Путевой лист как заполнять: образец заполнения, бланки и порядок — «Мое Дело»

Путевой лист как заполнять: образец заполнения, бланки и порядок — «Мое Дело»

II. Порядок заполнения путевого листа \ КонсультантПлюс

II. Порядок заполнения путевого листа

8. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем.

9. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

10. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

11. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

12. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

14. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя транспортного средства дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки проставляются в путевом листе водителя транспортного средства, который первым выезжает с парковки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на парковку — в путевом листе водителя транспортного средства, который последним заезжает на парковку.

15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».

По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

16. Даты и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, а также проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «выпуск на линию разрешен» и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (далее — журнал).

Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.

18. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью <1>.

———————————

<1> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2020, N 24, ст. 3755).

Как заполнять путевой лист и кто это должен делать

Если вы столкнулись с вопросом о том, как заполнять путевые листы в 2022 году, эта публикация ответит на них. Мы рассмотрим основные особенности задачи, а также те изменения, которые появились недавно, а потому требуют более пристального внимания.

Оглавление

• 1 Что представляет собой путевой лист и кто отвечает за его составление, заполнение
• 2 В каких случаях требуется документ
• 3 Ответственный за заполнение путевого листа
• 4 Время действия и сроки заполнения путевого листа
• 5 Какие изменения учитывают с 2022 года
  • 5. 1 Появление дополнительного реквизита
  • 5.2 Указание развернутой информации о ТС (транспортом средстве)
  • 5.3 Изменения в отметке о техконтроле, медосмотре
  • 5.4 Возможность ведения регистрационного журнала в электронной форме
• 6 Обязательные, дополнительные реквизиты — что должно быть в путевом листе
• 7 Инструкция, порядок заполнения путевого листа
• 8 Заключение

Что представляет собой путевой лист и кто отвечает за его составление, заполнение

Путевым листом называют специальный документ, с помощью которого контролируется работа водителя, а также самого транспортного средства. Это необходимо для учета разных данных, которые еще пригодятся в работе организации. От информации, полученной из этого документа, зависит обоснование (либо подтверждение) разных расходов. Среди них:

• заработная плата и надбавки, положенные водителям;
• траты на горюче-смазочные материалы;
• вложения в покупку запасных частей, ремонты;
• затраты на оплату парковочных мест и т. д.

Если организация либо индивидуальный предприниматель используют машины для бизнеса или своих нужд, необходимо точно знать, как заполнять путевой лист, в чем особенности такой процедуры.

В каких случаях требуется документ

В новых правилах возникла некая путаница, потому что поменялась формулировка самого закона. Но суть его осталась прежней — еще с 2020 года. Путевые листы обязательно оформляются в том случае, если организация осуществляет транспортировку грузов, багажа, а также перевозку пассажиров. На пустые транспортные средства, даже если они находятся на балансе предприятия или в собственности ИП, это требование не распространяется.

Ответственный за заполнение путевого листа

Разбираясь, как правильно заполнять путевой лист, нужно определиться и с тем, кто будет ответственен за решение такой задачи. Уточним, что закон не предусматривает серьезных ограничений. То есть нет такого условия, что оформлением документа занимается исключительно водитель или только бухгалтер. Предполагается, что организация и ИП самостоятельно назначают уполномоченных лиц, которые будут нести за это ответственность. И уже эти работники занимаются заполнением бланков, контролем всей информации.

Время действия и сроки заполнения путевого листа

Поскольку это документ, у него есть свои правила. То, сколько действует путевой лист и когда он заполняется, зависит от особенностей рейсов. Если рейс или рейсы укладываются в рамки одного дня, то путевой лист заполняется перед первым выездом и действует как раз в течение этого самого дня. Но есть и другие ситуации, когда поездка слишком долгая, поэтому захватывает более длительный период. В таком случае путевой лист оформляется тоже до первого выезда, но действует уже дольше — столько календарных дней, сколько вмещается в долгую смену.

Разобраться с тем, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля по срокам, несложно. Логика в этой схеме предельно простая, заполнять по несколько листов на разные дни в рамках одной перевозки не требуется.

Какие изменения учитывают с 2022 года

Непосредственно в 2022 году дополнительные изменения в имеющиеся правила не вводились. Но они вступали в силу с начала 2021 года. Если какая-то организация только сейчас занялась подобным вопросом, есть большие риски путаницы. Обсудим перемены, актуальные с начала прошлого года. Тогда они коснулись четырех моментов.

