При переименовании организации запись в трудовой книжке: Полная информация для работы бухгалтера

При переименовании организации запись в трудовой книжке: Полная информация для работы бухгалтера

Переименование организации — образец записи в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке о переименовании организации — образец и порядок ее внесения рассмотрим в данной статье. Обязательно ли вносить запись о смене названия компании в трудовую книжку? Есть ли особенности при переименовании организаций с различной формой собственности? Ответы на эти и другие вопросы узнайте из материала далее.

В каких случаях происходит изменение наименования юридического лица?

Согласно п. 3 ст. 1473 ГК РФ каждая организации должна иметь название, которое указывается в уставных документах. Но иногда в ходе деятельности фирмы возникают ситуации, когда ей приходится изменять наименование. Причины для этого могут быть самыми разными:

• реорганизация с выделением нового юридического лица либо, наоборот, слияние двух предприятий;
• желание собственника поменять старое название компании на более звучное;
• изменение организационно-правовой формы собственности.

Независимо от причины изменения названия прежде всего необходимо внести изменения в ЕГРЮЛ и уставные документы — только после этого компания будет считаться переименованной.

Смена названия влечет за собой необходимость произвести соответствующие изменения в документах организации, в том числе и кадровых.

Основания для внесения изменений в трудовую книжку

Согласно Правилам ведения трудовых книжек, с 01.09.2021 утвержденным приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии). 

Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.

Подробности о порядке заполнения трудовых книжек узнайте здесь.

Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть протокол, постановление, решение и т. д.

Только после издания этого документа можно вносить новые записи в трудовую книжку.

С 01.09.2021 правила заполнения трудовых книжек изменены. Все нюансы нового порядка смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Основные требования к внесению записей в трудовую книжку

При внесении изменений в трудовую книжку работника необходимо руководствоваться Правилами по заполнению трудовых книжек:

• Записи в трудовой книжке делаются световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета; использование других цветов недопустимо. Также с 01.09.2021 записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). Под переносом красителей подразумевается, что записи могут быть отпечатаны на принтере (письмо Минтруда от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976).
• Запись должна быть сделана разборчивым подчерком, без фактических и орфографических ошибок.
• Все числовые записи вносятся только арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.
• Все записи вносят полностью, сокращения недопустимы. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен».
• Нельзя делать исправления в записях путем зачеркивания или заштриховывания ошибки, нельзя пользоваться корректором.

Все эти правила в равной степени будут относиться и к внесению изменений о наименовании организации.

Порядок внесения записи об изменении названия работодателя в трудовую книжку

Информация вносится в пустую строку, которая следует после последней записи, независимо от того, что это за запись (например, о приеме и увольнении с работы по внешнему совместительству).

При этом графы 1 и 2 трудовой книжки не заполняются.

В 3-ю графу трудовой книжки, там, где указываются сведения о работе, вносится запись о переименовании: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)».

В графе 4 приводится основание переименования — приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дата и номер. 

Порядок записи информации о внесении изменений в трудовую книжку при смене наименования организации регламентируется п. 13 Порядка ведения трудовых книжек и не зависит от формы собственности организации.

Нюансы внесения записи в трудовую книжку о переименовании организации

В зависимости от того, по какой причине произошла смена наименования работодателя, в некоторых случаях изменять записи надо будет не у всех сотрудников.

Пример

Произошла реорганизация, и предприятие «Ромашка» присоединило к себе предприятие «Незабудка». Соответственно, новое юридическое лицо будет теперь носить наименование «Ромашка». Изменения в трудовую книжку необходимо будет внести только работникам «Незабудки», вносить новые записи работникам «Ромашки» нет необходимости, поскольку наименование их работодателя не изменилось.

Указанный пример не стоит путать с ситуацией, когда одна организация ликвидируется, а ее работники принимаются в другую переводом. В этом случае не будет никаких записей об изменении. Работника нужно будет уволить из одного предприятия и принять в другое с указанием основания.

Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании

При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:

• Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Из п. 10 Порядка следует, что нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
• Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
• Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.

Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.

К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:

• фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
• ошибка в дате переименования организации;
• ошибка в записи об основании для внесения изменений.

Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.

