Приказ о введении должностных инструкций образец: Приказ о введении в действие должностных инструкций. Образец и бланк 2020 года
Приказ о введении в действие должностных инструкций. Образец и бланк 2020 года
При необходимости введения в действие должностных инструкций сотрудников предприятия, от лица директора организации обязательно формируется специальный приказ с соответствующим содержанием.
Что такое должностные инструкции и зачем они нужны
Под термином «должностная инструкция» скрывается перечень трудовых функций и прав, описание ответственности, условий труда и прочих параметров работы сотрудника, находящегося на той или иной должности.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о введении в действие должностных инструкций .docСкачать образец приказа о введении в действие должностных инструкций .doc
Обычно должностные инструкции разрабатываются руководством предприятия совместно с юристом и вводятся в применение отдельным распоряжением директора на начальной стадии работы организации. Но в некоторых случаях, например, после реорганизации компании, каких-то внутренних изменениях проводится повторная процедура по вводу должностных инструкций в действие.
Роль должностных инструкций вполне понятна: с их помощью руководство регулирует деятельность подчиненных. Таким образом, они служат для достижения сразу нескольких целей: укреплению дисциплины труда, организации и мобилизации работников, повышению производительности и в конечном счете расширению перспектив предприятия.
Следует отметить, что далеко не всегда и не везде применяются должностные инструкции, в основном они распространены в государственных учреждениях, а также в крупных организациях коммерческого сектора, где большая численность персонала.
Назначение приказа
Если на предприятии используются должностные инструкции, то приказ о вводе их в действие является незаменимым документом, значение которого невозможно переоценить.
Он является юридическим подтверждением их значимости и законности, проще говоря, без этого приказа инструкции с прописанными в них функциональными обязанностями работников организации могут быть признаны недействительными (в случае возникновения споров и конфликтов между руководством организации и подчиненными, дошедшими до судебной инстанции, трудовой инспекции или прокуратуры).
Какой формат приказа выбрать
Приказ о введении в действие должностных инструкций разрешается писать в произвольном виде, поскольку его единый стандарт отсутствует. Единственное, что следует при этом учитывать: чтобы структура, состав и подача документа соответствовали нормам деловой документации.
Правда, в государственных учреждениях, ровно как и в некоторых коммерческих компаниях иногда встречается унифицированный шаблон распоряжения. При этом формат приказа должен быть обязательно утвержден в локально-нормативных актах организации.
Как оформить приказ, особенности документа
Оформление приказа также отдается на откуп его составителям. Документ можно писать вручную или делать в печатном виде, на обычном листе бумаги или на бланке с фирменными реквизитами и логотипом.
Приказ формируется всегда в единственном оригинальном экземпляре, а при необходимости делаются его заверенные копии в нужном количестве.
Кто должен поставить под документом свои автографы
Под приказом обязательно должны расписаться следующие лица: директор компании, как сотрудник, от лица которого идет данное распоряжение, работники, которых приказ касается напрямую, а также те, на кого возлагается контроль за его исполнением. Таким образом, все они будут свидетельствовать о том, что ознакомлены с содержанием документа и согласны с ним.
Отсутствие этих подписей может привести к тому, что при возникновении разногласий между руководством предприятия и подчиненными, приказ будет оспорен суде, а директор и иные должностные лица привлечены к административному наказанию.
Как организовать регистрацию и учет
Все приказы, издаваемые от имени руководителя фирмы должны в обязательном порядке учитываться. Для этого обычно используются специальный журнал.
В него вносится название распоряжения, его номер и дата выпуска. Журнал, как правило, находится под контролем у кого-либо из сотрудников, входящих в ближайшее окружение руководства: секретаря, начальника кадрового отдела или юриста. В случае надобности журнал помогает доказать сам факт создания приказа, а также оперативно найти требуемый документ.
Нормы и сроки хранения документа
По отношению к хранению приказа никаких особенных условий не выдвигается. Но для организации порядка в этом деле следует подшить документ в папку с другими подобного рода бумагами, где он должен находиться период, установленный в законодательстве или срок, указанный в нормативно-правовых актах фирмы (не меньше трех лет). После этого от него можно избавиться (но только в соответствии с определенным регламентом, установленном для утилизации распорядительных актов).
Образец приказа о введении в действие должностных инструкций
Если перед вами встала задача по формированию приказа о введении в действие должностных инструкций, а вы ранее с ним дела не имели, ознакомьтесь с его примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда создадите свое распоряжение.
- В начале документа напишите наименование компании, затем название приказа, его номер (по внутреннему документообороту) и место его составления.
- После этого переходите к основной части. Первым делом впишите сюда обстоятельства, которые послужили поводом для оформления приказа – эти данные будут выступать в роли обоснования. Затем внесите ссылки на законодательные акты или внутренние документы предприятия, которые связаны с распоряжением – они будут являться основанием.
- Ниже дайте указание собственно на введение в действие должностных инструкций. Тут по порядку укажите, каких именно документов это касается (т.е. напишите названия должностей, а также номера должностных инструкций и их номера как приложений к данному приказу).
- Если ранее подобный приказ уже издавался, в новом распоряжении его следует отменить.
- Обязательно надо отметить необходимость доведения данного документа до работников предприятия, а также назначить ответственного за его исполнение сотрудника.
- В конце документ следует подписать.
Приказ об утверждении должностных инструкций. Образец 2020 года
Составление приказа об утверждении должностных инструкций является завершающим этапом в процедуре разработки и закрепления документов, определяющих функции, права, полномочия и условия работы сотрудников предприятий и организаций.
ФАЙЛЫ
Скачать бланк приказа об утверждении должностных инструкций .docСкачать образец приказа об утверждении должностных инструкций .doc
Для чего нужны должностные инструкции и приказ по их утверждению
Роль должностных инструкций вполне понятна и проста: в них четко прописываются задачи, которые обязаны выполнять работники компаний, находящиеся на той или иной должности, а также сопутствующие их деятельности условия труда.
При этом должностные инструкции не являются строго необходимыми документами, однако имеют самое широчайшее распространение и касаются представителей любых профессий. Их наличие позволяет защитить работодателя от необоснованных претензий со стороны подчиненных, а сотрудников в свою очередь – от чрезмерной нагрузки и исполнения тех функций, которые не входят и их прямые обязанности.
Должностные инструкции разрабатываются в индивидуальном порядке в соответствии со штатным расписанием предприятия и утверждаются приказом руководства – без этого документа они не вступают в законную силу.
При этом все должностные инструкции могут периодически меняться в плане содержащейся в них информации в зависимости от потребностей и текущей ситуации на предприятии, но откорректированные документы также нужно утверждать при помощи приказа руководителя.
Следует отметить, что сведения, вносимые в данные документы должны строго соответствовать рамкам законодательства РФ и никоим образом не нарушать гражданские и трудовые права работников.
Именно поэтому составление должностных инструкций обычно входит в компетенцию руководителей структурных подразделений, а затем передается на проверку и утверждение штатному юрисконсульту компании или стороннему юристу – эта мера исключает наличие в нем грубых ошибок и условий, нарушающих права работников.
Можно ли заменить приказ другой формой утверждения
Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.
Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.
Основание для приказа
Любой приказ должен быть чем-то обоснован и этот не исключение. Обычно в качестве основания дается ссылка на вполне конкретный закон, но в данном случае, прямого требования в законодательстве на написание и утверждение должностных инструкций нет.
Так что в тексте приказа достаточно просто написать что-нибудь вроде: «В связи с необходимостью соблюдения трудовой дисциплины и организации труда приказываю»…
Кто пишет приказ непосредственно
Приказ об утверждении должностных инструкций может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:
- юрисконсульт,
- специалист кадрового отдела,
- секретарь и т.д.
Главное условие, чтобы человек имел четкое представление о том, как правильно составлять и оформлять этот документ.
После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.
Как составлять приказ
На сегодня стандартов по составлению приказов, утверждающих должностные инструкции нет. Так что предприятия и организации могут писать этот документ в произвольном виде или использовать образец, утвержденный в учетной политике фирмы. Однако некоторые сведения указывать в нем все же обязательно:
- номер,
- дату и место составления,
- название компании,
- полный перечень должностных инструкций, которые утверждает приказ.
В документе следует указать лиц, ответственных за его выполнение (эта часть касается ознакомления с должностными инструкциями работников предприятия), а сами должностные инструкции при необходимости можно отметить отдельным пунктом как приложение к приказу. Кроме того приказ может быть дополнен любой другой нужной информацией.
