Предварительный счет на оплату: Как выставить счёт на оплату онлайн — сделать счет на оплату товаров и услуг 2022 — «Мое Дело»

Предварительный счет на оплату: Как выставить счёт на оплату онлайн — сделать счет на оплату товаров и услуг 2022 — «Мое Дело»

Что должно быть в счёте на оплату, чего быть не должно и что дико бесит / Хабр

Мы уже разбирали “Одностраничный устав ООО с двумя директорами электронно и открытие счёта в банке дистанционно” и “Хороший договор — короткий договор”, теперь поговорим про счёт.

Счёт на оплату очень простой основной документ, но он же и доставляет много боли и лишних трудозатрат, если составлен криво или по нему криво платят. 

Попробуем выкинуть всё лишнее и сделать понятно и красиво. Здесь в основном речь пойдёт о России, но и заграничные счета бывают запутанными. Немного скажу и про Европейский Союз.

Счета, которые взрывают мозг

Не заставляйте клиента думать и суетиться!

1. Счёт в формате картинки или сканированный в pdf. Убейтесь, сволочи, об стену, кто так делает. Всегда требуем прислать в формате, где можно легко копипастить реквизиты.

2. В счёте два банковских счёта. АААА… на какой платить?! 

3. Нет назначения платежа. Бухгалтер начинает думать и пишет дичь, из которой потом невозможно понять за что платили.

4. НДС указан мелким шрифтом не на самом видном месте. Ой… опять оплатили сумму без НДС.

5. Не сказано, что НДС не облагается. Ой… а в платёжку автоматом подставилось: “включая НДС”.

6. Полно лишней информации.

7. Нет телефона и email кому задавать вопросы.

8. Реквизиты не совпадают с теми, что подставляются по ИНН и БИК.

Факты о счёте

1. Счёт — необязательный документ. Платить можно без счёта, по договору, по акту, на основании счёта-фактуры, УПД, товарной накладной и т. п.

2. Счёт — это просто приглашение к платежу. Сам по себе он не порождает обязательств оплаты.

3. Никто не обязан выставлять счёт, если только это не прописано в договоре.

4. Счёт не является первичным учётным документом согласно ст. 9 402-ФЗ, т.к. не отражает факта хозяйственной деятельности в общем случае. Следовательно, нет требований закона что там должно быть.

5. Счёт может быть совмещён с договором или актом. А может быть всё в одном: договор-счёт-акт.

6. Счета не нужны для постпоплаты. Постоплату правильнее производить по акту выполненных работ или счёту-фактуре, или УПД, тем самым, сразу понятно, что это постоплата.

7. В отличии от счёта-фактуры, УПД, акта, у счёта нет утверждённого правительством XML-формата. Но есть XML-форматы у отдельных программ, например, у 1С. Но реально никто ими не пользуется, во всяком случае, среди наших контрагентов.

8. Оплата счёта может означать акцепт договора, согласие со стоимостью, принятие услуг, если это написано в счёте или следует из назначения платежа.

9. В ЕС, например, в Словении, счёт соответствует нашему счёт-фактуре, а нашему счёту соответствует предварительный счёт. Однако, нередко бывает присылают на предоплату именно счёт-фактуру.

Минимальный набор что должно быть в счёте

Для оплаты по безналу плательщику нужно:

1. ИНН получателя.

2. Расчётный счёт получателя в банке и БИК этого банка.

3. Назначение платежа.

4. Сумма с указанием без НДС или с НДС и суммой НДС.

Этих данных достаточно для заполнения платёжного поручения. Жаль, минимализм не все любят. А то было бы прикольно выставлять такие счета в одну строку:

7730588444 40702810201500019616 044525999 За услуги дата-центра 1000р. без НДС.

Такой формат счёта можно обернуть в XML-тэги и делать де-юре или де-факто стандартом обмена для ЭДО.

Если оплата картой, то счёт может содержать только URL страницы оплаты. Хорошо, если ещё и QR-код рядом будет.

Если оплата наличными, то можете, хоть на салфетке написать сумму.

В Словении для перевода внутри страны достаточно IBAN, по нему подставляются все реквизиты в банке автоматически. Конечно, сумма и назначение перевода ещё потребуются. Есть ещё пара опциональных параметров.

При переводе денег в Revolut или из него нужно указать наименование получателя, IBAN и BIC (SWIFT) и адрес. ИНН не указывается. Платежи доходят и с ошибкой в наименовании. То есть ключевыми являются только IBAN и BIC (SWIFT), а остальные просто как описание.

Назначение платежа

Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.  

Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.

Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.

