Приказ на изменения в штатном расписании образец: Приказ о штатном расписании 2020 и 2021

Содержание

порядок действий при увеличении оклада, переименовании, сокращении и введении новых должностей, образцы приказов

Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание. Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства. В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.

Штатное расписание — основа деятельности предприятия

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников — эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.

Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.

Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.

На каких основаниях изменяют штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:

Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
Повышение или понижение фонда заработной платы.
Реорганизационные процессы на предприятии.
Корректировка наименований должностей.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Стандартная форма штатного расписания применяется как на частных, так и на государственных предприятиях

Существуют ли исключения и ограничения по закону

Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.

Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения

В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все. Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность. Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.

Увеличение и уменьшение оклада

Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:

Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
Точная дата внесения изменений.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.

Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований. Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт. Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.

Изменения в оплате труда вносятся в штатное расписание посредством приказа

В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами. Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.

Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением. Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд. Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей

В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия. С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.

Сокращение штата и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие — среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.

В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:

Список сокращаемых должностей.
Точная дата сокращения.

Сокращению могут подвергаться как отдельные должности, так и целые отделы

Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.

При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).

Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Видео: консультация юриста об увольнении по сокращению; категории лиц, которых не могут сократить

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:

Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
Точная дата вступление изменений в силу.

В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.

Если контроль за исполнением приказа возлагается на конкретных сотрудников, они расписываются в том, что ознакомлены с ним

Порядок действий при переименовании должности

Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».

Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.

В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует. Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ. Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Иногда переименование должности входит в целую группу измениений штатного расписания, все их можно ввести одним приказом

Методика внесения изменений в штатное расписание

Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.

Правила составления приказа

Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.

На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть — законное основание и причина, вторая — конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление сотрудников

Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.

Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.

В каких случаях нужно утверждение нового расписания

При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.

Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.

Если изменения в штатном расписание глобальные, проще упразднить старый и составить новый документ

Обоснование изменений: служебная записка

Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.

Форма составления и заполнения служебной записки произвольная

Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника. Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки. В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы. Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг — подачу иска в суд.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы. Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.

Специалист в области маркетинга, финансов и трудового права. Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

Внесение изменений в штатное расписание

Изменение штатного расписания

Штатное расписание — официальный действующий документ фирмы, регламентирующий и утверждающий структуру, состав, число работников. Подробно описывает список всех структурных подразделений, функционирующие должности и специальности.

В документе прописана сумма заработной платы каждой единицы. Но иногда возникают моменты, требующие необходимость внесения изменений и поправок его содержания. Внесение изменений возможно двумя способами: вынесение приказа об изменении штатного расписания с абсолютно новым текстом и корректировка предыдущего приказа со всеми соответствующими изменениями и присвоением ему нового регистрационного номера.

Образец внесения изменений в штатное расписание

Внесение изменений в штатку возможно в результате возникновения следующих обстоятельств:

1.утверждение новых должностей и подразделений;
2.устранение существующей должности или подразделения;

3.сокращение численности организации;
4.изменение заработной платы;
5.переименование существующих должностей в новые;
6.реорганизация фирмы.

Этот перечень неисчерпывающий, это всего лишь наиболее распространенными причинами, влекущими изменение штатки.

Приказ подготавливается сотрудниками отдела кадров по распоряжению руководителя. В нем указывается дата внесения того или иного нововведения, название должностей (в случае переименования существующих или введение новой), фиксированная сумма размера заработной платы. Далее указывается причина введения изменений в существующий документ. В конце документа ставится подпись руководителя организации.

Приказ об изменении штатного расписания

При возникновении хотя бы одного из вышеописанного условия руководство принимает решение о корректировке документа. Для этого руководство подразделения пишет служебную записку содержание которой обосновано описывает причины необходимости корректирования текста штатного документа. После рассмотрения записки и согласования всех пунктов, указанных в ней руководитель предприятия издает в утвержденной форме приказ о внесении изменений в штатное.

В этом документе содержится список всех изменений. Текст его условно разделен на части: первая констатирует вносимые изменения, а вторая содержит распоряжение руководителя организации о введении его в действие.

Изменение должностей в штатном расписании

Когда у фирмы сложная структурная организация (во всех существующих подразделениях имеются должности с похожими названиями) возникает потребность внесения изменений в штатное расписание, связанных с изменением должностей.

В таком приказе важно указать подразделение и должности которые подвергаются переименованию. Все работники обязательно информируются о вносимых изменениях и вносятся соответствующие пометки в их трудовые.

Изменение размера оклада в штатном расписании

В случае когда оклад подвергается изменению, этот факт также подлежит внесению изменений.

Причинами для приказа об изменении штатного документа являются: доп соглашение к основному трудовому договору соответствующего работника, оклад которого повышается или понижается; утвержденный приказ руководства организации, в котором указано наименование должности, причины таких нововведений, и размер получаемого лицом оклада.

До работников, занимающих должности оклад которых изменен доводятся предстоящие изменения. После информирования сотрудник знакомится с дополнительным соглашением, дает свое согласие на вносимые изменения подписью и только после соблюдения всех вышеописанных условий документ подлежит изменению.

Введение новой должности в штатном расписании

Еще одно самое популярное основание внесения изменений в штатное расписание — это введение новой должности в штат организации.

Руководство выносит решение о важности введения новых должностей (это может быть следствием изменения деятельности фирмы, которое требует деятельности квалифицированного специалиста, который будет заниматься функционированием новой отрасли производства.

После этого в действующую штатную документацию вносится изменение. В новом издании указывается название вводимой должности, должностные обязанности и размер получаемого оклада.

Приказ о корректировки штатного расписания. Приказ об утверждении штатного расписания: как правильно составить

Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом. Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания.

Такой локально нормативный акт, как обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.

ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.

Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.

Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия — кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.

Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.

Внимание! Когда с будущим работником составляется , размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.

В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.

Порядок утверждения штатного расписания

Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.

Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.

Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.

На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.

Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению.

Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица ознакомительного листа, либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.

Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2017 год

На 2017 год образец скачать бесплатно в формате Word.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Как вносятся изменение в штатное расписание

В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.

Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:

Появляется новая должность;
Изменение названия должности;
Сокращение размера штата;
Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
Ликвидация пустых должностей.

Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.

Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

1393

Темы:
Штатное расписание
Кадровые документы

Работник выполняет свою функцию за плату в соответствии со штатным расписанием. Чтобы его утвердить, нужен образец приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание является одним из обязательных кадровых документов, который должен быть у каждой компании. Расскажем, какую информацию нужно включить в «штатку» и как его утвердить. Также приведем образец приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание надо утвердить приказом

Для утверждения штатного расписания создается соответствующий приказ. Образец приказа об утверждении штатного расписания представлен ниже.

Этот приказ обязательно подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Приказ составляется на бланке организации и должен сразу начинаться со слов «ПРИКАЗЫВАЮ». Поскольку дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется.

Предусматривает проставление в специальной графе номера и даты приказа о его утверждении (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Ставить печать компании на штатном расписании не требуется, а вот ознакомить сотрудников – следует. Но только в том случае, если такая обязанность работодателя прописана в коллективном договоре (абз. 8 письма Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Какие сведения содержит штатное расписание

Как составить образец приказа об утверждении штатного расписания, рассказали. Теперь напомним, какую информацию должна содержать «штатка».

В штатном расписании обычно описывают структуру компании. А именно: сколько и какие подразделения в нее входят, перечень должностей с указанием квалификации и оклада, доплат, надбавок (постановление от 05.01.04 №1).

Компания может разработать свою форму штатного расписания либо использовать унифицированную № Т-3. Подтверждает это и Роструд (письмо от 09.01.13 № 2-ТЗ).

Как составляется штатное расписание

Прежде чем взять образец приказа об утверждении штатного расписания, надо составить саму штатку. Здесь есть определенный порядок:

сначала укажите наименование компании так, как оно прописано в учредительных документах, сокращенное название укажите в скобках;
понадобится код ОКПО (8 цифр), возьмите его из письма, которое вам прислал орган статистики;
надо присвоить номер этому документу, используя сквозную нумерацию;
обязательно следует указать дату составления документа. Не путайте ее с периодом действия «штатки». Для этого есть специальное поле «На период»;
в графе об утверждении документа пропишите реквизиты приказа, который утвердит штатное расписание.

Как указывать должность и трудовую функцию в штатном расписании

В форме «штатки» есть соответствующие строки, где надо прописать должность, профессию или специальность работника. Надо отметить, что трудовая функция работника определяется в соответствии с тем, как она прописана в штатном расписании (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Получается, что работодатель вынужден конкретизировать ту работу, которую будет выполнять работник. Если этого не сделать, работодатель может получить риски в случае сокращения штата или численности.

Это интересно:

Штатное расписание – это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности орга. низации.

Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

Примерная форма приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Форма приказа об утверждении штатного расписания дана ниже.

До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26) у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания – форму Т.3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в котором в форму Т.3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Приведем пример заполнения штатного расписания.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

– ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
– Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
– ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

“О внесении изменений в штатное расписание”;
“Об изменении штатного расписания”;
“О частичном изменении штатного расписания”.

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

– совершенствование организационной структуры компании;
– проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
– реорганизация компании;
– расширение или сокращение производственной основы компании;
– изменение законодательства; – оптимизация управленческой работы;
– планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание дана ниже.

Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:

1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.

Рассмотрим все эти варианты отдельно.

Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие – в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений – работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен – следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи дан ниже.

Согласно ст. 72 ТК РФ перевод – это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсаций, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.

Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем – письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.

Ниже представлена схема оформления документов при переводе сотрудника и схема внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.

В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо “отдел маркетинга” – “отдел маркетинговых исследований”) при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований ст. 73 ТК РФ).

Изменение окладов

Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника:

1. Трудовой договор. Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору (см. пример выше).
2. Личную карточку Т-2 (разд. 3) (пример дан ниже).

Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 57, 72, 73

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (с изм. и доп.)

Сокращение штатного расписания: приказ 2019 (образец)

Компания решила провести сокращение штатного расписания. Приказ за подписью директора должен утвердить запланированное мероприятие. Никаких кадровых перестановок и оптимизации не планируется. Задача – убрать из «штатки» неиспользуемые должности. Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. Однако не все в курсе, как составить приказ о сокращении штатного расписания. Образец, подготовленный нашими специалистами, будет в помощь кадровикам.

Заполняем по желанию

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же «штатка» составлена, то как в случае необходимости произвести сокращение штатного расписания без увольнения?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Понятно, что этот вопрос интересует кадровиков. Ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Как оформить по Трудовому кодексу сокращение штатного расписания?

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

разные права и обязанности;
различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Отметим, что сокращение штатного расписания при увольнении должно производиться не ранее, чем на следующий день после увольнения работника. Значит, вводить в действие новую редакцию штатного расписания можно только на следующий день после освобождения должности работником.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

Готовим приказ

Понятно, что сокращение штатного расписания по ТК РФ оформляется приказом руководителя организации, вносящим изменения в штатное расписание компании. Так следует поступить и при уменьшении размеров штата путем аннулирования одной должности, и при ликвидации целого структурного подразделения компании. Таковы правила сокращение штатного расписания в 2019г. Уведомление работников об исключении неиспользуемых должностей из «штатки» подготавливать не нужно.

Действующее законодательство содержит унифицированную форму штатного расписания.

Однако применять именно ее коммерческие организации не должны. По выбору работодателя можно:

использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Отметим, что порядок сокращения штатного расписания предусматривает издание распорядительного документа: распоряжения или приказа руководителя. Единой унифицированной формы такого приказа законодательство не содержит, поэтому он может быть составлен в произвольной форме.

Специально для читателей наши специалисты разработали приказ о сокращении штатного расписания. Образец можно бесплатно по прямой ссылке.

Образец из статьи «Штатное расписание исключаем должность (образец)» можно скачать.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

Изменения штатного расписания, приказ о внесении изменений

Tема: Штатное расписание (Штатний розпис).

Практикуют два cпособа внесения изменений в штатное расписание:

1) Издaть приказ о внесении изменений в штатное расписание, перечислив изменения в тексте этого приказа.

2) Утвeрдить приказом новое штатное расписание.

Для незначительных изменений вполне подходит первый способ. Второй способ логичнее использовать, если планируются существенные изменения.

Приказ о внесении изменений cоставляют в произвольной форме. В нeм указывают основания изменений и кoнкретную дату, с кoторой изменения вступают в силу.

Оcнования внесения изменений в штатное расписание, сoдержащиеся в этoм приказе могут быть разными, например:

01) оптимизация организационной структуры предприятия;

02) реорганизация предприятия;

03) изменение объемов деятельности;

03) проведение мероприятий, направленных нa улучшение деятельности предприятия или его подразделений.

Увольнение работника, кроме сокращения штата, например, в связи с изменением объемов деятельности, не является основанием для удaления из штатного расписания должности, кoторую занимал этот работник (дополнительно: Проверки по труду). Если сокращение объемов деятельности все же произошло и эту должность убрали из штата, а через некоторое время опять ее ввели, то не забываем о такой обязанности, как Индексация зарплаты.

Для будущих индексаций зарплаты месяцем повышения дохода станет месяц, в котором последний раз (еще перед удалением из штатного расписания) повышали зарплату по данной должности. Избежать этого можно, если при повторном внесении этoй должности в штатное расписание пoвысить оклад по ней.

Количество и пeриодичность изменений штатного расписания в тeчение текущего года не ограничено.

Если это связано c изменениями существенных условий труда, тo каждый работник, которого этo касается, должен быть пoставлен в известность не пoзже чем за два месяца (cт. 32 и 103 КЗоТ).

Пример приказа приведен ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Трудоголики-Интертнешнл»

ПРИКАЗ

№ 104-К от 28.07.2020 г.

г. Одесса

О внесении изменений в штатное расписание

B cвязи с увеличением объемов продаж и трудоемкости работ по ведению бухгалтерского учета

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести с 1 августа 2020 гoда в штатное расписание oт 01.02.2020 г. № 1 следующие изменения:

1. Bвести в отделе cбыта должность «экспедитор» с окладом 9600 грн. Количество штатных единиц пo должности — 2.

2. Ввести в буxгалтерии должность «бухгалтер» с окладом 8000 грн. Количество штатных единиц пo должности — 1.

Начальнику отдела кадров Закадренко Ю. К. внeсти изменения в штатное расписание дo 1 августа 2020 года.

Директор ________________________ Суровый К. Н.

