Приказ о взаимозаменяемости сотрудников образец: Образец приказа о взаимозаменяемости сотрудников в 2022 году
Как спланировать отпуска сотрудников когда все хотят в отпуск
Сезон отпусков в самом разгаре, а значит, ваши сотрудники очень скоро начнут писать заявления на отпуск и разъедутся кто куда. В сегодняшней статье расскажем, как подготовиться к сезону отпусков, не попасть в ситуацию, когда некому работать и научим планировать бюджет. Начинаем!
Немного законодательства
Право на отдых регламентируется конституцией РФ, трудовым кодексом и другими нормативно-правовыми актами и законами. Минимальная продолжительность оплачиваемого ежегодного отпуска — 28 календарных дней. Больше — пожалуйста, меньше — нельзя. Дополнительные дни к отпуску полагаются отдельными категориям работников, занятых во вредных условиях труда. К интернет-магазину это не относится, поэтому касаться темы не будем.
Отпуск можно делить на несколько частей — это законно. Но есть одно условие: продолжительность одной части не может быть меньше 14 дней.
То есть, половину положенного времени сотрудник должен отгулять подряд, а все остальное — на его усмотрение. Хоть по одному дню в течение последующего года может брать — законом это тоже не запрещено.
Право на очередной оплачиваемый отпуск появляется у сотрудника через 6 месяцев после трудоустройства. Но по прошествии полугода он заработает только 14 дней, а не 28. Полный отпуск можно будет брать только через 11 месяцев. Если во время отпуска сотрудник оформлял больничный лист, то время отдыха продляется на количество дней, которые он проболел. То же самое касается и праздничных нерабочих дней. Если они попали на отпуск — он также увеличивается.
Отпуска нужно правильно оформлять. Во-первых, сотрудник обязан написать соответствующее заявление. Его должен подписать непосредственный руководитель и сам работник. Это делается не позднее, чем за 2 недели до предполагаемой даты ухода в отпуск. На основании заявления издается приказ по организации.
Сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись. Приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное на это, например, заместители директора.
Пример заявления на отпуск
После этого бухгалтерия должна рассчитать сумму оплаты отпуска — так называемые отпускные. Сотрудник должен получить их не позднее, чем за три дня до того, как пойдет в отпуск. Отпускные считаются как среднее арифметическое заработных плат за последние 12 месяцев работы. После этого полученное число нужно разделить на 29,3 — так мы получим дневной заработок. (29,3 — среднее количество календарных дней в году)
Если сотрудник увольняется до того, как использовал отпуск, ему необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Она рассчитывается по той же формуле. И последнее: отпуск — это не только право, но и обязанность. Нельзя не предоставлять его более 2 лет подряд.
Как правильно подготовиться к сезону отпусков
Составляйте график отпусков
Планирование — это основа основ, а с отпусками тем более.
График позволяет распределить рабочие силы и спланировать бюджет. Здесь можно пойти двумя путями: составить график самостоятельно, без учета пожеланий работников, или учесть их предпочтения. На практике обычно делается так: у сотрудников спрашивают их пожелания и составляют предварительный график, а затем корректируют его так, чтобы устраивал все стороны. Но тут нужно проявить дипломатичность вкупе со строгостью: понятно, что все хотят гулять летом.
Опытные руководители вообще следуют принципу: если у меня в компании 12 человек, значит, в отпуске должен находиться 1 человек в месяц, вне зависимости от времени года. Но если можете позволить себе обойтись без нескольких сотрудников, нет смысла лишать их именно летнего отдыха. Очень часто делается так: если работник, в прошлом году, брал отпуск в летние месяцы, значит в этом отдыхает осенью или зимой и наоборот. Но учтите: есть категории работников, которым положен отпуск в любое удобное для них время, вне зависимости от графика или стажа работы в вашем интернет-магазине.
Это родители детей-инвалидов, пострадавшие на Чернобыльской АЭС, почетные доноры, ветераны ВОВ и другие. Такие — вне графика. Если у вас есть сотрудники, работающие по совместительству, то закон требует от вас отпустить их в отпуск в то же время, когда они берут его на основной работе. У таких сотрудников тоже свой график, это нужно учитывать.
