Правила заполнения товарной накладной: правила заполнения, как правильно заполнить накладную на товар, образец унифицированной формы, пример, обязательные поля — порядок оформления по доверенности для ИП, грузополучателя

Правила заполнения товарной накладной: правила заполнения, как правильно заполнить накладную на товар, образец унифицированной формы, пример, обязательные поля — порядок оформления по доверенности для ИП, грузополучателя

Накладные ТН и ТТН в 2021 году

 

Кто обязан заполнять накладные в 2021 г., что будет являться нарушением при их заполнении, а также случаи, когда ТТН-1 и ТН-2 можно не оформлять, – все это вы узнаете из материала.

Важное в статье:

• Обязанность оформлять накладные
• Правила оформления накладных
• Особенности оформления накладных (отгрузка филиалу организации, отгрузка товара по ценам, установленным в иностранной валюте, выдача работникам заработной платы готовой продукцией)
• Переадресовка, перегрузка товара в пути: записи в накладной

 

Обязанность оформлять накладные

В перечень первичных учетных документов (ПУД) включены в т.ч. товарно-транспортная накладная (ТТН-1, ТТН) и товарная накладная (ТН-2, ТН). Бланки ТТН и ТН относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты. 

Оформлять ТН и ТТН обязаны организации. Обратите внимание, что для целей заполнения накладных под понятие «организация» подпадают:

– юридические лица Республики Беларусь;

– представительства иностранных и международных организаций, а также иностранные организации, осуществляющие деятельность в нашей стране через постоянное представительство;

– индивидуальные предприниматели (ИП), зарегистрированные в Беларуси.

 

Правила оформления накладных

Накладные ТН или ТТН можно заполнять вручную, а также использовать технические средства. Отметим, что при оформлении накладных допускается часть данных заполнить от руки, а часть – внести с помощью технических средств.

По общему правилу при выполнении автомобильной перевозки груза оформляется ТТН. Однако из правила есть исключения. Так, выполнять автомобильную перевозку груза можно без оформления ТТН в следующих случаях:

– если перевозятся грузы нетоварного характера, по которым не ведется складской учет ТМЦ и согласно договору ТМЦ не замеряются, не взвешиваются или не производится их геодезический замер;

– если груз привезен из-за границы. В такой ситуации груз едет без ТТН до пункта разгрузки, указанного в транспортных документах грузоотправителя. Сопроводительными документами на груз в данном случае являются авиационная накладная, железнодорожная накладная или CMR-накладная с приложением счета-фактуры и иных документов, оформленных грузоотправителем;

– если груз перевозится за пределы территории Беларуси, а также в случае транзитной перевозки груза через нашу страну. Сопроводительными документами на груз в данном случае будут являться CMR-накладная, а также другие документы, оформленные грузоотправителем, в частности ТН.

 

Важно! Не является нарушением оформление накладной ТН или ТТН в тех случаях, когда это не нужно.

 

Наименование организации при заполнении накладной допускается указывать как в полном, так и в сокращенном виде. Право выбора остается за организацией.

 

Особенности оформления накладных

В случае, когда ТМЦ по накладной отгружает или получает филиал организации, наряду с наименованием организации в накладной нужно указать наименование филиала.

В ситуации, когда договор на поставку товаров заключен с головной организацией, а отгрузка ТМЦ производится в адрес филиалов, выделенных на отдельный баланс, в качестве грузополучателя нужно указать филиал. Связано это с тем, что оформление транспортных документов привязано к фактическим грузоотправителям и грузополучателям.

При отгрузке и оплате товара по ценам, установленным в иностранной валюте, накладная заполняется в той иностранной валюте, в которой согласована цена.

 

Важно! Если наряду с иностранными валютами в качестве возможных вариантов расчетов в договоре будут указаны белорусские рубли, то накладную нужно оформлять в национальной валюте.

 

При расчетах за товар в белорусских рублях эквивалентно определенной сумме в иностранной валюте, стоимостные показатели в накладной заполняются в белорусских рублях. Отметим, что стоимость товаров в иностранной валюте отражается только по строке «Всего стоимость с НДС».

