Пример делового письма: Письмо-просьба. Образец написания 2021 года

  • Главная   /  Разное   /  
  • Пример делового письма: Письмо-просьба. Образец написания 2021 года

Пример делового письма: Письмо-просьба. Образец написания 2021 года

Содержание

Деловая переписка на английском языке: пример, образец, шаблон

Английский язык давно стал неотъемлемой частью нашей жизни. Этот международный язык, или лингва франка, как его также называют, нужен для поступления в заграничные университеты, во время командировок в другие страны, на отдыхе и, конечно, на рабочем месте.  “Рабочее” общение с иностранными коллегами и партнерами может быть устным (например, по телефону) и письменным (например, по электронной почте). Если с устным общением все более-менее ясно, то деловая переписка на английском имеет ряд специфических особенностей. Каких именно? Давайте разбираться вместе!

Ключевое отличие деловой переписки от других способов коммуникации заключается в том, что она носит формальный, то есть официальный, характер.  Деловые письма выдержаны в строгом стиле и заметно отличаются от дружеской переписки. Ниже мы обозначим некоторые моменты, которые важно учитывать при написании бизнес-писем.

  1. Краткость – сестра таланта

Главная функция деловой переписки – информативная.

Это значит, что ваша цель – четко, емко и сжато изложить все необходимые факты, ни на йоту не отклоняясь от главной темы письма.

  1. Ничего личного!

Все деловые письма носят безличностный характер. Ни в коем случае нельзя задавать вопросов, которые не имеют непосредственного отношения к работе. Если вы лично не знакомы со своим иностранным партнером (или же начали сотрудничать с ним совсем недавно), будет крайне неуместно спрашивать его про то, как он провел выходные, есть ли у него жена и чем он занимается в свободное время.

  1. Шутки в сторону

Юмор – табу. Старайтесь быть максимально выдержанным и серьезным.  Не всегда то, что хорошо во время общения с приятелями и родственниками, подходит для более серьезных ситуаций.

  1. Скажите     “НЕТ” эмоциональности

Деловой этикет не предполагает излишней экспрессивности. Избегайте восклицательных знаков, сравнений и прочих средств речевой выразительности. Чем проще – тем лучше. Не стремитесь к украшательству!  Особенно это касается тех случаев, если ваш уровень владения английским далек от совершенства.

  1. Грамматика, орфография и пунктуация

Семь раз отмерь – один раз отрежь. Это же правило действует и здесь. Прежде чем отправить письмо, проверьте его на наличие ошибок. Это очень важный момент. Вы можете быть очень талантливым специалистом в своей сфере, но, если вы пишете с ошибками на английском, это все равно будет красноречиво говорить о вашей некомпетентности.

  1. Не изобретайте велосипед

Формальные письма – царство клише.  В деловой переписке постоянно используются устойчивые слова и фразы.  Не пытайтесь быть оригинальными, пишите в наиболее подходящем для таких писем формате.

  1. Четкая структура.

Все деловые письма на английском языке имеют четкую структуру. Пожалуй, это самый главный пункт.  Предлагаем вам подробнее рассмотреть, из каких частей состоит идеальное бизнес-письмо на английском.

Деловое письмо на английском языке: структура, готовые фразы и примеры

Начнем с того, что существует два основных типа писем. Во-первых, это уже не пользующиеся популярностью “живые” письма, которые посылаются адресату по почте. Во-вторых, это более привычные нам электронные письма, или emails. Рассмотрим каждый тип деловой корреспонденции.

“Обыкновенное” письмо
1. Информация об отправителе

Типичное официально-деловое письмо начинается именно с указания данных о его отправителе.  Если письмо отправляете вы, то в правом верхнем углу листа укажите:

  1. Свою фамилию и имя (в любом порядке)
  2. Занимаемую должность
  3. Название организации, в которой вы работаете
  4. Номер вашего дома и улицу (или адрес вашего офиса)
  5. Город и почтовый индекс
  6. Страну

Например: 

2. Дата

После указания страны в предыдущем разделе, сделайте отступ в три строки и напишите дату. В английском языке существует несколько способов обозначения дат, и все из них являются верными:

  • September 23, 2018;
  • 23 September, 2018;
  • 23thSeptember, 2018;
  • September 23th, 2018;
  • 23Sept. 2018;

Обратите внимание на последний вариант, где используется сокращение Sept. Если вы отдадите предпочтению этому способу указания дат, выучите сокращения для всех месяцев:

Соединяем 1 и 2 пункты:

Небольшое замечание: для обозначения дат лучше не использовать цифры. Это связано с тем, что в Европе и Америке могут по-разному интерпретировать вашу запись:

  • 10.2018 – 11 октября 2018 (Европа и Великобритания)
  • 10.2018 – 10 ноября 2018 (Америка)
3. Информация о получателе

Настало время переместиться из левого угла в правый. Здесь вам необходимо указать реквизиты получателя. Следуйте плану:

  1. Обращение, имя и фамилия.

