Приказ о направлении работника в командировку: Приказ на командировку. Скачать бланк форма Т-9, Т-9а

Приказ о направлении работника в командировку: Приказ на командировку. Скачать бланк форма Т-9, Т-9а

Содержание

какие документы оформлять в 2019 году

Сотрудника организации направляют в служебную командировку. Это первая командировка в компании, и перед кадровым специалистом поставлена задача подготовить все необходимые документы. В связи с этим возник вопрос, какие именно документы для командировки в 2019 году оформлять. Наши специалисты подскажут правильный ответ.

Обязателен только приказ

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Как и любое событие, происходящее в организации, командировка должна быть оформлена документально. В данном случае еще перед отправкой работника в командировку нужно издать соответствующий приказ (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2019)»). Оформление приказа – это первый этап в пошаговой инструкции по оформлению командировки в 2019 году.

Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Объясняется это тем, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).

Принимая решение о командировке того или иного сотрудника нужно помнить о том, что:

Количество документов сокращено

Направляя работника в командировку, нужно знать, что в настоящее время составление некоторых документов, связанных со служебными поездками, стало необязательным. Какие же это документы? Перечислим их:

В данных материалах содержатся  актуальные изменения и образцы для оформления командировки в 2019 году.

С 8 января 2015 года оформление данных документов стало не обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 №1595). Однако прежде чем воспользоваться данной нормой и сократить документооборот, лучше все тщательно обдумать. Ведь использование, например, служебного задания и журнала учета командированных работников, может быть полезно самому работодателю. Так, служебное задание позволит сохранить в документальном виде информацию о служебной поездке, а журнал – вести учет командированных сотрудников.

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы (подробнее об этом см., «Сверхнормативные расходы возмещаем по заявлению (образец 2019)»).

Отметим, что по такому алгоритму происходит оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Приказ на командировку в 2020-2021 годах - образец

Нужен ли приказ на командировку

В соответствии с абз.  2 п. 3 положения, утвержденного правительственным постановлением от 13.10.2008 № 749, основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение директора компании. В этом локальном акте должны быть указаны:

  • срок командировки;
  • цель служебного поручения.

Письменное решение (то есть приказ) руководителя компании о направлении сотрудника в командировку издается также в случаях его направления в обособленное подразделение предприятия, которое расположено в другой местности.

Последние законодательные изменения, связанные с оформлением командировок, имели место в 2015 году. Они затронули и порядок оформления приказов. В частности, в связи с отменой такого документа, как служебное задание, надлежит уделить внимание цели командировки, которую теперь следует расписывать детально, тогда как ранее можно было ограничиться кратким указанием.

Таким образом, изменилось только содержание приказа о направлении сотрудника в служебную командировку, тогда как его издание по-прежнему является обязательным.  

Какой образец приказа о командировке лучше использовать

С 01.01.2013 в связи с поправками, внесенными в закон «О бухучете» от 06.12.2001 № 402-ФЗ, стали необязательными для применения многие унифицированные бухгалтерские формы документов. В число таковых вошли формы Т-9 и Т-9а, предусмотренные для приказов о направлении одного и нескольких работников в командировку соответственно.

Тем не менее многие руководители и сотрудники кадровых и бухгалтерских подразделений при оформлении командировок предпочитают использовать именно эти формы или брать их за основу при разработке собственных бланков. Это не только не возбраняется, но даже рекомендуется, поскольку привычные формы содержат всю информацию, подлежащую занесению в приказ о направлении работника в командировку. Однако в такой ситуации следует удалять из бланков упоминание о служебном задании — необходимость в его оформлении отпала еще в 2015 году. 

Подпишитесь на рассылку

Скачайте образец заполнения приказа по форме Т-9

Как оформляется приказ на суточные при направлении в командировку

В ст.

 168 ТК РФ указано, что размер суточных командированному, трудоустроенному по договору в госучреждении или органе местного самоуправления, должен соответствовать нормам, установленным в соответствующем правительственном (постановление от 02.10.2002 № 729) / изданном местным самоуправлением нормативном акте. В случае превышения размера фактических затрат командировочного на предприятии издается приказ об увеличении размера суточных с указанием обоснования.

На предприятиях других форм собственности размер суточных устанавливается общим приказом по организации. Образец для заполнения такого приказа разрабатывается каждым работодателем индивидуально и закрепляется в учетной политике или в коллективном договоре. 

***

Приказ на командировку издается во всех случаях, когда сотрудник направляется по служебной необходимости в местность, удаленную от его постоянного места работы. Форму приказа на командировку работодатели разрабатывают самостоятельно с учетом специфики деятельности организации.

***

Больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Документы для оформления командировки | Полезная информация

В прошлом материале - Командировочные расходы: гарантии, компенсации, налогообложение мы рассмотрели какие расходы обязан работодатель возместить работнику, направленному в служебную командировку. Нормирование таких расходов, а также их налогообложение. Сейчас поговорим о документальном оформлении командировки.
Правильное оформление документов, является гарантией того, что впоследствии не придется столкнутся с претензиями со стороны налогового инспектора о правомерности принятия расходов, связанных с командировкой, к налоговому учету.

Приказ о направлении в служебную командировку

Основанием для приказа является служебное задание. Ранее, такое распоряжение составляли по унифицированной форме №Т-9 или Т-9а. С 2013 года можно использовать самостоятельно разработанные формы документов, а можно по прежнему использовать унифицированные формы, дополняя их по усмотрению графами для необходимых сведений.

В распоряжении указываются данные направляемого в командировку работника, его должность, место назначения, а также сведения, связанные со служебным заданием.
Указывается длительность командировки, дата отправления транспортного средства – начало командировки, дата прибытия – последний день командировки.

Обратите внимание!
Командировка может оплачиваться не только отправляющей, но и принимающей стороной, с последующим распределением расходов между организациями.
Если в командировку направляется работник, который в другой организации работает по совместительству, работодатели организаций, в которых трудится такой работник, заключают между собой соглашение о направлении работника в служебную командировку.
Каждый из работодателей издает соответствующий приказ о направлении в командировку, указывая в соответствующем разделе источники, из которых будут возмещаться расходы, со ссылкой на соглашение сторон (работодателей).

Подписанный руководителем приказ предъявляется работнику для ознакомления. Работник должен подтвердить факт ознакомления с документом своей подписью.
На основании приказа составляется следующий документ.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку скачать бланк

Командировочное удостоверение

Первый документ, который оформляется после решения руководителя о направлении работника в служебную командировку – командировочное удостоверение. В этом документе указывается дата отправления работника в командировку, а также дата прибытия на рабочее место.
На его основании организация включает в состав расходов суточные, выдаваемые работнику, в сумме исходя из количества дней пребывания в командировке. Также удостоверение является подтверждением факта пребывания работника в месте назначения, поскольку в нем ставятся соответствующие отметки, и наделяет командированного сотрудника соответствующими полномочиями. Помимо вышесказанного, это удостоверение применяют для учета и оплаты труда.

Документ заполняется отделом или работником, занимающийся кадрами, визируется руководителем и передается работнику. На обратной стороне удостоверения ставятся отметки о прибытии в организацию, куда направлен работник, а также отметка об убытии. 

По возвращению на место работы заполненное удостоверение передается в бухгалтерию. Также работник передает авансовый отчет и прикладывает к нему «расходные» документы.

Командировочное удостоверение скачать бланк

Служебное задание

На основании решения руководителя оставляется план командировок, откуда и берутся сведения для оформления служебного задания.
Для служебного задания всегда применялась унифицированная форма №Т-10а. В данном документе указывается конкретные цели и задачи, возлагаемые на командированного работника, а также впоследствии, на основании письменного отчета, отражаются результаты командировки.
Вернувшийся из командировки работник составляет письменный отчет, на основании которого заполняется графа 12 формы Т-10а. Также составляет авансовый отчет и передает его в бухгалтерию.

Служебное заданиескачать бланк

Авансовый отчет

Этот документ служит отчетом об израсходованных суммах, в данном случае, работником, находившимся в командировке.
Перед началом командировки, работнику выдаются денежные средства на предстоящие расходы под отчет. Основанием для выдачи таких средств служит приказ руководителя, с указанием лиц, которым можно выдавать денежные средства под отчет, указываются сроки, в течение которых, работники должны отчитаться по израсходованным суммам.
Теперь, для выдачи подотчетных средств, требуется получить заявление от работника. Командированному работнику средства могут быть выданы на основании командировочного удостоверения, либо на основании распоряжения руководителя.
Авансовый отчет составляют по унифицированной форме №АО-1. Эта форма состоит из двух сторон и заполняется в одном экземпляре.
При заполнении отчета, к каждой потраченной сумме, прикладываются подтверждающие документы, реквизиты которых вносятся в соответствующие графы на обратной стороне документа.

Остатки неизрасходованной суммы сдаются в бухгалтерию, с оформлением записи в авансовом отчете. Если работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, в документе указывается сумма перерасхода, которую возмещают работнику из кассы организации. 

Авансовый отчет скачать бланк

В таком порядке всем организациям следует оформлять документы, если работники направляются в командировку. Между тем, в деловой практике бывают разные ситуации. Как быть, если что-то пошло не по правилам?
Давайте рассмотрим, какие бывают случаи.

Если на командировочном удостоверении не проставлены отметки

Такое возникает часто. Например, сотрудник был командирован не в организацию, а ездил на переговоры с физическим лицом.
Ведь если налоговый инспектор при проверке обнаружит такой документ, то, вероятнее всего, что командировочные расходы исключат из налогооблагаемой базы и придется доплачивать налог на прибыль и пени и, возможно, штрафы.
Для того, чтобы принять расходы к учету по такому документу и не столкнуться с претензиями проверяющих, подготовьте следующие документы:

  • Служебное распоряжение о направлении в командировку, с указанием соответствующих данных;
  • Должным образом оформленное задание, с указанием цели командировки;
  • Документы на проезд туда и обратно, с датой, совпадающей с той, которая указана в остальных документах;
  • Отчет работника о результатах командировки;
  • Документы из гостиницы, в которой проживал командированный работник, подтверждающие дату и сроки командировки.

Если работник направлен в заграничную командировку

С 2012 года функции налогового агента, в случае направления работника в заграничную командировку, сняты с работодателя. Работник, в случае продолжительной командировки за рубежом, свои доходы декларирует самостоятельно.
Расходы подтверждаются в обычном порядке. Если подтверждающие документы составлены на иностранном языке, должен быть оформлен простой построчный перевод. Суммы расходов, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли, соответствующим образом и учитываются возникающие курсовые разницы. Для подтверждения расходов на электронный билет, должен быть предоставлен соответствующий документ.

Если работник направлен в однодневную командировку

В таком случае суточные не выдаются работнику. Если организация выплачивает все таки суточные, то при проверке эту сумму засчитывают в доход работнику и соответственно, облагают налогом на доходы физических лиц. Поскольку суточные предназначены для покрытия личных расходов командированного сотрудника, законодательством установлено, что эти выплаты производятся только в тех случаях, когда длительность командировки составляет более 24 часов.
Остальные расходы: проезд работника «туда и обратно», проживание оплачиваются в обычном порядке. Также, за работником сохраняется средний заработок.
Если же работодатель выплатил суточные за однодневную командировку, то при проверке, во избежание доначисления налогов, можно привести следующий довод: поскольку работник направлен в командировку в интересах и по распоряжению руководителя, у работника, в данном случае, отсутствует экономическая выгода.

Если работнику возмещать питание вместо суточных

Хоть это и практикуется в некоторых организациях, действующее законодательство не предусматривает такую возможность. Поэтому, практика показывает, что и в этом случае, контролеры доначисляют НДФЛ, вменяя такое возмещение в доход работника. А поскольку возмещение питания законодательством также не предусмотрено, то и в налоговом учете эти суммы в расходы включать нельзя. Поэтому еще будет доначислен налог на прибыль.

Не нашли ответ на свой вопрос в данном материале? Командировка – разбираем неоднозначные ситуации. В данном материале собраны все, полученные нами, вопросы по данной теме. Если и там не найдете ответ - пишите нам. Мы вместе разберемся с вашей ситуацией. Самые интересные случаи будут вынесены в отдельную тему.

наверх


Полезные материалы:


Командировочные расходы: гарантии, компенсации, налогообложение

Расчет отпускных в 2013 году

Больничный для совместителя

Наглядный пример расчета больничного в 2013 году

Расчет больничного в 2013 году

Расчет пособий по беременности и родам в 2013 году

Наглядный пример расчета пособий по беременности и родам

Справочник по детским пособиям

На какие выплаты можно направлять зарплату работника

Таблица штрафов за нарушение трудового законодательства

Все работодатели должны проводить аттестацию рабочих мест

Выплачиваете зарплату в конвертах? Этот материал для вас

Изменения законодательства о страховых взносах

Новые правила расчета детских поссобий и декретных в 2013 году

Последние разъяснения Минфина о детских пособиях

Командировка: как правильно оформить?

