Приказ о направлении работника в командировку: Образец приказа на командировку в 2020 и 2021 году
Образец приказа о направлении в командировку 2020 и 2021
Скачать образец приказа о направлении в командировку
Скачать бланк приказа о направлении в командировку
Скачать образец служебного задания
Скачать бланк служебного задания
Скачать образец приказа о возложении обязанностей на период отсутствия руководителя
Скачать бланк приказа о возложении обязанностей на период отсутствия руководителя
Общие сведения
Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2020 года) можно по ссылке ниже.
Бланк унифицированной формы Т-9
Основание для издания приказа о направлении работника в командировку
Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.
Необходимо отметить, что Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.
Бланк служебного задания (форма Т-10а)
Алгоритм заполнения формы Т-9
Заполняем шапку документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.
Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.
Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.
Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.
Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, и соответствующие даты — они указаны в служебном задании или в проездных билетах.
Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.
Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).
Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили приказ.
После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.
После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.
Образец заполненного приказа о командировании сотрудника
В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья.
Командировка директора
Командировка директора оформляется тоже с помощью стандартной формы бланка Т-9.
Заполняя его, следует использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2020.
На время отсутствия директора его обязанности возлагаются на другого сотрудника, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.
Образец распоряжения о временном исполнении обязанностей директора
Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.
Образец приказа о направлении работника в командировку в выходной день
Приказ о направлении сотрудника в командировку, форма Т-9
В ходе работы организации сотрудники не редко отправляются в командировки для решения служебных задач, при этом необходимо правильно отразить ее в бухгалтерском и кадровом учете.
Приказ о направлении сотрудника в командировку является первичным документом, для этого разработана унифицированная форма Т-9 для одного сотрудника или Т-9а для группы сотрудников.
Порядок направления в командировку
На текущий момент основным документом, который должен обязательно составляться при выбытии сотрудника в командировку, является приказ о командировке. Он стал основным с 2015 года, когда компаниям разрешили не составлять служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке. Тем не менее, при необходимости они могут оформляться, однако, этот факт должен быть закреплен в учетной политике или соответствующих локальных актах.
Большие компании имеют практику составления графика командировок, в который заносятся все планируемые поездки сотрудников на текущий год. Данный документ должен заверяться руководителем фирмы.
[ult_buttons btn_title=”Читайте подробнее, как отправить сотрудника в командировку” btn_link=”url:http%3A%2F%2Finfportal.
ru%2Fkadry%2Fkak-otpravit-sotrudnika-v-komandirovku.html||target:%20_blank|” btn_title_color=”#dd3333″ btn_hover=”ubtn-fade-bg” btn_anim_effect=”ulta-shrink” icon=”Defaults-share-square-o” icon_size=”32″ btn_icon_pos=”ubtn-sep-icon-right” btn_shadow=”shd-bottom” btn_shadow_size=”5″ btn_shadow_click=”enable”]При возникновении необходимости выполнения каких-либо производственных задач за пределами предприятия, руководитель принимает решение направить сотрудника в командировку. Он может составить служебное задание, или же дать устное распоряжение, и кадровая служба оформит приказ на командировку. При этом должны быть четко указаны, цель, место поездки, сроки, а также ответственные лица. Для этого все же рекомендуется составлять письменный документ, который будет содержать все указанные сведения.
На основании полученного указания работник кадрового отдела составляет приказ и доводит его содержание до сотрудника под роспись. Данное распоряжение, в первую очередь, необходимо для правильного оформления отсутствия командируемого на своем рабочем месте, а также финансирования будущих расходов.
В последнем случае, работник обычно составляет служебную записку на имя директора с обоснованием возможных затрат во время поездки, на основании которой ему в дальнейшем выдают денежные средства.
Командировка в табеле учета рабочего времени отмечается кодами «К» или «06». В период отсутствия за работником сохраняются средний заработок и рабочее место.
При необходимости, организация также может оформить на работника командировочное удостоверение. В нем нужно поставить запись об отъезде с фирмы, а также о прибытии на место командировки. Кроме этого, кадровый работник может отмечать даты прибытия и отбытия командированных работников в специальном журнале.
Как правильно составить приказ на командировку
Для составления приказа может использоваться стандартная форма Т-9 (или Т-9а при командировке нескольких работников). Или же кадровая служба имеет право создать свою форму приказа на фирменном бланке компании. В специальных программах есть возможность составить приказ автоматически.
В верхней части бланка нужно указать полное название предприятия, и его код согласно справочнику ОКПО. Дальше проставляется дата создания приказа, а также его порядковый номер. Под ним документ заносится в книгу регистрации приказов.
Дальше записываются данные о сотруднике — его полные Ф.И.О., личный табельный номер, название должности, обозначение структурного подразделения (при наличии).Форма приказа т 9 обязательно должна содержать полные данные о месте поездки — с подробным указанием страны, города, полного названия принимающей компании. Кроме этого, нужно точно записать продолжительность поездки, а также даты ее начала и завершения.
После этого вносится информация о целях направления сотрудника в командировку. Также здесь же указывается какая именно сторона (отправляющая или принимающая) несет затраты по данной поездке.В заключение кадровый работник вносит основание для составления приказа. Это может быть заключенный договор, служебное задание (если оно было выписано), график командировок и т.
После этого работник должен проставить отметку об ознакомлении с приказом, которая выражается в личной подписи и дате.
Нюансы
Если в командировку отправляются несколько человек, то целесообразнее оформить приказ по форме Т-9а. Он выполнен в виде большой таблицы, в столбцах которой записываются фамилии сотрудников, а в строках — данные о целях, продолжительности, днях начала и конца поездки и т. д.
Как правило, расходы по направлению работников в командировку несет отправляющая сторона. Однако части встречаются случаи, когда денежные затраты перекладываются на другую (обычно принимающую) организацию. Сюда относятся, к примеру, работы по вызову специалиста на пуско-наладку нового оборудования. В таком случае в соответствующей строке приказа записывается название этой организации.
Скачать приказ на командировку по форме Т-9
[us_cta title=”” color=”secondary” btn_link=”url:http%3A%2F%2Finfportal.
ru%2Fservice%2Fprikaz-na-komandirovku-forma-t-9-onlajn-zapolnenie.html||” btn_label=”Заполнить” btn_style=”outlined” btn_color=”brown” btn_icon=”fa-thumbs-o-up”]Данный документ вы сможете заполнить в Онлайн режиме, далее сохранить готовый приказ в формате Pdf или распечатать на принтере![/us_cta]Форма Т-9 приказ о командировании бланк (для одного сотрудника).Форма Т-9а приказ о направлении в командировку, бланк (для списка сотрудников).Скачать образец заполнения приказа по фоме Т-9.
[us_separator size=”small” thick=”1″ color=”primary” text=”Вам также может понадобиться“]Новый порядок командировок с 2015 года.
