Процесс документирования: Документирование | Глоссарий ПитерСофт
6.1 Процесс документирования. Процессы жизненного цикла программных средств
6.1 Процесс документирования. Процессы жизненного цикла программных средствВикиЧтение
Процессы жизненного цикла программных средств
Автор неизвестен
Содержание
6.1 Процесс документирования
Процесс документирования является процессом формализованного описания информации, созданной в процессе или работе жизненного цикла. Данный процесс состоит из набора работ, при помощи которых планируют, проектируют, разрабатывают, выпускают, редактируют, распространяют и сопровождают те документы, в которых нуждаются все заинтересованные лица, такие как администраторы, инженеры и пользователи системы или программного продукта.
Список работ. Данный процесс состоит из следующих работ:
1. подготовка процесса;
2. проектирование и разработка;
3.
выпуск;
4. сопровождение.
7 ПОРЯДОК ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ СИСТЕМ ВООРУЖЕНИЯ
5.1 Процесс заказа
5.1 Процесс заказа Процесс заказа состоит из работ и задач, выполняемых заказчиком. Процесс начинается с определения потребностей заказчика в системе, программном продукте или программной услуге. Далее следуют подготовка и выпуск заявки на подряд, выбор поставщика и
6.1 Процесс документирования
6.
1 Процесс документирования
Процесс документирования является процессом формализованного описания информации, созданной в процессе или работе жизненного цикла. Данный процесс состоит из набора работ, при помощи которых планируют, проектируют, разрабатывают,
8.1.3 План документирования
8.1.3 План документирования 8.1.3.1 Общие положения Документатор должен подготовить план документирования, в котором должны быть определены задания, выполняемые при создании конкретной документации. Данный план должен быть официально согласован заказчиком, что
8.1.3.3 Контроль плана документирования
8.1.3.3 Контроль плана документирования
После официального согласования плана документатор должен нести ответственность за контроль и распространение данного плана. Документатором должен быть составлен список по распространению учтенных копий данного плана.
8.1.4.2 Проверка плана документирования
8.1.4.2 Проверка плана документирования Данная проверка должна гарантировать, что документация, предусмотренная планом документирования, после его выполнения будет удовлетворять целям заказчика. При утверждении плана документирования заказчик согласовывает все
ПРИЛОЖЕНИЕ С (справочное) Образец плана документирования. Документация пользователя для системы ABC — административного управления магнитными лентами
ПРИЛОЖЕНИЕ С (справочное) Образец плана документирования. Документация пользователя для системы ABC — административного управления магнитными лентами С.1 Введение В настоящем плане описана стратегия разработки документации пользователя для системы ABC, представляемой в
ПРИЛОЖЕНИЕ G (справочное) Оценка плана документирования
ПРИЛОЖЕНИЕ G (справочное) Оценка плана документирования Использование настоящего стандарта во взаимоотношениях между заказчиком и документатором способствует созданию качественной документации в частности потому, что между ними согласовывается план
руководство с примерами [2022] • Asana
Краткое содержание
Документация по процессу — это живой документ, предназначенный для внутреннего использования, в котором описываются задачи и действия, необходимые для запуска нового процесса.
Узнайте, как создавать документацию по процессам, а также о преимуществах её использования в вашей команде.
Хотите внедрить новый процесс, но не знаете, с чего начать? Мы вам поможем. Документация по процессу — это подробное описание того, как работает процесс. В ней подробно расписываются конкретные действия, необходимые для выполнения задачи от начала до конца.
Создание подробного документа позволяет синхронизировать совместную работу над задачами процесса и способствует повышению чёткости в организации. У вас как у руководителя команды есть возможность выбрать, какие области и функции лучше всего ей подходят — от определения границ процесса до документирования его этапов.
Давайте рассмотрим предназначение документации по процессам, способы её создания (с примерами) и преимущества её внедрения для вашей команды.
Что такое документация по процессам?
Документация по процессам — это внутренний, живой документ, в котором подробно описываются задачи и действия, необходимые для запуска нового процесса.
Очень важно надлежащим образом документировать и отслеживать ход любых новых процессов — от самых простых задач (адаптация новых сотрудников) до более масштабных целей, таких как изменение структуры команды.