ЛВ. САНКИНА,
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения РГГУ

Служебное задание


Приказ о направлении в командировку


Командировочное удостоверение

При оформлении командировки нужно заполнить несколько документов: служебное задание, приказ о направлении работника в командир ровку, командировочное удостоверение. Их формы включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, который разработан НИИстатинформ Госкомстата России на основании постановления Правительства РФ от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах". Формы по учету труда и его оплаты, включенные в Альбом, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учет труда и его оплаты".

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты распространяются на организации независимо от формы собственности
Цель регистрации любых документов - их учет

Служебное задание


Первым документом, который должен быть заполнен при направлении работника в командировку, является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый. Подписанный документ передается в кадровую службу.
Служебное задание имеет реквизит "номер документа"; это значит, что оно должно быть зарегистрировано кадровой службой. Для кадровой службы служебное задание является основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Пример оформления служебного задания.


После возвращения из командировки работник получает в кадровой службе служебное задание и заполняет его вторую часть (Р. 12) - краткий отчет о выполненной работе за период командировки. Эта часть документа согласовывается с руководителем структурного подразделения (необходима его виза) и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10), авансовым отчетом (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приказ о направлении в командировку

Срок хранения приказов о командировании - 5 лет


Служебное задание является основанием для подготовки кадровой службой приказа о направлении работника в командировку. Его формы разработаны в двух вариантах: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), предназначенный для оформления командировки одного работника, приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а), который заполняется на нескольких командированных сотрудников.
Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются: фамилия (фамилии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (командируемых), а также цель, время и место (места) командировки.
При необходимости следует указать источники оплаты командировочных расходов и другие условия направления в командировку. Копия приказа передается в бухгалтерию, подлинник (оригинал) подшивается в дело, где хранятся все приказы о командировании.
Пример оформления приказа о направлении в командировку.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим пребывание работника в служебной командировке, а именно время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (них).
В каждом пункте назначения делаются отметки о датах прибытия и убытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение выписывается кадровой службой в одном экземпляре на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

Пример оформления командировочного удостоверения.


Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Срок хранения приказов на командировку — это период, в течение которого указанный документ должен храниться на предприятии. О том, как он составляется и каков срок его хранения, рассказываем в нашей статье.

Командировка: понятие 

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой принято считать служебную поездку на определенный срок для выполнения своих служебных обязанностей, но вне места постоянной работы. Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками.

Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 74.

До 08.01.2015 действовали правила направления работников в командировки, согласно которым требовалось составлять следующие документы:

  1. Служебное задание.
  2. Командировочное удостоверение. 

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов. Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр. 

Составляем приказ на командировку. Нумерация в журнале 

Основным документом, служащим основанием для направления в служебную поездку, является распоряжение — приказ руководителя.

Обычно на предприятиях используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

  • форма Т-9 — при направлении в поездку одного сотрудника;
  • форма Т-9а — при направлении с командировку нескольких работников, целой группы. 

Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки.

Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов.

Подробнее о том, как производится нумерация приказов, вы узнаете из статьи Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве. 

Образец журнала регистрации командировок 

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 было отменено обязательное требование об оформлении журнала учета регистрации командировок.

Однако некоторые работодатели продолжают вести этот документ. Это удобно, поскольку помогает:

  1. Подтверждать командировочные расходы для налогообложения.
  2. Проводить расчеты с сотрудниками, а также филиалов с головными офисами по поводу обоснованности понесенных затрат.
  3. Проверять причины отсутствия сотрудника на рабочем месте. 

Перечисленная информация содержится и в иных документах, например, таких как билет, чек из гостиницы и пр., однако ведение журнала позволяет объединить все необходимые сведения.

Унифицированной формы журнала регистрации нет, поэтому допускается его оформление в свободной форме, а также в виде электронного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

Журнал регистрации может включать следующую информацию:

  1. Порядковый номер.
  2. Персональные данные лица, а именно Ф. И. О.
  3. Занимаемую должность.
  4. Место, куда направляется сотрудник.
  5. Реквизиты командировочного удостоверения.
  6. Данные лица, оформляющего поездку.
  7. Даты отъезда и приезда работника.
  8. Подпись лица, на которого оформляется поездка.
  9. Иные сведения. 

Скачать образец журнала учета можно, пройдя по ссылке: Журнал регистрации приказов на командировку - образец. 

Пломбируем документы 

Поскольку действующее законодательство не содержит норм, обязывающих к ведению журнала учета приказов о командировках, нет и никаких норм, регламентирующих его оформление и хранение.

Однако указанные требования могут быть закреплены во внутренних документах работодателя по аналогии, установленной для оформления типичных документов.

Так, закон требует обязательного скрепления книги учета и движения трудовых книжек пломбой или сургучной печатью (п. 41 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004.

Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам. 

Сколько хранить приказ о командировке 

На основании приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 можно установить следующие сроки хранения:

  1. Для командировочных бумаг (п. 669) — 5 лет. При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет.
  2. Командировочных удостоверений (п. 668) — 5 лет со дня возвращения из поездки. При этом срок хранения указанных документов, касающихся работников, направленных для работы в районы Крайнего Севера или приравненные к ним местности, установлен в 75 лет.  

Исходя из указанного, следует вывод, что однозначного указания на то, сколько должен храниться в компании приказ о направлении в служебную поездку, нет. Но если отнести его к командировочным бумагам, то хранить его следует 5 лет.

При организации хранения документации компания должна придерживаться ГОСТ Р 7.0.8-2013. 

По завершении срока хранения приказы на командировки можно уничтожить, соблюдая особый порядок (читайте о порядке уничтожения приказов) и составив специальный акт.

 ***

Приказ о направлении в командировку является основным документом, в соответствии с которым происходит направление сотрудника в служебную поездку. В действующем законодательстве не закреплена обязанность по ведению журнала учета указанных бумаг, однако работодатель вправе использовать его для собственного удобства. Срок хранения приказа при этом составляет 5 лет.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Оформляем командировки по-новому

8 января 2015 г. вступили в силу изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749: из текста Положения исключены понятия «командировочное удостоверение», «служебное задание» и «отчет о выполненной работе в командировке».

Аналогичные изменения внесены Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (изменения вступили в силу с 01.02.2015).

Кроме того, приказом Минфина России № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014 отменена Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07. 04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Как повлияют эти изменения на оформление командировок работников?

 

Вносим изменения в положение о командировках работников

В каждой организации, работники которой направляются в командировки, должен быть утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом локальный нормативный акт (например, Положение о командировках работников), регламентирующий порядок оформления командировок, сроки командировок, порядок и размер компенсации расходов, связанных с командировками, и другие связанные с командировками вопросы.

Сейчас необходимо внести соответствующие изменения в этот документ или утвердить его новую редакцию.

 

Обратите внимание!

В целях приведения нормативных правовых актов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07. 04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» признана недействующей на территории Российской Федерации (приказ Минфина № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014).

 

Основание направления работника в командировку

Согласно новой редакции абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках), работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Тем не менее в Положении о командировках ничего не сказано о том, должно ли быть решение работодателя письменным. В связи с этим заметим, что если раньше срок, на который работодатель отправляет работника в командировку, указывался в трех документах – служебном задании для направления в командировку, приказе о направлении в командировку и командировочном удостоверении, то теперь, после отмены командировочного удостоверения и служебного задания, единственным документом, определяющим срок командировки, является приказ о направлении работника в командировку, и он может быть только письменным. Поэтому в локальном нормативном акте, рекомендуем сформулировать это положение, например, так:

 

1.2. Служебной командировкой работника является поездка работника на определенный срок в другую организацию или обособленное подразделение Общества, находящееся вне места постоянной работы, либо из обособленного подразделения в центральный офис для выполнения служебного поручения на основании письменного решения работодателя[1] – приказа генерального директора либо иного уполномоченного должностного лица Общества.

1.3. Письменное решение работодателя оформляется приказом о направлении работника (работников) в командировку.

 

Кстати

Налоговая служба неоднократно высказывала мнение, что наличие и оформление приказа о направлении работника в командировку, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении определяются внутренним документооборотом организации, и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций эти документы не являются обязательными (см., например, письма ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/[email protected] и от 18.08.2009 № 3-2-06/90, письмо УФНС по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/[email protected]).
Однако в соответствии с абз. 4 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные, в частности, документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, в т.ч. приказом о командировке и проездными документами.
Полагаем, что теперь налоговая служба признает и обязательность издания приказа о направлении в командировку, и возможность подтверждения срока пребывания в командировке проездными документами без оформления командировочного удостоверения.

 

Определяем фактический срок пребывания работника в командировке

До внесения изменений в Положение о командировках документом, подтверждающим фактический срок пребывания работника в командировке, согласно п. 7 Положения о командировках, было командировочное удостоверение. Но в некоторых случаях проставить отметки о прибытии в пункты командировки и выбытии из них было невозможно, и Минфин России в письме от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 разъяснял, что в таких ситуациях факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

– приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

– служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

– проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

– счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

 

Обратите внимание!

Согласно новой редакции п. 7 Положения о командировках фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

 

И это вполне логично, т.к. приказ подтверждает только планируемый срок командировки, служебное задание отменено, счет гостиницы подтверждает только срок проживания, а проездные билеты подтверждают весь срок пребывания в командировке, включая и дорогу в оба конца, и проживание в месте командирования.

Рекомендуем командируемым работникам бережно относиться к проездным документам, чтобы впоследствии не возникло проблем с подтверждением фактического срока пребывания в командировке.

 

Выход есть!

Минфин России в письме от 05.02.2010 № 03-03-05/18 разъяснил, что в случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

 

Согласно абз. 2 п. 9 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (в ред. от 12.12.2014; далее – Порядок и условия командирования), при отсутствии проездных документов (билетов) фактический срок пребывания гражданского служащего в служебной командировке определяется по иным подтверждающим период его нахождения в служебной командировке документам, перечень которых утверждается Министерством финансов Российской Федерации.

Полагаем, что этот перечень будет полезен не только федеральным государственным органам, государственным внебюджетным фондам Российской Федерации и федеральным государственным учреждениям, но и другим организациям, не относящимся к бюджетной сфере.

Нередко работники ездят в командировки на личном транспорте. Согласно новому – второму – абзацу п. 7 Положения о командировках в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. ).

Служебная записка оформляется в произвольной форме, но если в организации поездки в командировки на личном транспорте – достаточно частое явление, рекомендуем разработать специальный бланк, который позволит работнику указать всю необходимую информацию и не допустить ошибок.

Форму бланка служебной записки и пример его заполнения (Пример 1) можно привести в приложении к Положению о командировках работников.

 

Служебные записки вместе с документами, подтверждающими использование автомобиля (путевой лист, кассовые чеки за бензин, квитанции за парковку и проезд по платным дорогам и др.), вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию.

 

Как подтвердить посещение нескольких мест командировки?

Раньше в командировочном удостоверении можно было проставить отметки о прибытии в каждый пункт командировки и выбытии из него. В новой редакции Положения о командировках отсутствуют нормы о способе указания нескольких мест, которые должен посетить работник за время командировки. Можно, конечно, для подтверждения расходов на проезд перечислить все пункты командировки, которые посетил работник, в служебной записке с приложением проездных документов, подтверждающих перемещение работника из одного пункта командировки в другой.
Однако, поскольку в новой редакции Положения о командировках об обязательности указания в служебной записке всех мест, которые посетил работник в командировке, не упоминается, полагаем, что представления проездных документов будет достаточно.

 

Следует заметить, что в бюджетных организациях, согласно п. 21.1 Порядка и условий командирования, возмещение расходов, связанных с использованием гражданским служащим личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы, осуществляется в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Кроме того, в соответствии с п. 22 Порядка и условий командирования при отсутствии проездных документов (билетов) или документов, выданных транспортными организациями и подтверждающих информацию, содержащуюся в проездных документах (билетах), оплата проезда не производится, за исключением возмещения расходов, связанных с использованием личного транспорта для проезда в командировку и обратно.

 

Зарубежная командировка

Пункт 15 Положения о командировках утратил силу, следовательно, командировочные удостоверения не нужно оформлять и в случае командирования в государства – участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

В соответствии с новой редакцией п. 19 Положения о командировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

В новой редакции Положения о командировках ничего не сказано о способах подтверждения даты пересечения границы в случае, если работник ездил в командировку, например, на служебном автомобиле. Полагаем, что даты пересечения государственной границы следует указать в служебной записке.

 

Оформляем приказ о направлении работника в командировку

Если в вашей организации принято решение использовать унифицированные формы № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку» и Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку», утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, нужно соблюдать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее – Порядок применения унифицированных форм).

