Правила заполнения журнала инструктажа на рабочем месте: Заполнение журналов по охране труда образец с 1 сентября 2022 года

Содержание

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (новый, 2022), «Кадры в порядке»

Журнал регистрации проведения инструктажа по охране труда на рабочем месте (первичный, повторный, внеплановый) и целевого инструктажа — применяется для записи, учета и регистрации сведений о лицах прошедших инструктаж и о руководителях проводивших инструктаж по охране труда в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда».

Вид основного раздела журнала:

Дата внесения записи
Фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, прошедшего инструктаж по охране труда
Профессия, должность
Число, месяц, год рождения
Вид инструктажа по охране труда
Причина проведения внепланового или целевого инструктажа
Фамилия, имя, отчество (при наличии), профессия (должность) работника, проводившего инструктаж
Наименование локального нормативного акта, в объеме требований которого проведен инструктаж по охране труда

Подпись работника, проводившего инструктаж
Подпись работника, прошедшего инструктаж

Журналы по охране труда необходимы, чтобы контролировать работу в области охраны труда, соблюдение установленных сроков проведения инструктажей. В организации обязательно должны вестись журналы по технике безопасности в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда»

Порядок проведения инструктажей, обучения и проверки знаний на конкретном предприятии должен быть регламентирован Положением по охране труда. Оно должно быть утверждено руководителем, согласовано профсоюзом. Форма журнала для регистрации инструктажа на рабочем месте является приложением к Положению и должна быть единой для всех подразделений предприятия.

Бланки журналов хранятся у инженера по охране или другого работника, на которого приказом возложена эта обязанность. Работник, ответственный за проведение инструктажа на рабочем месте (мастер участка, начальник цеха или службы), получает журнал у инженера по ОТ.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен печатью предприятия и подписью руководителя.

Согласно ГОСТ 12.0.004-2015 «Организация обучения безопасности труда. Общие положения»:

7.2.1. Первичный инструктаж на рабочем месте до начала производственной деятельности проводят:

со всеми вновь принятыми на предприятие (колхоз, кооператив, арендный коллектив), переводимыми из одного подразделения в другое;
с работниками, выполняющими новую для них работу, командированными, временными работниками;

со строителями, выполняющими строительно-монтажные работы на территории действующего предприятия;
со студентами и учащимися, прибывшими на производственное обучение или практику перед выполнением новых видов работ, а также перед изучением каждой новой темы при проведении практических занятий в учебных лабораториях, классах, мастерских, участках, при проведении внешкольных занятий в кружках, секциях.

Примечание. Лица, которые не связаны с обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием инструмента, хранением и применением сырья и материалов, первичный инструктаж на рабочем месте не проходят.

Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от первичного инструктажа на рабочем месте, утверждает руководитель предприятия (организации) по согласованию с профсоюзным комитетом и отделом (бюро, инженером) охраны труда.

7.2.2. Первичный инструктаж на рабочем месте проводят по программам, разработанным и утвержденным руководителями производственных и структурных подразделений предприятия, учебного заведения для отдельных профессий или видов работ с учетом требований стандартов ССБТ, соответствующих правил, норм, и инструкций по охране труда, производственных инструкций и другой технической документации. Программы согласовывают с отделом (бюро, инженером) охраны труда и профсоюзным комитетом подразделения, предприятия.

Примерный перечень основных вопросов первичного инструктажа на рабочем месте дан в приложении 5.

7.2.3. Первичный инструктаж на рабочем месте проводят с каждым работником или учащимся индивидуально с практическим показом безопасных приемов и методов труда. Первичный инструктаж возможен с группой лиц, обслуживающих однотипное оборудование, и в пределах общего рабочего места.

7.2.4. Все рабочие, в том числе выпускники профтехучилищ, учебно-производственных (курсовых) комбинатов, после первичного инструктажа на рабочем месте должны в течение первых 2 — 14 смен (в зависимости от характера работы, квалификации работника) пройти стажировку под руководством лиц, назначенных приказом (распоряжением, решением) по цеху (участку, кооперативу и т.п.).

Примечание. Руководство цеха, участка, кооператива и т.п. по согласованию с отделом (бюро, инженером) охраны труда и профсоюзным комитетом может освобождать от стажировки работника, имеющего стаж работы по специальности не менее 3 лет, переходящего из одного цеха в другой, если характер его работы и тип оборудования, на котором он работал ранее, не меняется.

7.2.5. Рабочие допускаются к самостоятельной работе после стажировки, проверки теоретических знаний и приобретенных навыков безопасных способов работы.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте и целевого инструктажа (новый, с 2022 г): Скачать бесплатно образец

Полезная информация:

Характеристики товара

Бренд: Кадры в порядке
Артикул: ОТ-28
Тип: журнал
Область применения: Охрана труда
Комплект: N
Количество в упаковке: 1
Формат: А4
Количество листов: 32
Ориентация: вертикальная
Тип обложки: мягкая
Материал обложки: золотистый картон
Съёмная обложка:
Есть
Количество страниц: 64
Нумерация страниц: да
Тип бумаги: офсетная
Плотность бумаги: 80 г/м2
Печать: цифровая
Рабочая поверхность листа: двусторонняя
Тип крепления: скрепки
Прошнурован: Да
Тип шнуровки: Лента
Опломбирован: Да
Тип пломбы: Номерная голографическая
Вес (грамм): 205

Длина (мм): 290
Ширина (мм): 210
Цвет : золотистый

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности

Одна из важнейших частей противопожарной политики предприятия – обучение персонала правилам поведения для исключения или ликвидации пожароопасных ситуаций. Информация о проведенном обучении заносится в отдельный журнал инструктажа по пожарной безопасности.

