Приказ на авансовые отчеты образец: Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2022

Приказ на авансовые отчеты образец: Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2022

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Предоставить отчет после командировки о потраченных средствах в бухгалтерию — главная задача сотрудника, вернувшегося из поездки. Если пришлось потратить больше, работнику возместят лишние расходы. Все финансовые операции осуществляются при предоставлении подотчетным лицом (командированным сотрудником) авансового отчета. Когда его нужно сдавать, как бухгалтер проверяет документы и сколько хранятся авансовые отчеты персонала? 

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом 

С 30 ноября 2020 года вступили в силу изменения, касающиеся сроков авансового отчета по командировке. По новому закону, руководство не вправе требовать от лица, прибывшего из командировки, отчитаться за поездку в 3х-дневный срок, как раньше. Также командированный сотрудник может не указывать в подотчете сумму аванса и его срок (Указание Центробанка № 5587-У от 5 октября 2020 г.). 

До этого момента сотрудник, отправляющийся в деловую поездку, должен был по возвращении из нее отчитаться за средства, полученным им на целевые расходы.

На сдачу отчета отводилось 3 рабочих дня (Указание Банка РФ “О порядке ведения кассовых операций…” № 3210-У, п. 6.3 от 11 марта 2014 г.). Сдать документы требовалось: 

• по окончании временного отрезка, на который выдавались финансовые средства; 

• после выхода сотрудника на работу, если истек срок его отсутствия по уважительной причине (отпуск, болезнь и т.п.). 

Согласно Постановлению “Об особенностях направления работников в служебные командировки” № 749, п. 26 от 13 октября 2008 г., работник обязан был отчитаться в бухгалтерии в течение 3-х дней по прибытии из деловой поездки.  

С 30 ноября 2020 г. это требование больше не действует. Теперь предприятие самостоятельно устанавливает срок сдачи авансового отчета по командировке.  

При написании заявления подотчетному лицу желательно указать цель, на которую требуются финансовые средства. Это облегчит задачу бухгалтеру при выполнении соответствующей проводки и начальнику, определяющему срок сдачи авансового отчета.  

Для того чтобы подотчетное лицо указывало точный период, на который ему выделяются денежные средства, рекомендуется подготовить внутренний документ, регламентирующий сроки для тех или иных нужд организации.  

С 30го ноября 2020 г. Центробанк РФ разрешил бухгалтерии оформлять несколько подотчетов одним распорядительным документом. Здесь обязательно указываются фамилии персонала, суммы и срок отчета по командировке каждым лицом.  

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц 

При составлении авансового отчета сотрудник прикладывает к нему документы, являющиеся основанием для составления операции о расходах: 

Для получения денег на банковскую карту работник пишет заявление с указанием перечислить средства на определенный срок на номер карты/банковского счета (письмо Минфина № 03-11-11/42288 от 25 августа 2014 г. ).  

В качестве бланка для составления авансового отчета можно использовать форму АО-1, разрешенную Госкомстатом РФ от 1 августа 2001 г. № 55, или разработать свой отчетный бланк.  

Работник заполняет бланк с обеих сторон, указывая:  

После подсчета итоговой суммы подотчетное лицо сдает бумагу бухгалтеру, прикладывая к ней подтверждающие документы. Бухгалтер проверяет корректность заполнения полей, соответствия сумм и дат приложенных документов, итоговую цифру и т.д. Затем отдает работнику расписку о получении отчета и доказательных бумаг, а сам отчет отправляет на подпись руководителю. 

ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот

• Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
• Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
• Кэшбеки до 7%

Оставить заявку

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка 

Если сотрудник потратил в командировке больше средств, чем он получил от предприятия на расходы, ему выплачивают перерасход. И, напротив, если потрачены не все выданные деньги, остаток возвращается в кассу компании.  

Если работник потратил личные сбережения, например, на заправку служебного автомобиля, ему возместят эти средства, но на основании отчета. Однако подобные действия должны происходить с разрешения внутренних нормативов.  

Согласно ст. 137 ТК РФ, при несвоевременной сдаче авансового отчета и не возвращении остатка денежных средств в кассу руководитель вправе высчитать долг из зарплаты сотрудника. 

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц 

После работы с авансовым отчетом (проверки, утверждения, выплаты перерасхода или получения излишков) его отправляют на хранение. Сроки хранения установлены федеральными законами либо другими нормативно-правовыми документами (ст. 17, п. 1 от 22 октября 2004 г. “Об архивном деле в РФ” № 125-ФЗ).  

Сроки хранения определены нормативными актами.  

