Правила заполнения отчета кассира в бухгалтерию: Как составить отчет кассира

Содержание

Форма КМ-6 «Отчет кассира-операциониста»

Источник/официальный документ: Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132 Штраф за несвоевременную сдачу: не предусмотрено

Название документа: Справка кассира-операциониста (форма КМ-6 по ОКУД 0330106) Формат: .doc Размер: 48128 кб

Скачать Печать Предварительный просмотр В закладки

Справка-отчет кассира-операциониста — это бланк, который заполняется ежедневно кассиром перед сдачей выручки за рабочий день. Бланк по форме КМ-6 заполняется в единственном экземпляре и вручается вместе с выторгом старшему кассиру или непосредственному руководителю.

Форма КМ-6. Справка кассира-операциониста

В бланке указывается только информация об оплате наличными или банковской карточкой, безналичные платежи не учитываются.

Справка-отчет кассира-операциониста форма КМ-6 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132. Обязательность её заполнения не регулируется нормативными документами и не контролируется проверяющими органами. Это внутренний подконтрольный документ организации, который понадобится для составления позже другого отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма № КМ-7). В маленьких частных компаниях работники сразу отдают заполненный бланк сотрудникам банка. Если этого не происходит, начальство обязуется хранить справку 5 лет.

Применение отчета КМ-6 распространено не только в торговой сфере, а в любой фирме, где ведется бухгалтерский учет приходно-расходного баланса. Это значительно упрощает работу контролера при ежегодной сверке документов.

На сегодняшний день, данная справка носит характер рекомендованной Министерством финансов РФ формы для предприятий. Фирма может отказаться от заполнения бланка КМ-6, но обязуется предоставить альтернативный способ отчета кассирам-операционистам. Это необходимость, прописанная пунктом 6.1 Типовых правил эксплуатации ККМ, которая была утверждена Минфином 30. 08.1993 №104.

Так как государством не предусмотрена административная или криминальная ответственность за отсутствие формы КМ-6, налоговая инспекция не может предъявить штраф предприятию. Но это не освобождает руководство и бухгалтерию от заполнения и предоставления контролирующим органам альтернативного отчета кассира. Таковым может служить кассовая книга со всеми необходимыми записями по приходу и расходу материальных средств. Также отсутствие заполненного кассиром-операционистом бланка КМ-6 отягощает участь владельца предприятия в суде, если его привлекут по статье 120 Налогового кодекса РФ или по статье 15.1 КоАП.

Важные моменты ↑

При поступлении документов в бухгалтерию их необходимо проверить:

По форме	Заполнены ли все разделы, указаны ли реквизиты
По содержанию	На установление факта правильности подсчета сумм

Очень часто бухгалтеры допускают ошибки при оформлении. Наиболее распространенные:

использование простого карандаша;
отсутствие необходимых реквизитов;
наличие исправлений;
использование не утвержденных бланков;
в незаполненных строках нет прочерка;
подписи теми лицами, которые не имеют на это право.

Чтобы не допускать ошибок, необходимо ознакомиться с правилами оформления. Если избежать помарок не удалось, важно знать, как их исправить:

Если ошибка в кассовых или банковских документах	Они аннулируются и составляются заново
В случае порчи кассового документа уничтожать его не нужно	Необходимо приложить его к отчету
Остальные типы документов	Исправляются только после согласования с контрагентами
Неправильная запись перечеркивается	Таким образом, чтобы исправленное можно было разобрать. Обычно зачеркивают тонкой линией
Если неправильно записана одна цифра	Зачеркивается сумма полностью
Сверху зачеркнутого	Пишется правильная запись
На поле делается о	Ставится подпись ответственного лица
Если экземпляров документа несколько	Исправлять необходимо каждый

Если поправки внесены неверно, они не признаются и считаются недействительными. Любая организация должна хранить первичные документы.

Срок – не меньше 5 лет. Эти документы фиксируют факт проведения операций в учреждении.

Что это такое

Первичные документы по учету денежных средств в кассе – это документы, которые подтверждают осуществление действий или операций на предприятии.

В состав первичных документов включаются те, которые содержат данные об итогах деятельности — ордеры (по приходу и расходу финансов), кассовая книга, отчеты.
Основными первичными документами являются различные акты, счета, накладные, поручения и прочие.

Какова их роль

С помощью первичных документов можно подтвердить факт совершения операции в организации, узнать дату ее проведения.

Также на их основании ведется контроль по работе как структурного подразделения, так и работников в отдельности. По информации, содержащейся в документах, осуществляются проверки.

Также играют роль по сохранности имущества организации, дают возможность оптимально его использовать. Обладают первичные документы и юридическим значением.

Поскольку служат письменным доказательством проведения операций, то используются судьей при рассмотрении бухгалтерских споров.

Правовое регулирование

Федеральный закон № 129 «О бухгалтерском учете», принятый 21 ноября 1996 года, содержит основные требования и порядок заполнения первичной документации.
9 статья, пункт 2 данного закона гласит, что документы принимаются к учету, если оформлены на утвержденных законодательством бланках.

Прочие нормативные документы, которыми стоит руководствоваться:

Гражданский кодекс – 1 и 2 части.
Федеральный закон № 173 «О валютном регулировании» от 10 декабря 2003 года.
Положение ЦБ «О безналичных расчетах» № 2П от 3 октября 2002 года.
Инструкция , разработанная 5 января 1998 года № 18.

Как правильно заполнять КМ-6 при работе и с наличными деньгами и расчете по картам

Подскажите, как правильно заполнять КМ-6 при работе и с наличными деньгами и расчете по картам.

Ответ

Официальных разъяснений нет. Действующее законодательство не содержит специального порядка для заполнения формы КМ-6 при работе с наличными и при расчетах по картам. Следовательно, справка заполняется в общем порядке.

Справка-отчет кассира-операциониста применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену).

В первой строке отчета кассира необходимо указать название организации, ее адрес и номер телефона.

Обязательно указываются реквизиты ККМ. Далее нужно написать номер и дату составления документа, а также время работы.

В табличной части указываются показания счетчика на начало и на конец рабочего дня (смены). Выручка определяется по показанию счетчика на конец рабочего дня минус показания на начало дня и за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям.

Затем кассиру организации необходимо написать сумму выручки за день прописью и поставить свою подпись.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОСКОМСТАТА РОССИИ от 25.12.1998 № 132

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин

Применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену ). Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир-операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма N КМ-7 ).*

2. Статья:Особые правила, которых важно придерживаться при расчетах «пластиком»

В конце рабочего дня данные о безналичной выручке из Z-отчетов заносятся в журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4 ) в таком порядке. В форма № КМ-4 нужно указать количество пластиковых карт, по которым производилась оплата, а в форма № КМ-4 – сумму выручки, которая была оплачена платежными картами. Информация из журнала кассира-операциониста о сумме выручки (как наличной, так и безналичной) переносится в форма № КМ- 6 (справка-отчет кассира-операциониста) и форма № КМ- 7 (сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации).*

Данные о наличной выручке и о выручке, которую покупатели оплатили банквскими картами, в журнале кассира-операциониста нужно указывать отдельно.

Деньги за товары, которые клиенты приобрели с помощью пластиковых карт, в кассу не поступают.

Функциональное значение

Основным отчетным нормативным актом для кассира является справка такого образца. Она подтверждает размер полученной выручки и передается непосредственно руководителю вместе с денежными средствами. В тех случаях, когда деньги передаются на хранение в банк, при помощи инкассаторов в форме делается специальная пометка.

При проведении проверок надзорными органами, такие справки играют крайне важную роль. Эти акты свидетельствуют о полноте предоставленных сведений и соответствии с отчетной документации. Также при помощи КМ-6 производится составление сводного отчета. В эту справку включены важные сведения о состоянии счетчиков ККТ.

Определение общей выручки производится на начало и конец отчетного месяца. Во внимание берется и сумма средств возвращенных клиентом по чекам, которая вычитается из общей суммы выручки. Это проверяется и заверяется ответственными должностными лицами.

Документы о приеме и оприходовании денег по ККТ в обязательном порядке должны содержать в себе подтверждающие подписи руководителя компании и старшего кассира.

Форма КМ-6 — справка-отчёт кассира (образец)

Поэтому на конец дня сумма наличных денег в кассовом ящике получается меньшей, чем общий итог выручки по данным Z-отчета. Разница равна сумме, оплаченной через ККТ в безналичном порядке.

Обратите внимание: составить на основании Z-отчета приходный кассовый ордер (форма № КО-4 ) нужно только на сумму, которая принята в течение дня наличными. Эта же сумма должна быть отражена в кассовой книге (форма № КО-4 ). Выручка, поступившая по пластиковым картам, ни в приходный ордер, ни в кассовую книгу попасть не должна.

3. Статья:Справка-отчет кассира- операциониста

Если организация или предприниматель принимает от покупателей или заказчиков наличные деньги, нужно применять ККТ и заполнять все необходимые документы. Документов при работе с кассовой техникой требуется немало, но расскажем об одном из них – форме № КМ- 6. Почему-то по поводу его оформления у кассиров и бухгалтеров возникает множество вопросов.

На что обратить внимание в документе

Справка-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6, утвержденной форме № КМ- 6, заполняется в конце каждого рабочего дня при сдаче выручки в центральную кассу организации (или в банк – например, если выручку забирают инкассаторы).*

В первой строке формы указано «(организация, адрес, номер телефона)», однако справку-отчет кассира-операциониста заполняют в том же порядке и индивидуальные предприниматели, работающие с ККТ. То есть в первой строке они записывают свою фамилию, имя, отчество, адрес и номер телефона.*

Если в течение рабочего дня деньги возвращались покупателям из операционной кассы, то сумма возврата отражается в форме № КМ-6. Соответственно сумма сданной выручки должна быть равна величине полученной выручки за минусом возврата. Напомним, что денежные средства возвращают покупателю из операционной кассы, только если он принес обратно товар, приобретенный в тот же день. При этом составляется акт по форме № КМ- 6, к которому прикладываются неиспользованные чеки. Если же покупатель возвращает товар, приобретенный в предшествующие дни, денежные средства ему выплачивают уже из центральной кассы организации или предпринимателя. В этом случае сумму возврата в форме № КМ-6, показывать не нужно. Сумму ошибочно пробитых чеков также отражают в форме № КМ- 6, подтверждая ее составлением акта по форме № КМ- 6.

Примечание. Форма имеет оборотную сторону, на которой указывается ФИО и ставятся подписи старшего кассира, кассира-операциониста, а также руководителя.

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Подробная инструкция

Справка формы КМ-6 условно можно разделить на 3 части: строчную, табличную и заключительную. Заполнение строчной части:

Графа «организация» — прописывается название юридического лица или ИП в полной зарегистрированной форме, адрес и контактный телефонный номер.
ИНН предприятия, на котором составляется справка.
Отдел или структурное подразделение – если имеется разграничение.
Данные о ККТ – содержит сведения о модели устройства.
Номер ККТ – можно узнать у старшего кассира или из документов к аппарату.
Графа прикладная программа остается пустой, если она не используется.
В поле кассир – указываются полные инициалы кассира, но если сектор обладает несколькими работниками-операторами, то оно не заполняется.
В графе смена прописывается номер Z-отчета.

Также между двумя частями идет промежуточное поле – им пренебрегать нельзя и его обязательно нужно заполнить. Здесь указывается порядковый номер присвоенный справке формы КМ-6, дата его заполнения и точное время начала составления и окончания.

Составление табличной части:

В столбце 4 не указывается никакая информация при условии, что для учета используется техника ККТ младше 2004 года.
В 5 отображается сумма средств на начало смены. Такие сведения можно узнать из журнала кассира в графе 9 или из составленного утром Отчета в строке ГРОСС-ИТОГ.
В 6 – указывается сумма ГРОСС-ИТОГа из отчета Z.
В 7 – Итог по смене Z-отчета. Если были возвраты, то указывается итоговое значение, полученное после вычета возвращенных средств.
Столбец под номером 8 остается пустым, если в течении смены или дня не было произведено возвратов. Если они были, то указывается сумма из Z-отчета с соответствующим названием «Возвраты».
В 9 – указывается фамилия кассира-операциониста, который составлял отчет.
10 предназначается для его заверяющей подписи.
В итоговом поле фиксируются суммы 7 и 8 столбцов.

Как заполнять справку-отчет кассира-операциониста

Принимая наличные денежные средства, организации должны использовать контрольно-кассовую технику, а также оформлять необходимые документы. Одним из них является справка-отчет кассира-операциониста, которая имеет унифицированную форму № КМ-6. Рассмотрим порядок ее заполнения.

Для чего нужно

Справка-отчет кассира-операциониста является отчетным документом кассира о показаниях счетчиков ККМ и выручке за день (смену).

Как правило, проверяющие органы смотрят наличие такого документа в целях проверки полноты отражения выручки.

Форма

Имеет унифицированную форму № КМ-6, утвержденную постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Ежедневно на конец рабочего дня кассир обязан в единственном экземпляре составить отчет и вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру сдать в кассу организации или в банк.

Отчет необходимо хранить пять лет.

Правила заполнения

В первой строке отчета кассира необходимо указать название организации, ее адрес и номер телефона. При наличии структурного подразделения его также нужно указать.

Если данный документ заполняет индивидуальный предприниматель, он указывает в той же последовательности такую информацию.

Обязательно указываются реквизиты ККМ (название, регистрационный номер, а также номер производителя).

Далее нужно написать номер и дату составления документа, а также время работы.

Затем кассиру организации необходимо написать сумму выручки за день прописью и поставить свою подпись.

Кассир вместе с выручкой сдает отчет по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете.

Правила заполнения

Если в организации функционирует несколько касс, то кассир обязан составлять справку-отчет формы КМ-6 для каждой в отдельности. Поэтому по окончанию смены или рабочего дня таких документов может быть несколько.

На главном титульном листе в обязательном порядке, в соответствии с законодательными требованиями указывается информация об организации – полное наименование юридического лица, адрес фактического расположения, ОКПО, сведения об ИНН (присвоенный индивидуальны номер налогоплательщика) и сведения для связи (контактные данные – номер телефона, факс, электронная почта и т. д.).

Помимо этого указывается информация о ККТ аппарате – наименование модели, фирмы производителя, номера изделия (можно узнать из паспорта устройства) и номер под которым он зарегистрирована в налоговом органе.

Затем прописываются сведения:

Полные ФИО ответственного кассира-операциониста.
Номер смены, в которую осуществлялась деятельность.
Номер, присвоенный документу и его дата заполнения.
Продолжительность отчетной смены или рабочего дня – время, в которое осуществлялся учет денежных средств поступивших в качестве выручки.

Номер формы КМ-6 берется из данных фискального документа-отчета.