Алгоритм исправления допущенных ошибок

Порядок исправления ошибок в записи о переименовании организации:

• Неправильная запись не зачеркивается, правильные данные вносятся ниже.
• В следующей незаполненной строке указывается: «В наименовании (записи) допущена ошибка».
• Затем делается правильная запись — полностью, даже если ошибка была допущена в реквизитах приказа.

Исправление не заверяют ни печатью, ни подписью.

Образец такой записи см. в типовой ситуации от КонсультантПлюс.Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Исправление можно вносить на любом этапе работы, даже если после записи, где была допущена ошибка, уже сделаны другие записи.

Подробнее об этом можно прочесть в статье «Как внести исправление в трудовую книжку — образец».

Итоги

При переименовании организации записи в трудовых книжках сотрудников необходимо делать в обязательном порядке. Изменения вносятся только после того, как новое название будет зафиксировано в уставных документах. Основанием для внесения записи в трудовую книжку служит внутренний приказ о переименовании и необходимости внесения изменений во внутренние документы. Изменения вносят в порядке, установленном Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Заверяется ли печатью запись о переименовании предприятия в трудовой книжке?

Содержание статьи

• 1 Кто ответственен за трудовые книжки сотрудников на предприятии?
• 2 Как происходит заполнение трудовой книжки
• 3 Переименование организации и трудовой договор
• 4 Реорганизация предприятия

С процессом переименования организации может столкнуться любая компания.

В некоторых случаях это может быть желание руководителей необходимая мера, а также решение. Вне зависимости от причины переименования организации, необходимо будет произвести определенные мероприятия в соответствии с законодательством. Необходимо определить, нужно ли заверять печатью запись о переименовании предприятия в трудовой книжке каждого сотрудника. Как оформить весь процесс переименования предприятия?

Порядок действий по переименованию предприятия:

• необходимо внести изменения в учредительные документы,
• подать изменения в органы государственной регистрации,
• уведомить о переименовании организации всех заинтересованных лиц и государственные органы,
• издать новые необходимые организационные документы,
• изготовить новые штампы, печати и бланки,
• внести определенные изменения в трудовые договора и трудовые книжки сотрудников предприятия.

Кто ответственен за трудовые книжки сотрудников на предприятии?

Все действия с ведением и оформлением трудовых книжек предоставляются специально уполномоченному лицу в организации. Это может быть менеджер по кадрам, бухгалтер, секретарь или любое другое лицо, уполномоченное приказом руководителя. На нем и лежит полная ответственность по хранению, заполнению, учете и выдаче трудовых книжек.

Так как это основной документ человека о его трудовой деятельности на протяжении жизни, то и оформлять все изменения необходимо в соответствии с правилами и порядком установленным законодательством. По возможности следует оберегать трудовую книжку от появления в ней ошибочных или неправильно оформленных записей. Эти моменты могут неблагоприятно повлиять на судьбу всей трудовой деятельности и повлечь определенные проблемы, например при выходе на пенсию или при получении определенных льгот.

Как происходит заполнение трудовой книжки

Абсолютно все записи вносятся на основании приказов или соответствующих распоряжений. Не позднее 7 дней с момента приказа или распоряжения в трудовую книжку вносят все изменения: перевод на другую должность или на постоянную занятость, награждение, увольнение.

Записи вносятся уполномоченным сотрудником и в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В ней указан точный порядок, который необходимо соблюдать при внесении изменений в трудовую книжку, и нужно ли ставить печать в трудовой книжке при переименовании организации.

В третьей графе раздела «Сведения о работе» отдельной строкой прописывается, что организация с одним названием, переименована в… и прописывается новое название организации. В 4 графе указывается, на основании какого приказа произошло это изменение. Обязательно указывается номер приказа и дата его принятия.

Печать организации или отдела кадров при внесении записи о переименовании предприятия не ставится так же, как при принятии сотрудника на работу. То есть новой печатью запись не нужно заверять, она будет стоять при внесении записи об увольнении работника.

В личном деле сотрудника предприятия необходимо указать, что произошло переименование организации, прописать дату и номер документа, на основании которого внесена данная запись.

