Приказ о вводе штатного расписания образец: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

Приказ о создании штатного расписания, образец

Приказы по организации являются важной составляющей рабочего процесса, поскольку определяют самые основные аспекты деятельности. Этим документом руководитель назначает ответственных лиц, накладывает взыскания, определяет размер материального вознаграждения и многое другое. Немаловажным является приказ об утверждении штатного расписания. Только при наличии такового можно говорить о введении его в действие.

Штатное расписание является документом, содержащим сведения о необходимых организации штатных единиц определенной специальности, их распределение по структурным подразделениям и размер оплаты труда по каждой из них. Все эти данные потом будут указаны в трудовом договоре, который заключается с работником. Такая норма закреплена статьей 57 Трудового кодекса и проверяющие органы могут запросить у работодателя штатное расписание с контрактами для сверки.

Статистические органы рекомендуют обращаться к унифицированной форме расписания при его составлении, но каждое предприятие может использовать свою с учетом специфики и особенностей.

Такое расписание помогает осуществлять планирование единиц специалистов и фонд оплаты труда на предстоящий период. Поэтому в большинстве хозяйственных субъектах документ ежегодно переутверждается. При изменении в количестве работников, а также их денежного довольствия, обязательно составляется новое штатное расписание и приказ о его вводе в действие.

Порядок составления

При оформлении приказа по организации, в том числе и утверждающем штатное расписание, обязательно наличие сведений о субъекте, которые содержатся на фирменном бланке. Это:

полное наименование предприятия;
все учетные данные (ИНН, ОГРН, КПП и др.), банковские реквизиты;
полный адрес;
контактные телефоны и номер факса.

Перечислим обязательные пункты, которые должны присутствовать в приказе о введении в действие штатного расписания:

наименование документа в центре сразу под данными об организации;

место составления с указанием наименования населенного пункта;
дата оформления приказа и его номер по порядку в соответствии с учетным журналом по хозяйственному субъекту;
наименование, дающее возможность однозначно истолковать содержание документа, т. е. «Об утверждении штатного расписания»;
преамбула, где излагается обоснование для введения документа в организации;
обязательно присутствие слова «приказываю», как определение того, что руководитель дает распоряжение относительно дальнейших действий;
ниже идут пункты по порядку о количестве штатных единиц и общего фонда оплаты труда, принимаемых на предприятии, с какой даты они будут действовать (если дата не указана, то дата приказа принимается, как время утверждения и ввода в действие). Указывается, что штатное расписание является приложением к приказу;

если при утверждении нового старое расписание утратит силу, это нужно указать отдельным пунктом;
назначается ответственное лицо за ознакомление персонала с документом и на кого возлагаются контрольные функции: это могут быть главный бухгалтер, начальник кадровой службы или сам руководитель организации;
завершающим является наименование должности руководителя, его личная подпись и расшифровка.

Ознакомление с приказом может быть произведено отдельными листами, на лицевой стороне ниже подписи руководителя или на оборотной. Он представляет собой перечисление должностей, даты ознакомления и подписи с расшифровкой. Каждый должен изучить поступивший документ, проставить подпись в соответствующей строке. В некоторых организациях принято использовать для этих целей журнал, где каждый работник после прочтения приказа ставит свою визу.

Содержание и роль штатного расписания

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

структурные подразделения,
названия должностей,
количество сотрудников,
условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

номер и дату составления,
наименование организации,
ссылку на основание,
суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
номер и дату этого расписания,
дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год образец

Хозяйствующий субъект должен создавать собственные нормативные акты, которые распространяют свое действие только в пределах данного предприятия. Они оформляются на основании законодательных актов и конкретизируют их в рамках действия конкретной организации. К одному из таких актов относится штатное расписание. Для ввести его в действие необходимо оформлять приказ об утверждении штатного расписания.

Содержание статьи

1 Порядок утверждения штатного расписания в 2019 году
2 Образец приказа об утверждении штатного расписания
3 Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания
4 В каком случае вносятся изменения в ШР

Порядок утверждения штатного расписания в 2019 году

Штатное расписание становится обязательным для хозяйствующего субъекта, если он привлекает наемных работников по трудовым соглашениям. Его необходимо составлять, даже если в компании единственный сотрудник — ее директор.

Нормы трудового права требуют, чтобы оплата труда, отраженная в штатном расписании соответствовала суммам, начисляемым сотрудникам за их труд.

Важное значение придается данному акту, если на предприятии осуществляется планирование, бюджетирование и т. д. Ведь штатное расписание — это бюджет компании по расходам на оплату труда. Также штатное расписание позволяет обосновать с экономической точки зрения расходы на оплату труда в целях исчисления налогов.

В штатном расписании отражается информация о количестве работников каждой специализации, которые необходимы организации для осуществления ее деятельности.

Внимание: при большинстве проверок контролирующие органы запрашивают этот акт, что подробнее узнать о структуре компании, количестве сотрудников, а также расходах на оплату труда.

К его созданию могут привлекать многие специалисты компании — инспекторы ОК, юристы, экономисты и т. д.

Органами статистики для штатного расписания создана специализированная форма Т-3, которую применяют на практике многие организации. Однако, есть и такие субъекты хозяйствования, которые могут создавать на ее основе собственные бланки.

Главное требование норм трудового законодательства — это соответствие наименования профессии работника, отраженного в заключенном контракте, а также сумм оплаты труда аналогичным сведениям, указанным в штатном расписании.

Принято штатное расписание вводить на один год по календарю. Но субъекты, которые относится к представителям малого бизнеса, могут его разрабатывать на несколько лет.

Внимание: подготовленный документ необходимо согласовать с представителями профсоюзного органа, если он создан и действует в организации. Только того, как проект штатного расписания прошел согласование, можно приступать к вводу его в действие.

Многие организации предпочитают вводить штатное расписание в действие путем издания распоряжения руководителя об этом. Приказ составляется отделом кадров, после чего отправляется руководителю на подписание и регистрацию. При данном способе штатное расписание является приложением к данному распоряжению руководителя.

