Работа с документами это: Организация работы с документами

Работа с документами это: Организация работы с документами

Содержание

Организация работы с документами — Студопедия

Работа по оформлению и изготовлению документов, обработке поступающих и отправляемых документов, контролю за их исполнением, хранению исполненных и находящихся на исполнении документов, а также по выдаче справок называется делопроизводством.

Правильная организация делопроизводства обеспечит чёткое и быстрое выполнение операций по приёму и отправке документов, своевременное доведение их до исполнителей, систематический контроль за исполнением поставленных в документах вопросов и принятых по ним решений, а также позволяет быстро навести справки по документам, хранящимся в текущих делах и в архиве предприятия или учреждения.

В любой организации (на предприятии) совершают движение много разнообразных документов по различным маршрутам, что даёт представление о документообороте.

Документооборот – установленная или сложившаяся последовательность прохождения документа с момента его создания и до отсылки с предприятия или сдачи на хранение.

Главными показателями, характеризующими документооборот, являются:

· количество инстанций, которое проходят документы в процессе оперативной работы с ними;

· время, необходимое для их прохождения.

Правильная организация документооборота характеризуется наименьшим числом инстанций и быстротой прохождения документов.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.


Регистрация и учёт документов. Включает следующие работы:

· порядок обработки поступающих документов;

· порядок обработки отправляемых документов;

· передача документов внутри организации;

· учёт количества документов;

· информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами;

· правила регистрации и индексирования документов.

1 Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе и созданные с помощью вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.


Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения (или секретарю руководителя организации) или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочерёдно или одновременно в копиях. Подлинник передаётся ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

2 Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией либо секретарём руководителя организации.

3 Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется специальным звеном (диспетчерской группой) или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

4 Учёт количества документов. Такой учёт должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. При подсчёте количества документов за единицу учёта принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учёт создаваемых копий документов.

Подсчёт количества машиночитаемых документов осуществляется по учётным карточкам и журналам учёта работы вычислительного центра. Результаты учёта документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

5 Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

6 Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (журнале).

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчётные, учётно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по кадрам, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчёты предприятия, акты внедрения результатов научных разработок. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация специальных документов, обслуживающих конкретные функции управления, проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения и т.д.

Распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, регистрируются в службе документационного обеспечения.

Организация контроля за исполнением документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает:

· постановку документа на контроль;

· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

· учёт и обобщение результатов контроля исполнения.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступающих из других организаций, – с даты их поступления.

Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утверждённой по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 №1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

· формирование картотеки контролируемых документов;

· направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

· выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;

· напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

· получение информации о ходе и результатах исполнения;

· запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

· регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

· сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях;

· снятие документов с контроля по указанию руководителей;

· формирование картотеки исполненных документов.

Наряду с контрольными картотеками исполнения документов в ряде организаций используются автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД). Специальная группа (отдельный исполнитель), занимающаяся контролем исполнения документов в организации, периодически (один раз в неделю) передаёт на ВЦ информацию о внешних и внутренних документах и после обработки на ВЦ по разработанной программе раздаёт подразделениям-исполнителям машинограммы с указанием вида документа, исполнителя, срока исполнения (начало и окончание).

Ежемесячно по подразделениям-исполнителям составляется итоговая машинограмма для отчёта руководителям по исполнительской дисциплине на совещании у руководителя организации. При наличии неисполненных подразделением документов в указанные сроки (коэффициент исполнительской дисциплины Кид ниже единицы) применяются экономические и административные санкции.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, отслеживает правильность формирования дел – группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и её структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

· помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

· помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

· помещать приложения вместе с основными документами;

· группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Объём дела не должен превышать 250 листов.

Специалист по работе с документами

Специалист по работе с документами – вакансии на эту должность довольно востребованы. Особенно, если предложения исходят от прямого работодателя. Но прежде чем получить данную вакансию, необходимо четко представлять что вас ожидает на самом деле. Должностная инструкция с должностными обязанностями поможет вам в кратчайшие сроки в этом разобраться и уже в ближайшее время сделать совершенно определенные выводы относительно данной вакансии.