Переименование организации и трудовой договор

В трудовые договоры с работниками предприятия также нужно внести изменения в связи с переименованием организации. Здесь специалисты-кадровики часто расходятся во мнениях. Но так как закон не определяет четко, как именно поступать в данном случае, то на каждом предприятии руководство само решает, каким образом произвести эту процедуру. В некоторых случаях решают оформить новый трудовой договор, в иных – оформляют приложение к уже существующему трудовому договору.

Реорганизация предприятия

Менеджеры по кадрам часто задаются вопросом о том, не появляется ли новое юридическое лицо при переименовании организации.

Очевидно, что если изменяется только название предприятия, то новое юридическое лицо не образуется. А вот если происходит реорганизация предприятия, тогда уже появляется новое юридическое лицо.

Реорганизация может произойти в процессе:

• слияния,
• преобразования,
• разделения,
• присоединения,
• выделения,
• преобразования.

В результате возникающее предприятие будет новым юридическим лицом. Реорганизованной будет считаться организация после государственной регистрации вновь образовавшегося юридического лица.

Если произошло присоединение юридического лица к уже существующему юридическому лицу, тогда они новыми не являются и их наименования могут как измениться, так и статься прежними.

Что касается документации, то для нового юридического лица вновь открывается делопроизводство: издаются нормативные и организационные документы. Их регистрация и учет производятся, начиная с первого номера. Для старого реорганизованного предприятия делопроизводство было завершено в соответствии с установленным порядком.

Публикация в блоге: Как правильно подобрать новое имя

Дать имя своей некоммерческой организации немного похоже на то, как назвать своего ребенка (или пушистого ребенка, в моем случае). Люди будут любить его или ненавидеть. Они будут делиться историями о местах или вещах, которые приходят им на ум, когда они впервые слышат это название. Их реакция заставит вас улыбнуться или съежиться. Но, в конце концов, они привыкнут к этому и начнут внушать новые ассоциации с организацией (или существом), поскольку их опыт формирует их восприятие, а не их история или убеждения.

У названия вашей некоммерческой организации есть одна задача: точно определить, кто вы. Имя – это первый и наиболее часто путешествующий посол вашей организации: оно везде. Он есть на ваших визитных карточках и в подписях электронной почты, в профилях сотрудников и членов совета директоров в LinkedIn, на конвертах с вашими апелляциями. Все. Сложно подобрать правильное имя… а еще сложнее понять, когда и как его изменить.

Название вашей организации также является лишь одним из аспектов вашего бренда. Обычно он также связан с вашим слоганом и логотипом, поэтому, хотя он не может рассказать всю вашу историю (помните, его задача — просто идентифицировать вас), он является критическим элементом в создании вашего голоса.

Следует ли вашей организации изучить вопрос об изменении названия?

Если вам интересно, не пора ли вам сменить имя, задайте себе следующие вопросы:

• Ваше имя искажает работу, которую вы выполняете? Например, если ваше имя указывает, что вы обслуживаете определенное население или регион, вам может потребоваться изменить его, если вы сейчас или в ближайшее время будете значительно расширяться, чтобы обслуживать других. (Так было в случае с нашим клиентом Junior Blind of America, которого мы переименовали в этом тематическом исследовании.)
• Ваше имя устарело или не подходит? Например, если ваше имя содержит слово или фразу, которые больше не используются из-за изменения социальных норм или понимания, возможно, пришло время сменить имя. AARP и NAACP переименовали себя в свои аббревиатуры, чтобы избежать устаревших терминов в своих именах («пенсионеры» и «цветные люди» соответственно).
• Ваше имя трудно использовать? Например, если ваше имя часто неправильно произносится или пишется с ошибками или плохо переводится в цифровой формат (например, слишком длинное для хорошего URL-адреса или дескриптора в Твиттере).
• Означает ли ваше имя что-то, что противоречит стратегии вашего бренда? Например, вы хотите, чтобы вас считали дружелюбным и заботливым человеком, но ваше имя звучит неловко и пугающе.
• Ваше имя неузнаваемо? Если о вас никто никогда не слышал и ваше имя не является неотъемлемой частью вашей личности, риск оттолкнуть сторонников, если вы его измените, уменьшается.

