Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку образец: Кадровый портал — Error

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку образец: Кадровый портал — Error

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Порядок заполнения вкладыша в трудовую книжку образец.

Бумажные трудовые книжки, о возможной отмене которых вновь заговорили чиновники, имеют свойство заканчиваться. Причем последняя запись в этом главном документе работника может быть сделана задолго до его выхода на пенсию. Что должен сделать работодатель в этом случае? Конечно же, завести вкладыш и продолжить ведение записей уже в нем. Это действие, как и весь кадровый учет, требует определенных знаний, поэтому мы готовы помочь справиться с этой задачей без ошибок.

Работники, ведущие активную деятельность, как положительную, так и отрицательную, а также их работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Два документа о стаже одновременно работник иметь не может, поэтому в случае утери ему выдается дубликат, а завести вторую трудовую, даже если закончилась первая, — нельзя. Также нельзя продолжать записи о работе в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных есть раздел о заполнении вкладышей в этот документ. Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, требования о вклейке и другие условия. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника. Как оформить образец вкладыша в трудовую книжку и что представляет собой этот важный бланк? Попробуем разобраться.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена . Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о -работе» — насчитывает 9 -разворотов,
• «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распрастраняются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен. Прежде чем вносить первые данные в это дополнение работодатель должен поставить в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, ведь дополнений может быть несколько (но не одновременно). Выглядит образец записи «Выдан вкладыш» в трудовую книжку следующим образом:

Если штампа в хозяйстве организации нет, можно написать информацию от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно должны быть указаны серия и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки должны быть четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку:

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки не действительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки должен заниматься именно тот работодатель, у которого она закончилась. Именно его печатью должен быть заверен новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.Неправильное указание даты является грубой ошибкой и может привести к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника также указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно должна быть сделана запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным и его нельзя использовать. Поэтому его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его обязательно нужно вшить в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому можно сделать это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Важно: Обратите внимания, что если вам стречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержден , а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи.

• точек в конце записи не ставить;
• использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
• каждая запись должна быть заверена подписью и ФИО уполномоченного лица, а также печатью (если используется).

Выглядеть этот образец будет примерно так.

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений.

1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

• Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
• Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:

1. фамилию, имя и отчество}
2. дату рождения}
3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).

• Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
• Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
2. Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
3. Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ. Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

• Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может. Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства. Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

• На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

• Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные. От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей. Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

Если человек часто меняет работу, быстро поднимается по карьерной лестнице или имеет много поощрений, то процессе длительной деятельности возможно заполнение всех страниц трудовой книжки.

В таком случае в документ надлежит вшить специальный вкладыш. Правила его заполнения не отличаются от требований к ведению трудовых, однако при оформлении порой возникают вопросы.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Для чего он нужен?

Неправильное заполнение книжек может повлечь за собой проблемы при выходе на пенсию. Именно поэтому нельзя совершать следующие действия:

• изменять название раздела «Сведения о награждении» на «Сведения о работе»;
• вклеивать, вшивать чистые листы;
• вшивать пустые бланки трудовых для последующего заполнения;
• оформлять работнику новую трудовую и вести её после окончания предыдущей.

Чтобы продолжать вносить записи в книжку, следует оформить специальный документ — вкладыш.

Это особый , который выдается в случае, если один или несколько разделов трудовой полностью заполнен, то есть отсутствуют свободные поля для внесения новых записей.

Он имеет законодательно установленную форму и состоит из нескольких разворотов:

• 9 для сведений о работе;
• 8 для информации о награждениях.

Порядок оформления и заполнения

Оформление вкладыша состоит из нескольких этапов:

• Выдача бланка . Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке. Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер. Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии. Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге. Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.
• Первичное оформление . На первой странице бланка указываются сведения о работнике:
  • полные ФИО согласно паспорту;
  • дата рождения;
  • образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
  • профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
  • дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
  • фамилия кадрового работника.

  Как и в трудовой, подлинность сведений титульного листа заверяется собственноручной подписью сотрудника и ответственного лица. Данные титульного листа могут отличаться от информации в книжке. Такое случается, если работник сменил фамилию, получил ещё одно образование и т. д.

• Внесение записей . Информация вносится так же, как и в трудовую:
  • нумерация записей сквозная, то есть продолжает сделанную в книжке;
  • во втором столбце пишется дата записи;
  • третий столбец отражает сведения о приёме на работу, увольнении, при этом нельзя делать сокращения в словах;
  • в четвертый столбец вносится название, дата и номер документа, служащего основанием для записи.

Информация о выдаче фиксируется в трудовой. При этом на титульном листе книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». Он должен быть легко читаемым, чётким, при этом не перекрывать другие записи. Также указывается серия и номер документа. Законодательно не установлено точное положение информации о выдаче бланка, однако его ставят, как правило, в верхнем правом углу.

Рекомендуется ставить штамп только после окончательного оформления документа. В случае ошибок или неправильного заполнения его нельзя продолжать заполнять. Бланк уничтожается по соответствующему акту. При этом, если его серия и номер уже внесены в трудовую, придётся ставить другой штамп на титульную страницу, на которой не слишком много места.

Количество вкладышей законодательством не ограничено. У человека может быть вшито и два, и три бланка. Все их номера должны быть зарегистрированы в книжке.

Сам документ без трудовой не предоставляется и недействителен.

Нужно ли вшивать?

После заполнения титульной страницы вкладыша и регистрации его выдачи кадровый работник должен вшить оформленный надлежащим образом бланк в трудовую . Рекомендуется проводить эту процедуру с уже полностью готовым документом, так как в случае ошибок придётся извлекать форму, составлять акт порчи.

Законодательством не установлено конкретное место, где именно должен быть вшит вкладыш. То есть прикреплять его можно в начале, в середине или в конце. Это не принципиально для проверяющих органов, однако чаще всего форму вшивают именно как продолжение книжки — между последней страницей и задней обложкой.

Удобнее всего было бы закрепить документ в середине. Для этого не нужно делать дополнительных отверстий, соблюдать соответствие проколов. Но данный способ затруднит последующее чтение, так как вкладыш будет прерывать старые записи.

Документ должен исключительно вшиваться. Не допускается приклеивание скотчем, скрепление скобами, также его нельзя просто вложить в трудовую. Эти способы не обеспечивают достаточную сохранность.