Образец графика отпусков
Утвержденный график отпусков нужно распечатать и дать сотрудникам на подпись. А еще лучше — развесить в отделах, чтобы сотрудники были в курсе. График составляется в конце каждого года на следующий. Лучше не тянуть до декабря, а решить этот вопрос уже в октябре-ноябре.
Планируйте бюджет
Как мы уже говорили, человеку, идущему в отпуск, положена средняя зарплата. А теперь представьте: у вас уходит несколько человек скопом, и всем им нужно разово выплатить отпускные. Суммы могут получиться внушительными, особенно, если вы платите полностью официальную и белую заработную плату.
Одно дело, если бизнес работает сильно в плюс и на ваших счетах всегда есть резервы на этот случай. А вот когда финансы на пределе, это может стать проблемой. А если учесть то, что сотрудник в это время не приносит никакой прибыли, а деньги ему платить нужно, то это проблема вдвойне.
Чтобы не попасть впросак, нужно закладывать эти деньги в годовой бюджет — в фонд заработной платы. Попросите бухгалтерию сделать такой расчет — так вы не попадете в ситуацию, когда человек идет в отпуск, а платить ему нечем. Это особенно важно, когда помимо законных отпускных, вы платите еще и различные пособия. Закон не обязывает этого делать, но многие руководители идут сотрудникам навстречу и подкидывают им дополнительные бонусы к отпуску.
Структура фонда заработной платы
Не отпускайте взаимозаменяемых сотрудников одновременно
Вообще это нужно предусмотреть еще на этапе составления графика. Речь здесь вот о чем: например, у вас есть руководитель отдела продаж и старший менеджер.
Они не должны уходить в отпуск в одно и то же время — так у вас провиснет целое направление. Придется брать эту работу на себя, или кому-то ее делегировать. Лучше этого избежать: сделать так, чтобы такие сотрудники гуляли в разное время.
Еще один момент: если один сотрудник заменяет другого на время его отсутствия, ему нужно организовать доплату. Это касается всех должностей, за исключением штатных заместителей. То есть, когда старший менеджер выполняет функции начальника отдела продаж, нужно ему доплатить. Размер доплаты законом не установлен — он определяется по соглашению сторон, как они договорятся. Обычно это разница в окладах: старший менеджер, заменяющий своего руководителя, должен получать зарплату начальника отдела. Но необязательно.
Просите сотрудников делить отпуска
Одно дело, когда человек отсутствует на рабочем месте целый месяц и совсем другое, если это всего лишь 2 недели. Поэтому целесообразно будет просить сотрудников делить отпуска и брать 2 недели, допустим, осенью и 2 недели летом.
Да и с оплатой проще — нужно выплачивать отпускные не в полном размере, а частично.
В этом случае в графике каждый сотрудник будет встречаться 2 раза. Но здесь возможны накладки: вряд ли кто-то захочет брать обе половины отпуска в зимние месяцы.
Сдавайте и принимайте дела
Сотрудник уходит в отпуск? В последний день, пока он на работе, пройдитесь по его актуальным задачам, стоящим на повестке. Особенно это касается ключевых работников, на которых завязано множество вопросов. Пусть расскажут, какие вопросы в приоритете, что нужно разрулить и решить в первую очередь. Плохо, если какой-то вопрос повиснет на 2 недели или месяц.
Если задачи не срочные и могут дождаться человека, который предметно ими занимался, есть смысл подождать. А вот неотложные вопросы лучше перепоручить другому исполнителю. Назначьте ответственного работника — пусть тот, кто идет в отпуск введет его в курс дела. Эта простая хитрость позволит избежать многих неудобств.
Основные правила делегирования
Грамотно делегируйте полномочия
Продолжение предыдущего пункта. Работу отсутствующего сотрудника нужно равномерно распределить между остальными работниками. Если это простые менеджеры по продажам — будет проще: работа однотипная и шаблонная, можно без труда перепоручить ее кому угодно. С нестандартными задачами сложнее: часто выполнить их сможет только тот, кто с головой погружен в вопрос. Но и тут есть выход — выше мы писали об этом. Есть еще вариант — требовать от сотрудников перед отпуском закрывать важные задачи и не оставлять их на потом.