Документацию по процессам также можно создавать для оптимизации имеющихся процессов. Вы наверняка удивитесь, узнав, сколько их уже существует в вашей организации — от внедрения новых инструментов до общения с клиентами.
Помимо синхронизации действий команд документация по процессам играет роль дорожной карты для сотрудников, которая помогает понять, какие действия нужно выполнить, чтобы создать новый процесс. Она также устраняет путаницу и служит основным ресурсом, к которому можно обращаться за сведениями о том, как выполнить ту или иную задачу.
Документация по процессу и составление карты процесса
Несмотря на то, что эти термины похожи, документация по процессу и составление карты процесса обладают рядом ключевых отличий.
Основное различие между этими двумя системами заключается в их компоновке.
Документирование процесса подразумевает создание письменного документа с изложением основных сведений, тогда как составление карты процесса подразумевает его наглядное представление. В документации по процессу также имеется его наглядное представление, но оно при этом отличается от намного более подробного варианта, представленного на карте процесса.
Для создания документации по процессу, охватывающей все шаги от первоначального анализа до тестирования и проверки, выполните следующие восемь действий.
На каждом этапе нам необходимо формально документировать все стадии процесса, чтобы синхронизировать работу команды и обеспечить чёткий обмен информацией. Мы рассмотрим эти восемь действий и выделим ключевые компоненты, которые вам следует включить в свою документацию по процессу.
1. Проанализируйте исходный процесс
На первом этапе руководитель проекта анализирует исходную информацию и создаёт краткое описание, где указываются цели, хронология и приоритеты.
Делается это путём рассмотрения задач и составления на их основе экономического обоснования.
В процессе анализа следует выделить:
Основные задачи: определите, каких ключевых показателей эффективности вы хотите достичь или какие бизнес-задачи выполнить.
Заинтересованные лица: возможно, вы пока ещё не знаете их всех, но подумайте, какие команды будут работать вместе.
Хронология: оцените объём процесса и хронологию его выполнения по методу критического пути.
Приоритет: определите, насколько важно внедрить этот процесс по сравнению с другими проектами и задачами, над которыми работает ваша команда.
Указанные факторы помогают создать чёткую картину, чтобы заинтересованные лица и руководители могли быстро разобраться в деталях процесса.
2. Определите границы процесса
Получив исходную информацию о процессе, можно приступать к определению его границ. Для этого обрисуйте, как процесс вписывается в работу тех или иных команд и выделите различные задачи, которые они выполняют.
Подумайте, где процесс начинается и где заканчивается, а также на кого он влияет.
Определение этих границ поможет задать чёткие ориентиры по задачам, когда вы будете готовы к внедрению нового процесса. Например, если вы хотите сократить объём трудозатрат с помощью автоматизации процессов, то границы могут подразумевать выделение команды ИТ для запуска процесса и операционной команды — для его выполнения.
Автоматизировать работу с помощью Asana
3. Определите точки входа и выхода
Третий этап подразумевает определение точек входа и выхода.
Точки входа — это ресурсы, необходимые для выполнения процесса.
Точки выхода — это то, чего вы хотите достичь по завершении процесса.
Результаты можно определить, изучив исходные задачи проекта и выбрав конкретные, измеримые показатели. Например, если вы ставите перед собой цель тратить меньше времени на малопродуктивную работу, одним из результатов может быть автоматизация напоминаний о задачах.
В этом же примере точкой входа может стать внедрение инструмента управления работой.
Определение точек входа и выхода в будущем позволит вам разбить каждую из этих целей на небольшие этапы.
4. Определите этапы процесса
Теперь, когда вы собрали необходимую информацию по входным и выходным точкам процесса, настало время разбить план процесса на небольшие этапы. Это можно сделать самостоятельно или в ходе коллективного обсуждения.
Начните с рассмотрения начальной точки процесса. Иными словами, это то, что активирует границы процесса. В отдельных случаях существует зависимое событие, которое необходимо завершить, чтобы процесс начался. Например, для автоматизации напоминания о задачах необходимо сначала создать эти задачи.
