Процесс создания и оформления документа это: Процесс создания документа — Студопедия

Процесс создания и оформления документа это: Процесс создания документа — Студопедия

Содержание

Процесс создания документа — Студопедия

Создание документа или документирование — сложный процесс, в котором участвуют автор, издатель, редактор, по­лиграфист и т. п.

К нему обычно относят действия, связанные с формирова­нием документа как специфического системного триедин­ства: содержания (социальная информация), знаковой (семи­отическая информация) и материально-конструктивной (тех­нологической) форм.

Для обеспечения этого единства разрабатываются типо­вые структуры и методики документно-издательского про­цесса, в основе которых лежит классическая редакционно-издательская схема.

Документирование включает в себя четыре этапа:

* Документные процессы, кроме документирования, более глубоко изучаются в специальных курсах.

1) подготовительный (авторский)— от составления моде­ли документа до передачи авторской рукописи на редакти­рование;

2) редакционный— от приема рукописи редактором до сдачи рукописи в производство;

3) производственный— от технического редактирования (макетирования) рукописи до подписания документа на вы­пуск в свет;

4) заключительный

— от получения тиража и до распро­странения документа. Эта общая схема применима для любого документно-издательского процесса, однако иные задачи, виды документов и другие особенности накладывают определен­ный отпечаток на использование классических процессов.

Для того, чтобы добиться обобществления результатов индивидуального познания путем публикации, автор моде­лирует будущий документ, составляет его текст либо с помо­щью черновика (написанного от руки, на пишущей машинке или ЭВМ), либо с помощью диктовки, создавая фонограмму будущего текста. Черновик или фонограмма передаются для изготовления машинистке, которая перепечатывает содержа­ние документа на пишущей машинке или ЭВМ. Отпечатан­ный документ вновь поступает к составителю, который про­читывает его, при необходимости вносит коррективы и ис­правляет возможные ошибки. После этого документ вновь поступает к машинистке на исправление или перепечатку. Исправленная или перепечатанная рукопись после проверки и соответствующего оформления может пройти предваритель­ную оценку путем коллективного обсуждения, рецензирова­ния, научного редактирования и т. п. Однако есть и другой путь: автор представляет рукопись в службу обобществле­ния, например, в издательство, которое оценивает ее качество. В том случае, если рукопись будет признана достойной обоб­ществления, автор (отправитель информации, коммуникант) приобретает статус элемента ДКС.


Служба обобществления (издательство) преобразует автор­ское сообщение (авторский текст) в издательское (отредак­тированный текст). В издательстве рукопись подвергается рецензированию и научному редактированию. После этого


Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

оригинал поступает на художественное оформление. Изда­тельство определяет и форму издания.

Издательское сообщение передают техническому редак­тору, который выполняет техническую разметку рукописи для набора и репродуцирования. После набора следует кор­ректура текста. Набранное и напечатанное издательское со­общение преобразуется в полиграфическое сообщение и, на­конец, в документ (типографское сообщение, заключенное в переплет). Таким образом, в процессе создания документа образуется несколько продуктов: авторское сообщение — издательское сообщение — полиграфическое сообщение — документ. Рассмотренная структура документно-издательско­го процесса в целом одинакова для всех видов документов. Выпадают лишь отдельные операции в зависимости от при­нятой технологии производственного этапа и вида документа.

5.4. Документный фонд

Документ является основным элементом фондов библио­тек, органов НТИ, информационных центров, архивов, музеев и других документных структур. В совокупности они состав­ляют документный фонд страны.Одновременно документ­ные фонды являются частью документных коммуникаций общества.

Документный фонд(ДФ) — это совокупность докумен­тов, которые в силу общественной значимости охватывают документы всех отраслей деятельности общества, хранятся и используются в библиотеке, архиве, музее, информационном центре и т. п. В зависимости от учреждения, специально за­нятого хранением документов и организацией пользования ими, различают документный фонд библиотеки, архива, музея, органа НТИи др.

Они и приравненные к ним учреждения имеют много общего. В них содержатся одни и те же документы. Однако каждый из фондов специализируется на приобретении пре­имущественно какого-либо одного вида. Информационные центры отдают предпочтение научным, информационным, машиночитаемым документам; архивы — текстовым доку­ментам, несущим ретроспективную информацию, существую-

щим в единственном экземпляре, выполненном в основном на бумажной основе; музеи — наиболее ценным в веществен­ном отношении документам-памятникам истории и культу­ры. Лишь библиотечный фонд в этом отношении отличается универсальностью. Здесь собираются документы независимо от их типа и вида, материальной основы и формы. Значение имеет лишь социально-значимое содержание документа.

Документные фонды выполняют ряд общих задач и фун­кций. Так, рукописные, депозитарные фонды в библиотеках выполняют ту же функцию, что и архивы. Библиотечный фонд есть в любой другой документной системе (архиве, му­зее и т. п.). В то же время и в библиотеке может быть музей книги (музейный фонд), архив, информационный центр и др. Разница между ними состоит в том, что каждый ДФ подчи­няется задачам того учреждения, в котором он функциони­рует. Например, книга существует прежде всего для чтения, но помещенная в музейный фонд она становится экспонатом, предназначенным не для чтения, а для созерцания. Являясь частью экспозиции, книга подчиняется правилам экспози­ционной деятельности. В отличие от библиотечной, музей­ную книгу не выдают на дом, непосредственный доступ к ней ограничен.

Все ДФ выступают в качестве упорядоченных массивов документов. Их роднит единство технологических процессов формирования фондов, сходство процессов комплектования, обработки, хранения, использования, общность нормативно-производственной документации, сходство оборудования, тех­нических средств, автоматизации и компьютеризации научно-производственных процессов и т. д. Однако имеются и сущест­венные отличия. Это дает возможность взаимно обогащать теорию и практику ДФ разного "рода.

Возникновение каждого документного фонда обусловле­но потребностями общества, многообразие которых привело к дифференциации и специализации фондов, своеобразию их социальных функций, необходимости координированного формирования и взаимоиспользования фондов.

Главной подсистемой ДФ является библиотечный фонд (БФ)— это систематизированная совокупность документов,

Раздел I. Теоретические основы документовеи^зекия

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

соответствующих задачам, типу, профилю библиотеки, а '«•а-К-же документным потребностям ее пользователей и предииаз-наченная для использования и хранения документов в тече­ние всего времени, пока они представляют для пользовате­лей реальную или потенциальную ценность.

К основным преимуществам, позволяющим считать В»и:б-лиотеку главным звеном документной коммуникации, от­носятся: полнота БФ, разнообразие типов и видов собщгра-е-мых документов, предоставление населению не только г^зер-вичных, но и вторичных документов, общедоступность и Еэ&с-платность пользования документами в библиотеке.

В отличие от архивов и музеев в фондах библиотек соб»р а-ны опубликованные и неопубликованные документы, им ~ек>-щие широкое социальное назначение. Они многообразные по содержанию, знаковой системе записи и воспроизведеЕтЗия информации, материальной основе и конструкции, тира:—ки-рованы. Библиотеки имеют возможность приобрести в с^вой фонд необходимое количество экземпляров конкретного на­звания или издания, то есть библиотеки располагают наияебю-лее широким по составу фондом, способным обслужить все сферы человеческой деятельности.

Преимущество библиотеки перед архивом и музеем со­стоит и в общедоступности документов для населения, в с лю-собе их использования в библиотеках. Наименее доступ=зеш архив. Он обеспечивает ограниченное использование арх^ив-ных документов, хранящихся здесь в единственном экзвем-пляре. Музей организует одновременный доступ посетилте-лей к редким документам, но ограничивает их непосредств—ен-ное получение. Выдача же на дом документов в архива:—с и музеях вообще исключена. Широкое общественное докум««н-топользование в этих учреждениях затруднено еще и т^м, что для доступа в архив требуется письмо-рекомендация -со­ответствующей организации, а для посещения музея — пала­та за вход. БФ являются наиболее доступными для насе_^ле-ния в силу их более разветвленной сети в стране, обласшгис, городе по сравнению с архивами и музеями. Они собрань—I в государственных, ведомственных, библиотеках на обществен­ных началах и в личных библиотеках граждан.

БФ многообразны по составу и структуре. Все документы, включенные в БФ, можно разделить на группы (части) по различным признакам: содержанию, способу изготовления, материальной конструкции, периодичности и т. п.

По содержанию БФ принято делить на универсальные и специальные. Универсальным считается БФ, если в нем представлены документы по всем отраслям знаний, всех типов (официальные, научные, научно-популярные, учебные, справочные и т. п.) и видов документов (издания, кинофото-фонодокументы, документы на новейших носителях инфор­мации, неопубликованные документы и т. п.). Специальным (специализированным) является БФ, если в нем преоблада­ют документы определенного содержания (фонды НТБ, сель­скохозяйственных, медицинских и т. п. библиотек), типа (фон­ды библиотек для слепых, учебные, справочные, производствен­ные) и вида (фонд патентных документов, фоно-, видео-, дис­котека и т. п.). Универсальными и специальными (специа­лизированными) фондами обладают соответственно универ­сальные и специальные библиотеки.

Документы каждого вида внутри фонда группируются отдельно, в подфонды, которые образуют структуру БФ. Чем крупнее библиотека, тем сложнее структура ее БФ. Так, в библиотеке создаются книжный и газетный подфонды, нео­публикованных и кинофотофонодокументов и т. п.

Подфонд кинофотофонодокументов — часть БФ, состоя­щая из документов, содержащих звуковую и изобразитель­ную информацию, воспроизведение которой возможно при помощи специальных технических средств — диа- и филь-мопроекторов, магнитофонов, видеоаппаратуры и др.

Подфонд диссертаций — часть БФ, состоящая из диссер­таций на соискание ученой степени кандидата или доктора наук, а также авторефератов диссертаций. Он может быть выделен в крупных библиотеках в самостоятельный фонд, например, в УкрНТИ и Национальной библиотеке Украины им. В.И. Вернадского, а также в библиотеках научных уч­реждений, в которых они выполнены или защищены.