Журналы регистрации инструктажей по охране труда. Ошибки при заполнении. Демидчик А

Чем поможет статья : оформить и заполнить журналы инструктажей без ошибок.
О качественном и своевременном проведении инструктажей по охране труда на предприятии могут рассказать журналы по охране труда.

Журналы регистрации инструктажей по охране труда. Ошибки при заполнении.

Государственные инспекторы труда при проведении проверок соблюдения законодательства о труде и правил и норм по охране труда, прежде всего, выявляют нарушения, связанные с обучением и инструктированием работников по охране труда. Следует заметить, что даже на самых опасных производствах сотрудников порой не знакомят с элементарными правилами, не говоря уже об обязательном проведении инструктажа с внесением записи в соответствующий журнал под роспись.

Инструктажи по охране труда

Виды инструктажей по охране труда и порядок их проведения, определены в «Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда» утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты 28. 11.2008 №175 (далее– Инструкция №175).

Вводный инструктаж

Вводный инструктаж проводится одинаково для всех категорий работников вне зависимости от их образования, должности, профессии, трудового стажа и иных различий: после приема на работу, перед началом трудовой деятельности. Вводный инструктаж проводит инженер по охране труда или специалист организации, на которого возложены эти обязанности.

При наличии в организации пожарной, газоспасательной и медицинской служб вводный инструктаж по соответствующим разделам программы вводного инструктажа может быть дополнен инструктажем, проводимым работниками указанных служб.

При территориальной удаленности структурного подразделения руководителем организации могут возлагаться обязанности (приказом) по проведению вводного инструктажа на руководителя данного структурного подразделения.

В микроорганизациях вводный инструктаж может проводиться руководителем организации.

Справочно: регистрация вводного инструктажа осуществляется в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда, в микроорганизациях регистрацию вводного инструктажа допускается осуществлять в журнале регистрации инструктажа по охране труда( п. 47 Инструкции- №175)

В ходе проведения вводного инструктажа по охране труда работник должен получать основной объем сведений по безопасности и гигиене труда, правилам поведения на территории организации, действиям при возникновении несчастных случаев, аварий и инцидентов на производственных объектах, а также быть ознакомлен с основными обязанностями и правами в области трудовых правоотношений, охраны труда.

Важно! Фактически, от нанимателя требует правильно оформленные и заполненные журналы по охране труда с подписями инструктируемого и инструктирующего.

Справочно: журнал—это книга для записи, учета, регистрации сведений и информации. Журнал позволяет быстро определить и проконтролировать ход работы в области охраны труда, соблюдение установленных законодательством сроков проведения работы, наличие в организации локальных документов и их выдачу.

Внимание! Если в журнале все записи сделаны одним цветом чернила, с одинаковым нажимом и одинаковым наклоном текста, то данное обстоятельство в большинстве случаев может вызвать у проверяющего сомнение о соблюдении порядка проведения инструктажей, а также склонить его к выводу, что журнал заполнялся «на скорую руку» и в последний момент.

Данный, факт, сам по себе нарушением не является, но это косвенно указывает на отношение к охране труда в организации, что приведет к тому, что у проверяющего сложится негативное впечатление об организации работы по охране труда на данном предприятии.

Важно! Специалисту по охране труда необходимо контролировать не только периодичность проведения инструктажей по охране труда, но и своевременное их оформление в соответствующих журналах.

В конце журнала специалист по охране труда, может отвести себе пару страниц для записей о проверках ведения журнала.

Следует знать, что в каждой строке журнала должны быть заполнены необходимые столбцы. Даже если определенное значение столбца повторяется неоднократно (например, дата проведения инструктажа, вид инструктажа фамилия и инициалы инструктирующего, занимаемая должность и т. д.), не допускается внесение символа « -//- »

Глядя на таблицу можно сказать, что повторный инструктаж по охране труда прошел слесарь МСР Иванов П. С. 17.12.2012 года. Сидоров А. А., Гус. А. В., Летов С. А. инструктаж по охране труда не прошли – что следует из отдельно взятой записи о проведении инструктажа каждого из работников.

Если произойдет несчастный случай, с кем-то из перечисленных выше работников, ответственность будет нести наниматель. Так как в данном случае усматривается причинно- следственная связь, поскольку наниматель не провел повторный инструктаж по охране труда с работником, это обстоятельство могло привести к неправильным действиям последнего, вследствие чего была получена травма.

Подготовка журнала

Журнал должен быть прошит, скреплен печатью и заверен подписью руководителя организации или уполномоченного им лица.

Для прошивки журнала, протяните нить, приклейте хвостики нити к последней странице журнала, наложив на них квадратную полоску бумаги. Также на квадратике сделайте надпись: «В журнале прошито, пронумеровано и скреплено печатью (столько-то) листов».

Надпись заверяется руководителем организации или иным уполномоченным им лицом, указывается его должность, ставится подпись, указываются инициалы и фамилия, а также текущая дата.