1. Ст. 23, п. 8, подп. 1 НК РФ о документах, относящихся к налоговому или бухгалтерскому учету. Они служат основанием для создания налогооблагаемой базы с подсчетом налогов, отчисляемых в бюджет. Сюда входит и авансовый отчет. Срок хранения бумаг — 4 года. 

2. Ст. 283, п. 4 НК РФ — о документах, доказывающих понесенные убытки. Хранятся весь срок, в течение которого получившаяся потеря переносится на последующие периоды и сокращает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.  

3. Закон № 402-ФЗ, ст. 29 для первичных бухгалтерских документов (сюда включены и авансовые отчеты) разрешает их хранение в течение срока, регламентированного государственным архивным делом, но не больше 5 лет. 

4. Согласно Перечню типовых архивных документов, п. 277, авансовые отчеты хранятся 5 лет. Срок утвержден Росархивом.  

ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот

• Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
• Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
• Кэшбеки до 7%

Оставить заявку

Итоги 

Авансовый отчет — важный для бухгалтерии и налоговой службы документ. На его основании учитываются совершенные компанией траты, что напрямую влияет на формирование налогооблагаемой базы. В какой срок отчитаться за командировку сотруднику — сегодня решает руководство. Имея на руках доказательную документацию, бухгалтер должен своевременно вписывать подотчетные суммы в авансовый отчет.  

Оформление командировок и авансовых отчетов электронно

Оформление командировок и авансовых отчетов электронно

21 апреля ’22

Корчагина Ксения, юрист

Бухгалтер тратит на оформление одной командировки, проверку авансового отчета минимум час и 5 листов бумаги. Работник чуть больше, особенно при составлении отчета о командировке.

Многие знают, что документы о командировках можно оформлять электронно. Но некоторые пока сомневаются в законности электронных авансовых отчетов и электронных приказов о командировании.

В статье разбираем кадровые и бухгалтерские документы о командировках, которые можно вести и хранить электронно, без дублирования на бумаге. Даем пошаговую инструкцию для перевода процесса командирования в электронный вид.

• Все ли документы о командировании можно вести электронно
• Как перейти на электронное оформление командировок
• Как происходит электронное подписание приказа о направлении в командировку
• Нюансы хранения электронных документов по командировкам
• Как начать экономить уже сейчас
• Частые вопросы

Если кратко, то по командировкам не получится выкинуть бумажные ж/д билеты, товарные чеки и договор о найме квартиры у физлица. Остальные бумаги можно смело переводить в электронный вид. Разберем подробнее.

Документы о командировании делятся на кадровые и бухгалтерские. Кадровые электронные документы оформляем по требованиям Трудового кодекса, а электронные авансовые отчеты и кассовые чеки — по правилам Налогового кодекса.

Кадровые документы о командировании: приказ о направлении в командировку, служебное задание, отчет о командировке можно оформлять в электронном виде и не дублировать на бумаге на основании статей 22.1–22.9 ТК РФ. С ноября 2021 Трудовой кодекс разрешает все кадровые документы оформлять электронно, подписывать электронной подписью работника и работодателя.

Авансовые отчеты можно составлять только в электронном виде и подписывать у работника любым видом электронной подписи. Это соответствует ч. 5 ст. 9 закона о бухгалтерском учете, разрешающей составление первичных учетных документов в электронном виде. Минфин признает электронные авансовые отчеты. См. письмо от 04.12.2019, от 20.08.2015.

Кассовый чек, который работник принес на бумаге для подтверждения командировочных расходов, можно сохранить в электронном виде.

Это соответствует абз. 12 ст. 1.1 закона о применении ККТ, поскольку любой кассовый чек — это сформированный в электронной форме первичный учетный документ, отпечатанный на ККТ в момент расчета.

Не получится просто отсканировать чек и выкинуть бумажный. Надо получить его электронную версию, которую мы и предъявим при проверках налоговой. Это можно сделать несколькими способами:

• Попросить продавца товара прислать чек на ваш электронный адрес или телефон.
• Скачать на сайте налоговой или сайте компании «Тензор».

Вам хватит фотографии кассового чека, если оформляете командировки в СБИС. Система сама распознает чек, проверит его достоверность на сайте налоговой и впишет данные из чека в авансовый отчет. Как автоматизировать авансовые отчеты.

Электронный ж/д билет и электронный контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте), полученные при оформлении билета, можно не распечатывать. Минфин признает эти электронные документы достаточными для принятия расходов в налоговом учете.