С приказом ознакомлен ______________________ Закадренко Ю. К. 28.07.2020 г

Еще один пример приказа — об изменении профессий в штатном расписании > > >.

Другие страницы по теме «Внесение изменений в штатное расписание»:

01) Правила внутреннего трудового распорядка,

02) Изменение режима работы,

03) Калькулятор расчета отпускных онлайн,

04) Калькулятор расчета больничного,

05) Калькулятор расчета декретных.

Служебное письмо об изменение штатного расписания графика работы

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Служебное письмо об изменение штатного расписания графика работы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

На основании вышеизложенного прошу Вас рассмотреть вопрос об увеличении отдела на одну штатную единицу менеджера по продажам.

Персональные уведомления составляются в двух экземплярах, причем на том, что остается у работодателя, обязательно ставится отметка о вручении с подписью работника. Эта мера предосторожности позволяет избежать претензий о несвоевременном уведомлении сотрудников о переводе на новый график.
Многие организации делают это, например, при переходе на зимнее и летнее время. Либо при появлении рядом серьёзного конкурента.

Утверждение штатного расписания

Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.

Сей документ имеет унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ №1, которая рекомендована к применению во всем компаниях независимо от формы собственности, несмотря на то, что прямого указания об обязательном создании штатного расписания в нормативных документах РФ не содержится.

Главное, его размер должен быть не меньше МРОТа. Иначе работодатель рискует ухудшить положение трудящегося, что недопустимо, согласно ТК РФ. Причем данное условие должно соблюдаться как при формировании штатного расписания на начальном этапе, так и при внесении изменений.
Уведомление также должно содержать информацию о том, почему предприятию сейчас надо перейти на данный график работы.

Штатное расписание — основа деятельности предприятия

Cлужебная записка, сообщающая об изменении штатного расписания (с образцами можно ознакомиться ниже), пишется аналогично другим служебным запискам.

В некоторых случаях реформы проводятся индивидуально. График работы меняется для отдельных сотрудников, в связи с появлением заболеваний. Или из-за занятости у другого руководителя, прохождения обучения.

Перевод на неполный рабочий день может осуществляться по инициативе рядового сотрудника компании, подтвержденной оформленным заявлением, или по указанию владельца. Форма приказа о переводе свободная.

Если при слиянии также планируется сокращение, то работников по-новому не требуется уведомлять и срок увольнения не нужно переносить.

Готовый вариант бумаги при добавлении сотрудников

Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

При дополнении или удалении свободных позиций работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми поправками. Если речь идет о нововведениях для действующих сотрудников (например, о сокращении их должностей), то с ними необходимо ознакомить под роспись. Для этого не обязательно предоставлять сам документ, достаточно направить уведомления о внесенных изменениях.
Согласующие визы. Должности и подписи руководителей структурных подразделений, имеющих отношение к оформлению приказа. Например, начальника отдела труда и заработной платы, отдела кадров.

Штатное расписание – это не тот документ, который создается на длительное время. Обычно оно утверждается ежегодно. Но любая организация – это живой организм, где изменения организационной структуры неизбежны.

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

Работодатель может предложить другие рабочие места тем, кого по каким-либо причинам не устраивают изменения. Иначе трудовой договор прекращается на общих основаниях.

В первой части указываются причины и (или) основания внесения изменений в штатное расписание. Они различны. Это может быть и реорганизация, и оптимизация структуры компании, а также введение профессиональных стандартов, переименование должностей или сокращение неэффективных.

Единственное требование – обязательность таких изменений. Допускается замена штатного расписания новым с оформлением соответствующего приказа.

Образец и правила заполнения1.1 Изменение рабочего графика по инициативе работника1.2 Изменение рабочего графика по инициативе работодателя1.3 Можно ли уволить сотрудника при отказе?2 Делопроизводство 3 Как оформить изменение режима рабочего времени?3. 1 Особенности изменения режима рабочего времени3.1.1 Как изменить?

В законах РФ не содержатся ограничения по периодичности внесения изменений в локальных нормативно-правовых документах организации. Согласно письму №428-6-1 от 22.03.2012, направленному Федеральной службой по труду и занятости, частота изменений в штатное расписание определяется владельцем.

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии.

Ходатайство об изменении штатного расписания

Также причиной внесения изменений в штатное расписание могут стать видоизменения тарифных ставок либо надбавок. Основное, чего следует придерживаться – это общего правила по заполнению подобных документов: Как правильно написать?

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Прокурор вступает в процесс и дает заключение по делам о выселении, о восстановлении на работе, о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью, а также в иных случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами, в целях осуществления возложенных на него полномочий.

Штатное расписание организации – важный документ (локальный акт), наличие которого необходимо и закреплено трудовым кодексом.

Уведомление об изменении штатного расписания

Оно должно оформляться с точным указанием количества сотрудников в каждом отделе, объема их занятости, размера оклада и надбавок, а также некоторых других сведений.

Необязательно расписывать ее подробно, обычно сотрудник пишет «По семейным обстоятельствам» или «В связи с изменением места жительства» и т. д. Подробные причины можно изложить непосредственному начальству устно. Указывается характер изменения графика – временный или постоянный.

Рассмотрим образец приказа, изданного в связи с сокращением целого структурного подразделения предприятия — отдела по работе с дебиторской задолженностью. Все должности в отделе не заняты, поэтому новые условия вступают в силу через два дня — в первый рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не нужно.

При этом «старое» штатное расписание остается в силе, а приказ с вносимыми изменениями является приложением к нему.

Уведомление работника о внесении изменений в штатное расписание

Хорошо, если предложение об изменении штатного расписания будет оформлено в письменном виде. Например, в виде служебной записки. Она может быть составлена в произвольной форме или по форме, используемой в организации.

Количество работников изначально закрепляется в, которое в ходе осуществления хозяйственной деятельности может меняться в связи с производственными процессами и оптимизацией кадров в порядке, установленном законом. Нормативная база Его наличие нужно подтверждать при проверке хозяйственной деятельности учреждения контролирующими органами.

В приказы об изменении рабочего режима обязательно перечисляются все сотрудники, для которых вводится новое правило.

Приказ об изменении штатного расписания оформляется в установленных случаях: Исключение/введение должностей или целых отделов, когда преобразования связанны с организационными модификациями в компании.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Если возникла необходимость изменить график рабочего времени, нужно знать, как правильно оформить эти изменения в зависимости от того, в каком документе прописан график.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ.

Присоединение и слияние это синонимы и суть этого одна, что из двух предприятий будет одно и происходит кадровое сокращение.

Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Какие сведения должны содержаться в документе

Обращаем внимание, что у работодателя есть обязанность ежемесячного предоставления сведений о наличии вакантных должностей (п.

Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.

При этом независимо от причин, по которым будут произведены изменения, последние должны быть обязательно полностью отражены в служебной записке. После составления этот документ подлежит регистрации в специальном журнале.

Как выглядит приказ об изменении штатного расписания?

При отказе работника от продолжения работы в случаях, предусмотренных частью пятой настоящей статьи, трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 6 статьи 77 настоящего Кодекса.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Оно рассматривается, после чего руководитель структурного подразделения примет решение о согласии или об отказе.

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники

Приказ об утверждении штатного расписания: образец и порядок заполнения

Основа деятельности любого юридического лица – нормативные документы. Это устав организации, правила внутреннего трудового распорядка, положения о работе различных служб и так далее.

Большинство таких документов вводятся в действие через приказы руководителя.

Зачем нужен данный приказ?

Штатное расписание является перечнем существующих в организации должностей с указанием оклада каждого из работников, подразделения, имеющихся надбавок и общей суммы зарплатного фонда. С его помощью можно оперативно получать информацию о том, какой сотрудник и с какой квалификацией работает в том или ином структурном подразделении. Также руководители видят, сколько тратится денег на выплаты каждому рабочему, могут оценить, соответствует ли вознаграждение трудовым заслугам конкретного человека.

Это локальный нормативный документ должен быть введён в действие соответствующим образом. В абсолютном большинстве случаев управление юридического лица строго вертикально. Утверждение нормативных документов происходит через подписание приказа руководителя всей организации. Таким образом, приказ нужен для того, чтобы придать юридическую силу разработанному штатному расписанию.

О том, как можно изменить расписание в программе 1С, смотрите на следующем видео:

Кем и когда он составляется?

Такие приказы издаются по мере необходимости утверждения нового штатного расписания. Организация – действующая система, которая подвержена изменениям. Корректируются обязанности сотрудников, вводятся новые должности, растут заработные платы и так далее. Каждое такое нововведение требует корректировки штатного расписания и издания соответствующего приказа.

Руководитель организации только подписывает документ, его оформлением занимаются другие лица.

На крупных предприятиях расписание составляется в каждом структурном подразделении. Такую работу ведёт руководитель соответствующего уровня либо перепоручает одному из подчинённых.

Например, если в структурном подразделении требуется ещё один работник, то следует сперва принять изменения в штатном расписании, чтобы появилась вакантная должность. После утверждения изменений можно начинать поиск нового сотрудника.

Какие сведения нужно указать?

Реквизиты: название, номер и дата составления.
Текст документа. В основной части приказа должны быть следующие данные:
- Волеизъявление руководителя: утверждение штатного расписания с указанием его номера и даты. Зачастую отдельно указывают численность рабочих мест и общий размер зарплатного фонда.
- Информация о том, с какого числа прилагаемое расписание вступает в силу.
- Возложение контроля за исполнением распоряжения. Ответственным за выполнение приказа о введении в действие нового расписания назначают специалиста по кадрам или работника бухгалтерии, отвечающего за выплату зарплаты. Всё зависит от распределения обязанностей на предприятии.
Дата и подпись руководителя юридического лица. Следует указать ФИО лица и должность.
Информация о приложении с указанием количества листов. К такому документу в обязательном порядке прикладывается само расписание, которое вводится в действие, чтобы сотрудники могли ознакомиться с его содержанием.

Само штатное расписание заполняется по утверждённой форме Т-3 и представляет собой таблицу из десяти граф.

Работники должны не только изучить текст приказа, но и поставить соответствующую отметку на документе. На крупном предприятии с него снимаются копии, которые распространяются по подразделениям для доведения информации до каждого сотрудника.

6 наиболее полезных шаблонов плана управления изменениями

Внедрение организационных изменений сложно, но создание плана необязательно, если у вас есть правильный шаблон плана управления изменениями, который можно использовать. Хотя на фактический процесс внедрения будет влиять множество факторов, все организационные изменения начнутся с аналогичной основы.
Для того, чтобы заложить эту основу, вам понадобится план, к которому вы можете обратиться, который напомнит вам, почему необходимы изменения, на кого вы можете рассчитывать в поддержке, как вы можете отслеживать прогресс и какие стратегии общения и обучения вы можно использовать для армирования.
Эти шаблоны плана управления изменениями помогут вам создать этот план. Чтобы создать прочную основу для ваших изменений, заполните каждый шаблон как можно более подробным образом. Вы также можете использовать эти шаблоны для своих собственных инициатив по изменению, [popup_anything id = ”9896 ″].
Итак, давайте подробно рассмотрим каждый шаблон.

6 наиболее полезных шаблонов планов управления изменениями

1. Изменить шаблон предложения

Прежде чем строить планы, необходимые для развертывания изменения, убедитесь, что вы понимаете, почему это изменение необходимо.Мотив или причина изменения будут влиять на каждый этап вашего процесса планирования. Начало работы с шаблоном предложения по изменению, независимо от того, было ли изменение уже утверждено, заставит вас по-настоящему вникнуть в « почему» , стоящий за изменением. Заполнив этот шаблон, вы будете готовы обосновать изменение и помочь другим понять его.

Этот шаблон предложения по изменению включает:

Предлагаемое изменение — Что изменится? Это должно быть краткое объяснение предлагаемого изменения.Обязательно укажите не только то, что изменится, но и то, на кого это повлияет и когда это произойдет.
Причина изменения — Почему это изменение должно произойти? Объясняя причину изменения, будьте конкретны. Объясните, почему это изменение необходимо. Помните, вам необходимо полностью обосновать необходимость изменения. Используйте этот раздел, чтобы обсудить ожидаемые проблемы и / или сопротивление, чтобы понять « почему» для этого изменения.
Предполагаемый результат (-ы) — Каким будет конкретный результат успешного изменения? Учитывайте такие результаты, как снижение затрат на рабочую силу, повышение качества обслуживания сотрудников, повышение производительности и т. Д.в зависимости от ситуации изменения и иногда вовлеченных руководителей.
Предполагаемая продолжительность — Сколько времени это займет? Дайте оценку того, сколько времени потребуется для внедрения и закрепления предлагаемого изменения. Обязательно укажите время, связанное с планированием изменения, сообщением об изменении тем, кого оно коснется, и переходные периоды.
Ориентировочная стоимость — Сколько будет стоить внедрение изменения? Рассчитайте предполагаемые общие затраты, связанные с изменением. Затраты, которые следует учитывать, включают такие вещи, как рабочая сила, дополнительные потребности в персонале, технологии и консультации со стороны.
Дополнительные факторы, которые следует учитывать — На какие еще области компании это изменение может повлиять? Все, что не входит в предыдущие категории, относится к этому разделу. Например, если предлагаемое изменение предполагает наем новых талантов, может потребоваться обновление организационной схемы, а переход к организационной иерархии может повлиять на моральное состояние сотрудников.

Этот пример плана управления изменениями также включает в себя раздел о потенциальных преимуществах и потенциальных недостатках. Используйте этот раздел, чтобы показать, как вы думаете об изменениях. Поделитесь своими собственными опасениями, но при этом объясните необходимость изменений, продемонстрировав преимущества. Конечно, никакие изменения не могут быть на 100% положительными, но этот раздел показывает, что вы учли все за и против и по-прежнему считаете изменение необходимым.
Как только вы узнаете, почему изменение должно произойти, пора назначить руководителей изменений, которые помогут поддержать изменение.

2. Шаблон смены лидеров

Согласно этому шаблону плана управления изменениями, определение ваших сторонников изменений является фундаментальным. Чтобы предполагаемое изменение было принято, влиятельные люди должны активно поддерживать, общаться и отслеживать изменение. Определите своих лидеров изменений на раннем этапе, чтобы вы могли включить их в свои планы.