На эту полоску поставьте печать таким образом, чтобы часть оттиска захватывала наклеенный квадрат, а часть была на листе журнала– пронумеровать, скрепить подписью (руководителя организации или уполномоченного им лица) и печатью организации

Кроме того, ввиду того, что журналы по охране труда имеют срок хранения с даты внесения последней записи 10 лет, следует выбирать журнал из достаточно плотной бумаги, кроме того, желательно при прошивке использовать плотную капроновую нить.

Заполнение журнала вводного инструктажа

В графе №1 заполняется порядковый номер записи.

В графе №2 – дата проведения вводного инструктажа по охране труда.

В графе №3 – фамилия имя отчество лица, прошедшего инструктаж по охране труда.

В графе №4 – профессия (должность) лица, принимаемого на работу.

В графе №5 – структурное подразделение предприятия (согласно штатному расписанию), в которое принимается работник.

В графе №6 – Фамилия, имя, отчество лица проводившего инструктаж по охране труда. Если в организации нет инженера по охране труда, в журнал записываются данные лица, на которое возложены обязанности по проведению вводного инструктажа приказом по организации.

В графе №7 – должность лица, проводившего инструктаж по охране труда.

В графе №8 – расписывается лицо, проводившее инструктаж по охране труда.

В графе №9 – расписывается работник, прошедший инструктаж по охране труда.

Первичный инструктаж

Первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте до начала работы проводят с лицами:

принятыми на работу;
переведенными из одного подразделения в другое или с одного объекта на другой;
участвующими в производственном процессе, привлеченными к работам в организации или выполняющими работы по заданию организации.

Первичный инструктаж на рабочем месте проводят также : с работниками других организаций, в том числе командированными, при участии их в производственном процессе или выполнении работ на территории организации;с работниками других организаций, выполняющими работы на территории организации, данный инструктаж проводит руководитель работ при участии руководителя или специалиста организации, на территории которой проводятся работы.

Первичный инструктаж на рабочем месте проводят индивидуально с практическим показом безопасных приемов и методов труда. Допускается проводить его с группой лиц, обслуживающих однотипное оборудование и в пределах общего рабочего места.

Первичный инструктаж на рабочем месте проводят по утвержденной руководителем организации программе, составленной с учетом особенностей производства и требований нормативных правовых актов по охране труда, или по инструкциям по охране труда для профессий и видов работ.

В журнале регистрации инструктажа по охране труда указывают наименования программ первичного инструктажа на рабочем месте или номера инструкций по охране труда, по которым проведен инструктаж по охране труда (п. 49-53 Инструкции № 175).

Заполнение журнала первичного инструктажа

В графе №1 заполняется порядковый номер записи.

В графе №2 – дата проведения инструктажа по охране труда.

В графе №3 – фамилия и инициалы работника, прошедшего инструктаж по охране труда.

В графе №4 – профессия (должность) работника, прошедшего инструктаж.

В графе №5 указывается вид инструктажа по охране труда: первичный, повторный, внеплановый, целевой.

В графе №6 указывается причина проведения внепланового или целевого инструктажа по охране труда. При проведении первичного и повторного инструктажей по охране труда данная графа не заполняется.

В графе №7, как правило, указываются номера инструкций по охране труда, в соответствии с перечнем инструкций по охране труда, утвержденным в организации.

В графе №8 указывается фамилия и инициалы руководителя структурного подразделения, проводившего инструктаж по охране труда с работниками.

В графе №9 расписывается работник, получивший инструктаж по охране труда.

В графе №10 расписывается руководитель структурного подразделения, проводивший инструктаж по охране труда.

Графы № 11-13 заполняются при проведении первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте в случае необходимости проведения стажировки работника в соответствии с пунктами 22-25 Инструкции №175.

Важно! Стажировка назначается приказом по организации, в котором указывается лицо, проводящее стажировку (как правило, непосредственный руководитель или работник, с опытом работы не менее 3 лет по данной профессии (видам работ), вид работ, продолжительность работ (как правило, от двух до пяти рабочих дней (смен)). В случае положительных результатов проведения стажировки, приказом по организации, работник прошедший стажировку допускается к самостоятельной работе.

В графе №11 указывается дата начала стажировки и дата ее окончания.

В графе №12 расписывается работник, прошедший стажировку.

В графе № 13 расписывается лицо, проводившее стажировку и допустившего работника к самостоятельному выполнению работ. Указывается дата окончания стажировки.

Внимание! Иногда, при неимении возможности одновременного проведения инструктажа и оформления журнала регистрации инструктажей по охране труда, должностные лица, проводящие инструктаж сначала записывают фамилию работника, затем работник расписывается (в пустой строке журнала), после чего журнал оформляется полностью.

Однако, такая практика приводит к тому, что можно просчитаться и заполнить не ту графу журнала, а это ненужные исправления. Кроме того, можно забыть о том, что журнал не оформлен в полном объеме, а это значит, что инструктаж не проведен.

В результате имеем: в первом случае – дополнительные вопросы и сомнения у проверяющего, а во втором – штрафные санкции.

Поэтому лицо, ответственное за проведение повторного инструктажа за несколько дней до его проведения, может заполнить графы 1, 3, 4, 5, 6, 8 с известной информацией, а по факту проведения инструктажа заполнить лишь дату проведения инструктажа, истребует роспись работника, и распишется сам.

Справочно: в Инструкции №175 нет требований, касательно хронологического порядка ведения журнала.