В счёте не помешает указать

Счётом пользуется бухгалтер плательщика, когда отправляет деньги, сотрудники плательщика, которые получают товар или услугу. У бухгалтера потом возникают вопросы, и он начинает создавать нагрузку на своих сотрудников, а они — на сотрудников получателя денег. Поэтому следует сократить трудозатраты. Стоит указать в счёте:

1. Номер и дату счёта. Они нужны, чтобы ссылаться и искать счёт в базе.

2. Фактический адрес, если к вам приезжают.

3. Наименование плательщика без его реквизитов.

4. Логотип для красоты и солидности.

5. Адрес ЛК получателя, где доступны все копии документов в электронном виде, включая акт сверки, который так любят запрашивать, отвлекая нашего бухгалтера от работы.

6. Телефон и email, чтобы они всегда были под рукой.

7. Почтовый адрес, куда не перешедшие на ЭДО динозавры должны отправлять свою макулатуру, губя природу.

8. QR-код для загрузки реквизитов в мобильное приложение банка, чтобы не копипастить реквизиты. Пока такая фишка есть только в мобильных приложениях банков физлиц, но, надеюсь, когда-нибудь появится и у юрлиц.

9. Прочую реально полезную информацию.

Делать ли детальную расшифровку суммы в счёте по позициям?

Если счёт одновременно и договор, то да. Счёт является одновременно сметой или детализацией заказа. Закон этого не обязывает, но это общепринято, что нужно объяснить из чего получилась сумма. 

Если есть договор со сметой или каким-то иным документом, где уже есть детализация, то смысла дублировать информацию нет.

Чего в счёте быть точно не должно

Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:

1. Реквизиты плательщика помимо его наименования.

2. Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН. КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.

3. Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.

4. Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.

Итог, пример нашего счёта

Дата-центр ITSOFT — размещение и аренда серверов и стоек в двух дата-центрах в Москве. За последние годы UPTIME 100%. Размещение GPU-ферм и ASIC-майнеров, аренда GPU-серверов, лицензии связи, SSL-сертификаты, администрирование серверов и поддержка сайтов.

СЧЕТ 62 «РАСЧЕТЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ» \ КонсультантПлюс

СЧЕТ 62 «РАСЧЕТЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ»

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками, а также взаимосвязанными организациями — за проданные: готовую продукцию, животных, товары; выполненные работы и оказанные услуги; полученные авансы и предварительную оплату.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» дебетуют в корреспонденции со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на сумму предъявленных расчетных документов.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» кредитуют в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п. При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

К счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» могут быть открыты субсчета:

62-1 «Расчеты по государственным контрактам»;

62-2 «Расчеты с заготовительными и перерабатывающими организациями АПК»;

62-3 «Расчеты по векселям полученным»;

62-4 «Расчеты по авансам полученным»;

62-5 «Внутригрупповые расчеты взаимосвязанных организаций»;

62-6 «Расчеты с прочими покупателями и заказчиками».

Субсчет 62-1 «Расчеты по государственным контрактам» предназначен для обобщения информации о расчетах с государственными органами за проданную продукцию и скот.

По мере признания продажи в счет выполнения государственных заказов задолженность уполномоченных органов отражают по дебету этого субсчета в корреспонденции со счетом 90 «Продажи». Если отгрузка сельскохозяйственной продукции производилась в счет погашения ранее полученного товарного кредита, то одновременно делают запись по дебету счетов 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» и кредиту субсчета 62-1 «Расчеты по государственным контрактам».

Субсчет 62-2 предназначен для обобщения информации о расчетах за проданную сельскохозяйственную продукцию, животных и оказанные услуги по их доставке, в порядке выполнения договоров. По мере признания продажи заготовительным организациям задолженность отражают но дебету этого субсчета в корреспонденции со счетом 90 «Продажи», субсчет 1 «Выручка». Если сельскохозяйственная организация и заготовительная организация входят в состав взаимосвязанной группы, то такие расчеты следует учитывать на субсчете 62-6 «Внутригрупповые расчеты взаимосвязанных организаций».

На субсчете 62-3 «Расчеты по векселям полученным» отражают информацию о задолженности покупателей и заказчиков, обеспеченной полученными векселями.

Если по полученному векселю, обеспечивающему задолженность покупателя (заказчика), предусмотрен процент, то по мере погашения этой задолженности делается запись по дебету счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета» и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (на сумму погашения задолженности) и 91 «Прочие доходы и расходы» (на величину процента).

