Приказ о утверждении штатного расписания образец: Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год, скачать образец

Приказ о утверждении штатного расписания образец: Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год, скачать образец

Приказ об утверждении штатного расписания

На странице представлен образец документа «Приказ об утверждении штатного расписания» с возможностью скачать его в формате doc.

Тип документа: Приказ

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 13,0 кб

Штатное расписание является важным распорядительным документом постоянного хранения, в котором отражается структура предприятия, его подразделения, наименование должностей и их количество, заработная плата и общая численность персонала. Если штат компании составляет два работника и более, то необходимо создать данный документ. Формированием штатного расписания занимается кадровая служба, а при ее отсутствии – бухгалтер. При внесении любых изменений в документ – создание новых подразделений и должностей или их сокращение, издается новое штатное расписание. Для утверждения расписания и введения его в работу необходимо подготовить соответствующий приказ.

Данные, которые необходимо указать в приказе о введении штатного расписания

Приказ о введении нового штатного расписания нужно оформлять на фирменном бланке компании. В шапке документа указывается название организации, его реквизиты, адрес и контактная информация. В тексте документа следует отметить такие данные:

• Дату оформления приказа, его дату и номер согласно книге учета приказов.
• Слово «Приказ» и его наименование.
• Указание признать недействительным предыдущее расписание, указав его номер и дату, и ввести новое штатное расписание с конкретного числа.
• Требование о внесении необходимых изменений в кадровую и бухгалтерскую документацию.

Приказ подписывает руководитель отдела кадров, и утверждает директор. Приказ печатается в единственном экземпляре и хранится в кадровой службе предприятия.

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Приказ о штатном расписании, образец, бланк и пример составления

Почти любой запрос из государственных органов содержит требование предоставить приказ о штатном расписании. И единого понимания среди руководителей по вопросу обязательности такого документа нет. Кто-то скажет, что штатное расписание работодатель иметь не должен. Кто-то сошлется на отсутствие такой обязанности в ТК РФ.

Мы разместили пример штатного расписания, а также рекомендации по изданию приказа. С помощью таких документов работодатель может подготовиться к проверке органами власти, ответа на жалобы в трудовую инспекцию и при обращении в суд работников организации.

Скачать образец:

  Приказ о штатном расписании

  Штатное расписание

Пример приказа о штатном расписании

 

Нужен ли приказ о штатном расписании в организации?

Мы склоняемся к тому, что работодатель должен обязательно утвердить штатное расписание. Речь идет только о лице, которое в трудовом договоре выступает работодателем. Если человек, будучи предпринимателем, людей по найму не принимает, он им не станет. Но как только возникает необходимость оформить трудовой договор, нужно штатное расписание. Об этом косвенно свидетельствует и ст. 57 Трудового кодекса РФ. Где указано, что работник принимается на работу в должности согласно штатному расписанию.

Отсутствие штатного расписания в организации может стать основанием для трудовой инспекции привлечь к ответственности работодателя к административной ответственности.

Как составить приказ о штатном расписании

Форма приказа о штатном расписании законодательно не закреплена. В нормативных актах кадровый сотрудник может найти только форму самого штатного расписание. Это форма № Т-3 постановления Госкомсата № 1 от 05.01.2004 г. Ответственный за работу с кадрами сотрудник может использовать такой бланк. А может создать и свой уникальный образец. Который отразит необходимые сведения.

До издания приказа о штатном расписании работодатель должен определиться с перечнем структурных подразделений и должностей. На которые он будет принимать работников. Приказ о штатном расписании имеет важное значение в делах по искам о  восстановлении на работе и признании увольнения незаконным. Особенно при сокращении численности штатов или должности.

Содержание приказа о штатном расписании

Алгоритм составления самого приказа о штатном расписании достаточно прост. На бланке для приказов (обычно работодатель сам решает, готовить документ на фирменном бланке или ограничиться указанием на наименование) укажите:

• Номер, дату и место издания.
• Наименование приказа –
  Приказ о штатном расписании
• Далее необязательная графа – основание. Например, как в нашем приеме. Или «в связи с реорганизацией» и т.п.
• И сам приказ – утвердить, ввести в действие, контроль.

Печать на приказе работодатель не ставит. А подпись уполномоченного выступать от имени руководителя лица – обязательно.

Сам бланк штатного расписания является приложением к приказу.

Можно ли изменить приказ о штатном расписании?

Сам приказ, как правило, не меняется. Меняется штатное расписание. Обычно работодатель формирует его на длительный срок в зависимости от своих потребностей. И если нужно изменить документ, готовится приказ о внесении изменений в штатное расписание. Либо утверждается новое расписание.

Если речь идет о проведении организационно-штатных мероприятий, то работодатель занимается увольнением сотрудников с соблюдением требований ТК РФ (расторжение трудового договора). Сокращение должности в утвержденном приказе о штатном расписании доказывает в суде работодатель, как и соблюдение всех формальностей.

Приказ об утверждении штатного расписания

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Одним из важных кадровых документов, определяющих организационную структуру предприятия является штатное расписание, которое утверждается приказом (распоряжением) директора или уполномоченным на это действие лицом на определенный период времени.

Первым делом штатное расписание необходимо в случае организации нового предприятия, на основании него набирается требуемый штат сотрудников с установленными в соответствии с должностями окладами. Нередко данный документ необходим при проверках, судебных делах, а также его могут требовать инспекция по труду и другие проверяющие структуры.

Прежде чем заверить штатное расписание приказом руководителя, необходимо его составить – это можно сделать либо по унифицированной форме Т-3, либо по свободной форме, которая должна содержать определенные данные. Далее оно визируется (согласовывается) руководителем кадровой службы организации, а также главным бухгалтером, после чего на документе ставится печать предприятия.

Приказ издается на общем бланке предприятия, начинается сразу со слов “Приказываю”, так как в его содержание можно не включать констатирующую часть, в связи с тем, что не требуется указания дополнительных пояснений при введении в действие штатного расписания. Тем не менее при наличии причин утверждения нового расписания их можно указать. Если в качестве “штатки” применяется унифицированная форма Т-3, то в ней необходимо отразить дату и номер приказа, в соответствующих графах.

Штатное расписание, как правило,   утверждается на год, тем не менее в него могут вносить изменения и корректировки, они утверждаются на основании приказа о внесении изменений. Такая необходимость может возникать в результате реорганизации предприятия, изменении окладов и штатной численности (в том числе в случае сокращений сотрудников) и другим причинам.

Скачать форму приказа

Чистый бланк приказа об утверждении в организации штатного расписания.

Приказ об утверждении штатного расписания образец.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2020 году

Если деятельность организации или ИП осуществляется с привлечением наемного труда, то в компании должно присутствовать штатное расписание. Для его утверждения необходимо издать соответствующий приказ, который будет составлен в соответствие со всеми требованиями законодательства.

Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, с помощью которого выявляется точная численность работников на предприятии и размер заработной платы. В нем прописываются все занимаемые сотрудниками должности, а также иная информация, касающаяся трудовой деятельности.

Законодательная база

Вся трудовая деятельность предприятия регулируется Трудовым Кодексом России. В ст. 15 и 57 ТК РФ указано, что сотрудник выполнять свои должностные обязательства в соответствии с указанной информацией в штатном расписании. Штатное расписание также регламентируется всеми нормами трудового законодательства.

Порядок утверждения

В каждой организации должны строго соблюдать порядок введения любых документов, в том числе и утверждения штатного расписания.

Для этого ответственное лицо обязано:

• издать приказ о составлении штатного расписания;
• зарегистрировать приказ в журнале учета;
• ознакомить с документом всех работников, чьи интересы будут затронуты;
• провести полный анализ структуры организации с целью выявления данных по всем должностям и отдельным сотрудникам;
• внести данные в табель;
• ознакомить работодателя с готовым видом документа;
• подготовить приказ об утверждении штатного расписания;
• зарегистрировать документ в книге распорядительных актов.

Стоит учесть, что перед тем, как ввести новое расписание, нужно допиться признания старого недействительным. Это возможно только после получения от руководителя распоряжения на ввод нового расписания.

Форма приказа

Организации имеют право использовать собственные, специально разработанные бланки для создания документа, их действие приравнивается к приказу, заполненному по унифицированной форме, об этом неоднократно сообщала служба Роструда.

Бланк приказа можно скачать здесь.

Как написать и его образец

Независимо от того, будет ли использовать ответственное лицо образец приказа об утверждении штатного расписания в 2020 году по унифицированной форме или воспользуется бланком расписания, в документе должна содержаться информация:

• о названии организации и реквизитах;
• о коде ОКУД и ОКПО;
• о номере и дате создания документа;
• о периоде действия;
• о номере приказа;
• о точной численности штата;
• о наименовании каждой должности, категории и классификации;
• об окладе каждого работника. В данном пункте необходимо указать надбавки, которые может получить человек, после чего указать конечную сумму с учетом всех надбавок;
• об общей сумме зарплаты всех работников предприятия;
• о примечании.

В некоторых видах приказа дополнительно указывается причина, по которой издается новый документ.

На следующем этапе необходимо после слова «Приказываю» изложить все распоряжения, которые должны быть выполнены, в том числе:

• о принятии в организации нового штатного расписания. Необходимо указать точное количество штатных единиц, содержащихся в документе и итоговую сумму фонда оплаты;
• о вводе документа. Здесь же необходимо указать дату, с которой новое расписание будет считаться полностью действительной. Если в приказе по какой-то причине не будет указана дата, то действие документа начнется сразу же после издания распоряжения;
• о прекращении действия прежнего расписания;
• о лице, на которое возложена ответственность по исполнению распоряжения. Чаще всего это сотрудник отдела кадров или главбух;
• о необходимости ознакомления под роспись с новым видом документа всех сотрудников, штатное расписание которых подверглось изменению.

Также в приказе нужно указать на наличие приложения, в качестве которого выступает бланк нового расписания.

В самом конце документ должен быть представлен для ознакомления и подписи руководителю и указанным в приказе ответственным лицам.

