Приходный кассовый ордер пример заполнения: Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?

Приходный кассовый ордер пример заполнения: Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?

Заполняем приходный кассовый ордер в 2022 году

Главная » кассовые и денежные документы

Автор Ольга Петрова На чтение 3 мин Обновлено 28.12.2021

Приходный кассовый ордер оформляют при поступлении наличных денег в кассу организации. Документ имеет типовую форму КО-1 и определенные правила заполнения. Скачать бланк КО-1 и образец заполнения приходного кассового ордера можно здесь.

При получении наличных денег нужно обязательно оформить документ, именуемый приходный кассовый ордер. Ордер будет являться первичным документом, на основании которого можно принять деньги в кассу.

Госкомстатом России установлена типовая форма приходного кассового ордера – унифицированная форма КО-1. Денежные документы не допускают какие-либо исправления и ошибки, поэтому к заполнению «приходника» нужно подойти со всей ответственностью, аккуратно и внимательно заполнять каждую строчку бланка.

Чтобы немного облегчить вашу работу, мы заполнили приходный кассовый ордер. Скачать бланк КО-1 вы можете в конце статьи, после чего его заполнить, пользуясь рекомендациями, представленными ниже, и заполненным образцом, представленным на рисунке ниже.

Заполняется «приходник» в одном экземпляре в момент поступления денег в кассу. Типовая форма КО-1 состоит из непосредственно самого ордера (левая часть бланка) и, так называемой, квитанции (правая часть бланка). Левая часть также именуется еще корешок. Квитанция к приходному кассовому ордеру отрывная, после того форма заполнена, на обеих частях кассового ордера ставится подпись ответственного лица (кассир, бухгалтер, руководитель), на квитанции ставится печать, квитанция отрывается и передается лицу, сдающему деньги в кассу. Оставшаяся часть ордера остается на предприятии.

Номер и дата приходного ордера фиксируется в кассовой книге, а сам «приходник» регистрируется в журнале КО-3, образец которого можно скачать по ссылке. В этом же журнале регистрируются и расходные кассовые ордера. Далее «приходник» подшивается в папку для хранения.

Принимает наличные деньги кассир на основании определенных документов, например, авансовый отчет, чек, документы на реализацию.

Содержание

1. Образец заполнения
2. Скачать бланк и образец
3. Видео: оформление ПКО в 1С

В левой части необходимо заполнить следующие реквизиты приходного кассового ордера:

• наименование организации;
• ОКПО организации;
• номер – совпадает с порядковым номером по журналу регистрации ордеров КО-3;
• дата документа – дата заполнения формы, идентична дате приема денег;
• дебет – номер бухгалтерского счета, на котором будет учтена поступившая в кассу сумма – счет 50 «Касса»;
• кредит – здесь отражается код подразделения (если применяется кодирование, если нет – то графа прочеркивается) и бухгалтерский счет, по кредиту которого отразится сумма, если по указанному счету ведется аналитический учет, то ставится соответствующий код в следующей графе;
• сумма – цифрами прописывается сумма;
• код целевого назначения – данный пункт заполняют только те организации, который имеет такую систему кодирования на своем предприятии;
• принято от – при внесении денег работником этого же предприятия указывается его ФИО, при внесении денег сторонней организацией указывается наименование этой организации и ФИО лица, вносившего деньги;
• основание – указывается документ, на основании которого вносится сумма в кассу, это могут быть документы на реализацию, чек, авансовый отчет и пр.
  ;
• сумма – еще раз пишется вносимая сумма, на этот раз прописью с большой буквы, копейки указываются цифрами;
• в том числе – здесь отражается сумма НДС, если она есть, то цифрами пишется величина этого налога, если нет, то – фраза «без НДС»;
• приложение – можно указать документы, которые сопровождают данную операцию;
• подписи главного бухгалтера и кассира.

Квитанция КО-1 имеет строки, аналогичные строкам левой части ордера, поэтому можете смело переписывать информацию из идентичных строк. Квитанцию также подписывает кассира и главный бухгалтер, кроме того здесь нужно поставить печать организации.

Скачать бланк и образец

Бланк приходного кассового ордера КО-1 — скачать.

Образец заполнения формы КО-1 — скачать.

Видео: оформление ПКО в 1С

Правильное заполнение приходного и расходного кассового ордера

• K
Бухучет, Касса

c No comment

Оглавление

• 1 Причины выбытия наличных денег из кассы предприятия
• 2 Форма документа
• 3 Как правильно составить
• 4 Нюансы у предпринимателей
• 5 Откуда могут поступить деньги в кассу предприятия
• 6 Форма документа
• 7 Как правильно составить ПКО
• 8 Заключение

Несмотря на то, что безналичный расчёт плотно вошёл в нашу жизнь, наличный расчёт также популярен. Выдача наличности из кассы, а также её приходование производится посредством оформления документов первичной бухгалтерии – расходного и приходного кассового ордера, соответственно. Заполнять эти документы нужно правильно. Налоговики их внимательно изучают, когда ведут проверку кассовых операций и кассовой книги.