Как оформлять приказ
Единых норм по оформлению приказа, как и по его содержанию нет: он может быть написан на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, причем как от руки, так и напечатан на компьютере.
Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.
Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.
Как хранить приказ
Создается приказ обычно в единственном экземпляре и затем регистрируется в журнале учета внутренних документов организации. В период действия приказ надо содержать совместно со всей прочей распорядительной документацией фирмы в месте, доступ к которому должен быть ограничен. После утраты актуальности он передается в архив предприятия, где хранится на протяжении срока, установленного законодательством или локальными нормативными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.
Приказ об утверждении должностных инструкций — образец 2020
Приказ об утверждении должностных инструкций — это локальный нормативный акт организации. Он определяет порядок введения в действие документов, содержащих сведения о правах и обязанностях работников, занимающих определенную должность. Его составление является обязательным для некоторых организаций.
Кадровое делопроизводство состоит из множества документов, о которых многие клерки даже не догадываются. Так, например, далеко не все руководители знают, что утверждать должностные инструкции нужно приказом. Казалось бы, все функции, права и обязанности работников можно прописать в трудовых договорах, а если и формировать отдельные описания функционала, то для чего создавать еще и отдельный распорядительный акт об их утверждении? На самом деле все далеко не так просто.
Роль должностных инструкций в организации
В соответствии с действующим трудовым законодательством и в частности, с Трудовым кодексом РФ, должностные инструкции, а значит, и распоряжение об их введении в действие, не являются обязательными. Значит, каждая коммерческая компания ответ на вопрос, нужен ли приказ на утверждение должностных инструкций, находит самостоятельно. А вот у бюджетных организаций, государственных и муниципальных учреждений он в подавляющем большинстве случаев положительный. Обязательность составления локальных актов с перечислением функций и прав сотрудников закреплена для них в ведомственных нормативно-правовых актах. А без соответствующего распоряжения об утверждении такие документы не могут считаться действующими и не имеют законной силы.
В каких случаях нужен приказ
Обычно форма приказа утверждается в самом начале деятельности организации или учреждения. Но иногда такое распоряжение приходится формировать и уже в процессе осуществления деятельности. Это необходимо в случае:
- создания новых штатных единиц в структуре учреждения или организации;
- изменения законодательных актов, регламентирующих трудовую функцию сотрудников;
- изменения технологических подходов и требований.
Также распоряжение о введении новых служебных обязанностей или корректировке старых может поступить от вышестоящих организаций или министерств. Коммерческие компании могут изменять функции, присущие определенной должности, по своему желанию в любое время. Главное, чтобы соответствующие изменения были внесены в трудовые договоры работников.
Порядок оформления и образец
Унифицированная форма этого локального акта отсутствует. Но некоторые ведомства утвердили рекомендованные формы документа. Например, это предусмотрено приказами:
- ФСИН России от 05.06.2008 N 379;
- МВД России от 12.01.1998 N 19.
Фактически приказ об утверждении должностных инструкций в школе не будет отличаться от подобного документа, например, в больнице или пожарной охране подведомственной МЧС. В каждом из них одинаковая структура:
- шапка с указанием наименования организации, название локального акта, его номера и даты составления;
- суть распоряжения;
- перечень ДИ, которые надо утвердить, с указанием полного названия каждой должности отдельно;
- указание лиц, ответственных за исполнение поручений;
- подпись руководителя с указанием его полной должности и ФИО.
В приложении к приказу обычно дается текст всех утверждаемых должностных инструкций.
Правила ведения документооборота в дошкольной организации мало отличаются от документооборота школы, и приказ об утверждении должностных инструкций в ДОУ создан по такой же схеме.
Обратите внимание, что знакомить с таким НПА работников организации под подпись не нужно. Этот документ просто вводит в действие новую документацию, с которой и должны быть ознакомлены сотрудники. В случае если в ДИ добавляются новые функциональные обязанности, то действовать надо по правилам статьи 74 ТК РФ.
Начало разработки функциональных характеристик должности
В некоторых крупных государственных корпорациях, в которых множество подразделений и дочерних компаний, например таких, как Газпром или РЖД, отдельно издают распоряжения о порядке разработки служебных обязанностей сотрудников. В таких документах указывают:
- перечень требований, которые должны быть учтены при разработке;
- порядок утверждения разработанных документов;
- порядок внесения изменений в действующие описания функционала работников;
- сроки исполнения;
- ответственных сотрудников.
Например, приказ об утверждении должностных инструкций Газпрома и порядке их разработки перечисляет ряд исполнителей, ответственных за выполнение распоряжения руководителя.
И с таким распорядительным актом необходимо под подпись ознакомить всех уполномоченных должностных лиц, которые в нем указаны. Коммерческие организации, у которых есть филиалы и обособленные подразделения, могут использовать аналогичную форму документа.
Образец приказа об утверждении должностных инструкций
Автор admin На чтение 2 мин. Просмотров 93 Опубликовано
Образец приказа об утверждении должностных инструкций
ПРИКАЗ 1
Об утверждении в новой редакции должностных инструкций работников
В соответствии с требованиями обеспечения безопасности образовательного процесса и введения федеральных государственных образовательных стандартов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Признать утратившими силу должностные инструкции работников, утвержденные и введенные в действие приказом от 12.04.13 №02-15.
2. Утвердить и ввести в действие в новой редации должностные инструкции работников учреждения.
3. Ознакомить работников учреждения под роспись с должностными инструкциями.
4. Заместителям директора- кураторам образовательных циклов и видов производственной деятельности обеспечить строгое соблюдение всеми работниками учреждения трудового законодательства и контроль исполнения своих должностных инструкций.
5. Контроль исполнения данного приказа оставляю за собой.
Директор Кувалдин И.И.
ПРИКАЗ 2
В связи с необходимостью соблюдения норм трудовой дисциплины и организации труда на предприятии,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить должностные инструкции работников ООО «Керамзит», прописанных в штатном расписании от 05.01.2018 г. на 2018 год.
2. Всех сотрудников предприятия ознакомить с должностными инструкциями под роспись.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить специалиста отдела кадров Петрову М.П.
Директор Сидоров С.С.
С приказом ознакомлена:
специалист отдела кадров Петрова М.П.
ПРИКАЗ 3
Об утверждении должностных инструкций
В связи с необходимостью придания статуса правового акта должностным инструкциям для новых штатных должностей ООО «Союз» приказываю:
1. Утвердить в качестве правовых актов, вступающих в действие с момента утверждения мной, должностные инструкции:
— главного инженера;
— менеджера по продажам;
— программиста;
— дизайнера.
2. Старшему менеджеру по кадрам Сидоровой С.С. в течение 3 дней с момента подписания настоящего приказа распечатать и передать указанные должностные инструкции мне на утверждение.
Директор Петров П.П.
С приказом ознакомлен:
страший менеджер Сидорова С.С.
Приказ об утверждении должностных инструкций
Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, с которым работник должен быть ознакомлен сразу же после заключения договора о взаимном сотрудничестве.
Но ведь в процессе характер трудовых отношений, как собственно и специализация компании может и измениться. В связи с этим возникнет необходимость не только во внесении изменений в уже действующие инструкции, но и разработку новых, в порядке, определенном нормами закона.
Нужен ли и в каких случаях?
Разработка и применение должностной инструкции не обязательны. Более того, ТК РФ даже не содержит упоминания об указанном документе, ведь все обязанности в рамках ст.57 ТК РФ можно закрепить и в трудовом договоре.
И, тем не менее, данный документ активно применяется во многих организациях в порядке, который никем не определен.
Именно поэтому многие кадровики и задают вопрос: каков же порядок создания самих должностных инструкций и нужно ли их утверждать? А между тем, при оформлении должностной инструкции либо внесении изменений в уже действующие условия, в первую очередь следует руководствоваться Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и квалификационными справочниками к определенной отрасли.
Следует учитывать и нормы ст.8 ТК РФ, которой за работодателем закреплено право издавать на предприятии локальные акты, регламентирующие те либо иные процедуры уже с учетом специфики компании, при условии, что местная документация не будут ухудшать положение сотрудников в сравнении с ТК РФ.
То есть именно таким образом на законодательном уровне должностная инструкция и обретает законную силу, являясь локальным актом, на который после оформления распространяются уже и нормы ТК РФ.