Бумажный товарный чек, договор найма жилья у физлица и иные документы, изначально созданные в бумажном виде, надо хранить на бумаге. Это требование связано с положениями п. 1 ст. 252 НК РФ о том, что произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, только если расходы документально подтверждены. А вот если бы договор был изначально создан в электронном виде, например, подписан электронными подписями собственника и нанимателя, тогда его можно хранить в электронном виде и не распечатывать.

Перевести документы о командировании в электронный вид

Для электронного оформления командировок вам потребуется:

1. Информационная система.
2. Электронные подписи работникам.
3. Внутренние документы компании.

По ст. 22.1 ТК РФ обмениваться электронными кадровыми документами с работниками можно в информационной системе работодателя, такой как СБИС. Эта система должна:

1. Уметь взаимодействовать с порталом «Работа России».
2. Работать со всеми видами электронных подписей работников.
3. Хранить электронные кадровые документы.
4. Подтверждать факт получения документа работником и работодателем.

СБИС для кадрового ЭДО

Электронные подписи бывают нескольких видов. Для оформления командировок подойдет любой вид ЭП:

ПЭП — простая электронная подпись;

НЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись;

КЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.

Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». В ст. 22.1 Трудового кодекса РФ вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП Госключ и ПЭП Госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет электронный документооборот на портале «Работа России».

• ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе.

  ПЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайт госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

  ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения.

• НЭП выпускает работодатель или удостоверяющий центр.

  НЭП можно записать на флешки, выпустить на телефон или в облако, чтобы работник мог ей подписывать документы с офисного или домашнего компьютера.

  НЭП докажет, что электронный приказ о командировании работодатель не изменил после подписания работником.

  СБИС для кадрового ЭДО умеет выпускать подписи в момент приема работника.

  Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.

  Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.

  Хочу сам выдавать сотрудникам НЭП

• КЭП выдает Удостоверяющий центр. Для ее получения работнику придется ехать в Удостоверяющий центр.

  КЭП можно записать на защищенную флешку или телефон.

  Она, как и неквалифицированная ЭП, подтверждает неизменность кадрового документа.

При выборе ЭП учитывайте, что КЭП и НЭП защищают документ от изменения, а ПЭП нет.

Представьте, работодатель объявляет работнику выговор за то, что тот не выполнил электронное задание на командировку. Работник обращается в суд и заявляет, что работодатель изменил текст задания после подписания работником. Если задание было подписано ПЭП, работодатель может проиграть суд.

Для перехода на электронное взаимодействие с работниками работодатель разрабатывает и подписывает у работников на бумаге вот эти виды документов:

1. Локальный нормативный акт компании, например Положение о кадровом ЭДО.

   В нем описывают, какие документы компания переводит в электронный вид, какие виды подписей использует, в каких исключительных случаях будет вести документооборот на бумаге.

2. Уведомление о переходе на КЭДО и согласие работника. Нужно по ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ. Работников без трудового стажа на 31.12.2021 только уведомляем, согласие получать не требуется.
3. Соглашение о применении НЭП или ПЭП, нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. Не нужно, если у сотрудников будут КЭП.

Перевести командировки в электронный вид в СБИС

В среднем 5 лет обязаны хранить работодатели электронные документы о командировании. Сроки такие же, как для бумажных документов. Установлены в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019:

По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать архив по всем правилам архивного дела, но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков. Того же требует ст. 22.3 Трудового кодекса РФ от работодателей, внедривших кадровый ЭДО.

Как организовать хранение электронных кадровых документов — читать статью.

Каким способом защитить электронные документы от утраты, решать вам. Ориентироваться можно на правила п.  2.30 Приказа Минкультуры 526 от 31.03.2015. Вот основные выводы из него:

• Лучше хранить электронные документы в облачном хранилище и дублировать на компьютере.

  Интернет отключили, останется локальная версия. Кто-то использует только облако, поскольку опасается, что компьютер зальет водой уборщица или серверную вскроют недоброжелатели. Любой из вариантов хранения возможен в СБИС Архиве.

• Разбирать файлы по папкам с правильными названиями.

  Тогда кадровик легко найдет нужный документ и отследит сроки хранения.

• Потребуется система доступа, чтобы удалить или скопировать файлы кадрового архива могли только конкретные люди, а любые изменения с файлами логировались (отслеживались).

Работник вправе в любое время запросить у работодателя копию электронного приказа о командировании. Работодатель обязан выдать ее в течение 3 дней, иначе по жалобе работника инспекция труда оштрафует.

При кадровом ЭДО есть особенности (п. 10,11 ст.  22.3 ТК РФ).

Заявление о выдаче документа работник подает несколькими способами:

• на бумаге,
• через ИС работодателя,

• по адресу электронной почты работодателя.