Субсчет 62-4 «Расчеты по авансам полученным» применяют для отражения информации о расчетах по полученным авансам в соответствии с договорами под поставку материально-производственных запасов либо под выполнение работ, производимых для заказчиков по частичной готовности.

Суммы полученных авансов и предварительной оплаты отражают по кредиту счета 62-4 «Расчеты по авансам полученным» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Средства полученных авансов и предварительной оплаты, зачтенные при предъявлении покупателем или заказчиком расчетных документов за поставленные изделия, отражают по дебету субсчета 62-4 «Расчеты по авансам полученным» и кредиту субсчетов: 62-2 «Расчеты с заготовительными и перерабатывающими организациями АПК», 62-6 «Расчеты с прочими покупателями и заказчиками».

На субсчете 62-5 «Внутригрупповые расчеты взаимосвязанных организаций» отражают информацию о расчетах взаимосвязанных организаций (холдингов, финансово-промышленных групп и др.) за проданную продукцию, животных, выполненные работы и оказанные услуги. Информация этого субсчета используется при определении корректировок, необходимых для составления сводной (консолидированной) отчетности.

На субсчете 62-6 «Расчеты с прочими покупателями и заказчиками» отражают информацию с остальными покупателями и заказчиками (юридическими и физическими лицами) по операциям продажи готовой продукции, товаров, животных, а также выполнения работ и оказания услуг, не предусмотренных на других субсчетах счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». В частности, на указанном субсчете могут отражаться следующие расчеты:

— с индивидуальными предпринимателями без образования юридического лица за проданную им продукцию и выполненные работы;

— с сельскохозяйственными организациями за оказанные услуги (переработка давальческого сырья, выполненные работы вспомогательными производствами и т.п.).

При отгрузке продукции, животных, материалов; выполнении работ и оказании услуг оформляются соответствующие первичные документы: товарно-транспортные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ и др. Основными документами по возникновению расчетных взаимоотношений сельскохозяйственных и заготовительных организаций являются приемные квитанции. Форма квитанций зависит от вида реализуемой продукции: зерно, молоко, скот и т.п. В соответствии с налоговым законодательством информация, отраженная в перечисленных документах, подлежит регистрации в счетах-фактурах установленной формы. При получении денежных средств в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок продукции животных (выполнения работ, оказания услуг) организацией также составляется счет-фактура.

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведут по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) отчету, а при расчетах плановыми платежами — по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» обособленно.

СЧЕТ 62 «РАСЧЕТЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ»

КОРРЕСПОНДИРУЕТ СО СЧЕТАМИ:

Создание счета на авансовый платеж – iCount – Управление бизнесом в облаке

Существует множество различных обстоятельств, при которых фрилансер или владелец бизнеса выставляет счет, и все они преследуют одну и ту же цель – запрос оплаты за продукт или услугу. .

Однако в некоторых случаях необходимо заранее выставить счет на оплату. То есть до оказания услуги или окончательной поставки продукта. В этом случае вы отправляете счет на предоплату с просьбой к клиенту внести предоплату.

Счета на предоплату чаще всего используются, когда заказ большой, и продавец требует предоплату для обеспечения заказа. Другой пример — когда график доставки очень длинный или услуга предоставляется в течение более длительного периода времени. Авансовые платежи по счетам-фактурам также часто используются, когда клиент платит по обычной ставке за предстоящий расчетный период.

Другими причинами для запроса авансового платежа являются необходимость покрытия расходов, покрываемых клиентом для доставки товара или услуги. Кроме того, при работе с новым клиентом или если у вас есть причины сомневаться в надежности клиента, рекомендуется отправить счет на предоплату, чтобы убедиться, что вы не остались в кармане постфактум.

В чем разница между обычным и авансовым платежным счетом?

Во многих отношениях счет на предоплату ничем не отличается от обычного счета. Тем не менее, есть определенные элементы, которые должны быть включены в счет на аванс, чтобы убедиться, что условия и ситуация понятны как фрилансеру, так и заказчику. Давайте посмотрим, что это:

Четко укажите, что это за предоплату

Этот факт должен быть четко указан в счете на предоплату. Это можно сделать двумя способами: во-первых, включив в счет-фактуру заголовок «Счет-фактура на авансовый платеж». Тогда путаницы быть не может. Еще один способ указать, что это счет-фактура на авансовый платеж, — включить «Авансовый платеж за…». в описании позиции, за которой следует подробная информация о продукте или услуге, за которую нужно заплатить заранее. Например, «Авансовый платеж за авансовый платеж — март 2020 г.» — это четкое описание запроса на авансовый платеж.