Процедура вшивания несложная, она состоит из нескольких действий:

1. Острым шилом делают четыре или более отверстия по линии сгиба. Расстояние между ними должно быть одинаковым.
2. Аналогичные проколы делают и на задней обложке трудовой. При этом количество отверстий и расстояние должны быть одинаковыми.
3. Нить вводится в проколы. Лучше всего использовать хлопковую №10. Концы нити должны выходить из одного отверстия.
4. Завязывается узел.

Такой способ обеспечит надёжную сохранность от потери.

Наглядно данный процесс можно посмотреть на следующем видео:

Распространённые ошибки

Требования к оформлению и ведению вкладыша не отличаются от правил заполнения трудовых. Однако кадровые сотрудники на практике иногда допускают ошибки при работе с такими документами.

Эти недочёты можно отнести к двум видам:

• Допущенные при оформлении . Наиболее распространённой ошибкой при первичном заполнении является внесение неправильных сведений об образовании, фамилии сотрудника. Ситуация возникает, если кадровый работник оформляет соответствующие строки со слов лица, а не на основании правильным образом составленных документов. В случае такой ошибки следует уничтожить бланк и воспользоваться другим.
• Сделанные в процессе ведения . Большое количество ошибок совершается именно в процессе внесения сведений о работе. К ним относятся:
  • неправильная дата приёма на работу;
  • не указано наименование организации;
  • отсутствует наименование должности, структурного подразделения;
  • сокращение слов в любых полях;
  • заверение подписью руководителя и печатью записи о переводе работника, исправить такой недочёт нельзя;
  • внесение информации о работе в графы сведений о поощрениях.

Эти ошибки можно откорректировать только в том месте работы, где была внесена неправильная запись. Допускается исправление новым работодателем на основании официального документа от организации, кадровый работник которой допустил неточность. При этом нельзя зачёркивать запись.

Внесение дополнений и исправлений осуществляется только другой строкой, в которой указывается недействительность сведений, а также записывается правильная информация.

Данные ошибки могут повлечь за собой проблемы у человека, связанные:

• с дальнейшим трудоустройством, например, если он не может подтвердить свою должность, причину увольнения;
• с невозможностью доказать свой реальный трудовой стаж — это происходит в случае, если сведения не соответствуют паспортным данным.

При отсутствии свободных граф в одном из разделов трудовой книжки кадровым сотрудником должен быть оформлен вкладыш в нее. При этом важно соблюдать ряд требований, утвержденных действующими правилами.

• извлечь вкладыш;
• оставить запись о недействительности штампа;
• составить акт о порче вкладыша;
• зафиксировать соответствующее изменение в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• уничтожить негодный бланк;
• получить новый документ и заново начать процедуру оформления.

Прикрепление каждого нового вкладыша обязательно должно сопровождаться проставлением штампа. Несшитый или неправильно оформленный бланк грозит работодателю штрафом за халатность.

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки. Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия. Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

• заполнение вкладыша}
• выполнение регистрационных записей}
• вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

• ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)}
• дата рождения}
• текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша}
• подпись работника}
• подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя. Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер. В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш. По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена. В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки. Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Что еще необходимо знать о ведении трудовых книжек

• Трудовые книжки должны закупаться и храниться предприятием для своевременной выдачи устраиваемым на рабочие места сотрудникам (не позже пяти суток с момента трудоустройства).
• Материальные расходы за приобретение предприятием трудовых книжек взимаются с принятых на рабочие места сотрудников, кроме следующих случаев:

1. в случае повреждения или уничтожения трудовых книжек по причинам, не связанным с владельцем книжки (к примеру, ЧП на предприятии)}
2. неправильно заполненная первая страница в трудовой книжке.

• Кроме ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника предприятия, производить записи в трудовых книжках имеет право только работодатель.
• Обо всех изменениях в записях в трудовой книжке сотрудник оповещается письменно и под подпись.
• Записи в трудовой книжке производятся исключительно ручкой с черной, фиолетовой или синей пастой. Исключаются исправления.
• В трудовую книжку не вносятся записи дисциплинарного характера и штрафов.
• Запрещено вносить сокращенные записи и инициалы.
• Записи о вознаграждениях носят общий характер (без уточнения сумм и качеств вознаграждений) и всегда пронумерованы. Нумерация не зависит от работодателя и носит порядковый характер.

Вкладыш в трудовую книжку — образец оформления

Вкладыш в трудовую книжку как оформить — образец мы приведем в нашей статье. Кроме того, речь в ней пойдет о том, что собой представляет этот документ, как заполнить вкладыш в трудовую и не допустить ошибок.

Что такое вкладыш 

В соответствии с п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), при недостаточности места на одной из страниц раздела книжки требуется оформление вкладыша, который впоследствии вшивается в нее. Делает это предприятие, в период работы на котором было обнаружено, что места для следующей отметки недостаточно.

Недопустимо совершать следующие действия, избегая выдачи вкладыша:

• оформлять работнику новую трудовую книжку;
• продолжать и дальше вести трудовую, внося при этом сведения в не подходящие для этого графы;
• дополнять книжку пустыми листами и продолжать ее вести.  

Внешний вид вкладыша отличается от трудовой книжки.

Его бланк выглядит следующим образом:

• обложка документа картонная, не содержит герб РФ;
• общее количество страниц — 46;
• документ также оснащен элементами защиты;
• титульный лист аналогичен титульному листу трудовой книжки;
• графы и разделы полностью совпадают с графами трудовой. 

Как внести запись о том, что выдан вкладыш 

В соответствии с п. 44 Правил администрация предприятия должна иметь необходимое количество трудовых книжек, а также вкладышей к ним.

Приобретаются они работодателем. При этом он вправе требовать с работника сумму, затраченную на их покупку (п.  47 Правил). Исключением в этом случае будет массовая утрата администрацией документов, неправильное заполнение или порча не по вине работника (пп. 34, 48 Правил).

Для того чтобы начать делать записи во вкладыше, необходимо внести соответствующие отметки об этом в трудовую книжку, а именно:

• проставить штамп с информацией о том, что имеется вкладыш;
• при отсутствии штампа вписать указанные сведения вручную. 

Эта информация указывается на титульном листе трудовой книжки, в правом верхнем углу.

Оформление вкладыша состоит из следующих шагов:

• ставится штамп или делается отметка о его выдаче на трудовой;
• прописывается его серия и номер;
• приложение вшивается в трудовую книжку. 

