Правила заполнения личной карточки работника т 2: Бланк личная карточка работника форма Т-2, скачать бесплатно образец заполнения

Правила заполнения личной карточки работника т 2: Бланк личная карточка работника форма Т-2, скачать бесплатно образец заполнения

Личная карточка работника форма Т-2 — образец и бланк

Личная карточка работника (форма Т-2) – документ, который обязан вести каждый работодатель. В статье расскажем, как правильно заполнить личную карточку и можно ли пользоваться самостоятельно разработанной формой.

Рекомендации по теме

Когда оформляется личная карточка работника

Крайний срок оформления личной карточки работника по форме Т-2 законодательно не установлен. Но мы рекомендуем сделать это в момент внесения записи в трудовую книжку, то есть не позднее одной недели с момента приема человека на работу в вашу компанию.

Личную карточку лучше всего вести в бумажном виде. Ведь ее реквизиты предусматривают подтверждение записей личными подписями работников, например, графа 6 третьего раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». Однако законодательство не запрещает вести личные карточки и в электронном виде. Но в любом случае их придется распечатывать для того, чтобыознакомитьсотрудника с записями под подпись. Работодатель ведет личную карточку в течение всего времени, пока человек у него работает. 

При увольнении сотрудника работодатель закрывает карточку, но продолжает ее хранить:

• 75 лет, если ее закончили вести до 01.01.2003; 
• 50 лет, если ее закончили вести после 01.01.2003. 

Обратите внимание! Личная карточка работника содержит его персональные данные. Работодатель обязан исключить к ней свободный доступ посторонних лиц.

Унифицированная форма Т-2

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 содержит унифицированные формы для ведения кадрового учета. С 01.01.2013 они перестали быть обязательными, поэтому каждый работодатель может самостоятельно разработать форму личной карточки работника. Необязательно использовать форму Т-2, утвержденную постановлением. Но, как показывает практика, проще воспользоваться готовыми формами, чем ломать голову при разработке собственных бланков.

Порядок заполнения карточки

Личная карточка по форме Т-2 заполняется на каждого человека отдельно. Для этого вам потребуются следующие документы:

• приказ о приеме на работу;
• паспорт;
• ИНН;
• СНИЛС;
• документы об образовании, например дипломы, аттестаты;
• трудовая книжка;
• военный билет; 
• иные документы, например, об инвалидности.

В верхнем правом углу формы Т-2 вы увидите два кода. Один из них – код по ОКУД, который всегда имеет значение «0301002», второй – код ОКПО, который необходимо указать вместе с полным наименованием компании. В шапке личной карточки также необходимо отразить дату начала ее ведения, табельный номер нового работника, его ИНН, СНИЛС, первую букву фамилии («Алфавит»), характер и вид работы, пол человека.

После того как шапка документа будет оформлена, нужно перейти к разделам формы Т-2. Их одиннадцать. Рассмотрим некоторые особенности заполнения каждой части личной карточки более подробно.

Построчный алгоритм заполнения личной карточки вы найдете в Путеводителе по кадрам от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демодоступ бесплатно.

Таким образом, личная карточка по форме Т-2 заполняется при приеме человека на работу и ведется на каждого сотрудника отдельно. Работодатель может использовать самостоятельно разработанный бланк, однако проще заполнить унифицированную форму. Для оформления личной карточки вам потребуются документы нового работника.

Личная карточка в 2022 году

Несколько лет назад мы с соавтором (М. В. Журавлева) опубликовали в нашем журнале статью «Вся правда о личной карточке»[1], где на основании нормативных правовых актов подробнейшим образом рассказали о том, как правильно заполнять, вести, хранить личные карточки. Увы, как нам, авторам, ни жаль, но статья полностью утратила актуальность: ведение личных карточек больше не является обязательным, поскольку теперь не предусмотрено ни одним нормативным актом.

Чем отменены личные карточки

И в журнале, и на сайте автора статьи, и на семинарах кадровики уже не раз задавали вопрос: «А каким именно документом отменены личные карточки?». Поясняем это.

