Правила сшивания документов: Все о правильном сшивании документов: способы, устройства, требования

Правила сшивания документов: Все о правильном сшивании документов: способы, устройства, требования

Как правильно сшивать документы

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 11

КАК ПРАВИЛЬНО СШИВАТЬ ДОКУМЕНТЫ

В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы <1>.

———————————

<1> Статья опубликована в журнале «Хороший секретарь», N 8, 2010.

Казалось бы, нет проще занятия, чем сшивать документы. А между тем, не так редки случаи, когда документы, подготовленные для сдачи в архив, возвращаются. Перешить, перенумеровать, добавить опись… Этот, с одной стороны, легкий, а с другой стороны, немаловажный процесс требует особого усердия, внимания и знания некоторых правил документооборота. К сожалению, четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел. Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны.

Нумерация листов

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др. ).

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Лист-заверитель дела N ____ │

│ │

│ В деле подшито и пронумеровано ______________________ лист (ов), │

│ (цифрами и прописью) │

│ в том числе: │

│ литерные номера листов _____________________________________________;│

│ пропущенные номера листов __________________________________________ │

│ + листов внутренней описи __________________________________________.│

│ │

│┌───────────────────────────────────────────────────────┬───────────────┐│

││ Особенности физического состояния и формирования дела │ Номера листов ││

│├───────────────────────────────────────────────────────┼───────────────┤│

││ 1 │ 2 ││

│├───────────────────────────────────────────────────────┼───────────────┤│

│└───────────────────────────────────────────────────────┴───────────────┘│

│ │

│Наименование должности │

│работника Подпись Расшифровка подписи│

│ │

│Дата │

│ │

│Формат A4 (210×297 мм) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и дату составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Опись документов

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

Примерная форма

Общество с ограниченной ответственностью

«Луч»

Москва 00.00.0000

Опись документов

N п/п	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Бухгалтер ____________________ Зайцева Т. В.

Обложка дел

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Прошивка документов

1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне.

Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).

2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

5. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.

6. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Образец наклейки для многостраничных документов

и образец расположения печати

┌───────────────────────────────────┐

│ Прошнуровано, пронумеровано и │

│ скреплено печатью │

│ │

│ 75 (Семьдесят пять) листов │

│ │

│Бухгалтер ООО «Сентравис Сейлс Рус»│

│ │

│ ┌─────┼──────┐

│ _______(подпись) ___ Зайцева│Т. В. │ │

│ │ │ │

│»__» _______ 2010 г. │ │ │

└─────────────────────────────┼─────┘ │

│ │

│ │

└────────────┘

Рис. 1

7. Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.

Д. Севостьянова

Эксперт

компании «Тайм драйв секретариат»

Подписано в печать

08. 10.2010

Порядок сшивания документов

При подаче документов в налоговую инспекцию или для участия в различных тендерах требуется сшивать документы, если они имеют более двух листов. Также требуется сшивать договоры, дополнительные соглашения к ним, которые имеют более двух листов при подаче на государственную регистрацию перехода права собственности или государственную регистрацию договора в Управлении Росреестра (о заключении договора купли-продажи недвижимости смотри здесь). Если Вы обращали внимания, то решения судов также выдают в сшитом виде, в том числе для апелляционного обжалования. Сшивать документы требуется для того, чтобы исключить или, по крайней мере, предотвратить возможность подмены листов в документе, так как документ считается единым. Приведу пример того, как важно именно сшивать договор, а не скреплять его канцелярским степлером. Так между юридическими лицами был подписан договор об аренде имущества, состоящих из двух листов, пронумерованных, скрепленных печатями на последней странице второго листа и заверен подписями представителей контрагентов на последней странице в графе «подписи и реквизиты сторон). Суть заключалась в том, по условию договора аренды, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке как арендатором, так и арендодателем при письменном уведомлении за тридцать календарных дней. Одна из сторон договора решила не дожидаться тридцатидневного срока уведомления при расторжении договора в одностороннем порядке. Первая страница договора, где было указано о порядке расторжения договора, была заменена другой страницей. Содержание страницы было частично изменено в следующей части. Слова «арендатор и арендодатель вправе расторгнуть настоящий договор, письменно предупредив об этом за тридцать календарных дней…» были заменены на «арендатор и арендодатель вправе расторгнуть настоящий договор, письменно предупредив об этом. Договор считается расторгнутым с момента получения уведомления».  Вы кончено можете возразить, что в судебном порядке может быть назначена судебная техническая экспертиза по установлению тождественности страниц документа, определению вида печатающего устройства, определению периода изготовления страниц документа. Да, все это в судебном порядке установить можно, но на это уйдут не малые денежные средства и время. Такие затраты приведут к вынужденным убыткам. Вышеуказанный случай наглядно показывает, как не прошитый документ может привести к убыткам и потери времени. Пример также показывает, что в юридических делах мелочей не бывает. Даже, казалось бы, к такой мелочи необходимо относится серьезно.        Посетители сайта часто спрашивают – нужно ли сшивать документы для арбитражного суда? Все зависит от того, какой документ и для чего его сшивать. Документы в арбитражный суд предоставляются в оригинале или в надлежаще заверенной копии. Надлежаще заверенной копией, является копия, удостоверенная нотариально, или заверена должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем. Если документ имеет более одного листа, то заверен должен быть каждый лист. Так вот, если документ содержит 10 листов, то можно не потрудится и заверить каждый лист с проставлением реквизитов: «копия верна», «дата», Ф. И.О.», «подпись». А если документ содержит 100 листов, то очень много времени уйдет на заверение каждой страницы. В этом случае целесообразно сшить документ, на обратной стороне прикрепить лайбу «прошито и пронумеровано». В этом случае проставляется только одна удостоверительная надпись и скрепляется печатью.      По вопросу сшивания договора купли-продажи жилого помещения для регистрационной палаты смотри здесь.          Государство в лице министерств и ведомств  сейчас не вмешивается в дела в частных фирм, а лишь регулирует общие организационные вопросы. Поэтому решать вопрос об обязательности сшивания документов на предприятии, должно само предприятие. Если только оно не является правоохранительным учреждением, как суд или прокуратура, ФСБ, МВД, ФСО. То есть в организации должен быть разработан локальный акт, который будет регламентировать эти вопросы. Исходя из важности документов, должно быть определено какие нужно сшивать, а какие нет. Положение о хранении документов обычно разрабатывается на больших предприятиях, где документооборот идет на тысячи документов.        Скажу пару слов о размере полей документа, который в дальнейшем требуется сшивать. Верхние и нижние поля для сшивания значения не имеют. Для того чтобы внутренние поля документа имели нужный размер в настройках MS Word разметки страницы необходимо установить зеркальные поля. Крайнее левое поле должно быть пропорционально крайнему внутреннему правому полю оборотной страницы документа (в версии 2007г. MS Word путь к настойке следующий: Меню – Разметка страницы – Поля – Настраиваемые поля – выбрать на вкладке списка зеркальные поля). По умолчанию стоят обычные поля. Если Вы попробуйте распечатать любой документы с размерами полей: Верхнее 2 см.; Левое 3 см.; Нижнее 2 см.; Правое 1,5 см., то в итоге получите документ со следующими полями – Первая страница — Крайнее левое поле — 3 см.; правое – 1,5 см.; вторая страница – Крайнее левое – 3 см.; правое — 1,5 см. Если сшивать такие страницы, то внутренние границы полей не будут совпадать с границами полей лицевой страницы. Настройка полей в офисе 2003 «Майкрософт ворд» возможна через следующий путь: файл — параметры страницы. Во вкладке «Параметры страницы» выбираете «зеркальные поля», а далее настраиваете размер полей.  При сшивании такого документа, текст внутри страницы может быть не читаем из-за близкого шва. По этой причине поля должны быть обязательно зеркальные. После того как будут настроены зеркальные поля, в этом же подменю необходимо настроить поля. Кнопки для настройки крайних полей уже будут иметь название не «Левое» и «Правое», а «Внутри» и «Снаружи». Значение полей «Внутри» и «Снаружи» для удобства сшивания можно установить в пределах 2-3 см. После того как поля у нас будут настроены, мы распечатываем документ.       Для сшивания документа, состоящего из не более 10 листов, достаточно будет иметь большую цыганскую иголку и нитки соответственно. Толщину в 10 листов можно свободно проткнуть иголкой. Конечно, если постараться, можно и больший объем страниц проткнуть. Но для этого нужны усилия, а главное документы при сшивании могут сместиться или повредиться. Так что если объем листов небольшой, то сшиваем обычной цыганской иголкой. Нитки лучше всего брать белого цвета многослойные холщовые, но если нет, то подойдут капроновые. Почему именно белые нитки? Во-первых, шов не так заметен. Во-вторых, не бойтесь заблуждений о том, что документ прошитый белыми нитками, является, как говорится, сфабрикованным. Капроновые нитки хуже тем, что когда стягиваешь кончики ниток в узел, нитки прорезают документ отчасти. Тем самым документ повреждается. Отматываем нитку от мотка примерно 70 см., отрезаем ее. Продеваем нитку в ушко иголки. Один конец нитки должен выступать примерно на 10 см., а другой конец нитки остается длинным. Таким образом, нитку мы делаем одинарной. Аккуратно складываем друг к другу листы документа, чтобы они находились ровно, не выступали друг из-за друга. Документ всегда чаще всего сшивается по центру, точнее основные пролёты швов должны проходить по центру. На глаз примерно определяем центр листа документа. Но центр листа документа можно определить не только на глаз, но и другим методом. Этот метод, когда-то мне подсказала мой преподаватель, когда проходила моя учеба, так сказать азам юриспруденции (Как решать задачи по праву смотри здесь). Берете простой лист формата А4 и складывайте пополам, чтобы края были одинаковые. Место сгиба проглаживаете рукой и образно разворачиваете. После сгиба документа остается полоска, где происходило сгибание листа документа. Место сгиба, как и раз, будет считаться центром документа. Вы просто прикладываете этот лист сверху и определяете центр листа документа на чистовом документе.      Постараюсь технику сшивания документа изложить как можно яснее. От центра документа мысленно на глаз отмерьте 3 см. вниз. Пронизывайте с нижней стороны документ насквозь иголкой, чтобы маленький кончик нитки вышел. Далее уже по направлению сверху вниз пронизывайте документ в центре, как раз на расстоянии 3 см. После того как нитка окажется на нижней стороне документа, Вы мысленно отмеряйте 3 см. вверх от центра (от того положения где находится нитка) и пронизывайте документ снизу вверх. Теперь опять у Вас нитка оказалась вверху документа. Вы пронизывайте сверху вниз нитку в центральное отверстие. На этом шов закончен. Отрезайте кончики ниток с остатком примерно 5-6 см. Далее оставшиеся два кончика связывайте в обыкновенный простой узел. Только прежде чем связывать кончики ниток в узел, Вы сначала притяните кончики, чтобы листы были плотно стянуты, а потом уже смело затягивайте узел.        Теперь необходимо изготовить лайбы (прямоугольник шириной 2-3 см., длинной 6-7 см.). На прямоугольнике делается надпись «прошнуровано и пронумеровано на ____ листах». Такой прямоугольник приклеивается на шов с обратной стороны. При этом кончики ниток прячутся под лайбу. От руки производится надпись, сколько листов прошнуровано. Также ставится подпись физического лица или должностного лица так, чтобы подпись захватывала и лайбу и сам документ.  Если документы подаются от имени юридического лица, то ставится печать организации, но не во всех случаях. (О защите прав юридического лица в суде смотри здесь)       В организации существует или должен быть свой внутренний архив, чтобы систематизировать различные документы, например бухгалтерские регистры, приказы по личному составу работников организации (о заключении трудового договора между ИП и работником смотри здесь). Документы, которые в дальнейшем будут передаваться на хранение в муниципальный или государственный архив, необходимо сшивать, нумеровать в соответствии с существующими гостами. Если документы не требуют дальнейшей передачи в архив, то можно их не сшивать их. Сшивать документы необходимо для того, чтобы предотвратить возможность изъятия каких-либо листов или их подмены.       Теперь рассмотрим общие вопросы по оформлению документов в дело. Все листы в деле нумеруются сплошной нумерацией путем проставления цифры в верхнем правом углу (например, 1, 2, 3 и так далее). Если дело состоит из нескольких томов, нумерация листов в каждом томе происходит отдельно. Например, в одном томе 200 листов, а в другом томе 203 листа (нумеруем первой том с 1 по 200-ый листы, второй том с 1 по 203-й лист).         Не всегда, но бывает так, что в деле имеются широкоформатные чертежи свернутые в несколько раз, так как превышают размер листа формата А4. Как же нумеровать такие вложения? Такие вложения разворачиваются и нумеруются на верхней части листа.        В деле могут находиться документы с собственной нумерацией. Например, в деле с пакетом учредительных документов находится устав организации со своей нумерацией. Если устав находится вначале при нумерации и в нумерации нет ошибок, то можно не нумеровать, а оставить нумерацию в уставе, а далее в хронологическом порядке нумеруются следующие документы. Если многостраничный документ находится где-то в середине, то необходимо нумеровать и листы в этом документе. В нашем примере это был устав организации (о регистрации ООО смотри форум).      Кстати хочу немного отвлечься от темы и рассказать небольшую новость для представителей юридических лиц в арбитражных судах. Как сообщатся на сайте Высшего арбитражного суда РФ с 01.01.2014г. арбитражные суды перейдут полностью на электронный документооборот. Будет полностью формироваться электронная копия дела, поступающая в арбитражный суд первой инстанции. Дело в документальном формате пока не планируется отменять. В случае обжалования решения арбитражного суда в апелляционном порядке, в арбитражный апелляционный суд будет направляться электронная копия. С электронным делом участники процесса могу ознакомиться в картотеке дел. Безусловно, такое нововведение должно ускорить сроки рассмотрения дел в суде апелляционной и кассационной инстанции. Так как бумажные носители не будут отправляться почтой или специальной курьерской службой. Новшество электронного документооборота упросит работу участникам судебных процессов, так как можно ознакомиться с делом в системе Арбитр. Если в судах общей юрисдикции приходится знакомиться с делом посредством снятия фотокопий фотоаппаратом, то система арбитражных судов опять обошла суды общей юрисдикции. Хотелось бы надеяться, что объединение Верховного суда РФ и Высшего арбитражного суда ускорит введение электронного документооборота в судах общей юрисдикции. Так как проще будет знакомиться с делом. Однако безусловный плюс электронного документооборота может быть минусом, когда приобщенный в дело документ физически может быть не прикреплен. Так как фактор человеческой ошибки иногда случается. Но практика работы судов со временем должна выработать механизмы защиты от подобных ошибок. Такие нововведения продиктованы самим временем, так как объем дел как в судах общей юрисдикции, так как и в арбитражных судах растет по гражданским (хозяйственным) делам растет. Если в 60-80 годы двадцатого века в месяц рассматривалось десяток дел, то сейчас уже идут сотни дел.     Теперь вернемся к нашей теме сшивания и нумерация документов. Возможно, в будущем электронный документооборот будет и в крупных компаниях. А пока у нас действует бумажные носители, необходимо правильно оформлять и сшивать документы.            Для органов государственной власти, таких как судебные органы, органы внутренних дел, прокуратура введены нормативными актами требования по организации делопроизводства. Чаще всего такие требования принимаются в форме инструкций по делопроизводству. Поэтому должностные лица судебных и правоохранительных органов при оформлении гражданских и уголовных дел должны руководствоваться инструкциями. В организации с частной формы собственности должны быть разработаны положения по организации делопроизводству, в том числе порядку подготовки документов для длительного хранения в архиве организации или в муниципальном архиве.          Рассмотрим общие требования по сшиванию документов в дело (картонную обложку).         Итак, у Вас имеется перечень документов, которые необходимо подшить в дело (твердый переплет). В процессе работы с документами исполнители документов или иное лицо, работающее с документом, для удобства пользуется канцелярскими скрепками, железными зажимами, скобами степлера. Если на документах имеются скрепки или несколько документов скреплены железными скобами, то такие канцелярские предметы нужно удалить. Это необходимо для того, чтобы в процессе хранения не распространялась ржавчина от них, так как металлические изделия могут поржаветь. После того как все металлические предметы будут удалены можно готовить документы к прошивке или шнуровке.       Прежде чем сшивать документы в дело (в папку), необходимо их разложить в хронологическом порядке. Кто-то документы раскладывает в «логическом» порядке. Хронологический способ компоновки заключается в том, что даты документов от первичной к самой поледеней. Например, в деле имеется письмо от 10.03.2013г. ООО «НЛОРПВС» в котором запрашивались документы от организации ООО «ТРПДОВМС». В деле от организации ООО «ТРПДОВМС» имеется ответ от 01.05.2013г. на письмо от 10.03.2013г. ООО «ТРПДОВМС», что запрашиваемые документы не имеется возможности представить. В деле имеется факсимильная распечатка в адрес ООО «ТРПДОВМС» от 28.03.2013г. Лучше всего использовать хронологически-логический метод компоновки документов. Такого метода в литературе по делопроизводству не описывается, но лучше пользоваться им.        Как же скомпоновать документы в деле в хронологически-логическом порядке? Возьмем документы из примера. Так как письмо   от 10.03.2013г. ООО «НЛОРПВС» имеет более позднюю дату, то оно идет первым (в самом начале дела). Дальше у нас в деле имеется ответ от 01.05.2013г. на письмо от 10.03.2013г. ООО «ТРПДОВМС». Данный документ (ответ от 01.05.2013г.)   идет следующим после письма от 10.03.2013г., так как логически будет верным скомпоновать по принцу «запрос-ответ». Если использовать только хронологический метод компоновки документов, то после письма от 10.03.2013г. должен идти документ – факсимильная распечатка от 28.03.2013г. Но факсимильную распечатку поставим после ответа от 01.05.2013г., так как так будет логичнее при изучении содержания дела.       Количество листов в одном томе должно определяться внутренним положением организации. Обычно количество листов в томе не должно превышать 250 единиц, если смотреть общие положения по документообороту и архивному делу.         В некоторых случаях, когда в деле имеются более значимые или менее значимые документы по юридической силе, то документы можно скомпоновать от более значимого к менее значимого. Например, расположить скомпоновать документы: «Устав- Изменения в Устав- Решение об избрании директора – Приказ о назначении на должность директора – Трудовой договор с директором». Перечень документов взят для примера, поэтому необязательно документы нужно компоновать именно в таком порядке.    При этом не будет учитываться хронологический порядок, что может вызывать неудобства при изучении дела. Необходимо также учитывать установленную номенклатуру дел, установленную в организации.       В деле с ценными документами должна быть внутренняя опись документов. Внутренняя опись документа производится на отдельном листе. Форма внутренней описи документов дела утверждается в каждой частной компании своя. Если внутренняя опись документов изначально не изготавливалась, то лист внутренней описи наклеивается на внутреннюю сторону дела (корочку-обложку). Во внутренней описи документов указываются: «дата документа», «индекс документа (если имеется), «наименование документа», «номер листов дела». Перечень разделов внутренней описи может быть добавлен при необходимости. Если документов много в деле, то внутренняя опись документов может быть не на одном листе. В этом случае листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы документов в деле также нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в листе-заверителе. О листе-заверителе речь пойдет дальше. В форме внутренней описи документов обязательно должна быть графа «общее количество документов». Форму внутренней описи документов в государственных органах изменить нельзя, так как форма внутренней описи входит в состав инструкции по делопроизводству. В графе «Примечания» указываются изменения в составе дела, например, изъятие документов, дополнение документов.         В прошитом деле обязательно должен быть лист-заверитель. Форма листа-заверителя в частных фирмах утверждается (разрабатывается) самостоятельно с учетом общих требований документооборота. В листе-заверителе обязательно должно быть указано: общее число подшитых (пронумерованных) листов прописью и цифрами; количество литерных листов; количество пропущенных страниц; количество листов внутренней описи. Литерные номера, то тесть номера листов с присвоением буквенного значения, например, «4 а», «4 б», «4в» указываются случае повторной нумерации листов при наличии большого количества ошибок. Если ошибок в нумерации действительно много, то производится повторная нумерация листов. В этом случае старый номер зачеркивается косой чертой в виде «/», а рядом проставляется новый номер листа. Так произведена повторная нумерация, то необходимо составлять новый лист-заверитель.               Если документ имеет какие-то особенности, то в графе «особенности состояния и формирования дела» специалист – делопроизводитель указывает, в чем заключается особенность, например, поврежден документ и (или) плохая читаемость документа.       Если в прошитом деле нет литерных страниц, пропущенных номеров листов, то в указанных графах листа-заверителя ставится прочерк.       Лист-заверитель должен быть подписан лицом его, составившим или иным должностным лицом, отвечающим за организацию делопроизводства в структурном подразделении организации.       Документы необходимо подшить в дело (в папку) белыми плотными – многослойными нитками. Марка ниток для сшивания принципиального значения не имеет. Если листов в деле не много (не более 10-15 листов), то можно обойтись обычной хомутной иголкой. Если листов в деле более 10-15 листов, то для проколов входных отверстий использовать канцелярское шило или вообще трехгранную заточенную отвертку. С отверткой легче всего будет справиться с огромной массой листов. Вообще сейчас имеются в продаже станки для сшивания пачки документов. Некоторые станки для сшивания документов изготавливают самостоятельно. Для проколов в пачке (папке) дела некоторые используют дрель. Дрель стоит использовать лишь в том случае, если дело сшивается на специальном станке.           При использовании типографской «папки-дело» листы дела подшиваются к внутреннему «язычку» или «вкладышу» если можно так выразится. Технологию подшивания листов документов в дело (в папку) можно использовать аналогичную той, которой прошивали устав или договор. Кончики ниток фиксируешь сзади на два узла и заклеиваешь липкой лентой.