Однако, для того чтобы избежать лишних вопросов и ненужных оправданий, никаких пропусков в журнале регистрации инструктажей не должно быть! Всё строго по хронологии!

Внимание! Для того чтобы никого не упустить, хорошо отдельно вести алфавитный список работников подразделения и в котором делать отметки об поведенных инструктажах. В журнале можно предусмотреть несколько граф с датами инструктажа (и видами).

В этом журнале можно цветным маркером выделять клеточки напротив фамилий тех, кто на больничном или в отпуске, а по мере возвращения, например, затушёвывать чёрным.

Таким образом, вы можете напомнить руководителю подразделения о том, что ему необходимо провести инструктаж с теми, кто отсутствовал.

Андрей Демидчик, специалист по охране труда

Источник: https://www.espot.by/izdaniya/espot/zhurnaly-registratsii-instruktazhei-po-o_0000000

Для чего нужен журнал учета противопожарного инструктажа на рабочем месте

Усвоение теоретической части по технике безопасности на предприятии – обязательное условие для допуска вновь прибывшего сотрудника на свое рабочее место. Кроме вводного инструктажа для работников предусмотрены и другие виды занятий, в зависимости от стажа работы на предприятии или других особых условий. Всего предусмотрено 5 видов инструктажей для персонала:

— вводный;
— первичный;
— повторный;
— целевой;
— плановый.

Относиться к заполнению книги регистрации инструктажей, как к простой формальности, не допустимо. Ведь в случае чрезвычайной ситуации на предприятии она станет подтверждением того, что с работниками были проведены обучающие занятия. А любая проверка со стороны пожарного надзора в первую очередь затребует журнал.

За своевременность и правильность заполнения журнала отвечает руководитель либо лицо, ответственное за безопасность. Уполномоченный сотрудник должен в совершенстве знать дисциплину, которую преподает, и иметь опыт работы на рассматриваемом предприятии. Кроме того, от него требуется наличие личностных качеств, которые помогут в обеспечении безопасной среды на предприятии.

Важно! Часто по прибытии на новую должность сотрудник проходит одновременно инструктажи по пожарной безопасности и охране труда. В такой ситуации необходимы соответствующие записи в отдельные журналы.

Как часто заполнять

Заполнение журнала регистрации инструктажа на рабочем месте происходит непосредственно после осуществления инструктирования работников. Такая необходимость может возникать при трудоустройстве новых сотрудников, при прохождении стажировки студентами. Внеплановое инструктирование проводиться при появлении подобной необходимости, например, в связи с внештатной ситуацией или закупкой нового оборудования.

В обычных ситуациях повторное инструктирование проводиться через 6 месяцев после первичного, о чем делается соответствующая запись в журнале учета. В организациях с повышенными производственными рисками необходимость в проведении инструктажа возникает каждые три месяца, соответственно, о чем делаются записи в журнале.

Форма журнала вводного инструктажа по пожарной безопасности

Чтобы у ответственного сотрудника не возникло проблем с проверяющими органами, важно усвоить, как заполнять журнал регистрации вводного противопожарного инструктажа.

Традиционно каждая страница такой книги содержит таблицу со столбцами:

— Дата инструктирования;
— ФИО сотрудника, прослушавшего инструктаж;
— год рождения инструктируемого;
— занимаемая должность слушателя;
— вид инструктажа;
— ФИО инструктора;
— подписи участников.
До начала заполнения журнала важно убедиться, что он соответствует таким требованиям:
Удобная прошивка. Листы должны быть прошиты тонким шнурком или ниткой. Важно убедиться, что все страницы удобно открываются, а текст полностью читаем.
Печать. После прошивки книги концы шнурка приклеиваются к обложке вместе со специальной наклейкой. На ней указывается количество листов в журнале, дата шнуровки и данные об ответственном сотруднике. После высыхания клея на наклейку и часть обложки ставится печать.
Нумерация. Подсчет страниц может начинаться с обложки либо с первой страницы с таблицей. Для нумерации может использоваться ручка, штемпель или распечатка на принтере. Главное, чтобы номера страниц были указаны до начала эксплуатации книги.

Правила заполнения журнала учета инструктажей по пожарной безопасности

Законодательством установлены строгие нормы заполнения и ведения текущих журналов, а также хранения архивных документов.

При заполнении страниц журнала запрещено:

— пропускать, заполнять прочерками или буквой «Z» строчки в журнале;

— перечеркивать, заклеивать, вырезать, стирать ошибки;

— вырывать листы, вставлять на их место новые страницы;

— делать записи карандашом или маркером.

Важно! При заполнении журнала не допускается пропуска отдельных граф: все клетки заполняются по порядку.

Журнал инструктажа по технике безопасности

Исходя из вышеизложенного, можно сказать, что журнал по технике безопасности 2021 года представлен в трех формах:

Журнал регистрации вводного инструктажа.
Журнал для инструктажей на рабочем месте.
Журнал для целевых инструктажей

Их оформляют и ведут по следующим правилам:

Журнал должен быть прошит, а его станицы пронумерованы.
Прошивка скрепляется печатью организации и подписью ответственного лица.
Помарки и исправления в журнале не допускаются.

Закон не регламентирует, что у одного работодателя должен быть лишь один экземпляр каждого вида журнала. Поэтому в зависимости от удаленности подразделений и специфики работы можно заводить несколько журналов для одной компании. Главное, чтобы все инструктажи были зафиксированы, и работодатель мог предъявить сведения по каждому работнику.