Документ, который прежде обязывал вести личные карточки для кадрового учета, отменен с 01.09.2021[2]:

Извлечение

[…]

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

[…]

Согласно Постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 № 719[3] воинский учет граждан в организациях осуществляется по документам, перечень, формы, порядок хранения и заполнения которых устанавливаются Минобороны России (далее — учетные документы). С 08.01.2022 вместо личных карточек работников и личных карточек государственных (муниципальных) служащих по унифицированным формам № Т-2 и № Т-2ГС (МС) применяются карточки граждан, подлежащих воинскому учету по форме № 10[4].

Можно ли продолжать вести личные карточки?

Подчеркнем, что ведение личных карточек не запрещено. Они просто перестали быть обязательными. Соответственно, при проверках государственные трудовые инспекторы не вправе требовать их предъявления и проверять правильность заполнения.

Так что теперь вопрос о том, вести или не вести личные карточки, остается полностью на усмотрение кадровой службы каждого отдельно взятого работодателя. И если вести — то каким образом.

Нужно ли все сведения о воинском учете переносить в новую форму № 10?

Официальных разъяснений по этому вопросу в настоящее время нет. Мы обзвонили несколько военкоматов и можем обобщить ответы.

В общем и целом вывод таков: как решит конкретный учетный отдел конкретного военкомата. Но в основном подход гуманный: если военнообязанных в штате много (напомним: вести воинский учет обязаны все без исключения организации-работодатели), то на вновь принимаемых работников нужно заводить форму № 10, а на остальных пока оставить форму № Т-2. При этом желательно все же постепенно (не в авральном режиме) переносить данные из личных карточек в карточки учета военнообязанных.

Сотрудники учетных отделов вспоминают, что в прошлые годы, когда воинский учет для работодателей был переведен в форму № Т-2, было разъяснение о том, что старые формы, которые были до Т-2, принимаются наравне с новой на тот момент формой № Т-2. В связи с этим они полагают, что и теперь ситуация аналогичная.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ 
В новых учетных документах предусмотрены сведения, которые отсутствуют в личных карточках по форме № Т-2, поэтому нельзя исключить, что военкоматы будут самостоятельно принимать решения либо получат распоряжение от Минобороны России о полной замене старых форм на новые.
Разумеется, мы будем внимательнейшим образом отслеживать ситуацию и немедленно информировать вас, коллеги, обо всех изменениях.

[1] Журавлева И. В., Журавлева М. В. Вся правда о личной карточке // Кадровые решения. 2014–2015.

[2] Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 «Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации».

[3] Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (в ред. от 14.10.2021).

[4] Приложение № 22 к Приказу Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета». Далее — форма № 10, карточка учета военнообязанных.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 3, 2022.

4.0 Заполнение Раздела 2 Формы I-9

В течение трех рабочих дней с даты начала работы сотрудник должен представить оригинал документа или документов (или приемлемую квитанцию) вам или вашему уполномоченному представителю, подтверждающим личность и занятость сотрудника авторизация. Например, если сотрудник приступает к работе в понедельник, вы должны просмотреть документацию сотрудника и заполнить Раздел 2 в четверг или ранее на этой неделе. Однако, если вы нанимаете кого-то менее чем на три рабочих дня, вы должны заполнить Раздел 2 не позднее первого дня работы. Вы должны позволить сотруднику выбрать, какой документ(ы) сотрудник должен представить из формы I-9.Списки допустимых документов. Вы не можете указать, какой документ(ы) сотрудник представит из списка.