Суточные в 2016 году.
Налогообложение суточных.
Приказ о направлении в командировку: образец и пример составления
Одним из документов работодателя является приказ о направлении в командировку. Этот документ является важной составляющей гарантий и компенсаций работникам. Ведь в служебных командировках сотрудник имеет право на возмещение понесенных в связи с поездкой расходов.
А все время следования в место назначения в командировках считается временем исполнения работником своих трудовых обязанностей.
Конечно, все правила касаются официально трудоустроенных работников. Тех, с которыми оформлен трудовой договор и издан приказ о приеме на работу. А под командировкой Трудовой кодекс понимает поездку работника по распоряжению (это и есть приказ) работодателя на конкретный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.
Вы можете скачать образец приказа о направлении в командировку одного или нескольких работников и оформить его, использовав представленный пример.
Скачать образец:
Приказ о направлении в командировку
Приказ о направлении в командировку нескольких работников
Приказ о направлении в командировку руководителя
Приказ о направлении в командировку директора
Пример приказа о направлении в командировку
Какая форма используется при оформлении приказа о направлении в командировку
На помощь работодателю, который не имеет намерения разрабатывать свои бланки, придет постановление Госкомстата от 05 января 2004 г.
№ 1. И если раньше кадровые службы обязаны были издавать приказ по определенной форме, то сейчас это не обязательно.
Многие предпочитают не изобретать велосипед и используют форму № Т-9. При направлении в командировку нескольких работников используйте форму Т-9а.
В отношении кого приказ о направлении в командировку не издается
Не считается командировкой работа, исполнение которой постоянно и непосредственно осуществляется в пути. Например, стюардесса, машинист, водитель на междугородних перевозках. Получается, приказ о направлении в командировку работодатель на таких лиц не оформляет.
Есть также группа работников, которых работодатель не может направить в командировку. К примеру, труд женщин в нашей стране подлежит особой охране. Женщины, имеющие детей до 3 лет, могут направляться в командировки с их письменного согласия. Матери и отцы-одиночки детей до 5 лет также дают письменное согласие на командировку. Внимательно стоит отнестись к решению вопроса о командировке несовершеннолетнего работника.
Ответственный за направление работников в командировки сотрудник должен учитывать, что поездка работника в обособленное подразделение организации вне места основной работы тоже считается командировкой.
Содержание приказа о направлении в командировку
Во многих организациях до издания собственно приказа кадровая служба формулирует служебное командировочное задание. В нем видна цель поездки. Сроки поездки и место назначения. Командировочные удостоверения сейчас оформлять не обязательно. Но сам сотрудник должен внимательно хранить финансовые документы, чтобы отчитаться за расходование денежных средств.
Сам приказ о направлении в командировку содержит графы – наименование работодателя, код ОКПО (можно узнать на сайте Росстата), сведения о работнике. Если работник едет в какую-то организацию, место командировки содержит ее официальное наименование.
Срок командировки кадровый работник считает по специальным правилам. Дата начала – дата отправления транспортного средства.
Окончание командировки совпадает с датой прибытия транспортного средства к населенный пункт основного места работы. Время до 24 часов суток считается как текущие сутки, а с 00 часов – последующие сутки.
Приказ о направлении в командировку утверждает работодатель или уполномоченное им лицо.
Особенности приказа о направлении в командировку директора (руководителя)
Особенностями приказа о командировке директора является то, что такой приказ издается руководителем в отношении самого себя. Это связано с тем, что на момент издания такого распоряжения именно он является руководящим органом данной организации.
В приказ о командировке руководителя обязательно указывается на кого возлагаются его обязанности на период временного отсутствия. Кроме того, на имя исполняющего обязанности выдается доверенность.
В остальном содержание приказа о направлении в командировку (директора) руководителя ничем не отличается от аналогичных приказов в отношении иных работников.
Приказ может быть оформлен на бланке по форме Т-9 или в произвольной форме, в зависимости от организации делопроизводства на предприятии.
Приказ на командировку на личном автомобиле, образец
Главная — Новости
Новый порядок оформления командировки
С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.
Письменное решение — основание для направления в командировку
Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».
На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.
Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).
Образец 1 Приказ о направлении в командировку
Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке
Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.
Работник ездил на своем или служебном транспорте
В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.
Работник может добраться до места командировки и обратно:
- на служебной машине;
- личном автотранспорте;
- автомобиле, управляемом по доверенности;
- попутном транспорте.
В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.
В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).
Служебная записка
Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке.
Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).
Образец 2 Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле
Документы, прилагаемые к служебной записке
К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).
Таблица Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке
Если нет документов на проезд и проживание
В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.
Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).
Образец 3 Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке
Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны
Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.
Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.
Можно не вести…
С 8 августа 2015 года работодатели не обязаны вести:
- журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
- журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.
Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.
…но хранить обязательно
Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.
Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п.
Служебная записка на командировку в 2018 году
«з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Журналы отменят в ближайшем будущем
Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.
07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.
Сентябрь 2015 г.
Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте
2018-06-0707.06.2018 15:53
В данном случае возмещение работнику стоимости проезда на личном транспорте (стоимости ГСМ) возможно посредством выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля.
Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (в частности возмещение расходов на бензин) включается в целях бухгалтерского учета в расходы по обычным видам деятельности (п.п.
Оформление командировки на личном транспорте
5, 7, 9 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Ограничения по сумме, применяемые при признании затрат на выплату компенсации за использование автомобиля в налоговом учете, в бухгалтерском учете отсутствуют и расходы признаются в фактических размерах. Размер компенсации нормируется только для целей исчисления налога на прибыль.
Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются.
Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ).
Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др.
Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства.
Таким образом, при соблюдении перечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебной поездке будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, но только в пределах норм. При этом также надо учесть, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных целей.
Однако, принимая во внимание приведенную ранее позицию ФНС России, признание в целях налогообложения прибыли суммы рассматриваемого возмещения работнику в полном объеме может привести к спорам с налоговыми органами и отстаиванию данной позиции в судебном порядке.
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Ни ТК РФ, ни НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. Соответственно, компенсационные выплаты работнику за использование личного автомобиля для поездки в командировку относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей. При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование автомобиля для служебных целей.
Поскольку НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то следует руководствоваться положениями ТК РФ. Как было отмечено ранее, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.
Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. При этом организация также должна иметь в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации сумма возмещения работнику расходов на проезд к месту командирования и обратно, произведенных с разрешения или с ведома работодателя, не облагается НДФЛ в полном объеме в размере, предусмотренном внутренним документом организации и (или) соглашением сторон, и при наличии соответствующих документов, подтверждающих осуществленные работником расходы.