  Поэтому важно прописать в положении о КЭДО адрес, на который вы будете принимать такие заявления.

Работодатель выдает электронный приказ в виде заверенной бумажной копии или электронного документа. Формат определяет работник в заявлении.

Что предоставлять инспектору труда, если ведете кадры электронно, — читать статью.

В марте 2022 цена на пачку бумаги выросла в 3 раза. Кто-то уменьшает шрифт в авансовых отчетах, а кто-то использует кризис для модернизации.

Вспомните: в 2020 появились электронные трудовые книжки, в 2021 легализовали удаленную работу, с января 2022 отменили бумажные больничные. А трендом 2022 года стал кадровый электронный документооборот.

Государство подталкивает нас к цифровизации. Можно подождать, когда всех обяжут перейти на электронный кадровый документооборот, — или уже сейчас ускорить процессы оформления документов и работать без бумаг.

Перевести командировки в электронный вид

21 апреля’22

Командировки и авансовые отчеты в 2022

О чем надо знать кадровику и бухгалтеру.

19 января’23

Электронный кадровый документооборот — уже можно!

Какие кадровые документы можно вести электронно уже сейчас.

13 января’22

Как работодателю доказать подлинность электронных кадровых документов.

Работник говорит, что ничего электронно не подписывал и не получал. 3 причины доверять кадровому ЭДО.

28 июля’22

Как выбрать электронную подпись для сотрудника

Про электронные подписи простыми словами.

Ваш браузер устарел, возможны проблемы в работе с сайтом

Ваш браузер не содержит последних обновлений, необходимых для корректной работы портала. Настоятельно рекомендуем перейти на Яндекс Браузер

Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее



Расширенные настраиваемые отчеты — настраиваемые отчеты и более 50 отчетов о продажах, налогах, запасах, себестоимости

Цены

7-дневная бесплатная пробная версия

БЕСПЛАТНО

Бесплатно

• До 1 000 заказов
• Ежедневные отчеты по электронной почте
• Фильтрация
• Экспорт
• Чат поддержки

ОСНОВНЫЕ ПОКУПКИ

$19,99/месяц

• Базовый план для магазинов на тарифе Basic Shopify
• Неограниченное количество заказов
• Ежедневные отчеты по электронной почте
• Фильтрация
• Экспорт
• Чат поддержки

ПОКУПАТЬ

$34,99/месяц

• Базовый план для магазинов на плане Shopify
• Неограниченное количество заказов
• Ежедневные отчеты по электронной почте
• Фильтрация
• Экспорт
• Чат поддержки

ПРОДВИНУТЫЕ ПОКУПКИ

$89,99/месяц

• Базовый план для магазинов на плане Advanced Shopify
• Неограниченное количество заказов
• Ежедневные отчеты по электронной почте
• Фильтрация
• Экспорт
• Чат поддержки

БЕСПЛАТНО

Бесплатно

• До 1 000 заказов
• Ежедневные отчеты по электронной почте
• Фильтрация
• Экспорт
• Чат поддержки

ОСНОВНЫЕ ПОКУПКИ

$19,99/месяц

• Базовый план для магазинов на тарифе Basic Shopify
• Неограниченное количество заказов
• Ежедневные отчеты по электронной почте
• Фильтрация
• Экспорт
• Чат поддержки

ПОКУПАТЬ

$34,99/месяц

• Базовый план для магазинов на плане Shopify
• Неограниченное количество заказов
• Ежедневные отчеты по электронной почте
• Фильтрация
• Экспорт
• Чат поддержки

ПРОДВИНУТЫЕ ПОКУПКИ

$89,99/месяц

• Базовый план для магазинов на плане Advanced Shopify
• Неограниченное количество заказов
• Ежедневные отчеты по электронной почте
• Фильтрация
• Экспорт
• Чат поддержки

Все платежи выставляются в долларах США. Регулярные платежи и платежи на основе использования выставляются каждые 30 дней.

255 отзывов

Общий рейтинг

Количество на уровень рейтинга

• 94% оценок — 5 звезд

  239

• 4% оценок — 4 звезды

  11

• 1% оценок — 3 звезды

  2

• 0% оценок — 2 звезды
• 1% оценок — 1 звезда

  3

2 февраля 2023 г.

Фантастическое приложение с бесконечными возможностями отчетности. Удивительная команда поддержки, которая легко доступна и очень полезна. Я изо всех сил пытался сделать собственный отчет и запланировал звонок о помощи — мы разговаривали в течение 5 минут, затем в течение 30 минут после окончания звонка отчет был создан и доступен для меня.