Физически осмотрите каждый оригинал документа от сотрудника, чтобы определить, является ли документ обоснованно подлинным и относится ли он к представившему его лицу. Вы или ваш уполномоченный представитель должны ознакомиться с этими документами в личном присутствии представившего их сотрудника. Изучите один документ, выбранный из списка A, или комбинацию одного документа, выбранного из списка B, и одного документа, выбранного из списка C. Если сотрудник представляет документ из списка A, не просите и не требуйте от сотрудника представлять документы из списка B или списка C. Если сотрудник представляет документы списка B и списка C, не просите и не требуйте от сотрудника представить документ списка A. Если вы участвуете в E-Verify, и сотрудник представляет комбинацию документов списка B и списка C, то документ списка B должен содержать фотографию. Для получения дополнительной информации посетите сайт e-verify.gov (PDF).

Некоторые карты социального обеспечения ограничены и не принимаются Документы списка C, если карта содержит:

• ДЕЙСТВИТЕЛЬНА ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ DHS
• НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS

Если ваш сотрудник предъявляет карту социального обеспечения с ограниченным доступом, попросите сотрудника предоставить другой документ из Списка C или документ из Списка A. быть подлинными и относиться к человеку, представляющему их. Вы можете уволить сотрудника, который не представит приемлемый документ или документы (или приемлемую квитанцию ​​за документ) в течение трех рабочих дней с даты начала приема на работу. Если вы неправильно заполните форму I-9, вы рискуете нарушить раздел 274A INA и подвергнуться гражданско-правовым денежным штрафам.

Введите название документа, орган, выдавший документ, номер документа и срок действия (если есть) в разделе 2, используя информацию из оригиналов документов, представленных сотрудником. Если вы решите сделать копии документов, вы должны сделать это для всех сотрудников, независимо от национального происхождения или гражданства, иначе вы можете нарушить антидискриминационные законы. Однако, если вы участвуете в E-Verify и сотрудник предъявляет паспорт США, паспортную карту, карту постоянного жителя (также называемую грин-картой) или карту разрешения на работу, вы должны сохранить ее копию с формой I-9.. Верните оригиналы документов своему сотруднику. Тот же человек, который просматривал документы работника, также должен заполнить поля в блоке

удостоверения, затем поставить подпись и дату в Разделе 2, как показано на рисунках ниже.

Рисунок 2: Раздел 2: Проверка и проверка работодателем или уполномоченным представителем

В верхней части Раздела 2 введите фамилию, имя и отчество сотрудника в точности так, как они указаны в Разделе 1. Введите число, которое соотносится с полем гражданства или иммиграционного статуса, выбранным сотрудником в Разделе 1.

Введите название документа, орган, выдавший документ, номер документа и дату истечения срока действия из оригиналов документов, представленных сотрудником. Вы можете использовать общепринятые аббревиатуры для названия документа или органа, выдавшего документ, например, «DL» для водительских прав и «SSA» для Администрации социального обеспечения, или предложения в инструкциях к форме.

Поле «Дополнительная информация» предназначено для примечаний к форме I-9, таких как:

• Примечания, которые описывают продление разрешения на работу или дату истечения срока действия документа для лиц, относящихся к определенным категориям неиммигрантов или получивших временный защищенный статус (TPS). Для получения дополнительной информации см. раздел 4.4 «Автоматическое продление срока действия разрешения на работу и/или документов о разрешении на работу (EAD) в определенных обстоятельствах» и раздел 6 «Подтверждение статуса для определенных категорий».
• Информация из дополнительных документов, которые могут предоставить неиммиграционные работники с визами F-1 или J-1, включая номер студента и посетителя по обмену (SEVIS) и дату окончания программы из формы I-20, Сертификата о праве на получение статуса неиммиграционного студента или DS-2019. , Сертификат соответствия требованиям для получения статуса посетителя программы обмена (J-1), если требуется.
• Информация о замещающем документе, если ранее была представлена ​​квитанция.
• Несоответствия, которые участники E-Verify должны отметить при участии в программе IMAGE.
• Любые другие необязательные комментарии или примечания, необходимые для вашего бизнес-процесса, такие как даты увольнения сотрудников, даты хранения форм и номера подтверждения дела E-Verify.

Введите первый день работы для заработной платы или другого вознаграждения в графе «Первый день работы сотрудника (мм/дд/гггг)». Рекрутеры и рефералы за вознаграждение не входят в первый день трудоустройства сотрудника.