Страховые взносы
Сумма возмещения работнику расходов на проезд к месту командирования и обратно не облагается страховыми взносами и на основании ст. 422 НК РФ, в соответствии с которым суммы оплаченных плательщиком расходов на командировки работников, в частности фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратно, не подлежат обложению страховыми взносами.
Таким образом, в данном случае сумма возмещения работнику расходов на проезд (бензин) к месту командирования и обратно, в размере, предусмотренном внутренним документом организации и (или) соглашением сторон, и при наличии соответствующих документов, подтверждающих осуществленные работником расходы в служебных целях, не облагается страховыми взносами.
Ответить
Вы можете оставить комментарий к данной теме после регистрации. Зарегистрированным пользователям доступно больше возможностей. Перейти к регистрации.
Интересные статьи
делопроизводство, документооборот и нормативная база
2.7.2. Приказ о направлении в командировку
Распоряжение работодателя о направлении работника в служебную командировку выражается в приказе, составляемом по унифицированной форме № Т-9 (код по ОКУД – 0301022), а группы работников – в приказе по форме № Т-9а (код по ОКУД – 0301023). Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку обычно является служебное задание.
Приказ о направлении работника в служебную командировку изготавливается на формате А4 в количестве одного и более экземпляров. При этом один экземпляр (оригинал) обычно хранится непосредственно у руководителя предприятия (в канцелярии) или в отделе кадров, а другие экземпляры или копии – в бухгалтерии и в структурных подразделениях, в которых работают командированные лица. Срок хранения данного документа – 75 лет.
При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила.
• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;
• место назначения, (место командировки) также переносится из служебного задания;
• срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих правил:
– днем начала командировки является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, днем окончания – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы;
– срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы. В случае отправления (прибытия) транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов;
– срок (в календарных днях) включает в себя не только время нахождения работника в месте командировки, но и время нахождения в пути;
• цель командировки также переносится из служебного задания с максимальной точностью;
• командировка может осуществляться за счет направляющей или за счет принимающей организации, расходы могут распределяться между обеими организациями. Если лицо, работающее по совместительству, направляется в командировку по основной и совмещаемой работе, между работодателями заключается соглашение о направлении работника в командировку. При этом каждый работодатель составляет свой приказ о направлении работника в командировку, в котором в строке «Командировка осуществляется за счет средств» указываются источники возмещения каждого вида расходов со ссылкой на соглашение (его номер и дату), заключенное между работодателями;
• в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 обычно указывается служебное задание, его номер и дата. Но иногда оформление командировки начинается с другого документа. Например, командировка может быть вызвана получением предписания (вызова) руководителя головной организации (или по согласованию с ним). В этом случае в строке «Основание» указываются номер и дата предписания, а служебное задание формулируется по приезду работника в головную организацию.
В унифицированной форме приказа о направлении работника в служебную командировку обязательно заполнение всех строк, граф и столбцов, в противном случае можно лишить возможности юристов и бухгалтеров предприятия доказать, что поездка, действительно, являлась служебной командировкой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.
При необходимости в унифицированные формы приказа о направлении работников в командировку могут включаться дополнительные реквизиты, строки, графы (например, для фиксации согласия сотрудника на командировку или же отказ от нее, передачи полномочий руководящего работника заместителям).
Если согласие оформляется отдельным документом (заявлением работника), то в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 указываются реквизиты этого документа.
Если в командировку направляется два работника или более 3 работников предприятия, то в форму № Т-9а вносятся изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Приказ (распоряжение) составляется работником кадровой службы или другим уполномоченным на это лицом.
Проект приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Окончательно оформленный приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и предъявляется работнику. Командируемый работник подтверждает распиской свое ознакомление с приказом.
На основании приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку отделом кадров выписываются и выдаются работникам командировочные удостоверения.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес2.2. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку
Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается в соответствии с трудовым законодательством служебной командировкой (ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации).Документальное оформление служебной командировки производится посредством оформления следующих первичных документов, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России N 1:
— Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.
— Командировочное удостоверение.
— Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Кроме того, после возвращения из поездки командированный сотрудник обязан составить авансовый отчет (форма N АО-1) и сдать его в бухгалтерию организации.
Прежде всего при направлении работника в командировку составляется служебное задание, на основании которого работник кадровой службы составляет приказ о направлении работника в командировку.
Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применяется Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а).
Формы N N Т-9 и Т-9а заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем фирмы или уполномоченным им на это лицом. В приказе на командировку должны быть указаны:
— фамилия и инициалы командируемого работника;
— структурное подразделение;
— должность (специальность или профессия) командируемого лица;
— место, время командировки и ее цель.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку.
Пример. На основании служебного задания директор ЗАО «Виктория» Козинов В.А. издал приказ N 92 от 10 марта 2009 г. о направлении менеджера отдела сбыта Корнеева Н.В. в командировку в г. Тюмень сроком на пять дней — с 17 по 21 марта 2009 г. (без учета времени нахождения в пути). Цель командировки — переговоры и заключение договора на поставку моющих средств с ООО «Кампур».
Унифицированная форма N Т-9
Руководитель организации ———— ——- ———————
должность личная расшифровка подписи
подпись
С приказом (распоряжением) Корнеев 10 марта 09
работник ознакомлен —————— «—» ——— 20— г.
личная подпись
Если в командировку направляются несколько сотрудников, то оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме N Т-9а.
Пример. ЗАО «Барьер», находящееся в г. Москве, направляет в командировку в ООО «Омега» (г. Екатеринбург) инженера по материально-техническому снабжению Ерофеева С.А. и менеджера планового отдела Лощинина Е.Н.
Цель служебной командировки — доставить в организацию товар по договору поставки. Срок командировки — 5 дней (с 11 августа по 15 августа 2009 г.). Командировочные расходы полностью оплачиваются за счет средств ЗАО «Барьер».
Работник кадровой службы ЗАО «Барьер» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме N Т-9а.
Руководитель организации ———— ——- ——————— должность личная расшифровка подписи подпись
С приказом (распоряжением) Корнеев 10 марта 09работник ознакомлен —————— «—» ——— 20— г. личная подпись
Если в командировку направляются несколько сотрудников, то оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме N Т-9а.
Пример. ЗАО «Барьер», находящееся в г. Москве, направляет в командировку в ООО «Омега» (г. Екатеринбург) инженера по материально-техническому снабжению Ерофеева С.А. и менеджера планового отдела Лощинина Е.Н.Цель служебной командировки — доставить в организацию товар по договору поставки. Срок командировки — 5 дней (с 11 августа по 15 августа 2009 г.). Командировочные расходы полностью оплачиваются за счет средств ЗАО «Барьер».Работник кадровой службы ЗАО «Барьер» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме N Т-9а.
