Правила ведения документооборота в организации: Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2021

Содержание

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

19 Основные правила организации документооборота и организация работы со служебными документами

19. 1 Поступающие в Администрацию города правовые акты, другие документы органов государственной власти и местного самоуправления, обращения юридических и физических лиц, иные документы подлежат рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

Результаты рассмотрения в Администрации города правовых актов и документов органов государственной власти и местного самоуправления, обращений юридических и физических лиц, иных документов оформляются правовыми актами, протоколами совещаний, проводимых главой Администрации города, заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, резолюциями главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, или подписанными ими другими документами.

Контроль исполнения поручений, содержащихся в правовых актах и документах органов государственной власти и местного самоуправления, протоколах совещаний, проводимых главой Администрации города, заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, и иных документах организуется в установленном порядке структурными подразделениями Администрации города и органами Администрации города в соответствии с их компетенцией.

19.2 Поступившие на рассмотрение в Администрацию города документы, а также принятые по ним решения до их подписания и обнародования в установленном законодательством порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

19.3 Правила организации работы с документами в Администрации города на основании актов законодательства Российской Федерации и Ростовской области определяются настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству в Администрации города, утверждаемой распоряжением Администрации города.

19.4 Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Администрации города возлагается на общий отдел Администрации города.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города и органах Администрации города возлагается на их руководителей.

19.5 Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях Администрации города и органах Администрации города осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство, или лицами их замещающими, функции которых устанавливаются Инструкцией по делопроизводству в Администрации города и должностными инструкциями сотрудников.

19.6 Правовые акты, а также исходящие документы Администрации города оформляются на бланках установленной формы, содержащих его наименование, соответствующее наименованию, указанному в Уставе муниципального образования «Город Волгодонск».

19.7 С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

В случае утраты документа работником структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города об этом немедленно докладывается руководителю данного структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города обязан передать находящиеся у него на исполнении документы другому работнику данного структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города по указанию руководителя этого структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города.

При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение Администрации города работник должен сдать все числящиеся за ним в общем отделе Администрации города документы.

19.8 Документы, поступившие в Администрацию города на имя главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, в том числе принимаются, учитываются и регистрируются общим отделом Администрации города в СЭДД «Дело».

При взаимодействии с Волгодонской городской Думой работа с документами осуществляется с использованием СЭДД «Дело».

Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в СЭДД «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов и направляются на рассмотрение по СЭДД «Дело». Включение электронного образа документа в СЭДД «Дело» возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется должностным лицом с помощью электронной подписи (при наличии) должностного лица, выполняющего данную процедуру. Порядок формирования, проверки и условия равнозначности электронной подписи собственноручной подписи в СЭДД «Дело», утвержден распоряжением Администрации города.

На документах, поступивших до 15.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 часов – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня. Срочные документы регистрируются и направляются на рассмотрение в течение одного часа.

19.9 Документы, адресованные структурным подразделениям Администрации города и органам Администрации города, не регистрируются в общем отделе Администрации города и передаются по назначению.

19.10 Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете ставится штамп общего отдела Администрации города, проставляется дата поступления, и он передается адресату.

19.11 В документы, поступившие в Администрацию города и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

19.12 Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

Работа с документами с грифом «Для служебного пользования» определяется Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города, утвержденной постановлением Администрации города.

Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.

19.13 Общий отдел Администрации города после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, определяет документы, подлежащие регистрации.

Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке документа в СЭДД «Дело».

Работа с документами в СЭДД «Дело» осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города.

19.14 Запрос информации о деятельности Администрации города, составленный в письменной форме, подлежит регистрации общим отделом Администрации города в течение трех дней со дня его поступления в Администрацию города.

Запрос подлежит рассмотрению в течение тридцати дней со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

В случае если представление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока представления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» срока для ответа на запрос.

Если запрос не относится к деятельности Администрации города, то в течение семи дней со дня регистрации запроса общим отделом Администрации города он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено представление запрашиваемой информации. О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю.

В случае если Администрация города не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом также в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается направившему запрос пользователю.

Ответ на запрос подлежит регистрации общим отделом Администрации города.

Ведение документооборота в компании | HR и кадровая служба AQM.BY

Каждая компания сталкивается с большим количеством документов. Для того, чтобы рабочий процесс протекал гладко, нужно наладить документооборот. С чего начать, какими правилами руководствоваться?

Что такое документооборот?

Документооборот – это движение всех документов в компании, а также система их создания, обработки, передачи, приема, хранения, архивирования, рассмотрения, подписи, согласования, уничтожения и т. д. В это понятие входят все приказы, договоры, акты, контракты, письма, характеристики, личные дела, накладные, сметы, отчеты, объяснительные, калькуляции, копии и другие документы.

Выделяют разные классификации документооборота. По сфере применения он бывает:

управленческим;
производственным;
кадровым;
складским;
бухгалтерским;
административно-хозяйственным;
техническим;
технологическим.

Также выделяют архивное дело и секретное и конфиденциальное делопроизводство.

Документы бывают:

Входящими – приходящими в компанию по почте, через курьеров, по факсу, предоставляемыми лично.
Исходящими. Они отправляются юридическим и физическим лицам.
Внутренними. Такие документы не выходят за пределы компании и регулируют ее работу.

Документацией занимается секретарь.

Зачем организовывать документооборот?

Если вы создадите налаженную и функционирующую централизованную систему, документы будут проходить необходимый путь максимально быстро и под строгим контролем. Это ускорит рабочий процесс и предотвратит потери и утечки информации.

Ведение документооборота в организации

Советы для ведения документации:

Разделите документы на группы. Выделите, например, те, что необходимо отправить сразу же руководителю, и те, которые поступают к другим сотрудникам.
Регистрируйте входящие документы сразу же после поступления и не откладывайте их.
Вносите в единый регистр все документы, вне зависимости от того, каким способом они поступили в офис.
Не регистрируйте бумаги повторно после поступления в компанию. Наличие единственного номера поможет избежать путаницы.
Четко определите, кто какими документами занимается (подписывает, ставит печать и пр.), и как долго их можно обрабатывать.
Регламентируйте, какие бумаги не регистрируются, чтобы не тратить на них время. К таким относят рекламу, поздравления, приглашения, прейскуранты, газеты, журналы, брошюры и т.п.
Исключите из «пути передвижения» документа в компании повторяющиеся операции.

В 21 веке многое автоматизируется и переводится в цифровой формат. Поэтому электронная система ведения документооборота уже используется во многих компаниях, особенно в крупных. Существуют специальные программы для перенесения документов в компьютер и их хранения в таком виде. Достоинства такого варианта:

Быстрый доступ к файлам. При необходимости можно моментально найти и отправить нужный документ.
Удобный поиск – по ключевым словам или дате.
Неограниченный срок хранения.
Сохранность – в отличие от бумажного, электронный документ не порвется, не выцветет и не потеряется.
Защита от утечки информации. Системы электронного документооборота защищены от взломов и внешних вторжений.
Ограниченный доступ для конфиденциальных документов.
Строгий контроль за историей передвижений документации и операций с ними, что позволяет ничего не упустить.
Экономия денег для компании: на бумаге, конвертах, марках, почте, краске для принтера и т.д.
Экономия места в офисе на бумагу, принтер, а также шкафы, полки и папки для хранения документов.
Экономия времени работников, что позволяет им тратить время на более важные и полезные задачи.
Расширение возможностей для удаленных сотрудников, ведь они смогут работать с документами в любом месте.

Ошибки в оптимизации документооборота

Установление грамотной системы документооборота и ее переведение в электронный формат требуют времени и усилий. На пути к результату встречаются трудности и проблемы, вызванные ошибками. Некоторые из них могут быть настолько серьезными, что приведут к административной ответственности. Распространенные ошибки:

Отсутствие шаблонов, бланков и форм для документов, то есть разные стили в документации.
Отсутствие четких временных рамок для обработки бумаг. Из-за этого документы не подписываются в срок, например.
Слишком большое количество этапов в «движении» документа до конечной точки.
Отсутствие сортировки и разделения документации по датам, назначению и т.д.
Создание большого количества ненужных копий документов.
Отсутствие делегирования обязанностей по документации между работниками.
Непринятие современных технологий и перевода документооборота в электронный формат.
Хранение документов одного типа в разных местах или в разных программах, из-за чего их сложно найти.

Грамотная организация порядка ведения документооборота способствует эффективности и продуктивности компании, ведь налаженная система экономит бюджет, а также время и силы сотрудников. Один из ключевых и наиболее современных способов оптимизации документации – это ее переведение в электронный вариант.

Марьяна Колесник

Инструкция по делопроизводству в медицинской организации (больнице, поликлинике, МСЧ, диспансере и пр.) — Управление медицинской организацией — Каталог статей

Медицинские организации организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.

Целью разработки инструкции по делопроизводству является совершенствование документационного обеспечения управления на единой методической основе и повышение его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними.

Инструкция разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)[1] и иными нормативно-правовыми актами и методическими документами в области организации делопроизводства и оформления документов и содержит требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Единство правил документирования на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с электронными документами.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в медицинских организациях возлагается на их руководителей. Главный врач назначает ответственного за ведение делопроизводства[2], который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения. При значительном документообороте создается служба делопроизводства – структурное подразделение (канцелярия, отдел, отделение, группа), на которое возложены функции по ведению делопроизводства.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях медицинской организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, фиксируются в их должностных инструкциях и служебных регламентах.

Структура инструкции по делопроизводству в медицинской организации

I. Общие положения

II. Документация организации

III. Правила оформления документов

3.1. Общие требования к созданию документов

3.2. Оформление реквизитов документов

3.3. Бланки документов

IV. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказ

4.2. Постановление

4.3. Распоряжение

4.4. Положение, правила, инструкция

4.5. Протокол

4.6. Акт

4.7. Служебные письма

V. Особенности оформления и передача факсограмм, телефонограмм и электронных писем

VI. Обработка входящих и отправка исходящих документов

VII. Поисковые системы

VIII. Подсчет объема документооборота

IX. Контроль исполнения документов

X. Работа исполнителей с документами

XI. Составление номенклатур дел

XII. Формирование дел

XIII. Экспертиза ценности документов

ХIV. Оформление дел

ХV. Составление описей дел

ХVI. Оперативное хранение документов и дел

ХVII. Передача дел и документов в архив организации

ХVIII. Передача дел и документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Приложение N 1. Основные реквизиты регистрационно-контрольной карточки

Приложение N 2. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Приложение N 3. Форма примерной сводки о документообороте организации

Приложение N 4. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации

Приложение N 5. Положение об архиве организации

Примечание. Полный текст инструкции по делопроизводству в медицинской организации можно скачать с сайта редакции http://управление-здравоохранением.рф/ (раздел «Документы»).

[1] Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов и требования к бланкам документов. Хотя требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 не являются строго обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие и понимание работниками организации и внешними получателями.

[2] В небольших медицинских организациях – это, как правило, секретарь главного врача.