Кадровые агентства могут использовать в качестве первого дня приема на работу либо дату назначения сотрудника на первую работу, либо дату включения нового сотрудника в кадровый резерв.

Работодатель или уполномоченный представитель подписывает и ставит дату в Разделе 2 в отведенных для этого местах для подтверждения физического осмотра документов, представленных работником. Также введите должность, фамилию, имя и название предприятия или организации работодателя.

Введите адрес компании, город, штат и почтовый индекс.

Последнее рассмотрение/обновление: 20 мая 2022 г.

Назад

Далее

Работодатель W-2 Инструкции и информация по подаче документов

(версия для печати)

Имена и номера социального страхования

Каждый год работодатели отправляют копию формы W-2 в Службу социального обеспечения. Социальное обеспечение соответствует имени и номеру социального страхования (SSN) в каждой форме W-2 в своей базе данных всех выданных SSN. Когда мы находим совпадение, мы записываем информацию о доходах из формы W-2 в истории доходов сотрудника.

История заработков является основой для определения будущего права работника и размера пособия для социального обеспечения. программы выхода на пенсию, инвалидности и выживания. Вот почему очень важно, чтобы имя и SSN каждого сотрудника, указанные в его социальной Карточка безопасности, совпадающая с вашими платежными ведомостями и формами W-2 на конец года.

Публикация 15 Налоговой службы (Циркуляр E, Налоговый справочник работодателя) содержит инструкции по записи имен и SSN сотрудников. В налоговом руководстве говорится, что после того, как работник нанят, вы должны спросить чтобы увидеть его или ее карточку социального обеспечения. Сотрудник может предъявить карточку, если она имеется. Вы можете, но не обязаны, ксерокопировать карту.

Как сделать критическую ссылку

Обновите свои платежные ведомости — Попросите сотрудников подтвердить свое имя и SSN, прежде чем закрыть свои книги и подготовить Формы W-2. Если имя изменилось, продолжайте использовать старое имя и попросите сотрудника обратиться в Службу социального обеспечения, чтобы получить обновленное имя. карта. Использование нового имени до того, как сотрудник обновит записи Социального обеспечения, может помешать отражению доходов в учетных записях сотрудника. история заработка. Изменяйте свои платежные ведомости только после того, как сотрудник получит обновленную карту социального обеспечения с новым именем.

Избегайте этих распространенных ошибок — Неправильные имена или имена с ошибками; неправильный SSN; использование псевдонимов или сокращенных имен; названия до или после имени; и изменения имени, о которых не сообщается в Службу социального обеспечения.

Проверка имен/SSN в системе социального обеспечения — использование бесплатной интернет-службы службы социального обеспечения, номера социального обеспечения Служба проверки (SSNVS), чтобы сопоставить имена сотрудников и SSN во время их найма или до того, как вы подготовите и отправите свою Формы W-2. Существует два варианта проверки через Интернет. Вы можете:

• Подтвердите до 10 имен и SSN (на экране) и получите немедленные результаты — идеальный вариант для проверки новых сотрудников.
• Загружайте в одночасье файлы до 250 000 имен и SSN и, как правило, получайте результаты при следующем правительственном задании день — идеальный вариант для проверки всей базы данных платежной ведомости или если вы нанимаете большое количество работников одновременно.

  Хотя SSNVS доступен для всех работодателей и сторонних отправителей, вы должны зарегистрироваться, чтобы использовать эту службу. Ты может использовать эту услугу только для проверки нынешних или бывших сотрудников и только для отчетности о заработной плате (Форма W-2) целей.

  Для регистрации

  Перейти к Страница приветствия Business Services Online (BSO) и завершите процесс регистрации, где вы создадите свой собственный пароль, получите Идентификатор пользователя и выберите свои службы, включая SSNVS.