Подфонд депонированных рукописей — собрание соот­ветствующим образом оформленных рукописей, вполне за-

Раздел I. Теоретические основы документоведсния

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

конченных статей или других документов, представляющих интерес для небольшого круга читателей.

Подфонд изобразительных документов— часть БФ, со­стоящая из эстампов, художественных репродукций, изобра­зительных плакатов, открыток и альбомов произведений изоб­разительного искусства, гравюр, фотоснимков и т. д. Иногда он называется фондом изоизданий.

Подфонд картографических изданий— часть БФ, состо­ящая из документов, содержащих условное обобщенное изоб­ражение поверхности Земли и других небесных тел, а также пространственного размещения и развития различных объек­тов и явлений (рукописные, печатные карты, атласы, планы, чертежи, глобусы, рельефные карты).

Подфонд нормативных и технических документов— часть БФ, состоящая из нормативных документов по стан­дартизации, технико-экономических нормативов и норм, па­тентных документов, типовых проектов и чертежей, катало­гов промышленного оборудования и изделий, прейскурантов на материалы, оборудование, изделия, отчетов о НИР и ОКР, неопубликованных переводов, других научно-технических документов.

Подфонд нотных изданий— часть БФ, состоящая из нот, выпущенных в виде книжных, журнальных или листовых изданий.

Подфонд редких книг— часть БФ, состоящая из особо ценных (в т. ч. представляющих библиографическую ред­кость) произведений печати.

Подфонд рукописей— часть БФ, состоящая из рукопис­ных книг, архивов, коллекций автографов и др. рукописных (машинописных) документов.

Подфонд микрокопий— часть БФ, состоящая из умень­шенных в несколько раз (десятков, сотен) печатных и руко­писных текстов, иллюстраций, чертежей, нот и т. д. Этот под­фонд иногда называют микрофильмотекой или страховым фондом.

Могут быть выделены в самостоятельные подфонды спра­вочные документы, переводы, дискеты и др. документы, что обеспечивает их надежную сохранность и удобство пользо-

вания. Каждый из подфондов взаимосвязан с другими, и вме­сте они образуют специфическую иерархическую систему. В системе универсальных фондов детских библиотек высшим звеном является национальная библиотека для детей, обла­дающая наиболее полным и крупным фондом детских из­даний. Городские детские библиотеки существенно уступа­ют по полноте и объему областным. Школьные библиотеки располагают минимальным комплектом учебников и дру­гих учебных изданий.

Фонды библиотек различных типов и видов составляют единый БФ Украины.

Информационный фонд (ИФ)— это массив документов крупнейших отраслевых и межотраслевых центров и институ­тов информации, отделов НТИ различных предприятий, орга­низаций, фирм, коммерческих служб, бирж, агентств по ин­формации, вычислительных центров и т. п. Главная задача этих учреждений — сбор, хранение, переработка различных видов документной и недокументной информации, оператив­ное и полное удовлетворение информационных потребнос­тей общества, сотрудников научно-исследовательских, опыт­но-конструкторских учреждений, коммерческих структур.

ИФ хранят информацию в наиболее краткой, сжатой фор­ме. В отличие от БФ, здесь преобладают вторичные докумен­ты, являющиеся результатом аналитико-синтетической об­работки первичных документов — реферирование, аннотиро­вание, составление фактографических, концептографических материалов, библиографических обзоров, экспресс-информа­ции и т. п. Помимо этого в ИФ входят некоторые издания, в основном справочного характера — энциклопедии, энцикло­педические и языковые словари, справочники, каталоги, цен­ники, прейскуранты, отчеты о НИР и ОКР, чертежно-конст-рукторская и нормативно-техническая документация и т. п. Значительную часть фондов составляют машиночитаемые документы: магнитные и оптические диски, магнитные ленты, микрофильмы, микрофиши, перфокарты, перфоленты и т. п. На фирменных предприятиях зачастую фонды специальной библиотеки и органа НТИ объединяют в единый справочно-информационный фонд (СИФ).

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

Архивный фонд (АФ)— совокупность документов, обра­зовавшихся в процессе деятельности учреждения, организа­ции, предприятия, общества либо лица (семьи, рода). АФ со­стоит в основном из текстовых документов, несущих ретрос­пективную информацию, исторически и/или логически свя­занных между собой.

В Украине развита широкая сеть государственных и ве­домственных специальных архивов, в которых собраны ар­хивные документы, т. е. те, которые в силу общественной значимости хранятся в архивах. Документы, независимо от их вида, места создания и формы собственности на них, со­храняемые на территории Украины, отражающие историю духовной, материальной жизни народа и других народов, имеющие историко-культурную ценность и признанные тако­выми соответствующей экспертизой с регистрацией в уста­новленном порядке, составляют Национальный архивный фонд Украины.

Фондообразователем АФ выступает учреждение, организа­ция, предприятие или лицо, в процессе деятельности которого образуется совокупность документов. Состав входящих в АФ документов многообразен как по назначению (нормативная и организационно-распорядительная документация, плановая и учетно-отчетная, проектная и научная, культурно-просвети­тельная и пр.), так и по физическим особенностям (документы на бумажной основе, кальке, стекле, пленке, валиках, магнитной ленте, перфокартах, даже на бересте и лоскутах материи).

Для АФ важна полнота представления всех документов, созданных фондообразователем за определенный период. АФ комплектуются по принципу неделимости,в соответствии с которым все документы, подпадающие под определение АФ, должны собираться и храниться в одном месте. ВАФ, в от­личие от БФ, не представлены, за редким исключением, зару­бежные издания и ряд разновидностей неопубликованных документов.

Содержание АФ часто раскрывается в сборниках доку­ментов, путеводителях, описях отдельных фондов. Поступая в опубликованном виде в БФ, они раскрывают состав и струк­туру АФ.

Музейный фонд (МФ)— это упорядоченный массив до­кументов, хранимых в музеях — организациях, занимающихся сбором, хранением, исследованием и экспозицией докумен­тов научного или культурного характера. Среди них: госу­дарственные, школьные, народные, работающие на обществен­ных началах музеи, а также частные, основанные на личных коллекциях. Широка сеть исторических, краеведческих, ли­тературных, театральных музеев, мемориальных музеев вы­дающихся деятелей культуры, искусства, литературы. Все коллекции государственных музеев объединяет Националь­ный музейный фонд Украины.

В фондах музеев Украины хранятся документы двоякого рода: 1) созданные природой (образцы фауны, флоры) и 2) со­зданные человеком, т. е. несущие социальную информацию (картины, книги, предметы быта и т. п.). Среди последних выделяют документы трех видов: вещные, изобразительные, письменные. Последние специально созданы для передачи информации во времени и пространстве. Сюда относятся: законодательные акты, рукописные и старопечатные книги, мемуары и частные письма, дневники, рукописи ученых, пи­сателей с пометками, правкой или автографами, плакаты, гра­вюры, кинофотофонодокументы и т. п. Наряду с ними здесь хранятся вышивки, картины, предметы быта, нумизматические коллекции и т. п. Разделение на три вида документов в музеях условно, поскольку изобразительные и письменные докумен­ты — такие же вещи, как и археологические находки. Книга и другие письменные документы выступают в музее как эле­мент материальной культуры, как вещный предмет, как часть культурного наследия, отражающая стилистику и особенность книжной культуры определенной эпохи. С первых шагов развития МФ включали в свой состав печатные документы как основные предметы собирательской и экспозиционной Деятельности. Печатный и другие документы в музейной экспозиции всегда выступают в одной из трех ипостасей: как конкретное произведение, конкретное издание или кон­кретный экземпляр, представленные в качестве экспоната.

Документные ресурсы книжных магазинов— массивы Документов, временно сосредоточенные в книжных магази-

146 Раздел I. Теоретические основы документоведения

нах для широкого распространения среди населения и по­полнения фондов библиотек, информационных центров и др. Документы в этих учреждениях хранятся до момента их приобретения покупателем. Здесь фонды отличаются боль­шой мобильностью, актуальностью содержания, бывают уни­версальными и специализированными (магазин стандартов, технической книги, поэзии и т. п.).

В системе документных коммуникаций БФ, ИФ, АФ, МФ дополняют друг друга, способны наиболее полно и оператив­но удовлетворить документные потребности общества. В на­стоящее время особенно актуальным является создание еди­ного Национального документного фонда Украины.

Контрольные вопросы

1. В чем сущность документной коммуникации?

2. В каких качествах выступают документ и потреби­тель документной информации в ДК?

3. Что из себя представляют три уровня рассмотрения ДКС?

4. Какие информационные потребности не может удов­летворять ДКС?

5. Как связаны между собой основные процессы документ­ной деятельности?

6. Каковы основные этапы документирования?

7. Что означают и как соотносятся между собой по­нятия «авторское сообщение», «издательское сообще­ние», «полиграфическое сообщение» и «документное со­общение»?

8. Как соотносятся между собой библиотечный и архив­ный фонды?

9. В чем специфика фонда информационного центра?

10. В чем основные отличия документов, собранных в фонде музея?

11. В чем состоит специфика фондов личных библиотек, фонотек, видеотек, фототек, дискотек и т. п.?

Глава5. Социальная документно-коммуникационная система_____________ |-------

12 Какие учреждения (кроме перечисленных), обладают документными фондами. Охарактеризуйте такие фонды.

Иллюстрированный самоучитель по документообороту › Cначала было слово (Word) › Создание документа – это процесс [страница - 38] | Самоучители по офисным пакетам

Создание документа – это процесс

Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.

Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Рекомендуется создавать следующие виды шаблонов: общий бланк организации, бланк письма, бланки конкретных видов документов (приказы, распоряжения, акты и т. д.).