После того как вы определили, что запускает и завершает процесс, последовательно перечислите все его этапы. Если необходимо выполнить несколько задач, перечислите их все в рамках одного этапа. Этапы должны быть как можно более простыми, фиксировать следует только основные части процесса.
Разбейте каждый этап на небольшие компоненты, которые можно поручить отдельным заинтересованным лицам. Следующее действие — распределение обязанностей на каждом из этапов.
5. Свяжитесь с заинтересованными лицами проекта
После определения этапов самое время разбить все задачи на части и определить, кто за них отвечает. Будет полезно включить в документ подробную информацию по каждой задаче, например, ожидаемые результаты и хронологию. Это обеспечит чёткость и оптимизирует обмен информацией.
Если при работе над более сложными проектами необходимо предоставить дополнительную информацию о задаче или контекст, подумайте о совещании с командой или поделитесь с ней нужной информацией. Это может быть юридическая информация или руководство по использованию бренда, необходимое для выполнения поставленных задач.
6. Создайте блок-схему процесса
Теперь к самому интересному — визуализации процесса. Одним из самых простых способов является блок-схема. В зависимости от типа процесса, который вы документируете, блок-схема обеспечивает чёткость благодаря своей наглядности.
Вам также может пригодиться инструмент управления рабочими процессами, который позволяет отслеживать ход выполнения целей и задач.
Для построения блок-схемы у вас уже должны быть сформулированы все этапы, входные и выходные точки процесса, а также информация о назначениях для заинтересованных лиц. После этого вам остаётся просто аккуратно расположить каждый этап в хронологическом порядке.
Вот пример блок-схемы задокументированного процесса, который можно использовать в качестве шаблона:
Как видите, у каждого этапа есть соответствующие входные и выходные точки. Наглядное представление этих этапов на блок-схеме позволяет легко понять, какие ресурсы будут использоваться и каких результатов можно ожидать. На диаграммы также можно добавлять «дорожки», позволяющие указать, кому какие задачи назначены. Это будет особенно полезно в сложных процессах.
Каждый процесс будет выглядеть иначе, однако в любом случае важно располагать этапы по порядку и заранее предоставлять необходимую информацию.
7. Отметьте исключения для хода процесса
Задокументировав наглядное представление хода процесса, обратите внимание на любые исключения, с которыми может столкнуться ваша команда. Эти исключения возникают из-за того, что не каждый поток будет следовать по одному и тому же пути.
Например, исключением для описанного выше рабочего процесса будет то, что отдельным задачам в зависимости от сложности работы может понадобиться дополнительная проверка. В таком случае вам, возможно, потребуется отметить сценарии, не требующие такой проверки. Также следует добавить действия, которые ваша команда должна предпринять при возникновении указанных исключений.
8. Протестируйте процесс
Последним этапом документирования процесса является его тестирование, которое позволит вам убедиться в работоспособности процесса. В его ходе необходимо определить, где возникают проблемы или возможные риски, и устранить их в режиме реального времени. Для вас это возможность довести новый процесс до совершенства, поэтому внесите все необходимые изменения, чтобы он работал как можно более гладко.
Для определения слабых мест задайте следующие вопросы:
Решила ли документация по процессу проблему, которую вы хотели устранить?
Нужно ли внести более существенные изменения, чтобы процесс начал работать оптимально?
Проработав слабые места, определите эффективность процесса. Это ещё одна возможность «отшлифовать» процесс, чтобы он работал как можно более чётко.
Теперь вы можете закрыть все открытые задачи процесса и сохранить информацию в общем пространстве, чтобы при необходимости можно было вернуться к ней позднее.
Преимущества документации по процессам
При создании как детализированного процесса, так и общего плана, своевременное документирование информации может в долгосрочной перспективе предотвратить срыв работы из-за возникающих проблем.
Существует четыре основных преимущества ведения документации по процессам — от устранения ошибок до улучшения распределения ресурсов и повышения эффективности.
Устранение ошибок
Документирование бизнес-процессов предотвращает ошибки благодаря наличию заблаговременно составленного описания каждого этапа процесса.
В ходе процесса эффективность этих этапов можно анализировать и вносить необходимые изменения.