Сводный отчет формируется на основании сведений полученных из счетчиков денежного характера, которые установлены в кассовых аппаратах. Он составляется на начало и на конец отчетного периода (смена или день). Его именуют Z-отчетом. В нем содержится 10 граф, которые подлежат заполнению кассиром:

Присвоенный номер отчета.
Если имеется, то порядковый номер отдела.
При наличии – номер секции.
Графа под номером 4 не заполняется кассиром.
Информация о состоянии кассы на начало периода отчета.
Данные на конец отчета (завершение дня либо смены).
Объем полученных средств за вычетом возврата от потребителей по чекам, которые не были использованные.
Возвраты по чекам, пробитым с ошибками или, которые не нашли применения.
Данные о кассире-операционисте – ФИО.
Заверяющая подпись кассира составляющего отчет.

В конце страницы прописывается словами сумма полученной за день или смену выручки.

Когда справка передается в бухгалтерский отдел, то на ней проставляется дата и номер приходного кассового ордера. Если КМ-6 отправляется в банк, то указываются данные о реквизитах и сведения о квитанции, которая выдается о принятии инкассатором денежных средств.

Правила по заполнению КМ-6 для ИП такие же, как и для юридических лиц.

Унифицированная форма № КM-6 — бланк и образец

Унифицированная форма КМ-6является одним из отчетов, заполняемых кассиром в конце каждого дня, когда производятся кассовые операции с наличными деньгами. Мы расскажем о том, как заполнить форму КМ-6, где можно скачать ее бланк и посмотреть образец заполнения.

Работаем с наличными деньгами

Работа с наличкой всегда сопряжена с большой ответственностью. Кассиру нужно уметь не только правильно оформить все кассовые документы, но и соблюсти при этом требования законодательства.

Важно!Основные моменты, которые должен знать кассир при работе с наличными деньгами, указаны в законе о применении ККТ от 22.05.03 № 54-ФЗ и указании ЦБ РФ о кассовых операциях от 11.03.14 № 3210-У.

Только это еще не всё: у кассира много и других обязанностей. Одна из них — заполнение отчета унифицированной формы КМ-6 Справка-отчет кассира-операциониста . Основное его назначение — представить информацию о показаниях счетчиков кассовой машины и выручке за рабочий день (или кассовую смену).

О порядке заполнения формы КМ-6 поговорим далее.

Заполняем форму КМ-6

Отчет КМ-6 заполняется кассиром в 1 экземпляре. После отображения информации о компании (наименование и телефон, КПО, ИНН) и применяемой модели кассового аппарата (наименование, заводской и регистрационный номер) кассир должен отразить выручку за смену по данным суммирующих счетчиков на начало и конец рабочего дня.

Кроме того, для заполнения формы КМ-6 требуется знать сумму наличных средств, возвращенных покупателям (при возврате товара), и по неправильно пробитым чекам, чтобы конечная сумма денежных средств по данным отчета отражала фактически полученную наличную выручку компании за смену. Подписать этот отчет должны старший кассир и руководитель компании.

формы КМ-6 вы можете на нашем сайте:

На нашем сайте вы можете также ознакомиться с порядоком заполнения других унифицированных форм — см. материал Зарплатная ведомость формы Т 53 () .

Заполнить форму КМ-6 вам поможет образец, который можно скачать на нашем сайте:

Итоги

Результат работы кассира за смену (кассовая выручка) оформляется с помощью унифицированной формы КМ-6. В этом отчете указываются данные суммирующих счетчиков кассового аппарата. Подписывают его руководитель и старший кассир.

Комментариев пока нет!

Кассовая книга. Образец заполнения и ведения кассовой книги.

Форма № КО-4 Посредством данного документа бухгалтерией осуществляется учет всех операций, проводимых кассой организации по выдаче или принятию наличных денег. Каждая организация должна вести кассовую книгу только в одном экземпляре. В качестве бланка применяется унифицированная форма № КО-4.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций организации вправе вести кассовую книгу как вручную, так и автоматизированным способом (в электронном виде).

Ведение кассовой книги

Электронный вариант книги допускается при обеспечении организацей необходимых мер по сохранности кассовых документов. В этом случае к началу каждого следующего рабочего дня должны составляться две одинаковые по содержанию машинограммы: «Вкладной лист» и «Отчет кассира», содержащие все необходимые реквизиты. Данные листы должны быть пронумерованы в порядке возрастания. Отсчет следует вести с начала года.

В последнем «вкладыше» каждого месяца и календарного года должно быть указано общее количество листов за каждый месяц и год соответственно.

Кассир, получив машинограммы, проверяет правильность их составления и подписывает. Вкладные листы кассир оставляет у себя и хранит их в течение года, а отчет передает в бухгалтерию (под расписку) вместе с приходными и расходными кассовыми документами.

При ведении кассовой книги автоматизированным способом вкладные страницы брошюруются (сшиваются) и опечатываются по мере необходимости или по окончании календарного года, с обязательным заверением подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия общего количества страниц за год.

Часть предприятий ведут кассовую книгу вручную. В этом случае ее заводят на определенный период, который может зависеть от количества операций.

При данном способе ведения листы кассовой книги должны быть пронумерованы до начала работы с ней, а их общее количество заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия на последней странице книги.

Все страницы прошивают и опечатывают сургучной или мастичной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используют клей на основе жидкого стекла, бумагу типа папиросной, штемпельную краску. Бумагу с оттиском печати смазывают с двух сторон клеем, после опечатывания наносят еще один слой клея. Такие меры необходимы для того, чтобы нельзя было изъять из листы.

Заполнение кассовой книги

Рассмотрим два варианта. Образец заполнения кассовой
книги с вертикальным
расположением листов Первый вариант имеет вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на одной странице.

Отчет кассира может быть оформлен при этом одним из двух способов.
1. Отчетом кассира является следующая страница кассовой книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами.

Между двумя листами кладется копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой.

Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.

2. Отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. На чистом листе пишется или печатается название «Отчет кассира за «______» ______г.». Записи на чистом листе осуществляются через копирку.

По окончании рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.

Второй вариант — горизонтальное расположение страниц.

Пример кассовой книги с горизонтальным
расположением страниц Каждая страница кассовой книги состоит при этом из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) — как второй экземпляре лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копировальную бумагу.

Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.

Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части остаются в кассовой книге. Вторые — должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций задень не отрываются.

Сначала на листе кассовой книги указываются все приходные документы, а затем все расходные документы.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает под расписку в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

ВНИМАНИЕ! Если среди остатка денег есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке (см. лимит остатка кассы).

Как говорилось ранее, в организации должна быть только одна кассовая книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения (филиалы, представительства), очень сложно или даже невозможно выполнить это требование. Даже если обособленное подразделение находится в одном городе с головной организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить выручку и кассовые документы в головной офис, так чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом городе, то такая практика становится невозможной.

В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации нет никаких разъяснений по этому поводу. Тем не менее на титульном листе книги есть строка, в которой указывается структурное подразделение организации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной книги структурным подразделением.

Проще обстоит дело с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Такие обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают в головную организацию только копии первичных кассовых документов и книги, заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения организации.

Оригиналы хранятся в обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе. При составлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти показатели.

Если же обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, то оно может вести отдельный раздел кассовой книги. Этот раздел должен быть прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В этом случае разделы передаются в головную организацию вместе с оригиналами первичных кассовых документов. В обособленном подразделении остаются их копии.

В обоих случаях организации необходимо установить методику работы с кассовой книгой. Ее следует утвердить приказом по организации. Это может быть как отдельный приказ, так и пункт приказа по учетной политике.

В методике необходимо предусмотреть: 1) коды или индексы всех подразделений организации 2) порядок нумерации кассовых документов 3) способ ведения кассовой книги 4) периодичность и перечень документов, передаваемых в головную организацию.

Скачать

Как сформировать кассовую книгу в 1С 8.3 Бухгалтерия

Если организация производит какие-то действия с наличными деньгами, она обязана регистрировать их в учете согласно утвержденному в РФ Порядку кассовых операций. Каждое движение «налички» должно фиксироваться кассовым документом – приходным или расходным кассовым ордером.

Кроме того, необходимо вести кассовую книгу по форме КО-4, в которой будут записаны операции за каждый «кассовый день» (то есть за каждый день, когда имело место получение наличных денег и/или их выдача). Каждый лист книги оформляется в двух одинаковых экземплярах: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира.

Кассовую книгу можно вести как вручную (в этом случае листы перед началом ведения прошиваются и опечатываются), так и в программе компьютерного учета. В «1С Бухгалтерия 8.3» кассовая книга реализована как отчет. Бухгалтеру или кассиру не нужно делать для нее отдельные записи, тем более в двойном варианте. Достаточно заносить в программу первичные документы по поступлению и выдаче наличных. Кассовая книга в 1С сформируется автоматически на их основании.

Настройка кассовой книги в 1С 8.3

Перейти в кассовую книгу в программе 1С можно по соответствующей кнопке в журнале кассовых документов (который доступен в разделе «Банк и касса», подраздел Касса – Кассовые документы):

По нажатию кнопки открывается форма настройки отчета «Кассовая книга». В ней нужно выбрать период, за который формируется книга. Обычно по умолчанию установлен период 1 день, но программа позволяет указать любой период, при этом листы книги будут сформированы за каждый кассовый день.

Если учет в базе ведется по нескольким организациям, также нужно выбрать организацию. Кроме того, по кнопке «Показать настройки» можно дополнительно настроить отображение книги.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В настройках доступен выбор параметров:

Формирование книги по основной деятельности либо по деятельности платежного агента.
Формировать обложку и завершающий лист. Обычно это делают по завершении года. Если поставить данный флаг, первым листом книги будет обложка с данными организации, а на последнем листе будет выведено итоговое количество листов для прошнуровки, поля для подписей главбуха и руководителя, место для печати.

Выводить основания кассовых ордеров. При установленном флаге в строках кассовой книги появляются данные, которые были указаны в кассовых документах в поле «Основание». Если флаг не установить, то основания не будут отображены в кассовой книге.
Нумерация листов кассовой книги. Настройка доступна, когда книга формируется не с 1 января. Если часть листов кассовой книги уже была напечатана ранее, пользователь может ввести № листа, с которого следует продолжить нумерацию.
Кассир и бухгалтер. По умолчанию здесь отображаются ответственные лица из настроек организации. Но есть возможность выбрать других вместо них (доступен выбор из справочника «Физические лица»).

Формирование и печать кассовой книги из 1С

Кассовая книга формируется по кнопке «Сформировать». В каждой строчке содержится номер документа, сведения — от кого получено или кому выдано (если включен вывод оснований, то здесь же указано основание кассового ордера), корреспондирующий бухгалтерский счет, суммы прихода и расхода наличных.

Кроме того, на листе указаны дата, номер листа, остатки на начало и на конец кассового дня, итоговые суммы прихода и расхода за день, место для подписи кассира. Каждый лист сразу выводится в двух экземплярах. По кнопке «Печать» книгу можно распечатать.

Как и другие отчеты, кассовая книга не сохраняется в программе, а формируется каждый раз на основании имеющихся проведенных документов.

Смотрите наше видео про учет кассовых операций в 1С:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С.
Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Как правильно вести и подшивать кассовую книгу — Оператор фискальных данных Первый ОФД

Как правильно вести и подшивать кассовую книгу

Если вы продаете товары за наличные средства, то вам придется оформлять кассовую первичку. Кассовая книга – неотъемлемая часть первичных документов в бухгалтерском учете. При неграмотном ведении этой информации предпринимателю грозит штраф. Мы расскажем, как правильно вести и оформить кассовую книгу.

О необходимости кассовой книги в 2019 году

Данный документ обязаны вести все предприниматели и компании вне зависимости от их системы налогообложения и формы организации. Отказаться от этого процесса могут ИП, ведущие учет расходов и доходов и физических показателей по современному налоговому законодательству. Кассовую книгу можно вести в бумажном или электронном виде.

Правила заполнения документа

В кассовой книге отражаются поступление и выдача средств. Вне зависимости от того, ведете вы ее в бумажном или электронном формате, правила заполнения были едиными. Расскажем о них подробнее. В конце рабочего дня продавец должен:

вывести итог операций за сутки;
установить остаток средств в кассе на следующий день;
распечатать электронный журнал;
пронумеровать, сшить, заверить и поставить печать на каждом листе документа;
отнести ордера на приход и расход, а также отчет кассира в бухгалтерию.

Как сшивать документы

Бумажные и распечатанные электронные кассовые книги нужно прошивать. Единого порядка для этого не предусмотрено. Однако мы расскажем об универсальном способе.

Пронумеруйте каждый лист обычной гелевой ручкой. Нумерация начинается с единицы.

Сшейте страницы, чтобы они открывались свободно. Завяжите два конца нити, наложите их на задний лист и приклейте сверху бумажный прямоугольник из листа A4. Это будет выглядеть, как своеобразная пломба.

На этом прямоугольнике необходимо указать количество листов в сшитом документе. Ниже директор и бухгалтер компании ставят подписи. Печать ставится на пломбу лишь частично.

Образец заполнения

Если единого образца для сшивания документов нет, то сама форма этого документа предусмотрена. Образец заполнения утвердило постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Кассовая книга пример заполнения и образец бланка формы № КО-4

Для учета всех кассовых операций по принятию или выдаче денежных средств, проводимых организацией, используется кассовая книга (унифицированная форма КО-4). Кассовая книга ведется на каждом предприятии в единственном экземпляре на стандартном бланке КО-4. Организация на свой выбор может вести книгу как вручную, так и на компьютере (предусмотрены оба варианта).

Ведение КО-4 в электронном виде

Данный вариант ведения книги возможен только в случае обеспечения на предприятии мер по сохранению кассовых документов.

При данном ведении учета к началу рабочего дня кассир составляет два экземпляра бланков «Вкладной лист» и «Отчет кассира», которые содержат необходимые данные. Эти бланки нумеруются по порядку сначала года. В конце месяца (года) на последнем «вкладыше» прописывается общее число листов за месяц (год).

В обязанности кассира входит тщательная проверка полученных данных, после чего он подписывает бланки. Вкладные листы он хранит у себя в течение трех лет, а отчет направляет (по расписку) в бухгалтерию, с приложенными приходными и расходными кассовыми документами.

Данный способ ведения кассовой книги предполагает распечатку вкладных листов по мере необходимости (или в конце года), после чего они брошюруются и подписываются руководителем и главным бухгалтером с проставлением количества страниц за год.

Ведение КО-4 вручную

Некоторые организации ведут КО-4 вручную, поэтому заводят ее на определенное время (зависит от количества страниц).

Нумерация листов осуществляется до начала работы с ней, а общее количество заверяется на последней странице руководителем и главным бухгалтером.