станок для подшивки документов, аппарат для подшивки документов, устройство для подшивки документов, для подшивки документов, подшить документы, чем подшить документы, как подшить документы, переплетный станок для подшивки бумаг, станок для прошивки дел, переплетный станок, как прошиваются документы, переплетная машина, бумагосверлильное оборудование, бумагосверльная, брошюровочно-переплетный станок, брошюровочно-переплетная машина, юнгер, yunger, дрель архивная, подшить документы, станок для переплета документов, станок для подшивки дел, сверлильное устройство для документов, иглы для прошивки документов 140 мм., картон для переплета дел, Лотос М-168, Vektor M-168, УПД1, станок для прошивки бумаг, бумагосверлильный станок, переплетно-брошюровальный станок, переплетное устройство, прошивка документов, брошюровка документов, подшивка документов, устройство для прошивки документов, станок для прошивки документов, правила прошивки документов, машинка для прошивки документов, машина для прошивки документов, аппарат для прошивки документов, станок для подшивки документов, устройство для подшивки документов, правила подшивки документов, образец прошивки документов, требования к прошивке документов, нить для прошивки документов, прошивка дел, подшивка дел, хранение документов в архиве, переплет дел, переплет документов, бумагосверлильный, для подшивки бумаг Сколько лет хранить документы ? отвечаем: в зависимости от вида, документы подразделяются на: временного, долгосрочного и постоянного хранения. Перед архивной обработкой — необходимо упорядочить документы (сформировать архивное дело). незаменимым помощником в процессе подготовки документов к архивному хранению является устройство для сшивания документов УПД 1.Правила сшивания документов, используя станки для сшивания документов. машина для прошивки документов, станок для подшивки документов, приспособа для подшивки пачек бумаг, приспособление для прошивки документов, хранение документов в архиве, Предлагаем: оборудование для прошивки документов (прошнуровки документов), надежные переплетные станки, профессиональные бумагосверлильные машины, машинки для прошивки дел, ниткошвейные машины. Подготовка документов к архивному хранению окажется намного удобнее с использованием оборудования для прошивки папок документов. Как прошить дело? Для того чтобы прошить дело понадобится: игла цыганская, нитки для прошивки документов, устройство для подшивки документов либо станок для прошивки дел. Наиболее удобным является следующее оборудование: машинка для сверления и переплета дел, станок юнгер, машинка yunger, Лотос М168, лотосм168, лотос168, лотос 168, станок лотос, станок лотос м168, устройство для подшивки документов, устройство для прошивки документов, аппарат для подшивки документов, аппарат для подшивки, аппарат для прошивки, машика для подшивки документов, машинка для прошивки документов, станок бумагосверлильный, ниткошвейная машина, станок для прошивки ниткой, станок для подшивки ниткой, станок лотос документы, как прошиваются документы, шнуровка документов (прошнуровка документов), как прошнуровать документы? Удобная брошюровка документов при помощи станка для сверления и подшивки дел. Прошнуровка документов.Устройство для прошивки документов применяется архивными службами и специализированными архивными компаниями для автоматизации процесса подготовки докуменации к сдаче в государственные и иные архивы. Станок для прошивки документов так-же незаменим в работе бухгалтерии. Машинка для сшивания документов, надежные переплетные станки УПД-1. Удобная подшивка бухгалтерских документов с машинкой для сшивания документов или бумагосверлильной машиной. Работа с устройством для сшива документов не требует специальной подготовки, классификатор ОКДП 2929022, оборудование брошюровочно-переплетное [2929390]-[2929446], оборудование для сшивки документов, приспособление для подшивки дел.Удобная работа с приспособлением для прошивки документов Лотос м168.Как правильно прошить документы? В соответсвии с требованиями соответсвующих нормативных актов, лучше всего используя устройство для сшивки документов (бумагосверлильное приспособление), которое сшивает документы.Подшивка бухгалтерских документов, станет простой и быстрой с устройством для сшива документов (для сшивки документов).переплет документов, брошюровка документов, бумагосверлильное оборудованиеКак подшивать документы? Конечно применяя станок для сшивания документов Лотос М168!Как правильно подшивать документы, как подшивать бухгалтерские документы? с помощью приспособления для сшивания документов.подготовка документов к архивному хранению, подготовка дел к архивному хранению, хранение документов.архивная обработка документов. (архивация документов)Настольный электрический станок для подшивки документов ЛОТОС М168 (станок для сшивания документов) — сшивает документы в папки для их дальнейшего архивного хранения, таким образом происходит подготовка документов к архивному хранению. Как хранить документы? спросите Вы!