Заблаговременное документирование процесса позволяет избежать следующих проблем:
Недостаточный обмен информацией: без надлежащей документации обмен информации может осуществляться разрозненно, что ведёт к разрастанию объёма работы по организации работы.
Пропуск этапов процесса: без подробно расписанных этапов задачи могут перепутаться или потеряться, что делает процесс неэффективным.
Нечёткость целей и результатов: если сотрудники не понимают предназначение того или иного процесса, у них может не быть чёткого понимания ожидаемых результатов или приоритетов.
Документирование процессов позволяет анализировать ошибки и позволяет сформировать систему постоянного контроля потенциально слабых мест на протяжении всего жизненного цикла процесса. Это обеспечивает возможность изменить или устранить ненужные шаги.
Сокращение непродуктивной работы
Правильно составленная документация по процессу позволяет сократить объём непродуктивного труда и тратить меньше времени на работу по организации работы, поскольку информация предоставляется заранее и в наглядной форме.
В числе распространённых препятствий, которые устраняет документирование процессов:
Частые совещания: в документации по процессу можно привести всю необходимую информацию, для предоставления которой в противном случае потребовалось бы проводить совещания. Неэффективные совещания отнимают время и в некоторых случаях даже создают дополнительную путаницу.
Дублирование работы: когда задачи изначально правильно организованы, вероятность дублирования работы существенно снижается.
Разрозненность коммуникаций: когда информация хранится в разных источниках, это может привести к сбоям в процессе обмена ею.
Сокращение этих ошибок поможет вашей команде работать более продуктивно, сосредоточившись на текущих задачах. При этом можно сделать ещё один шаг вперёд и внедрить автоматизацию бизнес-процессов, чтобы ещё больше сократить бесполезную работу.
Оптимизация распределения ресурсов
Документация по процессу позволяет качественнее распределять ресурсы путём чёткой организации информации по этапам и их привязки к необходимым ресурсам.
Это гарантирует, что ресурсы:
Применяются правильно: когда команды знают, какие ресурсы использовать, они могут делать это правильно и эффективно.
Привязаны к нужным этапам: связав ресурсы с задачами, вы будете чётко осознавать, как и когда их нужно использовать.
Работают на достижение желаемого результата: когда ресурсы распределены оптимально, их можно применять строго по назначению.
Поскольку нерациональное использование ресурсов может привести к их перерасходу, важно правильно составить схему распределения, чтобы ваша команда была готова к работе с необходимыми ресурсами.
Улучшение обмена информацией
Осуществление обмена информацией в общем инструменте позволяет предотвратить будущие проблемы с процессом. Благодаря такому инструменту у всех заинтересованных лиц будет доступ к общему источнику достоверной информации, к которому можно обратиться в любое время.
Преимущества оптимизированного обмена информацией:
Работа сразу выполняется правильно: чёткие коммуникации сокращают риск возникновения путаницы и снижения качества работы.
Создание базы знаний по процессам: обмен информацией помогает командам быть в курсе новых процессов.
Расширенные карты процессов и стандартные рабочие процедуры: коммуникации позволяют прояснять информацию и обеспечивать соответствие карт процессов и процедур исходным целям проекта.
Обмен информацией в команде может определять разницу между хорошим и отличным процессом, поэтому для большей ясности обеспечьте заблаговременное и регулярное общение с сотрудниками.
Ускоряйте свой прогресс посредством документирования процессов
Документирование процессов помогает оптимизировать внесение улучшений и готовить почву для различных будущих процессов. Документация по процессам позволяет предотвращать неэффективность и возникновение препятствий, а также готовить сотрудников к успешной реализации последующих проектов.
Выведите документирование своих процессов на новый уровень с помощью программного обеспечения для управления рабочими процессами, которое помогает командам оптимизировать процессы.
Попробовать ПО для управления рабочими процессами от Asana
Что такое документация процесса и зачем она нужна?
В 2020 году пандемия Covid-19 перевернула все, что мы знали о работе. И по мере того, как мы продолжаем двигаться вперед, становится ясно, что гибкость и маневренность важнее для современного бизнеса, чем когда-либо прежде.