Этот шаблон лидеров изменений включает:

Лидеры изменений — Кто будет вашими самыми большими сторонниками изменений? Лидеры изменений должны быть влиятельными людьми в вашей организации, которые могут помочь вам объяснить как причину изменения, так и то, как оно будет реализовано.Выбирайте отличные коммуникаторы. Помните, что обмен информацией при управлении изменениями может стать решающим фактором между принятием изменений и их неудачей. Самое главное, лидеры должны иметь возможность оказывать постоянную поддержку на протяжении всего переходного периода.
Причина участия — Почему этот человек должен быть лидером изменений? Подумайте, , как они поддержат изменение. Например, если вы планируете внедрять новое программное обеспечение, руководитель ИТ-отдела может быть назначенным руководителем изменений.С другой стороны, если вы реструктурируете внутренние команды, ищите лидеров в отделе кадров.
Ключевые обязанности — Какова их роль в отношении изменений? Обязанности могут включать в себя обучение новым инструментам, организацию встреч для сбора отзывов о процессе внедрения или мониторинг того, как изменение влияет на различные аспекты организации. Используйте их сильные стороны. Более того, подумайте, с кем каждый руководитель изменений будет работать напрямую.
Связанные люди — Кто будет работать с каждым лидером изменений? Помните, что люди лучше реагируют на изменения, когда узнают об этом от своего непосредственного руководителя. Сотрудники должны чувствовать связь с изменениями. Указывая сотрудникам на их непосредственного руководителя изменений, вы гарантируете, что они будут услышаны.

Теперь, когда вы знаете, кто ваши лидеры изменений, вы можете создать целостную коммуникационную стратегию.

3. Шаблон плана коммуникаций для управления изменениями

Ни один план не обходится без стратегии коммуникации.В конечном счете, именно люди, которых затрагивает изменение, несут ответственность за его успех, поэтому создание стратегии коммуникации изменений имеет решающее значение.
Рассматривайте этот шаблон плана управления изменениями как живой документ. Когда вы столкнетесь с сопротивлением переменам и преодолеете препятствия, вам нужно будет добавить в свой план коммуникационные действия.

Этот шаблон плана коммуникаций управления изменениями включает:

Модель (и) управления изменениями — Какая модель управления изменениями или комбинация моделей будут использоваться для реализации изменения? Выбранные вами модели повлияют на вашу коммуникационную стратегию. Например, теория подталкивания во многом зависит от внушающего доверия общения, подталкивая ваших сотрудников к желаемому результату. Кривая изменений Кюблера-Росса, с другой стороны, направлена непосредственно на людей, подвергшихся воздействию, и подготавливает вас к эмоциональным реакциям на изменение.
Лидеры изменений — Кто сообщит об изменении? Чтобы заполнить этот раздел, обратитесь к своему шаблону «Смена лидеров».
События или действия, требующие взаимодействия — О чем необходимо сообщить? Первоначальные объявления, части обучения, встречи, сроки? Будьте готовы добавлять планы действий по мере необходимости.Планирование полезно, но необходимо постоянно корректировать свою стратегию.
Дата сообщения — Когда это произойдет? Этот раздел особенно полезен для постепенных переходов, требующих периода нарастания. Используйте это, чтобы обозначить ключевые события, которые потребуют общения.
Смена руководителя (ей), ответственного за коммуникацию — Кто отвечает за коммуникацию? Выбирайте лидеров изменений на основе их навыков и отношения к тем, кто получает сообщение. Например, генеральный директор может объявить об изменении всей компании, а директор по маркетингу будет говорить со своим отделом о том, как изменение повлияет на них конкретно.
Аудитория — Кто является целевой аудиторией? Создайте свое общение, чтобы ответить на вопросы, например «Что в этом для меня?» (WIIFM) и что это значит для меня? (WDIMTM) для вашей целевой аудитории.
Причина связи — Зачем это нужно? Вы должны знать желаемый результат каждого разговора, прежде чем начинать его.Например, учебное мероприятие предназначено для того, чтобы научить аудиторию чему-то, в то время как собрание может быть запланировано так, чтобы руководители изменений могли прислушиваться к отзывам сотрудников.
Метод связи — Как будет передаваться информация? Используйте несколько каналов для общения, например видео-демонстрации, собрания небольших команд и внутренние чаты. Людям нравится получать информацию по-разному, поэтому полезно использовать различные способы коммуникации.

Этот шаблон плана управления изменениями включает в себя несколько примеров коммуникационных действий:

После того, как вы установили, как ваши руководители изменений будут общаться, вы можете определить, как вы будете анализировать процесс изменений.

4. Шаблон анализа управления изменениями

Внедрение организационных изменений включает в себя множество шагов, каждый из которых необходимо анализировать индивидуально. Этот шаблон поможет вам контролировать процесс внедрения. Отслеживание шагов позволяет судить об успехе или неудаче каждого из них и соответствующим образом корректировать свой план. Обратитесь к циклу PDCA, чтобы устранить любые проблемы при реализации изменений.

Этот шаблон управления изменениями включает:

Модель (-ы) управления изменениями — Какая (-ые) модель (-ы) управления изменениями будет использоваться? Помните о выбранных моделях, чтобы ваша стратегия анализа соответствовала модели.
Событие или действие — Что будет анализироваться? Они часто совпадают с событиями или действиями в плане коммуникаций. Как было сказано ранее, каждый разговор должен иметь желаемый результат. Шаблон плана управления аналитическими изменениями поможет вам судить, был ли достигнут этот результат.
Первоначальная дата события или действия — Когда это произошло? Отслеживание событий, связанных с изменениями, позволяет отслеживать общий прогресс.
Дата анализа — Когда анализировался? Хотя эта дата часто совпадает с датой самого события, позже можно решить, что дальнейший анализ будет ценным.
Проблемы — Что могло быть лучше? Возможно, обучение было слишком сложным, или видео, объясняющее изменение, было слишком длинным. Совершать ошибки в процессе — это нормально, если вы сделаете шаг назад, чтобы подумать, как вы можете улучшить процесс в следующий раз.
Успехов — Что прошло хорошо? Даже небольшие победы достойны празднования, поэтому не забывайте выделять положительные моменты. Кроме того, успехи укажут вам правильное направление для будущих аспектов реализации ваших изменений.
Требуется действие — Что нужно делать сейчас? Поговорите со своими лидерами изменений о проблемах и обсудите, как их решать. Если все запутались в двухчасовой тренировке, возможно, вам стоит вместо этого разбить ее на четыре 30-минутных.

На этом этапе планирования вы можете определить, какие инструменты лучше всего поддержат изменение, которое вы хотите реализовать.

5. Шаблон средств управления изменениями

Многие организационные изменения поддерживаются инструментами управления изменениями.В ваших планах не только должны быть четко указаны инструменты, которые будут задействованы в изменении, но они также должны содержать обоснование их использования и того, кто будет использовать каждый инструмент.

Этот шаблон инструментов управления изменениями включает:

Модели управления изменениями — Какие модели управления изменениями будут рассмотрены? Хотя выбранная модель не повлияет напрямую на используемые инструменты, вам следует возвращаться к модели на протяжении всего перехода.
Инструмент — Какой инструмент будет использоваться? Инструменты могут быть такими же простыми, как канал Slack, посвященный обсуждениям, связанным с изменением, или чем-то более подробным, например, инструментом управления задачами для отслеживания шагов в процессе изменения.
Назначение инструмента — Зачем нужен этот инструмент? Например, если вы переходите на Salesforce, инструмент цифровой трансформации Whatfix будет предоставлять постоянные интерактивные инструкции для оптимизации процесса адаптации пользователей. Вы также можете использовать инструменты для обучения, например, использовать Vimeo для обмена видео, в которых обсуждаются преимущества Salesforce.
Смена лидера — Кто будет отвечать за инструмент? Назначьте руководителей изменений, которые будут нести ответственность как за использование инструмента, так и за информирование других о нем.
Пользователи — Кто будет использовать инструмент? В случае со Slack-каналом все, кого коснется изменение, будут считаться пользователями. Vimeo, с другой стороны, может использоваться только лидерами изменений, которые публикуют видео, чтобы рассказать своим командам об изменении.
Стоимость инструмента — Какая цена? Стоимость инструмента будет влиять на стоимость общего изменения, а также может повлиять на решение о том, действительно ли инструмент необходим.

После того, как вы определили, какие инструменты потребуются для поддержки ваших изменений, вы можете приступить к планированию процесса обучения.

6. Шаблон плана обучения управлению изменениями

Все изменения требуют некоторой формы обучения для поддержки принятия изменений. Этот пример разработан, чтобы помочь вам подготовить все необходимые тренинги на протяжении всего перехода.

Этот шаблон управления изменениями включает:

Модель (-ы) управления изменениями — Какая модель (-и) используется для этого изменения?
Тип обучения — Что будет охватывать обучение? Делайте это просто — это основная цель обучения.
Аудитория — Кто будет проходить обучение? Несмотря на то, что некоторые тренинги могут потребовать участия больших групп людей, рассмотрите возможность разделения тренингов на более мелкие группы, которые возглавляют конкретные лидеры изменений. Это позволит вам лучше отвечать на вопросы WIIFM и WDIMTM для каждой конкретной группы.
Предполагаемый результат — Чего будет достигнуто обучение? Укажите конкретные цели обучения. Вместо того, чтобы сказать: «Это обучение научит сотрудников работе с Salesforce и маркетингом», добавьте более подробную информацию, например, «это обучение предоставит обзор всех функций Salesforce и обеспечит понимание пользователями базовой навигации.Затем мы подробно рассмотрим маркетинговые возможности ».
Способ доставки — Как будет проходить обучение? Некоторые тренинги могут проводиться лично, другие — с помощью видеоуроков, блогов или даже самостоятельного обучения.
Инструменты и оборудование — Потребуются ли для обучения какие-либо инструменты или оборудование? Обратитесь к своему шаблону инструментов, для которого инструменты были добавлены в закладки в целях обучения.
Руководитель обучения — Кто будет отвечать за обучение? Руководитель обучения отвечает за то, чтобы обучение проходило в соответствии с графиком, а также лицо, которое может проводить обучение.
Время планирования — Сколько времени нужно на планирование? Лучше будет воспринято продуманное обучение. Оставьте время, чтобы как следует это спланировать.
Продолжительность обучения — Сколько времени займет обучение? Конечно, полезно знать продолжительность для составления расписания, но заполнение этого поля также заставит вас задуматься о том, подходит ли продолжительность обучения. Например, если тренировка требует трех часов, вы можете разделить ее на три занятия, чтобы улучшить понимание.
Стоимость обучения — Сколько будет стоить обучение? Если само обучение повлечет за собой дополнительные расходы, например, наем внешнего консультанта, укажите это здесь. Будьте осторожны, не включайте любые расходы, связанные с инструментами, так как они будут учтены в вашем шаблоне инструментов.

Отказ от планирования ведет к провалу

Эта старая пословица, безусловно, применима к управлению изменениями. В конце концов, нельзя ожидать, что изменение будет успешным, если у вас нет твердого плана, охватывающего все — от объявления об изменении до обучения, необходимого для того, чтобы это изменение было эффективным.
Заполнив указанные выше шаблоны планов управления изменениями, вы лучше поймете, как будет работать процесс внедрения изменений. Вы можете использовать вышеуказанные шаблоны бесплатно, [popup_anything id = ”9896 ″].
Но это не означает, что вы должны решать этот процесс самостоятельно. Рассмотрите возможность добавления Whatfix в свои инструменты управления изменениями и шаблоны обучения. Наше настраиваемое обучение в приложении предлагает варианты самостоятельного обучения, интерактивные ответы на часто задаваемые вопросы и даже умных чат-ботов, которые учатся, когда ваши пользователи работают с программным обеспечением, чтобы они могли предоставлять информацию по запросу.

3 соображения при создании кадровой модели | Оценка кадровых потребностей системных специалистов в авиации

[M] моделей, например, для укомплектования персоналом [ATSS], могут быть либо моделями распределения, либо моделями достаточности, либо и тем, и другим. Модель распределения — это модель, нацеленная на справедливое и эффективное распределение имеющихся ресурсов независимо от их коллективной достаточности, тогда как модель достаточности предназначена для прогнозирования ресурсов, необходимых для поддержания производительности системы на том уровне, который считается приемлемым.Модель достаточности разработать сложнее. Он требует, чтобы организация принимала решения и устанавливала стандарты для приемлемой производительности, а также разрабатывала показатели эффективности, чтобы результаты можно было оценивать по этим стандартам (т. Е. Они могли быть подтверждены эмпирически).

[B] y Обеспечивая оценку ресурсов, необходимых для достижения целей политики и безопасности, модель достаточности может быть наиболее строгим способом определения потребностей в персонале и поддержки бюджетных запросов на должности [ATSS].

[D] Несмотря на различие между ролями достаточности и распределения, мы считаем, что кадровая модель [ATSS] должна выполнять обе функции. То есть он должен уметь оценивать совокупный спрос на персонал, давать прогнозы относительно последствий альтернативных уровней укомплектования персоналом и помогать направлять распределение ресурсов по функциям, регионам и офисам. (Национальный исследовательский совет, 2006: 32, 39, 40)

Рассмотрим основные особенности моделируемой ситуации

«[Чем точнее модель отражает основные черты своего реального аналога, тем лучше она может выполнять свою намеченную функцию» (Национальный исследовательский совет, 2006: 30).Ярким примером, который используется где-то в правительстве, в ВВС США, является модель, используемая для понимания, прогнозирования, составления бюджета и распределения персонала для обслуживания самолетов. Математические представления процессов технического обслуживания самолетов, ремонтных сетей и частоты отказов компонентов позволяют аналитикам изучать огромные объемы данных и применять эти данные для прогнозирования с разумной точностью, например, количества обслуживающего персонала ВВС, необходимого для обслуживания и поддержки крыла самолета. истребитель, чтобы обеспечить заданную требуемую скорость генерации вылетов.Эта предсказательная сила, конечно, ограничена доступом к необходимым данным и изменениями в системе, которые требуют обновления в модели. Модели обычно представляют взаимосвязь переменных с помощью алгоритмов и уравнений, которые могут различаться по сложности и формализации. ¹⁶ Для оценки кадровых потребностей СВВТ потребуются вычислительные мощности и методы, которые могут уловить сложность требований к работе и произвести общесистемные оценки.

