Приказ на уничтожение документов: Приказ об уничтожении документов \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Приказ на уничтожение документов: Приказ об уничтожении документов \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Содержание

Акт на уничтожение документов

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона".

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?

Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. 

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу - Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона".

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. 

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?

После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу - Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Приказ на уничтожение документов

Чем больше становится компания, тем актуальнее для неё звучит вопрос об уничтожении документов. Процедура эта непростая, сопряженная со множеством юридических тонкостей. Кроме того, если говорить о процессе утилизации документов «с нуля», т.е. о процессе, который начинается с анализа архивных документов и их экспертной оценки, то можно сказать, что дело это достаточно сложное и отнимающее большое количество времени.

Юридические сложности

Одной из основных юридических сложностей этого процесса является приказ на уничтожение документов. Приказ на уничтожение документов составляется после проведения экспертизы всех архивных документов компании. С ее помощью на уничтожение отбираются документы с истекшими сроками хранения и документы не представляющие ценность для государства. Экспертиза проводится специальной экспертной комиссией, которая в свою очередь создаётся приказом руководителя компании.

Годовые описи дел

Приказ на уничтожение документов, оформленных в дела, не подлежащих хранению или с истекшими сроками хранения, может быть составлен только после того, как составлены, оформлены и утверждены годовые описи этих дел. В приказ на уничтожение документов для однородных дел составляется под общим заголовком. Непосредственно при сдаче документов на утилизацию оформляется приемно-сдаточная накладная.

Ответственность за совершение ошибок

Принимая решение об уничтожении документов, всегда стоит помнить о подстерегающей опасности в виде административной и уголовной ответственности, которая наступает за совершение ошибок, допущенных в проведении этого сложного процесса.  Руководителям организации не стоит составлять приказ на уничтожение документов, не прошедших экспертизу. Нарушение сроков хранения документации, их несвоевременная утилизация грозит компании нешуточным штрафом, впрочем, так же как и отсутствующий приказ на уничтожение документов.

Обращайтесь к профессионалам

В случае, если с документами фирмы решит ознакомиться налоговая инспекция, штрафы увеличатся на порядок. Поэтому созывать экспертную комиссию, проводить экспертизу, составлять приказы на уничтожение документов желательно совместно с профессиональными архивариусами, которые смогут ответить на все вопросы, предостеречь от ошибок и сэкономить Ваше время.

По всем вопросам обращайтесь по телефону 8(495)226-16-67 или отправьте ваш запрос на почту [email protected]

Акт на уничтожение документов | Образец - бланк - форма

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. 

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.

Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более. Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.

Оформляется акт на уничтожение в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.  

Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия – владелицы перечисленных в нем документов. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации. Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним.  

В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы.  К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.к. факт уничтожения не подтвержден.

Форма n 14. акт на уничтожение дел приказ министра обороны РФ от 31-08-2005 200 (ред от 30-05-2009) об утверждении наставления по архивному делу в вооруженных силах РФ (2021). Актуально в 2019 году

размер шрифта

ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 31-08-2005 200 (ред от 30-05-2009) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ... Актуально в 2018 году

РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ ___________________________________ (начальник штаба воинской части, организации) ___________________________________ (воинское звание, подпись, фамилия) "__" __________ 200_ г. АКТ "__" _____________ 200_ г. г. ___________________ Комиссия в составе председателя _____________________________, членов комиссии _________________________________________________, действуя на основании приказа от _______________ N _______, произвела отбор следующих несекретных дел для уничтожения, которым согласно приказу Министра обороны Российской Федерации от __________ N _______ истекли сроки хранения:

 N 
п/п
 Инвентарный номер
(номер дела)
 Наименование дел
(книг, журналов)
  За 
какой
год
 Количество
листов
в деле
  1 
         2 
         3 
   4 
     5 
 
 
 
 
 
 Количество приложений
и листов в деле
 Количество
листов
внутренней
описи дела
  Основание к уничтожению 
(номера статей по перечню)
           6 
      7 
            8 
 
 
 

Внесено в акт и подлежит уничтожению _________________________ несекретных дел. Записи акта с учетными данными сверены. Все дела, отобранные для уничтожения, комиссией просмотрены полистно, и документов, представляющих военное, экономическое, научное, социально-культурное и практическое значение, в них не имеется. Председатель комиссии ________________________________________ (воинское звание, подпись, фамилия) Члены комиссии: ______________________________________________ (воинские звания, подписи, фамилии) После утверждения акта перечисленные дела, приложения к ним ивнутренние описи перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем__________________________________________________________________ (переработаны на фабрике __________________________________________________________________ или уничтожены путем сожжения) Председатель комиссии _______________________________ (воинское звание, подпись, фамилия) Члены комиссии: _____________________________________ (воинские звания, подписи, фамилии) "__" ____________ 200_ г. Пояснения к форме 1. В графе 2 указывается делопроизводственный номер (числителем) и инвентарный номер (знаменателем). 2. В графе 6 указывается количество приложений, а в скобках - количество листов в них. 3. Графа 7 заполняется только при уничтожении дел, в которых предусмотрено ведение внутренней описи. 4. Дела в акт вносятся в хронологической последовательности (погодам) и в порядке возрастания номеров дел. 5. Дела, состоящие из нескольких томов, в акт вносятся в порядке возрастания номеров томов. В этом случае в графе 3 акта пишется только наименование первого тома, а вместо наименований остальных томов пишется "То же". 6. Самостоятельные акты составляются: на сов. секретные и секретные дела; на несекретные дела. Примечание. Графы бланка формы N 14 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графы 2, 4, 5, 6, 7, 8 - по 15 мм и графа 3 - 90 мм.

Форма N 15
(п. 137)

---

7.7. Уничтожение документов и дел [ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ] - последняя редакция

7.7. Уничтожение документов и дел

311. Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности с соблюдением требований: порядка отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядка составления акта о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.

Электронные документы подлежат уничтожению после истечения срока, установленного для их хранения, на основании акта, утвержденного руководителем учреждения или органа УИС.

312. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 33).

Документы уничтожаются на основании решения ЭК учреждений и органов УИС по актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Перед включением в акт каждого документа необходимо сверить с учетами его наименование, регистрационный номер, количество экземпляров и листов.

313. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).

314. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела структурными подразделениями.

315. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК учреждения или органа УИС одновременно).

316. Согласованные ЭК учреждения или органа УИС акты утверждаются руководителем учреждения или органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности) только после утверждения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела сводных описей дел постоянного хранения.

Вносить какие-либо исправления в акты о выделении к уничтожению документов не разрешается. В исключительных случаях внесенные в акт исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

Гриф секретности актов определяется в зависимости от степени секретности в них сведений.