Образец стандартного типа:

В связи с увеличением МРОТ

Если производится увеличение МРОТ, то требуется составить штатное расписание нового типа, в которое уже будут внесены все поправки. Предварительно также потребуется сделать несколько бухгалтерских документов, в которых будет прописана окончательная сумма для каждого сотрудника индивидуально.

В МРОТ не входят региональные коэффициенты и надбавки за сложные условия работы, в том числе в условиях Крайнего Севера.

Перед внесением изменений в приказ требуется ознакомить каждого сотрудника с изменениями и получить его подпись. Создание нового штатного расписания при любых повышениях оклада обязательно. В противном случае на руководство будут наложены штрафные санкции.

В школе

Штатное расписание в школе вводится согласно приказу. Сам приказ утверждает уже обновленное расписание на основе изменения финансовых факторов или количества штатных единиц.

Созданием расписания занимается бухгалтер или заведующее бухгалтерией лицо. Чаще всего расписание на каждую школу составляют в главной бухгалтерии регионального органа, который контролирует образовательные учреждения.

Утверждение идет по стандартному плану. Предварительно все сотрудники должны познакомиться и расписаться в получении информации. Далее уже составляется приказ, который утверждает штатное расписание.

Для ИП

Для ИП с наличием сотрудников потребуется в обязательном порядке составлять штатное расписание, а также утверждать его при помощи приказа. В документах прописываются тарифные ставки, должности, а также количество штатных единиц такого плана и структура организации.

За отсутствие штатного расписания и приказа, которым оно утверждено, последует административный штраф.

Кто подписывает

Независимо от того, кто составлял документ (юрист, секретарь, сотрудник отдела кадров, бухгалтер), в конце его необходимо передать на подпись уполномоченному лицу, которое по уставу назначено на пост руководителя деятельностью организации, как правил это директор, гендиректор или председатель.

Кроме этого, после составления приказа с ним должны ознакомиться ответственных за его исполнение лиц и работников, чьи интересы были затронуты в связи с внесением изменений в штатное расписание. Также Постановление Госкомстата №1 обязывает главбуха и начальника отдела кадров поставить подписи на последней странице штатного расписания.

Срок хранения документа

Любые приказы, касающиеся внесения изменений или утверждения штатного расписания, должны быть переданы после подписи ответственного лица в отдел кадров. Там они подшиваются к папке, специально предназначенной для приказов по изменению состава персонала.

Документ в течение 5 лет должен храниться в несгораемом сейфе предприятия, после чего перемещен в архив. По истечении 75 лет документ должен быть утилизирован в соответствии со всеми требованиями нормативных и законодательных актов.

Как часто издается

На законодательном уровне не закреплено обязательство руководителя по ежегодному изданию приказа об утверждении штатного расписания. Это требуется, если в течение года в документ были внесены какие-либо изменения или дополнения.

В такой ситуации в начале календарного года руководитель должен издать приказ и утвердить новую форму расписания, с учетом всех внесенных изменений.

Стоит отметить, что старый вариант должен оставаться на хранении в архиве организации, как и большинство документов.

Штатное расписание является локальным нормативным актом. В нем содержится информация, касающаяся организационной структуры предприятия. С помощью штатного расписания можно узнать полный перечень имеющихся профессий, а также численность штата и размер заработной платы.

Для утверждения расписания руководитель обязан издать соответствующий приказ. Его составление ведется по установленной форме.

При заполнении необходимо внимательно следить за вносимой информацией и избегать наличия ошибок или помарок. В противоположном случае документ признается недействительным.

Видео по теме:

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Приказ об утверждении штатного расписания. Образец

Каждое предприятие, независимо от его размеров, должно составлять кадровый документ о составе своего штата, именуемый штатное расписание. Обычно штатное расписание составляют в конце года на следующий календарный год, если же изменения в штатном составе организации не значительные или вовсе отсутствуют, то имеет смысл создавать расписание на срок, более одного года. В любом случае, каким бы ни был срок, штатное расписание вступает в действия после издания приказа об утверждении штатного расписания. Образец данного приказа вы можете скачать по ссылке в конце статьи.

Приказ об утверждении штатного расписания образец

Как уже было выше сказано, данный распорядительный документ утверждает штатное расписание, содержащее информацию о штатных единицах предприятия, их количестве, наименовании должностей, окладах и месячном бюджете на заработную плату. Более подробно о том как заполнить форму штатного расписания Т-3 смотрите в статье: “Как правильно составить штатное расписание. Форма Т-3“.

Составляет эту форму, как правило, кадровая служба. После чего руководитель издает приказ, который утверждает форму Т-3.

В приказе о введении штатного расписания нужно указать все необходимые реквизиты, соответствующие распорядительным документам.

Прописывается наименование организации, а также ее место нахождения. Приказу присваивается номер и ставится дата.

Текст приказа можно начать со слов «утверждаю штатное расписание», далее указать номер и дату этого расписания, количество штатных единиц для каждой должности, указанных в нем, и месячный фонд зарплаты для всего штата.

Руководитель подписывает приказ о введении штатного расписания, после чего его номер и дата отмечаются на самом бланке расписания.

Стоит также отметить, что при необходимости внести корректировки в существующее утвержденное штатное расписание, можно издать дополнительный приказ об изменении штатного расписания, в котором указать, какие изменения произошли. Если же изменения достаточно массовые и серьезные, например, сокращение штата работников, то лучше утвердить новое штатное расписание.

Пример заполнения приказа об утверждении штатного расписания

Скачать приказ об изменении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания. Образец составления и бланк 2020 года

Приказ об утверждении штатного расписания издается руководителем предприятия или организации после разработки самого расписания и является основанием для вступления штатного расписания в силу.

Файлы в .DOC:Бланк приказа об утверждении штатного расписанияОбразец приказа об утверждении штатного расписания

Форма приказа

Обязательной к применению унифицированной формы приказа (распоряжения) руководителя об утверждении штатного расписания в настоящее время не существует.

В 2013 году Положение № 1 Госкомстата РФ от 5.01.2004 года, регламентировавшее обязательную унифицированную форму Т-3 штатного расписания, было признано утратившим силу. Однако сама форма Т-3 сохранила свою функциональность, и ее использование делает необязательным издание приказа об утверждении штатного расписания.

Дело в том, что форма Т-3 включает в число своих реквизитов подпись руководителя и главного бухгалтера об утверждении штатного расписания. То есть сама форма Т-3 включает в себя как штатное расписание, так и свое утверждение руководством, а значит, является аналогом приказа.

Поскольку все доступные в Интернете типовые шаблоны штатного расписания разработаны по образу и подобию формы Т-3, то можно сказать, что любой типовой образец будет включать в себя условие утверждения штатного расписания руководителем.

Поэтому издание отдельного приказа об утверждении штатного расписание будет оправданным либо в случае, когда система делопроизводства предприятия предполагает издание приказа, либо если в приказ об утверждении включаются сведения, дополняющие штатное расписание.

В приказ следует включить следующие структурные элементы:

• дату и место его издания;
• регистрационный номер;
• собственно распоряжение об утверждении штатного расписания;
• ФИО и должность лица, ответственного за исполнение приказа;
• подпись и должность руководителя.

Изменения в штатное расписание вносятся посредством издания соответствующего приказа.

Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год образец

Все компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют наемный труд и в связи с этим заключают трудовые контракты, должны иметь такой локальный акт, как штатное расписание. Для придания документу статуса нормативного, его нужно ввести в действие, согласно правилам установленным законом. Часто для этого достаточно издать приказ об утверждении штатного расписания.

О штатном расписании

Нормы ТК РФ закрепляют обязательность соответствия наименования профессии и предусмотренного для нее размера оплаты труда тем значениям, какие указываются в заключаемом с работником трудовом соглашении.

Кроме этого, штатное расписание содержит данные о необходимом количестве единиц трудовых ресурсов по каждой специальности.

Все это определяет важную роль акта для осуществления планирования предстоящих расходов, принятия решений для управления бизнесом, и для обоснования производимых предприятием расходов.

Поэтому многие проверки контролирующих органов власти часто требуют предоставить в пакете обязательных документов при проверке именно штатное расписание.

При разработке штатного расписания могут привлекаться специалисты различных направлений – юристы, экономисты, технологи, кадровые работники и т. д.

Внимание! Часто действие этого нормативного локального документа рассчитано на один календарный год. Но для субъектов малого предпринимательства он может действовать и несколько лет.

Как утвердить штатное расписание

Органы статистики утвердили для штатного расписания специализированную форму, которой субъект бизнеса может придерживаться или использовать свою, созданную на основе стандартной, но с учетом особенностей своего производства.

После того как проект этого акта будет создан и согласован со всеми специалистами, если на предприятии существует профсоюзные органы, то он должен отправляться им для ознакомления. Они могут сразу же согласиться с ним или же иметь возражения.

Если руководство примет их, проект будет дальше дорабатываться. Администрация может ввести штатное расписание, даже если оно получило возражения со стороны профсоюза.

Для придания акту законной силы его можно ввести с помощью создания документа приказ о штатном расписании.

Данное распоряжение директора имеет произвольную форму, и оформляется в основном на фирменном бланке компании. Подготовкой данного документа занимается либо кадровая служба, либо делопроизводитель.

Внимание! Если штатное расписание вводится распоряжением руководства фирмы, то оно обязательно должно быть включено в приказ в качестве приложения. В дальнейшем приказ передается для визирования директору, после чего он регистрируется в соответствующей книге.

После издания приказа на самом локальном акте нужно проставить гриф «Утверждено», при этом обязательно надо зафиксировать номер и дату распоряжения, которым оно вводится в действие.

Так как этот документ входит в состав внутренних нормативов, с его содержанием обязательно надо произвести ознакомление всех работников компании. Данное мероприятие можно осуществить с помощью специальных ознакомительных листов либо с применением журнала ознакомления.

Руководству компании нужно помнить, что как только работник запросит штатное расписание для ознакомления, то этот документ или его копия должны быть ему предоставлены.

Внимание! Когда вводится новое штатное расписание взамен старого, то предыдущее необходимо признать утратившим силу. Это можно сделать в распоряжение директора на ввод нового.