При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный, который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые будут выведены на экран.

Далее рассматриваются возможности текстового процессора Word для создания документов и/или шаблонов.

Ввод текста

После того как выбран шаблон документа и установлены параметры страницы, можно вводить текст документа.

Тексты, набранные на компьютере, отличаются от набранных на машинке. Кроме знаков, введенных с клавиатуры, если установлен соответствующий режим, на экране могут появляться так называемые непечатаемые символы:

  • – символ конца абзаца;
  • – символ табуляции;
  • символ конца строки без окончания абзаца и др.

По умолчанию Word выводит на экран все непечатаемые символы. Эти символы помогают видеть расположение текстовых объектов на странице документа и выводятся на экран, но не на печать. Удалить их можно с помощью клавиш Delete или Backspace.

Для того чтобы скрыть или вновь отобразить эти символы, надо нажать кнопку на панели инструментов Стандартная.

Ввод нового текста осуществляется в активном окне в позиции, на которой установлен курсор.

При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на экране. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками I.

Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |.

При вводе текста обратите внимание на место указателя мыши и курсора. Их легко спутать.

Ввод текста поверх существующего осуществляется в режиме Замены.

Для установки режима Замены/Вставки дважды щелкните на кнопку Зам (замена) в строке состояния.

Пропущенную букву можно вставить при вводе в режиме Вставки, при этом строка автоматически раздвигается вправо.

Удалить текст можно с помощью клавиш Delete или Backspace.

При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку.

Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему.

Разбиение на строки для создания новой строки в рамках одного абзаца осуществляется одновременным нажатием клавиш SHIFT + Enter.

Разбиение на страницы при вводе текста осуществляется автоматически, при этом создаются так называемые "мягкие" разделители страниц.

Иногда необходимо начать текст с новой страницы, когда предыдущая еще не заполнена; нажатие клавиш CTRL + Enter создает "жесткое" разделение текста в определенном месте документа.

Жесткий разделитель страниц представляется на экране (просмотр в меню Вид › Обычный) в виде линии из точек со словами Разрыв страницы.

Для удаления жесткого разделителя страниц следует поместить курсор в конец абзаца, предшествующего разделению, и нажать клавишу Delete.

Иллюстрированный самоучитель по документообороту › Cначала было слово (Word) › Создание документа – это процесс [страница - 39] | Самоучители по офисным пакетам

Создание документа – это процесс

Прежде чем редактировать объект, надо его выделить

Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции:

  • форматирование;
  • копирование;
  • удаление;
  • печать.

Для выделения объектов используются мышь, клавиши и так называемая колонка маркировки.

Колонка маркировки – это необозначенная часть экрана в левой части окна документа, которая используется для выделения текста. Когда указатель мыши находится в этой области, то он меняется на стрелку выделения. Колонка маркировки представляет собой простейший способ выделения строки, абзаца или целого документа.

Таблица 4. Способы выделения текста.

Текстовый объект Способы выделения
Слово Щелкните дважды в границах слова
Предложение Удерживая клавишу CTRL щелкните в границах предложения
Строка Щелкните на колонке маркировки слева от нужной строки
Несколько строк Протащите указатель мыши в колонке маркировки от первой до последней строки
Абзац Щелкните дважды на колонке маркировки слева от нужного абзаца
Весь документ Три раза щелкните или, удерживая клавишу CTRL щелкните на колонке маркировки

Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу SHIFT, щелкните на последнем объекте выделяемого текста.

Область выделения может быть расширена на один символ, если, удерживая клавишу SHIFT, нажать на нужную клавишу перемещения курсора.

При выделенном текстовом блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст.

Упражнение

Создание письма

  1. Откройте файл на основе шаблона Обычный.
  2. Введите текст письма, показанного ниже:

    Название организации-адресата
    Страна
    Почтовый индекс
    Город Адрес

    Уважаемый/ая [Имя],
    Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Прошло уже три дня после отправки Вам приглашения по факсу. Прошу Вас ответить не позднее 01.05.2001.

    Всегда Ваш,
    [Имя]

  3. Сохраните файл с именем Приглашение.doc

Документ, его виды и правила составления

 

      

Содержание

Введение 3

1. Понятия документа. 4

2. Виды документов и их классификация 5

3. Правила составления документов 9

3.1. Основные правила составления текста документов. 9

3.2.  Правила оформления  реквизитов документов. 10

3.3. Основные требования  к документам, изготовленным  машинописным способом. 24

Заключение 25

Список  литературы 26 

 

  Введение

  Появление письменности ознаменовало переход  человечества к новой информационной технологии. С помощью графических  знаковых систем стало возможным  отделить информацию от субъекта и  зафиксировать её на каком-либо материале  с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

  Оформление  текстов в различные формы  приводит к появлению документов, а сам процесс мы называем документализацией. Мы выделяем как минимум пять основных объектов информационного пространства, которые можно расположить последовательно  на оси объектов. Это - образ, знак, концепт, текст, документ.

  Актуальность данной темы объясняется тем, что в деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

  При работе с документами очень важно  знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

  В любой классификации важно основание - признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации  разбиваются на классы.

  Цель  данной работы - изучить систему документации и определить понятие документа. Исходя из поставленной цели, ставлю перед собой следующие задачи:

  1. Определить понятие документа;

  2. Рассмотреть виды документов;

  3. Изучить функции и классификацию  документов;

  4. Изучить требования к оформлению  документов.

 

  1. Понятия документа.

  Термин Документ от лат. documentum  — «образец, свидетельство, доказательство» — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

  В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного  значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

  Официальная формулировка в законодательстве России:

  Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.1

  Важный  вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

  В информационных системах для обеспечения  потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.

  Запись  информации на различных носителях  по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы  законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные  правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

  Совокупность  документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

  Совокупность  работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации  в них движения документов характеризует  термин "Делопроизводство".

  1. Виды документов и их классификация

  Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.2

  Документы классифицируются по наименованиям3

  • Научные отчеты;
  • Чертежи;
  • Схемы;
  • Графики;
  • Технологические и другие карты;
  • Приказы;
  • Распоряжения;
  • Планы и отчеты;
  • Акты;
  • Протоколы;
  • Договоры;
  • Уставы;
  • Инструкции;
  • Справки;
  • Докладные;
  • Объяснительные записки;
  • Служебные письма;
  • Телеграммы;
  • Анкеты;
  • Стандарты;
  • Технические условия;
  • Платежные требования и поручения;
  • Доверенности, исковые заявления;
  • Авторские свидетельства и т. д.

  По  способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.4

  По  месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопро

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Содержание страницы

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

виды, назначение документов, порядок подготовки, электронная и бумажная документация, согласование и необходимые подписи

Знаете ли вы, что представляет собой подготовка документа? Сначала разберемся в терминологии. В узком смысле под документом понимается облеченный в письменный формат носитель определенной информации. Он удостоверяет наличие некоторых фактов особого значения. Для подготовки такой бумаги необходим, прежде всего, сбор требуемых сведений наряду с их дальнейшей регистрацией. Итак, начнем с рассмотрения общей структуры документации.

Виды документов

Все многообразие документации, обслуживающей сферу управления, классифицируют по разным основаниям. Например, выделяют следующие разновидности по природе:

  • бумаги личного происхождения;
  • официальные документы.

Документ личного происхождения

Под таковым подразумевается форма, созданная лицом вне сферы его деятельности или осуществления общественных обязанностей. Такие бумаги включают личную переписку наряду с воспоминаниями особого характера, дневниками. Они формируются в частной жизни человека, вне сферы профессиональной деятельности или исполнения общественной обязанности.

Официальный документ

Его создают юридические или физлица, а вместе с тем его оформляют и удостоверяют в установленном порядке. Среди официальной документации выделяется группа персональных бумаг, удостоверяющих личность, речь идет о паспорте, виде на жительство, специальности, образовании (дипломы, аттестаты), трудовом стаже и прочее.

Делопроизводственные службы обычно взаимодействуют с официальными документами, чье подавляющее большинство составляют управленческие бумаги. Они создаются в целях реализации управленческой функции, такой как планирование, наряду с прогнозированием, финансированием, учетом, контролем, снабжением и прочее. Служебные элементы являются официальными документами, используемыми в текущей деятельности предприятия. Теперь изучим фактическое предназначение рассматриваемых носителей информации и рассмотрим программу подготовки документов.

Назначение

Центральный вопрос в рамках изучении документации заключается в выявлении причин, которые вынуждают человека фиксировать сведения, то есть создавать соответствующую бумагу.

Решение данного вопроса связано напрямую с функциями. Чтобы разобраться в назначении документа с учетом того, что он может преследовать сразу несколько целей и применяться для решения многих задач, используем методику абстрагирования, выделим и рассмотрим сущность документа. Прежде всего, надо отметить социальную составляющую документации, ее социальный характер.

Данные элементы создаются человеком для людей, что сразу подчеркивает социальное предназначение. Никакое сообщество не сможет существовать без информационной связи. Документы их закрепляют, а также все процессы, которые происходят в обществе. Конкретная бумага целенаправленно создается в рамках определенной общественной среды, которую она и отражает.

Возникнув в качестве продукта социальных отношений, отдельные типы бумаг сами начинают активно воздействовать на эти связи. Подобную роль, прежде всего, играют конституции, устанавливающие порядок взаимоотношений в государстве наряду с другими законодательными актами, различными уставами, положениями, правилами, инструкциями. Надо сказать, что такие элементы самостоятельно начинают способствовать развитию людей, например, всевозможные мирные договоры с международными соглашениями и декларациями.

Порядок подготовки документов

При осуществлении подготовки необходимо соблюдать все установленные ГОСТом и прочими нормативными актами нормы с правилами, обеспечивающими юридическую силу бумаг наряду с оперативным и качественным исполнением, поиском и возможностью обработки посредством компьютерной техники. Что предполагает правильная подготовка документа?