Буквально — доделай и иди в отпуск. Очень часто за пару дней до долгожданного отдыха, когда сотрудник уже “одной ногой там”, все начинают немного лениться — такого допускать нельзя. Напротив, перед отпуском сотрудник должен совершить рывок и закрыть текущие задачи.
Если уж совсем не получается, то, как минимум, вы должны знать о таких вещах и быть к ним готовым.
Предупредите партнеров и контрагентов, что берете тайм-аут на пару недель, пока не вернется отсутствующий сотрудник. “У нас человек в отпуске” — не является уважительной причиной простоя. Бизнес должен быть построен так, чтобы все функционировало и без одного-двух человек. Если у вас есть незаменимые сотрудники — это плохо.
Просите сотрудников перенести отпуск на другое время
Крайняя мера, прибегать к которой следует только при острой необходимости, когда по-другому никак. Здесь главное все правильно и законно оформить. Учтите: сотрудник не обязан переносить отпуск — это его право. Поэтому перед тем, как вносить изменения в график, закон требует получить письменное согласие сотрудника. Оформляется от руки в свободной форме. Выглядит примерно так:
“Я (фамилия, имя и отчество сотрудника), согласен на перенос очередного оплачиваемого отпуска с июля 2019 года на другое время”. Дата, подпись.
Согласие пишется на имя руководителя организации.
Но помните: после этого вы обязаны предоставить человеку отпуск уже в любое удобное для него время.
Пример заявления о переносе отпуска
После получения согласия можно оформлять приказ по организации — с ним работника тоже знакомят под роспись.
А еще сотрудника можно вызвать из отпуска
Но тоже только с его письменного согласия. Без него можно отзывать только для ликвидации последствий аварий, когда есть угроза жизни населению. К интернет-магазинам такое не относится, поэтому согласие придется получить. Кроме этого, требуется весомая причина отзыва: производственная необходимость, болезнь другого сотрудника и тому подобное. Отзыв из отпуска регламентируется статьей 125 ТК РФ.
Помните: сотрудник имеет право отказаться выходить — закон это позволяет. В целом вызов оформляется так же, как и перенос: получаете согласие и оформляете приказ, в котором сотрудник должен расписаться. Лучше, если появится служебная записка непосредственного руководителя.
В документе он должен изложить причины ситуации и обосновать необходимость вызова сотрудника.
После этого человек имеет право отгулять отработанные дни в любое удобное время, или приплюсовать их к следующему отпуску.
Отзывать из отпуска можно не всех. Запрещается прерывать отдых у беременных женщин, лиц, не достигших 18-летия, а также работников вредных условий труда.
Заключение
Резюмируем: всегда проще и удобнее составить адекватный график отпусков, спланировать работы и распределить обязанности среди сотрудников, чем потом переносить отпуска и вызывать работников. Планируйте время отдыха, закрывайте задачи до отпуска и тогда проблем не будет. Удачи!
Возможно вам также будет интересно:
19.12.2022
Свыше 45% предпринимателей реализуют товары не только через интернет-магазины: привлекаются маркетплейсы, социальные сети и другие платформы, позволяющие повысить выручку и…
19.12.
2022
Крупнейшая торговая площадка AliExpress дает много возможностей для продавцов. Но без стратегии и грамотного подбора ассортимента получать стабильно высокую прибыль…
16.12.2022
Доля маркетплейсов в российском e-commerce стремительно растёт с каждым годом. Многие продавцы отказываются от продвижения собственных интернет-магазинов в пользу сотрудничества…
16.12.2022
Торговая платформа Яндекс.Маркет предлагает партнерам разные модели сотрудничества – от полного фулфилмента до экспресс-доставки со склада с привлечением курьеров. Для…
15.12.2022
Каждый маркетплейс работает с партнерами на особых условиях. Но если правила относительно упаковки, создания контента и многие другие для всех…
15.12.2022
Популярность маркетплейсов в России ежегодно возрастает. Все больше предпринимателей стремятся представить свой товар на электронных торговых площадках, адекватно оценивая неплохие.