Если вы адресуете письмо мужчине, то используйте обращение Mr., женщине – Mrs. (обращение к замужней женщине) или Ms (обращение к незамужней женщине).   В связи с ожесточенными дискуссиями на тему равенства полов многие предпочитают применять Ms. в качестве универсального обращения к любой женщине, не зависимо от ее семейного положения.

  1. Занимаемая должность
  2. Название компании, в которой работает ваш адресат
  3. Номер дома и улица
  4. Город и почтовый индекс
  5. Страна

Приведем пример:

Mr. John Campbell
PR manager
Castrol Ltd.
99 Downs Road
Bristol BS6 0YW
United Kingdom

  1. Фраза–приветствие

При выборе приветствия важно учитывать, насколько хорошо вы знакомы с адресатом. Для формального приветствия лица, чью фамилию вы знаете, используйте фразу:

Dear Ms. / Mr.  + фамилия

Если фамилия вам неизвестна, то вы можете написать:

Dear Sir/ Madam или To Whom It May Concern

Более того, существует вариант обращения по должности:

Dear

Mr. President

Если вы давно знакомы с этим человеком, допустим вариант, когда после Dear идет имя собеседника:

Dear Alice,

Обратите внимание, что после приветственной фразы ставится запятая.  Например:

Dear Mr. Campbell,

I am writing to you…

Но, если вы пишете письмо коллеге из США или Канады, будет целесообразнее поставить двоеточие:

Dear Mr. Campbell:

I am writing to you…

4. Тело письма 

Тело письма (то есть его основная часть) также состоит из нескольких пунктов. Как правило, оно включает в себя три части: вступительное предложение, информационное “ядро” и определенный призыв к действию.

Первое предложение обычно носит вводный характер. В нем мы начинаем отвечать на вопрос: “А зачем было написано это письмо?” Другими словами, здесь мы раскрываем цель нашего письма, будь то жалоба, извинение, выражение признательности, запрос определенной информации и так далее.

Приведем примеры вводных фраз (постарайтесь их выучить!):

После того, как мы кратко изложили цель письма, переходим к сути дела – информационному “ядру”. Здесь мы раскрываем все подробности, описываем те или иные детали, даем объяснения, задаем вопросы и так далее.

Проиллюстрируем это на примере:

Dear Ms. Crossley, (приветствие)

I am writing with regard to the advertisement in the May issue of Career magazine, and I would like to apply for the full-time position of Translator (вступительное предложение).

И, наконец, третья часть. Чаще всего она представляет собой некий посыл, просьбу или призыв к действию. Например:

Теперь, когда вы примерно понимаете, что такое тело письма, мы бы хотели рассказать о некоторых нюансах, которые также стоит знать. Итак, наши лайфхаки:

  • Откажитесь от сокращений. Никаких “don’t”, “isn’t” и так далее.
  • Следите за грамматикой.  Используйте максимально вежливые формы. Например, вместо “Can you, please?” лучше употреблять “Could you, please?”.
  • Не забывайте о Linking words –словах-связках. Они делают нашу речь более структурированной, четкой и красиво оформленной. Советуем выучить следующие варианты:

  • Применяйте устоявшиеся клишированные фразы для выражения своей точки зрения

5. Заключение

В конце письма мы обычно выражаем благодарность или надежду на скорый ответ, желаем всего наилучшего, приглашаем к сотрудничеству и так далее. Как вы уже, наверное, догадались, все эти фразы также являются устоявшимися:

6.
Подпись

Логическое завершение любого письма – подпись. Здесь есть следующие варианты:

  1. В обращении (в начале письма) вы указали фамилию адресата. →

Yours sincerely,
John Braun

  1. В обращении (в начале письма) вы не указали фамилию адресата→

Yours faithfully,
John Braun.

  1. Вы достаточно хорошо знаете своего адресата, общаетесь с ним давно и можете позволить себе менее официальную формулировку →

Best wishes / Kind regards / Best Regards,

Например:

Best wishes,
John Braun

Приведем пример полноценного делового письма на английском:

Электронное письмо

На самом деле структура любых деловых писем очень похожа. Однако стоит выделить несколько ключевых моментов, которые характерны только для формата электронных писем:

  1. В электронных письмах нужно указывать тему письма

Это очень важный аспект, который необходимо тщательно продумать.   Тема письма должна быть связана с его содержанием. Увидев ее, ваш адресат должен уже примерно понять, о чем дальше пойдет речь. Постарайтесь сделать тему максимально краткой и емкой. Также будет невежливо проигнорировать этот пункт и не заполнить тему вообще.

  1. В электронном письме не нужно указывать реквизиты отправителя и получателя.
  2. Приветствие, тело письма и заключение ничем не отличаются от тех же разделов в “обыкновенном” бумажном письме(см.выше).
  3. В электронных письмах часто встречаются аббревиатуры.