Скачать образец приказа

Скачать приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год образец в формате Word.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Закон не определяет, что приказ об утверждении нового штатного расписания должен иметь какую-либо фиксированную, строгую форму.

Наибольшим удобством для составителя будет использование фирменного бланка, где уже записаны наименование субъекта, коды ИНН, ОГРН, адрес расположения, банковские реквизиты.

Под этими сведениями указывается слово «Приказ», и рядом проставляется его номер. Под ним же необходимо будет произвести регистрацию распоряжения в журнале учета приказов по предприятию.

На следующей строке записывают дату оформления документа и место.

Далее, посередине можно записать краткое содержание приказа — к примеру, «Об утверждении штатного расписания».

Затем с красной строки нужно указать причину, из-за которой в субъекте бизнеса решено использовать данный документ. Это будет вводная часть распоряжения.

Следующим этапом указывается слово «Приказываю», и затем в виде пунктов перечисляются необходимые распоряжения:

• Принять в компании новое штатное расписание. Здесь также нужно перечислить какое количество штатных единиц содержит документ, и какую сумму составляет фонд оплаты.
• Выполнить ввод документа в действие, с проставлением даты, с которой это будет сделано. Если в приказе такая дата не упомянута, то документ будет начинать действовать с момента издания распоряжения.
• Если до это действовало штатное расписание, то необходимо указать, что оно потеряло силу.
• Указать, на какого работника компании будет возложена обязанность по исполнению распоряжения. Как правило, этим занимается кадровый работник либо главный бухгалтер.
• Указать, кто должен под роспись ознакомить всех оформленных работников с новым документом.

Внимание! В приказе необходимо упомянуть приложения к нему. В данной ситуации, в его качестве выступает бланк вводимого штатного расписания, по которому необходимо проставить реквизиты.

Полностью составленное распоряжение должен подписать руководитель организации, с указанием расшифровки подписи.

Завершающим этапом обработки приказа будет проставление на нем подписей всех упомянутых ответственных лиц. Они должны прочитать текст, а затем указать свою должность, фамилию, поставить подпись и дату, в какую произведено ознакомление.

Как внести изменения

Условия работы субъекта бизнеса с течением времени могут меняться. По этой причине у администрации может возникать потребность скорректировать имеющееся штатное расписание. Условно возможные коррективы можно разделить на существенные и небольшие.

В первой ситуации, как правило, число необходимых изменений так велико, что ответственному работнику лучше составить новый документ и ввести его в действие. Во второй — дополнить расписание можно при помощи отдельного приказа с перечислением изменений.

Внесение изменений может потребоваться в следующих случаях:

• В организации открыта новая должность.
• Принято решение поменять название имеющейся должности.
• Производится сокращение штата.
• У должностей меняется размеры окладов и тарифных ставок.
• Принято решение убрать из документа незанятые должности.

Обычно, такой работой занимается кадровый работник. В небольших субъектах эти обязанности могут возлагаться на бухгалтера, секретаря и т. д.

Внимание! В случае, когда изменения выполняются путем создания нового документа, процесс его ввода в действие аналогичен вводу первоначального бланка.

Штатное расписание и надзор за работниками

© Авторские права Картер Макнамара, MBA, PhD, Консультации по аутентичности, ООО. Адаптировано из Практического руководства по лидерству и надзору в бизнесе и Практическое руководство по лидерству и надзору за персоналом некоммерческих организаций.

Этот модуль входит в программу развития организации. Однако, этот модуль может также использоваться кем угодно в качестве упражнения для самообучения. чтобы узнать больше о подборе персонала и контроле сотрудников и волонтеров.

Разделы этого модуля включают следующие

Введение
Результаты
Материалы для обзора
Предлагаемые темы для размышления и обсуждения
Действия по созданию систем и практик
Оценки
Отслеживание элементов открытого действия

---

ВВЕДЕНИЕ

Укомплектование персоналом и надзор — две наиболее важные функции менеджера. Каждая из функций включает в себя различные другие действия, также.

Проще говоря, укомплектование персоналом:
a) Решение, какие человеческие ресурсы необходимы, в идеале в терминах знаний, навыков и умений в отношении определенных ролей, работы и задачи (в идеале эти роли определяются на основе стратегического планирования и определяются с точки зрения компетенций и / или в должностных инструкциях)
b) Набор необходимых человеческих ресурсов (поиск, размещение реклама и т. д.)
c) Рассмотрение аутсорсинга для найма внешних специалистов
d) Отбор кандидатов на работу (собеседование, тестирование и т. Д.)
e) Отбор кандидатов (через предложения о работе)
f) Оснащение новых сотрудников (через ориентацию, обучение, помещения, задания, и др.)

Проще говоря, супервизия — это наблюдение за прогрессом и производительностью. непосредственных подчиненных, часто посредством:
a) постановки целей совместно с непосредственными подчиненными
b) поддерживающих условий для их мотивации
c) наблюдения за производительностью и предоставления обратной связи и других форм руководство
d) Проведение регулярных аттестаций / обзоров
e) Решение проблем с производительностью
f) Обеспечение достаточного вознаграждения

Укомплектование персоналом и надзор должны осуществляться в соответствии с тщательно разработанная и утвержденная кадровая политика на рабочем месте.

Этот модуль содержит материалы и инструкции для понимания укомплектование персоналом и надзор, а также настройка основных систем и процессы в организации для выполнения деятельности законным и эффективным образом.

ПРИМЕЧАНИЕ ОТНОСИТЕЛЬНО БОЛЬШОГО РАЗМЕРА ДАННОГО МОДУЛЯ: Этот модуль является одним из самых крупных в программе. Учащиеся с очень ограниченным расписания могут сначала «выбрать и выбрать», какие подтемы они хотят проверить, прежде чем переходить к этому модулю в целиком.Тем не менее, учащимся рекомендуется распечатать полное бесплатное базовое руководство по лидерству и надзору для справки в будущем.

ПРИМЕЧАНИЕ О КОМИТЕТАХ СОВЕТА: Рассмотрите возможность создания Совета Комитет по кадрам для рассмотрения и помочь в реализации информации в этом обучении модуль. Основные мероприятия и цели этого учебного модуля могут быть включены в план работы комитета этого комитета.

Также учитывайте
Связанные темы библиотеки

---

ИТОГИ

Учащиеся, завершившие этот модуль, достигнут следующих исходов:

Руководящий персонал, в том числе как:

1. Определение новых рабочих ролей
2. Набор кандидатов на работу
3. Претенденты на экран
4. Новые сотрудники Orient
5. Представитель сотрудников
6. Обеспечьте высокую производительность
7. Пожарные
8. Составление кадровой политики и образцы
9. Оцените свою надзорную практику

---

МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ОБЗОРА

• Следующие материалы помогут вам обратиться к каждому из темы и учебные мероприятия в этом модуле.

Базовый обзор кадрового обеспечения и надзора

Прочитать бесплатное базовое руководство по лидерству и надзору — в частности разделов:

Введение в менеджмент и надзор

какой такое «Менеджмент»? Чем занимаются менеджеры?
Что такое «Надзор»? Что делают руководители?

Персонал

Определение новая должность
найм (Реклама, показ и отбор)
Корпус Команды

Обучение сотрудников

Ориентирование Новые сотрудники
Работа Обучение

Управление эффективностью сотрудников

Настройка Поддержка целей
Мотивация сотрудников
Наблюдение и предоставление обратной связи
Проведение Оценка эффективности / обзоры
Addressing Проблемы с производительностью
Firing Сотрудники

Кадровая политика

Развитие Кадровая политика
Развитие Образец руководства для сотрудников
Перечень кадровой политики

Опыт работы начинающим руководителем

Один Определение контроля
Типичный Опыт начинающего супервизора
Типичный Роли руководителя

---

ПРЕДЛАГАЕМЫЕ ТЕМЫ ДЛЯ РАЗМЫШЛЕНИЯ И ОБСУЖДЕНИЕ

• Учащимся настоятельно рекомендуется обсудить следующие вопросы с коллегами, членами правления, руководством и персоналом, поскольку подходящее.

Введение в роль руководителя

См. Что такое «Надзор»? Чем занимаются руководители Делать? и Единое определение надзора.

1. Что такое супервайзер? Чем эта роль отличается от общей роль менеджмента?

2. Какие типичные действия выполняет руководитель?

3. В чем заключаются уникальные трудности и стрессы первый раз руководитель?

4. Каковы некоторые роли супервизора?

5.Наблюдает ли руководитель за прогрессом и продуктивностью только для работников начального уровня — то есть может происходить надзор на всех уровнях управления?

Персонал

Определение рабочих ролей

См. Определение новой роли.

1. Как следует определять новые рабочие роли? Какие отношения между результатами стратегического планирования и кадровым обеспечением?

2. Что такое должностная инструкция? Как его развивать? какой должно быть включено в описание должности?

3.Какие факторы учитываются при определении стоимости новый найм? Что такое бахрома?

4. Каким образом обновляется должностная инструкция?

5. Каковы по крайней мере два основных использования описания должности?

6. Какая связь между описанием должности и обзор производительности?

Наем

См. Наем (реклама, проверка и отбор).

1. На что следует обратить внимание при возобновлении скрининга?

2. Следует ли во время собеседования задать другой вопрос каждый кандидат? Следует ли задавать открытые вопросы или вопросы типа да / нет — Почему?

3.Какие полезные открытые вопросы можно задать?

4. Что должно быть в письме-предложении?

5. Для чего предназначено личное дело? Что в нем входит?

Строительные команды

См. Строительные команды.

1. Какова важность команды на рабочем месте — особенно в будущем рабочем месте?

2. Назовите хотя бы три из четырех типов команд.

3. Каковы пять этапов развития команды? Какие характеристики каждого?

4.Каков первый ориентир для построения команды? (ПОДСКАЗКА: Подумайте о «УМНЕЕ».)

5. Что необходимо учитывать при определении членства команды?

6. Что означает «структура» группы?

7. О чем следует сообщить группе на ее первом собрании?

8. Назовите хотя бы восемь из 12 руководящих принципов построения команды.