Выдача работникам заработной платы готовой продукцией (в натуральной форме) оформляется накладной. В следующих случаях выписка накладной физическому лицу не требуется:

– при продаже товаров через розничную сеть;

– при безвозмездной передаче товаров, передаче (возврате) товаров по договорам безвозмездного пользования (ссуды).

 

Переадресовка, перегрузка товара в пути

При переадресовке груза грузополучатель должен сделать запись в накладной об отказе в приемке груза. В строке «Переадресовка» указываются наименование и адрес нового грузополучателя, новый пункт разгрузки, фамилия, инициалы и подпись лица, принявшего решение о переадресовке. Таким лицом может быть и водитель, если ему будут предоставлены соответствующие полномочия. В случае доставки товара с привлечением перевозчика условие о возможности внесения водителем в накладную сведений о переадресовке желательно включить в договор.

В ситуации, когда в пути следования необходимо перегрузить груз с одного автомобиля на другой, новая накладная не выписывается. Существуют два варианта оформления перегрузки:

1. изменения можно внести в накладную, которая следует с грузом. Для этого в ТТН зачеркивается информация о водителе, автомобиле, прицепе (если он был), путевом листе и указываются фамилия, инициалы и подпись лица, принявшего решение о перегрузке.
   В ТТН приводятся данные о новом автомобиле;
2. данные о перегрузке на новую машину допускается размещать в приложении к накладной либо акте о перегрузке. В таком случае изменения в саму ТТН вносить не нужно.

Отметим, что решение о перегрузке принимает должностное лицо организации, в обязанности которого входит организация транспортной работы.

 

Вместе с этим читают:

• Образцы заполнения ТТН и ТН
• Два варианта внесения исправлений в ТТН-1
• Внесение изменений в электронную накладную
• Оформление перемещения с помощью тележки
• Автомобиль передан в аренду с топливом в баке
• В новом году – новый механизм: как работать с электронными накладными
• Для чего нужно указывать оптовую надбавку в товарно-транспортных накладных?
• Оформление сопроводительного документа
• Исправление неточности в указании наименований товарных позиций в ТТН-1
• Накладные на отгрузку товара: правила составления и последствия нарушений
• Образец оформления накладной ТН-2 при доставке товара курьером
• Образец оформления ТТН-1 при доставке товара автотранспортом продавца юридическому лицу
• Образец оформления ТТН-1: доставка товара автотранспортом стороннего перевозчика
• Образец заполнения ТТН-1: доставка товара автотранспортом продавца нескольким покупателям

Клиентам — Сопроводительные документы на груз

Правила оформления и заполнения товарно-транспортной накладной, типовая межотраслевая форма № 1-Т

Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: 
1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей. 
2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов. 
  
Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. 
  
При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций — владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.  
  
В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. 
  
Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах: первый — остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей; 
второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю; 
второй — сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза; 
третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта. 
  
Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.  
  
По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах: 
первый и второй экземпляры передаются организации — владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации — владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;

третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок. 
  
  
Товарно-транспортная накладная необходима, когда для перевозки товара стороны нанимают автотранспортную организацию. Продавец на основании товарно-транспортной накладной списывает товар с баланса в момент установленного договором поставки (купли-продажи) перехода права собственности. Грузоотправитель производит списание товара со своего склада, получатель груза приходует товарно-материальные ценности. Транспортная организация производит расчет стоимости своих услуг. Для водителя грузоперевозчика товарно-транспортная накладная – основание для перевозки груза, необходимое для предъявления сотрудникам органов внутренних дел.

Часто на практике с автотранспортной организацией подписывается акт (отчет грузоперевозчика) об оказании услуг по доставке товара либо составляется любой отчет в произвольной форме (например, с указанием работы транспортного средства в течение дня в часах). Но наличие подобных документов при отсутствии товарно-транспортных накладных не может считаться достаточным основанием для включения расходов на транспортировку товара в состав расходов для целей налогообложения. Это подтверждает инструкция «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом»: при перевозке груза товарно-транспортная накладная – единственный документ, на основании которого продавец может списать товарно-материальные ценности, а покупатель – их оприходовать. Аналогичные требования содержатся в Уставе автомобильного транспорта РСФСР. Также товарно-транспортная накладная позволяет идентифицировать перевезенный товар и подтвердить экономическую целесообразность произведенных расходов.

