Приказ об изменении рабочего времени: Образец приказа об изменении графика работы в 2022 году. Приказ об изменении режима рабочего времени

Приказ об изменении рабочего времени: Образец приказа об изменении графика работы в 2022 году. Приказ об изменении режима рабочего времени

обзор законодательства и решение Диадока — Диадок

В Трудовом кодексе теперь описано, как вести ЭДО с работниками, как оформить перевод кадровых документов в электронный вид, какие подписи можно применять. В статье называем основные изменения в законодательстве и рассказываем о модуле Диадока для кадрового ЭДО (КЭДО).

22 ноября 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Появилось определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Поправки разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Федеральный закон № 377-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс, которые создали полноценную законодательную базу для КЭДО. Положения этого закона касаются сотрудников на рабочих местах. Электронный документооборот с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 ТК РФ.

Какие документы станут электронными

Перевести в электронный вид можно заявление и приказ на отпуск, трудовой договор, заявление об увольнении, табель учета рабочего времени и другие документы.

Однако часть документов по-прежнему надо будет оформлять на бумаге:

• приказ об увольнении;
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Какие типы подписей подойдут для КЭДО

Работодателю можно применять усиленную квалифицированную и неквалифицированную подписи — КЭП и НЭП. Сотрудникам разрешено использовать еще простую электронную подпись (ПЭП). Без заключения соглашения о порядке проверки подписи работают только с УКЭП.

Некоторые документы подписывают определенными типами подписей со стороны работодателя и сотрудников:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• внесение изменений в договоры;
• приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
• уведомление об изменении условий трудового договора;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении и его отзыв;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
• ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.

Типы подписей для электронных кадровых документов

Документы	Работодатель	Сотрудники
Документы из списка выше	КЭП	КЭП, НЭП
Иные документы	КЭП, НЭП	КЭП, НЭП, ПЭП

Подробно нюансы законодательства в области кадрового ЭДО наши эксперты разобрали на вебинаре. Наталья Никитина, советник генерального директора по взаимодействию с государственными органами в Контуре, рассказала, какой порядок перехода на ЭДО зафиксирован в Трудовом кодексе, почему электронные документы дают работодателю больше гарантий при взаимодействии с сотрудниками и можно ли отозвать согласие работника на КЭДО.

Модуль КЭДО от Диадока

В Диадоке есть решение для обмена документами с сотрудниками. Модуль КЭДО работает в двух вариантах: интеграция с кадровой системой и веб-версия, адаптивная для мобильных устройств.

Специалисты по кадрам благодаря решению создают, отправляют, получают и проверяют статусы документов онлайн. Сотрудники могут удаленно ознакомиться с документами, подписать их электронной подписью и отправить заявления в отдел кадров.

Как работает модуль КЭДО, какие возможности есть для разных бизнес-сценариев, как реализованы маршруты согласования и интеграция, на вебинаре прокомментировала Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке.

Получите бесплатную консультацию по переходу на кадровый ЭДО

Оставить заявку

Как оформить приказ о изменениях паспортных данных работника — Бухонлайн

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Обновлено 25 июля 2022

25 июля 2022

Автор Алексей Крайнев

При участии Юлия Бусыгина

В настоящей статье рассмотрены две наиболее частые ситуации — смена фамилии и замена паспорта.

Мы подробно рассказали что именно надо сделать, какие документы и как оформить. Также в статье приведены образцы документов, необходимых при изменении личных данных работника.

Содержание

1. Ситуация первая: смена фамилии
2. Ситуация вторая: замена паспорта

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой распространенной ситуации, которая несмотря на «популярность» постоянно вызывает вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку работника. Однако для внесения изменений нужно основание. Таким основанием будут представленные работником документы, подтверждающие смену фамилии. А вот о том, чтобы работник принес эти документы, стоит позаботиться заранее. Проще всего включить в трудовой договор стандартное условие о том, что сотрудник обязан известить работодателя о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в этом договоре.

Составить и распечатать трудовой договор

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии, — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их (о том, как это сделать, см. «Как правильно заверить копию документа»).

Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами

Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

В связи со сменой фамилии после заключения брака (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р.К.