Обучение сотрудников

Ориентация сотрудников

См. Ориентация новых сотрудников.

1. О чем следует сообщить в приветственном письме (отправленном в сотрудника до того, как они приступят к работе)?

2. Какие действия следует проводить с сотрудником во время первой встречи после начала работы?

3. Назовите хотя бы четыре практики, которые помогут новым сотрудникам узнать о организация.

4. Что делать с новым сотрудником? руководство по эксплуатации?

5. Как часто руководитель должен встречаться с новым сотрудником в течение первых шести недель или около того?

Профессиональное обучение

См. Профессиональное обучение.

1. Назовите хотя бы четыре из шести различных причин / ситуаций проводить обучение сотрудников.

2. Каковы четыре основных типа обучения сотрудников?

3. Коучинг — это распространенный вид обучения сотрудников. Процесс может означать многое для многих людей (коучинг стал основным сервис для организаций и включает в себя широкий спектр подходов). Какие четыре основных шага (изложенных в чтении) для проведения коучинг сотрудников?

4. Каковы четыре распространенных ошибки при обучении сотрудников?

5.Какая цель тренировки? Цель обучения?

6. Каковы методы обеспечения того, чтобы дизайн и реализация обучения сотрудников высокоэффективны?

Управление эффективностью сотрудников

Постановка целей

См. Постановка целей.

1. Какая одна из типичных проблем, с которыми сталкиваются новые руководители? относительно управления производительностью сотрудников?

2. Каков первый шаг к решению этой проблемы?

3. Почему некоторым людям не нравится использование целей?

4.Назовите хотя бы три из четырех преимуществ использования целей.

5. Какие четыре типа пробелов можно использовать для устранения адрес?

6. Что такое разрыв в производительности? Разрыв в росте? Разрыв возможностей? Промежуток в обучении?

7. Что можно сделать, чтобы руководители и сотрудники больше «бай-ин» на цели?

8. Что означает аббревиатура SMARTER, т. Е. Что означает каждая буква обозначает?

Поддержка мотивации сотрудников

См. Раздел «Поддержка мотивации сотрудников».

1. Назовите хотя бы четыре из шести мифов о мотивации сотрудников.

2. Что является первым шагом в мотивации сотрудников? (ПОДСКАЗКА: подумайте о себе.)

3. Что необходимо сделать в отношении целей организации а цели сотрудников?

4. Мотивирует ли каждый сотрудник то же самое, что и другие сотрудники?

5. Назовите хотя бы восемь из 14 шагов, которые вы можете предпринять, чтобы мотивировать сотрудников.

Наблюдение и обратная связь

См. Раздел «Наблюдение и обратная связь».

1. Предоставляя обратную связь, сосредоточьтесь на ____, а не на человек.

2. Владейте обратной связью — используйте __ утверждения.

3. Почему люди должны быть осторожны с советами?

4. Назовите хотя бы шесть из девяти рекомендаций относительно соблюдения поведение сотрудников и советы.

Проведение аттестации / обзоров

См. Раздел «Проведение служебной аттестации / обзоров».

1. Каковы некоторые побочные эффекты от невыполнения регулярных занятий? обзоры?

2.Каковы некоторые из правовых требований к исполнению обзоры? (ПОДСКАЗКА: подумайте о том, что говорила Патрисия Кинг в Планирование и оценка эффективности — эти баллы были включены в ваши материалы для чтения этого учебного модуля.)

3. Какие элементы информации должны быть включены в стандарт? форма служебной аттестации?

4. Когда следует проводить проверки эффективности?

5. Какая связь между обзором эффективности а описание работы?

6.Что не следует обсуждать в обзоре производительности и обсуждение?

7. Всегда обращайтесь к сотруднику _____, а не к характеристикам его личности.

8. Каковы наилучшие рекомендации для обеспечения того, чтобы в вопросе 7 всегда соблюдается?

9. Каковы некоторые рекомендации по проведению спектакля? оценочная встреча / обсуждение?

10. Ничего не должно быть сюрпризом для сотрудника в исполнении. обзор собрания при обсуждении работы сотрудника.Почему это правда?

Устранение проблем производительности

См. Устранение проблем с производительностью.

1. Когда руководитель должен почти всегда сообщать сотруднику что поведение сотрудника является проблемой на рабочем месте?

2. При определении, есть ли у сотрудника проблемы с производительностью, считайте ____ сотрудника, а не его ____.

3. Когда вы впервые сообщаете сотруднику о проблеме с производительностью, какие два момента вы должны передать как минимум?

4.Какие особые обстоятельства следует учитывать при решение проблемы производительности сотрудника?

5. Что делать сразу после первой встречи по поводу проблема производительности сотрудника?

6. Если руководитель видит проблему с производительностью вскоре после первое появление и сообщение сотруднику, что должно супервайзер делать? (ПОДСКАЗКА: подумайте, что следует сказать и что следует записать.)

7. Какое значение имеет кадровая политика при решении проблемы с производительностью?

Увольнение сотрудников

См. Увольнение сотрудников.

1. Какое значение имеет кадровая политика при увольнении сотрудник?

2. Вам следует подумать об увольнении сотрудника (для выступления проблема) только в том случае, если вы выполнили не менее четырех определенных действий. Что они собой представляют и в какой последовательности должны происходить?

3. Что должно быть указано в расторжении договора с сотрудник?

4. Что следует сообщить при встрече с сотрудником, который должно быть прекращено?

5. Что делать сразу после встречи с сотрудником?

Кадровая политика

Разработка кадровой политики

См. Разработка кадровой политики.

1. Что такое кадровая политика?

2. Почему важно их развивать?

3. Почему важно всегда консультироваться с юристом (который хорошо разбираетесь в действующем законодательстве о сотрудниках) при разработке кадровой политики?

4. Обратите внимание, что если поведение руководства не соответствует кадровая политика, суды будут
рассматривать соответствующие политики как замененные поведением. Правда?

5. Как организация может обучать сотрудников работе с персоналом политики?

Разработка руководства для сотрудников

См. Разработка руководства для сотрудников.

1. Что такое руководство для сотрудников (или руководство по кадровой политике)?

2. Как можно хотя бы раз использовать этот тип руководства?

3. В случае корпорации и ее совета директоров: какова роль совета директоров в отношении персонала политики?

4. Какие пункты следует включить в описание руководства сотруднику, то есть какие баллы могут быть включены в текст на обложке мануала?

Примерный перечень кадровой политики

См. Примерный список кадровой политики.

1. Назовите хотя бы пять тем, которые могут быть рассмотрены в кадровая политика в отношении графиков работы.

2. Назовите хотя бы две темы, которые могут быть затронуты. в кадровой политике относительно практики найма.

3. Назовите хотя бы пять тем, которые могут быть затронуты. в кадровой политике в отношении оплаты труда.

4. Назовите хотя бы пять тем, которые могут быть затронуты. в кадровой политике относительно информации о заработной плате и хронометрии процедуры.

5. Назовите хотя бы пять тем, которые могут быть затронуты. в кадровой политике в отношении льгот.

6. Назовите хотя бы пять тем, которые могут быть затронуты. в кадровой политике в отношении оплаты труда.

7. Назовите хотя бы пять тем, которые могут быть затронуты. в кадровой политике по вопросам производительности.

---

МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОЗДАНИЮ СИСТЕМ И ПРАКТИКИ

• Учащимся настоятельно рекомендуется заполнить следующие деятельности, а также делиться результатами и обсуждать их с коллегами, членами правления, руководство и сотрудники, в зависимости от ситуации.
• Выполняя следующие действия, убедитесь, что отмечать любые незавершенные действия в списке планирования действий.

1. Есть ли у вас должностные инструкции для всех сотрудников? Они включать звания, квалификацию, обязанности и кого роль подчиняется? Даты в формах?

2. Есть ли у вас руководство по кадровой политике для всех сотрудников, и попросите всех сотрудников изучить его и подписать форму с указанием они будут соблюдать политику? Имеет доску одобрил справочник со своими политиками?

3.Как вы обеспечиваете адекватную и справедливую компенсацию за каждого ролей в вашей организации? Описаны ли ваши практики в вашей кадровой политике?

4. Как обеспечить ориентацию сотрудников на вашу организацию когда их наняли? Описаны ли эти методы в вашем персонале? политики?

5. Как обеспечить эффективное делегирование полномочий сотрудники?

6. Есть ли у вас письменная политика в отношении того, как вы регулярно проводите, официальные обзоры производительности? Описаны ли ваши практики в кадровая политика?

7.Как вы гарантируете, что весь управленческий персонал полностью знакомы с кадровой политикой? (Очень важно, чтобы они были хорошо знаком с политиками — их поведение можно интерпретировать как фактическая политика организации.)

8. Есть ли у вас политика увольнения сотрудников? Являются ваши практики описаны в вашей кадровой политике?

9. Обновите свою организационную диаграмму, указав все роли и их титулы в организации.

10. Составьте список кадровых политик вашей организации. потребности и запишите, что вы бы хотели, чтобы правила адрес и как.Обсудите это со своей доской.

11. Предоставьте справочник персонала (и список всех новых политики, которые могут вам понадобиться) профессионалу (желательно юристу кто хорошо разбирается в законах о сотрудниках) для проверки и организовать внесите все необходимые изменения как можно скорее. Организовать Совет директоров рассматривает и утверждает политику, а также проводит обучение для всех сотрудников о любых изменениях в политике.

12. Составьте план действий с конкретными целями, необходимыми для улучшения ваши навыки руководителя.Добавьте, как вы достигнете каждой цели и когда.