Соедините его с заказом клиента

Часто счет на предоплату следует за заказом клиента или счетом-проформой, который был отправлен клиенту ранее. Теперь при создании счета на аванс важно связать его с соответствующим заказом клиента. Это легко сделать, включив номер заказа клиента или номер счета-проформы в счет-фактуру на авансовый платеж. Вы можете сделать это, вставив номер в заголовок счета или описание товара.

Укажите любые особые условия

Счет на предоплату может иметь другие условия, чем обычный счет. Например, может случиться так, что продукт или услуга будут доступны для доставки только после внесения авансового платежа. Или авансовый платеж должен быть оплачен до определенной даты, чтобы гарантировать цену, указанную в счете. Какие бы особые условия вы ни согласовали, обязательно укажите их в счете на предоплату.

Идеально подходит для частичной оплаты

Счета-фактуры для авансовых платежей являются хорошим вариантом, если вы взимаете частичную оплату авансом. Например, скажем, вы взимаете авансовый платеж в размере 30% от общей стоимости; это должно быть указано в счете на предоплату. Затем окончательный счет будет на непогашенный остаток после доставки товара или завершения услуги. Если вы решите выставить счет на частичный платеж заранее, не забудьте указать ссылку на первоначальный счет на предоплату в окончательном счете на остаток платежа.

Выставление счетов-фактур на авансовые платежи – передовой опыт

Если вы собираетесь выставлять счета на авансовые платежи, вот несколько советов, которые помогут вам сделать это наиболее эффективным способом.

Отправляйте своевременно

При работе с предоплатой и частичной оплатой проект или продажа, вероятно, зависит от счета на предоплату. В частности, если транзакция зависит от времени, не забудьте своевременно отправить счет на авансовый платеж, чтобы у клиента было достаточно места для маневра, чтобы отправить авансовый платеж. Даже если это не срочная работа, хорошей практикой является отправка счета на предоплату как можно скорее. Вы же не хотите, чтобы клиент забыл о сделке или потерял к ней интерес.

Будьте вежливы и профессиональны

При запросе аванса работа не начнется, пока оплата не будет получена. Поэтому вы хотите побудить клиента заплатить как можно скорее, чтобы вы могли приступить к работе и заключить сделку. Сделайте свой счет на предоплату вежливым, профессиональным и твердым. Частично это достигается путем создания привлекательного макета и дизайна, включая логотип вашей компании и фирменные цвета. Это также происходит из языка, который вы используете, будь то в условиях, которые проясняют ситуацию, или даже в личном сообщении для клиента, чтобы напомнить ему о необходимости заплатить заранее.

Будьте гибкими в зависимости от конкретного клиента

Существуют разные причины, по которым вы можете выбрать отправку счета на предоплату, поэтому также необходимо проявлять гибкость с разными клиентами. Например, если это новый клиент, и вы не уверены, насколько он надежен, вы можете решить выставить счет на предоплату в размере 80% или даже 100%, чтобы вы были уверены, что вам заплатят. Если это клиент, которого вы уже знаете и с которым у вас хорошие отношения, вы можете просто взимать предоплату только за те расходы, которые вам необходимо оплатить заранее. Нет никаких правил — рассматривайте каждого клиента отдельно и создавайте счет на предоплату, который лучше всего подходит для них.

Убедитесь, что все было согласовано до

Запрос авансового платежа обычно является чем-то, что понимается и согласовывается заранее. Вы не хотите оскорблять клиента неожиданным счетом на предоплату, который заставит его защищаться. Обязательно обсудите необходимость авансового платежа открыто и напрямую с клиентом и получите непринужденное устное соглашение, прежде чем излагать его в письменной форме и отправлять счет на авансовый платеж. В бизнесе никто не любит сюрпризов, особенно это касается запросов на оплату.

Сопроводительное письмо к счету

При предварительном запросе средств еще более важно приложить письмо к счету. Почему? Хорошо составленное сопроводительное письмо к счету закладывает основу для самого счета и дает понять клиенту, о чем идет речь. Когда дело доходит до выставления счетов на аванс, контекст очень важен. Клиент должен иметь возможность очень быстро понять, за что именно запрашивается авансовый платеж, что он покрывает, что гарантирует и каковы ожидаемые сроки доставки товаров или завершения проекта.

Сопроводительное письмо к счету на предоплату должно содержать как можно больше подробностей, чтобы предоставить клиенту всю информацию, необходимую для того, чтобы он чувствовал себя уверенно и комфортно. Это включает в себя все соответствующие сроки и даты для обеих сторон, а также любые ссылочные номера, такие как заказы клиентов или счета-проформы, или, если это часть частичного платежа, то включают предыдущие соответствующие номера счетов-фактур.

