Юлия Васильева
руководитель группы по аккредитации иностранных представительств
Присоединение другого юридического лица представляет собой форму реорганизации, при которой новое общество не создается, а изменяется объем прав и обязанностей у продолжающего действовать общества.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ: Цели участников процедуры реорганизации в форме присоединения могут быть самыми разными: от попытки улучшить свои экономические показатели и повысить свою конкурентоспособность на рынке товаров, работ, услуг, до попытки избавиться от обязательств компании и ее кредиторов, так называемая «альтернативная ликвидация» (Наша услуга — ликвидация фирм).
ПОЗИЦИЯ ВАС: Действующее законодательство не предусматривает возможность участия в реорганизации путем присоединения юридических лиц различных организационно правовых форм (нельзя присоединить ООО к АО и наоборот).
Пункт 20 Постановления Пленума ВАС РФ от 18.
Общество, к которому осуществляется присоединение, считается реорганизованным с момента внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного общества. Внесение записей о прекращении деятельности реорганизованных обществ, а также государственная регистрация изменений в уставе осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
При этом выбор той или иной организационно правовой формы никак не влияет на процесс реорганизации, так как в общих чертах процедура присоединения и у акционерных обществ и у обществ с ограниченной ответственностью (две наиболее популярные формы) совершенно идентична. Однако следует учитывать, что нельзя присоединить ООО к АО и наоборот. В случае необходимости присоединения юридических лиц различных организационно правовых форм, сначала необходимо преобразовать присоединяющее либо присоединяемое юридическое лицо так, чтобы в итоге все участники реорганизации имели общую организационно правовую форму, а потом уже присоединять.
Алгоритм действий при реорганизации в форме присоединения
Подготовка к реорганизации. Определение порядка и сроков реорганизации, согласование и подписание документов для проведения процедуры:
Уведомительный этап. Уведомление регистрирующего органа и кредиторов о начале реорганизации в форме присоединения, включая:
Регистрационный этап.
Реорганизация в юридическом смысле завершена, но присоединяющей компании необходимо произвести ряд действий, непосредственно связанных с процедурой
Этап оформления перехода прав и обязанностей.
В целом процесс реорганизации условно можно разделить на следующие этапы.
Принятие решения о реорганизации каждым участвующим в ней обществом.
Принятие такого решения относится к исключительной компетенции общего собрания участников (п. 1 ст. 57 ГК РФ, пп. 11 п. 2 ст. 33 Закона об ООО) или единственного участника общества (ст. 39 Закона об ООО). Решение должно быть принято единогласно общим собранием участников каждого общества.
Также на этом этапе необходимо подготовить проект договора о присоединении и передаточный акт присоединяемого общества. В соответствии с п. 1 ст. 59 ГК РФ передаточный акт должен содержать положения о правопреемстве по всем обязательствам реорганизованного юридического лица в отношении всех его кредиторов и должников, включая и обязательства, оспариваемые сторонами. Методические указания по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций, утвержденные приказом Минфина России от 20.05.2003 № 44н, разъясняют, какие сведения должны быть отражены при составлении передаточного акта. Передаточный акт в п. 6 Методических указаний рекомендуется приурочивать к концу отчетного периода (года) или дате составления промежуточной бухгалтерской отчетности (квартала, месяца), являющейся основанием для характеристики и оценки передаваемого имущества и обязательств реорганизуемой организации.
Требований к содержанию договора законодательство практически не содержит, за исключением указания на то, что в нем должны содержаться сроки и порядок проведения совместного общего собрания участников обществ (п.
В соответствии с п. 3.1. ст. 53 Закона об ООО при присоединении общества подлежат погашению:
Общее собрание участников каждого общества, участвующего в присоединении, принимает решение о реорганизации и об утверждении договора о присоединении, а общее собрание присоединяемого общества также принимает решение об утверждении передаточного акта (п. 2 ст. 53 Закона об ООО).
ВАЖНО В РАБОТЕ: Присоединяемых обществ может быть и не одно, а несколько, это не меняет сути юридической процедуры, просто упомянутые в статье действия, необходимо будет провести в отношении каждого присоединяемого юридического лица.
Совместное общее собрание
Совместное общее собрание участников обществ, участвующих в присоединении, вносит в устав общества, к которому осуществляется присоединение, изменения, предусмотренные договором о присоединении, а также при необходимости решает иные вопросы, в том числе вопросы об избрании органов общества, к которому осуществляется присоединение.