Ведут журналы должностные лица, на которых работодатель возложил обязанность проводить инструктажи.

Ниже будет подробно рассмотрено, как заполняется Журнал по технике безопасности, образец на каждый вид и ссылка для скачивания заполненной формы.

Советы по написанию брифингового документа

Описание
Женщина, написанная Коллективным документом Компьютер
Источник
Thinkstock 175206709 / WAVERBREAKMEDA LTD

БРИБОЛЕТС ситуации профессионально. В информационном документе указывается конкретная проблема с целью побудить других также решить эту проблему. Этот тип документа также обычно предлагает предлагаемое решение или рекомендации по представленной проблеме.

Назначение сводного документа

Сводки и информационные документы используются в различных условиях. Они используются в различных профессиональных условиях для формального решения проблем. Юристы называют их юридическими сводками, а представители правительства называют их информационными записками. Основная цель — решить проблему, убедить других присоединиться к ней и/или предложить решение проблемы.

Советы по составлению эффективных информационных документов

Чтобы использовать советы по составлению информационных документов, вы должны понимать назначение этого типа документов. Эти документы не только формально представляют проблему, но и позволяют другим рассмотреть вопрос или ситуацию, которые необходимо решить, чтобы можно было принять решение о дальнейших действиях.

Будь краток

Информационный документ не должен превышать двух страниц. Он должен непосредственно касаться сути проблемы и давать подробный обзор, но не быть пространным.

Используйте лаконичный язык

Информационные документы должны быть, как следует из названия, краткими. Здесь не место быть многословным или использовать образный язык. Вместо этого используйте четкие, краткие предложения, чтобы четко и прямо объяснить проблему (проблемы). Четко изложите ситуацию и возможные решения, используя как можно меньше слов.

Используйте простой для понимания формат

Информация в информационном документе должна быть представлена в информативном и практичном структурированном формате. Контент должен быть разбит на части, чтобы читателям было легко следить за деталями. Используйте короткие предложения, небольшие блоки текста и маркеры, чтобы обеспечить максимальное удобство просмотра. Структура должна включать:

проблему или тему, включая предысторию и текущий статус
важные детали, относящиеся к проблеме
рекомендуемые варианты решения вопроса

Избегайте спекуляций

Информационный документ не место для выдвижения теорий или предположений. Он должен включать обзор фактической информации с потенциальными решениями, которые логически следуют из фактов. По любым вопросам или фактам, упомянутым в документе, должны быть предоставлены доказательства или источники.

Этапы написания информационного документа

Понимание того, как написать информационный документ, важно при профессиональном изложении проблем. Выполните следующие действия при составлении информационного документа, чтобы убедиться, что информация представлена надлежащим образом.

Шаг 1. Обобщите ключевую информацию

Как автор информационного документа, вы должны фильтровать стенограммы интервью, документы и другие материалы, чтобы выделить то, что важно для ознакомления других. Хотя вы должны хранить все соответствующие исследовательские материалы, не включайте в брифинг обширные приложения или вложения. Документ, который вы создаете, должен стоять сам по себе, не требуя, чтобы читатели копались в других документах в поисках подтверждающей информации.

Шаг 2: Проверка сведений

Для вас очень важно убедиться, что все сведения и другая информация, включенная в информационный документ, являются фактическими и надежными. Другие люди будут полагаться на эту информацию, чтобы определить, поддержат ли они решение вашего вопроса или захотят предложить альтернативные варианты действий. Все в документе должно быть точным; любые претензии должны быть подкреплены данными.

Шаг 3: Предложите альтернативы

Информационные документы должны выходить за рамки простого описания ситуации, а также предлагать одно или несколько потенциальных решений. Любые предлагаемые решения должны быть осуществимыми и разумными. Поскольку одна из целей информационного документа состоит в том, чтобы заставить других помочь и согласиться с проблемой и помочь в ее решении, потенциальные решения должны быть представлены в убедительной манере.

Шаг 4: Контроль качества

Очень важно, чтобы вы уделили время тому, чтобы документ был точным, легко читаемым и доступным. После того, как вы закончите черновик, внимательно просмотрите его, чтобы определить области, в которых может потребоваться дополнительная информация или источники, которые могут потребоваться добавить, абсолютно убедившись, что все правильно и из надлежащих источников. Убедитесь, что все идет хорошо, и формат легко соблюдается. Проверьте на наличие ошибок и внесите необходимые корректировки.

Шаг 5: Тщательно отредактируйте и вычитайте

Выделите время, чтобы отредактировать и вычитать свой информационный документ, прежде чем представить его своим коллегам или другим специалистам. Дважды проверьте содержимое и просмотрите документ на наличие орфографических или грамматических ошибок. Попросите хотя бы еще одного человека просмотреть документ, чтобы проверить наличие ошибок и упущений и убедиться, что кто-то, кто не изучил весь исследовательский материал, может полностью понять ситуацию, описанную в нем.

Образец информационного документа

Просмотр примера информационного документа — отличный способ лучше понять, как применять эти советы и выполнять следующие шаги. В приведенном ниже примере информационного документа основное внимание уделяется информированию руководства компании о внедрении новой программы. Он предоставляет информацию о том, что было сделано до сих пор, давая им знать, что еще нужно решить, и запрашивая мнение.