Сопроводительное письмо должно быть четким и профессиональным, но в то же время вдохновляющим. Поэтому убедитесь, что на нем нанесен логотип и цвета вашего бизнеса, чтобы его было легко идентифицировать как исходящий от вашей компании. Включите краткое описание пунктов, которые требуют авансового платежа, например, расходы, необходимые для обеспечения поставки продукта или услуги. И, конечно же, как и в случае с любым сопроводительным письмом к счету-фактуре, будьте дружелюбны и используйте его как возможность развивать отношения с клиентом в положительном направлении.

Письмо к сопроводительному счету

При запросе авансового платежа не должно быть места «летнему» подходу. Все должно быть спланировано, согласовано с заказчиком и четко изложено в счете на предоплату и сопроводительном письме. Все документы должны быть созданы качественно, на основе шаблона счета на предоплату, наиболее подходящего для нужд вашего бизнеса. Это лучший и единственный способ сделать авансовый платеж успешным.

Авансовые счета — Документы Chargebee

• Документы
• Счета-фактуры, кредит-ноты и котировки
• Счета
• Авансовые счета

Некоторые модели подписки позволяют авансовые платежи за определенное количество будущих сроков подписки за неделю или две до начала подписки. Это необходимо для планирования или составления бюджета на своевременную доставку или на случай внезапного увеличения спроса на непродлеваемую подписку.

Если вы используете бизнес-модель, требующую авансового выставления счетов, эта функция позволяет оптимизировать процесс выставления счетов с помощью авансовых счетов, которые подходят вам и вашим клиентам.

Примечание

Предварительное выставление счетов доступно только в планах Scale и Enterprise. Чтобы узнать больше, посетите нашу страницу планов и цен.

Авансовый счет отличается от обычного счета (на один срок) тем, что позволяет получать платежи за одно или несколько условий подписки одновременно. Вот образец авансового счета, который включает три условия выставления счетов в будущем, выставляемые вместе:

Кроме того, авансовый счет содержит следующую информацию:

• Даты, указывающие, когда начинается и заканчивается каждый оплачиваемый период, поэтому продолжительность будущих сроков оплаченной подписки ясна.
• Дата следующего выставления счета, чтобы ваш клиент знал, когда ему будет выставлен счет в следующий раз.

В дополнение к созданию единого авансового счета для одного или нескольких условий в будущем для подписки, вы также можете настроить график авансового выставления счетов, чтобы автоматизировать создание нескольких авансовых счетов в будущем для подписки.

Чтобы воспользоваться этой функцией, обратитесь в службу поддержки.

Создание авансового счета 

Вы можете создать авансовый счет для существующей подписки на своем сайте Chargebee, выполнив следующие действия:

1. Перейдите на страницу сведений о подписке и нажмите Bill Future Renewals в разделе Действия .

2. В диалоговом окне Bill Future Renewals укажите количество продлений, за которые вы хотите взимать плату. Например, если вы пользуетесь услугой ежемесячной подписки и хотите выставить клиенту счет за следующие три срока, введите «3» в поле «Количество продлений».

3. Вы также можете дополнительно настроить Расписание авансовых счетов, чтобы запланировать автоматическое создание авансовых счетов для дальнейшего продления в будущем.

4. Вы можете выбрать опцию Добавить к неучтенным расходам , если неучтенные расходы включены для авансовых счетов. Вместо немедленного выставления счета авансовые платежи добавляются к не выставленным счетам и могут быть выставлены в счет позднее.

5. Нажмите Предварительный просмотр изменений , чтобы просмотреть условия, налоги, купоны в счете-фактуре, и нажмите Создать .

Выставление авансового счета за определенное количество условий в будущем для подписки позволяет вашему клиенту оплатить эти условия заранее. Однако, когда этот срок подходит к концу, и когда вы хотите повторить то же самое предварительное выставление счетов, вместо ручного напоминания, вы можете настроить график предварительного выставления счетов для подписки.

Настройка графика авансового выставления счетов 

При создании авансового счета для подписки можно дополнительно настроить график авансового выставления счетов, чтобы запланировать автоматическое создание авансовых счетов для дальнейшего продления подписки в будущем.

Примечание

• Чтобы воспользоваться этой функцией, обратитесь в службу поддержки.
• Напоминание для авансовых счетов должно быть настроено для корректной работы графика авансового выставления счетов. Если напоминание не включено и сбор платежей не выполняется, счет-фактура не создается.