Для придания расписанию юридической силы, на нем проставляется гриф «Утверждено», а также фиксируются реквизиты приказа — его номер и дата.

После того как этот документ получает официальный статус, с его содержанием необходимо ознакомить каждого сотрудника. Для этого используются ознакомительные листы или производится проставление визы в специальном журнале.

Штатное расписание требуется для работы многим отделам, поэтому заверенные копии могут находиться у широкого круга специалистов.

Важно: как только вводится в действие новое штатное расписание, в приказе на его ввод желательно отразить, что предыдущий локальный акт признается утратившим свою силу.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Для такого приказа не разработана какая-либо специальная форма. Удобнее всего его создавать на фирменном бланке организации, где уже присутствуют некоторые обязательные реквизиты — название, коды регистрации ИНН и ОГРН, адрес где находится субъект, банковские данные.

Ниже на новой строке нужно указать наименование этого документа — «Приказ», а после него проставить порядковый номер распоряжения. Под ним необходимо произвести его регистрацию в книге учета приказов по организации.

На следующей строке указывается место и дата составления документа.

Далее, можно указать краткое содержание распоряжения — например, «Об утверждении штатного расписания».

Затем следует вводная часть. В ней необходимо записать, по какой причине в компании производится ввод в действие нового штатного расписания.

Дальше необходимо проставить слово «Приказываю», после чего указать попунктно распоряжения, требующие исполнения:

Утвердить новое штатное расписание. Здесь же требуется проставить — какое количество штатных единиц оно содержит, а также общий фонд оплаты труда за месяц;
Ввести в действие новое расписание с указанием даты, с какой это необходимо сделать. В случае, если дата не была указана, то новый документ начнет использоваться с момента подписания данного распоряжения;
Если новое расписание введено в действие вместо старого, то его требуется признать как утратившее силу;
Записать ответственное лицо, которое будет следить за исполнением распоряжения. Обычно в качестве них выступают главный бухгалтер и специалист по кадрам;
Записать ответственное лицо, кто будет производить ознакомление всего действующего персонала с новым штатным расписанием.

Далее указываются приложения к приказу. В данном случае им будет новое штатное расписание, и его нужно указать реквизиты.

Оформленный приказ о штатном расписании должен подписать руководитель субъекта бизнеса.

Внимание: после этого ниже должны проставить подписи лица, которые были указаны в распоряжении как ответственные за исполнение документа. Они указывают свои фамилии, а также дату, когда произошло ознакомление с приказом.

В каком случае вносятся изменения в ШР

В процессе хозяйственной деятельности может измениться обстановка, в которой существует бизнес, открываться новые направления работы либо закрываться не актуальные. В результате, будет возникать необходимость оформить изменения в существующем штатном расписании.

В случае, когда исправлений достаточно большое количество, проще и оптимальнее оформить полностью новый документ. При малом количестве исправлений изменения в действующее расписание вносятся при помощи издания приказа руководителя фирмы.

Обычно необходимость внести изменения в штатное расписание возникает в следующих ситуациях:

Создается новая должность;
У существующей должности изменяется наименование;
Производится сокращение штата сотрудников;
У сотрудников изменяется оклад либо тарифная ставка;
Исключаются должности, на которых нет принятых сотрудников.

Подготовкой приказа на внесение изменений как правило занимается кадровик. В малых компаниях эта обязанность может перекладываться на бухгалтера, секретаря и т. д.

Внимание:случае, когда производится ввод в действие нового расписания, то эта процедура выполняется аналогично первоначальному документу.

Метки: Приказ

Как создать кадровое агентство за 7 шагов

Содержание

Изучите свою кадровую нишу
Подготовьте свои финансы, прежде чем открывать кадровое агентство

Законность создания кадрового агентства
Технология для запуска вашего кадрового агентства
Наймите правильный кадровый резерв
Создайте присутствие в Интернете
Начните продавать и получите поддержку

Вы заинтересованы в создании кадрового агентства, но не знаете, с чего начать? Это руководство из 7 шагов о том, как открыть кадровое агентство, расскажет вам об основных требованиях к вашему новому начинанию.

В 2019 году объем рынка временного персонала в США оценивался в 130,7 миллиарда долларов. Рынок огромен, и спрос на временные кадровые услуги растет в определенных отраслях. Теперь, с появлением нового программного обеспечения для рабочей силы, ориентированного на оптимизацию операций по найму временного персонала, проще, чем когда-либо, создать агентство по временному найму, если вы найдете подходящие возможности. Технологии даже позволили агентствам нанимать сотрудников, работая удаленно. Открытие кадрового агентства еще никогда не было таким простым. Вот семь шагов, чтобы начать.

1. Изучите свою кадровую нишу

Каждая отрасль уникальна, поэтому очень важно тщательно изучить свою нишу, прежде чем открывать кадровое агентство. Освойтесь в выбранной вами нише и постарайтесь понять все соответствующие потребности на рынке. Как проходит соревнование? Каков спрос? Каково снабжение? Вот некоторые из вопросов, ответы на которые вы должны знать как свои пять пальцев. Настоятельно рассмотрите возможность написания бизнес-плана, чтобы формализовать вашу идею и стратегию запуска. План будет особенно полезен, если вы решите открыть свое кадровое агентство с помощью банковского кредита.

Если вы заинтересованы в понимании областей специализации, которые могут исследовать агентства, вот несколько ниш, которые предоставляют широкие возможности: потребность в квалифицированных медсестрах, персональных вспомогательных работниках и другом медицинском персонале. Менеджеры здравоохранения нуждаются в квалифицированном временном персонале, который может обеспечить безопасную и чистую среду для пациентов. Вы можете помочь в предоставлении этих услуг, создав кадровое агентство, которое занимается временными работниками для здравоохранения.

Индустрия гостеприимства

В индустрии гостеприимства менеджерам требуются специалисты, обладающие навыками в различных областях. Это включает в себя стойку регистрации и консьержа, приготовление и доставку еды, перед домом и обслуживание клиентов и т. д. Открытие кадрового агентства, которое предлагает квалифицированную рабочую силу для помощи в различных областях гостеприимства, может быть прибыльным стартапом.