В соответствии с Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции оформляются первичными документами. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. А в соответствии с постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78 именно товарно-транспортная накладная предназначена для учета товарно-материальных ценностей при их перевозке автотранспортом.

Таким образом, у налоговых органов более чем достаточно оснований для аргументирования в суде своих претензий к отсутствию товарно-транспортных накладных.

Качественно составленная товарно-транспортная накладная, с максимально заполненными реквизитами, отражающая отгрузку товара, перевозку и передачу грузополучателю, заверенная печатями всех участвующих в экономических взаимоотношениях субъектов, является весомым аргументом в суде в случае возможных разбирательств, связанных с коммерческой деятельностью, таких, например, как несвоевременная поставка или даже доказательство самого факта поставки товара.

Единственный случай, когда суды при отсутствии товарно-транспортной накладной становятся на сторону налогоплательщика, это ситуация самовывоза покупателем товара со склада поставщика с оформлением только товарной накладной по унифицированной форме № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78.

Следует указать и на возможные сложности, которые могут возникнуть в предъявлении к вычету НДС по поставленным без товарно-транспортной накладной товарам, поскольку нарушение установленного порядка приема товаров может трактоваться налоговыми органами как отсутствие основания для их оприходования, а соответственно и отсутствие основания для вычета НДС.

Бланк товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) утвержден постановлением Госком- стата от 28 ноября 1997 г. № 78. ТТН выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах, хотя по согласованию сторон документ может составляться перевозчиком.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и подтверждает списание товарно-материальных ценностей, второй – сдается водителем грузополучателю и служит для оприходования товарно-материальных ценностей, третий и четвертый остаются у владельца автотранспорта. Один из них остается у организации-перевозчика для расчета и подтверждения стоимости автотранспортных услуг, четвертый возвращается продавцу для подтверждения доставки товара грузополучателю, являясь экономическим основанием подтверждения расходов по доставке товара.

Товарно-транспортная накладная составляется для каждого покупателя на каждую поездку автомобиля. При перевозке нескольких грузов на одном автомобиле разным покупателям необходимо выписывать товарно-транспортные накладные в таком количестве, чтобы каждому покупателю был передан груз с экземпляром накладной. В случае, когда на автомобиле в течение смены перевозятся однородные грузы в адрес одного покупателя на одно и то же расстояние, можно оформить одну товарно-транспортную накладную на всю работу смены.

Форма ТОРГ-12 может прикладываться к товарно-транспортной накладной в качестве приложения, когда непосредственно в товарно-транспортной накладной невозможно перечислить все наименования и характеристики перевозимых грузов. В этом случае в товарно-транспортную накладную следует отметить, что без формы ТОРГ-12 она недействительна. Также в товарно-транспортной накладной следует указать номер, дату выписки ТОРГ-12 , а кроме того, даты и номера других прилагаемых документов (железнодорожных накладных, лицензий, сертификатов). Следует отметить, что кроме общей формы существуют еще специализированные формы товарно-транспортных накладных, например при международных перевозках (форма № 1-ТМ), при перевозках зерна, спирта, нефти и т. д.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов – товарного и транспортного. Товарный раздел предназначен для отправителя и получателя груза. Транспортный же раздел – для автотранспортного предприятия.

Как отмечалось выше, выписывает ее, причем сразу в четырех экземплярах, представитель грузоотправителя, за которым закреплена такая обязанность, например бухгалтер или кладовщик. Затем документы передаются на подпись руководителю и главному бухгалтеру или иному лицу, которому это поручено (по приказу руководителя). В этом случае обязательна расшифровка подписи ответственного лица.

Далее заполняют остальные графы товарного раздела. При этом представитель грузоотправителя следит за отгрузкой товара и удостоверяет ее в накладных своей подписью и печатью фирмы.

Водитель автотранспортного предприятия также расписывается во всех товарно-транспортных накладных, подтверждая то, что принял ценности, и забирает три из четырех экземпляров. В этот момент товар считается отгруженным, и бухгалтерия грузоотправителя может списать его со склада.