Бумаги считаются ненадлежащим образом оформленными при наличии реквизита, обязательного для данного носителя информации. При этом необходимо писать индекс, имя автора, номер, дату, заголовок, подписи и так далее. В процессе подготовки пакета документов реквизитный состав может дополняться, если этого требует назначение бумаги. Далее выясним новый тип отражения информации и выясним, какие у него имеются преимущества.

Электронная документация. Что необходимо знать?

В последнее время важное значение имеет подготовка пакета электронных документов. Под такой формой понимают не изображение бумажного элемента, а современную технологию работы с формами, где прежний вариант возникает только по требованию в роли твердой копии. Технология обработки электронных образцов в настоящее время позволяет все дальше и дальше уходить от машинописных и рукописных элементов. Таким образом, люди все больше имеют дело исключительно с их электронным представлением.

Современный вид может допускать разный тип входных сведений и содержать различные командные кнопки наряду с переключателями, выпадающим меню или списками для выбора. После заполнения бланка его можно отправить. Как правило, для этого требуется лишь нажать кнопку, так как электронный адрес получателей заранее определен.

Электронные документы. Преимущества использования

Выделяют следующие преимущества подготовки электронных документов:

  1. Сокращение времени обслуживания клиентов посредством уменьшения периода на поиск документации и реакции на запрос.
  2. Повышение эффективности управления информацией посредством получения быстрого доступа к документации. В этом случае предоставляется выбор наиболее оптимального способа для хранения информации, получения возможностей собирать и обрабатывать ее в большем количестве, чем это происходило раньше.
  3. Такими носителями принимаются более точные, а вместе с тем и обоснованные управленческие решения.
  4. Увеличивается степень защищенности документации при хранении посредством компактности, быстроты и дешевизны процесса копирования в стольких экземплярах, сколько нужно.
  5. Обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа посредством выполнения более быстрых и дешевых операций шифрования и дешифрования сведений в электроном носителе.

Бумажная документация

Как проходит подготовка нормативных документов? Рассмотрим еще один важный вопрос более подробно.

Документ, который выполнен на бумажном или аналогичном носителе относится к категории прежнего формата. Но стоит отметить, что в современном обществе все большее предпочтение отдается электронному варианту, который постепенно вытесняет макулатурные талмуды. Таким образом, перевод бумажного архива в электронную разновидность интенсивно осуществляется в организациях во всем мире.

Согласование и необходимые подписи

В рамках соблюдения порядка подготовки документа важная роль отводится непосредственно согласованию, то есть экспертизе подготовленных проектов документации заинтересованными лицами. Оно может быть внутренним (с должностным лицом и работником организации) или внешним (с другими предприятиями). Внутреннее согласование называют также визированием, а отметки, проставляемые на носителе соответственно визой. Рассмотрим далее особенности данного процесса.

Согласование проводят до подписания или процедуры утверждения бумаги. Руководители организаций, подписывающие или утверждающие бланк, всегда должны обращать внимание на присутствие в нем необходимых виз.

Утверждение документов заинтересованными лицами требуется для принятия грамотного управленческого решения, что позволяет повышать качество принимаемого решения с ответственностью работников организации за их осуществление. Визирование проводят все заинтересованные лица, то есть те, кого затрагивает в той или иной степени содержание бумаги, кому далее придется исполнять ее.

Нормативные

Чаще всего к данной категории бумаг причисляют всевозможные правовые акты, являющиеся письменной официальной документацией, принятой в определенном формате государственным органом в рамках его компетенции. Они, как правило, направлены на установление, а вместе с тем на изменение либо же полную отмену нормативных действий.

Подготовка юридических документов

Еще одна важная задача. Сразу оговоримся, что таковые выступают носителями юридически значимых сведений. Они предполагают возникновение либо абсолютное изменение или прекращение правоотношения, что согласно нормами права служит основанием или подтверждением обязанностей участников.

Значение юридических документов

Оно состоит в следующем:

  1. С помощью таких средств правового регулирования норма, соглашение, индивидуальное решение и так далее становятся доступными и объективированными для других субъектов права.
  2. Они дают возможность достигать определенности, а, кроме того, стабильности в рамках отношений между людьми. При этом становится возможной прочность их правового положения.
  3. Благодаря юридическим манипуляциям таким бумагам придается официальный характер.

Регистрация

Знаете ли вы, что представляет собой подготовка документов для регистрации? В данном случае речь идет о присвоении бумаге регистрационного номера и внесении данных о ней в учетную форму. Под соответствующим символом (индексом) понимают цифровое либо буквенное обозначение, которое присваивается носителю при его обязательной регистрации. Данная система помогает эффективно систематизировать бесконечный поток информации и позволяет достигать порядка и организованности любого производственного процесса.

Формуляр документа

Совокупность имеющихся реквизитов, из которых бумага состоит, называют формуляром. Данная категория, характерная для конкретного типа носителя информации, например акта, приказа, называется типовым бланком. Последний характеризуется определенным числом разных реквизитов, которые расположены в строгой последовательности. К примеру, в формуляр заявлений входят такие: адресат наряду с автором, указанием вида бумаги, текстом, подписью, датой и так далее.

Один бланк является единичным актом документирования. Но деятельность организации оформляется и может отражаться целой совокупностью определенным образом взаимодействующих бумаг, обычно тех, которые соответствуют функциям управления. Стоит подчеркнуть, что комбинация бумажных носителей, которые взаимосвязаны между собой по признакам происхождения, назначению, виду, сфере деятельности, единым требованиям к оформлению, составляет общую систему всей документации в целом.

Надеемся, теперь вам стало понятно, как проходит подготовка документов.

Основы подготовки документов в Word.

Основы подготовки документов в Word.

Создание и редактирование документов

Компьютер может работать с четырьмя видами информации: текст, графика, звук и числа. Одним из самых массовых приложений ЭВМ является работа с текстами.

Преимущества компьютерного текста по сравнению с бумажным:

  • простота редактирования;

  • более красочный вид документа;

  • на одном диске можно хранить много текстов;

  • более длительное хранение;

  • экология – сохранение лесов;

  • скорость передачи.

Текстовый редактор – это программа предназначены для ввода и редактирования текста. Пример текстового редактора — стандартная программа Блокнот.

Текстовые редакторы используют, когда внешнее пред­ставление текста не имеет особого значения. Текстовые редакторы применяют для подготовки коротких заметок, исходного текста программ, сообщений электронной почты. Эти программы позволяют редактировать и любые другие файлы данных, имеющие текстовый формат. На­пример, таковы некоторые файлы настройки в разных опе­рационных системах.

Более совершенные текстовые редакторы (например, Microsoft Word), которые называют иногда тек­стовыми процессорами, имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).

Текстовые процессоры предназначены для ввода, редактирования и форматирования текста. Текстовые процессоры позволяют управлять не только содержанием, но и оформлением текста. Например, про­грамма Microsoft Word это текстовый процессор. Тексто­вые процессоры применяют, когда оформление документа столь же важно, как и его содержание. В текстовом про­цессоре готовят документы для вывода на печать и для передачи другим лицам.

Многие текстовые процессоры позволяют создавать ком­бинированные документы. Такие документы содержат не только текст, но и другие объекты, например иллюстрации

Основные функции текстового редактора:

• Создание новых текстовых документов.

• Ввод и редактирование текста.

• Поиск и замена элементов текста.

• Сохранение измененных документов.

• Печать текстовых документов.

Главная из этих операций — ввод и редактирование. Боль­шинство действий по редактированию текста выполняется с помощью клавиатуры, но иногда используется и мышь.

Создание документа. Создание документа начинается с выбора шаблона, то есть готовой пустой заготовки докумен­та определенного назначения (обычный документ, визитная карточка, резюме и др.). Шаблоны задают структуру доку­мента, которую пользователь заполняет определенным со­держанием.

Для создания документов со сложной структурой использу­ются Мастера. Например, целесообразно использовать мастер при создании факсов, так как общепринятая форма факсов должна содержать обязательный набор правильно размещен­ных на странице полей (Кому, От кого. Дата и др.).

В процессе создания документа в текстовом редакторе пользователь вводит символы с клавиатуры.

Ознакомимся со свойствами созда­ваемого документа.

1. Запустить редактор Word. Открыть любой доку­мент с помощью команды [Файл- Открыть...].

2. Ввести команду [Файл- Свойства]. Появится диалоговая панель для текущего документа Свойства:

На вкладке Статисти­ка ознакомиться с соста­вом документа (количе­ством страниц, абзацев, строк, слов, символов и ДР.).

С точки зрения компьютера текст – это любая последовательность символов из компьютерного алфавита.

При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций:

  1. Ввод - перевод текста в электронный вид, т.е. файл, хранящийся на компьютере. Это может быть набор символов на клавиатуре или сканирование.

2. Редактирование - правка текста. Редактировать – проверять и исправлять текст при подготовки к печати. Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удале­ния выделенных символов или фрагментов текста. Копиро­вание позволяет размножить выделенный фрагмент доку­мента, то есть вставить его копии в указанные места документа. При перемещении выделенный фрагмент выре­зается и вставляется в другое место документа, а при удале­нии он только вырезается.

  1. Форматирование - изменение внешнего вида документа.

Текстовым документом будем называть файл, созданный с помощью текстового редактора.

Основными элементами текстового документа являются:

- Символ – минимальная единица текстовой информации.

Символ имеет следующие параметры:

  • шрифт (гарнитура). Каждый шрифт имеет несколько начертаний: полужирный, курсив, подчеркнутый, обычный и т.д. Настройка шрифта выполняется в диалоговом окне Шрифт (Формат, Шрифт). Основные шрифты: Times New Roman, Courier, Arial.

  • размер шрифта (кегль) - это его вертикальный размер, измеряемый в пунктах (1 пункт = 0,376 мм).