05 июля 2022 года

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому, кто откроет личное дело сотрудника (в том числе проверяющему), будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно проставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Важно

Не забудьте сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением правления Пенсионного фонда от 07.12.20 № 846п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления о смене фамилии можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то нужно инициировать процедуру выпуска новой карточки. Также отметим, что изменение фамилии является основанием для змамены полиса ОМС. Но подать соответствующее заявление должен сам работник. А вот если компания-работодатель заключила в пользу работника договор добровольного медицинского страхования, то именно она должна оформить документы, необходимые для замены полиса ДМС.

Все перечисленные моменты нужно отразить в приказе, который может выглядеть примерно так:

Общество с ограниченной ответственностью «Первый»

ПРИКАЗ

 

№ 1234/к-п

11 июля 2022 г.

 

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

 

Приказываю:

 

1. В срок до 15 июля 2022 г.:

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).

1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.

1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.

1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.

1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.

К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 11 января 2021 года №14-дVIP).

1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.

1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.

1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

 

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н. И.

 

 Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

Внимание!

Смена фамилии или других персональных данных работника не является самостоятельным основанием для сдачи формы СЗВ-ТД. Необходимые данные для внесения изменений в сведения персонифицированного учета Пенсионный фонд возьмет из формы АДВ-2. Соответственно, если работник перешал на электронную трудовую книжку, то работодателю не придется предприниматель специальных действий, чтобы внести в нее изменения, связанные со сменой фамилии. В дальнейшем нужно будет сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД с указанием новой фамилии сотрудника в общем порядке (то есть в тех случаях, когда произойдут какие-либо кадровые события).  

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Также на основании указанного приказа нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору примерно такого содержания:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

 к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд

 

Город Краснодар

15 июля 2022 года

 

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):

 

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.

 

2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:

«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 28 июня 2022 года УВМ ГУ МВД России по Краснодарскому краю, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

 

3. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Составить и распечатать трудовой договор по готовому шаблону Составить бесплатно

Внимание!

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующая ситуация, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, — получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении документа и в других подобных случаях, так и в плановом порядке — при достижении работником 20 или 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше. Однако документов, в которые надо будет внести изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Сначала нужно получить у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К.

05 июля 2022 года

На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.

 

Общество с ограниченной ответственностью «Первый»

 

ПРИКАЗ

 

№ 1256/к-п

11 июля 2021 г.

 

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

 

Приказываю:

 

1. В срок до 15 июля 2022 г.:

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.

1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 11 января 2021 года №14-дVIP).

1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

 

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

 

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Наконец, на основании этого приказа надо подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно может выглядеть следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

 к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд

 

Город Краснодар

15 июля 2022 года

 

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):

 

1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции:

«Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 28 июня 2022 года УВМ ГУ МВД России по Краснодарскому краю. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15.

Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995»

 

2. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Обратите внимание, что в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике.

На практике сложились два варианта отражения в трудовых договорах сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п. ). Первый вариант — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора. Второй вариант — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант, приведенный в этой главе статьи, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора. А тот вариант, который мы рекомендовали в главе, посвященной смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.

Важно

Если замена паспорта не связана с изменением данных, которые содержатся в лицевом счете работника (ФИО, дата и место рождения, пол, адрес, указанные на основании старого паспорта), то никаких заявлений в Пенсионный фонд подавать не надо. Равно как и не требуется специально сообщать налоговикам новые паспортные данные сотрудника. 

Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность

В закладки

 Поделиться

495 497

 

Тест для самопроверки

1. Сотрудница отдела продаж вышла замуж и сменила фамилию. Надо ли в связи с этим вносить исправления в заключенный с нею трудовой договор?

   • Да, надо зачеркнуть старую фамилию и вписать новую, с указанием данных свидетельства о заключении брака

   • Да, надо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, подписанное работником и работодателем

   • Да, надо расторгнуть этот договор по соглашению сторон, и заключить новый с верными данными

   • Нет, смена фамилии не требует внесения правок в трудовой договор

2. Нужно ли получать заявление сотрудника, сменившего фамилию, для того, чтобы внести изменения в кадровые документы?