Согласно части второй и третьей Порядка применения унифицированных форм все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа), удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Строка для указания основания приказа в унифицированных формах № Т-9 и Т-9а является не отдельным реквизитом, а всего лишь частью реквизита «Текст», оформленного в табличной форме, но изменять подстрочник – удалять слова «служебное задание» – мы вам посоветовать не можем, несмотря на то, что эти слова полностью потеряли свою актуальность.

Если в организации утверждены локальные унифицированные формы приказов о направлении работника (работников) в командировку (Примеры 2 и 3), все упрощается, т.к. ничто не мешает внести в локальную форму необходимые изменения и заново утвердить ее. Строка для указания основания приказа может выглядеть следующим образом:

Основание: ___________________________________________________
                         наименование, дата и номер документа

 

 

 

Что является теперь основанием для издания приказа? Работодатель может направить работника в командировку по разным основаниям, например:

  • если командировки предусмотрены договором о выполнении работ (оказании услуг) или договором о совместной деятельности, в качестве основания для издания приказа указывается этот договор;
  • если поездка в командировку необходима с целью согласования и/или подписания документов, основанием может являться служебная записка руководителя подразделения;
  • если в организации имеется утвержденный план служебных командировок работников на квартал, полугодие или в целом на год, основанием для издания приказа будет являться этот план;
  • если возникла необходимость решения конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности, основанием может служить также служебная (докладная) записка, либо план мероприятий, либо приглашение в рамках совместной деятельности;
  • если в организацию поступило приглашение принять участие в конференции, совещании, семинаре или другом мероприятии с целью изучения, обобщения и распространения опыта, новых форм и методов работы и работодатель считает такое участие полезным, в качестве основания для издания приказа указывается данное приглашение.

 

Как оформить служебное поручение?

Согласно новой редакции абз. 2 п. 3 Положения о командировках работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом в ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации говорится о распоряжении работодателя.

О необходимости письменного оформления такого поручения в Положении о командировках ничего не сказано. Следовательно, организация сама должна решить, нужно ли оформлять служебные поручения в письменном виде, какую форму для этого выбрать и кто будет их подписывать, а также как работник сможет подтвердить выполнение служебного поручения.

Отметим, что в большинстве случаев отдельная письменная форма служебного поручения не нужна, поскольку поручение (цель) формулируется в приказе, а результат поездки подтверждается привезенными работником документами. Например, работнику поручили выехать в командировку, цель которой состоит в том, чтобы встретиться с контрагентом и получить его подпись на договоре. После возвращения из командировки работник представляет руководству подписанный договор.

В подобных случаях оформление служебного поручения в письменной форме – просто лишняя бумажная волокита, как и отчет о выполненной в командировке работе.

Однако нередки случаи, когда поручение, которое дают командируемому работнику, достаточно сложное, состоящее из нескольких заданий, порой не связанных между собой, изобилующее числовыми данными, т.е. такое, которое невозможно, с одной стороны, запомнить, а с другой – доказать, что было именно такое поручение. Конечно, в таких случаях служебное поручение требует письменной формы.

В Положении о командировках работников организации соответствующие пункты можно сформулировать следующим образом:

 

1. 4. При необходимости служебное поручение командируемому работнику оформляется в письменной форме.

1.5. Служебное поручение, оформленное в письменной форме, подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

 

Есть еще один способ оформления служебного поручения. В локальных унифицированных формах приказов о направлении работника (работников) в командировку вместо строк «с целью» (в односубъектной форме) и «цель» (в многосубъектной форме) можно предусмотреть строки «Служебное поручение», в которых указать краткое содержание служебного поручения (см. Примеры 2 и 3).

Обратите внимание: п. 6 Положения о командировках, где говорилось о цели командировки, которую следовало указывать в служебном задании, утратил силу.

Если объем служебного поручения большой, его можно изложить не в самом приказе, а в приложении к нему (Пример 4), не забыв указать в приказе, что имеется приложение.

 

 

Если организация применяет унифицированные формы № Т-9 и Т-9а, в них также можно вставить дополнительные строки для указания служебного поручения либо оформить вкладной лист «Служебное поручение», т.к. согласно части пятой Порядка применения унифицированных форм при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Вместо вкладного листа можно оформить служебное поручение в форме приложения к приказу.

 

Как отчитаться о выполненной в командировке работе?

Абзац 2 п. 26 Положения о командировках, согласно которому работник по возвращении из командировки был обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней отчет в письменной форме о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, с 8 января этого года утратил силу.

Можно сделать следующий вывод: как и в вопросе о служебном поручении, организация должна самостоятельно решить, нужен ли такой отчет, в какой форме он должен быть представлен и кто его должен подписать, и, если организация сочтет необходимым, согласовать и/или утвердить.

 

Кстати

Согласно подп. «б» п. 35 Порядка и условий командирования по возвращении из служебной командировки гражданский служащий обязан в течение трех служебных дней представить в государственный орган отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения, в котором он замещает должность федеральной государственной гражданской службы.

 

В Положении о командировках работников организации соответствующие пункты могут быть сформулированы следующим образом:

 

10.1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан предоставить:

– непосредственному руководителю – отчет о выполненной в период командировки работе по форме, приведенной в приложении № 2 к настоящему Положению. Работники, командированные для участия в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции и т.п.), прилагают к отчету полученные ими как участниками мероприятия материалы;

– в бухгалтерию – авансовый отчет об израсходованных им суммах.

 

Заметим, что в некоторых случаях в предоставлении отчета нет никакой необходимости. Например, если работник был командирован с целью закупки запасных частей, после возвращения из командировки ему достаточно сдать их на склад и передать в бухгалтерию документы на эти запасные части. Подобные случаи можно предусмотреть и в Положении о командировках работников, например:

 

10.2. В случае направления работника в командировку с целью получения (приобретения) материальных ценностей, документов и т.п. отчет о выполнении служебного поручения не составляется.

Работник обязан сразу после возвращения из командировки сообщить своему непосредственному руководителю о выполнении служебного поручения, передать полученные (приобретенные) материальные ценности, документы и т.п. в соответствующее подразделение организации и передать в бухгалтерию документы на материальные ценности.

 

Учет работников, выезжающих и приезжающих в командировки

Согласно п. 8 Положения порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждены приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н (далее – Приказ № 739н).

В форме журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведенной в приложении № 2 к Приказу № 739н, предусмотрена графа для указания даты и номера командировочного удостоверения. До внесения изменений в Приказ № 739н в этой графе можно ставить прочерк.

 

Наш совет

Прочерк (длинное тире) получается при одновременном нажатии трех клавиш: Ctrl + Alt + «-» на цифровой клавиатуре.

 

Форма журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, приведенная в приложении № 3 к Приказу № 739н, предусматривает указание наименования организации, выдавшей командировочное удостоверение. В этой графе нужно указать наименование командирующей организации.

Что касается федеральных государственных гражданских служащих, то п. 10 Порядка и условий командирования было предусмотрено, что государственные органы ведут учет гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, в специальных журналах по формам, порядок утверждения которых определяется Правительством Российской Федерации[2]. Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо своим приказом (распоряжением) назначает гражданского служащего, ответственного за ведение указанных журналов и осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 п. 10 с 1 февраля 2015 г. признан утратившим силу.

Таким образом, на момент публикации данной статьи вопрос об учете гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, не решен.

 

В заключение хотим обратить ваше внимание на тот факт, что исключение из текста Положения о командировках таких понятий, как «цель командировки», «служебное задание», «командировочное удостоверение», «отчет о выполненной в командировке работе», не говорит о том, что работодатель не должен сформулировать цель командировки, и не вводит запрет на применение перечисленных документов. Поэтому в случае если организация считает целесообразным использовать командировочное удостоверение и другие документы в привычном и удобном для нее формате, рекомендуем указать это в Положении о командировках работников организации.
Однако нельзя не учитывать и того, что в этом случае возможна проблема: принимающая сторона может категорически отказаться ставить отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, ссылаясь на новую редакцию Положения.

 

[1]Здесь и далее выделено автором.

[2]Постановлением Росстата от 23.12.2005 № 107 утверждены унифицированные формы № ТК-1 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки» и № ТК-2 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки».

М.В. Журавлева, специалист по кадровому учету

Как отправить сотрудника в командировку

Некоторые работодатели в ходе своей хозяйственной деятельности отправляют сотрудников в командировки, то есть в определенное место для выполнения каких-либо заданий, связанных с работой. Как правило, на такие поездки тратятся деньги, но для их списания необходимо правильно оформить саму поездку .

Инструкция

одна

Сначала следует сказать, что в командировку можно отправить только сотрудника .Но есть исключения - согласно трудовому законодательству беременных, несовершеннолетних работников и стажеров отправлять в командировки нельзя.

2

Если вы отправляете бизнес женщине с более чем одним ребенком в возрасте до 3 лет, вы должны получить ее согласие, объяснив при этом в письменной форме, что она имеет право отказаться.

3

После этого оформить сервисное задание (форма № Т-10а). В образце формы заполните «шапку», то есть укажите название организации, введите номер заказа, дату подготовки и впишите данные сотрудника, которого отправляют в командировку .

четыре

После этого перейти к заполнению табличной части формы. В первом столбце укажите структурное подразделение, в котором числится сотрудник, например транспорт. Далее напишите пост. В следующих столбцах укажите такую ​​информацию, как пункт назначения поездки, ее продолжительность, организацию, которая должна возместить все расходы. Также напишите причину, побудившую сотрудника уехать.

пять

После этого подпишите рабочее задание с руководителем организации, начальником отдела и самим сотрудником.После этого запишите дату составления.

6

Далее оформляем заказ на отправку сотрудника в командировку (Форма № Т-9). Также заполните форму «шапка». Затем введите данные сотрудника, введите его табельный номер, должность, укажите структурное подразделение и пункт назначения командировки. Ниже введите количество дней путешествия и дату начала и окончания.

7

Затем укажите цель поездки, например, заключение договора.Зарегистрируйте основу и укажите источник финансирования. Распишитесь с руководителем организации и самим сотрудником. В конце поставьте дату.

восемь

Затем оформить проездной (форма № Т-10). Данная форма заполняется как заказ, то есть указываются данные сотрудника, цель поездки, ее продолжительность. Также необходимо поставить отметки по прибытии в пункт назначения. Данная форма не может быть использована, если поездка длится один день.

Полезный совет

Должность храниться в архиве организации пять лет.

  • как отправить сотрудника в командировку в 2018

Деловые поездки в эпоху COVID-19: основной закон, практические соображения и передовой опыт | Seyfarth Shaw LLP

В мире до пандемии COVID-19 деловые поездки были важной функцией для бесчисленных сотрудников в самых разных отраслях. С началом пандемии и сопутствующих изменений в обычных деловых операциях работодателям пришлось пересмотреть деловые поездки и полагаться на видеоконференцсвязь и другие инструменты удаленного рабочего места, чтобы заменить личные встречи и взаимодействия, которые часто приводят к командировкам.Теперь, когда штаты и города вновь открываются в попытке установить новую норму, многие работодатели рассматривают возможность возобновления деловых поездок. При этом работодатели сталкиваются с конкурирующими обязательствами, в том числе с обязательствами по обеспечению безопасности своих сотрудников, соблюдению развивающегося набора законов о возвращении к работе и по стимулированию роста бизнеса в сложных экономических условиях.

Это краткое изложение направлено на определение основных юридических соображений для деловых поездок во время пандемии, а также дает обзор практических вопросов, которые работодатели должны учитывать, если и когда они начнут требовать от своих работников возобновления деловых поездок, а также неполный список При этом работодатели должны учитывать передовой опыт.

Законы, ограничивающие въезд нерезидентов

Бразилия, Китай, Иран и большинство европейских стран, включая Соединенное Королевство, Ирландию и члены Европейского Союза, в настоящее время вводят строгие ограничения на въезд из Соединенных Штатов. Аналогичным образом, несколько штатов и муниципалитетов в Соединенных Штатах, в том числе Аляска, Коннектикут, Нью-Йорк и Нью-Джерси, выпустили рекомендации по поездкам, требующие, среди прочего, лиц, прибывающих из более чем десятка штатов, на карантин на четырнадцать (14) дней после вступление в их состояние.Это означает, что сотрудники, уезжающие или возвращающиеся из деловой поездки, могут, в зависимости от их пункта назначения, остановок или их дома, столкнуться с продленным карантином до или после поездки, а также с другими ограничениями во время поездок. Соответственно, работодателям следует учитывать:

  • Возможный карантин сотрудников или другие ограничения при входе в одно или несколько мест, которые они собираются посетить во время предполагаемой деловой поездки.
  • Возможный карантин сотрудников или другие ограничения при возвращении из командировки.
  • Снижение производительности из-за карантина или других ограничений по сравнению с выгодой от командировок.

