Приказ в командировку: Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9). Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N T-9a)

Приказ в командировку: Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9). Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N T-9a)

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9, Форма по ОКУД 0301022) \ КонсультантПлюс

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301022│

├───────┤

________________________________________________ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

│ │

─────────────────────────────────────────────────┴───────────────┘

фамилия, имя, отчество

__________________________________________________________________

структурное подразделение

__________________________________________________________________

должность (специальность, профессия)

__________________________________________________________________

место назначения (страна, город, организация)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

┌─────────────┐

сроком на │ │ календарных дней

└─────────────┘

с «__» __________ 20__ г. по «__» ___________ 20__ г.

с целью __________________________________________________________

__________________________________________________________________

Командировка за счет средств _____________________________________

указать источник финансирования

Основание (документ,

номер, дата): ____________________________________________________

служебное задание, другое основание (указать)

__________________________________________________________________

Руководитель организации ___________ _______ _____________________

должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен _________________ «__» _________ 20__ г.

личная подпись

Документальное оформление служебной командировки

Когда работодателю нужно отправить сотрудника в командировку, перед специалистами кадровой службы возникают вопросы, как правильно это оформить. Давайте разберемся в нюансах

Общие положения

Командировки сотрудников регламентируют гл. 24 ТК РФ и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К ним и нужно обращаться при возникновении вопросов по командировкам.

• Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).  

Из этого определения следует:

1. В командировку можно отправить только работника, с которым заключен трудовой договор. Учредителя, который не является работником организации, или подрядчика отправить в командировку нельзя.
2. Срок служебной командировки должен быть определен работодателем — это период со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее. Командировка может быть как однодневной, так и длительной, но не может быть бессрочной.

Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен, организация определяет его самостоятельно.

3. Отправлять в командировку нужно из места постоянной работы, то есть из места расположения организации или ее обособленного структурного подразделения.

Пример. Если головная организация расположена в Москве, а ее обособленное подразделение — в Московской области, то поездки работников головной организации в представительство и наоборот признаются служебными командировками.Дистанционного работника тоже можно направить в командировку, но выполнять служебное поручение он должен в местности, отличной от той, где выполняет основную работу. Поездка дистанционного работника в пределах административно-территориальных границ населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не будет (Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Положение о направлении в командировки работников организации

Порядок оформления служебных поездок нормативными правовыми актами не регламентируется, поэтому в каждой организации должен быть свой ЛНА, в котором будут прописаны необходимые правила. Это может быть Положение о направлении в командировки работников организации.

Составьте документ в произвольной форме и утвердите приказом руководителя. В Положении пропишите общий порядок направления в командировку, правила оформления документов, а также последовательность действий в ситуациях, которые закон не регулирует. 

Совет: включите в Положение нормы расходов согласно ст. 168 ТК РФ, то есть порядок и нормы компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых с согласия работодателя.Грамотно составленное Положение о командировках позволяет избежать спорных ситуаций. Вариант документа смотрите в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Запреты и ограничения

Обязательно проверьте, можно ли отправить конкретного сотрудника в командировку, например прямой запрет установлен для беременных женщин (ст. 259 ТК РФ). Кроме того, существуют ограничения для некоторых категорий. В частности, работодатель не вправе направить в служебную командировку:

Семинар для кадровиков

Командировки и служебные поездки. Алгоритм действий. Практические ситуации

Программа семинара

1. Женщин с детьми до трех лет, если соблюдается хотя бы одно из условий (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):

• нет письменного согласия на командировку;
• командировки запрещены в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке;
• сотрудница не ознакомлена в письменной форме с правом отказаться от командировки.

2. Матерей, отцов, воспитывающих без супруга детей в возрасте до 14 лет, опекунов детей указанного возраста, других лиц, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет без матери.
3. Работников, имеющих детей-инвалидов.
4. Работников с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.

У них необходимо запросить согласие на направление в командировку в письменной форме. Унифицированной формы нет, каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно

В текст запроса рекомендуем включить информацию о праве работника отказаться от командировки, иначе потребуется уведомить его отдельным документом или включить такую информацию непосредственно в приказ о направлении в командировку. Эта обязанность работодателя установлена ч. 2 ст. 259 и ч. 2 ст. 167 ТК РФ.