Другие статьи по теме

Главная

ООО ВТБ Капитал Пенсионный резерв (ВТБК ПР), (лицензия ФКЦБ России от 07.02.2003 г. № 21-000-1-00108 на осуществление деятельности по управлению инвестиционными фондами, паевыми инвестиционными фондами и негосударственными пенсионными фондами, без ограничения срока действия).

Содержание сайта www.vtbcapital-pr.ru и любых страниц сайта («Сайт») предназначено исключительно для информационных целей. Сайт не рассматривается и не должен рассматриваться как предложение ВТБК ПР о покупке или продаже каких- либо финансовых инструментов или оказание услуг какому-либо лицу. Информация на Сайте не может рассматриваться в качестве рекомендации к инвестированию средств, а также гарантий или обещаний в будущем доходности вложений.

Никакие положения информации или материалов, представленных на Сайте, не являются и не должны рассматриваться как индивидуальные инвестиционные рекомендации и/или намерение ВТБК ПР предоставить услуги инвестиционного советника. ВТБК ПР не может гарантировать, что финансовые инструменты, продукты и услуги, описанные на Сайте, подходят лицам, которые ознакомились с такими материалами в соответствии с их инвестиционным профилем. Финансовые инструменты, упоминаемые в информационных материалах Сайта, также могут быть предназначены исключительно для квалифицированных инвесторов. ВТБК ПР не несёт ответственности за финансовые или иные последствия, которые могут возникнуть в результате принятия Вами решений в отношении финансовых инструментов, продуктов и услуг, представленных в информационных материалах.

Никакие финансовые инструменты, продукты или услуги, упомянутые на Сайте, не предлагаются к продаже и не продаются в какой-либо юрисдикции, где такая деятельность противоречила бы законодательству о ценных бумагах или другим местным законам и нормативно-правовым актам или обязывала бы ВТБК ПР выполнить требование регистрации в такой юрисдикции. В частности, доводим до Вашего сведения, что ряд государств ввел режим ограничительных мер, которые запрещают резидентам соответствующих государств приобретение (содействие в приобретении) долговых инструментов, выпущенных Банком ВТБ. ВТБК ПР предлагает Вам убедиться в том, что Вы имеете право инвестировать средства в упомянутые в информационных материалах финансовые инструменты, продукты или услуги. Таким образом, ВТБК ПР не может быть ни в какой форме привлечен к ответственности в случае нарушения Вами применимых к Вам в какой-либо юрисдикции запретов.

Прежде чем воспользоваться какой-либо услугой или приобретением финансового инструмента или инвестиционного продукта, Вы должны самостоятельно оценить экономические риски и выгоды от услуги и/или продукта, налоговые, юридические, бухгалтерские последствия заключения сделки при пользовании конкретной услугой, или перед приобретением конкретного финансового инструмента или инвестиционного продукта, свою готовность и возможность принять такие риски. При принятии инвестиционных решений, Вы не должны полагаться исключительно на мнения, изложенные на Сайте, но должны провести собственный анализ финансового положения эмитента и всех рисков, связанных с инвестированием в финансовые инструменты.

Ни прошлый опыт, ни финансовый успех других лиц не гарантирует и не определяет получение таких же результатов в будущем. Стоимость или доход от любых инвестиций, упомянутых на Сайте, могут изменяться и/или испытывать воздействие изменений рыночной конъюнктуры, в том числе процентных ставок.

Все цифровые и расчетные данные на Сайте приведены без каких-либо обязательств и исключительно в качестве примера финансовых параметров.

ВТБК ПР не несет ответственности за какие-либо убытки (прямые или косвенные), включая реальный ущерб и упущенную выгоду, возникшие в связи с использованием информации на Сайте.

Настоящий Сайт не предоставляет и не предназначен для оказания консультационных услуг по правовым, бухгалтерским, инвестиционным или налоговым вопросам, в связи с чем не следует полагаться на содержимое Сайта в этом отношении.

ВТБК ПР прилагает разумные усилия для получения информации из надежных, по его мнению, источников. Вместе с тем, ВТБК ПР не делает каких-либо заверений в отношении того, что информация или оценки, содержащиеся в информационном материале, размещенном на Сайте, являются достоверными, точными или полными. Любая информация, представленная в материалах Сайта, может быть изменена в любое время без предварительного уведомления. Любая приведенная на Сайте информация и оценки не являются условиями какой-либо сделки, в том числе потенциальной.

ВТБК ПР не гарантирует доходность инвестиций, инвестиционной деятельности или финансовых инструментов. До осуществления инвестиций необходимо внимательно ознакомиться с условиями и/или документами, которые регулируют порядок их осуществления. До приобретения финансовых инструментов необходимо внимательно ознакомиться с условиями их обращения.

ВТБК ПР настоящим информирует Вас о возможном наличии конфликта интересов при предложении рассматриваемых на Сайте финансовых инструментов. Конфликт интересов возникает в следующих случаях: (i) ВТБК ПР является эмитентом одного или нескольких рассматриваемых финансовых инструментов (получателем выгоды от распространения финансовых инструментов) и участник группы лиц ВТБК УА(далее — участник группы) одновременно оказывает брокерские услуги и/или услуги доверительного управления (ii) участник группы представляет интересы одновременно нескольких лиц при оказании им брокерских, консультационных или иных услуг и/или (iii) участник группы имеет собственный интерес в совершении операций с финансовым инструментом и одновременно оказывает брокерские, консультационные услуги и/или (iv) участник группы, действуя в интересах третьих лиц или интересах другого участника группы, осуществляет поддержание цен, спроса, предложения и (или) объема торгов с ценными бумагами и иными финансовыми инструментами, действуя, в том числе в качестве маркет-мейкера. Более того, участники группы могут состоять и будут продолжать находиться в договорных отношениях по оказанию брокерских, депозитарных и иных профессиональных услуг с отличными от инвесторов лицами, при этом (i) участники группы могут получать в свое распоряжение информацию, представляющую интерес для инвесторов, и участники группы не несут перед инвесторами никаких обязательств по раскрытию такой информации или использованию ее при выполнении своих обязательств; (ii) условия оказания услуг и размер вознаграждения участников группы за оказание таких услуг третьим лицам могут отличаться от условий и размера вознаграждения, предусмотренного для инвесторов. При урегулировании возникающих конфликтов интересов ВТБК ПР руководствуется интересами своих клиентов.

Паевые инвестиционные фонды под управлением ООО ВТБ Капитал Пенсионный резерв: ОПИФ PФИ «Накопительный резерв» (Правила Фонда зарегистрированы ФСФР России 13.04.2004 г., № 0202-72729965), ЗПИФ недвижимости «Аруджи – фонд недвижимости 1» (правила Фонда зарегистрированы ФСФР России 25 октября 2007 г., № 1034-94134876), ЗПИФ недвижимости «ВТБ Капитал – Рентный доход» (правила Фонда зарегистрированы Банком России 31.10.2019, № 3891), ЗПИФ недвижимости «ВТБ Капитал – Рентный доход 2» (правила Фонда зарегистрированы Банком России 19.07.2021, № 4508).

Стоимость инвестиционных паев может увеличиваться и уменьшаться, результаты инвестирования в прошлом не определяют доходы в будущем, государство не гарантирует доходность инвестиций в паевые инвестиционные фонды. Правилами доверительного управления паевых инвестиционных фондов, находящихся под управлением ВТБК ПР могут быть предусмотрены надбавки (скидки) к (с) расчетной стоимости инвестиционных паев при их выдаче (погашении). Взимание надбавок (скидок) уменьшит доходность инвестиций в инвестиционные паи фондов. Прежде, чем приобрести инвестиционный пай, следует внимательно ознакомиться с правилами доверительного управления фондом. Существует вероятность полной потери изначально инвестированной суммы. Данные о доходности или иных результатах, отраженные на сайте, не учитывают комиссии, налоговые сборы и иные расходы. Получить информацию о Фондах и ознакомиться с Правилами доверительного управления Фондов, с иными документами, предусмотренными Федеральным законом «Об инвестиционных фондах» и нормативными актами в сфере финансовых рынков, можно по адресу: 123112, г. Москва, Пресненская набережная д.10, этаж 15, помещение III, комната 20, по телефону (495) 287-68-16, по адресам агентов или в сети Интернет по адресу www.vtbcapital-pr.ru.

ВТБК ПР не гарантирует, что работа Сайта или любого контента будет бесперебойной и безошибочной, что дефекты будут исправлены или что серверы, с которых эта информация предоставляется, будут защищены от вирусов, троянских коней, червей, программных бомб или подобных предметов или процессов или других вредных компонентов. любые выражения мнений, оценок и прогнозов на сайте, являются мнениями авторов на дату написания. они не обязательно отражают точку зрения ВТБК ПР и могут быть изменены в любое время без предварительного предупреждения. Ни при каких обстоятельствах ВТБК ПР не будет нести ответственности за любые косвенные, случайные, специальные, штрафные или косвенные убытки (включая, без ограничения, убытки за потерю данных, бизнеса или прибыли), вытекающие из или в связи с этими условиями, за невозможность использования Сайта или любых продуктов, услуг или контента купленных, полученных или хранящихся на Сайте, будь то на основе контракта, деликта, объективной ответственности или иным образом, даже если ВТБК ПР был предупрежден о возможности такого ущерба, и невзирая на то, что средство правовой защиты не достигает своей основной цели. Без ограничения вышеизложенного положения, равно как и эти ограничения распространяются также на любые претензии третьих лиц в отношении пользователей. Несмотря на любые другие заявления, ничто в настоящих условиях не призвано исключить или ограничить любые обязанности или обязательства, которые ВТБК ПР имеет перед своими клиентами в соответствии с действующим законодательством, или которые не могут быть исключены или ограничены в порядке действующего законодательства.

Управление документами и управление записями: в чем разница?

Когда я преподаю, часто возникают вопросы о различиях и сходстве между управлением документами и делопроизводством. Есть ли разница? Это действительно важно? Какой лучше? Ответы, соответственно, да, да, и это зависит от обстоятельств. Давайте посмотрим на каждого.

Управление документами

Управление документами используется для отслеживания и управления документами, находящимися в обработке. В частности, он используется для управления общим процессом создания документа от начала до завершения.Он формализует процесс создания документов, чтобы обеспечить прозрачность и подотчетность на каждом этапе процесса. Это также служит для повышения эффективности процесса за счет автоматизации ключевых задач, таких как сборка, утверждение и этапы контроля качества.