Определите, должна ли модель быть описательной или прогнозирующей

Отчет 2006 г. о штатах инспекторов по безопасности полетов содержит хорошее объяснение того, должна ли модель быть описательной или прогнозирующей.Этот отчет цитируется здесь с дополнительными формулировками для разъяснения и применения к персоналу СВВТ:

Модели

[M] обычно характеризуются как описательные или прогнозирующие. Описательные модели обычно документируют структуру и процессы системы, но они не добавляют вычислительный компонент, позволяющий предсказывать поведение системы как функцию проектирования системы. Схема информационных потоков для бизнес-процесса является примером простой описательной модели. [Он показывает] шаги, решения и выходы процесса, но сам по себе не дает представления о возможностях или пропускной способности системы.Прогнозные модели (например, модель [обслуживающего персонала]) включают такой компонент; следовательно, они позволяют предсказывать. В этом проекте мы сосредоточились на прогнозных моделях, потому что наша задача состоит в том, чтобы сформулировать методы определения подходящего количества и типов [специалистов по системам воздушного транспорта] в зависимости от факторов, определяющих спрос на их услуги. Если кадровая модель не может предсказать с некоторой степенью точности, насколько хорошо система [технического обслуживания и обслуживания] будет работать с учетом структуры потребностей, было бы невозможно оценить соответствующие уровни кадрового состава [объективно].(Национальный исследовательский совет, 2006: 30)

Определите, должна ли модель содержать стохастические или детерминированные элементы

Модели также могут быть стохастическими или детерминированными. ¹⁷ В отчете за 2006 год подробно рассматривается этот вопрос.

Стохастические модели, важной формой которых является имитационная модель Монте-Карло, пытаются учесть непредсказуемые элементы поведения системы, тогда как детерминированные модели этого не делают.Например, [частота ремонта и время, необходимое для каждого ремонта различных подсистем национального воздушного пространства] не могут быть спрогнозированы со 100-процентной точностью даже при оптимальных обстоятельствах из-за неизвестных факторов. (Национальный исследовательский совет, 2006: 30-31)

Практически каждая система имеет некоторые элементы неопределенности, поэтому вопрос не в том, существует ли изменчивость, а в том, насколько она важна для поведения системы, которое модель предназначена для прогнозирования. Если игнорирование изменчивой природы системы может привести к неточным прогнозам или, что не менее важно, неспособности распознать потенциальные кадровые риски, тогда следует [рассмотреть] методы стохастического моделирования. Однако, если изменчивость вряд ли [существенно] повлияет на предсказания модели или изменчивость мала и не важна, детерминированной модели — той, которая [минимизирует обработку] стохастических свойств системы — должно быть достаточно. (Национальный исследовательский совет, 2006: 31)

Эти непредсказуемые элементы включают в себя множество факторов, таких как надежность отдельных компонентов в каждом устройстве, болезнь сотрудников, погодные условия, коррозия и простота доступа, влияющие на время, необходимое для выполнения задач.Отказы оборудования по своей природе являются стохастическими. Штатное расписание, необходимое «в среднем», может значительно отличаться от необходимого при множественных сбоях. Стохастическая модель дает представление о рисках, связанных с событиями с низкой вероятностью, которые могут иметь значительные последствия и потенциально высокие затраты.

Детерминированный подход к моделированию обычно дает те же результаты для FTE, необходимых при использовании одних и тех же коэффициентов или подсчетов работ, поскольку вероятность или вариация либо не учитываются, либо удаляются намеренно за счет использования усредненного времени обработки. Детерминированный подход может включать в себя множество входных переменных, но простыми словами может быть представлен в виде уравнения, в котором требование FTE y является функцией нескольких входов x ₁, x ₂, … , x _n. Потенциальный риск детерминированных моделей заключается в том, что они прогнозируют потребность в персонале на основе средних значений (т. Е. Средних условий), а не признают, что потребность в персонале за смену может быть значительно больше (или меньше), чем средние значения из-за стохастических факторов, таких как множественные отказы .

__________________

¹⁷ Детерминированная модель — это функция нескольких входных данных, таких как тип оборудования и характер выполняемой задачи. Ло и Келтон (2000) предоставляют основы того, как решать многие случайные ситуации и включать их в практические модели.

Как разработать план укомплектования персоналом

Ваши сотрудники — один из ваших главных активов. Однако слишком часто организациям трудно управлять своими человеческими ресурсами и строить планы на будущее.Фактически, согласно опросу Общества управления человеческими ресурсами, 43% специалистов по персоналу считают, что человеческий капитал является самой большой «инвестиционной проблемой» для работодателей.

Из-за текучести кадров, нехватки навыков, избыточной занятости, низкой производительности и постоянно меняющихся условий ведения бизнеса неудивительно, что компании изо всех сил стараются не отставать. Но эти проблемы можно решить с помощью стратегического кадрового плана.

Воспользуйтесь следующими советами, чтобы узнать, как разработать план укомплектования персоналом, который поместит нужных людей в нужное место в нужное время.

Что такое кадровый план?

План укомплектования персоналом — это процесс стратегического планирования, с помощью которого компания (обычно возглавляемая командой HR) оценивает и определяет потребности организации в персонале. Другими словами, хороший кадровый план поможет вам понять количество и типы сотрудников, которые необходимы вашей организации для достижения своих целей.

Штатное расписание отвечает на вопросы:

Какие работы необходимо сделать?
Сколько людей нам нужно нанять?
Какие навыки и опыт необходимы для выполнения этой работы?
Какие пробелы в навыках необходимо восполнить (и есть ли области дублирования)?

Кадровые планы могут охватывать всю компанию или применяться к небольшим командам или отделам и даже к отдельным проектам.

Например, если бизнес-цели вашей компании сосредоточены на расширении продаж в наступающем году, кадровый план может помочь подготовить отдел продаж к такому росту, чтобы в нужное время были задействованы нужные люди с нужными навыками.

Кроме того, план укомплектования персоналом поможет вашему бизнесу:

Снижение затрат на рабочую силу и повышение производительности.
Устранение пробелов в навыках.
Повышение вовлеченности сотрудников.
Увеличить удержание сотрудников и снизить текучесть кадров.
Повысьте качество обслуживания клиентов.
Оптимизация роста бизнеса.

Наличие четкого кадрового плана помогает предотвратить проблемы, которые могут замедлить рост или снизить качество ваших продуктов и услуг, что может привести к недовольству клиентов и потере деловых возможностей.

Планы укомплектования персоналом не только помогают компаниям эффективно нанимать, нанимать и развивать сотрудников, но также помогают руководствоваться бюджетными и финансовыми решениями внутри организации.

Как рассчитать кадровую потребность

Штатный план включает три основных этапа:

Определение текущего штатного расписания
Прогнозирование будущих кадровых потребностей
Определение зазоров между двумя

После того, как вы оцените свои кадровые потребности, вы можете сформулировать рекомендации, как удовлетворить эти потребности, которые могут включать набор и найм новых талантов, внутреннее продвижение, сосредоточение внимания на обучении и развитии сотрудников или добавление подрядчиков в ваш штат. Эти прогнозы и рекомендации помогут вам разработать общий план управления персоналом для организации.

Используйте следующие шаги, чтобы узнать, как рассчитать кадровые потребности и составить план на будущее.

1. Определите бизнес-цели

Прежде чем углубляться в планы и изменения в кадровом обеспечении, вам необходимо знать, каковы общие цели для бизнеса. Эти цели обычно изложены в стратегическом бизнес-плане. Используйте этот план, чтобы прояснить цели компании и соответствующим образом согласовать кадровый план.

То, что вы делаете со своими сотрудниками, повлияет на результаты бизнеса (в лучшую или в худшую сторону), поэтому вы должны убедиться, что эти два плана совпадают.

Например, если бизнес планирует открыть новое место, вам может потребоваться переместить текущий персонал или нанять новых сотрудников для выполнения этих ролей. Бизнес-план поможет обосновать эти кадровые решения.

2.

Определите текущую кадровую ситуацию.

Чтобы разработать кадровый план, вы должны сначала понять вашу текущую кадровую среду.

Если у вас есть надежная база данных HR, этот шаг может быть достаточно простым. Однако, если вы размещаете информацию о персонале из нескольких источников, вам сначала необходимо объединить эти данные в один источник правды. Работайте с руководителями и менеджерами бизнеса, чтобы получить точные и полные данные о ваших людских ресурсах.

Когда у вас есть данные о персонале в одном месте, вы можете оценить текущую кадровую среду и начать извлекать из этих данных полезную информацию.

Обратите особое внимание на:

Количество человек в штате
Распределение персонала (размер команды и кто где работает)
Навыки и компетенции сотрудников
Высокоэффективные и потенциальные лидеры
Низкие показатели или «риски бегства», которые могут указывать на текучесть кадров
Возраст сотрудников и время пребывания в должности (для ожидаемого выхода на пенсию)

Получение этих данных поможет вам лучше понять текущую кадровую ситуацию и более точно определить потребности и возможности персонала в будущем.

Lucidchart может помочь вам оценить ваш нынешний персонал, чтобы почерпнуть новые идеи. Импортируйте данные о сотрудниках непосредственно в Lucidchart, чтобы построить организационную диаграмму или сгруппировать сотрудников в смарт-контейнерах по ролям, компетенциям, производительности и т. Д. Визуализация вашей рабочей силы может помочь вам определить важные отношения, корреляции или пробелы в кадровом составе.

3. Прогноз будущих кадровых потребностей

После того, как вы оцените свой нынешний кадровый ландшафт, пора сделать некоторые прогнозы относительно ваших будущих кадровых потребностей.

При проведении оценки кадровых потребностей вы захотите рассмотреть факторы, которые могут повлиять на кадровые решения и возможности, в том числе:

Бизнес-цели
Уровень текучести кадров и прогнозы
Ожидаемые слияния или поглощения
Запуск нового продукта
Бизнес-инвестиции (например, новые технологии)
Изменения в экономике
Конкуренты, привлекающие ключевые таланты
Затраты на оплату труда в промышленности
Уровень безработицы

Все эти внутренние и внешние факторы могут влиять на персонал и ваши кадровые потребности.

Хотя для составления прогнозов всегда требуются некоторые догадки, вы можете делать уверенные, обоснованные (и более точные) прогнозы, используя следующие методы.

Анализ тенденций

Анализ тенденций хорошо работает для устоявшихся предприятий, у которых за плечами несколько лет. Анализ тенденций использует исторические данные (то есть прошлый опыт) для информирования будущих потребностей.

Чтобы выполнить анализ тенденций, начните со сбора исторических данных. Сосредоточьтесь на сборе информации, по крайней мере, за последние пять лет, но вы можете вернуться на 10 лет назад.(Имейте в виду, что чем больше размер выборки, тем точнее результаты.)

Соберите данные о следующих:

Схемы приема на работу и выхода на пенсию
Трансферы и акции
Оборот сотрудников
Годы службы
Демографические данные сотрудников
Образование
Навыки и квалификация
Прошлый опыт работы

После того, как вы собрали данные, вы можете проанализировать их, чтобы понять скорость текучести кадров с течением времени, а также выявить тенденции или закономерности между наборами данных.

Анализ соотношения

Анализ соотношения — это метод прогнозирования двойного назначения, который позволяет прогнозировать потребность в персонале и сравнивает результаты прогнозирования с отраслевым стандартом.

Прелесть анализа соотношений в том, что он не опирается на исторические данные для прогнозирования будущего спроса. Это преимущество для более молодых компаний, у которых нет накопленных за годы исторических данных, позволяющих понять будущие тенденции.

Вот как это работает.

Соотношение устанавливает взаимосвязь между двумя вещами.Бизнес может рассчитывать соотношения между бизнес-факторами, такими как прогнозы будущих доходов от продаж и кадровые потребности.

Например, предположим, что ваша компания планирует расширить продажи в следующем году и прогнозирует выручку на уровне 500 000 долларов. Вам нужно будет оценить, сколько сотрудников отдела продаж вам понадобится, чтобы поддержать этот рост.

Чтобы рассчитать это, необходимо определить соотношение между выручкой от продаж и персоналом. Для этого разделите текущую выручку от продаж на текущее количество сотрудников отдела продаж.Если соотношение составляет 50: 1 (50 представляет 50 000 долларов продаж), это означает, что для получения дохода от продаж в размере 500 000 долларов потребуется 10 сотрудников.

Когда у вас будет это соотношение, вы сможете определить пробелы в вашем персонале. Например, если вы планируете увеличить доход от продаж до 500 000 долларов США, но в настоящее время у вас всего пять сотрудников, вы знаете, что вам нужно будет нанять еще пять человек для достижения этой цели.

4. Проведите анализ пробелов.

Завершив текущую и будущую оценку кадрового обеспечения, вы можете сравнить два отчета на предмет пробелов.Другими словами, посмотрите, где сейчас находятся ваши сотрудники и где они должны быть. Какие есть неточности? Вам нужно больше сотрудников? Есть ли у вашего нынешнего персонала навыки, которые вам понадобятся в будущем для достижения бизнес-целей?

Отметьте любые пробелы между двумя оценками.

По мере прохождения этого процесса наша диаграмма спроса и предложения навыков может помочь вам определить, сколько нынешних сотрудников и кандидатов на вакансии обладают необходимыми вам навыками и следует ли вам нанять или обучить, чтобы получить эти компетенции.

Убедитесь, что у ваших сотрудников есть навыки и опыт, необходимые для достижения целей компании.
Узнайте, как провести анализ недостатка навыков .

Подробнее

5. Составьте штатное расписание

После завершения анализа кадровых потребностей вы можете составить план.

Ваш кадровый план может включать рекомендации по внедрению корпоративной программы обучения для устранения недостатков навыков или по разработке политики преемственности для оптимизации передачи персонала после выхода на пенсию или продвижения по службе.

В ходе этого процесса вместе с руководителями бизнеса разработайте стратегический план действий по удовлетворению кадровых потребностей, который соответствует целям, культуре и миссии организации.

Узнайте, как Lucidchart может помочь вашей организации
планировать будущее и нанимать сотрудников с нужными навыками.

Читать статью

Что такое прогнозирование в HR? | Малый бизнес

Стив Милано Обновлено 25 января 2019 г.

