Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку образец: Кадровый портал — Error

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку образец: Кадровый портал — Error

Содержание

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Порядок заполнения вкладыша в трудовую книжку образец.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Бумажные трудовые книжки, о возможной отмене которых вновь заговорили чиновники, имеют свойство заканчиваться. Причем последняя запись в этом главном документе работника может быть сделана задолго до его выхода на пенсию. Что должен сделать работодатель в этом случае? Конечно же, завести вкладыш и продолжить ведение записей уже в нем. Это действие, как и весь кадровый учет, требует определенных знаний, поэтому мы готовы помочь справиться с этой задачей без ошибок.

Работники, ведущие активную деятельность, как положительную, так и отрицательную, а также их работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Два документа о стаже одновременно работник иметь не может, поэтому в случае утери ему выдается дубликат, а завести вторую трудовую, даже если закончилась первая, — нельзя. Также нельзя продолжать записи о работе в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных есть раздел о заполнении вкладышей в этот документ. Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, требования о вклейке и другие условия. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника. Как оформить образец вкладыша в трудовую книжку и что представляет собой этот важный бланк? Попробуем разобраться.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена . Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о -работе» - насчитывает 9 -разворотов,
  • «Сведения о награждениях» - насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распрастраняются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен. Прежде чем вносить первые данные в это дополнение работодатель должен поставить в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, ведь дополнений может быть несколько (но не одновременно). Выглядит образец записи "Выдан вкладыш" в трудовую книжку следующим образом:

Если штампа в хозяйстве организации нет, можно написать информацию от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно должны быть указаны серия и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки должны быть четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку:

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки не действительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки должен заниматься именно тот работодатель, у которого она закончилась. Именно его печатью должен быть заверен новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.Неправильное указание даты является грубой ошибкой и может привести к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника также указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно должна быть сделана запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным и его нельзя использовать. Поэтому его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его обязательно нужно вшить в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому можно сделать это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Важно: Обратите внимания, что если вам стречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержден , а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах должна быть сделана под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
  • каждая запись должна быть заверена подписью и ФИО уполномоченного лица, а также печатью (если используется).

Выглядеть этот образец будет примерно так.

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений. Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе». Такие действия являются ярким примером безответственного, некорректного ведения бланков трудовых книжек со стороны работодателей. Проблемы, которые в будущем, скорее всего, появятся у сотрудника:

  1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
  2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

  • Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
  • Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:
  1. фамилию, имя и отчество}
  2. дату рождения}
  3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
  4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
  • Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
  • Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

  1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
  2. Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
  3. Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ. Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

  • Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может. Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства. Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

  • На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

  • Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные. От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей. Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

Если человек часто меняет работу, быстро поднимается по карьерной лестнице или имеет много поощрений, то процессе длительной деятельности возможно заполнение всех страниц трудовой книжки.

В таком случае в документ надлежит вшить специальный вкладыш. Правила его заполнения не отличаются от требований к ведению трудовых, однако при оформлении порой возникают вопросы.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Для чего он нужен?

Неправильное заполнение книжек может повлечь за собой проблемы при выходе на пенсию. Именно поэтому нельзя совершать следующие действия:

  • изменять название раздела «Сведения о награждении» на «Сведения о работе»;
  • вклеивать, вшивать чистые листы;
  • вшивать пустые бланки трудовых для последующего заполнения;
  • оформлять работнику новую трудовую и вести её после окончания предыдущей.

Чтобы продолжать вносить записи в книжку, следует оформить специальный документ - вкладыш.

Это особый , который выдается в случае, если один или несколько разделов трудовой полностью заполнен, то есть отсутствуют свободные поля для внесения новых записей.

Он имеет законодательно установленную форму и состоит из нескольких разворотов:

  • 9 для сведений о работе;
  • 8 для информации о награждениях.

Порядок оформления и заполнения

Оформление вкладыша состоит из нескольких этапов:

  • Выдача бланка . Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке. Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер. Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии. Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге. Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.
  • Первичное оформление . На первой странице бланка указываются сведения о работнике:
    • полные ФИО согласно паспорту;
    • дата рождения;
    • образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
    • профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
    • дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
    • фамилия кадрового работника.

    Как и в трудовой, подлинность сведений титульного листа заверяется собственноручной подписью сотрудника и ответственного лица. Данные титульного листа могут отличаться от информации в книжке. Такое случается, если работник сменил фамилию, получил ещё одно образование и т. д.

  • Внесение записей . Информация вносится так же, как и в трудовую:
    • нумерация записей сквозная, то есть продолжает сделанную в книжке;
    • во втором столбце пишется дата записи;
    • третий столбец отражает сведения о приёме на работу, увольнении, при этом нельзя делать сокращения в словах;
    • в четвертый столбец вносится название, дата и номер документа, служащего основанием для записи.

Информация о выдаче фиксируется в трудовой. При этом на титульном листе книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». Он должен быть легко читаемым, чётким, при этом не перекрывать другие записи. Также указывается серия и номер документа. Законодательно не установлено точное положение информации о выдаче бланка, однако его ставят, как правило, в верхнем правом углу.

Рекомендуется ставить штамп только после окончательного оформления документа. В случае ошибок или неправильного заполнения его нельзя продолжать заполнять. Бланк уничтожается по соответствующему акту. При этом, если его серия и номер уже внесены в трудовую, придётся ставить другой штамп на титульную страницу, на которой не слишком много места.

Количество вкладышей законодательством не ограничено. У человека может быть вшито и два, и три бланка. Все их номера должны быть зарегистрированы в книжке.

Сам документ без трудовой не предоставляется и недействителен.

Нужно ли вшивать?

После заполнения титульной страницы вкладыша и регистрации его выдачи кадровый работник должен вшить оформленный надлежащим образом бланк в трудовую . Рекомендуется проводить эту процедуру с уже полностью готовым документом, так как в случае ошибок придётся извлекать форму, составлять акт порчи.

Законодательством не установлено конкретное место, где именно должен быть вшит вкладыш. То есть прикреплять его можно в начале, в середине или в конце. Это не принципиально для проверяющих органов, однако чаще всего форму вшивают именно как продолжение книжки - между последней страницей и задней обложкой.

Удобнее всего было бы закрепить документ в середине. Для этого не нужно делать дополнительных отверстий, соблюдать соответствие проколов. Но данный способ затруднит последующее чтение, так как вкладыш будет прерывать старые записи.

Документ должен исключительно вшиваться. Не допускается приклеивание скотчем, скрепление скобами, также его нельзя просто вложить в трудовую. Эти способы не обеспечивают достаточную сохранность.

Процедура вшивания несложная, она состоит из нескольких действий:

  1. Острым шилом делают четыре или более отверстия по линии сгиба. Расстояние между ними должно быть одинаковым.
  2. Аналогичные проколы делают и на задней обложке трудовой. При этом количество отверстий и расстояние должны быть одинаковыми.
  3. Нить вводится в проколы. Лучше всего использовать хлопковую №10. Концы нити должны выходить из одного отверстия.
  4. Завязывается узел.

Такой способ обеспечит надёжную сохранность от потери.

Наглядно данный процесс можно посмотреть на следующем видео:

Распространённые ошибки

Требования к оформлению и ведению вкладыша не отличаются от правил заполнения трудовых. Однако кадровые сотрудники на практике иногда допускают ошибки при работе с такими документами.

Эти недочёты можно отнести к двум видам:

  • Допущенные при оформлении . Наиболее распространённой ошибкой при первичном заполнении является внесение неправильных сведений об образовании, фамилии сотрудника. Ситуация возникает, если кадровый работник оформляет соответствующие строки со слов лица, а не на основании правильным образом составленных документов. В случае такой ошибки следует уничтожить бланк и воспользоваться другим.
  • Сделанные в процессе ведения . Большое количество ошибок совершается именно в процессе внесения сведений о работе. К ним относятся:
    • неправильная дата приёма на работу;
    • не указано наименование организации;
    • отсутствует наименование должности, структурного подразделения;
    • сокращение слов в любых полях;
    • заверение подписью руководителя и печатью записи о переводе работника, исправить такой недочёт нельзя;
    • внесение информации о работе в графы сведений о поощрениях.

Эти ошибки можно откорректировать только в том месте работы, где была внесена неправильная запись. Допускается исправление новым работодателем на основании официального документа от организации, кадровый работник которой допустил неточность. При этом нельзя зачёркивать запись.

Внесение дополнений и исправлений осуществляется только другой строкой, в которой указывается недействительность сведений, а также записывается правильная информация.

Данные ошибки могут повлечь за собой проблемы у человека, связанные:

  • с дальнейшим трудоустройством, например, если он не может подтвердить свою должность, причину увольнения;
  • с невозможностью доказать свой реальный трудовой стаж — это происходит в случае, если сведения не соответствуют паспортным данным.

При отсутствии свободных граф в одном из разделов трудовой книжки кадровым сотрудником должен быть оформлен вкладыш в нее. При этом важно соблюдать ряд требований, утвержденных действующими правилами.

Утвержденная Трудовым кодексом форма вкладыша вшивается в книжку. Незакрепленный вкладыш признается недействительным. Не допускается приклеивание документа или скрепление его скобами степлера. В связи с тем, что в новый бланк вкладыша нельзя вносить исправления ошибочно вписанных данных, мы рекомендуем сначала заполнить требующиеся графы документа, а уже затем приступать к процедуре его вшивания. В противном случае при ошибочном оформлении уже пришитого вкладыша вам придется совершить определенный перечень шагов:
  • извлечь вкладыш;
  • оставить запись о недействительности штампа;
  • составить акт о порче вкладыша;
  • зафиксировать соответствующее изменение в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • уничтожить негодный бланк;
  • получить новый документ и заново начать процедуру оформления.


Заполните первый лист вкладыша, основываясь на паспортных данных, свидетельстве/дипломе об образовании. Все изменения личных данных записывайте в трудовую и вкладыш одновременно.


Действующие правила не дают четких указаний, куда и чем вшивать вкладыш. Чаще он помещается между последней страницей трудовой книжки и ее обложкой. Откройте бланк посередине и пришейте его специальной машинкой или иглой. Фиксируйте вкладыш так, чтобы минимизировать вероятность утери документа.


Поставьте на титульном листе вкладыша печать организации либо своего подразделения. При отсутствии печати по вине прежнего работодателя сотрудника отправьте владельца трудовой в кадровый отдел прошлого места работы для устранения допущенной ошибки.


Вверху титульной страницы, не перекрывая других записей, проставьте штамп «Выдан вкладыш», впишите его серию и номер. Пронумеруйте страницы вкладыша, продолжая нумерацию трудовой книжки.


Прикрепление каждого нового вкладыша обязательно должно сопровождаться проставлением штампа. Несшитый или неправильно оформленный бланк грозит работодателю штрафом за халатность.

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки. Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия. Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

  • заполнение вкладыша}
  • выполнение регистрационных записей}
  • вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)}
  • дата рождения}
  • текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша}
  • подпись работника}
  • подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя. Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер. В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш. По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена. В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки. Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Что еще необходимо знать о ведении трудовых книжек

  • Трудовые книжки должны закупаться и храниться предприятием для своевременной выдачи устраиваемым на рабочие места сотрудникам (не позже пяти суток с момента трудоустройства).
  • Материальные расходы за приобретение предприятием трудовых книжек взимаются с принятых на рабочие места сотрудников, кроме следующих случаев:
  1. в случае повреждения или уничтожения трудовых книжек по причинам, не связанным с владельцем книжки (к примеру, ЧП на предприятии)}
  2. неправильно заполненная первая страница в трудовой книжке.
  • Кроме ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника предприятия, производить записи в трудовых книжках имеет право только работодатель.
  • Обо всех изменениях в записях в трудовой книжке сотрудник оповещается письменно и под подпись.
  • Записи в трудовой книжке производятся исключительно ручкой с черной, фиолетовой или синей пастой. Исключаются исправления.
  • В трудовую книжку не вносятся записи дисциплинарного характера и штрафов.
  • Запрещено вносить сокращенные записи и инициалы.
  • Записи о вознаграждениях носят общий характер (без уточнения сумм и качеств вознаграждений) и всегда пронумерованы. Нумерация не зависит от работодателя и носит порядковый характер.

Вкладыш в трудовую книжку - образец оформления

Вкладыш в трудовую книжку как оформить - образец мы приведем в нашей статье. Кроме того, речь в ней пойдет о том, что собой представляет этот документ, как заполнить вкладыш в трудовую и не допустить ошибок.