Строительная промышленность

По мере роста плотности населения и жилищного бума растет спрос на жилые и коммерческие здания. Чтобы удовлетворить этот спрос, строители должны быть задействованы в различных проектах. Мы видим, что это тенденция в США, и создание кадровой фирмы, ориентированной на квалифицированную рабочую силу в строительной отрасли, может быть хорошим выбором.

Независимо от отрасли, существует определенный стандарт, который необходимо соблюдать, когда речь идет об управлении кадровым агентством, особенно для посменной рабочей силы.

2. Подготовьте свои финансы перед открытием кадрового агентства

Как начинающий предприниматель, важно тщательно проанализировать финансовые возможности, доступные вам при планировании финансов для вашего стартапа. Есть много вариантов получения финансовой поддержки, прежде чем вы начнете кадровое агентство. Доступные ресурсы включают различные типы грантов и кредитов, которые могут помочь вам запустить свой стартап.

Гранты

Гранты — это финансирование, которое не нужно возвращать (если не были нарушены условия финансирования). Это финансирование может быть выделено вам из многих источников, включая правительства, организации или конкретных лиц. Каждый грант требует, чтобы вы использовали финансирование для своего бизнеса по-разному. Ниже приведены два ресурса, которые включают информацию о программах грантов США, которые доступны для создания бизнеса, такого как кадровое агентство.

Grants.gov:

Этот веб-сайт правительства США содержит ресурсы для подачи заявок на гранты и руководства о том, как повысить свои шансы на их получение. Он также включает в себя обширную базу данных фондов, которая позволяет искать гранты по категориям.

Small-Business-Forum. net: На этом форуме владельцы малого бизнеса могут размещать вопросы и ответы по широкому кругу подтем, включая способы получения средств для открытия бизнеса. Вы можете учиться у опытных владельцев бизнеса, которые прошли через те же проблемы, с которыми вы можете столкнуться при открытии кадрового агентства.
Ссуды
Ссуды — это средства, предоставляемые кредитной организацией, например банком, которые должны быть возвращены в течение определенного периода времени. Существует множество различных кредитов для тех, кто хочет финансировать такие проекты, как создание кадрового агентства, и, как и в случае с грантами, процесс подачи заявки у каждого свой. Мы перечислили несколько возможностей ниже.
Примечание. В отличие от традиционного банковского кредита, кредиты, описанные ниже, требуют от вас подачи заявления на получение кредитной гарантии USAID.
Операционный грант:
Эти средства могут быть предоставлены на паритетной основе, чтобы помочь проекту с вашей собственной, нефедеральной долей финансирования.
Гарантированный кредит:
Эта форма кредита является альтернативой федеральному гранту для сбора средств. Он предлагается Министерством сельского хозяйства США, чтобы помочь малым предприятиям начать и расширить свою деятельность.
Если у вас есть средства для создания кадрового агентства, пришло время убедиться, что вы понимаете законность открытия бизнеса.

3. Законодательство создания кадрового агентства
Законодательство создания кадрового агентства такое же, как и любого другого коммерческого учреждения. Убедитесь, что у вас есть свои юридические и финансовые утки, прежде чем начать работать. Ваш контрольный список должен охватывать следующее:

Контракты
Трудовые договоры:

Когда дело доходит до найма персонала, все условия найма должны быть изложены в письменном документе. Это требование для любого сотрудника/независимого подрядчика, которого вы нанимаете/нанимаете после того, как начнете управлять своим кадровым агентством.
Общие юридические вопросы
Банковский счет предприятия:
Все деньги, поступающие по вашим кадровым контрактам, должны перечисляться на банковский счет предприятия. Обратитесь в свой банк для получения дополнительной информации об открытии банковского счета для бизнеса.
Налоги:
Доходы вашей компании подлежат налогообложению. Убедитесь, что вы зарегистрировали свой бизнес в IRS, чтобы выплатить любую причитающуюся сумму.
Требования по охране труда и технике безопасности:
Следите за тем, чтобы ваши клиенты соблюдали правила охраны труда и техники безопасности, требуемые законом. Приоритет безопасности вашего временного персонала является требованием при открытии кадрового агентства.

Договоры с клиентами:
Письменное соглашение, которое вы заключаете с вашими клиентами, должно включать объем предоставляемых вами услуг, прейскурант на каждую услугу и четкий график платежей. Не забудьте добавить рекомендации или ограничения в отношении ваших клиентов, нанимающих работников, которых вы отправляете им в качестве временных работников. Опишите, что произойдет, если произойдет нарушение контракта, прежде чем вы начнете управлять своим кадровым агентством.
Деловая дебетовая/кредитная карта:
Все оборудование и программное обеспечение следует приобретать с использованием визитной карточки. Смешивание этих расходов с вашими личными расходами с использованием ваших личных карточек приведет к финансовому беспорядку в налоговый сезон.
Бизнес-лицензия:
Чтобы открыть кадровое агентство, необходимо заполнить соответствующие документы и получить необходимые лицензии в соответствующих органах.
4. Технология для запуска вашего кадрового агентства

Начало работы вашего агентства может быть сложным. Без использования инструментов вы столкнетесь с неправильным управлением сменными заказами, сложными и привередливыми расписаниями на нескольких листах Excel, сотнями звонков и текстовых сообщений с вашими сотрудниками, дорогостоящими ошибками в расчете заработной платы и т. д.
К счастью, есть программное обеспечение инструменты, предназначенные для автоматизации вашего рабочего процесса и обеспечения того, чтобы вы сосредоточились на привлечении клиентов, а не на операционных проблемах. Ключевыми инструментами, необходимыми для запуска вашего кадрового агентства, являются платформа заказов, платформа планирования смен, средства связи, программное обеспечение для расчета заработной платы и программное обеспечение для выставления счетов. В этом разделе подробно рассматривается каждый инструмент.