---

ОЦЕНКИ

1. Оценка практики управления человеческими ресурсами и надзора в бизнесе

---

ОТСЛЕЖИВАНИЕ ОТКРЫТЫХ ДЕЙСТВИЙ

1. Один из первых индикаторов того, что организация или человек борется с тем, что открытые действия не отслеживаются и не проверяются. (Открытые действия — это обязательные действия, которые еще не завершено.) Вместо этого люди видят и реагируют только на последние «пожары». на работе или в жизни.Открыты ли элементы действий критично решать сейчас или нет, они не должны полностью забыли. Поэтому обновляйте и регулярно просматривайте список открытых элементы действий (определенные во время выполнения этой программы) который включает в себя перечисление каждого открытого действия, ответственного чтобы завершить его, когда он должен быть завершен и любые связанные Комментарии. При обновлении списка примите во внимание указанные действия. во время обсуждений, учебных мероприятий и оценок в этом модуль. Делитесь и регулярно просматривайте этот список действий с соответствующие коллеги, правление, руководство и сотрудники в вашем организация.Вы можете использовать следующий список планирования действий. (По этому веб-адресу может открыться окно с вопросом, какое программное обеспечение открыть документ.)

2. Если у вас есть вопросы, задавайте их на национальном, бесплатная онлайн-дискуссионная группа hr.com, на которой присутствуют многими экспертами по человеческим ресурсам и развитию организаций.

---

НАПОМИНАНИЯ ДЛЯ ПРОГРАММЫ РАЗВИТИЯ ОНЛАЙН

1. Вы обмениваетесь с другими отзывами о том, что вы учишься в этой программе?

2.Вы придерживаетесь своего графика обучения по этой программе?

3. Практикуете ли вы свои базовые навыки управления и лидерства? в том числе в решении проблем и принятии решений, планировании и управление встречами?

4. Вы общаетесь в своей организации, используя ваши навыки внутренних коммуникаций?

5. Вы управляете собой? Сколько часов в неделю ты за работой? Вы замечаете какие-либо признаки стресса? Если да, то какие ты делаешь с этим?

6.Один из способов узнать, есть ли у вас стресс выход и / или потеря перспективы могут быть связаны с отслеживанием подробности или нет. Вы используете упомянутый список действий? над?

7. Задумываетесь ли вы над уроками, извлеченными из прошлых модулей, и над тем, как они опираются на полученные знания? в этом модуле? Например, вы видите свою организацию с точки зрения системы, как описано в модуле «Создание и понимание вашей организации?»

---

(Учащиеся программы развития организации могут вернуться на главную страницу программы развития организации.)

---

По категории надзора:

Чтобы расширить свои знания по этой теме библиотеки, вы можете хотите просмотреть некоторые связанные темы, доступные по ссылке ниже. Каждая из связанных тем включает бесплатные онлайн-ресурсы.

Также отсканируйте рекомендованные книги, перечисленные ниже. Они были выбраны за их актуальность и весьма практичный характер.

Связанные темы библиотеки

Рекомендуемые книги

.

Процесс утверждения заказа на закупку (ЗП) и рабочий процесс утверждения

Бонусный материал: Шаблон процесса утверждения закупки

Вы боретесь с настройкой эффективного процесса утверждения заказа на закупку?

Процесс утверждения заказа на поставку помогает вам контролировать расходы и повысить эффективность процесса закупок и выставления счетов.

Но многим компаниям сложно наладить эффективный процесс утверждения, результат…

У вас долгий бюрократический процесс, и каждый сотрудник в компании его ненавидит!

Если вы правильно настроили процесс, время цикла утверждения вашего заказа на поставку должно выглядеть следующим образом

Если текущий цикл не выглядит таким, не волнуйтесь…

В этой статье мы рассмотрим все, что вам нужно знать о процессе утверждения заказа на покупку.В частности,

• Мы рассмотрим основы этапов цикла покупки. Не стесняйтесь пропустить его, если вы уже являетесь профессионалом в области закупок!
• Как настроить процесс утверждения покупки с максимальной эффективностью.
• Подводные камни, которых следует избегать и как измерить эффективность процесса утверждения заказа на поставку.
• Общие шаблоны рабочего процесса заказа на поставку.

Прежде чем двигаться дальше, загрузите шаблон процесса заказа на закупку, нажав кнопку ниже

, а затем следуйте инструкциям, чтобы увидеть, какой шаблон процесса утверждения лучше всего соответствует вашим потребностям.

1. Процесс утверждения заказа на закупку — разные категории, разные процессы

Проблема с настройкой рабочего процесса заключается в том, что это не однократный процесс, подходящий для всех типов закупок в организации.

Например, покупка ИТ требует другой настройки процесса утверждения, тогда как покупка канцелярских товаров требует другой настройки процесса.

Другими словами, для первого требуется более сложный рабочий процесс, а для второго — очень простой процесс утверждения.

Наличие разных категорий закупок усложняет процесс утверждения заказа на закупку, и мы рассмотрим это подробно здесь.

Гибкий механизм рабочего процесса ProcureDesk может помочь вам в кратчайшие сроки реализовать заказ на поставку и процесс соответствия. Если вы хотите увидеть автоматизацию закупок в действии, щелкните здесь, чтобы запланировать демонстрацию.

2. Аудит текущего процесса закупок

Когда мы внедряем ProcureDesk для наших клиентов, мы всегда начинаем с вопроса — зачем вам нужен процесс утверждения покупки?

Мы слышим общие ответы, например,

• Нам нужно контролировать наши расходы и нам нужна соответствующая авторизация.
• Мы готовимся к росту, и нам нужен процесс с точки зрения соответствия требованиям.

Каким бы ни был ваш желаемый результат, вы должны иметь возможность убедиться, что процесс соответствия работает.

Для этого вам необходимо разработать процесс с учетом простоты аудита. Хорошо спроектированный процесс прост и должен легко поддаваться аудиту, чтобы вы могли проводить аудит транзакций и гарантировать, что введенные средства контроля работают.

Как работает процесс заказа на покупку?

Если вы не знакомы с процессом заказа на закупку, мы рассмотрим краткий обзор процесса заказа на закупку здесь

Если вы знакомы с процессом, не стесняйтесь перейти к следующему разделу

Заказ на поставку является коммерческим документом между покупателем и продавцом.

Покупатель создает заказ на поставку и отправляет его продавцу в качестве официального предложения продавцу о покупке товаров или услуг, продаваемых продавцом.

Затем продавец подтверждает ЗП и связанные с ним условия или противоречит условиям своими собственными условиями.

После того, как продавец принимает ЗП, покупка становится юридически обязательной между покупателем и продавцом, которая регулируется условиями контракта и условиями отдельного ЗП.

Итак, как начинается процесс заказа на поставку

Обратите внимание, что мы описываем идеальный процесс покупки, он может существовать или не существовать в вашей компании, в зависимости от зрелости вашей организации.

Например, если вы стартап, у вас может вообще не быть процесса заказа на поставку, и все ваши покупки совершаются по кредитным картам, или вы просто оплачиваете счета напрямую.

В идеальном сценарии шаги следующие:

1. Идентификация потребности

Любая покупка начинается с определения потребности в покупке. Например, вам надоело создавать заказы на покупку в шаблоне Excel, и вы ищете способы автоматизировать процесс покупки.

Потребность может быть вызвана увеличением производительности или уменьшением количества ошибок в процессе.

Итак, в приведенном выше примере необходимо найти систему заказов на закупку для автоматизации процесса закупок.

На этом этапе вы, вероятно, захотите задокументировать свои требования. В этом случае ключевые особенности системы закупок.

2. Определите поставщиков

Давайте продолжим с приведенного выше примера. Поскольку вы ищете систему для автоматизации процесса закупок, следующим шагом будет определение базы поставщиков и тех, кто может предложить решение для автоматизации закупок.

Вы можете посмотреть отраслевые отчеты или просто погуглить, чтобы начать процесс оценки поставщиков. Процесс оценки поставщика может быть простым, включая просмотр нескольких демонстраций продуктов или выполнение подробного анализа с помощью процесса RFP (запроса предложения).

3. Разрешение на закупку

После того, как вы определили поставщика, следующим шагом будет получение разрешения на закупку, также называемого утверждением бюджета.

В зависимости от суммы покупки и других переменных для этого может потребоваться разрешение от высшего руководства или главы отдела.

4. Подготовьте заказ на поставку

Этот шаг включает создание заказа на закупку и его утверждение.

Некоторые компании уже автоматизировали процесс закупок, так что это не событие. Однако если у вас есть ручной процесс, например, электронные таблицы, то для создания заказа на поставку потребуется некоторое время.

5. Отправьте заказ на поставку поставщику

После создания заказа на поставку вы собираетесь отправить его поставщику.Покупка может быть передана поставщику разными способами, чаще всего по электронной почте. Мы также видели, что некоторые компании все еще используют факс для отправки поставщику заказа на поставку.

6. Подтверждение заказа поставщиком.

Основная цель подтверждения поставщика состоит в том, чтобы поставщик подтвердил, могут ли они выполнить требования заказа на поставку.

Этот шаг важен, потому что вы можете избежать каких-либо сюрпризов в будущем, с точки зрения недоставки или изменения цен, если заказ уже подтвержден.

Обратите внимание, что не все покупки должны проходить через этот этап. Например, для канцелярских товаров — не нужно указывать поставщика.

Благодаря эффективному процессу утверждения покупки вы можете контролировать расходы и получать лучшую наглядность, не становясь узким местом для утверждения покупки. Вы можете добиться этого за счет общей подотчетности и прозрачного процесса. Запланируйте демонстрацию, и мы покажем вам, как реализовать высокоэффективный процесс утверждения покупки.

3.Настройка процесса утверждения заказа на закупку — с чего начать

Давайте теперь посмотрим, как настроить процесс утверждения заказа. Прежде чем вы сможете выбрать оптимальный процесс утверждения заказа на закупку, вам необходимо лучше понять различные переменные в процессе закупки.

Понимание ваших расходов поможет вам разработать оптимальный и эффективный процесс утверждения.

Что вам нужно знать перед тем, как начать?

Категории закупок

Одна из самых больших ошибок, которую допускают компании при разработке рабочего процесса заказа на закупку, заключается в том, что они считают, что все категории закупок следуют схожему процессу.

Универсальный размер здесь не работает, мы объясним это на нескольких примерах.

Однако это очень важный или недооцененный процесс всего процесса утверждения заказа на поставку.

Изучив свои прошлые покупки, вы сможете лучше понять, что покупает ваша компания и что в настоящее время проходит процесс утверждения заказа на покупку.