Существует множество вариантов работы, где необходимо участие специалиста, умеющего работать с документами. Ведь это может быть работа с судебными, архивными, секретными и другими их разновидностями. И для каждого случая работодателю желателен профилированный специалист в определенной области. Но общие (универсальные) положения о требованиях к должности специалиста по работе с документами следующие.

  1. На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
  2. Специалист по работе с документами подчиняется начальнику административного отдела.
  3. Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.
  4. В случае временного отсутствия специалиста по работе с документами его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
  5. Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:
  • действующими законодательными актами;
  • приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
  • инструкцией по делопроизводству и работе архива;
  • установленными на предприятии нормами и правилами;
  • политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
  • трудовым договором;
  • положением об административном отделе.

Должностные обязанности

Специалист по работе с документами обязан:

  • Осуществлять подготовку необходимых документов.
  • Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
  • Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.
  • Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.
  • Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.
  • Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
  • Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.
  • Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.
  • Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Профессиональные требования

Специалист должен знать:

  • структуру предприятия;
  • организацию делопроизводства на предприятии;
  • схемы документооборота;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • сроки и порядок сдачи дел в архив;
  • применение средств вычислительной и организационной техники;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • документы менеджмента качества.

Права

Специалист по работе с документами имеет право:

  • Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
  • Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
  • Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
  • Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (соответствие ГОСТ).
  • Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
  • Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
  • Принимать решения в пределах своей компетенции.
  • Использовать льготы, установленные законодательством и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

источник

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - это... Что такое ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ?


ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
1) (управление документацией) согласно разделу III ГСДОУ, – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Включает: 1. Организацию рационального документооборота. 2. Создание информационно-поисковых систем по документам. 3. Контроль исполнения документов. 4. Подготовку документов к передаче в ведомственный архив; 2) согласно разделу VI Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, – совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других органов исполнительной власти; 3) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука. С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. 2009.

  • ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
  • ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Смотреть что такое "ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ" в других словарях:

  • организация работы с документами — Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами …   Справочник технического переводчика

  • Организация работы с документами — 59 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения... Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело …   Официальная терминология

  • организация работы с документами — 59 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ — согласно Типовому регламенту внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденному Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452, определяется регламентом федерального органа исполнительной власти …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • организация работы — 3.9 организация работы: Обеспечение взаимодействия операторов в рабочей(их) системе(ах). Источник: ГОСТ Р ЕН 614 1 2003: Безопасность оборудования. Эргоном …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • организация — 4.23 организация (organization): Лицо или группа лиц и необходимых средств с распределением обязанностей, полномочий и взаимоотношений. Примечание 1 Адаптировано из ИСО 9000:2005. Примечание 2 Объединение лиц, организованных для некоторой… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Шанхайская организация сотрудничества — (ШОС) 上海合作组织 …   Википедия

  • СТО 17330282.27.140.015-2008: Гидроэлектростанции. Организация эксплуатации и технического обслуживания. Нормы и требования — Терминология СТО 17330282.27.140.015 2008: Гидроэлектростанции. Организация эксплуатации и технического обслуживания. Нормы и требования: 3.3 безопасности гидротехнического сооружения показатели: Количественные показатели, характеризующие… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Боевая организация партии социалистов-революционеров — У этого термина существуют и другие значения, см. Боевая организация. Боевая организация партии социалистов революционеров (эсеров) Другие названия: Б.О. Является частью: партия социалистов революционеров Идеология: народничество, революционный… …   Википедия

  • Кировская областная общественная молодежная поисковая организация "ДОЛГ" — Поисковая организация «Долг» Год основания 1994 Расположение Киров (Россия) Ключевые фигуры …   Википедия


обязанности, условия работы и зарплата

Любое предприятие и государственное учреждение — это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом — документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов — документоведов.

Чем отличается документовед от делопроизводителя?


Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.

Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.

На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.

Обязанности документоведа

Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.

Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.

Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.

Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:

  • Учет, контроль и хранение различных документов;

  • Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;

  • Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;

  • Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.

Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.


Требования к знаниям и навыкам документоведа

Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:

  1. основы права в части делопроизводства;

  2. нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;

  3. порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;

  4. архивное дело;

  5. основы программирования и обеспечения работы баз данных;

  6. трудовое законодательство.

Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.

Должностная инструкция документоведа

Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:

Как получить образование документоведа

Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии —  не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.

Перспективы работы документоведом


Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Средняя зарплата документоведа, вакансии

Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.

Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:

Город Средняя зарплата
Москва 30 т.р.
Екатеринбург 20 т.р.
Уфа 25 т.р.
Волгоград 20 т.р.
Новосибирск 22 т.р.
Казань 24 т.р.
Ульяновск 25 т.р.
Санкт-Петербург 20 т.р.
Краснодар 18 т.р.

Плюсы и минусы профессии документоведа

Преимущества Недостатки
Востребованность и широкие варианты трудоустройства Высокая ответственность при оформлении бумаг
Официальное трудоустройство Рутинность и монотонность рабочего процесса
Возможность предоставлять частные аудиторские услуги Невысокий уровень зарплаты

Постановка документооборота. Опыт многопрофильной компании

Инструкция по организации документооборота для менеджеров проектов1. Менеджер, ответственный за работу с субподрядчиками по объектам, обязан предоставить в бухгалтерию (в течение трех дней по завершении сделки и до сдачи данных работ заказчику) акт выполненных работ и справку по форме КС-2 и КС-3, счет-фактуру. При заключении договора субподряда менеджер должен потребовать от поставщика и предоставить в бухгалтерию копию лицензии подрядчика. После утверждения актов выполненных работ подрядчика менеджером проекта они должны быть подписаны директором. Полный комплект документов должен быть передан бухгалтеру по производству.

2. Менеджер при работе с поставщиками должен предусмотреть финансовую ответственность контрагентов по возмещению убытков в случае отказа в признании расходов в налоговом учете и отказа в налоговых вычетах по НДС из-за некорректного составления первичных и фискальных документов.

3. При заключении договора с контрагентами надо предусмотреть обязанность поставщика предоставить копию свидетельства о государственной регистрации и о постановке на налоговый учет.

4. При заключении договоров проверить перечень должностных лиц, имеющих право подписи договорных первичных и фискальных документов. Если представитель контрагента подписывает документы по доверенности, необходимо предоставить главному бухгалтеру копию доверенности.

5. При приобретении материалов за наличный расчет необходимо в течение трех дней после совершения покупки сдать товарный и кассовый чеки бухгалтеру по производству.

Особое внимание надо обратить на оформление товарного чека:

- наименование получателя - ООО «Форум Тверь»;

- товарные чеки, в которых указана фамилия сотрудника или «физическое лицо», бухгалтерией не принимаются. Данная сумма будет вычтена из заработной платы сотрудника, если в течение трех дней товарный чек не будет заменен поставщиком.

При покупке материалов у поставщика с предъявлением доверенности бухгалтеру должны быть сданы накладная по форме № ТОРГ-12 и счет-фактура.

6. После приемки выполненных услуг бухгалтеру должны быть сданы акт выполненных работ с нашей печатью, подписью лица, принявшего работу (с расшифровкой), и счет-фактура. Строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» при выставлении счета-фактуры на работы и услуги не заполняются.

SharePoint 2016, Office Online и все-все-все. Часть 1. Что это? / Хабр


«Корпорация Зла» (joke) осваивает нишу совместной работы с документами уже второе десятилетие. Начиналось всё с ранних версий SharePoint, при упоминании которых котики поопытнее сразу начинают плакать – уж больно специфичен с точки зрения и настроек, и возможностей был в те далекие годы MS SP. Ладно, не будем больше травмировать друг друга воспоминаниями о том неуклюжем монстре…