  • межсимвольный интервал

  • цвет

- Слово – произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с двух сторон служебными символами. В качестве служебных символов могут выступать пробел, запятая, скобки и т.д.

- Строка – произвольная последовательность символов между левой и правой границами абзаца.

- Предложение – произвольная последовательность символов, завершающаяся точкой.

- Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу Enter. Допускаются пустые абзацы.

Абзац характеризуется следующими параметрами:

  • Ширина (отступ слева, отступ справа от полей текста).

  • Способ выравнивания строк (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине).

  • Положение на странице.

  • Отступ/выступ в первой строке.

  • Межстрочное расстояние (интерлиньяж).

  • Интервал между абзацами.

Форматировать абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания. Форматирование может производиться с помощью диалогового окна Формат, Абзац.

Основные правила ввода текста:

  1. Переход на новую строку в текстовом процессоре происходит автоматически, не требуя ввода специального символа. Окончание абзаца маркируется нажатием на клавишу Enter, позволяющей перейти на новую строку.

  2. Перед знаком препинания пробел не ставится, после знака препинания пробел обязателен.

  3. Знак «дефис» ставится без пробелов, например: файл-сервер, кто-нибудь.

  4. Для улучшение внешнего вида документа можно использовать «неразрывный дефис», который вводится с помощью одновременного нажатия клавиш <Ctrl>+<Shift>+«дефис». «Неразрывный дефис» препятствует нежелательному переносу слов, содержащих дефис.

  5. Знак «тире», или как его называют «длинное тире», ставится с пробелами до и после знака с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш <Ctrl>+<Shift>+ «серый минус» (знак минус на цифровой клавиатуре). Например, «следующий этап – редактирование».

  6. Знак «неразрывный пробел» препятствует словам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться в отличии от обычного пробела). Этот знак очень удобно применять при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках), фамилий с инициалами и т.п. Например: М. Ю. Лермонтов, 9 мая 1998 г. Ставится знак «неразрывный пробел» с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш <Ctrl>+<Shift>+«пробел».

  7. Слова, заключенные в кавычки или скобки, не должны отделяться от них пробелами. Например: «Евгений Онегин», гостиница «Невский Палас».

  8. Для ввода римских цифр используются прописные латинские буквы I, V, X, L, C, D, M. Например, первая половина XIX века, конец XVII века.

При оформлении заголовков и подзаголовков необходимо соблюдать следующие основные правила:

    1. Заголовок пишут прописными буквами.

  1. Переносы слов в заголовке не разрешаются.

  2. Большой заголовок делится по смыслу на несколько строк.

  3. В конце заголовка точка не ставится, остальные знаки препинания (многоточие, вопросительный, восклицательный) сохраняются. Если заголовок состоит из двух самостоятельных предложений, то в конце первого предложения точка ставится, а в конце второго – нет. При этом если заголовок занимает более одной строки, его желательно разбить на строки таким образом, чтобы точка попала внутрь строки, а не заканчивала ее.

  4. Односложные заголовки могут оформляться с использованием разреженного интервала между символами.

  5. Заголовок всегда располагается на одной странице с тем текстом, к которому он относится. Если заголовок располагается в конце страницы, то после него должно быть не менее трех строк текста. Если же заголовок попадает в начало страницы, но не на первую строку, то перед ним должно быть не менее четырех строк предыдущего текста.

  6. Текст от заголовка пишут через два-три интервала.

  7. Подзаголовки пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояние между подзаголовком и заголовком составляет , как правило, два интервала.

  8. Заголовки и подзаголовки располагаются одним из двух способов: центрованным (посередине текста) или флаговым (от левого края).

Работа с текстами — важная область применения компью­теров. В тексты, представленные в электронном виде, на­много проще вносить изменения. Многие тексты в ходе подготовки неоднократно изменяются. Пре подготовке текста на бумаге все изменения остаются в виде правок, что придает документу неряшливый вид. Чтобы устранить помарки и правки, текст надо полностью переписать или перепечатать.

1. Основные действия при редактировании

Основные операции редактирования одинаковы для всех текстовых редакторов и текстовых процессоров. Текст документа отображается на экране в рабочей области окна. Строка или абзац текста завершаются символом перехода на новую строку. При отображении длинных строк может действовать режим переноса по словам. В этом случае по достижении правой границы кна отображение текста продолжается с новой строки,

Ввод символов выполняется при помощи клавиатуры. В окне программы имеется курсор —

горизонтальная или вертикальная полоса. Курсор указывает место, куда происходит ввод

новых символов. При нажатии кла­виш алфавитно-цифровой группы новый символ

появ­ляется на месте курсора, а сам курсор сдвигается на одну позицию вправо.

Текстовые редакторы обычно работают в режиме вставки. Новый символ вставляется в текст в месте расположения курсора; символы, расположенные правее курсора, сохра­няются, но сдвигаются вправо. Иногда используется к ре­жим замены. В этом случае новый символ заменяет символ, отмеченный курсором; символы, расположенные правее, остаются на своих местах. Переход на новую строку осу­ществляется нажатием клавиши ENTER.

Удаление отдельных символов производится при помощи клавиш DELETE (удаляет символ справа от курсора) и BACKSPASE (удаляет символ слева от курсора).

Перемещение курсора используется для изменения точки ввода при редактировании текста. Это действие выполняют при помощи курсорных клавиш ВЛЕВО, ВПРАВО, ВВЕРХ и ВНИЗ или управляющих клавиш НОМЕ, ЕМD, РАGЕ UР и РАGЕ DОWN. Переместить курсор в нужную точку текста можно и щелчком мыши. Выполняемое действие можно изменить, если удерживать нажатой клавишу CTRL.

Выделение фрагмента текста используют для подготовки к так называемым блочным операциям, в которых весь выделенный фрагмент рассматривается как единое целое. Выделить фрагмент текста можно протягиванием мыши или перемещением курсора (любым способом) при нажатой клавише SНIFТ. В текстовом редакторе выделенный фраг­мент представляет собой отрезок общего потока текста.

Операции с выделенным фрагментом — это удаление, копи­рование, перемещение. Для временного хранения фрагмента при операциях копирования и перемещения используется временный буфер ( буфер обмена). Копиро­вать и перемещать фрагменты можно не только внутри документа, но и между разными документами.

Они нужны и при работе с другими документами, напри­мер при уточнении терминологии в рамках всего доку­мента.

Для контекстного поиска необходимо задать строку поиска. Такая строка чаще всего представляет собой отдельное слово или его фрагмент. При выполнении поиска курсор устанавливается в начало первого вхождения нужной строки. Повторный поиск с тем же значением строки поиска по­зволяет отыскать все ее вхождения.

При замене требуется задать еще и строку замены, которая заместит строку поиска в нужных местах. Применяется два режима замены. В интерактивном режиме требуется явно дать команду замены для каждой найденной строки поиска. В глобальном режиме строка поиска замещается строкой замены сразу по всему документу.

2.Форматирование текстового документа

Текстовые процессоры позволяют выполнять те же опера­ции, что и текстовые редакторы (текстовый процессор можно использовать в режиме текстового редактора). Они отличаются тем, что позволяют задать оформление текста. Документ текстового процессора помимо самого текста содержит дополнительные данные, описывающие его оформление.

Текстовый процессор рассчитан, в первую очередь, на под­готовку документов для печати. С его помощью можно подготовить представление печатной страницы документа.

3. Параметры символов

Основные объекты документа, который готовится в тек­стовом процессоре, — это символы и абзацы. Именно их

свойства изменяются при использовании операций фор­матирования. Свойства символов связаны с характерис­тиками используемого шрифта.

. Гарнитура — тип шрифта, которым отображается текст.

Размер шрифта — величина символов.

Начертание шрифта — дополнительные эффекты, изменяющие вид шрифта. Наиболее распространено полужирное, курсивное или подчеркнутое начертание. Возможны и другие варианты, специфичные для кон­кретного текстового процессора.

4. Параметры абзацев

Абзац — это последовательность символов, которая огра­ничена знаками конца абзаца. В большинстве текстовых процессоров знак конца абзаца вводится в документ при нажатии клавиши ЕNТЕR. В одном документе разные абза­цы могут выглядеть по-разному. Основные параметры аб­заца следующие.

Отступы. Отступы определяют размещение абзаца на странице: его расстояния от левого и правого края. От­ступ в первой строке абзаца задается особо. Это позво­ляет создать «красную строку».

Интервалы. Межстрочное расстояние между абзацами измеряется в единицах высоты строки. Оно меняется при изменении размера шрифта. Увеличение интерва­ла улучшает удобочитаемость, но объем текста, поме­щающегося на страницу, становится меньше. Увеличен­ный интервал между абзацами (отбивка) иногда применяют вместо красной строки.

Выравнивание. Способ выравнивания строк абзаца оп­ределяет относительное расположение строк. Чаще все­го принято располагать текст так, что левые края строк;

образуют ровную вертикальную линию (выравнивание по левому краю). Для эпиграфов и подписей под официальными документами, а также в некоторых других случаях применяют выравнивание по правому краю. Заголовки часто выравнивают по центру, так что они располагаются в середине страницы. Выравнивание по ширине, при котором ровными оказываются и левый и правый края, достигается за счет неравномерных интер­валов между словами.

Особый способ оформления абзацев — представление их в виде списков, В этом случае первая строка каждого абзаца начинается с маркера или порядкового номера.

5.Проверка орфографии

Современные текстовые процессоры предоставляют и до­полнительные функции, облегчающие редактирование и форматирование текста. Среди дополнительных функций стоит особо отметить средства для проверки грамотности текста. Простейшие из таких средств позволяют проверять только орфографию. Каждое слово, встречающееся в тек­сте, проверяется по словарю. Если слово не найдено, оно выделяется, чтобы указать на возможность ошибки или опечатки. Некоторые программы проверяют и правиль­ность расстановки знаков препинания в соответствии с правилами русского (или иного) языка.