Давайте возьмем пример гипотетической производственной компании, покупка включает

• Сырье для производства продукции, которую продает компания.
• Принадлежности для выполнения операций, например, материалы.
• Расходы на ИТ — Оборудование и программное обеспечение.
• Общие расходы, такие как канцелярские товары.
• Прочие расходы на маркетинг и продажи, такие как реклама и обучение продажам.

Это не полный список, но он должен помочь вам начать работу.

В следующем разделе мы обсудим, как использовать категории для настройки рабочего процесса заказа на покупку.

Средняя сумма затрат

Когда дело доходит до настройки рабочих процессов утверждения, общий подход заключается в настройке процесса проверки на основе суммы покупки покупки.

Однако как вы решаете, какая сумма должна быть утверждена на каком уровне в компании?

Большинство людей выбирают число из воздуха или так называемых лучших практик.

Например, менеджер может утвердить до 10 000 долларов. Это звучит как хороший подход, но что, если ваша средняя сумма заказа на покупку превышает 10 000 долларов?

В этом случае все ваши покупки должны быть одобрены высшим руководством, что приводит к задержкам в процессе.

Итак, чтобы разработать процесс утверждения на основе фактов, давайте рассмотрим историю покупок по всем направлениям за последний год.

Нарисуйте колоколообразную кривую, чтобы можно было понять распределение расходов по количеству транзакций. Мы будем использовать эти данные в следующем разделе для рабочего процесса и дизайна.

Подотчетность и контроль

Какую подотчетность и контроль должно иметь руководство от нижнего до среднего звена в компании?

Некоторые компании предпочитают, чтобы менеджеры среднего звена имели больше полномочий для более быстрого принятия решений.

Итак, если культура вашей компании дает менеджерам среднего звена больше полномочий для обеспечения подотчетности, тогда процесс необходимо разрабатывать с учетом этого.

Однако, если высшее руководство хочет иметь больший контроль над покупками, это необходимо учитывать при разработке вашего процесса.

Здесь нет правильного или неправильного ответа, процесс утверждения должен отражать реальность на местах.

Мы можем немного растянуть здесь, но процесс утверждения действительно отражает культуру компании.

Цели процесса — эффективные или бюрократические?

Вы хотите, чтобы процесс был эффективным или сложным и бюрократическим, когда каждая покупка должна проверяться 4 разными группами?

Эти параметры являются взаимоисключающими, иными словами, вы можете либо иметь эффективный процесс, либо наоборот.

Эффективные процессы просты по замыслу, а не сложны.

4. Блок-схема процесса заказа на закупку — общие и необычные подходы

Итак, у вас есть все данные, давайте посмотрим, как вы можете использовать эту информацию для разработки эффективного и действенного потока заказов на закупку.

Если вы еще этого не сделали, загрузите шаблон процесса утверждения

, а затем используйте информацию из следующих разделов, чтобы настроить процесс утверждения покупки.

С точки зрения дизайна есть несколько моментов, и мы рассмотрим их в следующих разделах.

Рабочий процесс на основе суммы

Очень распространенный подход заключается в разработке рабочего процесса на основе общей суммы заказа на поставку.Этот подход имеет смысл, поскольку он обеспечивает базовое утверждение или авторизацию расходов до того, как заказы на поставку могут быть отправлены поставщику.

В приведенном выше разделе мы рассмотрели среднюю сумму покупок за последние 6–12 месяцев. Теперь мы будем использовать эту информацию для разработки рабочего процесса для процесса утверждения заказа на покупку.

Вы можете использовать принцип Парето, чтобы понять распределение текущих закупок и последовательность операций.

Поясним на примере.

Допустим, ваши средние затраты на заказ на покупку составляют 10 000 долларов США. Итак, вы решаете использовать 10 000 долларов в качестве порогового значения, выше которого требуется одобрение высшего руководства.

Не стоит останавливаться на достигнутом.

Теперь используйте это правило и примените это правило к проводкам по заказам на закупку за последние 12 месяцев. Посмотрите, сколько транзакций потребует одобрения высшего руководства.

В идеале это число должно составлять менее 20% транзакций.

Если больше, отрегулируйте порог.

Цель состоит не в том, чтобы высшее руководство утверждало все заказы на закупку.

С точки зрения расходов, это должно быть сторнировано.

Таким образом, используя Парето, высшее руководство должно одобрять не более 20% транзакций, что составляет 80% или более расходов.

Рабочий процесс на основе категорий

Второй подход к разработке рабочего процесса заключается в настройке рабочего процесса на основе категории покупки.

Обычно компании устанавливают только один рабочий процесс для всех категорий.

Итак, покупаете ли вы канцелярские товары или оборудование на миллион долларов, процесс утверждения одинаков.

Допускается, что согласование капитальных вложений уже сделано в автономном режиме, а утверждение через систему — это просто формальность.

Однако разные категории имеют разные потребности, и вам следует настроить процесс утверждения соответственно.

Давайте объясним на примере

Для канцелярских товаров не требуется дополнительного утверждения, если вы не ведете инвентаризацию обычных канцелярских товаров.

Если это так, вам может потребоваться, чтобы последний утверждающий был офис-менеджером, чтобы он мог решить, можно ли выполнить элемент из существующего инвентаря или его необходимо заказать у поставщика.

Большинство групп стратегического снабжения организованы по категориям, поэтому, если вы хотите, чтобы закупки проверяли нестандартные закупки, рекомендуется направлять заявки на основе категории закупок.

Другим примером могут быть закупки ИТ.

ИТ-отдел может захотеть проверить покупки, чтобы убедиться, что они соответствуют ИТ-стандартам. Например, если ваша ИТ-команда поддерживает только операционную систему Windows, вы не хотите, чтобы сотрудники покупали Mac.

Выше приведены некоторые примеры, в которых имеет смысл рабочий процесс утверждения на основе категорий.

Вам следует просмотреть свою историю покупок и историю утверждений, чтобы решить, требуются ли такие утверждения или нет.

Потребности собственника бюджета?

Другой распространенный подход состоит в том, чтобы распорядитель бюджета просматривал закупки до их отправки поставщику.

Первый вопрос, который нужно задать: кто является владельцем бюджета?

Это лицо, ответственное за отдел, или кто-то из финансового отдела курирует бюджеты и планирование?

На наш взгляд, это должно быть лицо, ответственное за работу отдела. В конце концов, они несут ответственность за конечный результат.

После того, как вы определили, кто является владельцем бюджета, вам нужно определить, когда им нужно одобрить покупку?

Например, должны ли они утверждать все или они должны одобрять покупки выше определенного порога?

В конце концов, вам нужно найти баланс между необходимостью контроля и эффективностью процесса.

В идеале, владельцы бюджета должны проверять статьи, превышающие пороговое значение, и должны привлекаться финансовые средства на случай, если покупка превышает бюджет.

5. Процесс утверждения заказа на закупку — шаблон

До сих пор мы обсуждали необходимость различных типов рабочих процессов. В этом разделе мы рассмотрим некоторые распространенные шаблоны процесса утверждения заказа на покупку.

Вы можете комбинировать один или несколько из этих шаблонов вместе, чтобы получить идеальный рабочий процесс.

Процесс утверждения менеджером по персоналу

Наиболее распространенным шаблоном, используемым для утверждения заказа на поставку, является утверждение менеджера или следующего лица в иерархии отчетности.

Процесс работает следующим образом

1. Для каждой покупки требуется как минимум один утверждающий. Независимо от суммы. Идея состоит в том, чтобы иметь базовый контроль, чтобы гарантировать, что второй человек всегда проверяет покупку.

2. Второй аспект этого рабочего процесса — это порог утверждения. Так, например, старший менеджер может утвердить не более 100 000 долларов. Затем все, что находится выше, должно быть отправлено следующему лицу в иерархии отчетности.

Итак, подведем итог: есть два аспекта процесса утверждения менеджером по персоналу

1.Утверждение менеджером лица, создавшего заказ на поставку.

2. Порог утверждения, определяющий, сколько людей в иерархии должны одобрить покупку.

Процесс утверждения на основе категорий

Шаблон на основе категорий обычно используется в сочетании с описанной выше последовательностью процессов менеджера по персоналу.

Целью рабочего процесса на основе категорий является дополнительный анализ покупки в зависимости от категории покупки.

Мы рассмотрим несколько распространенных примеров, когда процесс утверждения на основе категорий используется в сочетании с утверждением менеджера по персоналу.

ИТ-оборудование является хорошим примером рабочего процесса на основе категорий.

Например, частное лицо в компании хочет приобрести новый компьютерный монитор.

У вашей ИТ-команды есть особый стандарт для мониторов.

Таким образом, при наличии рабочего процесса на основе категорий любое приобретенное ИТ-оборудование может быть проверено ИТ-отделом на предмет соответствия стандарту.

Другой пример — Программное обеспечение. ИТ-отдел может иметь корпоративные лицензии на программное обеспечение для повышения производительности, такое как Microsoft Office. Обзор перед покупкой может помочь определить любую мошенническую покупку.

Утверждение владельцев бюджета

Как следует из названия, этот рабочий процесс утверждения основан на владельце бюджета.

Владельцем бюджета может быть человек, который возглавляет отдел, или владелец может быть руководителем финансовой группы, назначенным для этого отдела.

Первая и самая главная цель владельца бюджета — убедиться, что до совершения покупки вы проверили, достаточно ли у вас бюджета, выделенного для этой покупки.

Теперь нужно делать это при каждой покупке?

Ответ: например, нет — вы не хотите, чтобы покупка бумаги для печати утверждалась владельцем бюджета.

Однако вы хотите, чтобы крупные покупки одобрялись владельцем бюджета.

Мы рекомендуем следующий шаблон

1.Установите порог для утверждения владельцем бюджета

2. Настройте категории для утверждения владельцем бюджета, не все покупки должны идти на утверждение.

3. Кроме того, вы можете подумать об исключениях — например, если оставшийся бюджет меньше суммы заказа на поставку, то владелец бюджета должен это проверить.