Литой

Соединенные Штаты

Время использования приложения: около 1 месяца

31 января 2023 г.

Бесплатная версия была фантастической, и то же самое можно сказать о времени ответа на любые вопросы отчета. Очень рекомендую.

Креативный дизайн Кари

Канада

Время использования приложения: 5 дней

25 января 2023 г.

Тестирование. Надежная отчетность по данным + поддержка клиентов очень быстро предоставляет индивидуальные решения и отвечает на вопросы.

Весло Север

Соединенные Штаты

Время использования приложения: 6 дней

Все отзывы

Об этом приложении

Запущен

15 августа 2019 г.

Языки

Английский

Построен Омега Коммерс

Об Омега Коммерс

Веб-сайт

4 приложения

5 средний рейтинг

6 лет разработки приложений для Shopify App Store

Поддерживать

Отправить сообщение

[email protected]

Ресурсы

Политика конфиденциальности

Часто задаваемые вопросы

Больше таких приложений

Сообщить эксперту

5,0 из 5 звезд (1,195) Всего 1195 отзывов • Доступен бесплатный план

Создание пользовательских или готовых отчетов и интеграция со многими приложениями

Улучшенные отчеты

5,0 из 5 звезд (828) всего 828 отзывов • 14-дневная бесплатная пробная версия

Отчетность и аналитика. Исследуйте свои данные и автоматизируйте отчеты.

Report Toaster: Пользовательские отчеты

5,0 из 5 звезд (146) всего 146 отзывов • Доступен бесплатный план

БЕСПЛАТНЫЕ индивидуальные отчеты и аналитика. Экспорт и загрузка.

Средняя стоимость заказа Расширенные отчеты Magento

Описание отчета

В отчете представлен параметр средней стоимости заказа (AOV). Это одна из ключевых метрик для вашего анализа в бизнесе электронной коммерции. На нашем сайте вы можете найти еще больше полезных решений или получить индивидуальное решение для ваших исключительных потребностей.

KPI в расширенной отчетности Magento представлены с разбивкой по различным параметрам, таким как:

• группа клиентов;

• категория продукта;

• георегионы.

Временная шкала показывает прогресс AOV с течением времени. Список последних заказов дает обзор конкретного заказа клиента или заказов с общей особенностью.

Вам, как предпринимателю, может пригодиться эта опция для оценки дисперсии AOV на основе анализа последних оплаченных заказов.

Встроенный интерактивный отчет

Открыть отчет о средней стоимости заказа в Power BI

Содержимое отчета

1. Фильтр дат для уменьшения/увеличения периода времени, для которого будет рассчитываться AOV.

2. KPI : Средняя стоимость заказа (AOV), общая сумма, количество заказов, количество позиций в заказе.

3. Круговая диаграмма с AOV для заказов первого клиента и повторных заказов.

4. Гистограммы : AOV по группам клиентов, по названию категории, по географическому региону.

5. Временная диаграмма : показывает AOV вместе с общей суммой и количеством заказов за последние 6 месяцев.

6. Список последних заказов показывает последние заказы с их общей суммой и количеством товаров.

Как это работает?

Все с детства знают, как рассчитать средний показатель. Чтобы получить среднюю стоимость заказа (AOV) и оценить, сколько долларов тратит клиент, когда он или она оплачивает свою покупку в вашем интернет-магазине, просто разделите общий доход на количество заказов.

В электронной коммерции существует четыре распространенных способа повышения AOV без увеличения цены на сам продукт. Найдите их ниже:

1. Разработайте программу лояльности для своих клиентов.

Вы можете сделать это даже в мобильном приложении Magento. Эта стратегия лучше работает для тех магазинов, которые продают расходные материалы, которые они обычно используют каждый день.

Например, средства по уходу за кожей, предметы и оборудование для уборки дома, устройства для компьютеров и другая техника, которую необходимо время от времени менять, и т. д. Применение вышеуказанной стратегии увеличит пожизненную ценность вашего клиента и, следовательно, доход.

2. Рекомендуемые продукты или «с этим товаром люди также покупают».

Когда ваш покупатель покупает средство для мытья посуды, посоветуйте добавить в его корзину губку или крем для ухода за руками. Результат – довольный клиент и прибыль вашей фирмы.

3. Связки и пакеты.

Хороший способ побудить покупателя покупать больше в вашем магазине — создать пакет заказов. Спрос на пакеты высок во время государственных праздников. Обратите внимание на этот факт при создании пакетов предметов.

4. Увеличьте сумму заказа для бесплатной доставки.