Число вкладышей, которые могут быть оформлены 1 работнику, никак не ограничено. Если на титульном листе уже есть отметка об этом, ниже следует сделать новую запись, указав соответствующую информацию. 

Оформление вкладыша: правила заполнения 

Порядок заполнения вкладыша и самой книжки аналогичен, а значит, при его оформлении следует руководствоваться Инструкцией по ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10. 10.2003 № 69.

По своей сути этот документ является продолжением трудовой. Ответ на вопрос, как оформить вкладыш в трудовую книжку, следующий: данные, указанные на титульном листе книжки, необходимо перенести на вкладыш, заверить подписью лица, ответственного за работу с ними, и печатью предприятия (при наличии).

Но нередко за период работы гражданина его персональные данные значительно меняются. Во избежание внесения ошибочных сведений для оформления вкладыша работнику необходимо предъявить следующие документы:

• паспорт;
•  документ, подтверждающий уровень образования;
• в случае перемены фамилии или иных данных — подтверждающие бумаги. 

При оформлении следующей записи во вкладыше требуется продолжить нумерацию записей в соответствующем разделе трудовой. То есть первая запись во вкладыше не должна иметь номер 1.

В Правилах не поясняется порядок вшивания вкладыша, поэтому сотрудники кадровых служб обычно вшивают его между последней страницей и обложкой книжки.

На основании абз. 2 п. 38 Правил вкладыш без трудовой книжки недействителен. 

Как заполнить вкладыш без ошибок 

При необходимости оформить вкладыш следует вначале заполнить его и только после этого переносить сведения о нем в трудовую книжку. Нередко при заполнении делаются ошибки, из-за чего бланк подлежит устранению на основании акта (п. 42 Правил) и в дальнейшем непригоден для использования.

При выявлении неточностей или неправильных записей еще в трудовой или уже во вкладыше не допускается их зачеркивание или исправление (п. 30 Правил). В этом случае внести поправки нужно на предприятии, где была сделана ошибочная запись, или по новому месту работы с приложением подтверждающих документов (п. 27 Правил). При этом уже во вкладыше фиксируется, что данные под таким-то номером признаются недействительными, а следом вносятся верные сведения. 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если уже после заведения вкладыша у сотрудника меняются персональные данные, такие как фамилия или имя, вносить изменения требуется согласно требованиям п.  26 Правил. Предыдущие сведения зачеркиваются аккуратной чертой как на титульном листе трудовой книжки, так и на вкладыше, далее указываются новые данные. Информация о подтверждающих документах приводится на обратной стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью и печатью (при ее наличии). 

При оформлении вкладыша необходимо зафиксировать его в журнале учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил) с указанием номера и серии.

В соответствии с п. 42 Правил вкладыш является документом строгой отчетности и хранится на предприятии.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку можно скачать здесь: Образец оформления вкладыша в трудовую книжку.

Вкладыш — это продолжение трудовой книжки. Необходимость в его оформлении возникает при недостаточности места для внесения записей в одном из разделов книжки. Оформляется и ведется этот документ по тем же правилам, что и сама трудовая книжка.

образец 2021, фото и видео инструкция

Обновлено: Июнь, 2021 года

На протяжении трудовой деятельности гражданин может несколько раз сменить работу. Факты о приеме в компанию, переводе на другую должность, увольнениях, награждениях вносят в трудовую книжку. Если записей много, чистые листы заканчиваются. Поэтому возникает необходимость вшить вкладыш.

Кадровому работнику следует внимательно отнестись к этому моменту. Иначе в процессе вшивания будут допущены ошибки. Если по неосторожности документ будет поврежден, пенсионный фонд не примет его при оформлении бумаг на выплату пенсии.

Когда выдают вкладыш?

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий стаж гражданина. Он заполняется нанимателем по основному месту трудоустройства. Если сотрудник работает по совместительству у другого работодателя, вторая трудовая книжка не заводится. Эти сведения могут быть внесены основным нанимателем по просьбе гражданина.

После заполнения всех страниц необходимо вшить вкладыш. Такое требование установлено пунктом 38 Постановления Правительства РФ от 16. 04.2003 года № 225. Он ведется в том же порядке, что и основной документ (Постановление Правительства РФ от 10.10.2003 года № 69).

Как выглядит вкладыш?

Форма документа утверждена Постановлением Правительства РФ № 225.

Образец вкладыша

Бланк документа печатают организациями Госзнака. Он содержит серию, номер. Меры защиты позволяют идентифицировать бумагу, выявить подделки.

Вкладыш без трудовой книжки признается недействительным.

Важно! Нельзя скачивать бланки из интернета и распечатывать на принтере. Изготовление документов осуществляется объединением «ГОСЗНАК». Наниматель приобретает бланки у изготовителя или распространителя на основании договора.

Правила заполнения

Прежде, чем вшивать бланк, его нужно заполнить.

На первом листе должна содержаться следующая информация:

• ФИО гражданина полностью;
• дата рождения;
• сведения об образовании;
• профессия, специальность;
• дата начала ведения записей;
• подпись сотрудника;
• подпись кадрового работника.

В левом нижнем углу ставится печать нанимателя. Страницы необходимо пронумеровать, продолжая нумерацию трудовой книжки. Сведения о деятельности вносятся так же, как в основной документ.

Как правильно вшить вкладыш: пошаговая инструкция

Законодатель не установил четких требований к процессу вшивания вкладыша. Рассмотрим применяемую на практике пошаговую инструкцию оформления документа.

Заполнение бланка (шаг 1)

В трудовой книжке ставят штамп «Выдан вкладыш». Обычно отметку делают на внутренней стороне титульного листа.

Ответственный сотрудник вносит серию, номер документа. Далее заполняется первая страница.

Рекомендация! Если штамп не изготовлен, допускается вписывать информацию о документе шариковой ручкой с чернилами синего или черного цвета. Сотрудник пишет «вкладыш выдан», проставляет дату, подпись. Почерк должен быть разборчивый.

Подготовка инструментов и документов (шаг 2)

Затем кадровый работник готовит шило, ножницы, иголку, нитки черного или белого цвета. Бланк разворачивают посередине, трудовую книжку – на последнем развороте.

Сотрудник отдела кадров накладывает один документ на другой, делает проколы шилом вдоль сгибов.

Обычно делают 4-5 дырочек.

Вшивание вкладыша (шаг 3)

В завершение необходимо аккуратно вшить бланк. Нитку пропускают через дырочки несколько раз.

Нитки выводят посередине, крепко завязывают на несколько узлов, срезают концы.