Проверка закупок

Проверка закупок применяется только при наличии группы закупок.

Этот рабочий процесс можно использовать в сочетании с процессом утверждения HR.В идеале покупка должна быть первым шагом в иерархии утверждения.

Прежде всего, это процесс проверки, а не утверждения.

Утверждение покупки всегда исходит от отдела, бюджет которого расходуется.

Цель проверки закупки — убедиться, что покупка совершена у предпочтительного поставщика и что мы получили конкурентоспособные цены на покупку.

Если вы только начинаете с автоматизации закупок и настраиваете процесс утверждения, мы рекомендуем не добавлять обзор закупок в первый день.Это сделает процесс долгим, и некоторые заинтересованные стороны могут пожаловаться на чрезмерный надзор .

Тем не менее, если вы хотите настроить процесс проверки покупок, вот рекомендации.

1. Отсутствие проверки закупок для позиций каталога

Если у вас уже есть каталоги с предпочтительными ценами, нет необходимости в закупке для повторного просмотра заявок.

2. Установите порог для проверки покупок

Не каждую покупку нужно проверять при покупке.Итак, прежде всего, важно определить, почему вам нужно покупать, чтобы просмотреть покупки.

Возможно, вы захотите, чтобы отдел закупок согласовал цену для любых нестандартных покупок или товаров, для которых у вас нет предпочтительной цены.

Возможно, вы захотите, чтобы отдел закупок проверял заказы на предмет заполнения данных.

В идеале у вас должна быть система закупок, обеспечивающая большую часть соответствия — как соответствие данных, так и процесс утверждения заказа на закупку.

, если у вас нет системы закупок, установите пороговое значение для утверждения и просмотрите все при покупке.

В чем разница между проверкой покупки и утверждением покупки?

Проверка выполняется, чтобы убедиться, что заказ завершен, и единственный раз, когда вы отклоняете заказ, когда данные заказа не заполнены.

Утверждения, с другой стороны, служат в качестве контроля, чтобы гарантировать, что покупка будет направлена ​​предпочтительным поставщикам с предпочтительными ценами.

6. Зачем настраивать процесс утверждения заказа на закупку?

Если вам интересно, каковы преимущества утверждения заказа на поставку, давайте коснемся некоторых ключевых преимуществ процесса утверждения.

Контроль затрат

Очевидное преимущество — контроль затрат.

Поскольку вы авторизуете все покупки до отправки заказа на поставку поставщику, вы контролируете, должны ли происходить расходы или нет.

Благодаря эффективному контролю затрат вы можете избежать определенных расходов, потому что либо покупка не нужна, либо ее можно осуществить другими способами.

Например, вы заказываете товар, который уже находится на складе, потому что заказчик не знает об этих товарах.

Видимость требований к оборотному капиталу

Одна из проблем, связанных с покупками, не основанными на заказе на поставку, заключается в том, что, хотя процесс выполняется быстро, вы не знаете о расходах и связанных с ними обязательствах, пока не получите выписку по кредитной карте или поставщика счет-фактура появляется.

Это большая головная боль, если вы отвечаете за казначейскую функцию или контролер компании.

Итак, как это исправить в процессе утверждения?

Обеспечивает мгновенную видимость расходов и связанных с ними обязательств.

Вы знаете не только, что было одобрено для покупки, но и то, что находится в процессе утверждения.

Поскольку у вас есть один процесс для всех покупок, вы можете легко выяснить, что обрабатывается, а что находится в процессе заказа.

Вы также можете увидеть заказы на закупку, которые все еще создаются и не вводятся в процесс.

Что еще более важно, со временем вы можете легко прогнозировать тенденции на основе истории покупок и привязки ваших покупок к контрактам.

Более быстрое закрытие на конец месяца для A / P

Одной из задач группы A / P является согласование счетов-фактур с заказами на закупку.

Даже если у вас есть процесс заказа на покупку, который выполняется вручную, возможно, что все заказы на покупку не находятся в одном месте.

С помощью процесса утверждения заказа на поставку вы гарантируете, что все заказы на поставку проходят один общий процесс, и что все заказы на покупку легко найти в одном месте.

Если у вас есть процесс утверждения заказа на поставку, вы также должны убедиться, что поставщики упоминают заказ на поставку в счете-фактуре.

Таким образом, когда группы A / P получают счет, они знают заказ на покупку, по которому им нужно его индексировать.

Этот процесс может быть дополнительно оптимизирован за счет использования одной системы для процесса закупки для оплаты.

7. Оптимизация процесса утверждения заказа на поставку [Распространенные ошибки, которых следует избегать]

При разработке процесса закупки исходите из предположения, что процесс не будет идеальным в первый же день.

Вам следует постоянно искать отзывы и работать над улучшением процесса.

Сказав это, вот несколько передовых практик или распространенных ошибок, которых следует избегать при настройке процесса.

Разработка сложной покупки

При разработке процесса впервые постарайтесь сделать его минимальным и простым.

Со временем вы можете добавить больше шагов, чтобы сделать процесс более всеобъемлющим.

В предыдущем разделе мы говорили о различных типах рабочих процессов (HR, категория, закупки), которые вы можете использовать при разработке оптимального рабочего процесса.

Мы не рекомендуем добавлять все эти шаги в первый день.

Ваш процесс утверждения закупок должен развиваться с течением времени по мере развития функции закупок, а также внедрения закупок в организации.

Если вы только настраиваете процесс утверждения покупки, вот несколько рекомендаций.

1. Установите минимальный рабочий процесс — например, все покупки должны быть одобрены хотя бы одним человеком.

2. Иметь четкие инструкции для конечных пользователей . Например, все покупки на сумму свыше 10 000 долларов должны быть одобрены директором департамента.

После того, как основной процесс заработал, вы всегда можете добавить к нему дополнительные шаги.

Посмотрите на автоматизацию процесса утверждения покупки, чтобы пользователям не приходилось помнить, кто должен одобрить покупку.

Слишком много одобрений руководства

Наряду со сложным процессом утверждения закупок следующей распространенной ошибкой, которую мы видим, является серия одобрений руководства.

Вы должны задать вопрос: какова цель утверждения руководством?

• Нужно ли контролировать расходы путем проверки всех покупок высшим руководством?

• Обеспечивает ли руководство осведомленность обо всех крупных закупках, чтобы в дальнейшем не было сюрпризов?

Это наиболее частые цели настройки рабочего процесса управления.

Какой бы ни была ваша цель, проблема с одобрением руководства заключается в том, что на это нужно время.

CXO компаний заняты развитием бизнеса, а не сидят без дела, ожидая, пока заказы на закупку появятся на одобрении.

В большинстве случаев утверждения в любом случае делегируются исполнительным администраторам, поэтому мы в любом случае не думаем, что это эффективно.

Если вы хотите настроить утверждения руководства, установите более высокий порог для утверждений руководства.

Вы можете легко определить порог на основе истории покупок, сосредоточив внимание на 20% (или меньше) транзакций, что составляет 80% расходов.

Это всего лишь рекомендация, но идея состоит в том, чтобы гарантировать, что только минимальные и наиболее важные заказы на закупку утверждаются руководством.

Внедрить и забыть

Да, мы слишком подчеркиваем этот момент, но чтобы убедиться, что процесс утверждения покупки соответствует своей цели, вы должны постоянно следить за эффективностью процесса покупки.

Мы рекомендуем ежеквартально проверять процесс для измерения эффективности, а затем вносить соответствующие коррективы.

Объективным способом измерения эффективности рабочего процесса закупок является расчет времени непрерывного цикла для заказа на поставку и составление отчета о нем.

Время цикла заказа на поставку = [Дата и время отправки заказа на поставку поставщику] — [Дата и время создания заявки]

При измерении времени цикла разделите данные на периоды затрат. Заказы на покупку с большими суммами могут занять больше времени из-за одобрения руководства.

Качественный или субъективный способ измерения эффективности рабочего процесса — это спросить конечных пользователей.

Например, вы можете спросить некоторых опытных пользователей — как проходит процесс утверждения?

Это просто или сложно?

На основании количественной и качественной обратной связи, соответственно, скорректируйте рабочий процесс.

8. Обеспечение возможности аудита процесса закупок

Есть ли у вас отдел внутреннего аудита? Или вы привлекаете внешних аудиторов для проверки основных средств контроля?

Если вы ответили утвердительно на любой вопрос, то вам необходимо разработать процесс утверждения с учетом требований аудитора.

Если ответ отрицательный, по-прежнему рекомендуется разработать процесс, который легко проверять, чтобы в более позднее время, когда вам нужно будет предоставить данные аудиторам, они были легко доступны

Ниже приведены некоторые ключевые элементы, которые ищут аудиторы

Контрольная документация

Основная предпосылка любого аудиторского мероприятия — определить, работают ли средства контроля так, как задумано.

Излишне говорить, что процесс утверждения покупки должен быть хорошо документирован.

Ваша политика закупок должна быть единственным местом, где должны быть задокументированы средства контроля.

Если в настоящее время у вас нет политики закупок, вам следует составить ее, прежде чем внедрять какие-либо средства контроля утверждения.

Выборка данных

Аудиторы запрашивают образец данных, чтобы они могли проверить транзакции и убедиться, что средства контроля работают должным образом.

С точки зрения реализации, вы должны убедиться, что история утверждения каждого заказа на покупку хорошо документирована.

Аудиторам потребуется образец данных вместе с историей аудита документов, чтобы они могли сравнить их с задокументированными средствами контроля и выявить расхождения, если таковые имеются.

Если процесс утверждения покупки не автоматизирован, это может быть проблемой, потому что аудиторы будут запрашивать электронное письмо с подтверждением и т. Д. В качестве доказательства наличия задокументированных средств контроля.

Любая хорошая система закупок должна иметь задокументированную историю аудита, которая может быть легко предоставлена ​​аудиторам для проверки.

Документация по исключениям

Независимо от того, насколько хорош ваш процесс закупок, у вас всегда будут исключения из этого процесса.

Такие исключения являются нормальным явлением, но аудиторы всегда ищут те граничные условия, при которых рабочий процесс не работает.