Фото: Фотобанк Лори

Что такое вкладыш 

В соответствии с п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), при недостаточности места на одной из страниц раздела книжки требуется оформление вкладыша, который впоследствии вшивается в нее. Делает это предприятие, в период работы на котором было обнаружено, что места для следующей отметки недостаточно.

Недопустимо совершать следующие действия, избегая выдачи вкладыша:

  • оформлять работнику новую трудовую книжку;
  • продолжать и дальше вести трудовую, внося при этом сведения в не подходящие для этого графы;
  • дополнять книжку пустыми листами и продолжать ее вести.  

Внешний вид вкладыша отличается от трудовой книжки.

Его бланк выглядит следующим образом:

  • обложка документа картонная, не содержит герб РФ;
  • общее количество страниц — 46;
  • документ также оснащен элементами защиты;
  • титульный лист аналогичен титульному листу трудовой книжки;
  • графы и разделы полностью совпадают с графами трудовой. 

Как внести запись о том, что выдан вкладыш 

В соответствии с п. 44 Правил администрация предприятия должна иметь необходимое количество трудовых книжек, а также вкладышей к ним.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приобретаются они работодателем. При этом он вправе требовать с работника сумму, затраченную на их покупку (п.  47 Правил). Исключением в этом случае будет массовая утрата администрацией документов, неправильное заполнение или порча не по вине работника (пп. 34, 48 Правил).

Для того чтобы начать делать записи во вкладыше, необходимо внести соответствующие отметки об этом в трудовую книжку, а именно:

  • проставить штамп с информацией о том, что имеется вкладыш;
  • при отсутствии штампа вписать указанные сведения вручную. 

Эта информация указывается на титульном листе трудовой книжки, в правом верхнем углу.

Оформление вкладыша состоит из следующих шагов:

  • ставится штамп или делается отметка о его выдаче на трудовой;
  • прописывается его серия и номер;
  • приложение вшивается в трудовую книжку. 

Число вкладышей, которые могут быть оформлены 1 работнику, никак не ограничено. Если на титульном листе уже есть отметка об этом, ниже следует сделать новую запись, указав соответствующую информацию. 

Оформление вкладыша: правила заполнения 

Порядок заполнения вкладыша и самой книжки аналогичен, а значит, при его оформлении следует руководствоваться Инструкцией по ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10. 10.2003 № 69.

По своей сути этот документ является продолжением трудовой. Ответ на вопрос, как оформить вкладыш в трудовую книжку, следующий: данные, указанные на титульном листе книжки, необходимо перенести на вкладыш, заверить подписью лица, ответственного за работу с ними, и печатью предприятия (при наличии).

Но нередко за период работы гражданина его персональные данные значительно меняются. Во избежание внесения ошибочных сведений для оформления вкладыша работнику необходимо предъявить следующие документы:

  • паспорт;
  •  документ, подтверждающий уровень образования;
  • в случае перемены фамилии или иных данных — подтверждающие бумаги. 

При оформлении следующей записи во вкладыше требуется продолжить нумерацию записей в соответствующем разделе трудовой. То есть первая запись во вкладыше не должна иметь номер 1.

В Правилах не поясняется порядок вшивания вкладыша, поэтому сотрудники кадровых служб обычно вшивают его между последней страницей и обложкой книжки.

На основании абз. 2 п. 38 Правил вкладыш без трудовой книжки недействителен. 

Как заполнить вкладыш без ошибок 

При необходимости оформить вкладыш следует вначале заполнить его и только после этого переносить сведения о нем в трудовую книжку. Нередко при заполнении делаются ошибки, из-за чего бланк подлежит устранению на основании акта (п. 42 Правил) и в дальнейшем непригоден для использования.

При выявлении неточностей или неправильных записей еще в трудовой или уже во вкладыше не допускается их зачеркивание или исправление (п. 30 Правил). В этом случае внести поправки нужно на предприятии, где была сделана ошибочная запись, или по новому месту работы с приложением подтверждающих документов (п. 27 Правил). При этом уже во вкладыше фиксируется, что данные под таким-то номером признаются недействительными, а следом вносятся верные сведения. 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если уже после заведения вкладыша у сотрудника меняются персональные данные, такие как фамилия или имя, вносить изменения требуется согласно требованиям п.  26 Правил. Предыдущие сведения зачеркиваются аккуратной чертой как на титульном листе трудовой книжки, так и на вкладыше, далее указываются новые данные. Информация о подтверждающих документах приводится на обратной стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью и печатью (при ее наличии). 

При оформлении вкладыша необходимо зафиксировать его в журнале учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил) с указанием номера и серии.

В соответствии с п. 42 Правил вкладыш является документом строгой отчетности и хранится на предприятии.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку можно скачать здесь: Образец оформления вкладыша в трудовую книжку.

Вкладыш — это продолжение трудовой книжки. Необходимость в его оформлении возникает при недостаточности места для внесения записей в одном из разделов книжки. Оформляется и ведется этот документ по тем же правилам, что и сама трудовая книжка.

образец 2021, фото и видео инструкция

Обновлено: Июнь, 2021 года

На протяжении трудовой деятельности гражданин может несколько раз сменить работу. Факты о приеме в компанию, переводе на другую должность, увольнениях, награждениях вносят в трудовую книжку. Если записей много, чистые листы заканчиваются. Поэтому возникает необходимость вшить вкладыш.

Кадровому работнику следует внимательно отнестись к этому моменту. Иначе в процессе вшивания будут допущены ошибки. Если по неосторожности документ будет поврежден, пенсионный фонд не примет его при оформлении бумаг на выплату пенсии.

Когда выдают вкладыш?

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий стаж гражданина. Он заполняется нанимателем по основному месту трудоустройства. Если сотрудник работает по совместительству у другого работодателя, вторая трудовая книжка не заводится. Эти сведения могут быть внесены основным нанимателем по просьбе гражданина.

После заполнения всех страниц необходимо вшить вкладыш. Такое требование установлено пунктом 38 Постановления Правительства РФ от 16. 04.2003 года № 225. Он ведется в том же порядке, что и основной документ (Постановление Правительства РФ от 10.10.2003 года № 69).

Как выглядит вкладыш?

Для того чтобы, быстро получить ответы на свои вопросы, обращайтесь за юридической консультацией в онлайн-чат справа или звоните по телефону: 8 (800) 350-24-85

Форма документа утверждена Постановлением Правительства РФ № 225.

Образец вкладыша

Бланк документа печатают организациями Госзнака. Он содержит серию, номер. Меры защиты позволяют идентифицировать бумагу, выявить подделки.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш без трудовой книжки признается недействительным.

Важно! Нельзя скачивать бланки из интернета и распечатывать на принтере. Изготовление документов осуществляется объединением «ГОСЗНАК». Наниматель приобретает бланки у изготовителя или распространителя на основании договора.

Правила заполнения

Прежде, чем вшивать бланк, его нужно заполнить.

На первом листе должна содержаться следующая информация:

  • ФИО гражданина полностью;
  • дата рождения;
  • сведения об образовании;
  • профессия, специальность;
  • дата начала ведения записей;
  • подпись сотрудника;
  • подпись кадрового работника.

В левом нижнем углу ставится печать нанимателя. Страницы необходимо пронумеровать, продолжая нумерацию трудовой книжки. Сведения о деятельности вносятся так же, как в основной документ.

Как правильно вшить вкладыш: пошаговая инструкция

Надоело читать? Позвоните юристу и он быстро вас проконсультирует по любым вопросам (бесплатный звонок по всей России): 8 (800) 350-24-85

Законодатель не установил четких требований к процессу вшивания вкладыша. Рассмотрим применяемую на практике пошаговую инструкцию оформления документа.

Заполнение бланка (шаг 1)

В трудовой книжке ставят штамп «Выдан вкладыш». Обычно отметку делают на внутренней стороне титульного листа.

Образец записи «Выдан вкладыш»

Ответственный сотрудник вносит серию, номер документа. Далее заполняется первая страница.

Рекомендация! Если штамп не изготовлен, допускается вписывать информацию о документе шариковой ручкой с чернилами синего или черного цвета. Сотрудник пишет «вкладыш выдан», проставляет дату, подпись. Почерк должен быть разборчивый.

Подготовка инструментов и документов (шаг 2)

Затем кадровый работник готовит шило, ножницы, иголку, нитки черного или белого цвета. Бланк разворачивают посередине, трудовую книжку – на последнем развороте.

Процесс подготовки к вшитию вкладыша

Сотрудник отдела кадров накладывает один документ на другой, делает проколы шилом вдоль сгибов.

Проколы в трудовой книжке и вкладыше

Обычно делают 4-5 дырочек.

Вшивание вкладыша (шаг 3)

В завершение необходимо аккуратно вшить бланк. Нитку пропускают через дырочки несколько раз.

Вшитие вкладыша в трудовую книжку

Нитки выводят посередине, крепко завязывают на несколько узлов, срезают концы.

Нужно знать! Закон не ограничивает предельное количество вкладышей. Бланков может быть несколько. Они вшиваются один за другим после заполнения предыдущего. Каждый раз проставляется отметка «Выдан вкладыш» с реквизитами.

Внесение записи в учетные журналы (шаг 4)

После завершения работы специалист по кадрам вносит запись в приходно-расходную книгу, журнал учета движения. Журналы нумеруют, прошивают, проклеивают нитки, ставят сургучную печать или опломбируют. Руководитель фирмы заверяет печать своей подписью.

Ошибки

Дорогие читатели! Если у вас возникли вопросы, обратитесь за консультацией к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефону (звонок бесплатный): 8 (800) 350-24-85

Не разрешается прикреплять документ степлером или подклеивать к обложке трудовой книжки. Нежелательно сначала пришивать бланк, а затем его заполнять. Это может повлечь за собой ошибки при внесении данных в титульный лист. Нельзя оставлять вкладыш внутри трудовой книжки без вшивания. Документ может потеряться.

На практике часто допускают следующие ошибки:

  • продолжают вносить данные о работе в раздел «Сведения о награждениях»;
  • приклеивают чистые листы, ведут записи на них;
  • вшивают бланки старых книжек вместо вкладышей;
  • пришивают документ в середине трудовой книжки.

Также нельзя вшивать бланк, если документ не заполнен до конца. В организации всегда должны быть запасные бланки, чтобы ими можно было воспользоваться при необходимости.

Как исправить ошибку?

Если сотрудник допустил ошибку при вшивании, следует аккуратно разрезать нитки, убрать документ. Он признается испорченным и утилизируется.

Специальная комиссия составляет акт о списании. В нем указывается номер, серия каждого документа, причина уничтожения. Вырезанные из бланков серии и номера вклеиваются в акт. Испорченные документы измельчают шредером или сжигают в котельной.

Кадровый работник заполняет новые документы.

Нужно ли платить за вкладыш?

Бланки приобретаются за счет нанимателя. Организация вправе удержать с сотрудника затраты на них. Если по вине работодателя документы испорчены, он берет на себя расходы по оформлению новых.

Плата взимается с сотрудника следующими способами:

  • через кассу наличными;
  • путем перечисления на расчетный счет;
  • удерживается из заработной платы.

Этот момент оговаривается локальными актами компании. При удержании расходов из зарплаты сотрудника потребуется взять от него письменное согласие.

Таким образом, следует ознакомиться с процедурой вшивания вкладыша в трудовую книжку. Это поможет избежать серьезных ошибок. Если бумаги испорчены из-за неправильного вшивания документа, придется оформлять дубликат.

Была ли эта информация полезной?

Главный юрист – эксперт сайта

Профиль в ЯндексУслуги

Юрист. Общий трудовой стаж 10 лет. Член Ассоциации юристов России.

Особенности и образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Сведения о трудоустройствах и увольнениях граждан вносятся в трудовую книжку. Количество листов в этом документе ограничено, при их окончании не требуется получать новую книжку, достаточно вшить вкладыш. Существует несколько правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

Больше информации о форме выписки из трудовой книжки тут.

Вкладыш – это документ, соответствующий ряду критериев:

  • Параметры (по законодательному стандарту) – 8,8х12,5 см;
  • Материал – картон;
  • Содержание – 46 страниц, в точности повторяющих структуру и расположение граф трудовой книжки.