Прогнозирование человеческих ресурсов (HR) включает в себя прогнозирование потребностей в рабочей силе и их влияния на бизнес.HR-отдел прогнозирует как краткосрочные, так и долгосрочные потребности в кадрах, основываясь на прогнозируемых продажах, росте офиса, убыли и других факторах, которые влияют на потребность компании в рабочей силе. Помимо прогнозирования количества и типа сотрудников, которые вам понадобятся, планирование персонала включает в себя анализ различных затрат и административной работы, связанной с добавлением сотрудников или сокращением штатов.

Использование организационной схемы

Одной из основных задач прогнозирования для менеджера отдела кадров является создание и ведение организационной схемы компании. Если в вашем бизнесе используется плоская организационная структура, состоящая из нескольких ключевых сотрудников, работающих непосредственно с вами, рекомендуется создать диаграмму, показывающую, как ваша компания будет организована через год или два. Вы можете начать добавлять отделы, такие как бухгалтерия, маркетинг, продажи и человеческие ресурсы, для каждого из которых требуется руководитель отдела и несколько сотрудников.

Организационная диаграмма поможет вам заблаговременно нанять сотрудников и избежать того, чтобы в итоге остались сотрудники, которые не подходят вашей будущей организации.

Производство и планирование

Если вы производите продукт, ваши потребности в рабочей силе меняются по мере роста и падения продаж. Ваш менеджер по персоналу должен поддерживать тесную связь со своим менеджером по продажам, чтобы быть в курсе любых всплесков или падений продаж, которые влияют на ваши потребности в рабочей силе. Это предотвращает отставание в выполнении заказов или оплату простаивающих работников.

Простым примером прогнозирования занятости является ресторан, у которого есть ночи с большим количеством заказов и большие вечеринки, а также другие вечера, когда мало посетителей бронируют столики.Менеджер прогнозирует потребности официантов, бара и кухни ресторана. На заводе менеджеры по продажам, производству и персоналу работают вместе, чтобы справляться с сезонными всплесками, большими заказами или потерей крупного клиента или продавца.

Прогнозирование и планирование преемственности

Прогнозирование человеческих ресурсов помогает избежать долгосрочных пробелов в кадровых потребностях, отслеживая, какие из ваших сотрудников могут выйти на пенсию, уйти или попросить уйти. Используя эту информацию, ваш менеджер по персоналу планирует заполнить эти пробелы внутренним персоналом или готовится к быстрому подбору персонала.

По мере того, как вы получаете результаты прогнозирования персонала, подготовьте своих координаторов к переходу в один прекрасный день на руководящие должности и ваших менеджеров к переходу на должности директоров, если это возможно. Сотрудники более низкого уровня не могут занимать некоторые должности, потому что им требуются определенные степени или сертификаты, но некоторые должности лучше всего заполнять внутренними сотрудниками. Добавьте обучение сотрудников к своим усилиям по управлению персоналом, чтобы подготовить ключевой персонал к росту в организации, поскольку сотрудников необходимо заменить.

Составление бюджета на основе будущего уровня укомплектования персоналом

Помимо прогнозирования потребностей в рабочей силе, прогнозирование людских ресурсов помогает вам планировать бюджеты на основе вашего будущего уровня кадрового состава. Например, прогнозирование спроса может показать потребность в большем количестве сезонных рабочих. Обзор HR может определить, что лучший способ справиться с этим — это нанять частично занятых сотрудников или оплатить сверхурочные текущим сотрудникам.

Если ваши потребности в рабочей силе не изменятся в следующем году, вы все равно можете увеличить расходы на персонал из-за ежегодных надбавок и пособий. Ваш HR-менеджер ежегодно прогнозирует ваши расходы на персонал, чтобы помочь вам составить бюджет.

Как разработать план укомплектования персоналом

Для бизнеса путь к успеху извилистый и наполнен постоянными проблемами. Несмотря на то, что невозможно заранее предвидеть каждую новую возможность или проблему, тщательное планирование может значительно облегчить предприятиям адаптацию к меняющимся условиям.

Специалисты по персоналу считают кадровые вопросы одним из самых больших препятствий на пути роста.Человеческий компонент бизнеса — один из его величайших активов, и тщательно разработанный план укомплектования персоналом и развития может помочь вам максимально эффективно использовать сотрудников для достижения успеха.

Сегодня мы подробнее рассмотрим, как разработать план укомплектования персоналом, чтобы вы могли создать гибкую основу для определения новых возможностей и выполнения критически важных функций, таких как расширение и прием на работу.

Что такое кадры?

Персонал — это постоянная практика поиска и оценки талантливых людей как внутри, так и за пределами компании. Назначение персонала — максимально эффективно выполнять роли в компании, чтобы помочь бизнесу расти и достигать поставленных целей.

В небольших организациях кадровые процессы часто передаются на аутсорсинг третьей стороне, которая может быть более квалифицированной, чтобы справиться с кадровыми потребностями этой компании. Вместо того, чтобы нанимать обширный отдел кадров, чтобы помочь компании достичь своих кадровых целей, для оказания помощи в этом процессе нанимается кадровая компания, имеющая опыт и отношения внутри отрасли.

Такие компании, как MyWorkChoice, упрощают укомплектование критически важных должностей в вашем штате по мере необходимости. Это помогает компаниям справляться с растущими проблемами и заполнять выявляемые ими пробелы по мере необходимости.

Более крупные организации часто удовлетворяют все потребности в персонале самостоятельно, что позволяет им полностью контролировать каждый аспект практики найма и развития сотрудников.

Независимо от того, решаете ли вы это самостоятельно, укомплектование персоналом — критическая проблема, которая может помочь или помешать росту и успеху любого бизнеса.

Что такое кадровый план и зачем он мне нужен?

Планирование персонала — это стратегический процесс, в котором лица, принимающие решения, и команда отдела кадров проверяют организацию, чтобы определить ее личные потребности. Комплексный план послужит дорожной картой для определения того, сколько сотрудников нужно вашему бизнесу, какие сотрудники нужны вашему бизнесу, и как вы можете задействовать этих сотрудников для достижения целей компании.

Этот план помогает персоналу в процессе найма и приема на работу, а также способствует развитию внутреннего персонала.Планирование персонала также обеспечивает прогноз потребностей компании в рабочей силе, поэтому это полезный инструмент для создания бюджетов и управления финансами компании.

Без плана укомплектования персоналом и развития может быть трудно или невозможно определить возможности и проблемы, с которыми сталкивается бизнес в отношении рабочей силы. Без эффективной стратегии может пострадать каждый аспект компании, от качества продукции до морального духа сотрудников, что приведет к задержке роста и потере бизнеса.

Как создать план укомплектования персоналом

Чтобы составить план укомплектования персоналом, вам необходимо оценить свои текущие потребности в персонале и спрогнозировать дальнейшие потребности.Разрыв между этими двумя потребностями будет областью, в которой ваша организация получит возможность приступить к работе.

Создание плана можно разбить на пять основных этапов:

Определить бизнес-цели
Оценить текущую кадровую ситуацию
Прогнозировать свои будущие потребности
Реализовать план
Оценить и уточнить план

1) Оценка бизнес-целей

Первым шагом процесса является тщательное рассмотрение краткосрочных и долгосрочных целей бизнеса в том, что касается кадрового обеспечения.Практически каждая компания имеет стратегический бизнес-план, в котором излагаются бизнес-цели и планы роста. Обдумайте эти цели и то, что вам понадобится от сотрудников для их достижения.

Например, если одна из целей вашей компании — открыть новый распределительный центр по всей стране, в вашем кадровом плане необходимо будет учитывать, какие трудозатраты потребуются для достижения этой цели.

Цели, изложенные в вашем кадровом анализе, повлияют на общие цели бизнеса, поэтому вам следует обеспечить полную синергию между целями компании и кадровыми потребностями, чтобы обеспечить их согласованность в будущем.

2) Оцените текущую кадровую ситуацию

Чтобы эффективно удовлетворить ваши кадровые потребности, полезно сначала сделать шаг назад и взглянуть на свой текущий персонал. Это упростит вам определение того, где вам нужно улучшение, а также прольет свет на членов вашей команды, которые могут оказаться в состоянии занять более важную роль.

Чтобы начать процесс, создайте организационную диаграмму компании, чтобы проиллюстрировать работу, навыки и компетенции каждого члена вашей компании сверху вниз.Организационная диаграмма поможет вам визуализировать свой персонал и текущую кадровую ситуацию, чтобы вы могли лучше определить свои будущие потребности и возможности.

Чем больше подробностей в организационной диаграмме, тем лучше для вас. Подумайте о добавлении основных навыков и атрибутов для каждого сотрудника, поскольку они помогут вам определить возможности для продвижения изнутри, когда необходимо заполнить должности более высокого уровня.

Организационная структура вашей компании также будет указывать на каждую из должностей в компании.Займите каждую позицию и напишите полное описание каждой работы. Определите основные навыки, которыми должны будут обладать потенциальные кандидаты, а также все предпосылки, которые вам потребуются, чтобы помочь вам проверить будущих кандидатов.

Во время этого процесса вам нужно будет тесно сотрудничать с членами управленческой команды, которым будет подчиняться каждая должность. Например, если вы документируете описание должности, навыков и требований, которые вам потребуются для должности помощника склада, проконсультируйтесь с менеджером склада, чтобы убедиться, что вы понимаете весь объем работы, чтобы можно было укомплектовать ее соответствующим образом.

С этой информацией вам будет намного проще нанять квалифицированных кандидатов, которые должны хорошо подходить для компании.

3) Прогнозирование ваших будущих потребностей

Этот шаг требует, чтобы вы посоветовались со своим хрустальным шаром, чтобы посмотреть, что ждет вашу компанию в будущем.

Прогнозирование ваших будущих потребностей потребует некоторых догадок, и вам нужно будет учитывать множество факторов, которые могут повлиять на ваши будущие потребности. Такие вещи, как текучесть кадров, инвестиции в новые технологии, экономика, уровень безработицы и ваша конкуренция — все это может повлиять на вашу способность достигать ваших кадровых целей, и вам нужно будет попытаться учесть их в прогнозе.

Выполнение анализа тенденций на основе исторических данных внутри вашей компании — эффективный способ прогнозирования ваших потребностей в рабочей силе. Посмотрите на данные, которые указывают на прошлые модели найма и текучесть кадров. Учитывайте навыки и образование ваших сотрудников, а также их демографические данные. Эта информация должна отражать тенденции, которые помогут вам более точно прогнозировать свои потребности.

Анализ соотношений — еще один важный инструмент, который можно использовать для систематизации трудозатрат, необходимых для достижения важнейших целей.В этом анализе вы создадите соотношение между бизнес-директивой и трудозатратами, необходимыми для ее выполнения.

Например, предположим, что в прошлом году ваш бизнес отгрузил 500 000 единиц товара десятью сотрудниками склада. Соотношение отгруженных единиц к сотрудникам составляет 50 000: 1. Теперь допустим, что одна из ваших бизнес-целей — в следующем году отгрузить еще 250 000 единиц. Применив свой коэффициентный анализ, вы увидите, что вам потребуется нанять еще пять сотрудников склада для достижения вашей цели по отгруженным единицам.

После того, как вы спрогнозировали свои будущие потребности в меру своих возможностей, вы можете проанализировать и понять разрыв между тем, где вы сейчас находитесь, и тем, куда вам нужно двигаться в будущем. Отсюда вы можете систематизировать необходимые шаги, которые помогут вам достичь целей организации.

4) Создайте свой план

Теперь, когда вы собрали и проанализировали все необходимые данные о вашем текущем персонале, а также о будущих потребностях и целях компании, пришло время систематизировать и реализовать ваш план.На этом этапе вы опишете процессы найма для всей компании.

Вам понадобится план, охватывающий все отделы, группы или подразделения вашей компании. В зависимости от размера вашей компании может быть полезно составить индивидуальные планы для каждого вашего отдела. После того, как каждый отдел завершит свою оценку, все это можно объединить, чтобы раскрыть генеральный план бизнеса.

Публикация вашего плана на бумаге — важное дело, требующее сотрудничества и участия практически всех сотрудников компании, особенно лиц, принимающих решения, и человеческих ресурсов.Коммуникация имеет решающее значение на протяжении всего процесса, и особенно важно, когда вы завершаете свой план.

5) Оцените и уточните план

После того, как вы составите свой план, он должен служить инструментом, который поможет вам оптимизировать процессы найма, выявить выдающихся талантов в организации и достичь различных целей бизнес. В течение этого времени помните, что ваш план должен быть гибким и адаптироваться к меняющимся потребностям вашего бизнеса. Убедитесь, что ваш план работает на вас, и рассмотрите альтернативы, если ваш план не работает так, как вы планировали.Благодаря появлению новых инструментов и услуг, таких как MyWorkChoice, теперь проще, чем когда-либо, решать ваши кадровые проблемы, поэтому вы можете сосредоточиться на процессах более высокого уровня ведения своего бизнеса.

Стандарты и практика вознаграждения — Управление персоналом

В Техасском университете в Далласе решения о вознаграждении являются совместными усилиями менеджера по найму или руководителя, ответственных администраторов более высокого уровня и отдела кадров.

Внедрение последовательных и надлежащих практик играет важную роль в нашей способности привлекать, мотивировать и удерживать квалифицированных сотрудников, а также обеспечивать соблюдение соответствующих правил, положений и законов.Успех нашей программы вознаграждения зависит от нашей способности надлежащим образом конкурировать с внешними рынками труда, признавать и вознаграждать исключительную производительность, а также поддерживать общее чувство внутренней справедливости и справедливости.

Управление людских ресурсов отвечает за управление программой; однако каждый сотрудник и руководитель несут ответственность за обеспечение успеха программы. В соответствии с федеральными руководящими принципами, соблюдаемыми Комиссией по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), сознательная или бессознательная дискриминация в оплате труда или применении методов найма является незаконной, и поэтому все решения о заработной плате должны приниматься без учета расы, цвета кожи, религии. пол, национальность, возраст или инвалидность.Кроме того, политика UT в Далласе запрещает дискриминацию по признаку гендерного выражения или гендерной идентичности.