Доставив груз по назначению, водитель отдает товаросопроводительные документы представителю покупателя, который ставит на всех трех экземплярах накладной свою подпись и печать предприятия.

После разгрузки один экземпляр передается в бухгалтерию грузополучателя. Там отражают в учете поступление товара.

Далее водитель возвращает в свою организацию оставшиеся два экземпляра товарно-транспортных накладных. В одном из них бухгалтер автотранспортного предприятия расписывает, какой объем работ выполнил водитель, и начисляет ему зарплату. Другой экземпляр служит основанием для счета, который транспортная компания выставит заказчику перевозки и который подтверждает факт выполнения обязательств по доставке.

Подводя итог и учитывая, что зачастую в хозяйственных отношениях с привлечением к грузоперевозке сторонних организаций может участвовать значительное число юридических лиц, например продавец, грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и покупатель, рекомендуем для минимизации возможных рисков возникновения споров как с налоговыми органами, так и с контрагентами, порядок передачи товаров с описанием его документального оформления отражать в договоре поставки. А в случае необходимости вводить дополнительные реквизиты в форму товарно-транспортной накладной, не забывая утверждать такие изменения в приложении к учетной политике организации.

Юридические требования к коносаменту: что вам нужно знать

В этом посте я расскажу о коносаменте — что он влечет за собой и, в частности, о юридических требованиях, связанных с ним. Здесь вы узнаете о нескольких вещах. Во-первых, вы узнаете, что согласно федеральным законам должно быть указано в коносаменте. Я сравню это с тем, какие дополнительные пункты иногда также указываются в коносаменте. Также коснемся требований при выездном техосмотре. Должен ли водитель иметь коносамент? Если да, то может ли он быть цифровым? Есть ли какие-либо последствия отсутствия этой документации?

Давайте начнем с самого начала.

Что такое коносамент?

Коносамент по своей сути является юридическим документом. Он защищает грузоотправителя, заказчика и перевозчика — все в одном документе. Коносамент действует как договор между всеми сторонами.

Вот последовательность событий: Грузоотправитель расписывается, что перевозчик загрузил весь назначенный груз. Затем перевозчик проверяет информацию в коносаменте и доставляет груз грузоотправителю. После этого грузоотправитель подписывает товар, как только он прибудет, как ожидалось.

Ваш коносамент является доказательством того, что грузоотправитель дал разрешение на перевозку своего товара. Тогда это квитанция о доставке.

Наконец, коносамент действует как право собственности на товары. Изначально товар принадлежит грузоотправителю. Далее грузоотправитель передает товар на попечение перевозчику. Наконец, грузополучатель получает, подписывает и принимает груз в собственность.

Теперь я хотел бы рассмотреть, почему коносамент имеет такое большое значение.

Почему важен коносамент?

Коносамент является одним из самых важных документов во всей отрасли логистики. Он защищает потребности всех трех основных сторон в транспортной сделке. Грузоотправители, перевозчики и грузополучатели могут обеспечить защиту на всех этапах процесса.

По сути, на каждом этапе процесса есть доказательства того, что груз доставляется в соответствии с ожиданиями. Вы гарантируете правильный тип, количество и места назначения продукта. Имея юридический документ, такой как коносамент, вы можете обратиться в суд в случае, если что-то не так.

Возможно, вы ищете пример. Допустим, грузоотправитель ожидает, что ему доставят 10 поддонов. Перевозчик доставляет только девять поддонов. Коносамент теперь служит защитой для стороны, которая не несет ответственности: либо грузоотправителя, либо перевозчика. В этом примере в коносаменте указано, что было отправлено только девять поддонов. Таким образом, коносамент защищает перевозчика от любых регрессных требований.

Перевозчик доставил именно то, что им предоставил грузоотправитель. Теперь это позволяет грузоотправителю связаться с грузоотправителем, чтобы выяснить, где между ними произошла ошибка. Между тем, перевозчик движется дальше и будет получать оплату за свою работу, как и ожидалось.