Какие именно? Например, PTO – paid time off (отпуск), SOB –start of business day (начало рабочего дня), FYI – for your information (для вашего сведения) и так далее.  Главное – никогда  не используйте подобные сокращения не в электронных письмах.

Изучите пример делового электронного письма:

Надеемся, что теперь вы поняли, как нужно вести деловую переписку на английском языке. Осталось лишь ответить на один вопрос: “Что делать, чтобы научиться писать такие письма?” Дадим пару рекомендаций!

1. “Подтяните” грамматику

Для того чтобы ваши письма звучали убедительно, освойте все основные времена, изучите, почему и в которых случаях употребляются артикли и прочие, кажущиеся незначительными, однако, невероятно важные аспекты. Особое внимание необходимо уделить на модальные глаголы, условные и каузативные конструкции – они часто встречаются в официально-деловых документах.

2. Расширьте свой словарный запас

Для свободного выражения своих мыслей, необходимо знать соответствующие слова. Иначе, на написание одного короткого письмеца вы потратите целый день. Неинтересная перспектива, правда?

3. Пользуйтесь качественными англо-английскими словарями

Если вы владеете английским на достаточно хорошем уровне, попробуйте отказаться от англо-русских словарей.  Еще один момент: если вы проверяете слово в словаре, смотрите, какая пометка там стоит. Во многих изданиях указывается, какой является эта лексическая единица–formal(“официально-деловой”), neutral (нейтральной) или informal(разговорной).  При написании деловых писем вас должны интересовать фразы с пометкой formal или neutral.

4. Читайте больше бизнес-литературы

Чтобы вам было проще запомнить устоявшиеся выражения, читайте больше литературы по этой теме. Да, это немного скучно, зато полезно. Вы сами заметите, что перестанете долго думать над тем, как же сформулировать свои мысли.

5. Заведите словарик с полезными клише

Не всегда получается запомнить все фразы наизусть. Чтобы не совершить много досадных ошибок, выпишите самые полезные выражения и слова и всегда имейте их под рукой на своем рабочем месте.

6. Находите время для практики

Чтобы поднатореть в написании писем, нужно написать много писем. Можете придумать себе виртуального адресата из Лондона/Нью-Йорка и вести с ним одностороннюю деловую переписку. Поверьте, если вы составите 15-20 деловых писем у себя дома, вам станет гораздо проще и быстрее писать их и на рабочем месте!

Если вы все еще испытываете трудности при написании бизнес-писем на английском, не беда! Записывайтесь на занятия в Wall Street English! Наши опытные преподаватели восполнят ваши пробелы и научат вас общаться и вести полноценную переписку на языке Шекспира! Главное – не сдавайтесь, пробуйте и старайтесь. Мы уверены, что при желании любой человек может отлично овладеть английским!

Секреты письменного языка в североамериканской деловой среде

В каждой стране существуют свои правила и представления о способах делового общения. В некоторых случаях меньший акцент придается письменному языку и больше внимания уделяется устному общению.

В американской практике доклады, письма и сообщения электронной почты играют важнейшую роль в создании деловой репутации человека.

Давайте узнаем, какие существуют приемы для эффективного делового общения в Северной Америке, в особенности письменной его составляющей.

Подача основной идеи/смысла

В американской деловой среде вопрос «so what is your point» (так в чем суть вашего дела) широко распространен. Дело в том, что американцы предпочитают узнать основную идею дела заранее, чтобы знать, чего ожидать.

Объясняется это тем, что время является важнейшим фактором для бизнесменов и у большинства его просто нет. Если вы пишете деловое письмо, обозначьте основную цель в самом начале документа.

Вот пример скрытой подачи основной идеи при обращении к начальнику:

On December 10, I was requested by Mrs. Jane Carter from Boston, who used to take a secretary position at your office in Miami. She also worked in the department of…

В этом примере вы видите, что автор, написав несколько предложений, так и не раскрыл сути дела и цели своего обращения. Занятой директор по кадровым вопросам может просто проигнорировать этот запрос или не придать ему значения.

А вот пример, как правильно обозначать цель своего обращения в письме в Америке:

Would you regard Mrs. Jane Carter as the candidate for the secretary position in our department? She was taking the same position at your Miami office…

Очень часто авторы писем раскрывают суть дела только в конце документа, если сообщают плохие новости или боятся, что их предложения будут отвергнуты.

Между тем, эксперты в области делового письма советуют упоминать о плохих новостях в самом начале документа.

Также следует помнить, что обращаясь с какой-либо идеей или предложением к начальству не следует использовать слишком агрессивный стиль. Например:

  • We must hire a new engineer now. – Мы должны нанять нового инженера немедленно.

Вместо этого нужно описать вашу идею более корректно:

  • We know current situation is not apt for hiring a new employee, but we really believe we need another engineer. Please let us explain the reasons for that. – Мы осознаём, что текущая ситуация неблагоприятна для найма нового сотрудника, но мы искренне полагаем, что нам необходим ещё один инженер. Пожалуйста, позвольте нам объяснить причины.