В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, вводятся ДВе прописные буквы в начале слова). В этом случае срабатывает функция Автозамена., которая автоматически исправляет наиболее часто встречающиеся опечатки

Здесь все, что вам нужно знать

Домашняя страница> Руководства> Руководства по цитированию> Формат MLA: все, что вам нужно знать здесь

Добро пожаловать в обзор «Что такое формат MLA?» в отношении форматирования бумаги. Вы найдете подробные инструкции, примеры и наглядные образцы, которые помогут вам легко отформатировать свой документ. Это руководство не является справочным материалом для формата цитирования MLA. Чтобы определить правильную структуру цитирования, обратитесь к другим руководствам по EasyBib.com. Вот еще один информативный сайт, который может помочь в понимании формата цитирования MLA.

Как отформатировать бумагу в MLA

Вам нужно знать, как отформатировать бумагу перед тем, как подать ее? Вот общие правила, применимые ко всей вашей статье. Эти рекомендации взяты с веб-страницы Центра стилей MLA «Форматирование исследовательской работы». Если вам нужна дополнительная помощь, обратитесь к Руководству по ВПП для получения дополнительной информации.

  1. Используйте белую бумагу 8 ½ x 11 дюймов
  2. Сделайте поля в 1 дюйм сверху, снизу и по бокам
  3. Первое слово в каждом абзаце должно иметь отступ в полдюйма
  4. Отступить зачетные предложения на один дюйм от левого поля
  5. Используйте любой шрифт, который легко читается, например Times New Roman.Убедитесь, что курсив отличается от обычного шрифта.
  6. Используйте размер шрифта 12
  7. Двойной интервал между всей исследовательской статьей, даже цитируемыми работами на странице
  8. Оставьте один пробел после точек и других знаков препинания, если только ваш инструктор не попросит вас оставить два пробела


Обзор руководства

В этом руководстве есть несколько разделов. В каждом разделе дается подробный обзор различных компонентов, которые следует учитывать при разработке документа о ГНД.

Это руководство включает следующие разделы:

  1. Формат фона
  2. Заголовок
  3. Выбор бумаги
  4. Формат заголовка MLA и инструкции на титульном листе
  5. Бегущая головка и номера страниц
  6. Маржа
  7. Пункты
  8. Предложения
  9. Парафраз
  10. Шаг
  11. Шрифт и размер шрифта
  12. Пунктуация
  13. Сокращения
  14. Числа (включает использование чисел в формате схемы ГНД)
  15. Изображения, таблицы и партитуры
  16. Списки
  17. Работы MLA цитируются в формате
  18. Формат цитирования MLA (подробные правила цитирования можно найти в этом руководстве по цитированию MLA или в руководстве по цитированию в тексте MLA)
  19. Переплет
  20. Редактирование и корректура
  21. Представление
  22. Образцы документов

Если вам нужна дополнительная информация, посетите веб-сайт, например EasyBib.com обычно есть руководства и инструменты, которые могут вам помочь. Есть также ресурсы на других ресурсах, например, наше руководство по «Цитируемым работам APA», также известное как страница «Ссылки».


1. Фон формата

Ассоциация современного языка (MLA) - организация, ответственная за разработку формата MLA. Он был разработан как средство, позволяющее исследователям, студентам и ученым в области литературы и языка использовать единый способ форматирования своих работ и заданий.Этот единообразный или последовательный метод разработки статьи или задания позволяет легко читать. Сегодня MLA используется не только в литературе и языковых предметах; многие другие тоже приняли его.

The Modern Language Association выпустила 8-е и самое последнее издание своего MLA Handbook в апреле 2016 года. Handbook содержит подробные инструкции по цитированию, а также рекомендации по представлению работ, которые соответствуют правилам и стандартам Ассоциации современного языка.Хотя мы не связаны с MLA, наши специалисты по цитированию предлагают вам это продуманное и информативное руководство по формату.

Ищете информацию о предыдущих изданиях Справочника? Хотите узнать больше о происхождении «Что такое формат MLA?» Щелкните здесь, чтобы узнать о предыдущих изданиях Handbook .

Наглядное руководство по цитированию MLA 8 см. В нашей инфографике.

На самом деле, вам нужна помощь в использовании другого стиля? Узнайте, как цитировать журнал APA, научитесь создавать цитирование книг APA и многое другое!


2.Заголовок

Чтобы создать заголовок для вашей первой страницы, выполните следующие действия:

  • Начните на один дюйм от верха первой страницы и выровняйте по левому полю.
  • Введите свое имя, имя преподавателя, номер курса и дату в отдельные строки, используя двойные пробелы между ними.
  • Еще раз сделайте двойной интервал и поместите заголовок по центру. НЕ подчеркивайте, не выделяйте жирным шрифтом и не вводите заголовок заглавными буквами. Выделите курсивом только те слова, которые обычно выделяются курсивом в тексте.Пример: Развитие персонажа в The Great Gatsby
  • Не ставьте точку после названия или после заголовков
  • Двойной пробел между заголовком и первыми строками текста

Прочтите более подробную информацию о форматировании в стиле Modern Language Association и образец статьи.


3. Выбор бумаги

Хотя многие профессора, преподаватели и публикации допускают подачу документов в электронном виде, некоторые предпочитают печатные копии документов.В этом разделе основное внимание уделяется типу бумаги, используемой для подачи в печатном виде. Если вы отправляете задание в электронном виде, см. Раздел 19 «Подача».

Если вы выбрали печать на бумаге, используйте только белую бумагу. Не используйте слоновую кость, кремовый или любые другие оттенки или цвета.

Выберите стандартную высококачественную бумагу для печати вашего проекта. Не используйте картон. Нет необходимости использовать бумагу для резюме. Используйте обычный высококачественный принтер или бумагу для копирования.

Если говорить о размере, рекомендуется использовать бумагу размером 8 ½ на 11 дюймов.Если вы хотите использовать другой размер, спросите своего учителя перед отправкой.


4. Инструкции для заголовка и титульной страницы MLA

Веб-страница «Форматирование исследовательской работы» дает два варианта создания заголовка для вашего проекта:

  1. Заголовок формата MLA может быть размещен вверху первой страницы, или
  2. Титульный лист может украсить начало задания. Если вы решите создать титульную страницу, имейте в виду, что нет никаких официальных правил для титульной или титульной страницы.См. Дополнительную информацию ниже.

Если вы выберете вариант 1, создав заголовок MLA, вам нужно будет включить четыре основных компонента:

  • ФИО
  • Имя вашего инструктора
  • Название курса или класса
  • Срок выполнения задания

Первым на бумаге должно быть ваше полное имя.

  1. Расположите свое имя на расстоянии одного дюйма от верхнего и левого полей страницы.
  2. Добавьте двойной пробел под своим именем и введите имя своего инструктора.
  3. Под именем профессора или преподавателя должен быть двойной пробел, за которым следует название курса, класса или номер раздела (если имеется).
  4. Под ним поставьте еще один двойной пробел и укажите срок выполнения задания (день месяц год).

Вот пример:

Название задания должно быть размещено после срока сдачи после двойного пробела. Выровняйте заголовок так, чтобы он располагался по центру листа формата MLA. Заголовок должен быть написан стандартными буквами, без подчеркивания, жирного шрифта, курсива и любых кавычек.Используйте курсив, только если ваш заголовок включает заголовок другого источника.

Должно быть НЕТ:

  • Подчеркивание
  • Жирный шрифт
  • Кавычки

Вот пример заголовка MLA для эссе, статьи или задания в формате MLA:


Нил Э. Бибдарш

Профессор Хауджемото

Английский 201

2 ноя 2017

Испытания и невзгоды, связанные с чтением Линкольном Геттисбергского адреса


Титульная страница

В большинстве исследовательских работ используется заголовок в стандартном формате MLA, как показано выше.Если ваш инструктор требует, чтобы вы создали отдельный титульный лист, спросите его или ее спецификации. В MLA нет конкретных инструкций по разработке титульного листа MLA. Мы рекомендуем вам использовать заголовок MLA для вашего проекта.

Если вашему учителю или профессору требуется отдельный титульный лист, но он не предоставил никаких указаний или спецификаций, вот несколько предложений от EasyBib.com:

  1. Разместите заголовок задания в центре страницы. Не выделяйте заголовок жирным шрифтом, не выделяйте весь заголовок курсивом, не помещайте его в кавычки и не набирайте заголовок заглавными буквами.
  2. Используйте курсив для заголовков любых источников в названии вашей статьи. Пример: анализ мифических существ в серии Гарри Поттер Серия
  3. Заголовок должен быть написан в титульном регистре. Используйте заглавные буквы:
    1. первая буква названия
    2. первая буква последнего слова
    3. первая буква любых прилагательных, наречий, существительных, местоимений и глаголов
  4. Добавьте ту же информацию из заголовка (ваше имя, имя вашего инструктора, название курса или класса и срок выполнения задания) и поместите информацию по центру в середине документа под заголовком.
  5. Двойной интервал на всей странице.
  6. Сохраняйте размер шрифта 12 pt. Или близкий к нему, чтобы он выглядел профессионально.
  7. Используйте тот же шрифт, что и текст статьи. Ассоциация современного языка рекомендует любой шрифт, который легко читается и имеет четкое различие между курсивом и стандартным шрифтом. Рекомендуются Times New Roman и Arial, но работают и многие другие шрифты.
  8. Включите номер страницы в правом верхнем углу бумаги. Для получения дополнительной информации о том, как стилизовать номера страниц, ознакомьтесь со следующим разделом «Заголовок и номера страниц».”
  9. Мы не рекомендуем добавлять изображения или обложки на титульную страницу.

Щелкните дополнительную информацию об эссе, чтобы увидеть пример форматированного заголовка.

Вы можете создать титульную страницу с помощью средства создания титульной страницы EasyBib или полностью опустить титульную страницу и использовать заголовок .