Особенностью вкладыша является наличие элементов защиты. Одним из них является уникальный идентификационный номер, расположенный в верхнем правом углу каждого листа. Он подлежит регистрации в трудовой книжке сотрудника, поэтому она неразрывно связана с вкладышем.

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Пошаговая инструкция оформления

Оформлением вкладыша, как и основной трудовой книжки, занимается уполномоченный на это сотрудник. В крупной организации это начальник отдела кадров, в небольшой – главный бухгалтер или руководитель организации.

Некоторые факты

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:
1) штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем; 2) вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп; 3) подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Рассмотрим, что должен сделать сотрудник кадровой службы при оформлении вкладыша:

  • шаг 1 – получить документ в бухгалтерии или приобрести его в специальном магазине;
  • шаг 2 – зарегистрировать вкладыш в специальной учетной книге (реестре) движения трудовых книжек и вложений к ним;
  • шаг 3 – вшить вкладыш в основную трудовую книжку;
  • шаг 4 – в полностью заполненную трудовую поставить оттиск штампа «Выдан вкладыш» и вписать его номер. Выбор места для данного штампа законодательно не регламентируется. Оптимальный вариант – поставить его на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу;
  • шаг 5 – заполнить титульный лист вкладыша и поставить на нем печать организации. Следует учесть, что все данные о владельце документа в трудовой и во вкладыше должны быть идентичными, иначе документ не будет являться действительным;
  • шаг 6 – занесение необходимых сведений во вкладыш трудовой. Стоит отметить, что во вкладыше в трудовую книжку нумерация продолжается. Пример: последняя запись в трудовой была за номером 55, следовательно, первая запись во вкладыше будет за номером 56.

Для минимизации действий в случае допущения ошибки при заполнении бланка документа, целесообразно шаги 5 и 6 выполнить после шага 2.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку смотрите в видео

Заполнение бланка вкладыша

Вкладыш заполняет работодатель либо работник, у которого закончилась трудовая книжка. При его заполнении важно учитывать ряд моментов:

  1. На титульном листе указывается фактическая дата заполнения вкладыша, но не оформления трудовой книжки.
  2. Вносятся только та информация о работниках, которая является действительной на данный момент (это касается уровня образования, имени и т.д.).
  3. После того, как на титульном листе будут сделаны соответствующие записи, уполномоченный сотрудник расписывается и ставит печать работодателя.

Количество вкладышей не ограничивается на законодательном уровне, поэтому их может быть любое число. Главное условие – они должны использоваться по необходимости.

Необходимость использования вкладыша

Если все графы трудовой книжки заполнены, и места для внесения новых пометок не осталось, запрещается:

  1. Зачеркивать информацию о награждениях или поощрениях лица, вносить кроме этих сведений данные о работе.
  2. Вклеивать новые листы от бланков трудовых книжек и использовать их в качестве продолжения документа.
  3. Оформлять новую трудовую книжку.

Внимание! Внесение информации осуществляется в таком же порядке, что и при заполнении трудовой книжки.

Как только свободное место для записей закончится, потребуется оформление вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с законодательством он является единственным возможным продолжением документа (Постановление Правительства №225 от 2003 г.).

Покупка вкладыша

Любопытная информация

В случае утери или порчи работником трудовой книжки (вместе с вкладышем) расходы на выдачу вкладыша, дубликата несет сам сотрудник. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Законодательство устанавливает, что именно работодатель является тем лицом, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку. Такие бланки хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Если предприятие небольшое, и названные отделы не работают, то хранение бланков осуществляется уполномоченным на этом лицом (чаще всего – кадровиком).

Оформить вкладыш в трудовую книжку лично в 2020 году обязаны индивидуальные предприниматели. Они самостоятельно покупают бланки, причем продажа вкладышей происходит специализированными организациями, что защищает их распространение среди посторонних лиц.

Чтобы работодатель смог получить бланки, ему потребуется заключить соглашение об их поставке. Эта процедура не доверяется работникам, поскольку необходимо контактировать с организациями, обладающими лицензиями на продажу полиграфической продукции.

Непосредственно работодатель может предоставлять вкладыши работнику:

  1. На безвозмездной основе.
  2. На возмездной основе – цена вкладыша в трудовую книжку при этом уплачивается работником, но она не может быть завышена.

Если бланки оплачиваются сотрудником, то средства взимаются, либо наличными, либо путем вычета из зарплаты.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Нюансы оформления вкладыша

Вкладыш в трудовую книжку может быть получен только уполномоченным лицом под его роспись. Если предприятие взимает стоимость бланков с работников, то ими составляется соответствующее заявление.

Действующими нормами не устанавливается место, где требуется ставить штамп, куда подшить вкладыш и т.д. Однако получить ответы на эти вопросы можно с учетом сложившейся практики:

  1. Штамп «Выдан вкладыш», рекомендуется ставить в том месте, где он не затрагивает остальные пометки и легко читается.
  2. Отметку можно составить от руки, но рекомендуется применять в этих целях штамп.
  3. Бланки подшиваются в конце трудовой книжки, перед обложкой, несмотря на то, что удобно это делать в середине документа, где проходит прошивка.

В обязательном порядке на титульном листе вкладыша указываются реквизиты (помимо штампа). К ним относится номер бланка, дата его выдачи и серия.

Способы крепления вкладыша

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому он должен быть вшит в данный документ. Законодательство не регламентирует четких правил по способу крепления вложения в документ. На практике чаще всего скрепление производят путем вшивания вкладыша в трудовую крепкими нитями толстой иглой между последней страницей и обложкой.

Рассмотрим немного подробней, как прошить вкладыш в трудовую книжку:

  • нужно развернуть вкладыш посередине и проколоть отверстия для нескольких стежков. Как правило, достаточно трех-четырех дырочек;
  • вдеть толстую крепкую нить в иглу с большим ушком и пришить вкладыш по проделанным отверстиям к обложке трудовой;
  • в завершении необходимо тщательно закрепить нить, чтобы она впоследствии не развязалась.
Категорически запрещается:
  • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
  • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
  • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Исправление ошибок во вкладыше

Исправление ошибок во вкладыше методом зачеркивания, как и в основной трудовой, не допускается. Исключение составляет корректировка сведений на титульном листе при изменении личных данных, например, при смене фамилии. Данный случай предполагает зачеркивание неактуальных сведений и вписывание новых. Стоит обратить особое внимание, что корректировка титульного листа вкладыша производится в точном соответствии с корректировкой заглавной страницы основной трудовой.

Если же допущена ошибка при начальном заполнении вкладыша, то порядок исправления допущенного промаха выглядит следующим образом:

  • сотрудник отдела кадров должен вынуть и уничтожить вшитый вкладыш и составить об этом специальный акт;
  • сделать запись в основной трудовой, что оттиск штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами вкладыша является недействительным;
  • внести в журнал движения трудовых книжек запись о недействительности ранее сделанной записи.

Затем лицо, ответственное за оформление трудовых, должно оформить и вшить новый вкладыш.

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ эксперта

Новая форма трудовой книжки — как заполнять, правила ведения и хранения

Боитесь ошибиться при найме сотрудников?

Бесплатно создадим все документы и приказы.

Оформить бесплатно

На кого заводят бумажные трудовые книжки

С 2021 года на сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, уже не нужно заводить бумажные трудовые книжки, поэтому их нововведения не касаются. Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.

Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде. Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. До 2023 года заводить новые книжки и вкладыши нужно по действующим формам, а с 1 января 2023 года — по новым.

Изменения в правилах ведения и хранения

Новые правила утвердили Приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г. Бланк трудовой нужно применять прежний, а заполнять уже по-новому. Правила действуют с сентября 2021 года.

В них уточнили, что можно вписывать сведения о дистанционной работе. Для этого дистанционщик должен передать работодателю трудовую книжку, например, отправить заказным письмом с уведомлением.

Установили срок выдачи бумажной трудовой работнику, который написал заявление о переходе на электронный формат сведений о работе. Книжку нужно отдать не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник подал такое заявление, а менее чем через 3 рабочих дня он увольняется, трудовую выдают не позднее дня увольнения.

Добавили особенности заполнения трудовой при внешнем совместительстве:

  • Запись по-прежнему вносят по основному месту работы по желанию работника. Нужен только подтверждающий документ — оригинал или заверенная копия кадрового приказа, справка от работодателя.
  • Запись можно сделать у работодателя по совместительству, если сотрудник в этот момент не работает по основному месту.
  • Записи могут идти в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приёме и об увольнении.
  • Запись можно сделать, даже если работа по совместительству была ещё до трудоустройства по основному месту.

Поменяли правила записи при увольнении в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю. Теперь нужно ещё указывать наименование организации или ИП, куда переводится работник.

Как заполнять трудовую книжку по новым правилам

Раньше трудовую заполняли только ручкой. С 1 сентября это можно сделать любым способом:

  • вручную световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета;
  • техническими средствами путём переноса красителей — то есть напечатать на принтере или аналогичных устройствах;
  • оттиском штампа или печати с готовым текстом.

Все эти варианты можно комбинировать.

Как заполнить трудовую, если он отказывается от бумажного варианта и подаёт заявление о переходе на электронный формат:

  • Графа 1 — порядковый номер новой записи.
  • Графа 2 — дата выдачи на руки бумажной трудовой.
  • Графа 3 — запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
  • Графа 4 — заявление о переходе на ЭТК, дата и номер его регистрации.

Образец заполнения при переходе на ЭТК

Как заполнить трудовую книжку, если временный перевод внутри организации становится постоянным:

  • Графа 1 — номер записи.
  • Графа 2 — дата, когда работник приступил к обязанностям в связи с временным переводом.
  • Графа 3 — наименование структурного подразделения организации, должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
  • Графа 4 — дата и номер приказов (распоряжений), по которым работника перевели временно, а затем постоянно.

Образец заполнения при временном переводе, ставшим постоянным

При увольнении работника записи о приёме, переводах и увольнении заверяют подписью работодателя или ответственного за трудовые книжки. Печать ставят, если она есть. По старым правилам работника нужно было ознакомить с каждой записью под роспись.

Изменили формулировку записи при переименовании организации. Раньше она выглядела как «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». Теперь немного по-другому:

  • Графа 3 — (Старое наименование организации, дата переименования) переименована (новое наименование организации).
  • Графа 4 — приказ или другое решение о переименовании, его дата и номер.

Образец заполнения при переименовании организации

Новые книги учёта трудовых книжек и вкладышей

С 1 сентября 2021 года отменили две обязательные для работодателей формы Минтруда:

  • книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
  • приходно-расходную книгу по учёту чистых бланков.

Учёт трудовых книжек и вкладышей вести по-прежнему нужно, но теперь можно использовать самостоятельно разработанные формы. Больше не нужно скреплять их сургучной печатью или опломбировать. Книги или журналы учёта должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью работодателя. Печать ставят при её наличии.

Уже начатые старые формы книги учёта можно вести, пока они не закончатся.

Что изменится в бланке трудовой книжки и вкладыша с 2023 года

Новая форма трудовой книжки будет действовать с 1 января 2023 г. до 1 сентября 2027 г.

Чем отличается от прежней формы:

  • На титульный лист добавили уточнение, что отчество вписывают при наличиии. То же самое с печатью работодателя — ставят, только если она есть.
  • В разделе «Сведения о работе» теперь 14 разворотов, а в «Сведениях о награждениях» — 7. В прежней форме в каждом было по 10.
  • В графе 3 «Сведений о работе» добавили, что нужно ссылаться ещё и на часть, а не только на статью и пункт закона.

В форме вкладыша к трудовой книжке те же изменения — уточнили, что отчество и печать нужны, если они есть, в разделах поменяли количество разворотов.

Новая форма трудовой и новый срок для выдачи её сотрудникам — СКБ Контур

Что нового в форме бумажной трудовой книжки

Минтруд утвердил изменения приказом от 19.05.2021 № 320н. Он вступает в силу с 1 сентября 2021 года.

Содержание трудовой книжки не изменилось: вся информация, которая указывалась там ранее, останется на месте. Но пересмотрели количество страниц и добавили ещё пару маленьких изменений:

  • увеличили количество разворотов для сведений о работе — с 10 до 14 штук;
  • уменьшили количество разворотов для информации о награждении — с 10 до 7 штук;
  • прописали, что отчество сотрудника указывается при наличии;
  • прописали, что печать проставляется при наличии.

Бумажные трудовые книжки по новой форме надо будет оформлять только взамен утерянных или испорченных. Тем, кто впервые устраивается на работу, нужно заводить электронные трудовые книжки.