Простота языка

Вы, наверное, не раз слышали от своего преподавателя рекомендацию не увлекаться сложными предложениями и яркими фразами. То же самое уместно и в деловом письме.

Старайтесь не использовать в письме слишком витиеватые выражения, чтобы адресату не пришлось ломать голову над тем, что вы пытались сказать.

Употребление активного и пассивного залога

Для пассивного залога в английском языке характерно следующее:

  • Форма глагола to be (be, am, are, is, was, were, been, being).
  • Причастие прошедшего времени (глагол с окончанием -ed, кроме неправильных глаголов).
  • Предложная фраза, обычно начинающаяся с предлога by (хотя и не всегда).

Рассмотрим примеры:

  • The presentation was arranged by the marketing department.
  • It was stated that the winter was going to be warm.

Использование пассивного залога нередко позволяет более ясно выразить вашу мысль, хотя некоторые авторы порой увлекаются его употреблением.

Пассивный залог позволяет скрыть действующее лицо или подлежащее в предложении, чтобы написанное выглядело более дипломатично. Например:

  • Активный залог: Mr. Parker asked that everyone should take away his car.
  • Пассивный залог: It has been asked that everyone should take away his car.

В примере с пассивным залогом действующее лицо опускается, так что читатели не смогут прямо обвинить кого-либо в определенных действиях.

Автор Эдвард Бейли предлагает использовать пассивный залог в следующих трех случаях:

  • Если действующее лицо неизвестно.
  • Если действующее лицо не так важно для смысла написанного.
  • Если акцент делается на совершаемом действии, а не на лице, которое его совершило.

Если ваша идея не укладывается в один из трех вариантов, лучше употребить активный залог. Однако и здесь нужно проявить осторожность, чтобы не быть слишком прямолинейным.

Непредвзятость в письменной речи

Важно соблюдать непредвзятость в речи, устной или письменной, избегать дискриминирующих слов и намеков.

В американском деловом письме равенство и уважение всех индивидуумов имеет огромное значение. Такой стиль письма позволяет наладить понимание между автором и читателем.

Убедитесь, что ваше письмо не содержит намеков на гендерные стереотипы или дискриминацию по расовому, этническому, религиозному, возрастному признаку. Также недопустима предвзятость в отношении людей с инвалидностью и представителей гендерных меньшинств.

Нейтральные названия должностей:
  • Некорректно: Chairman
  • Корректно: Chairperson
Избегайте слов и фраз, без необходимости указывающих на пол человека:
  • Некорректно: Managers and their wives
  • Корректно: Managers and their spouses
Избегайте уничижительных терминов и стереотипных суждений:
  • Некорректно: As soon as the girls see new clients in the hall, they have to serve them within 5 minutes.
  • Корректно: Once new clients appear in the hall, they are to be served in 5 minutes.
Опускайте информацию о принадлежности лица к какой-либо группе/общности:
  • Некорректно: Jane Atkinson made a good speech though she was apprentice.
  • Корректно: Jane Atkinson made a good speech.
Если вы не знаете пол адресата, лучше использовать нейтральное приветствие:
  • Некорректно: Dear Gentlemen:
  • Корректно: Executive Manager Jack Murphy:
Не используйте только мужские местоимения:
  • Некорректно: Each senior manager must have his own vision of business strategy.
  • Корректно: Each senior manager must have his or her own vision of business strategy.

Читаем дальше:

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой этикет в США

Презентация на английском

Деловой этикет в Британии

Такие интересные английские традиции и обычаи

5 самых популярных форматов деловых писем

Хотите продемонстрировать свой профессионализм потенциальному деловому партнеру? Использование подходящего формата делового письма при общении создает положительное впечатление. Представьте себе сколько электронных писем приходит получателю ежедневно. Конечно, большинство из них отполированы и не содержат опечаток и грамматических ошибок.

Независимо от того как вы отправляете письмо (офлайн или онлайн) важно понять, как его подготовить в соответствии с требуемым форматом. Но как подобрать подходящий? Мы создали список наиболее популярных видов форматов деловых писем, которые помогут сделать переписку эффективной.

Что такое формат делового письма?

Типичный формат деловых писем – тип письменного общения, основанного на формальном языке и используемого при переписке одной компании с другой, или для уведомления компаниями своих клиентов, потенциальных партнеров, либо же третьих лиц. Кроме этого, сотрудники и работодатели также используют формат делового письма для подчеркнуто профессионального общения.

Исторически деловая переписка отправлялась «обычной почтой», но появление новых технологий сильно изменило каналы коммуникации. На сегодняшний день существует множество различных форматов деловых писем и каждый из них имеет конкретную цель.