Для документов любой важности или сложности этот процесс будет включать следующие шаги:

Создание: Документ создан из пустого шаблона. В результате создается начальная версия.
Составление: Содержание документа создается одним или несколькими участниками. В зависимости от характера документа его содержимое может включать печатный текст, форматирование, изображения, гиперссылки и любое количество других элементов.
Если в процессе задействовано несколько участников, должен быть способ позволить им работать над документом без непреднамеренной перезаписи результатов работы друг друга. Разные системы справляются с этим по-разному:
- Выписка и регистрация: Система управления документами позволяет одному пользователю проверять документ, позволяя другим пользователям читать его, но не вносить в него никаких изменений.После того, как пользователь внесет какие-либо изменения, документ будет возвращен и доступен для извлечения другим пользователем. Каждый раз, когда документ регистрируется с изменениями, создается новая версия, так что все участники могут видеть, что изменилось между каждой версией. Если внесено нежелательное изменение, документ можно откатить до предыдущей версии.
- Совместное редактирование: Система управления документами позволяет нескольким пользователям работать над документом одновременно, но выполняет внутреннюю блокировку в документе на некотором уровне детализации.В SharePoint, например, документ Word заблокирован на уровне абзаца. Этот подход не так широко поддерживается.
Проверка: Этот шаг обычно предполагает, что кто-то, кроме создателя контента, проверит документ на предмет его общего содержания, а также таких вещей, как грамматика, орфография, поток документов, точность таблиц и изображений и т. Д. Система управления документами может предоставить бизнес-правила, позволяющие назначить проверку конкретному лицу или роли и обеспечить ее завершение до того, как документ сможет перейти к следующему этапу процесса.
Редакция: По завершении проверки черновик возвращается создателю для внесения необходимых изменений. Этот шаг в основном аналогичен описанному выше шагу составления, включая создание новых версий.
Assembly: Это требуется не для всех документов, а для многих более сложных. Рассмотрим, например, контракт с разными условиями в зависимости от того, где должна выполняться работа.Система управления документами может гарантировать, что в документ включены условия и положения, и что они являются правильными условиями, основанными на бизнес-правилах.
Утверждение: Некоторые документы проходят формальный процесс утверждения, возможно, заканчивающийся какой-либо подписью. Контракты — отличный тому пример. Другие будут менее формальными — документ утверждается после публикации и готов к использованию.
Хранение: После завершения документа рекомендуется сохранить его в каком-либо репозитории, чтобы авторизованные пользователи могли его найти и получить доступ к нему и содержащейся в нем информации.

Короче говоря, управление документами используется для создания информационных объектов и обеспечения прозрачности и ответственности за то, каким стал конкретный информационный объект.

Управление записями

Некоторыми документами необходимо управлять более формально, поскольку они служат доказательством транзакции или решения, налагающего обязательства на организацию. Мы называем эти информационные объекты записями и храним их таким образом, чтобы сохранить доказательную ценность.Конкретная запись может состоять из нескольких элементов — например, страховое возмещение, которое включает форму требования, заявления свидетелей или официальных лиц, фотографии и т. Д.

Записи полны. После того, как информационный объект был объявлен как запись, дальнейшие изменения не ожидаются или фактически не допускаются. Если требуются изменения, например, добавление экспоната к контракту, полученный результат представляет собой новую запись сам по себе.

Вот ключевые возможности, связанные с процессами и системами управления записями:

Декларация и регистрация: Запись помещается в репозиторий, и ей назначается уникальный идентификатор, чтобы ею можно было последовательно управлять на протяжении всего ее жизненного цикла.

Управление доступом: Авторизованные пользователи смогут получать доступ, извлекать и читать запись, но не вносить в нее никаких изменений. В некоторых случаях может быть причина разрешить изменение метаданных, связанных с записью.

Правила хранения: Различные типы записей имеют разные требования в отношении того, как долго они должны храниться, в зависимости от их юридической, налоговой, административной или исторической ценности. Система управления записями назначит правила хранения на основе содержимого записей.

Удаление: В конце жизненного цикла записей, записи, которые не имеют дальнейшей коммерческой ценности и которые не связаны с юридическим аудитом или иным образом, будут либо уничтожены, либо переданы контролирующему юридическому органу, например национальному либо государственные архивы, либо корпоративная библиотека.

Контрольный журнал: Это последняя документация по управлению записью от объявления до удаления. Во многих организациях контрольные журналы сами по себе являются записями, которыми необходимо управлять.

Заключение

Процессы и системы управления документами и записями приносят пользу организации. Управление документами помогает обеспечить подотчетность за процесс создания документов; управление записями помогает обеспечить подотчетность за управление записями, которые необходимы для ведения бизнеса организации. Большинство систем управления корпоративным контентом сегодня предоставляют эффективные возможности как для управления документами, так и для управления записями.

Управление документами и управление записями

Сегодняшний бизнес означает работу со всеми видами контента.

От соглашений о неразглашении и маркетинговых материалов до соглашений о подключении, спецификаций продуктов и презентаций о продажах — контент является основой каждого процесса. Когда несколько команд работают над одними и теми же фрагментами контента, и несколько глаз просматривают этот контент, вам нужна эффективная система для организации всего этого и управления им.

Управление документами может помочь вашей организации контролировать все его содержимое, а управление записями помогает обеспечить конфиденциальность и безопасность вашей информации. Хотя между ними есть некоторое совпадение, управление документами и записями отличается.Узнайте больше об управлении записями и управлении документами, чтобы узнать, может ли ваша организация извлечь выгоду из одного или обоих.

Что такое документооборот?

Управление документами — это процесс организации и контроля документов вашей организации. Согласно Международной организации по стандартизации (ISO), документы относятся к категории «документированной информации», которая также включает записи. Раздел 3.8.6 ISO 9000: 2015 определяет документированную информацию как информацию, которая должна контролироваться и поддерживаться организацией, включая среду, в которой она содержится.

Согласно этому определению, документы определяются как «информация, созданная для работы организации». Согласно стандарту, документы могут иметь любой формат, поступать из любого источника и иметь любой тип носителя. В ISO также есть отдельное определение документа в разделе 3.8.5: информация и носитель, который ее содержит.

Имея это в виду, вот неполный список материалов, которые попадают в категорию документов:

Электронные письма, подтверждающие получение счета или время встречи
Списки дел
Черновики сообщений
Контракты
Маркетинговая копия
Описание и характеристики продукта
Исполнительные приказы
Завещания
Счета-фактуры

Документ может быть в любом формате носителя, в том числе:

Фотографии
Видео
Текст
Бумага

Организации иметь бесчисленное количество документов во многих форматах.Эти документы развиваются по мере того, как люди редактируют или изменяют их. Важно следить за документами, чтобы убедиться, что они не потеряны и не будут переданы несанкционированные изменения. Вот где наличие системы управления документами может оказаться бесценным.

Даже если у вас нет официальной системы управления документами, вы, вероятно, будете использовать какую-либо форму управления документами каждый день. Однако без надежной системы документы могут легко потеряться в случайном порядке. Управление документами без эффективной системы может занять много времени и утомительно.Вот почему вам необходимо настроить формальный процесс управления документами, чтобы эффективно и рационально организовать свои документы.

Процесс управления документами

Процесс управления документами обычно включает несколько шагов, от создания документа до его окончательного хранения. Процесс выглядит примерно так.

1. Создание

Способ создания документа зависит от используемого носителя и формата файла. Если это текстовый документ, создание может включать открытие и сохранение текстового редактора.Если это документ на основе видео или изображений, создание может включать загрузку файлов видео или изображений в систему управления документами.

2. Составление и проверка

Созданный документ передается соавторам, которые могут добавлять правки или комментарии. В идеале процесс управления документами позволит соавторам работать над одним и тем же документом, не перекрывая работу друг друга. Такие функции, как отслеживание изменений и блокировка документов, помогают свести к минимуму ошибки и упростить процесс совместной работы.Контроль версий документов позволяет легко вернуться и посмотреть, какие изменения были внесены и кем.

Система управления документами может также включать автоматизацию, которая упрощает просмотр документов. Автоматизированные функции могут включать автоматические теги файлов и средства проверки орфографии или грамматики.

В зависимости от организации и количества людей, работающих над документом, процесс его разработки и проверки может продолжаться. После того, как команда A внесет свои изменения, они могут передать документ команде B, которая может передать его команде C, прежде чем он будет готов к следующему этапу.

3. Сборка и утверждение

Некоторые документы более сложны, чем другие, и, возможно, потребуется собрать их до завершения. Система управления документами может собрать документ, используя настраиваемые метаданные, чтобы все связанные страницы были включены. Процесс сборки может гарантировать, что документ соответствует всем нормативным требованиям и стандартам компании. Например, в трудовом договоре или соглашении о неразглашении может потребоваться включение определенных положений, чтобы иметь силу.

После того, как документ составлен и собран, следующим шагом является утверждение.Процесс утверждения может включать сбор подписей на документе. Организация может использовать программное обеспечение для электронной подписи, чтобы упростить этот шаг.

4. Хранение и доступ

Утвержденные документы должны где-то жить. В прошлом было обычным делом распечатать бумажные версии или собрать физические копии документов в виде лент, DVD-дисков или фотографий. Для физических форматов требуется физическое место для хранения, такое как картотека или внешнее хранилище.

Облачное хранилище устраняет необходимость в физических картотечных шкафах и выделенном помещении или помещении.Облачная система управления документами означает, что пользователь может получить доступ к документу практически из любого места, а документ может быть загружен на любое устройство, подключенное к Интернету.

5. Утилизация

Некоторые документы должны жить вечно, но не все. Система управления документами должна включать эффективную опцию для удаления или уничтожения документов, которые больше не нужны (или которые должны быть удалены в соответствии с правилами или политикой). В зависимости от отрасли и нормативных требований вашей организации ваша система должна соответствовать всем применимым требованиям утилизации.

Что такое управление записями?

Запись немного отличается от документа. Записи, согласно ISO 9000: 2015, представляют собой документы, которые предоставляют свидетельства выполненных действий или констатируют достигнутые результаты. Их можно использовать как свидетельство проверки, корректирующих или предупреждающих действий. Они также могут формализовать отслеживаемость.

Организация Объединенных Наций (ООН) определяет запись как «информацию, созданную, полученную и хранимую в качестве доказательства и информации организацией или физическим лицом во исполнение юридических обязательств или в ходе деловых операций.”

Примеры записей включают:

Электронные письма с подтверждением
Таблицы с бюджетными решениями
Фотографии
Окончательные отчеты

Один из способов отличить записи от документов — то, что записи обычно более формальны, чем документы. Они требуют тщательного управления, поскольку при необходимости они могут выступать в качестве доказательства. Хотя документ может продолжать развиваться в течение своей жизни, запись завершена. После того, как часть содержимого была названа записью, невозможно изменить ее, не создав новую отдельную запись.

Как долго организация должна хранить записи, зависит от отрасли и регулирующих ее законов. В некоторых случаях записи необходимо хранить постоянно. В других случаях они могут быть удалены через определенное количество лет или по запросу клиента. В США надлежащее уничтожение записей регулируется законами. В финансовой индустрии Комиссия по ценным бумагам и биржам имеет правила создания и удаления записей. Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) устанавливает правила и положения для создания, хранения и уничтожения медицинских записей.

Общий регламент по защите данных (GDPR) был принят Европейским союзом (ЕС) и имеет далеко идущие последствия. Даже если ваша организация находится не в Европе, ей, возможно, придется соблюдать правила GDPR, когда дело доходит до управления записями, особенно если она работает с клиентами или компаниями в ЕС.