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году

Как меняется порядок заполнения

По старой инструкции записи в книжку можно было вносить только ручкой, а с 1 сентября 2021 года можно будет использовать технические средства или ставить штампы и печати.

Если сотрудник увольняется по причине перевода на другую постоянную работу, нужно будет указать наименование юридического лица или фамилию, имя и отчество ИП, который станет новым работодателем.

Прописали порядок действий в случае, когда работника временно перевели на другую работу, а затем признали такой перевод постоянным. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки нужно сделать следующие записи:

  • графа 1 — порядковый номер записи;
  • графа 2 — дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи со временным переводом;
  • графа 3 — наименование структурного подразделения организации, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
  • графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения, на основании которого работник был переведён временно и переведён на постоянной основе.
Образец записи в бумажной трудовой книжке при переводе на другую должность

Сведения о работе по совместительству можно будет вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (сразу о приёме и увольнении) после увольнения из каждой организации.

Как вести учёт бумажных трудовых

Раньше для учёта трудовых книжек нужно было применять утверждённые формы приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. С 1 сентября они утратят силу вместе с приказом Минтруда, который их утверждал.

Теперь работодатели будут разрабатывать аналогичные формы самостоятельно. Учётные книги и журналы нужно будет пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации или ИП, печатью (при наличии). Сургучная печать и опломбирование больше не требуются.

В какой срок и как выдать бумажную трудовую книжку на руки

Если сотрудник решил перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, выдать ему трудовую книжку надо не позднее трёх рабочих дней со дня, когда он подал заявление о переходе. Но выдавайте документ в любом случае не позднее дня увольнения, чтобы избежать претензий от сотрудника.

Ранее Минтруд неоднократно менял свою позицию, и по последним разъяснениям выдавать трудовую надо было в день подачи заявления.

При выдаче в бумажной трудовой книжке сделайте следующие записи:

  1. В графе 1 — порядковый номер записи.
  2. В графе 2 — дата выдачи бумажной трудовой на руки.
  3. В графе 3 раздела «Сведения о работе» — прописать «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
  4. В графе 4 — заявление о переходе на ЭТК с датой и номером его регистрации.
Образец записи в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную форму

Запись должна быть заверена подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Печать ставится при наличии. На следующей строчке работник ставит свою подпись.

Подать СЗВ-ТД через интернет бесплатно

Excel 2013: условное форматирование

Урок 26: Условное форматирование

/ ru / excel2013 / finalizing-and-protection-workbooks / content /

Введение

Допустим, у вас есть рабочий лист с тысячами строк данных. Было бы чрезвычайно трудно увидеть закономерности и тенденции, просто изучив необработанную информацию. Подобно диаграммам и спарклайнам, условное форматирование предоставляет другой способ визуализации данных и упрощения понимания рабочих листов


Необязательно: загрузите нашу рабочую тетрадь.

Условное форматирование

Условное форматирование позволяет автоматически применять форматирование - например, цветов , значков и панелей данных - к одной или нескольким ячейкам на основе значения ячейки . Для этого вам нужно создать условное форматирование правило . Например, правило условного форматирования может быть таким: . Если значение меньше 2000 долларов, закрасьте ячейку в красный цвет. Применив это правило, вы сможете быстро увидеть, какие ячейки содержат значения менее 2000 долларов.

Условное форматирование маркировки значений менее 2000 долларов США
Для создания правила условного форматирования:

В нашем примере у нас есть рабочий лист, содержащий данные о продажах, и мы хотели бы увидеть, какие продавцы достигают своих ежемесячных целей по продажам. Цель продаж - 4000 долларов в месяц, поэтому мы создадим правило условного форматирования для любых ячеек, содержащих значение выше 4000.

  1. Выберите желаемых ячеек для правила условного форматирования. Выбор нужных ячеек
  2. На вкладке Home щелкните команду Conditional Formatting .Появится раскрывающееся меню.
  3. Наведите указатель мыши на желаемый тип условного форматирования , затем выберите желаемое правило из появившегося меню. В нашем примере мы хотим выделить ячеек , которые на больше $ 4000.
    Выбор правила условного форматирования
  4. Появится диалоговое окно. Введите желаемых значений в пустое поле. В нашем примере мы введем 4000 в качестве нашего значения.
  5. Выберите форматирование стиль из раскрывающегося меню.В нашем примере мы выберем Зеленая заливка с темно-зеленым текстом , затем щелкните OK . Создание правила условного форматирования
  6. Условное форматирование будет применено к выбранным ячейкам. В нашем примере легко увидеть, какие продавцы достигли цели продаж в 4000 долларов за каждый месяц. Условное форматирование, примененное к данным

Вы можете применить несколько правил условного форматирования к диапазону ячеек или листу, что позволит вам визуализировать различные тенденции и закономерности в ваших данных.

Рабочий лист с несколькими правилами условного форматирования
Для удаления условного форматирования:
  1. Щелкните команду Условное форматирование . Появится раскрывающееся меню.
  2. Наведите указатель мыши на Очистить правила, и выберите, какие правила вы хотите очистить. В нашем примере мы выберем Очистить правила со всего листа , чтобы удалить все условное форматирование с рабочего листа. Удаление правил условного форматирования
  3. Условное форматирование будет удалено.Условное форматирование удалено с рабочего листа

Щелкните Управление правилами , чтобы изменить или удалить отдельных правил . Это особенно полезно, если вы применили нескольких правил к рабочему листу.

Удаление отдельного правила

Наборы настроек условного форматирования

Excel имеет несколько предустановленных стилей - или предустановок - которые можно использовать для быстрого применения условного форматирования к данным. Они сгруппированы в три категории:

  • Строки данных - это горизонтальные полосы, добавленные к каждой ячейке, похожие на столбчатую диаграмму .Панели данных
  • Цветовые шкалы изменяют цвет каждой ячейки в зависимости от ее значения. В каждой цветовой шкале используется двух- или трехцветный градиент . Например, в цветовой шкале Зеленый - Желтый - Красный самых высоких значений являются зелеными, средних значений - желтыми, а самых низких значений - красными. конкретный значок для каждой ячейки в зависимости от ее значения. Значок Устанавливает
Для использования предварительно заданного условного форматирования:
  1. Выберите желаемых ячеек для правила условного форматирования.Выбор нужных ячеек
  2. Щелкните команду Условное форматирование . Появится раскрывающееся меню.
  3. Наведите указатель мыши на желаемую предустановку , затем выберите предустановленный стиль из появившегося меню. Применение предустановленного правила условного форматирования
  4. Условное форматирование будет применено к выбранным ячейкам. Примененная предустановка условного форматирования

Вызов!

  1. Откройте существующую книгу Excel .Если хотите, можете использовать нашу рабочую тетрадь.
  2. Применить условное форматирование к диапазону ячеек с числовыми значениями . Если вы используете этот пример, примените правило для данных о продажах (ячейки B3: G23), которое будет заполнять ячейки зеленым цветом, если их значения превышают 9000 долларов США.
  3. Примените второе правило условного форматирования к тому же набору ячеек. Если вы используете этот пример, примените предустановленное правило условного форматирования .
  4. Удалите все правила условного форматирования с рабочего листа.

/ ru / excel2013 / pivottables / content /

Excel 2016: условное форматирование

Урок 24: Условное форматирование

/ ru / excel2016 / charts / content /

Введение

Допустим, у вас есть рабочий лист с тысячами строк данных. Было бы чрезвычайно трудно увидеть закономерности и тенденции, просто изучив необработанную информацию. Подобно диаграммам и спарклайнам, условное форматирование предоставляет другой способ визуализации данных и упрощения понимания рабочих листов.

Необязательно: загрузите нашу рабочую тетрадь.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об условном форматировании в Excel.

Условное форматирование

Условное форматирование позволяет автоматически применять форматирование - например, цветов , значков и панелей данных - к одной или нескольким ячейкам на основе значения ячейки . Для этого вам нужно создать условное форматирование правило .Например, правило условного форматирования может быть таким: . Если значение меньше 2000 долларов, закрасьте ячейку в красный цвет . Применяя это правило, вы сможете быстро увидеть, какие ячейки содержат значения менее 2000 долларов.

Для создания правила условного форматирования:

В нашем примере у нас есть рабочий лист, содержащий данные о продажах, и мы хотели бы увидеть, какие продавцы достигают своих ежемесячных целей по продажам. Цель продаж - 4000 долларов в месяц, поэтому мы создадим правило условного форматирования для любых ячеек, содержащих значение выше 4000.

  1. Выберите желаемых ячеек для правила условного форматирования.
  2. На вкладке Home щелкните команду Conditional Formatting . Появится раскрывающееся меню.
  3. Наведите указатель мыши на желаемый тип условного форматирования , затем выберите желаемое правило из появившегося меню. В нашем примере мы хотим выделить ячеек , которые на больше $ 4000.
  4. Появится диалоговое окно.Введите желаемых значений в пустое поле. В нашем примере мы введем 4000 в качестве нашего значения.
  5. Выберите форматирование стиль из раскрывающегося меню. В нашем примере мы выберем Зеленая заливка с темно-зеленым текстом , затем щелкните OK .
  6. Условное форматирование будет применено к выбранным ячейкам. В нашем примере легко увидеть, какие продавцы достигли цели продаж в 4000 долларов в месяц.

Вы можете применить несколько правил условного форматирования к диапазону ячеек или листу, что позволит вам визуализировать различные тенденции и закономерности в ваших данных.

Наборы настроек условного форматирования

Excel имеет несколько предустановленных стилей - или предустановок - которые можно использовать для быстрого применения условного форматирования к данным. Они сгруппированы в три категории:

  • Строки данных - это горизонтальные полосы, добавленные к каждой ячейке, похожие на столбчатую диаграмму .
  • Цветовые шкалы изменяют цвет каждой ячейки в зависимости от ее значения. В каждой цветовой шкале используется двух- или трехцветный градиент .Например, в цветовой шкале Зеленый-Желтый-Красный самых высоких значений являются зелеными, средних значений - желтыми, а самых низких значений - красными.
  • Наборы значков добавляет определенный значок в каждую ячейку в зависимости от ее значения.
Чтобы использовать предустановленное условное форматирование:
  1. Выберите желаемых ячеек для правила условного форматирования.
  2. Щелкните команду Условное форматирование .Появится раскрывающееся меню.
  3. Наведите указатель мыши на желаемую предустановку , затем выберите предустановленный стиль в появившемся меню.
  4. Условное форматирование будет применено к выбранным ячейкам.

Удаление условного форматирования

Для удаления условного форматирования:
  1. Щелкните команду Условное форматирование . Появится раскрывающееся меню.
  2. Наведите указатель мыши на Очистить правила, и выберите, какие правила вы хотите очистить.В нашем примере мы выберем Очистить правила со всего листа , чтобы удалить все условное форматирование с рабочего листа.
  3. Условное форматирование будет удалено.

Щелкните Управление правилами , чтобы изменить или удалить отдельных правил . Это особенно полезно, если вы применили нескольких правил к рабочему листу.

Challenge!

  1. Откройте нашу рабочую тетрадь.
  2. Щелкните вкладку рабочего листа Challenge в нижнем левом углу книги.
  3. Выберите ячейки B3: J17 .
  4. Допустим, вы учитель и хотите легко видеть все оценки ниже проходных. Примените условное форматирование , чтобы подсвечивал ячейки , содержащие значения меньше 70 со светло-красной заливкой .
  5. Теперь вы хотите сравнить оценки друг с другом. На вкладке Условное форматирование выберите набор значков под названием 3 символа (в кружке) . Подсказка : Имена наборов значков будут отображаться при наведении на них курсора.
  6. Ваша электронная таблица должна выглядеть так:
  7. Используя функцию «Управление правилами», удалите светло-красную заливку , но оставьте набор значков .

/ ru / excel2016 / track-changes-and-comments / content /

Добавить метку или текстовое поле на лист

Метка определяет назначение ячейки или текстового поля, отображает краткие инструкции или предоставляет заголовок или заголовок.На этикетке также может отображаться описательное изображение. Используйте метку для гибкого размещения инструкций, чтобы выделить текст, и когда объединенные ячейки или определенное расположение ячеек не является практическим решением.