Унифицированная форма N Т-9а
Как оформить командировку
Крупным компаниям необходимо отправлять своих сотрудников для переговоров и решения других вопросов в сторонние организации, расположенные в удаленных городах. Директору компании и руководителю структурного подразделения необходимо оформить документы на командировку . Сначала пишется задание, а потом оформляется заказ на командировку .
Вам понадобится
- документы предприятия, данные сотрудника, отправленного в командировку, бумага А4, компьютер, ручка.
Инструкция
одна
Решение об отправке определенного сотрудника в командировку принимает первое лицо компании на основании меморандума руководителя структурного подразделения. В сервисном задании прописывается цель поездки.
2
На основании рабочего задания директор пишет приказ. В заголовке документа необходимо указать полное наименование организации в соответствии с учредительными документами или фамилию, имя и отчество физического лица для индивидуального предпринимателя.В середине листа формата А4 заглавными буквами печатается название документа. Приказу присваивается табельный номер и дата публикации, что соответствует дате принятия решения об отправке сотрудника в командировку .
3
После фразы «отправить в командировку » заполнить поля заказа, предназначенные для данных специалиста. Руководитель указывает имя, фамилию и отчество сотрудника, отправляемого в командировку , его должность, наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник.Записываются дополнительные реквизиты организации, в которую совершается командировка (страна, город, название предприятия).
четыре
Согласно служебным запискам указывается продолжительность командировки специалиста, дата начала и окончания командировки (день, месяц, год).
пять
В командировку сотрудник направляется в организацию с определенной целью, поэтому в приказе следует кратко указать это, подчеркнуть важность поездки.
6
Находясь в командировке, компания должна платить сотруднику, так как сотрудник должен находиться в другом городе для ведения бизнеса. За счет каких средств совершается поездка, прописывается в заказе.
7
Этот документ выдается директором организации и подписывается им соответственно с указанием должности, фамилии и инициалов.
восемь
Кадровики должны ознакомить специалиста, отправленного в командировку , с приказом.Сотрудник пишет свою фамилию, инициалы, подписи и дату подписания.
Как отправить сотрудника в командировку в 2017 году
Командировкой считается командировка работника предприятия на определенный срок по распоряжению работодателя. Целью поездки является выполнение задач и поручений, связанных с деятельностью компании, они выполняются вне места постоянной работы. ТК РФ гарантирует работнику, направляемому в командировку , возмещение расходов и издержек, связанных с командировкой, а также сохранение места работы и среднего заработка.Для того, чтобы отправить сотрудника в командировку , необходимо подготовить ряд документов.
Инструкция
одна
Первым документом, который необходимо оформить, является форма Т-10а, служебное задание для отправки в командировку и отчет о его выполнении. Подписывается руководителем сервисной службы и утверждается руководителем предприятия.
2
На основании рабочего задания выдается приказ (инструкция) об отправке работника предприятия в командировку и заполнении единой формы Т-9.Если отправляется сразу несколько сотрудников, то заполняется форма Т-9а — приказ (распоряжение) об отправке работников в командировку .
3
Первый экземпляр приказа с подписью и датой руководителя находится в личном деле сотрудника , второй экземпляр приказа отправляется в бухгалтерию для расчета.
четыре
В приказе указываются: фамилия, имя, отчество работника или служащих, должность и структурное подразделение, место назначения (город, организация, страна), срок командировки, ее цель, время и место.Иногда указывается, за счет каких средств организована поездка.
пять
Приказ (распоряжение) об отправке в командировку является основанием для оформления формы Т-10 — проездной. Этот документ подтверждает время, затраченное на служебные дела, то есть в виде отметок Т-10 выставляются отметки о времени прибытия в пункт назначения и времени выезда из него. Может быть несколько точек; в каждом месте есть отметки о прибытии и убытии, они заверяются подписью ответственного лица и печатью предприятия.
6
После возвращения из командировки сотрудник составляет авансовый отчет и прилагает к нему документы, подтверждающие понесенные расходы.
примечание
Продолжительность поездки исчисляется в календарных днях.
Как отправить сотрудников в командировку
Технологии делают мир меньше. Но в бизнесе некоторые вещи по-прежнему требуют вашего личного присутствия. В зависимости от типа работы, которую выполняет ваша компания, поездки на выездные встречи, конференции и встречи могут быть чем-то, что ваши сотрудники делают каждый день или очень редко.Когда они действительно путешествуют, важно правильно спланировать и определить ожидания относительно того, как сотрудники должны вести себя во время путешествий, на копейки компании.
Немного дальновидности обеспечит организованную и продуктивную поездку. Вы также можете найти путешествие довольно приятным, если избавиться от стресса неизвестного. Помните об этих советах.
1. Установите маршрут
Компании, которые управляют частыми поездками, часто работают с турагентом, чтобы установить маршрут предстоящих поездок.Однако вам не нужно быть профессионалом в сфере путешествий, чтобы составить список мест, куда сотрудники отправятся с информацией о том, как они туда доберутся. Это поможет вам визуализировать многие логистические проблемы, связанные с путешествиями.
Когда вы знаете, где должны быть ваши люди, вы готовы начать бронирование поездок. Рекомендуется назначить конкретного человека ответственным за билеты в пункт назначения и обратно. Также помните о мелочах.Например, если вы путешествуете по воздуху, вам нужно будет заказать трансфер, который доставит вас из аэропорта до конечного пункта назначения? Сколько времени между рейсами требуется для этого международного трансфера? Вам нужно инвестировать в Global Entry или какой-нибудь другой пропуск, чтобы ускорить процесс?
После того, как вы ответите на эти вопросы, вы можете поделиться своим окончательным маршрутом со всеми путешествующими, а также с коллегами, заинтересованными в деловой поездке. Это гарантирует, что вы всегда будете знать, где должны быть ваши люди, и сможете связаться с ними при необходимости.
2. Установите ожидания
Вы, вероятно, были на конференции или выездной деловой встрече, где сотрудники слишком много веселились. Каждый раз, когда вы покидаете офис, есть вероятность, что чувство свободы проникает в головы людей, не говоря уже о доступе к счету расходов компании.
Компании часто стремятся предотвратить ненужные траты с помощью жестких ограничений на то, сколько сотрудник может потратить на еду, личный транспорт и проживание.Однако, возможно, вам повезет больше, если вы предложите своим сотрудникам путешествовать с умом, не говоря уже о том, сколько они могут потратить. Вы даже можете сделать из этого своего рода игру, поощряя экономные путешествия. Этот бесплатный обед начинает выглядеть менее привлекательно, если сотрудник знает, что получит денежное вознаграждение за то, что найдет скромное место, где можно поесть.
С отслеживанием финансов, в частности, вы можете снять много стресса во время корпоративных поездок, имея четко определенную систему. Существует довольно много приложений, которые можно использовать для отслеживания затрат, пока сотрудники находятся за границей, а затем отправить их обратно в финансовую команду.