Когда дело доходит до деловой переписки — то формат имеет решающее значение и должен быть выбран в соответствии с типом письма, которое вы желаете отправить. Деловые и электронные письма должны быть написаны, отформатированы, проверены и структурированы в соответствии с правилами формального письма. Более того, при каждом стандартном формате деловых писем к получателю следует обращаться по имени, естественно, если оно известно. Не забудьте поприветствовать получателя, попрощаться и предоставить такую контактную информацию как имя, должность, адрес и номер телефона.

Давайте более детально рассмотрим самые популярные форматы деловых писем, включая сопроводительное письмо, деловую электронную переписку, прощальные послания и письмо-подтверждение о приеме на работу.

Традиционные деловые письма

Хотя современные технологии почти заменили переписку на бумаге, традиционные деловые письма все еще активно используются в деловом мире. Деловые письма, отправленные почтой или курьером, по-прежнему являются популярным способом связи с партнерами и клиентами.

Большинство официальных писем печатается. На сегодняшний день с трудом можно встретить рукописное деловое письмо. Для составления печатного письма используйте 12-й размер шрифта и однострочный интервал. Не забудьте выставить отступ в 1-1,5 дюйма от краев для всех страниц.

Хорошо составленное деловое письмо должно включать:

  • Контактную информацию отправителя (ваши ФИО, адрес, номер телефона, адрес электронной почты)
  • Дату
  • Контактную информацию получателя письма (ФИО, должность, компания, адрес компании)
  • Приветствие
  • Основную часть (2-3 параграфа)
  • Заключение
  • Ваши ФИО печатными буквами
  • Вашу подпись (если письмо в бумажном виде).

Основная часть письма должна фокусироваться на главной цели письма. Придерживайтесь кратких предложений, чтобы не дезориентировать получателя. В первом параграфе представьтесь указав официальную должность в компании. Используйте второй и третий параграфы для пояснения причин отправки письма, основных целей и что вы действительно хотите от получателя. Завершите свое сообщение фразами, выражающими признательность. Например: «thank you for your time» или «thank you for your help».

При составлении делового письма отформатируйте его надлежащим образом. Выберите удобный для чтения шрифт (например, Arial, Times New Roman или Calibri) и оставляйте пространство между параграфами. Подпишитесь в конце сделав четыре отступа.

Электронное деловое письмо

При подготовке электронного письма делового содержания важно отформатировать его как стандартное деловое письмо с пространством между параграфами. Но даже если ваши письма правильно отформатированы, не содержат опечаток и грамматических ошибок – это еще не все.

Так как именно привлечь внимание получателя и не затеряться среди множества других электронных писем? В этом вам поможет привлекающий внимание заголовок темы. Уделите этому моменту особое внимание, поскольку, скорее всего, у вас будет всего один шанс, чтобы вас заметили. Уточните причину отправки письма, используйте короткий, конкретный и персонализированный заголовок.

Если вы хотите составить эффективное деловое письмо – то отформатируйте его и сделайте как можно короче. На самом деле, большинство людей не читают письма далее первого параграфа, поэтому выражайте основную идею в начале.

Обратите внимание, что ваша подпись в электронном деловом письме будет отличаться от подписи письма в бумажном виде. Вместо предоставления контактной информации в заголовке письма, лучше указать полное имя, должность, адрес и номер телефона в подписи и разместить ее в конце письма. Также вы можете добавить ссылку на свой интернет-сайт или профиль на LinkedIn.

Отправка электронных деловых писем также часто связана с прикреплением файлов. Дважды проверьте прикреплены ли все необходимые документы, указанные в письме, прежде чем отправить его.

Сопроводительное письмо

Данный формат делового письма используется при подаче заявления на работу, для создания положительного первого впечатления. Чтобы создать эффективное сопроводительное письмо следуйте требованиям работодателя о подаче заявления на должность. Компания может попросить прикрепить сопроводительное письмо кандидата или включить его в текст письма.

Сопроводительное письмо не должно копировать резюме. Его основная цель – добавить персональный подход к заявлению, кратко представляя фактическое резюме. Укажите, что именно вы можете предложить потенциальному работодателю, опишите наиболее важные навыки и поясните причины, по которым вы заинтересованы в работе в данной компании.

Убедитесь, что ваше сопроводительное письмо соответствует должности, на которую вы претендуете. Помните, что персонализированное письмо занимает больше времени, чем просто изменение названия компании. Не забудьте добавить благодарность за рассмотрение вас на претендуемую должность.

Письмо-подтверждение о приеме на работу

После принятия на работу отличная идея отправить письмо-подтверждение. Используя данный формат делового письма, вы можете принять предложение о работе и уточнить все необходимые детали.

В первом параграфе письма выразите свою благодарность и укажите, что вы получили предложение о работе. Во втором параграфе обсудите условия занятости – зарплату, рабочие часы и другие важные моменты. В последнем параграфе подтвердите дату начала работы и укажите, что с нетерпением ожидаете начала сотрудничества.

Прощальное послание

Создать прощальное послание покидая работу – всегда отличная идея. Особенно, если вы хотите оставаться на связи с коллегами. Такой формат делового письма – отличный вариант оставить свои контактные данные для будущего общения.