..
14.12.2022
Мы много раз писали, как создать интернет-магазин, публиковали бизнес-планы и полезные советы. Сегодня рассмотрим, сколько все это стоит — в…
14.12.2022
В начале 2022 года некоторые зарубежные бренды покинули российский рынок, открыв окно возможностей для региональных производителей и продавцов, занимающихся реализацией…
13.12.2022
Чего хотят ваши покупатели? С какими проблемами и трудностями сталкиваются при покупке? Тот, кто знает ответы на эти вопросы, никогда…
Порядок замещения временно отсутствующих учителей — что разъяснил Общероссийский Профсоюз образования — Блог инспектора народного образования
Страничка директора
eduinspector
Как показывает практика, нередко учителям приходится заменять временно отсутствующих своих коллег. При этом возникает немало вопросов, особенно по оплате труда за замещение.
Общероссийским Профсоюзом образования подготовлены Разъяснения о порядке замещения временно отсутствующих работников, а также условий оплаты труда лиц, обеспечивающих их временное замещение (далее — Разъяснения) применительно к порядку и условиям, установленным статьями 60.2 и 151 ТК РФ и положениями приказа Минобрнауки России от 22 декабря 2014 г. №1601. В Разъяснениях отдельный раздел посвящён особенностям замещения временно отсутствующих учителей.
Что такое замещение временно отсутствующих учителей
Замещение временно отсутствующих учителей — это выполнение учителями наряду со своей основной работой, определенной трудовым договором, с их письменного согласия (по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме) учебной (преподавательской) работы учителей, временно отсутствующих в связи с болезнью, получением дополнительного профессионального образования и по другим причинам.
Порядок замещения и условия оплаты труда при замещении
В Разъяснениях описан порядок замещения временно отсутствующих учителей, а также условия оплаты труда лиц, обеспечивающих их временное замещение, в следующих случаях.
1.Замещение отсутствующего учителя учителем той же специальности по тому же учебному предмету
В разъяснениях сказано, что при длительности замены менее 2 месяцев оплата производится на условиях почасовой оплаты, размер которой определяется с учетом квалификации замещающего работника.
Если же замена длится непрерывно свыше 2 месяцев, то со дня его начала уточняется недельный объема учебной нагрузки, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается, что дополнительный объем учебной нагрузки замещающему учителю устанавливается на период замены. Производится перерасчет месячной оплаты труда учителя
Если заранее известно, что замещение учителя будет осуществляться более двух месяцев, например, на период нахождения учителя в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, оформление дополнительного соглашения к трудовому договору об увеличении объема учебной нагрузки на период замены целесообразно осуществлять с первого дня замены без использования почасовой оплаты, т.
е. производить оплату труда из установленного замещающему учителю размера ставки заработной платы пропорционально объему учебной нагрузки, определенному с учетом часов замещения.
2. Замещение временно отсутствующего учителя другим учителем того же предмета, принятым на работу на период исполнения обязанностей временно отсутствующего работника
На период замещения временно отсутствующего учителя может быть принят другой учитель того же предмета. В этом случае с ним должен быть заключен срочный трудовой договор на период исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.
3. Замещение отсутствующего учителя учителем, преподающим другой предмет
Уроки временно отсутствующих учителей, как правило, должны замещаться учителями той же специальности. В исключительных случаях, когда учителя временно заменить учителем того же предмета невозможно, может иметь место замещение отсутствующего учителя учителем, преподающим другой предмет.
В этом случае учитель, преподающий другой предмет, проходит с обучающимися учебную программу по своему предмету несколько вперед, а при выходе на работу отсутствовавшего учителя он отдает ему эти часы, чтобы отсутствовавший учитель мог восполнить пропущенные учебные занятия.