317. После утверждения руководителем учреждения или органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Документы уничтожаются путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу или порошок. Уничтожение документов осуществляется с обязательным участием членов ЭК учреждения или органа УИС или экспертов, производивших отбор документов к уничтожению, с соблюдением установленных требований к документам с грифом ограниченного доступа. Члены ЭК учреждения или органа УИС или эксперты, проводившие отбор документов к уничтожению, должны лично удостовериться в полном уничтожении документов.

После уничтожения документов в номенклатуре дел учреждения или органа УИС, учетных документах проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи работника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

Как подготовить к уничтожению документы с истекшим сроком хранения?

Документооборот в компании постоянно функционирует на протяжении всей жизнедеятельности организации. Наступает время, когда появляются документы, срок хранения которых истек. Предприятие имеет право самостоятельно провести утилизацию документов или обратиться к атсуорсинговым компаниям. Тот или иной способ предполагает процедуру по выбору документов к уничтожению. Правильно выполненный шаг по определению нужных документов будет способствовать оптимизации документооборота и развитию всей компании в целом.

Процесс утилизации документов включает в себя следующие этапы:

  1. проведение экспертизы ценности документации;
  2. составление акта о выделении дел к уничтожению;
  3. физическое уничтожение документов;
  4. составление акта о физическом уничтожении документов.

Экспертиза ценности

Уничтожение документации начинается с проведения экспертизы. Для начала организуется экспертная комиссия, занимающаяся работой по определению ценности документов.

Основная задача экспертизы – решить, какие документы – ценные, чтобы их можно было определить на хранение, а какие документы подлежат уничтожению. Причем на документы, которые хранятся свыше 10 лет, составляются описи.  

Сроки хранения документов

Комиссия при выборе документов на уничтожение руководствуется установленными законами о сроках хранения документов, которые определены «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010.

Акт о выделении дел к уничтожению

Как составить акт на уничтожение документов? Во-первых, в него необходимо внести весь список документов, который предлагается к уничтожению. Это может быть документация, у которой истек срок хранения, черновики, копии. В акте или ином нормативном документе необходимо указать обобщенные заголовки, количество документов, а также в соответствии с какой статьей Перечня будет производиться уничтожение.

Физическое уничтожение документов

Когда документы отобраны комиссией и на них составлен и утверждён акт, они отправляются на уничтожение. Компания может самостоятельно уничтожить документы либо обратиться в специализирующуюся на данном виде услуг организацию, которая выполнит безопасную утилизацию.

Способ уничтожения зависит от специфики отрасли и финансовых возможностей компании. Утилизировать документацию можно с помощью офисных и производственных шредеров, баз вторсырья, сжигания и т.д.

Каким документом оформляется уничтожение дел?

Списание документов на уничтожение оформляется актом о физическом уничтожении, в котором указывается вес и количество единиц хранения. Этот акт составляет лицо, которое физически осуществляет процедуру утилизации.

Акт о физическом  уничтожении утверждается и идет на подпись только после окончания процесса фактического уничтожения документов.

Полезные материалы

Поделиться в соц. сетях:

Как уничтожить конфиденциальные документы


В следующий раз, когда вы получите письмо, подумайте о различных документах и ​​личной информации, которую они содержат. Хотели бы вы, чтобы кто-нибудь заполучил его? Конечно, нет! Помимо почты, у нас регулярно есть десятки различных документов, которые все содержат конфиденциальную личную информацию - информацию, которая может быть сокровищницей для тех, кто хочет украсть вашу личность.

Конечно, мы не можем держаться за них вечно, и нам часто приходится как-то избавляться от них.Так как же уничтожить конфиденциальные документы и сохранить свою информацию в безопасности? Сегодня мы рассмотрим, от каких документов вы хотите избавиться и как это сделать безопасно. Читай дальше!

Почему так важно уничтожать конфиденциальные документы?


Хотя многие люди в первую очередь озабочены безопасностью своих онлайн-транзакций и своих цифровых данных, важно помнить, что традиционные бумажные документы обычно используются ворами, которые хотят украсть вашу личность.Если вы не уничтожите или не утилизируете конфиденциальные документы должным образом, вы очень уязвимы для кражи личных данных или данных.

Какие типы конфиденциальных документов следует уничтожить?


Важно правильно утилизировать все конфиденциальные документы, но это самые важные конфиденциальные документы, которые необходимо уничтожить.
Финансовые отчеты и выписки по кредитным картам

Большинство банков и компаний, выпускающих кредитные карты, по-прежнему отправляют финансовые отчеты по почте, и у вас, вероятно, есть куча этих отчетов в вашем доме.Хотя устаревшие отчеты легко выбросить в корзину, вы должны помнить, что финансовые документы содержат всю вашу личную информацию, включая номера ваших счетов, ваше имя и адрес, а также остатки на ваших счетах.
Медицинская карта

Медицинские карты - еще один пример конфиденциальных документов, которые вы должны немедленно уничтожить. Опять же, эти документы включают в себя различные личные данные, включая информацию о вашей медицинской страховке, ваше имя и идентификационные номера, а также информацию о вашей личной истории болезни.
Страховая книжка

Страховые записи также часто содержат много личной информации, которая может предоставить потенциальным похитителям личных данных множество возможностей присвоить вашу личность и нанести ущерб вашей жизни.
Нежелательная почта

Большинство людей полагают, что нежелательная почта может направляться прямо в мусорную корзину вместе с остальным бытовым мусором, но в ней содержится удивительное количество личных данных. Например, в любом заявлении на получение кредитной карты, которое вы получите, будет указано ваше полное имя, адрес и другая финансовая информация, которую похитители личных данных могут использовать против вас.

Лучший способ уничтожить конфиденциальные документы

Измельчители

Шредеры считаются лучшим и наиболее эффективным способом полностью уничтожить конфиденциальные документы. На рынке есть много бытовых уничтожителей бумаги. Эти устройства не только доступны по цене, но и достаточно малы, чтобы поместиться в любом офисном помещении в вашем доме. Наличие личного шредера позволит вам быстро избавляться от конфиденциальных документов.

Однако важно помнить, что не все измельчители одинаковы.Они оцениваются на основе размера разрезаемых полос, известного как «уровень Р.». Чем выше уровень, тем меньше становятся полосы. Уровень P-3 удовлетворяет требованиям по уничтожению документов HIPAA и FACTA, в то время как P-7 - единственный, кто может уничтожать документы для АНБ.