Кассовая книга прошивается и опечатывается мастичной печатью так, чтобы нельзя было вынуть листы.

Варианты заполнения кассовой книги

Вертикальное расположение страниц. При таком раскладе вся информация за день располагается на одной страничке. Отчет кассира составляется двумя способами:
- Отчет кассира – следующая страница книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами. При заполнении шариковой ручкой между листами кладется копирка. Вторые экземпляры отрываются и являются отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.
- Отчет кассира — вкладной чистый лист. Нумерация — сплошная. На чистом листе печатается «Отчет кассира за «__» ______г». Записи ведутся через копирку. В конце рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.
Горизонтальное расположение страниц. Каждая страница книги включает в себя две равные части: с горизонтальной разлиновкой оформляется кассиром, как первый экземпляр, а без горизонтальных линеек, как второй экземпляр лицевой и оборотной сторон через копирку шариковой ручкой. Для этого лист необходимо сложить по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копирку. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.
Первым и вторым частям листов присваивается один номер. Первые части остаются в кассовой книге, а вторые отрывают, так как они являются отчетом кассира и до конца дня не отрываются.
При заполнении бланка вначале заполняются приходные документы, а потом уже расходные.
В конце рабочего дня подводятся итоги операций, выводится остаток денежных средств в кассе на следующее число. После чего кассир передает (под роспись) в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами.
Правильность ведения кассовой книги проверяет главный бухгалтер организации.

В случае, если среди остатка денежных средств есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, их сумму указывают в отдельной строке (см. лимит остатка кассы).

Справка-отчет кассира-операциониста форма КМ-6 бланк и образец

Отчетный ежедневный документ, составляемый на основании данных счетчиком ККТ, именуется справка-отчет кассира-операциониста форма КМ-6, бланк и образец заполнения данной формы предлагаем скачать в статье ниже. Отчет относится к ежедневным кассовым, не допускает в себе ошибок и исправлений. Ответственный за заполнение формы КМ-6 — кассир-операционист, обслуживающий ККМ.

Бланк КМ-6 показывает сведения по ККМ, соответствующие началу и концу рабочей смены или дня, также отражает величину прибыли за данный отрезок.

Заполненный образец отчета КМ-6 сопровождается приложением к нему сводной формы КМ-7 (сведения о показаниях счетчиков ККМ).

Справка-отчет кассира-операциониста, приложенный бланк КМ-7, приходные и расходные документы, выручка сдаются в бухгалтерию по ПКО (скачать образец приходного кассового ордера можно здесь).

Новая ККТ требует регистрации в налоговой, для чего заполняется и подается в ФНС заявление форма по КНД 1110021.

Образец заполнения формы КМ-6

Бланк справки-отчета кассира-операциониста утвержден еще Госкомстатом от 25.12.98 и применяется до сих пор.

В бланк КМ-6 следует вписать следующую информацию:

сведения о предприятии;
название структурного подразделения;
модель ККМ, номер производителя и регистрационный;
используемое программное обеспечение;
сведения об ответственном за данную ККМ кассире;
номер и дата справки-отчета, а также время работы смены;
в табличной части формы КМ-6 нужно заполнить информацию о номере счетчика, данные сведения берутся из фискального Z отчета, который снимается в конце рабочей смены, сведения о номере отдела или секции, показания денежного счетчика начальное и конечное, сумма выручки, определяемая исходя из указанных показаний денежного счетчика, возвращенная покупателям наличная сумма денег;
заверяет заполненную в таблице формы КМ-6 информацию ответственный лицо секции или отдела;
под таблице в отчете кассира указывается прописью общая денежная сумма выручки;
номер и дата ПКО, на основании которого наличностью сдается в старшему кассиру для дальнейшей передаче в банк, реквизиты банка указываются строкой ниже.

На заполненном бланке справки-отчета кассира-операциониста должны присутствовать подписи следующих лиц:

старший кассир;
кассир-операционист;
руководитель организации.

Все отчеты кассира-операциониста, составленный по форме КМ-6, подлежат хранению на протяжении 5 лет.

Бланк и пример оформления

Справка-отчет кассира-операциониста форма КМ-6 бланк — скачать.
Образец заполнения отчета кассира форма КМ-6 — скачать.

Кассовые политики и процедуры для отделов | Бухгалтерские услуги

Общие правила

Платежи наличными, чеками и кредитными картами, полученные на любом факультете Университета, следует ежедневно сдавать в кассу. Квитанции не выдаются. Депозиты можно посмотреть на GLOW в течение 3-4 дней. Если общая сумма депозита превышает 500 долларов наличными, сотрудник службы общественной безопасности доставит его или сопроводит в наш офис. Денежные средства, полученные отделами, не могут использоваться для оплаты мелких расходов или для обналичивания личных чеков.Все департаменты должны обеспечить наличие адекватного контроля за получением и записью депозитов и доходов.
Чеки (включая дорожные чеки и денежные переводы) должны быть выплачены на счет Университета Западного Мичигана и должны быть подтверждены сразу после получения. Марки подтверждения можно приобрести в кассе. Все чеки, депонированные в отдел, должны иметь код фонда, центра затрат и объектный код, написанный на лицевой или оборотной стороне чека. Для чеков, отправляемых на баннерную учетную запись, на лицевой стороне чека должно быть указано WIN.
Если ваш отдел ожидает банковский перевод или EFT, обратитесь в кассу, чтобы уведомить их о депозите. Инструкции по банковскому переводу можно получить в кассе, а авторизация через систему банковских переводов — через офис управления инвестициями и пожертвованиями.
На счет 4XXX следует вносить только возмещение, а в форме чека и депозита следует указать «возмещение». Все остальные доходы должны быть депонированы на соответствующий счет 8XXX.Любые полученные подарки следует направлять в Фонд WMU для обработки.
Все университетские деньги должны быть депонированы через кассу. Ни одному отделу не разрешается иметь отдельные банковские счета.
Депозиты (включая любой собранный налог с продаж), отражающие продажу материального личного имущества (например, комплектов учебных материалов, книг, футболок и других предметов), должны быть депонированы на счет 8951. Шестипроцентный налог с продаж будет перечислен на счет штата Мичиган, и соответствующая плата в размере шести процентов будет начислена на счет департамента 4620.Компенсации за использование телефонов и факсов в личных целях следует перечислять на счет 8953. На этот же счет необходимо внести дополнительный налог с продаж в размере шести процентов. Шестипроцентный налог на использование будет перечислен в штат Мичиган, а соответствующий шести процентный сбор будет начислен департаменту на счете 4621.
Депозитный отдел должен хранить копии своей ведомственной формы депозита и банковского депозита, если они используются. Депозиты доступны для просмотра в системе GLOW примерно через три дня после поступления в кассу.Все депозиты должны регистрироваться в том же месяце, в котором были получены деньги. Особое внимание следует уделять учету депозитов в том же финансовом году, в котором они были получены.

Рекомендации по кредитным картам

Департаменты, которые принимают платежи по кредитным картам в любой форме, должны соблюдать Процедуры и инструкции по платежным картам Университета Западного Мичигана.
Департаменты могут запросить идентификатор продавца для использования в приложении, которое находится на вкладке «Формы» слева. Ни при каких обстоятельствах вы не должны сообщать свой идентификатор продавца и / или свою веб-систему для приема кредитных карт в другом отделе, если это не было одобрено кассиром.
Отдел принимает на себя все риски, связанные с принятием почтовых заказов, заказов по телефону и отложенной доставкой, включая, помимо прочего, мошеннические операции по продаже. Как указано в упомянутых выше стандартах PCI, номера кредитных карт, даты истечения срока действия и любая другая информация о держателях карт должна храниться в безопасной среде с ограниченным доступом. Данные держателя карты не могут быть сохранены. Любые возвратные платежи и / или споры с держателями карт возвращаются в отдел.

Депозитные процедуры ведомственного

Департаменты, которые регулярно принимают и депонируют наличные, должны иметь письменные процедуры.Они также должны хранить фактические документы и записи транзакций, включая копии депозитных квитанций и резервную копию информации для поддержки транзакций.
Департаменты будут использовать единую ведомственную форму депозита, которая находится на вкладке «Формы» слева, и должны заполнить всю относящуюся к делу информацию. Всегда заполняйте разделы с контактным лицом и номером телефона. Этот раздел важен для обеспечения оперативной обработки депозита. Ошибки могут возникнуть, если кассир не сможет прочитать предоставленную информацию. Убедитесь, что вся информация написана четко.
Депозитные квитанции и подтверждающие марки, используемые для депонирования сумок, должны иметь название отдела и присвоенный ему номер местонахождения. Если у вас их нет, обратитесь в кассу.
Каждый отдел заказывает собственные депозитные квитанции по мере необходимости. Вы можете сделать заказ, позвонив в PNC Bank по телефону (800) 355-8123. При заказе убедитесь, что название отдела и номер местонахождения указаны в новых квитанциях.

Подготовка депозита в банковских депозитных мешках

Все департаменты, регулярно вносящие крупные суммы наличных денег и / или чеков, должны отправлять депозиты в кассу в сумке для банковских вкладов.Если у вас есть вопросы относительно того, следует ли вам использовать сумку, обратитесь в кассу.
Обязательно кладите наличные деньги и чеки в отдельные депозитные пакеты. PNC Bank требует, чтобы чек и депозит наличными отправлялись в отдельных сумках. Если в кассу поступает депозит с чеками и наличными в одной сумке, отделу будет предложено забрать сумку и повторно отправить ее правильно.
Заполните бланк банковского вклада. Включите номер сумки на бланке. Белая копия квитанции помещается в небольшой карман депозитного мешка наружу, так что информация о депозите видна.Для проверки приложите ленту калькулятора с итогами. Сохраните розовую копию для своих записей, а желтую копию со второй лентой калькулятора прикрепите к ведомственной форме депозита.
Заполните переднюю часть сумки названием отдела, датой и суммой. Наличные деньги или чеки помещаются в большой карман сумки. Не скрепкой, резинкой или бумажной лентой чеков или валюты. Чтобы надежно запечатать пакет, удалите защитную полосу с клейкой области и закройте пакет. Удалите клейкую ленту из небольшого кармана для депозита и заклейте его.
PNC Bank не принимает свернутые монеты. Монета должна быть включена в валюту.
Отчеты о пакетных расчетах по кредитной карте должны быть приложены к ведомственной форме депозита.
Депозиты, состоящие из наличных денег, чеков и платежных карт или их комбинации, могут быть введены в одну и ту же ведомственную форму депозита.
Депозит следует оставить в почтовом ящике за пределами кассы или отправить в порядке общественной безопасности. Запечатанные пакеты, отчеты о пакетных расчетах по кредитной карте и форма ведомственного депозита должны быть вместе.Депозит будет обработан как можно скорее и будет доступен на GLOW примерно через 3-4 дня после обработки. Квитанции в отделы не отправляются.

По всем вопросам обращайтесь в кассу по телефону (269) 387-2952, (269) 387-2973 или (269) 387-4105.

Справочник по работе с наличными деньгами | Финансы и администрация

Введение

Цель этого справочника — установить и задокументировать поток денежных средств и денежных поступлений, а также предоставить рекомендации по надлежащему управлению деньгами для тех сотрудников, которые отвечают за получение, обработку и сохранность денежных средств и их эквивалентов.

Хранитель каждого денежного фонда отвечает за целостность денежного фонда. Сотрудники должны понимать свою ответственность за все денежные средства, являющиеся собственностью государства.

Эти правила и инструкции предназначены для защиты не только государственных денег, но и тех сотрудников, которым поручено работать с наличными деньгами.

Определение: «Деньги» — деньги в любой форме, включая валюту (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплату кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.Также называется кассовым или кассовым чеком.

Содержание

Общая политика кассовых операций

Цель: Давать указания отделам университетского городка по сбору, хранению и отчетности о денежных средствах, а также намечать конкретные процедуры обработки денежных средств для использования отделом.

Затронутые лица / территории: все отделы университетского городка, получающие денежные выплаты и денежные эквиваленты.

Политика

Все входящие денежные средства должны подтверждаться квитанцией при приеме или получении по почте и отправляться в кассу OSU для обработки в течение одного рабочего дня с использованием формы записи денежных поступлений OSU, чтобы указать, куда следует депонировать средства.
Деньги нельзя оставлять без присмотра. Это касается кассовых аппаратов, столешниц и денежных ящиков. Если сотрудник покидает свое рабочее место по какой-либо причине, независимо от того, насколько быстро, наличные деньги должны быть надлежащим образом защищены в запертом месте.
Посторонние лица не должны допускаться в зоны обработки наличных денег.
Двери всегда должны быть заперты в местах, где обрабатываются наличные деньги.
Крупные суммы наличных денег следует считать и обрабатывать вне поля зрения широкой публики.
Физические лица должны постоянно сводить оборотные денежные средства к минимуму. Излишки средств должны быть на заблокированном устройстве или депонированы в кассе.
Полученные денежные средства нельзя использовать для сдачи, получения мелкой наличности и т. Д. Расходы или возмещение не могут быть произведены с помощью денежных поступлений.
Для хранения на ночь и в другие периоды, когда наличные деньги не используются, их следует хранить в специальном устройстве хранения — в сейфе или запертом контейнере.
Ни при каких обстоятельствах физическое лицо не должно хранить наличные деньги Университета в своих личных средствах, размещать средства Университета на личном банковском счете или брать средства Университета на хранение домой.

Ответственность отделов кампуса:

Обеспечить надлежащее использование государственных средств.
Защитите сотрудников от рисков, следуя политикам и процедурам.
Обеспечивает сохранность и своевременное, точное внесение денежных средств.

Артикул:

Орегон Руководство по бухгалтерскому учету См. Внутренний контроль и наличные деньги
Стандарт финансового учета Операционное руководство, раздел 100, касающийся депонирования и регистрации
Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)
Руководство по управлению денежными средствами казначейства штата Орегон

Депозиты Общая политика

Цель: Давать указания отделам университетского городка по пересылке денег в кассу для записи в баннере и намечать конкретные процедуры для использования отделом.

Затронутые лица / районы: все отделы кампуса получают депозиты и выплаты наличными.

Политика

Департаменты должны внести деньги в течение одного рабочего дня после сбора или получения таких денег.
Своевременное внесение полученных денежных средств обеспечивает улучшенный контроль над средствами, что снижает риск потери из-за ошибок, небрежности или кражи.
Деньги, хранящиеся на ночь, должны быть защищены каким-либо запорным устройством, например, сейфом или запирающимся картотечным шкафом.
Все чеки должны быть надлежащим образом подтверждены при получении.
Расходы или возврат не могут быть произведены с помощью денежных поступлений.
Депозиты, депонирующие подарки, должны следовать изложенным процедурам бухгалтерского учета и не смешивать деньги с общими деньгами или деньгами на самообеспечение.