Платформа заказов
Во избежание многочисленных звонков и электронных писем с запросами на персонал (в любое время ночи) от ваших клиентов — или, что еще хуже, пропуска этих запросов — платформа заказов, которая позволяет вашим клиентам отправлять запросы на персонал запросы для вас, чтобы принять или отклонить является обязательным! Как только вы зарегистрируете клиента, попросите его ввести свои кадровые запросы через вашу платформу заказов, и вы увидите, что ваши заказы будут поступать вовремя и управляемым образом. Просмотрите эти заказы и примите их, если вы можете выполнить запрос, или отклоните их, если не можете. После принятия ваша Платформа заказов должна отображать эти незаполненные смены в вашем внутреннем инструменте планирования персонала.
Прозрачность и работа в режиме реального времени цифровой платформы заказов убережет вас от разрыва связи с клиентами, администраторами и временными работниками.

Программное обеспечение для планирования смен
Для эффективной работы кадрового агентства вам необходимо автоматизировать весь процесс планирования смен. Хорошее программное обеспечение для планирования смен можно настроить в зависимости от потребностей вашей компании. Ожидайте настроить, какие должности вы будете укомплектовывать, базу данных временных работников, которых вы наняли, и их заработную плату.
Примечание: поищите программное обеспечение для составления расписания, которое позволяет вам вводить разную заработную плату для каждого сотрудника для каждой должности (немногие из них так делают, но это необходимо для кадровых агентств, которые предоставляют разные виды труда).

Далее вы можете либо создать смены для временного работника и указать время и продолжительность смен, либо, если вы настроили платформу заказов, назначить принятые запросы на смену (которые уже включают время и продолжительность) соответствующему временному персоналу через простой интерфейс календаря с перетаскиванием мышью. Программное обеспечение будет автоматически отправлять напоминания вашим забронированным сотрудникам об их предстоящих сменах по электронной почте или SMS и уведомлять вас, если есть необходимость перенести кого-либо. Некоторые дополнительные функции, которые должно предлагать программное обеспечение для планирования премиум-класса, включают:

Доступность персонала
Персонал должен иметь возможность указывать свою доступность, чтобы менеджеры могли легче назначать смены доступным членам команды. В качестве альтернативы менеджеры могут использовать программное обеспечение, чтобы разрешить сотрудникам выбирать любые смены, на которые они имеют право и в которых они доступны.

Упрощенная связь
Сотрудники должны автоматически получать напоминания об их смене. Когда случаются чрезвычайные ситуации, они должны иметь возможность запросить замену с другим сотрудником, который свободен в это время, и его следует перевести на новую освободившуюся смену.
Время и посещаемость
Персонал должен иметь возможность входа и выхода в цифровом виде, чтобы менеджеры получали последние обновления посещаемости, включая отсутствие или опоздание.
Отчетность по данным
Посещаемость может автоматически рассчитываться на основе цифровых записей, включая последние обновления для любых отсутствий или опозданий. Затем эти данные можно использовать для расчета причитающихся платежей с простой интеграцией с внешними системами расчета заработной платы.
Программное обеспечение для расчета заработной платы
Выбор правильного программного обеспечения для расчета заработной платы для работы кадрового агентства жизненно важен для обеспечения четкого и точного учета операций с персоналом. Программное обеспечение премиум-класса для планирования должно поддерживать цифровые записи о посещаемости, которые будут отправлены непосредственно в программное обеспечение для расчета заработной платы. Например, пользователи Hyre могут загрузить информацию о смене своих сотрудников в правильном формате, чтобы загрузить ее прямо в свою систему расчета заработной платы.
Программное обеспечение для расчета заработной платы также может помочь вам управлять различными функциями, связанными с процессом компенсации, в том числе:
Бухгалтерия
Использовать централизованную систему для обработки финансовых операций. Программное обеспечение должно поставляться с пошаговой инструкцией для решения всех задач бухгалтерского учета. Все данные должны легко храниться, извлекаться, сортироваться, обобщаться и распечатываться.
Детали платежа
Хороший инструмент будет записывать все детали, связанные с вашей заработной платой, такие как выплаты заработной платы, вычеты, удержания налогов и т. д.
Перевод средств
Позволяет работникам получать компенсацию непосредственно на их банковские счета. Использование решения для начисления заработной платы с функцией прямого депозита поможет обеспечить систематическое депонирование платежей сотрудникам.

Клиентское программное обеспечение для выставления счетов
Получение оплаты жизненно важно, но часто задерживается из-за неправильного управления процессом выставления счетов. Чаще всего агентства полагаются на электронные таблицы, чтобы рассчитать количество часов, которые их временный персонал отработал для каждого клиента, и выставить соответствующий счет. Затем они создают счета вручную или используют далеко не идеальный инструмент учета, где используемый шаблон не адаптирован к отрасли. В обоих сценариях процесс неэффективен и приводит к дорогостоящим ошибкам.
Эффективно собирайте платежи от клиентов с помощью программного обеспечения для выставления счетов, специально разработанного для кадровых агентств. Убедитесь, что этот инструмент позволяет выставлять счета клиентам по разным ставкам за каждую должность, которую вы занимаете. Настройка индивидуальных ставок выставления счетов сэкономит вам часы при выставлении счетов вашим клиентам. Ваше программное обеспечение для выставления счетов должно иметь возможность отправлять каждый утвержденный счет непосредственно вашим клиентам, чтобы вы могли спать спокойно. Как только вы автоматизируете процесс выставления счетов, вам больше не придется беспокоиться о том, что вы забудете пропущенные счета или упустите из виду какие-либо ошибки оплаты. Если вы хотите эффективно управлять кадровым агентством, наличие оптимизированного процесса сбора платежей является обязательным условием!

5. Наймите правильный кадровый резерв

Создание успешного кадрового агентства зависит от найма правильных людей. Вот почему так важно нанять большой, квалифицированный кадровый резерв. Поиск и адаптация кандидатов могут быть сложными, давайте рассмотрим.
Рекрутинг
Интернет играет ключевую роль в найме современной рабочей силы. Фактически, более 90% временных работников подают заявки на работу через Интернет. Существуют сотни местных досок объявлений о вакансиях, даже те, которые относятся к вашей отрасли. Быстрый поиск в Google поможет вам определить, где вы можете разместить свои объявления, чтобы найти лучших кандидатов для найма в ваше кадровое агентство. Например, вы можете размещать здесь роли в сфере здравоохранения и гостеприимства.