Текстовое поле - это прямоугольное поле, в котором вы можете просматривать, вводить или редактировать текст или данные в ячейке. Текстовое поле также может быть статическим, и пользователи могут только читать отображаемые данные. Используйте текстовое поле как альтернативу вводу текста в ячейку, если вы хотите отобразить объект, который свободно перемещается.Вы также можете использовать текстовое поле для отображения или просмотра текста, который не зависит от границ строк и столбцов, с сохранением макета сетки или таблицы данных на листе.

Метка на бланке:

Метка элемента управления ActiveX:

Элемент управления текстовым полем ActiveX:

Примечания:

  • Чтобы создать текстовое поле с набором символов-заполнителей, принимающих пароль, используйте свойство PasswordChar .Убедитесь, что вы защищаете связанную ячейку или другое место, в котором хранится текст. Используйте надежные пароли, в которых сочетаются прописные и строчные буквы, цифры и символы, например Y6dh! Et5, а не House27. Пароли должны состоять из 8 или более символов, лучше 14.

    И не забывайте свой пароль. Если вы это сделаете, мы не сможем вам помочь. В Office нет мастер-ключа, чтобы ничего разблокировать. Храните пароли в надежном месте вдали от информации, которую они помогают защитить.

  • Чтобы создать прокручиваемое многострочное текстовое поле с горизонтальными и вертикальными полосами прокрутки, установите MultiLine на True , AutoSize и WordWrap до False , ScrollBars до 3 и LinkedCell на адрес ячейки (например, D1), в которой должен содержаться текст.Чтобы ввести новую строку, пользователь должен нажать CTRL + ENTER или SHIFT + ENTER, что создает специальный символ, который сохраняется в связанной ячейке.

Руководство по условному форматированию

Excel | Smartsheet

Прочитав эту статью, вы должны иметь хорошее представление о том, что можно делать с условным форматированием в Excel и Smartsheet и как его можно применить в своей ситуации. Есть несколько тем, которые мы не смогли охватить описанными выше действиями.Вот некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов об условном форматировании.

В. Изменит ли условное форматирование значения в моих ячейках?
Нет. Условное форматирование применяет к ячейкам только форматирование на основе значений (текст, числа, даты и т. Д.) В этих ячейках. Однако вы можете использовать условное форматирование для управления значениями в ячейках электронной таблицы с помощью формул или путем создания правил, которые изменяют значение ячейки на основе другой ячейки.

В: Может ли кто-нибудь изменить и / или применить условное форматирование к электронным таблицам?
Excel - это статическая настольная программа, поэтому только один человек может обновлять лист в любой момент времени. Следовательно, этот единственный пользователь может обновлять правила условного форматирования.

В Smartsheet создатель таблицы или любой соавтор с разрешениями Admin может создавать, редактировать и обновлять условное форматирование. Редакторы и зрители не могут. Чтобы настроить разрешения на совместное использование и редактирование в Smartsheet, щелкните Совместное использование в нижней части таблицы и следуйте инструкциям по приглашению соавторов.

В. Поддерживает ли версия Excel для Office 365 (облачная) условное форматирование?
Пользователи могут просматривать условное форматирование в облачной версии Excel, но не могут добавлять или редактировать какие-либо правила. Вместо этого пользователю всегда придется загружать файл Office 365 и применять правила условного форматирования в настольной версии. Будьте осторожны с проблемами контроля версий при работе с Office 365.

В: Мне неудобно пользоваться формулами Excel. Где я могу узнать больше?
Вот список общих вопросов по использованию формул Excel с условным форматированием. Чтобы просмотреть полный список всех формул Excel, щелкните здесь.

Чтобы получить справку по использованию формул с условным форматированием в Smartsheet, ознакомьтесь с этими советами и полным списком функций Smartsheet.

В: Как добавить условное форматирование к новому документу в Excel?
Чтобы скопировать условное форматирование в новую книгу или лист, выберите ячейки, из которых необходимо скопировать условное форматирование, и щелкните значок Format Paint (на вкладке Home ). Чтобы вставить это условное форматирование, перетащите курсор на столбец, строки или весь документ, к которому вы хотите применить правила.Вот пошаговое руководство по этой функции.

Как создать таблицу Excel для организации данных

Используйте команду Excel "Таблица" для преобразования список данных в именованную таблицу Excel. У этих таблиц есть полезные функции, например, сортировка и фильтрация, чтобы упорядочить и просмотреть данные.

Что такое таблица Excel?

В Excel 2007 и более поздних версиях вы можете использовать команду Таблица для преобразования списка данных в форматированную таблицу Excel.Таблицы имеют множество функций, таких как сортировка и фильтрация, которые помогут вам организовать и просмотрите свои данные.

Я рекомендую (почти) всегда форматировать свои списки как именованные таблицы Excel, чтобы воспользоваться этими функциями и многими другими преимуществами, описанными ниже.

Преимущества таблицы Excel

Список просто отформатировать в виде именованной таблицы Excel, и есть много преимуществ и всего несколько недостатков.

Чтобы увидеть простые шаги по созданию таблицы Excel, вы можете посмотреть этот короткий видео.Письменные шаги приведены ниже.

Преимущества
  • Выпадающие списки в ячейках заголовков упрощают сортировку и фильтрацию данных
  • Диапазон таблицы расширяется и сжимается автоматически при добавлении или удалении строк данных
  • Встроенные стили позволяют легко отформатировать внешний вид таблицы или изменить ее внешний вид
  • Формулы и форматирование заполняются автоматически
  • В формулах используются структурированные ссылки на ячейки таблицы с отображением имени столбца.Это упрощает понимание
  • Показать или скрыть встроенную строку итоговых значений таблицы, в которой формулы показывают сумму, среднее, количество или другие итоговые суммы
  • Таблица Excel - отличный источник сводной таблицы. Вам не придется заново настраивать диапазон, если данные добавляются или удаляются
Недостатки

Однако у использования именованных таблиц Excel есть несколько недостатков, поэтому могут возникнуть ситуации, когда вы предпочтете их не использовать.Например:

  • Структурированные ссылки на ячейки таблицы не имеют «абсолютного» параметра, поэтому скопировать их через столбец немного сложнее.
  • Таблицы не расширяются автоматически на защищенных листах, даже если ячейки под таблицей разблокированы
  • Вы не можете группировать, копировать или перемещать несколько листов, если какой-либо лист содержит таблицу Excel
  • Пользовательские представления не допускаются в книге, содержащей 1 или несколько таблиц Excel

Подготовка данных

Прежде чем создавать отформатированную таблицу Excel, следуйте этим рекомендациям. для организации ваших данных.

  • Данные должны быть организованы в строки и столбцы , с каждая строка содержит информацию об одной записи, например о продажах заказ или складская проводка.
  • В первой строке списка каждый столбец должен содержать короткий, описательная и уникальная товарная позиция .
  • Каждый столбец в списке должен содержать данных одного типа , например даты, валюта или текст.
  • Каждая строка в списке должна содержать детали для одной записи , например, заказ на продажу. Если возможно, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа.
  • В списке должно быть , в нем не должно быть пустых строк, и полностью пустые столбцы.
  • Список должен быть отделен от любых других данных на лист, по крайней мере, с одной пустой строкой и одним пустым столбцом между список и другие данные.

Создание таблицы Excel

После того, как ваши данные будут организованы, как описано выше, вы готовы к создать отформатированную таблицу.

  1. Выберите ячейку в списке данных, который вы подготовили.
  2. На ленте щелкните вкладку Вставка.
  3. В группе Таблицы щелкните команду Таблица.
  4. В диалоговом окне «Создание таблицы» диапазон данных должен автоматически появляются, и Моя таблица имеет заголовки вариант проверено.При необходимости вы можете отрегулировать диапазон и установить флажок.
  5. Щелкните OK, чтобы принять эти настройки.

Сортировка и фильтрация данных

Ваш список теперь представляет собой таблицу Excel и автоматически отформатирован с стиль таблицы по умолчанию, который можно изменить. В ячейках заголовков есть раскрывающиеся стрелки, которые можно использовать для сортировки или отфильтруйте данные.

ПРИМЕЧАНИЕ : В Excel 2013 и более поздних версиях вы можете использовать срезы таблиц Excel для быстрой фильтрации данных таблицы.

Переименование таблицы Excel

При создании таблице Excel дается имя по умолчанию, например как в таблице 3. Вам следует изменить имя на какое-нибудь значимое, поэтому со столом потом будет легче работать.

Чтобы изменить имя таблицы:
  1. Выбрать любую ячейку в таблице
  2. На ленте на вкладке «Работа с таблицами» перейдите на вкладку «Дизайн».

  3. В крайнем левом углу ленты щелкните поле имени таблицы, чтобы выберите существующее имя

  4. Затем введите новое имя, например «Заказы», ​​и нажмите клавишу Enter.

Создать таблицу Excel с помощью Особый стиль

При создании таблицы вы можете применить определенный стиль из таблицы. Параметры стиля вместо использования стиля по умолчанию.Тогда, когда ты применяете этот стиль, щелкните параметр, чтобы удалить любую текущую ячейку форматирование из диапазона данных.

Посмотрите это видео, чтобы увидеть шаги и письменный инструкция под видео

Создание таблицы Excel с определенным стилем

При создании таблицы с помощью команды Таблица на Вставке ленты вкладка, таблица сохраняет любое текущее форматирование, а применяется стиль таблицы по умолчанию.

Если вы хотите применить определенный стиль таблицы при создании Excel Стол:

  1. Выберите ячейку в списке данных, который вы подготовили.
  2. На ленте щелкните вкладку «Главная».
  3. В группе Стили щелкните Форматировать как таблицу
  4. Щелкните стиль, который хотите использовать

    ИЛИ, чтобы применить стиль и удалить любое существующее форматирование, щелкните правой кнопкой мыши на стиле и нажмите Применить и очистить форматирование

  5. В диалоговом окне «Создание таблицы» диапазон данных должен автоматически появляются, и Моя таблица имеет заголовки вариант проверено.При необходимости вы можете отрегулировать диапазон и установить флажок.
  6. Щелкните OK, чтобы принять эти настройки.

Отформатированная таблица Excel создается с выбранным стилем таблицы.

Показать итоги в таблице

После создания таблицы Excel легко отобразить сумму для столбец или несколько столбцов, используя встроенную функцию таблицы.

Показать общее количество:

  1. Выбрать любую ячейку в таблице
  2. На ленте на вкладке Работа с таблицами щелкните вкладку Конструктор.
  3. В группе «Параметры стиля таблицы» установите флажок «Строка итогов».

  4. Строка Итого будет добавлена ​​внизу таблицы, а одна или несколько столбцов чисел могут отображать итоговую сумму.

Изменить и сложить итоги

Помимо автоматически созданных итогов, вы можете выбрать итоги. для остальных столбцов.

  1. Щелкните ячейку «Итого» для одного из столбцов.
  2. Из раскрывающегося списка выберите функцию, которую вы хотите использовать в текущем столбце.

ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ формула добавляется в ячейку и показывает расчет на основе на видимых ячейках в столбце таблицы.

См. Столбец таблицы в формуле

Когда формула относится к части именованной таблицы Excel, структурированная ссылка создано. Структурированная ссылка покажет имя столбца таблицы, и может включать имя таблицы. Например, это ссылка на Столбец продукта в таблице с именем OrderRef - OrdersRef [Продукт]

Формула вне стола

В этом примере формула будет создана вне таблицы.В формула будет использовать СЧИТАТЬПУСТОТЫ функция для подсчета пустых ячеек в столбце таблицы. Таблица с именем OrderRef, а столбец - с именем Product.

  1. Чтобы запустить формулу, выберите пустую ячейку и введите: = СЧИТАТЬПУСТОТЫ (
  2. Затем щелкните в самом верху ячейки заголовка для столбца, вы хотите проверить - указатель изменится на стрелку вниз.

  • Не нажимайте кнопку столбца там, где находится буква столбца.

  • И не щелкайте по середине ячейки заголовка

  • Структурированная ссылка должна отображать имя таблицы и имя столбца:
  • = СЧИТАТЬПУСТОТЫ (OrdersRef [Product]

  • Затем введите закрывающую скобку и нажмите Enter, чтобы завершить формулу.

  • Добавить поле счетчика

    Если вы планируете использовать таблицу Excel в качестве исходных данных для сводной таблицы таблицу, добавьте поле счетчика, которое можно использовать в вычисляемых полях, или сводные расчеты.

    Это очень легко создать и поддерживать в таблице Excel, если вы используйте простую формулу вместо ввода значения.