При этом стоит отметить, что сама по себе инструкция не будет иметь юридической силы без правильного оформления, которое заключается не только в соблюдении прав сторон при формировании тех или иных условий, а также наличия подписей труженика и руководства, но и соответствующего утверждения.
Также следует отметить, что при необходимости даже федеральные законы подвергаются изменениям либо же полной отмене и разработке уже в новой редакции. Соответственно и инструкция не может на протяжении десятков лет быть актуальной, что предопределяет необходимость в вышеописанных действиях.
Можно ли утвердить по-другому?
При издании локальных актов, в частности, той же должностной инструкции рекомендовано пользоваться ГОСТ Р 6.30-2003, где в п.3.16 сказано, что утвердить документ можно двумя способами, а именно:
- посредством издания распорядительного акта, то есть приказа;
- путем проставления грифа «Утверждаю» с подписью руководителя организации.
То есть приказ для утверждения ДИ издавать и не обязательно, если инструкция уже утверждена указанным грифом.
Однако в некоторых отраслях разработаны специальные положения, которые не только содержат порядок оформления инструкций и процедуру внесения изменений, но и определяют обязательное издание приказа.
Если компания не относится к государственным структурам, руководство порядок утверждения инструкций вправе определять самостоятельно, то есть:
- если штат организации невелик, достаточно будет и грифа;
- если же речь идет о большом учреждении со многими структурными подразделениями, целесообразнее издать общий приказ об утверждении ДИ, а не визировать каждую.
Основания для составления
Приказ об утверждении должностных инструкций, конечно, не является обязательным документом, но ровно до тех пор, пока его необходимость не закреплена в локальных актах.
Например, положение о порядке утверждения инструкций может содержать следующие основания для его оформления:
- издание новой инструкции ввиду образования вакансии либо же введение в штатное расписание дополнительной единицы;
- внесение изменений в уже действующую инструкцию.
Приказ об утверждении должностных инструкций 2020
Несмотря на то, что законом правил формирования ДИ не разработано, создать приказ об утверждении новой должностной инструкции совсем не сложно.
Всегда можно использовать аналогию с уже закрепленными правилами и те же нормативы по оформлению официальных документов, а именно, ГОСТы.
Кто оформляет?
Как правило, разработкой должностной инструкции могут заниматься несколько специалистов:
- юрист;
- экономист или бухгалтер, если речь идет об их отделе;
- кадровый работник.
Но вот после формирования ДИ все вопросы по ее утверждению, а также изданию приказа возлагаются уже на отдел кадров, которые собственно приказы по основной деятельности и ведут.
Порядок подготовки
Следует отметить, что должностная инструкция может формироваться двумя путями:
- в виде самостоятельного документа;
- в качестве приложения к договору о взаимном сотрудничестве.
Соответственно в первом случае издается просто приказ об утверждении новой инструкции либо же о введении в действие других условий, если речь идет о правке.
Во втором случае на начальном этапе готовится дополнительное соглашение к договору, а затем уже приказ, который его и утверждает. То есть в зависимости от порядка формирования должностной инструкции может быть два приказа с совершенно разным смыслом.
Как правильно составить?
Приказ об утверждении инструкции относится к локальной документации, к которой предъявляется ряд требований, закрепленных в ГОСТ 6.30-2003.
В частности, должна быть соблюдена базовая структура документа и наличие определенных атрибутов.
Структура и реквизиты
Так приказ должен содержать следующие сведения:
- название учреждения;
- наименование документа, то есть приказ либо же распоряжение;
- место создания документа, а именно город, где расположена компания;
- дата;
- номер, соответствующий регистрации в журнале;
- преамбула;
- непосредственные условия;
- подписи руководителя и сотрудников, которым поручены определенные задания в режиме приказа.
Форма
Большинство приказов, которые используют в кадровом делопроизводстве, имеют унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата №1.
Однако приказ об утверждении должностной инструкции в указанном нормативном акте не упомянут, следовательно его можно составить с произвольной форме с соблюдением требований, применяемых к аналогичной документации.
Образец и примеры
Создание приказа об утверждении ДИ может понадобиться в двух случаях, а именно:
- при формировании новой инструкции;
- при внесении изменений.
Типовой бланк
Образец приказа об утверждении новых инструкций расположен ниже и его можно скачать с нашего сайта.
Пример документа также представлен ниже:
Типовой приказ об утверждении ДИ (бланк)
В ДОУ
Как правило, в детском саду штат сотрудников составляет около 50 человек, и это минимум.
При этом, если инструкции сотрудников приводят в соответствие в теми же квалификационными требованиями на основании ЕТКС, требуется издать об утверждении всех инструкций уже в новой редакции на основании образца, который представлен ниже.
В школе
Требования к квалификации, а также обязанностям, которые преподаватели и обслуживающий персонал должны выполнять в пределах установленной нормы часов, утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н.
А так как во исполнение ст.46 ФЗ N 273 лица, занимающиеся педагогической деятельности обязаны отвечать квалификационным требованиям, закрепленным в том же ЕТКС, необходимость во внесение должностных инструкций уже с учетом современных требований к образованию и возникает.
Сколько и где хранить?
В рамках п.657 Приказа Минкультуры №558 трудовые договоры, а также иные документы, не вошедшие в личные дела, то есть те же приложения к ним же в виде должностных инструкций, хранятся на предприятии не менее 75 лет в архиве самого предприятия.
Однако если компания ликвидируется, все данные, включая и ДИ, передаются в трудовой архив города либо же правопреемнику учреждения.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Должностные инструкцииПоделиться
Приказ о разработке должностной инструкции. Бланк и образец 2020 года
Должностная инструкция – это документ, устанавливающий функции, обязанности и права человека, занимающего определенную должность. Разработкой ее занимаются представители компании. Положения инструкции зависят от конкретных нужд фирмы, сферы ее деятельности.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о разработке должностной инструкции .docСкачать образец приказа о разработке должностной инструкции .doc
Функции должностной инструкции
Должностная инструкция отличается этими функциями:
- Эффективное распределение трудовых обязанностей.
- Сокращение продолжительности работы над задачами.
- Соблюдение поставленных сроков.
- Предупреждение конфликтных ситуаций, возникающих из-за неверного распределения обязанностей.
- Установление прав сотрудника.
- Формирование личной и коллективной ответственности.
- Обеспечение равномерной загрузки сотрудников.
Должностная инструкция дает представление о том, с какой работой столкнется тот или иной сотрудник.
Разработка должностной инструкции
Деятельность по разработке инструкции подразделяется на 4 основных этапа:
- Подготовка.
- Формирование проекта инструкции.
- Согласование проекта с вышестоящими сотрудниками.
- Утверждение инструкции.
Подготовка предполагает изучение всех законов и нормативных актов, которые так или иначе могут относиться к должностной инструкции. Кроме того, руководителю нужно издать приказ о разработке инструкции.
Приказ о создании инструкции
Приказ – это бумага распорядительного характера, которая нужна для регламентирования этих положений:
- Сотрудники, ответственные за формирование инструкции.
- Постановка конкретной задачи перед работником.
- Список должностей, для которых создается инструкция.
- Срок выполнения задачи по разработке.
- Лица, которые будут отвечать за выполнение положений приказа.
В приказе рекомендуется приводить ссылки на нормативные акты, на которые нужно опираться при разработке инструкции. В частности, это могут быть методические рекомендации, Классификатор ОК 016-94, ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Цель составления приказа – это передача задачи по разработке инструкции на определенных лиц. В распорядительном документе указывается вся информация, сопровождающая разработку внутреннего акта. До 2013 года организации должны были составлять приказ по определенной форме. После 2013 года компании вправе оформлять приказ в свободном виде. Но при этом нужно соблюдать нормы делопроизводства.
Образец
ООО «Супрематик»
г. Москва
23 июля 2019 года
Приказ №44 о разработке должностной инструкции
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Кадровому отделу ООО «Супрематик» создать общую схему инструкций в срок до 1 сентября 2017 года. Ответственным назначаю Иванова П.П.
2. Начальникам отдела обязать компетентных работников создать по подготовленной схеме инструкции на каждого специалиста своего отдела. Срок – до 1 октября 2019 года. Ответственными назначаю Рудова П.Р., Ивасюка Е.Р, Русланову Р.О.
3. Юридическому отделу ООО «Супрематик» обеспечить соответствие созданных инструкций законам.