   • Да, это обязательно в любом случае

   • Нужно, только если с работником заключен срочный трудовой договор

   • Нужно, только если сотрудник хочет получить новую трудовую книжку

   • Нет, заявление необязательно

3. Как внести изменения в трудовую книжку работника, который получил новый паспорт в связи с достижением 45 лет?

   • Необходимо выдать работнику новую трудовую книжку

   • Эти изменения оформляются специальным вкладышем в трудовую книжку

   • Старые сведения зачеркиваются и над ними пишутся новые, а на внутренней стороне обложки указывается причина изменений

   • Изменения в трудовую книжку вносить не требуется

Шаблон письма-уведомления об изменении графика работы для предприятий

Иногда вам, как работодателю, необходимо изменить график работы ваших сотрудников. Чтобы убедиться, что все приходят, когда вы ожидаете, и бизнес идет как обычно, вы должны отправить эти изменения в письменной форме с письмом-уведомлением об изменении графика работы.

‍

Но что это за письмо и что в него вставить? И как вы должны формулировать вещи?

‍

Чтобы помочь вам, мы создали руководство о том, что нужно указать в письме о смене рабочей смены, и включили шаблон, который вы можете адаптировать к своим потребностям.

Что такое письмо-уведомление об изменении графика работы?

Письмо-уведомление об изменении графика работы — это письмо для ваших сотрудников, информирующее их о предстоящем изменении их рабочего времени. Это может быть что угодно, от изменения времени смены до регулярного предоставления им большего или меньшего количества часов.

Образец письма-уведомления об изменении графика работы

Если вы не знаете, как сформулировать что-либо, не волнуйтесь. Мы подготовили для вас наш шаблон письма. Просто нажмите «Создать копию», и вы сможете редактировать свои собственные. Чтобы помочь вам настроить его в соответствии с вашими потребностями, мы перечислили несколько сценариев под заполнителями, которые вы можете позаимствовать, чтобы быстро создать индивидуальное письмо.

Или вы можете скопировать и вставить шаблон из фактического текста здесь:

[Бланк компании]

[Контактная информация]

‍

[Сегодняшняя дата]

‍

Изменение 3

Re: Уведомление 3

‍

Уважаемый [Имя сотрудника],

‍

Спасибо за то, что вы такой преданный и гибкий сотрудник. Мы ценим все, что вы делаете.

‍

После тщательного рассмотрения мы решили внести изменения в вашу смену. [Причина изменения, например:]

‍

• Мы увеличиваем время работы с начала [месяца], чтобы лучше удовлетворять потребности наших клиентов.
• Мы переходим на график 4/10, чтобы помочь нашим сотрудникам лучше сбалансировать работу и личную жизнь.
• Мы открываем новый офис, и наши потребности в персонале изменились.
• Сотрудник уволился из компании, и нам необходимо дополнительное покрытие в течение этого временного интервала.
• Вы запросили переход на члена команды, работающего неполный рабочий день.

‍

Начиная с [изменение даты вступает в силу], ваше новое рабочее время будет [название смены, если применимо] [список обновленных рабочих часов].

‍

Это расписание будет действовать до [последний день изменения расписания].

‍

[Изменения в оплате, если применимо]

• Несмотря на изменение часов, ваша ставка оплаты и количество часов в неделю остаются прежними.
• Поскольку теперь вы будете работать во вторую смену, вы имеете право на надбавку за смену в размере [$XX.XX] в час. Начиная с [дата изменения] ваша новая ставка оплаты будет [$XX.XX] в час.
• С добавлением новых часов ваша еженедельная оплата будет увеличиваться на [$XX. XX] за период оплаты.
• Поскольку вы будете работать меньше часов в неделю, ваша еженедельная оплата также уменьшится. Тем не менее, ваша оплата за час остается прежней.

‍

Пожалуйста, сообщите [лицо или отдел], если у вас есть вопросы или конфликты, или если вам нужны разъяснения по какому-либо вопросу.

‍

С уважением,

[Ваша подпись]

[Ваше имя]

Приложения: [Виды прилагаемых документов]

• Новый общекорпоративный график работы
• Дополнительная информация об изменениях
• Политика компании в отношении изменения рабочего времени

Образец письма об изменении рабочего времени

Если вы хотите увидеть, как все части сочетаются друг с другом, вот как может выглядеть образец делового письма с использованием нашего шаблона. Просто нажмите «Создать копию», и вы сможете редактировать свои собственные.