3. Будьте профессиональны
Деловые поездки часто рассматриваются как возможность для сплочения коллектива, и так должно быть! Однако есть разница между построением команды и демонстративным поведением. Напомните своей команде о том, чего вы собираетесь достичь в этой поездке, и о том, как вы хотите, чтобы ваша компания рассматривалась во время работы за пределами офиса.
Если есть возможность повеселиться с командой, дерзайте. Просто убедитесь, что ваша команда понимает, что случайный счастливый час или экскурсия — это привилегия.Четко объясните своим сотрудникам, что следует и не следует относить к расходам, и подавайте им пример. Если ваша команда увидит, что вы пользуетесь преимуществами компании, они, вероятно, не откажутся от этого сами.
4. Признавайте сотрудников, которые хорошо путешествуют, и прислушивайтесь к отзывам
Даже если вы побывали в сотнях командировок, задача организовать расходы и обеспечить выполнение всех планов в срок может быть сложной для человека, который никогда этого не делал. Когда вы закончите поездку, найдите время, чтобы спросить своих сотрудников, как они прошли.Что можно было сделать лучше с точки зрения логистики или политики? Подумайте, как создать командную победу, которая сделает сотрудников счастливыми и повысит производительность во время путешествий.
Люди склонны искать роли, которые предлагают столько или меньше путешествий, сколько им комфортно. Со временем вы разовьете уверенность в том, как путешествует ваша команда, и все начнется органично, когда вы планируете поездку. Потратьте время на то, чтобы определить политику в отношении поездок, и свяжитесь со своей командой, чтобы объяснить, чего от вас ждут.Тогда вы отправитесь в беззаботную деловую поездку в будущем.
Командировочные расходы, оплачиваемые работодателями
Командировочные расходы — это расходы, которые сотрудник несет во время командировок компании. Бизнес компании может включать, например, конференции, выставки, деловые встречи, встречи с клиентами и клиентами, ярмарки вакансий, тренинги и коммерческие звонки.
Расходы могут включать в себя проживание, возмещение личного пробега на автомобиле, перелеты, наземный транспорт, чаевые посыльным, питание, чаевые официантам, обслуживание номеров и другие непредвиденные расходы, с которыми сотрудник может столкнуться в дороге.
Расходы, которые возмещает организация, указаны в политике компании в отношении деловых поездок. Ознакомьтесь с политикой вашей компании, потому что такие различные расходы, как химчистка и абонемент в тренажерный зал, могут быть покрыты сотрудникам, находящимся в длительных поездках, в дополнение к ожидаемым транспортным расходам, проживанию и питанию.
Командировочные расходы сотрудников, находящихся в долгосрочной командировке
При использовании долгосрочного жилья для путешествующих сотрудников многие работодатели также предоставляют возможности для посещения семьей сотрудника, когда сотрудник находится в длительных поездках по делам.Когда сотрудника направляют в другую компанию на временной основе, работодатели иногда оплачивают посещение семьи сотрудника через определенные промежутки времени. Это предохраняет бремя удаленной работы от неблагоприятных последствий для семейных отношений.
Работодатели стремятся предоставить выгодные варианты для сотрудников, которые находятся вдали от дома и семьи в течение длительных периодов времени. Вам необходимо воспользоваться любыми привилегиями на поездки, которые предлагает ваш работодатель, чтобы укрепить моральный дух и преданность сотрудников.
Развлечение клиентов на конференциях, торговых звонках и посещениях объектов — это еще один возмещаемый расход, но знайте политику своей компании, чтобы не превышать лимитов, установленных на расходы на развлечения. Например, компании часто устанавливают ограничение на то, что вы можете потратить на то, чтобы пригласить клиента на ужин.
Ознакомьтесь также с политикой вашей компании в отношении начисления миль авиакомпаний. Различается. Некоторые компании позволяют сотрудникам накапливать авиационные мили, которые они затем могут использовать для личных семейных поездок.У других накапливается банк путевых миль, которые они используют для покрытия дополнительных командировок сотрудников. Опять же, очень важно знать политику вашей компании.
Как работодатели оплачивают командировочные расходы сотрудников?
Обычно организации оплачивают командировочные расходы сотрудников этими тремя способами.
Кредитные карты предприятия
Кредитные карты выдаются сотрудникам, которым приходится часто путешествовать по делам. Сотрудники могут взимать большую часть расходов, которые они несут в командировке, с кредитной карты компании.Для компенсации непредвиденных расходов, таких как чаевые и фаст-фуд, сотрудникам необходимо будет заполнить отчет о расходах, когда они вернутся из поездки.
Платежные карты удобны для сотрудников, поскольку им не нужно привозить наличные для оплаты деловых расходов до возмещения расходов. Тем не менее, узнайте о политике вашей компании; вам все равно может потребоваться сдать квитанции и другую подтверждающую документацию, даже если вы списываете эти расходы с кредитной карты.
Наличными:
Организации, не имеющие кредитных карт компании, требуют, чтобы сотрудники заполняли отчет о возмещении расходов по каждой статье, пока сотрудник находится в разъездах.Обычно они требуют квитанций и некоторого уровня обоснования каждого расхода.
Лишь изредка организация просила сотрудников заплатить за дорогостоящие вещи, такие как авиабилеты, и добиваться возмещения позже. Заказ на покупку компании или кредитная карта компании позволят оплатить крупные расходы авансом. Но сотрудники часто вынуждены оплачивать повседневные командировочные расходы наличными из своего кармана, которые позже возмещаются.
Суточные
Суточные — это суточные в размере определенной суммы денег, которые выдается сотруднику для покрытия всех расходов.Сотрудник несет ответственность за разумный выбор командировочных расходов в рамках параметров суммы денег, которые ему или ей выделяются ежедневно.
Некоторые компании платят напрямую за транспорт и жилье, но выплачивают командировочным сотрудникам суточные на все другие расходы, включая питание и наземный транспорт. Известно, что сотрудники недооценивают расходы, чтобы удержать лишние деньги из суточных. Компании обычно позволяют это.
Знайте политику своего работодателя в отношении командировочных расходов
Сотрудникам, которые путешествуют по делам, рекомендуется быть в курсе политики компании в отношении командировок и расходов, покрываемых для возмещения расходов.Расходы, выходящие за рамки политики, обычно не возмещаются и не покрываются.
Квитанции требуются большинству компаний, за исключением тех, которые выплачивают суточные. У вашей компании также, вероятно, есть форма, которую, как они ожидают, сотрудники будут использовать для возврата командировочных расходов.
Чтобы не упустить возмещаемые расходы, сотрудникам часто дается крайний срок, к которому они должны подать отчет о расходах и сдать соответствующие квитанции. У финансового отдела есть инструкции, которые помогут ему оставаться в курсе.