4. После согласования инструкций передать их на утверждение в секретариат. Сроки – до 1 декабря 2019 года. Ответственный сотрудник – Иванова Р.Д. (секретарь).
Гендиректор (подпись) О.О. Воеводин.
ВАЖНО! Все сотрудники, упомянутые в распоряжении, должны быть ознакомлены с ним под роспись.
Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию. Образец и бланк 2020 года
При необходимости внести какие-либо исправления в должностную инструкцию работника предприятия от лица директора должен быть издан соответствующий приказ.
Коротко о том, что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это один из основных документов организации, посредством которого регламентируются функции, ответственность, права и условия работы каждого сотрудника компании. Сейчас наличие документа не является строго обязательным, тем не менее, во многих фирмах, он по-прежнему имеет распространение.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в должностную инструкцию .docСкачать образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию .doc
По каким причинам чаще всего меняется должностная инструкция
Данный документ обычно формируется непосредственно после регистрации предприятия по каждой позиции штатного расписания на неопределенный срок. В дальнейшем, как показывает практика, чаще всего должностная инструкция претерпевает изменения по следующим причинам: переменах в структуре организации (уменьшении или увеличении подразделений и отделов), сокращении персонала, перераспределении трудовых функций с целью оптимизации работы сотрудников. Также корректировка должностных инструкций может потребоваться при внесении правок в законодательство.
Для чего нужен приказ
Просто так взять и поменять какие-то строчки в должностной инструкции работника предприятия нельзя. Это довольно серьезная процедура, которая включает в себя несколько этапов и самым первым является издание приказа о внесении изменений.
Приказ – это распорядительный акт, на основании которого другие сотрудники компании реализуют начальственные указания.
Отсутствие приказа в случае проверок деятельности организации государственными надзорными органами может привести к административному наказанию директора и самого юридического лица.
Порядок внесения изменений
При необходимости поправить должностную инструкцию кого-либо из работников предприятия, первым делом, как уже было сказано выше, нужно издать соответствующий приказ. Далее, если изменение касается ключевых условий трудового договора, надо в письменном виде уведомить сотрудника компании о намечающихся правках. После этого, следует подписать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору, где также нужно обозначить пункты должностной инструкции, подвергшиеся корректировке.
Как часто можно вносить изменения
Изменения в должностную инструкцию можно вносить сколько угодно раз.
Тем не менее, если правки затрагивают большой объем документа, целесообразнее, вместо редактирования старой инструкции, создать и утвердить новую.
Формат приказа
На сегодняшний день приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, ровно как и любой другой подобный документ, можно делать в свободной форме. Однако это не касается государственных учреждений, где есть унифицированные бланки приказов и тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило свой собственный формуляр документа – при наличии такового использовать следует именно его. При этом вид приказа должен быть обозначен в учетной политике фирмы.
Как оформить приказ, особенности документа
К оформлению приказа, так же как и к его содержанию, никаких особых требований закон не предъявляет. Это обозначает одно: составлять его можно на простом листке бумаги, при этом допустимо делать текст как отпечатанным, так и рукописным. Правда, приказ, сделанный в электронной форме, после окончательной подготовки следует обязательно распечатать, чтобы все, кого он касается, могли поставить в нем свои подписи.
Чьи автографы должны наличествовать в документе
Поскольку все приказы издаются от имени директора, он первым должен поставить под данным распоряжением свою подпись.
Кроме него в бланке должны отметиться все лица, к которым он имеет отношение, а также те сотрудники предприятия, на которых возложена ответственность за исполнение приказа. Следует сказать, что работники организации в некоторых случаях могут оставить свои автографы об ознакомлении не непосредственно в самом приказе, а в отдельном акте или ведомости (это особенно актуально в крупных компаниях, где большое количество персонала).
Печать в документе не является строго обязательным условием его подлинности, но если указание на ее применение есть в нормативно-правовых актах фирмы, то приказ все же следует завизировать при помощи штемпельного изделия.
Как учитывать и хранить
Приказ, как один из основных документов, регулирующих деятельность организации, подлежит определенному учету. Для этого сведения о нем нужно внести в специальный учетный журнал, где достаточно сделать отметку о дате его выпуска и номере. После этого готовый и подписанный всеми заинтересованными лицами бланк следует подшить туда же, где уже лежат другие аналогичные бумаги. Здесь он должен находиться в наличии на протяжении периода, установленного в законодательстве или же в течение срока, прописанного в учетной политике предприятия.
Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию
Если вам надо сделать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, с которым вы прежде не сталкивались, изучите его образец и подробный разбор – с его помощью вы без проблем создадите правильное распоряжение.
- Для начала впишите в документ название компании, затем присвойте приказу номер, укажите место и дату его создания.
- Далее формируйте основную часть. Здесь нужно обязательно обозначить основание для составления распоряжения (т.е. дать ссылку на закон или внутренний акт компании, имеющий непосредственное отношение к создаваемому документу), а также обоснование (т.е. реальный повод).
- Затем внесите наименование должности, функции по которой меняются, и по порядку впишите в приказ указание на те пункты должностной инструкции, которые подлежат правкам.
- Включите новую редакцию каждого пункта, затем отметьте сотрудника, который будет нести ответственность за исполнение данного распоряжения.
- В конце не забудьте озаботиться сбором подписей под документом.
Примеры описания должности (обновляется еженедельно
Что такое описание должности?
Описание должности — это внутренний документ, в котором четко указаны основные требования к должности, должностные обязанности, должностные обязанности и навыки, необходимые для выполнения конкретной роли. Более подробная информация В описании должностей будет рассказано, как измеряется успех в должности, чтобы его можно было использовать при оценке эффективности.
Они также известны как спецификация должности, профили должностей, JD и описание должности (PD).
В нашем каталоге должностных инструкций содержатся примеры описаний должностей, охватывающие все самые популярные должности. У нас есть примеры должностных инструкций, которые вы можете быстро загрузить и изменить в соответствии с вашими бизнес-требованиями. Вы найдете пример описания наиболее распространенных вакансий.
Начиная с типового описания должности, вы убедитесь, что вы не пропустите ни одного из ключевых требований к должности, и новые сотрудники будут лучше понимать свою роль.
Как написать описание работы?
- Загрузите шаблон описания вакансии.
- Добавьте официальное внутреннее название должности.
- Обобщите роль в первом абзаце.
- Подробно укажите основные должностные обязанности и должностные обязанности.
- Укажите основные требования и квалификацию.
- Определите успех в роли.
- Укажите, кому подчиняется роль.
- Получите подтверждение у менеджера по найму и отдела кадров.
Зачем вам нужна должностная инструкция?
Правильно составленные описания должностных обязанностей часто являются единственными документами, которые полностью определяют, что такое роль, какие навыки требуются для ее выполнения и где эта роль подходит для организации.Это упрощает поиск кандидатов, которые хорошо подходят для этой роли, а также привлекает кандидатов к ответственности, если они не выполняют основные обязанности, которые требуются для этой роли.
В чем разница между спецификацией работы и описанием должности?
Описание должности можно считать более точным описанием должности, в котором подробно описаны точные степени образования, опыт, навыки и требования к должности. В большинстве случаев эти термины взаимозаменяемы и почти всегда описывают один и тот же документ.
Общий шаблон описания должности:
У нас также есть общий шаблон описания должности, который вы можете скачать, который будет охватывать любую должность.
Какие советы о том, как написать профессиональное описание должности?
Убедитесь, что название должности и описание совпадают. Проведите свое исследование. Если вы не знакомы с работой, поговорите с кем-нибудь, кто знает, и попросите его помочь с описанием. Убедитесь, что в нем четко определены цели должности и сроки их достижения.
У вас есть пример хорошего описания должности, который я могу проверить?
Да! Ознакомьтесь с нашими образцами описаний вакансий ниже, а также с нашим руководством по написанию описания вакансий. Вы должны найти все необходимое для моделирования своего описания.
Содержат ли ваши должностные инструкции должностные обязанности?
Наши должностные инструкции содержат список наиболее распространенных должностных обязанностей для каждой должности. Это должно помочь вам очень быстро написать описание, хотя вам может потребоваться добавить информацию о должностных обязанностях или должностных обязанностях, относящихся к вашей должности.
Есть ли разница между описанием должности и описанием роли?