Уведомление о реорганизации
Общество, принявшее решение о реорганизации последним, либо общество, определенное решением о реорганизации, в течение трех рабочих дней после даты решения, принятого последним, обязано письменно уведомить регистрирующий орган о начале процедуры реорганизации и ее форме (п. 1 ст. 60 ГК РФ, п. 1 ст. 13.1 Закона о госрегистрации). Уведомление подается по форме Р12003. Неисполнение указанной обязанности в срок образует состав правонарушения, предусмотренного ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ.
ВАЖНО В РАБОТЕ: Течение трехдневного срока, предусмотренного п. 1 ст. 13.1 Закона о госрегистрации, начинается не со дня проведения совместного общего собрания участников, а с даты последнего решения, принятого в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 53 Закона об ООО.
Кроме регистрационного органа общество также и в этот же срок обязано сообщить о реорганизации в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту своего нахождения (п. 3 ч. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Специальная форма такого сообщения не утверждена и может использоваться произвольная.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ: Ранее законодательство накладывало на реорганизуемые общества также обязанность сообщить о принятом решении в налоговые органы по месту своего нахождения по форме № С-09-4, (утв. приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@). Но Федеральным законом от 23.07.2013 № 248-ФЗ норма, содержащая соответствующую обязанность (п.п. 4 п. 2 ст. 23 НК РФ), была признана утратившей силу с 24 августа 2013 года.
Публикация в Вестнике госрегистрации
После даты внесения в ЕГРЮЛ записи о начале процедуры реорганизации обществом, последним принявшим решение о реорганизации либо определенным решением о реорганизации, дважды с периодичностью один раз в месяц в журнале «Вестник государственной регистрации» (подробная информация на сайте от имени всех участвующих в реорганизации юрлиц помещается сообщение о реорганизации.
При этом второе уведомление о реорганизации может опубликовано не ранее дня, следующего за днем истечения месячного срока со дня публикации первого уведомления (п. 12 письма ФНС России от 23.01.2009 № МН-22-6/64).
Уведомляем кредиторов
В течение пяти рабочих дней после даты направления уведомления о начале процедуры реорганизации в регистрирующий орган общества в письменной форме обязаны уведомить известных им кредиторов о начале реорганизации (п. 2 ст. 13.1 Закона о госрегистрации, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.08. 2011 № 09АП-17176/11).
Бухотчетность
Реорганизуемое юридическое лицо составляет последнюю бухгалтерскую (финансовую) отчетность на дату, предшествующую дате государственной регистрации последнего из возникших юридических лиц (дате внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица).
ВАЖНО В РАБОТЕ: Бухгалтерский учет операций и их отражение в отчетности при реорганизации, в частности, в форме присоединения осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций, утвержденными приказом Минфина России от 20.05.2003 № 44н.
В силу п. 9 Методических указаний по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций на день, предшествующий дате внесения в ЕГРЮЛ соответствующей записи о прекращении деятельности, реорганизуемой организацией, прекращающей свою деятельность, составляется заключительная бухгалтерская отчетность.
Согласно п. 20 Методических указаний при реорганизации в форме присоединения заключительная бухгалтерская отчетность составляется только присоединяющейся организацией на день, предшествующий внесению в ЕГРЮЛ записи о прекращении ее деятельности. При этом производится закрытие счета учета прибылей и убытков и распределение (направление на определенные цели) на основании договора о присоединении учредителей суммы чистой прибыли присоединяющейся организации.
Организация, у которой в процессе присоединения к ней другой организации, на основании решения учредителей, изменяется только объем имущества и обязательств и текущий отчетный год не прерывается, закрытие счета учета прибылей и убытков в бухгалтерской отчетности не производит и заключительную бухгалтерскую отчетность на дату государственной регистрации прекращения деятельности присоединяемой организации применительно к положениям п. 9 Методических указаний не формирует (п. 21 Методических указаний).
Статьей 18 Закона № 402-ФЗ установлена обязанность экономических субъектов (за исключением организаций государственного сектора и Центрального банка Российской Федерации) представлять по одному обязательному экземпляру годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в орган государственной статистики по месту государственной регистрации не позднее трех месяцев после окончания отчетного периода.
То есть нормы законодательства о бухгалтерском учете и после вступления в силу Закона № 402-ФЗ по-прежнему предусматривают составление заключительной бухгалтерской отчетности, но не регулируют порядок и сроки ее представления в налоговый орган. В свою очередь, пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ предусматривает, что налогоплательщик обязан представлять в налоговый орган по месту своего нахождения бухгалтерскую отчетность, однако с 1 января 2013 года эта обязанность предусмотрена также только в отношении годовой бухгалтерской отчетности.