Примечание. Онлайн-биржи вакансий упрощают компаниям доступ к кандидатам. Однако из-за того, что онлайн-порталы вакансий настолько доступны, вы можете обнаружить, что ваши объявления о работе иногда могут быть погребены в море объявлений. Чтобы выделиться из толпы, напишите описание своей компании и работы таким образом, чтобы привлечь лучших специалистов.
Проверка
При открытии кадровой компании все зависит от качества вашего временного персонала. Создайте тщательный процесс проверки вашего потенциального резерва временной рабочей силы. Проведите личные или виртуальные собеседования, чтобы убедиться, что все кандидаты соответствуют требованиям, прежде чем заключать с ними контракты с клиентами. Попробуйте использовать контрольный список, в котором указаны квалификации, межличностные навыки и другие требования, которыми должен обладать каждый кандидат, чтобы присоединиться к вашему кадровому резерву.
Ввод в должность
В процессе найма следует уделить особое внимание знакомству вашего нового временного персонала с вашим агентством. Агентства, которые не адаптируют своих сотрудников должным образом, часто сталкиваются с проблемами коммуникации и культуры в своей команде. Подготовьте каждого нового сотрудника, проведя его через ваши операции и процессы. Это включает в себя политику вашей компании, ожидания, структуру оплаты и т. д. Вы увидите, что эффективный процесс адаптации значительно улучшит ваши кадровые услуги и то, как вы управляете своим кадровым агентством.

6. Создайте присутствие в Интернете

При создании кадрового агентства вам необходимо сделать приоритетным профессиональное присутствие в Интернете. Официальный веб-сайт помогает создать ваш бизнес, создавая ощущение легитимности и позволяя потенциальным клиентам легче найти вас.
Хорошо, давайте уберем технические детали.

Создайте удобное для поиска присутствие в Интернете
Начните как можно скорее размещать информацию о своем агентстве в Интернете, зарегистрировав свое доменное имя. Зарегистрируйте удобное для поиска доменное имя через регистратора доменных имен, например GoDaddy или DreamHost.
Примечание. Существует множество сайтов регистраторов доменных имен, постарайтесь изучить их перед совершением.) Вы можете захотеть зарегистрировать и перенаправить доменные имена, смежные с вашим, чтобы охватить более широкую сеть пользователей. Некоторые компании даже регистрируют версии своего доменного имени с ошибками, так что, если потенциальный клиент неправильно напишет свой URL, он все равно может попасть на их сайт.
Советы и рекомендации по выбору имени:
Проведите исследование имен ваших конкурентов для вдохновения
Поиск потенциальных имен в Google, чтобы убедиться, что ваше еще не используется
Стремитесь выделиться среди конкурентов

Создание веб-сайта
Существует множество вариантов создания веб-сайта. Вы можете использовать конструкторы веб-сайтов, такие как Wix или WordPress, или нанять команду для создания каждой страницы с нуля. Поскольку целью запуска вашего веб-сайта будет поиск в Интернете, мы рекомендуем использовать простой конструктор веб-сайтов. Это более практичный вариант, поскольку он намного дешевле и быстрее, чем разработка сайта самостоятельно. Вы хотите сосредоточить свое время на управлении кадровым агентством, а не на создании веб-сайта.
Ваш веб-сайт должен выполнять следующие функции: (1) привлекать на сайт как можно больше посетителей и (2) превращать их в платных клиентов.

Трафик
Мы можем написать целое руководство о том, как получить больше трафика на веб-сайт вашего нового кадрового агентства, но для целей этого руководства мы сосредоточимся на поисковой оптимизации, блогах, социальных сетях и рекламе.
Начало работы с SEO (поисковая оптимизация)
Применяя правильные и тщательные методы SEO, ваш веб-сайт будет занимать более высокие позиции в результатах поиска. Это улучшит внешнюю видимость вашего сайта и даст вашему кадровому агентству фору. Вы можете улучшить SEO своего веб-сайта, придерживаясь правильной структуры страницы, например, убедившись, что каждая страница имеет SEO-заголовок, мета-описание, ключевое слово, правильные заголовки и т. д. Содержимое каждой страницы также важно. Если вы серьезно относитесь к изучению SEO, есть много онлайн-ресурсов, которые могут помочь вам начать работу.
Blog Essentials
Блог — это отличный способ расти и общаться со своей аудиторией. Его можно использовать для информирования потенциальных клиентов об отрасли и даже для того, чтобы сделать вашу команду лидерами отрасли, тем самым повысив влияние вашего кадрового агентства. Существует несколько доступных инструментов, которые могут помочь вам создать профессиональный блог, например WordPress и Blogger.
Создание учетных записей в социальных сетях
Почти каждый использует социальные сети для улучшения присутствия своего бизнеса в Интернете. Вы не хотите отставать. Создайте бизнес-аккаунты в соответствующих социальных сетях, таких как LinkedIn и Facebook, чтобы распространять информацию о своих услугах. Присутствие в социальных сетях становится особенно важным, когда потенциальные клиенты или сотрудники проводят собственное расследование в отношении вашего кадрового агентства. Если они не увидят никакой активности или, что еще хуже, ни одной бизнес-страницы, они могут дважды подумать, прежде чем работать с вами. Избегайте возможности быть упущенным из виду и создайте эти учетные записи.
Pay to Play with Ads
Платный трафик, такой как покупка рекламы Google и Facebook, может быть хорошей стратегией при правильном применении. Например, если вы уверены в ключевых словах, которые вводят ваши клиенты при поиске кадровых услуг, вы можете делать ставки и появляться в топе результатов в Google. Есть несколько факторов, которые влияют на то, чтобы занять первое место в рекламе, такие как бюджет и авторитет веб-сайта, но если вы сможете достичь этого, то обязательно последует большой объем трафика веб-сайта. Реклама в Facebook требует знания демографических данных вашей аудитории, увлечений и т. д. В целом, рекламные кампании могут быть очень техническими и дорогостоящими. Подумайте о найме фрилансера или агентства, если вам не хватает опыта в этой области.