В основном это одно и то же. В некоторых регионах или странах описание ролей более распространено, но в большинстве США используется описание должностных обязанностей.
Теперь, когда у вас есть отличное описание должности, опубликуйте его на бесплатных сайтах с объявлениями о вакансиях и посмотрите, как приходят кандидаты.
.Бесплатный шаблон описания вакансии — быстрое, простое копирование + вставка
В шаблоне описания должности подробно описаны конкретные требования, обязанности, должностные обязанности и навыки, необходимые для выполнения роли. Он также включает в себя список общих повседневных задач, используемого оборудования или инструментов, лиц, которым подчиняется роль, и общих целей.
Специальное предложение
Размещайте вакансии БЕСПЛАТНОПолностью бесплатная пробная версия, карта не требуется.
Охватите более 150 миллионов кандидатов.
Образец шаблона описания вакансии Скачать:
Загрузите этот шаблон описания вакансии в Word и создайте описание вакансии всего за несколько минут.
Скачать шаблон Мгновенная загрузка. Электронная почта не требуется.Хороший шаблон описания должности должен упростить перечисление должностных обязанностей и ответственности для каждой должности в вашей компании. Наш формат описания должности отлично подходит для внутреннего описания должности, а также может использоваться в качестве основы для создания шаблона объявления о вакансии.
Образец описания вакансии
[Должность]
Официальная должность.
Отчитывается Кому: [должность] будет подчиняться [должность или титулы, которые эта должность подчиняется] .
Обзор вакансий: Кратко опишите роль из 4 предложений, как выглядит успех на этой должности и как он подходит для компании или организации в целом.
Обязанности и обязанности:
- Перечислите основные обязанности, необходимые для выполнения этой работы.
- Перечислите их в порядке важности.
- Используйте полные предложения.
- Начинайте предложения с глаголов.
- Используйте настоящее время.
- Используйте гендерно-нейтральный язык.
Квалификация:
- Уровень образования.
- Опыт.
- Особые навыки.
- Персональные характеристики.
- Сертификаты.
- Лицензии.
- Физические способности.
Описание должности является лишь частью большой стратегии. Прочтите нашу статью о подборе персонала на протяжении всего жизненного цикла, чтобы узнать, какое место занимает описание должности на пути от привлечения потенциальных сотрудников до их привлечения к работе.
Часто задаваемые вопросы:
Как вы определяете описание должности?
В описании должности перечислены требования, обязанности и навыки, необходимые для выполнения конкретной работы. Хорошая должностная инструкция должна быть простой для понимания, содержать все необходимые служебные обязанности и требования.
Загрузите наш бесплатный шаблон описания вакансии.
Что такое описание должности и пример?
Описание должности — это официальное публичное или внутреннее объявление о вакансии, в котором указываются конкретные требования, навыки и должностные обязанности, необходимые для выполнения работы.
См. Наш пример описания должности.
Как написать хорошее описание должности?
- Используйте точное название должности.
- Напишите краткий итоговый абзац, содержащий обзор работы.
- Определите, как выглядит успех на позиции через 30 дней, первый квартал и первый год.
- Напишите только должностные обязанности, которые необходимы для этой работы, а не для каждой работы.
- Перечислите основные квалификации.
- Попросите кого-нибудь вычитать это.
- Заставьте HR и менеджера по найму подписать это.
- Опубликуйте его, чтобы сотрудники могли легко получить к нему доступ.
Просмотрите наш образец шаблона описания должности.
Что я должен написать в описании должности?
- Должность.
- Краткое описание работы.
- Обязанности и необходимые задачи.
- Квалификация и способности.
Ознакомьтесь с этим образцом шаблона описания должности.
Какова цель описания должности?
- Для объявления открытой вакансии.
- Для создания резюме вакансии.
- Чтобы перечислить обязанности по работе.
- Перечислить необходимые знания и квалификацию для работы.
Как я могу улучшить описание моей должности?
Четко определите, что ожидается от сотрудника в разные промежутки времени, например, первые 30 дней, 90 дней, 180 дней и первый год.Сделайте эту часть своего образца шаблона описания должности для всей компании, чтобы каждый мог создавать описания должностей, которые устанавливают ожидания.
Как вы пишете должностные роли и обязанности?
- Изучите роль и перечислите все ключевые обязанности.
- Используйте слова действия.
- Предоставьте достаточно подробностей.
- Тщательно сообщите о своих ожиданиях.
- Объясните стандарты вашей компании.
Что делает описание должности эффективным?
Эффективное описание должности должно быть кратким, кратким и подробным.Чтобы кандидаты понимали и чувствовали себя обязанными подать заявку, описание должности не должно оставлять или оставлять мало места для дальнейших вопросов или путаницы в отношении ключевых показателей эффективности и требований должности.
Как составить привлекательное описание должности?
- Напишите краткое и увлекательное резюме работы.
- Избегайте превосходной степени.
- Убедитесь, что основное внимание уделяется обязанностям и требованиям развития.
- Спросите у нынешних сотрудников совета по написанию должностных инструкций.
- Установить срочность на вакансию.
Загрузите этот бесплатный шаблон описания вакансии.
Есть какой-нибудь совет по написанию описания работы, которую я никогда не выполнял?
Написание описания работы, когда вы никогда не выполняли ее, может быть немного пугающим. Обязательно поговорите с кем-нибудь в вашей компании, кто более знаком с этой работой, особенно для помощи в написании описания обязанностей. Вы также можете ознакомиться с нашими описаниями вакансий, которые мы создали для сотен вакансий, которые помогут вам начать работу с помощью образца формата описания вакансии.
Как создать описание вакансии в формате PDF?
Вы можете начать с загрузки нашего шаблона описания вакансии в формате Word. Щелкните «Файл» и выберите «Сохранить как». Затем посмотрите, где написано «Формат файла:», выберите «PDF», затем нажмите «Экспорт».
Какие должностные требования я должен включить в описание своей должности?
Включите черты, которыми должен обладать успешный кандидат, чтобы преуспеть в работе. Идеи можно найти в нашем руководстве по требованиям к работе.
Есть ли у вас какие-либо шаблоны описания должности, которые я мог бы использовать?
У нас есть шаблоны объявлений о вакансиях, которые помогут вам писать описания, которые привлекают потенциальных сотрудников на досках вакансий.
.бесплатных описаний вакансий
Используйте эти бесплатные описания должностей, чтобы лучше понять различные должностные функции и требования.
Более 70 типовых должностных инструкций были разработаны путем проведения общего анализа должности. Это определяет:
- основные задачи, обязанности и ответственность работы
- знания, навыки и способности, необходимые для успешного выполнения этих обязанностей
Каждая вакансия будет представлена по-разному в зависимости от отрасли и организация.Однако описание должности обеспечивает прочную основу для понимания основных действий и ожиданий от каждой работы и общие навыки, необходимые для их правильного выполнения.
Что должно включать описание должности?
В каждом из примеров описания должности содержится следующая информация о должности:
Общего назначения — это краткое изложение основной цели должности.
Основные рабочие задачи и обязанности — задача обычно определяется как единица работы или последовательность действий, e.грамм. подготовить отчет о прибылях и убытках. Задачи иногда называют «функциями». Обязанности — это ожидаемые результаты или результаты, связанные с работой, например: устранять неточности в бухгалтерском учете.
Образование и опыт — сюда входят необходимая квалификация, необходимые знания и практический опыт для выполнения работы. например знание принципов бухгалтерского учета и предыдущий опыт подготовки финансовой отчетности.
Ключевые компетенции — компетенции — это поведение (навыки и способности), которые должны быть у сотрудника для успешного выполнения основных рабочих задач и выполнения служебных обязанностей, e.грамм. умение анализировать информацию.
Как соискатель вакансии бесплатные описания вакансий предоставляют вам ценную информацию о том, что работодатель ищет от успешного кандидата на работу.
Должностные инструкции работодателя четко разъясняют роли.