Краткая информация: обновление состояния внедрения программного обеспечения для управления персоналом
Цель этого брифинга — предоставить членам руководящего состава обновленную информацию о внедрении новой информационной системы управления персоналом (HRIS) компании XYZ.

Ключевые детали
Expert HR Tech был выбран в качестве нашего нового приложения HRIS.
Группа внедрения Expert HR Tech в настоящее время работает над настройкой.
Наши отделы кадров и бухгалтерии собирают данные, запрошенные Expert HR Tech, которые необходимы для преобразования наших данных. Эти данные должны быть представлены до 2 декабря 2020 г.
Ожидается, что преобразование данных займет около четырех недель, что означает, что мы сможем начать работу с новой системой в начале января 2021 года. модуль за раз, или если мы предпочитаем подождать, пока вся система не будет готова к запуску.
Нам также необходимо организовать виртуальные учебные занятия, чтобы ключевой персонал знал, как использовать новую систему до ее внедрения.
Рекомендации
Комитет HRIS рекомендует выбирать помодульную реализацию. Мы считаем, что такой подход поможет сделать переход максимально плавным. Постепенно внедряя новую систему, обучение можно проводить в шахматном порядке. Это также поможет убедиться, что проблемы (если они есть) могут быть выявлены на ранних этапах развертывания. Это вариант, который производитель программного обеспечения (Expert HR Tech) предлагает как наиболее эффективный.
Мы предлагаем запланировать начальную сессию обучения для руководителей групп за две недели до внедрения первого модуля, а также дополнительные еженедельные сессии для сотрудников в течение первой недели первоначального развертывания.
Мы предлагаем оценить потребности в дополнительном обучении в это время, так как система будет работать, и мы получим отзывы от первоначальных групп, которые создали обучение. Возможно, потребуется запланировать дополнительное обучение с помощью Expert HR Tech для оставшихся команд, хотя мы надеемся, что остальную часть обучения можно будет провести самостоятельно.
Дальнейшие действия
Пожалуйста, сообщите о своих мыслях по вышеизложенным рекомендациям до 15 сентября, то есть за день до следующего заседания комитета HRIS.
Мы должны предоставить Expert HR Tech решение о наших предпочтениях по внедрению (модуль за модулем или все сразу) не позднее 1 ноября.
Чтобы начать обучение до внедрения, мы к этому времени также необходимо предоставить им наши предпочтительные даты первоначального обучения.
С уважением Представлено
Синди Уилсон, руководитель комитета HRIS
cindy@XYZemail. com

Совершенствуйте свои профессиональные навыки письма

Информационные документы обычно используются в профессиональных условиях. Теперь, когда у вас есть представление о том, как создать такой документ, изучите способы расширения других навыков письма, которые могут быть полезны в вашей профессиональной карьере. Начните с улучшения своих технических навыков письма. Если вы уже умеете писать технические документы, подумайте о том, чтобы научиться писать руководства пользователя.

Что включить (с шаблоном) [2023] • Асана

Как и любая другая задача, творческая работа требует четкого плана и измеримых целей до начала работы. Вот тут-то и приходит на помощь творческий бриф. Разработка творческого брифинга позволяет вам применять упреждающий подход и излагать требования при планировании своей творческой работы. Помимо других важных элементов, ваш творческий бриф — это ваша возможность определить объем, сроки и результаты, характерные для творческой части вашего проекта.

В целом, творческий бриф помогает держать всех на одной волне — уменьшая чувство разочарования или замешательства — и в то же время гарантируя, что ни одна часть процесса проектирования не будет узким местом.

Что такое творческий бриф?

Креативное задание служит источником вдохновения и руководством для всей работы, которая обычно включает в себя командное сотрудничество дизайнеров, копирайтеров, контент-маркетологов и других отделов. Цель состоит в том, чтобы согласовать все заинтересованные стороны с творческими требованиями, установить ключевые сообщения, управлять ожиданиями и упростить творческую команду для успешной работы. Мало того, что эффективное творческое задание чрезвычайно полезно с творческой точки зрения, оно также служит универсальным источником всей ключевой информации о вашем проекте.

Читайте: Каковы преимущества управления проектами?

Креативное задание используется для определения любых соответствующих требований к творчеству, включая сообщения, аудиторию и определение того, как будет измеряться успех. После создания брифа запланируйте стартовую встречу для обсуждения конфликтов или ограничений. Таким образом, у вас будет время пересмотреть и обновить свой творческий бриф до начала работы.

Помните: творческие заметки не предназначены для того, чтобы их писали, а затем оставляли в застое. Прежде чем вы начнете свою работу, ваше творческое задание должно быть постоянно развивающимся документом, который может меняться по мере того, как творческие требования продолжают уточняться или корректироваться. Однако к моменту начала работы ваше творческое задание должно представлять собой четкий план и содержать конкретные цели, на которые ваши дизайнеры, контент-менеджеры и креативщики могут ссылаться на протяжении всего процесса, чтобы убедиться, что все согласованы и принимают правильные решения.

Прочтите: Как создать техническое задание за 7 шагов

Создайте шаблон спецификации

Основные элементы творческого задания

Важно понимать, что такое творческое задание и зачем оно вам нужно. Однако знание того, что на самом деле нужно добавить, сэкономит вам значительное время и уменьшит количество встреч с вашей творческой командой. Вы можете не возвращаться к вопросам и конфликтам в будущем, поместив соответствующую информацию в свое творческое задание заранее.