Обязанности: Ответственность за получение любых денежных средств возложена на:

Выполните требования по внесению депозита на следующий рабочий день.
Предоставьте соответствующую и точную информацию при представлении депозитов.
Защитные вклады.

Артикул:

Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон
Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)

Общая информация

Политика Университета штата Орегон состоит в том, что департаменты, работающие с наличными деньгами, должны соответствовать стандартам, установленным в Руководстве по бухгалтерскому учету штата, Операционном руководстве по стандартам финансового учета (FASOM) и пересмотренном законодательстве штата Орегон (ORS).
Денежные средства включают валюту, монеты, чеки, отчеты о расчетах по кредитным картам и электронные переводы.Все поступающие денежные средства должны быть подтверждены, когда они приняты, и отправлены в кассу OSU для обработки с использованием формы записи денежных поступлений OSU. Чтобы получить помощь при заполнении формы записи о кассовых поступлениях, обратитесь к разделу «Подготовка кассового чека» на веб-сайте кассы OSU.
Денежные средства могут представлять собой оплату различных сборов, скидок или возмещений. Полный список типов доходов см. В разделах 100 и 200 FIS (Руководство по политике и процедурам фискальных операций) в FASOM.
Департаменты, проводящие семинары, конференции или выставляющие счета, которые не регистрируются как часть дебиторской задолженности, должны уведомлять кассу, чтобы входящие чеки и переводы можно было легко идентифицировать для внесения в соответствующий фонд / индекс / счет.

Прием денег и платежей

Валютные платежи

Вся валюта, полученная от постоянных клиентов, должна быть получена немедленно на последовательно пронумерованных кассовых чеках или через кассовый аппарат. Валюту следует пересчитывать в присутствии лица, предъявляющего ее к оплате. Копию квитанции следует отдать посетителю. Никакая иностранная валюта не принимается.

Чековые платежи

Чеки всех типов, полученные лично или по почте, должны быть одобрены немедленно. Постоянным посетителям необходимо получить заранее пронумерованную письменную или кассовую квитанцию. Документы, прилагаемые к почтовым платежам, должны быть проставлены печатью сотрудника, открывающего почту. Все чеки, выписанные в OSU, должны быть депонированы в OSU. Информацию о чеках, выписанных в OSU, но предназначенных в качестве подарков или пожертвований, см. В разделе «Деньги в качестве подарка или пожертвования» ниже.

Каждый чек или денежный перевод необходимо проверять на полноту следующим образом:

Убедитесь, что имя, адрес и номер телефона владельца счета указаны в чеке.Дневной телефонный номер предпочтительнее.
Убедитесь, что на чеке указано название банка и что маршрутный номер, номер банковского счета клиента и номер чека закодированы на нижнем крае чека.
Обратите внимание на дату. Не принимайте почтовый чек с датой (чек с датой в будущем) и не соглашайтесь удерживать чек для будущего депозита.
Убедитесь, что сумма, записанная цифрами, соответствует сумме, написанной словами. Если иное, сделайте специальную пометку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом.Как правило, банки уважают записанную сумму, а не числовую.

Условия приема чеков

Есть несколько различных категорий проверок. Все они должны рассматриваться как чеки.

Кассовый чек: чек, купленный в банке на любую сумму; банк дополняет всю информацию на лицевой стороне чека сотрудником банка, подписывающимся в качестве векселя.
Сертифицированный чек: личный чек, который выписывается владельцем счета, а затем проштампован и подписан служащим банка на лицевой стороне чека.
Денежный перевод: предмет, приобретенный в банке, почтовом отделении или другом коммерческом учреждении на любую сумму до 1000 долларов США. Банк заполняет только информацию о сумме.
Дорожный чек: специальный чек, предоставляемый банками или другими компаниями для использования путешественниками; эти чеки уже имеют подпись покупателя и должны быть подписаны и датированы в присутствии кассира.
Персональный чек: письменное поручение, подлежащее оплате по требованию, выписанное в банк вкладчиком; личный чек выписывается против текущего счета лица, в отличие от кассового чека, сертифицированного чека, денежного перевода или дорожного чека, которые выписываются против банковских средств.
Стартовый чек: неперсонализированный кодированный чек, который человек получает от банка при открытии текущего счета. Они предназначены для использования лицом до получения закодированных чеков из банка. Однако они должны приниматься только в том случае, если банк закодировал номер маршрута и номер счета в нижней части чека.
Иностранный чек: Чек, выписанный в иностранном банке. Даже если после суммы чека написано «USD», он не может быть оплачен в U.S. валюта, если на лицевой стороне чека не указано, что он подлежит оплате через банк США. Если иностранный чек принимается, сделайте специальную отметку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом. (См. Также Иностранная валюта и чеки)

Иностранная валюта и чеки

Принимается только валюта США (монеты и купюры). Чеки, выписанные в иностранных банках или выпущенные в иностранной валюте, требуют специальной обработки в кассе OSU и Государственном казначействе.Взыскание по таким чекам может занять у казначейства несколько дней или недель, чтобы получить средства. Первоначальный депозит в фонд отдела будет суммой, отраженной в чеке, даже если он находится в иностранной валюте. Казначейство обработает товар и обсудит обменный курс. Любые курсовые разницы будут взиматься в депозитарном отделе как уменьшение депозита (дебет на счет доходов, указанный в оригинальном кассовом чеке).

Внесение вкладов

Сохранение денег

Департаменты, получающие денежные средства, несут ответственность за их хранение и своевременное внесение.Департаменты должны сделать следующее:

Немедленно индоссировать чеки с ограничительным индоссаментом.
Внесите все деньги в кассу в течение одного рабочего дня.
Депозиты следует делать чаще, если в отделе отсутствует надежное хранение средств.
Все деньги, хранящиеся на ночь, должны храниться в безопасном месте.
Если отдел обнаруживает единичные события, когда он не может выполнить требование о внесении депозита на следующий рабочий день из-за необычных обстоятельств, не зависящих от него, рекомендуется, чтобы отдел задокументировал причины возникновения и сохранил документацию в файлах отдела, поскольку это может оказаться полезным для отдела в случае аудита.

Денежные средства с депозитами

Правила отправки валюты и монет в кассу для депозита:

Купюры должны быть «лицевой стороной» (лицевой стороной вверх и лицевой стороной вверх). Это позволяет производить более точный пересчет.
следует отсортировать по номиналу, и, если количество номинала достаточно, вырезать или разделить на следующие суммы:
- Единицы = 25 или 25 $
- Пятерок = 20 или 100 долларов
- Десяток = 20 или 200 $
- Двадцатые годы = 25 или 500 долларов
- Пятидесятые = 20 или 1000 долларов
- сотен = 10 или 1000 долларов
Монета может быть принята свернутой в роликах типа «дробовик», обеспечивающих точный счет монеты. Рулоны, зажатые вручную, должны быть пересчитаны в кассу. Если вы отправляете в одном пакете с монетой, плотно свяжите все счета и документы в конверт.
При отправке нескольких мешков в качестве одного депозита в Журнале денежных поступлений должны быть указаны мешки отдельно и сумма в долларах, включенная в каждую сумку. Если вы используете пронумерованную сумку, обратите внимание на номер в Журнале кассовых чеков. Это гарантирует, что все наличные деньги могут быть учтены при каждом депозите.

Депонирование пакетов кредитных карт

Платежи по кредитной карте завершаются, когда передается пакетный расчет.Все платежи по кредитной карте должны производиться и вноситься на депозит ежедневно. Отчет о расчетах должен сопровождать заполненную запись о кассовых поступлениях. Отчет о расчетах (имеет разные названия в зависимости от устройства для чтения кредитных карт или машины, используемой для обработки), представляет собой сводку транзакций за определенную дату или диапазон дат, а также содержит общее количество транзакций и общую сумму в долларах. Большинство отчетов о расчетах содержат промежуточные итоги по типам используемых кредитных карт, а также по расходам и кредитам / возвратам.

Депозиты, сделанные непосредственно в отделении банка

Есть несколько отделов, которым разрешено вносить депозиты напрямую в указанный банк. Эти отделы используют предварительно закодированные депозитные квитанции. Копия депозитной квитанции (желтая, розовая или фактическая) отправляется в качестве резервной копии с заполненной отчетом о кассовых поступлениях в кассу для обработки и ввода в Banner.

Инструкция по заполнению банковского депозита:

Дайте дату на депозитной квитанции.
Отметьте отдел или индекс на депозитной квитанции.
Укажите монеты и валюту отдельно в отведенном для этого месте.
Перечислите чеки и включите ленту счетной машины.
Сортировка всех наличных денег перед чеками, в открытую и в порядке номинала.
Подтвердить все чеки.
Включите дорожные чеки с чеками.

Учет по форме учета денежных поступлений

Деньги как доход

Деньги можно перевести на:

Операционный фонд с использованием индекса и кода счета
- Учетный код должен быть выбран из серии 0xxxxx
Фонд главной бухгалтерской книги
- Код счета главной книги должен быть выбран из серии Axxxx (Актив) или Bxxxx (Ответственность).
См. Стандартное руководство по эксплуатации финансового управления.

Денежные средства в виде подарков или пожертвований

Подарок определяется как пожертвование, отличное от пожертвования, без возмещения ущерба со стороны дарителя, т. Е. От дарителя ничего не ожидается взамен подарка. Депозиты на подарочные счета отдела должны состоять из благотворительных пожертвований, сделанных отделу. Пожертвования, сделанные в пользу отдела, даже если они предназначены для общего использования, считаются ограниченными фондами.Эти деньги не следует смешивать с общими фондами или фондами самоподдержки. Эти средства расходуются в соответствии с правилами университета, и их нельзя перерасходовать.

Фонд ОГУ (OSUF) и Фонд сельскохозяйственных исследований (ARF)

Чеки, выданные OSUF в OSU, должны регистрироваться в указанных фондах (FSxxxx, FExxxx, 438xxx, 8xxxxx или 9xxxxx).
Only Research Accounting переводит средства в FAxxxx.
Депозиты из ARF в OSU должны регистрироваться в фондах FAxxxx.
Проверки, оформленные в OSU, предназначенные для OSUF или ARF
Депозиты в OSUF и ARF ограничиваются настоящими подарками или доходами от мероприятий по сбору средств, в которых донор намеревается передать дар фонду (фондам).
Подарки, переданные в фонды, должны подлежать оплате в фонды. Если чеки подлежат оплате в OSU, они должны быть депонированы непосредственно в OSU. Если есть свидетельства от донора, что он намеревался передать деньги OSUF или ARF, пожалуйста, свяжитесь с этими фондами для получения инструкций.
Для получения дополнительной информации см. Руководство по политике и процедурам учета грантов, контрактов, подарков

Деньги как уменьшение расходов

Денежные поступления, которые могут быть депонированы в качестве сокращения расходов, очень ограничены. Возврат средств продавцу может быть результатом переплаты, возврата предоплаты, возврата бракованного товара, кредита для досрочной оплаты и т. Д.

Депозиты, которые приводят к кредитам на коды счетов, начинающиеся с 2xxxx до 4xxxx, должны:

Зачислить на фонд и код счета, на который была списана первоначальная покупка.
Покажите номер счета-фактуры и / или номер чека первоначального платежа или утверждения Счета к оплате для возврата, скидки или переплаты.
Если возмещение получено до того, как первоначальный платеж был записан в баннере, код счета должен быть 08001 или 08008.
Укажите в описании причину (возврат, переплата).
Возврат средств за регистрацию на семинар / конференцию:
- Следует записывать с использованием учетного кода 2xxxxx.
- Приложите копию оригинальной платежной документации, как указано выше.

Возвращенные товары

Чеки о недостаточности средств (NSF) — это чеки, которые возвращаются из банка в отдел по работе с бизнесом из-за отсутствия средств на индивидуальном счете для покрытия позиции. Отдел отдела бизнеса направит чек обратно в банк во второй раз, чтобы попытаться вернуть сумму, как написано. Если чек возвращается в отдел по делам бизнеса во второй раз, чтобы зафиксировать нехватку средств для депозита отдела, будет обработано СП для отмены платежа (дебет на счет доходов отдела).Затем товар будет отправлен в депозитарный отдел, чтобы они могли продолжить работу по своему усмотрению.

Определения

Советы: о банковских переводах, переводах ACH и банковских корректировках.
Автоматизированная клиринговая палата (ACH): перевод ACH — это электронный элемент, который обрабатывается через Автоматическую клиринговую палату, созданную в качестве клирингового и расчетного механизма для финансовых учреждений. Переводы ACH достигают места назначения от 2 до 4 рабочих дней и могут быть отозваны или возвращены по разным причинам.
Наличные: валюты; монеты и купюры. Также используется для всех эквивалентов денежных средств, таких как чеки. Часто используется во множественном числе: денежные поступления или деньги.
Квитанции (используются в данном справочнике): деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.
Электронный перевод денежных средств (EFT): общий термин для любого движения средств не бумажными средствами; может быть автоматизированной клиринговой палатой (ACH) или банковским переводом.Все входящие электронные платежи для системы Университета Орегона обрабатываются через Отдел управления денежными средствами Казначейства штата Орегон.
Подтверждение / одобрение: акт написания или печати, обычно на обратной стороне, но иногда и на лицевой стороне чека или другого оборотного инструмента, посредством которого переуступаются и передаются находящиеся в нем денежные средства или имущество.
Денежные средства (используются в данном справочнике): деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы средств и т. Д.
Квитанция: существительное: Письменное подтверждение получения денежной суммы или указанного предмета; документ, который обеспечивает контрольный след денежных средств. Форма записи кассовых чеков ОГУ.; глагол: Чтобы отдать или выписать квитанцию об уплаченных деньгах или доставленных товарах или услугах; для учета перевода наличных денег.
Банковский перевод: средств отправлено через федеральную резервную сеть из одного финансового учреждения в другое.Их можно отозвать только с разрешения получателя. Электронные переводы обычно используются, когда требуются большие суммы вместе с возможностью подтверждения получения, а также при совершении международных платежей.

Дополнительные источники информации

Уведомление для членов 89-12 | FINRA.org

ПРЕДЛАГАЕМАЯ МАРШРУТИЗАЦИЯ *

Внутренний аудит
Юридические и нормативные требования
Торговля

* Это только предлагаемые отделы.Другие могут быть подходящими для вашей фирмы.

ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Министерство финансов недавно открыло бесплатный номер 800-BSA-CTRS, в качестве горячей линии для сообщения о подозрительных валютных операциях. Брокеры-дилеры могут использовать горячую линию для передачи информации о транзакциях, которые, как представляется, организованы таким образом, чтобы уклоняться от требований Закона о банковской тайне (Закона) о сообщении об операциях с наличными деньгами на сумму 10 000 долларов США и более. Участникам настоятельно рекомендуется также быть внимательными к подозрительным безналичным транзакциям (т.е., множественные кассовые чеки, денежные переводы, дорожные чеки и банковские чеки на сумму менее 10 000 долларов США) и телеграфные переводы, которые могут включать незаконную деятельность, такую как отмывание денег. Такие транзакции могут быть нарушением Закона о борьбе с отмыванием денег 1986 года (MLCA), и о них следует сообщать на горячую линию таможни 800-BE-ALERT .

ИСТОРИЯ

Правило 17a-8 Комиссии по ценным бумагам и биржам

требует от брокеров-дилеров, которые подпадают под требования Закона, подавать отчеты, а также делать и хранить записи в соответствии с правилами, принятыми в соответствии с Законом, Часть 103, Раздел 31 Свода федеральных нормативных актов.Эти правила реализуют положения Закона и требуют от определенных финансовых учреждений, в том числе брокеров-дилеров, вести учет и подавать отчеты по различным финансовым вопросам, которые могут быть полезны при проведении уголовных, налоговых или других нормативных расследований. Согласно правилам, участники должны сообщать обо всех денежных операциях на сумму 10 000 долларов и более. Однако, чтобы избежать такой отчетности, некоторые люди разбивают свои транзакции, в которых используется валюта на сумму 10 000 долларов США или более, на более мелкие операции, чтобы ни одна из них не превышала пороговое значение в 10 000 долларов США.Такие договоренности могут представлять собой уголовное нарушение из-за уклонения от требований нормативных документов по отчетности о валюте.

ПОЯСНЕНИЕ

В 1986 году Конгресс включил в Закон антиструктурное положение 31 U.S.C. 5324, для борьбы с проблемой торговцев наркотиками и других лиц, занимающихся отмыванием денег, которые обычно участвуют в операциях ниже порогового уровня в 10 000 долларов США, чтобы скрыть свою деятельность от правоохранительных органов. Это положение и правила к нему, которые были выпущены в 1987 году, запрещают физическим лицам проводить операции таким образом, чтобы уклоняться от требований к отчетности в валюте.

Что касается сделок с ценными бумагами, брокеры-дилеры должны знать, что несколько транзакций, совершаемых любым лицом или для любого лица, общая сумма которых за один день превышает 10 000 долларов США, должны рассматриваться как одна транзакция. Если произошла транзакция в валюте на сумму более 10 000 долларов США, не имеет значения, была ли транзакция проведена одним лицом с одной учетной записью, несколькими лицами с одной учетной записью или одним лицом с несколькими счетами. Это отчетная транзакция, и брокер-дилер должен подать отчет о валютной транзакции.Однако структурирование не ограничивается несколькими транзакциями, проводимыми в один и тот же день в одном финансовом учреждении.

Хотя введение в действие Раздела 5324 было призвано разъяснить, что все схемы структурирования валютных транзакций, независимо от того, достигнут ли порог в 10000 долларов США в одном финансовом учреждении в течение одного дня, являются незаконными, возникла некоторая озабоченность, поскольку ни сам закон, ни регулирование определяет термины «структура» или «структурирование». В результате Казначейство предложило поправку к правилам, которая добавит формальное определение понятий «структура» и «структурирование» (см. Министерство финансов, Уведомление о предлагаемом нормотворчестве, Federal Register, 21 июня 1988 г.).

В этом определении четко указано, что лицо структурирует транзакцию, когда это лицо, действуя самостоятельно, совместно или от имени других лиц, проводит или пытается провести одну или несколько валютных транзакций в любой сумме, в одном или большему количеству финансовых учреждений в течение одного или нескольких дней любым способом, чтобы уклониться от требований к отчетности о валюте. Следовательно, для всех участников важно быть начеку для лиц, которые могут пытаться отмыть деньги, намеренно структурируя транзакции, чтобы уклониться от требований к отчетности о валюте и ускользнуть от правоохранительных органов.

Если члену становится известно о подозрительной деятельности, он должен сообщить об этом в Налоговую службу. Теперь участники могут использовать недавно установленную горячую линию IRS, чтобы сообщать о подозрительных валютных операциях. По бесплатному номеру 800-BSA-CTRS звонящий свяжется с соответствующим офисом IRS. Участники по-прежнему могут сообщать о подозрительной деятельности непосредственно в местный офис Отдела уголовных расследований IRS.

Участникам

, которые сообщают о подозрительных транзакциях по бесплатному номеру телефона или напрямую в IRS, настоятельно рекомендуется вести письменный учет, подтверждающий, что обращения были сделаны в IRS.Запись, которую можно вести любым способом по выбору члена, должна содержать как минимум следующую информацию:

имен и номеров счетов лиц, причастных к подозрительным операциям;
домашних и служебных адресов;
идентификационный номер социального страхования или налогоплательщика;
типов счетов;
описание задействованных финансовых инструментов;
местонахождение офиса, в котором произошли подозрительные операции;
запись о правонарушении, которое, по мнению участника, было нарушено; и
описание действий, вызывающих подозрения у участника. ¹

Члены также должны знать, что лица, отмывающие деньги, и другие лица могут стремиться скрыть свою прибыль, участвуя в операциях, не связанных с валютой. MLCA квалифицирует как федеральное уголовное преступление участие в финансовых или денежных транзакциях, связанных с прибылью от незаконной деятельности, которая направлена, среди прочего, на сокрытие или сокрытие источника, собственности, местонахождения или характера прибыли от незаконной деятельности или направленных на избежание государственные и федеральные законы об отчетности (см. 18 U.S.C.1956 и 1957). Конкретным намерением Конгресса было принятие этого закона для решения проблемы отмывания незаконных доходов посредством электронных переводов и других безналичных операций.

Вот некоторые примеры возможных подозрительных транзакций, которые могут нарушить MLCA:

Крупные международные средства, переводимые на счета или со счетов местных клиентов в суммах и с частотой, которые не соответствуют характеру известной коммерческой деятельности клиента.
Получение денежных средств в виде нескольких кассовых чеков, денежных переводов, дорожных чеков, банковских чеков или личных чеков, выписанных или выпущенных финансовыми учреждениями США и подлежащих оплате одному и тому же физическому или юридическому лицу в суммах в долларах США, которые ниже порогового значения, установленного Законом о банковской тайне в размере 10 000 долларов США, и которые затем переводятся по телеграфу в финансовое учреждение за пределами США.

Участники, которые заметили такие транзакции, должны сообщать о них в таможенный департамент по горячей линии, 800-BE-ALERT, или обратившись в местную таможню.Как и в случае с сообщениями о подозрительных валютных операциях, членам рекомендуется вести письменный учет любых отчетов для таможни относительно сомнительных безналичных операций.

Поскольку сфера действия этих правил охватывает безналичные операции, а также валютные операции, всем членам настоятельно рекомендуется поручить своим юрисконсультам рассмотреть эти вопросы, чтобы определить их обязательства по закону и дать им рекомендации относительно любых необходимых изменений в их операционных процедурах. Участник, который в соответствии с политикой не принимает наличные, по-прежнему обязан сообщать о подозрительных транзакциях.Неспособность сообщить о таких транзакциях может быть истолковано как пособничество и подстрекательство, за которое участнику могут быть предъявлены гражданские и уголовные обвинения.

Вопросы, касающиеся данного Уведомления, можно направлять Сьюзан Лэнг, старшему аналитику-исследователю, Департамент наблюдения NASD, по телефону (202) 728-6969.

¹ Членам следует принять к сведению, что Конгресс принял поправки к Закону о праве на финансовую неприкосновенность частной жизни 1978 года, раздел 1103 (c), чтобы разрешить финансовым учреждениям раскрывать эту информацию.

Банковские депозиты и кассовые поступления — Обработка финансовых операций — Управление бюджетом ведомства — Офис контролера

Денежные средства могут быть получены подотчетной единицей по многим причинам: выручка от продаж, разные доходы, оплата семинара, плата за конференцию или возмещение расходов и т. Д. Все платежи должны быть получены, подготовлены для банковского депозита и отправлены контроллеру Офис проверки и доставки в банк.

Примечание: Деньги, полученные в качестве подарков, должны быть доставлены в отдел развития университета, а не в офис контролера

Депозиты должны быть надлежащим образом подготовлены подотчетным подразделением, прежде чем они будут доставлены в офис контролера для обработки.Неправильно оформленные депозиты будут возвращены без исключения. Если вы не знаете, как подготовить депозит, пожалуйста, свяжитесь с Контролером по телефону (206) 296-6292 до внесения депозита.
должны быть заполнены полностью и точно и должны включать следующее: номер фонда, номер отчетной единицы и номер счета (17-значные номера счетов авторизованной главной книги). Вы должны написать краткое описание платежа (не более 25 символов) (e.ж., «междугородний») или имя получателя платежа в соседней строке в разделе «Источник платежа». В разделе «Только для подотчетной единицы» введите название подотчетной единицы, ваше имя + добавочный номер телефона и дату. Также установите соответствующий флажок для типа (ов) платежа, который вы готовите, то есть «чек, наличные или кредитная карта». Обязательно укажите общую сумму кассового чека. Для оформления всех депозитных документов используйте шариковые ручки, а не фломастеры / ручки с мягким наконечником.
Депозиты должны быть доставлены кассиру в офисе контролера.Вы должны присутствовать во время обработки вашего депозита, за исключением депозита по кредитной карте (MasterCard и / или Visa). Залог с кредитной карты можно оставить в кассе и забрать в течение дня или двух. Для обеспечения сохранности вашего депозита, ПОЖАЛУЙСТА, НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ ВКЛАДЫ в «КОРЗИНЕ» на стойке регистрации.
Депозиты должны производиться ЕЖЕДНЕВНО (внутренние депозиты) или, как минимум, ЕЖЕНЕДЕЛЬНО (внешние депозиты), чтобы гарантировать безопасность депозита, за который вы несете ответственность. Чеки, датированные 120 днями позже даты депозита и / или заполненные не полностью, не могут быть приняты для депозита.
Депозиты должны быть представлены в офис контролера с 9:30 до 11:30 или 13:30. и 15:30 После 15:30 персонал не сможет обработать ваш депозит. Если вы не внесли депозит в Офисе контролера до 15:30, чрезвычайно важно, чтобы у вас было безопасное место для хранения вашего депозита на ночь.
Управление контролера настоятельно рекомендует, чтобы залог был доставлен сотрудником Университета Сиэтла.(Bondable определяется как постоянный сотрудник FT). Если вкладчик вносит сотрудник, не имеющий обязательств, то эта подотчетная единица принимает на себя все возникшие риски, включая непоставку денежных средств.
Если необычная ситуация требует процедурного исключения, запросите предварительное одобрение в офисе контролера по телефону (206) 296-6292 или 5876

Процедуры

Эти процедуры были разработаны Управлением контролера для обеспечения своевременной обработки вашего депозита, а также для защиты целостности нашей системы бухгалтерского учета. В зависимости от размера вашего депозита существует два типа процедур:

Внутренние депозиты (платежи по кредитным картам, менее десяти монет, менее десяти бумажных денег и менее десяти чеков) следует приносить в офис контролера ежедневно. Если залог представляет собой наличные деньги и / или чеки, вы должны присутствовать при его обработке. Депозиты по кредитной карте должны указывать на одного отдельного клиента в кассовом чеке.
Внешние депозиты (десять или более монет, десять или более бумажных денег и десять или более чеков) должны доставляться в офис контролера, как минимум, еженедельно.Вы должны присутствовать во время обработки депозита.

Просмотрите ежемесячные отчеты о бюджете, предоставляемые вам Управлением контролера. Чтобы выявлять ошибки проводки в любой учетной записи (бюджетной, с ограничениями и т. Д.), Каждая подотчетная единица должна вести свои собственные записи и проверять исправления по ежемесячным бюджетным отчетам.

Внутренние депозиты для наличных денег и / или чеков

Менее 10 монет, 10 бумажных денег, 10 чеков.

Материалы, необходимые для обработки: Seattle U.Форма кассового чека, наличные и / или чеки.
Подготовьте одну (или несколько) форм кассовых чеков Университета Сиэтла. Эти депозиты могут включать наличные деньги и / или чеки в одном кассовом чеке. Заполните форму полностью. Перечислите 17-значные номера счетов авторизованной главной книги. Этот номер должен соответствовать номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета. Напишите имя клиента в верхней строке раздела «Источник платежа» формы; краткое описание платежа может быть указано под именем клиента (например,g., «Джон Доу» на верхней строке, «междугородние телефонные звонки» на второй линии).

Для внесения наличных и / или чеков вы должны явиться кассиром, обрабатывающим квитанцию (и). Все чеки должны быть заверены печатью Университета Сиэтла, на которой указано название вашей подотчетной единицы. Если у вас нет штампа, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его в книжном магазине.

Внутренние депозиты для платежей по кредитной карте

(только MasterCard и Visa) .Материалы, необходимые для обработки: форма квитанции о получении наличных в Сиэтле U., номер кредитной карты MasterCard или Visa, срок действия (месяц / год).
Подготовьте отдельную форму кассового чека Университета Сиэтла для каждого клиента. Заполните анкету полностью и аккуратно. Укажите соответствующий номер фонда, номер отчетной единицы и номер счета. Напишите имя клиента в верхней строке раздела «Источник платежа»; укажите полный номер кредитной карты и дату истечения срока действия (месяц / год) под именем клиента.Депозиты по кредитной карте могут быть оставлены у окна в офисе контролера и получены в течение одного или двух дней.

Внешние депозиты за наличные или чеки

10 или более чеков, 10 или более монет * или 10 или более бумажных денег.

Материалы, необходимые для обработки: форма квитанции об оплате наличными в Сиэтле, квитанция о банковском вкладе, пластиковый пакет для банковских вкладов (и лента счетного автомата для чеков).

Внешние депозиты могут состоять из монет, наличных денег или чеков. * Монеты в пластиковых пакетах не должны превышать пяти фунтов.Все чеки должны быть заверены печатью Университета Сиэтла, на которой указано название вашей подотчетной единицы. Если у вас нет штампа, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его.

На внешней стороне пластикового банковского депозитного мешка (как на верхней полосе, так и на основной части мешка) нанесите следующую информацию; игнорировать инструкции, напечатанные на пакете:

Дата оформления депозита.
Название отчетной единицы, делающей депозит.
Сумма депозита, будь то наличные или чеки.
Имя лица, готовящего депозит.

Подготовьте квитанцию о банковском вкладе. Депозитная квитанция должна включать сумму депозита, дату, название вашей отчетной единицы, ваше имя и сказать «наличные» или «чеки». Если депозит представляет собой валюту, смешанную с монетой, укажите общие суммы в валюте и монетах отдельно в соответствующих строках вверху квитанции о банковском депозите. Положите белую копию в депозитный мешок банка.Желтая копия будет передана кассиру. Для внесения наличных не требуются магнитные ленты для счетных машин.