Процесс управления записями

Изначально процесс управления записями аналогичен процессу управления документами. Он включает в себя следующее:

1.Creation

Записи часто начинают свою жизнь как документы. Они могут принимать разные формы, например контракты, фотографии и видео. В зависимости от типа записи может потребоваться создать несколько компонентов. Например, медицинская карта может включать рентгеновские снимки пациента, письменную историю болезни, список лекарств, а также письменные или звуковые комментарии врача. Запись об автомобильной аварии может включать отчет полиции, записи очевидцев и фотографии повреждений.

2. Составление, рецензирование и редакция

В зависимости от типа создаваемой записи может быть процесс составления, рецензирования и исправления, как и во время управления документами. На этом этапе важно назначить пользователю разрешения и отслеживать, кто работает над записью в любое время, чтобы избежать отмены изменений и сохранить запись как можно более точной.

3. Утверждение

Может также потребоваться утверждение записи, которая может иметь несколько форм. Например, соответствующие стороны могут подписать протокол или суд может его утвердить.

4. Хранение

Записи необходимо надежно хранить для защиты их целостности. Часто график хранения связан с хранилищем записей. В зависимости от типа записи организации может потребоваться хранить ее в течение месяцев, года или навсегда. График хранения также определяет, где будет храниться запись.

Например, скажем, университету необходимо хранить записи о студентах. Как долго школа хранит каждую запись, определяется отношениями между школой и учеником.Записи о поступающих для студентов, которые подали заявку, но не были приняты, обычно не нужно долго хранить. Школа может хранить свои записи в течение года, а затем архивировать или утилизировать их.

Записи студентов, принятых в университет и окончивших школу, должны обрабатываться по-разному. Часто школа хранит эти записи неопределенное время или в течение многих лет после окончания учебы.

5. Утилизация

Хотя существуют правила относительно того, как долго организация должна хранить записи, они не обязательно должны длиться вечно.Записи можно утилизировать, когда придет время. Система управления записями организации должна описывать надлежащие шаги по удалению записей, чтобы гарантировать правильное выполнение процесса.

Возможности управления записями

Эффективная система управления записями должна иметь определенные возможности для обеспечения соответствия. Возможности следует настраивать в зависимости от отрасли и потребностей вашей организации. К ним относятся:

Регистрация записи: после создания записи присваивается уникальный идентификатор, обеспечивающий согласованность на протяжении всего срока ее службы.
Строгий контроль доступа: возможно, потребуется ограничить записи, то есть только пользователи с определенными уровнями разрешений могут редактировать или получать к ним доступ.
Правила хранения: системе управления записями необходимы правила, которые определяют, как долго записи могут храниться, где они должны храниться, и процесс удаления в конце жизненного цикла записи
Функциональность аудита: аудит показывает, как были созданы записи, кто их обрабатывал, как они хранились и как утилизировали

Чем отличается управление документами и записями?

Один из способов понять разницу между управлением записями и управлением документами состоит в том, что, хотя все записи являются документами, не все документы являются записями.Процесс управления каждым из них во многом зависит от понимания этой разницы. Другие различия между ними включают:

1. Их цели

Управление документами и записями преследует разные цели. Организация, ищущая систему управления документами, вероятно, ищет решение для всего ее содержания. Ваша организация может плавать в контенте, включая такие вещи, как контракты, маркетинговые видео, сообщения в социальных сетях и идеи продуктов. Система управления документами призвана помочь вам эффективно управлять всем этим контентом, чтобы вы точно знали, кто что редактировал, на каком этапе находится часть контента в своем жизненном цикле и где контент хранится.

Целью управления записями часто является обеспечение соблюдения организацией любых законов о записях. Во многих случаях соблюдение законов означает обеспечение конфиденциальности и безопасности записей. Использование системы управления записями также помогает вашей организации избежать штрафов за нарушение правил, касающихся надлежащего хранения, хранения и уничтожения записей.

2. Их методологии

Обычно система управления документами ставит контент в первую очередь.Пользователь, ищущий документ, может использовать определенные ключевые слова. Поскольку контент является ключевым в управлении документами, система может сортировать документы на основе проекта или человека, который его создал.

Система управления записями обычно ориентирована больше на контекст, чем на содержание. Кто-то, имеющий доступ к записям организации, может быть больше озабочен поиском определенного типа записи, например трудового договора или свидетельства об автомобильной аварии, чем конкретного содержания записи. Например, им может потребоваться контракт, чтобы доказать, что человек начал работать в определенный день, или они могут потребовать фотографии несчастных случаев, чтобы показать присяжным во время суда.

Кто-то, ищущий запись, обычно понимает, что не может вносить в нее изменения, как они могут изменить черновик контракта. После подписания трудового договора его уже нельзя изменить. После того, как фотографии стали доказательством, их нельзя изменить.

3. Хранение

Еще одно заметное различие между системой управления документами и системой управления записями заключается в том, как каждая из них хранит документированную информацию. В системе управления документами цель обычно состоит в том, чтобы хранить документы так, чтобы они были легко доступны для людей, которым они нужны.Пользователь мог быстро извлечь документ из облачной системы управления документами со своего рабочего компьютера или домашнего ноутбука. Они могут внести в него изменения, прежде чем возвращать его обратно.

Если другому пользователю нужен доступ к тому же документу, он может получить к нему доступ со своего компьютера в офисе или дома. Они могут просмотреть историю версий, чтобы узнать, какие изменения внес другой пользователь, и продолжить редактирование по мере необходимости.

Системы управления записями обычно предъявляют более строгие требования к хранению.Записи часто хранятся в формате, который нельзя редактировать, поскольку целью является соблюдение требований, а не управление контентом. Поскольку контекст имеет решающее значение для управления записями, записи обычно хранятся вместе с другими соответствующими записями. Правила, определяющие, какие записи должны храниться и где, обычно устанавливаются внешними агентствами.

4. Безопасность

Безопасность важна как для записей, так и для управления документами, но форма защиты в каждом случае немного отличается. Управление документами часто больше заботится о том, чтобы контент был безопасным и доступным для нужных пользователей.Обеспечение безопасности документа может включать в себя установку разрешений на него и контроль над тем, кто и что с ним может делать.

При управлении записями безопасность включает в себя защиту целостности записи. Это означает контроль над тем, кто может получить к нему доступ, и обеспечение того, чтобы используемая вами система соответствовала требованиям безопасности любых соответствующих нормативных актов, таких как GDPR или HIPAA.

5. Утилизация

Процесс утилизации часто отличается для документов и записей. Для документов удаление может быть таким же простым, как удаление, когда часть контента больше не нужна.Другой вариант — заархивировать документы, которые больше не нужны вашей организации, переместив их за пределы офиса или поместив в менее доступную область вашей системы управления документами. Таким образом, контент по-прежнему можно будет получить, если он понадобится вам позже, но он не займет ценное пространство на сайте или в облаке.

Удаление записей часто бывает более сложным. В зависимости от действующих нормативных требований вам может потребоваться обеспечить удаление записей, чтобы они были полностью недоступны для других.В некоторых случаях записи нельзя уничтожить или удалить, вместо этого их необходимо поместить в архив или глубокое хранилище.

Как Box может помочь вам в управлении документами

Box — это облачная платформа для управления документами, которая упрощает процесс создания и совместной работы над контентом. Ваша команда может получить доступ к вашему контенту с любого устройства с уверенностью, что ваши документы в полной безопасности. С Box вы можете сотрудничать с кем угодно, включая членов команды и внешних пользователей.Наша платформа отслеживает историю версий, чтобы вы могли видеть, кто и когда внес изменения. Вы также можете комментировать документы и делиться ссылками.

Если в вашей организации есть предпочтительные приложения, такие как Google Workspace или Microsoft 365, группы могут легко использовать их с Box. Наша платформа легко интегрируется с другими системами и приложениями, позволяя вам повысить продуктивность и гарантировать, что никакие документы не останутся незамеченными.

Возможности нашей платформы управления документами включают:

Создание контента
Совместная работа и редактирование
Организация и классификация
Автоматизированные рабочие процессы
Извлечение Insight
Хранение и доступ
Безопасность и контроль
Хранение и удаление
Интеграция с другими приложениями
Встроенные приложения

Узнайте больше о том, что предлагает Box

Сегодня, когда каждый бизнес-процесс полагается на контент, вам нужна одна безопасная платформа, которая позволит вам управлять всем жизненным циклом контента и легко сотрудничать.Управление документами — это лишь один из инструментов совместной работы, доступных в Content Cloud. Свяжитесь с нами, чтобы запланировать демонстрацию сегодня.

Определение, важность и что выбрать?

Система управления документами — незаменимый инструмент в современном цифровом мире. Давайте посмотрим, что такое система управления документами, почему она обязательна и какая система управления документами лучшая на рынке прямо сейчас!

Знаете ли вы, что общего у каждого бизнеса? Неважно, технологическая ли это компания, здравоохранение, производство, автомобилестроение, косметические товары, финансы или любой другой бизнес… все они широко используют документы.

Документы — это строительный блок любого бизнеса. Документы играют центральную роль в обеспечении надлежащего функционирования и общего успеха любого бизнеса.

Нет абсолютно никакой компании на Земле, которая могла бы прожить день без просмотра и обмена документами. Это включает в себя маркетинговые брошюры, предложения по проектам, техническую документацию, руководство по персоналу и учебные материалы — и это лишь некоторые из них.

Ага. Рабочие документы незаменимы !

Проблема в том, что чем больше мы создаем документы и полагаемся на них в работе, тем важнее становится наличие систем для управления документами в вашей компании.Здесь на помощь приходит система управления документами.

Но не будем забегать вперед. Мы возьмем пошагово и рассмотрим:

Что такое система управления документами?
Почему становится все более важным иметь его на месте?
Как создать собственную систему управления документами за считанные минуты?

Итак, приступим, ладно?

Что такое система управления документами или DMS? (Определение)

Лучшее определение системы управления документами или DMS, как следует из названия, — это система или программное обеспечение, которое позволяет создавать, хранить, управлять, индексировать, защищать и извлекать цифровых документов.

Хотя большинство систем управления документами хранят все ваши цифровые документы в облаке, это гораздо больше, чем просто облачное хранилище. Система управления документами — это структура, которая облегчает простой поток важной информации в организации.

Хорошая система управления документами может помочь организовать все ваши файлы и данные в одном месте, отслеживать все важные документы, ускорить рабочий процесс, повысить точность и обеспечить круглосуточный доступ к документам из любой части мир.

Таким образом, выбор надежной системы управления документами позволяет вам оставаться на шаг вперед конкурентов и предоставлять всю информацию, необходимую вашим сотрудникам для эффективного выполнения своей работы.

Почему важна система управления документами?

Быстрая цифровизация нашего мира привела к экспоненциальному росту бизнес-данных и контента. Каждый день ваша компания создает и управляет огромными объемами деловых документов, контрактов, предложений, торговых площадок, маркетинговых материалов, сообщений в блогах, руководств по персоналу, учебных пособий, материалов для адаптации и т. Д.