Но упорства у Microsoft не занимать – работа по улучшению ситуации велась все это время, причем сразу на нескольких фронтах. В результате сейчас можно говорить о сложившейся инфраструктуре совместной работы с документами, которую предлагает Microsoft. В ней выделяются два класса софта:

  1. Средства коллективного доступа к документам, включающие в себя каталогизацию, управление версиями, раздачу прав и тому подобные серверные фичи. Эти средства, в свою очередь, подразделяются на облачные (OneDrive, SharePoint Online) и on-premise, то есть разворачиваемые в инфраструктуре самого заказчика — сервер SharePoint 2016.
  2. Средства редактирования документов. К ним относятся: десктопное семейство Microsoft Office (тоже сильно переработанное за последнее время), свежесочиненные мобильные версии Office, изначально ориентированные на совместную работу с документами, и, вишенкой на торте – собственная реализация сервера онлайн-редактирования документов Office Online apps (несколько ранее известного под именем Office Web Apps).

Все это великолепие, наверное, не делает Microsoft «убийцей Google Docs» (убийцами нашего мозга в данном случае, скорее, выступают журналисты, придумывающие подобные заголовки для новостей), но дает неплохую альтернативу потребителю. Особенно это касается корпоративных клиентов, у которых, во-первых, уже есть инфраструктура от MS (AD, Exchange, Skype for Business), а во-вторых, есть потребность держать всю или часть информации под контролем, то есть на собственных серверах. Для таких клиентов новые возможности совместной работы с документами от Microsoft выглядят особенно привлекательно.

В итоге у нас появилась идея рассказать, как собственно об этих возможностях, так и о том, как все это хозяйство установить и настроить. Попробуем добраться и до сравнения с альтернативными сервисами. Поскольку понятно, что такой лонгрид и писать долго, и читать его осилит не каждый, мы решили разделить это на несколько статей. Эта – первая. И в ней дальше мы пройдемся по тем фичам и особенностям, которые есть у каждого из продуктов Microsoft, обеспечивающих совместное редактирование документов: Office Online, MS Office на десктопах и он же на мобильных устройствах. Сразу предупреждаю – дальше будет много внимания к деталям и разжевывания мелких особенностей, нетерпеливый читатель может сразу прочитать «выводы» в конце заметки, для остальных – поехали.

Office Online

Office Online Server – это довольно интересное приложение, про которое не все еще хорошо знают. Во-первых, это возможность сократить количество лицензий и установок MS Office. Во-вторых, расширение возможности доступа и редактирования документа, грубо говоря – нужен только браузер. В-третьих, это самые лучшие на сегодня у Microsoft возможности совместной работы. Давайте посмотрим, о чем я.
Word Online

Правка документа в Office Online может производиться несколькими пользователями одновременно, при этом изменения и имя пользователя вносящего правки отображаются моментально у остальных соавторов. Пользователи могут править одновременно один и тот же участок текста, блокировки по абзацам нет.

Excel Online

В Excel Online изменения в ячейке отобразятся у других соавторов только при переходе первого на следующую ячейку. При этом ячейки не блокируются и вносить изменения могут сразу несколько пользователей.

PowerPoint Online

PowerPoint Online позволяет работать одновременно над одним слайдом, но лучше работать над разными элементами, иначе пользователи не видят real time изменений друг друга.

Настольная версия Office

Опыт совместной работы с документами через Office Online оставляет приятные впечатления, когда речь идет о правках текста без необходимости значительных изменений форматирования. Если вам захочется вставить диаграммы, smart art, оглавление, макросы, форматировать таблицы, использовать формулы и т.д. тут придётся использовать настольную версию программ. О разнице функционала настольной версии и online можно писать отдельную статью. Здесь же рассмотрим отличия, связанные с совместной работой.
MS Word

При редактировании в настольной версии программы блокируется абзац, над которым работает другой пользователь.

Вносимые изменения станут видны другим соавторам только после их сохранения автором и обновления документа остальными пользователями.

Сохранение-обновление объединено в кнопке Save (Ctrl+S) Наличие обновлений индицируется иконкой напротив имени автора.