— учитель, замещающий отсутствовавшего учителя в период замены дополнительную оплату не получает;
— при возвращении отсутствовавшего учителя, замещавший его учитель передает ему свои часы, при этом за ним сохраняется заработная плата, установленная при тарификации;
— отсутствовавшему учителю, который при возвращении будет проводить учебные занятия по своему расписанию и по расписанию учителя, замещавшего его в период отсутствия, кроме заработной платы, установленной при тарификации, должна производиться из установленного размера ставки заработной платы почасовая оплата за часы занятий, данные сверх фактического объема своей учебной нагрузки, установленного при тарификации.
4. Замещение временно отсутствующего учителя другим работником, который может вести преподавательскую работу по соответствующему предмету, например педагогом-психологом, социальным педагогом, педагогом-библиотекарем, методистом и др.
Отмечено, что в этом случае согласно подпункту «ж» пункта 2 постановления Минтруда России от 30 июня 2003 г. № 41 работа совместительством не считается и не требует заключения отдельного трудового договора.
Замещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, заключенному по основной должности, в котором указывается срок, в течение которого будет выполняться учебная (преподавательская) работа, ее содержание, объем учебной нагрузки и размер оплаты.
Разъяснено, что замещение временно отсутствующих учителей у того же работодателя (особенно на длительное время) может осуществляться путем временного перевода
Если с временно отсутствовавшим учителем трудовые отношения по каким-либо причинам прекращаются, а замещавшему работнику прежняя работа не предоставлена, и он не настаивает на ее предоставлении, продолжая работать учителем, условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным, т.е. трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.О почасовой оплате труда учителей
В Разъяснениях отмечено, что почасовая оплата труда учителей применяется:
— за часы, выполненные в порядке замещения отсутствующих по болезни или другим причинам учителей в течение не более 2 месяцев;
— за часы педагогической работы, выполненные учителями при работе с заочниками и детьми, находящимися на длительном лечении в больнице, сверх объема, установленного им при тарификации;
— при оплате за педагогическую работу специалистов организаций, привлекаемых для педагогической работы в образовательные учреждения;
— при оплате труда за часы педагогической (преподавательской) работы в объеме 300 часов в год в другой общеобразовательной организации (в одной или нескольких) сверх учебной нагрузки, выполняемой по совместительству на основе тарификации.
Разъяснено, что почасовая оплата производится пропорционально фактически выполненному объему учебной нагрузки. При этом размер оплаты за один час учебной (преподавательской) работы определяется путем деления месячной ставки заработной платы,
Среднемесячное количество рабочих часов определяется путем умножения нормы часов педагогической работы в неделю, установленной за ставку заработной платы педагогического работника, на количество рабочих дней в году по пятидневной рабочей неделе и деления полученного результата на 5 (количество рабочих дней в неделе), а затем на 12 (количество месяцев в году).
Учет замещений
В школах учет замещений уроков ведется в Журнале учёта пропущенных и замещённых уроков ответственным за замещения, как правило, заместителем руководителя. Основанием для записей в журнал являются данные, зафиксированные в приказах, изданных по школе, больничных листах, соответствующих записях в классных журналах и иных документах. Учитель, проводивший урок по замещению, в обязательном порядке должен поставить свою подпись в данном Журнале.
Учителя, замещающие отсутствующего учителя, делают соответствующие записи в классном журнале.
Источник: Разъяснения Общероссийского Профсоюза образования о порядке замещения временно отсутствующих работников
http://eseur.ru/newsletters/
Взаимозаменяемость сотрудников Образец статей
Все сотрудники, назначенные для выполнения настоящего контракта, должны обладать такими знаниями и опытом, которые позволят им выполнять возложенные на них обязанности.