Эти документы часто разбросаны повсюду на ваших цифровых устройствах — у вас могут быть файлы Word, файлы, хранящиеся в облачных приложениях, таких как Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, файлы, хранящиеся на вашем рабочем столе, вложения электронной почты и т. на.

Что происходит, если вы не можете найти файл во время встречи? Или когда вашему руководителю немедленно нужен этот важный документ, но вы не можете вспомнить, где его хранили?

Организация ваших цифровых файлов всегда была аспектом организации, который часто упускали из виду.Поскольку вы действительно не можете увидеть или почувствовать цифровой беспорядок, который вы создали, в отличие от бумажного беспорядка во времена старых картотек, вы можете не чувствовать, что у вас есть проблема, пока вы не сможете найти конкретный файл.

Вы когда-нибудь тратили драгоценное время на поиск документа на своем компьютере, в сообщениях чата, во вложениях электронной почты и т. Д.?

Просмотр сотен папок, поиск в вашем неорганизованном и сильно заполненном почтовом ящике, поиск в ваших облачных файлах и т. Д., все заканчивается поисковой миссией, которую невозможно взломать!

Управлять этим цифровым беспорядком, который часто бывает неструктурированным, и сделать его доступным для ваших сотрудников, клиентов, партнеров или других заинтересованных сторон — непростая задача.

Глобальный опрос рабочих и ИТ-специалистов, проведенный IDC в 2012 году, показал, что проблемы с документами являются причиной 21,3% потери производительности . Сотрудники часто не могут найти нужные документы в нужное время или не могут получить доступ к документу из-за временных или географических ограничений.

Все это приводит к большой потере производительности!

Система управления документами играет огромную роль в решении всех задач, связанных с управлением документацией , проще, быстрее и эффективнее.

Существует множество причин, по которым организации необходимо немедленно развернуть систему управления документами. Вот некоторые из них:

1. Очистка цифрового беспорядка.

Система управления документами позволяет вам избавиться от огромного цифрового беспорядка, который вы создали по незнанию.У всех нас есть документы, разбросанные по ноутбукам, ПК, мобильным устройствам, облачному хранилищу, вложениям электронной почты, папкам на рабочем столе, и т. Д.

Становится чрезвычайно сложно найти конкретный файл в то время, когда это необходимо. Система управления документами позволяет хранить и искать документы в одном центральном месте. Отличная система управления документами также помогает создавать цифровые документы.

Наличие универсального решения поможет вам создать центральный репозиторий существующего контента и совместно работать над новым контентом с вашей командой.Таким образом, вам не придется полагаться на использование Word или других редакторов документов для создания цифровых файлов и последующего хранения вашего контента в другом месте.

Подробнее: Полное руководство по обработке документации (с шаблоном)

2.

Снижение зависимости от бумаги

Если ваша компания по-прежнему использует бумажные документы, переход на систему управления документами может помочь уменьшить полагаться на бумагу и сэкономить дополнительных затрат на печать, хранение, обслуживание, хранение и т. д.

Согласно исследованию, компании с годовой выручкой от 500 тысяч до 1 миллиона долларов могут сэкономить до 40 тысяч долларов в год, переключившись на управление цифровыми документами. Laserfiche оценивает экономию времени на 20% за счет эффективности хранения и поиска, устранения ошибок при заполнении и эффективности рабочего процесса.

Повышение эффективности, а также повышение производительности персонала позволяют сэкономить до 6000 часов в год, или 2,4 штатных должности, занятых полный рабочий день.

Отказ от бумаги также поможет вам сократить огромное количество бумажных отходов в окружающей среде, помогая вам сокращать тысячи листов бумаги каждый месяц.Это не только поможет вам сделать устойчивый и этически верный выбор, но и обеспечит вам социальную миссию, частью которой хотят быть как клиенты, так и сотрудники, правительства и ваши клиенты.

Подробнее: Лучшие инструменты для создания документов

3. Повышение общей эффективности офиса

Вы не можете позволить себе тратить время и силы на работу с вашими цифровыми документами в наши дни, когда ваши конкуренты отсутствуют там, дыша тебе в шею.

Когда вы проводите большую часть своего времени в поиске своих цифровых документов на различных платформах и устройствах, требуется время, чтобы фактически выполнила ту работу, для которой вас наняли, и внесла значительный вклад в чистую прибыль вашей компании.

Перегрузка на работе снижает производительность на 68% у сотрудников, которые считают, что у них недостаточно часов в день для выполнения своих задач. Хороший способ высвободить рабочее время сотрудников — развернуть систему управления документами для легкого создания, хранения, редактирования, совместной работы в команде и утверждения ваших документов.

4. Упростите доступ к информации

Спорим, вы не представляете, сколько продуктивного времени ваши сотрудники оставляют на столе только потому, что они не могут найти нужную информацию или контент, которые искали.

Поскольку все ваши важные рабочие документы разбросаны по Google Drive, OneDrive, вложениям электронной почты, папкам ПК и USB-накопителям, как вы можете рассчитывать на себя, чтобы найти именно ту информацию, которая вам нужна, в то время, когда она вам нужна!

Согласно отчету McKinsey, сотрудники тратят 1.8 часов каждый день — в среднем 9,3 часа в неделю — на поиск и сбор информации.
Почти 20 процентов рабочего времени — что эквивалентно одному дню в рабочую неделю — тратится сотрудниками на поиск информации для эффективного выполнения своей работы.
Данные IDC показывают, что «работник умственного труда тратит около 2,5 часов в день, или примерно 30% рабочего дня, на поиск информации.

Основным преимуществом системы управления документами является простота доступа к информации.Системы управления документами обеспечивают централизованное расположение всех файлов, документов, веб-ссылок и других мультимедийных материалов.

Это позволяет членам группы, независимо от их местоположения, быстро получить доступ к информации с любого устройства.

Сотрудникам больше не нужно сохранять файлы на свои жесткие диски или на забытые USB-накопители. Просто войдите в свою систему управления документами, и все готово!

Подробнее: Полное руководство по рабочему процессу управления документами

5.Надежный и надежный

Лучший способ сохранить ваши важные деловые документы в безопасности — это хранить их в цифровом виде в системе управления документами.

Таким образом, вам не придется беспокоиться о возможностях безопасности сотен приложений, в которых хранятся ваши данные, и не нужно запоминать данные для входа в систему и для каждого приложения.

Компетентная система управления документами включает такие функции, как контроль доступа к документам, отслеживание документов, защита паролем, контроль версий, совместная работа в реальном времени, уведомления в реальном времени и т. Д.Хранение файлов в облаке помогает гарантировать, что документы вашей компании не потеряны и легко доступны нужной стороне.

6. Масштабируемость

По мере роста и успеха вашего бизнеса, с течением времени будет увеличиваться и количество документов, которые вы создаете. Больше документов будет означать больше беспорядка , больше папок для просмотра, больше облачных хранилищ для поиска и больше вложений электронной почты, которые нужно найти!

Система управления документами очень важна, поскольку ее легко масштабировать.Вы всегда можете настроить или приобрести дополнительные возможности облачного хранилища и убедиться, что ваши рабочие процессы не нарушаются из-за успеха вашего бизнеса.

7. Быстрый поиск

Если у вас нет системы управления документами, поиск нужного документа в то время становится фантастической мечтой.

Поиск подходящей облачной службы , нужной папки на рабочем столе или нужного адреса электронной почты может занять часы вашего решающего времени. Поэтому способность системы управления документами выполнять быстрый поиск является одним из наиболее важных ее элементов.

Хорошая система управления документами имеет отличные возможности поиска и индексирования для поиска точного файла, названия документа и содержимого в документе.

Независимо от того, насколько велик ваш каталог документов , система управления документами может обрабатывать нужный документ со скоростью света.

Подробнее: Лучшие системы отслеживания документов в 2021 году

8

. Лучшая точность

Цифровые документы должны быть более точными благодаря возможности редактирования и совместной работы над процессом создания документа.

Хорошая система управления документами предоставляет все инструменты, необходимые для создания, редактирования и совместной работы над документами, чтобы обеспечить качество и уменьшить неточности.

Благодаря таким функциям, как контроль версий и отслеживание документов, все изменения, внесенные в документ, будут видны остальной части группы / команды. Вы всегда можете вернуться к предыдущей версии или предложить правки, если вас не устраивают внесенные изменения.

9. Снижение затрат на хранение и поставку

Без системы управления документами стоимость создания и управления документами может быть довольно высокой.

Стоимость бумаги, печати, офисных помещений, складских помещений, шкафов и найма сотрудников может оказаться довольно дорогой сделкой для хранения ваших ценных документов.

Даже если вы храните все свои документы в цифровом виде, индивидуальные затраты в размере каждой используемой вами службы облачного хранилища могут оказаться весьма значительными.

Переключившись на систему управления документами, вы наконец можете избавиться от всех этих бумажных файлов, уменьшить пространство для хранения и вернуть себе офисное пространство для более продуктивной работы, избавиться от этих больших и уродливых файлов и сэкономить кучу денег. на бумаге, печати, чернилах и других канцелярских принадлежностях и, наконец, сэкономить на найме новых сотрудников для хранения, поиска и извлечения этих документов.

10. Обеспечивает конкурентное преимущество

Компания, использующая систему управления документами, явно имеет конкурентное преимущество перед теми, кто все еще хранит свои важные документы в папках рабочего стола, на жестких дисках, в облачных хранилищах и в различных других местах.

У компании, переходящей на цифровые технологии, есть много преимуществ по сравнению с теми, кто этого не делает. чтобы быть более точным

Сотрудники могут получить доступ к информации быстро и легко, экономя их время и силы

Сотрудники могут предоставлять клиентам более качественные услуги и сокращать время обработки

Поскольку сотрудники много экономят времени, они могут сосредоточиться на вещах, которые действительно имеют значение и более эффективно способствовать успеху бизнеса.

Подробнее: что такое конкурентный анализ и как его делать правильно?

Какую систему управления документами выбрать?

Мы рекомендуем, чтобы отличная система управления документами имела все эти важные функции:

Она имеет единый источник правды , объединяющий цифровой контент со всех концов в одно место.
Он должен быть масштабируемым и должен обеспечивать достаточно места по мере того, как объем документов вашей компании растет в результате вашего успеха.
Он должен обеспечивать пространство для встреч сотрудников, и одновременно могут сотрудничать , создавать, управлять и редактировать документы и другие важные файлы.
Он должен иметь довольно надежную систему управления контентом для хранения всех файлов компании и документов PDF, листов Excel, руководств, учебных документов и видео, изображений и т. Д.
Он должен иметь довольно сильные возможности поиска для быстро просматривайте заголовки документов и содержимое внутри документов, чтобы сотрудники могли быстро и легко найти то, что они ищут.
У него должен быть способ защиты информации , хранящейся в системе, от посторонних и / или кого-либо без надлежащего согласия на доступ к этой информации.
Он должен быть отзывчивым , чтобы к информации можно было получить доступ с любого устройства без прерывания.