Для максимальной персонализации прощального послания отправьте его по электронной почте или на LinkedIn, а не групповым сообщением. Даже если вы не совсем удовлетворены компанией, которую покидаете, всегда лучше вежливо поделиться своей благодарностью. Не забывайте отправить запрос, чтобы оставаться на связи. Если вы хорошо знакомы с коллегами, то вы также можете отправить неофициальное сообщение с описанием своих планов на будущее.

В заключение

В деловом мире вам обязательно придется регулярно составлять деловые письма. Существует множество различных форматов и каждый из них имеет определенную цель. От подачи заявления на потенциальную должность до прощальных посланий – существует множество ситуаций, требующих надлежаще отформатированного письма. Использование надлежащего типа делового письма – важный шаг к созданию профессиональной корреспонденции и произведению положительного впечатления.

Если вы хотите узнать, как правильно составлять, форматировать и редактировать деловые письма – следуйте простым шагам, описанным в статье. Также вы можете проанализировать некоторые примеры писем в Интернете, чтобы узнать еще больше полезных советов касаемо деловых писем.

Что такое деловое письмо: определение с объяснением

Деловая переписка – важный элемент в современном деловом мире. Она может вестись с партнерами, контрагентами, сотрудниками. В 21 веке такое послание уже редко когда отправляется в печатном виде, оптимальный вариант – электронная почта.

Чтобы добиться своей цели и достичь взаимопонимания, следует составить грамотное деловое письмо. А это задача не из простых. О том, как отправить официальное письмо по электронной почте, каким должно быть деловое письмо и как оно выглядит, вы узнаете из нашей статьи.

Что такое официальное (деловое) письмо

Деловое письмо еще называют официальным, так что привыкайте к наличию синонимов, мы будем использовать оба понятия.

Вообще, деловое письмо – это канал коммуникации, который позволяет донести какую-либо информацию до адресата в строгой и подходящей под ситуацию форме.

Обычно такой вид письма используют в бизнесе, когда надо договориться или известить партнера, инвестора, коллегу о грядущих изменениях, надвигающемся событии и др.

В чем суть делового письма

Деловое письмо, как и любое другое, имеет свою цель. Автор послания хочет добиться определенного результата, поэтому написанию письма следует уделить много времени.

Если речь идет о коммерческом предложении, рассылке, поздравлении – тут, как правило, нет определенного адресата. Текст пишется шаблонно (но в вашем индивидуальном стиле), а занимаются этим профессионалы.

Деловое письмо способно убедить, продать, напомнить о себе, уважить и даже привлечь инвестиции. Без него в современном мире – никуда.

К какому стилю относится деловое письмо

Деловое письмо относится к официально-деловому стилю. Не будем много разглагольствовать и разложим все по фактам.

  • Краткость. В деловом письме не нужно использовать весь свой лексикон, строить многоэтажные предложения и использовать эпитеты. Краткость, сжатость – вот черты делового стиля.

  • Наличие структуры. Тут особо не разгуляешься – есть обязательные части (шапки, приветствие, изложение сути обращения и т.д.).

  • Аббревиатуры, деловые слова. В написании письма есть определенные каноны – обширное использование юридических понятий и пр.

  • Повествование. Речь идет без неожиданностей. Человек просто повествует о чем-либо.

  • Прямой порядок слов. Обычно не бывает неожиданных поворотов и самодеятельности – порядок слов прямой.

  • Сложноподчиненные предложения. Деловое письмо – не про простоту, предложения используются длинные, сложные с обилием причастных и деепричастных оборотов.

  • Отсутствие эмоций. Здесь не место эмоциям, ахам, удивлениям. Все пишется лаконично и без какой-либо экспрессии.

Чем деловое письмо отличается от личного письма

Отличия между деловым и личным письмом обозначить несложно:

  • Деловые пишутся в официально-деловом стиле, а личные – в разговорном. Когда вы отсылаете послание своему другу по переписке, можете писать все что угодно – от высокопарных слов до просторечных, в официальном письме такое не пройдет.

  • Деловые письма могут находиться в свободном доступе, а личные остаются личными.

  • Официальные послания имеют цель, которую они конкретно доносят до адресата, – просьба, обращение, поздравление, предложение о сотрудничестве и пр. В личной переписке конкретной цели обычно нет, точнее, цель – само общение и передача информации.

  • Деловые письма имеют определенную структуру, тогда как личные лишены шаблонности.

Какие есть виды деловых писем

№

ВИД

О НЕМ

1

Гарантийное письмо

Имеет место при просьбе + гарантии исполнения своих обязательств. Например, “Просим вас перевести на наш счет 2 000$. Со своей стороны гарантируем вернуть их с процентами до 23 июня 2022 года”.