Конверсия
Создайте веб-сайт, который превращает посетителей в клиентов, предоставляя им ключевую информацию, необходимую для принятия решения. Контент на каждой странице должен говорить с вашей целевой аудиторией. Если клиент попадает на ваш веб-сайт и не может найти себя на странице, существует высокая вероятность того, что он покинет сайт (или, другими словами, «отскочит»). Несоответствие или смешанный обмен сообщениями являются важным фактором низкого коэффициента конверсии на целевых страницах.

7. Начните продавать и привлекайте внимание

Когда вы все настроите и будете готовы открыть свое кадровое агентство и заняться бизнесом, вам нужно будет приступить к изучению стратегии продаж, которая работает для вас. Если вы хотите рассказать о своем новом кадровом агентстве, посещение сетевых мероприятий, на которых вы можете столкнуться с потенциальными клиентами, может стать отличным началом. Кроме того, не забывайте о холодных звонках.

Старайтесь не полагаться исключительно на тех, кто в вашей сети. Расширение вашей сети имеет решающее значение, и вы должны сделать своим приоритетом посещение как можно большего количества отраслевых мероприятий в надежде встретить других, которые могут стать будущими клиентами. В настоящее время общение в сети так же важно, как и личное общение. Используйте такие инструменты, как LinkedIn, чтобы общаться с представителями вашей отрасли. Подумайте о том, чтобы создать пост, который люди из вашей отрасли могли бы счесть ценным. Чем больше людей взаимодействуют и делятся вашим постом, тем больше ваш охват.

Сеть
Возможно, у вас уже есть черная книга, полная людей, которые нуждаются в услугах временного персонала. Свяжитесь с ними, прежде чем открывать магазин, и сообщите им, что вы скоро создадите кадровую компанию и будете рады их поддержке. Возможно, они смогут воспользоваться вашими услугами или, по крайней мере, дать вам направление. Что-то вроде: «Привет, Джо, я собираюсь создать кадровое агентство, которое может принести тебе пользу» может иметь большое значение.
Cold Outreach
Не следует упускать из виду проверенный метод холодных звонков/холодных электронных писем. Составьте список из 10–50 лучших клиентов, с которыми вы хотели бы работать, и начните отправлять им электронные письма или звонить. Это может быть сложно, но как только вы войдете в курс дела, это может стать очень эффективной стратегией для привлечения клиентов.
Советы и подсказки для холодных контактов:

Включите краткое описание того, кто вы и почему вы работаете.
Используйте социальное доказательство на ранней стадии, чтобы завоевать их доверие.
Регулярно проверяйте. (Многие сделки теряются просто из-за отсутствия последующих действий.)
Если у вас уже есть небольшая клиентская база, лучший способ привлечь новых потенциальных клиентов — это обеспечить превосходное обслуживание клиентов. Ваша цель должна состоять в том, чтобы получить клиентов, которые в восторге от ваших услуг и постоянно возвращаются за дополнительной кадровой помощью. Счастливые клиенты с гораздо большей вероятностью познакомят вас с людьми из своей сети, которым нужны ваши услуги. Не стоит недооценивать силу рефералов.
Советы по созданию кадрового агентства
Понимание того, как создать кадровое агентство, может показаться сложной задачей. Выполните эти 7 шагов, чтобы открыть свое кадровое агентство, и вы сразу же начнете работать! Некоторые отрасли находятся на подъеме и остро нуждаются в этих услугах. Открытие кадрового агентства — это важное начинание, которое поддерживает вашу местную экономику. Вы будете помогать многим квалифицированным работникам, которые ищут работу. Желаем вам удачи!
Следите за более подробными руководствами по управлению кадровым агентством.
Сокращение стресса, затрат и текучести кадров с помощью Smart Shift Management
Переключитесь с шаблонов расписания сотрудников на программное обеспечение Hyre для планирования смен, чтобы помочь вашему бизнесу с графиком смен сотрудников , автоматизированными табелями учета рабочего времени, электронными часами, обменом сообщениями команды и встроенный временный кадровый резерв .
Узнать больше
10 Кадры и рекрутинг Стратегии развития бизнеса
Кадровые и рекрутинговые компании могут иметь шестое чувство для горячих пассивных кандидатов. Но развитие бизнеса и выход на новые рынки могут быть не второй натурой.
Чтобы решить эту возможную проблему, Стив Брайертон, вице-президент по продажам ZoomInfo, встретился с Морисом Фуллером, основателем StaffingTec и New Vector Group, чтобы обсудить стратегии развития бизнеса, которые кадровые фирмы могут использовать для развития своего бизнеса и поиска новых клиентов. .
Стив показывает:
Как найти лиц, принимающих решения, и сфокусироваться на них
Как кадровые агентства могут быстрее выстраивать отношения с клиентами
Как использовать видео, чтобы персонализировать и выделиться
Как проявить творческий подход с помощью прямой почтовой рассылки
Как маленькие кадровые агентства могут выиграть большой по сравнению с корпоративными конкурентами
Как рекрутеры могут расширяться в рамках клиентов
Как использовать данные о возможностях
Как стать первым кадровым агентством, которое откроет дверь с данными о намерениях
Как использовать интеллект для поиска и расширения
Как интегрировать существующую CRM или систему отслеживания кандидатов
Смотрите полное интервью на StaffingTec TV.
10 Стратегии Biz Dev для кадровых и рекрутинговых агентств
1. Найдите лиц, принимающих решения, и сконцентрируйтесь на них
Прежде всего: если у вас есть информация или прямой доступ к лицам, принимающим решения, с ограниченным бюджетом (например, фирменные организационные схемы ZoomInfo) как вы начинаете оттачивать людей, с которыми вам следует связаться?
Стремитесь к многопоточным отношениям и ищите запланированные проекты.
«Вам нужно будет выявить не только одного ключевого заинтересованного лица, но и несколько точек контакта», — говорит Брайертон. «В противном случае, когда ваше единственное контактное лицо покинет компанию или перейдет в другой отдел, вам придется восстанавливать отношения с нуля с кем-то новым или вообще потерять сделку».
Затем ищите информацию о мероприятиях компании. Будьте в курсе того, чем занимается ваша потенциальная компания и какие проекты находятся в стадии разработки.
Предстоящие проекты
Раунды найма и увольнения, особенно новых руководителей высшего звена
Финансовые события, такие как инвестиции или слияния
Установленные технологии или используемое программное обеспечение
Эти события помогут открыть дверь и выделить правильные с кем связаться и когда. Вы можете найти эту информацию самостоятельно, настроив оповещения Google для своей компании вместе с ключевыми словами, связанными с наймом.
2. Выстраивайте отношения с клиентами быстрее
Существует несколько различных методов более быстрого построения отношений с клиентами. Это много блокировок и захватов, поэтому вы должны использовать все инструменты, которые у вас есть, и это не всегда сексуально.
Обратите внимание на должностные обязанности, а не только на должность.
Вы можете получить телефонные номера с прямым набором, проверенные адреса электронной почты и данные проекта, чтобы идентифицировать нужных людей. Поскольку названия разных компаний различаются («Ниндзя-кодировщик» не появится при поиске «Веб-разработчик»), не забудьте взглянуть на должностные обязанности.
Используйте социальные связи и электронную почту.
Наиболее успешные кадровые и рекрутинговые компании используют социальные связи и ритм или последовательность электронной почты.
Вот общий процесс, который успешно используется нашим отделом продаж ZoomInfo:
День 1: Позвоните потенциальному клиенту.
День 2: Позвоните еще раз и оставьте сообщение, если не дозвонитесь.
День 2: Отправьте письмо по электронной почте и укажите ссылку на голосовую почту.
День 3: Позвоните еще раз и оставьте еще одно сообщение.
День 3: Отправьте им электронное письмо, если оно у вас есть, или сообщение LinkedIn — и снова сошлитесь на голосовую почту.
3. Используйте видео, чтобы персонализировать и дифференцировать себя
«Видео становится отличным персонализированным представлением», — говорит Брайертон.
Известный писатель Джилл Конрат рассказала нам, что включение видео во вступительное письмо по электронной почте было ее любимым способом взаимодействия с новыми поставщиками. Это отличный способ выделиться из толпы и персонализировать свое сообщение. (Сколько ваших конкурентов используют видео таким образом?)
Ищите видеоинструменты, такие как Vidyard, скромная платная подписка; или Loom, который является бесплатным и используется многими нашими торговыми представителями и клиентами. Подобные инструменты упрощают запись быстрого видео, чтобы придать индивидуальность вашему сообщению.
Брайертон предлагает этот пример использования видео :
Представьте, что он замечает, что потенциальная компания имеет открытый запрос на вице-президента по маркетингу. Он может записать короткое видео и сказать:
» Привет, Морис. Стив здесь, в ZoomInfo. Заметили, что вы получили позицию открытого вице-президента по маркетингу. У меня есть много отличных кандидатов для вас, которые, я думаю, будут действительно полезны. Мы сделали много других мест размещения для таких компаний, как Expedia и Starbucks, которые находятся в вашем районе. Позвони мне 905:30».
Короткий. Сладкий. Персонализированный.
Морис Фуллер соглашается: «С помощью видео я открыл свой второй по величине аккаунт председателю очень крупной компании с оборотом в миллиард долларов, и это сработало фантастически хорошо!»
Совет от профессионала: Почти никто не открывает вложения, если они чего-то не ожидают. Обязательно вставьте видео в тело сообщения.
4. Проявите творческий подход с помощью прямой почтовой рассылки
Инструменты анализа продаж фиксируют физические адреса, но вы также можете найти это с помощью поиска в Google по названию потенциального клиента + компании.
Дважды проверьте этот адрес по адресу главного офиса. В эпоху удаленной работы они часто отличаются.
5. Одержите победу над корпоративными конкурентами
Фуллер говорит: «Небольшие кадровые фирмы могут использовать те же инструменты (например, ZoomInfo), что и крупные корпоративные компании для сбора информации о своих счетах».
«Да, наши пользователи охватывают всю гамму, от больших до маленьких», — отвечает Брайертон. «Вот пример удачной игры в небольшом рекрутинговом магазине из трех человек».