станок для подшивки документов, аппарат для подшивки документов, устройство для подшивки документов, для подшивки документов, подшить документы, чем подшить документы, как подшить документы, переплетный станок для подшивки бумаг, станок для прошивки дел, переплетный станок, как прошиваются документы, переплетная машина, бумагосверлильное оборудование, бумагосверльная, брошюровочно-переплетный станок, брошюровочно-переплетная машина, юнгер, yunger, дрель архивная, подшить документы, станок для переплета документов, станок для подшивки дел, сверлильное устройство для документов, иглы для прошивки документов 140 мм., картон для переплета дел, Лотос М-168, Vektor M-168, УПД1, станок для прошивки бумаг, бумагосверлильный станок, переплетно-брошюровальный станок, переплетное устройство, прошивка документов, брошюровка документов, подшивка документов, устройство для прошивки документов, станок для прошивки документов, правила прошивки документов, машинка для прошивки документов, машина для прошивки документов, аппарат для прошивки документов, станок для подшивки документов, устройство для подшивки документов, правила подшивки документов, образец прошивки документов, требования к прошивке документов, нить для прошивки документов, прошивка дел, подшивка дел, хранение документов в архиве, переплет дел, переплет документов, бумагосверлильный, для подшивки бумаг Сколько лет хранить документы ? отвечаем: в зависимости от вида, документы подразделяются на: временного, долгосрочного и постоянного хранения. Перед архивной обработкой — необходимо упорядочить документы (сформировать архивное дело). незаменимым помощником в процессе подготовки документов к архивному хранению является устройство для сшивания документов УПД 1.Правила сшивания документов, используя станки для сшивания документов. машина для прошивки документов, станок для подшивки документов, приспособа для подшивки пачек бумаг, приспособление для прошивки документов, хранение документов в архиве, Предлагаем: оборудование для прошивки документов (прошнуровки документов), надежные переплетные станки, профессиональные бумагосверлильные машины, машинки для прошивки дел, ниткошвейные машины. Подготовка документов к архивному хранению окажется намного удобнее с использованием оборудования для прошивки папок документов. Как прошить дело? Для того чтобы прошить дело понадобится: игла цыганская, нитки для прошивки документов, устройство для подшивки документов либо станок для прошивки дел. Наиболее удобным является следующее оборудование: машинка для сверления и переплета дел, станок юнгер, машинка yunger, Лотос М168, лотосм168, лотос168, лотос 168, станок лотос, станок лотос м168, устройство для подшивки документов, устройство для прошивки документов, аппарат для подшивки документов, аппарат для подшивки, аппарат для прошивки, машика для подшивки документов, машинка для прошивки документов, станок бумагосверлильный, ниткошвейная машина, станок для прошивки ниткой, станок для подшивки ниткой, станок лотос документы, как прошиваются документы, шнуровка документов (прошнуровка документов), как прошнуровать документы? Удобная брошюровка документов при помощи станка для сверления и подшивки дел. Прошнуровка документов.Устройство для прошивки документов применяется архивными службами и специализированными архивными компаниями для автоматизации процесса подготовки докуменации к сдаче в государственные и иные архивы. Станок для прошивки документов так-же незаменим в работе бухгалтерии. Машинка для сшивания документов, надежные переплетные станки УПД-1. Удобная подшивка бухгалтерских документов с машинкой для сшивания документов или бумагосверлильной машиной. Работа с устройством для сшива документов не требует специальной подготовки, классификатор ОКДП 2929022, оборудование брошюровочно-переплетное [2929390]-[2929446], оборудование для сшивки документов, приспособление для подшивки дел.Удобная работа с приспособлением для прошивки документов Лотос м168.Как правильно прошить документы? В соответсвии с требованиями соответсвующих нормативных актов, лучше всего используя устройство для сшивки документов (бумагосверлильное приспособление), которое сшивает документы.Подшивка бухгалтерских документов, станет простой и быстрой с устройством для сшива документов (для сшивки документов).переплет документов, брошюровка документов, бумагосверлильное оборудованиеКак подшивать документы? Конечно применяя станок для сшивания документов Лотос М168!Как правильно подшивать документы, как подшивать бухгалтерские документы? с помощью приспособления для сшивания документов.подготовка документов к архивному хранению, подготовка дел к архивному хранению, хранение документов.архивная обработка документов. (архивация документов)Настольный электрический станок для подшивки документов ЛОТОС М168 (станок для сшивания документов) — сшивает документы в папки для их дальнейшего архивного хранения, таким образом происходит подготовка документов к архивному хранению. Как хранить документы? спросите Вы! — отвечаем: в подшитом (сброшюрованном) виде, в соответсвии с требованиями нормативных документов. Лотос м-168 лотос м168 лотос м 168 лотосм168 аппарат для прошивки бухгалтерских документов брошюровщик архивных бухгалтерских документов папок архивов бухалтерских гросбух переплет ниткой сшивание ниткой в папки станок для прошивки станок для сшивания станок для скрепления Россия переплет за несколько минут скоросшиватель ниткошвейная машина аппарат бумагосверлильная машина аппарат для подшивки прошивки папок игла нитки дрель для бумаги ппк переплет документов ппк м168 ппк-м168 ппк м 168

Как правильно сшивать документы нитками в ручную?

Казалось бы, зачем вообще сшивать документы, когда можно скрепить их степлером, скрепкой, сложить в файл или даже приклеить, не говоря уже о передаче бумаг электронным образом? Однако существует немало мест, куда вам придется нести именно прошитые с помощью нитки листы: в налоговую, в архив, суды и прочее. Это необходимо для повышения уровня безопасности: ведь незаметно заменить лист на правильно прошитых документах невозможно. В этом можно легко убедиться, просто посмотрев на сшитые документы.

Казалось бы, все довольно просто: прошить листы и заверить их. Но есть одна сложность, которая часто ставит в тупик делопроизводителей – это отсутствие единого правила сшивания. При этом налоговая или архив вправе вернуть неправильно скрепленные документы, что может сильно затянуть и без того небыстрые процедуры. Однако не стоит отчаиваться: существуют несколько ГОСТов, по которым следует выполнять данный процесс.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Какие ГОСТы и нормативы нужно учитывать

На фото показано, как нужно сшивать документацию через 3 дырки

Как уже было отмечено, главная трудность – отсутствие единого стандарта. Однако есть общие правила заверения, которые действуют в большинстве случаев для документов формата А4. О них можно узнать в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 и ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Если вам нужно зарегистрировать ООО, смело изучайте «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» от 26.02.2004 N-110 и «Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица» (статья 1, абзац 3). Стоит отметить, что большинство рекомендаций даны для документов, которые хранятся более десяти лет .

Однако, если у вас есть сомнения в правильности указанных выше сведений, лучше уточнить заранее на месте все тонкости. Иногда требуется заверить каждый лист или пронумеровать листы или страницы. Также стоит помнить, что прошивке подлежат все документы, состоящие более чем из одного листа .

Оформление обложки

Обложка необходима для лучшей сохранности документа. Она бывает двух видов: обычная и для длительного хранения . Первая представляет собой тонкий картон, вторая сделана из более плотного, твердого. При этом для документов, которые сдаются на государственное хранение, в качестве обложки должен использоваться только бескислотный картон.

Для прошивки документа, состоящего из листов формата А4, используется обложка размером 22.9 х 32.4 см, т.е. чуть больше самого листа.

Если листы, вшитые в дело, имеют нестандартный размер, то обложка должна иметь соответствующие размеры без припусков со сторон. Для большей прочности дополнительно к ней спереди и сзади пришивают тонкие полоски картона, через которые должна проходить веревка. При этом существуют особые предписания даже на клей: никаких клейстеров, только канцелярские или силикатные варианты.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Нумерация страниц

Чтобы листы не перепутались и не потерялись, проводится нумерация документа. Это важная часть сшивания, у которой есть свои особенности и правила:

• Перед тем, как начать проставлять цифры, нужно вытащить все чистые листы из дела и отложить в сторону опись – она в нумерации не значится. Затем отсортируйте вложенные документы по датам или иным критериям, например, по странам или алфавиту. Тендеры являются исключением: для них фирмы сами указывают расположение.
• Далее вам потребуется простой карандаш. В простых листах нумерация проставляется в правом углу сверху; во вшитых картах, фотографиях, чертежах и прочем — наоборот, в левом верхнем углу на обороте. Листы большого формата проставляются сверху справа спереди. Даже если карта состоит из нескольких листов, склеенных в один, она является одним листом в документе. На ее обороте при этом пишут количество листов: «Лист № ххх – схема-склейка из ххх листов». Это относится и наглухо наклеенным на лист фотографиям, схемам и вырезкам: «На листе № ххх наклеено ххх вырезок и ххх фотографий согласно описи на обороте». Если подобные вставки приклеены только с одного угла, то они являются отдельными листами и нумеруются отдельно.
• Стоит сразу отметить особенности прошивки больших форматов: сверните лист до необходимого формата, приложите к документам и посмотрите, в каком месте будет проходить нить. Именно там вы и должны прошить его и нигде иначе.
• Если внутри дела присутствует документ с собственной нумерацией (брошюра, журналы, газеты), то ее можно оставить без изменения только в том случае, если номера совпадают с общими. В ином случае документ подлежит перенумерации с включением в общий список. Если в дело оказался вшит конверт с материалами, материалы нужно пронумеровать отдельно, на конверте поставить нужный номер и составить отдельную опись вложения. Отдельно нумеруют и тома или части одного дела.
• Если вы допустили ошибку при нумерации, нужно осторожно зачеркнуть цифры косой чертой и поставить рядом нужную цифру. При этом составляется новая заверительная надпись. Если ошибок слишком много, дело перенумеровывают, старую заверительную надпись зачеркивают и составляют новую. Если в дело добавляют новые листы, документ придется полностью перенумеровать. В исключительных случаях можно допустить использование букв взамен цифр: 1, 2, 2а, 2б, 3.

После проставления номеров составляется заверительная надпись. Она содержит сведения обо всех листах, вшитых в дело: общее количество, что конкретно вшито (карты, фотографии, вырезки), в каком они состоянии (порваны, много помарок), какие номера листов пропущены, с какого числа начата нумерация. Обязательно ставится подпись, расшифровка, должность, дата, формат листов .

Опись документа

Опись необходима для контрольного сравнения имеющихся листов, их расположения и комплектации. Ее не нумеруют и прикладывают перед первым листом. В ней нужно указать следующие данные: фирму, город, дату, должность и ФИО заверяющего . Сама опись может быть представлена в виде таблицы, в которой указывают дату составления вложенного документа, его название, какие листы захватывает, общее их количество.

Общая опись всегда должна сопровождать документ. Помимо нее внутри дела может быть опись, составленная на отдельные листы или вложенный конверт.

Заверение документа

Заверение венчает весь процесс сшивания дела, если только не требуется заверить отдельно каждый лист. Заверение – это подпись уполномоченного лица, которое и будет отвечать за передачу всех сшитых документов для налоговой, архива или в другие инстанции. Она ставится на обороте последнего листа.

Как вообще происходит прошивка? Вам понадобятся дырокол, нитка, наклейка для заверения, а также суровая нитка, лента, простая нитка или что-то подобное . Лучше всего использовать первый вариант – он достаточно прочен и не порвется. Наклейка для заверения представляет собой тонкую бумагу с напечатанным на ней текстом:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью _______ (_____) лист ___

Генеральный директор

ООО «______»

ФИО»

Сама процедура выглядит так:

1. Взяв листы, положите их в дырокол и проделайте в одном месте две или более дыр. Если количество листов невелико, можно пробить их иглой или шилом, но нужно действовать аккуратно, чтобы не порвать бумагу. Протяните через обе дыры нить, чтобы ее центр оказался снаружи, а хвостики спускались позади. Продевать нить нужно дважды для большей прочности.
2. Завяжите хвосты в узел, обрежьте лишнюю нить (длина хвостиков не должна превышать шести сантиметров) и наклейте сверху подготовленный кусочек бумаги так, чтобы он прикрывал узелок, но не прятал его полностью. Если документ будет храниться более десяти лет, наклейку делают из папирусной бумаги.
3. После высыхания клея на наклейке ставится печать и подпись указанного лица, при этом они не должны выходить за края бумажки. Иногда может потребоваться дополнительно закрепить сведения клеем. В некоторых инстанциях заверить просят каждый лист. В этом случае внизу ставится подпись уполномоченного лица, указанного на обороте.

Сшивание на 3 и 4 дырки

Весь процесс сшивания вкратце был описан выше. При этом различают несколько вариантов скрепления: на три и четыре дырки. Их общий принцип остается одинаковым, различаются только детали:

• Чтобы сшить дело на три дырки, нужно трижды пробить листы и правильно затянуть нитку. Расстояние между отверстиями не должно превышать трех сантиметров. Переверните дело и пропустите нитку в среднее отверстие (кончик должен торчать из первого листа). Затем проведите нить в верхнее отверстие, затем в нижнее и в конце в среднее. Оба конца нити будут торчать позади дела, и вы сможете спокойно завязать узелок и наклеить бумажку.
• Почти аналогично проходит сшивание на четыре дырочки, расстояние между ними составляет около полутора сантиметров. Переверните документ и просуньте нитку во второе сверху отверстие, затем проведите ее в нижнее отверстие. Затем проделайте змейку: вторая дырка снизу – верхнее отверстие с первого листа – второе сверху отверстие, с которого все и начиналось. Завяжите нитку на узел, приклейте пергаментную бумажку и распишитесь при сдаче документов.

В некоторых случаях возможна прошивка на пять отверстий, принцип при этом ничуть не меняется.

Данный процесс пошагово разобран на следующем видео:

Для чего нужно сшивать документацию

Умение сшивать документы может понадобиться всем: документы прошивают для подачи заявления на открытие своего бизнеса, на участие в тендере, при сдаче документов в архив или суд, передаче бухгалтерских отчетов или кадровых документов. При этом сшивать нужно не только оригиналы, но и копии важных документов, которые не могут быть переданы по месту требования.

Наиболее часто сшивать приходиться кассовые и бухгалтерские, а также многие делопроизводительные документы: хозяйственные книги, конструкторские и налоговые документы, нотариальные дела . Некоторые из них имеют особые требования к прошивке, о которых лучше знать заранее. Бухгалтерские документы прошивают через пять отверстий, налоговые и архивные – через три отверстия, кассовые документы часто сшивают через верхний левый угол.

Несмотря на общие правила, у некоторых инстанций существуют свои отличительные особенности, о которых лучше уточнить заранее, чтобы после не пришлось все исправлять. И помните немаловажный факт: сшивать документы может лишь сотрудник, наделенный этими правами.

Особенности сшивания документации: основные требования

Для того, чтобы обеспечить полноценное ведение дел в организации, необходимо правильно производить процедуру сшивания деловых бумаг. Это позволит не только найти быстро документ при возникновении необходимости, но и обеспечить порядок в делопроизводстве предприятия.

Правильная процедура сшивания документации

Как правильно сшивать документы?

Наиболее часто деловые бумаги, которые оформляются на формате А4, сшиваются с применением трех отверстий. Для проведения этой процедуры, нужно использовать:

• Иголку,
• Нитки,
• Клей,
• Шило,
• Бумагу.