Если ваш депозит состоит из чеков, вы должны запустить две ленты счетной машины: одну, которая будет помещена в сумку банковского депозита с чеками, и белую копию банковского депозита; другую ленту счетной машины следует прикрепить к желтой копии квитанции о банковском переводе. Если у вас нет счетной машины, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать ее. Снимите пластиковую полоску в верхней части банковского депозитного пакета и прикрепите ее к желтой копии банковского депозита.Перед упаковкой в мешки удалите с валюты все скрепки и маленькие резинки.

Подготовьте форму кассового чека с 17-значным авторизованным номером счета в главной книге. Убедитесь, что это точное число по номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета. Вы также должны включить краткое описание кассового чека (например, «Вселенский ретрит»). В разделе «Только для подотчетной единицы» введите название подотчетной единицы, ваше имя + добавочный номер телефона и дату депозита.Также отметьте соответствующие поля для типа (ов) платежей, которые вы вносите, то есть «чеки и / или наличные».

Вы можете использовать одну форму кассового чека для внесения депозита, который включает две сумки: одну сумку чеков и одну сумку наличных денег. Общая сумма кассового чека должна равняться сумме сумок. Не наполняйте депозитный мешок до такой степени, чтобы он мог сломаться. Если депозитные мешки заполнены ненадлежащим образом, вас попросят снова упаковать их.

Внешние депозиты на крупные суммы монет

Материалы, необходимые для обработки: Seattle U.Форма кассового чека, квитанция о банковском вкладе, счетчик наличных денег контролера и полиэтиленовый пакет (-ы).

Суммированные депозиты, подготовленные в соответствии с «Стандартами ФРС», перечислены ниже:

Кварталы $ 500.00
Даймов 250,00
никелей $ 100. 00
Пенни $ 25.00

Подготовьте форму кассового чека в Сиэтле, указав 17-значный номер авторизованного счета в главной бухгалтерской книге. Убедитесь, что этот номер соответствует номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета.Включите краткое описание депозита в разделе «Источник платежа» кассового чека. Отнесите депозит в кассу в офисе контролера. Посмотрите, как кассир сверяет сумму банковского депозита с кассовым чеком.

Подготовьте квитанции о банковском депозите с указанием даты, суммы депозита в монетах и названия вашей отчетной единицы (ниже общей суммы депозита в долларах). Белая копия (оригинал) депозитной квитанции должна оставаться внутри пакета. Желтая копия квитанции будет передана кассиру.Перед запечатыванием мешка (ов) убедитесь, что белая копия квитанции о банковском вкладе и счетчик наличных денег находятся в пластиковом (-ых) депозитном (-ых) пакете (-ах). Прикрепите пластиковую полоску депозитного пакета к желтой копии банковского депозита.

Как заказать расходные материалы

Сумматор и лента
Обратитесь к своему финансовому менеджеру .
Банковские депозитные книжки (квитанции)
Предоставлены Контролером
Счетная ведомость контролера
Доступна в офисе контролера
Квитанции о продаже по кредитной карте
Предоставлены Контролером
Подтверждающий штамп
Обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его в книжном магазине.
Полиэтиленовые пакеты
Предоставляются диспетчерской
Сиэтл U. Квитанционные формы
Предоставляются Контролером (распределены блоками по 100 штук)

Если вам нужно больше пяти предметов снабжения, предоставленных Управлением контролера, позвоните по номеру 6292 за три-четыре дня вперед.

Ведомственная информация | Касса

Отделение информации

Политика обработки наличных и чеков

Письменное разрешение кассы требуется, прежде чем отдел сможет принимать наличные или чеки. Касса будет работать индивидуально с отделами, чтобы обеспечить надлежащий контроль наличности. Все департаменты должны соблюдать политику университета в отношении обращения с наличными и чеками.

Giving to Brown — Вы можете поддержать Брауна различными способами. Для получения дополнительной информации щелкните ссылку
https://alumni-friends.brown.edu/giving/how-give

Банковские переводы — обратитесь в свой банк и запросите перевод средств в Университет Брауна, используя следующую информацию:

Получатель информации о банке

Название банка:

Банк Америки

Дом убежища 185 улица (индекс

)

Хартфорд, Коннектикут 06103

ABA Маршрутизация №:

026009593 (для денежных переводов внутри страны) *

SWIFT #:

BOFAUS3N (для международных банковских переводов) *

Информация о получателе

Имя учетной записи:	Университет Брауна
Счет №:	Для получения информации о номере счета свяжитесь с кассиром по телефону (401) 863-2151.
Особые инструкции	Дополнительная информация для Брауна для обеспечения надлежащего зачисления средств

* Для обеспечения надлежащего и своевременного кредитования жизненно важно, чтобы отправитель предоставил дополнительную «специальную информацию», такую как имя студента, номер счета, подарок или залог, контактное лицо отдела и номер счета.

* Обратите внимание: некоторые банки вычитают комиссию из перечисленных средств, что означает, что фактическая полученная и зачисленная сумма может быть меньше предполагаемой суммы отправления. Чтобы обеспечить полный кредит в Brown, плательщик должен добавить комиссию за перевод к сумме перевода.

* Чтобы подтвердить получение перевода, обратитесь в кассу по телефону (401) 863-1280 или по электронной почте [электронная почта защищена]. Провода, полученные от зарубежных банков, могут занять больше времени, чем внутренние провода.

* Отделы, ожидающие получения телеграммы, должны уведомить кассу по телефону [электронная почта защищена]. Пожалуйста, укажите в своем электронном письме с уведомлением ожидаемую сумму перевода, а также рабочие метки отдела, на которые должны быть зачислены средства. Это гарантирует своевременное зачисление в соответствующие веб-регистры.

Автоматизированная клиринговая палата (ACH) — ACH — это электронная сеть для финансовых транзакций. Счета идентифицируются по маршрутному номеру банка и номеру счета в банке. Обратите внимание, что номер дебетовой карты или корпоративный счет неприемлем для транзакций ACH.

Платежи ACH — Платежи ACH принимаются для оплаты счета студента и могут быть инициированы путем доступа к записи студента по адресу https://payment.brown.edu. Как студент, так и авторизованный пользователь (установленный студентом) может установить Платеж ACH. Авторизованный пользователь должен быть только членом семьи, а не сторонним агентством, поскольку можно просматривать информацию об учетной записи привилегированного ученика. Платежи ACH можно запланировать для обработки на этот день или на будущую дату.Эти платежи могут быть обработаны только с использованием личного текущего или сберегательного счета в США. Обратите внимание, что номер дебетовой карты или корпоративный счет неприемлем для транзакций ACH.

Возврат платежей ACH — Платежи ACH могут быть возвращены из-за недостатка средств, неправильного номера счета и т. Д., Это приведет к отмене платежа и возвращению комиссии в размере 20 долларов США. Кроме того, возвращенный платеж ACH может привести к штрафу за просрочку платежа, если никакая другая форма платежа не получена до наступления срока платежа.

Политика ARC / POP — Университет обрабатывает чеки, полученные по почте или лично через ARC / POP. Процесс преобразования личных чеков в формат электронных чеков позволит упростить сроки и снизить затраты на обработку.

Предоставляя чек для оплаты, вы уполномочиваете Brown University использовать информацию из вашего чека для одноразового электронного перевода средств с вашего счета или для обработки платежа как чековой транзакции.
Когда информация из вашего чека используется для электронного перевода средств, средства могут быть сняты с вашего счета в тот же день, когда мы получим ваш платеж, и вы не получите обратно свой чек от своего финансового учреждения.
По всем вопросам обращайтесь в кассу по телефону 401-863-1280.

Депозиты департамента — Каждый депозит департамента должен подаваться в кассу вместе с бланком депозита департамента для обработки.Депозит отдела должен включать в форму следующие данные для обеспечения надлежащей обработки: название отдела, контактное лицо, номер телефона и десятизначный бухгалтерский код.

Процедуры запроса наличных — Каждый отдел должен заполнить форму запроса наличных, чтобы запросить наличные. Форма должна содержать дату, название отдела, контактное лицо отдела, телефон, адрес для доставки средств, номинал, бухгалтерский код, описание бухгалтерского учета и уполномоченную подпись. Все денежные переводы должны быть размещены до 11:00, чтобы обеспечить трехдневную доставку. Заказы, размещенные после 11:00, обрабатываются на следующий рабочий день. Помните об этом, чтобы в случае необходимости у отдела всегда были наличные. Запросы на оплату наличными не могут быть сделаны после 16:30.

Процедуры запроса денежного перевода — Департаменты должны заполнить форму запроса денежного перевода. Форма должна содержать следующую информацию: контактное лицо отдела, название отдела, номер телефона, адрес, номинал, размер комиссии, бухгалтерский код, описание бухгалтерского учета и уполномоченная подпись.Денежные переводы могут занять до десяти рабочих дней, пожалуйста, планируйте соответственно.

Мелкие денежные средства — Начальник отдела или другое лицо, имеющее полномочия по расходам, может направить директору отдела университетских выплат запрос на создание фонда мелких денежных средств. Запрос не должен исходить от лица, назначенного хранителем фонда.

Политика возмещения командировок и деловых поездок

Путевые расходы, которые не включают ночевку, перелет или превышают 100 долларов, могут быть возмещены кассой.Заполните форму возмещения командировочных расходов и принесите в кассу со всеми оригиналами квитанций.

Возмещение коммерческих расходов кассира

Эта форма используется только для деловых обедов, представительских расходов и расходов на поставки, равных или менее 100,0o долларов США.
К форме возмещения коммерческих расходов кассира должны быть приложены все квитанции, одобрение департамента и номер их баннера в кассе, расположенной на втором этаже здания Пейдж-Робинсон Холл, 69 Браун-стрит.При использовании этой формы требуются оригиналы квитанций обо всех расходах. Если квитанции отсутствуют, возмещение должно производиться через Счетную палату. Любые расходы, включающие покупку алкогольных напитков, должны производиться через Счетную палату.
Убедитесь, что в форме заполнены все поля, а также имя покупателя, отдела, лица, утвержденного для принятия возмещения, номер коричневого идентификатора лица, принимающего возмещение, и десятизначный номер счета отдела.
Traveler несет ответственность за предоставление действительных квитанций и точной документации о допустимых расходах.
Утверждающий несет ответственность за проверку расходов, обеспечение того, чтобы информация, содержащаяся в отчете, была должным образом задокументирована, подтверждена прилагаемыми квитанциями и в соответствии с политикой Университета, а также гарантирует, что расходы предназначены для деловых целей Университета.

Политика и процедуры электронной коммерции кредитной карты — Эта политика применяется к любому отделу, связанному с университетом, который проводит транзакции по бизнес-кредитным картам или отвечает за разработку и поддержку веб-сайта университета для проведения деловых операций посредством сбора информации о кредитной карте. .

Учет подарков — Любой отдел, получающий подарок, пожертвование или залог, должен предоставить кассу для подарков наличные, чеки или квитанции по кредитной карте для обработки. Отправьте подарочный депозит с помощью формы подарочного депозита.

Разная дебиторская задолженность — Счета клиентов — Все факультеты университета, которым требуется выставлять счет стороннему агентству за предметы, причитающиеся Университету Брауна, должны выставлять счета через университетскую систему. Этот процесс требует специальной роли в Workday.Пожалуйста, напишите [адрес электронной почты защищен] или позвоните по телефону 401-863-1763 с вопросами.

Связанные файлы

Процедура — UNCSA

Назначение

Объясняет различные функции, выполняемые кассовой службой при приеме и депонирование всех школьных средств.

Область применения

Относится ко всем отделениям и направлениям деятельности университета. Для целей этой политики К денежным поступлениям относятся средства, полученные отделом или деятельностью в виде наличных денег, чеки и кредитные карты. В полис входит возмещение мелких сумм наличными из школьной кассы.

Политика

Отделение кассовых услуг
Касса школы отвечает за получение и сдачу на хранение все средства, связанные со школой.Задача кассы — обеспечить получение и учет денежных средств, причитающихся государству или принадлежащих государству, таким образом, чтобы гарантировать полный и адекватный учет каждой транзакции и обеспечивает денежный контроль над функция приема. Работа этого офиса предназначена для помощи Школе в выдаче квитанций в качестве требуется по закону и предоставить необходимую информацию Государственному казначею и Государственная распределительная касса. Ниже приводится неполный список различных типов квитанций, обрабатываемых через касса:

Регистрация студентов Стоимость обучения и сборов
Поступления по студенческой дебиторской задолженности
Ведомственные расписки
Стипендиальные квитанции
Специальные сборы
Штрафы и пени
Специальные счета
Поступления от межведомственных счетов

Касса является частью Контролера и находится на втором этаже. приветственного центра. Окно кассира открыто с часов с 8:30 до 12:00 часов . Летнее время может быть другим, оно указывается в начале летнего семестра.

Любые вопросы, на которые нет ответов в этом разделе РУКОВОДСТВА ПО РЕСУРСАМ, можно направлять в кассу по телефону 336-770-1416.

Получение денежных средств
Закон Северной Каролины 147-77, Ежедневный перевод средств в кредит казначея, является регулирующим правилом относительно получения и депонирования средств Школой.Кратко сказано:

Депозит в кредит государственного казначея — Все доходы и другие поступления, собранные государственным агентством, принадлежащим государству Северной Каролины, должен быть депонирован на счет Государственного казначея в депозитарии банк, назначенный Государственным казначеем. Такие средства должны быть депонированы на следующий рабочий день после даты взыскания.

Депонировать все квитанции — Чеки, полученные агентством, должны быть выплачены в порядке получения агентство. Однако также принимаются чеки, выписанные на счет государственного казначея. Все наличные коллекции сдаются на хранение. Эти средства не подлежат выплате, так как все выплаты должны производиться в соответствии с с официальными бюджетными процедурами и чеками, выписанными на Государственного казначея.

Для целей этого утверждения термины «Государственное агентство» или «агентство» следует использовать истолковала «Школа».

Получение наличных вне школьной кассы
Некоторые департаменты UNCSA отвечают за сбор квитанций, связанных со школой, от студенты, преподаватели, сотрудники и участники конференции / семинара. Надежная практика бухгалтерского учета требует точного учета всех таких поступлений. сохраняется на случай будущей проверки. В этом заявлении изложены правила получения наличных за пределами кассы. Офис.

Разрешение на взыскание наличных — Департаменты, которым необходимо получить наличные, должны получить одобрение Контролера Офис до сбора денег.После получения одобрения и соответствующего будет определен способ инкассации.
Определение наличных денег — Для целей данного утверждения наличные деньги определяются как валюта, монеты, кредитные карты. и чеки, полученные для любой программы или цели в UNCSA, независимо от источника финансирование программы или целевое использование собранных денег.