Нужно знать! Закон не ограничивает предельное количество вкладышей. Бланков может быть несколько. Они вшиваются один за другим после заполнения предыдущего. Каждый раз проставляется отметка «Выдан вкладыш» с реквизитами.

Внесение записи в учетные журналы (шаг 4)

После завершения работы специалист по кадрам вносит запись в приходно-расходную книгу, журнал учета движения. Журналы нумеруют, прошивают, проклеивают нитки, ставят сургучную печать или опломбируют. Руководитель фирмы заверяет печать своей подписью.

Ошибки

Не разрешается прикреплять документ степлером или подклеивать к обложке трудовой книжки. Нежелательно сначала пришивать бланк, а затем его заполнять. Это может повлечь за собой ошибки при внесении данных в титульный лист. Нельзя оставлять вкладыш внутри трудовой книжки без вшивания. Документ может потеряться.

На практике часто допускают следующие ошибки:

• продолжают вносить данные о работе в раздел «Сведения о награждениях»;
• приклеивают чистые листы, ведут записи на них;
• вшивают бланки старых книжек вместо вкладышей;
• пришивают документ в середине трудовой книжки.

Также нельзя вшивать бланк, если документ не заполнен до конца. В организации всегда должны быть запасные бланки, чтобы ими можно было воспользоваться при необходимости.

Как исправить ошибку?

Если сотрудник допустил ошибку при вшивании, следует аккуратно разрезать нитки, убрать документ. Он признается испорченным и утилизируется.

Специальная комиссия составляет акт о списании. В нем указывается номер, серия каждого документа, причина уничтожения. Вырезанные из бланков серии и номера вклеиваются в акт. Испорченные документы измельчают шредером или сжигают в котельной.

Кадровый работник заполняет новые документы.

Нужно ли платить за вкладыш?

Бланки приобретаются за счет нанимателя. Организация вправе удержать с сотрудника затраты на них. Если по вине работодателя документы испорчены, он берет на себя расходы по оформлению новых.

Плата взимается с сотрудника следующими способами:

• через кассу наличными;
• путем перечисления на расчетный счет;
• удерживается из заработной платы.

Этот момент оговаривается локальными актами компании. При удержании расходов из зарплаты сотрудника потребуется взять от него письменное согласие.

Таким образом, следует ознакомиться с процедурой вшивания вкладыша в трудовую книжку. Это поможет избежать серьезных ошибок. Если бумаги испорчены из-за неправильного вшивания документа, придется оформлять дубликат.

Была ли эта информация полезной?

Главный юрист – эксперт сайта

Профиль в ЯндексУслуги

Юрист. Общий трудовой стаж 10 лет. Член Ассоциации юристов России.

Особенности и образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Сведения о трудоустройствах и увольнениях граждан вносятся в трудовую книжку. Количество листов в этом документе ограничено, при их окончании не требуется получать новую книжку, достаточно вшить вкладыш. Существует несколько правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш – это документ, соответствующий ряду критериев:

• Параметры (по законодательному стандарту) – 8,8х12,5 см;
• Материал – картон;
• Содержание – 46 страниц, в точности повторяющих структуру и расположение граф трудовой книжки.

Особенностью вкладыша является наличие элементов защиты. Одним из них является уникальный идентификационный номер, расположенный в верхнем правом углу каждого листа. Он подлежит регистрации в трудовой книжке сотрудника, поэтому она неразрывно связана с вкладышем.

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Пошаговая инструкция оформления

Оформлением вкладыша, как и основной трудовой книжки, занимается уполномоченный на это сотрудник. В крупной организации это начальник отдела кадров, в небольшой – главный бухгалтер или руководитель организации.

Некоторые факты

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:
1) штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем; 2) вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп; 3) подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Рассмотрим, что должен сделать сотрудник кадровой службы при оформлении вкладыша:

• шаг 1 – получить документ в бухгалтерии или приобрести его в специальном магазине;
• шаг 2 – зарегистрировать вкладыш в специальной учетной книге (реестре) движения трудовых книжек и вложений к ним;
• шаг 3 – вшить вкладыш в основную трудовую книжку;
• шаг 4 – в полностью заполненную трудовую поставить оттиск штампа «Выдан вкладыш» и вписать его номер. Выбор места для данного штампа законодательно не регламентируется. Оптимальный вариант – поставить его на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу;
• шаг 5 – заполнить титульный лист вкладыша и поставить на нем печать организации. Следует учесть, что все данные о владельце документа в трудовой и во вкладыше должны быть идентичными, иначе документ не будет являться действительным;
• шаг 6 – занесение необходимых сведений во вкладыш трудовой. Стоит отметить, что во вкладыше в трудовую книжку нумерация продолжается. Пример: последняя запись в трудовой была за номером 55, следовательно, первая запись во вкладыше будет за номером 56.

Для минимизации действий в случае допущения ошибки при заполнении бланка документа, целесообразно шаги 5 и 6 выполнить после шага 2.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку смотрите в видео

Заполнение бланка вкладыша

Вкладыш заполняет работодатель либо работник, у которого закончилась трудовая книжка. При его заполнении важно учитывать ряд моментов:

1. На титульном листе указывается фактическая дата заполнения вкладыша, но не оформления трудовой книжки.
2. Вносятся только та информация о работниках, которая является действительной на данный момент (это касается уровня образования, имени и т.д.).
3. После того, как на титульном листе будут сделаны соответствующие записи, уполномоченный сотрудник расписывается и ставит печать работодателя.

Количество вкладышей не ограничивается на законодательном уровне, поэтому их может быть любое число. Главное условие – они должны использоваться по необходимости.

Необходимость использования вкладыша

Если все графы трудовой книжки заполнены, и места для внесения новых пометок не осталось, запрещается:

1. Зачеркивать информацию о награждениях или поощрениях лица, вносить кроме этих сведений данные о работе.
2. Вклеивать новые листы от бланков трудовых книжек и использовать их в качестве продолжения документа.
3. Оформлять новую трудовую книжку.

Внимание! Внесение информации осуществляется в таком же порядке, что и при заполнении трудовой книжки.

Как только свободное место для записей закончится, потребуется оформление вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с законодательством он является единственным возможным продолжением документа (Постановление Правительства №225 от 2003 г.).

