Приказ о приеме на работу заполненный: Приказ о приеме на работу 2021 (образец заполненный). Форма Т-1 скачать бланк

Приказ о приеме на работу заполненный: Приказ о приеме на работу 2021 (образец заполненный). Форма Т-1 скачать бланк

Содержание

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Приказ на прием на работу

Кадровые документы

Приказ о приеме на работу нового сотрудника составляется кадровой службой при трудоустройстве нового человека в штат организации. Для оформления можно воспользоваться разработанными типовыми формами Т-1 и Т-1а.

При поиске нового работника кадровая служба проводит тщательный отбор соискателей. По результатам проведенных устных собеседований и данных анкеты на прием на работу, которую предлагается заполнить каждому кандидату, работник кадровой службы определяет подходящую кандидатуру для вакантной должности.

С новым работником подписывается трудовой договор, при необходимости заключается договор о материальной ответственности. Скачать образец бессрочного трудового договора можно по ссылке, срочного — по этой ссылке. Работник пишет заявление на прием на работу, образец которого можно скачать здесь.

На основании вышеуказанных документов составляется приказ форма Т-1. Если оформить в штат нужно сразу нескольких сотрудников, то используется форма Т-1а.

Образец заполнения

Форма приказа Т-1 используется в случае, если необходимо принять одного работника.

Инструкция по заполнению бланка Т-1:

Любой приказ должен содержать название организации, номер и дату оформления – эти данные прописываются в заглавной части бланка.

Принять на работ с: указывается дата первого рабочего дня нового сотрудника.

По: заполняется в случае оформления срочного трудового договора, когда работник принимается на временную работу, ставится дата окончания трудового договора.

Сведения о работнике: ФИО полностью в родительном падеже, табельный номер, структурное подразделение, должность.

Условия приема: прописывается характера работы и условия приема (например, может быть указано постоянная или временная работа, по совместительству).

Тарифная ставка (оклад): прописывается устанавливаемый для работника уровень оклада или тарифная ставки (в соответствии с применяемой системой оплаты труда).

Надбавка: указывается в случае наличия таковой.

Испытательный срок: указывается продолжительность испытательного срока, если он для работника устанавливается.

Основание: документ, на основе которого заполняется бланк приказа Т-1 – трудовой договор.

Приказ должен быть утвержден руководителем.

Новый сотрудник также проверяется правильность указанных сведений, если со всем согласен, то ставит печать.

Кадровый работник на основании заполненного бланка приказа заводит на сотрудника личную карточку Т-2, при необходимости открывает лицевой счет Т-54 и заводит личное дело.

Скачать бланк и образец

Скачать образец приказа о приеме на работу форма Т-1 – ссылка.

Бланк приказа о приеме на работу форма Т-1 – скачать в формате word.

Бланк форма Т-1а – скачать.

Составляем приказ о приеме на работу: заполненный образец 2019 года

В организацию устраивается новый работник. С ним заключен трудовой договор. Теперь нужно составить приказ. Кадровик сомневается, не произошли ли какие-нибудь изменения в законодательстве. Предлагаем вашему вниманию заполненный образец приказа о приеме на работу 2019 года.

Прием сотрудника на работу оформляется приказом: образец

После заключения трудового договора с новым работником нужно издать приказ о его трудоустройстве. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора, заключенного с сотрудником. Таково требование законодательства (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Приказ о приеме на работе нужно издавать только при приеме сотрудников по трудовым договорам. На «гпдэшников» нормы и правила Трудового кодекса не действуют (ст. 11 ТК РФ). Все правоотношения с ними регулируются нормами гражданского законодательства.

Или унифицированный приказ или самостоятельно разработанная форма

Итак, заключив с новым работником трудовой договор, нужно выпустить кадровый приказ. На практике большинство организаций продолжает использовать унифицированную форму №Т-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. Хотя можно использовать и самостоятельно разработанную форму.

Напомним, что после 1 января 2013 года, в общем случае, не обязательно применять унифицированные формы. В любом случае, независимо от того, какие бланки использует компания, они должны содержать обязательные реквизиты первичных документов (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1) (подробнее об этом см., «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты»):

  • название;
  • дата составления;
  • название организации, которая составила документ;
  • место совершения операции;
  • описание операции;
  • подпись и расшифровка подписи ответственного лица, а также наименование его должности.

После того, как сотрудник приступил к работе, его нужно ознакомить с выпущенным приказом под роспись. Сделать это следует в трехдневный срок с момента его трудоустройства (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Принимая сотрудника на работу на общих условиях, при заполнении графы «Условия приема на работу, характер работы» формы №Т-1 можно ничего не писать. Эту графу нужно заполнять, если условия работы нового сотрудника отличаются от общепринятых, например, он устроился на работу по совместительству (раздел 1 Указаний, утв. Постановлением Госкомстата России от 05. 01.2004 №1).

Предлагаем вашему вниманию образец приказа о приеме на работу, подготовленный нашими специалистами.

Скачать (DOC, 51KB)

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

доверенность на автомобиль, квитанция Сбербанка, счет, накладная и др.

---

Что нужно для работы с сайтом?

Для работы с сайтом у вас на компьютере обязательно должен быть установлен просмотрщик PDF-файлов Adobe Reader, который можно скачать здесь. Созданные PDF-документы показываются в отдельном окне, так что в настройках браузера вам надо разрешить всплывающие окна. Кроме того, в вашем браузере должна быть включена поддержка JavaScript.

Основные элементы страницы сайта

В этом тексте вы встретите упоминания о различных элементах страницы сайта - таких как "Панель действий пользователя" или "Панель настроек вывода документа". Понять где они находятся проще всего посмотрев на следующие скриншоты.

Вот как видит "Счёт на оплату" посетитель сайта [1], зарегистрированный пользователь [2] и пользователь пакета "Бизнес Плюс" [3].

Работаем с формами

Как мне создать новую форму или бланк?

В левой части страницы в меню выбора форм перечислены все документы, доступные в данный момент для заполнения. Это меню имеет подразделы "Для организаций" и "Для частных лиц". В первом находятся документы, которые используются юридическими лицами - счета на оплату, накладные, платежные поручения, счета-фактуры и др.; во втором - часто используемые бланки для частников - доверенность на право управления автомобилем, квитанции Сбербанка, анкеты на загранпаспорт и др. Выберите название нужного вам документа, и перед вами откроется страница с формой, поля которой и необходимо заполнить.

Как выглядит процесс заполнения бланка?

Заполните поля ввода формы так же, как вы заполняли бы обычный бумажный бланк. Какого вида данные необходимо ввести обычно очевидно из названия поля; иногда предоставляются дополнительные подсказки. Для ввода даты при необходимости пользуйтесь иконкой с изображением календарика — выбранное вами число подставится автоматически. Часть банковских реквизитов в большинстве форм вы также можете заполнить автоматически, воспользовавшись нашим встроенным классификатором банков. Для этого введите в поле "БИК" соответствующий номер (банковский идентификационный код) и нажмите кнопку "Заполнить реквизиты по БИК". Это поможет сэкономить время заполнения кор. счета, названия и местонахождения банка. во многих случаях значения полей активно рассчитываются, особенно в табличных частях форм. Попробуйте поменять значения одних полей и посмотреть как это сказывается на других. Например, поле "Сумма" обычно само рассчитывается при изменении поля "Количество" или "Цена".

Где можно посмотреть пример заполнения бланка?

Чтобы посмотреть на готовые образцы форм, достаточно нажать на название раздела ("Для организаций" или "Для частных лиц") в меню "Формы" слева. Также любую форму можно заполнить демонстрационными данными, создать pdf файл и распечатать его. Для этого откройте какую-нибудь форму, например "Счет на оплату", и нажмите на ссылку "Заполнить образец" вверху справа. Поля ввода заполнятся данными из демонстрационного примера. Теперь бланк можно распечатать и посмотреть, как выглядит образец.

Можно ли найти описания форм и бланков на вашем сайте?

Да. Все формы на нашем сайте снабжены описаниями, в которых освещены наиболее важные аспекты их практического использования с необходимыми ссылками на действующее законодательство. Эту информацию можно получить, нажав на ссылку "О форме" в верхнем правом углу страницы или "подробнее" вверху слева, рядом с кратким описанием формы. Более полные сведения о некоторых бланках изложены в тематических статьях, которые доступны в Новостях сайта.

Я ввел все данные в поля формы. Как мне проверить правильность заполнения?

После ввода реквизитов вы можете проверить правильность заполнения полей формы, нажав кнопку "Проверить" (в нижней части страницы или слева на панели действий формы). Если какие-либо значения содержат ошибки (например, в поле ИНН введено неверное число цифр), об этом появятся подсказки. Также вы можете намеренно создать ошибку, удалив, например, значение обязательного поля, и посмотреть как эта ошибка показывается при нажатии на кнопку "Проверить".

Как распечатать заполненный документ?

Когда форма заполнена, вы можете создать PDF-документ и вывести его на экран, нажав либо кнопку "Печать" внизу формы, либо ссылку "Печать" на на панели действий формы слева. PDF-документ открывается в новом окне браузера, откуда его можно распечатать или сохранить в файл. Делается это непосредственно из просмотрщика PDF Adobe Reader, у которого для этого есть специальные кнопки на экране и опции в меню. Если у документа имеются несколько вариантов печатных форм, то они перечислены на панели действий формы в левой части страницы, и распечатать их можно оттуда (например, у накладной имеются формы "Торг-12", "Накладная", "Акт").

Как сохранить документ на компьютер?

Если вы хотите сохранить заполненную форму на свой компьютер, сначала сформируйте сам документ, нажав на кнопку “Печать” в верхней или нижней части формы. Готовый документ откроется в просмотрщике PDF-файлов Adobe Reader. Затем в меню просмотрщика или на всплывающей панели с кнопками выберите действие "Сохранить" и укажите путь к папке на диске, в которую вы хотите поместить документ.

Регистрация на сайте и учетная запись

Что мне даст регистрация?

Регистрация откроет вам многие полезные функции сайта. Некоторые формы - такие как авансовый отчет, договор и приказы - доступны только зарегистрированным пользователям. Вы сможете сохранить информацию о своей фирме в настройках, после этого новые документы будут автоматически заполняться реквизитами вашей организации. При работе под своей учетной записью вы можете сохранять документы в личном журнале для того, чтобы вернуться к ним позднее. Кроме того, созданные документы можно будет отправлять по электронной почте и факсу.

Как зарегистрироваться на сайте?

Нажмите кнопку "Регистрация" в основном меню, расположенном в верхней части страницы. На странице регистрации заполните поля "Логин" (ваше имя в системе), "Пароль" — не меньше 4 символов и "Подтверждение пароля". Допускается использование русских букв и любых символов. Также укажите свой адрес электронной почты. Все поля обязательны для заполнения. Нажмите кнопку "Зарегистрироваться" и добро пожаловать на Formz.ru! Пользоваться сайтом и сохранять настройки можно будет сразу же после регистрации, но для отправки документов по e-mail и факсу нужно будет дождаться подтверждения вашего адреса электронной почты, которое будет выслано вам при регистрации на ваш адрес.

Как войти на сайт под своей учетной записью?

Сразу после регистрации вход в систему производится автоматически. В дальнейшем для входа на сайт под своей учетной записью вам нужно нажать на ссылку "Вход" в главном меню и ввести свои логин и пароль. Если на странице входа поставить галочку возле "Запомнить", то вход на сайт будет осуществляться автоматически с использованием Cookies.