Законы, ограничивающие коммерческую деятельность и / или требующие позитивных мер по смягчению последствий COVID-19

Центр по контролю за заболеваниями предоставил федеральным органам власти, штата и органам местного самоуправления , а также работодателям и частным лицам рекомендации о том, какие виды деятельности следует разрешить на разных этапах пандемии COVID-19.Однако, несмотря на единое руководство CDC, штаты приняли широкий спектр различных мер в отношении того, что работодатели и сотрудники могут и не могут делать во время пандемии COVID-19. Например, в некоторых штатах теперь разрешается «второстепенным» работодателям работать на полную мощность и принимать посетителей без занятости или других ограничений, в то время как в других штатах все еще действуют более строгие предписания о пребывании дома, которые разрешают только некоторым, но не всем работодателям, работать в обычном режиме. . Кроме того, некоторые штаты регулируют, что люди должны или должны делать в общественных местах, при этом некоторые требуют, чтобы люди носили маски для лица и сохраняли социальную дистанцию ​​в любое время или в любое время, в то время как другие штаты только предлагают, но не требуют таких мер.Более того, некоторые штаты разрешили городам и округам двигаться медленнее или быстрее, чем штат в целом, с точки зрения повторного открытия, так что округа в пределах одного штата могут иметь различные ограничения на ведение бизнеса и требования для отдельных лиц. Таким образом, по сути, сотрудники, совершающие деловые поездки, столкнутся с широким спектром ограничений в отношении того, чем они могут заниматься и как им следует вести этот бизнес.

Имея это в виду, работодатели, планирующие деловую поездку, должны учитывать:

  • Цели каждой командировки (эл.g., личная встреча с клиентом, посещение объекта клиента или объекта поставщика и т. д.), а также то, как цели взаимодействуют с государственными или местными запретами или ограничениями.
  • Шаги, которые командующий сотрудник должен будет предпринять, чтобы соблюдать законы штата или местные законы во время деловой поездки.
  • Готовность реальных или потенциальных клиентов, продавцов или постоянных посетителей приветствовать путешествующего сотрудника.
  • Любые меры, принимаемые фактическими или потенциальными клиентами, поставщиками или покровителями для сдерживания распространения COVID-19 и иного соблюдения государственных или местных ограничений или запретов, а также от того, будет ли командированный сотрудник - правительственными или частными лицами - требовать соблюдать эти меры.

Федеральные и государственные законы о заработной плате и часах

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и другие законы штата и местные законы о заработной плате и часах содержат широкий спектр положений, касающихся деловых поездок, которые были отмечены только пандемией COVID-19. Например, FLSA и законы штата и местные законы о заработной плате и часах в разной степени влияют на обстоятельства, при которых почасовая оплата сотрудников должна оплачиваться, в том числе за поездки, ожидание, а также установку и снятие оборудования.Точно так же законы о заработной плате и часах также регулируют вопрос о том, должны ли и как сотрудникам компенсироваться деловые расходы. Это напрямую влияет на деловые поездки во время COVID-19, поскольку сотрудники, скорее всего, будут тратить время на надевание и снятие СИЗ, таких как защитные маски, и прохождение повышенных мер безопасности с TSA или другими должностными лицами, проводящими проверку, и могут требовать возмещения затрат на СИЗ, необходимые в тех местах, где они посещение.

В результате воздействия законов о заработной плате и продолжительности рабочего времени работодатели могут при анализе деловых поездок учитывать:

  • Оплата или возмещение сотрудникам таких вещей, как СИЗ, отмена поездки или изменение расходов (будь то поезда, самолеты или автомобили), специальные сборы или дополнительные расходы, связанные с использованием санитарных и безопасных отелей или других помещений, а также стоимость технологий необходимо для работы, выполняемой, например, во время задержки поездки.
  • Отслеживание времени, затраченного на поездку, и разбивка этого времени на отдельные действия, выполняемые во время путешествия (например, работа во время ожидания, ожидание, прохождение линий безопасности / досмотр и т. Д.).

Закон об американцах с ограниченными возможностями и государственные аналоги

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) - наряду со многими аналогами штата - защищает людей с ограниченными возможностями, которые имеют квалификацию для выполнения основных функций своей работы с разумными приспособлениями или без них.На федеральном уровне работодатели должны обеспечить разумное приспособление к известным физическим или умственным ограничениям квалифицированного специалиста с ограниченными возможностями, если только это не создаст неоправданные трудности для деловых операций. Кроме того, согласно ADA, незаконно требовать медицинского осмотра или задавать сотруднику вопросы об инвалидности, если работодатель не может доказать, что эти требования связаны с работой и необходимы для ведения бизнеса.

В свете вышеизложенного, работодатели, как правило, обладают широкими полномочиями определять обязанности и требования конкретной должности и дисциплинировать сотрудников, которые не выполняют эти обязанности.При отсутствии запретов со стороны государственных органов работодатели могут потребовать от сотрудников выезжать в запретные зоны, особенно если поездки необходимы для выполнения его / ее основных рабочих обязанностей. Работодатели должны учитывать, оправдывает ли отказ сотрудника от поездки разумное приспособление, если у сотрудника ослаблен иммунитет или даже если у него есть психическое заболевание, которое влияет на чувствительность к проблемам, связанным с пандемией. Действительно, в соответствии с руководством Комиссии по равным возможностям трудоустройства (EEOC) по ADA и COVID-19 , в некоторых исполнительных распоряжениях и директивах штатов, касающихся COVID-19 и возобновления бизнеса, работодатели должны удовлетворять запросы на удаленную работу.

Учитывая ADA и аналоги штата, а также рекомендации федеральных, государственных и местных агентств и организаций, работодатели должны учитывать:

  • Что одному или нескольким сотрудникам, которые не хотят возобновлять деловые поездки, может потребоваться жилье.
  • Эта удаленная работа, в зависимости от необходимости деловых поездок и успеха любых мер, которые работодатель использовал для решения проблемы отсутствия деловых поездок ранее во время пандемии COVID-19, может быть разумным приспособлением.
  • Обучение непосредственных руководителей и менеджеров, а также сотрудников отдела кадров на пересечении COVID-19 и разумных приспособлений, чтобы они могли распознавать события, вызывающие обязательство по предоставлению разумных приспособлений.

Закон о семейных и медицинских отпусках и государственные аналоги

Закон об отпусках по семейным обстоятельствам и медицинским отпускам (FMLA), а также его аналоги на уровне штата, требует, чтобы работодатели предоставляли до двенадцати (12) недель защищенного трудового отпуска квалифицированным сотрудникам, когда этим сотрудникам требуется отпуск для оказания им помощи в связи с их серьезным заболеванием, или уход за членом семьи с тяжелым заболеванием.В соответствии с рекомендациями Министерства труда (DOL) в отношении COVID-19 и FMLA, сотрудников с COVID-19, членов семьи с COVID-19 или которые сами или члены семьи страдают серьезными заболеваниями, которые могут усугубить последствия COVID-19 могут иметь право на отпуск с защитой от работы. Учитывая риски, связанные с командировками, связанными с работой, сотрудники могут запросить отпуск по закону FMLA в качестве альтернативы возобновлению такой поездки. Соответственно, предприятиям следует учитывать:

  • Что один или несколько сотрудников, которые не хотят возобновлять командировки, могут запросить или иметь право на отпуск по закону FMLA для ухода за собой или другими людьми.
  • Обучение непосредственных руководителей и менеджеров, а также сотрудников отдела кадров на пересечении COVID-19 и FMLA, чтобы они могли распознавать события, вызывающие обязанность информировать сотрудников об отпуске по FMLA.

Закон о безопасности и гигиене труда

Закон о безопасности и гигиене труда (OSHA) содержит положение об общих обязанностях, которое требует от работодателей предоставлять «рабочие места и места работы, свободные от признанных опасностей, которые вызывают или могут привести к смерти или серьезному ущербу».. . сотрудники." Сотрудники могут отказаться от работы только в том случае, если они считают, что они находятся в непосредственной опасности, которая включает «любые условия или действия на любом месте работы, которые таковы, что существует опасность, которая, как можно разумно ожидать, приведет к смерти или серьезному физическому ущербу непосредственно или до неизбежность такой опасности может быть устранена посредством других процедур принудительного исполнения, предусмотренных настоящим Законом ». В свете рекомендаций CDC относительно опасностей путешествий во время пандемии, требование к сотрудникам совершать деловые поездки в сильно пострадавшие страны или другие районы, где наблюдается рост инфекций COVID-19 или на которые распространяются ограничения на поездки, подразумевает обязательства работодателя в соответствии с Общими положениями Оговорка о пошлинах.В таком случае практическое рассмотрение может быть уделено:

  • Показатели заражения COVID-19 и госпитализаций в местах, куда направляются сотрудники.
  • Меры по смягчению последствий, которые принимают на местах для предотвращения распространения COVID-19 и сдерживания его распространения.
  • Меры по смягчению последствий, которые сотрудник должен предпринять для предотвращения и сдерживания распространения COVID-19 во время своих деловых поездок.

Закон о национальных трудовых отношениях

Профсоюзы могут использовать условия на рабочем месте, связанные с COVID-19, как вторжение в профсоюзы на рабочих местах, особенно в тех случаях, когда сотрудники недовольны условиями труда, включая поездки, связанные с работой.Кроме того, раздел 7 Закона о национальных трудовых отношениях (NLRA) защищает право сотрудников на согласованную защищенную деятельность, которая, вероятно, включает право обсуждать условия своего рабочего места (например, требования для служебных поездок) с другими. Соответственно, недовольство сотрудников возобновлением командировок, связанных с работой, может спровоцировать усилия по созданию профсоюзов, а также привести к несправедливой трудовой практике, если работодатели решат уволить или наказать сотрудников, которые не хотят снова возвращаться в командировки.Таким образом, работодатели должны учитывать:

  • Сообщение о необходимости деловой поездки.
  • Разрешить, а не обязать командировку.
  • Непосредственное решение проблем сотрудников, связанных с командировками.
  • Обучение менеджеров и руководителей, а также кадровых ресурсов влиянию NLRA на рабочие места, объединенные и не объединенные в профсоюзы.

Компенсация работникам и другая потенциальная ответственность за распространение вируса

Если сотрудник заразится COVID-19 во время деловой поездки, тогда этот сотрудник может иметь право на компенсационные выплаты работникам.Право на участие сотрудника, как правило, зависит от действующего законодательства штата. Обычно вопрос сводится к вопросу о том, может ли работник доказать, что травма или вред «подлежат компенсации» согласно законам соответствующего штата. Заболевания, которые якобы заразились на работе, вызывают сложные вопросы, поскольку законы некоторых штатов требуют доказательства того, что заболевание было передано во время реальной работы сотрудника во время командировки. В других штатах принят подход «строгой ответственности», согласно которому болезнь считается подлежащей компенсации, если она заразилась во время деловой поездки, независимо от того, действительно ли работник «работал», когда он / она заразился этой болезнью.

Некоторые штаты приняли или рассматривают закон, который ограничит или устранит ответственность бизнеса или индивидуума за подвергание других людей заражению COVID-19. Однако, как правило, в настоящее время законом не предусмотрена явная защита от третьей стороны, подающей в суд на компанию из-за того, что третья сторона заразилась вирусом от одного из сотрудников компании. Соответственно, работодатели должны осознавать риск ответственности перед третьими сторонами, если сотрудник, находящийся в командировке по работе, распространит COVID-19 среди других, включая реальных или потенциальных клиентов, поставщиков и постоянных посетителей.

Имея это в виду, работодатели должны учитывать риск:

  • Показатели заражения COVID-19 и госпитализаций в местах, куда сотрудников просят приехать.
  • Меры по смягчению последствий, которые соответствующие местоположения - включая, помимо прочего, фактического или потенциального клиента, поставщика или покровителя, которого может посетить сотрудник, - принимают для решения и сдерживания распространения COVID-19.
  • Меры по смягчению последствий, которые сотрудник должен предпринять для предотвращения и сдерживания распространения COVID-19 во время своих деловых поездок.

Передовой опыт - реагирование на опасения сотрудников по поводу COVID-19 и деловых поездок

Несмотря на отсутствие строгих требований к этому, COVID-19 подчеркивает важность реагирования на опасения сотрудников по поводу COVID-19 и деловых поездок. Сотрудники могут и, вероятно, отреагируют на пандемию COVID-19 беспокойством по поводу рабочего места в целом, и это будет подчеркнуто только перспективой деловых поездок. Соответственно, работодатели должны рассмотреть возможность применения следующих передовых методов решения этих проблем:

  • Информирование о необходимости деловых поездок вместе с любыми мерами по смягчению последствий, принимаемых для предотвращения распространения COVID-19.
  • Выслушивание и ответ на любые вопросы в рамках существующей более широкой политики открытых дверей или иным образом.
  • Анализ того, можно ли и каким образом решить эти проблемы с помощью дополнительных / различных мер по смягчению последствий, насколько это практически возможно.
  • Направление сотрудников в любую доступную программу помощи сотрудникам.