Одна система управления документами, обладающая всеми этими функциями, — это Bit , самый умный инструмент для управления документами и совместной работы на планете.

Почему выбирают Bit.ai Document Management System по сравнению с другими?

Bit.ai — это новый инструмент для управления документами и совместной работы, который помогает группам сотрудничать, обмениваться, отслеживать и управлять всеми документами, файлами и другим контентом компании в одном месте.

Система управления документами Bit позволяет создавать такие документы на рабочем месте, как предложения по проектам, торговые презентации, учебные документы, практические руководства, политики компании, документация по процессам, комплекты средств массовой информации, информационные бюллетени, конкурентные исследования, тематические исследования, электронные книги и т. д. и обеспечивает безопасное и надежное место для хранения этих документов.

Несколько человек могут одновременно сотрудничать и создавать смарт-документ в режиме реального времени. Это прекрасный способ управлять проектами, создавать материалы, ориентированные на клиентов, проводить мозговой штурм, делиться повестками дня встреч, создавать предложения и, самое главное, делиться информацией и знаниями и управлять ими!

Интеллектуальный редактор Bit упрощает и ускоряет процесс документации и создания контента. Помимо документов, Bit также предоставляет потрясающие возможности управления контентом .Bit имеет библиотеку содержимого, которая автоматически сохраняет изображения, файлы и цифровой контент, которые вы добавляете в свои документы (или рабочие области), чтобы вы могли легко получить к ним доступ и повторно использовать их.

Интеллектуальные рабочие пространства создаются вокруг проектов, групп, отделов и клиентов, чтобы упорядочить ваши документы, данные и информацию. Рабочие области упрощают совместную работу и гарантируют, что нужные члены команды будут иметь доступ к нужным документам в нужное время. Они подвижны, поэтому ваша информация может перемещаться по рабочим процессам вашей организации.

Битовые документы также поддерживают интеллектуальный поиск , , который позволяет любому искать и находить любые файлы, изображения, документы и текст внутри документов быстро и легко в рамках всей системы.

Благодаря возможности эффективно маркировать контент, пользователи могут искать свои цифровые активы, используя ключевые слова, заголовки, описания или теги. Они даже могут искать файлы по их источнику. (например, YouTube). Это чрезвычайно полезно для новых сотрудников, чтобы они не чувствовали себя перегруженными при поиске информации.

Bit позволяет пользователям управлять разрешениями и доступом к информации, которые соответствуют их организационным потребностям. Он поддерживает такие функции, как отслеживание документов , , защита паролем, ограничения доступа к файлам и т. Д., Которые помогают обеспечить безопасность важной информации вашей компании.

Bit обеспечивает единое рабочее место для интеллектуальных работников и опытных руководителей, где они могут сотрудничать с сотрудниками, делиться своими знаниями, обдумывать идеи, хранить цифровые активы и вместе внедрять инновации.

Самое приятное то, что эти знания надежно защищены в ваших рабочих местах и могут быть переданы (или сохранены в секрете) с кем угодно в вашей организации!

В общем, Bit проверяет все флажки, позволяя вам совместно создавать и редактировать документы, хранить их в надежном и безопасном месте, загружать мультимедийные файлы, такие как видео, аудио, таблицы Excel, PDF, GIF и т. Д., В Библиотека содержимого , быстрый поиск и доступ к информации, защита содержимого с помощью управления разрешениями и отслеживание документов для получения подробной аналитики.

Активное управление контентом и использование системы управления документами Bit могут помочь организациям увеличить свои шансы на успех.

Bit помогает сохранить ключевые знания для всеобщего доступа, облегчая принятие лучших решений, снижая вероятность ошибки, стимулируя инновации и поощряя культуру постоянного обучения.

Вот и все, ребята!

Каждой компании необходимо управлять огромными объемами создаваемого контента, иметь возможность оптимизировать его и делать доступным для сотрудников и других заинтересованных сторон в нужное время.

Выберите систему управления документами, которая поможет получить конкурентное преимущество над конкурентами, которые все еще тратят время на поиск информации на различных платформах.

Итак, что вы думаете об управлении документами? Ваша компания использует определенную систему управления документами? Давай поговорим в комментариях ниже!

Дополнительная информация:

Все о делопроизводстве |

Начало правильной программы управления записями не должно быть сложной задачей.Ключом к системе может быть менеджер по документации, специалист, ответственный за управление записями в организации. Этот человек (или люди) обычно является экспертом в жизненном цикле записей и в том, как поддерживать и защищать конфиденциальность и данные. Также важно решить, какое место в организации соответствует отделу управления записями. Принадлежит ли он к юридическим услугам, менеджменту и аудиту, административным услугам, информационным технологиям или где-то еще? Ответ зависит от организационной структуры компании.

Предоставлено ARMA International

В управлении записями также должен присутствовать лидер на высоком уровне внутри организации, чтобы обеспечить надлежащую поддержку и соблюдение требований. Более того, отделы должны с самого начала работать вместе, чтобы создать, внедрить и использовать систему. Не рекомендуется, чтобы технический отдел просто покупал систему без участия других отделов.

Управление записями является наиболее эффективным, если оно внедряется в масштабах всей организации, а не только в рамках определенных отделов.С помощью менеджера по документам инвентаризация документации по всей организации — хорошее место для начала. Это даст каждому хорошее представление о том, что существует и сколько информации у вас есть. Благодаря этому исследованию вы сможете определить жизненно важные записи и записи, которые рассказывают историю организации.

Затем разработайте графики хранения, которые подходят для вашей организации и соответствуют отраслевым, государственным стандартам и стандартам ISO. Работая с этими параметрами, вы более четко узнаете, как управлять активными и неактивными файлами.Часть процесса решает, у кого есть доступ к записям, а у кого нет, а также кто будет контролировать этот доступ.

Есть много компаний, которые специализируются на помощи в управлении записями. Некоторые из них основаны на программном обеспечении с возможностями облачного хранения. Другие приходят и помогают с хранением физических записей и управлением ими. Если организация существует какое-то время, скорее всего, ее система управления записями включает в себя как физические, так и электронные записи. Хотя эти два типа записей кардинально отличаются, сильная система будет обеспечивать простоту доступа и защиту записи на протяжении всего ее жизненного цикла, независимо от того, физическая она или электронная.

«Мы можем помочь вам управлять, хранить и уничтожать информацию с момента ее создания до тех пор, пока вы не будете готовы от нее избавиться», — говорит Поттс из Iron Mountain. «Это не просто выбрасывать вещи в мусорное ведро на вашем ноутбуке».

Компании, подобные Iron Mountain, имеют предприятия в различных местах, удаленных от сейсмических зон и зон затопления. На объектах Iron Mountain есть несколько систем пожаротушения, генераторы для поддержки резервных генераторов, климат-контроль и безопасность.Компания может хранить как физические файлы, так и электронные, и клиенты могут получить их в любое время. «Это все, чем мы занимаемся весь день, каждый день. На самом деле все сводится к следующему: если вы делаете это самостоятельно, вы должны быть в курсе всех требований и нормативных требований в своем бизнесе. Это большая работа, — говорит Поттс.

Компании платят за услуги, которые им нужны. Это может сэкономить деньги, объясняет Поттс, потому что им не нужно нанимать собственные группы по управлению документами, и они могут использовать драгоценную недвижимость для других целей.«Если вы юридическая фирма и используете место для хранения коробок, это не приносит вам денег», — говорит Поттс. «Мало того, что это сложно сделать, это еще и тот факт, что недвижимость стоит денег».

Что такое система контроля документов и почему это важно?

В прошлом году FDA выпустило 476 предупреждающих писем. Всего было 201 письмо о нарушении действующей надлежащей производственной практики (cGMP), например, о контроле документов. Регулирующие органы сосредотачивают расследования на производителях лекарств, производителях медицинского оборудования и медико-биологических компаниях в США и других странах.

Если ваша организация получит письмо с предупреждением, предоставление готовой к аудиту документации будет ключевым фактором для подтверждения эффективности документации и корректирующих действий и предотвращения дальнейших действий. Хотя можно эффективно документировать практику, используя ручные бумажные методы, это намного сложнее по сравнению с автоматизированными решениями для управления качеством. Система управления документами может устранить недостающую документацию, предупредить заинтересованные стороны о проблемах и упростить процессы корректирующих действий (CAPA).

Система контроля документов — один из наиболее важных инструментов соблюдения нормативных требований в отраслях с жестким регулированием.Организации на каждом этапе жизненного цикла могут извлечь выгоду, от стартапов до организаций, приближающихся к утверждению на рынке. В этом посте вы узнаете определение системы управления документами, зачем она нужна и основные функции, которые нужно искать.

Узнайте больше о нормативно-правовом климате в разделе «Несоблюдение требований — контроль документации в отраслях с жестким регулированием».

Что такое система контроля документов?

Система управления документами поддерживает управление файлами в соответствии с нормативными документами и системами управления качеством документации, такими как FDA, ISO, EudraLex и другие.Системы программного обеспечения для контроля документов поддерживают автоматизацию безбумажных процессов, управление документами качества, такими как CAPA или отчеты о несоответствиях, а также контрольные журналы.

Зачем нужна система контроля документов

Если вы изучаете системы управления документами для отрасли с жестким регулированием, есть большая вероятность, что соблюдение требований является главной проблемой. Хотя снижение нормативного риска является основным преимуществом программного обеспечения для управления документами (DCS), это далеко не единственный возможный положительный результат.Правильное решение может улучшить информационную безопасность, повысить прозрачность, снизить риски для непрерывности бизнеса и предложить другие преимущества.

Преимущество № 1: более строгий контроль доступа DCS

может внедрить надежные, соответствующие требованиям методы управления идентификацией и доступом (IAM) в строго регулируемых отраслях, чтобы гарантировать, что только нужные люди будут иметь надлежащий доступ в нужное время. Без надлежащего управления доступом бумажные системы или неэффективные безбумажные методы могут создавать риски утечки информации.В строго регулируемых отраслях случайное раскрытие данных может привести к несоблюдению требований, потере конкурентного преимущества, повреждению репутации бренда или другим угрозам.

Согласно недавнему опросу TripWire, восемьдесят процентов профессионалов в области информационной безопасности считают контроль доступа своим главным приоритетом. Выбирая DCS, который предлагает доступ на основе ролей и настраиваемые элементы управления, организации могут получить преимущество в области безопасности данных. В настоящее время 66 процентов организаций полагаются на ручные методы управления доступом и идентификацией пользователей.

Преимущество № 2: Повышенное соответствие

Правильное электронное решение для управления документами может упростить процесс соблюдения сложных нормативных требований к управлению документами, включая требования CFR Title 21, subpart 11 для электронных подписей и паролей.

Плохая система контроля документов — частая причина предупреждающих писем от FDA и других регулирующих органов. Эффективный программный метод управления качеством документов может снизить риски неполной документации, неправильных форм с подписями или случайных контрольных следов.