Образец уведомления вы найдете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Приказ о направлении работника в командировку

Чтобы сотрудник мог поехать в служебную командировку, необходимо письменное распоряжение, например приказ о направлении работника в командировку. 

Это обязательный документ даже для случаев, когда командировка однодневная или организация, куда командируется работник, находится в той же местности. Организация может применять унифицированные формы № Т-9 или Т-9а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать собственную форму приказа (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

В приказе следует указать наименование работодателя, Ф.И.О. и должность работника, место, срок и цель командировки. Если в рамках командировки сотрудник посещает несколько мест, то перечислить необходимо все.

Если к месту командирования или обратно к месту работы сотрудник поедет на служебном или личном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности третьих лиц (по доверенности), этот факт следует зафиксировать письменно, например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку (Письмо Минфина России от 20.

04.2015 № 03-03-06/22368). Также если сотрудник будет работать в командировке в выходной день, это лучше указать в документе. Обязательно ознакомьте работника с приказом под подпись.

Образец заполнения приказа смотрите в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Раньше при оформлении командировок оформляли служебное задание и командировочное удостоверение. С 2015 года ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о служебных командировках нет обязанности составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и представлять отчет о выполненном поручении. Однако работодатель вправе в положении о командировках предусмотреть требование оформлять эти документы, а также определить их формы и порядок составления.

Также работодатель не обязан вести журналы учета работников, выбывших в командировки, а также прибывших к нему в связи с командировкой, эта обязанность отменена с 2015 года. Но по желанию организация может вести этот журнал.

Хотите знать больше и оформлять любые вопросы по командировкам без ошибок и споров с сотрудниками? Смотрите авторский семинар Надежды Самковой «Командировки и иные служебные поездки работников».

Изменение срока командировки

На практике могут возникать ситуации, когда командировку приходится продлить или, наоборот, сократить. Законодательно процедура изменения срока командировки не регламентирована. На практике сложился определенный порядок действий в такой ситуации:

1. Издать приказ об изменении (продлении или сокращении) срока служебной командировки, он составляется в произвольной форме. В приказе следует указать причины и новый срок завершения выполнения служебного поручения. Новую дату завершения командировки работодатель устанавливает самостоятельно (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках).
2. Уведомить сотрудника об изменении срока командировки, например, направить ему приказ при помощи факсимильной связи или с помощью электронного документооборота при наличии у сотрудника электронной подписи.
3. Ознакомить сотрудника с оригиналом приказа после его возвращения из служебной командировки.

Формы приказов смотрите в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Отчетность по командировке

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о служебных командировках). Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента выхода на работу после командировки.  

Авансовый отчет составляется по унифицированной форме № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) или по форме, разработанной организацией самостоятельно.

К авансовому отчету работник должен приложить документы о расходах, связанных с командировкой, и сдать авансовый отчет в бухгалтерию.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Запрос согласия на командировку 413.1 КБ

• Положение о командировках 480. 1 КБ

• Приказ о направлении в командировку 419.4 КБ

• Приказ о продлении командировки 487.5 КБ

• Приказ о сокращении командировки 398.9 КБ

Скачать

Организация деловых поездок: пошаговое руководство по планированию

Планирование деловой поездки — это не пикник.

Много всего. Если вы только начинаете работать в должности, которая требует от вас путешествий, то, возможно, вы пытаетесь собрать все воедино таким образом, чтобы это имело смысл.

Помните, что они говорят:

Неспособность планировать означает планировать неудачу.

Отсутствие плана может привести к неловким, разочаровывающим или даже катастрофическим последствиям. Эти результаты могут стоить вашей компании денег и, на личном уровне, того продвижения, на которое вы надеялись.

Но обратная сторона медали…

Планирование может открыть огромные двери возможностей, предоставить вам фантастическую возможность насладиться поездкой и помочь вам максимально эффективно проводить время в полевых условиях.

В этом посте вы узнаете все, что вам нужно знать, чтобы начать планировать и организовывать деловые поездки.

Давайте углубимся и начнем.