В документах с левого края нужно сделать проколы с помощью шила. Расстояние между ними должно составлять от 3 до 5 см. Сшивание с использованием иголки должно начинаться с тыльной стороны. При этом необходимо оставить часть нитки, длина которой составляет не менее семи сантиметров. Далее с лицевой стороны протыкается верхняя дырка документов, а с тыльной – нижняя. С лицевой стороны нужно снова проткнуть нижнее отверстие и оставить нить такой же длины, как и предыдущая нитка. Далее необходимо связать две нитки в узел и наклеить на него прямоугольник бумаги.

Для сшивания документации можно использовать специальный канцелярский дырокол. В данном случае получится две дырочки. Для того, чтобы увеличить надежность процедуры в документах можно сделать четыре дырочки. Начинать процесс нужно со второго отверстия, которое находится вверху документа.

После этого иглой необходимо продеть верхнее отверстие и снова второе сверху. После этого направляем иглу в третье отверстие сверху и в четвертое отверстие.

Для того, чтобы нить удерживала сшитые документы длительное время, нужно отдавать предпочтение капроновому изделию. В некоторых случаях сшивание документов производится с помощью специального шпагата. Для выполнения данной процедуры можно использовать обыкновенную нитку, которая предварительно складывается в несколько раз. Иногда сшив документов производится с применением тонкой лавсановой ленты.

При сшивании документов нужно придерживаться симметричности и вертикальности. Проколы должны быть с левой стороны документов. При этом отступать от края нужно от 0,5 до 2 см. Если сшиваемые деловые бумаги очень важные, тогда в них делают пять проколов. При этом деловые бумаги сшивается с тыльной стороны.

Особенности заверения деловых бумаг

Заверение деловых бумаг

После того, как деловые бумаги будут сшиты, их необходимо заверить. Предварительно нужно взять небольшой квадратный листок бумаги и написать или напечатать на нем: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». На листке необходимо соответственно действующему законодательству расписаться и поставить печать.

При сшивании документов их листы должны в обязательном порядке нумероваться. О количестве листов нужно написать не только цифрами, но и буквами. Подписывать заверенные документы и оригиналы должны только уполномоченные люди, которые имеют доверенность на проведение данной процедурой. Лучше всего, чтобы на документах ставили подписи сами руководители предприятий.

Подписываться необходимо таким образом, чтобы половина подписи располагалась на наклеенном листке, а вторая половина – на самих документах. Точно также нужно ставить и печать. Соответственно действующему законодательству необходимо поставить дату, когда был заверен или подписан документ.

Заверять документы можно только ответственному лицу, которое подписывало оригинал. Если основой работы лица, которым осуществляется заверение документации, является доверенность, то рядом при этом нужно написать ее дату и время возле фамилии, имени и отчества подписанта.

Сшивание документации в соответствии с нормами

Правовые нормы при формировании сшива документов

Сшивать деловые бумаги необходимо в соответствии с нормами действующего законодательства. Данная процедура должна производиться в соответствии с Методическими рекомендациями по делопроизводству, которые утвердил Росархив соответствующим приказом в 2009 году.

Также при проведении данной процедуры нужно руководствоваться соответствующим ГОСТом Р 51141-98.

Регулировка процесса сшивания документации производится целым рядом правовых норм. Прежде всего, необходимо руководствоваться инструкцией Центрального Банка Российской Федерации, с помощью которой производится определение основных норм в ведении делопроизводства.

Также нужно пользоваться методическими разъяснениями в порядке заполнения отдельных форм документации, которые утвердил приказ Министерства по налогам и сборам. В период сшивания документов рекомендуется руководствоваться приказом Министерства культуры Российской Федерации, который утвердила типовая инструкция делопроизводства.

Если руководствоваться всеми вышеперечисленными нормами и правилами во время сшивания документов, то это обеспечит порядок в делопроизводстве организации.

Разновидности документации

В современном делопроизводстве может производиться сшивание разнообразных документов. Наиболее часто в организациях сшиваются журналы учета. Для выполнения процедуры можно использовать иглу или дырокол. В большинстве случаев в журналах производится прошивание только внутреннего блока.

Журналы имеют большое количество листов, и поэтому для проделывания отверстий в их внутреннем блоке может использоваться дрель или шуруповерт. Также существует еще один способ проделывания отверстий – вместе с обложками. При использовании данного метода в большинстве случаев осуществляется применение специальных станков для отверстий.

Деловые бумаги, которые подлежат длительному хранению в архивах, должны иметь твердую обложку.

Папка, которая получится из данных документов, должна быть толщиной не более четырех сантиметров. С целью упрощения процесса прошивки документации в большинстве случаев производится применение брошюровочно-переплетных станков или готовых архивных папок. Кассовые документы могут прошиваться в специальных банках. При этом их толщина может составлять не более десяти сантиметров.

Для того, чтобы просверлить бумажный блок применяется высокопроизводительная бумагосверлильная машина.

Разновидности документации

При прошивке документов в органах суда и полиции необходимо руководствоваться определенными правилами. Некоторые структуры запрещают проводить сшивание документов с применением белых ниток. В судопроизводстве сшивание документации должно производиться только через пять отверстий.

Судебные инстанции при проведении данной процедуры требуют использования обложек, материалом производства которых является тонкий мелованный картон. Обложка при этом должна перегибаться пополам и накрывать документацию только с одной стороны.

Для сшивания важных юридически значимых документов очень часто применяются специальные металлические колечки. Сквозь них продевается тонкая лента из атласа, которая имеет фигурную наклейку.

Очень часто для прошивки документов применяются папки с гребнями. Данное занятие является достаточно трудоемким. Это объясняется нужностью совмещения отверстий в гребнях и документах. При правильном выполнении папок их дырочки будут совпадать с отверстиями в документах, которые проделываются с помощью дырокола.

Прошивка документов может осуществляться разнообразными способами. Выбор определенного метода прошивки напрямую зависит от разновидности документации и организации, которой проводится данная процедура.

Особенности оформления обложки

Для того, чтобы процесс сшивания документации был правильным, необходимо произвести выбор обложки. В большинстве случаев отдают предпочтения изделиям, которые выполняются из картона.

Обложки могут предназначаться для долговечного хранения документации, а также быть стандартными или нестандартными.

Наиболее часто для сшивания документов осуществляется применение стандартных обложек. Они используются при обычном типовом размере документации. Нестандартные обложки применяются при неспецифическом, не шаблонном размере документов.

Если хранение документов должно производиться в архивах более 25 лет, тогда осуществляется применение третьего вида обложек. Материалом их производства в обязательном порядке должен выступать твердый картон. Для того, чтобы деловые бумаги могли храниться в архивах достаточно длительное время, производится использование обложек, материалом изготовления которых выступает бескислотный картон.

Титульная сторона должна включать в себя информацию о названии организации и группе документов. С целью упрощения объяснений производится нумерация отверстий с тыльной стороны. Обложка документов соответственно действующему законодательству должна иметь заверительную подшивку с титульной стороны. Ее нужно сделать на небольшом листке, который приклеивается к обложке. В записке в обязательном порядке необходимо указать информацию о количестве прошитых бумаг.

Если в документах имеются чертежи, фотографии или рисунки, то об этом нужно указать в заверительной записке. Опись папки с документами может производиться любым человеком. Но подпись на заверительной записке соответственно действующему законодательству должен ставить директор учреждения после предварительной оценки.

Прошивка документов может производиться различными способами. Выбор определенного из них напрямую зависит от особенностей деятельности организации. При прошивке документации необходимо в обязательном порядке руководствоваться действующим законодательством Российской Федерации.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Как правильно сшивать документы. Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила гост

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

• Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
• Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

• Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
• Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
• Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

Правила сшивания документов ГОСТ

• Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
• Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

• Кадровая документация по итогам текущего года
• Документация бухгалтерии
• Входящая и исходящая документация делопроизводителя
• Документы для налоговой
• документы для сдачи отчетности в ПФР
• документы в различные отделы банка
• документы на тендер
• копии уставных документов
• документы при заключении особо важных соглашений
• книги учета прибыли
• нотариально удостоверенные копии и переводы
• при подготовке документации к сдаче в архив

• Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
• Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
• Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
• Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

• документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
• бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

• Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
• Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
• Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
• Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

• Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
• 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
• Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

• иглы с нитью подходящей толщины
• документов, которые необходимо прошить
• шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
• печати организации
• клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

• Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
• Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
• Сшиваем
• Оформляем сопроводительную надпись.
• Готовим внутреннюю опись.
• Заверяем готовое дело

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

• упустить этап систематизации документов
• распределить документы без нумерации
• возможна подача документов без заверительной надписи

Этап 1:

• Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
• Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
• Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

• Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
• Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

Правильно прошитый документ: тыльная сторона

• Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

• С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
  Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
• Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
• Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
• У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
  Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

Видео: Как сшить диплом три дырки?

• Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
• Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

Как прошить папку с 4 дырками: схема

На что стоит обратить внимание:

• прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
• отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
• граница от края листа составляет 1,5-2 см
• первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны

Видео: Как прошивать документы?

Как сшить документы на уголок: схема

Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео.

Видео: Как сшить документы?

Сшивание документов скрепкой степлера

Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

Видео: Как правильно прошивать документы?

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

• Проставляем на листах арабские цифры
• Используем для этого простой карандаш
• Ставим цифры по возрастанию
• Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
• Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
• Приложения нумеруем в общем порядке
• Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
• Несколько томов документов нумеруются по отдельности
• Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
• Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
• Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись, а данный документ нумеруем в общем порядке.

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

• количество листов в одной прошивке — не более 150
• прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
• инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
• все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
• Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
• На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.

Как сшивать документы для налоговой

• Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
• Документы нумеруются.
• Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.

Для прошивки можно использовать такие материалы:

• банковский шпагат
• обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
• тонкий длинный шнурок
• суровая или прошивная нить
• прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

Процесс прошивки журнал учета:

• готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
• вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
• выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
• вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
• при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
• концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
• клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
• указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец

Видео: Как ИП прошить документы?

Прошивка документов для архива

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Видео: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание

Как прошить папку с документами?

Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

Видео: Подшивка дела

Как сшить дело?

Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике.

Видео: Подшивка дела (1-й вариант).

Видео: Подшивка дела (2-й вариант)

Для систематизации кадрового делопроизводства необходимо прошивать документы, состоящие из двух и более страниц. Качество выполнения прошивки чаще всего проверяется инспекторами. Мы подробно описали как прошить журналы для кадрового учета, это универсальный алгоритм, подходящий для всех подобных случаев

Читайте в нашей статье:

Прошивка журнала: пошаговая процедура

Журналы кадрового учета в обязательном порядке прошиваются до начала заполнения. Прошивка — это защита от внесения незаконных изменений, оформить процедуру нужно по всем правилам, иначе .

Шаг 1. Отверстия. Большинство кадровиков используют стандартные журналы учета фабричного производства с картонной обложкой на 48 или 64 листа. Некоторые книги продаются уже с подготовленными отверстиями для сшивания, если же они отсутствуют, первое, что нужно сделать перед прошивкой – пробить отверстия у корешка журнала. В тонком журнале дырки делаются шилом или дыроколом, для толстого экземпляра используют даже дрель.

Обратите внимание

Важнейшее изменение законодательства с 1 июля — вступление в силу ГОСТа об оформлении кадровых документов. В журнале “Справочник кадровика” по этому случаю по кадровому делопроизводству с учетом требований нового ГОСТа и его особенностей. Есть полезные шпаргалки и

Отверстия проделываются максимально близко к переплету, с тем, чтобы они не занимали много пространства внутри журнала. Для прошивки журнала кадрового учета в 2018 году вполне достаточно двух дырок. Если они проделываются вручную, то между ними следует оставить расстояние 6-10 см. Располагаются отверстия примерно посередине книги. В некоторых случаях прошивают журнал в 3,4 или 5 дырок.

Шаг 2. Прошивка. Для прошивки лучше всего использовать специальную полиамидную прошивную нить, которую можно купить в магазине канцтоваров. Если такой возможности нет, можно применить суровую нитку или банковский шпагат. Для начала нужно прикинуть длину нити, она будет зависеть от толщины журнала, количества дырок, формата прошивки (одинарная или двойная), также следует прибавить длину концов – не менее 7 см каждый. Нить продевается в подготовленные отверстия таким образом, чтобы ее концы оказались на оборотной стороне журнала и связывается в узел. Не стоит затягивать слишком туго, иначе нить порвет страницы, либо будет затруднять не только заполнение журнала, но даже его открытие.

Шаг 3. Контрольный лист. Нужен для фиксации количества листов во избежание их вырывания. Это небольшой кусок бумаги (например, 10 на 10 см), на котором напечатано или написано от руки «Пронумеровано и прошнуровано «количество» страниц». Лист наклеивается на узел и часть нитей с помощью клея ПВА или клея-карандаша, после чего на нем проставляется подпись начальника, дата фиксации и печать предприятия (захватывая и сам лист, и часть обложки).

Шаг 4. Пломбирование. Наиболее серьезные документы, такие, как, например, книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них, помимо всех вышеуказанных действий, еще опломбируются. Для этого , но в 2018 году при необходимости опломбировать книгу регистрации лучше пользоваться голографической пломбой.

Если в книге учета движения трудовых книжек инспектор не обнаружит пломбу или сургучную печать, обвинит компанию в том, что . Аргумент, что вы поставили на книге учета бумажную пломбу и печать организации, инспектор ГИТ и суд не примут. Узнайте больше о том, к чему придерется инспектор ГИТ, когда очевидных нарушений у вас нет,

Как правильно нумеровать страницы в журнале

Если книга не имеет заводской нумерации, ее необходимо пронумеровать вручную. Обратите внимание, что нумеруются листы, а не страницы, за исключением обложки, разумеется. Используются арабские цифры, они проставляются в правом нижнем углу. Если при ручной нумерации была допущена ошибка, ее можно исправить, зачеркнув неверную цифру и проставив рядом новую. Исправления в обязательном порядке заверяются подписью ответственного лица.