Если ваша организация запрашивает разрешение на вывод продукта на рынок или подвергается аудиту, FDA или другие руководящие органы будут учитывать некоторые факторы соответствия:

Полная история ревизий, включая даты ревизий и личности редакторов.
Полный отзыв устаревших стандартных операционных процедур (СОП) и других не относящихся к делу документов.
Эффективные меры защиты от несанкционированного редактирования, удаления или изменения записей.

Если программный или бумажный подход вашей организации к контролю документов не соответствует этим стандартам, вы можете столкнуться с нормативными рисками.

Преимущество № 3: Прозрачность информации

Системы контроля документов должны играть важную роль в управлении идентификацией и доступом, защищая конфиденциальные документы от доступа не тем сторонам. Они также должны поддерживать упрощенный доступ, когда это необходимо, позволяя уполномоченным сторонам быстро искать, находить и извлекать заархивированные и активные документы.Некоторые из способов, которыми DCS должна поддерживать прозрачность информации для привилегированного пользователя, включают:

Хранение документов различных типов, таких как PDF-файлы и электронные таблицы
Гибкий, простой в использовании поиск по ключевым словам
Ограничение доступа на основе личности или роли пользователя
Комплексные журналы аудита для отслеживания просмотра и редактирования документов
Поддержка поиска предыдущих версий документов, которые были отредактированы
Возможность контроля архивирования и удаления устаревших документов
Мобильный доступ для просмотра, редактирования и обмена документами

DCS, которая предлагает исключительный пользовательский интерфейс (UX) для прозрачности и контроля информации, может предотвратить нормативные риски и привести к повышению производительности.По сравнению с бумажными системами или менее эффективными программными методами правильная технология может значительно повысить производительность. Согласно исследованию IDC, интеллектуальные работники, которые «управляют, создают или редактируют документы», могут тратить до 2,5 часов в день просто на поиск информации.

Преимущество № 4: Глобальное сотрудничество

В прошлом бумажные подходы к системам контроля документов требовали обмена документами по почте или факсу. Эти в значительной степени ручные, медленные процессы могут значительно задержать проверку документов, что является недостатком для конкуренции в строго регулируемых отраслях, стремящихся выйти на рынок.Сегодня облачное программное обеспечение для DCS может обеспечить глобальное сотрудничество в реальном времени между распределенной рабочей силой с простым доступом с настольных компьютеров или мобильных устройств.

Согласно недавнему опросу Forbes, 87% ведущих организаций считают, что облачные подходы к совместной работе представляют собой «настоящую революцию в … эффективности». Согласно тому же исследованию, 90 процентов руководителей считают, что облачное сотрудничество может способствовать повышению эффективности, согласованности и согласованности кадровых ресурсов.

Преимущество № 5: Улучшенное управление качеством

Системы менеджмента качества являются критически важным компонентом культуры соответствия и качества в строго регулируемых отраслях. Хотя управление качеством — это многогранная практика, контроль документации играет жизненно важную роль в обеспечении соблюдения cGMP в отношении СОП, организационной политики и других важных процессов качества.

Стандарты

ISO, FDA cGMP и другие правила предписывают использование стандартизированных систем для изменения и проверки документации.Если ваша организация регулируется FDA, EudraLex или сертифицирована ISO, система контроля документации является необходимостью. Помимо снижения риска, эффективный безбумажный подход к DCS может повысить эффективность за счет более разумных процессов утверждения, хранения документов и доступа.

Преимущество № 6: Аварийное восстановление

Согласно исследованию Института Понемона, средняя стоимость одной утерянной или украденной записи составляет 225 долларов. Если ваша организация станет жертвой атаки кибербезопасности или другого катастрофического события, вы можете столкнуться с безвозвратной потерей или раскрытием множества конфиденциальных документов.Средняя глобальная стоимость восстановления после утечки данных составляет 3,86 миллиона долларов. В строго регулируемых отраслях, таких как фармацевтика или производство медицинских устройств, потенциальные последствия безвозвратной потери информации огромны.

Как устаревшее программное обеспечение DCS, так и бумажные подходы к управлению документами могут представлять значительные риски для эффективной непрерывности бизнеса. Напротив, облачные методы могут предложить распределенное хранение документов за пределами предприятия, чтобы ваша организация могла быстро оправиться от угроз безопасности данных.

Преимущество № 7: Оптимизация бизнеса в масштабах всего предприятия

Ведущие программные решения для управления документами могут предложить обширные бизнес-преимущества помимо более разумного соответствия, доступа и безопасности:

Возможность быстрого доступа к документам и их редактирования может способствовать гибкости организации
Эффективная DCS и культура, ориентированная на качество, могут улучшить оценку компании
Оптимизированный централизованный доступ к информации может стать конкурентным преимуществом.

Правильный подход к контролю документов может упростить процессы для сотрудников на всех уровнях организации, предлагая оптимизированные рабочие процессы и прозрачность.

На что обращать внимание при использовании программного обеспечения системы управления документами

На рынке представлены десятки решений и поставщиков, рекламирующих «программное обеспечение для системы управления документами». Некоторые из самых популярных результатов поиска, вероятно, будут включать DCS, предназначенные для медицинских организаций, приложений для клинических испытаний и управления знаниями.Организации в строго регулируемых отраслях, таких как фармацевтика, медицинское оборудование или науки о жизни, не испытывают недостатка в выборе и строго определенных требованиях. Чтобы удовлетворить потребности вашей компании в соответствующей DCS, подумайте о поставщиках, которые предлагают естественный поиск, гибкие шаблоны документов, соответствие нормативным требованиям и другие ключевые функции.

Функция №1: простой поиск и навигация

Ключевой особенностью программного обеспечения системы управления документами является хранение и архивирование. Выбранное вами программное обеспечение должно безопасно хранить важные документы вашей организации в облаке и ограничивать доступ для привилегированных пользователей.Хотя безопасное хранилище является важным компонентом, многие пользователи пренебрегают важностью поиска и навигации. Ежедневно на взаимодействие с внутренними заинтересованными сторонами больше всего влияет то, насколько легко выполнять поиск по ключевым словам для получения необходимой информации, а также скорость поиска.

Программное обеспечение для управления документами должно предоставлять инструменты для организации ваших данных и поиска на основе определенных пользователем критериев, таких как ключевое слово или дата. Отдавайте предпочтение поставщикам, которые позволяют прикреплять метаданные, такие как тип документа или дата, к файлам с тегами или настраиваемыми полями ключевых слов.

Функция № 2: Поддержка нескольких типов документов

Если вы сузите область поиска до DCS для строго регулируемых отраслей, вы можете встретить решения, которые разработаны для контроля и управления стандартными операционными процедурами (СОП). Хотя эти решения могут поддерживать совместимое управление одним типом документов, они не являются комплексным решением.

Рассмотрите все различные типы документов, которыми ваша организация должна управлять в настоящем и будущем, и определите, предлагает ли решение соответствующую поддержку.Скорее всего, вам потребуется поддержка электронных таблиц, файлов XML, документов PDF, текстовых документов и файлов изображений для записи таких документов, как результаты обучения, повестки дня управленческого анализа, СОП, CAPA, результаты качества и т. Д.

Характеристика № 3: Соответствие CFR 21, часть 11

Раздел 21 Свода федеральных нормативных актов, часть 11 устанавливает правила FDA для электронного учета и электронных подписей для регулируемых организаций для создания точной документации, эквивалентной бумажным записям.Эти правила применяются, с некоторыми конкретными исключениями, к производителям лекарств, производителям медицинского оборудования, биопрепаратам, биотехнологиям и контрактным исследовательским организациям (CRO).

Если ваша организация в настоящее время подчиняется требованиям FDA, поиск системы, полностью соответствующей Части 11, имеет решающее значение. Есть преимущества в приобретении соответствующей системы для компаний в строго регулируемых отраслях, которые также находятся на начальных этапах запуска и наращивания масштабов начальных исследований и разработок. Поиск соответствующей системы может значительно сузить область поиска и помочь вашей организации с самого начала создать надежные системы документации по жалобам.Это также может предотвратить риски необходимости замены устоявшихся систем по мере того, как вы приближаетесь к выводу продукта на рынок.

Функция № 4: Интеграция управления обучением

Отрасли с жестким регулированием сталкиваются с особыми жесткими нормативными требованиями по обучению сотрудников тому, как соблюдать все применимые нормы. Эти требования могут быть выполнены за счет приобретения специализированного решения для управления обучением, которое отслеживает действия по обучению сотрудников в соответствии с требованиями и автоматизирует учебные действия.В США только фармацевтическая промышленность ежегодно тратит более 1 миллиарда долларов на обучение.

В крупных и хорошо зарекомендовавших себя организациях управление обучением может осуществляться в рамках собственной системы. В зависимости от вашей отрасли и применимых нормативных требований от вас может потребоваться обучение сотрудников по экологическим аспектам, SOP, cGMP и другим факторам, которые соответствуют руководящим принципам для квалификации установки, эксплуатационной квалификации и квалификации производительности.Эти системы управления обучением генерируют множество документов и должны соответствовать требованиям CFR 21, часть 11.

Нужна ли вашей компании система управления обучением, аналогичная вашей системе контроля документов?

Не обязательно, но может пригодиться.

Нормативные требования к обучению сотрудников постоянно развиваются, и организациям необходимо решение для управления обучением, которое могло бы соответствовать текущим рекомендациям по обучению.Если ваши системы разделены, ваша система управления обучением должна соответствовать требованиям контроля документации для отчетов об обучении сотрудников. Существуют значительные преимущества систем контроля документации и обучения, которые предлагают либо сильную интеграцию, либо комплексное решение, такие как улучшенное соответствие, превосходная прозрачность и удобство для сотрудников.

Характеристика № 5: Комплексные системы управления качеством

Требования FDA к менеджменту качества основаны на стандартах менеджмента качества ISO 9001.Раздел 4 ISO 9001 детализирует основные требования к общей системе менеджмента качества (СМК). К ним относятся:

Система менеджмента качества для оперативного планирования, контроля документации и хранения записей.
Управление ресурсами для соответствия правилам обучения, сертификации и стандартам управления оборудованием.
Компоненты реализации продукта для требований клиентов, расширенное планирование качества, проверка процессов и многое другое.
Измерение, анализ и улучшение посредством контроля удовлетворенности потребителей, аудитов, мониторинга процессов и улучшения качества.
Вовлечение руководства через политику качества, планирование и формальную проверку.

Согласно тем же стандартам, система QMS должна создавать «ценность», которая определяется как результаты. Хотя DCS является лишь одним из компонентов общего видения QMS, изложенного в ISO 9001, это очень важный компонент. Ваша организация должна использовать систему управления документами для подготовки к сертификации или аудиту для подтверждения таких аспектов, как оперативное планирование, обучение, мониторинг и анализ со стороны руководства.

Даже если ваша организация в настоящее время не подчиняется требованиям ISO или FDA для CAPA, есть преимущества в выборе программного обеспечения системы управления документами, которое может масштабироваться до комплексного управления качеством с функциями для обучения, мониторинга, анализа и других атрибутов.Совместимые, гибкие системы могут позволить вашей организации беспрепятственно расти и масштабироваться без необходимости прерывания работы.

