Протокол собрания участников: Образец протокола собрания учредителей ООО

Содержание

Протокол общего собрания участников ООО — образец и бланк

Протоколом общего собрания участников ООО оформляют итоги собраний участников. Из этой статьи вы узнаете, как составить этот документ без ошибок, кто должен его подписать, и когда для оформления протокола понадобится нотариус.

Что такое протокол общего собрания участников ООО?

Это документ, который составляется по итогам проведения собрания участников в обществе с ограниченной ответственностью (далее – ООО, общество).

Требования к протоколу общего собрания участников ООО установлены Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – ГК РФ, Закон).

Протокол общего собрания участников ООО (далее также – протокол) составляется по итогам любого — годового и внеочередного общего собрания, которое проводится в обществе.

Протокол необходим независимо от того, в какой форме состоялось собрание:

Бланк по теме: Уведомление о проведении общего собрания участников ООО Посмотреть Скачать

в очной — когда на собрании присутствуют участники ООО (эту форму также называют заседанием),

в заочной — когда участники голосуют путем заполнения бюллетеней, а потом направляют их в общество.

В первом случае протокол подтверждает проведение заседания участников и результаты голосования на заседании, а во втором — результаты заочного голосования (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ).

Ведение протокола общего собрания ООО организует его исполнительный орган – как правило, это генеральный директор (п. 6 ст. 37 Закона).

Когда можно не составлять протокол общего собрания ООО?

Избежать оформления протокола можно только в случаях, о которых прямо говорится в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Это ситуации, когда закон, устав ООО или единогласное решение его участников предусматривают другой способ, чтобы подтвердить проведение заседания и результаты голосования на нем, а также результаты заочного голосования.

Во всех остальных случаях по итогам проведения собрания непременно составляйте протокол.

Как оформить протокол общего собрания участников ООО (образец 2022)

Обязательной формы протокола нет, поэтому протоколы собраний в разных обществах могут различаться.

При этом в любом протоколе надо отразить все обязательные сведения, которые определены в ГК РФ. Какие именно — читайте дальше в этой статье.

Протокол надо составить в письменной форме. Разрешается использовать электронные и другие технические средства. Так что документ можно оформить на компьютере, а потом распечатать и подписать. О том, кто обязательно расписывается в протоколе, мы подробно расскажем ниже.

Действующее законодательство предусматривает обязательное удостоверение (заверение) протокола общего собрания участников ООО нотариусом, если собрание проводят в форме заседания. Вместо нотариального свидетельствования можно использовать альтернативный способ заверения протокола общего собрания ООО. Но только при условии, что он обозначен в уставе или принят единогласным решением участников на собрании. На этих вопросах детально остановимся дальше.

Какие сведения надо указать в протоколе общего собрания ООО (образец)?

В протоколе нужно отразить следующие сведения:

1) сведения о собрании.

Они разнятся в зависимости от того, в какой форме проводилось собрание – в форме заседания или заочного голосования.

Если собрание организовано в форме заседания, укажите дату, время, место его проведения и (или) способ дистанционного участия участников ООО в заседании.

Статья по теме: Проведение общего собрания участников ООО Проведение общего собрания участников ООО регламентировано законом об ООО. Есть особые правила о порядке созыва собрания, голосовании, составлении протокола. Рассказываем, как правильно провести общее собрание участников ООО. Подробнее

Если участники ООО голосовали заочно, пропишите:

дату, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании,
способ отправки этих документов.

2) сведения об участниках собрания.

В зависимости от формы проведения собрания (заседание или заочное голосование) это — информация о лицах, которые:

приняли участие в заседании,
направили документы, содержащие сведения о голосовании.

Закон не определяет, какие конкретно сведения здесь надо приводить. Так что, если устав ООО также не уточняет этот вопрос, объем информации об участниках собрания вы определяете сами.

Например, для гражданина можно привести ФИО, адрес места жительства, паспортные данные, размер доли в уставном капитале общества. Для компании – наименование, адрес места нахождения, ОГРН, ИНН, размер доли в уставном капитале общества. Также разумно указать представителя, в лице которого действует участник общества — организация, и документы о его полномочиях.

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня,

4) сведения о лицах, которые проводили подсчет голосов (если считать голоса поручили определенным лицам),

5) сведения о лицах, которые голосовали против принятия решения собрания и потребовали внести запись об этом в протокол,

6) сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования, если участник ООО требует внести их в протокол,

7) сведения о лицах, которые подписали протокол.

Обратите внимание! Сведения, которые мы назвали, перечислены в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ. Их надо обязательно включить в протокол. В нем можно указать и другие, дополнительные сведения. Например, те, что указаны в уставе общества или его внутреннем документе – в положении об общих собраниях участников ООО или тому подобном.

Как рассмотреть на общем собрании ООО вопросы, не включенные в повестку дня? Готовое решение от экспертов читайте в системе КонсультантПлюс. Для перехода по ссылке оформите бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Лица, чьи подписи должны быть в протоколе, различаются в зависимости от формы проведения собрания – очная (то есть заседание) или заочная (то есть направление бюллетеней). Также есть нюансы с подписанием протокола собрания в форме заседания, когда в обществе используется альтернативный способ его заверения – о таком способе мы детально поговорим ниже.

Итак, разбираемся по порядку.