Как правильно подшивать документы в архив

Документ в течение года после его завершения, затем сдается в архив предприятия. Срок хранения документации в организации зависит от ее типа, но рано или поздно она переезжает в госархив. К этой отправке ее нужно грамотно подготовить, в частности, подшить в архивные папки.

Не существует законодательных актов, содержащих детальную инструкцию по прошивке документов в архив в 2018 году. Приведенный ниже алгоритм основывается на рекомендациях Росархива и инструкции Центрального банка по документоведению, которые регулируют правила хранения документов.

Шаг 1. Проверить каждый документ на наличие металлических деталей и изъять их.

Шаг 2. Если у документа нет достаточно широкого поля для пробивания отверстия, нужно нарастить его с помощью полоски бумаги.

Шаг 3. Сложить документы в хронологическом порядке, самые старые подложить вниз.

Шаг 4. Пронумеровать каждую бумагу арабскими цифрами в правом верхнем углу. Если есть конверты с вложенными документами, то надо пронумеровать конверт, а потом каждый документ в нем. Допустимо использование литерной нумерации (например: 16, 16а, 16б, 17…). Мелкие документы вложить в прозрачный файл.

Шаг 5. Составить опись документов на отдельном листке.

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала

Валентина Андреева,
канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия

Вы не обязаны хранить кадровые документы вечно, но и уничтожить их раньше времени нельзя. Даже если документы больше не нужны вам, они могут понадобиться бывшим сотрудникам, проверяющим или суду. Не сможете предъявить по их требованию — будете отвечать за нарушение правил хранения архивных документов, ст. 13.20 КоАП….

Шаг 7. Дальнейшие действия аналогичны прошивке журнала. Проделываются отверстия для прошивки иглой или шилом – для малой толщины, дыроколом – для средней, дрелью – для толстых папок. Если документов много и часто приходится архивировать их, целесообразно приобрести специальный станок для прошивки документации (УПД), он прост в использовании и пробивает папки толщиной 10 см.

Шаг 8. Комплект скрепляется с помощью нити, желательно в два раза — для большей прочности, концы нитки завязываются с тыльной стороны.

Шаг 9. На узел клеится контрольный листок, заверяется подписью руководителя и печатью.

Все инструктажи по охране труда регистрируется в специальном журнале. Как правильно оформить и пронумеровать журнал регистрации инструктажей, расскажем в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

Инструктажи по технике безопасности: вводные замечания

Прежде, чем приступить к рассмотрению вопроса оформления и нумерации журнала регистрации инструктажа по охране труда, необходимо сделать несколько вводных замечаний о сути и порядке проведения данного мероприятия.

В самом общем виде, инструктаж по технике безопасности — это обучающие занятия, которые могут проходить в самых разных формах. Назначение этих занятий всегда одно — научить будущих или действующих сотрудников безопасным методам работы, дать информацию о правилах поведения на рабочем месте, а также отработать порядок действий в случае получения травмы или возникновения аварийной ситуации. Трудовое законодательство России регламентирует порядок проведения занятий и требования, предъявляемые к ним.

На заметку

1. Сотрудники, которые уклоняются от прохождения инструктажа по технике безопасности, не могут быть допущены работодателем к работе.
2. Единого регламента проведения инструктажа не существует. В каждой сфере трудовой деятельности могут быть свои особенности проведения занятий по охране труда. Они оговариваются специальными отраслевыми нормативными документами.

Инструкции по технике безопасности

Типовое занятие по технике безопасности, которое проводится для всех сотрудников организации, а также специалистов других фирм, привлекаемых для работы в данной организации, состоит из изучения основ безопасного труда, на основе трех видов документов:

локальных нормативных актов компании;

технической документации по эксплуатации оборудования;

общих инструкций по охране труда и технике безопасности.

Несмотря на то, что порядок проведения занятий может варьироваться от фирмы к фирме, существует Примерные учебные планы обучения, разработанные Минтруда РФ, которые рекомендуется учитывать при подготовке плана обучения сотрудников.

В свою очередь, сами инструкции по технике безопасности, которые являются основным предметом данных занятий, также должны разрабатываться самим работодателем. Это положение закреплено ст. 212 ТК РФ. Традиционно это обязанность возлагается на специалиста по охране труда. Однако в ходе работы по составлению инструкции он имеет право обращаться за консультацией к специалистам профильных служб, в частности медицинской части.

Следует особо отметить необходимость проведения консультаций с представителями профсоюзного органа, если таковой действует в организации. Это определено ст. 372 ТК РФ.

Читайте также:

Журнал регистрации инструктажей

Журнал регистрации инструктажей по технике безопасности предназначен для фиксации факт проведения всех видов обучающих занятий по охране труда. Такое положение определено п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. N 1/29.

Локальная инструкция по охране труда и технике безопасности, которая должна быть в обязательном порядке утверждена нормативным документами фирмы, содержит перечень конкретных видов занятий по безопасности труда и порядок их фиксации в Журнале регистрации инструктажей. Такой порядок определен «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по охране труда», принятыми Минтруда РФ 13.05.2004 г.

Как правило, если организация небольшая, то журнал учета таких занятий заводится один. В него вносят данные обо всех видах инструктирующих мероприятий. На крупных предприятиях чаще всего создается несколько журналов для каждого вида занятий или для каждого структурного подразделения.

Существует ряд случаев, когда журнал не является единственным документом, подтверждающим факт проведения занятия. Информация об этом мероприятии может содержаться в наряде-допуске. Такими случаями, как правило, являются случаи проведения целевых инструктажей.

Журнал регистрации: образец 2017 года

Современное российское законодательство никак не регламентирует форму ведения журнала регистрации инструктажа по технике безопасности. Каждая организация может самостоятельно определять структуру содержания и форму заполнения данного документа в соответствии со своими потребностями и профилем деятельности.

Еще в 1990 году Госстандарт СССР в Приложении № 4 к Государственному стандарту СССР ГОСТ 12.0.004-90 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» утвердил бланк такого журнала. Несмотря на то, что в настоящее время эти нормативные положения утратили силу, многие организации пользуются это формой ввиду ее удобства и полнотой вносимых сведений.

Чаще всего стандартная форма

журнала регистрации имеет форму таблицы, в которую включают следующие графы:

1. дата, когда обучающее занятие было проведено;
2. разновидность занятия — вводный, первичный, повторный, внеплановый или целевой инструктаж;
3. ФИО сотрудника, прошедшего обучение;
4. дата рождения сотрудника;
5. должность и структурное подразделение, в котором числится обучавшийся работник;
6. данные об преподавателе, проводившем занятия — ФИО, должность;
7. дополнительные сведения о занятии. Например, если это внеплановый инструктаж, то можно указать его причины;
8. подпись сотрудника, проходившего обучение;
9. подпись сотрудника, проводившего обучение.

Конечно, данный перечень позиций, подлежащих заполнению, не является исчерпывающим и окончательным. Каждое предприятие может добавлять свои собственные графы. Например, если это необходимо, можно отдельной графой вносить номер изучаемой на занятии инструкции по охране труда. Если сотрудник, проходивший обучение, находится на стажировке, можно дать информацию об этом.

Нумерация журналов по охране труда

Оформление журнала регистрации инструктажа по технике безопасности

Рассмотрим теперь особенности оформления и ведения журнала учета инструктажей по технике безопасности.

Полное название компании и ее реквизиты указываются на титульном листе журнала. Кроме того, здесь нужно указать дату начала ведения журнала, а потом — дату окончания и общее количество страниц документа. На титульном листе также указывается срок хранения журнала и дату, когда этот срок заканчивается.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» определяет срок хранения журнала в 10 лет.

Нумерация страниц в журнале

Нумерация страниц в журнале преследует две цели:

1. Когда каждая страница имеет порядковый номер, возможность несанкционированного изъятия страниц исключается;
2. Нумерация позволяет облегчить учет общего количества страниц в журнал при добавлении этой информации на его титульную страницу.

Номера страниц проставляются черным карандашом, вверху страницы, справа. Использование чернил или карандашей других цветов не допускается.

Нумерацией страниц работа по оформлению документа не исчерпывается. После нумерации его необходимо прошнуровать, а шнуровку закрепить бумажной наклейкой на первой и последней странице.

Для обеспечения дополнительной сохранности наклеек на них ставят печать компании. Причем печать ставится следующим образом — часть ее должна быть проштампована на обложке самого журнала, а часть — на наклейке, которой закреплена шнуровка.

Важный момент — около оттиска печати делается запись, фиксирующая общее количество листов журнала , дата, когда журнал был оформлен, а также данные сотрудника, проводившего данные операции.

На заметку

В небольших организации заполнение и нумерация журнала производится руководителем фирмы. Если предприятие большое, то функция заполнения и нумерации данного документа передается специалисту по охране труда. Ответственным за журнал учета инструктажей по технике безопасности может быть также назначен другой сотрудник компании, которому вверены данные полномочия. Об этом руководство должно издать соответствующий приказ.

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Документы, подлежащие прошивке

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
• приказы личного и общего состава,
• а также штатное расписание.

Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
• авансовыми отчетами,
• накладными,
• счетами-фактурами,
• путевыми листами,
• кассовыми книгами,
• оборотными ведомостями,
• актами выполнения работ,
• а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

На сегодняшний день не существует единого стандарта , который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

В две дырки

Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

• Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).

• Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.

• Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.

На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.

На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

В четыре дырки

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

В пять дырок

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку.

Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской. Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

• С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
  Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.

• Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.

• Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.

• Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.

• Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.

Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Подшивка документов в архив или на проверку может выполняться намного проще, но для этого понадобится специальный переплетный станок и автонумератор. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях.

Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы. Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.

Кто может заверить прошитые документы

Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.

Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей). В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные.

Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.

• Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
• Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
• Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

На что стоит обратить внимание:

• прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
• отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
• граница от края листа составляет 1,5-2 см
• первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину Видео: Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Российская Федерация, Самара #7 31 марта 2011, 8:58 так где же все таки правильно нумеровать?если этот приказ утратил силу!! ато мне сейчас надо будет прошивать книгу учета ТК Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… NEU Российская Федерация, Пермский край #8 31 марта 2011, 9:01 Позвони в местный архив и уточни.Потому что это будет актуально тогда,когда доки будут сдаваться в архив,не раньше.

Внимание

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Даже если ты почти ангел, всегда найдется тот, кому не понравится шелест твоих крыльев…

limurka Российская Федерация, Бийск #9 31 марта 2011, 9:11 А по-моему париться вообще не стоит, можно в верхнем, можно в нижнем. Ни разу не слышала, чтобы у кого-нить на эту тему были проблемы.

Как прошивать журнал учета?

Для этого необходимо расположить их по группам

• Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
• Сшиваем
• Оформляем сопроводительную надпись.
• Готовим внутреннюю опись.
• Заверяем готовое дело

Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:

• упустить этап систематизации документов
• распределить документы без нумерации
• возможна подача документов без заверительной надписи

Прошитые документы заверяются Этап 1:

• Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
• Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.

Голосование:

Опись документов После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129. Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации? Есть ли разница в том, как нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации? В каком документе прописаны данные правила? Нормативных документов, которые бы устанавливали в деталях порядок нумерации, прошивки и заверения журналов, нет.
Единственное, что может устанавливаться нормативным документом, это то, что регистрационно-учетный журнал (книга) должен быть пронумерован, прошнурован, заверен печатью организации и подписью уполномоченного лица. Например, в постановлении Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (п.

Как пронумеровать страницы при печати?

Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

• Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
• Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.

  Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

• Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение.

Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Форум

Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

• иглы с нитью подходящей толщины
• документов, которые необходимо прошить
• шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
• печати организации
• клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

• Готовим бумаги для прошивки.

Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.Где купить журналы? Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу.

• Как сшить документы на уголок: схема
• ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок
• Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема
• Как прошить папку с 4 дырками: схема
• Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?
• ВИДЕО: Скрепление документов степлером
• Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
• ВИДЕО: Подшиваем отчет для налоговой
• Как сшить дело?
• ВИДЕО: Сшиваем дело
• Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец
• Как прошить папку с документами?
• ВИДЕО: Подшивка папки с документами
• Как прошить документы для архива
• ВИДЕО: Подшивка для архива
• ВИДЕО: Сдаем на хранение

Делопроизводство — сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов.

Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Важно

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы». Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не устанавливается.

Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала (книги), было указано, что пронумеровано – листы или страницы.

Правила сшивания транзакций

Сшивание — это процесс объединения частичных транзакций в полные транзакции. Иногда транзакции, которые должны быть объединены вместе, отображаются как частичные транзакции в окне

Анализировать транзакции

. Вы можете создавать правила для сшивания фреймов транзакций определенной строкой; например, GUID.

Вы идентифицируете строку и устанавливаете родительский и дочерний ключи. Только последний кадр в пути транзакции может быть установлен в качестве родительского ключа.В качестве дочернего ключа можно установить только корневой кадр транзакции.

Правила сшивания сохраняются в файле

rules.xml

и применяются к новым захваченным транзакциям.

Для транзакций с фреймами SQL только фреймы перед фреймом SQL могут быть установлены в качестве родительского ключа.

Для настройки родительских и дочерних ключей доступны следующие параметры:

• Использовать точную строку

  Эта опция использует эту строку для вышивания.Например, если вы хотите сшить транзакции по категориям.

• То же, что и родительский ключ

  Эта опция доступна только для установки дочернего ключа. Фрейм дочерней транзакции наследует информацию о родительском ключе.

• Использование встроенного регулярного выражения

  Эти параметры представляют собой предопределенные выражения, которые используются для определения того, как транзакции объединяются. Возможные варианты: IPv6, IPv4, GUID, адрес электронной почты и URL-адрес.

• Использование специального регулярного выражения

  Эта опция позволяет вам создать собственное выражение.

Создайте правила сшивки, чтобы собрать вместе фреймы транзакций, которые совместно используют определенную строку.