2

Коммерческое предложение

Такое письмо пишут все компании, единоличные исполнители – с целью получения нового заказа. Тем самым человек или фирма предлагает сотрудничество. Форма может быть разной – презентация, письмо, лендинг и др.

3

Оферта

Это письмо об оказании услуг или поставке товара. Там должны содержаться конкретные данные о месте, времени, стоимости, самом товаре. Если этих данных нет, то письмо не может считаться офертой.

4

Подтверждение получения писем

Такое ответное послание совсем не обязательное, но носит уважительный характер.

5

Письмо-просьба

Этому письму мы посвятили отдельную статью. Его суть в том, что отправитель о чем-то просит адресата (отправить документы, посетить мероприятие). Начинается письмо со слов: “Просим вас…”.

6

Письмо-напоминание

Его суть в том, что человек уведомляет о приближении какого-либо дня. Например, “Напоминаем вам о том, что срок договора истекает через 30 дней”.

7

Приглашение

Деловые люди тоже приглашают друг друга на мероприятия. Благотворительный вечер, конференция, симпозиум – такие деловые встречи нередки.

8

Сопроводительное письмо

Отправляется вместе с документами, товаром. Содержит некую опись. Является обязательным атрибутом тендеров.

9

Извещение

Данное письмо отправляется для того, чтобы уведомить сторону о каких-либо изменениях. Например, отправитель поменял реквизиты банка и высылает новые, или же сменился юридический адрес организации.

10 

Поздравление

Это некая дань уважения. Когда у партнерской фирмы произошло какое-то событие – День рождения гендиректора, получение нового статуса, выигранный тендер, юбилей компании и пр., есть смысл уважить ее и отправить поздравительное письмо.

Как написать деловое письмо, если никогда этого не делал?

Такой вопрос является нередким, ведь всем хочется написать по-настоящему эффективное деловое письмо и попросту не облажаться. Но беспокоиться не о чем, ведь у вас перед глазами наше руководство, которое точно поможет в создании грамотного делового послания.

Из каких частей состоит деловое письмо – все о структуре

В мире бизнеса и деловых коммуникаций принято все делать по стандартам. Определенные шаблоны есть и в отношении деловой переписки. Например, каждое письмо должно содержать:

  • Обращение к адресату;

  • Приветствие;

  • Обозначение того, кто вы;

  • Суть письма;

  • Благодарность;

  • Дата отправления;

  • Реквизиты.

Могут быть и другие части – все зависит от того, какой тип делового письма вы используете.

Кто должен выступать автором и как написать, от кого письмо

Автором письма выступает тот, кто его пишет. Не нужно писать послание от имени гендиректора вашей организации, если договориться с партнером – ваша область деятельности. Вам достаточно представиться в начале письма или просто подписаться в конце. Но согласовать письмо с руководителем обычно нужно.

Если вы выбираете второй вариант, то он будет выглядеть так:

“(должность) – (подпись) – (ФИО отправителя)”.

“Генеральный директор … А.М. Кириллов”

В некоторых случаях требуется расшифровка подписи, но далеко не всегда.

Как начать официальное письмо на русском или английском языках

Несмотря на то, что некоторые различия между русским и английским бизнес-письмом есть, в них больше сходств. Например, начинаться послание в обоих случаях должно с приветствия и обращения. В английском языке это может звучать так:

Как правильно обращаться к адресату на английском языке

В первом же абзаце необходимо указать, кто вы и зачем пишете. Обратите внимание и на то, в каком стиле вы пишете. Конечно, нужно стараться быть кратким, но при этом использовать бизнес-лексику.

Разговорный английский нужно заменять на бизнес-английский, это касается и русского языка

Чем закончить деловое письмо на русском и английском языках

После того, как вы изложили суть вашего послания, нужно деликатно намекнуть на действие со стороны адресата. Сделать это можно следующими фразами:

Примеры завершающих фраз в английском письме

Кстати, в русском языке тоже могут присутствовать эти фразы. Они вполне вписываются в контекст и несут уважительный тон.

В самом конце текстовой части необходимо упомянуть себя и указать свои контактные данные. Вежливо завершить письмо можно так:

После этого заполняем “Email address” (электронную почту) и “Phone number” (номер телефона). Лучше оставить несколько способов для связи с вами, чтобы адресат смог выбрать более удобный для себя.

Как благодарить в деловом письме и где это уместно делать

В деловом письме лучше не благодарить заранее. Это относится к фразам: “Заранее спасибо”, “Заранее благодарю Вас” и пр. Такие обороты отталкивают и заставляют подумать, что вы к чему-либо принуждаете человека.

Вместо ранней благодарности лучше написать:

  1. “Мы благодарны вам за многолетнюю помощь нашему благотворительному фонду”.

  2. “Буду признательна вам, если вы вышлите мне сканы моих личных документов”.

  3. “Надеемся на плодотворное и многолетнее сотрудничество”.

  4. “Сердечно благодарим вас за полученные нами от вас денежные средства”.