MS Excel

В случае с Excel возможности одновременной работы над документом нет. Нам предлагают либо всем перейти в онлайн версию –

либо встать в очередь —

MS PowerPoint

Напротив, в PowerPoint ни блокировки, ни обозначения элемента, над которым работает другой пользователь нет. Так что, о том, что кто-то ещё работает над той же презентацией, вы можете понять разве что через панель Share.

Наличие обновлений сигнализируется малоприметным статусом Updates Available. Статус появляется только после сохранения изменений автором, сами изменения появляются после обновления документа с помощью Save (Ctrl+S).

Мобильные устройства

Microsoft Word App и Microsoft PowerPoint App

При работе на Android абзац или элемент, над которым работает пользователь, не блокируется и возможна одновременная работа с ним, но и ничего не подсвечивается для других соавторов, Правки отображаются без дополнительных действий с небольшой задержкой. То, что кто-то другой работает над этим же элементом, можно видеть в меню “Share”.

В случае с IPhone при изменениях выдается сообщение об обновлениях с предложением Применить/Отменить.

Интересно было бы ещё протестировать на Windows Phone с Windows 10. Но в компании таких не нашлось.

Microsoft Excel App

Совместная работа real time в Excel App не поддерживается.
Выводы

В целом, функциональность совместного редактирования документов от Microsoft можно считать состоявшейся, хотя разные компоненты реализуют ее по-разному. Сам по себе процесс совместного редактирования лучше всего реализован в Office Online – это реальный co-working. В список вещей, на которые можно смотреть вечно, добавлю себе движущиеся по экрану флажки с именами коллег и постепенно заполняющийся сам по себе документ. Но, к сожалению, за полноценным функционалом редактирования как такового по-прежнему придётся обращаться к настольным версиям программ, в которых ещё осталась и нужна кнопка сохранения, а также не так удобно реализован процесс совместной работы (больше всего пока страдает Excel, где все так и осталось на уровне чекина-чекаута).

В следующей заметке мы расскажем, как осуществить процесс разворачивания on-premise компонент совместного доступа в корпоративной инфраструктуре. Ферма SharePoint 2016, Office Online Server, публикация – вот это все. Не отключайтесь.

C уважением коллектив компании Servilon.ru Servilon.com

Как работать в Google документах: подробное руководство — CheckROI

Поделитесь статьей, пожалуйста:

Google Docs — бесплатный онлайн-сервис для оформления и редактирования текста аналогичный MS Word. Если вы пишете на заказ или только собираетесь это сделать — самое время освоить сервис. Большинство заказчиков требуют присылать готовую работу в виде ссылки на статью. Как правильно оформить документ, чтобы клиент был доволен я расскажу в статье.

Начало работы

Для того, чтобы начать работу в документах Гугл Докс заведите почту в Google. Этот аккаунт даст вам возможность для дальнейшей работы. Заполните информацию о себе и создайте название почты. Чтобы взаимодействовать с заказчиками придумайте нейтральный логин.

Начало работы в документах Гугл Докс

Создаём аккаунт в Google

После завершения регистрации можно полноценно пользоваться сервисом. Открываем сервис google.com и нажимаем на такой значок:

Начало работы в документах Гугл Докс - создаем аккаунт

Открываем сервис google.com

После этого, как нажали на этот значок появляется меню, где жмём на «Диск». Это будет началом работы с гугл диском.

Начало работы с гугл диском

Выбираем в меню «Диск»

Далее, откроется меню, котором нужно выбрать пункт «Создать».

В открывшемся меню выбираем пункт «Создать»

Создаём «Новый документ» в открывшемся окне.

Работа с гугл диском пошагово

Создаём «Новый документ»

Если вы всё сделали правильно, можно начинать работу. Открывшийся документ выглядит так:

Работа с гугл диском

Если у вас уже есть документы в Гугл Докс их можно открыть при нажатии на синий значок:

Как открыть Microsoft файл в Гугл Докс

Сервис даёт возможность открывать файлы формата Microsoft Word без ограничений. Нажмите сначала на «Файл», потом на «Открыть».