Покупка вкладыша

Любопытная информация

В случае утери или порчи работником трудовой книжки (вместе с вкладышем) расходы на выдачу вкладыша, дубликата несет сам сотрудник. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Законодательство устанавливает, что именно работодатель является тем лицом, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку. Такие бланки хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Если предприятие небольшое, и названные отделы не работают, то хранение бланков осуществляется уполномоченным на этом лицом (чаще всего – кадровиком).

Оформить вкладыш в трудовую книжку лично в 2020 году обязаны индивидуальные предприниматели. Они самостоятельно покупают бланки, причем продажа вкладышей происходит специализированными организациями, что защищает их распространение среди посторонних лиц.

Чтобы работодатель смог получить бланки, ему потребуется заключить соглашение об их поставке. Эта процедура не доверяется работникам, поскольку необходимо контактировать с организациями, обладающими лицензиями на продажу полиграфической продукции.

Непосредственно работодатель может предоставлять вкладыши работнику:

1. На безвозмездной основе.
2. На возмездной основе – цена вкладыша в трудовую книжку при этом уплачивается работником, но она не может быть завышена.

Если бланки оплачиваются сотрудником, то средства взимаются, либо наличными, либо путем вычета из зарплаты.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Нюансы оформления вкладыша

Вкладыш в трудовую книжку может быть получен только уполномоченным лицом под его роспись. Если предприятие взимает стоимость бланков с работников, то ими составляется соответствующее заявление.

Действующими нормами не устанавливается место, где требуется ставить штамп, куда подшить вкладыш и т.д. Однако получить ответы на эти вопросы можно с учетом сложившейся практики:

1. Штамп «Выдан вкладыш», рекомендуется ставить в том месте, где он не затрагивает остальные пометки и легко читается.
2. Отметку можно составить от руки, но рекомендуется применять в этих целях штамп.
3. Бланки подшиваются в конце трудовой книжки, перед обложкой, несмотря на то, что удобно это делать в середине документа, где проходит прошивка.

В обязательном порядке на титульном листе вкладыша указываются реквизиты (помимо штампа). К ним относится номер бланка, дата его выдачи и серия.

Способы крепления вкладыша

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому он должен быть вшит в данный документ. Законодательство не регламентирует четких правил по способу крепления вложения в документ. На практике чаще всего скрепление производят путем вшивания вкладыша в трудовую крепкими нитями толстой иглой между последней страницей и обложкой.

Рассмотрим немного подробней, как прошить вкладыш в трудовую книжку:

• нужно развернуть вкладыш посередине и проколоть отверстия для нескольких стежков. Как правило, достаточно трех-четырех дырочек;
• вдеть толстую крепкую нить в иглу с большим ушком и пришить вкладыш по проделанным отверстиям к обложке трудовой;
• в завершении необходимо тщательно закрепить нить, чтобы она впоследствии не развязалась.

• вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
• подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
• вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Исправление ошибок во вкладыше

Исправление ошибок во вкладыше методом зачеркивания, как и в основной трудовой, не допускается. Исключение составляет корректировка сведений на титульном листе при изменении личных данных, например, при смене фамилии. Данный случай предполагает зачеркивание неактуальных сведений и вписывание новых. Стоит обратить особое внимание, что корректировка титульного листа вкладыша производится в точном соответствии с корректировкой заглавной страницы основной трудовой.

Если же допущена ошибка при начальном заполнении вкладыша, то порядок исправления допущенного промаха выглядит следующим образом:

• сотрудник отдела кадров должен вынуть и уничтожить вшитый вкладыш и составить об этом специальный акт;
• сделать запись в основной трудовой, что оттиск штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами вкладыша является недействительным;
• внести в журнал движения трудовых книжек запись о недействительности ранее сделанной записи.

Затем лицо, ответственное за оформление трудовых, должно оформить и вшить новый вкладыш.

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ эксперта

Новая форма трудовой книжки — как заполнять, правила ведения и хранения

Боитесь ошибиться при найме сотрудников?

Бесплатно создадим все документы и приказы.

На кого заводят бумажные трудовые книжки

С 2021 года на сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, уже не нужно заводить бумажные трудовые книжки, поэтому их нововведения не касаются. Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.

Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде. Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. До 2023 года заводить новые книжки и вкладыши нужно по действующим формам, а с 1 января 2023 года — по новым.

Изменения в правилах ведения и хранения

Новые правила утвердили Приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г. Бланк трудовой нужно применять прежний, а заполнять уже по-новому. Правила действуют с сентября 2021 года.

В них уточнили, что можно вписывать сведения о дистанционной работе. Для этого дистанционщик должен передать работодателю трудовую книжку, например, отправить заказным письмом с уведомлением.

Установили срок выдачи бумажной трудовой работнику, который написал заявление о переходе на электронный формат сведений о работе. Книжку нужно отдать не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник подал такое заявление, а менее чем через 3 рабочих дня он увольняется, трудовую выдают не позднее дня увольнения.

Добавили особенности заполнения трудовой при внешнем совместительстве:

• Запись по-прежнему вносят по основному месту работы по желанию работника. Нужен только подтверждающий документ — оригинал или заверенная копия кадрового приказа, справка от работодателя.
• Запись можно сделать у работодателя по совместительству, если сотрудник в этот момент не работает по основному месту.
• Записи могут идти в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приёме и об увольнении.
• Запись можно сделать, даже если работа по совместительству была ещё до трудоустройства по основному месту.

Поменяли правила записи при увольнении в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю. Теперь нужно ещё указывать наименование организации или ИП, куда переводится работник.

Как заполнять трудовую книжку по новым правилам

Раньше трудовую заполняли только ручкой. С 1 сентября это можно сделать любым способом:

• вручную световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета;
• техническими средствами путём переноса красителей — то есть напечатать на принтере или аналогичных устройствах;
• оттиском штампа или печати с готовым текстом.

Все эти варианты можно комбинировать.

Как заполнить трудовую, если он отказывается от бумажного варианта и подаёт заявление о переходе на электронный формат:

• Графа 1 — порядковый номер новой записи.
• Графа 2 — дата выдачи на руки бумажной трудовой.
• Графа 3 — запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Графа 4 — заявление о переходе на ЭТК, дата и номер его регистрации.

Образец заполнения при переходе на ЭТК

Как заполнить трудовую книжку, если временный перевод внутри организации становится постоянным:

• Графа 1 — номер записи.
• Графа 2 — дата, когда работник приступил к обязанностям в связи с временным переводом.
• Графа 3 — наименование структурного подразделения организации, должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
• Графа 4 — дата и номер приказов (распоряжений), по которым работника перевели временно, а затем постоянно.