Причины выбытия наличных денег из кассы предприятия

Из кассы предприятия можно выдать деньги работнику по следующим причинам:

• Подотчёт на хозяйственные, командировочные и представительские нужды.
• Выдача займа работнику.
• Выплата заработной платы.
• Сдача в банк наличности.
• Возмещение перерасходов по авансовому отчёту.
• Прочие причины в рамках действующего законодательства.

На любое выбытие наличных из кассы составляется расходный кассовый ордер.

Форма документа

Расходный кассовый ордер или РКО оформляется по форме КО-2, утверждённой Постановление Госкомстата № 88 ещё в 1998 году.

На сегодняшний день эта форма актуальна и применяется в документах первичной бухгалтерии.

Бланк РКО можно разделить на несколько частей:

• Верхняя. Здесь указывается название документа, сведения об организации. При ведении программного учёта эти данные поставляются автоматически.
• Табличная. Здесь прописываются информация о корреспонденции счетов, суммы.
• Нижняя часть – кому выданы деньги (ФИО и должность сотрудника), основание, сумма прописью – должна соответствовать той, что прописана цифрами.

«Расходник» подписывается кассиром и главным бухгалтером. Работник, которому выдаются деньги, ставит сумму прописью, затем ставит дату и подпись, указывает свои паспортные данные.

Форма КО-2

Как правильно составить

Составляет РКО бухгалтер, подписывает руководитель и главный бухгалтер. После этого документ передаётся кассиру. Тот сотруднику, на чьё имя выписан «расходник» может получить деньги только по предъявлению паспорта.

Кассир заранее готовит деньги, несколько раз их пересчитывает. Потом их пересчитывает тот человек, которому выдают. После пересчёта он прописывает своей руку сумму, которую получил, ставит подпись и расшифровку. Только после этого кассир подписывает РКО.

Деньги можно получить по доверенности. Тогда она пойдёт в качестве приложения к «расходнику». Если деньги выдают для того чтобы положить их в банк на счёт предприятия, нужно указать номер и дату объявления на взнос наличными. Но реквизиты объявления станут известны только в банке. Поэтому изначально составляется обычный РКО без указания приложения.

Когда кассир приедет из банка и привезёт документы на взнос наличными, РКО можно дозаполнить. Нарушений в этом не будет.

Нюансы у предпринимателей

С 2014 года предприниматели могут вести учёт в упрощённой форме. Они могут не составлять РКО на следующие операции:

• Выдача наличности на нужды предприятия
  .
• Выдача средств из кассы для внесения их на счёт ИП.

Но, если предприниматель выдаёт из кассы деньги для выплаты зарплаты или на оформление займа работнику, «расходник» составлять обязательно.

Откуда могут поступить деньги в кассу предприятия

Деньги могут поступить в кассу на различных основаниях:

• Снятие с расчётного счёта.
• Получение оплаты наличностью за товары, работы, услуги.
• Оприходование выручки от розничной торговли.
• Возврат средств, которые «подотчётник» не израсходовал на нужды предприятия.
• Получение займа или кредита наличными деньгами.
• Поступление денег в счёт долга по займам и ссудам от работников.
• Прочие причины.

На любую операцию по оприходованию наличности составляется приходный кассовый ордер.

Форма документа

ПКО имеет унифицированную форму КО – 1, которая утверждена Постановлением Госкомстата № 88 в 1998 году.

На сегодняшний день данная форма до сих пор применяется в первичной бухгалтерии.

«Приходник» состоит из 2-ух частей – основной и отрывной. В основной части прописывается суть операции, сумма вносимых в кассу денег, дата внесения, сведения об организации. Отрывная часть вручается тому, кто деньги внёс.
Сумма в ПКО прописывается сначала цифрами, потом – прописью. Показатели должны соответствовать друг другу.

Форма КО-1

Как правильно составить ПКО

В некоторых организация бухгалтер и кассир – разные должности и работники. Поэтому кассир, принимая ПКО от бухгалтера, должен проверить правильность заполнения, наличие подписей. Подписывает «приходник» бухгалтер и руководитель предприятия (его может заменить главный бухгалтер).

Также кассир проверяет:

• Соответствие суммы цифрами и прописью.
• Каждая подпись должна соответствовать образцам, которые применяются на предприятии.
• Наличие подтверждающих документов, который указываются в «приложении».

Например, сотрудник возвращает «сдачу» с авансового отчёта. К приходному ордеру прикладывается отрывная часть отчёта, в которой прописана сумма к выдаче.

Все прописанные данные и приложенные документы проверяются при сотруднике, который вносит деньги в кассу, и у которого на руках оформленный кассовый ордер. Подсчёт ведёт сам кассир. Если вопросов и ошибок нет, кассир своей подписью подписывает основную часть, а также квитанцию. На квитанции отдельно ставит штамп. Только после этого отрывная часть (она же квитанция), передаётся сотруднику, который деньги вносит.

Индивидуальный предприниматель, не имеющий в штате кассира, а также сам являющийся руководителем, подписывает ПКО самостоятельно. Если ИП не использует печати и штампы в своей деятельности, то на квитанции можно ничего не ставить.