Таким образом, представлять в налоговый орган заключительную бухгалтерскую отчетность при проведении реорганизации действующим законодательством не предусмотрено. Более того, с момента внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенной организации ее обязанность представлять в налоговые органы бухгалтерскую отчетность прекращается, так как она снимается с налогового учета в качестве юридического лица (п. 5 ст. 84 НК РФ). Иными словами, у присоединенной организации с момента внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенной организации отсутствует обязанность по представлению заключительной бухгалтерской отчетности в налоговый орган, в котором она была зарегистрирована. При этом, по нашему мнению, у организации-правопреемника также отсутствует обязанность по представлению заключительной бухгалтерской отчетности присоединенной организации.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ: Федеральным законом от 28.12.2013 № 423-ФЗ уведомительный порядок, предусмотренный ст. 30 Федерального закона «О защите конкуренции» (не позднее чем через сорок пять дней после даты присоединения общество должно уведомить о реорганизации антимонопольный орган), отменен.
Госрегистрация реорганизации
В регистрирующий орган по месту нахождения общества, к которому осуществляется присоединение, представляются документы, указанные в п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ о госрегистрации.
Если в учредительные документы продолжающего деятельность юридического лица вносятся изменения, их государственная регистрация осуществляется в соответствии с п. 1 ст. 17 Закона о госрегистрации. В орган государственной регистрации подаётся заявление по форме Р12001. В отношении присоединяемого юридического лица, прекращающего свою деятельность, подаётся заявление по форме Р16003. Кроме того, в регистрирующий орган представляется заявление о внесении в ЕГРЮЛ изменений, касающихся сведений о его участниках или иных сведений, в соответствии с п. 2 ст. 17 Закона о госрегистрации. Регистрация осуществляется в срок не более чем пять рабочих дней со дня представления в регистрирующий орган документов (п. 3 ст. 18 Закона о госрегистрации). При присоединении все права и обязанности присоединенного общества в соответствии с передаточным актом переходят к обществу, продолжающему деятельность (п. 4 ст. 53 Закона об ООО). Кроме того, присоединяемое ООО необходимо снять с налогового учета.
Налоговая проверка
При присоединении одного юридического лица к другому юридическому лицу правопреемником присоединенного юридического лица в части исполнения обязанности по уплате налогов признается присоединившее его юридическое лицо. Правопреемник реорганизованного юридического лица при исполнении возложенных на него ст. 50 НК РФ обязанностей по уплате налогов и сборов (пени, штрафов) пользуется всеми правами, исполняет все обязанности в порядке, предусмотренном НК РФ для налогоплательщиков (п. 2 ст. 50 НК РФ).
При проведении выездной налоговой проверки, осуществляемой в связи с реорганизацией, проверяется период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 11 ст. 89 НК РФ, смотрите также п. 8 письма ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309, письмо Минфина России от 29.07.2011 № 03-02-07/1-267).
Таким образом, налоговый орган вправе провести выездную налоговую проверку правопреемника за период деятельности реорганизованного юридического лица (присоединенного), не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении указанной налоговой проверки. Проверку деятельности реорганизуемого лица налоговые органы могут провести как в рамках внеплановой выездной налоговой проверки этого лица, так и в рамках проверки деятельности налогоплательщика-правопреемника по вопросу исполнения перешедших к нему обязанностей по уплате налогов от реорганизованного (присоединенного) лица (письмо Минфина России от 16.12.2011 № 03-02-07/1-435, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 14.01.2008 № А82-4644/2007-14 (определением ВАС РФ от 19.05.2008 № 5863/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), Западно-Сибирского округа от 14.04.2008 № Ф04-2275/2008(3239-А27-15), постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.09.2013 № А56-75256/2012 (определением ВАС РФ от 23.12.2013 № ВАС-18603/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), определение ВАС РФ от 10.09.2010 № ВАС-11575/10).
Какие-либо специальные правила для проведения такой проверки НК РФ не установлены (смотрите также письмо Минфина России № 03-02-07/1-48 от 05.02. 2009). Вместе с тем обращаем внимание на п. 7 письма ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690, в котором говорится, что если такое присоединение произошло до начала проверки, решение о назначении выездной налоговой проверки выносится в отношении проверяемого предприятия с отдельным указанием наименования присоединившейся организации. Если реорганизация произошла во время проведения проверки, то выносится отдельное решение о назначении проверки налогоплательщика в части присоединившейся организации. Управлениям ФНС России по субъектам РФ указано было довести настоящее письмо до нижестоящих налоговых органов.