Команда отдела кадров отвечает за управление общекорпоративными процессами, касающимися практики найма и компенсации UT Dallas, управления производительностью, анализа возможностей продвижения по службе и за оказание помощи сотрудникам, не являющимся преподавателями. Офис Провоста отвечает за все решения о найме преподавателей и компенсации, хотя большая часть решений о найме, оценке работы и компенсации принимается на уровне академических школ деканами или их назначенными лицами.Принципы, описанные в данном документе, прямо применимы ко всем сотрудникам, не являющимся преподавателями, но в некоторых случаях неявно применимы и к преподавателям. Например, руководящие принципы, касающиеся корректировок заработной платы на основе заслуг, разовых премий, рыночных корректировок и вопросов сжатия или инверсии в равной степени применимы к преподавателям и сотрудникам. Кроме того, вопросы институциональной справедливости и справедливости также применимы, хотя и частично административно. Для получения дополнительной информации или помощи в вопросах найма и компенсации, пожалуйста, свяжитесь со службой занятости в Управлении кадров.

Определение зарплаты

Диапазоны и квартили заработной платы

Диапазон заработной платы — это установленный диапазон заработной платы, сгруппированный по разрядам. Каждой работе присваивается категория заработной платы, которая представляет сотрудников, выполняющих аналогичную работу, используя аналогичные знания, навыки и способности. Поскольку сотрудники имеют разный уровень опыта и образования, мы используем квартили, чтобы определить, в какой диапазон заработной платы следует поместить сотрудника.

Минимум диапазона

Первый квартиль

Отвечает минимальной квалификации
Практически нет опыта работы
Требуется дополнительное обучение для развития знаний и навыков

Второй квартиль

Предыдущий опыт работы
Демонстрируемая способность выполнять обязанности
Может потребоваться дополнительное обучение для самостоятельного выполнения обязанностей

Середина диапазона

Третий квартиль

Соответствует предпочтительной квалификации
Способность самостоятельно выполнять обязанности продемонстрированная
Постоянно демонстрирует ключевые компетенции

Четвертый квартиль

Эксперт в предметной области
Обладает широким и глубоким знанием профессии и смежных областей
Опыт работы на высшем уровне

Максимум диапазона

Первый квартиль: Первый квартиль диапазона обычно предназначен для сотрудников, которые не знакомы с данной категорией, находятся в ситуации обучения и / или не имеют существенного опыта работы на новой должности.
Второй квартиль: Второй квартиль диапазона предназначен для сотрудников, которые приобрели опыт и навыки и становятся более опытными в должности, на которую они были наняты.
Середина: Средняя точка представляет собой рыночный курс для данной должности и представляет полностью опытного сотрудника на этом уровне.
Третий квартиль: Третий квартиль обычно зарезервирован для опытных сотрудников, которые выполняют все задачи независимо и постоянно превосходят ожидания в демонстрации основных компетенций на должности.
Четвертый квартиль: Четвертый квартиль диапазона обычно зарезервирован для лиц, которые считаются экспертами в предметной области в своей должности с глубиной знаний, выходящей за рамки их основных обязанностей.

Годовой

Первый квартиль

17 265–18 988 долларов

Второй квартиль

18 989–20 711 долл.

Третий квартиль

20 712–22 435 долларов

Четвертый квартиль

22 436–24 158 долл. США

Ежемесячно

Первый квартиль

1439–1582 долл. США

Второй квартиль

1583–1725 долларов

Третий квартиль

1726–1869 долларов

Четвертый квартиль

1870–2013 долларов

в час

Первый квартиль

$ 8.30–9,13 долл. США

Второй квартиль

9,14–9,95 долл. США

Третий квартиль

9,96–10,78 долл. США

Четвертый квартиль

10,79–11,61 долл. США

* В этом примере представлены рекомендации по размещению диапазона заработной платы. При необходимости можно рассмотреть другие факторы.

Как использовать квартили заработной платы:

При определении заработной платы следует учитывать знания и навыки сотрудника, поскольку они связаны с новой работой / обязанностями / обязанностями, а не с их текущей должностью.
Минимальный диапазон заработной платы соответствует минимальной квалификации, необходимой для новой работы. Если сотрудник соответствует только минимальным требованиям, предъявляемым к должности, он, вероятно, получит компенсацию в первом квартиле.
Средняя точка диапазона заработной платы считается рыночной стоимостью должности, и ожидается, что сотрудник с этой зарплатой или выше будет полностью продуктивен на этой должности и имеет значительный опыт работы. Будет рассматриваться только значительный и соответствующий многолетний опыт работы на предыдущей должности, которая напрямую связана с должностью в UT Dallas.
Не учитывается стаж, не связанный с должностью.

Ознакомьтесь с разделом «Доска объявлений» и руководствами по заработной плате здесь.

Обзор справедливой оплаты труда и сравнение рынков

Команда вознаграждения кадровых ресурсов привержена обеспечению справедливой и равноправной практики вознаграждения и поддержанию конкурентоспособной заработной платы. Обзор справедливой оплаты труда и сравнение рынка будут проводиться на плановой основе для выявления неравенства в оплате труда. Цель этого обзора — помочь менеджерам в течение бюджетного цикла определить, необходимы ли корректировки заработной платы для устранения неоправданных разрывов в оплате или проблем, связанных с несоответствием с рыночными уровнями вознаграждения (особенно для областей, в которых уровни вознаграждения меняются) , сжатие или инверсия заработной платы для сотрудников, находящихся в аналогичном положении, или пробелы, которые могут повлиять на набор или удержание.Дополнительное рассмотрение может потребоваться Управлением по вопросам институционального равенства.

Определение начального оклада нового найма

Используя диапазон окладов, связанный с классом должности, все новые начальные оклады будут оцениваться на основе их соответствующих знаний, навыков и опыта, поскольку это связано с минимально необходимыми знаниями, навыками и опытом должности, на которую они претендуют. В общем, начальная зарплата нового сотрудника не должна превышать середину диапазона их заработной платы.Это дает новому сотруднику возможность для будущего роста в пределах диапазона заработной платы. Что еще нужно учитывать:

Стоимость должности: Каждой должности присваивается уровень заработной платы, основанный на описании должности и анализе отраслевых ставок оплаты аналогичных работ. Дополнительное внимание может быть уделено вакансиям с трудными навыками и / или общей ценности работы для достижения целей отдела.
Индивидуальная ценность: Ценность, которую индивидуальный кандидат привносит в работу на основе своих соответствующих навыков и опыта.Менее квалифицированным и опытным кандидатам следует платить в меньшем диапазоне, в то время как более квалифицированным и опытным кандидатам следует платить больше в этом диапазоне, хотя и не всегда выше среднего или максимального уровня.
Внутренний капитал: Обзор заработной платы нынешних сотрудников на аналогичных должностях будет завершен для обеспечения внутреннего капитала.

Любая начальная зарплата выше первого квартиля потребует обоснования и проверки со стороны отдела кадров / компенсаций.

Посмотреть процесс начального оклада можно здесь.

Смена места работы

Продвижение

Когда сотрудник переходит с текущей должности на другую должность, которой назначен более высокий уровень заработной платы, это считается повышением по службе. Повышение по службе обычно требует увеличения базовой заработной платы для признания дополнительных навыков и / или обязанностей сотрудника и для обеспечения того, чтобы оплата за новую должность соответствовала рыночным и внутренним требованиям. Чтобы иметь право на повышение, сотрудник должен:

Быть штатным сотрудником, работающим полный или неполный рабочий день (без временного статуса или кода временной работы)
На текущей должности шесть (6) месяцев подряд
Получили оценку производительности CM или EX
Отвечает или превосходит компетенции и требования новой должности

Если сотрудник продвигается на неконкурентную должность (не назначается), продвижение по службе подлежит рассмотрению Institutional Equity для обеспечения справедливости при выборе.Соответствующая заработная плата в рамках нового уровня будет определяться на основе навыков, знаний, опыта и производительности сотрудника. Поскольку обстоятельства, определяющие размер оплаты труда сотрудника, разнообразны, важно быть максимально последовательным при принятии решений об оплате, связанных с повышением по службе. Повышение заработной платы зависит от нескольких факторов и обычно находится в следующих пределах:

Критерии	Факторы оценки
Критерии	умеренное увеличение (3% — 5%)	Умеренное увеличение (6% — 13%)	Значительное увеличение (13% — 15%)
Степень увеличения ответственности	Умеренная		Значительное
Текущая заработная плата по сравнению с заработной платой других лиц в новом разряде (Внутренний капитал)	Высокая		Низкий
Продемонстрированная способность выполнять обязанности на новом месте	последовательно демонстрирует		постоянно превышает

Рекламное повышение заработной платы, таким образом, будет учитывать навыки, знания, опыт, производительность сотрудника, степень увеличения обязанностей, текущую зарплату по сравнению с другими сотрудниками с новым уровнем оплаты и способность выполнять обязанности на новой работе.Любое рекламное повышение заработной платы выше 5% потребует обоснования и рассмотрения со стороны отдела кадров / отдела вознаграждения. Любое увеличение рекламной кампании свыше 15% потребует дополнительного обоснования, внутренней проверки справедливости и одобрения президента или проректора.

Посмотреть процесс продвижения можно здесь.

Боковое перемещение

Хотя переход на другую должность может подготовить сотрудника к карьерному росту, давая ему возможность расширить свои навыки, не все изменения должности приводят к увеличению заработной платы.Горизонтальный перевод происходит, когда существующий сотрудник на конкурсной основе (должность была опубликована) выбран как наиболее квалифицированный кандидат на существующую вакантную должность в рамках того же уровня оплаты, что и его текущая работа. Для конкурентного (назначенного и выбранного) бокового перемещения / перевода повышение заработной платы может рассматриваться только в том случае, если обязанности на новой должности существенно отличаются. Если увеличение утверждено, размер увеличения не должен превышать 3%. Любое исключение из этого правила потребует дополнительного обоснования, внутренней проверки справедливости и утверждения соответствующего вице-президента.

Посмотреть процесс бокового переноса можно здесь.

Добровольное понижение в должности

Добровольное понижение в должности происходит, когда существующий сотрудник подает заявку и на конкурсной основе выбран как наиболее квалифицированный кандидат на существующую вакантную должность с уровнем оплаты ниже, чем его текущая работа. Поскольку сотрудник добровольно подал заявление и согласился на работу с более низким рейтингом, он не получит повышения заработной платы. Если текущая заработная плата сотрудника совпадает с внутренним балансом нового уровня оплаты труда, это не повлияет на заработную плату сотрудника.Если текущая заработная плата сотрудника не соответствует внутреннему равенству нового уровня оплаты труда, заработная плата сотрудника может быть уменьшена. Если сотрудник переназначен / переведен на должность с более низким уровнем заработной платы по причинам, не связанным с служебной деятельностью, таким как реструктуризация подразделения, зарплата сотрудника не будет уменьшена; однако работник может не иметь права на дополнительное повышение заработной платы до достижения паритета.

Посмотреть процесс добровольного понижения в должности можно здесь.

Реклассификация

Реклассификация может потребоваться, когда есть существенные изменения в обязанностях и ответственности на работе, которые могут произойти из-за изменений в организации, типе работы, кадровых требованиях, технологии или когда классификация (название, уровень должности или статус ) назначена на работу неверно исходя из фактических должностных обязанностей.Основная цель реклассификации — убедиться, что выполняемая работа соответствует должностной инструкции. Таким образом, реклассификация может привести или не привести к повышению или снижению уровня заработной платы. Заработная плата сотрудника после реклассификации должна находиться в пределах вновь определенного диапазона заработной платы. Любые изменения в оплате труда будут рассматриваться в отношении собственного капитала и капитала внешнего рынка; сложность и / или объем обязанностей и ответственности; и насколько важны навыки для достижения целей факультета или университета.Реклассификация вступает в силу с 1 марта или 1 сентября каждого финансового года.

Посмотреть процесс переклассификации можно здесь.

Изменения заработной платы

Могут быть случаи, когда заработная плата сотрудника может быть изменена без соответствующего изменения работы. Изменения в заработной плате должны быть установлены таким образом, чтобы гарантировать, что работнику платят по крайней мере минимум и не больше чем максимум из их текущего диапазона оклада. Прежде чем определять изменения в заработной плате классифицированного персонала, следует обратиться к диапазону секретных классов оплаты труда.Сотрудникам A&P следует проконсультироваться с деканом и / или проректором (если применимо) или вице-президентом подразделения и отделом кадров / компенсаций, чтобы помочь в определении увеличения заработной платы, которое будет справедливым, основанным на результатах работы и согласованным со стандартами факультета и университета.

Повышение годовой заработной платы / заслуг

Повышение заслуг рассматривается как часть годового цикла выплаты вознаграждений за заслуги и реализуется в процессе планирования годового операционного бюджета. Сумма заслуг (сумма, доступная для распределения в виде увеличения заработной платы на основе заслуг или разовых премий на основе заслуг) зависит от наличия средств и определяется Президентом.Повышение заслуг — это повышение вознаграждения на основе результатов деятельности, предоставляемое сотрудникам, производительность и производительность которых достаточны для получения повышения. Повышение заслуг предоставляется тем сотрудникам, которые постоянно работают выше того, что обычно ожидается и требуется от его или ее работы. Сотрудник имеет право на повышение заслуг, когда:

Они были наняты на своей текущей работе не менее шести (6) месяцев подряд до даты вступления в силу увеличения.
Дата вступления в силу повышения заслуг — не менее шести (6) месяцев после последнего повышения заработной платы сотрудника, если повышение не связано с реклассификацией.

Ежегодное повышение заслуг вступает в силу 1 сентября. Повышение заслуг в середине года требует обоснования и вступит в силу 1 марта. Если текущая годовая зарплата сотрудника не превышает максимального уровня, выплачивается единовременная выплата за заслуги (см. Ниже) должно производиться вместо повышения зарплаты. Повышение заслуг (заработная плата или единовременная выплата) вступает в силу в начале нового финансового года. Письменное обоснование требуется для всех предлагаемых повышений заслуг более чем на 5% от текущей заработной платы сотрудника и должно быть рассмотрено отделом кадров до утверждения.

Единовременные выплаты по заслугам

Единовременные выплаты по служебным заслугам вступают в силу в начале финансового года (1 сентября) и не могут превышать 5% от текущего базового оклада работника (ставка до 1 сентября), если только это не утверждено Президентом для чрезвычайных обстоятельств. Единовременная компенсация заслуг может быть назначена начиная с 1 марта в случае исключительных результатов или обстоятельств. Однако максимальная сумма, которую сотрудник может получить в виде единовременных выплат в течение финансового года, составляет 5%, если это не одобрено Президентом.Административный отпуск за образцовую службу следует использовать вместо единовременной выплаты за чрезвычайные обстоятельства, когда это необходимо.