    1. На листе OrdersTable добавьте новый заголовок в первый пустой столбец - Продажи
    2. В ячейке под заголовком введите формулу: = 1
    3. Нажмите Enter, чтобы заполнить формулу.

    Поскольку данные находятся в именованной таблице Excel, формула автоматически заполнить до всех строк.Он также будет автоматически введен, когда вы добавляете новые строки.

    Единицы дадут нам значение, которое можно суммировать в сводной таблице, или использовал в вычисляемом поле для получения правильных результатов.

    Печать только таблицы Excel

    При работе со списками в Excel используйте встроенную таблицу функция, чтобы упростить работу с данными. Тогда, если хочешь для печати только таблицы без других элементов на листе, вы можете использовать встроенную команду - Распечатать список.

    Команды нет на ленте, поэтому вы можете добавить ее туда или поместить команду на панели быстрого доступа. Посмотрите это короткое видео, чтобы увидеть шаги.

    Таблица не расширяется для новых данных

    По умолчанию таблица Excel будет расширяться автоматически и заполнять формулы. до последнего ряда. Например:

    • Добавить новые данные в строку непосредственно под таблицей или в столбец справа от него, и таблица автоматически расширится до включить эти новые данные.
    • Введите формулу в первую строку пустого столбца, эта формула заполняет все оставшиеся строки, как только вы нажимаете Enter

    Если таблицы Excel не расширяются автоматически на вашем компьютере, вы можете настроить параметры вручную, или с программированием VBA.

    ПРИМЕЧАНИЕ : изменение этих настроек повлияет на все книги который вы открываете в Excel на своем компьютере.

    Посмотрите видео, чтобы увидеть шаги и прочитать подробные инструкции, под видео.

    Включение этих настроек вручную

    Если таблицы Excel не расширяются автоматически на вашем компьютере, проверьте следующие параметры в окне параметров Excel.

    1. В левом конце ленты щелкните вкладку Файл, затем щелкните Опции
    2. В окне "Параметры Excel" слева нажмите "Правописание".

    3. В разделе "Параметры автозамены" нажмите "Параметры автозамены".

    4. Щелкните вкладку Автоформат при вводе
    5. Добавить галочки для «Включить новые строки и столбцы в таблицу» и «Заполните формулы в таблицах для создания вычисляемых столбцов»

    6. Дважды нажмите ОК, чтобы вернуться в Excel

    Теперь, когда вы добавляете новые данные или создаете вычисляемый столбец, Excel таблица должна регулироваться автоматически.

    Включите или выключите эти настройки с помощью VBA

    Чтобы включить эти настройки с помощью VBA, используйте следующие строки кода:

    Sub ListAutoSetOn ()
    
    С Application.AutoCorrect
      .AutoExpandListRange = Истина
      .AutoFillFormulasInLists = Истина
    Конец с
    
    Конец подписки
    
     

    Чтобы отключить эти настройки с помощью VBA, используйте следующие строки кода:

    Sub ListAutoSetOff ()
    
    С Application.AutoCorrect
      .AutoExpandListRange = Ложь
      .AutoFillFormulasInLists = False
    Конец с
    
    Концевой переводник 

    Список всех таблиц в книге

    Следующий код перечислит все названные таблицы Excel в активной книге. Будет вставлен новый рабочий лист, и в нем будут указаны имя таблицы, имя листа, адрес таблицы и тип источника.

    Дополнительные сведения об SourceType см. На веб-сайте Microsoft

    Информация о таблице с номером SourceType
     Подтаблицы списка ()
    Dim ws как рабочий лист
    Dim Lst As ListObject
    Dim wsL как рабочий лист
    Dim lCount As Long
    'Тип источника: 0 внешних; 1 Диапазон;
    '' 2 XML; 3 Запрос; 4 Модель PowerPivot
    
    lCount = 1
    
    Установите wsL = Worksheets.Добавлять
    С wsL.Range ("A1: E1")
      .Value = Array («ID», «Таблица», «Местоположение», _
          «Лист», «Тип источника»)
      lCount = lCount + 1
    Конец с
    
    Для каждой страницы в ActiveWorkbook.Worksheets
    Если ws.ListObjects.Count> 0 Тогда
      Для каждого Lst в ws.ListObjects
        wsL.Cells (lCount, 1) .Value = lCount
        wsL.Cells (lCount, 2) .Value = Lst.Name
        wsL.Cells (lCount, 3) .Value = Lst.Range.Address
        wsL.Cells (lCount, 4) .Value = ws.Name
        wsL.Cells (lCount, 5) .Value = Lst.SourceType
        lCount = lCount + 1
      Следующий Lst
    Конец, если
    Следующий ws
    
    Концевой переводник 
    Информация о таблице с описанием типа источника
     Sub ListTablesSource ()
    Dim ws как рабочий лист
    Dim Lst As ListObject
    Dim wsL как рабочий лист
    Dim lCount As Long
    Dim strST как строка
    
    lCount = 1
    
    Установите wsL = Worksheets.Добавлять
    С wsL.Range ("A1: E1")
      .Value = Array («ID», «Таблица», «Местоположение», _
          «Лист», «Тип источника»)
      lCount = lCount + 1
    Конец с
    
    Для каждой страницы в ActiveWorkbook.Worksheets
    Если ws.ListObjects.Count> 0 Тогда
      Для каждого Lst в ws.ListObjects
        Выберите Case Lst.SourceType.
          Случай 0: strST = "Внешний"
          Случай 1: strST = "Диапазон"
          Случай 2: strST = "XML"
          Случай 3: strST = "Запрос"
          Случай 4: strST = "Модель PowerPivot"
          Иначе: strST = "Неизвестно"
        Конец Выбрать
        wsL.Cells (lCount, 1).Значение = lCount
        wsL.Cells (lCount, 2) .Value = Lst.Name
        wsL.Cells (lCount, 3) .Value = Lst.Range.Address
        wsL.Cells (lCount, 4) .Value = ws.Name
        wsL.Cells (lCount, 5) .Value = strST
        lCount = lCount + 1
      Следующий Lst
    Конец, если
    Следующий ws
    
    Концевой переводник 

    Макросы имени листа

    Спасибо Алексу Блейкенбургу, который поделился следующим кодом для получения имени листа для конкретной таблицы Excel. Алексу нужен был код для внесения изменений в именованную таблицу Excel и в ее рабочий лист, и нужно было учесть несколько вещей:

    • Макрос будет запущен из другой книги, а не из файла с таблицей
    • Таблица таблицы может не быть активной книгой - другие книги создавались и редактировались
    • Кто-то мог изменить имя листа (маловероятно, что имя таблицы изменится)

    Итак, в этих макросах жестко задано имя таблицы (OrderRef), но не имя листа.

    1. Информация о таблице

    В примере файла на листе TblInfo есть раскрывающийся список, в котором вы можете выбрать имя таблицы. Это запускает процедуру события Change, которая очищает пару ячеек и запускает следующий макрос - ShowTableInfo .

    • Макрос заполняет ячейки "Имя листа" и "Адрес таблицы".
    • Формула ГИПЕРССЫЛКИ в ячейке D2 позволяет перейти к выбранной таблице.

    Вот процедура события изменения на листе TblInfo:

     Private Sub Worksheet_Change _
      (Целевое значение ByVal как диапазон)
    Если Target.Адрес = _
        Диапазон ("SelTbl"). Адрес Тогда
      Диапазон («ТаблШ»). ClearContents
      Диапазон ("TblAd"). ClearContents
      Если Target.Value <> "" Тогда
        ShowTableInfo
      Конец, если
    Конец, если
    Концевой переводник 

    А вот и макрос ShowTableInfo

     Подложка ShowTableInfo ()
    'Алекса Блейкенбурга
    'выберите имя таблицы в ячейке SelTable
    'таблица и адрес
    'добавлено в ячейки ниже
    
    Dim wb As Workbook
    Dim shTI как рабочий лист
    Dim shData как рабочий лист
    Dim SelTable As Range
    Размер таблицы как диапазон
    Dim TblAddr As Range
    Dim rngTbl As Диапазон
    Dim tblData As ListObject
    Dim tblName As String
    Dim tblFullName As String
    
    Установить wb = ActiveWorkbook
    Установите shTI = wb.Таблицы ("TblInfo")
    Установите SelTable = shTI.Range ("SelTbl")
    Установить TblSheet = shTI.Range ("TblSh")
    Установить TblAddr = shTI.Range ("TblAd")
    
    tblName = SelTable.Value
    Если tblName = "", то выйти из подписки
    
    tblFullName = "'" & wb.Name _
        & "'!" & tblName
    
    Установить rngTbl = Range (tblFullName)
    Установите shData = _
      wb.Sheets (rngTbl.Parent.Name)
    Установите tblData = _
      shData.ListObjects (tblName)
    
    TblSheet.Value = shData.Name
    TblAddr.Value = _
      tblData.Range.Address
    
    Концевой переводник 
    2. Контрольный лист

    Следующие два макроса можно протестировать с помощью кнопок на листе тестирования.Они показывают, как можно изменить целевую таблицу и ее лист, даже если их рабочая книга неактивна.

    Изменения в таблице

    Этот макрос изменяет стиль таблицы после создания новой книги.

     Sub TableChanges ()
    'Алекса Блейкенбурга
    'используйте эту технику для работы
    'со таблицей на неизвестном листе
    рабочая книга таблицы должна быть активной
    'когда установлена ​​переменная tblData
    Dim wb As Workbook
    Dim tblData As ListObject
    Dim tblName As String
    Dim tblFullName As String
    
    Установить wb = ActiveWorkbook
    tblName = "OrdersRef"
    
    tblFullName = "'" & wb.Имя _
        & "'!" & tblName
    Установите tblData = _
      Диапазон (tblFullName) .ListObject
    'новая книга создана,
    'показать таблицу может
    'быть изменено, если его
    'рабочая тетрадь не активна
    Рабочие тетради. Добавить
    
    Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
      & vbCrLf _
      & tblData.TableStyle
    'если таблица голубого цвета (9)
    'изменить на светло-зеленый (14)
    Если tblData.TableStyle = _
        "TableStyleLight9" Тогда
    tblData.TableStyle = _
        "TableStyleLight14"
    Еще
    tblData.TableStyle = _
        "TableStyleLight9"
    Конец, если
    
    Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
      & vbCrLf _
      & tblData.TableStyle
    
    Концевой переводник 

    Таблица изменений

    Этот макрос изменяет стиль таблицы и ячейку листа после создания новой книги.

     Sub TableSheetChanges ()
    'Алекса Блейкенбурга
    'используйте эту технику для работы с
    'лист и таблица на неизвестном листе
    wkbk таблицы должен быть активен, когда
    'переменные таблицы и таблицы установлены
    Dim wb As Workbook
    Dim shData как рабочий лист
    Dim rngTbl As Диапазон
    Dim tblName As String
    Dim tblFullName As String
    Dim tblData As ListObject
    
    Установить wb = ActiveWorkbook
    tblName = "OrdersRef"
    
    tblFullName = "'" & _
      wb.Имя & "'!" & tblName
    Установить rngTbl = Range (tblFullName)
    Установите shData = _
      wb.Sheets (rngTbl.Parent.Name)
    Установите tblData = _
      shData.ListObjects (tblName)
    
    'новая книга создана, чтобы показать
    'таблица и лист могут быть изменены
    'даже если книга не активна
    Рабочие тетради. Добавить
    
    Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
      & vbCrLf _
      & tblData.TableStyle
    'если таблица голубого цвета (9)
    'изменить на светло-зеленый (14)
    Если tblData.TableStyle = _
        "TableStyleLight9" Тогда
    tblData.TableStyle = _
        "TableStyleLight14"
    Еще
    tblData.TableStyle = _
        "TableStyleLight9"
    Конец, если
    
    Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
      & vbCrLf _
      & tblData.TableStyle
    
    С shData.Range ("G1"). Интерьер
      Если .ColorIndex = 6 Тогда
        .ColorIndex = 4
      Еще
        .ColorIndex = 6
      Конец, если
    Конец с
    
    Концевой переводник 

    Получить файлы примеров

    1. Basic : Чтобы загрузить образец файла с таблицами для этого руководства, щелкните здесь: Файл образца таблицы. Заархивированный файл имеет формат xlsx и НЕ содержит макросов.
    2. Макросы : Чтобы загрузить образец файла с таблицами и макросами для этого руководства, щелкните здесь: Файлы таблиц с макросами. Заархивированный файл имеет формат xlsm и ДЕЙСТВИТЕЛЬНО содержит макросы
    3. .