Налогоплательщик обязан обеспечить возможность должностных лиц налоговых органов, проводящих выездную налоговую проверку, ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов (п. 12 ст. 89 НК РФ). При проведении выездной налоговой проверки у налогоплательщика могут быть истребованы необходимые для проверки документы в порядке, установленном ст. 93 НК РФ.
Присоединение – довольно распространенная форма реорганизации юрлиц, когда одно поглощает другое. Что службе делопроизводства необходимо сделать в переходный период (после принятия решения учредителями и до внесения записи о реорганизации в ЕГРЮЛ) и по его окончании? Какие уведомления разослать сторонним организациям? Что делать с работниками службы ДОУ поглощаемой компании? Как регистрировать документы в переходный период и потом? Как быть с номенклатурой дел? Как оформить передачу дел и их обложки?
«Любовь, любовь – гласит преданье, –
Союз души с душой родной –
Их съединенье, сочетанье,
И роковое их слиянье,
И… поединок роковой…»
Ф.И. Тютчев
Итак, ваш руководитель вызывает вас и сообщает, что учредителями организации принято решение о реорганизации и присоединении к вашей другой компании. Что вас ожидает – как реализовать это на вашем участке работы?
Статья 57 Гражданского кодекса РФ предусматривает несколько форм реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение и преобразование), из которых учредители выбирают оптимальный для решения задач своего бизнеса. Далее мы сосредоточимся на такой распространенной форме реорганизации как присоединение (именно такой опыт есть у автора данной статьи, коим и решил поделиться).
См. процитированные ниже одноименные статьи «Присоединение общества» законов об ООО и об АО.1 Поясню их смысл более простым языком на примере:
Пример 1
Допустим, на данный момент времени существует некая организация ПАО «А+», которая действует на основании устава, в ней разработаны свои внутренние регламенты и положения, есть генеральный директор и самостоятельные структурные подразделения: бухгалтерия, АХО, юридический отдел и др., а в канцелярии действует система регистрации входящей, исходящей корреспонденции, а также распорядительных документов. Кроме того, существует другая организация ПАО «Б+», которая также действует на основании устава, в ней также есть свои регламенты и положения, есть свой генеральный директор и подразделения, а в канцелярии действует своя система регистрации документов.
Но учредители обеих организаций приняли решение объединиться путем присоединения ПАО «Б+» к ПАО «А+» и существовать дальше на рынке как более крупная единица. После соблюдения необходимых юридических процедур и после внесения записи в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), ПАО «Б+» прекратит свое существование, а ПАО «А+» (основное общество) будет считаться реорганизованным и примет на себя все обязательства компании «Б+».
Фрагмент документа
Федеральный закон от 08.02.1998 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Статья 53 «Присоединение общества»
1. Присоединением общества признается прекращение одного или нескольких обществ с передачей всех их прав и обязанностей другому обществу.
2. Общее собрание участников каждого общества, участвующего в реорганизации в форме присоединения, принимает решение о такой реорганизации, об утверждении договора о присоединении, а общее собрание участников присоединяемого общества также принимает решение об утверждении передаточного акта.
3. Совместное общее собрание участников обществ, участвующих в присоединении, вносит в устав общества, к которому осуществляется присоединение, изменения, предусмотренные договором о присоединении, а также при необходимости решает иные вопросы, в том числе вопросы об избрании органов общества, к которому осуществляется присоединение. Сроки и порядок проведения такого общего собрания определяются договором о присоединении…
4. При присоединении одного общества к другому к последнему переходят все права и обязанности присоединенного общества в соответствии с передаточным актом.
Фрагмент документа
Федеральный закон от 26.12.1995 208-ФЗ «Об акционерных обществах».
Статья 17 «Присоединение общества»
Федеральный закон от 26.12.1995 208-ФЗ «Об акционерных обществах».
Статья 17 «Присоединение общества»
1. Присоединением общества признается прекращение одного или нескольких обществ с передачей всех их прав и обязанностей другому обществу.
2. Присоединяемое общество и общество, к которому осуществляется присоединение, заключают договор о присоединении…
3. Договор о присоединении должен содержать:
1) наименование, сведения о месте нахождения каждого общества, участвующего в присоединении;
2) порядок и условия присоединения;
3) порядок конвертации акций присоединяемого общества в акции общества, к которому осуществляется присоединение, и соотношение (коэффициент) конвертации акций таких обществ.
3.1. Договор о присоединении может содержать перечень изменений и дополнений, вносимых в устав общества, к которому осуществляется присоединение, другие положения о реорганизации, не противоречащие федеральным законам…
5. При присоединении одного общества к другому к последнему переходят все права и обязанности присоединяемого общества в соответствии с передаточным актом.