Или вы можете скопировать и вставить образец письма из реального текста здесь:

Компания ABC

2222 Hickory Lane

Whereville, Mi 99999

‍

13 октября, 2022

‍

Re: Уведомление об изменении смены

‍

Уважаемый Jane Doe,

‍

. быть таким преданным и гибким сотрудником. Мы ценим все, что вы делаете.

‍

После тщательного рассмотрения мы решили внести изменения в вашу смену. Мы расширяем наши часы, начиная с конца ноября, чтобы лучше удовлетворить потребности наших клиентов. С 28 ноября мы работаем с 8:00 до 20:00 с понедельника по субботу.

‍

Начиная с понедельника, 28 ноября, вы будете работать во вторую смену. Ваши конкретные часы будут с 2 до 8 вечера. с понедельника по пятницу. Вы не будете работать по субботам.

Ставка заработной платы и количество часов в неделю остаются прежними.

‍

Пожалуйста, сообщите в отдел кадров, если у вас есть вопросы или конфликты, или если вам нужны разъяснения по какому-либо вопросу.

‍

С уважением,

‍

Джейн Босс

‍

Приложения: новый график работы всей компании происходит

Сколько часов каждую неделю сотрудник должен планировать на работу

Как долго продлятся изменения

‍

По сути, ваше письмо должно содержать подробную информацию, необходимую вашему сотруднику, чтобы продолжать отмечаться на работе вовремя.

‍

Вы также можете напечатать это письмо на официальном бланке с названием компании и вашим логотипом.

‍

Это все, что вам действительно нужно, если вы хотите быть кратким и приятным. Но некоторая дополнительная информация может иметь большое значение для того, чтобы избежать возражений со стороны сотрудников. Если у них будет более полная картина, они с большей вероятностью попадут на борт. Вы можете указать такие вещи, как:

‍

• Причина изменения : Если есть конкретная причина изменения, например увеличение спроса со стороны клиентов или нехватка персонала, вы можете указать эту информацию.
• Любые изменения в компенсации в результате изменения. Будет ли теперь ваш сотрудник иметь право на надбавку за смену? Останется ли их зарплата прежней? Сообщите своему сотруднику, чего ожидать, когда наступит день выплаты жалованья.
• Что делать, если возник конфликт : Если у сотрудника возникли проблемы с новым графиком смены, что ему делать? Есть ли у вас политика компании по этому вопросу? Если да, укажите это в своем письме. Если нет, подумайте, что бы вы хотели, чтобы ваш сотрудник сделал, чтобы он не оставался в догадках.

Как доставить это письмо?

Письмо такого типа должно быть отправлено как официальное письмо. Вы, , могли бы обсудить изменения лично, либо на встрече один на один, либо в неофициальном электронном письме или служебной записке, но последующее письменное уведомление всегда является хорошей идеей.

Когда вы должны отправить своим сотрудникам уведомление об изменении работы?

Если вы решили изменить график работы вашего сотрудника, имеет смысл уведомить его как можно раньше. Многие работодатели рассылают это уведомление примерно за две недели до того, как изменения вступят в силу. Это дает сотрудникам достаточно времени, чтобы приспособиться и внести необходимые изменения в свою личную жизнь.

‍

Но вам следует проверить, есть ли в вашем штате законы о том, когда вы должны уведомлять сотрудников об изменениях в расписании. Несколько мест в США внедрили эти законы о прогнозирующем расписании для защиты сотрудников. Другие штаты говорят о том, чтобы последовать их примеру. В настоящее время действуют законы в следующих штатах:

‍

• Арканзас
• Калифорния
• Джорджия
• Иллинойс
• Айова
• Нью-Йорк
• Орегон
• Пенсильвания
• Теннесси
• Вашингтон

‍

Например, в штате Орегон компании в сфере общественного питания, гостиничного бизнеса и розничной торговли, в которых работает не менее 500 сотрудников, должны публиковать графики работы своих сотрудников не менее чем за две недели. заранее, включая все дежурные смены. Если вы измените план после его публикации, сотрудники имеют право отказаться и получить дополнительную компенсацию.