Для управления различными задачами компании используют процессы или повторяющиеся и простые в выполнении шаги. Процесс документирования всегда был ключевой частью управления проектами и в значительной степени способствовал успеху компании. Но поскольку вы создаете новые процессы для постпандемического мира, сейчас самое время пересмотреть и улучшить свои процедуры документирования бизнес-процессов.
Что такое документация процесса?
Руководство по процессу — это пошаговый документ, объясняющий, как что-то делать в вашем бизнесе. Например, в нем может объясняться, как именно перенести часть ваших данных с устаревших серверов в облако.
Это может быть политика, учебник или блок-схема. Он может жить в вашем бизнес-плане, справочнике вашей компании, учебном пособии для новых сотрудников или стандартных операционных процедурах на основе облачных вычислений.
Документирование процесса — это акт регистрации или документирования всех шагов в конкретной задаче. В идеале это должно происходить в режиме реального времени. Когда сотрудники выполняют задачу, они документируют каждый свой шаг. Текущая документация по процессам, сопровождаемая регулярным обзором процессов, помогает персоналу и менеджерам узнать, что работает, а что нет, помогая каждому адаптировать руководства по процессам по мере развития бизнеса.
Почему мы документируем процессы?
Документирование процесса является важной частью обеспечения последовательного и эффективного выполнения определенных задач. К основным преимуществам документирования процессов относятся:
- Улучшение процессов . Есть ли ненужные шаги? Есть ли кто-то, кто не должен быть вовлечен, или кто-то еще должен быть включен? Как этот процесс вписывается в общую бизнес-стратегию? Во время обзора процесса вы можете ответить на эти и подобные вопросы, имея в наличии последние данные.
- Уменьшение путаницы
- Консервация . Может быть, ваш генеральный директор обладает энциклопедическими знаниями обо всех основных процессах в вашем офисе, а топ-менеджер умеет находить наилучший способ выполнения любой новой задачи. Что происходит, когда этот человек покидает компанию? Документирование процесса обеспечивает более плавный переход.
- Анализ . Как узнать, работает ли новый метод лучше старого, если нет конкретных записей о том, как выполняются оба процесса? Документация по процессам позволяет проводить сравнение различных методологий по принципу «яблоки к яблокам».
Существует множество различных методов документирования процессов: от письменных документов до шаблонов и автоматизированных программных решений.
Как документировать процесс
Независимо от того, какой метод вы используете, есть несколько ключевых шагов для обработки документации.
1. Определите процесс
Сначала определите процесс, который вы документируете. Дайте ему четкое название и цель.
2. Установите границы
Задокументируйте начальную и конечную точки процесса. Что вызывает его начало и как узнать, когда оно закончилось? Например, процесс может начаться, когда вы поймете, что домашний экран вашего приложения выглядит устаревшим, и закончиться, когда вы отправите обновленную версию всем клиентам.
3. Перечислите ожидаемый результат
Что должно произойти в конце процесса? Это может быть что-то вроде: «Готовое приложение распространяется среди конечных пользователей» или «Обновление программного обеспечения доставляется всем зарегистрированным пользователям без сбоев».
4. Детализация входных данных
Обратите внимание, какие материалы и оборудование необходимы для завершения процесса. Это может быть как простая сборочная линия и роботы-помощники, так и сложная, например, ваши устаревшие серверы, частное облако и несколько платформ.
5. Пройдитесь по процессу
Вы можете провести мозговой штурм, как это может работать, но лучше выполнить весь процесс от начала до конца. Например, вы можете пройтись по воронке продаж, чтобы увидеть, не были ли какие-либо элементы упущены на этапе макета. Помните, что если кнопки нет на вайрфрейме, инженеры ее не создадут!
6. Определите, кто участвует
Перечислите людей, которые играют роль в завершении процесса. Обычно это включает только тех, кто выполняет задачу, но вы также можете отметить, кто принимает решения в этом процессе.
7. Используйте вашу систему документирования процесса
Аккуратно скопируйте все свои примечания в вашу систему документации процесса.
Просмотрите все детали, чтобы убедиться, что вы ничего не пропустили.
Заключительные мысли
Для многих компаний технологические руководства являются статическими документами, которые быстро устаревают и становятся малопригодными. Но текущая документация процесса дает вам информацию в режиме реального времени, необходимую для анализа и улучшения ваших процессов с течением времени.