Заключение

Работодатели сталкиваются с запутанной сетью различных федеральных, государственных и местных законов, постановлений и руководств, связанных с COVID-19, многие из которых будут влиять на их способность и обстоятельства, при которых они могут возобновить поездки по месту работы.Хотя не существует универсального подхода или правильного ответа на вопрос о том, следует ли и как возвращать работников в командировки, существуют практические соображения, которые могут помочь предприятиям в этом. Кроме того, непосредственно обращаясь к этим практическим соображениям и рассматривая возможность внедрения передовых практик, работодатели могут легче предвидеть и адаптироваться к правовому ландшафту в отношении COVID-19 и деловых поездок.

Обязательства работодателей по отношению к командировочным сотрудникам - Shep Travel

В современном цифровом мире деловые поездки стали нормой для всех, кто привык к природе ведения бизнеса.Независимо от того, бронируете ли вы рейс в следующую поездку или контролируете процесс планирования поездки для своей команды, движение к очереди на регистрацию на встречу за пределами штата - лишь часть корпоративной игры. Тем не менее, с учетом того, что понятие безопасности становится одним из главных - если не - это приоритет для бизнес-путешественников, - сегодняшние работодатели все больше на острие, когда дело доходит до выполнения своих обязательств по управлению рисками, связанными с поездками, для их командированных сотрудников. .

Фактически, во время прямого опроса тревел-менеджеров на недавней конференции ACTE (Association of Corporate Travel Executives) «Управление рисками» было безоговорочным лидером (67%) в том, почему компании беспокоятся о потере видимости и контроля, которые приходят с бронирование на сайтах потребительского туризма.

Для корпоративных менеджеров понимание понятия «обязанность проявлять осторожность» в контексте корпоративных поездок имеет важное значение для обеспечения соответствия и создания достаточной политики безопасности деловых поездок для сотрудников компании. Поэтому, прежде чем отправлять их в следующее корпоративное приключение с ручной кладью в руке, выделите время, необходимое для осмысления общей картины, касающейся обязанности проявлять осторожность, и ее значения для работодателей.

Что такое «Обязанность по уходу»?

В то время как управление рисками во время поездок рассматривается Business Travel News (BTN) как «курс действий», который компании предпринимают для обеспечения мер безопасности для деловых путешественников, их обязанность по соблюдению мер предосторожности - это их юридическое обязательство .Другими словами, согласно отчету Lockton за 2018 год, работодатели несут «моральную и юридическую ответственность и обязательства за здоровье, безопасность и безопасность своих сотрудников, особенно тех, кто путешествует от имени работодателя», внутри страны и по континентам. По сути, он касается определенных действий, которые корпоративные менеджеры решают совершать или не совершать в контексте политики безопасности деловых поездок.

Как бизнес-менеджер, обеспечение безопасности и общего благополучия ваших сотрудников, которые путешествуют, должно быть первым в вашем списке приоритетов при реализации достаточной и устойчивой политики в отношении командировок.По-видимому, согласно Wex Travel Payments Insights (Wex), в «юридической справке на сайте travelweekly.com» утверждается, что «в США, в отличие от других стран, отсутствуют федеральные или государственные правила», когда речь идет о защите своих сотрудников, которые путешествуют. Несмотря на то, что законы, касающиеся обязанности проявлять осторожность, в США отсутствуют, руководители предприятий по-прежнему должны соблюдать свои юридические обязательства, когда дело доходит до ухода за своими сотрудниками.

Учитывая количество непредвиденных рисков, связанных с деловыми поездками, уделение времени внедрению политики безопасности имеет отношение к общей функциональности вашего бизнеса в долгосрочной перспективе.

Понимание обязательств по охране и безопасности

Мы знаем, что в связи с постоянно меняющейся и развивающейся динамикой командировок сотрудников, всегда оставаться в курсе ваших обязательств, поскольку работодатель легко отходит на второй план. Хотя так же легко, как и отложить ее в сторону и убедить себя, что она будет решена позже или когда произойдет что-то трагическое, сейчас, как никогда ранее, пора признать ответственность.

Найдите минутку, чтобы понять постоянно растущую потребность работодателей в соблюдении политики безопасности путешествий и о том, что вы можете сделать, чтобы обеспечить ее соблюдение.

Компенсация рабочим

Согласно BTN 2018, «страхование компенсации работникам обычно покрывает ответственность компании» и ограниченную ответственность перед американскими служащими, которые получают травмы или заболевают на работе. Для работодателей из США это отличное убежище от любых претензий, которые они могут получить при наличии этой страховки. Тем не менее, для сотрудников из США компенсация рабочих дает чувство защиты и уверенности, зная, что их работодатели несут ответственность в случае возникновения неблагоприятных обстоятельств во время их корпоративных поездок.

Несмотря на то, что такое же прекрасное предложение, как компенсация работникам, есть на всех концах спектра, оно все же не охватывает более широкого круга обязанностей работодателей по отношению к своим деловым путешественникам. Стивен Барт, «профессор права Хьюстонского университета и основатель медиа-и информационной платформы Hospitality Lawyer» упоминается в том же отчете BTN, где объясняется, что «как только сотрудник удаляется на определенное расстояние от места, где расположен бизнес, - и это расстояние меняется от от штата к штату - компенсация работникам больше не обеспечивает покрытие.”

Имея это в виду, растет потребность в юридических и моральных ответвлениях, которые работодатели должны соблюдать при реализации политики в отношении поездок, которая учитывает более широкий круг обстоятельств.

Определение и оценка факторов риска

На каждой работе сотрудники сталкиваются с рядом рисков. Деловые путешественники чаще всего сталкиваются с этими угрозами. Опрос IPSOS 2016 года среди 1119 человек, которые «организуют, влияют или несут ответственность» за «политику в отношении поездок и снижения рисков» своей компании, утверждает, что почти «три четверти (72%) участников, опрошенных к концу 2016 года, считают, что риски для увеличилось количество деловых путешественников.”

При этом, хотя в статье Buying Business Travel (BBT) 2018 упоминается «опрос 2000 бизнес-путешественников по всему миру, проведенный Carlson Wagonlit Travel», показывающий, что «американцы больше всего рады поставить под угрозу безопасность ради вознаграждений [лояльность отелей] в 39 лет. процентов… », - утверждает большинство деловых путешественников в США, которые« беспокоятся о возможности проникновения злоумышленника во время их пребывания ».

Источник инфографики: Hospitalitynet через Carlson Wagonlit Travel

Хотя такие события маловероятны, даже простая мысль о них вызывает стресс и беспокойство у деловых путешественников.Согласно статье 2017 года в The New York Times, рост глобального терроризма в эту тревожную эпоху внушил страх даже «самым закоренелым путешественникам». В недавнем отчете Travel Agent Central со ссылкой на исследование, проведенное Carlson Wagonlit Travel (CWT), говорится, что 50% бизнес-путешественников по всему миру «больше беспокоятся о метро и вокзалах», чем об аэропортах.

Источник инфографики: Central Travel Agent через Carlson Wagonlit Travel

Принимая во внимание эти статистические данные, пора работодателям принять во внимание факторы риска, связанные с деловыми поездками.Как только менеджеры начинают оценивать вероятность того, что что-то пойдет не так в командировке, они могут начать разумно планировать способы выполнения обязанностей по заботе и корпоративных командировочных обязательств.

От программы минимальной заботы, заключающейся в том, чтобы сотрудники отправляли корпоративным менеджерам свои маршруты поездок, к более комплексной, включающей использование дежурных поставщиков услуг (ISOS, Ijet, TMC и т. Д.), Которые используют мобильное GPS-слежение для создавать геозоны, чтобы путешественники не попадали в опасные зоны - существует широкий спектр вопросов, которые важно учитывать руководителям бизнеса, чтобы понимать свои моральные и юридические обязательства по отношению к своим сотрудникам.Понимание этого широкого спектра и прозрачность в нем - это лишь некоторые из способов, с помощью которых бизнес-менеджеры могут обеспечить эффективное соблюдение требований.

С какими рисками и угрозами сталкиваются бизнес-путешественники?

JTB USA Business Travel утверждает, что делятся примерно на пять различных категорий, которые подпадают под .

1. Здоровье и общее самочувствие

Мы все были там в тот или иной момент - заболели на работе, оказались в E.Р. из-за инфекции, незначительного инсульта или даже в результате постоянного стресса и переутомления. Хорошо, мы могли бы немного переборщить с результатами, но масштаб крайностей в отношении здоровья деловых путешественников может действительно варьироваться в зависимости от обстоятельств. Эти типы медицинских происшествий представляют собой лишь некоторые из многих, от которых путешествующие сотрудники терпят и вынуждены сталкиваться на работе.

2. Столкновения автомобилей и самолетов

По данным Ассоциации безопасных международных автомобильных путешествий, «ежегодно в дорожно-транспортных происшествиях погибает более 37 000 человек» в США.S., и дорожно-транспортные происшествия являются «самой серьезной ежегодной причиной смерти здоровых граждан США, выезжающих за границу». Мы знаем, что несчастные случаи случаются, и это прискорбно, когда они случаются, но внедрение эффективной политики безопасности деловых поездок может помочь уменьшить любые претензии к компании, одновременно показывая сотрудникам поддержку, которую они заслуживают. Прежде чем вы подумаете, что обречены на катастрофу, ознакомьтесь с этой статистикой безопасности полетов и узнайте, что полет - самый безопасный вид путешествий по сравнению с другими.

3.Неизбежное профилирование

Независимо от того, носят ли они застегнутую рубашку от Nordstrom, несут ли они портфель или технически подкованный багаж, давайте посмотрим правде в глаза - деловые путешественники имеют тенденцию выделяться из толпы. Эта очевидная реальность особенно актуальна при поездках за границу, что делает их открытой мишенью для «злоупотреблений, похищений и других угроз».

4. Стихийные бедствия

Когда мать-природа плачет, она рычит. От ураганов, «цунами, метелей, гроз, торнадо и других стихийных бедствий» бизнес-путешественники в разных частях мира сталкиваются с риском постижения неблагоприятных последствий стихийных бедствий.Эти угрозы различаются в зависимости от того, куда вы путешествуете, но очень важно быть в курсе прогнозов вашего следующего пункта назначения и принимать необходимые меры предосторожности.

5. Невозможность адаптироваться к местному назначению

Это случается слишком часто - вы добираетесь до места назначения и не знакомы с особенностями местной среды. Независимо от того, путешествуете ли вы по неизвестным дорогам или общаетесь с иностранными медицинскими системами на языке, который отличается от нормы, эта неспособность соответствующим образом адаптироваться к местному пункту назначения также создает собственные угрозы и риски.

Там, где риски и последствия максимальны

Согласно Wex, «Опрос Travel Leaders Group среди американских владельцев, менеджеров и специалистов по работе с туристическими агентствами был вовлечен в ситуацию« обязанности проявлять осторожность »с участием бизнес-путешественника». Тем не менее, со ссылкой на этот опрос, они перечисляют, что «5 основных обстоятельств, при которых клиентам требовалась помощь, были… чрезвычайные ситуации в авиакомпаниях, гражданские беспорядки в международных странах, метели, террористические инциденты», а также ураганы или стихийные бедствия.Помимо этих наиболее распространенных обстоятельств, следует учитывать еще один фактор - большое количество женщин, которые столкнулись с серьезными происшествиями во время путешествия. В статье Buying Business Travel о бизнес-путешественниках-женщинах, подвергающихся более высокому риску, чем их коллеги-мужчины, утверждается, что большинство женщин, ссылаясь на опрос, заявили, что их основными проблемами были «поездки в определенные страны или города, сексуальные домогательства, нападение или похищение». выполнено «Корпоративными покупателями путешествий в США», проведенным Глобальной ассоциацией делового туризма (GBTA).

Обсуждая жилье для своих путешественниц, 63 процента заявили, что, по их мнению, «расположение отелей является проблемой для женщин», а 54 процента заявили, что «также следует учитывать тип жилья». Хотя все эти моменты очевидны, только «менее половины (44%) сообщили, что их компании рекомендуют жилье, удобное для женщин». Все это важные факторы риска, которые следует учитывать при установлении политики заботы о поездках для ваших сотрудников, и они лишь некоторые из тех, которые принимаются во внимание.

Стивен Барт из отчета BTN 2017 также подчеркивает, что существует ряд заблуждений, связанных с описанными выше рисками. От «дорожно-транспортных происшествий с пешеходами, автомобильных аварий, происшествий в метро и автобусах» Барт утверждает, что игнорирование управления рисками подрывает другие «повседневные риски, которые могут быть столь же смертельными».

