Приказ о добавлении штатной единицы: Приказ о введении новой должности в штатное расписание. Образец и бланк 2020 года – скачать пример образца, как добавить кадры, произвести внесение изменений в документы в связи с вводом единицы?
- !Карантин!
- Алименты
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк
Порядок внесения изменений
Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.
- Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
- После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
- Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
- Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.
Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.
Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.
Как часто можно вносить изменения в штатное расписание
Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.
Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.
А вот если речь идет о глобальной реорганизации компании, с полной «перетасовкой» структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.
Период вступления в действие измененного штатного расписания
Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.
В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.
За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.
Кто пишет приказ
Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.
Основание для приказа
В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают служебные записки со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:
- дать не неё ссылку,
- указав ее номер,
- дату составления,
- автора (должность и ФИО сотрудника).
Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.
Как правильно составить и оформить приказ
Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:
- наименование предприятия,
- номер и дату составления приказа,
- основание для него,
- полный список вносимых изменений.
Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).
Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.
Приказ о введении штатной единицы
]]>Подборка наиболее важных документов по запросу Приказ о введении штатной единицы (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов: Приказ о введении штатной единицы
Судебная практика: Приказ о введении штатной единицы
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Подборка судебных решений за 2017 год: Статья 81 «Расторжение трудового договора по инициативе работодателя» Трудового кодекса РФ
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Приказ о введении штатной единицы
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Путеводитель по кадровым вопросам. Штатное расписаниеПри необходимости добавления должности в состав структурного подразделения или целого подразделения в состав организации следует издать приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание, т.е. о вводе новых единиц. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому работодатель вправе ее разработать самостоятельно. Данный приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Дата введения новой должности может не совпадать с датой издания приказа, т.е. изменения могут вводиться позже (например, дата издания приказа — 28.11.2009, а должность вводится с 15.12.2009). При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми изменениями.
Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.
Как ввести новую должность в штатное расписание?
Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.
В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:
- Выявить необходимость во внесении изменений;
- Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
- По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.
Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.
Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?
Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.
Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:
- Объемы работ были увеличены;
- Внедрены дополнительные технологии или направления;
- Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.
Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.
Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание
Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив. Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.
Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.
В примере обоснования указывают:
- Количество ежегодно формируемых дел;
- Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.
Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.
Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец
Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.
В приказе указываются следующие пункты:
- Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
- Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
- Название вводимой вакансии;
- Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.
Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.
Скачать образец приказа
Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности
Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.
Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:
- Расчет объемов образовавшихся работ;
- Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
- Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.
Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.
Скачать образец служебной записки
Проверка и сбор информации осуществлена при поддержке Mincredit.ru
Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа на утверждение штатного расписания .docСкачать образец приказа на утверждение штатного расписания .doc
Содержание и роль штатного расписания
Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.
В документе четко прописываются:
- структурные подразделения,
- названия должностей,
- количество сотрудников,
- условия их работы (график, заработная плата и т.д.).
При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.
В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.
На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.
К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.
Порядок утверждения штатного расписания
- Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
- Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
- Специальным приказом оно утверждается.
Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.
Можно ли менять штатное расписание
Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.
Кто составляет приказ
Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.
Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.
Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.
Привила составления приказа на утверждение штатного расписания
На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:
- номер и дату составления,
- наименование организации,
- ссылку на основание,
- суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
- номер и дату этого расписания,
- дату введения его в действие.
При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.
В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).
Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.
Правила оформления приказа
Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.
При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.
Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.
Приказ об утверждении штатного расписания — это документ, благодаря которому вступает в силу само штатное расписание. Поскольку он относится к распорядительной документации, составлять его необходимо по определенным правилам.
Когда нужен приказ об утверждении штатного расписания (ШР) и кто его составляет
Прежде чем рассмотреть и дать скачать образец приказа об утверждении штатного расписания 2020, напомним, что само ШР — один из главных документов работодателя, где отражена вся структура организации, численность сотрудников, ежемесячный фонд заработной платы. Поэтому при внесении любого изменения (в структуру, наименование должностей, размер заработной платы) понадобится обновить ШР, а чтобы новшества заработали — принять документ об их введении. Он же понадобится, если работодатель принял решение полностью изменить ШР.