5. Текущие номера заголовков и страниц

бегущий заголовок - это краткий заголовок, который помещается в правом верхнем углу каждой страницы проекта.Центр стиля Ассоциации современного языка (онлайн) заявляет, что бегущая голова состоит из:

  • Фамилия автора статьи
  • Номер страницы

Вот пример бегущей головы, которую можно увидеть в правом верхнем углу исследовательской работы:

Петерсон 7

Подвижная головка помещается на полдюйма от верхнего поля и на один дюйм от правого поля страницы.

Не помещайте слово «страница» и не используйте аббревиатуры, например p.или стр., перед номером страницы.

Общие советы, о которых следует помнить:

  • Размещается в правом верхнем углу на расстоянии полдюйма от верха, заподлицо с правым полем.
  • Введите свою фамилию перед номером страницы. (Чтобы упростить этот процесс, настройте свой текстовый редактор на автоматическое добавление фамилии и номера страницы к каждой странице).
  • Не размещать п. перед номером страницы.
  • Многие преподаватели не хотят, чтобы номер страницы был на первой странице.Спросите своего инструктора об их предпочтениях.
  • Довольно часто бегущий заголовок начинается на второй странице, но ваш инструктор может попросить вас включить бегущий заголовок на первую страницу задания. Как всегда, если ваш инструктор дает вам конкретные указания, следуйте его указаниям.

Прежде чем добавлять эту информацию вручную на каждую страницу, проверьте, может ли текстовый редактор, который вы используете, автоматически добавлять эту информацию за вас.Попробуйте поискать в области настроек, где можно добавлять или изменять номера страниц или заголовки.


Google Документы: добавление заголовка

  1. Перейти в раздел меню «Вставить».
  2. Выберите «Номера страниц» и выберите вариант, при котором номер страницы размещается в верхнем правом углу.
  3. Появится номер страницы; ваш курсор будет мигать рядом с ним.
  4. Переместите курсор влево от номера страницы.
  5. Введите свою фамилию. Добавьте пробел между своим именем и номером страницы.
  6. Теперь у вас должен быть правильно отформатированный заголовок на каждой странице!

Документ Microsoft Word: добавление заголовка

  1. Перейти в раздел меню «Вставить».
  2. Выберите «Номера страниц» и выберите вариант, при котором номер страницы размещается в верхнем правом углу.
  3. Либо:
    1. Дважды щелкните в пространстве вверху страницы (где номер страницы.
    2. ИЛИ Перейдите в меню «Вставить», выберите «Заголовок», выберите «Редактировать заголовок».”
  4. Введите свою фамилию рядом с номером страницы.
    1. Если оно еще не выровнено по правому краю, перейдите в меню «Главное» и выровняйте свое имя по правому краю.
  5. Теперь у вас должен быть правильно отформатированный заголовок на каждой странице!

6. Маржа

Используйте однодюймовых полей вокруг всей страницы. Ходовая головка должна быть единственным элементом, видимым на поле в один дюйм (подробнее о беговых головках см. Выше).

Большинство текстовых редакторов автоматически по умолчанию используют поля в один дюйм.Проверьте раздел настроек страницы программы, чтобы определить размер поля.

Узнайте больше об обоснованных формулировках и других правилах. Примечание : инструкции по этой ссылке соответствуют 7-му изданию Handbook . Те же правила обоснования применяются в 8-м издании. Если ваш профессор просит вас использовать 7-е издание руководящих принципов для вашей цитируемой работы, щелкните здесь для получения дополнительной информации.

Кроме того, подробнее о полях.


7. Пункты

Сделать отступ для первого слова в каждом абзаце .Предложения должны начинаться на полдюйма от левого поля.

Нет необходимости вручную измерять полдюйма. Используйте кнопку «вкладка» на клавиатуре, чтобы создать полдюйма.

Как и все другие разделы задания, абзацы должны быть разделены двойным интервалом.


8. Предложения

Цитаты добавляются в задания, чтобы помочь защитить аргумент, доказать свою точку зрения, добавить акцента или просто оживить проект.

Цитаты не должны занимать большую часть вашей статьи или задания.Цитаты должны быть разбросаны по всему тексту умеренно. Используйте прямые цитаты из внешних источников, чтобы улучшить и расширить свои собственные тексты и идеи.

Слова из цитат принадлежат человеку, который их произнес или написал, поэтому очень важно отдать должное работе этого человека. Похвалите его или ее, добавив так называемую «цитату в тексте» в текст проекта.

Есть три способа добавить цитаты:


1. С именем человека в предложении.

Пример:

Дэн Гутман делится взглядом на общий сюжет, заявляя: «Я не знал этого в то время, но бейсбольная карточка - для меня - могла работать как машина времени» (5).

В приведенном выше примере Дэн Гутман является автором книги, из которой взята эта цитата.


2. Без имени человека в предложении

Пример:

Запутанный опыт главного героя осознается и объясняется, когда он заявляет: «Я не знал этого в то время, но бейсбольная карточка - для меня - может работать как машина времени» (Gutman 5).

В приведенном выше примере имя Дэна Гутмана не включено в предложение. Он указан в скобках в конце предложения.Это пример правильного цитирования в стиле MLA в основной части проекта.


3. В блочной цитате, которая используется, когда в проект добавляется большая цитата, состоящая из 4 или более строк.


Использование сносок и концевых сносок:

The Modern Language Association обычно продвигает использование ссылок, как описано в разделах выше, но сноски и концевые сноски также являются приемлемыми формами ссылок для использования в вашей статье.

Сноски и концевые сноски полезны для использования в различных обстоятельствах.Вот несколько сценариев, когда может показаться целесообразным использовать этот тип ссылки:

  • Когда вы ссылаетесь на ряд различных источников, написанных разными авторами, в разделе вашей статьи. В этой ситуации рекомендуется использовать сноску или концевую сноску для обмена информацией для ссылок в скобках. Это побудит читателя сосредоточиться на тексте исследовательской работы, вместо того, чтобы читать всю справочную информацию.
  • Когда вы делитесь дополнительной информацией, которая не совсем укладывается в рамки статьи, но полезна для читателя.Эти типы сносок и концевых сносок полезны при объяснении переводов, добавлении справочной информации или обмене контрпримерами для исследования.

Чтобы включить сноску или концевую сноску, добавьте номер надстрочного индекса в конце предложения, к которому относится сноска или концевое сноска. При необходимости их можно добавить в середине предложения, но обязательно после любых знаков препинания, таких как запятые или точки. Найдите место, которое не отвлекает читателя от содержания и потока статьи.

Вот пример:

В тексте:

Многочисленные известные детские книги включают персонажей самых разных рас и национальностей, способствуя тем самым разнообразию и мультикультурализму ».

Внизу страницы (сноска) или в конце раздела (сноска):

- См. Айседору, Парра и Веласкеса. В то время как в работах Парра изображены персонажи разных цветов, например, розового или голубого, дети легко соотносят его с людьми разных рас и национальностей.

На последней странице задания автор включает полные ссылки на книги Айседоры, Парра и Веласкеса.

Для получения дополнительной информации о блочных кавычках и дальнейшего подробного объяснения использования кавычек, включая сноски MLA, обратитесь к нашему Руководству по цитированию в тексте и ссылкам в скобках MLA. В этом руководстве вы найдете дополнительную информацию, включая инструкции по использованию цитат без указания автора, номера страниц и то, как правильно указывать ссылки на работы из электронных источников.

Нужна дополнительная помощь с цитатами или примерами? Узнайте больше о стиле в новостях. Для руководств по цитированию в другом стиле ознакомьтесь с цитированием в скобках APA и цитированием в тексте APA.


9. Парафразы

Парафразы создаются, когда текст или речь из другого источника добавляются в проект, но писатель решает их обобщить и вплетать в свой собственный стиль письма и письма.

Даже несмотря на то, что автор изменяет информацию из другого источника, все же необходимо указать источник, используя соответствующий формат (Руководство 9).Перефразированная информация использует тот же формат ссылки MLA, как указано в разделе непосредственно над этим.

Вот приемлемый пересказ:

Оригинальный текст:

«Оставайся голодным. Оставаться глупым." Стив Джобс

Перефразировать:

Стив Джобс призвал студентов Стэнфорда и впредь проявлять решительность, целеустремленность и амбициозность. Они никогда не должны довольствоваться статус-кво. Они должны продолжать подталкивать себя, несмотря на возможные препятствия и неудачи.

Чтобы составить хорошо написанный пересказ, следуйте этим простым пошаговым инструкциям.

  1. Найдите фразу, предложение, абзац или фрагмент исходного текста, который вы хотите перефразировать.
  2. Внимательно прочтите текст и убедитесь, что вы полностью понимаете его значение. Писатель может разработать хорошо написанный пересказ, только если информация полностью усвоена и понята. Если вам сложно понять информацию, уделите несколько минут тому, чтобы прочитать сложные слова и справочную информацию.Если ничего не помогает, попросите друга посмотреть, смогут ли они разобраться в концепциях.
  3. Проанализировав и полностью разобравшись с исходным текстом, отложите его в сторону. Найдите минутку, чтобы подумать о том, что вы прочитали, и связать эту идею со своим собственным заданием.
  4. Теперь, когда информация полностью понята, найдите время, чтобы переписать прочитанное своими словами и своим стилем письма. Не заменяйте слова в исходном тексте просто синонимами. Это плагиат! Продемонстрируйте и продемонстрируйте свою способность обрабатывать исходную информацию, связывать ее с содержанием в своей статье и писать ее в своем индивидуальном и уникальном стиле письма.
  5. Включите текстовую ссылку рядом с пересказом. Все пересказы включают ссылки, аналогичные прямым цитатам. См. Раздел 6 этого руководства, чтобы узнать, как правильно атрибутировать перефразированную информацию.
  6. Похлопайте себя по спине! Перефразирование - важная часть исследовательского и письменного процесса.