Образец заполнения при временном переводе, ставшим постоянным

При увольнении работника записи о приёме, переводах и увольнении заверяют подписью работодателя или ответственного за трудовые книжки. Печать ставят, если она есть. По старым правилам работника нужно было ознакомить с каждой записью под роспись.

Изменили формулировку записи при переименовании организации. Раньше она выглядела как «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». Теперь немного по-другому:

• Графа 3 — (Старое наименование организации, дата переименования) переименована (новое наименование организации).
• Графа 4 — приказ или другое решение о переименовании, его дата и номер.

Образец заполнения при переименовании организации

Новые книги учёта трудовых книжек и вкладышей

С 1 сентября 2021 года отменили две обязательные для работодателей формы Минтруда:

• книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
• приходно-расходную книгу по учёту чистых бланков.

Учёт трудовых книжек и вкладышей вести по-прежнему нужно, но теперь можно использовать самостоятельно разработанные формы. Больше не нужно скреплять их сургучной печатью или опломбировать. Книги или журналы учёта должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью работодателя. Печать ставят при её наличии.

Уже начатые старые формы книги учёта можно вести, пока они не закончатся.

Что изменится в бланке трудовой книжки и вкладыша с 2023 года

Новая форма трудовой книжки будет действовать с 1 января 2023 г. до 1 сентября 2027 г.

Чем отличается от прежней формы:

• На титульный лист добавили уточнение, что отчество вписывают при наличиии. То же самое с печатью работодателя — ставят, только если она есть.
• В разделе «Сведения о работе» теперь 14 разворотов, а в «Сведениях о награждениях» — 7. В прежней форме в каждом было по 10.
• В графе 3 «Сведений о работе» добавили, что нужно ссылаться ещё и на часть, а не только на статью и пункт закона.

В форме вкладыша к трудовой книжке те же изменения — уточнили, что отчество и печать нужны, если они есть, в разделах поменяли количество разворотов.

Новая форма трудовой и новый срок для выдачи её сотрудникам — СКБ Контур

Что нового в форме бумажной трудовой книжки

Минтруд утвердил изменения приказом от 19.05.2021 № 320н. Он вступает в силу с 1 сентября 2021 года.

Содержание трудовой книжки не изменилось: вся информация, которая указывалась там ранее, останется на месте. Но пересмотрели количество страниц и добавили ещё пару маленьких изменений:

• увеличили количество разворотов для сведений о работе — с 10 до 14 штук;
• уменьшили количество разворотов для информации о награждении — с 10 до 7 штук;
• прописали, что отчество сотрудника указывается при наличии;
• прописали, что печать проставляется при наличии.

Бумажные трудовые книжки по новой форме надо будет оформлять только взамен утерянных или испорченных. Тем, кто впервые устраивается на работу, нужно заводить электронные трудовые книжки.

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году

Как меняется порядок заполнения

По старой инструкции записи в книжку можно было вносить только ручкой, а с 1 сентября 2021 года можно будет использовать технические средства или ставить штампы и печати.

Если сотрудник увольняется по причине перевода на другую постоянную работу, нужно будет указать наименование юридического лица или фамилию, имя и отчество ИП, который станет новым работодателем.

Прописали порядок действий в случае, когда работника временно перевели на другую работу, а затем признали такой перевод постоянным. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки нужно сделать следующие записи:

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи со временным переводом;
• графа 3 — наименование структурного подразделения организации, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения, на основании которого работник был переведён временно и переведён на постоянной основе.

Сведения о работе по совместительству можно будет вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (сразу о приёме и увольнении) после увольнения из каждой организации.

Как вести учёт бумажных трудовых

Раньше для учёта трудовых книжек нужно было применять утверждённые формы приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. С 1 сентября они утратят силу вместе с приказом Минтруда, который их утверждал.

Теперь работодатели будут разрабатывать аналогичные формы самостоятельно. Учётные книги и журналы нужно будет пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации или ИП, печатью (при наличии). Сургучная печать и опломбирование больше не требуются.

В какой срок и как выдать бумажную трудовую книжку на руки

Если сотрудник решил перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, выдать ему трудовую книжку надо не позднее трёх рабочих дней со дня, когда он подал заявление о переходе. Но выдавайте документ в любом случае не позднее дня увольнения, чтобы избежать претензий от сотрудника.

Ранее Минтруд неоднократно менял свою позицию, и по последним разъяснениям выдавать трудовую надо было в день подачи заявления.

При выдаче в бумажной трудовой книжке сделайте следующие записи:

1. В графе 1 — порядковый номер записи.
2. В графе 2 — дата выдачи бумажной трудовой на руки.
3. В графе 3 раздела «Сведения о работе» — прописать «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
4. В графе 4 — заявление о переходе на ЭТК с датой и номером его регистрации.

Запись должна быть заверена подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Печать ставится при наличии. На следующей строчке работник ставит свою подпись.

Подать СЗВ-ТД через интернет бесплатно

Excel 2013: условное форматирование

Урок 26: Условное форматирование

/ ru / excel2013 / finalizing-and-protection-workbooks / content /

Введение

Допустим, у вас есть рабочий лист с тысячами строк данных. Было бы чрезвычайно трудно увидеть закономерности и тенденции, просто изучив необработанную информацию. Подобно диаграммам и спарклайнам, условное форматирование предоставляет другой способ визуализации данных и упрощения понимания рабочих листов

Необязательно: загрузите нашу рабочую тетрадь.

Условное форматирование

Условное форматирование позволяет автоматически применять форматирование — например, цветов , значков и панелей данных — к одной или нескольким ячейкам на основе значения ячейки . Для этого вам нужно создать условное форматирование правило . Например, правило условного форматирования может быть таким: . Если значение меньше 2000 долларов, закрасьте ячейку в красный цвет. Применив это правило, вы сможете быстро увидеть, какие ячейки содержат значения менее 2000 долларов.

Условное форматирование позволяет автоматически применять форматирование — например, цветов , значков и панелей данных — к одной или нескольким ячейкам на основе значения ячейки . Для этого вам нужно создать условное форматирование правило .Например, правило условного форматирования может быть таким: . Если значение меньше 2000 долларов, закрасьте ячейку в красный цвет . Применяя это правило, вы сможете быстро увидеть, какие ячейки содержат значения менее 2000 долларов.