Фрагмент документа
Абзац 2 пункта 4 статьи 57 «Реорганизация юридического лица» Гражданского кодекса РФ
При реорганизации юридического лица в форме присоединения к нему другого юридического лица первое из них считается реорганизованным с момента внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.
Процесс соблюдения этих юридических тонкостей занимает достаточное время – до нескольких месяцев, а руководству организаций (как одной, так и второй) за это время придется решить много вопросов: административных, юридических, кадровых и других. Руководителям же профильных подразделений необходимо разобраться с тем, как будет работать их подразделение в переходный период и после объединения (ведь у каждой организации была своя система и выстроенные процессы).
Прежде всего службы ДОУ в обеих организациях должны быть готовы к тому, что в момент реорганизации придется отправлять много корреспонденции – уведомлений клиентам, контрагентам, возможно, государственным органам о принятом решении и предстоящей реорганизации. Это, конечно, рекомендация, хотя для некоторых видов организаций, например, кредитных, она становится обязательной в силу закона.
Фрагмент документа
Федеральный закон от 02.12.1990 395-1 «О банках и банковской деятельности».
Статья 23.5 «Особенности реорганизации кредитной организации в форме слияния, присоединения и преобразования»
Федеральный закон от 02.12.1990 395-1 «О банках и банковской деятельности».
Статья 23.5 «Особенности реорганизации кредитной организации в форме слияния, присоединения и преобразования»
Не позднее 30 дней с даты принятия решения о реорганизации кредитной организации кредитная организация обязана разместить информацию об этом на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и уведомить о данном решении своих кредиторов одним из следующих способов:
1) путем направления каждому кредитору письменного уведомления (почтовым отправлением с уведомлением о вручении) и опубликования в печатном издании, предназначенном для опубликования сведений о государственной регистрации юридических лиц, сообщения о принятом решении;
2) путем опубликования сообщения о принятом решении в печатном издании, предназначенном для опубликования сведений о государственной регистрации юридических лиц, а также в одном из печатных изданий, предназначенных для опубликования нормативных правовых актов органов государственной власти субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен филиал (филиалы) этой кредитной организации.
Пример 2. Уведомление поглощающей организации
Пример 3. Текст письма поглощаемой организации
Следовательно, необходимо обеспечить наличие достаточного количества конвертов, физических возможностей сотрудников, которые непосредственно будут заниматься оформлением отправляемой корреспонденции (возможно, и самих уведомлений), а также заранее согласовать с финансовым подразделением сумму подотчетных средств на отправку этих писем. При массовых рассылках целесообразно вместо наклейки марок воспользоваться услугами почты по франкированию конвертов (это позволит сэкономить).
Обычно перед принятием решения о реорганизации составляется план по каждому подразделению: что именно, когда по срокам, кто должен сделать (исполнитель), какой бюджет необходим. Руководитель службы, ответственной за документационное обеспечение, в этот момент должен проследить за выделением достаточного бюджета для выполнения возложенных на его подразделение задач.
Список рассылки затребуйте у юридической службы вместе с шаблоном письма. Какие-то контрагенты там могут быть указаны поименно, а в отношении остальных дано описание группы (за ее поименным составом вы можете обратиться в соответствующее подразделение, например, за списком клиентов – в отдел продаж, за списком поставщиков – в отдел покупок). При этом у подразделений, ответственных за определенные группы контрагентов, целесообразно согласовать шаблон направляемого их подопечным уведомления, для каких-то групп адресатов он может быть скорректирован, дополнен. Т.е. не берите на себя всю ответственность за формирование списка рассылки и составление текста уведомлений. Вы ответственны за другое: в обозначенные (и реальные) сроки отправить то, что вам скажут, по тем спискам рассылки, которые вам дадут (желательно в электронном виде).
В переходный период может значительно увеличиться и поступающая корреспонденция, в которой клиенты / контрагенты будут задавать различные уточняющие вопросы, например, о новых реквизитах для платежей, а также письма (требования, копии исковых заявлений) кредиторов, которые согласно закону, могут реализовывать свои права на досрочное исполнение обязательств.
После того, как было объявлено решение о реорганизации и стало понятно, кто к кому присоединяется, возникает логичный вопрос: «А что же будет с сотрудниками?» Ведь в каждой организации была своя служба ДОУ, со своим названием, своим начальником и сотрудниками.
Прежде всего руководство основного (поглощающего) общества должно принять решение о том, кто будет возглавлять службу объединенной организации и как она будет называться. Вариантов тут много, вот некоторые:
Руководитель обновленной службы ДОУ должен определиться со штатным расписанием своего подразделения: сколько специалистов ему потребуется и для какого функционала в формате новой более крупной организации.