Содержание

1. Подготовка основного маршрута
2. Подготовка к путешествию
3. Забронируйте жилье
4. Создайте подробный маршрут
5. План возмещения командировочных расходов
6. Приведите в порядок свои проездные документы
7. Составьте список того, что вам нужно взять с собой

---

Подготовьте необходимое Маршрут

«Основной маршрут» будет первой версией вашего маршрута и будет включать только самую важную информацию о путешествии. Например, даты, время и место ваших собраний, конгресс, который вы планируете посетить, и т. д.

Вам потребуется систематизировать и подготовить эту информацию для организации поездок, оплаты авиабилетов, аренды автомобилей, проживания и т. д.

Запишите эти даты и время, чтобы получить прочную основу и отправную точку для составления остальных планов поездок.

---

Организовать поездку

Следующим шагом будет решить как вы будете путешествовать .

Как правило, этот процесс состоит из семи шагов.

1. Просмотрите политику бюджета командировок вашей компании

Понимание политики вашей компании в отношении корпоративных поездок как для национальных, так и для международных поездок поможет вам определить основные бюджетные правила, на которых вы будете строить свои планы деловых поездок.

2. Найдите лучшие предложения по авиабилетам, аренде автомобилей, проживанию и т. д.

Этот шаг посвящен исследованию.

Потратьте некоторое время на изучение различных вариантов авиабилетов, бронирования отелей и наземного транспорта для поездки.

Воспользуйтесь таким сервисом, как Hotel Engine, чтобы найти лучшие цены на проживание.

Многие авиакомпании предлагают варианты аренды автомобилей на своих сайтах. Это означает, что вы можете получить котировки и забронировать транспорт одновременно с покупкой авиабилетов.

Посмотрите, сможете ли вы сэкономить деньги с помощью путевых баллов, миль для часто летающих пассажиров и т. д. На самом деле Hotel Engine позволяет вам удвоить путевые баллы и собственную потрясающую программу поощрений.

Выясните, сколько будет стоить вся поездка (примерно), и составьте план того, как вы хотите начать бронирование маршрута путешествия.

3. Ищите удобное время вылета

Время в пути имеет решающее значение, особенно если вам нужно быть в определенных местах в определенное время (что почти всегда имеет место, когда вы путешествуете по делам). Но вы также обнаружите, что определенное время полета гораздо удобнее, чем другое.

Например, утренний полет может потребовать вылета на несколько часов раньше. Но вы, как правило, сталкиваетесь с меньшим количеством задержек по утрам. Полдень также удобен для полетов, хотя они могут быть дороже, чем утренние рейсы.

4. Убедитесь, что во время полета достаточно времени для вашего бизнеса

Убедитесь, что у вас достаточно времени для бизнеса при бронировании рейсов. Например, дать себе меньше часа, чтобы пересечь город, может быть нереально.

Если вы сомневаетесь, забронируйте более ранний рейс, чтобы гарантировать, что вы прибудете раньше или вовремя на встречу или конференцию. Это поможет уменьшить вероятность ошибки. Это также принесет вам ценное душевное спокойствие и сократит стресс, связанный с временной шкалой.

5. Ознакомьтесь с пакетами поездок

Иногда, если вы пользуетесь услугами туристического агентства или бронируете билеты через туристическое агентство, вы можете найти пакеты, которые обеспечат более выгодные условия перевозки по более низкой цене.

Соедините эту экономию с деньгами, которые вы сэкономите с помощью Hotel Engine, чтобы действительно сократить расходы на поездки.

6. Найдите доступные, удобные и выгодные места для бронирования автомобилей

Если вам нужен автомобиль, но вы не можете найти хороший вариант в пакете туристических услуг, вам нужно будет забронировать его самостоятельно.

Rentalcars.com — отличный вариант для этого. Но вы также можете проверить Turo или Zipcar.

Главное здесь — убедиться, что вы бронируете автомобиль в нужное время, в нужном месте и по отличной цене.

Прокат автомобилей может существенно сократить бюджет деловых поездок. Это может иметь решающее значение для вашего бюджета, чтобы найти лучшие возможные предложения. Цены на аренду автомобилей на самом деле резко выросли — отчасти из-за туристического бума после пандемии, а отчасти из-за того, что потребность в аренде автомобилей выросла больше, чем ожидалось.