Они разослали короткое электронное письмо ИТ-директорам из списка Fortune 1000, в котором говорилось:
«Я уверен, что у вас есть куча проектов, которые либо отстают от графика, либо превышают бюджет, и ваши средства к существованию зависит от того, сможет ли этот проект пересечь финишную черту. Мы занимаемся этим уже более 35 лет, и мы можем помочь».
В течение первых трех месяцев, поскольку у них были точные данные о нужных людях, они заключили сделки с Farmers Insurance и двумя другими крупными корпорациями на семизначные суммы. БАМ.
6. Использование данных о возможностях
«Я хочу поговорить о расширении счета, — говорит Фуллер. «Предположим, вы проникли в учетную запись, нашли нужного человека, у вас сложились с ним отношения, вы получаете заказы на работу, занимаетесь трудоустройством и т. д.
«Тогда вы видите возможности для расширения и иди глубже. Как мы это делаем?»
Мы называем этот контекст данными возможности .
Это основанные на действиях сигналы, указывающие на то, что пришло время для покупки:
Триггерные события указывают на возможность покупки, поскольку они означают изменение бюджета и приоритетов, а новые люди стремятся оставить свой след.
Эти виды возможностей включают в себя:
Награждения компании
Отчеты о доходах
Отъезд работников
Финансирование
Планы найма
Первоначальные общественные предложения (IPO)
Moadeoff
Leaders Loders Loade )
Новые сотрудники
Вакансии
Партнерство
Запуск продуктов
Проекты и закупки
Продвижение по службе
Запрос предложений (RFP)
и потенциальные потребности реализованы», — добавляет Брэндон Бэтти, наш старший менеджер по продажам. «Когда мы обращаемся к быстрорастущим компаниям или компаниям с определенными вакансиями, мы обнаруживаем явное увеличение числа побед… без каких-либо изменений в нашем цикле продаж».
7. Используйте данные о намерениях, чтобы стать первым кадровым агентством, которое откроет дверь
Одним из наиболее уникальных элементов данных, на которых фокусируется ZoomInfo, являются данные о намерениях: отслеживание фирм, проводящих значительный объем исследований о временном найме персонала, агентствах по трудоустройству, ИТ персонал или любые потребности в найме.
Данные о намерениях важны, потому что в настоящее время большая часть процесса покупки происходит в Интернете. Средний покупатель B2B обычно проходит большую часть пути покупателя, прежде чем он когда-либо вступает в контакт с продавцом.
«Покупатели находятся на этапе «домашней работы» по сокращению своего списка», — говорит Брайертон. «И поэтому вы упускаете множество возможностей, о которых даже не подозревали, что находитесь в игре! Теперь мы можем указать вам направление организаций, которые имеют значительный всплеск потребления контента, связанного с выбранной вами темой, поэтому вы можете быть первыми в дверях».
8. Используйте разведданные для поиска и расширения
Если у вас уже есть опыт трудоустройства в компании, вы можете легко обратиться в отдел кадров, в юридический отдел, финансовый отдел или к другим лицам, занимающим аналогичную должность. Вы можете сказать что-то вроде:
«Привет, я работаю с Джоном в IT. За последний год я сделал для него три места. Не стесняйтесь получать его отзывы, но я, безусловно, могу помочь вам в этой области».
Это способ представить стоимость. У вас есть авторитетная история. Вы знаете имена других людей, потому что либо работали над этим, либо у вас есть организационная схема ZoomInfo, которая помогает ориентироваться в учетной записи.
Это делает вашу информационную работу более актуальной. Вы знаете, о чем говорите, и они гораздо более склонны слушать.
«Мы знаем, что подбор персонала осуществляется везде, где есть ИТ, — говорит Фуллер. «Все больше и больше ИТ перемещаются в бизнес-подразделения. Это делается непосредственно в отделах маркетинга, в операционных подразделениях. Это делается внутри HR. Это больше не прерогатива исключительно ИТ-отдела».
Он продолжает: «Поэтому, если мы хотим найти эти возможности, нам нужно перейти в другие отделы. И именно здесь нам могут помочь организационные схемы».
Реальная история. Давайте использовать ZoomInfo в качестве примера:
«Недавно мы разместили в ZoomInfo вакансию разработчика Salesforce для работы над интеграцией для нашей собственной платформы, — говорит Брайертон. «Ко мне обратился рекрутер (у него была структура отчетности, потому что он клиент) и спросил: « Эй, Скотт из команды разработчиков – тот человек, с которым можно поговорить о кандидатах? Или мне следует связаться с Дезире из отдела кадров? ’
«Он знал правильные имена, поэтому я был гораздо более склонен указать ему правильное направление и помочь ему. Я видел обмен мнениями и думаю, что в результате он уже передал нам некоторых потенциальных кандидатов».
9. Используйте технический стек, чтобы получить доступ к Net-New Accounts
Если у вас нет существующих отношений в компании, вам следует применить другой подход: использовать их технический стек.
Брайертон предлагает: «Предположим, вы видите, что организация нанимает вице-президента по маркетингу. Вы обнаружите, что компания использует Marketo, а также Highspot как часть своей системы управления контентом». (Данные ZoomInfo включают установленные организации организации.)
«Свяжитесь с потенциальными менеджерами по найму или напрямую с организацией с убедительным сообщением вроде этого:
«Эй, я так понимаю, у вас есть открытый запрос на вице-президента по маркетингу. У нас есть большой пул людей, из которых мы можем обратиться, в том числе несколько сертифицированных Marketo и имеющих опыт работы с Highspot. Можем ли мы договориться о времени для разговора? »
Покажите, что вы сделали свою домашнюю работу, используйте некоторые из этих данных в качестве отправной точки и наблюдайте за стремительным ростом скорости отклика и коэффициента конверсии.
10. Интегрируйте существующие системы CRM или отслеживания кандидатов
Фуллер задал несколько вопросов: Как системы работают вместе? Обязательно ли использовать платформу ZoomInfo для доступа к данным? Что делать, если у вас есть собственная система отслеживания кандидатов (ATS)?
Краткий ответ: одни системы хорошо взаимодействуют с другими, другие нет.
«Конечно, в сфере кадрового делопроизводства, — говорит он, — Bullhorn — самая популярная система, которую используют кадровые фирмы. Как вы интегрированы с Bullhorn и другими системами ATS или CRM?»
Так много данных хранится в вашей ATS или CRM, что нет необходимости перемещаться между ними. Это большое преимущество для пользователей Bullhorn.
Другим преимуществом интеграции является постоянное обновление данных. Это приводит к очень высокому уровню точности и самому высокому проценту прямых линий и электронных писем.
Технологическая информация, проекты, сенсации и многое другое распределены по уровням, так что теперь вы можете обращаться к одному источнику, избавляясь от большого количества переходов между инструментами. А благодаря интеграции он может жить прямо в вашей экосистеме.
Брайертон говорит: «Вполне вероятно, что корпоративный адрес электронной почты, который работал шесть месяцев назад, сейчас уже недействителен». Это одна из причин, почему постоянное обновление данных так важно.
Новые точки данных добавляются с постоянной скоростью к вашим потенциальным клиентам или кандидатам. Точно так же вы, вероятно, все время пытаетесь раскрыть проекты или новую информацию о ваших целевых клиентах.
Интеграция делает данные действенными. С помощью таких интеграций легко привлечь потенциальных кандидатов к участию в телефонной кампании или по электронной почте. Автоматизируйте некоторые из этих прикосновений.
В сумме: техническая революция в развитии кадрового и рекрутингового бизнеса
«Это удивительно, если подумать». — говорит Фуллер. «Еще несколько лет назад вы были как бы вслепую, когда пытались работать с аккаунтом. Но теперь, с правильными инструментами, у вас как будто есть визуальное представление о полной учетной записи — работа стала проще».