системе, на гибком графике.
- Теперь надо сгруппировать рабочие с выходными днями таким образом, чтобы соблюдалась норма отдыха в 42 часа для каждого сотрудника.
Обязательно надо учитывать определенные категории работников, которым положен сокращенный или неполный день. Для таких категорий надо рассчитать отдельно размер их трудовой недели в часах, определить количество дней, которые они должны проводить на работе. И после этого остается легко произвести расчет путем деления максимально допустимого количества часов на количество дней.
Помните, что любая норма времени, отведенного для работы, уменьшается на общее количество перерывов, когда работник фактически не трудится.
Сюда относятся такие нерабочие перерывы, как:
- больничный;
- отпуск;
- иные дни, положенные работнику по закону.
Если рассчитывать количество часов, который должен отработать обычный сотрудник при рабочей неделе 5/2, расчет будет представлять собой следующую формулу:
8 часов*247 дней- 6 часов=1970 часов, где
- 8 часов – это стандартная норма продолжительности трудового дня;
- 247 дней – это количество будней за вычетом праздников и выходных, которые официально установлены законодательством на текущий год;
- 6 часов – количество времени, которые были сокращены законодательством в качестве предпраздничных в этом году.
Таким образом, в 2020 году все сотрудники по норме должны проработать 1970 часов. Но из всего этого количества еще надо вычесть минимум 28 дней, которые положены на отпуск сотруднику. А соответственно, это 20 рабочих будней по 8 ч. = 160 часов. Итого получается,1810 часов в среднем отработает каждый сотрудник при неделе 5/2.
Вид графиков могут значительно различаться, так как они напрямую зависят от установленного режима работы. Поэтому законодательством не установлена определенная строгая форма данного документа. Узнать об этом более подробно вы можете из представленного видео.
График
Для удобства составления этого документа я рекомендую использовать Excel, если у вас не установлена одна из специальных бухгалтерских программ, куда сразу вносятся все данные бухгалтерского и иного учета.
При самостоятельном составлении графика я рекомендую сделать его в форме таблицы, где у вас будут следующие столбцы:
- Номер подпункта. Тогда вам будет проще ориентироваться по самой таблице.
- ФИО сотрудника. Сюда вы должны будете вписать весь свой штат. Я рекомендую предварительно поделить их в соответствии с их режимами. И затем вы должны оформлять их группами.
- Должность. Она поможет вам визуально ориентироваться и контролировать правильность составленного графика и указанного режима труда.
- Разряд. Этот столбец вам потребуется, если у вас работают сотрудники с разными разрядами и квалификациями. Если в вашей компании данная информация не учитывается, то данный столбец можно не вставлять.
- Числа. Вы должны создать столько столбцов, сколько дней хотите включить в свой график.
- Нормы. Вы должны посчитать нормы в днях и часах по итогу, чтобы проверить соответствие составленного графика действующим нормам законодательства.
- Количество выходных. Здесь же учитываются и праздничные дни. Вы должны вписать их количество, чтобы видеть, сколько дней фактически ваши сотрудники будут отдыхать.
Затем в каждой ячейке вы должны заполнить, кто, когда работает и отдыхает. Я рекомендую делать это на компьютере, так как при необходимости информацию легко стереть и исправить. Если вам требуется составить этот документ в распечатанном виде, делайте это обязательно карандашом, так как нередко приходится исправлять внесенные данные.
Многие руководители не утруждают себя составлением смен для своих сотрудников. Они лишь прописывают им установленные нормы и отдают график на рассмотрение самому коллективу. А работники самостоятельно определяют дни, когда они будут выходить на работу. Но этот способ используется в основном при сменном режиме. Потому что для стандартных недель 5/2 или 6/1 составление такого графика является однотипным из недели в неделю.
Хотя в некоторых случаях при гибкой неделе такая схема также может использоваться. Преимуществом ее является возможность работников самостоятельно определиться с рабочими днями, исходя из своих желаний и возможностей, а работодатель освобождает себя от лишней работы.