Бесплатные описания вакансий
Бухгалтер — старший Описание должности
Бухгалтер — младший Описание должности
Бухгалтерский служащий Описание должности
Бухгалтерия к оплате Описание должности
Дебиторская задолженность Описание должности
Описание должностей бухгалтера
Описание должности помощника администратора
Описание должностей администратора
Описание работы
Описание работы кассира банка
Описание работы бариста
Описание должности менеджера бара
Описание работы бармена
Описание работы бухгалтера
Описание работы агента центра обработки вызовов
Описание работы кассира
Описание работы служащего
Клиент Служба Описание работы
Менеджер по обслуживанию клиентов Описание работы
Ввод данных Описание работы
Водитель доставки Описание работы
Менеджер стоматологического кабинета Описание должности
Dental Recep ionist Описание работы
Менеджер по работе с сотрудниками Описание работы
Исполнительный помощник Описание работы
Менеджер производственного объекта Описание работы
Описание работы службы поддержки
Описание работы администратора гостиницы
Описание работы по ведению домашнего хозяйства
Управление персоналом Описание работы
Человеческие ресурсы Описание должности помощника
Описание должности помощника по правовым вопросам
Описание должности помощника по правовым вопросам
Описание должности библиотекаря
Описание должности менеджера по техническому обслуживанию
Описание должности менеджера
Описание должности менеджера
Описание должности менеджера
Описание должности менеджера по маркетингу
Менеджер медицинского офиса Описание работы
Медицинский регистратор Описание работы
Описание работы няни
Описание работы медсестры
Описание работы офисного помощника
Описание должности менеджера офиса
Описание должности руководителя офиса
Описание должности менеджера по операциям
Описание должности помощника юриста
Описание работы клерка по заработной плате
Описание должности менеджера по заработной плате
Описание работы по продажам фармацевтической продукции
Описание работы помощника по фармацевтике
Описание должности менеджера
Описание должности менеджера производства
Описание должности менеджера проекта
Описание должности менеджера недвижимости
Описание работы по обеспечению качества
Описание работы клерка
Описание работы приемного
Описание работы рекрутера
Описание работы штатной медсестры
Описание должности главного менеджера ресторана
Описание работы в ресторане
Описание работы в розничных продажах
Работа продавца Описание
Описание работы менеджера по продажам
Описание работы отдела продаж
Описание должности школьного секретаря
Описание должности секретаря
Описание должности охранника
Описание работы клерка по доставке
Описание должности социального работника
Описание должности менеджера магазина
Должность учителя
Описание работы учителя — искусство
Должность учителя — английский язык
Должность учителя — детский сад
Описание должности учителя специального образования
Teachi ng Описание работы помощника
Описание работы преподавателя
Описание работы телемаркетинга
Описание должности координатора обучения
Описание должности официанта
Описание должности координатора склада
Описание должности менеджера склада
Как написать хорошее описание должности
Пошаговое руководство по написанию хорошего описания должности см. По адресу:
Как написать описание работы
Воспользуйтесь этими практическими инструментами для описания должности.
Бесплатный шаблон описания вакансий
12 основных компетенций
Список профессиональных навыков
Резюме и сопроводительные письма, получившие работу
РЕЗЮМЕ ОБРАЗЦА
Более 50 примеров резюме
РЕЗЮМЕ ОБРАЗЦА
Образец шаблона резюме
РЕЗЮМЕ ОБРАЗЦА
Лучшие советы по написанию резюме
ПОКРЫТИЕ ПИСЬМА
Более 50 образцов сопроводительных писем
ПОКРЫТИЕ ПИСЬМА
4 формата сопроводительного письма
ПОКРЫТИЕ ПИСЬМА
Образец сопроводительного письма по электронной почте
Работа соискатели и сотрудники должны знать, чего от них ждут на работе.Исчерпывающее описание должностных задач и обязанностей является ключом к этот.
Для работодателей должностная инструкция является основой
общение между ними и их персоналом. В динамичной работе
в современной среде важно обновлять должностные инструкции, поскольку
изменение объема и ответственности.
Регулярно пересматривайте описание должности, чтобы обеспечить его актуальность и точность.
Все о собеседовании
вопросов на собеседовании
10 самых популярных вопросов на собеседовании
вопросов на собеседовании
Поведенческие вопросы интервью
вопросов на собеседовании
Трудных вопросов на собеседовании
Для получения полного руководства по конкретной вакансии, на которую вы собираетесь пройти собеседование, обратитесь к нашим Руководствам по собеседованию для более чем 35 различных должностей.
Собеседование> Бесплатные описания вакансий
К началу страницы
Определение, важность, руководство по написанию должностных инструкций
Должностные инструкции используются по разным причинам. Они представляют собой инструмент для приема на работу, определения диапазонов и уровней заработной платы или классов, определения должностей, определения целей и задач сотрудников и проведения проверок эффективности.
Их также можно использовать для планирования карьеры, создания разумных приспособлений и соблюдения требований законодательства в целях соблюдения нормативных требований.
По этой причине очень важно иметь письменные описания должностных обязанностей, которые точно отражают текущие должностные обязанности и ответственность сотрудников.
Запись, в которой хранится вся необходимая информация о вакансии, называется описанием должности. Это письменное изложение того, что делает сотрудник, как и почему это делается.
Он должен точно отражать содержание работы, окружающую среду и условия занятости. Общий формат описания должности включает:
- название должности,
- обязанности, которые необходимо выполнить,
- основные характеристики должности,
- полномочия и обязанности должностного лица.
Необходимо иметь в виду, что рабочая среда меняется из-за изменений в технологии производства, рыночного спроса и выбора клиентов, а также стратегий конкурентов.
Итак, описание должности необходимо пересмотреть и обновить. Менеджеры по персоналу должны оценить изменения, которые могут произойти с течением времени.
Описание должности Определение
Описание должности представляет собой письменное изложение того, чем на самом деле занимается работник, как он или она это делает, и каковы условия работы на этой работе.
Это список должностных обязанностей, ответственности, отчетных отношений, условий работы и надзорных обязанностей — один из результатов анализа работы.
«Описание должности — это систематизированное, фактическое изложение обязанностей и ответственности конкретной должности». — Эдвин Б. Флиппо
«В описании должности указаны задачи, обязанности и ответственность. Он определяет, что сделано, почему это сделано, где это делается и вкратце, как это делается ». — Деценцо и Роббинс
Разделы типичной должностной инструкции включают;
- Идентификация должности
- Краткое описание должности
- Обязанности и обязанности
- Полномочия действующего лица
- Стандарты деятельности
- Условия труда
- Должностные требования
Важность должностной инструкции
Должностные инструкции обычно необходимы для управления людьми в организации.Должностные инструкции необходимы для приема на работу, чтобы менеджеры и соискатели могли понять должностную роль. Должностные инструкции необходимы большинству людей на работе.
Описание должности определяет роль и ответственность человека.
Без описания должности человеку, как правило, очень трудно должным образом принять на себя роль или нести ответственность за нее.
Это особенно актуально в крупных организациях. Должностные инструкции улучшают способность организации управлять людьми и выполнять роли следующими способами:
- Разъясняет ожидания работодателя в отношении сотрудника,
- Обеспечивает основу для измерения производительности труда,
- Предоставляет четкое описание роли для кандидатов на вакансии,
- Обеспечивает структуру и дисциплину для компании, чтобы понимать и структурировать все рабочие места и гарантировать, что необходимые действия, обязанности и ответственность выполняются той или иной работой,
- Обеспечивает непрерывность параметров ролей независимо от интерпретации менеджера,
- Обеспечивает оплату и оценку системы должны быть структурированы справедливо и логично,
- Предотвращает произвольную интерпретацию содержания ролей и ограничений сотрудником, работодателем и менеджером,
- Предоставляет справочный инструмент по вопросам спора между работником и работодателем,
- Предоставляет справочный инструмент по вопросам дисциплины,
- Предоставляет важные ориентиры для обучения и области развития,
- Обеспечивает нейтральные и объективные (в противоположность субъективным или произвольным) ориентирам для оценок, обзоров производительности и консультирования,
- Позволяет формулировать требования к набору навыков и поведению для каждого броска,
- Позволяет организации структурировать и единообразно управлять ролями, тем самым повышая эффективность и действенность набора, обучения и развития, организационной структуры, рабочего процесса и деятельности, обслуживания клиентов и т. д.,
- Позволяет сотрудникам и руководителям воспринимать фактический взгляд (в отличие от инстинктивного) при карьерном росте и планировании преемственности.
Ограничения должностных инструкций
Обязательные описания должностных обязанностей могут рассматриваться как препятствие в определенных обстоятельствах:
- Должностные инструкции могут не подходить для некоторых руководителей высшего звена, поскольку они должны иметь свободу проявлять инициативу и находить плодотворные новые направления ;
- Должностные инструкции могут быть слишком негибкими в быстро меняющейся организации, например, в области, подверженной быстрым технологическим изменениям;
- Другие изменения в содержании вакансии могут привести к устареванию описания должности;
- Процесс, который организация использует для создания должностных инструкций, может быть неоптимальным.