  Мы вышлем одноразовый код активации вашему работодателю. Получив код активации, вернитесь на На странице приветствия BSO выберите Войти и введите свой Идентификатор пользователя и пароль. Выберите «Введите код активации» и введите код активации. После этого вы сможете пользоваться услугой.

Для получения дополнительной информации о SSNVS прочитайте: Служба проверки номера социального страхования.

Если вы обнаружите, что SSN сотрудника неверен, вам следует попросить предъявить карточку социального страхования сотрудника, чтобы убедиться, что имя и фамилия SSN правильно отображается в ваших платежных ведомостях. Если данные на карточке совпадают с вашими платежными ведомостями, попросите сотрудника свериться с любой отдел социального обеспечения для определения и устранения проблемы. Документируйте любые действия, предпринимаемые вами для получения правильного имени или SSN, и продолжайте сообщать о заработок с помощью предоставленного вам SSN. Если вы получили исправленное имя или SSN от сотрудника после подачи формы W-2, отправьте Форма W-2C для исправления.

Полезные советы

Используйте правильный формат имени
Введите имя в форме W-2, как указано в карточке социального обеспечения сотрудника. Соедините части составного имени с помощью дефис или пробел. Не соединяйте составные имена в одно слово. Если у сотрудника составное имя, укажите все части имени. в соответствующем поле имени. Например, имя John R Smith-Jones: введите Smith Jones в поле фамилии.

Особенно важно сообщить точную фамилию. Если сотрудник указывает имя с очевидным соединением или несколькими фамилии, спросите у работника, какое имя является началом фамилии, а какое (если есть) отчеством.

Бумажные формы W-2, подаваемые в Службу социального обеспечения Не указывайте звания или ученые степени, такие как доктор, RN или эсквайр, в начале или в конце имени работника. Если карта социального обеспечения содержит отчество, всегда заполняйте форму W-2, используя только отчество (без знаков препинания).

Спецификации для подачи форм W-2 и W-2c в электронном виде (EFW2/EFW2C) Вы можете ввести суффикс; например, Jr., Sr., в ячейках 62-65 Кодекса RW, Сведения о заработной плате сотрудников. Поле для отчества или инициала составляет 15 мест. Вы можете ввести либо инициал отчества, либо полное отчество. Допустимо использовать Спецификации для подачи форм W-2 в электронном формате для копий формы W-2 для сотрудников, даже если она может содержать суффиксы, отчества и т. д. Бумажные инструкции относятся только к копии А формы W-2, которая представляется в Службу социального обеспечения.

Используйте правильный SSN
Введите SSN, указанный на карточке социального обеспечения сотрудника. Если вы нанимаете человека, у которого нет карты социального страхования, вы можете использовать бесплатную службу проверки номера социального страхования (SSNVS), чтобы быстро проверить, соответствуют ли имя человека и SSN социальному Записи службы безопасности, или вы можете попросить его или ее получить их как можно скорее. Если вы уже подали Форму W-2 до сотрудник получает карточку, заполняет и отправляет форму W-2C для внесения исправления. Для получения дополнительной информации о номерах социального страхования, читайте наш Рандомизация номеров социального страхования. Часто задаваемые вопросы.

Формы W-2, отправленные в Службу социального обеспечения на бумажном носителе Если у вас еще нет SSN сотрудника к моменту подачи отчета по форме W-2, заполните поле SSN, введя: Подается на в коробке d на бумажной форме W-2.

Спецификации для подачи форм W-2 и W-2c в электронном виде (EFW2/EFW2C) Если у вас все еще нет номера SSN на момент подачи отчета по форме W-2, заполните поле SSN, введя все нули в ячейках с 3 по 11 Кодекса RW, Сведения о заработной плате работников. Бумажные формы W-2, которые вы даете сотрудникам, также могут содержать все нули в блоке. Об авторе alexxlab administrator Оставить ответ Отменить ответ Рубрики Вложен Вложения Заработ Заработок Начать Новичк Новичкам Разное С чего начать Совет Советы Фриланс © 2019 ICQ Information Center