Но при большом штате такой метод тяжело использовать, так как каждый сотрудник будет стараться выбрать будние дни, а это может вызвать дополнительные конфликтные ситуации.
Как происходит составление и отражение в табеле при сменном графике работы?
Автор:
Мустафанова Эльмира
04.05.2017 16:01
2056
Вопрос:
Сменный график работы. Составление, отражение в табеле.
Ответ:
Сменной работой является работа в две, три или четыре рабочие смены в течение суток.
В соответствии со ст.73 Трудового Кодекса Республики Казахстан сменная работа может устанавливаться в случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы.
Ежемесячно необходимо составлять график сменности и доводить до сведения работников не менее чем за 10 календарных дней до введения их в действие.
Привлечение работников к работе в течение двух смен запрещается.
В табеле учета рабочего времени должны отражаться отдельно сверхурочные работы, работы в ночное время, выходные, праздничные дни и командировки.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
Вам также может быть интересно:
Автор:
Исраилова Фарида
08.02.2023 11:05
6
Ответ:
Перечень специалистов, которым работодатель обязан выдавать молоко, составляется на основании результатов обязательной периодической аттестации по условиям труда, а также на основании условий трудового или коллективного договоров, либо актов работодателя.
Автор:
Кречетова Светлана
07.02.2023 10:11
45
Ответ:
Автор:
Куур Олеся
07.02.2023 08:46
28
Ответ:
Трудовые книжки заполняются в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила), утверждёнными Приказом Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 929. В трудовую книжку вносятся: сведения о работе:
Автор:
Аманжулова Гульмира
06.02.2023 09:30
44
Ответ:
На основании статьи 73 Трудового Кодекса РК (ТК РК)
1.
Автор:
София
01.02.2023 08:55
27
Ответ:
Перевод сотрудника регулирует Трудовой Кодекс РК.
Согласно статьи 38 пункта 2:
2. Перевод работника на другую работу допускается с согласия работника, оформляется внесением соответствующих изменений в трудовой договор и актом работодателя, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом.
Автор:
Кречетова Светлана
31.01.2023 10:29
65
Ответ:Отвечая на ваш вопрос можно сказать следующее: работник-инвалид 2 группы может работать на производстве, если только эта работа не противопоказана ему по медицинскому заключению.
Автор:
Тасан Саят
31.01.2023 09:04
304
Ответ:
Согласно пп. 29 п. 1 ст. 1 Трудового Кодекса Республики Казахстан (далее – ТК РК) трудовой стаж — время в календарном исчислении, затраченное работником на выполнение трудовых обязанностей, а также иные периоды, включаемые в трудовой стаж в соответствии с настоящим Кодексом.
Автор:
Оспанова Лейла
30.01.2023 10:00
181
Ответ:
Если в отношении генерального директора не принято решение участников ТОО об освобождении с должности и(или) не издан приказ о выходе в отпуск по беременности и родам, то генеральный директор вправе продолжать осуществление функций исполнительного органа и подписывать финансовые документы.
Автор:
Кречетова Светлана
26.01.2023 10:57
94
Ответ:
Повышение заработной платы является изменением условий труда.
Следовательно, работнику необходимо направить уведомление и заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Автор:
Кречетова Светлана
26.01.2023 10:52
41
Ответ:
Руководитель командированного работника должен составить служебную записку, в которой надо указать причину переноса или отмены командировки. После согласования служебной записки с гендиректором нужно отменить предыдущий приказ и издать новый. Работник должен ознакомиться с документом и подписать его.
Создание правил планирования персонала — Amazon Connect
Использование правил персонала для указания деталей для отдельных операторов и супервайзеров, например их местный часовой пояс, даты начала и окончания, а также детали контракта. Человек Правила персонала, указанные здесь, переопределяют любые правила группы персонала, когда их расписание генерируется. Обратите внимание, что все входные данные правил персонала являются необязательными и необязательными.