В идеале вы должны задокументировать следующие

• Причину исключения в рабочем процессе.

• Способ обработки исключения.

• Что делается для дальнейшего управления исключениями?

Вот несколько примеров исключений

Например, утверждение должно быть направлено кому-то другому, потому что этот человек отсутствует на рабочем месте.Если у вас есть автоматизированная система закупок, ею можно легко управлять через делегирование.

Это всего лишь один пример очень распространенного варианта использования исключений

Заключение

Когда дело доходит до разработки эффективного процесса утверждения заказа на закупку, следуйте этим рекомендациям.

• Проанализируйте историю покупок, чтобы понять тенденции ваших покупок.

• Используйте историю покупок для разработки процесса утверждения.

• Сохраняйте простоту, а затем импровизируйте на основе отзывов пользователей.

• Сведите к минимуму одобрение высшего руководства.

• Учитывайте другие потребности, например, потребности отдела аудита.

Хотите узнать, как ProcureDesk может упростить процесс утверждения заказа на покупку?

.

Письмо одобрения — Образец письма одобрения

Есть два разных типа разрешительных писем. Первый просто включает в себя одобрение чего-либо, хотя то, что это может быть, может сильно варьироваться. Например, работодатель может утвердить отпуск работника или местный орган власти может утвердить проект строительства на местной земле.

Второй тип письма-одобрения написано человеком или организацией, чтобы получить одобрение чего-либо.Например, учитель может отправить письмо с одобрением в местный бизнес с просьбой разрешить пригласить большое количество студентов для производственной поездки. Кроме того, кто-то, завершающий диссертацию, может запросить разрешение на использование отрывков из опубликованной книги и направить издателю письмо с одобрением.

В каждом сценарии важно четко объяснить, что требуется, что утверждается и условия выполнения. Например, работодатель может предоставить сотруднику свободное от работы время, но с уменьшением заработной платы.

Образцы писем

Письмо о разрешении на отсутствие Образец

Мейбл С. Эш

3217 Grove Street
Huntington, NY 11743
Дорогая Мэйбл

С радостью сообщаю вам, что 30-дневный отпуск, который вы запрашивали ранее, был утвержден.

Начиная с 1 июля 2009 г. вы сможете брать 30 выходных подряд подряд, получая при этом 25% от вашей заработной платы. Перед отъездом вам необходимо будет обучить стажера для выполнения вашей работы в течение 3 дней.По завершении 30-дневного отсутствия вы вернетесь к работе в своей обычной работе. Ваша полная зарплата возобновится в день вашего возвращения на работу.

Все сотрудники Evergreen Corporation желают вам удачи в вашей гуманитарной миссии на Кубу, и мы с нетерпением ждем вашего возвращения!
С уважением,

Джон Треливинг
Evergreen Corporation

Письмо-одобрение на выполнение работ Образец проекта

Уважаемый господин А.Арнольд,

Мы хотели бы поблагодарить вас за ваше предложение по проекту приюта для бездомных. После тщательного анализа мы решили предоставить вам разрешение на начало работы с 3 декабря 2013 года.

Перед началом внутреннего ремонта здания, пожалуйста, договоритесь о встрече в штаб-квартире Совета до 25 ноября, чтобы мы обсудили с вами некоторые детали. Для этого вы можете связаться с нами по телефону 303-555-0192 в рабочее время.

Мы считаем, что это ценное благотворительное предприятие, которое значительно решит проблемы, связанные с бродяжничеством в нижнем восточном районе.Еще раз спасибо за предложение, и мы с нетерпением ждем сотрудничества с вами.

С уважением,

Крис М. Коулман
Департамент бизнеса

Письмо-разрешение на посещение предприятия Образец

Уважаемый господин,

ПИСЬМО О РАЗРЕШЕНИИ НА ПРОМЫШЛЕННЫЙ ВИЗИТ

Я прошу разрешения для учащихся начальной школы Саннивилля на участие в производственном посещении вашей фабрики 18 марта 2013 года. Как вы, возможно, знаете, ученики нашей школы совершали регулярные производственные поездки на фабрику в течение последних 10 лет, а учителя и родители согласны с тем, что наблюдение за производством вблизи — ценный опыт для детей.

Мы надеемся, что вы снова сможете провести экскурсию по различным помещениям для класса примерно из 30 человек. Я и два других коллеги также будут присутствовать, чтобы управлять детьми и помогать в обсуждениях.

Мы благодарны за вашу постоянную поддержку и надеемся на еще один успешный день.

С уважением.

Миссис Флетчер
Саннивилл Начальная школа

Письмо-одобрение на образец диссертации

Уважаемый PCV Press,

Я пишу, чтобы запросить разрешение на использование отрывков из одной из ваших книг в моей магистерской диссертации в Лексингтонском университете в Кентукки.В диссертации исследуются необработанные сотрясения мозга в спорте, а в книге Уильяма Фишера «Пьяный удар», PCV Press, 1985, есть несколько особенно полезных отрывков. Они находятся на страницах 11, 34 и 302.

Я прошу одобрения цитат с этих страниц, которые будут использоваться во всех редакциях моей диссертации (завершение ожидается к июлю 2013 г.), а также потенциальной будущей демонстрации этой работы в библиотеке университета.

Если вы сочтете этот запрос приемлемым использованием вашей публикации, пожалуйста, подпишите это письмо и верните его в предоставленном конверте.

Я очень ценю ваше время.

С уважением,
Молли Хендерсон

НАСТОЯЩИМ УТВЕРЖДАЮ ВЫШЕ ЗАПРОС

подписано / датировано /

Пресс PCV

Письмо-одобрение для арендатора

Perkins Condo Association в соответствии с положениями описанных подзаконных актов Вашингтона одобрила г-на Р. Дж. Росса аренду кондоминиума 362 в комплексе Perkins Luxury Condominium.

Сертификат предоставил:

Г-н Хеммингуэй
Член Совета директоров

Подпись / Дата

Подпись арендатора / Дата

Письмо-одобрение для родителей

Уважаемый родитель или опекун,

Ваш ребенок был случайно выбран для участия в программе наставничества Happy Bees в Titan Elementary. Программа объединяет их с полностью проверенным взрослым наставником, который вызвался обучать их по предметам, выбранным учителями вашего ребенка, и предлагать дружбу и поддержку в течение всего учебного дня, чтобы укрепить уверенность ребенка.

Следует подчеркнуть, что ваш ребенок не был выделен как нуждающийся в какой-либо специальной или дополнительной помощи, однако мы считаем, что индивидуальный опыт принесет ему большую пользу и позволит нам оценить сильные и слабые стороны программы. По мере прохождения программы их учителя будут отмечать любое повышение успеваемости выше их текущего среднего уровня. Эти данные будут собираться для внутренней оценки программы и не будут публиковаться.

Программа вполне может стать доступной для всех в будущем, и участие вашего ребенка имеет решающее значение в определении этого.
Если вы считаете, что это может принести пользу вашему ребенку и получению образования в Titan Elementary, рассмотрите возможность предоставления вашего разрешения в форме ниже, и менеджер программы свяжется с вами в ближайшие дни. Вы можете отозвать свое согласие в любое время, если передумаете.

Спасибо за внимание. Мы надеемся, что Happy Bees принесет большую пользу всем участникам.
С уважением,

Мистер Роджер Парди
Директор школы

.

Образец сопроводительного письма для выпускника-стажера

Образец сопроводительного письма для выпускного-стажера

Организации приглашают выпускников подавать заявки на их программы для выпускников, последняя из которых рекламируется Total Kenya и De La Rue. Могут быть и другие, с которыми вы столкнулись в последние недели, и если вы еще не подали заявку, возможно, вы находитесь в процессе подачи заявки. То, что вы выпускник, — это только первая и самая важная квалификация. Однако для того, чтобы вас выбрали из числа других выпускников, вам потребуется соответственно продать себя через свое резюме и сопроводительное письмо.

Ваше сопроводительное письмо будет документом, сопровождающим ваше резюме, и, вероятно, первое, что увидят работодатели и менеджеры по подбору персонала, прежде чем даже откроют ваше резюме. Итак, насколько хорошо написано ваше сопроводительное письмо? Вынуждает ли рекрутеров и работодателей открывать ваше резюме? Если у вас возникли трудности с размещением важной информации на странице, ниже приведен образец, который вы можете использовать. А вот и для работы в банке, когда нет рекламы.

Образец сопроводительного письма для аспиранта

Имя соискателя
P.O Box 555-00100, Найроби

Ваш номер телефона и адрес электронной почты

Менеджер по персоналу,
XYZ Company Ltd,
5-й этаж X House (адрес компании)
8 апреля 2016 г.

Уважаемый господин / госпожа (Если у вас есть имя менеджера по найму, используйте его)

Я хочу подать заявку на должность аспиранта в вашей компании, которая в настоящее время рекламируется на веб-сайте вашей компании. Прилагаю мое резюме для рассмотрения.

Как вы увидите из моего резюме, я недавно получил 4-летнюю степень бакалавра по коммерции и финансам в Университете Найроби и получил высшее образование с отличием 2-го класса. Я считаю, что знания, которые я приобрел в ходе курсовой работы, и навыки, которые я приобрел, делают меня идеальным кандидатом на эту возможность.

Меня интересует эта должность, поскольку она напрямую связана с моей страстью к работе с числами и интересом к обучению, работая в быстро меняющейся среде.Помимо степени, я проходил различные стажировки в различных компаниях, которые дали мне важный практический опыт, который положил начало моей карьере в области финансов.

В дополнение к полученной степени я недавно прошел курс для получения сертификата специалиста по финансам и принял участие как минимум в двух финансовых форумах, чтобы получить больше информации о текущих рыночных тенденциях. Я уверен, что моя страсть и энтузиазм в области финансов окажутся ценными для вашей организации.

Я с нетерпением жду интервью с вами, где мы подробно обсудим мою пригодность для этой должности. Вы можете связаться со мной в любое время дня по телефону 0702 ******. Спасибо за ваше время и внимание.

С уважением,

Ваше имя

.