Не следует предполагать, что денежные средства, подлежащие взысканию, не подпадают под этого заявления о политике без предварительного обращения в офис контролера.

Требования к получению
Департаменты должны выдавать квитанции лицам, у которых в данный момент собираются деньги средства получены.Получены официальные трехчастные предварительно пронумерованные квитанции UNCSA. из кассы в книгах по 200 чеков на книгу. Департамент несет ответственность за все выданные ему квитанции.

Квитанции должны использоваться в строгом порядке нумерации, копии распределяются в следующих порядок.

Оригинал или первая копия квитанции выдается плательщику.
Второй экземпляр квитанции следует вести в порядке номеров и перевернуть в кассу с собранными денежными средствами.
Третий экземпляр квитанции хранится в чековой книге по порядку номеров. в отделении, пока не будут использованы все квитанции.

Когда все квитанции в книге будут использованы, книга должна быть возвращена в Кассу и обменяю на новую книгу.Если квитанция должна быть аннулирована, вторая копия квитанции (розовая) должна быть отправлено в кассу с внесением денежных средств на этот день. Оригинал и третья копия остаются в чековой книжке. НЕ УНИЧТОЖАЙТЕ ЛЮБУЮ ЧАСТЬ АННУЛИРОВАННОГО ЧЕКА.

Для сбора квитанций отделением форма ведомственной депозитарной расписки должен быть использован.См. Инструкции в разделе «Процедуры получения и депонирования денежных средств».

Исключения для получения . Квитанции не требуются для денежных средств, полученных от продажи входных билетов (т. Е. Stevens Center и Alex Ewing Performance Place), которые либо предварительно пронумерованы, либо показаны секция, ряд и сиденье, для которых они были проданы. Тем не менее, отчеты о кассовых операциях должны составляться и депозиты вноситься ежедневно.В библиотеке используется автоматизированная система приема заказов. Должны существовать адекватные механизмы внутреннего контроля и отчетности, чтобы гарантировать, что все полученные средства учтены. Кассовые отчеты должны составляться и депозиты вноситься ежедневно.

Любые другие исключения из этой политики должны быть одобрены Управлением контролера.

Депозитные правила

Требуемая периодичность зачисления — 24-часовое ограничение .Все наличные, собранные в отделении, должны быть депонированы в кассу UNCSA в течение 24 (двадцать четыре) часа с момента его получения или не позднее следующего рабочего дня. НАЛИЧНЫЕ ЗАПРЕЩАЕТСЯ НАКОПЛЕНИЕ ИЗ ЛЮБЫХ ИСТОЧНИКОВ.
Перевозка денежных средств. Все депозиты должны быть переданы в кассу полицией кампуса или школой. сотрудники.Никакая валюта, монеты или чеки не должны отправляться по почте университетского городка или по обычной почте в США. отправить по почте, как только отдел получит средства.
Департаменты, использующие квитанции. Любой отдел, использующий официальные трехкомпонентные предварительно пронумерованные квитанции, должен внести залог с кассиром каждый день. Если отдел не соблюдает эти условия, касса должна вести письменную переписку с лицом, подписывающим квитанцию. книга с указанием нарушения и предупреждением о том, что их книга чеков и квитанции о правах можно взять.
При втором нарушении вышеуказанных условий касса должны написать этому человеку, что это их второе нарушение в этом финансовом году и что квитанция и возможность приема денежных средств будут взяты, если будет другой нарушение. Копию этой корреспонденции необходимо отправить начальнику отдела, курирующему несоответствующий департамент, декан, вице-канцлер по финансам и администрации, и Контроллер.
При третьем нарушении условий, указанных выше, чековая книга будут возвращены в кассу. Письмо будет отправлено лицу, информирующему им чековая книжка должна быть возвращена из-за несоблюдения инкассации процедуры.
Начальник отдела несоответствующего отдела должен запросить другую квитанцию книга из кассы.Копии этого письма следует направить в Начальник отдела, курирующий несоответствующий отдел, декан, вице-канцлер по финансам и администрации и контролер. Квитанционные книги нельзя передавать человеку или любому другому лицу. с программой или отделом до меморандума от руководителя отдела, курирующего несоответствующий отдел был получен в обоснование лица и отделу разрешили продолжить сбор средств.
Подготовка депозита. Все чеки должны быть проштампованы печатью «получено от» и подписаны лицом. получение их, как только они будут получены. Форма ведомственной квитанции о депозите должна быть заполнена и приложена к депозиту. Также необходимо приложить второй экземпляр квитанций из кассовых книг. Ответственность за обеспечение того, чтобы сумма поступлений была равна фактическая сумма в долларах, собранная и внесенная в кассу, или документально любой излишек или дефицит.Излишки наличности должны быть депонированы в кассе; обозначения, относящиеся к наличным деньгам избыточная или короткая сумма должна быть включена в депозит при его доставке в кассу. Школьный кассир должен заполнить и подтвердить квитанцию UNCSA, состоящую из двух частей. Кассир выдаст лицу, вносящему залог, вторую копию подтвержденной квитанции. Оригинал подтвержденной квитанции хранится в школьной кассе. и прилагается к форме ведомственной депозитарной расписки.Вторая копия подтвержденной квитанции является единственной документацией Департамента для внесенные депозиты.

Хранение и сохранность средств
Департаменты несут ответственность за обеспечение сохранности средств. При хранении средств необходимо соблюдать следующие правила:

Валюта, монеты и чеки должны храниться на ночь в надежном месте, предпочтительно в сейф или хранилище.
Сейфы и хранилища не следует оставлять открытыми или в «установленном» положении без присмотра.
Не оставляйте деньги в картотеках, на столах или шкафах; их можно открыть, даже если они заблокированы.
Никогда не оставляйте деньги в кассовых ящиках на ночь.
Несоблюдение положений настоящей политики в случае утери или кражи денежных средств и других ценностей может привести к тому, что отделу придется покрыть убыток из средств отдела.Такие убытки не могут быть отнесены на счет государственных средств.
Обо всех потерях или кражах необходимо немедленно сообщать в полицейское управление кампуса. и Контроллер.

Обналичивание чеков (внутренняя банковская служба)
Касса работает с 8:30 до 12:30. ежедневно для услуг, включая студентов обналичивание чеков.Летние часы могут отличаться и публикуются в начале лета. Срок. Лимит обналичивания чеков в кассе составляет 50 долларов США на одного студента за человека. день. Исключения из этого лимита будут на усмотрение Государственного директора и подлежат к наличию средств.

Студенты должны явиться лично и предъявить свою карту UNCSA One Card для обналичивания чеков Сервисы.

Чеки для возврата студентам
Студенты могут выбрать получение возмещения непосредственно на свой банковский счет. Любые чеки на возмещение будут отправлены по почте на постоянный адрес студента.

Инкассация чеков, неоплаченных банком
Выдача «бесполезного чека» является правонарушением и карается в соответствии с Северной Каролиной. Общий статут 14-107.Чтобы предотвратить неудобства и расходы, связанные с потенциальными юридическими действия, чекодатель должен приложить все усилия для погашения долга, включая все связанные с этим сборы. В школу могут быть выданы личные чеки для оплаты обучения. или другие услуги и сборы кампуса. Офис по работе с клиентами получает все уведомления. неоплаченных чеков / пунктов ACH. Товары будут списаны и возвращены в отдел изначально они были выданы для сбора, который должен был предпринять этот отдел. Поскольку обработка возвращенных чеков — это трудоемкая и дорогостоящая операция. для Школы был установлен полис, гарантирующий, что средства, причитающиеся Школе собраны.

Возвращенный чек, полученный на студенческий счет: Все возвращенные чеки (бумажные / ACH), которые были выданы UNCSA для любого студенческого счета счет будет возвращен на счет соответствующего Студента и будет включать 25 долларов.00 возвращенный чек.
Возвращенные чеки, полученные в любой отдел UNCSA: Чеки, возвращенные неоплаченными финансовым учреждением производителя, будут возвращены в депозитарный отдел для инкассации. Отдел уведомит производителя что сумма чека и комиссия в размере 25,00 долларов причитаются UNCSA. См. Проверка недостаточности средств Процедура для конкретных шагов.

Возмещение мелкой наличностью
Фонд мелкой кассы кассира используется для возмещения отделам расходов на мелкие покупки которые не требуются для прохождения обычных процедур закупки. Возмещение за счет наличных денежных средств НЕ допускается в следующих случаях:

Расходы, превышающие 30 долларов США.00 за расход. Для покупок на сумму более 30 долларов США, но менее 300 долларов США необходимо использовать Малый заказ на закупку, при покупке на месте. Покупки не могут быть разделены для обхода лимита в 30 долларов США.
Закупки по госконтракту. Запросы относительно политики закупок следует направлять в отдел закупок.
Платежи физическим лицам за личные услуги.

Все покупки за мелкую наличность должны соответствовать указаниям Департамента закупок и подлежат на рассмотрение в отдел закупок. Чтобы получить возмещение за покупки наличными, физическое лицо должно заполнить бланк запроса на возмещение мелких денежных сумм и приложите квитанции о покупках.

Аванс мелкой наличности. В чрезвычайных ситуациях физическому лицу может быть выдан мелкий аванс в размере до 30 долларов США. Физическое лицо должно заполнить форму запроса на получение аванса мелкой наличностью. После совершения покупки физическое лицо вернет квитанцию за покупка и любой оставшийся аванс в кассу в течение 24 часов после покупка. Любая сумма, превышающая максимум 30 долларов США, будет нести ответственность индивидуальный.
Ведомственная мелкая касса. У различных отделов может быть собственный кассовый фонд. Департамент должен подготовить письменный запрос в Управление контролера об учреждении ведомственного кассового фонда . Чек будет выплачен Основному физическому лицу, ответственному за мелкие выплаты. Денежный фонд.

После получения разрешения на кассовую кассу отдел или деятельность несет ответственность для сохранения фонда и соблюдения школьной политики и процедур в отношении мелких денежных расходов, сверки и возмещения Департаменты, имеющие собственные фонды мелкой наличности, должны будут следовать политике учреждено Финансовыми службами (Заявление о политике 9, Справочное руководство) для Petty Возмещение наличными.К ним относятся, помимо прочего, следующее:

Использование формы запроса на возмещение мелких денежных средств, включающей ту же информацию, что и в форме финансовых услуг, необходимо приложить квитанции.
Использование формы запроса на получение аванса на мелкую сумму наличными при выдаче аванса (только в экстренных случаях) — необходимо иметь индивидуальную подпись для получения аванса и квитанции должны быть приложены.
Подготовьте лист сверки при подаче запроса на возмещение мелких денежных средств для фонда. Копии формы запроса на получение аванса на мелкую сумму должны прилагаться к листу сверки. и проверьте форму запроса.

Банковские счета
Ни одна школа, отдел или деятельность школы не должны открывать банковский счет без предварительное письменное согласие проректора по финансам и администрации.

Подлежит проверке
Все денежные средства и процедуры поступления подлежат проверке Государственным контролером и уполномоченный школьный персонал.

Процедура

Разрешение на создание пункта приема чеков
Любой отдел, которому по какой-либо причине необходимо получить наличные, должен получить разрешение от Офис контролера перед сбором денег.Форма запроса на получение денежных средств должна быть подготовлена и отправлена контроллеру. Офис на согласование. После утверждения этот запрос предоставит отдел и Офис контролера с необходимой документацией для сбора средств по мере необходимости по Общему закону штата Северная Каролина 147-77, Ежедневное внесение средств в кредит казначея.

Запрос необходимо заполнить в следующей форме:
- Дата запроса: Дата подачи в офис контролера.
- Запрашивающий отдел / подразделение: Название отдела, который будет отвечать за сбор наличных, получение и внесение средств.
- Университетский городок Расположение пункта приема квитанций: Фактическое место, где будут собираться средства.
- Имя и адрес в университетском городке основного лица, ответственного за пункт выдачи: Лицо и адрес его или ее кампуса, которое будет в пункте выдачи и отвечает за сбор средств на месте сбора.
- Имя и адрес физического лица, ответственного за сбор и хранение Квитанции: Имена и адреса университетских городков лиц, ответственных за сбор. и внесение средств в соответствии с изложенными политиками и процедурами в разделе «Политика депозита» Ресурсного руководства.

Укажите необходимость получения квитанций: опишите деятельность, которая требует сбора средств.
Дайте оценку сумм ожидаемых сборов на ежедневной основе: Как можно точнее определите сумму средств, которые будут собираться каждый день.
Счета / виды деятельности и общие источники собранных поступлений: если установлен номер счета, на который вносятся собранные деньги, укажите номер счета и имя учетной записи. Если учетная запись не была создана, обратитесь в офис Контролера для получения дополнительных инструкции. Если существующего номера счета достаточно, другой не нужен только потому, что точка сбора новая.
После подготовки запроса лицо, отправившее запрос, должно подписать его или ее имя и должность, дата и номер телефона.
После утверждения Контролер подпишет, поставит дату и вернет копию запроса по адресу: Ответственное лицо. Копия подписанной формы будет отправлена в кассу. для включения с другими имеющимися точками сбора.
Ответственное лицо назначит встречу с кассой. В это время касса:
- Объясните процесс получения денежных средств.
- Выдать кассовую книгу.
- Объясните, что в пункте выдачи наличных будет проводиться подсчет наличных средств и проверка со стороны Государственные аудиторы и уполномоченный персонал школы

Отправьте обновленную форму запроса на получение права на получение наличных средств контролеру, когда происходят кадровые перестановки или изменения в целях получения.

Получение и внесение средств
Дополнительную информацию см. В различных положениях политики. Все отделы и офисы, получающие денежные средства, относящиеся к UNCSA, должны получать деньги при их получении, предоставить плательщику копию квитанции и внести все полученные деньги в кассу в течение 24 (двадцати четырех) часов.Для всех пунктов сбора, не использующих утвержденную UNCSA автоматизированную систему получения, можно использовать рукописные квитанции из кассовой книги UNCSA.

Получите в кассе книжку школьных квитанций из 3 частей.
Используйте квитанции в строгом порядке номеров.
Если квитанция должна быть аннулирована, напишите «недействительно», отправьте первый (белый) и второй копию (розовый) в кассу, а третий экземпляр (желтый) оставьте в книге чеков.
После получения денег заполните квитанцию, указав следующую информацию в применимые промаркированные заготовки
1. Дата: Дата получения денег.
2. Получено от: Имя лица, производящего платеж.
3. долларов $: Сумма полученной суммы
4. Для: Назначение платежа.
5. Счет, сумма счета, выплаченная сумма, остаток к оплате: Эти блоки используются только в том случае, если платеж поступает на непогашенный счет. Перечислите соответствующие суммы в соответствующих блоках.
6. Способ оплаты, наличные, чек, денежный перевод: Укажите суммы, уплачиваемые каждым средством обмена.
7. От: Подпись лица, получающего платеж (сторона должна иметь разрешение на получение от имени отдела приема платежа).