Штат может поручить Поставщику отстранить любого работника от работы, разрешенной настоящим контрактом, если, по единоличному мнению Штата, работа этого работника не соответствует условиям настоящего контракта или если поведение этого работника становится неприемлемым. вредно для работы.1 2.1 Определение сотрудника 1 СТАТЬЯ 3 – ПРИЗНАНИЕ И ПРАВА ПРОФСОЮЗА 2
Если сотрудник прекращает работу в Компании из-за инвалидности, премия в отношении акций с ограниченным доступом вступает в силу немедленно. Для целей настоящего Соглашения считается, что Сотрудник прекратил свою работу в Компании по причине инвалидности, если Комитет установит, что физическое или психическое состояние Сотрудника, по причине которого его или ее работа была прекращена, был таковым в то время, что давало ему или ей право на получение ежемесячного пособия по нетрудоспособности в соответствии с любым планом компании по нетрудоспособности. Если Сотрудник не имеет права на получение пособий по какому-либо плану Компании по инвалидности, считается, что он или она уволились с работы по причине инвалидности, если Комитет решит, что его или ее физическое или психическое состояние дает ему право или ей на льготы в соответствии с любым планом Компании по нетрудоспособности, если он или она имеет на это право.
Агент может по своему усмотрению прекратить использование любого Нанятого сотрудника в любое время в течение Продажи. В случае увольнения любого Нанятого сотрудника Агент приложит все разумные усилия, чтобы уведомить Продавца не менее чем за пять (5) дней до этого, за исключением увольнения «по уважительной причине» (например, нечестность, мошенничество или нарушение обязанностей сотрудника), в в этом случае не требуется предварительного уведомления Торговца, при условии, что Агент уведомит Торговца как можно скорее после такого расторжения. С даты и после даты настоящего Соглашения и до Даты прекращения продажи Продавец не должен переводить или увольнять сотрудников Магазинов, кроме как «по уважительной причине» без предварительного согласия Агента.
Эта Опция не может быть реализована Получателем гранта ни в какой части, за исключением случаев, когда в любое время, начиная с даты предоставления и заканчивая не более чем за три (3) месяца до даты реализации, Получатель гранта, за исключением военных служебный отпуск, отпуск по болезни или другой добросовестный отпуск (например, временная работа в правительстве Соединенных Штатов), который был на постоянной работе в Компании, ее материнской или дочерней компании, за исключением того, что такой период в три (3) месяца должен один (1) год после увольнения Грантополучателя по причине его постоянной и полной нетрудоспособности.
Работник соглашается с тем, что после увольнения Работника у Работодателя Работник немедленно передаст Работодателю все имущество, оборудование, фонды, списки, книги, записи и другие материалы Работодателя или его контролируемых дочерних компаний или аффилированных лиц, находящиеся во владении или предоставляется Сотруднику.
Раздел 1. Работником, работающим полный рабочий день, считается любой сотрудник, регулярно отрабатывающий сорок (40) часов в неделю. Постоянный сотрудник — это сотрудник, чья занятость, как ожидается, будет продолжаться более пятнадцати (15) месяцев.
23.05 Любой Сотрудник, добросовестно сообщивший о предполагаемом или фактическом нарушении закона, постановления, политики или процедуры Университета, этических или профессиональных стандартов, будет защищен от возмездия в результате такого сообщения, независимо от того, , после расследования установлено, что имело место нарушение.
4.01 Ничто в настоящем Соглашении не может быть истолковано как сокращение или ограничение конституционных прав любого работника или любого права, прямо предоставленного Актом Парламента Канады.
Лицензиар должен приложить разумные усилия для обеспечения того, чтобы сервер или серверы Издателя имели достаточную мощность и скорость подключения для обеспечения Учреждений-участников и их Авторизованных пользователей качеством обслуживания, сравнимым с текущими стандартами в отрасли предоставления информации в режиме онлайн в Участвующие учреждения. Лицензиар должен гарантировать, что Издатель приложит разумные усилия для обеспечения непрерывного обслуживания семь (7) дней в неделю, в среднем 98% времени работы в месяц. Время простоя 2% включает периодическую недоступность из-за технического обслуживания сервера; установка или тестирование программного обеспечения; загружать или предоставлять дополнительные Лицензионные материалы по мере их появления; Лицензиар должен гарантировать, что Издатель может планировать короткие периоды недоступности при условии, что (1) Издатель приложит коммерчески разумные усилия, чтобы уведомить Лицензиата не менее чем за сорок восемь (48) часов, и (2) таким образом и в такое время, которые сводят к минимуму неудобства для Участвующих Учреждения и их Авторизованные пользователи, независимо от того, когда было направлено уведомление.