Забыл пароль.

Можно ли его восстановить?

Да. Нажмите ссылку "Вход" главного меню. Вы увидите обычный диалог для входа в систему под своей учетной записью. Нажмите ссылку "получить новый" пароль, введите в поле "Ваш e-mail" адрес электронной почты, который указывали при регистрации — на него вам будет выслан новый пароль, автоматически сгенерированный системой (обычно это занимает несколько минут).

Как выйти из раздела для зарегистрированных пользователей?

Для выхода из раздела сайта для зарегистрированных пользователей предусмотрена кнопка "Выход" в главном меню. Она отображается после того, как был осуществлен вход. Если вы воспользовались этой кнопкой, в следующий раз при входе нужно будет заново ввести логин и пароль.

Для чего нужны "настройки по умолчанию" учетной записи?

Перед началом работы с документами рекомендуем вам перейти по ссылке "Настройки" в меню действий пользователя и ввести на открывшейся странице информацию, которую вы собираетесь часто использовать при создании документов. Например, наименование, адрес и банковские реквизиты вашей компании. Нажмите кнопку "Установить значения", и в дальнейшем вам больше не потребуется вводить эти данные - они будут подставляться в нужные поля создаваемых вами документов автоматически.

Как мне изменить свои регистрационные данные: логин, пароль, e-mail?

Пункт "Учетная запись" в меню действий пользователя приводит вас на страницу "Изменение учетной записи пользователя". С помощью этой формы зарегистрированный пользователь может в любое время по своему усмотрению изменить свои регистрационные данные: логин, пароль или e-mail. Чтобы поменять пароль, введите свой старый пароль и два раза новый, и нажмите кнопку "Изменить".

Для чего нужно подтверждать свой e-mail? Как это сделать?

Перейдите по ссылке "Учетная запись" в меню действий пользователя. На этой странице под адресом электронной почты, если он еще не был подтвержден в системе, будет находиться ссылка "Подтвердить e-mail". Подтверждение адреса электронной почты позволит отправлять документы по e-mail и факсу (они будут отсылаться от вашего имени). Нажмите на ссылку "Подтвердить e-mail" и следуйте инструкциям. Вам будет отправлено письмо с запросом для подтверждения.

Для зарегистрированных пользователей

Как сохранить заполненный документ?

Подготовив документ, зарегистрированный пользователь может сохранить его, нажав на кнопку "Сохранить" внизу формы. Сохранённые документы доступны к просмотру из журнала документов. При создании нового документа такого же типа, система попытается автоматически присвоить ему следующий номер за последным сохранённым.

Зачем нужна кнопка "Данные" на панели действий формы?

Вы можете сохранить значения полей формы в текстовом виде для последующего использования. Чтобы перейти к странице с данными, нажмите кнопку "Данные" на панели действий формы слева. Потом просто скопируйте значения полей в буфер обмена и сохраните в текстовый файл. Восстановить их можно точно так же — скопировав обратно в текстовое поле. При нажатии кнопки "Форма" данные будут получены из текста и автоматически введены в соответствующие поля формы.

Как мне скопировать данные из сохраненного документа в новый?

Создать новый документ, отличающийся от предыдущего небольшими изменениями - например, другой датой или номером - удобнее всего применив опцию "Копировать в новый". Для этого откройте сохраненный документ и выберите эту опцию на панели действий формы в левой части страницы. Будет создан документ с текущей датой и новым номером, а все остальные реквизиты будут скопированы из документа-родителя.

Как отправить документ по электронной почте?

Проверьте готовый документ. Поставьте флажок "Показать панель доставки" внизу формы на панели опций. Нажмите кнопку "Печать", и готовый документ в формате PDF будет открыт вместе с панелью доставки. Заполните в поле "E-mail" адрес электронной почты, на который вы отправляете документ. Напишите, если необходимо, несколько строк в поле "Дополнительное сообщение", как если бы это было обычное электронное письмо. Нажмите кнопку "Отправить". Сообщение будет отослано вашему адресату, при этом в графе "Отправитель" письма будет указан ваш адрес электронной почты.

Заполнил документ. Как отправить его по факсу?

Для отправки документов по факсу в первую очередь вам следует приобрести желаемое число страниц. Подробнее об этом можно почитать на странице с описанием пакетов услуг. Как и при отправке документа по электронной почте, поставьте флажок "Показать панель доставки" на панели опций формы. Нажмите кнопку "Печать". Созданный PDF-документ откроется с панелью доставки. Напишите номер факса в поле "факс" и нажмите кнопку "Отправить". Если факс не удаётся отправить сразу, система делает ещё две попытки. Уведомление о результате этой операции будет доставлено вам по e-mail в течение нескольких минут.

В какие страны можно отправлять факсы? В каком формате вводится номер?

Кроме России, по нашему единому тарифу факсы можно отсылать также в следующие страны: США, Канада, Великобритания, Германия, Израиль, Польша, Венгрия, Кипр, Чехия, Эстония, Финляндия. При вводе номера достаточно вводить только цифры, остальные символы просто не принимаются во внимание. Для России код страны не вводится, начинайте номер сразу с кода города. Международные номера должны начинаться со знака плюс (+), за которым следует код страны.

Примеры:
(495) 555-55-55 Москва, Россия
+44-(555)-5555-5555 Великобритания
+1-(555)-555-5555 США

Где мой журнал документов?

Вы автоматически попадаете в свой журнал документов, когда входите на сайт под своей учетной записью. Он может оказаться пустым, если вы еще не сохранили ни одной формы. Для того, чтобы попасть в журнал с любой страницы на сайте, на панели действий пользователя нажмите на кнопку "Журнал". Откроется список всех документов, которые вы когда-либо сохраняли на сайте Formz.ru. Внизу вы можете задать количество отображаемых на странице документов, а также перейти на следующую страницу журнала. Кроме того, журнал позволяет облегчить поиск необходимых документов — упорядочить их по дате или по номеру. Для этого вам нужно нажать соответствующую ссылку "Упорядочить по дате/ номеру" справа в верхней части страницы. Повторное нажатие изменит направление выбранного вида сортировки на противоположный.

Как просмотреть все документы одного вида, например, счета на оплату? Как задать период в журнале?

С помощью кнопки "Фильтр журнала", расположенной в меню действий пользователя слева, вы сможете задать параметры отображения журнала. Фильтр позволяет установить отбор по виду документа, владельцу документа, либо по контрагенту. Эти данные вводятся в поле "Информация". Чтобы отменить текущий фильтр, нужно нажать на иконку с красным крестиком в верхней части страницы. Используя фильтр журнала, можно установить отбор по дате документа. Для этого пользуйтесь иконками-календарями возле соответствующих полей ввода. Если фильтр включен, информация об этом будет отображена в верхней части журнала документов.

Как открыть сохраненный документ из журнала?

Найдите нужный документ в журнале и щелкните по ссылке, обозначающей вид документа.

Документ введен ошибочно или больше не нужен. Как его удалить?

Чтобы удалить сохраненный документ из журнала, откройте его и воспользуйтесь кнопкой "Удалить" на панели действий формы в левой части страницы.

Хочу предоставить доступ другим людям к предварительно заполненному мною документу. Как это сделать?

Открыть доступ можно к любому созданному вами документу. Чтобы сделать шаблон документа, доступный для корректировки и печати другим людям (сам шаблон может менять только автор), необходимо создать и сохранить документ под своей учетной записью. После сохранения документа на панели действий открытой формы (слева вверху) появится кнопка "Открыть доступ", при нажатии на которую вы перейдете к диалогу, из котого можно скопировать ссылку на открытый документ и подтвердить публикование документа. В журнале у общего документа добавится к номеру слово "общий". У общего документа кнопка "Открыть доступ" заменится кнопкой "Закрыть доступ", которая отменит доступ к документу. Теперь вам осталось поделится ссылкой с другими людьми - использовать ваш шаблон может кто угодно, не регистрируясь на сайте.

Пакет услуг "Бизнес Плюс"

Зачем подписываться на пакет услуг "Бизнес Плюс"?

Для пользователей пакета "Бизнес Плюс" нет ограничений на количество создаваемых документов, им не показывается реклама. Они могут работать в защищенном режиме обмена данными SSL, вести справочник контрагентов, использовать на своих документах факсимильные изображения печати и подписей, вводить документы на основании, а также получать консультации специалистов по работе с сайтом по телефону или ICQ. Подробнее ознакомиться с пакетом услуг можно здесь.

Решил подключить пакет услуг "Бизнес Плюс". Как его оплатить?

В настоящий момент возможна оплата по безналичному расчету, через систему платежей Webmoney и через терминалы оплаты системы Элекснет. Вид оплаты зависит от срока приобретаемой подписки. Подробно о способах оплаты и ценах можно узнать на странице с описанием пакетов услуг.

Как создавать документы с печатями и подписями моей фирмы?

После подключения пакета услуг "Бизнес Плюс" вы сможете добавить факсимильные изображения печати и подписи ответственных лиц, а также логотип на документы "Счет на оплату" и "Официальное письмо". Для этого необходимо заполнить простое заявление. Заполните форму, отсканируйте ее с разрешением не ниже 200 dpi, сохраните в несжатом формате (например, tiff) и отправьте по e-mail на адрес [email protected] Ваша заявка будет обработана в течение двух рабочих дней. Вывести факсимильные изображения на печатную форму очень просто. Для этого в самом конце форм «Счет на оплату» и/или «Официальный бланк письма организации» поставьте флажки напротив полей "Показать логотип" и "Показать подписи и печать" на панели опций формы. Нажав кнопку "Печать", вы увидите готовый документ с факсимиле.

Можно ли вводить одни документы на основании других, например накладную на основании счета? Как это сделать?

Да, эта функция доступна пользователям пакета "Бизнес Плюс". Ввод документов одного вида на основании другого работает только для сохраненных документов (надо войти под своей учетной записью, создать документ и нажать кнопку "Сохранить"). У сохраненного документа слева на на панели действий ("Открыта форма...") появится заголовок "Ввести на основании" и ниже список видов документов, которые можно ввести на основании данного. Например, для документа "Счет на оплату" будут отображено следующее:
Ввести на основании:
Расходная накладная
Счет-фактура
Договор
Ценники

Нажимаете на соответствующий вид документа, и он заполняется данными из счета.

Что такое защищенный режим обмена данными и как его использовать?

Подключив пакет услуг, вы получите возможность работать с документами в защищенном режиме, при котором весь трафик между вами и сервером шифруется и передаётся посредством SSL протокола. Входить на сайт при этом нужно здесь.

Как вести справочник контрагентов?

Чтобы не вводить много раз одни и те же данные вы, как пользователь пакета "Бизнес Плюс", можете сохранить реквизиты ваших постоянных партнеров - достаточно лишь ввести соответствующую информацию, нажав сначала на кнопку "Контрагенты" в меню действий пользователя слева и затем перейти по ссылке "Добавить контрагента". По мере сохранения данных у вас появится целый справочник клиентов, который значительно ускорит процесс подготовки документов.
Пополнить справочник контрагентов или изменить данные вашего клиента, внесённые в справочник ранее, можно прямо из формы создаваемого вами документа. После того, как в группе данных "Информация о клиенте" введены все реквизиты, кликните на иконку с изображением дискеты , расположенную рядом с полем "Наименование", и данные будут автоматически внесены в справочник.
При необходимости выбрать нужного клиента из Справочника контрагентов, нажмите иконку с изображением увеличительного стекла, расположенную рядом с полем "Наименование" в группе данных "Информация о клиенте". Вы увидите 5 последних записей. Листайте справочник дальше, пока не найдете нужного контрагента.
Найти контрагента легко и быстро можно, если ввести в поле "Наименование" часть его наименования и нажав на иконку - все остальные данные подставятся автоматически!