Раннее бронирование автомобиля и/или поиск лучших доступных цен начнет окупаться все больше и больше по мере роста цен.

В качестве альтернативы вы также можете рассмотреть более дешевые варианты (автобус, метро, ​​поезд и т. д.), которые, возможно, менее удобны, но могут оказаться более рентабельными.

7. Завершите подготовку к путешествию, заблаговременно забронировав номер

На этом этапе вы проявили должную осмотрительность.

Вы изучили цены, хорошо представляете, как планируете бронировать поездку, и, возможно, у вас уже есть довольно подробный план.

Теперь пришло время нажать на курок и забронировать билеты на поездку. Сделайте это заблаговременно, чтобы убедиться, что вы зафиксировали эти отличные цены и время до того, как они уже заняты/забронированы другими людьми.

Это особенно важно в разгар туристического сезона.

Тем не менее, есть еще несколько вещей, которые вам, вероятно, нужно знать, прежде чем вы достанете свою корпоративную кредитную карту и заблокируете свои резервации.

Давайте рассмотрим еще несколько деталей.

---

Забронируйте проживание

Есть несколько дополнительных шагов, которые нужно просмотреть и пройти, прежде чем сделать прыжок и зафиксировать даты при бронировании жилья. Вот пять советов по бронированию жилья, которые помогут вам не сбиться с пути и избежать катастрофы.

1. Забронируйте отель, географически близкий к тому месту, где вы будете вести бизнес до.

Поэтому всегда полезно убедиться, что вы бронируете жилье рядом с тем местом, где вам нужно быть . Это особенно важно помнить в крупных городах. Подумайте об этом — бронирование отеля на севере Хьюстона может означать двухчасовую утреннюю поездку на работу, чтобы добраться до адреса на юго-западе Хьюстона.

2. Обязательно сравните цены

Вы часто найдете гораздо более выгодные цены, используя службу, которая специализируется на бронировании жилья для деловых поездок.

Hotel Engine идеально подходит для этого.

Бизнес-отели, забронированные с помощью таких сервисов, как Hotel Engine, как правило, работают медленнее и дешевле в пиковое туристическое время и сезоны.

3. Обязательно забронируйте отель с необходимыми удобствами

Всегда стоит перепроверить и убедиться, что любой вариант размещения предлагает основные удобства.

Wi-Fi, пожалуй, самый важный.

Другие важные удобства, которые необходимо проверить, включают:

• Кофеварка
• Тренажерный зал
• Спа
• Холодильник
• Микроволновая печь
• Обслуживание номеров
• ТВ
• Предметы первой необходимости для ванной

4. Бронируйте только в отелях или мотелях, которые предлагают гибкую отмену бронирования

Надеемся, что ваши планы деловых поездок будут реализованы без сучка и задоринки.

Но в случае, если что-то делает неправильным, всегда приятно знать, что вы можете отменить бронирование, не неся огромные сборы и не застревая в счете отеля.

Конечно, обычно это не проблема. Большинство отелей и туристических служб дают вам возможность отменить бронирование до поездки, на всякий случай.

Но всегда полезно проверить перед бронированием.

5. Заблаговременно бронируйте жилье

Как и в случае с арендой автомобилей и авиабилетами, размещение в жилье выгодно бронировать заранее.

Большинство экспертов по путешествиям сходятся во мнении, что лучше всего бронировать места примерно за месяц до прибытия.

Другие говорят, что лучше всего начать внимательно следить за этими номерами через 40 дней, наблюдая за повышением или снижением цен.

Если цена начинает расти:

Бронируйте немедленно.

Если цена начинает снижаться:

Пусть тренд продолжится примерно до 21 дня или до тех пор, пока цена снова не пойдет вверх. Тогда забронируйте.

Не забывайте следить за наличием номеров

Вам также следует бронировать, если вы видите, что количество доступных номеров начинает сокращаться до однозначных цифр.

---

Создание подробного маршрута

Теперь, когда вы изучили свой план и забронировали места, пришло время конкретизировать ваш маршрут. Выложите все свои планы поездок и синхронизируйте их с бронированием поездок и проживания.