1. В окне

   Analyze Transaction

   в виде списка щелкните ссылку транзакции в столбце

   Name

   . Отобразится диалоговое окно сведений о транзакции.
2. Выберите вкладку XML и выделите строку, которая будет использоваться для сшивания других транзакций, и нажмите

   Установить родительский ключ

   . Откроется диалоговое окно

   Установить родительский ключ

   .Путь транзакций указывается в поле

   Path

   .
3. Выберите один из следующих вариантов:

   • Использовать точную строку

   • Использование встроенного регулярного выражения

   • Использование настраиваемого регулярного выражения

4. Перейдите к дочернему фрейму с помощью кнопок навигации и щелкните

   Установить детский ключ

   .
5. Выберите один из следующих вариантов:

   • Использовать точную строку

   • То же, что и родительский ключ

   • Использование встроенного регулярного выражения

   • Использование специального регулярного выражения

Один раз правила созданы, вы можете просматривать, удалять и группировать правила объединения полезных данных.Правила группирования вместе определяют, как два или более фрейма транзакций упорядочиваются в один путь транзакции. Этот упорядоченный путь транзакции представляет собой фактические операции, которые произошли в приложении.

На вкладке

Stitched Payloads

диалогового окна

Manage Frame Rules

правила перечислены по двум категориям: разгруппированные и сгруппированные. Новые правила по умолчанию перечислены в разгруппированной категории.

1. Щелкните

   Управление правилами фреймов

   в окне

   Анализ транзакций

   .Откроется диалоговое окно

   Manage Frame Rules

   .
2. Выберите вкладку

   Сшитые полезные нагрузки

   . Правила сшивания полезной нагрузки отображаются в списке.
3. Чтобы удалить правило, щелкните

   Удалить правило

   .
4. Чтобы сгруппировать правила, установите флажок правила и щелкните

   Group Payload Stitching Rules

   .
5. Чтобы переместить правило из группы, щелкните

   Удалить правило из группы

   .
6. Чтобы разгруппировать все правила в группе, щелкните

   Разгруппировать все элементы

   .

Добавление сшивки переходных отверстий и экранирования переходных отверстий на печатной плате в Altium Designer | Altium Designer 21 Руководство пользователя

Родительская страница: Завершение проектирования платы

Сшивание переходных отверстий — это техника, используемая для соединения вместе больших медных участков на разных слоях, в результате чего создается прочное вертикальное соединение через структуру платы, помогая поддерживать низкий импеданс и короткие возвратные петли. Сшивание переходных отверстий также можно использовать для связывания участков меди, которые в противном случае могли бы быть изолированы от их сети, к этой сети.

Экранирование через посредство имеет другую функцию. В радиочастотных конструкциях оно используется для уменьшения перекрестных помех и электромагнитных помех на маршруте, по которому проходит радиочастотный сигнал. Переходной экран, также известный как переходной забор или штакетный забор, создается путем размещения одного или нескольких рядов переходных отверстий вдоль пути прохождения сигнала. В Altium Designer это называется сквозным экранированием.

Altium Designer поддерживает как сшивание, так и экранирование. На изображении ниже выделены экранирующие переходные отверстия, переместите курсор на изображение, чтобы выделить стыковые переходные отверстия, которые были добавлены к этой плате.

Используйте команды Via Stitching и Via Shielding, чтобы сшить медь на разных слоях и добавить стену из экранирующих переходных отверстий рядом с траекторией маршрута (наведите указатель мыши на экранирующие переходные отверстия).

Давайте сначала рассмотрим сшивание переходных отверстий, а затем их экранирование.

Добавление переходных отверстий

Сшивание переходных отверстий выполняется как пост-процесс, заполняющий свободные области меди сшивающими переходными отверстиями. Для возможности сшивания переходных отверстий должны быть перекрывающиеся области меди, которые прикреплены к указанной цепи на разных слоях.Поддерживаемые области меди включают заливки, полигоны и плоскости мощности.

Выберите Tools »Via Stitching / Shielding» Add Stitching to Net command из меню, чтобы добавить стыковые переходные отверстия к определенной цепи. Откроется диалоговое окно Add Stitching to Net , в котором указаны параметры сшивания и Via Style . Используя выбранную цепь, алгоритм сшивания идентифицирует все заливки, полигоны и плоскости мощности, прикрепленные к этой цепи, и пытается соединить их через плату, используя указанные переходные отверстия и шаблон сшивания.

Алгоритм сшивания переходных отверстий обрабатывает многоугольники, заливки и плоскости следующим образом:

1. Полигоны и заливки, находящиеся в одной цепочке, сшиваются везде, где они перекрываются на разных слоях. Если есть многоугольники или заливки на других цепях, которые перекрываются в этой области (на другом слое), сшивание в этой области не применяется. Перекрывающиеся области плоскости на других сетях пропускаются.
2. Перекрывающиеся области плоскости на целевой цепи всегда сшиваются, независимо от наличия областей плоскости (на другом слое), прикрепленных к другим цепям.Правило 1, приведенное выше, применяется, если в одном регионе перекрываются многоугольники или заливки.

Настройка параметров строчки

Примечания к настройкам диалогового окна Add Stitching to Net :

• Выберите Net для использования в первую очередь для сшивания, поскольку это влияет на поведение других опций, таких как нажатие кнопки «Загрузить значения из правила трассировки через правило стиля ». Выпадающий список Net находится в нижней части диалогового окна посередине.
• Сетка — это расстояние между центрами соседних стыковых переходных отверстий, применимое в направлениях X и Y. Соединительные переходные отверстия не будут размещены в нарушение действующих правил проектирования, если потенциальный переход через сайт приведет к нарушению, этот сайт будет пропущен.
• Если включена опция Stagger alternate rows , альтернативные строки стыковочных переходов смещены на половину значения Grid .
• Параметры Same Net Clearance Опции управляют зазором между сшиванием переходных отверстий и переходных отверстий и контактных площадок в одной цепи.Существует два способа управления зазором между объектами одной цепи: либо используется применимое правило расчета зазора, либо используется Зазор переходных отверстий / контактных площадок по умолчанию , указанный в диалоговом окне. Если применимое правило существует, то используется более жесткая из этих двух настроек. Используйте кнопку Создать новое правило зазора , чтобы добавить новое правило проектирования зазора в диалоговое окно правил на основе настроек, которые вы ввели в поле Зазор переходного отверстия / контактной площадки по умолчанию .
• Сшивание Via Style может быть настроено вручную, или его можно выбрать из тех, которые доступны в раскрывающемся списке Template , или его можно импортировать из применимого правила проектирования Routing Via Style, щелкнув Load values ​​from Routing Via Style Правило кнопка.При нажатии на эту кнопку загружаются настройки правила Preferred .

Каждый набор сшивающих переходных отверстий добавляется к объединению, установите для панели PCB режим Unions , чтобы найти и исследовать переходные отверстия, включенные в набор сшивок переходных отверстий.

Набор для сшивания можно удалить, запустив команду Tools »Via Stitching» Remove Via Stitching Group , затем щелкнув любое переходное отверстие в этом наборе.

Ограничение сшивания переходных отверстий областью

Помимо покрытия всей платы, стыковые переходы могут быть ограничены определенной пользователем областью.Когда сшивание находится в пределах определенной пользователем области, эту область переходных отверстий можно интерактивно перемещать и изменять размер, если это необходимо.

Включите параметр «Ограничить область», чтобы ограничить сшивание переходных отверстий определенной пользователем областью.

Чтобы ограничить сшивание определенной областью, включите флажок Ограничить область в диалоговом окне Добавить сшивание к сети , как показано выше. Как только вы включите эту опцию, диалоговое окно закроется, а курсор изменится на перекрестие, готовое к определению области — обратите внимание на строку состояния, в ней появится запрос Выберите первую точку области .

Процесс определения области стыка переходных отверстий такой же, как и определение твердой области или многоугольника, вы:

• щелкните, чтобы определить серию вершин (углов),
• щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выйти из режима размещения и автоматически закрыть и заполнить область.

Во время размещения доступны несколько различных угловых режимов:

• Нажмите Shift + пробел , чтобы переключаться между режимами углов (вы можете найти режим прямого угла наиболее подходящим),
• Нажмите Пробел для переключения направления угла,
• Нажимайте ярлык 1 для переключения между размещением 1 или 2 кромок при каждом щелчке.

Нажмите Shift + пробел для переключения режимов углов, Пробел для переключения направления угла, 1 для переключения между размещением 1 кромки или 2 при каждом щелчке.

Как только область определена, вы вернетесь к диалоговому окну Add Stitching to Net , где вы сможете настроить остальные параметры. Нажмите OK , когда это будет завершено, Altium Designer проанализирует область, определит потенциальные переходы и разместит стыковые переходные отверстия.

Изменение пользовательской области сшивания

Набор переходных отверстий в каждой уникальной области сшивки переходных отверстий сгруппирован в объединение (набор объектов, которые редактор печатных плат распознает как единую группу). Можно перемещать весь союз, а также изменять размер области.

Для изменения с помощью вышивки, которая ограничена областью:

Перетащите окно выбора, чтобы выбрать область сшивания, затем переместите или измените размер, поместив мышь, чтобы получить правильный курсор.

Добавление экранирующих переходных отверстий в сеть

Чтобы поместить защитный экран вокруг разводимой цепи, выберите в меню команду Tools »Via Stitching / Shielding» Add Shielding to Net .Появится диалоговое окно Add Shielding to Net , настройте параметры экранирования и Via Style , как требуется. Переходные отверстия будут размещены по обеим сторонам выбранной цепи, везде, где возможно разместить переходное отверстие, соответствующее применимым правилам проектирования.

Настройка параметров экранирования

Примечания к диалоговому окну Add Shielding to Net и использованию экранирующих переходных отверстий:

• Выберите Net для экранирования в первую очередь, поскольку это влияет на поведение других опций, таких как нажатие кнопки Load values ​​from Routing Via Style Rule .
• Если вы не хотите экранировать всю цепь, сначала выберите требуемые сегменты дорожки, запустите команду Add Shielding to Net , затем включите опцию Selected Objects .
• Чтобы экранировать дифференциальную пару, добавьте экранирование к каждой цепи в паре.
• Используйте опцию Добавить экранирующую медь , чтобы добавить многоугольник, закрывающий экранирующие переходные отверстия, включите опцию Добавить вырез , чтобы обрезать многоугольник, чтобы просто закрыть переходные отверстия.Прочтите тему «Включение экранирующей меди при сшивании» ниже, чтобы узнать больше об этих вариантах.
• Экранирование Via Style можно настроить вручную, или его можно выбрать из тех, которые доступны в раскрывающемся списке Template , или его можно импортировать из применимого правила проектирования Routing Via Style, щелкнув значения нагрузки из Routing Via Style Правило кнопка. При нажатии на эту кнопку загружаются настройки правила Preferred .
• Размер и расположение экранирующих переходных отверстий не являются точной наукой, но есть рекомендации, которые были установлены на основе эмпирических испытаний.
  • Как отмечалось в дискуссионном форуме ⁽⁵⁾ , упомянутом ниже, для печатной платы со встроенной антенной «расстояние между переходными отверстиями должно быть не более 1/4 вашей резонансной длины волны».
  • Обсуждение на форуме также ссылается на техническую заметку ⁽⁶⁾ , в которой говорится, что «общее практическое правило — располагать стыковые переходные отверстия не дальше, чем λ / 10, а предпочтительно так часто, как λ / 20».

М.К. Армстронг в своей статье под названием «Методы проектирования печатных плат для обеспечения минимальных затрат на соответствие требованиям ЭМС. Часть 1» ⁽⁷⁾ рекомендует:

Строчка

дюймов с длиной шва не более λ / 20, длина шлейфа не превышает этой.На самом деле это очень хорошее правило для наложения любой заливки грунтом на плоскость заземления в многослойном дизайне. λ — длина волны наивысшей значимой частоты для проекта (предположим, что частота составляет 1 ГГц, если не известно), где:

f = C / λ

NB: C (скорость света) будет прибл. 60% скорости распространения электромагнитного излучения в свободном пространстве через диэлектрическую плату FR4 ».

Включая экранирующую медь со строчкой

Помимо экранирования переходных отверстий вдоль каждой стороны разводки, вы также можете добавить экранирующую медь, как показано на изображении ниже.Для этого включите опцию Добавить экранирующую медь . Этот медный элемент создается в виде многоугольника, поэтому он подчиняется применимым правилам проектирования стиля зазора и стиля соединения многоугольников.

Параметр Добавить экранирующую медь добавляет многоугольник, закрывающий экранирующие переходные отверстия. Край многоугольника, находящийся вдали от экранированной сети, будет касаться края переходных отверстий. Край многоугольника, примыкающий к экранированной сети, будет отодвинут от сети в соответствии с применимым правилом проектирования зазора.Если также включена опция Добавить вырез , многоугольник вместо этого будет отодвинут от экранированной сети с помощью параметра Distance в диалоговом окне Add Shielding to Net . Наведите курсор на изображение ниже, чтобы увидеть разницу.

Экранируя переходные отверстия вокруг цепи с включенной опцией выреза зазора, переместите курсор на изображение, чтобы отключить опцию выреза зазора.

Стиль соединения между экранирующими переходными отверстиями и экранирующей медью (многоугольник) можно контролировать, включив правило проектирования Polygon Connect Style, нацеленное на экранирующие переходные отверстия и многоугольник.Используйте ключевое слово запроса InViaShielding, чтобы охватить это правило проектирования, чтобы оно было нацелено на эти переходные отверстия и этот полигон.

Определение переходных отверстий, являющихся частью сшивающего или экранирующего массива

Каждое переходное отверстие в сшивающем или экранирующем массиве идентифицируется добавлением строки к имени цепи, например [VS1], как показано на изображении ниже, где:

• VS — V ia S стыковка, и числовое значение идентифицирует это переходное отверстие как принадлежащее к тому же объединению переходных отверстий, что и другие переходные отверстия с тем же идентификатором.
• VSH — V ia SH ielding, и числовое значение идентифицирует это переходное отверстие как принадлежащее к тому же переходному соединению, что и другие переходные отверстия с тем же идентификатором.