Решение проблем

Я нажимаю на кнопку "Печать", мне предлагается сохранить файл неизвестного типа.

Печатные формы генерируются в формате PDF. Поэтому для работы с сайтом у вас обязательно должен быть установлен просмотрщик PDF-файлов Adobe Acrobat Reader, который можно бесплатно скачать здесь.

На экране форма выглядит правильно, а при печати принтер выдаёт какие-то иероглифы?

Скорее всего, у вас проблемы со шрифтами на принтере. Попробуйте распечатать документ как изображение. При отправке на принтер, когда откроется окно Print (Печать) с изображением страницы, нажмите внизу кнопку Advanced (Дополнительно). Далее в настройках поставьте флажок "print as image" (печатать как изображение).

Я нажимаю на кнопку "Печать", но ничего не происходит

Настройки безопасности вашего браузера блокируют окно, в котором открывается печатная форма. Разрешите всплывающие окна для сайта formz.ru. Проверьте, что в вашем браузере включена поддержка JavaScript.

Как включить поддержку JavaScript в браузере?

В приведенных ниже инструкциях описывается, как включить поддержку JavaScript в разных браузерах.

Internet Explorer 6.0

  1. Выберите меню Сервис.
  2. Выберите Свойства обозревателя.
  3. Перейдите на вкладку Безопасность.
  4. Нажмите кнопку Другой.
  5. Найдите в списке раздел Сценарии.
  6. Для параметра Активные сценарии установите переключатель в положение Разрешить, после чего нажмите ОК.

Internet Explorer 7.0

  1. Select Сервис > Свойства обозревателя.
  2. Перейдите на вкладку Безопасность.
  3. Нажмите кнопку Другой уровень.
  4. Найдите в списке раздел Сценарии.
  5. Установите переключатель в положение Разрешить для параметров Активные сценарии и Выполнять сценарии приложений Java.
  6. Нажмите ОК.
  7. В окне подтверждения нажмите Да.
  8. Нажмите ОК. Закройте окно.
  9. Перезагрузите страницу.

Mozilla Firefox 1.0

  1. Выберите меню Инструменты.
  2. Выберите Настройки.
  3. Выберите Содержимое на левой панели.
  4. Установите флажок Использовать JavaScript и нажмите ОК.

Mozilla Firefox 2.x, 3.x

  1. В меню Инструменты выберите Настройки.
  2. В окне Настройки перейдите на вкладку Содержимое.
  3. Установите флажок Использовать JavaScript.
  4. Нажмите кнопку Дополнительно, чтобы открыть окно Дополнительные параметры JavaScript.
  5. Установите соответствующие флажки в разделе Разрешить сценариям JavaScript.
  6. Нажмите ОК.
  7. Нажмите ОК.

Apple Safari 1.0

  1. Выберите меню Safari.
  2. Выберите Настройки.
  3. Выберите Безопасность.
  4. Установите флажок Использовать JavaScript.

Помните, что при обновлении браузера или установке новых приложений или исправлений системы безопасности настройки JavaScript могут быть изменены.

Техподдержка

Если вы не нашли на этой странице решение вашей проблемы, то можете обратиться в службу техподдержки

Прием на работу в 1С 8.3 ЗУП (редакция 3.1)

Для рассмотрения приема на работу в 1С ЗУП 8.3 возьмем демонстрационную конфигурацию «Зарплата и управление персоналом» редакция 3.1 (далее ЗУП), которая входит в комплект поставки. В ней уже заведены четыре пользователя: «Генеральный директор», «Начальник отдела кадров», «Начальник расчетного отдела» и «Системный программист». Я специально подчеркнул наличие нескольких ролей, так как у каждой из них имеется свой интерфейс  «Начальной страницы».

Часто бывает, что в небольших организациях учет кадров и расчет зарплаты ведет один человек и ему необходим доступ ко всем разделам учета. В этом случае нужно обратиться к специалисту с правами администратора, чтобы он завел пользователя с полными правами.

Если вы работаете в 1С Бухгалтерия 8.3, рекомендуем к просмотру данное видео:

Заведение нового Сотрудника в 1С ЗУП

Так как прием на работу сотрудника осуществляет отдел кадров, зайдем в систему 1С ЗУП под пользователем «Начальник отдела кадров». Попадаем на начальную страницу:

Как видим, в системе уже занесены некие данные. Не обращаем на них внимания и нажимаем на ссылку «Новый сотрудник»:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В программе можно вести учет по нескольким организациям, поэтому в поле «Организация» обязательно нужно указать, куда принимается новый сотрудник (даже если организация одна).

Поле «ФИО» заполняется одной строкой. Программа сама разложит эту строку на три слова (соответственно Фамилия, Имя, Отчество). Даже если в «ФИО» больше трех слов, все равно заполняем одной строкой.

Пример:

Важно! Программа разбивает «ФИО» по пробелам, поэтому двойные фамилии нужно писать строго целиком, иначе получится вот что:

Редактирование «ФИО» необходимо производить только в поле «ФИО». Рядом стоящая ссылка «Изменить» используется при реальных изменениях в «ФИО», и эти изменения попадают в «Историю изменения ФИО».

Далее заполняем по порядку все необходимые поля. Обращу внимание, что поля «ИНН» и «СНИЛС» не являются обязательными на данном этапе, и программа даст сохранить карточку сотрудника, но при этом сотрудник попадет в раздел «Не хватает данных». Однако оформить и провести документ «Прием на работу», распечатать трудовой договор и так далее программа позволит. Но все же стоит сразу заполнить все личные данные, они нужны в первую очередь для отчетности.

После заполнения данной страницы перейдем по ссылке «Личные данные». Там нужно заполнить данные документа, удостоверяющего личность, адрес и так далее.

Итак, все личные данные сотрудника заполнены. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

Будет создана карточка «Сотрудника», и автоматически создастся карточка «Физического лица».

Разница между сотрудником и физическим лицом в 1С 8.3

Здесь следует сделать небольшое, но важное отступление. Попробуем разделить понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» и выяснить, для чего нужны два типа карточек.

Дело в том, что у одного физического лица может быть несколько трудовых договоров. Например, одна должность основная, вторая по совместительству.

Расчеты по каждому договору ведутся по-разному, а по законодательству НДФЛ платится по физическому лицу сводно. Это один из примеров, когда необходимо иметь несколько карточек «Сотрудника», которые «привязаны» к одной карточке «Физического лица». Кроме того, в карточке «Физического лица» хранятся все личные данные по нему: сведения о документе, удостоверяющем личность, адрес, ИНН и тому подобное. Это удобно при заключении второго и последующих договоров, так как эти сведения не нужно вводить снова.

Важно! Совершенно недопустимо, чтобы у одного и того же физического лица появилось несколько карточек «Физическое лицо». Такое дублирование приведет к неправильному расчету НДФЛ и другим нежелательным последствиям!

Поэтому при вводе нового сотрудника необходимо следить за тем, чтобы, если он уже занесен ранее в систему, был «привязан» именно к «своему» физическому лицу.

При вводе нового сотрудника программа автоматически производит поиск в справочнике «Физические лица» схожих данных с карточкой нового сотрудника и, если есть совпадения, предупреждает об этом.

Самым надежным способом завести в 1С ЗУП 8.3 вторую и последующие «Карточки сотрудника» является ввод непосредственно из справочника «Физические лица».

Пример:

Заходим в справочник «Физические лица»:

Откроется список физических лиц. Ищем нужного нам человека и заходим в его карточку. В ней есть ссылка «Работа». Переходим по ссылке и нажимаем «Новое место работы». Нам откроется окно создания нового сотрудника с уже заполненными личными данными.

При таком способе ввода новый сотрудник обязательно будет «привязан» только к данному физическому лицу.

Если все же по какой-то причине произошло дублирование физического лица, в системе предусмотрена специальная обработка «Объединение карточек с личными данными». Она доступна только сотрудникам с определенными правами доступа.

Итак, нового сотрудника завели. Он попадает в раздел «Не оформлены трудовые отношения».

Оформление на работу нового сотрудника в 1С ЗУП

Чтобы создать документ «Прием на работу», щелкаем правой кнопкой мышки на строку с работником и выбираем «Оформить прием на работу»:

Откроется окно создания нового документа 1С:

На первой закладке обязательно должны быть заполнены поля «Подразделение», «Должность», «График работы». Без их заполнения документ не проведется.

Сумма в поле «ФОТ» формируется по данным в закладке «Оплата труда». На нее и перейдем:

Если на закладке «Главное» мы указали должность, а в справочнике «Штатное расписание» уже прописаны виды и суммы начислений, таблица с показателями заполнится автоматически. Можно добавить дополнительные начисления вручную. Также указываем «Порядок пересчета» и способ расчета «Аванса».

На последней закладке «Трудовой договор» указываем данные трудового договора.

Нажимаем «Провести и закрыть».

Итак, мы завели и приняли на работу нового сотрудника:

Теперь можно производить начисление и выплату заработной платы и другие действия с новым сотрудником.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

начисление премий в 1С 8 3 зуп

Опубликовано 01.10.2019 08:40
Автор: Administrator
Просмотров: 6681

Найти хорошего сотрудника, удовлетворяющего всем требованиям вакансии, обладающего необходимым опытом работы, знанием специфики деятельности и желанием покорять вершины, довольно сложно. Но ещё сложнее такого сотрудника удержать, поэтому руководство многих компаний всё чаще прибегает к начислению зарплаты с учётом мотивационных выплат. В этой статье мы поговорим о начислении различных видов премий в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3. 

Стимулирующие выплаты закреплены в статье 129 Трудового кодекса РФ и являются частью заработной платы. В законодательстве не закреплён конкретный перечень мотивирующих выплат, но условно их можно разделить на:

• премии по итогам завершившегося периода,

• выплаты за достижение поставленных целей,

• надбавки за результативность обучения,

• бонусы за перевыполнение плана,

• надбавки за выслугу лет,

• награждение лучших работников по итогам периода и другие.

Документом, закрепляющим регулярные стимулирующие выплаты в организации, может быть «Положение об оплате труда и премировании» либо, если это индивидуальное разовое начисление – «Приказ о поощрении работника». Рассчитываться стимулирующие выплаты могут процентом от какого-то показателя, например, от выработки или оклада, или устанавливаться в фиксированном размере.

Рассмотрим, как можно автоматизировать начисление премий в программе 1С: Зарплата и управление персоналом. Начнём с создания новых начислений в разделе «Настройка» - «Начисления». 

Ежемесячная премия процентом

Первая выплата мотивационного характера, которую мы рассмотрим – это ежемесячная премия, рассчитываемая процентом. Указываем соответствующее наименование, назначение начисления выбираем «Премия». От этого показателя будет зависеть автозаполнение других закладок.

В графе «Начисление выполняется» выбираем – «Ежемесячно», но если премия в вашей организации начисляется ежегодно или ежеквартально, то, соответственно, выбираете «В перечисленных месяцах» и отмечаете декабрь – в случае ежегодной премии или март, июнь, сентябрь и декабрь – в случае ежеквартальной.

Ставим флаг «Включать в ФОТ» и «Результат рассчитывается», после чего переходим к редактированию формулы. Создадим новый показатель «Процент ежемесячной премии» с назначением показателя «Числовой», использующийся во всех месяцах после ввода значения.