    Связанные руководства по Excel

    Настольные слайсеры Excel

    Слайсеры с поворотным столом

    Отслеживание задач проекта Excel

    Создание сводной таблицы

    Макрос

    - копирование строк таблицы Excel

    Базовые формулы Excel - Список важных формул для начинающих

    Руководство по основным формулам Excel

    Освоение основных формул Excel имеет решающее значение для новичков, чтобы стать высокопрофессиональными в финансовом анализе Описание работы финансового аналитика Описание работы финансового аналитика ниже дает типичный пример всех навыки, образование и опыт, необходимые для работы аналитиком в банке, учреждении или корпорации.Выполняйте финансовое прогнозирование, отчетность и отслеживание операционных показателей, анализируйте финансовые данные, создавайте финансовые модели. Microsoft Excel Ресурсы ExcelИзучайте Excel онлайн с помощью 100 бесплатных руководств, ресурсов, руководств и шпаргалок по Excel! Ресурсы CFI - лучший способ изучить Excel на своих условиях. считается отраслевым стандартом программного обеспечения для анализа данных. Программа электронных таблиц Microsoft также является одним из наиболее предпочтительных программ для инвестиционных банкиров. Описание вакансии в инвестиционном банке. В этом описании вакансии в инвестиционном банке излагаются основные навыки, образование и опыт работы, необходимые для того, чтобы стать аналитиком или партнером IB и финансовыми аналитиками в области обработки данных и финансового моделирования. Финансовое моделированиеФинансовое моделирование выполняется в Excel для прогнозирования финансовых показателей компании.Обзор того, что такое финансовое моделирование, как и зачем создавать модель, и презентация. Это руководство предоставит обзор и список основных функций Excel.

    После того, как вы освоите этот список, переходите к расширенному руководству CFI по формулам Excel Расширенные формулы Excel, которые необходимо знать Эти расширенные формулы Excel очень важно знать и выведут ваши навыки финансового анализа на новый уровень. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу Excel !!

    Основные термины в Excel

    Существует два основных способа выполнения вычислений в Excel: формулы и функции, формула и функция. Формула - это уравнение, разработанное пользователем в Excel, а функция - это предварительно определенное вычисление в приложении для работы с электронными таблицами.В этом руководстве вы познакомитесь с формулой и функцией в Excel, чтобы вы точно знали, в чем их сходства и различия. Excel позволяет пользователям выполнять такие простые вычисления.

    1. Формулы

    В Excel формула - это выражение, которое работает со значениями в диапазоне ячеек или ячейке. Например, = A1 + A2 + A3, которое находит сумму диапазона значений от ячейки A1 до ячейки A3.

    2. Функции

    Функции - это предварительно определенные формулы в Excel.Они исключают трудоемкий ручной ввод формул, давая им понятные для человека имена. Например: = СУММ (A1: A3). Функция суммирует все значения от A1 до A3.

    Пять экономящих время способов вставки данных в Excel

    При анализе данных существует пять распространенных способов вставки основных формул Excel. У каждой стратегии есть свои преимущества. Поэтому, прежде чем углубляться в основные формулы, мы проясним эти методы, чтобы вы могли заранее создать свой рабочий процесс.

    1. Простая вставка: ввод формулы внутри ячейки

    Ввод формулы в ячейку или строку формул - самый простой способ вставки основных формул Excel. Обычно процесс начинается с ввода знака равенства, за которым следует имя функции Excel.

    Excel довольно умен тем, что когда вы начинаете вводить имя функции, появляется всплывающая подсказка функции. Из этого списка вы выберете свои предпочтения. Однако не нажимайте клавишу Enter.Вместо этого нажмите клавишу TAB, чтобы продолжить вставку других параметров. В противном случае вы можете столкнуться с ошибкой неверного имени, часто как «#NAME?». Чтобы исправить это, просто повторно выберите ячейку и перейдите к строке формул, чтобы выполнить свою функцию.

    Изображение: бесплатный ускоренный курс CFI по Excel.

    2. Использование опции «Вставить функцию» на вкладке «Формулы»

    Если вам нужен полный контроль над вставкой функций, использование диалогового окна «Вставить функцию» в Excel - это все, что вам когда-либо понадобится.Для этого перейдите на вкладку «Формулы» и выберите первое меню с надписью «Вставить функцию». Диалоговое окно будет содержать все функции, необходимые для завершения финансового анализа Типы финансового анализа Финансовый анализ предполагает использование финансовых данных для оценки результатов деятельности компании и выработки рекомендаций о том, как это можно улучшить в будущем. Финансовые аналитики в основном выполняют свою работу в Excel, используя электронную таблицу для анализа исторических данных и составления прогнозов. Типы финансового анализа.

    3. Выбор формулы из одной из групп на вкладке «Формула»

    Эта опция предназначена для тех, кто хочет быстро вникнуть в свои любимые функции. Чтобы найти это меню, перейдите на вкладку «Формулы» и выберите нужную группу. Щелкните, чтобы отобразить подменю со списком функций. Оттуда вы можете выбрать свои предпочтения. Однако, если вы обнаружите, что предпочитаемой группы нет на вкладке, выберите параметр «Дополнительные функции» - вероятно, она там просто скрыта.

    Изображение: CFI's Excel Courses.

    4. Использование опции автосуммирования

    Для быстрых и повседневных задач функция автосуммы Автосумма Формула автосуммы Excel - это ярлык, который может сэкономить время при финансовом моделировании в Excel. Введите «ALT =», чтобы быстро суммировать все числа в серии данных. Это позволяет легко складывать серии чисел по вертикали или горизонтали без использования мыши или даже клавиш со стрелками.Итак, перейдите на вкладку "Главная страница" в дальнем правом углу и нажмите "Автосумма". Затем щелкните курсор, чтобы отобразить другие скрытые формулы. Этот параметр также доступен в первом варианте вкладки «Формулы» после параметра «Вставить функцию».

    5. Быстрая вставка: используйте недавно использованные вкладки

    Если вы обнаружите, что повторный ввод последней формулы является монотонной задачей, воспользуйтесь меню «Недавно использованные». Он находится на вкладке «Формулы», третьем пункте меню рядом с функцией Автосумма.

    Бесплатное руководство по формулам Excel на YouTube

    Посмотрите БЕСПЛАТНОЕ видео от CFI на YouTube, чтобы быстро изучить наиболее важные формулы Excel. Посмотрев демонстрационный видеоролик, вы быстро узнаете самые важные формулы и функции.

    Семь базовых формул Excel для вашего рабочего процесса

    Поскольку теперь вы можете вставлять предпочтительные формулы и работать правильно, давайте проверим некоторые основные функции Excel, чтобы помочь вам начал.

    1. СУММ

    Функция СУММ Функция СУММ Функция СУММ относится к математическим функциям и функциям тригонометрии. Функция суммирует ячейки, которые представлены как несколько аргументов. Это самая популярная и широко используемая функция в Excel. SUM помогает пользователям выполнять быстрое суммирование указанных ячеек в MS Excel. Например, нам дана стоимость 100 - это первая формула, которую необходимо знать в Excel. Обычно он объединяет значения из набора столбцов или строк из выбранного диапазона.

    = СУММ ( число1 , [число2],…)

    Пример:

    = СУММ (B2: G2) - простой выбор, который суммирует значения строки.

    = СУММ (A2: A8) - простой выбор, который суммирует значения столбца.

    = СУММ (A2: A7, A9, A12: A15) - сложная коллекция, которая суммирует значения от диапазона A2 до A7, пропускает A8, добавляет A9, перескакивает с A10 и A11, а затем, наконец, добавляет от A12 к A15.

    = СУММ (A2: A8) / 20 - показывает, что вы также можете превратить свою функцию в формулу.

    Изображение: бесплатный ускоренный курс CFI по Excel.

    2. СРЕДНЕЕ

    Функция СРЕДНЕЕ Функция СРЕДНЕЕ Расчет среднего значения в Excel. Функция СРЕДНИЙ относится к Статистическим функциям. Он вернет среднее значение аргументов. Он используется для вычисления среднего арифметического заданного набора аргументов. Финансовому аналитику эта функция полезна для определения среднего числа. должен напоминать вам о простых средних данных, таких как среднее количество акционеров в данном пуле акционеров.

    = СРЕДНЕЕ ( число1 , [число2],…)

    Пример:

    = СРЕДНЕЕ (B2: B11) - показывает простое среднее, также похоже на (СУММ (B2: B11) / 10)

    3. COUNT

    Функция COUNT Функция COUNT Функция COUNT - это статистическая функция Excel. Эта функция помогает подсчитать количество ячеек, содержащих числа, а также количество аргументов, содержащих числа.Он также будет подсчитывать числа в любом заданном массиве. Он был представлен в Excel в 2000 году. Как финансовый аналитик, он полезен при анализе данных: подсчет всех ячеек в заданном диапазоне, содержащих только числовые значения.

    = COUNT ( value1, [value2],… )

    Пример:

    COUNT (A : A) - подсчитывает все числовые значения в столбце A. Однако для подсчета строк необходимо настроить диапазон внутри формулы.

    COUNT (A1: C1) - Теперь он может подсчитывать строки.

    Изображение: CFI's Excel Courses.

    4. COUNTA

    Как и функция COUNT, функция COUNTACOUNTA Функция COUNTA вычисляет количество непустых ячеек в заданном наборе значений. Функцию = counta () также часто называют формулой Excel Countif Not Blank. Как финансовый аналитик, функция полезна для подсчета ячеек, которые не являются пустыми или пустыми в заданном диапазоне. считает все клетки в данной ярости.Однако он считает все ячейки независимо от типа. То есть, в отличие от COUNT, которое считает только числа, он также считает даты, время, строки, логические значения, ошибки, пустую строку или текст.

    = COUNTA ( значение1, [значение2],… )

    Пример:

    COUNTA (C2: C13) - считает строки со 2 по 13 в столбце C независимо от типа. Однако, как и COUNT, вы не можете использовать ту же формулу для подсчета строк. Вы должны скорректировать выбор внутри скобок - например, COUNTA (C2: h3) будет считать столбцы от C до H

    5.IF

    Функция IF Функция IF Функция Excel IF Statement проверяет заданное условие и возвращает одно значение для ИСТИННОГО результата, а другое - для ЛОЖНОГО результата. Например, если общий объем продаж превышает 5000 долларов, тогда в качестве бонуса верните «Да», в противном случае - «Нет». Мы также можем создавать вложенные операторы IF, которые часто используются, когда вы хотите отсортировать данные в соответствии с заданной логикой. Лучшая часть формулы ЕСЛИ заключается в том, что вы можете встраивать в нее формулы и работать с ними.

    = IF ( logical_test, [value_if_true], [value_if_false] )

    Пример:

    = IF (C2 - Проверяет, соответствует ли значение C3 меньше значения D3.Если логика верна, пусть значение ячейки будет ИСТИНА, иначе ЛОЖЬ

    = ЕСЛИ (СУММ (C1: C10)> СУММ (D1: D10), СУММ (C1: C10), СУММ (D1: D10) )) - Пример сложной логики IF. Сначала он суммирует C1 до C10 и D1 до D10 , а затем сравнивает сумму. Если сумма от C1 до C10 больше суммы от D1 до D10 , тогда значение ячейки становится равным сумме от C1 до C10 . В противном случае это будет СУММ от C1 до C10 .

    6. ОБРЕЗАТЬ

    Функция ОБРЕЗАТЬ Функция ОБРЕЗАТЬ Функция ОБРЕЗАТЬ относится к категории текстовых функций Excel. TRIM помогает удалить лишние пробелы в данных и, таким образом, очистить ячейки на листе. В финансовом анализе функция TRIM может быть полезна для удаления нерегулярных, чтобы ваши функции не возвращали ошибки из-за неуправляемых пробелов. Это гарантирует, что все пустые места удалены. В отличие от других функций, которые могут работать с диапазоном ячеек, TRIM работает только с одной ячейкой.Следовательно, это имеет обратную сторону - добавление дублированных данных в вашу электронную таблицу.

    = ОБРЕЗАТЬ ( текст )

    Пример:

    ОБРЕЗАТЬ (A2) - Удаляет пустые места в значении в ячейке A2.

    Изображение: бесплатный ускоренный курс CFI по Excel.