Статья по теме: Как зарегистрировать ООО: пошаговая инструкция Регистрация ООО – обязательное условие для его работы. Суть процедуры регистрации в том, что учредители общества составляют документы о том, как ООО будет функционировать (устав) и о его создании (решение участников), а затем ФНС фиксирует эти данные. Рассказываем какие документы и каким образом надо подать для регистрации ООО. Подробнее

Обязательные подписи в протоколе

Если собрание проводилось в форме заседания, протокол подписывают председательствующий на заседании и секретарь заседания.

А если участники голосовали заочно, в протоколе расписываются лица, которые проводили подсчет голосов или зафиксировали его результат.

Важно! Эти требования к подписанию протокола указаны в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Подписи названных лиц обязательно должны быть в протоколе.

Дополнительные подписи в протоколе

Устав общества или единогласное решение общего собрания его участников могут предусматривать, что протоколы собраний в виде заседаний заверяются не у нотариуса, а другим способом. Например, путем подписания протокола всеми участниками ООО, которые пришли на собрание, и печатью общества.

В таких ситуациях в протоколе должны стоять подписи всех участников общества. Они ставятся дополнительно к подписям председательствующего и секретаря собрания.

Нужна ли печать на протоколе общего собрания участников ООО?

По общему правилу, она не является обязательным реквизитом протокола.

Но возможны и другие варианты. Например, обязательное проставление печати в образце протокола общего собрания участников ООО может предусматривать устав ООО. В таком случае следуйте его указаниям и ставьте печать.

Также печать может быть обязательна, если в вашем обществе используется альтернативный способ заверения протокола общего собрания ООО в форме заседания – на нем мы подробно остановимся дальше.

Замечания на протокол общего собрания участников ООО

Как мы уже пояснили выше, по требованию участника ООО в протокол надо включить сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования. К таким сведениям могут относиться и замечания.

Других разъяснений о том, как участники общества могут привести замечания на протокол общего собрания участников ООО, нет ни в ГК РФ, ни в Законе. Полагаем, что этот вопрос можно урегулировать в уставе или во внутреннем документе общества — например, в положении об общих собраниях участников ООО.

Так, в нем можно предусмотреть, что замечания указываются в конце протокола — там, где участник расписывается.

Также, к примеру, можно указать, что участник оформляет замечания в виде отдельного документа, ставит в нем свою подпись и передает в общество при подписании протокола. При этом в самом протоколе после своей подписи участник помечает, что подписал протокол с замечаниями. В таком случае замечания участника нужно приложить к протоколу.

Нотариальное удостоверение протокола общего собрания ООО

На сегодняшний день оно обязательно для каждого протокола общего собрания участников ООО, которое проводилось в форме заседания. Если участники общества голосовали заочно, нотариальное заверение протокола общего собрания участников ООО не нужно.

Нотариус удостоверяет принятие собранием решения на заседании и состав участников общества, которые присутствовали при его принятии (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

Порядок, в котором нотариус удостоверяет решение собрания, определен в ст. 103.10 Основ законодательства РФ о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1.

Нотариус присутствует при проведении собрания и выдает свидетельство об удостоверении решения органа управления юридического лица. Оно имеет утвержденную форму (это форма 3.8 – смотрите ее в Приложении N 1 к Приказу Минюста России от 30.09.2020 N 226).

Нотариуса приглашает на собрание лицо, которое организует его проведение. Оно же представляет нотариусу ряд необходимых документов. Сюда относятся учредительные документы, внутренний документ общества, который устанавливает порядок проведения собрания, решение о проведении собрания и об утверждении его повестки дня, документ с перечнем лиц, имеющих право участвовать в собрании.

Чтобы установить факт принятия решения собранием, нотариус:

проверяет правоспособность общества,
определяет компетенцию собрания в части принятия решения,
выясняет наличие кворума на собрании,
устанавливает наличие необходимого количества голосов для принятия решения согласно Закону и уставу ООО на основании подсчета голосов, который представила счетная комиссия или лицо, уполномоченное на подсчет голосов.

Чтобы подтвердить состав участников собрания ООО, которые присутствовали при принятии решения, нотариус устанавливает:

их личность,
их полномочия,
их право на участие в собрании.

Обратите внимание, что нотариус не проверяет соблюдение порядка созыва собрания.

Альтернативный способ заверения протокола общего собрания ООО

Это способ заверить протокол собрания в форме заседания, который применяется вместо обязательного нотариального удостоверения протокола общего собрания ООО.

Им может быть любой способ, который не противоречит закону, включая:

подписание протокола всеми участниками ООО,
подписание протокола частью участников ООО,
использование технических средств, которые позволяют достоверно установить факт принятия решения (например, видеокамеры).

Альтернативный способ удостоверить протокол можно предусмотреть в уставе ООО или в решении общего собрания его участников, которое они приняли единогласно (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

Относительно второго варианта, когда специальный способ для заверения протоколов заседаний предусмотрен решением собрания, нужно учитывать следующие моменты.

Во-первых, такое решение собрания об альтернативном способе заверения протоколов нужно удостоверить у нотариуса. Разъяснение об этом дано в п. 2 Обзора судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 25.

12.2019.

Во-вторых, применять альтернативный способ подтверждения протоколов заседаний можно только в отношении будущих собраний. То есть тех, которые состоятся после текущего собрания, на котором единогласно принято решение применять альтернативный способ.

Обратите внимание: альтернативный способ заверения протокола общего собрания ООО нельзя применять, когда собрание выносит решение об увеличении уставного капитала общества. Факт его принятия и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, имеет право подтвердить только нотариус (п. 3 ст. 17 Закона).