Корректировка рынка / капитала

Корректировка рынка / капитала — это изменение ставки заработной платы на основе внутреннего паритета заработной платы (например, в результате сжатия или инверсии) или паритета внешнего рынка труда. Любой запрос на корректировку рынка / капитала должен включать письменное обоснование и быть рекомендован деканом и / или проректором (где применимо) или вице-президентом подразделения, а также требует одобрения отдела кадров / компенсаций.Если корректировка превышает 10%, корректировка должна быть одобрена Президентом.

Просмотрите процесс корректировки рынка / капитала здесь.

Встречные предложения

Университет обычно не делает встречных предложений, когда сотруднику предлагается работа более высокого уровня или дополнительная должность, особенно когда предлагается работа для внутренней должности. Однако в некоторых случаях внешнее предложение может быть сделано другим работодателем на несколько более высоком уровне, и в интересах Университета может быть сделано встречное предложение для лучшего исполнителя.Встречное предложение может потребоваться, чтобы удержать лучшего сотрудника, если другой работодатель предлагает работнику зарплату выше, чем его текущая оплата, для выполнения тех же обязанностей. Заработная плата может быть увеличена, чтобы соответствовать предложению или превышать его. Встречное предложение обычно не должно превышать предложенную сумму более чем на 5%. Внутренние встречные предложения не должны превышать 3% от первоначального предложения. Если встречное предложение создает неравенство в оплате труда отдела или подразделения, необходимо представить план действий для устранения неравенства.Повышение заработной платы для решения немедленных проблем с удержанием сотрудников, у которых есть конкурентоспособное предложение о работе, будет рассмотрено и вступит в силу первого числа следующего месяца. Такие факторы, как данные внутреннего и внешнего рынка, набор навыков, квалификация и влияние на кампус, будут учитываться при определении соответствующего увеличения удержания. Если предлагаемая работа находится на значительно более высоком уровне — например, при переходе с должности, не связанной с руководством, на должность руководства, политика Университета заключается в том, чтобы не делать встречных предложений.Повышение заработной платы для внутренних переводов на должность с таким же уровнем оплаты (боковой перевод) не является типичным и не приветствуется.

Просмотрите процесс встречного предложения здесь.

Применение корректировок

Применение корректировок компенсации

При применении нескольких корректировок вознаграждения всегда в первую очередь следует применять заслуги к текущей заработной плате. Все остальные корректировки будут применяться в зависимости от заслуг. Например, если дата вступления в силу — 1 сентября (такая же дата вступления в силу, что и заслуги), процентное увеличение за заслуги будет применено к текущей заработной плате с последующим увеличением в процентах для продвижения по службе.

Сроки корректировки компенсации

Университет рассмотрит необычные случаи корректировок на основе заслуг (заработная плата или единовременные выплаты за заслуги), а также срочные дела, вызванные рыночными силами или проблемами инверсии / сжатия, в середине года. Любые изменения в оплате труда вступают в силу 1 марта каждого календарного года (ровно через 6 месяцев учебного года). Запросы на любые корректировки в середине года должны быть сделаны в январе календарного года и должны быть рассмотрены отделом кадров для утверждения.Все запросы о повышении в середине года, исходящие от академических подразделений, должны быть одобрены деканом и проректором, а все такие запросы, сделанные другими подразделениями, должны быть одобрены вице-президентом подразделения и президентом. Указанные выше правила для учебного года включают любое повышение в середине года. Например, единовременные выплаты не должны превышать 5% от заработной платы. Единовременная выплата 5% в середине года, за которой следует единовременная выплата 1 сентября в размере 5%, будет превышать руководящие принципы для предоставления единовременной выплаты поощрений.Крайне необычные случаи, такие как встречные предложения, могут быть рассмотрены в любое время после того же процесса утверждения корректировок в середине года.

Корректировка диапазона заработной платы выше / ниже

Иногда зарплата сотрудника может опускаться выше или ниже диапазона заработной платы, установленного для его уровня оплаты труда. Это может произойти, когда диапазон заработной платы корректируется или когда действия сотрудника по оплате превысили диапазон. Для заработной платы, не превышающей установленный уровень заработной платы, потребуется корректировка, чтобы гарантировать, что заработная плата сотрудника находится в диапазоне, соответствующем разряду оплаты его работы.Для заработной платы, превышающей уровень оплаты труда, необходимо провести аудит должностей, чтобы определить, оправдано ли изменение уровня оплаты труда. Если необходимо внести корректировку, HR Compensation свяжется с руководителем / менеджером, отвечающим за должность, чтобы обсудить доступные варианты.

Ретроактивная оплата

В соответствии со Статьей III, Разделами 44, 51 и 53 Конституции Техаса, повышение может иметь обратную силу до первого дня месяца, в котором получено окончательное одобрение (из всех необходимых утверждений) на изменение оплаты труда, при условии, что одобрение было получено в том же платежном цикле (т.е. увеличение, запрошенное со всеми необходимыми разрешениями, полученными в любое время в ноябре, может иметь обратную силу до 1 ноября, но не ранее 1 ноября). Кроме того, сотрудник не может приступить к работе до официальной даты начала, установленной отделом кадров. Административная ошибка при назначении повышения заработной платы сама по себе недостаточна и может быть исправлена только в том случае, если ошибка привела к тому, что сотрудник не получил повышения, на которое он имеет право по закону. Увеличение заслуг и корректировка рынка не являются правом в соответствии с законом.

2.1 Стратегическое планирование — Управление человеческими ресурсами

Цели обучения

Объясните разницу HRM и управления персоналом.
Уметь определять шаги в стратегическом планировании HRM.

Раньше управление персоналом (HRM) называлось отделом персонала. В прошлом отдел кадров нанимал людей и занимался оформлением документов и процессов найма. Считается, что первый отдел кадров был создан в 1901 году Национальной кассовой компанией (NCR).Компания столкнулась с крупной забастовкой, но в конечном итоге победила профсоюз после локаута. (Мы обращаемся к профсоюзам в главе 12 «Работа с профсоюзами».) После этой тяжелой битвы президент компании решил улучшить отношения с рабочими, организовав отдел кадров для рассмотрения жалоб, увольнений, вопросов безопасности и других вопросов сотрудников. Департамент также следил за новым законодательством, касающимся законов, влияющих на организацию. Многие другие компании приходили к тому же осознанию того, что отдел необходим для удовлетворения сотрудников, что привело к повышению производительности.В 1913 году Генри Форд увидел текучесть кадров на уровне 380 процентов и попытался уменьшить текучесть кадров, увеличив заработную плату с 2,50 до 5 долларов, хотя в этот период 2,50 доллара были справедливыми (Losey, 2011). Конечно, этот подход работал недолго, и эти крупные компании начали понимать, что им нужно делать больше, чем нанимать и увольнять, если они собираются удовлетворить спрос клиентов.

Однако недавно отдел кадров разделился на управление человеческими ресурсами и развитие человеческих ресурсов, поскольку эти функции развивались на протяжении столетия.Управление человеческими ресурсами не только имеет решающее значение для успеха организации, но и должно быть частью общего стратегического плана компании, потому что сегодня многие предприятия зависят от людей в получении прибыли. Стратегическое планирование играет важную роль в том, насколько продуктивна организация.

Таблица 2.1 Примеры различий между управлением персоналом и HRM

Управление персоналом В центре внимания	HRM Focus
Администрирование полисов	Помощь в достижении стратегических целей через людей
Автономные программы, такие как обучение	учебных программ по управлению персоналом, интегрированных с миссией и ценностями компании
Отдел кадров, ответственный за управление людьми	Линейные руководители разделяют совместную ответственность во всех областях найма и управления людьми
Создает стоимость внутри организации	Способствует достижению целей организации по прибыли

Большинство людей согласны с тем, что следующие обязанности обычно относятся к HRM.Каждый из этих аспектов имеет свою часть в общем стратегическом плане организации:

Персонал. Персонал включает разработку стратегического плана, чтобы определить, сколько людей вам может понадобиться нанять. Затем на основе стратегического плана HRM выполняет процесс приема на работу, чтобы нанять и выбрать правильных людей для правильной работы. Мы более подробно обсуждаем вопросы кадрового обеспечения в Главе 4 «Набор», Главе 5 «Отбор» и Главе 6 «Компенсация и льготы».
Основные политики на рабочем месте. Разработка политики, помогающей достичь целей стратегического плана, является задачей HRM. После разработки политик отдел кадров должен разработать информацию об этих политиках в отношении безопасности, защиты, расписания, времени отпусков и гибкого графика. Конечно, менеджеры по персоналу работают в тесном сотрудничестве с руководителями организаций для разработки этой политики. Политика на рабочем месте будет рассматриваться на протяжении всей книги.
Компенсации и льготы. Помимо зарплаты, план 401 (k), льготы по здоровью и другие льготы обычно входят в обязанности менеджера по персоналу. Компенсация и льготы обсуждаются в главе 6 «Компенсация и льготы» и в главе 7 «Удержание и мотивация».
Удержание. Оценка сотрудников и выработка стратегии удержания лучших сотрудников — это задача, которую контролируют менеджеры по персоналу, но другие менеджеры в организации также вносят свой вклад. В главе 9 «Успешное общение сотрудников», в главе 10 «Управление эффективностью сотрудников» и в главе 11 «Оценка сотрудников» рассматриваются различные типы стратегий удержания, от обучения до оценки.
Обучение и развитие. Помощь новым сотрудникам в развитии навыков, необходимых для их работы, и помощь нынешним сотрудникам в повышении их квалификации также являются задачами, за которые отвечает отдел HRM. Определение потребностей в обучении, а также разработка и внедрение программ обучения — важные задачи в любой организации. Обучение подробно обсуждается в главе 9 «Успешное общение с сотрудниками», включая планирование преемственности. Планирование преемственности включает в себя обработку ухода менеджеров и подготовку нынешних сотрудников к тому, чтобы взять на себя управленческие роли, когда менеджер действительно уйдет.
Нормативно-правовые вопросы и безопасность работников. Как правило, ответственность за своевременное обновление новых нормативных актов, касающихся занятости, здравоохранения и других вопросов, возлагается на отдел HRM. В то время как различные законы обсуждаются на протяжении всей книги, профсоюзы и законы о безопасности и гигиене труда на рабочем месте рассматриваются в главе 12 «Работа с профсоюзами» и главе 13 «Безопасность и здоровье на рабочем месте».

В небольших организациях менеджер или владелец, скорее всего, выполняет функции управления персоналом (de Kok & Uhlaner, 2001).Они нанимают людей, обучают их и определяют, сколько им следует платить. Более крупные компании, в конечном итоге, выполняют те же задачи, но, поскольку у них больше сотрудников, они могут позволить себе нанять специалистов или менеджеров по персоналу для управления этими областями бизнеса. В результате высока вероятность того, что вы, как менеджер или предприниматель, будете выполнять задачи управления человеческими ресурсами, отсюда и ценность понимания стратегических компонентов управления человеческими ресурсами.

HRM vs. Управление персоналом

Кадровая стратегия — это тщательно продуманный и систематический план действий, разработанный отделом кадров.Это определение говорит нам, что стратегия управления персоналом включает подробные пути реализации стратегических планов управления персоналом и планов управления персоналом. Думайте о стратегическом плане управления персоналом как об основных целях, которых хочет достичь организация, а о плане управления персоналом как о конкретных действиях, выполняемых для достижения стратегического плана. Другими словами, стратегический план может включать долгосрочные цели, а план управления персоналом может включать краткосрочные цели, связанные с общим стратегическим планом. Как упоминалось в начале этой главы, в прошлом отделы кадров назывались отделами кадров.Этот термин означает, что департамент оказывал «поддержку» остальной части организации. Компании теперь понимают, что человеческая сторона бизнеса — самый важный актив в любом бизнесе (особенно в этой глобальной экономике), и поэтому HR имеет гораздо большее значение, чем двадцать лет назад. В то время как управление персоналом в основном включает в себя действия, связанные с процессом найма и соблюдением требований законодательства, человеческие ресурсы включают гораздо больше, включая стратегическое планирование, которому посвящена эта глава.Модель Ульриха HR, распространенный способ взглянуть на стратегическое планирование HRM, дает общее представление о роли HRM в организации. Говорят, что его модель положила начало движению, которое изменило взгляд на HR; HR больше не является просто функциональной областью, он стал скорее партнерством внутри организации. Хотя его модель с годами изменилась, текущая модель рассматривает согласование кадровой деятельности с общей глобальной бизнес-стратегией для формирования стратегического партнерства (Ulrich & Brockbank, 2005).Его недавно пересмотренная модель рассматривает пять основных областей HR:

Стратегический партнер. Партнерство со всей организацией для обеспечения соответствия функции управления персоналом потребностям организации.
Агент смены. Умение предвидеть изменения и реагировать на них в рамках HR-функции, но в компании в целом.
Административный эксперт и функциональный эксперт. Способность понимать и внедрять политики, процедуры и процессы, относящиеся к стратегическому плану управления персоналом.
Разработчик человеческого капитала. Средство для развития талантов, которые, по прогнозам, понадобятся в будущем.
Адвокат служащего . Работает для сотрудников в настоящее время в организации.

Согласно Ульриху (Ulrich, 2011), реализация этой модели должна происходить с пониманием общих целей компании, проблем, проблем и возможностей. Например, специалист по персоналу должен понимать динамичный характер среды управления персоналом, такой как изменения на рынках труда, корпоративной культуре и ценностях, клиентах, акционерах и экономике.Как только это произойдет, HR может определить, как лучше всего удовлетворить потребности организации в этих пяти основных областях.

Рисунок 2.1

Чтобы успешно написать стратегический план управления человеческими ресурсами, необходимо понимать динамическую внешнюю среду.

HRM как стратегическая составляющая бизнеса

(нажмите, чтобы посмотреть видео)

Дэвид Ульрих обсуждает важность включения HR в стратегическое планирование.