Обязанность проявлять осторожность

По мере того, как социально-политическая среда становится все более компромиссной, у компаний растет спрос и необходимость организовываться, когда дело доходит до их служебной политики в отношении поездок.В наши дни работодатели должны быть готовы «реагировать на любой инцидент в любое время», чтобы «защитить репутацию компании и моральный дух сотрудников», как указано в отчете Lockton за 2018 год о защите сотрудников в контексте деловых поездок.

Что все это значит для работодателей

Если есть одна основная проблема, с которой бизнес-менеджеры сталкиваются в контексте выполнения служебных обязанностей во время корпоративных поездок, это их чувство ответственности перед своими сотрудниками. Согласно опросу менеджеров по путешествиям, проведенному Phocuswright в 2015 году, только «47 процентов менеджеров по путешествиям определили соблюдение политики в качестве главного приоритета», в то время как «39 процентов были озабочены безопасностью путешественников и соблюдением обязанностей по уходу.”

Независимо от того, являетесь ли вы менеджером по бизнесу и хотите внедрить новую политику в отношении командировок для своей компании или просто задаетесь вопросом, что вы можете сделать, чтобы придать ему дополнительный импульс, прочитайте ниже советы о том, как все это следующий уровень.

Эффективное планирование

Хотите знать, что вы можете сделать, чтобы выполнять свои обязанности по уходу в корпоративных поездках? Помогите управлять рисками и снижать их с помощью новых технологий! Wex утверждает, что компании официально прибегли к «обновлению своей политики в отношении поездок и внедрению новых технологий, чтобы помочь контролировать местонахождение своих сотрудников и общаться с ними в случае возникновения чрезвычайной ситуации.«Прежде чем отправиться на охоту за новейшими технологиями управления рисками во время поездок, работодатели будут лучше подготовлены к принятию таких решений, предварительно оценив степень, в которой их сотрудники подвержены риску.

Президент

Christopherson Business Travel Майк Кэмерон цитируется в отчете BTN за 2017 год, в котором говорится, что «компания, сотрудники которой путешествуют в основном внутри страны, может решить, что внедрение сложной программы управления рисками во время поездок имеет минимальную выгоду», и вполне может быть лучше, если вместо этого выберет себя. -страховать.Все это важные элементы, которые необходимо учитывать при формулировании политики в отношении поездок, связанных с обязанностями по уходу.

Вовлеченность сотрудников

Когда дело доходит до установления политики заботы о поездках, главное - это прозрачность и руководство. Сделать обязанность проявлять заботу частью корпоративной культуры - это первый шаг к обеспечению соблюдения правовых норм. Эта углубленная политика безопасности деловых поездок имеет важное значение для корпоративных поездок и тем более для вовлеченности сотрудников, поскольку от сотрудников ожидается, что они будут следовать этой политике.

В большинстве случаев бизнес-путешественники понятия не имеют, что влечет за собой их политика безопасности деловых поездок. Для работодателей крайне важно, чтобы их бизнес-путешественники знали, что влечет за собой их политика безопасности. Если ваши работники довольны, ваш бизнес счастлив. Вовлечение и эффективное выполнение политики заботы о поездках в конечном итоге приводит к общему положительному впечатлению для ваших сотрудников, тем самым повышая лояльность компании и, в конечном итоге, эффективность сотрудников в достижении ее целей.

Ориентация на мораль и закон

Когда дело доходит до командировочных сотрудников, работодатели обычно уделяют больше внимания юридическим последствиям, связанным с обязанностью проявлять осторожность, а не моральным обязательством. Интересно отметить, что, когда «компании сосредотачиваются на моральной стороне, однако, их действия, как правило, также отвечают на юридические вопросы» (BTN, 2017). Те компании, которые более активно выполняют свои обязанности по обеспечению осторожности, сосредоточены на своих моральных обязательствах и «рассматривают их как этическую корпоративную ответственность» (BTN, 2017).

Это лишь некоторые из множества передовых методов, которые работодатели могут использовать при рассмотрении понятия «обязанность проявлять осторожность» в корпоративных поездках.

Какую роль играет Шеп в управлении рисками

Если вы ищете ориентированный на сотрудников инструмент бронирования, который также охватывает управление рисками в корпоративных поездках, Shep - ваше решение. Эта универсальная платформа взаимодействует с компаниями и предоставляет им отчеты о данных, отслеживание расходов путешественников и отчеты о поездках, чтобы вы знали, какими рейсами будет летать ваша команда и в каких отелях они будут останавливаться на каждом этапе пути. .

Исследование, проведенное партнерской сетью Expedia под названием «Как TMC не отстают от корпоративных путешественников», показало, что 68% бизнес-путешественников бронируют половину или более поездок за пределами утвержденных инструментов. Это в конечном итоге снижает эффективность программы обязанности проявлять заботу, поскольку это приводит к тому, что компании и корпоративная безопасность теряют видимость своих сотрудников. Не зная, где находятся ваши сотрудники или куда они направляются, вы не можете их подготовить или поддержать.

Позволяя путешественникам бронировать на сайтах клиентов, Shep обеспечивает критически важный компонент для соблюдения политики и обязанности проявлять осторожность, чего не хватает текущим корпоративным инструментам бронирования.Это дает путешественникам необходимую им свободу и удобство, одновременно гарантируя, что работодатели могут управлять рисками и оказывать поддержку своим путешественникам.

Заключительные замечания

Если вы думали, что ваши обязательства по политике в отношении поездок распространяются только на ваших сотрудников, подумайте еще раз. Независимо от того, являетесь ли вы миллениалом, меняющим характер деловых поездок, или корпоративным менеджером, разрабатывающим политику безопасности деловых поездок, вы будете удивлены, обнаружив, что эти обязательства также относятся к «супругам и детям сотрудников, а также к посадке на борт». членов, консультантов и подрядчиков »(Локтон, 2018).

Итак, в следующий раз, когда вам придется планировать деловую поездку для своих сотрудников, будьте прозрачны в отношении своей политики в отношении поездок и позвольте своим сотрудникам [и их близким] знать, что вы заботитесь!

Командировки - Минэкономики

Когда нужно отправлять сотрудников в командировку?

  • Командировка связана со сменой места работы сотрудника и возникает, когда бизнес компании временно требует выполнения определенных функций за пределами назначенного места работы.По сути, командировка требует выполнения той же функции вне постоянного места работы. Оценка этих потребностей производится работодателем и оформляется письменным распоряжением о командировке.
  • Деловая поездка может быть в пределах страны, в которой находится компания, или за границей.
  • Закон также разрешает командировки для оказания услуги, предусмотренной ст. 121 а ТК РФ.Дополнительная информация о командировках этого типа доступна здесь.

Сколько длится командировка?

  • Максимальная продолжительность разовой командировки составляет 30 календарных дней.
  • Если продолжительность командировки превышает 30 календарных дней, сотрудник должен дать явное согласие, и стороны договорились о как минимум тех же минимальных условиях труда в период командировки, что и те, которые предоставляются сотрудникам, выполняющим те же самые или аналогичная работа в стране, куда состоится командировка.

Важно знать

  • Служебные командировки за границу выполняются аналогично процедурам в родной стране. Однако существуют различия, связанные с порядком оформления командировочных, а также с суммой командировочных, суточных и проживания.

Какова процедура отправки сотрудника в командировку?

Оформление командировки

Назначение командировки происходит на основании письменного распоряжения работодателя (или уполномоченного лица).В заказе должно быть указано:

  • Имя и должность назначенного лица;
  • Пункт назначения командировки;
  • ФИО лица / руководителя, отправляющего сотрудника в командировку;
  • Задача, которую сотрудник должен выполнить в командировке;
  • Суточные, путевые расходы и проживание;
  • Продолжительность командировки.

Перед выездом приказ должен быть подписан уполномоченным лицом и скреплен печатью компании, отправляющей сотрудника в командировку.

Выплата пособий

Во время командировки работодатель обязан выплатить работнику следующие компенсации:

  • Путевые расходы - это расходы на дорогу до места назначения и обратно.Эти расходы представляют собой фактические затраты, понесенные в соответствии с порядком командировки по наиболее короткому и экономически выгодному маршруту.
  • Суточное - выплачивается на питание и повседневные расходы во время отсутствия сотрудника в командировке. Минимальное пособие составляет 20 левов за каждый день командировки, но эта сумма варьируется в зависимости от страны, в которую сотрудник направляется в командировку.
  • Расходы на проживание - покрывают фактическую суточную сумму в пределах лимита, утвержденного работодателем.Размер надбавки устанавливается работодателем в приказе о командировке.

Отчетность по результатам командировки

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник обязан представить отчет о проделанной работе. Его / ее руководитель должен предоставить отзыв на отчет в течение 5 дней.

Кто оплачивает командировочные расходы при выполнении задания в рамках оказания услуг?

  • Командировка работника болгарским работодателем осуществляется за счет работодателя (передающей стороны) и осуществляется на основании соглашения, подписанного между работодателем и другой стороной - пользователем услуг.
  • Назначение командировки составляет:

- Компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Болгарии, которая обеспечивает временную работу в другой стране; или

- Компания, предоставляющая временные рабочие задания, зарегистрированная в соответствии с законодательством соответствующей страны назначения.

Каковы условия командировки в рамках оказания услуг?

  • Командировка в рамках оказания услуг может иметь место при наличии трудовых отношений между двумя сторонами в течение периода, на который предполагается продолжить командировку.
  • Во время командировки сотруднику предоставляются как минимум те же минимальные условия труда, что и у сотрудников, выполняющих ту же или аналогичную работу в стране назначения, включая вознаграждение, рабочее время, оплачиваемый ежегодный отпуск, пр.

BOLI: Время в пути и пробег: Для рабочих: Штат Орегон

Следует ли вам получать оплату за время в пути на работе? Это зависит от типа поездки.

Существует четыре основных категории командировок сотрудников. Вот краткое изложение.

Путешествие от портала к порталу

Путешествие от портала к порталу - это еще один способ сказать «добираться до работы». Он включает в себя ваши обычные поездки с работы на работу и с работы на дом в начале и в конце одного рабочего дня. Как правило, ваш работодатель не обязан платить вам за это время в пути (если у него нет политики или контракта, обещающего оплату этого времени).

Переезды между рабочими участками

Поездки между рабочими участками включают в себя поездки в течение одного дня между несколькими рабочими участками.Как правило, работодатели должны платить вам за это время, если вам нужно путешествовать, чтобы выполнить дневную работу.

Особые однодневные задания

Если ваш работодатель требует, чтобы вы явились на другое рабочее место более чем в 30 милях от вашего обычного постоянного места работы, они обычно должны платить вам за это время в пути.

Ночная поездка

В поездках с ночевкой все время, которое вы проводите в пути в обычные рабочие часы, должно быть оплачено - даже в выходные. Ваш работодатель по закону не обязан оплачивать вам время в пути, выходящее за рамки вашего обычного рабочего времени, за исключением случаев, когда вы должны водить машину.

Пробег

Закон штата Орегон не требует от работодателя оплачивать мили, но вы не можете нести какие-либо требуемые расходы, которые уменьшают вашу заработную плату до уровня ниже минимальной заработной платы.

Если вы считаете, что ваш работодатель нарушает этот закон, вы можете подать жалобу или связаться с нами для получения помощи.

Закон

ВЕСЛО 839-020-0045

ORS 653

Часто задаваемые вопросы

Для рабочих

Обязан ли ваш работодатель оплачивать вам регулярные поездки с работы на работу / с работы на дом?

Нет, если только у вашего работодателя нет политики или контракта, обещающего оплату такой поездки.

Обязан ли ваш работодатель оплачивать вам время в пути с одного места работы на другое в течение рабочего дня?

Да, если вам нужно путешествовать по работе. Примеры включают сотрудников по обслуживанию ландшафта или ремонтников бытовой техники, которые ездят с места на место в течение дня.

Если ваш работодатель разрешает вам взять служебный автомобиль домой, должны ли они оплачивать время в пути от дома до места работы и наоборот?

Нет, если вы не выполняете никаких рабочих обязанностей до достижения первой рабочей площадки.Это считается обычным путешествием домой на работу / с работы на дом, и время не подлежит компенсации.

Если мой работодатель требует, чтобы я останавливался в одном месте в начале рабочего дня, чтобы получить инструкции или забрать инструменты или автомобиль компании, прежде чем явиться на место работы, должны ли они платить вам за какие-либо из время в пути?

Да. Путешествие из вашего дома в первое место не требует компенсации, поскольку оно подпадает под правило «портал-портал / коммутируют».Но как только вы прибудете в первое требуемое место, вы будете «на часах», и последующее время в пути будет компенсировано.

Меня отправили из моего обычного офиса в Портленде обучать новых сотрудников в нашем салемском филиале. Я не остался ночевать в Салеме и в тот же день вернулся домой. Должен ли я получать оплату за время в пути?