Вы можете настроить график предварительного выставления счетов, выполнив следующие действия:

1. Перейдите на страницу сведений о подписке и нажмите Bill Future Renewals в разделе Actions .

2. В диалоговом окне Выставление счетов за будущие обновления щелкните Настроить график авансового выставления счетов .

3. В разделе Как вы хотите создавать авансовые счета вы можете выбрать один из следующих вариантов:

   • В определенные даты — Вы можете запланировать создание до пяти авансовых счетов на определенные даты, указав Количество циклов выставления счета и Выставление счета для каждого счета. Эти даты должны быть в пределах по крайней мере одного дня после последнего продления и одного дня до последней даты продления, за которую выставляется авансовый счет.

   • С фиксированным интервалом — Вы можете запланировать будущие авансовые счета, которые будут создаваться через регулярные промежутки времени в течение срока действия подписки.

     • Укажите Количество циклов выставления счетов для выставления счетов . Частота выставления счетов-фактур зависит от количества циклов выставления счетов, которые выставляются каждый раз в течение срока действия подписки.
       Например, рассмотрим подписку на месячный план с 12 платежными циклами. При планировании авансовых счетов для этой подписки, если указать количество циклов выставления счетов в каждом авансовом счете равным 3, авансовые счета планируются ежеквартально. Если вы укажете количество циклов выставления счетов для каждого авансового счета, равное 5, запланированы 3 авансовых счета. В то время как первые два авансовых счета-фактуры выставляются на 5 циклов выставления счетов каждый, 2 оставшихся цикла выставления счетов корректируются в окончательном запланированном авансовом счете-фактуре.
     • Укажите Количество дней до продления подписки для создания счета-фактуры — Укажите количество дней до продления подписки, когда вы хотите создать счет-фактуру. Основываясь на периодичности плана, вы можете указать количество дней следующим образом:
       • Еженедельная периодичность — можно указать менее или равно 5 дням для еженедельного частотного плана.
       • Ежемесячная периодичность — для месячного тарифного плана можно указать меньше или равно 25 дням.
       • Годовая периодичность — для годового частотного плана можно указать меньше или равно 363 дням.
     • Когда вы хотите закончить это расписание? — выберите, когда вы хотите остановить график авансового выставления счетов.
       • Окончание — можно ввести конкретную дату окончания графика авансового выставления счетов.
       • После — график авансового выставления счетов автоматически завершается после указанного количества повторений.
       • По окончании подписки — расписание продолжает генерировать авансовые счета до тех пор, пока подписка не закончится.

4. Нажмите Продолжить .

5. Нажмите Предварительный просмотр всех счетов-фактур , чтобы просмотреть условия, налоги и дополнительные элементы (например, купоны и дополнения) в каждом счете-фактуре, и нажмите Подтвердить .

Примечание

• Хотя налоги отображаются в предварительном просмотре, фактические налоги для авансового счета соответствуют налогам, действующим на момент создания счета.
• Напоминание для авансовых счетов должно быть включено перед планированием авансовых счетов.

Редактирование графика авансового выставления счетов 

Вы можете просмотреть созданный авансовый счет на соответствующей странице сведений о подписке вместе с графиком авансового выставления счетов (если он настроен) для подписки.

При необходимости вы можете изменить расписание в любое время, выполнив следующие действия:

1. На странице сведений о подписке нажмите Изменить расписание выставления счетов .
2. Всплывающее окно отображает список авансовых счетов, запланированных для подписки. Вы можете нажать Редактировать .
3. На странице Редактировать график выставления счетов можно внести необходимые изменения.
4. Щелкните Продолжить и щелкните Подтвердить , чтобы применить изменения к расписанию.
5. Вы можете Предварительно просмотреть обновленный график выставления счетов и нажать Создать .

Настройка параметров авансового счета 

По умолчанию вы можете генерировать авансовые счета для ваших подписок. Чтобы настроить поведение создаваемых авансовых счетов, выполните следующие действия:

1. Нажмите Настройки > Настройка Chargebee > Выставление счетов > Авансовые счета .

2. На странице Авансовые счета можно включить параметр Создавать обновленный авансовый счет при изменении подписки с авансовыми платежами . Вы можете выбрать источники, в которых при внесении изменений в подписку будет создан и отправлен клиентам обновленный авансовый счет. Вы можете выбрать один или несколько из следующих источников:

   • Интерфейс Chargebee
   • API Chargebee
   • Портал самообслуживания

3. Кроме того, вы можете щелкнуть значок с многоточием и выбрать Разрешить переопределение через интерфейс Chargebee . Когда переопределение разрешено, пользователи смогут изменить настройку по умолчанию на уровне подписки.