Помня модель Ульриха, при создании хорошего стратегического плана управления человеческими ресурсами следует учитывать следующие четыре аспекта:

Сделайте это применимо. Часто люди тратят чрезмерное количество времени на разработку планов, но планы хранятся где-то в файле и на самом деле никогда не используются. Хороший стратегический план должен быть руководящими принципами для функции HRM. Его следует пересматривать и изменять по мере изменения аспектов бизнеса. Вовлечение всех сотрудников в отдел кадров (если это более крупный отдел) и общение между всеми в отделе улучшат план.
Будьте стратегическим партнером. Согласование корпоративных ценностей в стратегическом плане HRM должно быть главной целью плана.Кроме того, стратегический план УЧР должен быть согласован с миссией и целями организации в целом. Например, если миссия организации состоит в продвижении социальной ответственности, то в стратегическом плане HRM это должно быть учтено в критериях приема на работу.
Вовлекайте людей. Стратегический план УЧР не может быть написан в одиночку. План должен вовлекать всех в организации. Например, по мере разработки плана менеджер по персоналу должен встретиться с разными людьми в отделах и выяснить, какими навыками обладают лучшие сотрудники.Затем менеджер по персоналу может убедиться, что нанятые и опрошенные люди обладают такими же качествами, что и лучшие люди, уже выполняющие свою работу. Кроме того, менеджер по персоналу, вероятно, захочет встретиться с финансовым отделом и руководителями, которые составляют бюджет, чтобы они могли определить потребности в человеческих ресурсах и нанять нужное количество людей в нужное время. Кроме того, после того, как отдел кадров определит, что необходимо, сообщение плана может получить положительную обратную связь, которая обеспечит соответствие плана бизнес-целям.
Поймите, как можно использовать технологии. У организаций часто нет денег или желания исследовать программное обеспечение и найти недорогие варианты его внедрения. Люди иногда нервничают по поводу новых технологий. Однако лучшие организации — это те, которые используют технологии и находят подходящие способы их использования для своего бизнеса. Существуют тысячи вариантов программного обеспечения HRM, которые могут сделать процессы управления персоналом быстрее, проще и эффективнее. Хорошие стратегические планы обращаются к этому аспекту.

Менеджеры по персоналу знают бизнес и, следовательно, знают потребности бизнеса и могут разработать план для удовлетворения этих потребностей. Они также следят за текущими событиями, поэтому знают, что происходит в мире, что может повлиять на их стратегический план. Например, если они узнают, что надвигается экономический спад, они скорректируют свой стратегический план. Другими словами, стратегический план должен быть живым документом, который меняется вместе с бизнесом и миром.

Рисунок 2.2

Хороший стратегический план управления человеческими ресурсами признает и рассматривает использование программного обеспечения в операциях управления человеческими ресурсами.

Отзыв персонала

Вы когда-нибудь смотрели на стратегический план своей организации? Какие области затрагивает план?

Шаги к созданию стратегического плана

Как мы уже говорили в Разделе 2.1.2 «Этапы создания стратегического плана», стратегические планы управления человеческими ресурсами должны иметь несколько элементов, чтобы быть успешными. Здесь следует различать: стратегический план управления персоналом отличается от плана управления персоналом.Думайте о стратегическом плане HRM как об основных целях, которых хочет достичь организация, в то время как HR-план состоит из подробных планов, обеспечивающих выполнение стратегического плана. Часто стратегический план рассматривается как еще один отчет, который необходимо написать. Вместо того, чтобы бросаться вперед и писать его, не задумываясь, лучше тщательно продумать план.

Цель Раздела 2 «Проведение стратегического анализа» — предоставить вам некоторые основные элементы, которые следует учитывать и исследовать, прежде чем писать какие-либо планы управления человеческими ресурсами.

Провести стратегический анализ

Стратегический анализ рассматривает три аспекта работы отдельного отдела HRM:

Понимание миссии и ценностей компании. Невозможно планировать HRM, если не знаешь ценностей и миссий организации. Как мы уже говорили в этой главе, менеджеру по персоналу необходимо согласовать цели отдела с целями организации. Стоит поговорить с руководителями, менеджментом и руководителями компании, чтобы убедиться, что вы хорошо понимаете миссию и ценности компании.
Еще один важный аспект — понимание жизненного цикла организации. Возможно, вы узнали о жизненном цикле на занятиях по маркетингу или другим бизнес-классам, и это относится и к HRM. Жизненный цикл организации относится к появлению, росту, зрелости и упадку организации, которые могут меняться со временем. Например, когда организация только начинает свою деятельность, она находится на этапе внедрения, и для согласования управления человеческими ресурсами с целями организации может потребоваться другая стратегия укомплектования персоналом, компенсацией, обучением и отношениями между сотрудниками.Это может быть противопоставлением организации, которая изо всех сил пытается остаться в бизнесе и находится в фазе упадка. Эта же организация, однако, может создать, например, новый продукт, который может снова ввести организацию в фазу роста. Таблица 2.2 «Этапы жизненного цикла и стратегия управления персоналом» объясняет некоторые стратегии, которые могут отличаться в зависимости от жизненного цикла организации.
Понимание миссии и ценностей HRM. HRM-отделы должны разработать свою собственную ведомственную миссию и ценности.Эти руководящие принципы для отдела будут меняться по мере изменения общей миссии и ценностей компании. Часто заявление о миссии представляет собой список того, что делает отдел, что в меньшей степени относится к стратегическому подходу. Мозговой штурм о целях, ценностях и приоритетах HR — хороший способ начать. Заявление о миссии должно отражать, как человеческие ресурсы организации помогают этой организации в достижении бизнес-целей. Плохое заявление о миссии может выглядеть следующим образом: «Отдел кадров Techno, Inc.предоставляет ресурсы менеджерам по найму и разрабатывает планы вознаграждения и другие услуги, чтобы помочь сотрудникам нашей компании ».
Стратегическое заявление, которое выражает то, как человеческие ресурсы помогают организации, может выглядеть следующим образом: «HR отвечает за то, чтобы наши человеческие ресурсы были более талантливыми и мотивированными, чем у наших конкурентов, что дает нам конкурентное преимущество. Это будет достигнуто путем отслеживания показателей текучести кадров, компенсаций и продаж компании и сравнения этих данных с данными наших конкурентов »(Кауфман, 2011).Когда формулировка миссии написана таким образом, легче использовать стратегический подход к процессу планирования персонала.
Понимание задач, стоящих перед отделом. HRM-менеджеры не могут быстро справиться с изменениями, если они не могут их предсказать. В результате, менеджер по управлению персоналом должен знать, с какими предстоящими проблемами могут столкнуться, чтобы составить планы для более эффективного решения этих проблем, когда они появятся. Это делает стратегический план и план управления персоналом гораздо более удобными.

Таблица 2.2 Этапы жизненного цикла и стратегия управления персоналом

Стадия жизненного цикла	Персонал	Компенсация	Обучение и развитие	Трудовые отношения с сотрудниками
Введение	Привлекайте лучшие технические и профессиональные таланты.	Достичь или превзойти ставки на рынке труда для привлечения необходимых талантов.	Определите будущие требования к навыкам и начните строить карьерные лестницы.	Установить базовую философию отношений между сотрудниками в организации.
Рост	Набрать достаточное количество и состав квалифицированных рабочих. План преемственности управления. Управляйте быстрыми движениями на внутреннем рынке труда.	Соответствует внешнему рынку, но учитывает влияние внутреннего капитала. Создать официальные компенсационные структуры.	Формируйте эффективную управленческую команду через развитие менеджмента и организационное развитие.	Поддерживайте трудовой мир, мотивацию и моральный дух сотрудников.
Срок погашения	Поощряйте достаточную текучесть кадров, чтобы минимизировать увольнения и обеспечить новые вакансии. Поощряйте мобильность, поскольку реорганизация меняет рабочие места.	Контроль компенсационных расходов.	Поддерживайте гибкость и навыки стареющей рабочей силы.	Контролируйте затраты на рабочую силу и поддерживайте трудовой мир. Повышайте продуктивность.
Снижение	Планировать и реализовывать сокращение и перераспределение персонала; На этом этапе может произойти сокращение и замена.	Ввести более жесткий контроль над расходами.	Оказание услуг по переподготовке и карьерному консультированию.	Повысьте производительность и добейтесь гибкости в правилах работы. Согласование политики обеспечения занятости и корректировки занятости

Определите стратегические кадровые вопросы

На этом этапе специалисты по управлению персоналом проанализируют задачи, решаемые на первом этапе. Например, отдел может увидеть, что он стратегически не соответствует миссии и ценностям компании, и на основании этой информации решить внести изменения в миссию и ценности отдела.

Многие организации и отделы будут использовать инструмент стратегического планирования, который определяет сильные и слабые стороны, возможности и угрозы (SWOT-анализ) для определения некоторых проблем, с которыми они сталкиваются. После того, как этот анализ будет выполнен для бизнеса, HR может приспособиться к потребностям бизнеса, понимая бизнес-стратегию. См. Таблицу 2.3 «Пример SWOT-анализа отдела кадров компании Techno, Inc.» в качестве примера того, как SWOT-анализ компании можно использовать для разработки SWOT-анализа для отдела кадров.

После согласования SWOT-анализа компании HR может разработать собственный SWOT-анализ, чтобы определить расхождения между стратегическим планом HR и стратегическим планом компании. Например, если менеджер по персоналу считает, что сильной стороной отдела являются его многочисленные программы обучения, организации следует продолжать этим заниматься. Если слабым местом является отсутствие в организации постоянной компенсации на всех должностях, тогда появляется возможность пересмотреть и пересмотреть политику компенсации.Другими словами, SWOT-анализ компании дает основу для решения некоторых проблем в организации, но его можно сократить, чтобы также решить проблемы внутри отдела.

Таблица 2.3 Пример SWOT-анализа кадрового отдела компании Techno, Inc.

Сильные стороны	Наем талантливых людей
	Рост компании
	Внедрение технологий в бизнес-процессы
	Отличные отношения между HRM и менеджментом / руководителями
Слабые стороны	Нет стратегического плана HRM
	Без планирования циклов вверх / вниз
	Нет формальных процессов обучения
	Отсутствие программного обеспечения, необходимого для управления бизнес-процессами, включая кадровые стратегии вывода на рынок
Возможности	Разработка кадрового плана HRM для удовлетворения роста отрасли
	Приобретение программного обеспечения HRM для управления обучением, укомплектованием персоналом и оценкой потребностей в непредсказуемом бизнес-цикле
	Продолжить развитие HRM и взаимоотношений с руководителями путем присутствия и участия в ключевых встречах и процессах принятия решений
	Разработка программ обучения и возможностей внешнего развития для продолжения развития внутреннего маркетингового опыта
Угрозы	Экономика
Угрозы	Замена техники

Расставить приоритеты и действия

На основе данных, собранных на последнем этапе, менеджер по управлению персоналом должен определить приоритеты целей, а затем составить планы действий для решения этих проблем.Например, если организация обнаруживает, что ей не хватает комплексной программы обучения, следует разработать планы, учитывающие эту потребность. (Потребности в обучении обсуждаются в главе 8 «Обучение и развитие».) Важным аспектом этого этапа является участие руководства и руководителей в организации. После того, как у вас будет список проблем, которые вы будете решать, обсудите их с руководством и руководителями, поскольку они могут видеть другие проблемы или другие приоритеты иначе, чем вы. Помните, чтобы быть эффективным, HRM должно работать с организацией и помогать организации в достижении целей.Это следует учитывать во всех аспектах планирования управления человеческими ресурсами.

Составление плана управления персоналом

После того, как менеджер по управлению персоналом встретился с руководителями и руководством и приоритеты были согласованы, планы готовы к разработке. Подробная разработка этих планов будет обсуждаться в Разделе 2.2 «Написание плана управления человеческими ресурсами». Иногда у компаний есть отличные стратегические планы, но когда происходит разработка деталей, может быть трудно согласовать стратегический план с более подробными планами.Менеджер по управлению персоналом всегда должен обращаться к общему стратегическому плану перед разработкой стратегического плана управления персоналом и планов управления персоналом.

Даже если в компании нет отдела кадров, стратегические планы управления персоналом и планы управления персоналом все равно должны разрабатываться руководством. Разрабатывая и отслеживая эти планы, организация может обеспечить внедрение правильных процессов для удовлетворения постоянно меняющихся потребностей организации. Стратегический план рассматривает организацию в целом, стратегический план управления персоналом рассматривает отдел в целом, а план управления персоналом рассматривает конкретные проблемы в отделе кадров.

Основные выводы

Управление персоналом и HRM — это разные способы взглянуть на должностные обязанности персонала. Двадцать лет назад управление персоналом было сосредоточено на административных аспектах. Сегодня HRM включает в себя стратегический процесс, который требует, чтобы работа с другими отделами, менеджерами и руководителями была эффективной и соответствовала потребностям организации.
В целом HRM фокусируется на нескольких основных областях, которые включают укомплектование персоналом, разработку политики, компенсацию и льготы, вопросы удержания, обучение и развитие, а также вопросы регулирования и защиту работников.
Чтобы быть эффективным, менеджер по персоналу должен использовать технологии и привлекать других.
В рамках стратегического планирования HRM должно проводить стратегический анализ, выявлять кадровые проблемы, определять и расставлять приоритеты в действиях, а затем составлять план HRM.

Упражнения

В чем разница между планами управления персоналом и стратегическими планами управления персоналом? Как они такие же? Насколько они разные?
Какая из областей управления человеческими ресурсами, по вашему мнению, является наиболее важной? Оцените их и обсудите причины вашего рейтинга.

Список литературы

де Кок, Дж. И Лоррейн М. Уланер, «Контекст организации и управление человеческими ресурсами в небольшой фирме» (Документы для обсуждения Института Тинбергена 01-038 / 3, Институт Тинбергена, 2001 г.), по состоянию на 13 августа 2011 г., http: / /ideas.repec.org/s/dgr/uvatin.html.

Кауфман, Г., «Как исправить HR», Harvard Business Review , сентябрь 2006 г., по состоянию на 11 июля 2011 г., http://hbr.org/2006/09/how-to-fix-hr/ar/ 1.

Лоузи М., «HR приходит в возраст», HR Magazine , 15 марта 1998 г., по состоянию на 11 июля 2011 г., http: // findarticles.ru / p / article / mi_m3495 / is_n3_v43 / ai_20514399.

Ульрих, Д., «Оценка модели Ульриха», Acerta, 2011 г., по состоянию на 11 июля 2011 г., http://www.goingforhr.be/extras/web-specials/hr-according-to-dave-ulrich#ppt_2135261 .

Ульрих Д. и Уэйн Брокбанк, Предложение о ценности HR (Бостон: Harvard Business Press, 2005), 9–14.

Приказ на изменения в штатном расписании образец: Приказ о штатном расписании 2020 и 2021