Как уничтожить конфиденциальные документы без шредера


Горение. При отсутствии шредера вы можете выбрать сжигание конфиденциальных документов. Эти документы можно использовать как растопку в костре на заднем дворе.Однако, если вы решите записать документы, обязательно сделайте медленную контролируемую запись и внимательно следите за ней.

Варка целлюлозы. Еще один вариант уничтожения конфиденциальных документов - это целлюлоза. Вы можете превратить ваши документы в целлюлозу, оставив их в растворе воды и отбеливателя примерно на 24 часа. Затем, после того, как они будут тщательно пропитаны, вы можете использовать ручной блендер для измельчения документов, чтобы никакая ваша личная информация не была идентифицирована.

Резка или измельчение вручную. Ручная резка или измельчение документов - еще один способ избавиться от конфиденциальных документов. Однако это может быть не самый безопасный метод уничтожения конфиденциальных документов. Важно использовать определенные методы, такие как сквозное разрезание, чтобы гарантировать, что ваша личная информация не может быть собрана вместе.

Советы по уничтожению конфиденциальных документов

Своевременно избавляться от конфиденциальных документов

Независимо от того, какой метод вы выберете, особенно важно своевременно избавляться от конфиденциальных документов.Например, если вы получили по почте нежелательное заявление о выдаче кредитной карты, вы должны уничтожить его в тот же день. Как только медицинские и страховые записи устареют, обязательно уничтожьте их. Чем дольше у вас будут эти бумажные документы, тем более уязвимым вы будете для мошенничества с личными данными.
Используйте измельчители, минимизирующие воздействие на окружающую среду

На рынке представлено множество различных типов измельчителей, но лучшие из них предлагают не только безопасность, но и надежность.Самые надежные измельчители уничтожают бумагу на крошечные мелкие кусочки, которые занимают меньше места на свалке и быстрее разлагаются.
Только партнер с поставщиками услуг по измельчению, которым вы можете доверять

Некоторые люди предпочитают использовать службу уничтожения, чтобы уничтожить свои конфиденциальные документы. Если вы решите сделать это, а не использовать собственный измельчитель, вам следует убедиться, что вы работаете с надежным поставщиком услуг. Перед тем, как нанять их, убедитесь, что они применяют лучшие методы обеспечения безопасности при уничтожении личных документов.

Когда вы должным образом уничтожаете конфиденциальные документы, вы можете расслабиться, зная, что вы делаете предотвращение мошенничества своим главным приоритетом. Лучшее, что вы можете сделать, - это быстро избавиться от конфиденциальных документов и свести к минимуму количество бумажных документов, которые вы держите под рукой.

С 1896 года Germania Insurance является фондом страхования Texans Trust, обеспечивающим отличное страховое покрытие и отличное обслуживание клиентов. Но не верьте нам на слово! Послушайте, что говорят наши клиенты.

Чтобы получить дополнительную информацию о наших страховых продуктах, запросите бесплатное предложение онлайн или обратитесь к одному из наших доверенных агентов сегодня!

Подробнее: Уничтожение конфиденциальных документов - отличный способ предотвратить мошенничество с кражей личных данных, например с кражей титула. Прочтите наш блог, чтобы узнать больше об этих типах мошенничества и о том, что вы можете предпринять, чтобы их избежать!

Уничтожение документов - Уничтожение документов и бумаги

Защитите свой бренд и снизьте информационные риски с Iron Mountain

Существует множество вариантов выбора службы уничтожения документов.Вот почему вам следует выбрать Iron Mountain.
Сертификат AAA Национальной ассоциации уничтожения информации (NAID)

NAID - единственный признанный независимый источник стандартов безопасности и этики в индустрии уничтожения документов. AAA-сертификация NAID гарантирует, что Iron Mountain соответствует самым строгим правовым нормам и нормативным требованиям, необходимым для безопасного уничтожения информации.

Услуги, соответствующие вашим потребностям

С помощью бесплатного онлайн-портала Iron Mountain Connect вы сможете:

  • Управляйте своими услугами по измельчению, просматривая график посещений и ожидающие заказы на измельчение в удобное время
  • Делайте запросы на услуги измельчения по требованию, добавляйте или закрывайте местоположения и изменяйте частоту услуг измельчения
Отчеты по запросу, которые помогут вам контролировать соответствие и снизить стоимость вашей программы уничтожения

Наш отчет об использовании Shred Usage Report - ценный инструмент, обеспечивающий понимание, необходимое для более эффективного управления вашей программой.Изучив этот отчет и определив ключевые тенденции с течением времени, вы сможете исправить потенциальные проблемы с соблюдением требований, прежде чем они повлияют на ваш бизнес, и выявить возможности для снижения затрат. Узнать больше

Проверенные рабочие процессы, обеспечивающие высочайший уровень безопасности

Наши операционные процедуры измельчения и безопасные процессы цепочки поставок подтверждены многолетним опытом. Наша технология InControl собирает ключевую информацию во время уничтожения в вашем регионе, включая сканирование штрих-кода, определение объема контейнера для уничтожения, электронную подпись и отметку времени / даты, обеспечивая вам больший контроль и, что более важно, душевное спокойствие, которое исходит от зная, что ваша конфиденциальная информация всегда в безопасности.Узнать больше

Обученный и аттестованный персонал
Персонал

Iron Mountain, занимающийся измельчением, проходит всестороннюю проверку биографических данных и постоянно проходит тщательное обучение по услугам безопасного измельчения. Они являются экспертами в своей области и гордятся тем, что не просто уничтожают документы - они защищают ваш бизнес.

Объекты мирового уровня

Оборудование для измельчения Iron Mountain предоставляет некоторые из наиболее совершенных в отрасли систем для защиты вашей информации, в том числе:

  • Строгая политика в отношении посетителей
  • 24x7, камеры видеонаблюдения
  • Системы обнаружения вторжений и контроля окружающей среды
Экологическая ответственность

После безопасного измельчения ваших документов мы перерабатываем весь измельченный материал и предоставляем «Экологический отчет», чтобы продемонстрировать ваш вклад в глобальные усилия по обеспечению устойчивости.Узнать больше

Как обеспечить сохранение официальных документов Трампа

Вице-президент Джо Байден является предполагаемым победителем президентских выборов. Несомненно, в списке дел Байдена много дел, но совсем не невероятно, что администрация Байдена - и контролируемая демократами Палата представителей - будут исследовать крайности администрации Трампа. Что им для этого потребуется? Доступ к президентским архивам, хранящимся в Белом доме, и федеральным архивным документам, хранящимся в соответствующих агентствах.