Теперь, когда вы освежили информацию о коносаменте, я расскажу, что требуется в коносаменте.

Юридические требования к коносаменту

В коносаменте так много информации. Однако вы можете не знать, что определенная информация в коносаменте требуется в соответствии с федеральным законом. Федеральное управление по безопасности автотранспортных средств, или FMCSA, перечисляет следующие требования:

• Имя грузоотправителя
• Наименование грузополучателя
• Название и адрес происхождения
• Имя и адрес пункта назначения
• Количество груза
• Описание груза
• Вес, объем или размер груза (если это применимо к оценке груза)

Каждый перевозчик должен иметь при себе коносамент, показывающий, как минимум, всю эту информацию во время перевозки. Однако это далеко не вся информация о коносаменте.

Что еще указано в коносаменте?

Помимо установленного законом минимума, коносаменты часто содержат много дополнительной информации. Часто это делается в интересах перевозчика. Ниже приведены некоторые примеры:

• Условия оплаты фрахта (включая предоплату или получение при доставке)
• Специальные инструкции
• Часы работы для пунктов отправления и назначения
• Время приема, если применимо
• Информация о перевозчике (код SCAC, номер MC, номер прицепа, номер пломбы и т. д.)

Форматы коносамента

Итак, вы знаете, что такое коносамент. Вы также знаете, для чего он нужен и что на нем должно быть. Но как люди распределяют и обрабатывают коносамент?

В течение многих лет бумажные коносаменты были единственным вариантом. Если вы перевозчик, скорее всего, вы получили коносамент либо от брокера, либо непосредственно от грузоотправителя. Компания не обязана выдавать «стандартный» коносамент. Однако они существуют, например, Единый прямой коносамент.

Вот небольшая заметка о Едином прямом коносаменте. Я включил ссылку, описывающую это подробно. Но основное отличие от некоторых других BOL заключается в том, как в нем конкретно излагаются обязательства перевозчика по отгрузке.

Грузоотправители часто предоставляют вам собственный коносамент. Они часто предназначены для упрощения необходимой информации, в частности, для грузоотправителя.

Еще одна небольшая заметка. Некоторые грузоотправители могут попытаться предоставить вам только «заказ на работу» или «билет на выбор». Будьте осторожны с этим как с перевозчиком, потому что это не служит той же правовой защите коносамента, как описано выше. Это связано с тем, что он не соответствует вышеупомянутым юридическим требованиям к тому, что указано в коносаменте.

Электронные коносаменты

В последние годы электронные коносаменты стали более популярными, и на то есть веские причины. Помимо простого сокращения беспорядка, электронные коносаменты ускоряют процесс для всех сторон. Они также обеспечивают гораздо более высокий уровень эффективности с улучшенными рабочими процессами. Все стороны могут найти одну и ту же информацию в любое время.

Вы можете просматривать электронные счета на компьютере или через мобильное устройство. Кроме того, очень просто отправить документ по электронной почте или даже распечатать его, если это необходимо. Более того, электронные подписи теперь также разрешены во многих случаях, что делает электронный BOL намного более удобным.

Требования к придорожной инспекции

Наконец, я хочу обратиться к ответственности водителя и юридическим требованиям в отношении коносамента.

Придорожный техосмотр – неизбежная случайность каждого водителя. Каждый водитель и перевозчик стремится избежать нарушений во время этих проверок. Подробнее о том, почему, можно прочитать здесь.

Итак, каковы юридические требования коносамента во время придорожной инспекции?

Короткий ответ: их нет.

Грузоотправители должны предоставлять перевозчикам коносаменты. Некоторые перевозчики могут иметь собственный внутренний коносамент для использования внутри грузовика. Третьи могут использовать вышеупомянутый электронный коносамент. Но, в конечном счете, по стандартам FMCSA не существует нормативного требования о хранении копии коносамента внутри транспортного средства для целей проверки.

В лучшем случае вы можете предоставить копию в знак любезности офицеру. Для этого подойдет любой из вышеперечисленных способов.

Единственное реальное положение FMCSA в отношении коносаментов заключается в том, что перевозчик должен хранить каждый из них не менее одного года. Тем не менее, очевидно, что их не обязательно хранить внутри самого грузовика.