Сохраняем показатель при помощи кнопки «Записать и закрыть» и добавляем его в формулу. Ставим курсор в поле «Формула» и вводим «/100*», находим среди показателей «Расчётная база» и добавляем его. После нажатия на «ОК», должно получиться так:

Если в вашей формуле есть такой показатель, как расчётная база, это означает, что вы должны откорректировать закладку с соответствующим названием. На ней вы можете выбрать, какой период считаете базовым для расчёта надбавки, а также виды начислений, на основании которых будет производиться расчёт (здесь может быть только оклад или целый список базовых начислений).

Закладка «Учёт времени» заполняется в автоматическом порядке, исходя из настроек вкладки «Основное».

На закладке «Зависимости» мы можем выбрать начисления и удержания, в расчётную базу которых входит текущее начисление. Например, если вы укажете в зависимостях «Удержание по исполнительному документу», то начисление «Премия ежемесячная процентом» будет добавлена в данное удержание на закладку «Расчётная база».

Как правило, вкладка «Приоритет» заполняется программой автоматически по результатам анализа основных параметров начисления. Но если есть необходимость, вы можете её отредактировать, указав на ней начисления, приоритет которых выше или ниже данного начисления.

На вкладке «Средний заработок» для редактирования доступна лишь индексация данного начисления и то, в какую базу начислений оно входит. Это поле обычно заполняется как «Премия, полностью учитываемая».

Переходим к последней вкладке «Налоги, взносы, бухучёт». Здесь важно отследить код дохода по НДФЛ, он должен быть - 2002, а категория дохода «Оплата труда». Некоторые пользователи сталкиваются с проблемой, что при выборе кода 2002, категории дохода, предлагаемые программой, ограничиваются видами «Прочие доходы» и «Прочие доходы от трудовой деятельности».

Если вы выберете категорию дохода - «Прочие доходы от трудовой деятельности», то датой получения дохода будет считаться дата выплаты премии. А в письме ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/[email protected], от 14.09.2017 № БС-4-11/18391 сказано, что датой фактического получения дохода в виде ежемесячной премии, которая входит в систему оплаты труда, является последний день месяца, за который она начислена. Поэтому отредактируем данный регистр, для этого перейдём в раздел «Налоги и взносы» - «Виды доходов НДФЛ». Найдём вид дохода с кодом 2002 и отредактируем его, установив флаг «Соответствует оплате труда».

После такой настройки мы можем указать нужную нам категорию дохода.

В расходы по налогу на прибыль данное начисление включается как начисление стимулирующего характера, поэтому указываем пп. 2, ст. 255 НК РФ. Заполненная вкладка представлена на рисунке ниже:

Сохраняем начисление при помощи кнопки «Записать и закрыть». Теперь данное начисление вы можете использовать в документах «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Штатное расписание», «Назначение планового начисления», «Изменение плановых начислений», «Изменение оплаты труда» и других документах, позволяющих назначить плановые начисления сотрудникам организации. Для примера покажем заполненный документ «Изменение оплаты труда», который был создан в разделе «Зарплата» - «Изменение оплаты сотрудников».

Премия фиксированной суммой

Теперь перейдём к рассмотрению начисления премии фиксированной суммой, зависящей от отработанного времени. Предлагаю добавить её путём копирования только что созданного начисления «Премия ежемесячная процентом».

В созданном начислении изменяем наименование на «Премия ежемесячная суммой». Если данная выплата планируется на регулярной основе, то поле «Начисление выполняется» оставляем неизменным. Если же указать значение «По отдельному документу», то это начисление нельзя будет использовать в качестве планового, и оно будет осуществляться отдельным документом «Премия».

В случае, если размер премии не должен зависеть от отработанного времени, в разделе «Расчёт и показатели» устанавливается флаг «Результат вводится фиксированной суммой». В нашем случае мы оставляем флаг «Результат рассчитывается» и редактируем формулу. Добавим новый показатель:

Вставим его в формулу. При помощи клавиатуры и кнопки «Добавить показатель» внесём данные для расчёта премии.

Вкладки, начиная с «Расчёт базы» и заканчивая «Налоги, взносы, бухучёт», оставим заполненными по умолчанию.

Данное начисление, как и предыдущее, вы можете использовать при назначении плановых сумм оплаты труда с помощью различных документов программы. Я для примера покажу вам заполненный «Приказ о приёме на работу», который создала в разделе «Кадры» - «Приёмы, переводы, увольнения».

После назначения сотрудникам рассмотренные премии будут ежемесячно рассчитываться в документе «Начисление зарплаты».

Автор статьи: Алина Календжан

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов


Добавить комментарий

процедур заказа на работу | Small Business

Если вы планируете нанять специалистов по обслуживанию для выполнения задач для вашего малого бизнеса, вам необходимо знать, как составлять заказы на работу и соблюдать процедуры заказа на работу. Заказ на работу - это запрос, в котором излагаются детали работы поставщика и устанавливается соглашение между вами и специалистом по обслуживанию. Используемая процедура очень проста.

Создание системы и создание стандартных форм

Первым шагом при установлении процедуры рабочего задания является создание системы базы данных, в которой будут записываться данные обо всех ваших рабочих заданиях.Вы можете использовать обычное программное обеспечение для баз данных или приобрести программу для управления заказами на работу. После создания базы данных или системы разработайте стандартную форму, которую вы будете использовать для отправки своих заказов на работу. Вы можете использовать шаблон рабочего задания, если вы не знакомы с процессом его создания с нуля.

Заполните и отправьте

Укажите в форме заказа информацию о вашей компании, контактную информацию специалиста по обслуживанию и подробное описание того, что специалист должен сделать для выполнения работы. Предоставьте инструкции о том, как специалист может получить доступ к рабочей зоне при необходимости (например, код ключа или номер телефона, по которому можно позвонить, чтобы назначить встречу). Наряд на работу также должен содержать крайний срок выполнения, список материалов, необходимых для работы, и оплату труда. Укажите адрес, по которому специалист может отправить счет на оплату. Затем вы можете отправить заказ на работу специалисту по обслуживанию по электронной почте, факсу или почте.

Проверка выполненной работы

Проверьте завершенную работу, чтобы убедиться, что она удовлетворительна.Введите примечание в исходное рабочее задание или базу данных рабочего задания, чтобы подтвердить, что задание было выполнено в соответствии с вашими потребностями. Это утверждение определяет, готов ли заказ на работу к оплате или специалист должен выполнить дополнительную работу для завершения работы.

Счет-фактура на оплату заказа на работу

После выдачи утверждения после завершения заказа на работу вы должны дождаться окончательного счета от специалиста по обслуживанию. После получения проверьте счет, чтобы убедиться, что он соответствует вашему первоначальному соглашению (поговорите со специалистом, если были внесены изменения из-за неожиданных проблем во время работы).Отправьте платеж компании в течение периода времени, указанного в рабочем задании или счете.

Ссылки

Биография писателя

Луиза Балле пишет статьи в Интернете с 2004 года, охватывая все, от продвижения бизнеса до тем о красоте. Ее работы можно найти на разных сайтах. Она имеет опыт работы в сфере малого бизнеса и работает дизайнером макетов и графики для веб-проектов и книжных проектов.

Что такое наряд на работу? | Преимущества программного обеспечения для заказов на работу

Создаваемые вручную заказы на работу преобладали в мире технического обслуживания с момента создания первых групп технического обслуживания.Хотя в настоящий момент кажется, что бумажные заказы на выполнение работ легче создавать, они не работают как долгосрочное / крупномасштабное решение. Этот метод также включает непредвиденные проблемы, такие как задержки связи, дополнительные затраты (как по времени, так и по деньгам) на персонал по вводу данных и многое другое. В сегодняшнем быстро меняющемся мире технического обслуживания, когда организации растут и их охват расширяется, управление заказами на работу на основе бумажных документов может стать неэффективным и экологически вредным.

Компьютеризированные системы управления техническим обслуживанием

, такие как eMaint CMMS, помогают организациям прекращать телефонные звонки, отправлять заметки и пропускать документы, а также использовать возможности облачного онлайн-программного обеспечения.


Как использовать CMMS для управления рабочими заданиями

Наряды на работу - это основа программы обслуживания, а использование программных инструментов для заказов на работу в CMMS помогает организациям оставаться в курсе трудовых ресурсов, проектов и ресурсов в текущей очереди. Инструменты управления рабочими заданиями позволяют организации контролировать невыполненные работы и предстоящие работы, вносить постоянные улучшения, повышать производительность труда и соответствовать требованиям. В процессе управления заказами на работу есть три основных участника:


Управление запросами заказов на выполнение работ

Работу не всегда можно спланировать заранее.Для исправительных работ или обращений клиентов отправляются заявки на выполнение работ. Менеджеры по техническому обслуживанию могут адаптировать рабочие процессы для подачи, утверждения, отклонения и завершения запросов к конкретным потребностям своей организации. Определение рабочего процесса обеспечивает:

  • Стандартные рабочие процедуры (СОП) соблюдаются всеми пользователями
  • Работа проходит процедуру согласования
  • Сферы ответственности и ожидания пользователей понятны
  • Периодический технологический аудит
  • Действительные данные вводятся в КСУП
  • Эффективный коммуникационный поток

С помощью eMaint организации могут выбрать один из трех вариантов отправки запроса на выполнение работ:

  1. Запрашивающим работу предоставляется учетная запись пользователя eMaint, которая позволяет им отправлять запросы и просматривать историю и статистику своих запросов
  2. Запросы о работе отправляют электронное письмо на указанный адрес электронной почты, которое преобразуется в запрос на работу eMaint
  3. Запросы на работу отправляют запросы в eMaint через настраиваемую веб-форму, встроенную (на веб-страницу компании или в интранет).

С инструментами запросов на работу в CMMS человеческая ошибка, связанная с телефонными или личными запросами, больше не является проблемой.Организации могут отправлять запросчикам автоматические оповещения по электронной почте, когда запрос на работу одобрен или отклонен, а затем автоматическое оповещение по электронной почте с опросом об удовлетворенности после завершения работы.

С помощью современных мобильных решений CMMS заказчики могут отправлять запросы на работу в любое время и в любом месте со своего мобильного устройства, включая изображения оборудования, нуждающегося в ремонте.

Программное обеспечение для заказа на работу

Благодаря современным технологическим достижениям комплексное программное обеспечение CMMS упрощает работу так, как вы хотите, с инструментами, которые позволяют организациям увеличивать своевременность выполнения работ, повышать эффективность рабочего процесса, отслеживать сроки выполнения проектов и многое другое.

  • Назначение рабочего задания - Используя такие функции, как инструменты планирования технического обслуживания eMaint, планировщики технического обслуживания и составители графиков могут напрямую назначать рабочие задания сотрудникам, подрядчикам или поставщикам в определенный день, время или место. Назначенные и неназначенные заказы на работу также можно просматривать на дисплее календаря, а работу можно легко переназначить при необходимости.
  • Календарный план - Просматривайте календарь по дням, неделям или месяцам со всеми трудовыми ресурсами и открытыми рабочими заданиями, или настройте представления календаря и фильтруйте работу по сотрудникам, типу рабочего задания (например, графики профилактического обслуживания) или любой другой информации наиболее важен для вашей организации.Организации также могут использовать функцию PM Projection для планирования предстоящей работы и обеспечения доступности деталей, рабочей силы и инструментов.