Но есть одна проблема: чиновники Трампа могут стремиться уничтожить конфиденциальные документы в период неудач. Перспектива того, что чиновники администрации Трампа уничтожат документы во время переходного периода, уже поднималась надзорными группами и средствами массовой информации. И эти опасения могут быть вполне обоснованными. Администрация Трампа проявила всеобщее пренебрежение верховенством закона и вряд ли будет сотрудничать в переходный период. Более того, администрация до сих пор упорно сопротивлялась усилиям по надзору, и даже до перехода было несколько сообщений о несоблюдении Белым домом Трампа требований к сохранности Закона о президентских записях.

Уничтожение документов во время смены президента может считаться федеральным преступлением, но в текущем правовом режиме есть недостатки, которые могут затруднить привлечение к ответственности должностных лиц, причастных к этим действиям. К счастью, Конгресс и даже обычные граждане могут предпринять немедленные шаги для предотвращения таких чисток документов и для обеспечения того, чтобы злоумышленники, которые так или иначе действовали, подверглись санкциям или судебному преследованию.

Недостаточная правовая защита

Уничтожение президентских или ведомственных архивов может привести к нарушению нескольких законодательных актов, хотя у каждого из них есть заметные ограничения.Закон о федеральных записях и Закон о президентских записях требует, чтобы определенные документы, находящиеся в ведении федеральных агентств и Белого дома, соответственно, сохранялись. Но эти гражданские положения не могут отпугнуть плохих игроков, особенно тех, кого не беспокоит будущая карьера в правительстве. Закон о президентских записях был назван беззубым из-за отсутствия в нем какого-либо реального механизма обеспечения соблюдения, и после того, как официальные лица покинули федеральное правительство, они больше не подвергаются неблагоприятным кадровым действиям за нарушения Закона о федеральных записях.Таким образом, угроза уголовных санкций может быть более эффективным сдерживающим фактором.

Два основных уголовных положения, касающихся уничтожения государственных архивов, содержатся в 18 U.S.C. § 1361 и 18 U.S.C. § 2071. Они применяются к «умышленному» уничтожению государственной собственности США и государственных архивов США соответственно. Однако, по признанию Министерства юстиции, эти положения содержат некоторые заметные недостатки. Это конкретные преступления с умыслом, а это означает, что правительство должно доказать, что обвиняемый действовал, зная, что они нарушали закон.Прокуратуре может быть очень трудно доказать это требование о «умышленности», и оно может отговорить их от предъявления обвинений.

Более того, чтобы привести к осуждению за уголовное преступление в соответствии с 18 U.S.C. § 1361, правительство должно доказать, что ущерб от разрушения превышает 1000 долларов. Это может быть сложно доказать, имея дело с федеральными записями, которые не имеют внутренней ценности. И хотя 18 U.S.C. § 2017 не содержит порогового значения в долларах, его максимальное наказание составляет всего три года, что может легко привести к испытательному сроку для лица, впервые совершившего правонарушение, и, следовательно, не может быть эффективным сдерживающим фактором.

Кроме того, вполне возможно, что министерство юстиции Байдена не будет заинтересовано в проведении уголовных расследований против бывших чиновников администрации Трампа. Возможно, возникнет желание перевернуть страницу о годах правления Трампа, и судебное преследование этих должностных лиц может отвлечь внимание, которого администрация Байдена может попытаться избежать в этом резко разделенном политическом климате. Даже если это не так, юридические препятствия, упомянутые выше, упростят для упорных прокуроров отказываться от дел, которые они устали возбуждать по неправовым причинам.

Позвольте повесткам в Конгресс лететь

К счастью, есть и другие механизмы предотвращения массового уничтожения документов. Во-первых, соответствующие комитеты в Палате представителей направят ряд повесток в Белый дом Трампа и федеральные агентства. У этой стратегии есть два важных преимущества.

Во-первых, повестки в Конгресс могут достигать президентских рекордов - в отличие от запросов Закона о свободе информации (FOIA), которые описаны в следующем разделе этой статьи.Существует более высокий риск того, что должностные лица администрации Трампа уничтожат президентские записи, контролируемые Белым домом, поэтому выдача повесток в конгресс имеет решающее значение (усилия по уничтожению могут столкнуться с большим сопротивлением со стороны профессиональных чиновников в федеральных агентствах, а также более бесполезны, поскольку записи агентства могли быть распространены. в более широком смысле).

Во-вторых, уничтожение документов в связи с повесткой в ​​Конгресс влечет за собой возможность предъявления нескольких дополнительных уголовных обвинений, связанных с воспрепятствованием отправлению правосудия.Эти законы предусматривают гораздо более суровые приговоры, чем положения, изложенные выше, и прокурору будет легче выполнить требования о намерениях, если документы будут уничтожены перед лицом широко разрекламированной повестки в суд - не будет никаких сомнений в том, что должностное лицо знало об этом. разрушение было незаконным. Кроме того, прокуроры всегда хотят рассказать историю, и дело, когда обвиняемый уничтожил документы, которые были связаны с ожидающей повесткой в ​​суд, является гораздо более привлекательным. Законы, которые могут быть применены к такому уничтожению, включают 18 USC §1512 (c) - ключевое положение, добавленное пост-энронными реформами в Законе Сарбейнса-Оксли, который предусматривает наказание до 20 лет, - а также 18 U.S.C. § 1519 и 18 U.S.C. Статья 1505.

Для реализации этой стратегии председателям соответствующих комитетов в Палате представителей необходимо будет действовать быстро, чтобы получить повестки в суд. Кроме того, поскольку все повестки, выданные сейчас, истекают, когда нынешний Конгресс завершится 2 января 2021 года, новому Конгрессу потребуется быстро выпустить новые повестки, чтобы они оставались в силе до конца срока полномочий Трампа. У вновь созванной Палаты может уйти несколько дней на то, чтобы организовать структуру комитета, но откладывать это не следует.

Эта стратегия может помочь предотвратить возможное уничтожение документов во время передачи, давая время для завершения юридических процессов. Что касается повесток в суд, которые направляются федеральным агентствам, новая администрация Байдена, скорее всего, добровольно выполнит разумные требования после вступления в должность (при условии возможного использования некоторых привилегий исполнительной власти). Палате представителей придется инициировать судебный процесс, чтобы получить президентские записи из уходящего в отставку Белого дома Трампа, что поднимет новые вопросы о способности Конгресса получить доступ к документам бывшего президента, хранящимся в Национальном архиве.Хотя публичный доступ к таким записям обычно не разрешен в течение как минимум пяти лет (который может быть продлен до 12 лет), Закон о президентских записях разрешает более ранний доступ по запросам Конгресса, «если такие записи содержат информацию, необходимую для ведения бизнеса. и это недоступно иным образом ».