Проще, чем вы думаете

Коносамент, пожалуй, самый важный документ во всей логистике. Тем не менее, информация, которую он требует, и его использование очень просты.

Логистика может быть сложной отраслью, особенно когда речь идет о бумажной работе и документации. Тем не менее, коносамент не является поводом для беспокойства.

Я настоятельно рекомендую использовать электронный коносамент. Скорость и эффективность увеличатся. Кроме того, это устраняет риск, связанный с бумагой: потеря документа.

Инвестируйте в свое будущее. Быть инициативным. Возьмите под контроль свои документы. Ты достигнешь успеха.

Этот пост был написан Мэтью Зандстра. Мэтт работает в сфере транспорта и логистики в течение последних шести лет, как в качестве брокера, так и непосредственно с водителями. Он знаком с различными аспектами взаимоотношений, техническими системами, механикой ценообразования и товарами.

Как заполнить коносамент (BOL)

Коносамент (BOL) — это юридический документ, который грузоотправители и перевозчики должны знать, как правильно заполнить для успешной перевозки. Документ служит товарной квитанцией, свидетельством договора между перевозчиком и грузоотправителем, а также документом на право собственности на товары. Если вы не знакомы с тем, что такое BOL, вы можете проверить наш другой блог, чтобы узнать, что такое BOL и как работает форма. Здесь мы расскажем о лучших способах обеспечения полноты и точности вашего BOL.

Кто подготавливает БОЛ?

Перевозчик выдает грузоотправителю коносамент. Затем вы должны предоставить документ перевозчику при получении или прибытии. Перевозчик передает BOL получателю или грузополучателю при доставке. Он предоставляет водителю и перевозчику всю необходимую информацию для обработки груза и точного выставления счета. Иногда экспедитор может выдать коносамент. Однако не все экспедиторы имеют право выдавать коносамент. Грузоотправитель, брокер или экспедитор обычно получает BOL.

Что находится в BOL?

В BOL много полей для заполнения. Узнайте больше о полях формы, посетив здесь. Когда клиент заказывает груз с помощью PLS PRO, нашей веб-системы управления транспортом (TMS), система автоматически генерирует BOL на основе сведений о грузе, введенных в процессе расчета стоимости и бронирования. Он доступен онлайн сразу, так что вы можете легко загрузить и поделиться им.

Последствия неточного BOL

• Товар не доходит до места назначения
• Грузовые претензии
• Грузоотправитель теряет право на ограничение ответственности
• Потеря покрытия P&I
• Утрата права на возмещение у фрахтователя

Как сгенерировать согласованный и точный BOL

Убедитесь, что все данные об отгрузке точны

Обязательно заполните все разделы коносамента. Убедитесь, что все размеры, числа и вес указаны точно и точно. Ни в коем случае нельзя оценивать эти цифры, поэтому этот шаг жизненно важен для успешной отгрузки. Было бы лучше указать конкретное количество контейнеров. Иногда вам нужно будет указать количество товаров в каждом контейнере, уточнить количество товаров в сравнении с поддонами и т. д.

Укажите правильный код класса фрахта в соответствии с правилами NMFC и отметьте, является ли ваш счет предоплаченным, инкассированным/кредитованным или счетом третьей стороны. Это обеспечит доставку счета в нужное место и предотвратит задержку платежей. Если вы имеете дело с опасными материалами, не забудьте взять на себя ответственность за безопасную транспортировку продукта. Изучите свои материалы, чтобы подтвердить наличие опасных материалов, ознакомьтесь с соответствующими правилами транспортировки HAZMAT и соответствующим образом пометьте BOL.

Кроме того, задокументируйте все детали, которые требуются вам и перевозчику. Опишите свой груз как можно подробнее. Например, «детали» или «детали» не дают полного описания того, что вы отправляете. Вместо неопределенных примеров используйте «стальные детали для бурового оборудования» или «автозапчасти». Убедитесь, что вы предоставили информацию, требуемую перевозчиком. Спросите у перевозчика, какая информация им нужна, и спланируйте так, чтобы избежать дорогостоящих ошибок.