    7. MAX и MIN

    Функция MAXMAX Функция MAX относится к категории статистических функций Excel. MAX вернет наибольшее значение в заданном списке аргументов.Из заданного набора числовых значений он вернет наибольшее значение. В отличие от функции MAXA, функция MAX будет подсчитывать числа, но игнорировать пустые ячейки и функцию MINMIN Функция MIN относится к категории статистических функций Excel. MIN вернет минимальное значение в заданном списке аргументов. Из заданного набора числовых значений он вернет наименьшее значение. В отличие от функции MINA, функции помогают найти максимальное и минимальное количество в диапазоне значений.

    = МИН ( число1 , [число2],…)

    Пример:

    = МИН (B2: C11) - Находит минимальное число между столбцом B от B2 и столбцом C от C2 до строка 11 в обоих столбцах B и C.

    = МАКС ( число1 , [число2],…)

    Пример:

    = МАКС (B2: C11) - аналогично, он находит максимальное число между столбцом B из B2 и столбец C от C2 до строки 11 в обоих столбцах B и C.

    Дополнительные ресурсы

    Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по основным формулам Excel. Чтобы продолжить свое развитие в качестве финансового аналитика мирового уровня, станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат финансового моделирования и оценки CFI (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере.Запишитесь сегодня !, эти дополнительные ресурсы CFI будут полезны:

    • Расширенные формулы Excel Расширенные формулы Excel, которые необходимо знать Эти расширенные формулы Excel очень важно знать и выведут ваши навыки финансового анализа на новый уровень. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу Excel!
    • Преимущества сочетаний клавиш Excel Обзор сочетаний клавиш Excel Сочетания клавиш Excel - это недооцененный метод повышения производительности и скорости работы в Excel. Ярлыки Excel предлагают финансовому аналитику мощный инструмент.Эти ярлыки могут выполнять множество функций. так же просто, как навигация по электронной таблице для заполнения формул или группировки данных.
    • Список функций Excel Функции Список наиболее важных функций Excel для финансовых аналитиков. Эта шпаргалка охватывает 100 функций, которые критически важно знать аналитику Excel.

      Как создать форму ввода данных в Excel (Пошаговое руководство)

      Посмотрите видео об использовании форм ввода данных в Excel

      Ниже приведено подробное письменное руководство по форме ввода данных Excel в Если вы предпочитаете читать, а не смотреть видео.

      Excel имеет много полезных функций, когда дело доходит до ввода данных.

      И одной из таких функций является форма ввода данных .

      В этом руководстве я покажу вам, что такое формы ввода данных и как их создавать и использовать в Excel.

      Зачем нужно знать формы для ввода данных?

      Может быть, нет!

      Но если ввод данных является частью вашей повседневной работы, я рекомендую вам проверить эту функцию и посмотреть, как она может помочь вам сэкономить время (и повысить вашу эффективность).

      Есть две распространенные проблемы, с которыми я сталкивался (и видел, с чем сталкиваются люди), когда дело доходит до ввода данных в Excel:

      1. Это занимает много времени . Вам нужно ввести данные в одну ячейку, затем перейти к следующей ячейке и ввести данные для нее. Иногда вам нужно прокрутить вверх и посмотреть, какой это столбец и какие данные нужно ввести. Или прокрутите вправо, а затем вернитесь к началу, если столбцов много.
      2. Очень подвержен ошибкам .Если у вас есть огромный набор данных, который требует 40 записей, есть вероятность, что вы в конечном итоге введете что-то, что не предназначалось для этой ячейки.

      Форма ввода данных может помочь, сделав процесс быстрее и менее подверженным ошибкам.

      Прежде чем я покажу вам, как создать форму ввода данных в Excel, позвольте мне быстро показать вам, что она делает.

      Ниже приведен набор данных, который обычно поддерживается командой найма в организации.

      Каждый раз, когда пользователю нужно добавить новую запись, он должен будет выбрать ячейку в следующей пустой строке, а затем перейти по ячейке, чтобы сделать запись для каждого столбца.

      Хотя это прекрасный способ сделать это, более эффективным способом было бы использование формы ввода данных в Excel.

      Ниже представлена ​​форма для ввода данных, которую можно использовать для внесения записей в этот набор данных.

      Выделенные поля предназначены для ввода данных. После этого нажмите клавишу Enter, чтобы сделать данные частью таблицы и перейти к следующей записи.

      Ниже представлена ​​демонстрация того, как это работает:

      Как видите, это проще, чем обычный ввод данных, так как все в одном диалоговом окне.

      Форма ввода данных в Excel

      Использование формы ввода данных в Excel требует небольшой предварительной работы.

      Вы можете заметить, что нет возможности использовать форму ввода данных в Excel (ни на одной вкладке на ленте).

      Чтобы использовать его, вам нужно сначала добавить его на панель быстрого доступа (или на ленту).

      Добавление опции формы ввода данных на панель быстрого доступа

      Ниже приведены шаги по добавлению опции формы ввода данных на панель быстрого доступа:

      1. Щелкните правой кнопкой мыши любой из существующих значков на панели инструментов быстрого доступа.
      2. Щелкните «Настроить панель быстрого доступа».
      3. В открывшемся диалоговом окне «Параметры Excel» выберите в раскрывающемся списке вариант «Все команды».
      4. Прокрутите список команд и выберите «Форма».
      5. Нажмите кнопку «Добавить».
      6. Нажмите ОК.

      Вышеупомянутые шаги добавят значок формы на панель быстрого доступа (как показано ниже).

      После того, как вы разместите его в QAT, вы можете щелкнуть любую ячейку в вашем наборе данных (в которую вы хотите сделать запись) и щелкнуть значок формы.

      Примечание. Для работы формы ввода данных ваши данные должны быть в таблице Excel. Если это еще не сделано, вам придется преобразовать его в таблицу Excel (сочетание клавиш - Control + T).

      Части формы ввода данных

      Форма ввода данных в Excel имеет много разных кнопок (как вы можете видеть ниже).

      Вот краткое описание того, что означает каждая кнопка:

      • Новый : Это очистит все существующие данные в форме и позволит вам создать новую запись.
      • Удалить : Это позволит вам удалить существующую запись. Например, если я нажму клавишу Delete в приведенном выше примере, он удалит запись для Майка Бейнса.
      • Восстановить : если вы редактируете существующую запись, вы можете восстановить предыдущие данные в форме (если вы не нажимали «Создать» или не нажимали Enter).
      • Найти предыдущий : поиск предыдущей записи.
      • Найти следующий : поиск следующей записи.
      • Критерий : позволяет находить определенные записи.Например, если я ищу все записи, в которых кандидат был нанят, мне нужно нажать кнопку «Критерии», ввести «Наемный» в поле «Статус» и затем использовать кнопки поиска. Пример этого будет рассмотрен позже в этом руководстве.
      • Закрыть : форма закроется.
      • Полоса прокрутки : Вы можете использовать полосу прокрутки для просмотра записей.

      Теперь давайте рассмотрим все, что вы можете делать с помощью формы ввода данных в Excel.

      Обратите внимание, что вам нужно преобразовать данные в таблицу Excel и выбрать любую ячейку в таблице, чтобы иметь возможность открыть диалоговое окно формы ввода данных.

      Если вы не выбрали ячейку в таблице Excel, отобразится подсказка, как показано ниже:

      Создание новой записи

      Ниже приведены шаги для создания новой записи с помощью формы ввода данных в Excel :

      1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
      2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
      3. Введите данные в поля формы.
      4. Нажмите клавишу Enter (или нажмите кнопку «Создать»), чтобы ввести запись в таблицу и получить пустую форму для следующей записи.

      Навигация по существующим записям

      Одним из преимуществ использования формы ввода данных является то, что вы можете легко перемещаться и редактировать записи, не выходя из диалогового окна.

      Это может быть особенно полезно, если у вас есть набор данных с большим количеством столбцов. Это может сэкономить вам много времени на прокрутку и перемещение вперед и назад.

      Ниже приведены шаги для навигации и редактирования записей с помощью формы ввода данных:

      1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
      2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
      3. Чтобы перейти к следующей записи, нажмите кнопку «Найти далее», а для перехода к предыдущей записи нажмите кнопку «Найти предыдущую».
      4. Чтобы отредактировать запись, просто внесите изменения и нажмите Enter. Если вы хотите вернуться к исходной записи (если вы не нажимали клавишу ввода), нажмите кнопку «Восстановить».

      Вы также можете использовать полосу прокрутки для последовательной навигации по записям.

      Снимок экрана выше показывает базовую навигацию, в которой вы просматриваете все записи одну за другой.

      Но вы также можете быстро перемещаться по всем записям на основе критериев.

      Например, если вы хотите просмотреть все записи со статусом «Выполняется», вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

      • Выберите любую ячейку в таблице Excel.
      • Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
      • В диалоговом окне «Форма ввода данных» нажмите кнопку «Критерии».
      • В поле «Статус» введите «В процессе». Обратите внимание, что это значение не чувствительно к регистру.Так что даже если вы войдете в IN-PROGRESS, он все равно будет работать.
      • Используйте кнопки «Найти предыдущий» / «Найти следующий», чтобы перемещаться по записям, состояние которых имеет статус «Выполняется».

      Критерии - очень полезная функция, когда у вас есть огромный набор данных, и вы хотите быстро просмотреть те записи, которые соответствуют заданному набору критериев.

      Обратите внимание, что вы можете использовать несколько полей критериев для навигации по данным.

      Например, если вы хотите просмотреть все записи «Выполняется» после 07-08-2018, вы можете использовать «> 07-08-2018» в критериях для поля «Дата» и «Выполняется». 'как значение в поле статуса.Теперь, когда вы перемещаетесь с помощью кнопок Найти предыдущий / Найти следующий, будут отображаться только записи после 07-08-2018, когда статус находится в стадии выполнения.

      В критериях также можно использовать подстановочные знаки.

      Например, если вы непоследовательно вводили данные и использовали вариации слова (например, в процессе, в процессе, в процессе и в процессе), то для получения этих записей необходимо использовать подстановочные знаки.

      Ниже приведены шаги для этого:

      1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
      2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
      3. Нажмите кнопку Критерии.
      4. В поле «Состояние» введите * progress
      5. Используйте кнопки «Найти предыдущий» / «Найти следующий» для навигации по записям, состояние которых находится в состоянии «Выполняется».

      Звездочка (*) - это подстановочный знак, который может представлять любое количество символов в Excel. Таким образом, если статус содержит «прогресс», он будет отмечен кнопками «Найти предыдущий / Найти следующий», независимо от того, что было перед ним).

      Удаление записи

      Вы можете удалить записи из самой формы ввода данных.

      Это может быть полезно, если вы хотите найти определенный тип записей и удалить их.

      Ниже приведены шаги для удаления записи с помощью формы ввода данных:

      1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
      2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
      3. Перейдите к записи, которую вы хотите удалить.
      4. Нажмите кнопку «Удалить».

      Хотя вам может казаться, что все это выглядит как большой объем работы, просто чтобы вводить и перемещаться по записям, это экономит много времени, если вы работаете с большим количеством данных и вам приходится вводить данные довольно часто.

      Ограничение ввода данных на основе правил

      Вы можете использовать проверку данных в ячейках, чтобы убедиться, что введенные данные соответствуют нескольким правилам.

      Например, если вы хотите убедиться, что столбец даты принимает дату только во время ввода данных, вы можете создать правило проверки данных, разрешающее только даты.

      Если пользователь вводит данные, которые не являются датой, это не будет разрешено, и пользователю будет показана ошибка.

      Вот как создать эти правила при вводе данных:

      1. Выберите ячейки (или даже весь столбец), в которых вы хотите создать правило проверки данных.В этом примере я выбрал столбец A.
      2. Щелкните вкладку «Данные».
      3. Выберите параметр «Проверка данных».
      4. В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Настройки» выберите «Дата» в раскрывающемся списке «Разрешить».
      5. Укажите дату начала и дату окончания. Записи в пределах этого диапазона дат будут действительны, а остальные будут отклонены.
      6. Нажмите ОК.

      Теперь, если вы используете форму ввода данных для ввода данных в столбец «Дата», и если это не дата, то это будет запрещено.

      Вы увидите сообщение, показанное ниже:

      Точно так же вы можете использовать проверку данных с формами ввода данных, чтобы убедиться, что пользователи не вводят неправильные данные. Вот несколько примеров, в которых вы можете использовать это: числа, длина текста, даты и т.

    Об авторе

    alexxlab administrator

    Оставить ответ