Если предприниматель или юридическое лицо используют ККТ, то в конце каждого дня происходит приходование выручки. Снимаются показатели с чековой ленты ККТ (после закрытия рабочей смены). На основании показателей ленты вносятся деньги в кассу. На эту же сумму составляется ПКО.

Если происходит приходование наличности, снятой с расчётного счёта, то квитанция «приходника» прикладывается к выписке из банка, в которой отмечена сумма снятия. Величины должны соответствовать.

Заключение

Расходный и приходный кассовые ордера – документы первичного бухгалтерского учёта. Но налоговики их проверяют, чтобы удостовериться в правильности учёта оттока и прихода наличности в кассу. Поэтому если РКО и ПКО будут заполнены неправильно, предприятие могут ожидать неприятности.

О новом порядке выдения кассовых операций читайте здесь. О том, как правильно составлять авансовый отчет смотрите тут. Узнать больше о подотчетных суммах можно тут.

---

Что такое выполнение заказа? 5 способов улучшить процесс

Свяжитесь с экспертом по выполнению заказов сегодня.

Приступайте к работе

Подпишитесь на наш блог

Присоединяйтесь к десяткам тысяч брендов электронной коммерции, чтобы получать больше статей, подобных этой, и наши последние ресурсы, доставленные на ваш почтовый ящик.

Чему ты хочешь научиться?

Как выполнять заказы

Улучшение процесса выполнения

Запрос цен на выполнение от ShipBob

Пандемия COVID-19 способствовала эффективному развитию электронной коммерции примерно на 5–15 лет. Переход от офлайн к онлайн привел к большому спросу на складские помещения для электронной коммерции и связанные с ними рабочие места. С этим изменением многие предприятия, которые не привыкли упаковывать и доставлять заказы клиентам, должны были научиться.

Эффективное выполнение заказов — один из важнейших факторов устойчивого развития электронной коммерции. Наличие правильных процессов для точного и быстрого выполнения заказов может улучшить качество обслуживания клиентов.

При неэффективном процессе выполнения заказов затраты на выполнение могут возрасти, клиенты могут расстроиться или разочароваться, и это может даже значительно снизить пожизненную ценность вашего клиента (LTV).

По мере увеличения объема заказов процесс их выполнения может стать более сложным и трудоемким. К счастью, есть способы повысить эффективность выполнения заказов, чтобы ускорить процесс и свести к минимуму количество ошибок.

В этой статье мы рассмотрим весь процесс оформления заказа и поделимся советами, как оптимизировать процесс выполнения заказа для более быстрой доставки.

Что такое исполнение заказа?

Выполнение заказа относится к задачам, выполняемым исполнителем заказа, включая получение и размещение запасов, сбор и упаковку коробок, а также отправку заказов из распределительного центра или склада.

Процесс выполнения заказа в 5 шагов

В процесс выполнения заказа входит гораздо больше, чем просто упаковка заказа и отправка его за дверь. Наполнитель заказа может участвовать в каждом этапе процесса выполнения заказа, от получения инвентаря до выбора и извлечения товаров, или быть узкоспециализированным в одной конкретной области.

Если все этапы процесса выполнения заказа не выполнены точно, заказ не будет доставлен в соответствии с ожиданиями клиента.

Вот пять основных шагов, необходимых для выполнения заказа.

1. Склад получает запасы

Вы не можете выполнять заказы без запасов электронной торговли. Поставщик, производитель или бренд электронной коммерции должны отправить необходимые продукты на ваш склад, где сотрудники получат посылки. Термин «получение» относится к приему входящего инвентаря для хранения перед его продажей. На этом этапе специалист по оформлению заказа удостоверится, что все отправленные товары доставлены и находятся в хорошем состоянии.

Если вы работаете со сторонней логистической компанией (3PL), такой как ShipBob, у них будет свой собственный процесс для обеспечения учета всех запасов.

Например, ShipBob требует, чтобы продавцы заполнили заказ на приемку на склад (WRO) и прикрепили соответствующие этикетки к каждой коробке. Это помогает им заранее знать, чего ожидать, и ускорить процесс получения при управлении запасами для тысяч клиентов.

«Отправить инвентарь на ШипБоб было легко. Наша первая партия инвентаря была получена ShipBob и готова к отправке на следующий день. Через девять дней после того, как мы начали работу с командой реализации ShipBob, мы отправляли заказы».

Тим Финк, соучредитель EnduroSport

2. Инвентаризация складских запасов

На этом этапе товары хранятся на полках склада, содержащих другие единицы той же SKU, так как каждый уникальный продукт должен иметь отдельный выделенный место хранения (или партии продукции, требующие хранения партии до истечения срока годности или в случае отзыва продукции).

Наиболее распространенные места хранения инвентаря включают полку, корзину или поддон. Надлежащее складирование является одной из наиболее важных частей правильного выполнения заказа, и товары должны храниться в надлежащих условиях

«ShipBob обеспечивает условия хранения, необходимые для обеспечения безопасного и эффективного хранения и доставки наших продуктов питания высочайшего качества нашим клиентам».