Да. Поскольку однодневное задание было в городе за пределами 30-мильного радиуса от вашего официального рабочего места, время в пути должно быть оплачено.

Я часто работаю в разных местах, и у меня нет постоянного официального рабочего места.Должен ли мой работодатель платить мне за то время, когда я проезжаю более 30 миль до места работы?

Нет. Правило «специального однодневного задания» применяется только в том случае, если у вас есть фиксированное официальное место работы. Таким образом, ваше время в пути подпадает под правило «портал-портал» и не требует компенсации, даже если она уезжает в отдаленные места в течение дня.

Когда поездка с ночевкой считается рабочим временем, которое необходимо компенсировать?

При поездках с ночевкой все время, которое вы проводите в пути в обычное рабочее время, должно быть компенсировано - даже в выходные дни.Ваш работодатель по закону не обязан компенсировать время в пути, выходящее за рамки вашего обычного рабочего времени, за исключением случаев, когда вы должны водить машину.

Пример: Обычный график работы Чета - с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу. Его работодатель требует, чтобы он посетил двухдневную бизнес-конференцию в Бойсе, штат Айдахо. Чет отправляется автобусом в среду, с 10:00 до 16:00. Работодатель должен оплатить эти шесть часов в пути, поскольку они меньше обычного рабочего времени Чета.Чет возвращается домой на автобусе в субботу с 14:00. до 20:00 Работодатель должен оплатить три часа с 14:00 до 17:00, время в пути, которое превышает обычные часы работы Чета. Это необходимо, даже если Чет обычно не работает по субботам.

Пример. Обычный график работы Джейн - с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу. Ее работодатель отправляет ее из Портленда на рабочее мероприятие в Чикаго в пятницу вечером с «красными глазами» с полуночи до 5:00 утра.м. Поскольку Джейн путешествует в качестве пассажира в нерабочее время, работодатель не должен оплачивать время в пути.

Устанавливает ли правительство требуемую норму пробега для сотрудников, которые ездят с одного места работы на другое?

Да и Нет. Да, федеральное правительство действительно устанавливает ставку миль для своих сотрудников, но нет, если вы не работаете на федеральное правительство, ваш работодатель не обязан выплачивать вам мили по федеральным ставкам.

Фактически, законы о заработной плате и часах вообще не требуют от работодателей выплаты миль своим сотрудникам.

Тем не менее, согласно Закону о минимальной заработной плате штата Орегон (ORS 653) работодателям запрещается требовать от сотрудников брать на себя расходы на необходимые предметы, если это приводит к снижению их заработной платы до уровня ниже минимальной.

Таким образом, если командировка является предметом, который вам необходим, связанные с этим расходы, такие как топливо и износ транспортных средств, не могут привести к снижению заработной платы сотрудника ниже минимальной заработной платы за все отработанные часы. Оплата согласованной ставки за пройденную милю - один из способов предотвращения потенциального нарушения минимальной заработной платы.

Обязан ли мой работодатель в соответствии с законодательством о заработной плате и часах оплачивать мне суточные (гостиница, рестораны, пробег и т. Д.)?

Обычно нет. Но ваш работодатель должен покрывать суточные, если требование их выплаты приведет к снижению вашей заработной платы ниже минимального размера оплаты труда. (От сотрудников с минимальной заработной платой никогда не может потребоваться оплата суточных.)

Если мой работодатель выплачивает сотрудникам суточные и / или пробег, должны ли они по-прежнему оплачивать время в пути?

Да, по-прежнему действуют обычные правила проезда.

Должен ли мой работодатель оплачивать время проезда, когда он заказывает служебный автомобиль, чтобы забрать сотрудников и доставить их на место работы?

При условии, что от сотрудников не требуется явиться на место встречи для получения инструкций или выполнения там другой работы, или для подбора и переноски инструментов, это по-прежнему считается нормальным перемещением с работы на работу / с работы на дом. Водитель служебного автомобиля - единственный человек, фактически выполняющий работу, и, следовательно, единственный сотрудник, которому причитается оплата времени в пути.

Может ли мой работодатель платить за время в пути по другой ставке, чем за часы, отработанные по моей обычной ставке?

Да, если ваш работодатель выплачивает как минимум минимальную заработную плату за все отработанные часы. Если ваш работодатель намерен оплачивать время в пути по ставке ниже, чем обычная почасовая ставка, он должен заранее четко проинформировать вас о политике.

Нужно ли учитывать компенсируемые часы в пути при расчете сверхурочных?

Да. Необходимо учитывать компенсируемые часы в пути, чтобы определить, отработали ли вы более 40 часов работы за одну рабочую неделю.

Для работодателей

Обязаны ли работодатели платить работникам за регулярные поездки из дома на работу / с работы на дом?

Нет, если только у работодателя нет политики или контракта, обещающего оплату такой поездки.

Обязан ли работодатель оплачивать работникам время в пути с одного места работы на другое в течение рабочего дня?

Да, если работникам приходится путешествовать, чтобы выполнить дневную работу. Примеры включают сотрудников по обслуживанию ландшафта или ремонтников бытовой техники, которые ездят с места на место в течение дня.

Если работодатель разрешает работнику забирать домой служебный автомобиль, должен ли работодатель оплачивать время в пути от дома до места работы и наоборот?

Нет, если сотрудник не выполняет рабочих обязанностей до достижения первого рабочего места. Это считается обычным путешествием от дома к работе / с работы до дома, и время не требует компенсации.

Если я требую, чтобы мой сотрудник остановился в одном месте в начале рабочего дня, чтобы получить инструкции или забрать инструменты или автомобиль компании, прежде чем явиться на место работы, должен ли я оплачивать время поездки ?

Да.Поездка от дома сотрудника до первого места не требует компенсации, поскольку она подпадает под правило «портал-портал». Но как только сотрудник прибывает в первое требуемое место, он «на часах», и последующее время в пути подлежит компенсации.

Я отправил сотрудника из своего офиса в Портленде обучать новых сотрудников в наш филиал в Салеме. Сотрудник не остался ночевать в Салеме и в тот же день вернулся домой. Должен ли я платить за время в пути?

Да.Поскольку однодневная командировка была в город за пределами 30-мильного радиуса от официального рабочего места сотрудника, время в пути подлежит компенсации.

Мой сотрудник часто работает в разных местах и ​​не имеет постоянного официального рабочего места. Должен ли я платить ей за время, когда она проезжает более 30 миль до места работы?

Нет. Правило «специального однодневного назначения» применяется только в том случае, если сотрудник имеет фиксированное официальное место работы. Таким образом, время в пути вашей сотрудницы подпадает под правило портала в портал и не требует компенсации, даже если она на целый день выезжает в удаленные места.

Когда поездка с ночевкой считается рабочим временем, которое необходимо компенсировать?

Во время ночных командировок все время, которое сотрудник проводит в поездках в обычное рабочее время, должно быть компенсировано - даже в выходные дни. Работодатель не обязан по закону компенсировать время в пути, выходящее за рамки обычного рабочего времени работника, за исключением случаев, когда работник должен водить машину.

Пример: Обычный график работы Чета - с 8:00 до 17:00., С понедельника до пятницы. Его работодатель требует, чтобы он посетил двухдневную бизнес-конференцию в Бойсе, штат Айдахо. Чет отправляется автобусом в среду, с 10:00 до 16:00. Работодатель должен оплатить эти шесть часов в пути, поскольку они меньше обычного рабочего времени Чета. Чет возвращается домой на автобусе в субботу с 14:00. до 20:00 Работодатель должен оплатить три часа с 14:00 до 17:00, время в пути, которое превышает обычные часы работы Чета. Это необходимо, даже если Чет обычно не работает по субботам.

Пример. Обычный график работы Джейн - с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу. Ее работодатель отправляет ее из Портленда на рабочую конференцию в Чикаго в пятницу вечером с «красными глазами» с полуночи до 5:00 утра. Поскольку Джейн путешествует в качестве пассажира в нерабочее время, работодателю не нужно. оплатить любое время в пути. Пример: Питер, чей обычный график работы с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу, летит на самолете на деловую встречу за пределами штата.Полет осуществляется с 12:00 до 17:00. В аэропорту Питер должен взять арендованный автомобиль и проехать еще пять часов, чтобы добраться до удаленного города, где состоится встреча. В этом случае работодатель должен оплатить 10 часов времени в пути - пять часов полета по воздуху, которые меньше обычного рабочего времени Питера, плюс пять часов поездки на машине, которые выходят за рамки обычных рабочих часов Питера, поскольку он необходим. водить в это время.

Пример: Донна обычно работает в кладбищенскую смену с 12:00 до 8:00.м. Начальник Донны поручает ей поехать в Калифорнию в командировку на неделю. Супервизор предлагает Донне билет на автобус для поездки с 6:00 до 14:00, но Донна вместо этого предпочитает водить свой личный автомобиль. В этом случае, поскольку Донне была предложена перевозка в качестве пассажира, и от нее не требовалось водить машину, работодатель может выбрать оплату Донне за все часы, которые она проводит за рулем автомобиля, но по закону обязан оплатить только два часа поездки. с 6:00 до 8:00.м. - время, которое можно было бы компенсировать, если бы Донна приняла билет на автобус.

Устанавливает ли правительство требуемую норму пробега для сотрудников, которые ездят с одного места работы на другое?

Да и Нет. Да, федеральное правительство устанавливает ставку миль для своих сотрудников, но нет, если вы не являетесь федеральным правительством, вы не обязаны оплачивать мили своим сотрудникам по федеральным ставкам.

Фактически, законы о заработной плате и часах вообще не требуют от работодателей выплаты миль своим сотрудникам.

Тем не менее, согласно Закону о минимальной заработной плате штата Орегон (ORS 653) работодателям запрещается требовать от сотрудников брать на себя расходы на необходимые предметы, если это приводит к снижению их заработной платы до уровня ниже минимальной.

Таким образом, если командировка является предметом, который вам необходим, связанные с этим расходы, такие как топливо и износ транспортных средств, не могут привести к снижению заработной платы сотрудника ниже минимальной заработной платы за все отработанные часы. Оплата согласованной ставки за пройденную милю - один из способов предотвращения потенциального нарушения минимальной заработной платы.

Обязан ли работодатель в соответствии с законодательством о заработной плате и часах оплачивать работникам суточные (гостиница, рестораны, пробег и т. Д.)?

Обычно нет. Но работодатель должен покрывать суточные, если требование к работнику их выплачивать привело бы к снижению заработной платы работника ниже минимальной заработной платы за период оплаты. (Работники с минимальной заработной платой никогда не могут быть обязаны оплачивать суточные.)

Если работодатель выплачивает сотрудникам суточные и / или пробег, должен ли работодатель по-прежнему оплачивать время в пути?

Да, по-прежнему действуют обычные правила проезда.

Должен ли работодатель оплачивать время в пути, когда работодатель заказывает автомобиль компании, чтобы забрать сотрудников и доставить их на место работы?

При условии, что от сотрудников не требуется явиться на место встречи для получения инструкций или выполнения там другой работы, или для подбора и переноски инструментов, это по-прежнему считается нормальным перемещением с работы на работу / с работы на дом. Водитель служебного автомобиля - единственный человек, фактически выполняющий работу, и, следовательно, единственный сотрудник, которому причитается оплата времени в пути.

Может ли работодатель платить за время в пути по иному, чем за часы, отработанные по обычной ставке?

Да, если работодатель выплачивает как минимум минимальную заработную плату за все отработанные часы. Если работодатель намеревается оплачивать время в пути по ставке ниже, чем обычная почасовая ставка, работодатель должен заранее четко проинформировать сотрудников об этой политике.

Нужно ли учитывать компенсируемые часы в пути при расчете сверхурочных?

Да.Компенсируемые часы в пути должны учитываться для определения того, отработал ли сотрудник более 40 часов работы за одну рабочую неделю.


командировка: предупреждение для начальников: отправка сотрудников в командировки может повысить продуктивность

Начальство прислушивается: отправка сотрудников в командировки действительно полезна для бизнеса. Поездки по работе - это часть нашей работы, и недавний опрос, проведенный в Индии, США и Китае, показывает, что 90 процентов индийцев чувствуют мотивацию выполнять больше работы, когда они путешествуют по делам.

Около 72% индийских деловых путешественников вынуждены работать дольше, когда они путешествуют по делам. Но это не просто работа для них: 91% рассматривают деловые поездки как время, чтобы зарядиться энергией как в профессиональном, так и в личном плане. Фактически, 90 процентов говорят, что деловые поездки научили их навыкам, которые они могут использовать для решения проблем в личной жизни. А когда у вас нет домашних обязанностей, многие участники опроса сказали, что они позволяют себе немного побаловать себя.Около 61% бизнес-путешественников пробуют местную кухню, а 33% признались, что слишком много смотрят телевизор.