Единственная проблема заключается в том, что иногда может быть сложно отслеживать все.

Чтобы справиться с этой задачей, рассмотрите возможность использования таких инструментов, как TripIt или Google Travel.

Или вы можете создать свой собственный маршрут, используя простую программу, например Microsoft Excel.

---

План возмещения командировочных расходов

Планируете ли вы перечислять отдельные квитанции или использовать суточные, очень важно отслеживать, на что вы тратите деньги.

Это поможет вам получить компенсацию за любые наличные расходы, которые вы можете понести. Но это также поможет компании получить заслуженные налоговые вычеты.

Кроме того, это убережет вас обоих от штрафов за возмещение дорожных расходов, классифицируемых IRS как налогооблагаемый доход.

Рассмотрите возможность использования таких инструментов, как Spendesk или Spendee, которые помогут вам отслеживать поступления и фиксировать расходы. Это программное обеспечение будет создавать отчеты о расходах, которые помогут вам и компании отслеживать, сколько стоит поездка и куда уходят деньги.

---

Приведите свои проездные документы в порядок

Убедитесь, что все необходимые проездные документы в порядке. Это еще одна важная часть головоломки подготовки к деловой поездке.

Вот несколько вопросов, которые вы должны задать себе по мере приближения времени отъезда:

• • Вам нужен паспорт?
  • Как вы будете нести билеты?
  • Вам нужна туристическая виза?
  • Вы получили обновленный путеводитель по этому району? Если нет, то он вам понадобится?
  • У вас есть соответствующее удостоверение личности с фотографией для облегчения бронирования и поездки в запланированное место?
  • У вас есть записи о прививках? (Это может стать все более важным в постпандемическом мире.)

---

Составьте список того, что вам нужно взять с собой

Официальная подготовка к поездке является неотъемлемой частью процесса.

Но не пренебрегайте вещами, которые вам нужно взять с собой в багаж, ручную кладь, портфель и т. д.

Когда вы закончите свой маршрут, вы также должны составить список вещей, которые вам нужно взять с собой.

Это включает в себя личные вещи, которые вам понадобятся для поездки, а также все, что вам нужно для успешного ведения бизнеса.

Вот краткий контрольный список вещей, которые следует учитывать:

• Планшет
• Ноутбук
• Зарядные устройства для всех электронных устройств
• Презентация PowerPoint
• Устройство беспроводной точки доступа (если у вас есть смартфон, он часто имеет настройку точки доступа, которую вы можете использовать!)
• Одежда (униформа, официальная, деловая, повседневная, для отдыха, купальники, дорожная одежда и т. д.)
• Рекламные материалы
• Визитные карточки
• Раздаточные материалы
• Портфель, сумка, портмоне и т. д.
• Дополнительные канцелярские товары

Планирование длительной поездки

Если вы собираетесь отсутствовать дольше, чем на пару дней или ночей, не забудьте взять с собой достаточно вещей, чтобы хватить на всю поездку.

Это может означать, что вы берете с собой множество различных вариантов одежды/одежды.

Или вы можете запланировать стирку/химчистку на месте.

Все будет зависеть от вашего графика, продолжительности пребывания и от того, будет ли удобнее путешествовать с большим или меньшим багажом.

Если вы планируете остаться дольше, чем на несколько дней, рекомендуется провести тщательное исследование области, которую вы собираетесь посетить.

Это может рассказать вам о близлежащих удобствах, предметах роскоши, которые вы можете ожидать, и о том, к чему вы можете , а не иметь доступ во время вашего пребывания.

Унция профилактики стоит фунта лечения, когда дело касается планирования длительных поездок.

Связано с этим: 9 вещей, о которых следует помнить, отправляясь в деловую поездку

---

Заключение

Кажется, о многом нужно подумать, но действуйте шаг за шагом, и вы не ошибетесь.

Осталось только выбраться и отправиться в путешествие.

Так что стройте планы, бронируйте билеты, ждите приключений — и самое главное, наслаждайтесь путешествием !

Сэкономьте до 60% на бизнес-бронировании для вашей следующей командировки с Hotel Engine.