4. Если вы настроили выставление счетов по календарю на своем сайте Chargebee, вы можете включить параметр в разделе Выставление счетов по календарю , чтобы согласовать график авансового выставления счетов с конфигурацией выставления счетов по календарю.

5. Нажмите Применить , проверьте внесенные изменения и нажмите Подтвердить .

Изменения в подписке и предварительные счета 

Изменения в подписке могут быть сделаны через пользовательский интерфейс Chargebee, API Chargebee или вашими клиентами через портал самообслуживания. Изменения, внесенные в подписку с предварительной оплатой, могут повлиять на одно или все из следующего:

• Уже выставленный авансовый счет.
• График авансового выставления счетов.

Если вы включили необходимые настройки для создания обновленного авансового счета при редактировании подписки, Chargebee дает вам возможность создать обновленный авансовый счет вместе с изменениями подписки.

Если вы выберете «Да», будет создан обновленный авансовый счет, который включает в себя текущие платежи за срок действия подписки и обновленные авансовые платежи. Кредиты автоматически применяются к этому счету.

Если для подписки запланировано предварительное выставление счетов, расписание удаляется или сохраняется в зависимости от изменений подписки следующим образом:

• Расписание удаляется, если изменяется частота выставления счетов или следующая дата выставления счетов.
• Расписание не удаляется при изменении количества или цены плана/аддона. Chargebee отображает возможность обновления авансового счета в соответствии с настройкой.

Когда подписка с авансовыми платежами приостанавливается, авансовые платежи выдаются клиенту в виде кредитов, а график авансового выставления счетов (если применимо) удаляется.

При отмене подписки с авансовыми платежами авансовые платежи выдаются клиенту в виде кредитов во время отмены подписки, а график авансового выставления счетов (если применимо) немедленно удаляется. Однако, если отмена подписки запланирована на будущее, авансовые платежи за цикл выставления счетов, выходящие за пределы запланированной отмены, выдаются как кредиты. График выставления счетов, который наступает после отмены подписки, удаляется. Однако график авансового выставления счетов, который действует до запланированной отмены, остается неизменным.

Ниже приведен пример, показывающий, как отмена подписки влияет на график авансового выставления счетов:

Пример

Рассмотрим ежемесячную подписку, которая настроена на продление в начале каждого месяца.

10 января вы создаете авансовый счет (для циклов выставления счетов за февраль, март и апрель) вместе с ежеквартальным графиком авансового выставления счетов. Авансовые счета планируется выставлять каждые три месяца.
Авансовый счет №1 (10 января) — февраль, март и апрель.
Авансовый счет № 2 (1 мая) — май, июнь и июль.
Авансовый счет № 3 (1 августа) — август, сентябрь и октябрь.
Авансовый счет №4 (1 ноября) — ноябрь, декабрь, январь; и так далее.

Если подписка отменяется 15 мая, вступает в силу немедленно, авансовые изменения, указанные в авансовом счете за май, июнь и июль, выдаются клиенту в качестве кредитов во время отмены, и расписание немедленно удаляется.

Если в мае отмена подписки запланирована на 20 ноября, ноябрьский график авансового выставления счетов удаляется. Авансовые счета выставляются до 1 августа согласно графику. Во время фактической отмены, 20 ноября, график авансового выставления счетов удаляется.

Если параметр отключен для создания обновленного счета при изменении подписки, авансовые платежи возвращаются клиенту в виде кредит-нот. Вы можете вручную создать новый авансовый счет для подписки, чтобы учесть внесенные изменения.

В следующей таблице показано влияние всех сценариев изменения подписки на авансовый счет и график авансового выставления счетов для подписки: условия авансового выставления счетов, не выставленные счета за последующие условия автоматически удаляются, а не выставленные счета за предыдущие месяцы остаются.

Объединенное выставление счетов-фактур для авансовых счетов 

Один клиент может подписаться на два или более ваших продуктов/услуг посредством нескольких подписок. Вместо того, чтобы выставлять и отправлять несколько счетов для каждой подписки одному и тому же клиенту, вы можете объединить все платежи в один счет, включив функцию единого счета в Chargebee.

Если вы включили консолидированное выставление счетов на своем сайте Chargebee, авансовые счета, выставленные в отношении нескольких подписок для одного и того же клиента, могут быть объединены в один счет (при условии, что подписки и не выставленные счета соответствуют предварительным условиям консолидации счетов.