Удалите оригинал или верхнюю копию квитанции и передайте ее плательщику.
Вынуть из книги вторые копии квитанций и приложить к депозиту.
Подготовьте депозит, как описано: Это необходимо делать ежедневно.
Оберните большое количество монет в конверты для банковских монет и напишите название отдела. на обертках.
Запустите ленту счетной машины для любых чеков или перечислите суммы чеков, если добавление машина недоступна. Убедитесь, что все чеки подписаны лицом, получающим их.
Определите общую сумму денег, представленную квитанциями, и общую сумму собранных денег. Примите любую разницу.
Укажите следующую информацию в бланке ведомственной депозитарной расписки, которая должна сопровождать Депозит.
- Название отдела депозита
- Имя лица, подготовившего депозит
- Дата депозита
- Описание депозита
- Начальные и конечные номера квитанций по депозиту
- Номер аннулированной квитанции
- Имя лица, которое должно получить копию квитанции кассира о сумме валюта, монеты, чеки и квитанции по кредитным картам (только в Stevens Center)
- Общая сумма депозита
- Номер (а) счета и сумма (а) для зачисления на депозит

Отнесите деньги, копии квитанций и бланк ведомственного депозита в кассу. окно на первом этаже Административного корпуса.
Кассир проверит форму ведомственной депозитарной расписки и подтвердит двухчастную Квитанцию UNCSA и передать лицу, вносящему депозит (или по почте указанному лицу) второй экземпляр.

Чеки, возвращенные банком — Неоплаченные предметы
Дополнительную информацию см. В различных положениях политики.

Чеки, возвращенные на недостаточность средств, автоматически предъявляются к оплате, Возврат по другим причинам сразу же включается в процесс сбора. Если оплата получает отказ во второй раз из-за недостаточности средств, банк проинформирует Студента Бухгалтерия любых неоплаченных / возвращенных чеков (бумажные / автоматические расчетные палаты (ACH).В соответствующих случаях за отправку платежа отвечает Отдел по работе с клиентами. для возврата в финансовое учреждение UNCSA.
Если чек был первоначально получен отделом, Счетная палата учащихся уведомит депозитарный отдел, предоставив всю необходимую информацию и юридические копия предмета, за который будет взиматься плата за возврат.
Стандартное письмо отправляется депозитарным отделением лицу, выдавшему проверьте, что вернули. Это письмо информирует человека о том, что его чек был возвращен в UNCSA по соответствующей причине. Также говорится, что услуга за 25 долларов заряд был начислен. Человек должен принести наличные, денежный перевод или кассовый чек на сумму чека плюс плата за обслуживание.В случае ведомственного Возвращение, в письме указано, что человек ответит в течение (5) рабочих дней. Возврат списание средств со студенческой учетной записи осуществляется в соответствии с инструкциями, изложенными в Студенческой учетной записи. политики и процедуры.
При отсутствии ответа на первое письмо к установленному сроку копия первое письмо с пометкой «ВТОРОЕ УВЕДОМЛЕНИЕ» отправляется человеку.Кроме того, копия этого уведомления будет отправлено родителю или опекуну, если это применимо. Второй в уведомлении дается 2 (два) рабочих дня на то, чтобы он ответил наличными, деньгами заказ или кассовый чек на сумму чека плюс плата за обслуживание. Возврат списание средств со студенческой учетной записи осуществляется в соответствии с инструкциями, изложенными в Студенческой учетной записи. политики и процедуры.
В случае отсутствия ответа на второе письмо к установленному сроку, прием чек на оплату на кампусе приостановлен.
Физическим лицам не будет разрешено зарегистрироваться на занятия, получить диплом или получить стенограммы до тех пор, пока не будет оплачен никчемный чек (и) и плата (и) за обслуживание.Любой вопросы, связанные с этой политикой, следует направлять контроллеру по телефону 336-770-3304.

Возмещение мелких денежных средств
Дополнительную информацию см. В различных положениях политики.

Кассир будет производить возмещение за мелкие покупки наличными в окне Кассы. часы работы с 8:30 дом. –12: 30
Максимальная сумма покупок, которая может быть возмещена через Фонд мелкой наличности, составляет 30,00 долларов США.
Форма запроса на возмещение мелких денежных средств должна быть заполнена следующим образом:
- Отдел: Название отдела
- Купил: Имя лица, запрашивающего компенсацию
- Дата: Дата запроса
- Утверждение начальника отдела: Подпись руководителя отдела, подтверждающая утверждение возмещения
- Дата: Дата утверждается начальником отдела.
- Описание покупки: Описание покупки
- Общая запрошенная сумма: Общая сумма возмещения
- Счета к оплате / Сумма: Счет (-а) отдела и сумма к оплате

Кассир проверит информацию, подпишет форму и поставит дату.
Лицо, получающее возмещение, укажет полученную сумму, подпишет и дату форма.
ВСЕ ПРИМЕНИМЫЕ КВИТАНТЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПРИЛОЖЕНЫ К ФОРМЕ. При отсутствии квитанций возмещение не производится.

Запрос на получение аванса мелкой наличностью

Кассир будет выдавать мелкие денежные авансы за покупки, когда окно Кассы открыто часов с 8:30 дом. –12: 30
Максимальная сумма покупок, которая может быть авансирована через Мелкий кассовый фонд, составляет 30 долларов США.
должна быть заполнена следующим образом:
- Отдел: Название отдела
- Предварительный запрос от: Имя лица, запрашивающего возмещение
- Дата: Дата запроса
- Утверждение начальника отдела: Подпись руководителя отдела, подтверждающая утверждение возмещения
- Дата: Дата утверждения начальником отдела
- Мелкий аванс на покупку: Описание покупки и причина
- Общая сумма Предварительный: Общая запрошенная сумма
- Счета к оплате / Сумма: Счет (-а) отдела и сумма к оплате

Кассир проверит информацию, подпишет форму и поставит дату.
Лицо, получающее возмещение, укажет полученную сумму, подпишет и дату форма.
После совершения покупки физическое лицо вернет квитанцию о покупке. а любой оставшийся аванс направляется в кассу в течение 24 часов с момента покупки.
Кассир проверит получение и возврат аванса.Фактическая сумма покупки будет указана в форме. Если покупка превысила сумму аванса, кассир возместит индивидуальный (максимум до 30 долларов США за покупку). Любая сумма, превышающая максимум 30 долларов США станет ответственностью человека.
Физическое лицо подпишет форму, указав, что квитанция и любые излишки денежных средств были возвращены в кассу.
Кассир подпишет форму и поставит дату.

Создать ведомственный кассовый фонд

Хранитель. Глава каждого отдела или вида деятельности должен назначить одного конкретного человека для выступать в качестве хранителя мелкого кассового фонда.Хранитель несет ответственность за приобретение доскональное знание этой политики и для поддержания фонда мелкой наличности в соответствии с с процедурами, содержащимися в данном документе. Доступ к мелкой кассу должен быть ограничен только хранителю. Мелкие денежные средства не подлежат передаче. Если будет при смене опекунов, Контролер должен быть уведомлен в письменной форме, а мелкие денежные средства средства, выверенные до уровня утвержденного фонда до смены хранителей.
Ограничения. Мелкие денежные средства должны храниться отдельно и отдельно от всех других фондов. Они не смешиваться с личными средствами, различными денежными поступлениями или доходами от любых тип, который мог быть собран. Их также нельзя использовать для покупки личных услуги, авансы сотрудникам, обналичивание чеков, внесение сдачи, покупка марки, производя другие неоперационные выплаты или обходя процесс покупки.
Защита фонда. Руководитель отдела или деятельности и хранитель мелкой кассы являются несут совместную ответственность за обеспечение надлежащей защиты средств. Когда нет при использовании средства всегда должны храниться в закрытой таре. Если потеря этих средств, такие убытки (в зависимости от обстоятельств), возможно, придется оплатить из собственные средства отдела.С полицией кампуса можно связаться для получения совета относительно надлежащего методы защиты фонда. Обо всех кражах отдел должен сообщать в Полиция кампуса и контролер.
Расходы. Каждые мелкие денежные расходы должны подтверждаться как квитанцией продавца, так и Форма запроса на возмещение денежных средств. Квитанции продавца и запрос на возмещение мелких денежных средств формы должны храниться в фонде до тех пор, пока он не будет возмещен.Обратите внимание, что расходы оплата на несколько школьных учетных кодов может быть выплачена из одной мелкой наличности фонд.
Сверка мелкой кассы. Хранитель несет ответственность за периодическую выверку мелкой кассовой наличности. Перед запросом возмещения в фонд требуется сверка. Вообще раз, общая сумма наличных средств плюс невыплаченный запрос на возмещение мелких денежных средств формы с приложенными квитанциями продавца должны равняться общей сумме утвержденной кассовая касса.Форма выверки фонда мелкой наличности должна использоваться для выверки фонда. Любые наличные деньги переводятся в кассу при запросе возмещения расходов. из Контроллера. Любые наличные деньги, обнаруженные во время внутреннего аудита, будут переведены. Контролеру немедленно хранителем.
Cash Over. Сумма наличных средств должна быть отмечена в форме выверки мелкой кассы. отправлено Контролеру.Контроллер получит сумму, превышающую сумму, от хранителю — вернуть сумму фонда мелкой кассы до уровня уставного фонда. Эти средства будут депонированы в кассу Контролером.
Cash Short. Сумма нехватки денежных средств должна быть указана в форме выверки мелких денежных средств. отправлено Контролеру. Контроллер зафиксирует короткую сумму наличных и скорректировать возмещение хранителю мелкой наличности, чтобы внести в фонд мелкой наличности сумма до уровня уставного фонда.Любая нехватка наличных средств в размере 10 долларов США или более должна быть одобренным Контролером до возмещения.
Возмещение. До того, как вся мелкая наличность будет израсходована, хранитель должен согласовать мелкую кассовый фонд и отправьте форму запроса на возмещение мелких денежных средств, Фонд мелких денежных средств Форма сверки и остаток денежных средств контролеру для возмещения.
Сроки подачи запроса на возмещение. Возмещение необходимо запрашивать в течение тридцати дней после понесения расходов. Запросы на возмещение расходов в конце финансового года следует подавать не позднее установленной даты. определяется графиком закрытия финансового года и Контролером. Если эти временные рамки истек срок действия, обратитесь к контроллеру за советом и / или консультацией.
Изменение размера мелкой кассы. Размер мелкой кассы может быть увеличен, если увеличение обосновано, отправив письменный запрос контролеру. Фонд мелкой наличности должен быть уменьшен если общая сумма фонда превышает фактические потребности отдела или Мероприятия. Та часть фонда, которая превышает потребности отдела, должна быть передана доставлен Контролеру с запиской, в которой указывается сумма, на которую был уменьшилось.Все мелкие денежные средства должны быть доставлены Контролеру, когда средства больше не нужны.
Аудит. Мелкие денежные средства подлежат периодической проверке Внутренним аудитором и государством. Аудитор. Такие проверки потребуют выверки суммы фонда мелкой наличности, а также включить обзор внутреннего контроля.

Подготовьте письменный запрос в Управление контролера о создании ведомственного кассового фонда.
- Название отдела, запрашивающего кассу
- Дата запроса
- Имя и адрес в офисе основного физического лица, ответственного за мелкую кассу
- Причина запроса фонда мелкой наличности
- Источник средств для фонда мелкой наличности (номер и название счета)

Копия будет храниться в кассе, а копия будет отправлена в отдел.
Департамент подготовит запрос на проверку суммы утвержденных денежных средств. и отправьте его в Счета к оплате. Чек будет выплачен Основному физическому лицу, ответственному за мелкие выплаты. Денежный фонд.
отделов, имеющих собственные фонды мелкой наличности, должны будут соблюдать правила. учреждено Финансовыми службами (Заявление о политике 9, Справочное руководство) для Petty Возмещение наличными.К ним относятся, помимо прочего, следующее:
- Использование формы запроса на возмещение, включающей ту же информацию, что и к бланку финансовых услуг должны быть приложены квитанции.
- Использование формы запроса на получение аванса на мелкую сумму при выдаче аванса (в экстренных случаях только) — должна иметь индивидуальную подпись для аванса и быть приложенными квитанциями.
- Подготовьте таблицу сверки при отправке запроса на возмещение в Фонд мелкой наличности. Копии запросов на аванс должны сопровождать рабочий лист сверки и проверьте форму запроса.

Мы рекомендуем вам включить Javascript, чтобы вам было удобнее пользоваться нашим сайтом.

Пошаговое заполнение денежного перевода

Заполнение денежного перевода: Краткое описание

Для заполнения денежного перевода выполните следующие пять простых шагов:

Введите имя получателя.
Напишите свой адрес в разделе покупателя.
Укажите номер своего счета, если вы оплачиваете счет.
Подпись внизу, где написано «подпись покупателя».»

Понять, как написать денежный перевод, несложно, но важно, чтобы вы делали это правильно. Следуя этим пяти шагам, вы можете убедиться, что ваши средства будут доставлены нужному человеку или компании.

1. Введите имя получателя

Напишите имя человека или компании, которые получат денежный перевод, в строке, которая начинается с «Оплатить заказ».

Получатель будет единственным уполномоченным лицом или компанией. положить на хранение или обналичить денежный перевод.Рекомендуется заполнить этот раздел как можно скорее, чтобы убедиться, что он не попадет в чужие руки, и убедитесь, что имя написано правильно, чтобы у получателя не было проблем с его обналичиванием.

NerdWallet Руководство по COVID-19

Получите ответы о стимулирующих проверках, списании долгов, изменении политики в отношении поездок и управлении своими финансами.

2. Напишите свой адрес в разделе покупателя

Вы — покупатель, поэтому ваша информация попадает в этот раздел.Вы хотите, чтобы получатель знал, как с вами связаться, если возникнут вопросы или проблемы с платежом. Иногда также требуется ваше полное имя.

3. Укажите номер своего счета, если вы оплачиваете счет.

В некоторых денежных переводах есть поле «номер платежа / номер счета». Его заполнение помогает убедиться, что на ваш счет зачислен платеж.

Некоторые из любимых бесплатных текущих счетов NerdWallet

Эти текущие счета не взимают ежемесячную плату и предлагают такие услуги, как оплата счетов.

4. Подпишите внизу, где написано «подпись покупателя»

Здесь важна ваша подпись, поскольку она делает денежный перевод официальным. Не подписывайтесь на обратной стороне. Эта область предназначена для того, кто ее получает.

5. Сохраните квитанцию

Это подтверждение платежа.