В Конгресс уже поступили неотложные повестки в суд по поводу украинского скандала, который привел к импичменту президента Трампа, а также повестки в суд по финансовым отчетам Трампа и США.S. Задержки почтовой службы, которые могли повлиять на рассылку бюллетеней по почте, но их необходимо будет возобновить соответствующими комитетами Палаты представителей при созыве нового Конгресса в январе. И есть бесчисленное множество других тем, которые в настоящее время не являются предметом активных повесток, которые могут быть рассмотрены, включая записи, касающиеся незаконного использования государственных ресурсов в поддержку кампании по переизбранию Трампа, злоупотребления Трампом своими полномочиями по помилованию, политического вмешательства в Министерство юстиции, и разлучение с семьей.

Безусловно, у этой стратегии есть некоторые ограничения: она требует, чтобы председатели комитетов Палаты представителей действовали быстро и агрессивно, чего они не всегда делали до настоящего времени. И им придется обратиться в суд, чтобы принудить к судебной повестке в президентские архивы, что может затянуться на годы. Но как средство предотвращения уничтожения документов в переходный период эта стратегия могла бы быть весьма эффективной из-за сдерживания, обеспечиваемого потенциальными блокирующими зарядами.

Приказы о сохранении в случаях FOIA

Второй вариант предотвращения уничтожения документов - судебный процесс по закону FOIA.У этой стратегии есть явное преимущество: она не зависит от действий Демократического Конгресса или Министерства юстиции Байдена. Обычные граждане или группы защиты интересов могут инициировать запросы, и после подачи иска в федеральный суд судьи могут взять на себя право исполнения. Если должностное лицо Трампа умышленно нарушит постановление суда, последствия могут быть серьезными - даже без действий Министерства юстиции.

Судьи обладают очень широкими полномочиями в отношении неуважения к суду.Если бы должностное лицо уничтожило документы, подпадающие под действие приказа о сохранении, процедура о неуважении к суду могла бы открыть для ответчиков-агентств возможность раскрыть обстоятельства, связанные с уничтожением, что фактически позволило бы адвокату лица, запрашивающего FOIA, выступить в качестве следователя, и в конечном итоге могло бы привести к уголовному или гражданские санкции против агентств и отдельных должностных лиц.

Я могу поговорить с некоторым опытом по этому вопросу. Работая адвокатом в ЦРУ, я защищал агентство в судебном разбирательстве о неуважении к себе, которое было возбуждено после уничтожения видеозаписей допросов (само уничтожение произошло до того, как я присоединился к агентству).Я также защищал ЦРУ в последующем судебном разбирательстве по закону FOIA, где это разрушение было названо основанием для недоверия агентству. Хотя ЦРУ в конечном итоге избежало пули и не проявило презрения к уничтожению пленок, судебное разбирательство по делу о неуважении к делу было довольно болезненным и вызвало серьезные страдания внутри агентства. В деле с записями также было несколько смягчающих факторов, которые могут не помочь официальным лицам Трампа, уничтожающим записи, в том числе тот факт, что крайне засекреченные записи ЦРУ были маловероятны, если бы они не были уничтожены.

Уже ведется множество незавершенных дел по закону о свободе информации, требующих широкого спектра отчетов агентств о скандалах с администрацией Трампа. И даже если дело в настоящее время не возбуждено, новое судебное разбирательство может быть инициировано в течение 20 рабочих дней с момента подачи запроса по закону о свободе информации, при условии, что соответствующее агентство не ответит по существу в течение этого периода времени.

В каждом из этих случаев лица, запрашивающие FOIA, могли просить суд издать ордер на охрану для ответчиков-агентств и их должностных лиц. Приказы о сохранении редки в судебных процессах по закону о свободе информации, но есть недавние примеры их выдачи судами, и в некоторых случаях здесь, безусловно, можно было бы привести убедительный аргумент.Хотя применимое прецедентное право недостаточно хорошо разработано, суды, оценивая необходимость в постановлении о сохранении, обычно взвешивают степень озабоченности по поводу продолжения сохранности доказательств, непоправимый ущерб, который может возникнуть в результате уничтожения, и любые трудности, вызванные выдачей ордера на сохранение. Таким образом, эту тактику следует использовать выборочно, если соответствующие записи хранятся политическими назначенцами (не карьерными чиновниками) и где риск уничтожения очевиден.

Хотя федеральные чиновники, которые уничтожают записи, отвечающие на незавершенные запросы FOIA, могут столкнуться с юридическим риском, несмотря на это, выдача постановления суда о хранении имеет несколько преимуществ.Во-первых, уничтожение будет прямым нарушением явного постановления суда, что повысит вероятность признания неуважения к суду; судьям не нравится, когда их приказы нарушаются.

Во-вторых, когда выдается приказ о сохранении, Министерство юстиции будет нести ответственность за информирование соответствующих должностных лиц агентства о существовании приказа. Если должностные лица администрации Трампа уничтожат записи после того, как их проинформируют о постановлении о сохранении, они не только рискуют быть уличенными в неуважении, но и упростят для прокурора установление требования о умысле в соответствии с различными уголовными законами.По этой причине стороны в судебном процессе могут настаивать на том, чтобы приказы о сохранении были специально доставлены всем политическим должностным лицам, которые будут уходить из правительства, особенно если эти должностные лица могут иметь личные записи (например, электронные письма на личных счетах), которые потенциально могут реагировать на ожидающие запросы FOIA. . Если эти официальные лица уничтожат соответствующие записи после того, как им будет вручен приказ о сохранении, не будет никаких сомнений в том, что уничтожение было преднамеренным.

Одним из ограничений этой стратегии является то, что президентские рекорды не подпадают под действие Закона о свободе информации.Однако запросы FOIA потенциально могут попадать в записи Белого дома, которые были распространены среди агентств, или записи агентств, которые отражают сообщения Белого дома, и тем, кто запрашивает FOIA, следует подумать о том, чтобы адресовать такие записи своим запросам. Тот факт, что запись была отправлена ​​Белым домом, не означает автоматически, что она является президентской записью, на которую не распространяется действие Закона о свободе информации. Будут ли эти записи в конечном итоге подпадать под действие Закона о свободе информации, потребует оценки с учетом фактов, основанной на обстоятельствах, связанных с созданием, владением, контролем и использованием каждого документа.Соответственно, ни одно агентство не может безопасно удалить эти записи, пока находится на рассмотрении дело FOIA о поиске этих записей.