Если у вас есть вопросы о том, что составляет соответствующие командировочные расходы в вашей организации, обратитесь к своему руководителю и в отдел кадров. Вы же не хотите тратить деньги и получать сюрприз позже.
Работодатели используют командировки в качестве стимула для сотрудников
Некоторые работодатели начали использовать командировки в качестве стимула для сотрудников. Когда сотрудники вознаграждаются поездками от своей компании за достижение цели, поощрительные поездки повышают как лояльность сотрудников, так и вовлеченность на рабочем месте.
Упрощение оформления документов, связанных с командировками
8 января 2015 г. вступило в силу Постановление Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595, упрощающее порядок оформления командировок. [1] .
Таким образом, по состоянию на 08.01.2015 аннулированы следующие документы, оформление которых ранее было обязательным:
1. Командировка справки
Теперь фактическая продолжительность пребывания сотрудника в месте командировки, которая ранее определялась с помощью справок о командировке, будет рассчитываться на основании проездных документов или служебных записок сотрудника вместе с подтверждающими документами (накладная, счета-фактуры, квитанции, кассовые чеки). ), если поездка в место командировки осуществлялась личным автотранспортом.
2. Командировки
Ранее цель командировки указывалась в командировочных заданиях и приказах об отправке сотрудника в командировку. С отменой обязанности составлять командировочные задания, достаточно будет указать цель командировки в приказе об отправке сотрудника в командировку, подписанном сотрудником, подтверждающим, что он был проинформирован об этом. содержание.
3 . Отчеты о выполнении командировочного задания
Несмотря на отмену обязательного отчета сотрудника о выполнении командировки, мы рекомендуем сохранить обязанность сотрудника по предоставлению таких или аналогичных отчетов по запросу работодателя.Это позволит вам следить за достижением сотрудниками целей, поставленных перед ними работодателем при отправке их в командировку. Мы рекомендуем реализовать обязанность сотрудников предоставлять такие отчеты в Политике командировок вашей компании.
Внесение вышеуказанных изменений в законодательство позволяет значительно упростить кадровую работу и освобождает компанию от обязанности предоставлять ряд дублирующих документов.
Рекомендации
Рекомендуем внести изменения во внутреннюю политику вашей компании, регулирующие отправку сотрудников в командировки (т. Е.ж .: Политика командировок, Правила внутреннего распорядка), с целью приведения их в соответствие с изменениями в трудовом законодательстве.
Специалисты Awara с радостью ответят на любые вопросы, связанные с документированием отправки ваших сотрудников в командировки как по России, так и за границу, а также помогут внести соответствующие изменения во внутреннюю политику вашей компании.
[1] Указанным постановлением отменены или внесены изменения в постановление Правительства России от 13 октября 2008 г.749 «Об особенностях направления работников в командировки» и Постановление Правительства России от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранная валюта в официальных представительствах в зарубежных странах для сотрудников, заключивших трудовой договор на работу в федеральных государственных органах, сотрудников средств государственного бюджета Российской Федерации и федеральных государственных учреждений ».
Пересмотрите политику в отношении деловых поездок и отпусков по мере продолжения пандемии
По мере продолжения кризиса COVID-19 работодатели могут захотеть обновить свои правила в отношении поездок, чтобы они соответствовали меняющимся ограничениям на поездки на федеральном уровне и уровне штата и руководящим принципам безопасности на рабочем месте.
Многие путешественники были остановлены с момента начала пандемии и могут продолжать оставаться местными до тех пор, пока вакцины не будут широко распространены. Однако, если сотрудники действительно путешествуют во время пандемии, работодатели должны рассмотреть возможность добавления в свою политику требований тестирования на COVID-19 и изоляции, связанных с поездками, отметила Трейси Даймонд, поверенный Troutman Pepper из Принстона, штат Нью-Йорк.J.
Поскольку работодатели обязаны обеспечивать безопасное и здоровое рабочее место, они могут контролировать поездки сотрудников, которые работают в офисе, а не на дому, и которые, таким образом, могут представлять угрозу безопасности для других работников, сказал Анджело Филиппи. адвокат Келли Кроненберг в Форт-Лодердейле, Флорида,
Вот несколько моментов, которые работодатели должны учитывать при обновлении своей политики в отношении поездок и безопасности.
Сведение к минимуму несущественных поездок
Число случаев COVID-19 сокращается, но число случаев заболевания U.Центры по контролю и профилактике заболеваний (CDC) по-прежнему рекомендуют воздерживаться от несущественных поездок. «Путешествие увеличивает ваши шансы заразиться и распространить COVID-19», — говорится в сообщении агентства.
В соответствии с рекомендациями CDC, работодатели должны продолжать внедрять гибкие варианты встреч и поездок, сказал Филиппи.
Николь Камм, поверенный компании Fisher Phillips из Вудленд-Хиллз, Калифорния, сказала, что работодатели могут продолжать минимизировать поездки, которые не являются необходимыми, избегая личных встреч и устраивая видеоконференции через Zoom и другие платформы.
«Если поездки необходимы, работодатели должны сообщить о политике в отношении поездок, которая призвана снизить риски во время таких поездок и по возвращении на рабочее место», — сказал Филиппи.
Разрешение удаленной работы для сотрудников по их возвращению из командировки и требование тестирования, если оно согласуется с соображениями безопасности на рабочем месте, являются надлежащей практикой, отметил он. «Конечно, обеспечение того, чтобы такие сотрудники не находились в невыгодном положении с точки зрения занятости и оплаты труда, должно быть частью любой такой политики, включая любые расходы на тестирование, которые они могут понести.»
Тестирование и карантин
Рекомендации и требования к тестированию и карантину изменились по мере того, как становится доступным все больше данных о коронавирусе, а количество случаев заболевания и госпитализаций колеблется.
CDC рекомендует путешественникам получить вирусный тест за один-три дня до поездки и подтверждение отрицательных результатов перед поездкой.
«Не путешествуйте, если результат положительный», — заявляет CDC. «Немедленно изолируйте себя и следуйте рекомендациям общественного здравоохранения.«
Путешественникам следует пройти повторное тестирование через три-пять дней после поездки и пройти самокарантин на полные семь дней после поездки, даже если результат теста отрицательный. Путешественникам, которые не прошли тестирование, следует пройти самостоятельный карантин в течение 10 дней после поездки. в соответствии с CDC.
В дополнение к рекомендациям CDC работодатели должны учитывать, что в штатах и муниципалитетах могут быть свои собственные требования к карантину и тестированию после поездки.
Например, Для въезда в Нью-Йорк многим путешественникам требуется 10-дневный карантин.Путешественники могут досрочно завершить карантин, если они пройдут тестирование на COVID-19 в течение трех дней до прибытия в Нью-Йорк, снова сделают тест на четвертый день после прибытия и получат отрицательные результаты.