В какой срок составляют протокол общего собрания участников ООО?

В законодательстве этот срок не определен. Но он может быть прописан в вашем уставе – тогда ориентируйтесь на его положения.

Если и там не указан срок оформления протокола, составляйте его в течение 3 рабочих дней с даты закрытия собрания. Так делают в акционерных обществах, следуя п. 1 ст. 63 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Еще примите во внимание важный момент, который касается срока действия протокола общего собрания участников ООО. Этот срок не ограничен, протокол собрания действует бессрочно.

Что делать с готовым протоколом?

Его нужно подшить в книгу протоколов общего собрания участников ООО, которую общество обязано вести. В эту книгу должны попадать протоколы всех общих собраний участников общества (п. 6 ст. 37 Закона).

Учтите: любой участник ООО в любое время имеет право ознакомиться с книгой протоколов. По требованию участника ему надо выдать выписку из книги, удостоверенную исполнительным органом общества.

Кроме того, готовый протокол в виде копии надо направить всем участникам общества. Это обязанность лежит на исполнительном органе ООО или лице, которое вело протокол собрания.

Срок для отправки копий – 10 дней после составления протокола. Способ отправки – заказное письмо на адрес участника, указанный в списке участников общества. Другой способ направления копий протокола может быть прописан в уставе ООО (п. 1 ст. 36 Закона).

Что такое протокол общего собрания учредителей о создании ООО?

Это протокол, которым учредители ООО оформляют решение об учреждении общества, а также сопутствующие решения. По Закону, решение об учреждении общества принимается собранием учредителей общества.

Протокол общего собрания учредителей ООО (образец 2022) оформляется в письменной форме.

В него надо включить все сведения, которые указываются в обычном протоколе общего собрания участников ООО, — их мы перечислили выше.

Кроме того, протокол общего собрания учредителей ООО должен содержать результаты голосования учредителей общества и принятые ими решения по вопросам, которые перечислены в п. 2 ст. 11 Закона.

Статья 37. Порядок проведения общего собрания участников общества \ КонсультантПлюс

Статья 37. Порядок проведения общего собрания участников общества

Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы толкования и применения ст. 37

— Порядок определения кворума общего собрания в случае смерти участника ООО

— Последствия принятия решения на общем собрании участников ООО в отсутствие кворума

1. Общее собрание участников общества проводится в порядке, установленном настоящим Федеральным законом, уставом общества и его внутренними документами. В части, не урегулированной настоящим Федеральным законом, уставом общества и внутренними документами общества, порядок проведения общего собрания участников общества устанавливается решением общего собрания участников общества.

2. Перед открытием общего собрания участников общества проводится регистрация прибывших участников общества.

КонсультантПлюс: примечание.

С 01.09.2013 ст. 185 ГК РФ изложена в новой редакции. Об удостоверении доверенности см. ст. 185.1 ГК РФ.

Участники общества вправе участвовать в общем собрании лично или через своих представителей. Представители участников общества должны предъявить документы, подтверждающие их надлежащие полномочия. Доверенность, выданная представителю участника общества, должна содержать сведения о представляемом и представителе (имя или наименование, место жительства или место нахождения, паспортные данные), быть оформлена в соответствии с требованиями пунктов 4 и 5 статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации или удостоверена нотариально.

Незарегистрировавшийся участник общества (представитель участника общества) не вправе принимать участие в голосовании.

3. Общее собрание участников общества открывается в указанное в уведомлении о проведении общего собрания участников общества время или, если все участники общества уже зарегистрированы, ранее.

4. Общее собрание участников общества открывается лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества, или лицом, возглавляющим коллегиальный исполнительный орган общества. Общее собрание участников общества, созванное советом директоров (наблюдательным советом) общества, ревизионной комиссией (ревизором) общества, аудиторской организацией (индивидуальным аудитором) или участниками общества, открывает председатель совета директоров (наблюдательного совета) общества, председатель ревизионной комиссии (ревизор) общества, аудиторская организация (индивидуальный аудитор) или один из участников общества, созвавших данное общее собрание.

(в ред. Федерального закона от 16.04.2022 N 114-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Лицо, открывающее общее собрание участников общества, проводит выборы председательствующего из числа участников общества. Если уставом общества не предусмотрено иное, при голосовании по вопросу об избрании председательствующего каждый участник общего собрания участников общества имеет один голос, а решение по указанному вопросу принимается большинством голосов от общего числа голосов участников общества, имеющих право голосовать на данном общем собрании.

6. Исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников общества.

Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.

Не позднее чем в течение десяти дней после составления протокола общего собрания участников общества исполнительный орган общества или иное осуществлявшее ведение указанного протокола лицо обязаны направить копию протокола общего собрания участников общества всем участникам общества в порядке, предусмотренном для сообщения о проведении общего собрания участников общества.

(абзац введен Федеральным законом от 30.12.2008 N 312-ФЗ)

7. Общее собрание участников общества вправе принимать решения только по вопросам повестки дня, сообщенным участникам общества в соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 36 настоящего Федерального закона, за исключением случаев, если в данном общем собрании участвуют все участники общества.

8. Решения по вопросам, указанным в подпункте 2 пункта 2 статьи 33 настоящего Федерального закона, а также по иным вопросам, определенным уставом общества, принимаются большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов для принятия такого решения не предусмотрена настоящим Федеральным законом или уставом общества.

Решения по вопросам, указанным в подпункте 11 пункта 2 статьи 33 настоящего Федерального закона, принимаются всеми участниками общества единогласно.

(в ред. Федерального закона от 30.12.2008 N 312-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Остальные решения принимаются большинством голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов для принятия таких решений не предусмотрена настоящим Федеральным законом или уставом общества.

9. Уставом общества может быть предусмотрено проведение кумулятивного голосования по вопросам об избрании членов совета директоров (наблюдательного совета) общества, членов коллегиального исполнительного органа общества и (или) членов ревизионной комиссии общества.

При кумулятивном голосовании число голосов, принадлежащих каждому участнику общества, умножается на число лиц, которые должны быть избраны в орган общества, и участник общества вправе отдать полученное таким образом число голосов полностью за одного кандидата или распределить их между двумя и более кандидатами. Избранными считаются кандидаты, получившие наибольшее число голосов.

10. Решения общего собрания участников общества принимаются открытым голосованием, если иной порядок принятия решений не предусмотрен уставом общества.

Как правильно составить протокол собрания (с шаблонами и образцами)

Новичок в составлении протокола собрания?

Если вам поручили вести заметки для комитета или вы были назначены секретарем совета вашей организации, подготовка протокола собрания не должна быть сложной задачей. Вот несколько советов и идей, которые помогут вам приступить к написанию и подготовке эффективного протокола собрания, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Это руководство о том, как составлять протоколы собраний, было подготовлено WildApricot, чтобы помочь волонтерам и/или сотрудникам небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в деле ведения и подготовки протоколов заседаний комитетов или советов директоров. .

Обратите внимание, что, поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов собраний различаются в зависимости от организации и типа комитета или Совета, в этой статье представлены только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.

Что такое протокол собрания?

Протокол встречи или мама (для протокола встречи) можно определить как письменный отчет обо всем, что произошло во время встречи. Они используются для информирования людей, не присутствовавших на собрании, о том, что произошло, или для отслеживания того, что было решено во время собрания, чтобы вы могли вернуться к нему и использовать его для информирования будущих решений.

Что следует включить в протокол собрания?

Вы должны включить следующие пять шагов:

Предварительное планирование
Запись — на собрании
Минуты записи или расшифровки

Распространение или совместное использование протоколов собраний
Оформление или хранение протоколов для дальнейшего использования

Подробнее о каждом шаге читайте дальше!

Или, если вы просто ищете список шаблонов протоколов собраний, ознакомьтесь с этим постом.

Какова цель протокола собрания?

Вас не должен пугать термин «минуты», так как он на самом деле немного вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в поминутных протоколах заседаний! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как:

принятые решения (предложения, голоса и т. д.)
запланированы следующие шаги
идентификация и отслеживание действий

Протокол – это материальная запись собрания для его участников и источник информации для участников, которые не смогли присутствовать. В некоторых случаях протокол встречи может выступать в качестве отправной точки, например:

, когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации
минут могут служить для уведомления (или напоминания) отдельных лиц о порученных им задачах и/или сроках

Загрузите наш контрольный список протоколов собраний для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как лучше вести протокол.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» в «протоколах собраний» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) заметкам, сделанным во время собраний.

Что связано с протоколом собрания?

Как упоминалось выше, протокол собрания состоит из пяти этапов:

Предварительное планирование
Запись — на собрании
Минуты записи или расшифровки
Распространение или совместное использование протоколов собраний
Оформление или хранение протоколов для дальнейшего использования

1.

Предварительное планирование протокола собрания:

Хорошо спланированное собрание помогает вести эффективный протокол собрания. Если Председатель и Секретарь или ведущий протокол работают вместе, чтобы гарантировать, что повестка дня и собрание хорошо продуманы, это значительно упрощает протоколирование. Например, в зависимости от структуры собрания и инструментов, которые вы используете, ведущий протокол может работать с председателем над созданием формата документа, который также работает как повестка дня и схема протокола.

Какова повестка собрания?

Повестка собрания = план:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или плана для заметок, настройки формата вашей мамы и подготовки протокола – с порядок и нумерация вопросов в протоколе собрания соответствуют повестке дня.

Кроме того, повестка дня и/или уведомление о собрании также содержат информацию, которую необходимо включить в протокол, например:

имена всех участников собрания, включая гостей или докладчиков
документы, которые рассылаются вместе с повесткой дня или раздаются на собрании – копии (цифровые или печатные) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). по решению председателя собрания).

Уточнение ожиданий:

Когда вы берете на себя новую роль ведущего протоколов или секретаря, обязательно спросите председателя комитета или совета, что они ожидают от вашей роли во время собрания, а также тип деталей он/она ожидает в протоколах. Например, если ваш Совет или комитет будут рассматривать предложения или голосовать по пунктам/вопросам, четко определите, нужно ли вам предлагать имена тех, кто вносит предложения, поддерживает и т. д. Если вы будете иметь дело с такого рода процедурами, вы (и ваш председатель) можете обратиться к Правилам порядка Роберта.

2. Что должно быть включено в протокол собрания?

Прежде чем вы начнете делать заметки, важно понять, какую информацию вам нужно записывать на собрании. Как отмечалось ранее, в вашей организации может быть требуемый контент и особый формат для мам, которым вы должны следовать, но в целом протокол собрания обычно включает следующее:

Дата и время собрания
Имена участников собрания и тех, кто не смог присутствовать (например, «сожалеет»)
Принятие или исправления/поправки к протоколу предыдущего собрания
Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
- Предпринятые или согласованные действия
- Следующие шаги
- Итоги голосования – например, (при необходимости подробности о том, кто вносил предложения, кто поддержал и утвердил или поднятием рук и т. д.)
- Предложения приняты или отклонены
- Предметы, подлежащие хранению свыше
- Новый бизнес
- Дата и время следующей встречи

Дополнительные шаблоны и сведения о форматировании протоколов собраний можно найти здесь.

Советы, которые могут помочь вам в ведении заметок:

Создайте план – как обсуждалось ранее, наличие плана (или шаблона), основанного на повестке дня, позволяет вам просто записывать заметки, решения и т. д. , под каждым пунктом по ходу дела. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы оставить место под каждым пунктом плана для рукописных заметок, а затем распечатайте их и используйте для записи минут.
Отмечать участников, когда они входят в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отмечать их, когда они прибывают, если они не представляются в начале собрания или распространяют список участников, они могут проверить- от себя.
Записывайте решения или примечания по пунктам действий в свой план, как только они появляются, чтобы убедиться, что они записаны точно
При необходимости запросите разъяснение – например, если группа продолжает работу, не приняв решения или очевидного вывода, попросите разъяснить решение и/или последующие шаги.
Не пытайтесь зафиксировать все – вы не сможете успеть, если попытаетесь записать разговор дословно, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, задания, действия и т. д.
Запишите это — буквально, если вы беспокоитесь о том, чтобы не отставать от ведения заметок, рассмотрите возможность записи встречи (например, на свой смартфон, iPad, записывающее устройство и т. д.), но обязательно сообщите участникам, что они ведутся записи. Хотя вы не хотите использовать запись для создания дословной стенограммы встречи, запись может пригодиться, если вам нужны разъяснения.

Загрузите наш контрольный список протоколов собраний для ассоциаций и некоммерческих организаций с образцами протоколов собраний и узнайте, как вести протокол лучше.

Шаблон протокола собрания:

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится вести протокол собрания.

Здесь вы также можете найти больше шаблонов протоколов собраний для Microsoft Word.

Образец протокола собрания:

Все еще сомневаетесь, правильно ли вы ведете записи? Вот пример того, как может выглядеть протокол заседания правления.

3. Процесс написания протокола

После завершения собрания пришло время собрать воедино свои записи и составить протокол. Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Должен ли быть утвержден протокол собрания?

Перед тем, как поделиться протоколом собрания, убедитесь, что председатель рассмотрел и либо откорректировал, либо утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если только она не состоялась. В зависимости от вашего Правления протокол также может быть официально утвержден в начале следующего собрания.

5. Распространение или совместное использование протоколов собрания

В качестве официального «ведущего протокол» или секретаря ваша роль может включать распространение протоколов.

Совместное использование в Интернете

Метод совместного использования или распространения зависит от инструментов, которые используете вы и ваша организация. Поскольку протоколы и другая документация могут создать кучу бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете инструмент для обработки текстов (например, Microsoft Word), который не предлагает общий доступ в Интернете, вы можете создать документ в формате PDF и отправить это и другие вложения или документацию по собранию по электронной почте. В качестве альтернативы, если вы все используете документы Google — для приглашений на собрания, повестки дня и дополнительного обмена документами — вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после того, как он будет завершен. Члены комитета или правления могут просто прочитать документы онлайн и спасти несколько деревьев!

Совместное использование в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, WildApricot), вы можете опубликовать протокол в виде веб-страницы и предоставить доступ только членам комитета или Правления, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать безопасную интрасеть в Интернете для своего Совета и комитетов.

Инструменты специально для протоколов совещаний:

Если вас интересуют типы инструментов, которые вы можете использовать специально для протоколов совещаний, вот некоторые инструменты, которые организации, с которыми мы работали, оказались полезными:

Документы Google: Также поддерживает совместное ведение заметок. [Вот несколько примеров шаблонов протоколов собраний в документах Google. Если вы отправляете приглашение на собрание с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить схему повестки дня в формате документа Google. После того, как протокол составлен (используя план), вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
OneNote: (если вы являетесь пользователем Microsoft) — очень быстро и позволяет организовывать заметки. Также поддерживайте аудиозапись с соответствующей отметкой времени заметки.
Lucid Meetings: Фантастический инструмент для проведения совещаний для автоматизации таких процессов, как заметки, посещаемость и организация.
Evernote: Отличный инструмент для создания заметок.
Agreedo : поддерживает создание протоколов собраний и отслеживание результатов.
minute.io: позволяет быстро вести протоколы совещаний с помощью горячих клавиш и возможности работать как в сети, так и в автономном режиме.

6. Оформление/хранение протоколов заседаний

Большинство комитетов и советов просматривают и либо утверждают, либо вносят поправки в протокол в начале следующего собрания. После того, как вы внесли необходимые изменения, протокол необходимо будет сохранить для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также создавать их резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может понадобиться распечатать и хранить печатные копии или предоставить их сотруднику или председателю для регистрации.

И… Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета директоров и членами

Если вы являетесь некоммерческой организацией с регулярными собраниями совета директоров и членов и хотите сэкономить время и деньги, управляя своей организацией, получите бесплатную пробную версию WildApricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет:

Легко планируйте онлайн-мероприятия с мгновенной обработкой онлайн-платежей и автоматическими счетами.
Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-приложениями для участников.
Доступ к удобной для поиска и фильтрации базе данных контактов.
Рассылайте профессионально оформленные информационные бюллетени и электронные письма.
и многое другое.

Узнайте обо всех функциях бесплатного программного обеспечения WildApricot для управления членством здесь.

WildApricot также является программным обеспечением №1 для управления членством, которым ежедневно пользуются более 20 000 организаций. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас.

В завершение… Наслаждайтесь своей новой ролью

Протоколы совещаний очень важны — в конце концов, они фиксируют важную информацию о совещании. Но ведение и подготовка протоколов не должны быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам в протоколах совещаний приступить к созданию эффективных протоколов совещаний для вашей организации.

Спасибо, что прочитали наше руководство о том, как вести протокол встречи!

4 примера (+ передовой опыт)

Существует так много информации о том, как эффективно составлять протоколы совещаний, что это может сбить с толку. Из-за этого написание заметок о встречах может показаться немного обременительным. Обидно, потому что все наоборот. Протоколы совещаний — это мощный ресурс для команд и важное средство для обмена и распространения информации в вашей организации.

Fellow создал лучшие примеры протоколов собраний, чтобы вы могли раз и навсегда понять, что такое протоколы собраний, какова их цель и как их писать. включать при написании протоколов, чтобы ни одна деталь не была упущена. Протокол собрания не должен быть сложным, поэтому давайте посмотрим, как правильно его составить.

Что такое протокол встречи?
Почему они называются «протоколами собраний»
Для чего составляется протокол собрания?
Почему важны протоколы совещаний?
Кто отвечает за ведение протокола собрания?
Как составить протокол собрания
Бесплатные шаблоны и примеры протоколов собраний

Что такое протоколы собраний?

Протокол собрания — это письменная запись разговора и решений, принятых в ходе собрания. Они применимы к любой группе внутри компании, включая советы директоров, руководящие группы и инвесторов.

В Fellow мы рекомендуем делать заметки для любого собрания, требующего официальной записи. Затем этот письменный отчет можно использовать либо для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать, о том, что произошло, либо для отслеживания решений и действий, которые можно пересмотреть. Таким образом, протоколы предыдущих собраний можно использовать для принятия будущих организационных решений.

К числу организаций, от которых обычно требуется вести протокол собраний, относятся некоммерческие организации, государственные учреждения, школы, государственные компании и профсоюзы.

Узнайте, как Fellow может помочь вам управлять протоколами собраний

Почему они называются «протоколами собраний»?

Один интересный факт о протоколах собраний заключается в том, что термин «минуты» не имеет ничего общего со временем. На самом деле оно происходит от латинского термина «minutia» (что означает мелочи или детали). Согласно некоторым источникам, термин «протокол собрания» впервые появился в 18 веке, непосредственно от латинского «minuta scriptura», что означает «небольшие заметки».

Другими словами, протокол собрания — это подробности (или краткое изложение) того, что произошло во время собрания.

Для чего составляется протокол собрания?

Протоколы собраний содержат историческую запись обсуждений, решений и долгосрочного планирования компании. Участники имеют возможность использовать протокол встречи в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы понять, какой прогресс имел место.

С другой стороны, на протокол могут ссылаться лица, которые не присутствовали на собрании, но должны быть проинформированы о решениях и следующих шагах.

Почему важны протоколы совещаний?

Протокол собрания служит доказательством почему и как компания пришла к определенным решениям. Это может быть полезно при ответах на любые вопросы, возникающие в связи с принятыми решениями или состоявшимися обсуждениями.

В статье о том, как лучше вести протокол, Business Training Works подчеркивает важность протоколов совещаний:

Они представляют собой запись решений и действий группы
Они напоминают о том, кому были даны задания
Они служат доказательством соблюдения сроков
Они приносят пользу людям, отсутствующим во время принятия решений

защита вашей организации. Во многих случаях комплексная проверка фиксируется в протоколах компаний. Затем это может быть официально оформлено и задокументировано для подтверждения этических и добросовестных практик организации.

Кто отвечает за ведение протокола собрания?

В некоторых организациях (например, государственных учреждениях и профсоюзах) секретарь отвечает за ведение протоколов собраний.

Если в вашей компании или команде нет специальной роли для этого, мы предлагаем чередовать роль «ведущего записи» между участниками собрания. В качестве альтернативы вы можете использовать инструмент для совместной работы над протоколами собраний, например Fellow, чтобы каждый участник собрания вносил свой вклад в заметки о собрании. В Fellow протоколы собраний связаны с событиями календаря, что позволяет легко находить протоколы предыдущих собраний и прокручивать время назад, чтобы просмотреть более ранние разговоры.

Как составлять протокол собрания

Подход к составлению протокола собрания различается в разных командах и организациях. Тем не менее, наши эксперты по совещаниям собрали 7 лучших практик, применимых ко всем типам команд и сценариям.

Некоторые из этих передовых практик включают документирование ключевых решений и ответственных лиц за действия. Продолжайте читать, чтобы оценить, упускаете ли вы какие-либо из этих 7 ключевых практик при написании протокола собрания!

7 моментов, которые следует включить в протокол собрания

1 Дата и время собрания

Перед тем, как вы начнете составлять протокол собрания, запишите дату и время собрания. Казалось бы, ничего сложного, но стоит упомянуть об этом, поскольку очень важно иметь возможность вернуться к предыдущим встречам и понять, когда они произошли, что было сделано, а что еще предстоит сделать.

2 Имена участников

Следующим шагом является документирование имен всех участников и любых других людей, которые не смогли присутствовать. Обычно в начале встречи есть время, посвященное принятию или изменению протокола предыдущей встречи, чтобы вы могли посмотреть, кто присутствовал в прошлый раз, чтобы получить черновую версию списка участников. Еще лучше использовать приглашение календаря, чтобы проверять имена, когда участники присоединяются или входят в комнату.

Если вы используете инструмент управления собраниями, например Fellow, дата и участники собрания будут автоматически записаны в повестку дня.

3 Цель встречи

Очень важно, чтобы «почему» эта встреча была задокументирована и стала очевидной. В этой части протокола собрания постарайтесь подробно объяснить, почему это собрание было созвано и чего оно пытается достичь. Это будет особенно полезно для тех, кто не смог присутствовать на собрании, и для всех, кто использует результаты этого собрания для принятия решений.

4 Пункты повестки дня и обсуждаемые темы

Используйте повестку дня собрания в качестве общего плана для заметок о собрании и используйте каждый пункт повестки дня в качестве раздела для записи заметок, включая любые результаты или важные решения, которые были приняты.

Рекомендуется заранее разослать повестку дня собрания, чтобы каждый мог внести предложения и внести свой вклад. Это также означает, что никто не войдет в комнату, не зная, что будет обсуждаться.

Использование шаблона протокола собрания может сэкономить вам много времени и энергии. Если вы используете один и тот же шаблон на постоянной основе, это также может способствовать некоторому знакомству. В недавней статье Стивена Рогельберга, опубликованной в Harvard Business Review, он подчеркивает, почему повестка дня собрания так важна:

«Важна не сама повестка дня, а актуальность и важность того, что в ней указано, и то, как руководитель способствует обсуждению пунктов повестки дня».

Повестка дня встречи не стоит вашего времени, если вы не собираетесь обсуждать самые актуальные и актуальные темы в увлекательной форме. Определенно пища для размышлений.

Великолепные протоколы совещаний начинаются с совместной повестки дня

Совещания назначаются без цели или совершенно не по теме? Совместный подход Fellow превращает встречи в продуктивные рабочие сессии, которые вы захотите посетить.

Попробуйте Fellow бесплатно

5 Ключевые решения и задачи

Результатом продуктивных совещаний является назначение задач разным участникам. Записывайте любые решения или действия, как только они происходят, чтобы вы могли точно расшифровать их.

Захватить все было бы невозможно. Вместо этого прислушивайтесь к действиям, которые необходимо предпринять в отношении основных решений, рекомендаций, проблем или решений, которые были выявлены.

Чтобы эти важные выводы не были потеряны, выделите их в протоколе встречи. Это может означать включение флажка, выделение жирным шрифтом, выделение и т. д.

Запись действий на собрании позволит вам, как группе, возлагать друг на друга ответственность за свои обязанности и поддерживать друг друга в выполнении задач, которые приближают вас к достижения ваших более крупных организационных целей.

6 Дата и место следующей встречи

Если вы ведете официальные протоколы совещаний, важно указать дату следующего совещания по данному проекту или теме обсуждения. Это дает участникам собрания общий график времени, в течение которого они должны выполнить возложенные на них обязанности.

Понимание того, когда у вас следующая встреча, поможет вам правильно распоряжаться своим временем и расставлять приоритеты для всех ваших задач. Не менее важно знать место вашей встречи, будь то онлайн или лично.

7 Документы, которые должны быть включены в отчет

Последнее, что нужно включить, это дополнительные документы, которые вы должны отправить вместе с вашим протоколом в отчет о собрании. Подумайте, использовались ли какие-либо документы или упоминались ли они на собрании, которые могут быть полезны для членов вашей команды. Это может включать журнал действий или проблем, KPI, обновления или изменения в проекте. В статье, опубликованной G2, подчеркивается важность отправки протоколов совещаний как можно скорее:

«После окончания собрания пришло время привести в порядок ваши записи и раздать их вашей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все еще свежо в памяти. Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам обращаться к участникам встречи, если у вас есть вопросы».

Даже если вы отправляете этот отчет как можно быстрее, убедитесь, что вы хорошо пишете протокол, уделяя особое внимание качеству, поскольку это служит записью, на которую будут ссылаться в будущем.

Теперь, без лишних слов, вот три шаблона протоколов собраний, чтобы ваши собрания всегда были эффективными:

Бесплатные шаблоны протоколов собраний

1 Пример официального протокола собрания совета

Официальные протоколы собраний используются для документирования важных или официальных решения, которые часто требуют одобрения. В этих заметках о собрании используется формальный язык, и они структурированы таким образом, чтобы впоследствии ими можно было поделиться со всеми участниками собрания.

Официальные протоколы обычно используются некоммерческими организациями, правительством, школами и государственными компаниями. Большинство профсоюзов, школ, городских и окружных властей составляют протоколы своих собраний на основе Правил порядка Роберта.

Если вы пишете заметки к официальному совещанию, важно задокументировать как можно больше информации и сохранять единый формат совещания от совещания к совещанию.

Разумно использовать шаблон встречи для более официальных разговоров, чтобы придать им нужную структуру. Организация заметок имеет ключевое значение, так как впоследствии вы будете делиться заметками со всеми.

Призыв к порядку

При содействии «Председателя Совета»

[Координатор собрания] созван для организации очередного собрания [Организации] в [время] [дата] в [место].

Перекличка

Секретарь провела перекличку. Присутствовали следующие лица:

Утверждение протокола

Прежде чем приступать к каким-либо официальным делам, правление должно утвердить протокол последнего собрания.

[Секретарь] прочитал протокол последнего собрания. Протокол утвержден.

Открытые вопросы

Вопросы, ранее обсужденные советом и готовые к официальному утверждению.

Новое дело

По этим пунктам может быть проведено голосование, в них могут быть внесены поправки, вынесены на обсуждение, они могут быть переданы на рассмотрение комитета или отложены.

Перерыв

После того, как все открытые вопросы и новые дела будут обсуждены и задокументированы, координатор собрания объявляет перерыв в заседании правления.

[фасилитатор встречи] объявил перерыв на встрече в [время окончания встречи].

Представление и утверждение протокола

Ведущий протокол должен представить протокол на утверждение председателю правления или ведущему собрания.

Протокол представлен: [Имя]
Протокол утвержден: [Имя]

Получить этот бесплатный шаблон были затронуты на вашей встрече, такие как цели, препятствия, сроки или идеи.

Если ваша организация не требует от вас использования определенного формата протокола собрания, вы можете использовать и настроить более простой шаблон. В отличие от формального шаблона, никто не должен утверждать протокол для такого типа собрания. Они служат только для документирования ключевых моментов и следующих шагов.

Вот шаблон протокола неофициального собрания, который вы можете использовать для записи решений на собраниях вашей команды:

Звоните в заказ

Собрание [организации] состоялось в [место] [дата].

Участники

Присутствующие члены с правом голоса:
Присутствующие гости:
Неприсутствующие участники:

Утверждение протокола

Предложение утвердить протокол предыдущего собрания [дата] сделано [имя] и поддержано [имя].

Отчеты

[Название доклада] представил [имя докладчика].
[Название доклада] представил [имя докладчика].

Основные ходатайства

Предложение: выдвинуто [имя] и поддержано [укажите здесь ходатайство]. Ходатайство [выполнено или отклонено] с [числом] за и [числом] против.

Отсрочка

[Имя инициатора] предложил отложить встречу, и это было согласовано в [время отсрочки].
Секретарь:
Дата утверждения:

Получить этот бесплатный шаблон

3 Шаблон протокола заседания совета директоров

Используйте этот шаблон для создания официальной записи обсуждений и решений, принятых советом директоров.

В этом шаблоне указаны сведения о собрании, такие как название собрания, дата и время. Он также включает в себя список участников, ключевые протоколы или решения последнего собрания совета, отчеты должностных лиц, комитетов или различных директоров совета. Наконец, место для записи любых обсуждаемых решений или следующих шагов с указанием конкретных исполнителей и приблизительных сроков завершения

Сведения о встрече

Запишите тип встречи, дату и время.

Название собрания:
Дата:
Время:

Перекличка

Обратите внимание на участников собрания.

Председатель:
Секретарь:
Председательствующие:
Отсутствующие члены совета директоров:
Другие гости или присутствующие сотрудники:

Старые дела

Ключевые решения последнего заседания совета директоров.

Утверждение протокола предыдущего собрания
Нерешенные вопросы действий с предыдущих заседаний совета директоров

Новое дело

Включите отчеты должностных лиц, комитетов или различных директоров совета.

Пункт 1 повестки дня
Пункт 2 повестки дня
Пункт 3 повестки дня

Шаги действий

Отметьте все обсужденные решения или следующие шаги, с конкретными исполнителями и приблизительными сроками завершения.

Закрытие

Завершение собрания совета путем документирования следующей информации:

Дата и время следующего собрания совета
Время закрытия собрания
Утверждение секретаря:

Получите этот бесплатный шаблон

Этот шаблон курировал Дэвид Сакс (бывший главный операционный директор PayPal и основатель Yammer). Если вы являетесь основателем или руководителем заседаний совета директоров вашей SaaS-компании, мы рекомендуем использовать его:

Обновление генерального директора [30 минут]

Победы, проблемы, знания и ключевые показатели эффективности.

Обновление продаж [30 минут]

ARR, сделки, закрытые, возражения и прогноз

Обновления отдела [20 минут]

Дорожная карта продукта и обновления от других отделов.

Финансы [10-20 минут]

Валовая прибыль, финансовые планы и операционные расходы.

Команда [10-20 минут]

В каких областях больше всего требуются новые сотрудники?

Административные вопросы [5-10 минут]

Хозяйственные и административные вопросы

Действия

Что вышло из этой встречи?

Получите этот бесплатный шаблон

Резюме

Написание протоколов совещаний не должно вызывать стресса. На самом деле, вся их цель состоит в том, чтобы сделать вашу жизнь менее напряженной, имея возможность вернуться назад и сослаться на то, что обсуждалось, и каковы были ключевые результаты. В этой статье эксперты Fellow по совещаниям рассказали, что такое протоколы совещаний и почему они так важны. Мы предоставили шаблоны формальных и неформальных протоколов совещаний, чтобы вы могли протестировать их и посмотреть, подходят ли они вам.

Протокол собрания участников: Образец протокола собрания учредителей ООО