‍

Некоторые города Калифорнии также приняли аналогичные законы, хотя на уровне штата еще нет закона о прогнозируемом расписании. Например, если вы работаете в сфере розничной торговли или быстрого питания в Эмеривилле с определенным количеством сотрудников, вам нужно будет доплатить своему сотруднику, если вы измените его график с уведомлением менее чем за 14 дней. Сколько вам нужно заплатить, зависит от того, сколько времени вы уведомили.

Зачем отправлять уведомление об изменении графика работы?

Письменное уведомление документирует изменение, показывает, что вы его продумали, и позволяет вашему сотруднику скорректировать свои планы. Рассмотрим эти причины подробнее.

‍

• Создает документальный след : Если возникнет какое-либо недопонимание по поводу изменений, внесенных в расписание сотрудника, вы можете вернуться к письму как к документации.
• Это показывает, что вы серьезно относитесь к изменениям : Когда вы пишете что-то, это показывает, что вы серьезно относитесь к ситуации и что это не просто то, о чем вы подумали по прихоти. Это дает вашим сотрудникам уверенность в ваших способностях к планированию и помогает им поверить, что вы не перемещаете их случайным образом из смены в смену только потому, что можете.
• Это дает сотрудникам время приспособиться : Отправляя письмо заранее, вы даете им время морально и физически подготовиться к изменениям в расписании их смен. Затем они могут планировать свою жизнь на новые часы и принимать необходимые меры (например, уход за детьми).

‍

Таким образом, хотя по закону ваше местоположение может не требовать от вас уведомления сотрудников, это все же имеет смысл.

Должны ли сотрудники давать согласие на изменения в расписании?

Как работодатель вы имеете право O.K. от Министерства труда (DOL), чтобы изменить график работы сотрудника по своему усмотрению, даже если вашему сотруднику не нравится их новый график.

‍

Но то, что вы можете изменить график своего сотрудника, не означает, что вы должны это делать. Изменение вещей может создать много хаоса и путаницы. Кроме того, это не всегда справедливо по отношению к сотрудникам, у которых могут быть другие обязательства вне работы. Это означает, что изменение графика работы может привести к тому, что письмо об увольнении окажется на вашем столе.

Какие существуют ограничения на изменение графика работы сотрудника?

Согласно федеральному закону, вы не можете вносить изменения в график работы сотрудника, которые нарушают условия его трудового договора, например перевод штатного сотрудника на неполный рабочий день.

‍

Если вы ведете бизнес, в котором работают члены профсоюзов, вам также необходимо соблюдать коллективный договор. В этом официальном документе, среди прочего, изложены правила и положения, касающиеся планирования работы сотрудников. Это юридический договор между профсоюзом и руководством. Вы также должны помнить о любых законах штата о расписании, которые применимы к вам.

‍

Другие пункты в вашем списке дел должны обеспечить точное отражение этих изменений в вашей платежной ведомости. Hourly делает эту часть простой благодаря встроенной функции отслеживания времени и посещаемости. Независимо от того, когда ваши сотрудники придут на работу, они получат правильную сумму за отработанное время.

Что, если ВЫ получите Письмо с запросом на изменение смены сотрудника?

Если сотрудник присылает вам письмо с просьбой изменить его график, ваша задача — незамедлительно ответить в письменной форме. Сообщите им, одобряете ли вы запрос.

‍

Если вы согласны, напишите, какое у них новое расписание и дату начала новых часов.

‍

Что делать, если ваш ответ отрицательный?

‍

Попробуйте предложить альтернативное решение. Например, если они просят изменить график работы, что невозможно, посмотрите, есть ли другое время, которое будет работать лучше.

‍

Помните, что сотрудники часто заняты вне работы. Так что будьте понимающими и гибкими, когда дело доходит до смены смены. Любые изменения, которые вы вносите, могут быть взаимовыгодными.

Удобная обработка изменений в графиках работы сотрудников

Уведомление ваших сотрудников об изменениях в их расписании не должно быть стрессовым или сложным. Записав изменение за две недели до того, как оно произойдет, вы дадите им время подготовиться к новым часам работы. Таким образом, вы можете быть уверены, что все находятся на одной странице, чтобы изменения внедрялись плавно, а ваш бизнес продолжал работать.