Практическое руководство с примерами [2023] [2022] • Асана
Резюме
Документация процесса — это внутренний документ, в котором подробно описаны задачи и шаги, необходимые для запуска нового процесса. Узнайте, как создать документ процесса, а также о преимуществах его внедрения в вашей команде.
Хотите запустить новый процесс, но не знаете, с чего начать? Мы вас прикрыли. Документация процесса — это подробное описание того, как выполнять процесс. Он описывает точные шаги, необходимые для выполнения задачи от начала до конца.
Создание подробного документа может упорядочить командную работу вокруг целей процесса и повысить организационную ясность.
Как руководитель группы у вас есть возможность определить, какие поля и функции лучше всего подходят вашей команде — от определения границ процесса до документирования шагов процесса.
Давайте рассмотрим назначение документации процесса, как ее создать (с примерами) и преимущества ее реализации для вашей команды.
Что такое технологическая документация?
Документация процесса — это внутренний документ, в котором подробно описаны задачи и шаги, необходимые для запуска нового процесса.
От таких простых задач, как адаптация новых сотрудников, до более масштабных целей, таких как изменение структуры команды, важно правильно документировать и отслеживать ход новых процессов.
Вы также можете создавать документацию по процессам для оптимизации текущих процессов. Вы можете быть удивлены, узнав, сколько из них уже есть в вашей организации — от развертывания новых инструментов до общения с клиентами.
Документация по процессам служит не только для обеспечения согласованности действий команд, но и в качестве дорожной карты для членов группы, которая помогает прояснить шаги, необходимые для создания нового процесса.
Это также устраняет путаницу между членами команды, выступая в качестве ресурса, к которому можно вернуться, чтобы узнать, как что-то сделать.
Создание шаблона документации проекта
Документация процесса и сопоставление процесса
Хотя эти два термина звучат одинаково, между документацией процесса и картированием процесса есть некоторые ключевые различия.
Основное различие между ними заключается в компоновке каждой системы. Документация процесса направлена на создание письменного документа с изложением ключевых деталей, а картирование процесса направлено на визуализацию процесса. И хотя документация процесса включает визуальное представление, оно сильно отличается от подробного визуального представления карты процесса.
Как создать документ процесса
Существует восемь шагов, которые необходимо выполнить, чтобы создать документ процесса, начиная с первоначального объема и заканчивая тестированием и рецензированием.
Каждый этап направлен на формальное документирование множества этапов процесса, что обеспечивает согласованность действий вашей команды и ясность коммуникации. Мы пройдем эти восемь шагов и выделим ключевые компоненты, которые вы должны включить в свой технологический документ.
1. Определение масштаба начального процесса
На первом этапе руководитель проекта определяет объем исходной информации и создает краткое описание, основанное на целях, сроках и приоритетах. Это делается путем рассмотрения целей и документирования их в бизнес-кейсе.
При определении масштаба процесса включите:
Ключевые цели: Подумайте, каких ключевых показателей эффективности или бизнес-целей пытается достичь ваш процесс.
Заинтересованные стороны: Хотя вы можете пока не знать конкретных лиц, подумайте, какие команды будут работать вместе.
Временная шкала: С помощью метода критического пути можно оценить объем процесса и временную шкалу его завершения.
Приоритет: Определите, насколько важен этот процесс для реализации по сравнению с другими проектами и задачами, над которыми работает ваша команда.
Эти факторы помогают заинтересованным сторонам и руководящей группе составить четкую картину, чтобы они могли быстро понять происходящий процесс.
2. Определите границы процесса
Получив исходную информацию о процессе, вы можете определить границы. Для этого наметьте, какое место процесс занимает в разных командах, определив различные задачи, которые выполняет каждая команда. Подумайте, где процесс начинается и заканчивается, и на кого он влияет.
Определение этих границ может помочь установить четкие инструкции по выполнению задач, когда вы будете готовы внедрить новый процесс. Например, если вы хотите сократить объем работы за счет автоматизации процессов, ваши ограничения могут включать выделение вашей ИТ-команде для запуска процесса и вашей операционной группы для завершения процесса.