Одри Фэйрбратер

Контент-менеджер и SEO-менеджер

Одри Фэйрбразер — контент-менеджер и SEO-менеджер в Hotel Engine. Она целыми днями пишет обо всем, что связано с деловыми поездками, исследует темы, важные для аудитории Hotel Engine, и культивирует голос бренда компании. Когда она не работает, Одри любит проводить время со своей семьей и гулять по близлежащим Скалистым горам со своей собакой Альби.

Основные советы по планированию деловой поездки

Следуйте этим 6 шагам для эффективной деловой поездки:

• Заблаговременно подготовьтесь к поездке
• Выберите жилье по цене и удобству
• Создать маршрут
• Исследуйте пункт назначения
• Помните о своей электронике, аксессуарах и проездных документах
• Подготовьтесь к встрече

В современном цифровом мире мы можем общаться в разных часовых поясах в любой момент. Однако когда дело доходит до заключения крупной сделки или укрепления прочных и долгосрочных деловых отношений, ничто не сравнится с общением лицом к лицу.

Деловые поездки по-прежнему очень важны, и всем, кто отправляется в деловую поездку, не менее важно тщательно подготовиться. Когда вы прибываете в пункт назначения расслабленным и хорошо подготовленным, вы лучше подготовлены, чтобы произвести хорошее впечатление и сосредоточиться на цели встречи. Подготовка позволяет вашему разуму сосредоточиться на том, что происходит здесь и сейчас, чтобы быть уверенным в том, что вы будете в курсе событий на этой важной встрече. Если вы хотите точно настроить свою подготовку к следующей экскурсии, следуйте этим важным советам, чтобы стать эффективным планировщиком деловых поездок.

Организация поездки

Независимо от того, указано ли ваше имя в проездных документах или вы являетесь менеджером по командировкам, важно тщательно планировать деловые поездки. Ваш первый шаг всегда должен заключаться в ознакомлении с корпоративной политикой вашей компании в отношении командировок. Вы организуете поездку для деловой поездки, а не планируете личную или короткую поездку, поэтому важно соблюдать политику вашей компании.

Теперь пришло время забронировать поездку. Это может быть путешествие по воздуху, железной дороге, аренда автомобиля или даже лодка. Подумайте о путешествии от двери до двери, сопоставляя время в пути с затратами и удобством. Визуализируйте различные этапы поездки из пункта А в пункт Б. Учитывайте такие детали, как время, необходимое для перемещения между аэропортом и железнодорожной станцией, время, необходимое для заполнения документов в компании по аренде автомобилей, и может ли быть полезна камера хранения багажа. Используйте несколько источников и разные сайты сравнения, исследуя, какие компании предлагают лучшие предложения. Опять же, помните о любых бюджетных ограничениях в политике командировок вашей компании.

Не забывайте о мелких деталях. Есть ли в самолете Wi-Fi, чтобы вы могли работать в пути? Позволит ли вам отъезд на день раньше прибыть на первую встречу более отдохнувшим и подготовленным? На этом этапе, чем тщательнее вы подготовитесь, тем увереннее и спокойнее вы будете, когда будете уходить.

Выберите жилье

Подготовка к деловой поездке — это, конечно, только полдела. Выбор лучшего жилья для ваших требований также имеет важное значение. Если вам нужно добраться только до одного места встречи, убедитесь, что вы забронировали отель поблизости, а не поддавайтесь на более роскошный вариант, который может оказаться напряженным в 45-минутной поездке. Используйте карты на своем смартфоне, чтобы измерить расстояние от вокзала или аэропорта до вашего отеля, и помните, что дороги и транспортные сети будут загружены в определенное время дня.

Ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении отелей, чтобы узнать, есть ли какие-либо предпочтительные отели — возможно, вы тоже сможете получить выгодную сделку. При рассмотрении стоимости убедитесь, что вы сравниваете цены на аналогичные типы размещения и убедитесь, что вы выбрали что-то по справедливой цене — некоторые компании даже оговаривают стоимость за день, что ограничивает выбор отелей.