За какое уведомление об изменении рабочего времени?

Внесение изменений в условия договора с вашими сотрудниками, например, изменение рабочего времени, называется «вариацией договора». Если в их договоре указано согласованное количество часов, которые они должны работать каждую неделю, вы не можете произвольно сократить их . Вы должны следовать справедливой процедуре изменения условий контракта и убедиться, что вы не нарушаете трудовое законодательство.

 

Можете ли вы изменить рабочее время сотрудников?

Как работодатель, первое, что вы должны сделать, это проверить контракты ваших сотрудников, чтобы узнать, есть ли в них оговорка об изменении.

Пункт об изменении позволяет вам вносить возможные изменения в трудовой договор при условии соблюдения вами положений, содержащихся в этом пункте.

Если в договоре есть пункт об изменении, вам необходимо убедиться, что вы соблюдаете положения, включая указанный период уведомления. Если в пункте об изменении ничего не говорится о периоде уведомления, вы должны решить, за какое время уведомить работника. Им может потребоваться время, чтобы устроиться дома (например, это может повлиять на уход за детьми или другие обязанности по уходу) и привыкнуть к любым предлагаемым изменениям.

 

За какое время нужно уведомить об изменении рабочего времени?

Закон гласит, что вы должны направить сотруднику «надлежащее» или «разумное» уведомление об изменении условий контракта. Однако он не дает определения того, что является «адекватным» или «разумным». Это потому, что это будет означать что-то различное в разных секторах, отраслях и профессиях.

Всегда рекомендуется излагать любые предлагаемые изменения в письменной форме и удостовериться, что ваши сотрудники дали письменное согласие на изменение.

 

Изменение продолжительности рабочего времени с согласия работника

Если у вас есть согласие работника, вы должны обновить условия найма ваших работников письменным заявлением. Обычно он состоит из основного документа и более широкого письменного заявления. Важно отметить, что это не трудовой договор.

В течение одного месяца вам нужно будет написать своим сотрудникам письмо с изложением изменений и датой вступления изменений в силу.

Можно ли изменить рабочее время без согласия работника?

Вы всегда должны учитывать права своих сотрудников при рассмотрении вопроса о внесении фундаментальных изменений в их трудовой договор, в том числе: они работают в знак протеста. Это означает, что хотя они продолжают работать на вас, это не означает, что они принимают новые условия и не отказываются от любого потенциального нарушения контракта. Они должны четко указать, что они не принимают изменения в письменной форме.

Не существует установленного или строгого ограничения по времени, в течение которого сотрудник может работать «в знак протеста», и каждый случай будет другим. Хотя в деле Rigby v Ferodo [1988] сотрудники умудрялись работать «в знак протеста» несколько месяцев.

Сотрудник должен работать с вами, чтобы попытаться найти решение, как только он будет проинформирован об изменении рабочего времени.

Некоторые сотрудники могли сначала согласиться с изменением рабочего времени, а затем передумать. Если они работали в соответствии с пересмотренным графиком работы до регистрации, они работают «в знак протеста», у них могут возникнуть некоторые трудности с обоснованием своей первоначальной позиции перед трудовым трибуналом. Однако, если изменение не оказало непосредственного влияния на работника, они могут не быть связаны этим изменением.

Сотрудники защищены от дискриминации в соответствии с Законом о равенстве 2010 года. Это включает в себя дискриминацию по признаку пола, пола и религии, а также равенство для сотрудников с ограниченными возможностями.

 

Что делать, если нет оговорки об изменении?

Это более сложная ситуация, требующая деликатного обращения, чтобы не допустить нарушения прав сотрудников.

В соответствии с Законом о равенстве 2010 г. сотрудники защищены от дискриминации. Если сотрудник считает, что он подвергся дискриминации из-за «защищенной характеристики», он может подать иск о дискриминации.