Предоставить точную информацию о грузоотправителе и перевозчике

Если вы не укажете, кто является перевозчиком и стороной, генподрядчик выберет перевозчика вместо вас. Кроме того, укажите точные адреса соответствующих сторон, чтобы счета-фактуры выставлялись в правильном месте и предотвращали задержки платежей.

Включите в документы номер контракта на обслуживание. BOL являются доказательством перевозки, поэтому это может стоить вам денег, если условия отличаются. Также убедитесь, что ваша контактная информация верна, если во время транспортировки возникнут вопросы. Ключом к успешной доставке является эффективная связь между перевозчиком и грузоотправителем, поэтому убедитесь, что ваш BOL отражает точную контактную информацию.

Используйте ту же форму коносамента

Если вы не отправляете груз в первый раз, лучший способ избежать ошибок при заполнении BOL — использовать ту же форму. Таким образом, вы можете увидеть, какую информацию вам нужно включить. Кроме того, это сэкономит ваше время на сбор и организацию данных. А повторное использование образца поможет вам не допустить ошибок при заполнении документа.

Обратитесь к TMS, чтобы уменьшить вероятность ошибки.

Сегодня большинство ведущих технологических платформ или систем управления транспортировкой позволяют вам заполнять электронный коносамент. Эта система не только требует меньше времени для заполнения формы, но и повышает точность. Кроме того, грузоотправители, перевозчики и 3PL автоматически уведомляются, если какие-либо обязательные поля данных отсутствуют или не заполнены. Технология делает заполнение BOL простым, удобным и быстрым. В результате снижается риск создания неверного BOL при использовании TMS, что избавляет вас от дополнительных расходов и головной боли.

Устраните риски, сохранив данные в Интернете и предварительно заполнив поля

Если вы регулярно отправляете документы, хороший лайфхак — иметь черновик с предварительно сохраненной информацией. Как и при использовании предыдущего BOL, это сэкономит ваше время и предотвратит потерю важных данных на пути к организации доставки.

Перепроверьте информацию перед отправкой BOL

Вы должны тщательно проверить информацию перед подписанием BOL. Убедитесь, что все данные верны; в противном случае вы рискуете заплатить дополнительные сборы и столкнуться с задержкой доставки. Прочтите документ дважды и убедитесь, что вы понимаете термины, за которые несете ответственность. Выполнив эти шаги и меры предосторожности, вы готовы к успешной отправке груза!

‍Каковы правила в отношении BOL?

Осенью 2013 года Федеральное управление безопасности автомобильных перевозчиков (FMCSA) издало правила работы фрахтовых брокеров и порядка заполнения ими коносамента. В соответствии с этими правилами FMCSA требует, чтобы брокеры разместили гарантийный залог в размере 75 000 долларов США, который гарантирует платеж автомобильным перевозчикам, если брокер не сможет произвести платеж.

Правило также исключает «двойное посредничество». Двойное посредничество — это когда водитель перенимает груз у другого водителя или брокера. Водители грузовиков не могут заниматься фрахтом без брокерской лицензии, и фрахтовый брокер должен быть отдельным от перевозчика лицом.

Когда водитель прибывает за грузом, фрахтовый брокер должен убедиться, что водитель находится в той же транспортной компании, которая указана в BOL. Брокер никогда не может фигурировать в BOL в качестве перевозчика. В случае несоответствия грузоотправитель или брокер должны создать новый BOL и указать водителя и перевозчика.

Правила FMCSA подробно описывают допустимые и неприемлемые действия в отношениях между перевозчиками и брокерами. Правила обеспечивают грузоотправителям уверенность в том, что перевозчик, указанный в коносаменте, будет тем же перевозчиком, который перевозит их груз.

Гарантируйте точность, сотрудничая с 3PL

Лучший способ убедиться, что ваша документация будет точной по каждой отгрузке, — это сотрудничать с 3PL, который может упростить ваши логистические операции и помочь вам со всей вашей документацией. Сотрудничая с PLS Logistics Services, вы получите доступ к нашей надежной собственной TMS и получите единую точку контакта для всех ваших деловых поставок, чтобы еще больше упростить вашу транспортную стратегию.