Если вы решите изучить вопрос о смене имени, договоритесь о том, как далеко ваша команда должна и готова пойти. Подходящее ли сейчас время для изучения изменений? И если да, то стоит ли вам сохранить часть своей истории или пришло время для революционных перемен?

Какие шаги следует предпринять, если вы решили сменить имя?

1. Установите или подтвердите общие цели и аудиторию для общения. Начните с проверки своего стратегического плана, так как он задает общее направление для вашей организации, которому должен следовать ваш бренд.
2. Разработайте или обновите стратегию своего бренда и сравните с ней свое текущее имя. (Возможно, мы сможем помочь!)
3. Вместо этого рассмотрите новый слоган. Иногда добавление или уточнение вашего слогана может помочь завершить предложение, с которого начинается ваше имя, и это гораздо менее сложный процесс.
4. Согласуйте проблемы, связанные с вашим нынешним именем, и создайте рекомендации о том, что новое имя должно сообщать, прежде чем придумывать варианты. Обсудите, ищете ли вы эволюцию или революцию, или открыты ли вы для изучения обоих направлений.
5. Проведите коллективное обсуждение различных типов имен и подумайте о том, чтобы получить идеи и/или протестировать их среди персонала, совета директоров, участников, спонсоров и других важных заинтересованных сторон.
6. Рассмотрите своих лучших кандидатов через призму справедливости. Будут ли все ваши заинтересованные стороны, в том числе люди разных рас, национальностей, гендерного самовыражения и других идентичностей, будут довольны вашими финалистами? Являются ли имена культурно компетентными для всей вашей аудитории?
7. Проверьте финалистов в Google, базе данных товарных знаков, доменах, социальных сетях и т.  д., чтобы убедиться, что новое имя (или его вариант) доступно. Сравните с ландшафтом ваших сверстников. Достаточно ли отличается ваш лучший выбор от ваших сверстников?
8. Поживите с ним за кулисами перед запуском. Отражает ли название основные принципы вашей организации? Как это звучит, когда вы произносите это вслух? Примерьте его на размер, чтобы убедиться, что он действительно работает внутри, прежде чем представить его публично.
9. Подтвердите доступность названия вашей новой организации у юриста, специализирующегося в области интеллектуальной собственности, и при необходимости подайте заявление о ведении бизнеса как (DBA).
10. Обновите остальную часть своей личности и создайте план развертывания.

Приведенные ниже идеи содержат больше деталей и вдохновения. И, конечно же, мы здесь, чтобы помочь! Свяжитесь с нами здесь.

Защита и безопасность в Excel

Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Больше. ..Меньше

Excel дает вам возможность защитить свою работу, будь то предотвращение открытия книги кем-либо без пароля, предоставление доступа только для чтения к книге или даже просто защита рабочего листа, чтобы вы случайно не удалили какие-либо формулы. В этом разделе мы обсудим различные способы использования основных параметров для защиты и распространения файлов Excel.

Предупреждение:

• Если вы забудете или потеряете свой пароль, Microsoft не сможет восстановить его для вас.

• Вы не должны предполагать, что только потому, что вы защищаете книгу или лист паролем, вы должны дважды подумать, прежде чем распространять книги Excel, которые могут содержать конфиденциальную личную информацию, такую ​​​​как номера кредитных карт, номер социального страхования, удостоверение личности сотрудника, назовите несколько.

• Защита на уровне рабочего листа не предназначена для обеспечения безопасности. Это просто не позволяет пользователям изменять заблокированные ячейки на листе.

Ниже приведены различные варианты защиты данных Excel:

• Уровень файла : это относится к возможности заблокировать файл Excel, указав пароль, чтобы пользователи не могли его открыть или изменить. Здесь у вас есть два варианта:

  • Шифрование файла : При выборе этого параметра вы указываете пароль и блокируете файл Excel. Это предотвращает открытие файла другими пользователями. Дополнительные сведения см. в разделе Защита файла Excel.

  • Установка пароля для открытия или изменения файла : Вы указываете пароль для открытия или изменения файла. Используйте этот параметр, когда вам нужно предоставить доступ только для чтения или редактирования другим пользователям. Дополнительные сведения см. в разделе Защита файла Excel.