  • Отчеты и информационные панели - Используйте отчеты и информационные панели, чтобы быть в курсе рабочих заданий, сгруппированных по типу, техническому специалисту, отделу и любому другому определяемому пользователем полю.
  • Mobile Maintenance - Используя мобильные службы технического обслуживания CMMS, такие как MX Mobile от eMaint, вы можете получать доступ к данным в реальном времени и выполнять функции на всем объекте и в дороге, включая отправку и утверждение рабочих запросов, подписание и закрытие рабочих заказов и многое другое. .

Проектов

Капитальный ремонт и реконструкция могут быть головной болью, но процесс управления им не нужен. С помощью инструментов управления проектами eMaint организации могут легко создавать проекты, а также назначать и отслеживать рабочие задания от начала проекта до завершения.

С помощью диаграмм Ганта пользователи могут просматривать все рабочие задания в рамках одного проекта на основе дат, чтобы помочь создать визуальное представление о степени конкуренции работ по сравнению с датой завершения проекта.

Управление рабочими заданиями и объяснение процессов работы с заданиями

Что вы делаете, когда хотите убедиться, что определенная задача выполняется правильно и вовремя?

Вы создаете задачу, описываете, что необходимо сделать, назначаете ее конкретному человеку и устанавливаете срок выполнения. Когда вы делаете все это, вы в основном создаете рабочее задание .

Цифровые рабочие задания - это эффективный способ управления задачами в масштабах всей организации, которые особенно важны для координации работ по техническому обслуживанию.Однако для того, чтобы использовать их эффективно, недостаточно знать элементы рабочего задания - вам необходимо понимать весь процесс управления заказом на работу.

Цель этого руководства - показать, как создать правильный рабочий заказ, и объяснить, как организовать процесс управления рабочим заказом, следуя лучшим отраслевым практикам. В этом руководстве содержится много информации, поэтому не стесняйтесь использовать таблицу содержимого слева, чтобы перейти к определенным частям статьи.

Давайте начнем с определения рабочего задания и посмотрим, к чему это нас приведет.

Что такое наряд на работу? Рабочий заказ (сокращенно WO) представляет собой задачу, которая запланирована и назначена конкретному человеку или группе людей. Хотя этот термин можно использовать в более широком смысле, он очень популярен в отрасли технического обслуживания, где он используется для назначения работы техническим специалистам и механикам. Рабочие задания могут быть написаны / распечатаны на листе бумаги или в виде цифрового документа.

Назначение заказов на ремонтные работы:

  • стандартизация рабочего процесса техобслуживания
  • позволяет легко и быстро планировать, назначать и отслеживать работы по техническому обслуживанию.
  • документальных ресурсов, затраченных на техническое обслуживание (труд, материалы, детали)
  • отслеживать эффективность технического обслуживания (соблюдение требований технического обслуживания, процент плановых и профилактических работ, затраты, связанные с выполненными работами…)
Заказы на выполнение работ чаще всего являются результатом конкретных запросов на работу. Иногда технический специалист или оператор станка замечают проблемы с производительностью и признаки ухудшения во время плановой проверки и уведомляют своего начальника, чтобы запланировать корректирующие работы, что также может привести к созданию рабочего задания.

Виды нарядов на ТО Есть несколько разных способов классифицировать заказы на ремонтные работы. Иногда важно, чтобы эта информация была включена в заказ на работу, а иногда - нет. Вы можете прочитать описание различных типов ниже и решить для себя, стоит ли за этим следить.

В зависимости от типа проблемы, которую необходимо решить, заказ на работу можно классифицировать как:

  1. незапланированный заказ на работу (используется для решения незапланированных работ по техническому обслуживанию, таких как неожиданная поломка машины)
  2. Запланированный заказ на работу (используется для планирования некоторых работ по профилактическому техническому обслуживанию; иногда его называют PM)
В зависимости от того, откуда поступает запрос на работу, мы можем распознавать два типа заказов на работу:
  1. внутренние рабочие задания (рабочие запросы поступают от кого-то внутри организации)
  2. внешние заказы на работу (запрос на работу исходит от лица, не входящего в вашу организацию)
В зависимости от того, как они запланированы, мы можем различать:
  1. заказы на ручные работы (запланированные вручную , часто менеджером по техническому обслуживанию, после получения и рассмотрения запроса на работу)
  2. автоматические рабочие задания (программное обеспечение рабочих заданий, такое как Limble, можно настроить для автоматического планирования WO на основе вашего календаря или данных, поступающих от датчиков мониторинга состояния, установленных на вашем оборудовании)
Большинство организаций будут активно отслеживать только первый из перечисленных нами типов рабочих заданий, чтобы они могли сравнить, сколько профилактических и реактивных работ по обслуживанию они выполняют. Как вы понимаете, это очень важная информация для организаций, которые хотят перейти от реактивного к профилактическому обслуживанию или просто хотят отслеживать и сравнивать затраты, связанные с профилактическими и реактивными работами.

Эволюция процесса цифрового заказа на работу Хотя мы хотели бы сказать, что сегодня большинство организаций используют цифровые заказы на работу, это просто неправда. Отделы технического обслуживания отстают от цифровизации по сравнению с другими бизнес-отделами.Вот почему классные доски, бумажные шаблоны и таблицы по-прежнему играют важную роль в управлении рабочими заданиями.

Наихудший сценарий - когда отдел использует почтовые заметки или назначает работу через телефонные звонки. Это крайне неэффективный подход. Это в значительной степени зависит от технических специалистов, знающих свою работу и их способности координировать работу между собой. Отсутствие записей обслуживания не позволяет получить более глубокое понимание, которое можно было бы использовать для улучшения процессов обслуживания.

1) Использование шаблона заказа на оформление документов Если вы Google «формы заказов на работу» или «шаблоны заказов на работу», вы найдете множество различных вариантов шаблонов WO:

Различия отражают то, как организации любят корректировать шаблоны в соответствии со своими потребностями и целями.

Вот пример подробного рабочего задания на техническое обслуживание:

Когда такое рабочее задание выполнено, его можно поместить в указанное место (например, ящик на заводе). Позже он может быть просмотрен менеджером по техническому обслуживанию и сохранен в картотеке.

2) Использование электронных таблиц и цифровых документов WO Лучше иметь бумажные записи, чем не иметь никаких записей. Точно так же цифровые записи намного лучше, чем бумажные.

Вместо того, чтобы распечатывать их, WO могут быть переданы техническим специалистам в цифровом виде (в виде документа Word, электронной таблицы, файла PDF и т. Д.)). Технические специалисты могут открывать WO на своем смартфоне, выполнять работу, писать примечания о завершении и отправлять их своему руководителю.

В сочетании с цифровой системой продажи билетов это может стать отличным переходным этапом между использованием бумажных шаблонов и переходом на систему CMMS.

Снижение реактивного обслуживания на 73,2%

Оцените результаты, которыми Red Hawk пользуется с помощью конечностей

3) Внедрение программного обеспечения CMMS Лучший способ управлять заказами на работу - использовать CMMS.В конце концов, это то, для чего предназначена CMMS.

Процесс полностью автоматизирован. Вам просто нужно заполнить несколько элементов, чтобы создать WO. Программное обеспечение немедленно отправляет электронные письма и push-уведомления назначенным техническим специалистам. Технические специалисты могут открывать WO на своем мобильном устройстве, получать доступ к важной информации об активах и контрольным спискам, выполнять работу и закрывать ее. По завершении примечания, затраченное время, использованные материалы и другая информация автоматически регистрируются и могут использоваться для создания полезных отчетов.

Есть много других преимуществ использования CMMS для управления работами по техническому обслуживанию, и мы обсудим их позже в статье.

Что должно быть включено в заказ на ремонтные работы? В этом разделе мы собираемся обсудить, какая информация должна быть включена в заказ на работу, чтобы человек, выполняющий требуемую работу, точно знал, что ему нужно делать, куда им нужно идти и какие инструменты и детали взять с собой.

Вот основные элементы стандартного заказа на техническое обслуживание :

Давайте углубимся в каждый элемент, чтобы понять, почему им должно быть место в каждом рабочем задании.

1) Кто запросил и / или одобрил работу Менеджеры по техническому обслуживанию и контролеры несут ответственность за планирование работ по техническому обслуживанию. Они будут планировать WO для превентивных задач, а также проверять и утверждать входящие рабочие запросы.

Иногда старшие специалисты по техническому обслуживанию могут иметь право проверять заявки на техническое обслуживание и принимать срочные работы. В обоих случаях хорошо знать, кто санкционировал работу (будь то руководитель или сам технический специалист). Тем более, если у вас большая команда по обслуживанию с десятками техников и множеством супервайзеров.

Еще одна важная информация - это кто сообщил о проблеме, особенно если вы управляете компанией по обслуживанию собственности или имеете дело с рабочими запросами, поступающими извне. Это позволяет техническим специалистам напрямую связываться с человеком, который отправил форму запроса на выполнение работ. При необходимости контактную информацию можно оставить в составе должностной инструкции.

2) Должностная инструкция Неотъемлемой частью наряда на работу является описание работы, которую необходимо выполнить .Если мы говорим о простой задаче, подойдет краткое изложение одного предложения.

Для более сложных рабочих заданий вам, возможно, придется написать список инструкций. Например, можно включить контрольный список обслуживания, в котором объясняются шаги, необходимые для выполнения конкретной задачи обслуживания. Однако имейте в виду, что контрольные списки обслуживания обычно стоит создавать только для рутинных задач, которые выполняются на регулярной основе.

Когда вы создаете заказы на работу для устранения поломок и ремонта оборудования, рекомендуется включать описание проблемы, оставленное лицом, сообщившим о поломке / неисправности.Остальное зависит от технических специалистов.

3) Местоположение и идентификатор объекта Когда у вас большой объект или вы управляете несколькими локациями, «починить холодильник на втором этаже» недостаточно.

Надлежащее рабочее задание должно иметь точное местоположение и включать какой-то номер, который однозначно идентифицирует актив (например, серийный номер).

Все больше и больше систем поддерживают сканирование штрих-кодов (включая Limble), поэтому технические специалисты могут быстро проверить, ищут ли они нужный объект.Используя камеру на своем мобильном устройстве, они могут сканировать штрих-код, и Limble автоматически загрузит историю обслуживания и данные для этого актива.

4) Кто выполняет работу Эта часть не требует пояснений. Каждому рабочему заданию должно быть присвоено конкретному человеку (техник) или группе (то есть утренняя смена), чтобы работа действительно была выполнена.

5) Срок оплаты Отличный способ закончить с большим отставанием в отложенном обслуживании - НЕ указывать срок выполнения.

Как мы неоднократно упоминали в этом посте, должное рабочее задание должно быть назначено кому-то и иметь ожидаемую дату завершения.

У технических специалистов обычно есть несколько задач, запланированных на каждый день, и некоторые задачи необходимо выполнять раньше, чем другие. Например, если машину необходимо смазать до начала дневной смены, то есть четкое время, к которому это должно произойти. В этом сценарии WO не может просто сказать «смазать машину XY в этот четверг».Чтобы помочь техническим специалистам сосредоточиться в первую очередь на важной работе, вы можете указать время, к которому задача должна быть завершена, и дать этим типам задач более высокий уровень приоритета.

6) Уровень приоритета работ Независимо от того, какую стратегию обслуживания вы используете, вашей группе обслуживания придется иметь дело с некоторым объемом незапланированной работы. Стихийные бедствия, несчастные случаи, человеческие ошибки и неисправности машин - это то, к чему вы никогда не сможете полностью подготовиться.