Взгляните на эти обязательные элементы для каждого творческого задания. Независимо от того, планируете ли вы маркетинговую кампанию, пишете творческое задание для рекламного агентства или готовите творческое задание для своей внутренней команды, эти девять шагов помогут вам уточнить ключевую информацию, необходимую вашей команде для достижения успеха. Имейте в виду, что ваш бриф может содержать больше элементов — и вы, безусловно, можете добавлять их по мере того, как они относятся к вашей работе, — но критерии, упомянутые ниже, должны быть частью почти каждого творческого брифинга.

Title and description
Goals and objectives
Audience
Messaging and tone
Assets and deliverables
Stakeholders
Budget
Timeline
Процесс распространения

Название и описание

Сначала дайте название своему творческому заданию. Предоставьте краткое описание творческой работы, чтобы члены команды поняли, почему они являются ее частью. Сообщите им о намерении творческой работы.

Пример:

Название: Рекламная кампания по запуску нового продукта

Описание: Поскольку мы готовимся к запуску новейшего продукта Apollo Enterprises, мы подготовим серию рекламных объявлений, чтобы представить его на рынке.

Цели и задачи

Почему вы работаете над этим? На этом этапе вашего творческого задания вы хотите определить конкретные потребности бизнеса и то, что будет выполнено в результате работы. Как выглядит успех для этой конкретной работы? Когда вы записываете свои цели, убедитесь, что они измеримы. В конце проекта вы захотите оглянуться на них и четко знать, достигли ли вы своих целей.

Пример:

Цели и задачи: Охватить 500 000 потенциальных клиентов с помощью платного поиска в течение одного месяца и добавить 5000 новых подписчиков в наш список рассылки.

Прочтите: Создавайте лучшие SMART-цели с помощью этих советов и примеров. Ищите конкретные идеи, поскольку они становятся вашими жемчужинами ценной информации. Получите четкое представление о том, кто будет потреблять ваши результаты (видео, рекламу и т. д.). Постарайтесь изо всех сил определить, как выглядит этот человек, указав такие демографические данные, как возраст, пол, уровень дохода, семейное положение или уровень образования.

Также обратите внимание на то, что ценит ваша аудитория, а также на ее интересы, желания и потребности. Укажите, пытаетесь ли вы привлечь текущих или потенциальных клиентов. Ответы на как можно больше вопросов о том, как выглядит ваша аудитория, помогут вам и вашей команде на этом пути.

Пример:

Аудитория: Мужчины, 30–65 лет, средний доход, не ниже среднего образования. Они ценят время на свежем воздухе, работая руками, инструментами и гаджетами. Они не являются текущими клиентами Apollo Enterprises.

Сообщения и тон

Теперь, когда вы знаете, кто ваша аудитория, вам нужно четко определить, какие сообщения вы хотите донести до них. Кроме того, когда ваша целевая аудитория получает это сообщение, что они должны думать, чувствовать, хотеть и делать? Вы просите их принять меры?

Если у вас уже есть руководство по бренду, обязательно включите его в свое творческое задание или сообщите заинтересованным сторонам, где его найти. Соблюдение рекомендаций бренда гарантирует, что тон и голос ваших сообщений будут соответствовать общему бренду, а ваши сообщения будут согласованными во всех маркетинговых инициативах.

Если у вас нет установленных принципов бренда, поработайте с нужными членами команды, чтобы собрать информацию о тоне и голосе, которым должна следовать эта конкретная творческая работа. Подумайте о своем сообщении как о человеке. У него должен быть голос (личность) и тон (настроение или отношение).

Пример:

Сообщения и звуковой сигнал: Мы хотим, чтобы наша аудитория стала творцом и использовала новый продукт Apollo Enterprises как часть их самого ценного набора инструментов. Мы должны отмечать целевую аудиторию за то, что они работают руками, и заставлять их гордиться своими творениями.

Активы и результаты

Поскольку работа вашей команды создаст некие творческие активы (или многие), в этой части вашего задания следует описать, что это за активы и результаты. Например, если вы создаете рекламу, конечным результатом будет фактическая реклама. Убедитесь, что вы указали требования к ресурсам, такие как размеры, количество версий и элементы дизайна.

Пример:

Активы и результаты: Три разных рекламных объявления, каждое со своим слоганом и изображением (по одной версии для каждого из следующих размеров: 250 x 250, 728 x 90, 120×600).

Заинтересованные стороны

Творческая работа обычно требует межфункционального командного сотрудничества. Маркетинг и дизайн почти всегда задействованы, и часто другие отделы также играют свою роль. Это означает, что несколько человек из разных команд работают вместе над одним и тем же желаемым результатом.

Вот почему так важно заранее определить все важные заинтересованные стороны. Каждый член команды должен знать, кто вовлечен и за что он отвечает. Вы сэкономите много времени, отвечая на вопросы в будущем, если добавите это в свое творческое задание.