Следующие характеристики защищены Законом о равенстве 2010 г.:

• Возраст
• Инвалидность
• Изменение пола
• Брак и гражданское партнерство
• Беременность и материнство
• Гонка
• Религия или убеждения
• Секс
• Сексуальная ориентация

 

В отношении любого предлагаемого изменения рабочего времени без оговорки об изменении вам следует проконсультироваться со своим сотрудником (сотрудниками), прежде чем вносить изменения в их контракт. Без консультации сотрудники, которые уходят в отставку в результате изменения, могут подать иск о конструктивном увольнении.

Период уведомления об изменении рабочего времени также должен быть согласован с работником до внесения любых изменений. Общее правило заключается в том, что вы должны уведомлять об увольнении как минимум за одну неделю за каждый завершенный год службы и как минимум столько же, если вы увольняли сотрудника.

 

Могу ли я расторгнуть контракт и снова нанять кого-то на новых условиях?

Возможно расторжение контракта с работником и его повторное трудоустройство на новых условиях, но такой образ действий, как правило, сопряжен со значительным риском и требует консультации специалиста по юридическим вопросам.

Если вы увольняете какого-либо сотрудника, закон требует, чтобы вы следовали правильной процедуре увольнения. Процесс увольнения используется для сокращения рабочей силы, и его не следует использовать для обхода изменения рабочего времени, когда сама должность все еще существует. В случае сомнений рекомендуется проконсультироваться со специалистом по трудоустройству.

Если вы уволите сотрудника и попытаетесь повторно нанять его таким образом, он может обратиться в суд по трудовым спорам и подать иск о нарушении контракта или несправедливом увольнении.

 

Запросы на гибкий график работы

Если сотрудник не может согласиться с изменением рабочего времени и работал на вас в течение предшествующих 26 недель, он может запросить гибкий график, чтобы обойти это изменение. Если они сделают такой запрос, это может быть истолковано как принятое вами изменение и теперь снова запрашивающее его изменение. Это важное соображение, потому что оно усложняет или ставит абсолютный барьер для сотрудников, предъявляющих определенные виды претензий.

У вас есть три месяца с момента запроса, чтобы предоставить сотруднику свое решение. В случае отказа вы должны указать одну из допустимых деловых причин:

• Бремя расходов
• Влияние на обслуживание клиентов вредное по своей природе
• Вопросы подбора персонала
• Отсутствие существующего персонала, способного покрывать или выполнять обязанности работника
• Отрицательное влияние на качество
• Негативное влияние на производительность
• Отсутствие работы в течение предлагаемого периода работы
• Существующие структурные изменения в бизнесе

 

Ответ не обязательно должен быть в письменной форме, но в соответствии с общепринятой практикой так и должно быть. Важно понимать, что сотрудник не имеет права обжаловать ваше решение. Хотя они могут сделать это, если вы не следовали правильной процедуре, изложенной в руководстве БСПС, не указав одну из разрешенных причин, если потребовалось более трех месяцев для принятия решения или указав фактически неправильные причины. Хотя нарушение процедуры ACAS не является незаконным, трибунал примет во внимание, следовал ли работодатель правильной процедуре при принятии решения.

 

Правовые риски, связанные с изменением рабочего времени

Что произойдет, если вы попытаетесь навязать изменения своим сотрудникам без согласия или повторно наймете их на новых условиях?

На начальном этапе всегда лучше попытаться решить споры об изменениях в контракте или изменениях рабочего времени, обсудив все с вашими сотрудниками на формальной или неформальной основе. Если это не удается, то посредничество должно быть вашим следующим шагом.

В конечном счете, если вы внесли изменение без согласия ваших сотрудников, которое не может быть решено путем обсуждения или посредничества, то они имеют право подать в отставку и потребовать конструктивного увольнения и передать свое дело в суд по трудовым спорам.

У работника будет три месяца с момента окончания его работы или возникновения проблемы (менее одного дня), чтобы подать претензию, это известно как «дата исковой давности». Перед предъявлением претензии сотруднику будет предложена возможность урегулировать спор без обращения в суд, это делается с помощью бесплатной услуги раннего примирения ACAS. Как только БСПС получает уведомление о примирении, срок ограничения продлевается, чтобы дать время для примирения.

ACAS выступит посредником между сторонами и даст вам возможность достичь соглашения, если это невозможно, то работник сам решает, подавать ли заявление в трудовой трибунал. Важно отметить, что соглашения ACAS имеют обязательную юридическую силу и подлежат исполнению в суде.