Переходные отверстия, принадлежащие массиву, имеют дополнительную строку, например [VS1] для [Via Shielding group 1],
и [VSh5] для [Via Shielding group 4], добавленную к их сетевому имени.

Выбор или редактирование строчки или экранирования переходных отверстий

Чтобы упростить процесс работы с массивом сшивающих / экранирующих переходных отверстий, оба типа автоматически объединяются в группу.

Выбор с помощью панели PCB

Чтобы выбрать массив, переключите панель PCB в режим Unions и выберите требуемый переходник Via Stitching или Via Shielding . Все переходные отверстия, которые являются частью этого массива, будут выбраны, если на панели установлен флажок Select (как показано на изображении ниже). Либо дважды щелкните любое переходное отверстие в массиве, чтобы открыть панель Properties и отредактировать массив.

Используйте панель PCB в режиме Unions для выбора всех переходных отверстий в сшивающем или экранирующем массиве.На этом изображении выбраны все четыре сквозных экранирующих штуцера.

Интерактивный выбор

Поведение при выборе:

• Можно выбрать и удалить отдельные переходные отверстия для сшивания / экранирования.
• Если опция Popup Selection Dialog включена (PCB Editor — страница General диалогового окна Preferences ), щелчок по отдельному переходному отверстию, принадлежащему объединению, отобразит список, включающий объединение, как показано на изображении выше .Когда союз выбран, его можно удалить.
• Если диалоговое окно Popup Selection не включено, то щелчок по отдельному переходу, принадлежащему объединению, будет вести себя следующим образом:
  • Первый щелчок выберет индивидуальное переходное отверстие.
  • При втором и последующих щелчках будет выбран следующий объект в порядке выбора, используемом при наличии перекрывающихся объектов: например, компонент, многоугольник, через объединение (если эти объекты находятся под курсором).
  • В качестве альтернативы, после того, как первый щелчок выберет отдельное переходное отверстие, нажмите сочетание клавиш Shift + Tab , чтобы вызвать команду «Выбрать перекрытие». Продолжайте нажимать Shift + Tab , чтобы перебирать перекрывающиеся объекты, выбирая каждый по очереди.
• Объединение сшивки, которое ограничено областью, можно выбрать, перетащив окно выбора внутри любого переходного отверстия в объединении (перетащите слева направо), как показано на анимации в разделе «Изменение определяемой пользователем области сшивания переходов». раздел этой страницы.

Редактирование строчки или экранирования переходных отверстий

Свойства сшивания или экранирования переходных отверстий можно редактировать после того, как они были выбраны, в режимах сшивания переходных отверстий или экранировании переходных отверстий на панели Свойства .

Пример редактирования экранирования переходного отверстия.

Как только какое-либо свойство было отредактировано на панели, в нижней части панели появятся сообщение Changes pending и кнопки — используйте соответствующую кнопку, чтобы завершить действие редактирования.

Обновление многоугольников после редактирования соединения сшивки / экранирования

После завершения стыковки вам потребуется повторно залить многоугольники, если применимое правило проектирования «Стиль соединения многоугольников» определяет стиль соединения рельефного соединения. Это можно сделать с помощью команд в подменю Tools »Polygon Pours .

Дополнительная литература

1. Для получения информации обо всех аспектах проектирования печатных плат посетите веб-сайт Printed Circuit Design и Fab Magazine.Сайт является отличным ресурсом для технических тем, таких как роль «перегородки» (используйте кавычки, чтобы улучшить качество результатов поиска).
2. Статья в Википедии, Via Fence
3. Исследования соединения переходных отверстий на многослойных печатных платах
4. Документ, который знакомит с основными принципами распространения электромагнитных волн в структуре печатной платы — передовой опыт проектирования печатных плат
5. Дискуссионный форум, где вопрос Через заглушки для шумоподавления чип-антенны? спросили
6. Методы проектирования печатных плат для обеспечения минимальных затрат на соответствие требованиям ЭМС: часть 1 ’M K Armstrong.Electronics & Communications Engineering Journal Vol 11 № 4. IEE, август 1999.

Переплет внакидку | PrintingCenterUSA

Что такое переплет внакидку?

Сшивание внакидку — это когда отдельные листы бумаги печатаются с обеих сторон, сортируются в порядке номеров страниц, складываются пополам, а затем сшиваются через сшиватель с помощью брошюровщика. Переплет внакидку — один из наиболее распространенных методов переплета при изготовлении буклетов.

Переплет внакидку — идеальный и экономичный выбор для буклетов с меньшим количеством страниц.Мы также рекомендуем брошюровку для публикаций объемом менее 92 страниц. Если количество страниц превышает 92, мы рекомендуем печать буклетов с идеальным переплетом. Буклеты для прошивки внакидку хороши тем, что они лежат ровно и остаются открытыми, когда вы листаете страницы, что облегчает чтение. Сшивание внакидку — наш самый популярный тип переплета, который обеспечивает самое быстрое время выполнения работ и самые доступные и экономичные цены.

Instant Saddle Stitch Цена: Узнать больше
Instant Perfect Bound Цена: Узнать больше

Сколько страниц нужно для переплета внакидку?

Переплет внакидку требует, чтобы любая публикация имела минимум восемь страниц, четыре страницы на разворот и до 92 страниц в целом.Документы со сшиванием внакидку должны составлять страницы, кратные 4 страницам (8, 12, 16 и т. Д.), Потому что они печатаются на листах, сложенных пополам.

См. Ниже более подробное объяснение того, как листы становятся страницами.

Как вы пронумеруете свои страницы, зависит от окончательного количества страниц. Например, в 8-страничном буклете передняя обложка считается страницей 1, а обратная сторона этой страницы — страницей 2 (внутри передней обложки). Внутренние страницы будут продолжаться в порядке, показанном на диаграмме ниже, как 3, 4, 5, 6 и так далее.Последние 2 страницы будут вашей внутренней задней обложкой (страница 7) и задней обложкой (страница 8). Вы можете узнать расценки на буклет для брошюровки внакидку, посетив наш веб-сайт.

Связанная статья: Печать внакидку для книг, календарей, каталогов и журналов

Счетчик бумаги в буклете для брошюровки

Как упоминалось выше, метод брошюровки требует, чтобы буклет был распечатан на больших листах бумаги, а затем сложен пополам.Каждый лист бумаги будет содержать 4 страницы буклета.

Если вы печатаете книгу для брошюровки 8,5 x 11 дюймов, ее страницы и обложка будут сделаны из листов 17 x 11 дюймов, сложенных пополам до размера 8,5 x 11 дюймов.

Во-первых, давайте начнем с одного листа бумаги. У него 2 стороны — лицевая и обратная. Когда лист сложится пополам, у него будет 4 стороны (или 4 страницы). Количество листов будет зависеть от окончательного количества страниц буклета.

Обычно буклетом считается любое количество страниц, равное 48 или меньше, а любое задание, превышающее 48 страниц (с максимальным размером 92), считается книгой.Если ваша публикация превышает 92 страницы, рассмотрите другие доступные варианты переплета! Наш самый популярный тип переплета для больших страниц — это идеальный переплет (28 страниц — 2 дюйма толщиной).

Руководство по сшиванию изображений с помощью Micro-Manager и ImageJ

Сшивание полученных изображений в FIJI

Используя FIJI (если вы используете ImageJ, вам, вероятно, потребуется загрузить плагин для этого), перейдите в «Плагины -> Сшивание -> Сшивание сетки / коллекции».

В окне вышивания сетки / коллекции выберите «Тип -> Имя файла, определенное положение».Файлы, созданные Micro-Manager, имеют особую настройку, которая показывает позиции x, y и z при их захвате.

Нажмите «ОК».

Рисунок 10: Окно сшивания сетки / коллекции.

В следующем окне введите «размер сетки x» и «размер сетки y». «Плитка перекрытия» обычно составляет 20%, но вам может потребоваться изменить некоторые числа, чтобы получить желаемое изображение.

Измените «Индекс первого файла x» и «Индекс первого файла y» на 0. Затем выберите каталог, в котором вы сохранили файлы.

«Имена файлов для плиток» должны содержать общее имя для файлов, которые вы создали. Если вы ничего не меняли в Tile Creator, имена файлов должны быть в следующем формате: img_n_MMStack_n-Pos_ {xxx} _ {yyy} .ome.tif .

Некоторые пояснения:

Часть «img» соответствует имени, которое вы использовали для Micro-Manager (в нашем случае, Test), «n» — это номер группы изображений (начиная с 1).

Чтобы определить позицию в x и y, вам нужно заключить в фигурные скобки — {} — какая из них — x, а какая — y.Это будут итерации, которые плагин будет выполнять для создания сшитого изображения, начиная с 000. Итак, в нашем примере это будет Test_1_MMStack_1-Pos_ {xxx} _ {yyy} .ome.tif.

Рисунок 11: Окно вышивки сетки со всеми параметрами.

Когда вы нажимаете «OK», создается журнал (который может указывать, где произошли ошибки), а также регистр конфигурации плитки и объединенное изображение (рисунок 12).

Рисунок 12: Файл журнала. Почти готово!

Обратите внимание: иногда результатом будет только первое изображение, которое вы скопировали снова и снова в каждую позицию на сетке.Этого можно избежать, переименовав файлы изображений и удалив только последнюю часть файла .ome. Похоже, это может вызвать некоторую путаницу с плагином сшивания.

Также важно убедиться, что вы должны указать расширения имени файла. В противном случае плагин не найдет файлы.

10 часто задаваемых вопросов о методе переплета внакидку

1) Почему это называется сшиванием внакидку?

Сшивание внакидку может показаться странным названием для процесса переплета книг, при котором скобы продвигаются сквозь листы бумаги, но в полиграфической промышленности сшивание обычно называют сшиванием.Кроме того, в процессе сшивания / сшивания разобранные листы накидываются на устройство типа «Седло»… отсюда и название «Сшивание внакидку».

2) Как устроена книга, прошитая внакидку?

Чтобы проиллюстрировать процесс создания, давайте в качестве примера воспользуемся брошюрой со сшиванием внакидку с готовым размером 8,5 x 11 дюймов. Страницы и обложка этого буклета должны быть сделаны из листов размером 11 x 17 дюймов, которые сложены пополам до 8,5 x 11 дюймов. Сложенные листы будут вложены один в другой, а затем сшиты вместе вдоль сложенного сгиба.Эта сложенная складка образует корешок книги. Каждый лист размером 11 x 17 дюймов, сложенный пополам, дает четыре страницы книги.

После того, как страницы размером 11 x 17 дюймов и обложка напечатаны, частично сложены и сложены вместе, они соединяются скобами. Затем страницы и обложка сгибаются плотнее, чтобы книга сжалась. На последнем этапе открытые края обрезаются по мере необходимости, чтобы страницы оставались однородными и аккуратными.

В большинстве случаев обложка книги, сшитой внакидку, создается из другой бумаги, чем внутренние страницы.Обложка часто более тяжелая, глянцевая или имеет другую текстуру, чем внутренние страницы. Иногда обложка книги сделана из той же бумаги, что и страницы. В этом случае книга упоминается как книга с самообложкой.

3) Какое минимальное количество страниц можно сшить внакидку?

По своей природе сшивание внакидку требует, чтобы количество страниц книги было кратным четырем. Это означает, что минимальный размер книги — это 8-страничная книга с самообложкой или 4-страничная + обложка… обе страницы созданы из двух сложенных листов, вложенных вместе.

4) Какое максимальное количество страниц можно сшить внакидку?

Страницы и обложка буклета со сшиванием внакидку сшиваются вместе перед сшиванием и обрезкой

Максимальное количество страниц во многом зависит от толщины бумаги, используемой для создания книги. Это потому, что скобы могут вместить только определенное количество листов заданной толщины. Слишком большой объем — и книга для вышивания внакидкой не будет лежать ровно… она будет склонна «пружинно открываться».»Это особенно актуально для книг небольшого физического размера.

Как правило, из 64 страниц или меньше получается хороший плоский буклет. Если бумага, используемая для страниц, очень тонкая, буклеты со сшиванием внакидку могут быть сделаны из 100 страниц или около того. Как только количество страниц в буклете превысит предел, допускаемый методом брошюровки внакидку, рекомендуется использовать методы Perfect Binding и Coil Binding.

5) Может ли книга, прошитая внакидку, иметь печать на корешке?

№Корешок традиционной книги, сшитой внакидку, не может быть напечатан, потому что это не плоская поверхность.

6) Сколько проволочных скоб используется для переплета внакидку?

В 99% случаев для фиксации обложки и страниц используются две скобы. Для очень больших книг может потребоваться больше скоб вдоль корешка. Очень маленькие книги, например, с длиной корешка около 2 дюймов или меньше, часто изготавливаются с использованием всего одной скобы.

7) Можно ли использовать сшивание внакидку для книг очень маленьких или очень больших размеров?

Сшивание внакидку хорошо работает практически с книгами всех размеров, включая мини-книги и негабаритные книги.Метод переплетения внакидку также хорошо работает с любой ориентацией книги… книжной, альбомной или квадратной.

8) Сшивание внакидку — самый дешевый метод переплета книг?

Да. Сшивание внакидку — наименее затратный метод создания книг и других переплетенных документов. Несмотря на низкую стоимость и относительную простоту, метод переплетения внакидку позволяет получить документ очень профессионального вида.

9) Какие типы книг можно сшивать внакидку?

К книгам, которые обычно сшивают внакидку, относятся каталоги, руководства, буклеты, программы, каталоги, многостраничные брошюры, прайс-листы и списки запчастей, информационные бюллетени, комиксы, книжки-раскраски, журналы, настенные календари и почтовые рассылки.

10) Каковы основные преимущества метода переплетения внакидку?