  5. “Прошу вас рассмотреть мою кандидатуру. Буду весьма признателен вам за помощь” и др.

Какого объема должно быть деловое электронное письмо

Мы акцентируем внимание именно на электронном письме, потому что с обычным все понятно – не более одного листа А4. Однако есть негласное правило электронные письма писать так, чтобы оно умещалось в экран. То есть в идеале отправлять послание, которое не нужно листать. Открыл – посмотрел – все понял.

Как написать деловое письмо: образец

Пример написания делового письма

Пример написания делового письма

Пример написания делового письма

Пример написания делового письма

Пример написания делового письма

Как оформить деловое письмо: простые фишки и лайфхаки

Начнем с того, что у делового письма есть некий шаблон – структура, обязательные части и каноны оформления. Что должно быть в шапке письма:

  • полное и краткое наименование организации;

  • адреса электронной почты и местонахождения фирмы;

  • телефон для связи;

  • коды ОГРН, ОКПО;

  • ИНН;

  • расчетный счет.

Что касается оформления, тут тоже есть свои правила:

По каким каналам рассылать деловое письмо и кто этим должен заниматься

1. Электронка

Электронная почта – самый современный способ отправки делового послания. Несложно напечатать текст и отправить его по интернету, это быстро и бесплатно. Есть один минус – письмо может попасть в “Спам”. Сразу после отправки сообщения стоит позвонить адресату и уточнить, получил ли он послание.

2. Почта России

Тут сразу ясно, что письмо будет идти долго. Спасет лишь решение отправить заказное письмо. В таком случае получатель получит специальное уведомление.

3. Соцсети

Иногда уместно отправлять письмо в социальных сетях. Но это только в том случае, если между отправителем и получателем есть дружеские отношения.

Образцы написания деловых писем

В данной статье  вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем.  Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба  и письмо-претензия.

Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

Успешно решить сложности «трудных» писем  помогают:

  • Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная  установка на партнерство
  • Выбор уместного стиля письма (официально-делового  или доверительно-делового
  • Грамотное и логичное оперирование фактами

 

Образцы деловых писем.

Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности   прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой:  рассмотреть  возможность о предоставлении  Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) .  Присланные вами данные позволят  институту  собрать необходимую для аналитики информацию, провести  мониторинг и  будут способствовать более оперативному решению  вопросов повышения качества и надежности работы  прибора КИП-12.

Просьба  сообщить в ответном письме  о вашем решении по поводу   оказания  нам содействия.  В случае необходимости дополнительной информации, требующейся  вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.

С уважением,

Коллектив Технического  бюро

Институт «Оптика»

 

Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который  мы выпускаем с 1992 года и который  с 1995 года  нашел  прочное применение  в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.

Для  повышения качества и надежности работы прибора КИП-12  нам необходимы подробные данные  по работе данного прибора в условиях эксплуатации.  В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением:  помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора.   Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас  статистику по заданным параметрам (подробности в приложении).  Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно  принять меры по повышению качества и надежности его  работы.

Пожалуйста, сообщите,  готовы ли вы принципиально оказать нам содействие.  Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.

Будем признательны вам за ответ.

С уважением,

Иван Иванов

Руководитель Технического бюро

Институт «Оптика»

 

Деловое письмо. Образец письма-просьбы и  образец письма-претензии.

 

Письмо – просьба

(установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой;  убедительное оперирование фактами)

Письмо – претензия

(установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами)
Уважаемый Андрей Иванович!

Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

 

Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60  дней до начала плановой поставки продукции  ООО «Стар»  должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку  контрольных  образцов продукции, уведомив  ОАО «Росстанс»  о факте отправки.

Согласно графику (Допсоглашение  № 1  от 11.03. 2010. к Контракту  № А-122 от 07.02.2010.),  дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010.  Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010.  Сегодня – 04.08.2010.  На настоящий момент нами не получено информации  об отправке контрольных образцов.

 

До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую  ситуацию еще можно скорректировать.

Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас  до 06.08.2010.  сообщить  информацию по отправке  контрольных образцов.

 

Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта.

 

 

С уважением,

 

 Уважаемый Андрей Иванович!

От лица руководства  ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

Вынужден  сообщить, что  эта ситуация  вызывает у нас крайнюю обеспокоенность.

Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60  дней до начала плановой поставки продукции  ООО «Стар»  должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку  контрольных  образцов продукции, уведомив  ОАО «Росстанс»  о факте отправки.

Согласно графику (Допсоглашение  № 1  от 11.03. 2010. к Контракту  № А-122 от 07.02.2010.),  дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010.  Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010.  Сегодня – 04.08.2010.  На настоящий момент нами не получено информации  об отправке контрольных образцов.

В этой ситуации  способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у  ОАО «Росстанс»  серьезные опасения и вынуждает  задуматься о  применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010.

 

Для предотвращения  этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010.  проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции.

 

 

С уважением,

Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем»  для вас будет значительно менее трудозатратным.

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы