Прошу перевыставить счет: Как правильно перевыставить счет на оплату

Прошу перевыставить счет: Как правильно перевыставить счет на оплату

О культуре приёма заказов.: bougaev — LiveJournal

О культуре приёма заказов.: bougaev — LiveJournal ?

Category:

• Производство
• Cancel

Здравствуй, ИП Писькин Х.У.
Сегодня мы опять продолжим о телефонных маринках. Даже если их зовут Гена.

Предыстория.
В пятницу позвонил в одну контору, надо купить эмальпровод ПЭТВ-2… надо немного — 2,5 километра. Окей. Минимальная катуха — 13 кило. Это как раз скока надо.
Отправляю реквизиты, в письме пишу: «Добрый день, хотелось бы приобрести эмальпровод ПЭТВ-2, сечение 0,9 кв.мм., минимальную катушку. Счёт прошу выставить по реквизитам…»

Казалось бы, что тут неясного?
Прислали счёт на 20 кг.

Нахуй мне столько? Неясно. Звоню. Поднимает трубку какой-то хуй. Разъясняю ему что не так. Слышу в ответ «ну мы же не можем под каждого клиента подбирать, многие же не оплачивают счета!»
Ояебу, дорогие мои. Подбирать и выставлять это именно то, чем занимается посредник между заводом и розничным (или мелкооптовым) покупаном. Если бы мне надо было купить 20 тонн этой проволоки, я бы обратился на завод, а не к тебе.
В доступной форме, щедро пользуясь аллегориями и эвфемизмами, но избегая обсценной лексики поясняю, насколько мне всё равно кто чего и как им не оплачивает, и прошу перевыставить счёт на то, что нужно МНЕ, а не другим людям. Обиделся. Я, говорит, директор. Ща переведу звонок на менеджера.
Слышу «Гееееена… Геееена, возьмёшь трубку?»
Повторно объясняю всю тему Гене. Гена тоже не понимает искренне чо мне не так. Обижается даже немного.
Выставили повторный счёт. На 19,7 килограмма.
Они ебанутые или работают на конкурентов?
.
Доп.1
Ееее, бэйби!
Кто у нас тут мастер? Я мастер. Кто папа? Я папа.
С третьего раза, они прислали счёт на 13-килограммовую катуху! Третий счёт, Карл!!!
Может поэтому и не оплачивают им, шо они так себе в плане интеллекта?

Subscribe

• Хм.

  Минобороны завершило переброску военных из Херсона на левый берег Днепра Минобороны: переброска военных на левый берег Днепра из Херсона завершена…

• Курва, я пэрдолив

  …

• (no subject)

  Блин. Не могу я так. Наëбывать скверно. Я в Ижевск лечу за пятитонным плоскошлифом польским. Покажу потом.

Photo

Hint http://pics.livejournal.com/igrick/pic/000r1edq

82 comments

• 82 comments

• Хм.

  Минобороны завершило переброску военных из Херсона на левый берег Днепра Минобороны: переброска военных на левый берег Днепра из Херсона завершена…

• Курва, я пэрдолив

  …

• (no subject)

  Блин. Не могу я так. Наëбывать скверно. Я в Ижевск лечу за пятитонным плоскошлифом польским. Покажу потом.

Ўзбекистон Республикаси қонун ҳужжатлари (кодекслар, қонунлар, фармонлар, қарорлар, норматив ҳужжатлар, китоблар) НОРМА ҳуқуқий портали

На ваш почтовый ящик отправлены инструкции по восстановлению пароля

Ваш E-mail:

x

buxgalter.uz да янги:Ҳисобот тартиб-таомилини мақбуллаштириш тўғрисидаги Фармонда бухгалтерни қувонтирадиган 7 та янгиликЖШДС солиш объекти ва унинг солиқ базасини қандай аниқлаш мумкин

Публикации

01.03.2022 Не позднее 60 дней Если человек обратился за назначением пенсии спустя полгода после исполнения ему 60 лет, будет ли ему начислена пенсия за это время? далее. ..»»

01.03.2022 За границу налегке Я планирую переезд на ПМЖ в Италию к детям. Какие документы в отделе Пенсионного фонда мне необходимо будет забрать с собой? далее…»»

01.03.2022 Проценты сверх нормы Сколько прибавляют при начислении пенсии, если стаж работы больше необходимого? далее…»»

01.03.2022 Явка необязательна Я пенсионерка. Хочу на некоторое время уехать за пределы Узбекистана. Пенсию получаю на карточку. Должна ли я в период отсутствия оповещать отдел Пенсионного фонда? далее…»»

01. 03.2022 Сумма за год Однокурсница несколько лет жила в Америке, присматривала за внуками. Сколько и за какой период ей выплатят пенсию? далее…»»

01.03.2022 Агентство «Узархив» обратилось к населению На брифинге в АИМК при участии руководителя информационной службы Агентства «Узархив» Анваржона Алиева, даны разъяснения для граждан, выходящих на пенсию. далее…»»

01.03.2022 Для тех, кто рядом Трудовой стаж, как известно, – одно из условий получения пенсии в будущем. Если у военнослужащих со стажем все предельно ясно, то их жены не всегда имеют возможность найти работу в местах дислокации службы супругов. О том, что они должны знать о возможном стаже, рассказывает эксперт ООО «Norma» Зафаржон Хужаев: далее. ..»»

01.03.2022 Изменен порядок получения инвалидности Постановлением Кабинета Министров N 62 от 8.02.2022 г. утверждены нормативно-правовые акты об организационной структуре и организации деятельности службы медико-социальной экспертизы. далее…»»

01.03.2022 Увеличены пособия и пенсии по инвалидности нетрудоспособным гражданам и при неполном стаже работы Указом Президента N УП-74 от 17.02.2022 г. приняты дополнительные меры по поддержке лиц с инвалидностью и категорий населения, нуждающихся в социальной защите. далее…»»

01.03.2022 Пенсионное законодательство: что изменилось Законом N ЗРУ-752 от 9. 02.2022 г. внесены изменения и дополнения в некоторые законодательные акты Республики Узбекистан в связи с дальнейшим усилением гарантий прав граждан и субъектов предпринимательства. далее…»»

01.03.2022 Без изменений Знаю, что раньше время нахождения на «больничном» не учитывалось в стаже. А как сейчас? далее…»»

01.03.2022 Когда попал под сокращение В организации планируется сокращение в связи с уменьшением объема работ. Под сокращение попадают работники предпенсионного возраста. Имеют ли они право на назначение пенсии в связи с создавшейся ситуацией? далее…»»

01.03.2022 Особая категория Какая категория граждан может добровольно уплачивать взносы в Пенсионный фонд? далее. ..»»

01.03.2022 Периоды вне стажа. Специального Знаю, что железнодорожникам для выхода на льготную пенсию необходим специальный стаж работы. Есть ли периоды, которые по тем или иным причинам в специальный стаж не включаются? далее…»»

01.03.2022 Из средств Пенсионного фонда Мой муж получил производственную травму. Ему присвоили II группу инвалидности бессрочно. Организация, выплачивающая положенную сумму по возмещению вреда, на грани закрытия. Слышала, что в случае ее ликвидации выплаты прекратятся. Так ли это? далее…»»

01.03.2022 Стать опекуном Умерла молодая женщина. У нее остались двое детей, один из них несовершеннолетний. С отцом несовершеннолетнего ребенка она была в разводе, но получала алименты. Как оформить пособие по потере кормильца на ребенка? Если ребенок не хочет жить с отцом, у которого другая семья, то кто может стать его опекуном? далее…»»

01.03.2022 Есть варианты Мы хотим открыть гостиницу. В работе будет участвовать вся семья. Каков порядок уплаты взносов в Пенсионный фонд на семейном предприятии? далее…»»

30.03.2021 Когда НДС можно отнести в зачет   В каких случаях нужно скорректировать НДС, отнесенный в зачет по основным средствам и нематериальным активам; как отразить корректировку НДС с отнесением ее на стоимость объекта или на расходы, объясняют налоговый консультант Ирина ПОДОЛЬСКАЯ и эксперт компании « Norma » Ирина АХМЕТОВА.   далее…»»

30.03.2021 Норма не применяется На балансе сельскохозяйственного предприятия есть здание по хранению и переработке плодоовощной продукции, которое в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 414 НК подпадает под льготу по налогу на имущество. Часть этого здания сдается в аренду. Будет ли в этом случае применяться уменьшение по налогу на имущество? далее…»»

30.03.2021 ПУ – не субъект бухучета Налоговая инспекция запрашивает у постоянного учреждения финансовую отчетность (формы NN 1 и 2) за 2020 год. Должно ли ПУ представлять в налоговые органы финансовую отчетность? далее…»»

• МҲЭКМ: 920 000 сум

Валюталар курси

2022-11-11

• USD:11194. 86 (+0.00) сум
• EUR:11151.20 (+0.00) сум
• RUB:183.15 (+0.00) сум

Валюталар курслари динамикаси

Как написать электронное письмо со счетом — Шаблон электронного письма со счетом

День выплаты жалованья — одна из лучших частей завершения проекта. Если вы недавно выполнили какую-то работу с клиентом и завершили проект, вам, вероятно, потребуется выставить клиенту счет, чтобы получить оплату.

Тем не менее, многие фрилансеры и представители малого бизнеса боятся, что они не получат оплату за свою работу и останутся без оплаты. Даже просроченные платежи могут стать серьезной проблемой при управлении вашим денежным потоком.

Лучший способ избежать этого — выполнить несколько простых, но важных шагов при общении с вашим клиентом по поводу счетов. Поэтому разумно иметь простой и понятный шаблон электронного письма для ваших счетов-фактур. Легко понять.

В этой статье мы поделимся с вами советами и советами, которые вы можете использовать при отправке счета по электронной почте. Мы также поделимся готовым к использованию шаблоном электронной почты для счета, который облегчит вам получение оплаты!

В этой статье . . .

• Зачем использовать шаблон электронной почты для счета-фактуры?
• Как создать шаблон электронной почты для счета-фактуры?
• Что вы пишете в электронных письмах со счетами?
• Пример шаблона электронной почты счета-фактуры
• Как написать сопроводительное письмо к счету
• Как отправить счет по электронной почте?
• Как выписать официальный счет?
• Автоматизация отправки счетов по электронной почте с помощью программного обеспечения для выставления счетов

Зачем использовать шаблон электронного счета-фактуры?

Быстрый ответ заключается в том, что шаблоны электронной почты экономят ваше время: с шаблоном вам не нужно будет вводить сообщение каждый раз, когда вам нужно отправить клиенту электронное письмо со счетом.

Это особенно полезно для компаний с разнообразными продуктами или услугами, чтобы они знали, какая информация нужна в сообщении и как ее следует форматировать.

Шаблон также является полезным инструментом, если вы отправляете счет нескольким клиентам, поскольку он обеспечивает согласованность сообщений.

Еще одно преимущество использования шаблонов для ваших счетов-фактур заключается в том, что их можно персонализировать для каждого клиента, заранее вставив его имя и другую соответствующую информацию в заполнители.

Как создать шаблон электронного счета-фактуры?

Одна из самых важных вещей, которую следует учитывать при создании шаблона электронной почты, заключается в том, чтобы он соответствовал и персонализировался для вашего бизнеса или работы. Он должен отражать не только тип работы, которую вы выполняете, но и тип отношений, которые у вас есть с вашими клиентами.

Тем не менее, ваш шаблон электронной почты также должен быть достаточно общим, чтобы его можно было применить к большинству или ко всем вашим клиентам, что позволит вам просто вносить быстрые изменения, когда это необходимо, перед отправкой.

Когда вы будете готовы составить черновик своего электронного письма, вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать идеальный шаблон для отправки своим клиентам. Составлять счета с нуля может быть непросто, поэтому наличие общего примера может упростить процесс. намного быстрее.

Электронная почта для счетов должна быть профессиональной и простой

У владельцев бизнеса часто возникают проблемы с написанием электронных писем со счетами. Они беспокоятся о том, насколько формальными они должны быть или что должно быть в письме.

Цель электронного счета-фактуры — получить оплату, но вы хотите, чтобы ваш клиент был более готов, чем просто получить свои деньги. Вы также хотите, чтобы они чувствовали уважение к деловым сделкам, которые они заключили с вами.

Если вы хотите убедиться, что ваше сообщение электронной почты не будет проигнорировано, важно, чтобы оно было профессиональным. Сохраняйте язык простым, но точным: избегайте использования слишком большого количества сокращений, сложных слов или жаргона только для инсайдеров компании. понял бы.

Цель электронного письма со счетом — просто отправить счет вашему клиенту: он не должен содержать много другой информации. Ради вашего собственного времени, а также вашего клиента, все, что вам нужно включить, это краткое сообщение с благодарностью их для их бизнеса, и изложение того, что вы приложили счет за свою работу. Если вы хотите, чтобы вам платили вовремя, используйте короткое и точное электронное письмо.

Иметь описательную тему

Мы рекомендуем включать самую важную информацию в саму строку темы электронного письма. Строка темы должна быть однозначной: клиент должен знать, что вы выставляете ему счет, когда он увидит строку темы вашего сообщения в список писем в их почтовом ящике. В противном случае они могут даже не понять, что вы отправили счет-фактуру, что приведет к непреднамеренной задержке вашего платежа.

Мы рекомендуем указывать номер счета и дату оплаты в строке темы при написании электронного письма. Например:

Счет [Номер] за [Продукт/Услугу] Срок оплаты [Дата]

Таким образом, вы можете быть уверены, что ваш клиент точно знает, почему вы связываетесь с ним, и что ему пора платить вам. за ваши услуги.

Что вы пишете в счетах по электронной почте?

Ваше сообщение должно содержать краткое описание работы, которую Вы выполнили для клиента. Вы должны указать, взимается ли ваша плата за проект или за отработанное время.

Кроме того, вы должны указать свою ставку, чтобы клиенту было ясно, сколько вы берете. Также разумно добавить любые другие расходы, которые могут не покрываться платежом клиента (например, доставка), чтобы не было сюрпризы.

Как обычно, письмо со счетом или электронное письмо должны начинаться с приветствия. Если вы какое-то время не общались с получателем, принято включать краткое сообщение.

Затем вы должны сообщить своему клиенту, что вы свяжетесь с ним, чтобы выставить счет за выполненную работу, и что вы приложили счет к этому письму.

Прикрепить счет

Мы рекомендуем вам прикрепить свой счет в виде файла/документа, а не включать его в текст электронного письма. PDF, как правило, лучше, так как он работает на всех типах устройств и операционных систем, и вы можете избежать совместимости вопросы. Если вы отправите счет-фактуру в виде вложения, ваш клиент также может легко распечатать его и сохранить для своих записей.

Используйте этот шаблон сообщения электронной почты со счетом

Если вам интересно, как написать сообщение электронной почты со счетом, вы можете попробовать использовать следующий пример сообщения со счетом:

Тема: Счет [Номер] к оплате [Дата]

Уважаемый [Клиент],

Надеюсь, у вас все хорошо.

См. прикрепленный счет-фактуру [номер] за [завершенный проект]. Счет должен быть оплачен до [дата].

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужны разъяснения.

С уважением,
[Ваше имя и электронная подпись]

Обратите внимание, что этот пример сообщения электронной почты с инвойсом краток и ясен. Нет необходимости включать ненужные детали или разговоры, если только у вас нет очень близких отношений с клиентом и вы не чувствуете, что это уместно. Это, из конечно, на ваше усмотрение.

Как персонализировать электронную почту для счета-фактуры

Рекомендуется персонализировать вашу электронную почту, чтобы клиент не чувствовал, что получил обычное письмо-счет.

Когда вы отправляете свои счета по электронной почте, вы должны включить персонализированное приветствие, чтобы ваш клиент знал, что вы потратили некоторое время и усилия, чтобы связаться с ним. Если вы считаете, что это уместно, вы также можете включить персонализированное сообщение в теле письма.

Это поможет выделить вашу компанию среди других компаний, использующих тот же шаблон, и заставит вашего клиента чувствовать, что у него больше взаимодействия с вами.

Как написать сопроводительное письмо к счету

Если вы работали над более крупным или сложным проектом для клиента, вам может быть целесообразно включить сопроводительное письмо к своим счетам. Это письмо-инвойс дает вам возможность указать свои расценки, работу, которую вы выполняете. выполнено, а также с разбивкой вашей ставки и объяснением, почему вы взимали сумму, которую вы взимали.

Ваше сопроводительное письмо должно включать некоторые основные сведения о том, кто вы и что вы предоставляете. Не забудьте указать название вашей компании или название компании в письме-фактуре. Вы также должны указать временную шкалу проекта, который у вас есть. работы, включая даты начала и окончания.

Затем вы должны разбить каждую задачу, которую вы выполнили в рамках проекта, и сколько вы берете за это. Если вы взимаете плату за час или день, включите это также в разбивку.

Как написать электронное письмо с просроченным счетом

Если ваш клиент не пропустил дату оплаты счета, вам может потребоваться связаться с ним еще раз, чтобы проверить платеж. Может показаться неудобным повторно обращаться к клиенту по одному и тому же вопросу, но вам нужно платить за работу, которую вы для него выполнили.

Будьте вежливы, но тверды в сообщении о счете

Погоня за платежами, к сожалению, является распространенной проблемой при работе фрилансером. У вашего клиента может быть объяснение того, почему они не смогли заплатить вам до установленного срока.

Тем не менее, вы не должны позволять им уклоняться от оплаты вашей работы. Убедитесь, что ваша электронная почта вежлива, но тверда. Если это первый раз, когда вы обращаетесь к своему клиенту, чтобы связаться с ним, нет необходимости чрезмерно личный.

Вы можете использовать следующий пример электронной почты, чтобы отслеживать просрочку платежа:

Тема: Re: Счет [номер] к оплате [дата]

Привет, [имя],

Надеюсь, у вас все хорошо. Я просто хотел узнать у вас о счете, который мы отправили на прошлой неделе за [продукт или услугу].

Дайте мне знать, если я могу сделать что-то еще, чтобы помочь получить эту оплату как можно скорее.

Спасибо!
Best,
[ваше имя]

Как вы можете видеть выше, при отслеживании просроченного платежа важно указать номер счета и дату, до которой он должен быть оплачен.

Как отправить счет по электронной почте?

Если вы собираетесь отправить счет по электронной почте, лучше приложить его в виде вложения. Вы также можете использовать программное обеспечение для выставления счетов для создания счетов, так как это упрощает процесс (подсказка: мы делаем отличное).

Кроме того, вы можете использовать электронное письмо для отправки ссылки на счет, который вы создали с помощью таких служб, как PayPal. Многие такие платежные шлюзы поддерживают базовое формирование счетов.

Когда вы отправляете электронное письмо с вложенным счетом-фактурой, не забудьте включить в документ соответствующую информацию, такую ​​как название вашей компании, сумму, которую вы взимаете, и номер счета-фактуры.

Рекомендуется указать название и адрес вашей компании в заголовке электронного письма или в блоке подписи, чтобы убедиться, что вы отправляете счет-фактуру, а не другие типы электронных писем.

Как выписать официальный счет?

Как мы объяснили в нашей подробной статье о том, как написать счет, важно, чтобы ваш счет включал все информация, необходимая вашему клиенту для обработки платежа. таким образом, хорошие шаблоны счетов-фактур содержат следующие детали.

Ключевые элементы шаблона счета-фактуры

1. Информация о вашей компании (название, логотип, контактная информация)
2. Номер счета-фактуры
3. ФИО и контактные данные заказчика
4. Дата счета
5. Срок выполнения
6. Причитающаяся сумма
7. Подробный перечень услуг/товаров с разбивкой тарифов и цен
8. Дополнительные сведения, такие как условия и способы оплаты

Хороший шаблон счета-фактуры должен позволять вам разбивать каждый продукт или услугу на позиции, а затем указывать, сколько вы берете за каждую позицию. Это самый ясный способ для вашего клиента увидеть, сколько вы берете и почему.

Когда приходит время платить вам, детализирование ваших услуг также облегчает клиенту задачу узнать, сколько он должен. Если вы этого не сделаете, вы можете обнаружить, что некоторые клиенты пытаются оспорить сумму, которую вы сняли, и это вызывает ненужные задержки.

К сожалению, задержки с оплатой часто являются частью фриланса, но если вы как можно четче изложите информацию, вы снизите вероятность этого настолько, насколько это возможно.

Автоматизация отправки счетов по электронной почте с помощью Hiveage

Такие инструменты, как Hiveage, помогают автоматизировать процесс создания счетов и отправки их клиентам по электронной почте. Это делает процесс очень простым и значительно уменьшает хлопоты для вас.

Используя программное обеспечение для автоматизации выставления счетов, вы можете ограничить количество энергии, которое вам нужно тратить на административную работу и создание документов, и вместо этого сосредоточиться на реальной работе.

Автоматизировав процесс отправки счетов по электронной почте, вы также можете убедиться, что все они соответствуют одному стандарту и всегда содержат актуальную информацию. Вам не нужно беспокоиться о том, что вы случайно упустите важные детали, такие как уникальный номер. для счета-фактуры или инструкций по оплате.

С Hiveage у вас также есть возможность прикрепить копию счета в формате PDF к сообщению электронной почты. Надежный процесс выставления счетов, настроенный таким образом с помощью правильных инструментов, гарантирует, что финансы вашего малого бизнеса останутся здоровыми.

Напомним, основные преимущества автоматизации выставления счетов заключаются в том, что вы можете:

• Экономить время
• Уменьшите количество ошибок и опечаток в ваших счетах-фактурах
• Добавьте новые функции в электронные письма со счетами, например, дополнительные способы оплаты или даже автоматическую систему повторного заказа.

В зависимости от того, какая у вас бизнес-модель, важно выбрать программное обеспечение, отвечающее вашим конкретным требованиям. В случае с Hiveage нашими основными клиентами являются фрилансеры и малый бизнес, а сервис оптимизированы для облегчения их жизни.

В заключение: Элементы хорошего электронного счета-фактуры

Электронное письмо со счетом-фактурой является одним из наиболее важных компонентов вашего бизнеса. Если не сделать это правильно, это может сбить с толку и расстроить клиентов, которым может быть трудно понять, о чем вы просите или как им следует реагировать. к требованию об оплате. Хорошее электронное письмо со счетом включает в себя ряд элементов, в том числе:

• Номер счета-фактуры
• Срок выполнения
• Причитающаяся сумма
• Платежные инструкции, понятные и понятные
• Краткий обзор результатов или проданных продуктов
• Уведомление о просроченных платежах с предложением о том, как вы будете обрабатывать просроченные остатки.

Хорошо написанное электронное письмо — это первый шаг к установлению хороших отношений с вашим клиентом и своевременному получению оплаты. Используйте наши электронные шаблоны счетов-фактур или, что еще лучше, используйте наше простое и мощное программное обеспечение для онлайн-выставления счетов, чтобы убедиться, вы не теряете на платежах!

Присоединяйтесь к тысячам опытных предпринимателей в нашем списке рассылки.

Специально подобранные электронные письма, которые помогут вам лучше управлять своими финансами.

Как составить счет-фактуру

Товары

5 мин. Читать

28 марта 2019 г.

Предприятия должны формулировать свои счета профессиональным тоном, используя ясный и простой язык. Важно всегда быть вежливым при отправке счета клиенту и во всех других деловых коммуникациях, связанных с платежами.

Формулировка счета-фактуры должна быть максимально четкой. Четко укажите дату оплаты счета, сумму задолженности и предоставленные услуги. Если счет-фактура или сопровождающее его электронное письмо содержат нечеткие формулировки, клиент может быть сбит с толку, неправильно истолковать информацию и в результате может задержать отправку платежа.

Вот темы, которые помогут вам научиться профессионально составлять счета:

Советы по отправке оплаченных счетов

Образец электронного письма со счетом

Как отслеживать неоплаченные счета [Шаблон электронной почты]

Советы по отправке оплаченных счетов

Счета — это документы, которые позволяют малым предприятиям получать платежи от своих клиентов, но существуют стратегии отправки счетов, которые с большей вероятностью получить вам деньги быстро. Правильный обмен сообщениями как в самом счете, так и в сопроводительном электронном письме может мотивировать клиентов немедленно оплатить счет. Вот несколько советов по общению с клиентами по поводу счетов:

1. Оперативно отправляйте счета

Важно создавать счета и отправлять их клиентам, как только вы завершите работу, за которую выставляете счет. Это означает не только то, что вы будете получать оплату за свои услуги раньше, но и то, что вы будете выписывать счета, пока работа еще свежа в вашей памяти. Когда вы выписываете счета сразу после выполнения работы, вы помните все детали и с меньшей вероятностью сделаете ошибки в своем счете, которые могут запутать или разозлить клиентов, задерживая оплату.

2. Всегда будьте вежливы

Всегда будьте вежливы при составлении счетов и всех сопутствующих сообщений, таких как электронные письма. Вежливое общение помогает вам поддерживать прочные профессиональные отношения с вашими клиентами, что увеличивает ваши шансы на получение повторных заказов. Согласно исследованию FreshBooks, вежливость при выставлении счетов также помогает вам быстрее получать оплату. Исследование показало, что использование таких слов, как «пожалуйста» и «спасибо» при написании счетов, может увеличить процент оплаченных счетов более чем на пять процентов.

3. Всегда будьте лаконичны

Формулируя свои счета, всегда будьте кратки и по делу. Четко укажите информацию, которую клиенты должны заплатить вам в соответствии с вашими условиями: укажите сумму и дату платежа. Иногда предприятия пытаются использовать причудливые термины при написании счетов, но это может сбить с толку клиентов. Например, вместо расплывчатой ​​формулировки «оплата при получении», просто укажите дату оплаты, например «оплата до 31 декабря 2018 года».

4. Упростите оплату

Упростите для своих клиентов оплату ваших счетов, чтобы у них было лучшее обслуживание, а вы получали оплату быстрее. Включите в свой счет четкие формулировки, которые сообщат вашим клиентам о различных способах оплаты, которые они могут использовать. Если вы принимаете чеки, включите формулировку, которая охватывает все необходимые детали, например: «Пожалуйста, сделайте чеки, подлежащие оплате на My Small Business, и отправьте чек на этот служебный адрес». Если вы принимаете онлайн-платежи, включите кнопку «Оплатить сейчас» в нижней части счета-фактуры или в тексте сопроводительного электронного письма с прямой ссылкой на страницу онлайн-платежей, чтобы вашим клиентам было как можно проще ее найти.

Важно составлять электронные письма со счетами вежливо и лаконично, чтобы ваш тон был профессиональным, а передаваемая информация была понятной для клиентов. Этот пример шаблона электронной почты для счета-фактуры поможет вам составить профессиональное электронное письмо для сопровождения ваших счетов-фактур:

Строка темы: Название вашей компании : Счет № 001

Уважаемый Имя клиента ,

Надеюсь, у вас все хорошо.

Я хотел сообщить вам, что для вашей учетной записи был создан новый счет № 001. Вы можете найти счет-фактуру, прикрепленную к этому письму. Пожалуйста, оплатите остаток в размере 500 долларов США до 31 декабря 2018 года.

Вы можете оплатить, отправив чек по почте:

Название вашей компании
Полный рабочий адрес
Почтовый индекс

Спасибо за ваш бизнес; Я с нетерпением жду возможности поработать с вами снова в ближайшее время.

С уважением,

Ваше имя
Ваши контактные данные

Важно следить за неоплаченными счетами, как только они становятся просроченными. Формулировка, которую вы используете для отслеживания неоплаченных счетов, должна быть вежливой, но прямой. Предоставьте своему клиенту презумпцию невиновности: есть большая вероятность, что задержка платежа связана с канцелярской ошибкой, и они не удерживают платеж злонамеренно.

Вот шаблон электронного письма, который поможет малым предприятиям отслеживать неоплаченные счета:

Строка темы: Название вашей компании : Счет № 001

Уважаемый Имя клиента ,

Надеюсь, у вас все хорошо.