Пабло Габатто, менеджер по бизнес-операциям компании Ample Foods

3. Поиск и комплектация товаров

После размещения заказа в вашем магазине начинается процесс комплектования склада. Наполнитель заказа найдет товар (ы), чтобы весь заказ можно было упаковать на следующем этапе.

ShipBob — это 3PL с поддержкой технологий, поэтому их запатентованная система управления складом (WMS) автоматически назначает аналогичные заказы с запасами в той же области склада одному и тому же комплектовщику, чтобы сократить количество шагов, необходимых для выбора заказов, для более эффективного рабочего процесса. .

Автоматически создается список комплектации, который включает заказанные товары, количество и местонахождение каждого продукта в центре выполнения заказов. Каждая выбранная единица сканируется из контейнера инвентаря, поэтому количество инвентаря обновляется в режиме реального времени, предоставляя торговцам актуальные уровни запасов.

«С помощью ShipBob мы точно видим, что физически отобрано, и знаем, что заказ был выполнен, как и ожидалось. С нашим старым 3PL нам приходилось во всем полагаться на нашего представителя, и мы не могли быть самодостаточными. Им приходилось делать всю работу за нас, и мы не могли видеть, что собирали их складские сотрудники».

Джерард Экер, основатель и генеральный директор Ocean & Co.

4. Заказ надежно упакован

Когда все товары в заказе собраны, следующим шагом будет их надежная упаковка и добавление транспортной этикетки. Все товары должны быть отправлены в одной упаковке, если это возможно, чтобы избежать разделения доставки.

В ShipBob, например, стандартные упаковочные материалы, в том числе коричневые коробки, простые пузырчатые почтовые пакеты и полиэтиленовые пакеты, упаковочная лента и крепежные элементы, включены без дополнительной оплаты.

Мы выбираем лучшие упаковочные материалы для каждого заказа, чтобы защитить вашу продукцию и добиться наименьшего практичного габаритного веса. Мы также позволяем нашим клиентам использовать нестандартные упаковочные материалы, чтобы разместить свой бренд в центре внимания.

«ShipBob должен быть в центре внимания компаний электронной коммерции, переживающих рост, чтобы они могли сосредоточиться на бренде и дизайне, а не на упаковке коробок. Я знаю, что ShipBob может оставаться нашим партнером по мере того, как мы будем расти еще больше — от расширения до дополнительных центров выполнения и распределения нашего инвентаря по стране до использования большего количества их возможностей — и все это при сохранении этого чувства партнера».

Карл Проч, соучредитель FLEO

5. Отправка заказов

Последним этапом оформления заказов является отправка заказа для доставки. Для небольших брендов, выполняющих заказы самостоятельно, это означает несколько поездок на почту.

Благодаря аутсорсингу выполнения заказов вам не придется беспокоиться о доставке заказов самостоятельно, поскольку партнеры 3PL с крупными перевозчиками договариваются о тарифах на доставку и заставляют их ежедневно забирать посылки, отсортированные каждой службой доставки.

Транспортные компании осуществляют доставку на последней миле, чаще всего автомобильным или воздушным транспортом. Вы должны убедиться, что в вашем магазине настроено правильное отслеживание заказов, чтобы клиенты могли следить за ходом их доставки.

«Нам нравится, что ShipBob действительно управляет своими центрами исполнения — они знают свои операции и очень четко об этом говорят. ShipBob, имеющий несколько локаций, также был для нас огромным. Хранение наших запасов в Чикаго и Лос-Анджелесе привело к экономии средств, поскольку мы отправляем товары из ближайших к покупателю мест».

Кортни Ли, основатель Prymal

6 советов по улучшению выполнения заказов

Оптимизация процесса выполнения заказов имеет решающее значение для повышения эффективности цепочки поставок. Вот несколько советов о том, как улучшить выполнение заказов для вашей компании.

1. Внимательно организуйте инвентарь

При организации инвентаря имейте в виду, что товары нужно будет собирать позже для выполнения заказов. Таким образом, вы должны организовать свой инвентарь таким образом, чтобы было легко найти желаемые предметы (например, размещая часто заказываемые предметы рядом друг с другом).

2. Настройка маршрутов комплектования

Маршруты комплектования помогают заказать сборщику заказов поиск необходимого товара. Маршруты проложены с учетом зоны, высоты локаций и правил техники безопасности. Эти маршруты помогают сборщику склада определить, в каком направлении следует вести транспортное средство доставки. не могу продать. Например, ShipBob помогает бизнесу:

• Будьте в курсе уровня запасов с помощью программного обеспечения для управления запасами и интеграции с другими системами.
• Ошибки лимитного заказа при правильном отслеживании запасов.
• Предотвратите дефицит с помощью инструментов прогнозирования запасов и возможности устанавливать точки повторного заказа.

4. Оптимизируйте свои процессы

Процесс выполнения вашего заказа всегда можно улучшить, будь то более быстрое время обработки, более идеальные места выполнения и маршруты доставки, уменьшенные зоны доставки, улучшенное управление запасами и более точное прогнозирование спроса.