Появление дополнительного реквизита

Речь идет о строчке “Сведения о перевозке” — причем реквизит относится к разряду обязательных, при заполнении его нельзя оставлять пустым. В этой строке указывается один из шести видов перевозки:

• грузов;
• пассажиров либо багажа при помощи легковых автомобилей такси;
• организованных групп детей;
• пассажиров и багажа по заказу;
• для собственных нужд;
• а также регулярная перевозка багажа и пассажиров.

Такое количество пунктов было добавлено по той причине, что раньше в бланке указывался один из трех типов перевозки — и этого было недостаточно, чтобы предоставить полную информацию об оказываемой услуге.

Указание развернутой информации о ТС (транспортом средстве)

До 2021 года в документе обозначали только модель и тип автомобиля. Но с новыми правилами требования к информации о транспортном средстве расширились. Теперь в соответствующем разделе дополнительно указываются марка ТС и, если есть, марка прицепа. В нем же пишутся показания одометра — причем как при выезде с территории парковки, так и при возвращении на нее после смены. Километры пробега указываются в полном формате. Вроде бы все то же самое, но до 2021 года сведения при заезде на парковку не были обязательными.

Изменения в отметке о техконтроле, медосмотре

Правила касаются не только того, кто должен заполнять путевой лист водителя, но и формулировок, которые разрешают выезд транспортному средству за пределы парковки. Если по технической части все хорошо, используется штамп “Выпуск на линию разрешен”.

Важно. После прохождения медосмотра предусмотрено сразу две отметки (одна из них). Первая касается предрейсового осмотра и предполагает, что водитель получил доступ к работе, а вторая относится к послерейсовому осмотру. В ней уже никакой допуск не указывается.

Возможность ведения регистрационного журнала в электронной форме

С 2021 года организация или ИП сами выбирают, как они будут вести журнал, в котором хранятся сведения о путевых листах. Можно использовать бумажный вариант, а можно — электронный. Во втором случае требуется завести специальную электронную подпись, с помощью которой уполномоченное лицо будет подписывать (то есть заверять) все внесенные сведения. Также нужно понимать, что электронный журнал может при необходимости распечатываться — например, для некоторых видов проверки. Важно, чтобы формат его ведения такую возможность изначально предусматривал.

Для бумажной книжки тоже есть свои правила — это прошнурованный и пронумерованный журнал, который исключает факт подмены данных.

Обязательные, дополнительные реквизиты — что должно быть в путевом листе

Обязательные реквизиты делятся на две группы: дающие право доступа ТС к эксплуатации и позволяющие использовать путевой лист для учета.

Для допуска техники к эксплуатации указываются:

• Название документа, его номер и вид транспорта, на который лист составляется.
• Срок действия документа. Он будет ограничивать время действия путевого листа.
• Сведения о перевозке — об этом пункте мы рассказали выше.
• Данные о владельце, собственнике ТС. Это все, что касается информации об организации либо ИП, включая ОГРН и ОГРНИП.
• Сведения о ТС. Это касается типа транспорта, модели и марки, номера, показаний одометра, времени последней техпроверки, а также даты, выезда со стоянки (возвращения на нее).
• Информация о водителе. В нее входят Ф. И. О., а также данные о медицинском осмотре. При использовании ТС разными водителями на каждого из них можно оформлять отдельный путевой лист. Медосмотр указывается свой для всех работников.

Перечисленные данные относятся непосредственно к вопросам эксплуатации. А чтобы путевой лист был учтен и имел юридическую силу, нужно заполнить другие сведения — это:

• название документа, дата составления;
• название субъекта, составившего путевой лист;
• содержание факта хозяйственной деятельности, а также величина его денежного измерения;
• должность лица, ответственного за оформление;
• подписи ответственных лиц со сведениями, которые позволяют их найти.

На личный транспорт, который был использован для рабочих нужд, тоже заполняются путевые листы.

Важно. Ответственное лицо может заполнять и дополнительные реквизиты. К ним относятся маршрут, расход топлива по заранее установленным нормам, а также его экономия либо перерасход (относительно установленных значений).

Инструкция, порядок заполнения путевого листа

Мы разобрались с тем, кто должен заполнять путевой лист, — остается только познакомиться с примерами. В интернете много готовых бланков, которые можно скачать, а также образцы, помогающие не допустить ошибок. По этим примерам вы легко заполните все поля — нужно только подставлять свои реквизиты и сведения.

Заключение

Даже при первом заполнении путевого листа особых проблем возникнуть не должно. Бланки, которые используются для этой задачи, уже содержат достаточное количество сведений, чтобы ответственное лицо не допускало ошибок. Достаточно следовать за образцом, последовательно вносить всю информацию — и дополнительных вопросов не будет.