Не знаете, что лучше процитировать или перефразировать?

Важная часть исследовательского процесса включает добавление прямых цитат и перефразирований в проекты.Прямые цитаты представляют собой дословное свидетельство и позволяют авторам использовать красноречивые слова и язык другого автора в своих собственных проектах. Когда дело доходит до перефразирования, писатели могут взять блок текста и уменьшить его объем до своих статей. Авторы статей могут также использовать пересказы, чтобы продемонстрировать свою способность анализировать и повторять информацию значимым и актуальным образом.

Если вам интересно, какой из них лучше использовать постоянно, цитаты или пересказы, есть явный победитель.Парафразы выходят на первое место. Конечно, прямые цитаты невероятно полезны, но копирование и вставка слишком большого количества из них в проект может привести к тому, что читатель потеряет из виду собственный голос писателя. Смешение собственного голоса с голосом другого автора может привести к прерывистому и бессвязному чтению.

Конечная цель исследовательского проекта - объединить ваш голос и исследования воедино. Парафразы это позволяют. Когда вы комбинируете информацию из внешних источников с вашим собственным стилем письма, это демонстрирует вашу способность исследователя продемонстрировать свое понимание и анализ темы.

Помните, добавляете ли вы в проект прямые цитаты или пересказы, для обоих типов добавлений нужны ссылки. Ссылки помещаются после цитат и перефразирований, а также в конце задания.


10. Шаг

Формат исследовательской работы

MLA требует, чтобы вся исследовательская работа или эссе в формате MLA содержала строки, разделенные двойным интервалом. Между письменным текстом работы, в заголовке, а также на справочной странице MLA должны быть найдены строки, разделенные двойным интервалом.

Может показаться заманчивым поместить несколько дополнительных строк между заголовком, заголовком и началом статьи, но все строки должны быть разделены двойным интервалом.


11. Шрифт и размер шрифта

В документе MLA допустимо использовать любой тип шрифта, который легко читается. Во многих типах источников, таких как книги и статьи, используются удобные для чтения шрифты, поэтому, если вы ищете подходящий стиль шрифта, обратитесь за помощью к другим источникам. Два наиболее часто используемых шрифта - это Arial и Times New Roman.

Для читателя важно уметь различать разницу между курсивом и обычным шрифтом, поэтому, если вы выбираете стиль шрифта, отличный от Arial или Times New Roman, убедитесь, что разница между двумя стилями шрифта очевидна.

Рекомендуется использовать размер шрифта 12 пунктов, так как это размер по умолчанию для многих текстовых редакторов. Допускается использование другого стандартного размера, например, 11 или 11,5 пунктов.


12. Пунктуация

Вот несколько рекомендаций относительно знаков препинания.

Запятые: Используйте запятые, когда людям есть смысл сделать паузу во время чтения или помочь понять.

Заключительные предложения: При завершении предложения с использованием знака препинания, начинайте следующее предложение после одного пробела, а не двух пробелов.

Цитаты: При включении цитаты в свой доклад или задание ставьте точку вне скобок в конце всего предложения.

Вот пример:

«Одна хорошая вещь в музыке: когда она попадает, ты не чувствуешь боли» (Марли).

Обратите внимание, что точка находится за пределами круглых скобок, а не в конце самой цитаты.

Если вам нужна дополнительная помощь с пунктуацией или грамматикой, воспользуйтесь средством проверки на плагиат EasyBib!


13. Сокращения

Аббревиатуры обычно используются во многих типах источников, включая веб-сайты, сообщения в блогах, книги и журнальные статьи.Во всех этих источниках допустимо использовать сокращения. Однако, когда дело доходит до школы и исследовательских заданий, в Справочнике Ассоциации современного языка говорится, что сокращения используются редко (95). Рекомендуется использовать полные слова и значения сокращений. Это гарантирует понимание и позволяет избежать путаницы. Вместо того, чтобы сталкиваться с изменчивыми сокращениями, читатели могут следить за естественным течением языка в статье.

Бывают случаи, когда вам может казаться вполне приемлемым использовать аббревиатуру, а не ее напечатанный аналог в статье.

При включении сокращений не ставьте точки между заглавными буквами.

Примеры:

  • Вирус иммунодефицита человека может быть сокращен до ВИЧ, но не ВИЧ.
  • США должны быть США, а не США
  • Цифровой видеодиск должен быть DVD, а не D.V.D.

Для сокращений в нижнем регистре допустимо включать точки между буквами.

Аббревиатура «например» = например

Если используется сочетание букв нижнего и верхнего регистра, не используйте точки, если большинство букв в верхнем регистре.

Примеры:


Месяцы

Печатайте целые названия месяцев, когда они используются в основной части исследовательской работы или задания. Пример:

Она сдавала домик на пляже с мая по сентября .

Когда дело доходит до ссылок, формат библиографии MLA требует для сокращения месяцев длиной более четырех букв.

Пример:

  • июль = июль
  • ноябрь = ноябрь.

Для получения дополнительной информации о библиографиях см. Нашу страницу со списком цитированных работ в формате MLA.

Другие аббревиатуры, которые вполне приемлемы для использования в библиографии (не в основной части проекта), включают:

  • стр. или стр. для страниц и номеров страниц
  • гл. по главе
  • изд. для издания
  • пер. за перевод или переведенный
  • т. для объема
  • нет. для номера
  • рев. для доработки

Опять же, эти сокращения следует использовать только на последней странице проекта, справочной странице MLA.Их не следует использовать в основной части проекта.


Издательства

Одна из самых причудливых особенностей этого стиля - то, как имена издателей структурированы на последней странице ссылок. Некоторые слова сокращены, а другие написаны полностью.

Вот список слов, которые всегда сокращаются для цитируемой работы:

  • U = Университет
  • Co. = Компания
  • Inc. = Зарегистрирована
  • Ltd. = Limited
  • P = Нажмите

Вот несколько примеров:

  • У Делавэра
  • Констебль и Ко.ООО
  • Pimlico Books at Random House
  • Лондонский колледж U P

Все остальные слова, относящиеся к именам издателей, следует записывать полностью


Заголовки

Некоторые классические и библейские произведения сокращены в библиографии, а также во всех ссылках в тексте, заключенных в круглые скобки.

Официальный справочник предоставляет длинный список, занимающий несколько страниц, предпочтительных сокращений для использования в классических и библейских произведениях ( Handbook 97-101), но вот краткий снимок некоторых из наиболее часто используемых сокращений:

Еврейская Библия или Ветхий Завет = OT

  • Втор.= Второзаконие
  • Бытие = Бытие
  • лев. = Левит
  • Чис. = Числа
  • Пс. = Псалом

Новый Завет = NT

  • 1 Кор. = 1 Коринфянам
  • Jas. = Джеймс
  • Мэтт. = Матфей

Шекспир:

  • Адо = Много шума из ничего
  • 3H6 = Генрих VI, часть 3
  • JC = Юлий Цезарь
  • Mac.= Макбет
  • MND = Сон в летнюю ночь
  • Oth. = Отелло
  • Rom. = Ромео и Джульетта

Опять же, указанные выше заголовки могут быть сокращены как в ссылках в скобках в теле проекта, так и на последней странице ссылок. Если вам интересно, почему, то это потому, что они часто цитируются и нет необходимости вводить все названия заголовков.


14. Номера


Использование цифр

Если проект требует частого использования чисел (например, научное исследование или статистика), используйте числа, предшествующие измерениям.

Пример:

Еще о чем следует помнить:

В разделах используйте числа, например: На странице 5 исследования

В следующем разделе вы найдете инструкции по использованию арабских и римских цифр в проекте.


Арабские числа

При включении числа в статью укажите число, если оно может быть записано одним словом (например, шесть ) или двумя словами (например, шестьдесят два ). Для дробей, десятичных или более длинных чисел введите их цифрами.Для большего числа напишите сам номер ( Справочник 92).

Вот несколько примеров:

  • одна
  • 2 ½
  • три
  • 8 ½
  • 17.953
  • восемнадцать
  • двадцать семь
  • сорок четыре
  • сто
  • 101
  • 247
  • 5,306

Если число стоит перед единицей измерения или меткой, введите число, используя цифры.

  • 4 фунта
  • 8 столовых ложек
  • 3 года
  • 9 глав
  • 3 июля 2018
  • улица Короля 25,
  • 5 а.м.
  • 5 часов

Формат контура

Ассоциация современного языка не предъявляет никаких требований относительно структуры плана. Если ваш учитель просит вас создать схему MLA, мы рекомендуем использовать римские цифры, заглавные и строчные буквы, а также цифры.

Вот пример рекомендуемой структуры схемы:

.

Как создавать профессиональные отчеты и документы в Microsoft Word

  • Новости технологий
  • ПК и мобильный
    • Windows
    • Mac
    • Linux
    • Android
    • iPhone и iPad
    • Интернет
    • Безопасность
    • Программирование
  • Стиль жизни
    • Развлекательная программа
    • Продуктивность
    • творческий
    • Игры
    • Социальные медиа
  • Оборудование
    • Объяснение технологии
    • Руководства покупателя
    • Умный дом
    • Сделай сам
    • Обзоры продуктов
  • Бесплатные вещи
    • Бесплатные электронные книги
    • Подарки
    • Лучшие списки
    • Бесплатные чит-листы
  • Видео
  • Около
    • О MakeUseOf
    • Рекламировать
    • Связаться с нами
    • Конфиденциальность
    • Магазин
Подписывайтесь на нас
Следуйте MakeUseOf.com
Подробнее
  • Напишите нам
  • Дом
  • Свяжитесь с нами
  • Условия
  • Конфиденциальность
  • Авторские права
  • О нас
  • Политика проверки фактов
  • Политика исправлений
  • Политика этики
  • Политика владения
  • Заявление об отказе от ответственности
.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