Целью такого подхода было бы в первую очередь успешно отговорить чиновников администрации Трампа от уничтожения записей. Если они все равно будут действовать, то могут столкнуться с серьезными санкциями со стороны судьи, ведущего дело. Хотя я полностью уверен, что преданные своему делу должностные лица в федеральных агентствах будут сопротивляться любым попыткам уничтожить записи, я не могу сказать то же самое о политических назначенных администрацией Трампа - и поэтому эту стратегию стоит придерживаться.

Распространенные методы измельчения от наиболее до наименее безопасных

Здесь есть много вариантов измельчения, однако не все они одинаковы. Некоторые шредеры довольно просты и идеально подходят для повседневной работы с документами, но не идеальны для конфиденциальных документов. Другие методы измельчения идеально подходят для уничтожения особо конфиденциальных или секретных документов, но считаются излишними для повседневной работы с документами. Если вы сравниваете услуги по уничтожению документов, важно понимать общие типы методов уничтожения, чтобы определить лучший метод для ваших нужд.

Измельчение с полосой

Самый распространенный пример измельчения с полосой можно найти в вашем базовом офисном измельчителе. По этой причине полосовое измельчение является наиболее распространенным методом уничтожения документов. Таким способом бумагу разрезают на длинные параллельные полоски. Хотя это наиболее распространенный и экономичный метод уничтожения, он также является наименее безопасным. Длинные полоски можно аккуратно реконструировать, чтобы восстановить конфиденциальный документ. Если вам необходимо уничтожить конфиденциальные документы, рекомендуется не использовать этот метод уничтожения документов.Однако это отличный выбор для повседневной работы с документами!

Уничтожение с поперечной резкой

На ступень выше по сравнению с полосовым измельчением, поперечное измельчение использует вертикальные и горизонтальные лезвия, которые разрезают бумагу на крошечные квадратные или ромбовидные кусочки. Шредеры с поперечной резкой могут разрезать один лист бумаги на сотни частей, что примерно в 10 раз больше, чем у измельчителей с полосовой резкой. Это делает шредер с поперечной резкой лучшим методом уничтожения документов, чем шредер с поперечной резкой.Несмотря на то, что этот метод, безусловно, более безопасен, чем измельчение на части, при достаточной настойчивости можно повторно собрать документ.

Уничтожение документов с частичной резкой

Этот метод уничтожения документов, также известный как микро-измельчение, использует лезвия с мелкими зубьями для измельчения бумаги на тысячи мелких частиц. В отличие от полосового и поперечного измельчения, этот метод уничтожения делает невозможным восстановление конфиденциального документа. По этой причине измельчители частиц являются предпочтительным вариантом для таких мест, как правительственные учреждения, где необходимо уничтожить большие объемы сверхсекретных документов.Однако стоимость измельчителей такого типа недосягаема для рядового потребителя.

Уничтожение с перфорацией и отрывом

Уничтожение с перфорацией и разрывом использует несколько вращающихся лезвий, которые протыкают и разрывают бумагу. Этот тип уничтожителя документов идеально подходит для быстрого и быстрого одновременного уничтожения большого количества документов. Громоздкие материалы, такие как картонные коробки и толстые папки, также не подходят для этого типа измельчителя. Шредеры с перфорацией и разрывом - самый безопасный метод уничтожения документов, однако сам по себе уничтожитель стоит недешево.По этой причине вы, как правило, видите только перфорированные и отрывные измельчители в мобильных шинковозах или промышленных установках для измельчения.

Confidata предлагает прошивку и разрывание для Олбани, Ютики, Сиракуз и Бингемтона

Наш бизнес - это безопасное уничтожение документов по доступным ценам! Мобильные измельчители и оборудование для измельчения Confidata используют устройства для измельчения и разрыва, гарантируя, что ваши конфиденциальные документы будут уничтожены с максимальной безопасностью.Если вы являетесь резидентом или бизнесом в районах Олбани, Ютики, Сиракузы или Бингемтона и вам необходимо безопасное уничтожение документов, позвоните нам по телефону 1-800-627-4733 или заполните нашу контактную форму, чтобы назначить бесплатную первичную консультацию.

Исследователи приватности отказываются от приказа судьи уничтожить публичные записи NYPD

Исследователи приватности получили документы об использовании Департаментом полиции Нью-Йорка технологии распознавания лиц в ходе судебного процесса над публичными записями. Теперь полиция Нью-Йорка утверждает, что некоторые записи были выпущены случайно, и пытается вернуть их обратно.

Манхэттенский судья приказал вернуть записи в апреле и не позволяет исследователю Джорджтаунского центра конфиденциальности и технологий ссылаться на них - опасный приказ для свободы информации и прав на публикацию. Центр подал апелляцию на это постановление 29 апреля.

Суды в целом постановили, что постановления суда, запрещающие публикацию информации, являются неконституционным нарушением Первой поправки.

«Приказ от 3 апреля является неконституционным предварительным ограничением выступления Центра», - говорится в обращении.«Хотя Центру не запрещено обсуждать содержание возвращенных записей, ему постоянно запрещается ссылаться на источник этого содержания. «Предыдущие ограничения свободы слова являются наиболее серьезным и наименее терпимым нарушением прав Первой поправки, и любое наложение предварительного ограничения, в какой бы форме оно ни было, имеет серьезную презумпцию против его конституционной действительности». записи в ответ на первоначальный запрос, поданный много лет назад Джорджтаунским центром конфиденциальности и технологий.Тем не менее, в ходе продолжающегося судебного процесса было создано около 4000 документов и выявлено широкое использование агентством технологии распознавания лиц, в том числе то, что она, вероятно, используется при каждом аресте полиции Нью-Йорка.

«Документы, обнародованные в рамках этого судебного процесса в целом - их около 3700 - определенно нарисовали гораздо более четкую картину использования полиции Нью-Йорка распознавания лиц, чем мы имели раньше», - сказала прокурор Центра Клэр Гарви.

Гарви просмотрел новую партию документов из иска в декабре прошлого года, но 20 дней спустя город сообщил ей, что многие страницы - всего около 150 - являются «конфиденциальными», выпущены только «случайно» и должны быть уничтожены.В конце концов, это число было сокращено до примерно 12 страниц, которые, по утверждениям полиции Нью-Йорка, должны быть уничтожены, и еще около 20 страниц должны быть отредактированы.

В соответствии с постановлением судьи о возврате документов Гарви может говорить об информации, но не может ссылаться на документы.

«Суд разрешил нам обсудить информацию, которая хранится в нашем мозгу», - сказала она. «Это делает эти страницы практически бесполезными. С академической точки зрения и с точки зрения защиты интересов очень сложно использовать информацию, которую я не могу найти.”