Для создания правила условного форматирования:

В нашем примере у нас есть рабочий лист, содержащий данные о продажах, и мы хотели бы увидеть, какие продавцы достигают своих ежемесячных целей по продажам. Цель продаж — 4000 долларов в месяц, поэтому мы создадим правило условного форматирования для любых ячеек, содержащих значение выше 4000.

1. Выберите желаемых ячеек для правила условного форматирования.
2. На вкладке Home щелкните команду Conditional Formatting . Появится раскрывающееся меню.
3. Наведите указатель мыши на желаемый тип условного форматирования , затем выберите желаемое правило из появившегося меню. В нашем примере мы хотим выделить ячеек , которые на больше $ 4000.
4. Появится диалоговое окно.Введите желаемых значений в пустое поле. В нашем примере мы введем 4000 в качестве нашего значения.
5. Выберите форматирование стиль из раскрывающегося меню. В нашем примере мы выберем Зеленая заливка с темно-зеленым текстом , затем щелкните OK .
6. Условное форматирование будет применено к выбранным ячейкам. В нашем примере легко увидеть, какие продавцы достигли цели продаж в 4000 долларов в месяц.

Вы можете применить несколько правил условного форматирования к диапазону ячеек или листу, что позволит вам визуализировать различные тенденции и закономерности в ваших данных.

Наборы настроек условного форматирования

Excel имеет несколько предустановленных стилей — или предустановок — которые можно использовать для быстрого применения условного форматирования к данным. Они сгруппированы в три категории:

• Строки данных — это горизонтальные полосы, добавленные к каждой ячейке, похожие на столбчатую диаграмму .
• Цветовые шкалы изменяют цвет каждой ячейки в зависимости от ее значения. В каждой цветовой шкале используется двух- или трехцветный градиент .Например, в цветовой шкале Зеленый-Желтый-Красный самых высоких значений являются зелеными, средних значений — желтыми, а самых низких значений — красными.
• Наборы значков добавляет определенный значок в каждую ячейку в зависимости от ее значения.

Чтобы использовать предустановленное условное форматирование:

1. Выберите желаемых ячеек для правила условного форматирования.
2. Щелкните команду Условное форматирование .Появится раскрывающееся меню.
3. Наведите указатель мыши на желаемую предустановку , затем выберите предустановленный стиль в появившемся меню.
4. Условное форматирование будет применено к выбранным ячейкам.

Удаление условного форматирования

Для удаления условного форматирования:

1. Щелкните команду Условное форматирование . Появится раскрывающееся меню.
2. Наведите указатель мыши на Очистить правила, и выберите, какие правила вы хотите очистить.В нашем примере мы выберем Очистить правила со всего листа , чтобы удалить все условное форматирование с рабочего листа.
3. Условное форматирование будет удалено.

Щелкните Управление правилами , чтобы изменить или удалить отдельных правил . Это особенно полезно, если вы применили нескольких правил к рабочему листу.

Challenge!

1. Откройте нашу рабочую тетрадь.
2. Щелкните вкладку рабочего листа Challenge в нижнем левом углу книги.
3. Выберите ячейки B3: J17 .
4. Допустим, вы учитель и хотите легко видеть все оценки ниже проходных. Примените условное форматирование , чтобы подсвечивал ячейки , содержащие значения меньше 70 со светло-красной заливкой .
5. Теперь вы хотите сравнить оценки друг с другом. На вкладке Условное форматирование выберите набор значков под названием 3 символа (в кружке) . Подсказка : Имена наборов значков будут отображаться при наведении на них курсора.
6. Ваша электронная таблица должна выглядеть так:
7. Используя функцию «Управление правилами», удалите светло-красную заливку , но оставьте набор значков .

/ ru / excel2016 / track-changes-and-comments / content /

Добавить метку или текстовое поле на лист

Метка определяет назначение ячейки или текстового поля, отображает краткие инструкции или предоставляет заголовок или заголовок.На этикетке также может отображаться описательное изображение. Используйте метку для гибкого размещения инструкций, чтобы выделить текст, и когда объединенные ячейки или определенное расположение ячеек не является практическим решением.

Текстовое поле — это прямоугольное поле, в котором вы можете просматривать, вводить или редактировать текст или данные в ячейке. Текстовое поле также может быть статическим, и пользователи могут только читать отображаемые данные. Используйте текстовое поле как альтернативу вводу текста в ячейку, если вы хотите отобразить объект, который свободно перемещается.Вы также можете использовать текстовое поле для отображения или просмотра текста, который не зависит от границ строк и столбцов, с сохранением макета сетки или таблицы данных на листе.

Метка на бланке:

Метка элемента управления ActiveX:

Элемент управления текстовым полем ActiveX:

Примечания:

• Чтобы создать текстовое поле с набором символов-заполнителей, принимающих пароль, используйте свойство PasswordChar .Убедитесь, что вы защищаете связанную ячейку или другое место, в котором хранится текст. Используйте надежные пароли, в которых сочетаются прописные и строчные буквы, цифры и символы, например Y6dh! Et5, а не House27. Пароли должны состоять из 8 или более символов, лучше 14.

  И не забывайте свой пароль. Если вы это сделаете, мы не сможем вам помочь. В Office нет мастер-ключа, чтобы ничего разблокировать. Храните пароли в надежном месте вдали от информации, которую они помогают защитить.

• Чтобы создать прокручиваемое многострочное текстовое поле с горизонтальными и вертикальными полосами прокрутки, установите MultiLine на True , AutoSize и WordWrap до False , ScrollBars до 3 и LinkedCell на адрес ячейки (например, D1), в которой должен содержаться текст.Чтобы ввести новую строку, пользователь должен нажать CTRL + ENTER или SHIFT + ENTER, что создает специальный символ, который сохраняется в связанной ячейке.