Также стоит уделить пристальное внимание удобствам в отеле. Некоторые отели, ориентированные на туристов, могут подавать завтрак слишком поздно для раннего старта, и, как деловой путешественник, вам, вероятно, понадобится бесплатный Wi-Fi, круглосуточное обслуживание номеров и множество розеток для зарядки ваших устройств. CWT Hotel Intel предоставляет путешественникам доступ к авторитетным отзывам об отелях и может быть удобным инструментом для планирования деловых поездок.

Создайте подробный маршрут

Ваш маршрут — это план успешной деловой поездки. Используйте его, чтобы контролировать каждую деталь — от времени в пути и имен тех, с кем вы встречаетесь, до бронирования билетов и адреса отеля. Не забудьте выделить себе дополнительное время в своем маршруте для отдыха, встреч, которые были отложены или перенесены, и пробок. Рассмотрите возможность использования специально разработанного инструмента, такого как приложение myCWT, которое синхронизирует ваш маршрут с рабочими календарями и позволяет путешественникам делиться этой информацией с коллегами. Это удобно с точки зрения коммуникации и эффективности, а также в качестве меры безопасности, если вы едете в незнакомое место.

Исследуйте пункт назначения

Возможно, вы направляетесь в пункт назначения, который вам знаком и в котором вы чувствуете себя комфортно. Или вы вступаете на неизведанную территорию. Если это так, исследования необходимы, чтобы избежать ненужного риска. Например, некоторые города известны своими карманными кражами, поэтому вам нужно быть особенно осторожным при хранении важных и дорогих вещей, таких как телефоны, в карманах. В зависимости от того, куда вы направляетесь, полезно также ознакомиться с текущей политической ситуацией в пункте назначения.

Возможно, вы едете в город или страну с культурой и обычаями, отличными от ваших собственных. Чтобы не выглядеть глупо или, что еще хуже, не оскорблять, изучите различия в поведении и манерах до вашего прибытия. Например, если вы приглашаете потенциальных клиентов на обед, знаете ли вы, как давать чаевые или когда давать людям свои визитные карточки? Или, если вы посещаете страну, где английский не является распространенным языком, вы можете даже выучить несколько основных фраз, таких как приветствие и «спасибо», которые могут иметь решающее значение для создания хорошего первого впечатления.

Подготовьте ваши проездные документы

Часы тщательной подготовки и исследований будут потрачены впустую, если вы забудете жизненно важные проездные документы. Для поездок между странами требуется действующий паспорт, проездные билеты и иногда виза. Очень важно выяснить, нужна ли вам виза как можно скорее, даже если вы просто проезжаете через страну транзитом, не выходя за пределы аэропорта. Некоторым посольствам может потребоваться несколько дней или даже недель для выдачи виз. Даже если вы не едете в другую страну, вам может понадобиться удостоверение личности с фотографией, чтобы уточнить, соответствует ли ваше имя имени в билете. Ваш паспорт или водительские права — лучший вариант, поэтому всегда держите их в безопасности.

Не забывайте о своих электронных аксессуарах

Будьте максимально продуктивны в поездке, взяв с собой ноутбук или планшет — с ними ваше время в пути будет действительно ценным. Не забудьте также упаковать соответствующие зарядные устройства и адаптеры. Обычно вы можете забрать их в аэропорту, когда будете проездом, но подготовка является ключевым моментом и сэкономит вам время и деньги в долгосрочной перспективе.

Подготовьтесь к встрече

Итак, вы выполнили все необходимые шаги для планирования деловой поездки, но как насчет ваших деловых целей и самой встречи? Записывание того, чего вы надеетесь достичь в поездке, может помочь вам лучше сосредоточиться, даже если вы просто хотите установить новые контакты или получить общее представление о потенциальном новом клиенте. Вооружитесь как можно большим количеством информации о людях, которых вы встретите, а также о местах, где они будут находиться. Какой дресс-код? Например, если вы посещаете промышленный объект, нужна ли вам прочная обувь? Если вы собираетесь проводить презентацию, в каком формате она будет проводиться и будет ли у вашего ведущего необходимое оборудование? Просто отправив электронное письмо заранее, чтобы проверить, есть ли у них подходящие экраны и кабели, вы сможете избежать неловких задержек или путаницы, которые могут привести к неловкому началу вашей встречи.