Каждый раз, когда государственное учреждение приказывает вернуть или уничтожить документы, которые были получены законным путем, представляет собой угрозу свободе информации и конституционным правам репортеров во всем мире. Журналисты и исследователи полагаются на государственные документы в своей подотчетности и расследованиях, и они никогда не должны сталкиваться с угрозами судебного преследования или судебными приказами за публикацию или обсуждение информации, полученной на законных основаниях.

Полиция Нью-Йорка - не единственное правоохранительное учреждение, пытающееся заблокировать публикацию опубликованной информации.

В январе офис генерального прокурора Калифорнии пригрозил двум репортерам уголовным обвинением, если они не уничтожат список полицейских, признанных виновными в преступлениях, также полученный по запросу из публичных архивов. В том случае в офисе генерального прокурора Ксавьера Бесерры заявили, что документы были также выпущены «непреднамеренно», и назвали простое владение легально полученным документом преступлением.

Дэвид Снайдер, адвокат Коалиции за первую поправку, заявил в феврале Фонду свободы прессы, что «.... Верховный суд ясно дал понять, что если журналист или кто-либо другой получает информацию на законных основаниях, они защищены от гражданской ответственности за ее публикацию ».

Правительственные органы иногда по ошибке выдают документы журналистам, но, как только они это делают, у них обычно мало средств правовой защиты, чтобы получить их обратно. В 2015 году The New York Times получила документы в результате судебного иска против Агентства национальной безопасности. После их выпуска АНБ сообщило The Times, что одна из записей была выпущена случайно, и попросило ее вернуть.The Times отклонила и опубликовала документ с вырезами, которые легли в основу важных репортажей о программе АНБ по массовому сбору телефонных разговоров внутри страны.

Аарон Макки, поверенный Electronic Frontier Foundation, отметил, что не только государственные учреждения пытаются заблокировать раскрытие или распространение информации, полученной законным путем. Корпорации слишком часто пытаются скрыть информацию о себе, например, когда несколько компаний подали в суд в Сиэтле на активиста по защите конфиденциальности информации в 2016 году после того, как он получил документы по запросу публичных архивов.

«Суть в том, что любой приказ, запрещающий кому-либо обсуждать все, что он видел или получил, является неконституционным, особенно если это общий приказ, запрещающий кому-либо выступать или публиковать материалы», - сказал Макки.

Работа журналистов и исследователей заключается в том, чтобы получить доступ к документам, находящимся в их распоряжении, и цитировать их, независимо от того, получены ли эти документы через запрос публичных архивов, судебный процесс или базу данных судебных протоколов PACER. Неспособность правительственного агентства должным образом выполнять свою работу по редактированию и выпуску документов не должна мешать представителям общественности выполнять свою работу по отчетности о них.

Как избавиться от конфиденциальных документов: все, что вам нужно знать

Конфиденциальные документы - это документы, которые не подходят для широкой публики или не имеют прямого отношения к делу.

В зависимости от вашего рода работы у вас могут быть под рукой различные конфиденциальные документы. Это может быть личная информация о клиенте, которого представляла ваша фирма, информация о кредитном рейтинге человека или медицинские файлы.

Согласно HIPAA или Закону о переносимости и подотчетности медицинского страхования 1996 года, вы должны уничтожить конфиденциальные документы по прошествии определенного периода времени.

HIPAA четко объясняет, как это сделать. Но что, если вы работаете в другом бизнесе?

В этой статье мы обсудим все, что вам нужно знать о том, как избавиться от конфиденциальных документов.

Что такое конфиденциальные документы?

Конфиденциальные документы - это любые документы, содержащие информацию о клиенте или клиенте.Он может включать информацию об их случае, их работе, финансовую информацию или информацию о здоровье.

Если вы работаете в сфере здравоохранения, вы обязаны сохранять конфиденциальность пациента. Это означает, что вы не можете раскрывать информацию о них никому, кто не уполномочен.

Если вы работаете в другом направлении, конфиденциальные документы должны храниться таким образом, чтобы защитить не только конфиденциальность, но и информацию, относящуюся к финансовым документам.

Таким образом, если вы, например, управляете розничным магазином, имеющаяся у вас информация о покупателях является конфиденциальной.У вас могут быть адреса клиентов или информация об их банковском счете. Они являются конфиденциальными для всех намерений и целей.

Хотя большинству сотрудников можно доверять, что они не будут обращаться к ним всякий раз, когда им захочется, вам все равно следует уничтожать конфиденциальные документы регулярно.

Сохранение конфиденциальности документов

Прежде чем вы уничтожите какие-либо потенциально конфиденциальные документы, вы должны хранить их в недоступном для других лиц в вашем офисе. Хорошая идея - иметь шкаф для документов с замком.Или, если у вас есть большое количество конфиденциальных документов, ваш офис должен иметь блокировку, чтобы никто не уполномоченный не мог взять их и прочитать.

Убедитесь, что документы хранятся вдали от посторонних глаз, даже до того, как вы предпримете шаги по их уничтожению.

Почему моей компании приходится уничтожать конфиденциальные документы?

В некоторых случаях это предусмотрено законом. Если вы работаете в той области, где это имеет место, вы об этом знаете.

В других случаях - для предотвращения кражи личных данных.Это также может предотвратить кражу конфиденциальной информации из вашего бизнеса. Например, если документы не уничтожаются своевременно, вы открываете для общественности доступ к информации о выпусках продуктов до их выпуска.

Возможно, вы слышали о проблеме Apple с нерадивыми сотрудниками, которые оставляют прототипы или планы iPhone без дела. Это привело к утечке информации из-за того, что документация не была уничтожена или сотрудник не проявил достаточной активности, чтобы сохранить конфиденциальность документа.

В других случаях, как указано выше, это может привести к краже личных данных. Вы можете подумать, что это так, только если вы сохраняете финансовую информацию о клиенте. Однако это не совсем так.

Вместо этого те, кто склонен к краже личных данных, могут сделать это с помощью минимального количества информации. Например, больницы и другие учреждения здравоохранения, которые не уничтожают информацию о пациентах, могут найти их личности для продажи в темной сети. Часто люди даже продают данные о умерших пациентах, чтобы использовать свою страховку или перенаправить лекарства, которые они принимали, к себе домой.

Мертвые люди, очевидно, не могут отслеживать изменения в своих учетных записях, что делает их идеальной целью.

Таким образом, уничтожение документов невероятно важно, независимо от области вашей деятельности.

Как избавиться от конфиденциальных документов: виртуальные документы

Есть много способов уничтожить конфиденциальные документы. В этой статье мы рассмотрим некоторые из них.