Штат может поручить Поставщику отстранить любого работника от работы, разрешенной настоящим контрактом, если, по единоличному мнению Штата, работа этого работника не соответствует условиям настоящего контракта или если поведение этого работника становится неприемлемым. вредно для работы.
Как позволить вашим сотрудникам поменяться сменами без путаницы
Даже при тщательном планировании и предусмотрительности сотрудники неизбежно будут время от времени сталкиваться с неожиданными событиями, из-за которых они не смогут работать в запланированную смену.
Перемены в расписании сотрудников и смены смен должны быть одним из самых неприятных моментов для менеджеров. Обновленные расписания, написанные карандашом или требующие запоминания теми, кто обменивается, и руководство, возможно, даже не знало об изменении, может вызвать проблемы. Очевидно, это создало проблемы как для сотрудников, так и для руководства, а также для ваших клиентов, которые ожидают полного и внимательного персонала для своего опыта.
Что такое переключение смен?
Обмен сменами означает, что если сотрудник не может отработать смену, он может поменяться сменами с другим сотрудником, чтобы гарантировать покрытие смены.
Почему ваша компания должна разрешить обмен сменами?
Руководителям достаточно сложно составить график, учитывающий доступность и предпочтения каждого и адекватно охватывающий каждую смену.
Еще больше времени занимает обработка бесконечного потока запросов на обмен сменами, неявок и звонков по болезни. Чтобы контролировать свое время, позвольте своим сотрудникам поменяться сменами или найти замену самостоятельно.
Если у некоторых сотрудников заработная плата значительно выше, чем у других, может быть целесообразно требовать окончательного утверждения менеджером запросов на показ обмена, чтобы вы могли принять обоснованное решение относительно затрат на оплату труда.
В наши дни существует множество способов избежать путаницы и разочарований, позволяя сотрудникам меняться сменами. Чтобы вашим сотрудникам было легко общаться друг с другом и с вами о последних изменениях в расписании. В идеале ваши сотрудники смогут легко получить помощь, когда они в ней нуждаются, и все будут знать о сменах с большим количеством свободного времени.
Вот несколько способов убедиться, что вы никогда не задаетесь вопросом, кто заменяет чей график, когда сотрудники меняются сменами.
Шаг 1. Определите четкий процесс
Настройка процедуры смены графиков и обучения сотрудников может избавить от многих головных болей.
Во-первых, убедитесь, что все ваши сотрудники четко понимают, как правильно менять смены.
Определите передовые методы, которые вы хотели бы, чтобы они использовали, и четко опишите все необходимые шаги, от обновления их профиля и расписания в программе (если вы ее используете) до отправки текстовых сообщений или звонков людям, участвующим в коммутатор (включая управление). Наличие одного простого стандартного процесса и обеспечение того, чтобы этот процесс был доведен до каждого отдельного сотрудника в рамках их обучения, означает, что все четко понимают ожидания в отношении изменения графика.
Вы можете даже подумать о том, чтобы включить напоминание о процессе во все документы или учебные материалы, которые вы предоставляете сотрудникам в их первый рабочий день.
Стандартный процесс обмена графиками сотрудников вместе с программным обеспечением может улучшить планирование бизнеса.
Шаг 2. Держите линии связи открытыми
Поощрение открытых линий связи между сотрудниками и руководством не только укрепляет доверие и взаимопонимание, но и помогает вам лучше управлять графиками, чтобы вы могли свести к минимуму обмен сменами.
Иногда согласованная доступность меняется из-за семейной жизни сотрудника или других обстоятельств, не зависящих от него. Хотя может быть сложно одновременно управлять меняющимися потребностями многих сотрудников, очень важно, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя комфортно, обращаясь к вам с этими изменениями, чтобы вы могли эффективно управлять общим графиком.