Разница между описанием должности и спецификацией вакансии
Описание должности и спецификация должности являются двумя неотъемлемыми частями анализа вакансии. Они полностью определяют работу и направляют как работодателя, так и сотрудника в отношении всего процесса найма.
Должностная инструкция | Должностная спецификация |
| Должностная инструкция представляет собой список должностных обязанностей, обязанностей, отношений отчетности, условий работы и надзорных функций. | Должностная спецификация — это список «человеческих требований» работы, то есть необходимого образования, навыков, опыта, личности и т. Д. |
| Описание должности содержит название должности, местонахождение должности, краткое описание должности, характер и цели работы, задачи и обязанности, которые необходимо выполнить, условия труда, станки, инструменты и оборудование, которое будет использоваться в работе. | Должностная спецификация включает образование, опыт, подготовку, рассудительность, инициативу, физические усилия, коммуникативные навыки, эмоциональные характеристики, необычные сенсорные требования, такие как зрение, обоняние и слух человека. |
| Основная цель описания должности — сбор данных, связанных с должностью, для рекламы конкретной работы. | Основная цель спецификации вакансии — проанализировать, имеют ли кандидаты право подавать заявку на конкретную вакансию или нет. |
| Это помогает в привлечении, нацеливании, найме и выборе подходящего кандидата на подходящую работу. | Это помогает набрать команду организации, чтобы понять, какой уровень квалификации, качеств и набор характеристик должен присутствовать у кандидата, чтобы он или она соответствовали требованиям к открытию вакансии. |
| Он поясняет, что сотрудники должны делать, если они выбраны для данной конкретной вакансии. | Спецификация вакансии дает подробную информацию о любой работе, включая должностные обязанности, желаемые технические и физические навыки, разговорные способности и многое другое. |
| Также уточняется, кто кому будет подчиняться. | Помогает выбрать наиболее подходящего кандидата для конкретной работы. |
| Должностная инструкция — это все о выполнении служебных обязанностей. | В то время как спецификация должности — это все об образовании и квалификации сотрудника до его приема на работу. |
| Должностные инструкции — это то, что предполагается делать и что задействовано в работе. | Спецификации работы — это то, что необходимо для выполнения работы. |
Этапы написания должностных инструкций
Следующие шаги необходимы для написания или подготовки описания должности;
- Начните с анализа работы,
- Определите важные, а не второстепенные функции,
- Покройте ключевые области,
- Пишите в простом стиле.
1. Начните с анализа вакансии
Написанию описания должности обычно предшествует анализ вакансии.
Анализ должности — это исследование работы или роли, которое помогает работодателю определить и описать основные функции должности, а также компетенции, знания, навыки и способности, необходимые для выполнения этих функций.
2. Определите основные, а не второстепенные функции
следующим шагом будет определение основных функций работы, цели работы и важности фактических рабочих функций для достижения этой цели.
При оценке важности служебных функций следует учитывать, среди прочего, частоту, с которой выполняется функция, время, затраченное на выполнение функции, и последствия невыполнения функции. При определении основных функций работы важно различать методы и результаты.
Несмотря на то, что важные функции необходимо выполнять, часто нет необходимости выполнять их одним определенным образом.
3. Охватите ключевые области
Должностные инструкции описывают работу, а не человека, который ее выполняет.Они представляют собой письменные описания основных обязанностей и ответственности должности или должности.
В описании должности также указаны результаты, ожидаемые от любого работающего на этой должности. При составлении должностных инструкций используется множество форматов.
Как правило, ключевые области, которые необходимо включить:
- Должность,
- Должность подчиняется (должность линейного руководителя, местоположение и функциональный руководитель),
- Краткое описание назначения должности (в идеале — одно предложение),
- Ключевые обязанности и ответственность (или обязанности, как правило, 8-15 пронумерованных пунктов)
- Размеры / Территория / Объем / Масштаб индикаторы (области, на которые распространяются обязанности, и масштаб ответственности — персонал, клиенты, территория, продукты, оборудование, помещения и т. д.),
- Часы работы
- Дата и другие соответствующие внутренние ссылки,
4. Пишите простым стилем
Должностные инструкции должны быть написаны короткими и четкими предложениями. давайте посмотрим на образец описания должности;
Руководство по написанию описания должности
Это руководство содержит основы написания описания должности и охватывает следующие разделы описания должности:
- Сведения о должности
- Должностные обязанности («Чем вы занимаетесь»)
- Стандарты деятельности («Как вы это делаете»)
- Факторы работы
Для более подробных инструкций Департамент вознаграждений предлагает семинары по описанию должностей, чтобы предоставить администраторам, менеджерам, руководителям и штатным сотрудникам необходимые инструменты для составления эффективных описаний должностей.
Пожалуйста, посетите главную страницу компенсаций или страницу FSDP на веб-сайте организационного развития, чтобы узнать дату и время следующего семинара по описанию вакансий, который вам доступен.
Сведения о должности
В этом разделе сведений о должности содержится общая информация о должности — текущая или запрошенная классификация, должность, диапазон заработной платы, статус освобождения, название и номер отдела, номер должности, процент трудозатрат, краткое описание должности, сопоставимые должности и др.
Рабочее название
Рабочее название должности должно основываться на основной функции или роли должности.
Важно отказаться от расплывчатых и очень конкретных названий должностей, а вместо этого создать рабочее название, которое надлежащим образом описывает как уровень ответственности, так и роль должности. Вот несколько примеров хороших должностей и тех, которые нуждаются в улучшении:
Краткое описание должностных обязанностей
Краткое описание должностных обязанностей:
- Содержит 1-3 абзаца
- Обобщает основные моменты описания должности, которые может включать в себя ключевые обязанности, функции и обязанности; требования к образованию и опыту; и любую другую относящуюся к делу информацию (т.например, требования к расписанию, командировки и т. д.)
- Используется в объявлениях о вакансиях
Сопоставимые должности
Используйте этот раздел, чтобы перечислить любые должности в отделе, которые имеют аналогичную роль или уровень ответственности. Это полезно для аналитика по вознаграждениям в процессе классификации и помогает обеспечить единообразную классификацию должностей.
Пример сведений о позиции.
Должностные обязанности
Раздел «Должностные обязанности» является основой описания должностей.Он передает сложность, объем и уровень ответственности работы. Ввиду важности этого раздела важно точно, кратко и полностью описать обязанности и ответственность на работе.
Этот раздел должностной инструкции состоит из трех основных элементов:
Ключевые обязанности
Основные области ответственности в рамках работы или «сегменты работы». Должностная инструкция обычно содержит от трех до пяти ключевых обязанностей.
Обязанности
Предложения, которые предоставляют дополнительную информацию о задачах, связанных с ключевой подотчетностью.
Процент времени
Оценивает часть работы, которая тратится на конкретную ключевую подотчетность.
Методы написания служебных обязанностей
Если служебные обязанности хорошо составлены и организованы, они могут точно передать сложность, объем и уровень ответственности задания. Чтобы помочь в организации и написании должностных обязанностей, были разработаны два метода написания:
Метод № 1:
- Думайте о работе с точки зрения ее ключевых обязанностей или основных обязанностей / функций.Как правило, на работе будет 3-5 основных ключевых обязанностей. Вот несколько примеров:
- Управление бюджетом
- Исполнительная поддержка
- Координация событий
- После установления ключевых подотчетностей сгенерируйте определенные должностные обязанности, связанные с каждым из них. Это отдельные задачи или обязанности, соответствующие ключевой подотчетности. Например, конкретные обязанности по управлению бюджетом могут включать:
- Подготовка бюджетных отчетов
- Анализ расходов
- Уровни мониторинга
- Сконцентрируйте конкретные должностные обязанности в двух-трех кратких «Положениях о обязанностях», начинающих каждое утверждение с глагола действия.
Метод № 2:
- Составьте «мозговой штурм» список всех обязанностей, необходимых для выполнения работы. Это отдельные задачи, выполняемые ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Ниже приведен пример списка задач:
- Организовать кейтеринг
- Составьте и введите корреспонденцию
- Координируйте материально-техническую поддержку встреч, семинаров и мероприятий отдела
- Определите и закрепите место проведения мероприятия
- Организуйте поездки
- Отслеживайте уровни
- Подготовка бюджетных отчетов
- Просмотрите список и сгруппируйте обязанности в зависимости от конкретных функций и обязанностей должности, также известных как ключевые обязанности.