Возможность назначить приоритет работы (обычно по какой-то шкале, например, 1-5) для WO помогает техническим специалистам решить, какие работы необходимо выполнить в первую очередь.Это особенно важно в экстренных ситуациях, когда вам нужно быть полностью на палубе. Вы можете использовать мобильную CMMS для создания наивысшего задания на работу и отправки уведомления выбранным техническим специалистам, чтобы они прекратили свои действия и пришли для аварийного обслуживания.

7) Перечень материалов и запчастей Включение списка материалов и запасных частей в WO снижает вероятность того, что техническим специалистам придется вернуться в складское помещение в середине ремонта.Вы можете представить, сколько совокупного времени это экономит, особенно если работы по техническому обслуживанию выполняются на другой стороне кампуса или в совершенно других местах. Это может значительно сократить время простоя и убедиться, что ваши технические специалисты тратят больше времени на выполнение фактических работ по техническому обслуживанию.
В Limble CMMS после завершения WO технические специалисты могут отметить, сколько времени они потратили на эту конкретную задачу и какие запасные части и материалы были использованы. Это помогает Limble отслеживать уровни запасов и прогнозировать будущий спрос, а также отслеживать затраты, связанные с конкретными деталями, ремонтными работами и активами.

8) Примечания к завершению Основная цель примечаний к завершению - отметить все важное, что может иметь значение для будущей работы с активом. Технические специалисты могут записывать такие вещи, как причина сбоя, как они заметили дополнительные проблемы, которые необходимо решить в будущем, как им пришлось предпринять некоторые дополнительные действия и т. Д.

Сохранение этой информации как части истории обслуживания может помочь вам выяснить, почему определенные активы являются такими проблемными.Что еще более важно, история активов может помочь другим техническим специалистам ускорить процесс диагностики и ремонта, а также полезные советы по безопасности.

Стандартный процесс управления заказами на работу Теперь, когда мы рассмотрели, как создавать рабочие задания, давайте обсудим, как ими управлять. Чтобы понять процесс заказа на работу, мы должны просмотреть:
  1. , когда создаются новые заказы на работу
  2. как они проходят через организацию
  3. что с ними происходит после завершения работы
Это поможет нам описать, как стандартный процесс управления заказами на работу выглядит на практике и как он вписывается в общий рабочий процесс управления техническим обслуживанием.

В процесс управления WO вовлечены три стороны:

  1. Заказчик работы: Лицо, которое отправляет запросы на обслуживание.
  2. Утверждающее лицо: Лицо, которое рассматривает и утверждает запросы на обслуживание. Обычно это работа менеджера по техническому обслуживанию / супервайзера / планировщика.
  3. Люди, выполняющие работы: Механики по техническому обслуживанию и выездные техники, которые выполняют фактически порученные им работы по техническому обслуживанию.
Вот рисунок, который в наглядной форме представляет стандартный процесс управления заказами на работу:

# 1) Процесс начинается с запроса на работу Чаще всего запросы на техническое обслуживание подаются операторами машин или другими сотрудниками вашего предприятия. Они хотят сообщить, что что-то сломалось и что технический специалист должен прийти и исправить это.

Если вы делаете что-то по старинке, этот запрос отправляется в текстовом сообщении или по телефону.Современные организации используют компьютерное программное обеспечение для управления техническим обслуживанием, поэтому их сотрудники могут отправлять запросы на работу через портал запросов на работу.

# 2) Рабочие запросы становятся рабочими заданиями Не каждый запрос на работу приводит к заказу на работу. Запросы на работу рассматриваются менеджерами / руководителями / техническими специалистами (в разных организациях разные рабочие процессы и должности).

Вот несколько ситуаций, в которых запрос на работу может быть отклонен:

  • отправленный запрос на работу запрашивает что-то, что не входит в юрисдикцию группы технического обслуживания
  • проблема была решена до того, как кто-либо успел просмотреть отправленный запрос на работу
  • ресурсы (технические специалисты / инструменты / запасные части) для выполнения требуемых работ недоступны (в этой ситуации WO все же может быть создан - и немедленно отложить отставание в обслуживании)
Запросы на работу, которые не были утверждены, архивируются, и соответствующее уведомление отправляется лицу, подавшему их.

При этом большинство запросов на работу утверждается и впоследствии используется для создания WO.

# 3) Техники получают WO и приступают к работе Если вы до сих пор внимательно следили за этим, вы знаете, что задание на работу должно быть назначено человеку или группе. Если вы все еще используете бумагу, технический специалист обычно получает WO от своего менеджера по обслуживанию с инструкциями о том, куда идти и что делать.

В организациях, внедривших систему управления мобильными рабочими заданиями, этот процесс стал более рациональным.Когда менеджер по техническому обслуживанию или супервизор создает WO, назначенный техник (и) автоматически получает push-уведомление и электронное письмо.

В зависимости от приоритета рабочего задания техник может начать работу над ним сразу или обратиться к WO, когда его график станет ясен.

# 4) Заказ на работу выполнен и закрыт Когда требуемые работы выполнены, техник закрывает заказ на работу. Если он использует Limble CMMS (другие поставщики придерживаются очень похожего подхода), он сделает следующее:
  1. введите, сколько времени он потратил на выполнение работы
  2. укажите, какие запчасти и материалы он использовал
  3. прикрепить фотографии / оставить комментарии к завершению (если есть что отметить важное)
  4. нажмите кнопку «Завершить»
После закрытия WO система автоматически обновит журнал обслуживания оборудования соответствующего актива.

Limble CMMS в качестве программного обеспечения рабочего задания Limble CMMS построена так, чтобы следовать стандартному процессу управления рабочими заданиями, что упрощает внедрение Limble в любой организации. При этом программное обеспечение также предоставляет вам достаточную гибкость, чтобы настроить его для конкретных сценариев.

Вот список функций Limble CMMS, которые помогут вам эффективно управлять любым объемом работ по техническому обслуживанию:

  • Система запросов на работу : Позволяет каждому уполномоченному лицу быстро отправить запрос на работу через простую форму вместо того, чтобы отвлекать технических специалистов от телефонные звонки или текстовые сообщения.Заказчик работы будет получать по электронной почте уведомления о ходе выполнения своего запроса, чтобы они не прерывали постоянно технических специалистов, запрашивая обновления.
  • Автоматическое отслеживание запасов : Каждый раз, когда технический специалист завершает WO, он может отметить, сколько запасных частей он в конечном итоге использовал. Limble автоматически обновляет уровни запасов в соответствии с этой информацией. Наряду с возможностью настройки уведомлений о низком уровне запасов это помогает менеджерам делать точные прогнозы запасов и гарантировать, что необходимые запасные части всегда есть на складе.
  • Простой в использовании календарь : Календарь позволяет просматривать все открытые рабочие задания и предстоящие графики PM, что упрощает оценку рабочей нагрузки различных технических специалистов и смен. Таким образом, новую работу можно точно планировать и легче отслеживать.
  • Автоматическое создание задач : Limble поддерживает расширенные стратегии обслуживания, такие как профилактическое обслуживание. В контексте управления рабочими заданиями это означает, что вы можете подключить Limble к датчикам мониторинга состояния и настроить правила для автоматического создания задач на основе входящих данных.
  • Система управления рабочими заданиями : Модуль управления рабочими заданиями Limble создан для оптимизации управления рабочими заданиями, следуя передовым методам, изложенным в этой статье. Вы можете запланировать работу несколькими щелчками мыши, добавить и изменить уровни приоритета работы, получать автоматические push-уведомления и уведомления по электронной почте, отслеживать ход работы на ходу, отслеживать важные ключевые показатели эффективности, прикреплять изображения и счета, записывать затраченное время и многое другое.
Чтобы доказать, что это не пустые слова, мы настоятельно рекомендуем вам ознакомиться с нашим руководством по управлению рабочими заданиями в Limble и посмотреть, как все это выглядит на практике:

Как начать работу с Limble CMMS Если вы хотите проверить, как Limble CMMS обрабатывает заказы на работу, у вас есть 3 варианта:

Заключение Эффективное управление работами по техническому обслуживанию - основная цель отдела технического обслуживания.Если что-то ломается налево и направо, люди справедливо спросят себя, что делает их группа обслуживания. Несправедливо то, что команда технического обслуживания получит много критики, когда что-то не работает, и очень мало похвалы, когда все идет гладко.

В любом случае современные группы технического обслуживания, использующие мобильное решение CMMS, будут не только более продуктивными, но и получат ощутимую информацию, которую они могут использовать для выявления узких мест и оптимизации рабочих процессов технического обслуживания.

Что такое наряд на работу?

Что такое наряд на работу?

Наряд на работу - это документация о работе или запросе на обслуживание, которая выдается для отслеживания и мониторинга статуса запроса, поданного клиентом или внутренней заинтересованной стороной.

Компании, которые предоставляют услуги на местах или работают в отраслях, которые включают регулярный осмотр или техническое обслуживание оборудования или машин, часто выполняют заказы на выполнение работ.

Это может быть новый запрос, ежемесячное плановое задание на ремонт, выполнение профилактического обслуживания или повторное посещение уже завершенного задания из-за новой проблемы.

Команды, участвующие в выполнении рабочего задания
  1. Запрашивающая работа: Запрашивающая работа - это человек или группа, которые отправляют запрос на работу.Как упоминалось ранее, это результат запроса клиента. Но рабочие задания также могут быть автоматически созданы для отслеживания уже выполненной задачи в целях аудита.
  2. Утверждающее лицо: Это может быть конкретное лицо или группа, которые занимаются утверждением и назначением запросов на техническое обслуживание в случае управления оборудованием, или это может быть группа обслуживания клиентов или диспетчерская, которая берет на себя ту же роль для запросов заказов на работу от клиентов.
  3. Выездные техники: Эта группа состоит из инженеров по техническому обслуживанию, выездных техников или ремонтников, которые находятся в полевых условиях и выполняют фактические задачи, связанные с рабочими заданиями.

Вот предварительный просмотр Freshdesk в действии

Элементы документа рабочего задания
  • Идентификатор заказа : уникальный идентификационный номер, присвоенный каждому запросу на работу
  • Заголовок : Имя, присвоенное рабочему заданию. Например, проблема с отоплением.
  • Дата запроса: Дата создания наряда на работу
  • Описание проблемы : Краткое описание проблемы или запроса из 3-4 строк.Например, охлаждающее устройство двигателя не работает на полную мощность.
  • Актив : в этом поле указывается, какой актив или активы нуждаются в ремонте или ремонте, например, блок кондиционирования воздуха или погрузчик на складе.
  • SLA: Согласованное или обещанное время до завершения заказа на техническое обслуживание сервисными группами и техническими специалистами.
  • Оценка затрат: Точные накладные расходы, включая все расходы по заказу на работу
  • Категория: Какой тип рабочего задания определяется здесь.Это зависит от компании и отрасли.
  • Статус: Текущий статус рабочего задания. «Назначено», «В процессе», «Повторно открыт», «Завершено» - это часто используемые статусы.
  • Приоритет: Приоритет рабочего задания, обычно обозначаемый как высокий, средний или низкий
  • Информация о клиенте: Подробная информация о клиенте или заинтересованном лице, поднявшем первоначальный запрос на обслуживание или проблему. Включает имя, номер телефона, адрес электронной почты и информацию о местоположении
  • Назначенный техник: Имя и другие данные техника, назначенного для запроса рабочего задания.
  • Дополнительные документы: Сопроводительная документация, необходимая для выполнения задач

Для чего используются рабочие задания?