Невыставленные расходы по авансовым счетам 

Chargebee позволяет настраивать неучтенные расходы по авансовым счетам. Чтобы включить неоплачиваемые платежи для авансовых счетов на вашем сайте, выполните следующие действия:

1. Щелкните Настройки > Настроить Chargebee > Невыставленные платежи .
2. Вы можете выбрать либо счет-фактуру сразу, либо добавить их к неучтенным расходам при создании авансовых платежей.
3. Нажмите Применить > Подтвердите , чтобы сохранить изменения.

Пользователи могут переопределить эти настройки по умолчанию при создании платежей в интерфейсе Chargebee. Однако, если вы хотите запретить им это делать, щелкните значок с многоточием и отключите переключатель Разрешить переопределение через интерфейс Chargebee .

Напоминание для авансовых счетов

Примечание

Необходимо настроить напоминание для авансовых счетов, чтобы график авансового выставления счетов работал правильно. Если напоминание не включено и сбор платежей не выполняется, счет-фактура не создается.

Чтобы включить напоминание для авансовых счетов на вашем сайте Chargebee, выполните следующие действия:

1. Нажмите Настройки > Настроить Chargebee > Напоминание для онлайн/офлайн-платежей > Напоминание для карт, платежей через электронный кошелек .
2. Напоминание для авансовых счетов : Включение этой опции запускает напоминание для авансовых счетов.
   • Когда условия в авансовом счете выполняются, то последнее действие, упомянутое в разделе «Что происходит со счетом/подпиской по истечении периода напоминания?» осуществляются.
   • Однако, если условия в авансовом счете еще не вступили в силу, подписка не отменяется (даже если она настроена на отмену в процессе напоминания). Вместо этого отмена запланирована на конец текущего срока, и полная сумма возвращается в виде кредит-ноты. Если платеж еще не получен, создается корректировочная кредит-нота. Если платеж был частично получен, полученная сумма возвращается в виде возвращаемой кредит-ноты, а остаток возвращается в виде корректировочной кредит-ноты.

Примечание

• Предварительное выставление счетов не поддерживается для пользователей Dunning v1.
• Когда к неоплаченным расходам добавляются авансовые платежи, они следуют обычным правилам напоминания и не учитываются в правилах напоминания о авансовых счетах.

Часто задаваемые вопросы 

1. Если авансовый счет был сформирован неправильно, как его изменить?

Вы не можете изменить уже созданный авансовый счет. Однако вы можете аннулировать счет-фактуру и создать новый.
Однако, если вы уже получили платежи по счету, не забудьте удалить платеж перед аннулированием счета.

2. Какая дата указана в авансовом счете?
В авансовом счете будет указана дата его создания. В позициях счета-фактуры будет указан период, за который он был выставлен.
Например, если у вас есть ежемесячная подписка, которая продлевается 22-го числа каждого месяца, авансовый счет за следующие два месяца, созданный 22-го февраля, будет содержать две позиции: Серебряный план на расчетный период с 22-го марта по 22 апреля и Серебряный план на расчетный период с 22 апреля по 22 мая. Дата выставления счета будет 22 февраля 9.0003

3. Как применяются купоны?

Если вы настроили купоны, применимые к подписке, для которой создан авансовый счет, они будут применены автоматически. Обратите внимание, что они будут применяться, как обычно — за каждый срок.

Пример

Если вы выставляете клиенту счет за следующие три срока с помощью авансового счета и у вас есть купон на 10 долларов США, применимый к каждому сроку, к авансовому счету будет применен купон на сумму 30 долларов.

Одноразовые купоны — Одноразовые купоны применяются только в том случае, если они действительны на момент создания авансового счета для подписки. Если одноразовый купон действителен, он будет применен к общей сумме в авансовом счете и не будет применяться на срок.

Пример

Если вы взимаете плату с клиента за следующие четыре срока (где один срок стоит 100 долларов США) и у вас есть одноразовый купон на 50 долларов, который действителен на момент создания авансового счета, купон на сумму 50 долларов будет применяться к общей сумме 400 долларов США.

Купоны с ограниченным сроком действия — Купон с ограниченным сроком действия применяется к авансовому счету только в том случае, если он действителен в течение всего срока действия условий, указанных в счете.

Пример

Авансовый счет создается для подписки на следующие пять сроков, где один срок равен одному месяцу, то есть пяти месяцам. Если купон с ограниченным сроком действия действителен менее пяти месяцев с момента выставления счета, он не будет применяться к окончательной сумме счета. Если купон с ограниченным сроком действия действителен в течение периода времени, превышающего пять месяцев с момента создания счета, он будет применяться в зависимости от типа скидки.