Во-первых, вам нужно будет уничтожить всю цифровую информацию, которая содержит что-либо конфиденциальное.Эта информация, пожалуй, самая уязвимая. Если у вас есть сильный внутренний ИТ-отдел, они обычно могут помочь вам делать это через определенные промежутки времени. Они могут даже попросить вас делать это самостоятельно каждые несколько месяцев.

Если у вас нет собственного ИТ-отдела, хорошей идеей будет нанять его, который поможет вам «очистить» ваше цифровое хранилище. Вы можете быть уверены, что ничего не просочится. Вы также можете быть уверены, что ваши конфиденциальные данные останутся конфиденциальными. Хороший ИТ-отдел знает, как зашифровать данные, чтобы никто другой, даже опытные хакеры, не смог попасть в них.

Согласно HIPAA, если вы работаете в медицинском офисе, данные должны регулярно удаляться. Это касается клиентов, которые какое-то время не приходили к вам в офис, или тех, кто скончался.

Уничтожение документов

Уничтожение конфиденциальных документов может быть подходящим и эффективным способом уничтожения бумажных копий. Это эффективно, если вы делаете «генеральную уборку» офиса и вам не нужно уничтожать огромное количество документов.

Использование измельчителя уместно, если вы можете сделать любую конфиденциальную информацию нечитаемой.Шредер также должен быть таким, чтобы никто не мог восстановить документы и прочитать конфиденциальную информацию. Таким образом, многие люди, которые действительно работают с измельчителями, будут перемешивать измельченную бумагу, чтобы быть уверенным, что никто не сможет собрать ее обратно.

Измельчение - это одобренный HIPAA способ уничтожения ваших документов. Это также безвредно для окружающей среды, так как большинство измельченных документов может быть переработано намного легче, чем не измельченные документы.

После того, как ваши документы были измельчены, они эффективно измельчаются.

Нарезка документов

Если вам нужно уничтожить всего несколько документов или один файл, можно эффективно разрезать документы. Вам понадобятся тяжелые ножницы и немного времени для этого. Таким образом, большинство людей не разрезают документы, если это не небольшая сумма.

Если вы решили уничтожить конфиденциальный документ, разрезав его, вы должны убедиться, что конфиденциальная информация не читается. Вам нужно прорезать что-нибудь вроде имени клиента, диагнозов, информации об их случаях, номера социального страхования или банковской информации.

Как и в случае измельчения, чтобы считаться уничтоженными, вы не должны иметь возможность их восстановить. Эффективный способ избавиться от документов после резки - это поместить их в несколько различных контейнеров для вторичной переработки.

После отправки на переработку или выбрасывания вырезанные документы также уничтожаются.

Сжигание документов

Сжигание документов также может быть эффективным способом их уничтожения, хотя это не всегда практично. Однако это гарантирует, что ваши документы не могут быть восстановлены и когда-либо прочитаны снова.

Хотя запись конфиденциальных документов невероятно эффективна, это может оказаться проблемой из-за городских законов. В большинстве городов запрещено разводить костры, которые иногда необходимы для сжигания большого количества документов.

Если вы собираетесь сжечь больше, чем несколько листов бумаги, вам понадобится огонь или мусоросжигательная печь, достаточно большие, чтобы вместить это. Это может занять несколько часов, чтобы все бумаги были эффективно сожжены дотла. Вам также нужно будет подождать и дать бумагам сгореть, прежде чем накормить еще одну.Это необходимо для эффективного измельчения всей бумаги.

Этот метод также одобрен HIPAA, хотя он не всегда полностью практичен.

Бумага для замачивания

Некоторые компании считают, что замачивание бумаги может быть эффективным методом уничтожения конфиденциальной информации. Вам нужно будет замочить файлы на несколько часов или дней, чтобы они полностью уничтожились. Чтобы они соответствовали критериям уничтожения, они должны быть нечитаемыми.

Хотя этот метод делает ваши документы нечитаемыми, он не упрощает переработку, как другие методы.Таким образом, большинство людей в конечном итоге пропускают этот метод, поскольку им нужно будет найти способ избавиться от потенциально тысяч кусочков мокрой бумаги.

Наем компании

Ответ на вопрос о том, как избавиться от конфиденциальных документов, зависит от политики вашей компании и объема файлов.

Одно из решений - нанять стороннюю компанию, которая сделает это за вас.

Некоторым людям может быть неудобно нанимать стороннюю компанию. Это особенно актуально, если их конфиденциальная информация является исключительно конфиденциальной или может иметь последний эффект в случае утечки.

Однако есть много компаний, которые могут помочь вашему бизнесу избавиться от любых необходимых документов. Этичная компания уничтожит документы в соответствии с надлежащими стандартами, не допуская утечки информации.

Использование сторонней компании может сэкономить вам и вашим сотрудникам время и силы, которые они могут использовать для других проектов или работы с клиентами.

Если вы считаете, что ваша компания заинтересована в поиске лучшего способа организации своих документов, свяжитесь с нами. Мы можем обсудить для вас решение сегодня, включая подготовку документов к уничтожению.

Приказ ВМФ об уничтожении бумаг найдено

ЛОНДОН - Приказ Императорского флота Японии уничтожить документы и предметы военного времени, связанные с императором Хирохито после капитуляции страны в 1945 году, был обнаружен в Великобритании японским ученым.

Находка в Национальном архиве в Лондоне значительна, потому что это, вероятно, первый раз, когда были раскрыты точные детали инструкций японского военно-морского флота, потому что, помимо сожжения всей документации и имперских связей, военнослужащим было приказано уничтожить По словам Хирофуми Хаяси, профессора истории Японии в Университете Канто Гакуин, обнаружившего документы, им были даны настоящие приказы.

Эта находка важна еще и потому, что считается, что это первый раз, когда были обнаружены заказы, связанные с утилизацией имперских вещей, считают эксперты.

Это говорит о том, что флот хотел защитить Императора от судебного преследования за военные преступления, говорят ученые.

Давно известно, что военные уничтожили подавляющее большинство документов военного времени, но не было убедительных доказательств наличия спланированного плана. Вплоть до этой недавней находки появилось несколько заказов военно-морского флота, но исследователи довольны этой новой находкой, учитывая объем информации и деталей.

Приказы японским кораблям и аванпостам в Китае и Юго-Восточной Азии были перехвачены Великобританией, которая взломала секретные коды. Многие сообщения, очевидно дословные переводы, были отправлены командирами через несколько дней после капитуляции Японии 15 августа 1945 года.

Приказ был отправлен между 16 и 22 августа и велел офицерам сжечь все, что может быть полезным врагу. Предметы, подлежащие уничтожению, включают в себя все личные записи, дневники, флаги, кодовые книги, детали допросов, радио и оборудование вражеских самолетов.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