Дар времени: что горячие боссы предпочли бы делать с дополнительным часом, каждый день

Если бы у меня был дополнительный час…

Время - это тот драгоценный товар, которого у этих компаний никогда не будет достаточно. Но что, если бы они могли добавить к своему дню еще 60 минут? Вот что они будут делать. (Текст: Гинда Алвес)

Шашват Гоенка

Заведующий сектором Spencer’s Retail

«Я бы уделил еще немного времени своим увлечениям.Я хочу заниматься фотографией ».

Арун Айер

Председатель, Лоу Линтас

«Я бы потратил лишний час в свой день, играя в бадминтон. Я уже играю раз в неделю, но хотел бы иметь возможность играть каждый день ».

Аваантика Каккар

Партнер, Сирил Амарчанд Мангалдас

«Я бы потратил это на чтение. Я прочитаю все, что угодно - даже заднюю часть бутылки с кетчупом. Я люблю литературу и ежегодно читаю романы Джейн Остин.Моя любимая Эмма.

Абхишек Мохла

Руководитель отдела продаж и маркетинга Hindalco Industries Ltd

«Я бы потратил лишний час на покупки. Я бы потратил их на таких сайтах, как Amazon и Flipkart ».



Полное руководство по созданию политики в отношении корпоративных поездок

Когда вам ставят задачу разработать политику компании, возникает соблазн скомпоновать что-нибудь и назвать это хорошим. Но ваша политика может повлиять на принятие решений путешественниками, менеджерами и администраторами в будущем.

Он может помочь вам консолидировать командировки вашей компании, облегчая составление отчетов и отслеживание, или может вообще не повлиять на поведение.

Мы начинаем это руководство с ознакомления с корпоративной политикой в ​​отношении поездок и ее преимуществами для вашей компании. Затем мы подробно рассмотрим некоторые важные темы и ресурсы: лучшие практики, советы по написанию, настраиваемый шаблон политики, как достичь почти полного соответствия, как управлять утверждением командировок с помощью технологий, даже как автоматизировать бронирование деловых поездок. процесс.

Что такое политика в отношении поездок?

Политика в отношении командировок - это, по сути, правила и процедуры компании, которые определяют, как их сотрудники должны утверждать, бронировать и оплачивать командировки для деловых целей. Политики корпоративных поездок обычно создаются финансовым менеджером и менеджером по поездкам и обычно определяют такие вещи, как, может ли сотрудник летать бизнес-классом, за сколько недель заранее он должен бронировать поездки или есть ли определенные меры предосторожности, которые сотрудники должны соблюдать во время путешествий. один.

В комплексной политике в отношении поездок обычно включается следующая информация:

  • Процедура бронирования и утвержденный инструмент бронирования поездок
  • Допустимая стоимость бронирования (отели, авиабилеты, наземный транспорт)
  • Особые исключения или правила для более дорогих городов или маршрутов
  • Предпочтительные поставщики компаний
  • Процесс утверждения поездок, превышающих типичные ограничения
  • Процесс возмещения
  • Разрешенные и недопустимые расходы
  • Процесс анализа командировок
  • Страховая компания для путешествий
  • Обязанность поставщика услуг по уходу или процедуры

Очевидно, что политика в отношении поездок - это не только момент бронирования.Он также контролирует очень многие аспекты командировок и влияет на сотрудников самых разных отделов.

Зачем нужно создавать политику в отношении деловых поездок?

Четкие руководящие принципы означают справедливость для всех.

Политика в отношении путешествий - это не просто правила, правила, правила. Они не должны вызывать разочарование и закатывать глаза. Скорее, политика в отношении путешествий может положительно повлиять как на путешественников, так и на бизнес. Вот как:

Льготы для путешественников
  • Гибкость и автономность при самостоятельном бронировании поездки в соответствии с руководящими принципами
  • Безопасность превыше всего! (Местонахождение путешественников отслеживается)
  • Избавьтесь от путаницы и хлопот с бронированием путешествия
Преимущества для компании
  • Уменьшите всплески расходов на командировки и получите контроль
  • Уменьшите трение и разочарование по поводу расходов и возмещения расходов
  • Повысьте справедливость и создайте позитивную корпоративную культуру

Что должно быть включено в политику корпоративных поездок?

Политика в отношении поездок вашей компании будет зависеть от того, как ваша компания путешествует, кто путешествует и почему путешествует.Однако есть некоторые моменты, которые должны быть включены в политику любой компании.

Обязательно укажите утвержденный процесс бронирования и инструмент. Вы хотите, чтобы путешественники бронировали билеты на одной платформе для деловых поездок, чтобы вы могли консолидировать свои расходы? Вы хотите, чтобы путешественники бронировали для себя в рамках политики или хотите, чтобы офис-менеджер бронировал все поездки?

В вашем полисе также должно быть четко указано, какие покупки могут быть списаны на расходы, а какие - нет, чтобы путешественники, не зная, не покупали то, за что им не возмещались, и не добавляли ненужные расходы на свою корпоративную карту.

Правила проживания в отеле

Также важно включить правила гостиничной политики вашей компании в корпоративную политику в отношении поездок. В каждой организации действуют разные правила размещения в рамках корпоративной политики в отношении размещения, поэтому важно четко их прояснить с самого начала.

Что касается расходов на гостиницу, то организации обычно устанавливают максимальную звездную оценку гостиницы или ночную ставку / стоимость номера, которую сотрудники не могут превышать. Также обычно сотрудники должны оставаться в стандартных гостиничных номерах, в то время как люксы или номера не допускаются.

Во-вторых, четко укажите, какие непредвиденные расходы могут быть возмещены. Они могут варьироваться от обслуживания номеров и химчистки / прачечной до парковки автомобилей служащим и использования удобств отеля (тренажерный зал, бассейн, сауна и т. Д.).

Имейте в виду, что цены на отели зависят как от сезона, так и от местоположения, поэтому вам нужно учитывать любые нюансы в зависимости от времени года и мест назначения сотрудников. По этим причинам многие организации предпочитают сотрудничать с конкретными поставщиками и согласовывать туристические пакеты и требовать от своих сотрудников использовать этих поставщиков везде, где это возможно.

Правила в отношении путешествий и развлечений

Вам также необходимо включить раздел, посвященный передовым методам путешествий и развлечений. Это должно включать правила и рекомендации о том, что сотрудники могут покупать для развлечения во время путешествий.

Рекомендации по путешествиям и развлечениям должны включать:

  • Пределы расходов на обеды (на один прием пищи или на день)
  • Правила о том, что разрешено, когда сотрудники развлекают клиентов (еда, алкоголь и т. Д.)
  • Четкие инструкции относительно ситуаций, когда алкоголь может и не может быть списан на расходы, и максимальная сумма, которую можно потратить на алкоголь на душу населения
  • Список недопустимых расходов, таких как услуги прачечной, оплата мини-бара и плата за личные телефонные звонки
  • Инструкции по информации, квитанциям и другой документации, необходимой для обработки возмещение

Политика в отношении командировок также является разумным местом для определения ваших расходов и процесса возмещения расходов.Таким образом, у путешественников будет причина ознакомиться с правилами.

И, наконец (но, конечно, не менее важное), вы должны указать всю информацию о безопасности, которая нужна путешественникам. Что им делать в случае возникновения чрезвычайной ситуации, пока они отсутствуют? К кому им обращаться в случае возникновения различных чрезвычайных ситуаций? Какая страховка им доступна?

Для получения дополнительных сведений обо всем вышеперечисленном см. Нашу страницу с шаблоном и раздел о том, как написать политику.

Правила бронирования бизнес-класса

Правила, касающиеся вашей корпоративной политики в отношении поездок в бизнес-классе, являются важным разделом, который необходимо включить.Независимо от того, не разрешается ли сотрудникам бронировать билеты бизнес-классом ни при каких обстоятельствах или существуют определенные сценарии, в которых они могут это сделать, вам необходимо с самого начала четко указать, каковы правила.

Хотя они обычно дороже, чем бронирование в эконом-классе, в некоторых случаях имеет смысл выбрать бронирование в бизнес-классе. Например, многие компании указывают в своей корпоративной политике в отношении поездок, что заказы бизнес-класса могут быть сделаны, если сегмент путешествий превышает определенное количество часов (общие ориентиры составляют от шести до десяти часов).

Этот тип правила позволяет компаниям предлагать своим сотрудникам комфорт и гибкость во время длительных деловых поездок и может положительно повлиять на удовлетворенность путешественников - важный ключевой показатель эффективности управления поездками, о котором следует помнить.

Вам также необходимо рассмотреть раздел, в котором сотрудникам разрешено использовать заказы бизнес-класса, если они дешевле, чем бронирования эконом-класса. Например, будут случаи, когда бронирование эконом-класса будет дороже, чем бизнес-класс, после того как будут учтены такие расходы, как сборы за багаж и питание на борту.

Еще одно обстоятельство, при котором сотрудникам может быть разрешено бронировать билеты в бизнес-классе, - это бронирование в последнюю минуту, когда бронирование в экономическом классе может быть недоступно в короткие сроки.

Помните, что если нет обстоятельств, при которых сотрудникам разрешено бронировать билеты бизнес-классом, сделайте это в исключительной четкости в своей корпоративной политике в отношении командировок, чтобы гарантировать отсутствие проблем во время процесса возмещения.

Правила использования миль для часто летающих пассажиров в личных целях

Когда ваши сотрудники путешествуют, они накапливают мили для часто летающих пассажиров.Не существует глобального корпоративного стандарта, который определял бы, сохраняет ли компания или сотрудник мили для часто летающих пассажиров. По этой причине важно включить раздел, посвященный использованию миль для часто летающих пассажиров в личных целях.

Некоторые компании признают, что путешествует сотрудник, а не компания в целом, и поэтому сотрудникам должно быть разрешено сохранять свои мили для часто летающих пассажиров. Другие предпочитают оговорить, что мили для часто летающих пассажиров должны принадлежать компании и использоваться для сокращения расходов за счет использования миль для экономии на будущих рейсах.

Поскольку не существует глобального стандарта, компании должны определить конкретные правила в отношении сотрудников, использующих мили для часто летающих пассажиров в личных целях, чтобы избежать путаницы. Например, вы можете разрешить сотрудникам использовать мили для часто летающих пассажиров, но оговорите, что они не могут использовать более высокие тарифы для накопления дополнительных миль. Точно так же вы можете прояснить, что они всегда должны путешествовать с наименее дорогой авиакомпанией, а не с авиакомпанией, с которой они часто летают.

В этом разделе вы также должны пояснить, как сотрудники должны записывать и сохранять накопленные мили. Используя TravelPerk, сотрудники могут легко добавлять и сохранять конкретные номера программ лояльности авиакомпаний в каждую учетную запись сотрудника-путешественника, а мы также автоматически проверяем, какие из их программ вознаграждения за поездки применяются при поиске новых рейсов.

Общие проблемы с политикой в ​​отношении поездок

Скорее всего, вы не хотите, чтобы ваша политика в отношении поездок собирала буквально или виртуальную пыль.К сожалению, слишком многие из них это делают. Вот несколько распространенных проблем с документами о проездных документах

  • Политику в отношении поездок сложно понять
  • Никто ее не читает и не запоминает
  • Политика в отношении поездок не применяется с использованием технологий
  • Политика в отношении поездок выглядит излишне бюрократической

Проблемы политики в отношении поездок по цифрам

  • 64% миллениалов понимают политику путешествий своей компании, но бронируют билеты за ее пределами.
  • 72% компаний не достигли желаемого уровня соблюдения правил в отношении поездок.
  • 50% и более бронирований отелей выходят за рамки корпоративной политики.

Некоторые из этих проблем можно решить, просто имея политику, которая более точно отражает потребности бизнеса и путешественников. Например, если половина поездок не соответствует требованиям, проблема может заключаться в том, что ваш стандартный бюджет поездки не отражает текущие цены на поездки или потребности. Характер вашего бизнеса может потребовать большого количества бронирований в последнюю минуту, даже если это противоречит политике.

В дополнение к реалистичной политике лучшее, что может сделать бизнес, - это иметь политику, которая была бы осуществима и реализована с использованием технологий. Вики, документ Word или PDF просто не помогут.

Вам нужна политика, которая живет внутри вашей технологии бронирования.

Как включить ваш полис в процесс бронирования

Поскольку документ не может повлиять на то, что люди покупают, вам нужна технология бронирования деловых поездок. Используйте инструмент бронирования, который включает настраиваемые политики поездок и рабочие процессы утверждения.Таким образом, если поездка регулируется политикой, путешественник или администратор могут ее забронировать. В противном случае уведомление отправляется соответствующему менеджеру или финансовому отделу (в зависимости от ваших настроек утверждения для этого сотрудника или отдела).

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