Составляют распоряжение обычно секретари, работники бухгалтерии или кадровой службы. Но такая функция может быть возложена и на руководителя, если организация небольшая.
Структура документа
Приказ о введении ШР не имеет строгой формы. Поэтому его оформляют на бланке предприятия в свободной форме с соблюдением основных требований к созданию распорядительной документации, то есть обязательно указывают общие сведения о работодателе, дату выпуска и порядковый номер распоряжения, наименование документа «ПРИКАЗ о…».
Основная часть состоит из двух разделов. В первом уточняют причины принятия нового решения — реорганизация компании, совершенствование организационной структуры, расширение производства, мотивация сотрудников, другие основания. Второй раздел — вводная часть — должен содержать следующие данные:
- количество работников по новому (измененному) ШР;
- размер фонда оплаты труда;
- дату, с которой изменения вступают в силу;
- лица, ответственные за исполнение распоряжения.
Здесь же могут быть даны дополнительные указания. Например, в случае сокращения штата можно дать распоряжение о подготовке и рассылке уведомлений о предстоящем изменении и подготовке соглашений об увольнении. Если принято решение повысить оклады, надо распорядиться о подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками.
Приложением к документу может быть само штатное расписание. В тексте уточняют его номер и дату принятия. Подписывает распоряжение о введении ШР руководитель компании. Также в нем должны стоять подписи упомянутых лиц, ответственных за какие-то действия. Знакомить с текстом всех работников предприятия не надо.
Особенности, о которых надо помнить, покажет образец приказа о введении штатного расписания.
Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2020 год
Образец приказа об утверждении нового штатного расписания отличается от распоряжения о внесении изменений в старое ШР только формулировками. Если вводится новая «штатка», то следует уточнить, что старая утрачивает силу с определенной даты. Если меняются только некоторые части ШР, нужно прописать, что именно изменится, затем указать новые сведения о структуре, штате работников, их заработной плате.
PPT.ru подготовил несколько примеров, как могут выглядеть приказы об утверждении ШР и внесении изменений в него.
Пример для утверждения нового штатного расписания
Вариант распоряжения при изменении наименования должности и наименования структурного подразделения
Пример документа при изменении оклада некоторым работникам
Скачать приказ о штатном расписании (образец 2020 года)
Образец распоряжения о внесении изменений в ШР:
в связи с переименованием должности
в связи с повышением окладов некоторым работникам
Дополнительная штатная единица
Как вводится дополнительная штатная единица? Возникла потребность в расширении штата организации. Нужно увеличить штатное расписание. Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. Общую информацию о «штатке» знает каждый, а как должна быть оформлена дополнительная штатная единица? Основание в приказе и других внутренних документах какое следует указать? На эти и другие вопросы ответим в статье.
Информация для управленцев
Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужна ли фирме «штатка», или можно обойтись без нее.
Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь этот документ содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). А как вводится дополнительная штатная единица? Обоснование зависит от конкретной ситуации, при которой требуется расширение штата. В то же время порядок закрепления новой единицы один и тот же.
Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).
Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Поэтому дополнительная штатная единица (образец служебки см. в статье «Служебная записка о введении штатной единицы: образец» должна быть оформлена без ошибок.
Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п.
Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:
- разные права и обязанности;
- различный уровень ответственности.
Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.
Готовим приказ
Понятно, что внесение изменений в штатное расписание (дополнительная штатная единица) – это прерогатива руководителя организации. Именно генеральный директор принимает решение о целесообразности приема в компанию нового сотрудника, подписывая соответствующий приказ.
Понятно, что приказ об увеличении «штатки» является завершающим этапом в процедуре расширения штата. Дополнительная штатная единица это процедура, состоящая из нескольких этапов, начинающаяся со служебной записки начальника структурного подразделения и заканчивающаяся приказом руководителя компании.
Когда вся процедура пройдена, и в наличии положительная резолюция директора, кадровику нужно правильно оформить введение штатной единицы. Для чего вводится дополнительная штатная единица тракториста, например? Для того, чтобы компания могла справиться с возросшим объемом работ.
Подробнее о приказе на введение новой штатной единицы см. в статье «Штатное расписание: вводим штатную единицу».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Вконтакте
Google+
Об авторе