3. Определить входы и выходы процесса
Третий шаг включает определение входов и выходов.
Вы можете определить результаты, изучив первоначальные цели проекта и выбрав конкретные измеримые показатели. Например, если ваша цель — тратить меньше времени на рутинную работу, одним из ваших результатов может быть автоматизация напоминаний о задачах. В том же примере ваш вклад может заключаться в реализации инструмента управления работой.
Определение входных и выходных данных позволит вам позже разбить каждую из этих целей на более мелкие шаги.
4. Определите этапы процесса
Теперь, когда вы собрали необходимую информацию с помощью входных и выходных данных процесса, пришло время разбить план процесса на небольшие этапы. Это можно сделать самостоятельно или в ходе мозгового штурма.
Начните с изучения начальной точки процесса — другими словами, того, что запускает границы процесса. В некоторых случаях будет зависимость, которая должна быть завершена, чтобы процесс начался.
Например, чтобы автоматизировать напоминания о задачах, сначала необходимо создать задачи.
После того, как вы определили, что вызывает начало и конец процесса, перечислите все этапы процесса в последовательном порядке. Если требуется несколько задач, перечислите каждую из них на шаге. Вы хотите, чтобы ваши шаги были как можно более простыми, и сосредоточьтесь на захвате только ключевых частей процесса.
Разбейте каждый шаг на небольшие компоненты, которые можно назначить отдельным заинтересованным сторонам. Следующим шагом является распределение обязанностей для каждого шага.
Создание шаблона проектной документации
5. Свяжитесь с заинтересованными сторонами проекта
После того, как этапы определены, пришло время разбить каждую задачу и назначить ответственных за нее. Рекомендуется включить в документ подробную информацию по каждой задаче, например результаты и сроки. Это обеспечивает ясность и упрощает общение.
Если вам нужно предоставить дополнительную информацию о задаче или контексте для более сложных проектов, рассмотрите возможность встречи с командой или направьте их к необходимой информации. Это могут быть юридические знания или рекомендации по бренду, которые необходимы для выполнения поставленных задач.
6. Постройте блок-схему процесса
Теперь самое интересное — визуализация вашего процесса. Один из простых способов сделать это — использовать блок-схему. В зависимости от типа процесса, который вы документируете, блок-схема может обеспечить ясность в удобоваримой форме. Вы также можете воспользоваться инструментом управления рабочим процессом, который позволяет отслеживать цели и задачи на этом пути.
Чтобы построить блок-схему, вам необходимо иметь под рукой этапы процесса, входные и выходные данные, а также назначенную информацию о заинтересованных сторонах. Затем все, что вам нужно сделать, это аккуратно выложить каждый шаг в последовательном порядке.
Вот пример блок-схемы документа процесса, который вдохновит вас на создание собственного:
Как видите, каждый шаг имеет соответствующие входные и выходные данные. Визуализация этих шагов в блок-схеме позволяет легко увидеть, какие ресурсы и результаты вы можете ожидать. Вы также можете добавить дорожки к своим диаграммам, чтобы классифицировать, кому какие задачи назначены. Это может быть особенно полезно для сложных процессов.
Хотя каждый процесс будет выглядеть немного по-разному, важно, чтобы вы соединяли свои шаги по порядку и заранее предоставляли самую важную информацию.
7. Обратите внимание на исключения потока процесса
Теперь, когда вы задокументировали визуальное представление потока процесса, отметьте любые исключения, с которыми может столкнуться ваша команда. Эти исключения возникают из-за того, что не все потоки будут следовать по одному и тому же пути.
Например, исключением из приведенного выше рабочего процесса может быть то, что некоторые задачи не требуют проверки в зависимости от сложности работы.
В этом случае вам нужно отметить, какие сценарии не требуют утверждения. Вы также должны указать шаги, которые ваша команда должна предпринять для устранения этих исключений.
8. Тестирование процесса
Последний шаг в жизненном цикле документации процесса — тестирование процесса, чтобы убедиться, что он работает. Во время тестирования определите, где возникают проблемы или где возможны риски, и исправьте их в режиме реального времени. Это шанс отладить ваш новый процесс, поэтому внесите необходимые изменения, чтобы он работал максимально гладко.