• Самый дешевый способ переплета.
• Время возврата обычно довольно быстрое.
• Может использоваться как для коротких, так и для больших серий.
• Этот метод очень хорошо работает для меньшего количества страниц.
• Позволяет изготавливать книги самых разных размеров — маленькие, как карманный справочник, или большие, как дорожный атлас.
• В книгах можно сделать перфорацию вдоль корешка для вставки в переплет с кольцами.
• Относительно простой в дизайне и позволяет размещать иллюстрации или изображения на двух соседних страницах (перекрестные изображения).
• Добавляет минимальный объем или вес при печати, поэтому особенно хорош для частей, которые будут отправлены по почте.

Если у вас есть какие-либо вопросы о сшивании внакидку, а также другие вопросы по переплету или печати книг, просто позвоните в службу Formax по телефону 866-367-6221 . Или, если вы уже знаете свои спецификации и хотели бы получить расценки на предстоящий проект, щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашей простой форме запроса расценок.Мы печатаем книги более 30 лет и надеемся помочь вам в следующем книжном проекте!

Береги себя! Кейт

Это совет из руководства по шитью певицы 1949 года?

Наше современное отношение к гендерным вопросам иногда бывает любопытно парадоксальным. Мы знаем, что в недалеком прошлом наша культура включала в себя некоторые довольно жесткие определения надлежащих ролей мужчин и женщин, которые мы теперь уничижительно презираем как «сексистские» — включая ожидание, что женщины должны быть неизменно счастливыми и трудолюбивыми хранителями своего дома. мужья и дети — тем не менее, когда мы сталкиваемся с осязаемым выражением этих отвергнутых сейчас взглядов из нашего прошлого, мы часто скептически отвергаем их как слишком нелепые, чтобы быть реальными.

Так обстоит дело с популярным онлайн-изданием, говорится в отрывке из руководства по шитью 1949 года, опубликованного Singer, ведущим производителем швейных машин:

Этот текст содержит некоторые практические советы по шитью среди инструкций для женщин (поскольку шитье — исключительно женская работа) никогда не приближаться к задаче, если их жизненно важные домашние дела не были выполнены в первую очередь (поскольку домашние дела являются исключительной прерогативой и обязанностью женщин), и убедиться, что они должным образом ухожены и одеты, прежде чем приступить к работе по шитью (даже если они находятся в доме одни), чтобы муж или посетитель неожиданно не зашел и не обнаружил, что они «аккуратно собраны» (поскольку женщины обязаны предъявить физически привлекательный внешний вид во все времена).

Женщина, которая не прислушивается к этим инструкциям, рискует «не получить от своего шитья должного удовольствия».

«Но подождите, даже на пороге 1950-х годов мы не могли быть такими сексистскими, не так ли? Никто бы никогда не напечатал подобное в книге — должно быть, это шутка, издевательство над сексизмом, которое сильно преувеличивает прежнее отношение к гендерным ролям ». Даже сегодня есть люди, которые думают в этом направлении, о чем свидетельствует следующий комментарий, предложенный в ответ на публикацию этого элемента:

Я тоже видел это [изображение] раньше и серьезно в этом сомневаюсь.У меня есть старая швейная машина певца, я шил довольно давно, и их «совет», как правило, звучит примерно так: «Купите масло Singer для своей машины Singer», «Купите запчасти Singer, чтобы отремонтировать вашу машину Singer» и «Теперь, когда вы купили машину Singer, не переставайте заходить в свой магазин Singer, чтобы купить больше наших продуктов!». Остальная часть мануала — ну, мануал. В нем рассказывается, как работать с машиной, но не дается полезных советов по моде.

Смитсоновский институт имеет много старых руководств [на своем сайте] — они предназначены для таких людей, как я, у которых есть старая модель и которые хотят узнать, как с ней работать.Вы можете просмотреть их, но вы не найдете советов по моде.

Тем не менее, рассматриваемый текст на самом деле был напечатан в издании Singer Sewing Book , написанном Мэри Брукс Пикен (плодовитый автор книг по рукоделию, шитью и текстильному искусству) и опубликованном Singer Sewing Machine Company в 1949. Отрывок, из которого был взят текст, гласил:

Никогда не подходите к шитью со вздохом или вялым отношением. Добиться хороших результатов сложно, когда преобладает безразличие.Никогда не пытайтесь шить, когда раковина забита посудой или постель не заправлена. Когда есть срочные домашние дела, сделайте их в первую очередь, чтобы ваш ум мог свободно наслаждаться шитьем.

Когда будете шить, сделайте себя максимально привлекательным. Пройдите косметический ритуал порядка. Наденьте чистое платье. Следите за тем, чтобы руки были чистыми, а ногти гладкими — в этом помогут пилочка и пемза. Всегда избегайте заусенцев. Держите небольшой мешочек с французским мелом возле швейной машины, чтобы вы могли брать его и через определенные промежутки времени вытирать пыль с пальцев.Это не только впитывает влагу на пальцах, но и помогает поддерживать чистоту на работе. Приведите волосы в порядок, аккуратно нанесите силу и помаду. Привлекательный внешний вид — очень важная часть шитья, потому что, если вы делаете что-то для себя, вы будете примерять это через определенные промежутки времени перед зеркалом, и вы можете надеяться на лучшие результаты, когда будете выглядеть наилучшим образом. Если вы постоянно боитесь, что к вам зайдет посетитель или ваш муж придет домой, и вы не будете выглядеть аккуратно сложенным, вам не понравится шитье, как следует.

Вот изображение обложки этой книги:

А вот снимок страницы с печально известным отрывком:

Знайте, когда использовать идеальное переплетение по сравнению с прошивкой внакидку

Сабин Ленц

Что-то было совершенно по-другому. Я не мог понять это. Размер журнала? Неа. Может количество страниц? Nein. Бумага? Что-то было другое, но…

Затем меня осенило: последний выпуск журнала Fine Arts, журнала для музеев изящных искусств Сан-Франциско, был как-то более объемным примерно посередине и не выглядел так утонченно, как раньше.

Разница: после многих лет выпуска изданий в идеальном переплете, достойных журнального столика, я получил прошитый седлом выпуск — дешевая имитация его старого образца.

Есть вполне веские причины, по которым музеи перешли на шитье внакидку. Во-первых, это дешевле; а во-вторых… дешевле

Обратной стороной является то, что он также выглядит как часть и на 48 страницах демонстрирует явную тенденцию не лежать полностью плоско в закрытом состоянии — иногда это называют «дугой» посередине.Думайте о поклоне как о любовных ручках 😉

Как узнать, когда…
Даже если это может выглядеть так, как будто брошюра или каталог состоит из стопки отдельных страниц, обычно несколько страниц печатаются на листе гораздо большего размера — подписи, — которая при сложении падает вниз. закажите и станьте частью вашего каталога или брошюры.

Часто метод привязки определяется количеством страниц. Вы часто слышите эмпирические правила «до 48 всегда прошивать» и «более 96 безупречного переплета».

Но какое правило применяется к каталогам и буклетам, размер которых составляет от 48 до 96 страниц? Всегда ли применяется эмпирическое правило?

СЕДЛО

СШИВАНИЕ В СЕДЛО — Сшивание внакидку — это просто термин принтера для сшивания. 😉 Отпечатанные, сложенные формы открываются в их центрах (половина страниц с одной стороны и половина с другой стороны), а затем собираются или складываются вместе — каждая форма падает поверх следующей в правильном порядке при движении по цепочке.

К тому времени, когда собранные подписи достигают конца этой движущейся конвейерной линии, они сшиваются проволокой (скрепляются скобами), когда они лежат на поверхности чего-то похожего на металлическое седло.Последний шаг — обрезать лишнюю бумагу по трем сторонам (верхней, лицевой и нижней), оставляя готовый размер.

Рабочая лошадка техники переплета
Сшивание внакидку — это самый простой, недорогой и общепринятый вид переплета для периодических изданий, буклетов, каталогов и т. Д. Страницы печатаются, прошиваются внакидку, а затем обрезаются по размеру.

Начиная с восьми страниц, эта форма переплета подходит для брошюр, сделанных из листов одинаковой плотности внутри и снаружи (внутренние обложки), а также брошюр с более толстой обложкой и более тонкими внутренними страницами текста (плюс обложка).

Это подкрадывающееся чувство, что что-то не так
Если вы внимательно посмотрите на брошюру с таким переплетом, вы заметите что-то очень отчетливое.

«При сшивании внакидку внутренние страницы книги немного уже, чем внешние», — объясняет Стюарт Слейтер, директор по развитию бизнеса Contemporary Graphics.

Представьте, что вы сшиваете журнал внакидку, который состоит из 48 страниц, причем ширина страниц составляет 8,5 дюймов слева направо (или переплетенный край к противоположному краю без переплета).После того, как подписи для переплета будут вложены одна в другую, самые центральные страницы, 24 и 25 в этом примере, будут максимально выступать за лицевую и заднюю обложки. Это «сползание» происходит из-за того, что большая часть бумаги вдоль сшиваемого края сгиба занимает место и «выталкивает» внутренние страницы. Чем тяжелее бумага и чем больше количество страниц, тем сильнее эффект.

Когда переплетная мастерская идет на окончательную обрезку, все страницы должны быть выровнены по лицевой стороне (лицевая сторона — это открытый передний край сшитого фрагмента).Это означает, что страницы 24 и 25 в конечном итоге будут уже, чем окончательный размер обрезки 8,5. Насколько уже, опять же, зависит от веса бумаги и количества страниц, которые нужно сшить внакидку.

«Это особенно сложно, когда в дизайне есть плотные совпадающие границы, страницы, которые растекаются по корешку или выходят за край. (Представьте себе номера страниц, предназначенные для отображения рядом с краем обрезки лица.) Многие дизайнеры не знают об этом и не допускают сползания, — объясняет Слейтер.

Чтобы избежать некоторых из этих ошибок сшивания, принтер может рассчитать корректировку, которую необходимо внести при создании файлов, или предложить предложения по корректировке элементов дизайна.

Преимущества брошюровки
— Наименее дорогостоящий из всех вариантов переплета
— Быстрый
— Широко доступен, так как большинство принтеров выполняет прошивку внакидку
— Лежит относительно ровно
— Возможны специальные складки и развороты
— Можно использовать самостоятельно -крышка или отдельная крышка

Ограничения прошивки внакидку
— Долговечность.Проволочная строчка сказывается на бумаге и не рекомендуется для деталей, предназначенных для интенсивного использования.
— Ограниченное количество вариантов бумаги в произведении. Например, если вы сшиваете две 16-страничные формы вместе, чтобы создать 32-страничную брошюру с самообложкой, и вы хотите, чтобы страницы 3 и 4 были красной бумагой, то страницы с 1 по 8 и с 25 по 32 также будут красной бумагой. . (Конечно, есть и другие способы настройки этой 32-страничной брошюры, но идея здесь в том, что то, что происходит на лицевой стороне этой формы, также влияет на ее оборотную сторону.)
— Корешок без печати
— Ограничения по толщине. Для документов толщиной от 0,125 до 0,25 дюйма может потребоваться другая техника переплета.
— Может потребоваться специальная корректировка дизайна для предотвращения сползания, особенно малых форматов с большим количеством страниц

ИДЕАЛЬНЫЙ переплет

ИДЕАЛЬНЫЙ переплет — Идеальный переплет обычно используется для каталогов, каталогов и книг в мягкой обложке с большим количеством страниц. Страницы склеиваются по корешку с помощью прочного и гибкого клея. Обложка оборачивается вокруг склеенных страниц, а затем брошюра или каталог обрезаются до конечного размера.

Нигде не прошивать.

Цена за воспринимаемую ценность
Несомненно, готовое изделие эстетически более приятно. И поскольку этот процесс дает вам реальный корешок, вы можете использовать это дополнительное пространство дизайна для печати.

Но за этот более изысканный вид приходится платить.

«Никогда не забывайте, что каждое изделие, которое мы печатаем, делается на заказ», — отмечает Слейтер. «В каждом проекте так много переменных, что трудно назвать точную цену.”

Но мы пытаемся дать вам представление о том, чего ожидать от этого более ценного внешнего вида. В среднем вы можете ожидать увеличения стоимости печати на 10-15%.

Возможно, это не такая уж большая проблема для небольших тиражей, но когда мы говорим о многих тысячах штук, это может стать непомерно высоким.

Преимущества Perfect Binding
— Общий вид и привлекательность
— Корешок для печати
— Долговечность
— Возможность творчески чередовать страницы.Используйте бумагу разной плотности, цвета и отделки практически в любом месте.

Ограничения идеального скрепления
— Не ложится ровно. Вы теряете дизайнерское пространство в области желоба.
Не рекомендуется для приложений, в которых важно чтение без помощи рук.
(например, кулинарные книги или инструкции по эксплуатации)
— Рекомендуемая толщина:
Минимум: 0,125 дюйма (если напечатан корешок) или 0,0625 дюйма, если корешок не напечатан.
Максимум: 2,25 дюйма
— Срок выполнения. Несмотря на то, что оба процесса связывания выполняются автоматически, выделите дополнительный день для идеального связывания.

Есть два процесса переплета, которые «имитируют» идеальный переплет и могут пригодиться для небольших тиражей или когда для вас важно пространство между желобами: плоская укладка и боковая строчка.

Когда выбирать каждый метод
«Если у вас есть разные альтернативы, лучше всего обратиться к поставщику печатной продукции и позволить ему вычислить цифры», — рекомендует Слейтер. «Сегодня хорошие поставщики печатной продукции являются партнерами своих дизайнеров. И действительно, это все, что нужно для совместной работы над решением потенциальных проблем или препятствий.”

Вы можете быть поражены идеями, которые могут возникнуть.

Что касается моего журнала Fine Arts с 48 страницами, он находился в промежуточной категории и начал отказываться. Идеальное переплетение определенно было бы подходящим вариантом.

Загрузите нашу БЕСПЛАТНУЮ шпаргалку по переплету, которая быстро покажет вам все варианты переплета, включая количество страниц и относительную стоимость!

.