Исключения распространяются на некоторых путешественников, таких как основные работники и те, кто прибывает из штатов, граничащих с Нью-Йорком. Сниженные требования применяются к путешественникам, которые покинули Нью-Йорк менее чем на 24 часа.
Другие штаты рекомендуют — а не требуют — карантин и не поощряют несущественные поездки.Калифорния рекомендует жителям оставаться в пределах 120 миль от дома. «Также настоятельно не рекомендуется совершать поездки в Калифорнию из других штатов или стран с целью туризма или отдыха, и любой, кто едет в Калифорнию, должен помещать себя в карантин на 10 дней, за исключением случаев, когда карантин неосуществим и поездка не предназначена для единственной цели удовлетворения критических потребностей здравоохранения или других экстренное реагирование «, согласно веб-сайту правительства штата.
Работодателям следует учитывать, что местные заказы могут быть строже государственных требований.Округ Лос-Анджелес, например, требует (а не рекомендует), чтобы многие путешественники на карантине.
«Все лица, прибывающие в округ Лос-Анджелес или возвращающиеся в него из других штатов или стран, должны находиться на карантине в течение 10 дней после прибытия, за исключением случаев, когда это необходимо для удовлетворения неотложных потребностей в медицинском персонале или иного участия в чрезвычайных ситуациях», — говорится в сообщении. в совет по путешествиям округа. Мандат не распространяется на людей, которые регулярно пересекают границы штата или страны для важных поездок.
Мониторинг поведения в нерабочее время
Хотя большинство компаний ограничили деловые поездки во время пандемии, личные поездки сложнее контролировать, отмечает Рэнди Кочман, адвокат Коула Шотца в Хакенсаке, штат Нью-Джерси
Пандемическая усталость, рост COVID- Распространение вакцины и более теплая погода могут побудить сотрудников заказывать личные поездки.
Работодатели должны иметь в виду, что законы некоторых штатов запрещают работодателям предпринимать какие-либо действия против работника за поведение в нерабочее время.Однако даже эти законы допускают такие вторжения, когда есть законные основания для ведения бизнеса, пояснил Филиппи. «Угроза безопасности других сотрудников, вероятно, будет веским основанием для требования раскрытия информации».
Он отметил, что политика и практика должны применяться последовательно. В то время как политика может отказать в отпуске, когда будет введено требование карантина из-за поездок в районы, обозначенные CDC как «горячие точки», такие действия могут создать проблемы с моральным духом.
«Гибкие политики удаленной работы в таких обстоятельствах могут решить эту проблему», — сказал он.
Работодатели должны будут решить, как справиться с задержкой возвращения в офис, потому что сотруднику требуется тест на COVID-19 или он должен пройти карантин в конце поездки, сказал Даймонд. Будет ли сотрудникам предлагаться оплачиваемый отпуск? Придут ли они брать с собой ноутбуки в поездки? «Подумайте, что вы собираетесь делать, если у сотрудника положительный результат», — посоветовала она.
Камм отметил, что работодатели могут просить работников ежедневно заполнять анкеты по вопросам здоровья и поездок, если они приходят на работу или иным образом вступают в личный контакт в течение рабочего дня.
Для справок о здоровье и путешествиях работодатели должны разработать политику и практику, которые имеют узкий характер, сказал Филиппи. Например, прося сотрудников раскрыть планы поездок, работодатели не должны спрашивать какие-либо личные данные о поездке.
«Анкеты должны быть разработаны таким образом, чтобы выявлять только ту информацию, которая могла бы выявить риск заражения», — сказал он.
[ iAuditor by SafetyCulture поможет вам безопасно открыть свой бизнес и продолжить работу.Начните бесплатную пробную версию сегодня.]
Деловые поездки растут, но соблюдение требований сложно
Новое исследование указывает на рост числа деловых поездок внутри США, хотя работодатели по-прежнему сталкиваются с изменяющимся лоскутным одеялом из связанных с коронавирусом федеральных, штатных и местных законы и постановления, влияющие на рабочие поездки.
Согласно опросу 827 компаний по всему миру, проведенному с 5 по 9 августа Global Business Travel Association (GBTA), торговой группой в Вашингтоне, округ Колумбия, 74 процента респондентов сообщили, что весь или большая часть внутреннего бизнеса их организаций поездки были сокращены.Тем не менее, это прогресс — 93 процента респондентов сообщили о сокращении внутренних деловых поездок в апреле.
«Ситуация с деловыми поездками в США по-прежнему остается сложной, но мы действительно видим небольшие проблески восстановления здесь и там», — сказал Дэйв Хилфман, временный исполнительный директор GBTA.
Опрос показал, что 74 процента организаций сообщили, что начали разработку плана восстановления после поездки, а 31 процент планируют предоставить своим путешественникам средства индивидуальной защиты (СИЗ), в то время как еще 20 процентов потребуют, чтобы сотрудники предоставили собственные СИЗ, чтобы путешествовать.
«В условиях пандемии для возвращения к нормальному режиму деловых поездок, вероятно, потребуется несколько элементов», — сказал Хильфман. «Компаниям нужна уверенность в том, что поездки безопасны, что тестирование доступно, результаты своевременно сообщаются и что в мировой экономике наблюдается положительный тренд. Как только эти элементы встанут на свои места и если мы увидим реальный прогресс в вакцине COVID-19, я буду ожидать бизнеса путешествия, чтобы ответить положительно «.
Бенджамин Хан, поверенный Сейфарта в Атланте, сказал, что с начала пандемии работодателям приходилось полагаться на видеоконференцсвязь и другие инструменты удаленного рабочего места, чтобы заменить личные встречи, которые часто являются причиной деловых поездок.Он добавил, что работодатели, рассматривающие возможность возобновления деловых поездок, сталкиваются с конкурирующими обязательствами, включая обеспечение безопасности своих сотрудников, соблюдение развивающегося набора законов о возвращении на работу и стимулирование роста бизнеса.
«Хотя не существует универсального подхода или правильного ответа при решении вопроса о том, следует ли и как возвращать работников в командировки, есть практические соображения, которые могут помочь предприятиям в этом», — сказал Хан. «Принимая во внимание эти практические соображения, работодатели могут легче предвидеть и адаптироваться к правовому ландшафту, касающемуся COVID-19 и деловых поездок.
Проверка соблюдения правил в отношении поездок
Дуг Декстер, партнер юридической фирмы Farella в Сан-Франциско, сказал, что работодатели должны проявлять осторожность в отношении деловых поездок.
«Самый безопасный подход — запретить поездки по работе, но для работодателей, для которых поездки важны, реализация продуманной политики в отношении поездок может помочь снизить риск того, что сотрудники заболеют или передадут болезнь другим сотрудникам, — сказал он. — В качестве отправной точки работодатели должны убедиться, что поездка действительно существенный.«
Некоторых деловых поездок избежать невозможно, но работодатели должны учитывать при принятии решения о целесообразности удаленной конференц-связи, принимая решение о том, действительно ли поездка важна.