Наряды на работу - неотъемлемая часть рабочего процесса организации, когда дело доходит до решения проблем. Вот различные способы, которыми наряды на работу помогают организовать операции технического обслуживания:

-Статус запроса: Использование запросов на работу в качестве контрольной точки помогает отслеживать ход выполнения запроса от создания задачи до завершения.Он предоставляет всю необходимую информацию о проблеме, а также помогает выездным техникам получить полную информацию о выполняемой работе.

-Ресурсы и инструменты для планирования: Поскольку заказ на работу состоит из важных деталей запроса на обслуживание, он также может быть источником информации о необходимых ресурсах, включая новые детали и инструменты, как для диспетчерских команд, так и для технических специалистов, быть необходимо для выполнения задачи.

-Документация и расстановка приоритетов: Рабочие задания используются для создания подробной записи действий и ресурсов, используемых во время запроса на обслуживание.Информация о рабочих заданиях также помогает диспетчерским группам определять, какие задачи должны быть приоритетными.

Что такое процесс заказа на работу?

Рабочий процесс или рабочий процесс состоит из следующих шагов:

  1. Получение проблемы от клиента или запроса на обслуживание: При возникновении проблемы клиент или заинтересованное лицо отправляет запрос в службу поддержки или группу диспетчеризации с описанием проблемы.
  2. Создано рабочее задание: После получения запроса создается рабочее задание со всеми подробностями задачи, которая должна быть выполнена.
  3. Назначьте встречу: Заказ на работу запланирован на определенное время, и группа обслуживания будет уведомлена об этом.
  4. Назначьте это доступному техническому специалисту: Группа обслуживания назначает задачу доступному технику или полевому работнику в зависимости от близости к месту и их рабочей нагрузки.
  5. Техник обслуживает запрос на обслуживание. Полевой техник поедет к заказчику или на производственную площадку для проверки проблемы.Они выполняют необходимый ремонт оборудования и документируют процесс проверки.
  6. Завершение рабочего задания и документация: После завершения работы техник информирует группу обслуживания. Они изменят статус рабочего задания на «Завершено» и сообщат об этом команде поддержки, а также заказчику.

Наряд на работу и заказ на поставку

Наряд на работу используется для сбора всех деталей запроса на обслуживание и отслеживания его выполнения.

С другой стороны, заказ на поставку - это документ, санкционирующий закупку актива или ресурса, необходимых для группы, создавшей запрос.

В управлении техническим обслуживанием эти два понятия объединяются, когда речь идет о заказе запасной части или нового устройства для выполнения запроса на работу.

Проблемы управления заказами на ремонтные работы

Наряды на работу - это удобный способ зафиксировать основную информацию о любом запросе на обслуживание, но управление несколькими такими задачами становится сложной задачей.Вот две основные трудности, с которыми сталкиваются организации при выполнении запросов на выполнение работ:

  1. Отслеживание заказов на выполнение работ с использованием Excel или бумажных систем неэффективно

В мире цифровых технологий больше невозможно продолжать использовать электронные таблицы или распечатывать формы заказа на работу. На создание и обновление задач уходит больше времени, а если есть ошибки или неверно напечатанная информация, это требует времени. Все это приводит к неэффективности и предотвращаемой трате времени и денег. Бригады технического обслуживания и технические специалисты считают, что из-за таких ручных операций и переделок это препятствие для эффективного выполнения своей работы.

  1. Координация между ремонтными бригадами и полевыми работниками затруднена.

Должна быть налаженная линия связи между диспетчерскими группами и техническими специалистами, чтобы постоянно информировать другую сторону о статусе запроса на работу. Без системы управления рабочими заданиями организациям приходится прибегать к электронной почте или телефону, что означает много звонков и прерываний. Это приводит к более длительному циклу обслуживания, потому что для совместной работы при любых небольших изменениях требуется ручное общение.

Преимущества использования программного обеспечения для управления рабочими заданиями

Вот лишь некоторые из множества способов, с помощью которых ПО для обработки заказов облегчает жизнь сервисным группам:

Объединение сервисных и полевых команд на одной платформе

Программное обеспечение

Freshdesk для управления рабочими заданиями объединяет ваши диспетчерские команды и полевых инженеров на одной платформе. Таким образом, координация становится чрезвычайно простой. Любая новая информация, относящаяся к задаче, может быть обновлена ​​в системе и сделана доступной для нужных людей.

Упрощенное управление задачами и автоматизированные рабочие процессы

Подробная информация о любом сервисном или производственном заказе может быть быстро записана и обновлена ​​в Freshdesk. Вы также можете создавать настраиваемые поля в зависимости от типа поднимаемого вами заказа на обслуживание. С помощью автоматизированных рабочих процессов вы можете создавать триггеры на основе условий, которые автоматически изменяют статус или приоритет задачи в режиме реального времени, устраняя необходимость в ручных действиях

Панель управления расписанием встреч

Наша надежная панель управления расписанием упрощает просмотр, назначение и управление сервисными задачами и техническими специалистами.Вы можете видеть все встречи и календарь каждого технического специалиста в одном окне и использовать простые элементы управления перетаскиванием для планирования и обновления рабочих заданий на панели управления.

Управление рабочими заданиями в действии - пример

Чтобы понять рабочий процесс заказа на работу, мы рассмотрим, как компания управляла своим запросом на работу до и после внедрения программного обеспечения:

Быстрорастущая логистическая компания столкнулась со следующими проблемами при управлении запросами на обслуживание

  1. Использование электронной почты и телефона, что стало обременительным для обработки большого количества запросов.
  2. Эскалация также увеличилась из-за медленного времени отклика, что означало больше работы для технических специалистов.

Решение :

  1. Благодаря внедрению интегрированного программного обеспечения для рабочих заданий они смогли объединить группы поддержки и обслуживания, что привело к более быстрой совместной работе и повышению эффективности.
  2. Используя автоматизацию, несколько рабочих процессов были выполнены автоматически, например, обновление статуса рабочего задания: это сократило время решения и повысило производительность труда техников.
Упростите свои полевые операции

Управление рабочими заданиями является важной функцией для полевых организаций и играет неотъемлемую часть в улучшении систем и процессов технического обслуживания. Внедрение программного обеспечения для оцифровки этих процессов значительно снижает сложность управления рабочими заданиями и, что наиболее важно, улучшает качество обслуживания клиентов.

Часто задаваемые вопросы о контрактах на выполнение заказов (JOC)

Что такое контракт на выполнение работ?

Заказ на поставку - это уникальный процесс закупок с неопределенной доставкой и неограниченным количеством (IDIQ), который помогает владельцам объектов и инфраструктуры завершить большое количество проектов по ремонту, техническому обслуживанию, обновлению и простым проектам нового строительства с помощью единого, заключенного на конкурсной основе контракта.В отличие от традиционных торгов, где каждый проект идентифицируется, разрабатывается и затем выставляется на торги, контракт на выполнение заказов устанавливает заранее конкурентоспособные цены и устраняет необходимость отдельно подавать заявки на каждый проект. Это простой и быстрый вариант поиска строительных материалов, который можно оставить в вашем наборе инструментов для закупок.

Контракт на заказы на выполнение работ иногда называют JOC, SABER, TOC, WOC и DOC. Дополнительные сведения см. В серии видеороликов «Контракт на выполнение заказа 101».

Как подрядчики на выполнение заказов экономят время?

Традиционные циклы закупок обычно занимают месяцы и требуют значительных административных и технических ресурсов.После заключения контракта на выполнение работ владелец может попросить подрядчика выполнить серию проектов. Нет необходимости готовить, копировать, рекламировать и распространять пакеты предложений для каждого проекта. Этот трудоемкий интерфейс выполняется один раз, а не повторяется для каждого проекта. Процесс закупки занимает недели вместо месяцев. Недавнее исследование показало, что 94% проектов по заключению контрактов на выполнение работ выполняются вовремя, по сравнению с 63% для проектов Design-Bid-Build и 73% для Design-Build. *

Как контракт на выполнение заказов позволяет сэкономить деньги?

Бюджетный контроль и экономия средств - краеугольный камень решений Gordian's Job Order Contracting. Это же исследование показало, что 91% проектов по заключению контрактов на выполнение заказов выполнялись в рамках бюджета. Кроме того, владельцы оценили экономию административных расходов на 24 процента, а подрядчики оценили общую экономию затрат на 21 процент. *

Стоимость закупки проектов меньше, потому что владельцу не нужно повторять весь цикл закупок для каждого проекта.Стоимость строительства подтверждена предустановленными ценами на единицу продукции в каталоге строительных заданий Гордиана (CTC), в котором оценивается более 275 000 строительных работ. Каждая задача включает подробное описание, единицу измерения, цену за единицу и, если применимо, стоимость сноса. Цены за единицу продукции содержат прямые затраты на материалы и рабочую силу, разработанные на местном уровне. Для каждой Строительной Задачи есть набор технических спецификаций и общие условия, которые содержат контрактный язык, касающийся выполнения контракта.

Подрядчик, получивший награду, представил на конкурсной основе коэффициент корректировки заранее установленных цен за единицу продукции, поэтому владельцу гарантируется конкурентоспособная цена для каждого элемента объема работ по проекту. Поскольку подрядчики участвуют в торгах по серии проектов, а не по одному проекту, они могут предложить скидку за объем.

Как заключение контрактов на заказы помогает обеспечить более высокое качество работы?

Несмотря на наличие единого контракта на несколько проектов, подрядчик все равно должен соответствовать стандартам качества собственника, своевременное строительство для обеспечения будущих работ.Владелец не обязан отдавать подрядчику больше проектов. Это мотивирует подрядчика соответствовать ожиданиям и превосходить их, выполняя качественную и своевременную работу. Недавнее исследование показало, что 96 процентов проектов заключения контрактов на выполнение заказов были оценены респондентами как удовлетворительные, в то время как почти все (99 процентов) участники-владельцы заявили, что они рекомендуют заключение контрактов на выполнение заказов другим владельцам. Эти высокие оценки достигнуты благодаря преимуществам экономии времени и средств, которые дает процесс заключения контрактов на выполнение заказов, а также большей прозрачности, гибкости и эффективности по сравнению с другими методами закупок.Владельцы были на 60 процентов больше удовлетворены процессом заключения контрактов на выполнение работ по сравнению с процедурами «Дизайн-конкурс-сборка» или «Дизайн-сборка». *

Как обрабатываются заказы на изменение?

Процесс заключения контракта на заказ-заказ естественным образом сокращает количество заказов на изменение, поскольку все заинтересованные стороны проекта (владелец, подрядчик и представитель Gordian) участвуют в совместном совещании по определению содержания. Такое прямое, открытое общение устраняет недоразумения и ошибки, которые приводят к большинству заказов на изменение.Владелец имеет право изменить Объем работ в любое время в течение проекта. Если необходимы изменения, они устанавливаются непосредственно из Каталога строительных заданий.

Как JOC помогает удовлетворить требования моей организации к разнообразию / участию?

Метод строительных закупок по подряду на выполнение работ имеет историю достижения и превышения целей участия. Инициативы на местном уровне, меньшинствах / женщинах и по месту жительства могут осуществляться в рамках проекта за проектом или в рамках всей программы.Владелец имеет право утвердить всех субподрядчиков до оформления заказа на поставку. Любые особые условия проекта, такие как привязка или специальное страхование, указываются в заказе на поставку и сообщаются владельцу. Большинство из этих соображений будет учтено заранее в первоначальной индивидуализированной тендерной документации.