Сориентируем вас в правовой стороне кадрового вопроса. Реорганизация не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками (статья 75 Трудового кодекса РФ, далее – ТК РФ). Отсюда возможные варианты развития событий:
Как вести делопроизводство в переходный период, т.е. до момента завершения реорганизации (прекращения существования присоединяемого общества)?
Следует сразу отметить, что пока в ЕГРЮЛ не будет внесена запись о прекращении деятельности присоединенного юридического лица, корреспонденция будет поступать как в поглощающую, так и в присоединяемую организации. Как организовать ее обработку и регистрацию, необходимо решить будущему руководителю единой службы ДОУ. Как вариант может быть принято решение о том, что вся корреспонденция будет в переходный период регистрироваться в едином журнале. Организовать это можно так, что курьеры будут передавать корреспонденцию сразу сотрудникам основного общества. При этом можно использовать:
– штамп основной организации либо
– сделать на переходный период штамп по предложенному образцу:
Пример 4. Образец штампа регистрации входящей корреспонденции
Если же регистрация документов осуществляется посредством СЭД, то это значительно упрощает ситуацию – после предоставления доступа сотрудникам присоединяемого общества они самостоятельно смогут регистрировать входящие документы в едином журнале. Ну а дублирующий штамп им можно изготовить.
При предложенном подходе документы будет рассматривать и накладывать резолюцию руководитель основного общества, а исполнять будут сотрудники по его резолюции.
По такому же принципу необходимо регистрировать и исходящую корреспонденцию.
Что касаемо выпуска распорядительных документов, то с учетом пункта 2.1.5 Государственной системы документационного обеспечения управления (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 33), совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др. ). Также обратимся к ГОСТ 6.30 – 2003, в пункте 3.22 которого указано, что при подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, кроме того, при подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
Следовательно, при подготовке приказа до завершения реорганизации его предлагается выпускать от имени двух организаций, за подписью обоих руководителей, с проставлением дробного регистрационного номера:
Пример 5. Совместный распорядительный документ
После того как реорганизация будет завершена, распорядительные документы будут выпускаться в «прежнем» порядке от имени и на бланке реорганизованного основного общества (в нашем примере это ПАО «А+») и за подписью его генерального директора.
При реорганизации юридического лица в форме присоединения к нему другого юрлица первое из них считается реорганизованным с момента внесения в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) записи о прекращении деятельности присоединенной организации (статья 57 Гражданского кодекса РФ).
После внесения записи в ЕГРЮЛ реорганизованному основному обществу рекомендуется в этот же день выпустить приказ об окончании реорганизации. С этого момента прекратят действие все локальные нормативные акты присоединенного общества (если в переходный момент подобный приказ на эту тему еще не выпускался), а используемые им печати и штампы подлежат обязательному уничтожению по акту согласно установленной процедуре (в составе комиссии, путем опиливания или обрезания оттиска). Также уничтожению подлежат и штампы, используемые в переходный момент реорганизации (например, такой, как показан в Примере 4), т.к. использоваться уже будут печати и штампы реорганизованного основного юридического лица.
Связанный материал
Кто и по каким критериям определяет, что печать пришла в негодность? Как оформить уничтожение печати…
№ 09 / 2013
Кто и по каким критериям определяет, что печать пришла в негодность? Как оформить уничтожение печати? Какие организационные действия нужно предпринимать, если уничтожается старая и одновременно вводится в действие новая основная печать организации? Ответы читайте на нашем сайте.
Напомню, что одним из основных документов в делопроизводстве является систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения – номенклатура дел (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Основой структуры номенклатуры дел обычно является организационная структура (штатное расписание) общества.
После окончания реорганизации изменится организационная структура (штатное расписание) основного общества. А в случае, если происходят значительные изменения функций и структуры организаций, действующая номенклатура дел пересматривается кардинально и утверждается новая.
Следовательно, будущему руководителю единой службы ДОУ необходимо в переходный период провести анализ документов (дел), которые ведутся в обеих организациях, а также определить группы документов (дел), которые будут вестись после реорганизации. После завершения реорганизации необходимо в установленном «Основными правилами работы архивов организаций» (одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) порядке и на основе новой структуры общества разработать и утвердить новую сводную номенклатуру дел для основного общества. Согласно ей оно и будет «жить», подразделения будут формировать дела, а сотрудники архива будут принимать их на хранение.
Ввести в действие новую номенклатуру следует со следующего дня после внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении существования присоединяемого общества, а оформлена номенклатура будет на бланке основного (уже реорганизованного) общества.