Пример:

Заинтересованные лица:

Творческая группа: Ларри (копия объявления), Эмма (дизайн объявления) Терри (распространение рекламы)
Команда продукта: Зак (менеджер по продукту)

Прочтите: Как написать эффективное краткое описание продукта (с шаблоном)

Бюджет

Установление бюджета с самого начала поможет вам оставаться в рамках в финансовом плане и направлять ваши решения. Убедитесь, что вы записываете фактические цифры и указываете затраты, где это возможно. Проведение некоторых быстрых исследований заранее поможет. Есть ли способы сократить некоторые расходы? Если вы дадите себе некоторое время, чтобы поиграть с цифрами, прежде чем даже приступить к работе, вы будете в хорошем расположении духа перед своим боссом!

Пример

Бюджет: Общий бюджет составляет 8 000 долларов США, из которых 5 000 долларов США пойдут на расходы на рекламу, 1 500 долларов США на дизайн и 1 500 долларов США на копирайтинг.

Прочтите: Шаблоны бюджетных предложений: 5 шагов для обеспечения финансирования

Сроки

Своевременное установление графика вашей работы поможет вам и вашей команде не сбиться с пути. Определите дату начала и дату окончания, а затем укажите как можно больше важных дат между ними. Знание важных сроков с самого начала дает всем заинтересованным сторонам представление о том, сколько времени займет их часть работы. Они могут планировать соответствующим образом и сообщать вам о любых конфликтах. Будьте как можно конкретнее с датами и крайними сроками, и имейте в виду, что, возможно, потребуется внести коррективы по ходу работы.

Пример:

Временная шкала :

Собрание удара: 5 мая
Финал творческий краткий обзор: 10 мая
А.d.
Планы покупки объявлений. Планы покупки: 15 июня
объявления в прямом эфире: 1 июля — 31 июля
Мера объявление Успех: продолжающийся
Обертка: 15 август

Создайте счет. шаблон материалов

Процесс распространения

Определение того, как ваши медиаресурсы на самом деле попадут к вашей аудитории, является частью вашего творческого задания, которую нельзя пропускать. Вся тяжелая работа, которую вы вкладываете на каждом этапе своего творческого процесса, завершается эффективной стратегией распространения. Другими словами, как вы будете передавать свое сообщение? Социальные сети, электронная почта, сообщения в блогах и платная реклама — это лишь несколько способов распространения ваших медиа.

Пример:

Процесс распространения: Платформа Google Adwords для размещения рекламы.

Пример творческого задания

Увидев примеры того, как на самом деле выглядят отличные творческие задания, вы сможете сформулировать свое собственное. Посмотрите на этот звездный пример и обратите пристальное внимание на детали. Вы можете сказать, что менеджер проекта потратил время и подумал, чтобы разработать это творческое задание и помочь своей команде работать вместе.

Шаблон творческого описания

Начните работу с этого шаблона творческого задания, чтобы обозначить цели своей кампании, творческие результаты, срок выполнения, маркетинговую стратегию и многое другое.

Название и описание:

Четкое имя, которое ваши заинтересованные стороны могут легко идентифицировать, и краткое изложение, которое передает цель вашего творческого задания.

Цели и задачи:

Определите показатели успеха для своего творческого задания.

Аудитория:

На кого вы ориентируетесь в своей кампании и каковы их ценности, интересы и потребности? Этот раздел должен включать любые соответствующие демографические данные.

Сообщения и тон:

Какой тон вы пытаетесь использовать? Что вы хотите, чтобы ваша аудитория чувствовала, когда увидит ваши творческие активы?

Assets and deliverables:

Asset and deliverable 1
Asset and deliverable 2
Asset and deliverable 3

Stakeholders

Заинтересованные стороны 1
Заинтересованные стороны 2
Заинтересованные стороны 3

Бюджет:

. Есть ли какие-то конкретные детали того, как должен расходоваться бюджет?

Хронология:

Дата: Описание

372 Description
Date: Description
Date: Description

Distribution process:

Specify how you will reach your audience как только ваши активы и результаты будут готовы.

Использование творческого задания при работе с агентствами

Иногда внутренние заинтересованные стороны — не единственные люди, с которыми вы будете сотрудничать в творческой работе. Компании могут нанять агентство, чтобы помочь. Если вы обнаружите, что работаете с агентством, вот как вы можете использовать творческий бриф, чтобы получить максимальную отдачу от партнерства.

Сделайте свое творческое задание отправной точкой.

Когда вы передаете творческое задание своим контактным лицам в агентстве, воспользуйтесь возможностью, чтобы обсудить с ними свои цели и при необходимости уточнить творческое задание. Спросите их мнение. Они здесь, чтобы помочь, и их поддержка облегчит каждую часть общего процесса. Позвольте партнерам вашего агентства рассказать вам, что будет работать, а что нет.
Создайте надежную окончательную версию своего творческого задания
Чем больше ценной информации вы укажете, тем меньше вопросов возникнет у вас позже. И помните, хотя агентство является вашим партнером, оно работает и с другими компаниями. Предоставив им как можно больше информации, вы и ваш творческий бриф будете выделяться (в хорошем смысле). Например, вы захотите включить любые применимые руководства по стилю, рекомендации по тону голоса, соответствующую внутреннюю информацию для обмена сообщениями и любые рекомендации по бренду, которые агентство должно учитывать при работе.
Будьте открыты для изменений
Творческая работа движется быстро, и некоторые руководители проектов ошибаются, думая, что их творческое задание должно быть жестким, чтобы поддерживать быстро развивающиеся команды.

Правила заполнения журнала инструктажа на рабочем месте: Заполнение журналов по охране труда образец с 1 сентября 2022 года