Задайте вопросы, чтобы выявить болевые точки:
После того, как вы проработаете болевые точки, определите эффективность процесса. Это шанс настроить ваш процесс так, чтобы он работал как можно более гладко.
Наконец, вы можете закрыть любые открытые задачи процесса и сохранить информацию в общем пространстве для последующего просмотра при необходимости.
Преимущества документирования процесса
Независимо от того, создаете ли вы подробный поток процесса или придерживаетесь общей схемы, немедленное документирование информации может предотвратить срыв работы из-за проблем в долгосрочной перспективе.
От устранения ошибок до улучшения распределения ресурсов и повышения эффективности документирование процесса имеет четыре основных преимущества:
Устраняет ошибки
Документирование бизнес-процессов предотвращает ошибки за счет проактивного описания каждого шага процесса. Вы можете анализировать эффективность этих шагов и вносить изменения по ходу дела.
Заблаговременно документируя свой процесс, вы устраняете:
Недостаток коммуникации: Без надлежащей документации коммуникация может быть распределена, что приводит к увеличению объема работы ради работы.
Пропущенные этапы процесса: Без подробных шагов задачи могут быть перепутаны или пропущены, что приведет к неэффективности процесса.
Неясные цели и результаты: Если они не понимают цель конкретного процесса, члены команды могут не иметь четкого представления о результатах или приоритетах.
Жизненный цикл документации процесса анализирует ошибки и предоставляет вам систему для постоянного мониторинга потенциальных узких мест на протяжении всего жизненного цикла процесса.
Это дает вам возможность изменить или исключить шаги, которые не нужны.
Сокращает рутинную работу
Правильный документ о процессе снижает рутинную работу и время, затрачиваемое на работу, поскольку информация представлена заранее и сопровождается визуальным представлением.
Общие препятствия, которые устраняет обработка документации, включают:
Частые встречи: Документ процесса может детализировать необходимую информацию, которая в противном случае потребовала бы встречи. Неэффективные встречи тратят время и могут даже усилить путаницу в отдельных случаях.
Дублирование работы: Когда задачи организованы правильно с первого раза, вероятность дублирования работы меньше.
Неорганизованное общение: Информация, хранящаяся в разных местах, может привести к неорганизованному общению.
Уменьшение количества этих ошибок помогает вашей команде работать более продуктивно и сосредоточиться на текущей работе.
Вы также можете сделать еще один шаг и внедрить автоматизацию бизнес-процессов, чтобы исключить дополнительную рутинную работу.
Оптимизирует распределение ресурсов
Документ процесса упрощает распределение ресурсов, организуя информацию в четкие этапы и связывая их с необходимыми ресурсами.
Это гарантирует, что ресурсы:
Используются правильно: Когда команды знают, какие ресурсы использовать, они могут использовать их правильно и эффективно.
Связаны с правильными шагами: Связывая ресурсы с задачами, понятно, как и когда их следует использовать.
Привести к намеченному результату: При правильном распределении ресурсов их можно использовать по назначению.
Поскольку неправильное использование ресурсов может привести к перерасходу средств, важно правильно спланировать распределение, чтобы ваша команда была готова с необходимыми ресурсами.
Улучшает связь
Сохранение связи в общем инструменте может предотвратить проблемы с процессом в будущем.
Это помогает, предоставляя всем заинтересованным сторонам доступ к общему источнику правды, который можно просмотреть в любое время.
Расширенная коммуникация может помочь:
Работа выполняется правильно с первого раза: Четкая коммуникация снижает риск путаницы и некачественной работы.
Создание четких знаний о процессах: Коммуникация позволяет командам быть в курсе новых процессов.
Расширение карт процессов и стандартных операционных процедур : Коммуникация может уточнить информацию и обеспечить соответствие карт процессов и процедур исходным целям процесса.
Коммуникация в команде может быть разницей между хорошим и отличным процессом, поэтому обязательно общайтесь заранее и часто, чтобы внести ясность.
Ускорьте свой прогресс с помощью документации по процессам
Документация по процессам может помочь оптимизировать улучшения процессов и проложить путь для различных процессов в будущем.
Об авторе