Например, можно настроить группу персонала для создания расписания, в котором все работают по 40 часов в неделю. В штатном расписании можно выбрать конкретные сотрудников планируют на 20 часов в неделю.
Для создания штатного расписания для отдельных пользователей
Войдите в консоль Amazon Connect, используя учетную запись с профилем безопасности. разрешения для Планирование , Диспетчер расписания — Редактировать .
Дополнительные сведения см. в разделе Разрешения профиля безопасности для Прогнозирование, планирование мощностей и планирование.
В меню навигации Amazon Connect выберите Аналитика и оптимизация , Планирование .
Выберите вкладку Правила персонала , а затем найдите и выберите один или несколько сотрудников из списка. Каждый раз, когда персонал выбран, персонал подсчитывается отображается на кнопке Применить .
Укажите детали, такие как:
Часовой пояс: графики рендеринга в местном часовом поясе агент.
Даты начала и окончания: планирование смены конкретного оператора на основе начала или даты окончания.
Рабочие часы и минуты: Определите минимальное и максимальное количество рабочих часов на день и в неделю. Рабочее время должно включать непроизводительное время, такие как перерывы и питание. Например, если вы хотите создать расписания агентов, которые имеют продолжительность 8 часов и 30 минут каждый день, затем укажите 8 часов и 30 минут в обоих мин. и макс. поля рабочего времени. Если ты хочешь чтобы система могла генерировать более эффективные расписания, вы можете предоставить мин. и макс. окно рабочих часов и система будет генерировать наиболее оптимальную продолжительность расписания на основе прогнозов и данных агента. доступность.
Отработанные дни подряд или выходные дни: график смен на основе допустимый диапазон последовательных рабочих или выходных дней.
Выберите Применить к персоналу . Это сохраняет правила и обеспечивает их применение во время следующего цикла планирования.
Javascript отключен или недоступен в вашем браузере.
Чтобы использовать документацию Amazon Web Services, должен быть включен Javascript. Инструкции см. на страницах справки вашего браузера.
Условные обозначения документов
Терминология
Создать смену деятельности
5 передовых практик, которые вам необходимо знать
Планирование работы сотрудников является важным бизнес-процессом для любого крупного или малого предприятия, предоставляющего услуги на основе почасовых ставок и смен.
Управление сложностью работы с разными сотрудниками в разных местах и в разное время часто вызывает стресс и, если управлять им неправильно, может негативно сказаться на вашем бизнесе и финансовых результатах. Вот почему так важно с самого начала правильно настроить график работы сотрудников. Мы рассмотрим 5 лучших практик для планирования сотрудников и то, как технологии, такие как Adapt IT EasyRoster, упрощают этот процесс для предприятий в сфере услуг по уборке и безопасности.
Ландшафт планирования сотрудников
Чтобы понять, как планирование сотрудников влияет на ваш бизнес, важно определить, что включает в себя этот процесс. Планирование работы сотрудников, которое также часто называют планированием рабочей силы, определяется как установление графиков рабочего времени, необходимого работникам для удовлетворения потребностей конкретного рабочего места. Этот процесс также предусматривает различные смены и переходы от одной смены к другой.
Из вышеизложенного может показаться, что составление расписания сотрудников — это простой процесс, в ходе которого вы планируете смены и укомплектование персоналом, но на самом деле это невероятно сложно, особенно при управлении большим количеством сотрудников в разных местах и в разные смены.
Вот почему вы можете увидеть множество различных бесплатных онлайн-инструментов, таких как шаблоны графиков смен сотрудников, шаблоны графиков обучения сотрудников, бесплатные шаблоны еженедельных графиков смен сотрудников в Excel, бесплатный генератор графиков сотрудников, ежемесячные шаблоны графиков сотрудников в Excel, бесплатное онлайн-планирование сотрудников и так далее. на. Каждый ищет идеальный способ планирования своих сотрудников на разных должностях и в разных местах.