Как давно существует контракт на выполнение работ?

Job Order Contracting была создана в 1982 году основателем Gordian Гарри Х. Меллоном, чтобы соответствовать высоким требованиям, сжатым срокам и строгим требованиям к конкурсным торгам в U.С. Объекты армии в Европе. Целью заключения подряда на выполнение работ было упрощение процесса выполнения плановых, простых работ по ремонту, обновлению и модификации. Сегодня действуют тысячи контрактов на выполнение работ, на строительство которых ежегодно приходится более 2,4 миллиарда долларов.

Свяжитесь с нами, чтобы узнать, как заключение контрактов на выполнение заказов может принести пользу вашей организации.

Лучшие практики JOC: 12 ключевых условий заключения контрактов на выполнение заказов

Заказ на выполнение работ (JOC) помогает оптимизировать реализацию строительных проектов на протяжении десятилетий.И, как любой формализованный процесс, у JOC есть своя терминология. Независимо от того, являетесь ли вы владельцем проекта или подрядчиком, свободное владение языком помогает. Поэтому мы составили краткий глоссарий терминов, которые необходимо знать во время реализации программы JOC и выполнения проекта JOC.

Цена за единицу - Текущие точные и локализованные затраты на материал, оборудование или рабочую силу. Цены за единицу используются для подготовки ценового предложения для проекта заключения контракта на выполнение работ (JOC). В программе Gordian JOC цены на единицу продукции собираются в индивидуализированной Книге расценок владельца проекта.

Книга расценок за единицу - Документ, используемый в качестве основы для заключения контрактов JOC на конкурсной основе и определения цены каждого заказа на выполнение работ после заключения контракта. Здесь, в Gordian, мы называем нашу книгу расценок за единицу продукции Каталогом строительных заданий® (CTC).

Задача - Строительное задание, опубликованное в книге цен на единицу продукции, которое включает описание Задачи, единицу измерения и цену единицы. На изображении ниже показан пример задачи из Gordian CTC.

Задача без предварительной оценки - Задача, которая необходима для выполнения подробного объема работ, но не отображается в книге цен за единицу.

Коэффициент корректировки - Корректировка подрядчика, предложенная на конкурсной основе (или согласованная), которая должна применяться к ценам за единицу продукции, указанным в книге цен за единицу продукции. Если коэффициент корректировки подрядчика составляет 1,0500, а цена за единицу задания составляет 1 доллар США за квадратный фут, то подрядчику будет выплачиваться 1,05 доллара США за каждый квадратный фут выполненного задания.

Награда за лучшее соотношение цены и качества - Процесс заключения контракта, который помимо цены учитывает несколько факторов выбора. Соответствующие параметры могут включать прошлые результаты, предыдущий опыт строительства, отзывы и цену.Гордиан рекомендует использовать наиболее выгодный процесс присуждения наград для проектов JOC, если у владельцев есть возможность сделать это в соответствии со всеми местными законами и требованиями.

Подряд на выполнение заказов - это гораздо больше, чем просто терминология. Чтобы узнать о JOC от А до Я, посмотрите нашу бесплатную серию видеороликов, состоящую из четырех частей, «Контрактное задание 101».

Joint Scope Meeting - Встреча на площадке проекта, где владелец, подрядчик и другие заинтересованные стороны проекта могут увидеть условия проекта, обсудить предлагаемые работы, рассмотреть варианты Value Engineering (VE) и согласовать работу, которую необходимо выполнить.Другие области обсуждения Совместного рабочего совещания могут включать:

  • Наличие опасных материалов, а также проверка и удаление этих материалов.
  • Разрешение.
  • Протоколы рабочего входа и выхода с объекта.
  • График строительства и часы работы, с важными вехами и требованиями к этапам.
  • Плацдармы, указатели и временные ограждения или перегородки.
  • Организация ценового предложения.

Подробный объем работ - Документ, написанный владельцем и устанавливающий работу, которую подрядчик обязан выполнить для конкретного заказа на работу.

Ценовое предложение - Исчерпывающее изложение Задач, материалов, оборудования и их количества, которые будут использованы для выполнения проекта. Ценовое предложение, заполненное подрядчиком, получившим награду, должно отражать подробный объем работ.

Заказ на выполнение работ - Письменное распоряжение, изданное владельцем проекта, требующее от подрядчика выполнить подробный объем работ в течение срока выполнения заказа на работу по цене заказа.

Срок выполнения заказа на работу - Время, в течение которого подрядчик должен выполнить подробный объем работ.

Цена рабочего заказа - Стоимость утвержденного ценового предложения и сумма, которую подрядчик получит за выполнение подробного объема работ в течение срока выполнения рабочего заказа.

Что такое учет нарядов на работу? Почему это важно для вашего бизнеса.

6 мин. Читать

Учет рабочих заданий - это процесс, который собирает и сравнивает информацию о рабочих заданиях как стратегический способ повышения эффективности и прибыли бизнеса.Давайте посмотрим, как учет заказов на выполнение работ может помочь вашему малому бизнесу.

Вот что мы расскажем:

Что такое бланк заказа на работу?

Что должно быть в шаблоне рабочего задания?

Почему учет заказов на выполнение работ важен для бизнеса

ПРИМЕЧАНИЕ: Члены группы поддержки FreshBooks не являются сертифицированными специалистами по подоходному налогу или бухгалтерскому учету и не могут давать советы в этих областях, кроме дополнительных вопросов о FreshBooks. Если вам нужна консультация по подоходному налогу, обратитесь к бухгалтеру в вашем районе .

Что такое бланк заказа на работу?

Форма заказа на работу - это документ, созданный компанией или поставщиком, в котором подробно описывается услуга, которая должна быть предоставлена ​​клиенту. Он также может включать продукты, которые поставщик предоставит во время обслуживания.

Хотя запрос клиента обычно приводит к созданию рабочего задания, это документ, который используется внутри поставщика и обычно не для распространения клиенту. Включение всех деталей запроса в рабочее задание помогает предприятиям оставаться организованными и позволяет им планировать более эффективно, гарантируя наличие достаточного количества персонала и продуктов или материалов, необходимых для выполнения работы.

Что должно быть в шаблоне рабочего задания?

Обычно заказ на работу должен включать:

  • Номер наряда на работу
  • Имя запрашивающей стороны
  • Имя и контактная информация клиента
  • Дата запроса
  • Количество и описание предлагаемых услуг и продуктов
  • Дата оказания услуги
  • Рекомендуемый персонал
  • Особые примечания
  • Смета

Большинство заказов на работу требует одобрения руководства, прежде чем они смогут действовать.

Почему учет заказов на выполнение работ важен для бизнеса

До сих пор мы обсуждали 1 заказ на работу. Но представьте себе 10, 50 или даже 100 заказов на работу за одну неделю. Как тебе это удается? Учет рабочих заданий важен для бизнеса, потому что он позволяет компании эффективно отслеживать, устранять неполадки и эффективно выполнять рабочие задания.

Правильно задокументированный заказ на работу классифицирует продукт или услугу, которые предлагает компания, необходимый персонал или внешнюю рабочую силу, а также оборудование по должностям.Если у вас есть несколько заказов на работу - или рабочих мест, то сбор этой информации с самого начала позволит улучшить управление и, возможно, сэкономить для компании. Почему? Потому что сравнение заказов на работу может дать возможность сократить накладные расходы, поскольку для некоторых заказов на работу может потребоваться такая же квалифицированная рабочая сила или оборудование. Чем лучше будет система бухгалтерского учета для отслеживания заказов на работу в компании, тем больше возможностей откроется.

Приведем пример. Допустим, вы работаете в сфере общественного питания, ведете небольшой бизнес по поставке кухонного оборудования.Пришел тот волшебный телефонный звонок или электронное письмо - мечта о поставке и установке 3 микроволновых печей, 4 прогулочных холодильников, 6 морозильных камер и 8 грилей коммерческих размеров в новом ресторане. Вы и ваши деловые партнеры воодушевлены перспективой заключения такого крупного контракта, но очевидно, что вы хотите быть уверены, что сможете с ним справиться, поскольку это большая работа, и клиенту нужно, чтобы все было сделано за шесть недель.

Вы или ваш менеджер проекта начинаете с выполнения рабочего задания. Вы вводите список необходимых продуктов, который автоматически перекрестно ссылается на ваш инвентарь.Вы также добавляете другую важную информацию, такую ​​как дата установки, и любой специальный персонал или необходимое оборудование для установки.

Сразу же у вас есть обзор ситуации: вы знаете, что у вас есть на складе для клиента, вы можете узнать, есть ли необходимый персонал в графике, и если необходимое оборудование для установки предназначено для другой работы. Это вся ценная информация, которую нужно иметь.

Но подождите, есть еще кое-что. Поскольку вы серьезно подошли к процессу учета заказов на работу, вы понимаете, что примерно в то же время у вас есть еще несколько заказов на кухонные принадлежности.Все необходимые продукты принадлежат той же марки, что и исходный заказ. Это означает, что вы можете сэкономить на оптовых заказах и доставке, так как у вас есть соглашение о скидке с вашим поставщиком. Вы понимаете, что можете сэкономить время на людях, выполнив все установки в один день. Вы только что сэкономили время и деньги своей компании и только что повысили ее прибыль.

Учет нарядов на работу настолько же эффективен, насколько и бизнес-процессы для управления им. После небольшого обучения работе с программным обеспечением компании теперь могут автоматизировать заказы на работу и недельные расписания, чтобы члены команды не пытались вручную отслеживать часы, потраченные на отдельные проекты.Кроме того, одним нажатием кнопки заказы на работу можно просматривать, редактировать или отмечать как завершенные, и на основе этих данных может автоматически создаваться счет-фактура.

Как показано здесь, правильная система учета заказов на выполнение работ может модернизировать компанию и сэкономить время и деньги.

Другие вопросы, относящиеся к учету рабочих заданий:

В чем разница между заказом на работу и счетом-фактурой?

Является ли заказ на работу контрактом?

В чем разница между заказом на работу и счетом-фактурой?

Наряд на работу - это отдельный документ, созданный компанией, в котором описывается услуга и / или продукт, которые должны быть предоставлены клиенту.Обычно он предназначен только для внутреннего использования. Счет-фактура - это официальный документ, который поставщик отправляет клиенту после завершения заказа на работу, и в нем подробно указаны фактические причитающиеся затраты и инструкции по оплате. Обычно отметка заказа на работу как выполненного является сигналом для бухгалтерии о создании счета-фактуры.

В качестве подсказки, рекомендуется, чтобы поставщики всегда связывались со своими клиентами после завершения заказа на работу, но перед отправкой фактического счета. Это хорошая возможность спросить клиента, довольны ли он тем, как прошла работа, и есть ли возможности для улучшения в следующий раз.Он добавляет индивидуальности (так часто отсутствует в современных цифровых коммуникациях) и может помочь бизнесу, обеспечивая удовлетворенность клиентов, а также повторяя бизнес. И, конечно же, после этого звонка счет не станет сюрпризом, когда он попадет в почтовый ящик клиента. Фактически, если они довольны звонком и оказанной им услугой, они могут обработать его сразу, а не ждать до конца месяца.

Является ли заказ на выполнение работ контрактом?

Нет, заказ на работу не является договором.Это просто внутренний документ, который позволяет бизнесу планировать ресурсы в ожидании выполнения запроса клиента. Обычно клиент никогда этого не увидит.

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