Системы контроля документов — это не просто нормативное требование

Организации в любой отрасли могут получить значительные преимущества от стандартизированных облачных программных решений для управления документами. Фармацевтическим, медицинским или медико-биологическим организациям требуется решение для управления документами, чтобы соответствовать нормативным требованиям к документации, контрольным журналам и другим факторам соответствия.Если вашей организации требуется решение для управления документацией, соответствующее требованиям FDA, очень важно определить поставщика, программное обеспечение которого полностью соответствует требованиям CFR 21 Part 11.

Однако соответствие стандарту

— далеко не единственное потенциальное преимущество программного обеспечения DCS. Для строго регулируемых стартапов и расширений подходящая DCS может предложить основу для совместимых операций и рабочих процессов, а также возможность масштабирования. Полностью понимая бизнес-преимущества правильных систем управления документами и наиболее важные функции, которые нужно искать, вы можете реализовать решение, которое масштабируется в соответствии с потребностями вашей организации.

Современное управление документами: как юридические департаменты могут работать эффективнее

6 ноября 2020

Современное управление документами: как юридические департаменты могут работать эффективнее

Автор: Майкл Пауэрс,

Время чтения: 3 минуты.

Организации кредитуют цифровую трансформацию за счет снижения затрат, повышения гибкости и предоставления улучшенных и новых услуг. Возможный непредвиденный результат цифровой трансформации — растущий объем цифровых документов и информации, генерируемых бизнес-системами.

Цифровое управление растущим объемом документов представляет собой особую проблему для юридической отрасли. Юридическим фирмам и юридическим отделам требуется легкий доступ к документам и особые потребности в рабочем процессе и совместной работе. В истории не было времени, чтобы эти потребности были более острыми, чем в 2020 году, когда удаленная работа является скорее нормой, чем исключением.

Традиционные системы управления документами, ориентированные на помощь предприятиям в организации документов и управлении ими.По мере расширения использования этих систем пользователи обнаружили, что они не могут удовлетворить потребности современных юридических департаментов и юристов.

Определение современного управления документами

Современный документооборот — это следующий этап в эволюции решений для повышения производительности корпоративных юридических отделов и пользователей. Эти системы обеспечивают интуитивно понятный, ориентированный на потребителя опыт, позволяющий профессионалам работать более продуктивно и совместно. В то же время они позволяют корпоративным юридическим отделам быть более эффективными, гибкими и быстро реагировать на меняющуюся бизнес-среду.

1. Ценность для пользователя: Центральным принципом современного управления документами является расширение возможностей пользователя за счет значительно более удобного взаимодействия с пользователем. Его платформа отражает потребительские приложения, такие как Amazon и Google, с интуитивно понятными функциями, которые работают так, как хотят пользователи, и требуют минимального обучения. Современное управление документами начинается с чистого, современного интерфейса, доступного на любом устройстве, включая персональные компьютеры, телефоны или планшеты. Эти системы хранят документы и электронные письма вместе с соответствующим проектом или вопросом, поэтому пользователи видят полную картину, не переключаясь между информационными разрозненными хранилищами.И он легко интегрируется с приложениями для создания, которые люди используют каждый день, включая Microsoft Word, Outlook, Gmail и другие.

2. Ценность информации : Современное управление документами добавляет интеллектуальные функции и возможности для повышения ценности информации, хранящейся в документах и электронных письмах. Например, он отображает историю документа и другие показатели на интуитивно понятных визуальных панелях мониторинга и временных шкалах. Он предвидит действия пользователя с помощью интеллектуального предварительного просмотра документов, предлагаемых мест хранения и персонализированного поиска.И он легко интегрируется с инструментами, которые используют профессионалы в области права, включая программное обеспечение для управления делами, управления контрактами и рабочего процесса.

3. Ценность для организации: Улучшение индивидуального взаимодействия с пользователем при одновременном повышении ценности информации дает огромные преимущества на уровне организации. Современное управление документами помогает юридическим организациям стать более эффективными и продуктивными и обеспечить лучшие результаты для бизнеса. Повышение уровня взаимодействия с пользователем стимулирует принятие пользователями и увеличивает объем контента, хранящегося в организованной и безопасной среде.Система сокращает время, затрачиваемое отделом на поиск нужного документа. Что еще более важно, он сохраняет институциональные знания отдела, зафиксированные в документах и электронных письмах.

4. Комплексное управление и безопасность: Последний принцип современного управления документами — это всеобъемлющая безопасность и управление. Юридические организации предъявляют строгие требования к защите документов как от внутренних, так и от внешних угроз. Этот контент требует комплексных мер безопасности, основанных на передовых отраслевых практиках, для защиты информационных активов и управления доступом к ним.Данные шифруются на каждом этапе процесса, а разрешения безопасности определяются типом контента и автоматически применяются ко всем документам или электронной почте.

Практический пример

Чтобы проиллюстрировать эти концепции, полезно рассмотреть реальный пример юридического отдела. Крупная транснациональная корпорация, работающая в 180 странах по всему миру, недавно провела оценку своей правовой технологической среды. Их внутренняя команда обнаружила, что они изо всех сил пытались эффективно управлять своими информационными ресурсами, и определила конкретные болевые точки, связанные с поиском, обменом и загрузкой информации.Их анализ показал, что сотрудникам юридического отдела необходимо искать и получать доступ к четырем документам каждый день. Поисковые запросы делятся на три основные категории:

«Простой» поиск документов, к которым пользователь лично прикоснулся недавно — 10-20 минут
«Теплый» поиск документов, в которых пользователь уверен — 30 минут — 2 часа
«Прецедент» поисков, в которых пользователь ищет для ранее созданного контента — 1-5 дней

При расчете влияния этой проблемы на бизнес для всего отдела стало очевидно, что потеря производительности, связанная с неэффективным поиском документов, была значительной.Они обнаружили, что данные хранились в разрозненных хранилищах, не оставляя пользователям единого источника достоверной информации для бизнеса. В результате снизилась скорость и точность поиска информации, что значительно ограничило их способность находить и использовать прецеденты.

После проведения оценки и подтверждения концепции, Legal Operations решила, что они развернут современное решение для управления документами, которое позволит обмениваться знаниями и использовать возможности своей информации. Они основали свое решение на том, что они могут принести измеримую пользу, улучшив юридические рабочие процессы и продукты.Их цель заключалась в создании чего-то большего, чем традиционная система управления документами. Они хотели предоставить полную юридическую информацию, знания и решение для управления рабочим процессом. Основная ценность современного решения для управления документами — это преобразование того, как профессионалы в области права выполняют свою работу, повышение производительности, улучшение взаимодействия с пользователем, расширение обмена знаниями и повышение общего качества юридических услуг, предоставляемых бизнесу.

Управление документами в SharePoint Server — SharePoint Server

02.11.2021
Читать 3 минуты

В этой статье

ПРИМЕНЯЕТСЯ К: 2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint в Microsoft 365

Эта статья содержит высокоуровневое описание различных элементов решения для управления документами, основанного на SharePoint Server.

Управление документами контролирует жизненный цикл документов в вашей организации — как они создаются, рецензируются и публикуются, а также как они в конечном итоге удаляются или хранятся. Хотя термин «менеджмент» подразумевает, что информация контролируется сверху организации, эффективная система управления документами должна отражать культуру организации, которая ее использует. Инструменты, которые вы используете для управления документами, должны быть достаточно гибкими, чтобы вы могли жестко контролировать жизненный цикл документа, если это соответствует культуре и целям вашего предприятия, а также позволять вам реализовать более слабо структурированную систему, если это лучше подходит вашему предприятию. .

Узнайте об управлении совместной работой для SharePoint в Microsoft 365.

Элементы системы документооборота

Эффективное решение для управления документами определяет:

Какие типы документов и другой контент можно создавать в организации.
Какой шаблон использовать для каждого типа документа.
Какие метаданные предоставлять для каждого типа документа.
Где хранить документ на каждом этапе его жизненного цикла.
Как контролировать доступ к документу на каждом этапе его жизненного цикла.
Как перемещать документы внутри организации, когда члены группы участвуют в создании, проверке, утверждении, публикации и удалении документов.

SharePoint Foundation 2013 включает функции, реализующие все эти аспекты управления документами. SharePoint Server включает те же функции, а также добавляет:

Какие политики применять к документам, чтобы действия, связанные с документами, подвергались аудиту, документы сохранялись или удалялись надлежащим образом, а контент, который важен для организации, был защищен.
Как обращаться с документами как с корпоративными записями, которые должны храниться в соответствии с требованиями законодательства и корпоративными правилами.

Чтобы информационные работники могли легко воспользоваться этими возможностями, не отходя от повседневных операций и знакомых инструментов, приложения в системе Microsoft Office, такие как Microsoft Outlook и Word, также включают функции, поддерживающие каждый этап жизненного цикла документа.

Процесс планирования

Процесс планирования управления документами состоит из следующих основных этапов:

Определите роли в управлении документами Убедитесь, что ваши планы включают отзывы основных заинтересованных сторон вашей организации, у вас есть лучшая команда для внедрения решения и вы знаете, кто будет участвовать в процессах управления документами.
Анализировать использование документов После того, как вы определите, кто работает над документами, определите типы документов, над которыми они работают, и как они их используют.
Планирование организации документов Вы можете систематизировать документы в семействах сайтов, сайтах и библиотеках. SharePoint Server предлагает ряд функций, помогающих организовать и хранить документы, от специализированных сайтов до слабо структурированных библиотек документов для быстрого создания документов и совместной работы. В библиотеке вы можете дополнительно упорядочить контент по папкам и подпапкам.
Спланируйте, как контент перемещается между местоположениями Может возникнуть необходимость переместить или скопировать документ с одного сайта или библиотеки в другой на разных этапах его жизненного цикла.
Планирование типов контента Используйте типы контента для организации информации о документах, такой как метаданные, шаблоны документов и рабочие процессы. Внедрение этого метода — важный шаг, который поможет вам организовать ваши документы и обеспечить единообразие в вашей организации.
Планирование рабочих процессов Когда вы планируете рабочие процессы для своей организации, вы можете контролировать и отслеживать, как документы перемещаются от одного члена группы к другому, когда каждый участник сотрудничает в жизненном цикле документа.SharePoint Server включает рабочие процессы для общих командных задач, таких как просмотр и утверждение документов. SharePoint Server также поддерживает создание и установку настраиваемых рабочих процессов.
Планирование управления контентом Вы можете спланировать соответствующую степень управления в зависимости от типа контента или места хранения. Например, вы можете потребовать, чтобы документы в определенной библиотеке были извлечены, прежде чем их можно будет редактировать.
Планирование политик Для каждого типа контента спланируйте политики управления информацией, чтобы обеспечить аудит, хранение и обработку документов в соответствии с институциональными и юридическими требованиями вашей организации.

Правила ведения документооборота в организации: Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2021