Sub ListAutoSetOn ()

С Application.AutoCorrect
  .AutoExpandListRange = Истина
  .AutoFillFormulasInLists = Истина
Конец с

Конец подписки

 

Sub ListAutoSetOff ()

С Application.AutoCorrect
  .AutoExpandListRange = Ложь
  .AutoFillFormulasInLists = False
Конец с

Концевой переводник 

 Подтаблицы списка ()
Dim ws как рабочий лист
Dim Lst As ListObject
Dim wsL как рабочий лист
Dim lCount As Long
'Тип источника: 0 внешних; 1 Диапазон;
'' 2 XML; 3 Запрос; 4 Модель PowerPivot

lCount = 1

Установите wsL = Worksheets.Добавлять
С wsL.Range ("A1: E1")
  .Value = Array («ID», «Таблица», «Местоположение», _
      «Лист», «Тип источника»)
  lCount = lCount + 1
Конец с

Для каждой страницы в ActiveWorkbook.Worksheets
Если ws.ListObjects.Count> 0 Тогда
  Для каждого Lst в ws.ListObjects
    wsL.Cells (lCount, 1) .Value = lCount
    wsL.Cells (lCount, 2) .Value = Lst.Name
    wsL.Cells (lCount, 3) .Value = Lst.Range.Address
    wsL.Cells (lCount, 4) .Value = ws.Name
    wsL.Cells (lCount, 5) .Value = Lst.SourceType
    lCount = lCount + 1
  Следующий Lst
Конец, если
Следующий ws

Концевой переводник 

 Sub ListTablesSource ()
Dim ws как рабочий лист
Dim Lst As ListObject
Dim wsL как рабочий лист
Dim lCount As Long
Dim strST как строка

lCount = 1

Установите wsL = Worksheets.Добавлять
С wsL.Range ("A1: E1")
  .Value = Array («ID», «Таблица», «Местоположение», _
      «Лист», «Тип источника»)
  lCount = lCount + 1
Конец с

Для каждой страницы в ActiveWorkbook.Worksheets
Если ws.ListObjects.Count> 0 Тогда
  Для каждого Lst в ws.ListObjects
    Выберите Case Lst.SourceType.
      Случай 0: strST = "Внешний"
      Случай 1: strST = "Диапазон"
      Случай 2: strST = "XML"
      Случай 3: strST = "Запрос"
      Случай 4: strST = "Модель PowerPivot"
      Иначе: strST = "Неизвестно"
    Конец Выбрать
    wsL.Cells (lCount, 1).Значение = lCount
    wsL.Cells (lCount, 2) .Value = Lst.Name
    wsL.Cells (lCount, 3) .Value = Lst.Range.Address
    wsL.Cells (lCount, 4) .Value = ws.Name
    wsL.Cells (lCount, 5) .Value = strST
    lCount = lCount + 1
  Следующий Lst
Конец, если
Следующий ws

Концевой переводник 

 Private Sub Worksheet_Change _
  (Целевое значение ByVal как диапазон)
Если Target.Адрес = _
    Диапазон ("SelTbl"). Адрес Тогда
  Диапазон («ТаблШ»). ClearContents
  Диапазон ("TblAd"). ClearContents
  Если Target.Value <> "" Тогда
    ShowTableInfo
  Конец, если
Конец, если
Концевой переводник 

 Подложка ShowTableInfo ()
'Алекса Блейкенбурга
'выберите имя таблицы в ячейке SelTable
'таблица и адрес
'добавлено в ячейки ниже

Dim wb As Workbook
Dim shTI как рабочий лист
Dim shData как рабочий лист
Dim SelTable As Range
Размер таблицы как диапазон
Dim TblAddr As Range
Dim rngTbl As Диапазон
Dim tblData As ListObject
Dim tblName As String
Dim tblFullName As String

Установить wb = ActiveWorkbook
Установите shTI = wb.Таблицы ("TblInfo")
Установите SelTable = shTI.Range ("SelTbl")
Установить TblSheet = shTI.Range ("TblSh")
Установить TblAddr = shTI.Range ("TblAd")

tblName = SelTable.Value
Если tblName = "", то выйти из подписки

tblFullName = "'" & wb.Name _
    & "'!" & tblName

Установить rngTbl = Range (tblFullName)
Установите shData = _
  wb.Sheets (rngTbl.Parent.Name)
Установите tblData = _
  shData.ListObjects (tblName)

TblSheet.Value = shData.Name
TblAddr.Value = _
  tblData.Range.Address

Концевой переводник 

 Sub TableChanges ()
'Алекса Блейкенбурга
'используйте эту технику для работы
'со таблицей на неизвестном листе
рабочая книга таблицы должна быть активной
'когда установлена ​​переменная tblData
Dim wb As Workbook
Dim tblData As ListObject
Dim tblName As String
Dim tblFullName As String

Установить wb = ActiveWorkbook
tblName = "OrdersRef"

tblFullName = "'" & wb.Имя _
    & "'!" & tblName
Установите tblData = _
  Диапазон (tblFullName) .ListObject
'новая книга создана,
'показать таблицу может
'быть изменено, если его
'рабочая тетрадь не активна
Рабочие тетради. Добавить

Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
  & vbCrLf _
  & tblData.TableStyle
'если таблица голубого цвета (9)
'изменить на светло-зеленый (14)
Если tblData.TableStyle = _
    "TableStyleLight9" Тогда
tblData.TableStyle = _
    "TableStyleLight14"
Еще
tblData.TableStyle = _
    "TableStyleLight9"
Конец, если

Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
  & vbCrLf _
  & tblData.TableStyle

Концевой переводник 

 Sub TableSheetChanges ()
'Алекса Блейкенбурга
'используйте эту технику для работы с
'лист и таблица на неизвестном листе
wkbk таблицы должен быть активен, когда
'переменные таблицы и таблицы установлены
Dim wb As Workbook
Dim shData как рабочий лист
Dim rngTbl As Диапазон
Dim tblName As String
Dim tblFullName As String
Dim tblData As ListObject

Установить wb = ActiveWorkbook
tblName = "OrdersRef"

tblFullName = "'" & _
  wb.Имя & "'!" & tblName
Установить rngTbl = Range (tblFullName)
Установите shData = _
  wb.Sheets (rngTbl.Parent.Name)
Установите tblData = _
  shData.ListObjects (tblName)

'новая книга создана, чтобы показать
'таблица и лист могут быть изменены
'даже если книга не активна
Рабочие тетради. Добавить

Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
  & vbCrLf _
  & tblData.TableStyle
'если таблица голубого цвета (9)
'изменить на светло-зеленый (14)
Если tblData.TableStyle = _
    "TableStyleLight9" Тогда
tblData.TableStyle = _
    "TableStyleLight14"
Еще
tblData.TableStyle = _
    "TableStyleLight9"
Конец, если

Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
  & vbCrLf _
  & tblData.TableStyle

С shData.Range ("G1"). Интерьер
  Если .ColorIndex = 6 Тогда
    .ColorIndex = 4
  Еще
    .ColorIndex = 6
  Конец, если
Конец с

Концевой переводник