При реорганизации все документы и дела присоединяемого общества передаются правопреемнику (основному обществу). Поэтому необходимо произвести прием-передачу документов (дел) из присоединяемой организации в поглощающую (тех, что находятся в текущем делопроизводстве в подразделениях, и тех, что накопились в архиве). Порядок приема-передачи документов организации определяется распорядительным документом, при этом текущие дела подразделений присоединяемой компании передаются в те подразделения основного общества, которые указаны в приказе (т. к. в архив дела, незаконченные делопроизводством, сданы быть не могут). Однако следует отметить, что перед передачей документов (дел) проводится проверка их наличия и состояния. Тогда руководитель «новой» службы ДОУ будет отвечать только за тот документальный фонд поглощаемой организации, который он принял, и к нему нельзя будет предъявить претензий за то, что должно было бы сохраниться, но почему-то никак не может быть найдено.
Следующее, что необходимо сделать сотрудникам службы ДОУ, это актуализировать обложки дел присоединенной организации (а точнее, уже прекратившей свое существование). Данная работа требует больших трудозатрат, облегчить ее можно, изготовив штамп, и уже его оттиск проставлять на обложках дел (см. Пример 7).
Пример 6. Акт о приеме документов поглощаемой организации в поглощающую
Пример 7. Отражаем изменение владельца дела на его обложке при помощи штампа
После того как реорганизация будет завершена и все смогут «спокойно выдохнуть», главная задача сотрудников службы ДОУ и особенно ее руководителя – организовать качественное делопроизводство более крупного юридического лица. Для тех, кто использовал «старые» подходы в работе, реорганизация – это лучший способ от них избавиться и внести что-то новое. Ну а тем, кто, например, еще не использовал систему электронного документооборота, теперь уж точно не обойтись без нее в организации с разветвленной организационной структурой.
Связанный материал
Как организовать делопроизводство при переименовании организации?
№ 10 / 2015
Что необходимо сделать службе делопроизводства в случае переименования организации? Ответы на эти вопросы читайте на нашем сайте.
Как тренер по развитию бизнеса юристов, я регулярно получаю вопросы и отзывы от своих клиентов относительно эффективности вступления и участия в профессиональных ассоциациях и работе в совете директоров.
Некоторые практикующие специалисты стремятся отплатить сообществу, которое создало для них среду, в которой они могут преуспеть в юридической практике, в то время как другие надеются, что разоблачение откроет новые возможности для бизнеса. Третьи польщены тем, что организация заинтересована в их интеллектуальном потенциале.
Какой бы ни была ваша цель (и это определенно то, что вам нужно определить, прежде чем вступать в какую-либо организацию), ниже я расскажу о факторах, которые следует учитывать при выборе организации, к которой вы хотите присоединиться, и о том, как вы можете максимизировать свое время и участие.
Как и в случае с любой другой деятельностью, которая отнимает время от вашей практики, вашей семьи или ваших хобби, выбор правильных организаций, в которых вы будете проводить время, имеет решающее значение для вашего успеха и счастья.
После того, как вы определили интересующую вас организацию, обязательно максимизируйте свою выгоду, принимая активное участие. Возврат инвестиций (время и уплаченные взносы), скорее всего, будут напрямую связаны с уровнем вашей активности в организации.
Требуется некоторая предусмотрительность, чтобы методично решить, удаётся ли ваше участие или нет.
Участие в профессиональных организациях обеспечивает ценность и возможности для юристов на каждом этапе практики, если оно осуществляется с целью и намерением. Поскольку мир все больше и больше переходит к виртуальной и гибридной среде, поиск возможностей для подлинного общения с людьми требует немного больше усилий, чем это могло быть в прошлом. Но эти человеческие связи — это то, что делает работу и жизнь полноценной и приятной, поэтому это целенаправленное намерение и энергия того стоят.
Дополнительную информацию о коммерческом праве можно найти на сайте businesslawtoday.org.
Лана Дж. Манганьелло посвятила более 12 лет коучингу и обучению новых и опытных юристов и других специалистов сферы услуг по темам, связанным с годовым бизнес-планированием, развитием бизнеса и маркетингом. Пройдя обучение и сертификацию в Корнельском университете по вопросам многообразия и инклюзивности, она посвятила себя работе с юридическими фирмами для привлечения и развития женщин и различных специалистов, а также глубоко привержена работе по улучшению разнообразия на вершине юридической профессии.