« Если есть веские основания для вывода о необходимости поездки, работодатели должны по-прежнему не поощрять поездки, делать поездки необязательными, требовать предварительного одобрения руководства и документировать в письменной форме, что любой сотрудник, согласившийся на поездку, делает это добровольно, — сказал Декстер. заражения COVID-19 сами или потому, что они живут с кем-то, кто подвергается более высокому риску заражения вирусом.«
Он добавил, что работодателям, которые требуют от сотрудников поездки, возможно, потребуется защитить это требование в ответ на различные судебные иски, в том числе:
- Компенсация работникам, если работник заболеет во время поездки. Право работника на этот тип требований будет варьироваться в зависимости от применимого законодательства штата.
- Дискриминация по инвалидности или неспособность приспособиться к инвалидности. Работодатели могут потребовать от сотрудников выезжать в районы без ограничений, но должны учитывать, оправдывает ли отказ сотрудника в поездке разумное приспособление в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями.
Бретт Бартлетт, партнер офиса Сейфарта в Атланте, отметил, что Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и другие законы штата и местные законы о заработной плате и часах также необходимо учитывать в отношении деловых поездок во время пандемии. «Закон FLSA, а также законы штата и местных властей о заработной плате и часах в разной степени влияют на обстоятельства, при которых почасовая оплата сотрудников должна оплачиваться, среди прочего, за проезд, ожидание, а также установку и снятие оборудования», — сказал он. «Точно так же законы о заработной плате и часах также регулируют вопрос о том, должны ли и каким образом сотрудникам возмещаться деловые расходы.Работодатели также могут учитывать время, потраченное на поездки, и разбивать это время на отдельные виды деятельности ».
Хан добавил, что требование о поездках сотрудников в сильно пострадавшие страны или районы на территории США может привести к возникновению обязательства работодателя в соответствии с общими обязанностями Закона о безопасности и гигиене труда.
Государственные и местные ограничения
Организации должны знать о многих действующих государственных и местных ограничениях.В некоторых штатах введены обязательные карантинные условия или требования к отрицательному тестированию на COVID-19 для людей, путешествующих из штатов с высоким уровнем положительных результатов. Некоторые северо-восточные штаты требуют, чтобы путешественники подтвердили соблюдение требований штата, прежде чем заселиться в жилье. Массачусетс объявил о ежедневном гражданском штрафе в размере 500 долларов за несоблюдение обязательного карантинного требования штата. Исключения из карантинных требований различаются, но в большинстве штатов есть исключения для основных работников и важных поездок.
«Работодателям рекомендуется пересматривать ограничения на поездки в штате и на местном уровне при рассмотрении любого типа деловой поездки», — сказала Делани Буш, адвокат бостонского офиса Минца. «В некоторых штатах может потребоваться прибытие выезжающих за границу путешественников и возвращение жителей на карантин на 14 дней, а в других штатах может продолжаться работа в соответствии с предписаниями о пребывании дома. Работодатели должны продолжать проверять CDC [Центры контроля и профилактики заболеваний ] руководство по поездкам, отслеживание перебоев в транспорте и распространения COVID-19 и соответствующее обновление своей политики в отношении деловых поездок.«
Декстер сказал, что политика в отношении командировок должна включать инструкции для сотрудников по проверке всех соответствующих государственных и местных требований и мер предосторожности в отношении того, где сотрудник путешествует, и должна препятствовать сотрудникам посещать предприятия с высоким уровнем риска, такие как рестораны, бары или тренажерные залы, во время простоя.
Поездки за границу
Международные деловые поездки имеют свои особенности, включая ограничения на въезд за границу или карантин для путешественников из США, посещающих другие страны, а также ограничения в США.С. после возвращения из-за границы. «CDC рекомендует компаниям, которым требуются международные деловые поездки, повышенные меры предосторожности, особенно в связи с серьезными проблемами, связанными с репатриацией американских сотрудников из-за границы в свете отмены рейсов и пограничных ограничений», — сказал Буш.
«По мере развития условий вспышки COVID-19 поездки в определенные страны или выезд из них могут оказаться невозможными, безопасными или целесообразными», — продолжила она. «Если сотрудники выезжают за пределы Соединенных Штатов, работодатели должны иметь планы и методы, позволяющие сотрудникам обращаться за медицинской помощью в случае необходимости в стране назначения.Работодатели также должны быть готовы к тому, что сотрудники, совершающие международные деловые поездки, могут столкнуться со значительными задержками отъезда или прибытия. Создание планов на случай непредвиденных обстоятельств, включая удаленную работу и жилье для сотрудников, которые не могут вернуться в США дольше, чем ожидалось, сведет к минимуму возможность операционных разочарований ».
Безопасность прежде всего
Сотрудникам, проявляющим симптомы COVID-19, должно быть строго запрещено — из путешествия, — сказал Декстер.«Работодатели могут также рассмотреть вопрос о том, чтобы потребовать от любого сотрудника, отправляющегося в командировку по работе, подтвердить в письменной форме, что у них нет симптомов COVID-19 и что в последнее время не диагностировали COVID-19», — добавил он.
Если сотрудник совершает поездку, ему должны быть предоставлены СИЗ. Это может включать в себя маску для лица или маску, перчатки, дезинфицирующее средство для рук и дезинфицирующие салфетки, сказал Декстер. «Чтобы снизить риск заражения сотрудников COVID-19 во время путешествий, работодатели могут пересмотреть меры предосторожности, которые принимают перевозчики, и выбрать перевозчиков с самыми строгими гарантиями.Например, это может включать выбор авиакомпании, которая ограничивает пассажиропоток на коммерческих рейсах, требует использования тканевых покрытий для всех пассажиров и сокращает или отменяет обслуживание продуктов питания и напитков «.
Работодатели также должны иметь протокол для сотрудников, возвращающихся из «Наиболее осторожным подходом было бы, чтобы сотрудник работал из дома в течение двух недель, чтобы свести к минимуму риск заражения кого-либо еще, — сказал Декстер. — Работодатели также могут потребовать от сотрудников пройти тестирование на COVID-19 перед возвращением на рабочее место, чтобы при условии, что тестирование связано с работой и соответствует бизнес-потребностям, и любые наличные расходы возмещаются.»
[HR-форма только для членов SHRM: Самосертификация сотрудника по COVID-19 для возвращения на работу ]
Будущее не определено
Хилфман сказал, что трудно предсказать, какое будущее ждет бизнес-поездки «Компании будут долго и внимательно следить за тем, какие поездки необходимы, а какие можно решить с помощью видеоконференцсвязи или телефона, — сказал он.
Об авторе