Это может сводиться к улучшению стимулов для персонала, смене смен, внедрению программного обеспечения, установке нового оборудования или изменению операционных процессов. Ознакомьтесь с другими идеями по оптимизации цепочки поставок здесь.

5. Автоматизируйте процесс выполнения заказов

Автоматизация процесса выполнения заказов повышает операционную эффективность, снижает количество ошибок, повышает точность заказов и ускоряет доставку.

Если все сделано правильно, автоматизация также может сэкономить исполнителям заказов значительное количество времени и денег за счет меньшего количества возвратов и возмещений. Автоматическая доставка влечет за собой автоматическую отправку заказов исполнителям заказов, заказ дополнительных запасов при достижении определенного уровня в наличии, отправку обновлений отслеживания клиентам и многое другое.

6. Сотрудничайте с 3PL

Управлять процессом выполнения заказов сложно, поэтому многие бренды рассматривают возможность партнерства со сторонним поставщиком логистических услуг, таким как ShipBob. ShipBob — ведущая 3PL-компания, которая обрабатывает для вас процесс выполнения заказов.

Интегрированное программное обеспечение ShipBob подключается к вашей платформе электронной коммерции для автоматической отправки заказов исполнителям, предоставляя вам информацию обо всех наших операциях.

«Выбирать, упаковывать и печатать этикетки, а также управлять хранилищем очень сложно. Для нас было бы огромным стрессом делать это самостоятельно, но тот факт, что ShipBob позаботится обо всем, как об экономии средств, так и о времени, имеет неоценимое значение для нашего бизнеса».

Николай Палони, соучредитель солнцезащитных очков Ombraz

Обрабатывать заказы на собственном складе?

Чтобы правильно управлять выполнением заказов самостоятельно, вам потребуются правильные технологии и инфраструктура.

ShipBob предлагает лучшую в своем классе систему управления складом (WMS) для брендов, у которых есть собственный склад и которым требуется помощь в управлении запасами в режиме реального времени, сокращение ошибок при комплектации, упаковке и отгрузке, а также легкое масштабирование.

С Merchant Plus бренды могут даже использовать услуги ShipBob в любом из центров выполнения ShipBob в США, Канаде, Европе и Австралии, чтобы улучшить трансграничную доставку, снизить затраты и ускорить доставку.

Как 3PL автоматизируют процесс выполнения вашего заказа

3PL с поддержкой технологий, такой как ShipBob, может помочь вам упростить процесс выполнения вашего заказа, избавив вас от выполнения задач электронной коммерции. Сертифицированные и хорошо обученные исполнители заказов выполняют каждую задачу с несколькими проверками, чтобы обеспечить более высокий уровень точности заказа.

ShipBob хранит ваш инвентарь в любой комбинации центров выполнения заказов по всему миру.

«ShipBob был отличным партнером, когда мы выросли. Они помогают нам расширяться практически без дополнительных усилий с нашей стороны. Мы сосредоточены на развитии нашего бизнеса, и этого нельзя достичь, упаковывая заказы, отправляя коробки и имея дело с огромными перевозчиками, такими как FedEx и UPS.

Вот что освоил ШипБоб. Мы хотим сосредоточиться на взаимодействии с нашими клиентами, создании нашего сообщества, и ShipBob позволяет нам делать именно это».

Пабло Габатто, менеджер по бизнес-операциям компании Ample Foods

Заключение

Выполнение заказа — это трудоемкий процесс, состоящий из множества движущихся частей, что означает возможность возникновения ошибок, особенно если у вас нет подходящей команды. ShipBob предлагает опыт, инфраструктуру и технологии выполнения, чтобы упростить процесс выполнения заказа для вас и предоставить необходимые вам услуги в зависимости от типа заказа.

«Мне потребовался бы целый день, чтобы упаковать и отправить около 30 заказов. Если бы я хотел отправиться в путешествие, мне нужно было бы взять с собой принтер для этикеток, продукты и упаковочные материалы. Я оказался в отпуске, постоянно проверяя новые заказы и отправляя товар из багажника своей машины.

С момента перехода на ShipBob заказы моей компании увеличились более чем втрое, и теперь я могу проводить больше времени, рассматривая общую картину, а не занимаясь такими делами, как набивка конвертов целыми днями. Теперь я свободный.»

Анастасия Эллисон, основатель Kula Cloth

Свяжитесь с ShipBob, нажав кнопку ниже, чтобы узнать, как мы можем помочь, узнать цены и посмотреть, подходим ли мы для вашего бизнеса.

Цены на выполнение запросов

Часто задаваемые вопросы по выполнению заказов

Выполнение заказов является важным аспектом управления цепочкой поставок, поэтому важно хорошо понимать его, чтобы знать, чего ожидать на каждом этапе процесса. Вот некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов, связанных с выполнением заказов.

Что такое (O2C) обработка заказа на наличные?

Управление рисками имеет решающее значение для успеха бизнеса. Чем быстрее растет компания, тем выше риск в жизненно важных областях, таких как управление кредитами, привлечение клиентов, денежные потоки и удовлетворенность клиентов. Это также означает, что вам нужна твердая ручка в процессе обработки заказа на наличные.

Что такое Приказ об обработке наличных ?

Процесс обработки заказов на наличные (также называемый O2C или OTC) относится ко всей системе заказов компании. Он начинается в момент, когда покупатель размещает заказ, и заканчивается, когда счет-фактура оплачен и оплачен.

Это набор бизнес-процессов для управления всем, что связано со временем для какой-либо функции маркетинга, продаж или брендинга. O2C определит ваш успех как компании и ваши отношения с клиентами.

Многие считают, что время цикла заказа в наличные считается завершенным, когда клиент оплачивает счет, но после этого происходит несколько важных шагов. Данные о деятельности должны регистрироваться на протяжении всего цикла O2C и анализироваться для выявления возможностей для оптимизации и улучшения.

Почему Приказ об обработке денежных средств важен?

Существует множество причин, по которым компании необходимо оптимизировать свою систему обработки заказов. Деятельность O2C влияет на организацию по всем направлениям, включая все, от управления цепочками поставок до труда и запасов. Узкие места с заказами клиентов могут вызвать головную боль в совершенно разных бизнес-подразделениях.

Дебиторская задолженность

Плохой порядок обработки денежных средств означает, что счета обычно не собираются вовремя. Дебиторская задолженность и система выставления счетов во время O2C определяют приток денежных средств компании.

Любая задержка в сборе усложнит работу с кредиторской задолженностью, платежной ведомостью, любыми возможными приобретениями, главной бухгалтерской книгой и другими проблемами, связанными с ликвидностью.

Надежность

Управление последовательным и надежным процессом O2C демонстрирует, что компания знает, как вести бизнес. Вы должны преуспеть во всех функциях, включая продажи, маркетинг, производство, выполнение, техническое управление, бухгалтерский учет и доставку (и это лишь некоторые из них).

Эффективность

Запуск эффективного процесса обработки заказов на наличные означает, что компания может намного быстрее преобразовывать сырье в товарный продукт (который должен быть получен и выставлен счет покупателю).

Оптимизация рабочих процессов процесса O2C означает, что на различных этапах инвентаризации будет задействовано меньше денежных средств. Впоследствии это обеспечивает дополнительные ресурсы, необходимые для дальнейшего инвестирования в рост и победы над конкурентами. Это также может помочь сохранить низкие цены.

Преобрази путь
ваша финансовая команда работает.

Обеспечьте масштабирование и эффективность своего бизнеса с помощью полностью автоматизированного сквозного расчета кредиторской задолженности.

Основные шаги в Заказ на процесс денежных средств

Процесс заказа на денежные средства выполняется в восьми отдельных шагах:

• Управление заказа
• . Дебиторская задолженность (ДП)
• Сборы платежей
• Управление данными и отчетность

Управление заказами

Управление заказами — это первый шаг в процессе обработки заказа на наличные, и он начинается во второй раз, когда клиент размещает заказ. Как только покупка подтверждена, компания несет ответственность за все, что связано с управлением заказами, включая (но не ограничиваясь):

• Платформы электронной коммерции
• Электронное письмо в отдел продаж
• Личное уведомление торгового представителя
• Эффективный ввод заказов

Когда вы вводите автоматизацию в процесс O2C, мгновенные уведомления запускают серию действий в других отделах, которые будут держать каждую команду в курсе каждого заказа.

Недавнее исследование, проведенное IBM, показало, что организации, внедрившие лучшие в своем классе методы O2C, на 81 % эффективнее управляют заказами, чем те, которые этого не сделали.

На этом первом этапе все новые заказы должны быть организованы должным образом и уведомлены все соответствующие стороны для обеспечения своевременного и точного выполнения.

Управление кредитом

Комплексная проверка на переднем крае вашего процесса O2C может сэкономить время и свести к минимуму проблемы, когда придет время собирать платеж. В заказах, где применяется кредит, новых клиентов всегда следует отправлять через процесс утверждения.

Финансовое программное обеспечение с надежной системой управления заказами будет иметь механизмы для автоматизации утверждения кредита. В случаях, требующих более тщательной проверки, сотрудники могут быть уведомлены об этом. Во всех остальных случаях заказ будет передан в цифровом виде на этап исполнения.

Кроме того, со всеми постоянными клиентами, которым было отказано в одобрении в первый раз, следует обращаться так же, как с новыми клиентами, и снова пройти процесс утверждения. Все может измениться, и кредит может идти вверх и вниз в зависимости от обстоятельств.

Автоматизация процесса кредитного управления упрощает работу с дебиторской задолженностью. Это также гарантирует, что бизнес выдает кредит только достойным клиентам. Все это означает гораздо меньше работы, когда приходит время собирать.

Выполнение заказов

Важной частью процесса выполнения является автоматизированное управление запасами. Чтобы избежать принятия заказов, которые не могут быть выполнены, количество запасов необходимо обновлять на стороне продаж в режиме реального времени.

Если заказ, отсутствующий на складе, проскакивает, его можно немедленно пометить. Это позволяет держать линии связи широко открытыми и помогает избежать любых проблем с выставлением счетов или недовольных клиентов.

Весь заказ, отправляемый на выполнение, должен быть в стандартизированном цифровом формате и содержать всю информацию, необходимую персоналу для четкого расшифровки деталей. Бумажные заказы и заказы из устаревших систем могут вызвать проблемы, такие как узкие места и дорогостоящие разъяснения.

Доставка заказа

Успех доставки заказа зависит от логистики. Вот почему транспортная часть системы O2C должна регулярно проверяться. Это необходимо для обеспечения высоких стандартов производительности и оптимизации рабочего процесса.

Все данные из функций управления заказами и выполнением должны быть немедленно обновлены в системе ERP. Это позволяет команде лучше планировать отгрузки в соответствии с графиком выдачи перевозчиком и своевременно доставлять заказы клиентам.

Выставление счетов клиентам

Задержки и неточности в выставлении счетов могут привести к серьезному снежному кому и проблемам с наличностью, которые могут нарушить работу всей организации. Когда точные счета отправляются в установленные сроки, финансовые специалисты могут более эффективно прогнозировать денежные потоки и лучше планировать расходы.

Недавнее исследование, проведенное Aberdeen Group, показало, что компаниям со звездной производительностью O2C требуется ручной ввод только для 16,2% счетов. Это по сравнению с почти 80% для тех, кто набрал в нижней части.

Счета-фактуры должны содержать правильную информацию, чтобы их можно было отправить без задержки. Сюда входят такие данные, как:

• Особенности заказа
• Затраты
• Условия кредита и оплаты
• Дата заказа и отгрузки
• Данные клиента
• Данные

весь рабочий процесс.

Дебиторская задолженность

До наступления просроченной задолженности автоматизированная система учета будет помечать неоплаченные счета в заранее установленное время. Затем представитель AR может просмотреть эти уведомления, чтобы определить, есть ли какие-либо очевидные ошибки.

Одним из примеров использования автоматизации для обеспечения бесперебойной работы процесса O2C является отправка напоминаний об оплате через две недели. Система автоматически определит, какие счета просрочены, а затем активирует напоминание и проверку счетов, чтобы ускорить процесс.

Если обнаружена ошибка в счете, представитель AR должен иметь возможность быстро просмотреть информацию в системе, выяснить, где произошел сбой, и как можно скорее отправить исправленный счет.

Инкассация платежей

Первая защита от любых задержек — обеспечить, чтобы представители AR документировали все платежи клиентов в течение определенного периода времени. Компания сталкивается с множеством проблем, когда платежи, доставленные клиентами, не обновляются, а счет по-прежнему помечен как «неоплаченный».

Сбор по уже оплаченному счету может вызвать трения с клиентами. Это делает бизнес неорганизованным и может привести к неточным оценкам денежных средств. Это может привести к тому, что финансовые отделы будут делать неверные прогнозы относительно дефицита денежных средств.

Когда счет просрочен, и это оправдано, учетная запись должна быть помечена, а кредит отложен. Если клиент попытается разместить другой заказ, автоматизированная система предупредит его о том, что сначала необходимо отправить платеж.

Все просроченные счета должны регулярно проверяться на пробный баланс. Это поможет обновлять прогноз безнадежных долгов и поможет определить следующий шаг (например, отправить его в коллекторское агентство).

Отчетность и Управление данными

Интегрированные программы бухгалтерского учета могут отслеживать данные о производительности на каждом этапе обработки заказа до оплаты. Мониторинг и анализ этих данных может помочь бизнесу увидеть более широкую картину и определить, что необходимо настроить для оптимизации их системы O2C.

Стабильность процесса O2C влияет на каждый рабочий процесс в организации. Сюда входят такие вещи, как:

• Отношения с клиентами и поставщиками
• Продолжительность цикла продаж
• Адаптация и обучение
• Функции обслуживания клиентов
• Прогнозирование и движение денежных средств

Руководство также может использовать показатели O2C, чтобы определить, не повлияет ли замедление в одной области на другую. Поскольку процесс обработки заказа на наличные в значительной степени зависит друг от друга, даже небольшая неэффективность в одной функции может привести к дорогостоящим проблемам в другом месте.

Оптимизация заказа до Кассовый цикл

Оптимизация процесса O2C устранит неэффективность и может привести к увеличению оборотного капитала, уменьшению количества узких мест и более высокому уровню удовлетворенности клиентов. Это также может сократить время выполнения.

Лучший способ оптимизировать эту систему — найти правильное бухгалтерское программное обеспечение, которое автоматизирует процессы. Эта платформа должна предоставлять всем сторонам доступ в режиме реального времени к одним и тем же данным, чтобы все были на одной странице. Оцифровка выставления счетов и управления данными также помогает повысить эффективность процесса.

Для получения идеального результата от обработки заказа до получения наличных требуется сочетание управления процессами, технологий и взаимозависимого сотрудничества.

Проблемы процесса O2C

Хотя этот процесс может показаться простым, он включает в себя множество движущихся частей. Невыполнение одного шага может привести к сбою в цикле. Набор задействованных бизнес-процессов требует большого внимания и совместной работы всех отделов. На что следует обратить внимание: 

• Неточные заказы на продажу
• Отнимающие много времени счета-фактуры вручную
• Недовольные клиенты 
• Задержки в сборе
• Безопасность данных

Неточные заказы означают, что в какой-то момент процесса заказ должен быть выполнен повторно. Это будет стоить вам драгоценного времени. Ручное выставление счетов также требует времени и может привести к ошибкам. Если все это приведет к потере времени, произойдет задержка инкассации. Задержка может усложнить другие бизнес-процессы, такие как кредиторская задолженность, расчет заработной платы и приобретение.

Ваша компания также должна следить за удовлетворенностью клиентов. Любые сбои в процессе O2C могут ухудшить качество обслуживания клиентов. Чтобы следить за этим, используйте программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы управлять отношениями вашей компании со своими клиентами. Точно так же утечка данных может привести к недовольству клиентов, поэтому серьезно относитесь к кибербезопасности розничной торговли.

OTC-процесс Рекомендации по внедрению

Среды коллекций, демонстрирующие лучшие практики, имеют некоторые общие характеристики. Команды могут разделять дебиторскую задолженность на основе риска. Сложные алгоритмы могут учитывать такие данные, как:

• Историческая эффективность
• Модели платежного поведения
• Ухудшение эффективности 
• Данные кредитного бюро
• Данные о сделках (смешанные и взвешенные)

Это помогает эффективно оптимизировать сбор платежей, разрешение споров и эффективность кредитных ресурсов на основе приоритетов звонков и активности. Чем больше этот процесс автоматизирован, тем проще его планировать. Автоматизация процесса O2C помогает свести к минимуму время, необходимое для определения важных целей и подготовки к рабочему дню.

Может быть сложно усовершенствовать обработку заказа для получения наличных, поэтому вот несколько советов:

Установление стандартов

Установление набора стандартов обеспечивает последовательность и руководство для персонала. Чем чаще вы делаете что-то одно и то же, тем лучше команды реализуют процесс. Это также помогает лучше идентифицировать какие-либо шестерни в ваших колесах или неисправные части системы.

Использование технологии

Использование новейших технологий имеет решающее значение для полноценного процесса обработки заказов на оплату. Это не только уменьшает количество ошибок, но и помогает интегрировать все бизнес-процессы в центральный узел. Это гарантирует, что все команды находятся в постоянной связи и обновляют данные в режиме реального времени.

Использование технологии O2C также экономит кучу денег. Недавнее исследование, проведенное IBM, показало, что компании, использующие искусственный интеллект и другие новые технологии, экономят в среднем 22% на каждом счете во время обработки.

Внедрение этих технологий также сэкономит вам деньги. IBM обнаружила, что компании, которые использовали искусственный интеллект и другие новые технологии, экономили 22% на каждом счете.

Оптимизация данных

Команды должны уметь разделять чистую и грязную дебиторскую задолженность, чтобы определить, над чем нужно работать. «Чистая дебиторская задолженность» — это та, по которой нет споров, проблем, вычетов или недоплаты. Это должно быть сделано сегодня, и нет причин, по которым платеж не должен был быть получен.

Регулярный мониторинг и анализ

Как и любой современный процесс, бизнес должен выделить время для сбора показателей и анализа производительности своей программы O2C. Технологии развиваются экспоненциально и очень итерационны. То, что работает сегодня, не обязательно станет лучшим решением завтра. Также всегда есть шанс на улучшение.

Важно создать пространство для команд, чтобы они могли предлагать способы улучшения процесса обработки заказов на наличные. Программное обеспечение для управления проектами также может помочь бизнесу контролировать работу системы O2C на уровне проекта.

Идея состоит в том, чтобы использовать отчетность и аналитику для оптимизации подпроцессов O2C и критических шагов, чтобы оказать наибольшее влияние на денежный поток. Это относится не только к ресурсной активности/производительности, но и к электронным призывам к действию (призывы к действию) и автоматизированному общению.

Создание порталов самообслуживания

Еще один способ оптимизировать цикл O2C — создать возможности для клиентов и поставщиков обслуживать себя. Это освобождает кредиторскую и дебиторскую задолженность от ответов на простые запросы или отправки копий счетов.

Клиентский портал предоставляет поддержку 7/24/365 и в некоторых случаях может представлять до 60% запросов на входящие звонки и охват. Клиенты также могут создавать персонализированные отчеты, инициировать спор, узнавать, когда должен быть произведен платеж, производить платеж напрямую и запрашивать контакт со всеми в централизованном месте.

Познакомить клиентов с самообслуживанием очень просто. Просто вставьте ссылку в свою следующую маркетинговую кампанию по электронной почте, а остальное уже история!

Подведение итогов

Для большинства компаний дебиторская задолженность является одним из крупнейших активов в балансе.