Почему люди вступают в организации? Это кажется безобидным вопросом, на который должны быть простые — хотя и самые разнообразные — ответы, но независимо от типа организации, общественной или некоммерческой, государственной или частной, существуют некоторые основополагающие принципы. которые определяют индивидуальные решения.
Это представление о том, что то, что вы получаете от организации, соответствует тому, что вы вкладываете в нее. Если это отношения между работодателем и работником, чувство справедливости развивается, если вы чувствуете, что вам платят конкурентоспособно и вы получаете справедливые льготы. Оплата, которую иногда высмеивают как не являющуюся мотиватором производительности, на самом деле является сильным фактором производительности и удовлетворения. Часто аргумент заключается в том, что если вы заставите людей присоединиться к миссии или дадите им признание, вам не придется платить им столько. Эти аргументы обычно выдвигаются теми, кто занимается управлением компенсационными бюджетами. На самом деле заработная плата является важным фактором производительности, а при более низких уровнях заработной платы возникает неудовлетворенность. Другими словами, когда люди чувствуют, что им платят несправедливо, они становятся неудовлетворенными. Как только люди чувствуют, что им справедливо платят за работу, она перестает быть фактором удовлетворения. Однако справедливость выходит за рамки оплаты, и на нее будет влиять предоставление человеку «вещей», которые он не смог бы получить в другом месте. Например, люди могут быть готовы согласиться на более низкий уровень заработной платы за долгосрочный опыт построения карьеры, возможность работать с человеком, которым они восхищаются, более надежную работу, гибкий график работы, возможность досрочного выхода на пенсию или другие конкретные предполагаемые преимущества.
До того, как COVID-19 сделал работу из дома необходимостью, для тех, кто мог работать удаленно, вы почти всегда обнаруживали, что удаленные сотрудники, работающие на дому или работающие неполный рабочий день, были более позитивны, чем штатные сотрудники в объект компании. Причина в том, что им была предоставлена должность, которая отвечала их уникальным потребностям в трудоустройстве. Другими словами, уравнение общего капитала казалось справедливым. Исключением является случай, когда организация относится к этим группам радикально иначе, чем к другим «обычным» сотрудникам, или как к «служащим второго сорта». Другими словами, иногда удаленные сотрудники или сотрудники, работающие неполный рабочий день, считались «меньше», чем сотрудники, работающие полный рабочий день в офисе. Это вызовет большое недовольство среди удаленных сотрудников или сотрудников, работающих неполный рабочий день. В этом случае создается впечатление, что на самом деле существуют две разные корпоративные культуры: одна для удаленных сотрудников, работающих неполный рабочий день, и другая для сотрудников, работающих полный рабочий день в офисе. Когда в одной организации существуют две культуры, особенно если одна из них считается менее выгодной, чем другая, это может привести к серьезным проблемам.
Вы когда-нибудь замечали, как некоторые профессии передаются в семьях? Есть много пожарных, полицейских, бухгалтеров, врачей и юристов, которые могут проследить через несколько поколений своих предков, которые работали в тех же профессиях. Проще говоря, информация о профессии и о том, как в нее поступить, распространяется; иногда люди имеют более легкий доступ или больше возможностей в результате связи. Но одним из реальных мотиваторов является то, что эти профессии, как правило, описываются как значимые и важные или как хорошая работа в семье.
Кроме того, дети часто смотрят на своих родителей и стараются подражать им. Однако большинство людей находят свою профессию, тяготея к определенным видам работы, которые им нравятся, в которых они преуспевают или чувствуют призвание. Например, некоторые идут в правительство или в армию, чтобы служить своей стране, другие идут в здравоохранение, чтобы служить человечеству, третьи — в научные круги или исследования, чтобы расширить базу знаний человечества. Люди, как правило, присоединяются к организациям, которые позволяют им преследовать свои мечты и получать опыт, который их реализует. Люди переполняются гордостью за организацию, когда миссия организации, значимость того, что они делают, чего они достигают, высоко ценятся ими самими и другими.
Если бренд или миссия пользуются уважением у отдельного человека или общества, это делает вступление в эту организацию более привлекательным. Компания может быть привлекательной, если у нее выдающаяся репутация или продукция, доминирующая в отрасли. Религиозная организация может быть привлекательной, если она соответствует личным убеждениям. Правозащитная организация привлекает людей, которые заинтересованы в создании справедливых условий. Люди присоединяются к организациям всех типов, когда видят в них привлекательный бренд. Морские пехотинцы продвигают свой бренд как эксклюзивный: «Немногие, гордые, морские пехотинцы». Не каждый может попасть в эту организацию, но если вы пройдете отбор, вы станете частью чего-то особенного.
Об авторе