Эти бесплатные шаблоны часто недостаточно детализированы, чтобы быть эффективными. Это связано с тем, что расписание сотрудников также должно включать управление затратами на оплату труда, принимая во внимание предполагаемые рабочие нагрузки, ресурсы, необходимые для выполнения работы, и гарантируя, что ваши клиенты получат отличный опыт обслуживания.
При правильном управлении планирование сотрудников позволит вам:
- Эффективно сбалансировать спрос и предложение рабочего процесса
- Повышение производительности в каждую смену
- Отслеживание и управление сложностями гибкой рабочей среды, включая управление человеческими ресурсами, начисление заработной платы, затраты на рабочую силу, свободное время и т. д.
- Эффективно управлять вопросами посещаемости и сверхурочной работы сотрудников
- Повышение удовлетворенности сотрудников работой и удержание сотрудников
- Обеспечение отличного качества обслуживания клиентов
д.Составление графика работы сотрудников — это критически важный процесс, который улучшит общие бизнес-операции, производительность и прибыльность. Чтобы успешно внедрить этот процесс в свой бизнес, необходимо следовать нескольким принципам передовой практики, которые мы обсудим ниже.
5 лучших способов составления графика работы сотрудников
Нет сомнений в том, что планирование сотрудников играет важную роль в бизнесе. Тем не менее, чтобы этот процесс стал максимально эффективным, необходимо следовать нескольким передовым методам. К ним относятся:
Определение ваших потребностей в ресурсах
Это ссылка на то, насколько хорошо вы знаете свой бизнес и операции.
Чтобы планирование сотрудников работало максимально эффективно, вам необходимо определить и понять, какие трудовые ресурсы вам нужны для достижения ваших операционных целей. Это будет означать, что вам нужно будет наметить различные услуги, необходимые для местоположения и роли, чтобы определить количество сотрудников, необходимых для каждой продолжительности смены. Этот тип планирования труда необходим, чтобы убедиться, что у вас есть нужный персонал для выполнения работы в нужном месте.
Заблаговременное планирование – смотрите на исторические данные и используйте прогнозирование
Говорят, извлекайте уроки из прошлого и применяйте эти уроки к будущему, и это относится к планированию сотрудников. Если у вас есть постоянный клиент, например, обеспечивающий безопасность большого мероприятия, взгляните на свой предыдущий план планирования, возникшие проблемы и постарайтесь их решить. Не забывайте анализировать сезонные графики, например, при управлении клининговой компанией.
Планируйте заранее и сравните ваши напряженные месяцы с более спокойными месяцами. Таким образом, вы можете эффективно планировать свои графики, а также прогнозировать необходимые ресурсы и свою прибыльность в это время.
Убедитесь, что вы соблюдаете трудовое законодательство и соблюдаете правила планирования
Очень важно следить за тем, чтобы ваши сотрудники не работали больше часов или смен, чем разрешено практикой трудового законодательства, профсоюзами или другими отраслевыми нормами. Также необходимо обеспечить соблюдение ограничений сверхурочной работы и оплаты. Также важно, чтобы ваши сотрудники были должным образом обучены и сертифицированы. Это гарантирует, что их возможности соответствуют работе, которую они выполняют.
Создание открытых линий связи с сотрудниками по поводу их графиков
При размещении нескольких сотрудников в разных местах важно иметь открытые линии связи, чтобы вы и ваша команда были полностью синхронизированы и согласованы с точки зрения планирования.
Таким образом, вы можете управлять эффективной коммуникацией в отношении предпочтений сотрудников, графиков работы, смены смен, доступности, открытых смен, доступных сотрудников, организовывать замены смен и создавать вовлеченность сотрудников. Чтобы это работало оптимально, важно, чтобы ваши сотрудники имели доступ к своим графикам и чтобы они были составлены заблаговременно, чтобы можно было составить планы на случай непредвиденных обстоятельств. Также важно иметь соглашение о графике работы сотрудников, чтобы все сотрудники знали, какова процедура изменения графиков.
Оптимизация графика работы сотрудников с помощью технологии
Из-за множества сложностей, связанных с ротацией нескольких сотрудников, многие компании, занимающиеся безопасностью и уборкой, розничные торговцы, медицинские и производственные организации обратились к инновационному программному обеспечению и технологиям планирования смен сотрудников, чтобы упростить процесс планирования. На рынке существует множество вариантов планирования для настольных компьютеров и мобильных устройств, начиная от простого приложения для планирования сотрудников, которое позволяет отслеживать и экспортировать расписания, и заканчивая более комплексными решениями, которые охватывают весь спектр требований к расписанию сотрудников.
Более комплексные решения часто считаются лучшими решениями для планирования сотрудников. Они отвечают на вопрос, как составить график для сотрудников? Быстро и легко, упрощая процесс планирования и улучшая управление персоналом за счет автоматического планирования, шаблонов расписаний, прогнозирования трудозатрат, обработки заработной платы, мониторинга сотрудников в режиме реального времени и многого другого. Это позволяет эффективно управлять сменами сотрудников и отслеживать их, повышая производительность, снижая административную нагрузку и оптимизируя эти процессы. Одним из таких примеров этой технологии является решение EasyRoster от Adapt IT.
Улучшение планирования сотрудников с помощью EasyRoster
Из вышеизложенного становится ясно, что технологии меняют то, как мы работаем, особенно в том, что касается планирования сотрудников. Настраиваемое решение EasyRoster было специально разработано с учетом проблем планирования сотрудников и направлено на упрощение сложности, связанной с этим процессом, позволяя вам тратить меньше времени на планирование сотрудников и больше времени на развитие вашего бизнеса.
Эта технология облегчает следующие элементы, связанные с планированием сотрудников:
Управление контрактами- Подробная информация о каждом объекте или местоположении фиксируется и хранится в EasyRoster. Когда список и часы присутствия или смены регистрируются для объекта, они сравниваются с требованиями контракта или объекта, предоставляя вам общее представление обо всех требованиях к работе и операциям.
Управление персоналом – Подробная информация о каждом человеке, которым нужно управлять, фиксируется и хранится в EasyRoster. Это позволяет вам выбирать и оценивать подходящих сотрудников для проекта, сайта или работы.
Планирование персонала по местам – Планирование (составление списка) смен персонала выполняется по местам и может выполняться вручную или автоматически. Это позволяет вам убедиться, что нужные сотрудники находятся в нужных местах, позволяет отслеживать и получать предупреждения о сверхурочной работе, отслеживать непроизводительное время и предоставляет данные о продажах, которые вы можете использовать для определения прибыли для каждого сайта.
Таким образом, вы можете легко создать еженедельное расписание сотрудников и шаблоны графиков работы сотрудников для повторного использования для различных работ, график выходных дней сотрудников, а также лист расписания сотрудников, экономя ваше время.
Время и посещаемость по местоположению – Сбор сведений о фактической посещаемости осуществляется по каждому местоположению и может выполняться вручную или автоматически. Это позволяет вам получать отчеты и вносить необходимые коррективы в посещаемость, чтобы убедиться, что сайты правильно освещаются, а расходы на заработную плату сведены к минимуму.
EasyRoster делает процесс планирования сотрудников проще, быстрее и эффективнее. Это позволяет вам уменьшить административную нагрузку, связанную с планированием ваших сотрудников, обеспечивает целостное представление обо всех сотрудниках и их графиках в разных местах, предлагает интеграцию и помогает в определении размеров прибыли и возможностей для повышения производительности и доходов.
Об авторе