Работодатель не обязан соглашаться присутствовать на согласительной встрече или вообще участвовать в процессе. Если вы откажетесь от досрочного примирения, ACAS выдаст сотруднику сертификат, который позволит ему заполнить форму ET1, если он решит продолжить рассмотрение своего заявления. Работодатель может принять решение о подаче встречного иска против работника, и у него есть шесть недель с момента получения требования работника, чтобы подать его.

Трибунал по трудовым спорам может принять следующие меры в случае проигрыша вашего дела:

• Компенсационная выплата вашему сотруднику. Это зависит от типа дела и от того, сколько денег потерял работник. При этом также учитывается возраст работника, стаж работы и заработная плата на момент прекращения его работы.
• Компенсация вашим сотрудникам любых расходов на свидетелей, которые они могли понести
• Улучшение условий труда работника
• Возврат работника на работу

Если работодатель не согласен с решением суда по трудовым спорам, у него есть 14 дней с момента его получения, чтобы обжаловать это решение. Должна быть веская причина для его пересмотра, т.е. если вы считаете, что суд допустил юридическую ошибку, вы не знали о слушании или появились новые доказательства. Однако вы не можете подать апелляцию только потому, что не согласны с решением трибунала.

 

Схема поддержки работы в связи с коронавирусом

Сокращение рабочего времени может быть вариантом для работодателей, борющихся с текущими экономическими трудностями.

Работодатели могут воспользоваться новой государственной схемой поддержки занятости, сократив «оплачиваемое» рабочее время сотрудников и тем самым временно сократив фонды заработной платы.

Целью правительства является защита «жизнеспособных» рабочих мест, когда работодатели сталкиваются со снижением спроса на товары или услуги в результате Covid-19. Это означает, что предприятия будут продолжать платить своим сотрудникам за отработанные часы, но стоимость неотработанных часов по контракту будет разделена между государством (через поддержку заработной платы) и работником (посредством снижения заработной платы). Треть неотработанных часов будет оплачиваться государством до предела и обеспечивать получение работниками не менее 77% их обычной заработной платы.

Схема будет действовать с 1 ноября 2020 года в течение шести месяцев.

Нужна помощь?

Специалисты DavidsonMorris по трудовому праву работают с работодателями, помогая им решать вопросы управления персоналом, включая внесение изменений в контракты, например, в рабочее время. Различные договорные условия могут представлять юридические риски и, если их не соблюдать должным образом, могут повлиять на моральный дух и производительность труда. Тесно сотрудничая с нашими специалистами по персоналу, мы обеспечиваем целостный подход к управлению изменениями и их осуществлению. Чтобы получить консультацию по внесению изменений в контракты с вашими сотрудниками, свяжитесь с нами.

 

Сколько времени нужно уведомлять об изменении рабочего времени? Часто задаваемые вопросы

Может ли работодатель изменить рабочее время без согласия?

Нет, работодатель должен либо направить уведомление в соответствии с пунктом об изменении, либо направить «адекватное» или «разумное» уведомление об изменении рабочего времени по контракту, предпочтительно после обсуждения и согласия работников.

За какое время нужно уведомить об изменении контрактных часов?

Если период уведомления указан в пункте об изменении, то этот период уведомления должен соблюдаться как минимум. Если в трудовом договоре нет пункта об изменении или есть, но ничего не говорится о периоде уведомления, то вы должны выделить одну неделю уведомления на каждый год выполненной работы. Или, если не прошел один год, период уведомления, предусмотренный в контракте, если вы увольняли работника.

Может ли работодатель менять смены без спроса?

Если вы меняете количество отработанных часов (например, сокращаете рабочее время по контракту), вам необходимо будет следовать правильной процедуре, чтобы изменить эти рабочие часы, не затрагивая трудовые права ваших сотрудников. Вы должны предоставить работнику по крайней мере количество часов, указанное в договоре, с учетом любых изменений. Существует также возможность присоединиться к правительственной схеме поддержки занятости, которая, как обсуждалось выше, позволяет работодателю продолжать платить работникам за отработанные часы, а правительство увеличивает заработную плату работника как минимум до 77%.