  • Пометить как окончательный : Используйте этот параметр, если хотите пометить файл Excel как окончательный вариант и предотвратить дальнейшие изменения другими пользователями. Дополнительные сведения см. в статье Добавление или удаление защиты документа, книги или презентации.

  • org/ListItem»>

    Ограничить доступ : Если в вашей организации настроены разрешения с помощью управления правами на доступ к данным (IRM), вы можете применить к документу любое доступное разрешение IRM. Дополнительные сведения см. в статье Добавление или удаление защиты документа, книги или презентации.

  • Цифровая подпись : Вы можете добавлять цифровые подписи в файл Excel. Дополнительные сведения см. в статье Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office.

    Примечание. Чтобы добавить цифровую подпись, необходим действующий сертификат центра сертификации (ЦС).

• Уровень рабочей книги : Вы можете заблокировать структуру своей рабочей книги, указав пароль. Блокировка структуры рабочей книги не позволяет другим пользователям добавлять, перемещать, удалять, скрывать и переименовывать рабочие листы. Дополнительные сведения о защите книг см. в статье Защита книги.

• Уровень рабочего листа : с помощью защиты листа вы можете контролировать, как пользователь может работать с рабочими листами. Вы можете указать, что именно пользователь может делать на листе, тем самым гарантируя, что никакие важные данные на вашем листе не будут затронуты. Например, вы можете захотеть, чтобы пользователь добавлял только строки и столбцы или только сортировал и использовал автофильтр. После включения защиты листа вы можете защитить другие элементы, такие как ячейки, диапазоны, формулы и элементы управления ActiveX или формы. Дополнительные сведения о защите листов см. в разделе Защита листа.

Какой уровень защиты следует использовать?

• org/ListItem»>

  Чтобы контролировать уровень доступа пользователей к файлу Excel, используйте защиту на уровне файлов. Допустим, у вас есть еженедельный отчет о состоянии членов вашей команды в файле Excel. Вы не хотите, чтобы кто-то за пределами вашей команды мог даже открыть файл. Доступны два варианта:

  • Если вы не хотите, чтобы другие открывали ваш файл: Вы можете зашифровать файл Excel, что является наиболее распространенным методом. По сути, это означает, что вы заблокируете его паролем, и никто, кроме вас, не сможет его открыть.

  • Если вы хотите разрешить доступ только для чтения или редактирования для разных пользователей: Возможно, вы хотите, чтобы менеджеры в вашей команде могли редактировать еженедельный отчет о состоянии, но члены команды должны иметь доступ только для чтения. Вы можете защитить файл Excel, указав два пароля: один для открытия и другой для изменения. Позже вы можете поделиться соответствующими паролями с командой в зависимости от доступа, который им должен быть предоставлен.

• Чтобы контролировать, как пользователи должны работать с листами внутри структуры вашей книги, используйте защиту на уровне книги. Допустим, в вашей рабочей книге отчетов о состоянии есть несколько рабочих листов, и каждый рабочий лист назван в честь члена команды. Вы хотите, чтобы каждый член команды мог добавлять данные на свой собственный рабочий лист, но не мог изменять какие-либо рабочие листы в рабочей книге, будь то добавление нового рабочего листа или перемещение рабочих листов внутри рабочей книги.

• org/ListItem»>

  Чтобы контролировать, как пользователи должны работать на отдельном рабочем листе, используйте защиту на уровне рабочего листа. Предположим, что каждый рабочий лист в вашей рабочей книге отчета о состоянии содержит данные, общие для всех рабочих листов, такие как строки заголовков или определенный макет отчета, и вы действительно не хотите, чтобы кто-либо их изменил. Защитив свой рабочий лист, вы можете указать, что пользователи могут выполнять только определенные функции на листе. Например, вы можете предоставить пользователям возможность вводить данные, но запретить им удалять строки или столбцы или только вставлять гиперссылки или сортировать данные.

Вы можете использовать один или несколько уровней защиты данных Excel в зависимости от потребностей вашей организации. Вы можете использовать все доступные параметры или комбинацию параметров — это полностью соответствует уровню безопасности, который вы хотите для своих данных Excel.