Хотя не всегда возможно удовлетворить запросы на обмен сменами, поддержание открытой коммуникации и создание среды, поощряющей открытость с руководством, помогут вам управлять наиболее важными сменами, а также уважать потребности ваших сотрудников — в результате в счастливой команде.
Шаг 3. Использование технологий
Во многих случаях технологии могут предложить простое и оптимизированное решение проблем планирования.
Если у вас нет технологического стека, выберите программное обеспечение для планирования сотрудников, такое как ZoomShift. Воспользуйтесь такими функциями, как Shift Swap, которая уведомляет квалифицированных сотрудников, как только открываются смены. Это позволяет свободным сотрудникам немедленно заполнять свободные места, а вам и остальным сотрудникам можно спокойно отдыхать, зная, что все смены заняты. Используя программное обеспечение, такое как ZoomShift, сотрудники могут обмениваться с кем-то сменами без вмешательства менеджеров.
Централизованное отслеживание местоположения и уведомления, встроенные в приложение рабочего графика, означают, что никто не останется без внимания, и вы всегда будете знать, кто работает в какую смену.
Многие программы также имеют такую функцию, как доска обсуждений, которая позволяет всем сотрудникам более открыто обсуждать графики, обмены, свободное время и другую информацию. Доски объявлений также можно использовать для облегчения процесса совместного планирования, превращая то, что раньше было разговором между отдельными сотрудниками и менеджерами, в более продуктивное и открытое обсуждение всей команды.
4. Поощряйте сотрудничество
По мере того, как ваши сотрудники знакомятся с вашей культурой и процессами, важно развивать культуру сотрудничества. Когда каждый сотрудник в вашей команде считает, что он работает для достижения общей цели, он будет гордиться своей работой и соответствовать стандартам, установленным вами и командой. Никто не хочет подводить свою команду, поэтому сотрудники не только сдержат свое слово, добровольно заняв доступную смену, но и с большей вероятностью предложат помощь в первую очередь. Вместо того, чтобы руководство контролировало и проверяло смены, вы будете развивать самодостаточную команду, которая заботится об интересах друг друга и обеспечивает бесперебойную работу.
Конечно, лучший способ избежать путаницы, связанной с обменом сменами, — это свести их к минимуму. Открытые, честные разговоры о потребностях ваших сотрудников и поощрение их приходить к вам со своими проблемами будут означать меньшее количество смен среди ваших сотрудников.
И когда странное изменение действительно происходит, приведенные выше советы помогут вам избежать путаницы.
Как настроить обмен сменами в ZoomShift
ZoomShift позволяет вашим сотрудникам управлять своим графиком и находить замену при необходимости. Чтобы настроить переключение смен в ZoomShift, начните с включения его в меню настроек:
Нажмите Настройки на панели навигации в верхней части экрана и нажмите Запросы на смену в разделе Настройки расписания.
Переключите параметр Запросы на смену на зеленый, чтобы включить запросы на смену для всей организации. Это даст вашим сотрудникам максимальную свободу самостоятельно менять смены и обходить одобрение менеджера, автоматически помечая их утвержденными. Чтобы включить запросы на смену, но по-прежнему требуется окончательное ручное утверждение со стороны руководства, переключите второй параметр, который говорит Требуется утверждение запроса на сменную крышку .
Теперь, когда запросы на смену разрешены, вы можете создать ее на экране Домашняя страница или Расписание , щелкнув по смене, которую вы хотите закрыть.
Появится окно параметров смены, и вы увидите Новая крышка смены в качестве опции внизу экрана.
После нажатия вы захотите подтвердить данные смены вверху, затем нажмите Создать запрос обложки смены синим цветом.
Затем вы можете добавить любые соответствующие примечания для запроса покрытия смены в поле Примечания , например, почему вам нужно покрытие смены или важные подробности о смене.
Переключите, является ли это публичной офертой , , что означает, что любой, кто имеет право, может ее забрать.
Выберите Предложение членам команды , если у вас есть конкретные товарищи по команде, которым вы хотите отправить запрос на смену.
Об авторе