- Определите ключевые обязанности. Для этой группы ключевые обязанности могут включать координацию мероприятий, административную поддержку и администрирование бюджета.
- Сконцентрируйте конкретные должностные обязанности в двух-трех кратких «Положениях об обязанностях», начиная каждое утверждение с глагола действия (список см. На стр. 8).
Вот пример хорошо написанного и организованного раздела ключевой подотчетности в описании должности:
| ключевая подотчетность | Координация событий |
| Обязательства по всем Мероприятия деканата.Это включает обеспечение безопасности места проведения мероприятия, планирование докладчиков, координацию подготовки маркетинговых материалов и программ мероприятия, ведение списка ответов на предложения и организацию всех мероприятий по организации питания. На мероприятии курируйте персонал мероприятия и приветствуйте гостей. | |
| Процент времени | 15% |
Подводя итог, вот некоторые вещи, которые следует помнить при заполнении раздела «Обязанности» описания должности:
- Раздел «Должностные обязанности» должен содержать 3-5 ключевых подотчетностей.
- Назовите каждый раздел «Ключевая подотчетность», чтобы резюмировать функцию / роль.
- Включите 2–3 кратких заявления о обязанностях для каждой ключевой подотчетности. Положения о обязанностях расширяют эту конкретную сферу ответственности, а также роль и сложность должности.
- Заявление о начале работы с командой действия (список см. На стр. 8).
- Ограничьте перечисление должностных обязанностей и ключевых обязанностей тем, что требуется для выполнения работы.
- Не включайте обязанности, которые больше не выполняются, или те, которые могут потребоваться в будущем.
- Напишите обязанности в соответствии с требованиями должности, не , исходя из возможностей любого человека.
- Определите точный процент времени, которое сотрудник должен потратить на эту конкретную ключевую подотчетность в течение года.
Стандарты производительности
Раздел «Стандарты производительности»:
- Передает ожидания от работы.
- Обозначает знания, навыки и умения, необходимые для достижения успеха в работе.
- Он обеспечивает основу для измерения производительности.
Этот раздел обычно заполняется руководителем, менеджером по найму или назначенным администратором в отделе.
Существует раздел «Стандарты деятельности», связанный с каждой ключевой подотчетностью, который предоставляет информацию об ожидаемых результатах деятельности в этой конкретной области ответственности.
Вот пример Стандарта деятельности для примера «Координация событий» в разделе «Содержание работы»:
| Ключевая подотчетность | Координация событий | |
| Обязательства |
| |
| Стандарты деятельности |
|
Факторы работы
Раздел Факторы работы описания должности описывает знания и навыки, необходимые для успешного выполнения работы. Факторы работы охватывают различные области работы, например, уровень требуемого образования / опыта, полученный контроль, а также аналитические навыки и способности, необходимые для работы.
Назначение Факторов должности должно выполняться руководителем, менеджером по найму или администратором отдела и должно отражать общий уровень ответственности этой должности.
Например, не ожидается, что сотрудник по классификации «Администратор» будет отвечать за собеседование, отбор и найм кого-либо на должность администратора IV, но может отвечать за собеседование, выбор и найм студента-сотрудника.
Важно помнить, что нужно включать только информацию, относящуюся к должности, а , а не , относящуюся к навыкам, опыту и образованию действующего президента.
Ниже приведены все факторы должности, перечисленные в описании должности и примеры ответов :
| Требуемый минимальный уровень образования | Бакалавриат |
Требуемый минимальный уровень опыта 9 Перечисленные квалификации должны быть связаны с работой. | Желательно иметь три года соответствующего опыта в области администрирования, маркетинга и / или планирования мероприятий. |
Объем надзора, полученный сотрудником Какова классификация должностей и должность руководителя? Как и в какой степени проверяется работа сотрудника? Обратите внимание на различие между начальным или специальным обучением и постоянным контролем. | Действующий сотрудник подчиняется помощнику директора. После первоначальной ориентации заместитель директора получит общее руководство, но ожидается, что он будет выполнять обязанности и ответственность независимо. |
Необходимые аналитические навыки. В чем сложность стандартизации выполняемых задач? | Работа требует отличных аналитических и коммуникативных навыков, так как статистическая и финансовая отчетность является важным элементом этой должности. |
ОБА уровень и объем бюджета (сумма в долларах) финансовой ответственности / отчетности Какова степень ответственности сотрудника за расчет и проверку цифр; сбор данных; набор заявок или сметных документов; мониторинг или анализ расходов; подготовка отчетов; одобрение покупок; отдел планирования и утверждения бюджетов грантов и т. д. | Действующий сотрудник отвечает за управление бюджетами мероприятий. Это включает сотрудничество в разработке бюджета, мониторинг и утверждение бюджетных расходов, а также анализ статистических и финансовых отчетов. Бюджет на одно мероприятие может варьироваться от 5 000 до 50 000 долларов. |
Влияние действий, совершенных на этой должности Каковы вероятные результаты непреднамеренной ошибки или ошибки в суждении, толковании или исполнении ответственности? | Плохо проведенные мероприятия могут привести к негативному имиджу Школы и Университета или к потере возможностей финансирования. |
ОБА разнообразием и сложностью осуществляемого надзора Укажите классификацию должностей и должности тех, кто непосредственно обучался и / или находился под надзором этого человека. | Эта должность не отвечает за руководство какими-либо штатными должностями. |
Масштаб влияния этой должности на человеческие ресурсы Объясните надзорную роль при найме, увольнении, продвижении по службе, оценке, повышении заработной платы и т. Д.других сотрудников. Несет ли должность «ведущую» ответственность? Объясните, как и в какой степени сотрудник проверяет работу других. | Иногда отвечает за собеседование с потенциальными кандидатами и вносит свой вклад в процесс найма. |
ОБА уровень и характер ВНУТРЕННИХ контактов Какие отделы университета заключают действующий контракт, если таковые имеются. Почему устанавливаются эти контакты и как часто они устанавливаются? | Действующий сотрудник поддерживает регулярные контакты с высокопоставленными сотрудниками и преподавателями университета, такими как деканы, директора, старшие администраторы и т. Д. Кроме того, действующий сотрудник поддерживает контакты с несколькими подразделениями в университете, включая маркетинговые коммуникации в университете, институциональное развитие, отдел специальных мероприятий и т. Д. |
| ОБЕИ уровень и характер ВНЕШНИХ контактов | Внешние контакты включают сотрудников других колледжей и университетов, представителей правительства и промышленности. |
Описание работы, что можно и чего нельзя делать
Перед тем, как писать описание должности, вот несколько полезных советов, которые следует учитывать:
DO:
- См. Руководство по написанию должностной инструкции
- Посетите описание вакансии Мастерская
- Используйте фактический и безличный стиль при написании описания должности
- Составьте описание должности на основе потребностей отдела
- Напишите точное, краткое и полное описание должности
- Используйте полные предложения
- Сохраняйте структуру предложений как можно более простой , опуская ненужные слова, которые не содержат релевантной информации.
- Начинайте каждую обязанность / задачу с глагола действия (список см. На стр. 8).
- Будьте последовательны в использовании таких терминов, как «может» и «иногда». (Их следует использовать для описания задач, которые выполняются время от времени, или задач, которые выполняют только некоторые сотрудники.)
- Указывайте названия должностей, а не должностных лиц, то есть «Отчитывается перед руководителем» вместо «Отчитывается перед Мэри Смит».
- Будьте точны. Это очень важно для точной оценки и анализа работы.
- Сосредоточьтесь на критической деятельности.
- Используйте логическую последовательность при описании обязанностей и ответственности (сначала ключевая ответственность, а затем соответствующие обязанности)
- Обратитесь к своему аналитику по вопросам вознаграждения за советом.
НЕЛЬЗЯ:
- Используйте повествовательную форму при написании описания должности.
- Основывайте содержание должностной инструкции на способностях, навыках и интересах действующего сотрудника.
- Напишите описание должности на основе желаемой классификации должностей.
- Напишите описание работы в качестве пошагового руководства по ее выполнению.
- Включите второстепенные или случайные задачи, которые не являются уникальными для конкретной работы.
Об авторе