Как открыть Microsoft файл в Гугл Докс - пошагово

Открываем файлы формата Microsoft Word

Откроется новое окно. В нём нужно выбрать пункт «Загрузка».

Открыть Microsoft файл в Гугл Докс

В новом окне выбираем пункт «Загрузка»

После выбора и загрузки файла можно начинать работу.

Ой-ой, твой браузер не поддерживает видео.

Сохраняем документы в Google Docs

После создания файла на гугл диске он сохраняется в автоматическом режиме. Для того, чтобы его переименовать нужно нажать на «Новый документ» вверху экрана. Когда появится выделение голубым цветом можете вводить своё название.

Сохраняем документы в Google Docs - инструкция

Переименовываем файл в Google Docs

При работе с файлом в Google Docs, он сохраняется сразу, походу вашей работы вместе с изменениями. К примеру, при внезапном выключении компьютера данные не пропадут. Все сохранённые документы находятся здесь:

Это основная папка вашего гугл диска. Папки можно создавать самостоятельно и переносить туда документы. Для этого нужно кликнуть на значок папки и выбрать нужный пункт в меню. Оно позволяет создавать новые папки и перетаскивать в них имеющиеся файлы.

Работа с документами в Google Docs - инструкция

Создаём новые папки и перетаскиваем в них имеющиеся файлы

На диске можно работать просто перетаскивая документы. Всё по аналогии с компьютером. Нажмите на нужный файл и перетащите его в папку.

Работа на гугл диске

Работа на диске – выбираем нужный файл и перетаскиваем его в папку

При необходимости скачать файл на ПК жмите на «Файл», «Скачать» и сохраняйте в необходимом формате.

Работа с документами в Google Docs

Скачиваем файл на ПК

Быстрые клавиши в основном меню:

Быстрые клавиши в основном меню

Работа с текстом

Панель инструментов в гугл докс

Чтобы работать с текстовым контентом вам нужно освоить панель инструментов:

Работа с текстом в гугл докс

Панель инструментов в Google Docs

Для того, чтобы всё было максимально ясно я распишу каждый пункт.

  • Стрелки назад-вперёд. Отменяют вносимые изменения.
  • Печать. Значок принтера позволяет отправить документ на печать.
  • Скопировать формат. Для этого сначала надо выделить часть текста, потом нажать на:

Работа с текстом в гугл докс - панель инструментов

Выделите фрагмент к которому хотите применить корректировку.

  • Масштабирование. Нажав на символ «100%» можно настроить приближение или отдаление текста. Размер шрифта не меняется.
  • Выбор стиля. Этот пункт даёт возможность форматировать текст и заголовки. Если в техническом задании написано: «Форматировать заголовками Н1 и Н2» — это значит основной заголовок форматируйте нажав на «Заголовок 1». Все остальные будут «Заголовок 2».

Если копируете данные из различных источников — пользуйтесь таким форматированием. Основной текст — выделите фрагмент и выберите «Обычный текст». Далее выбирайте необходимый заголовок.

  • Стиль и размер шрифтов. Автоматически в Google Docs выбран шрифт Arial, размера 11. Чаще заказчики не просят корректировать эти настройки. Но если необходимо их менять, это можно сделать нажав на стрелочки возле стиля или размера.
Стиль и размер шрифтов в гугл докс

Меняем стиль и размер шрифтов

Дополнительные эффекты и выбор цвета шрифта. Нажав на «B» можно сделать жирный шрифт, «I» — курсив, «U» — подчёркнутый. Цвет текста и выделение маркером выбирается нажатием на следующие значки:

Меняем цвет текста

  • Вставить гиперссылку. Позволяет вставлять ссылки из разных источников. Для этого нужно сначала выделить текст на который надо сделать ссылку. Затем нажать на соответствующий значок и вставить ссылку в открывшееся окошко.
Вставить гиперссылку в документ гугл докс

Вставляем гиперссылку

  • Комментирование. Этот пункт позволяет добавить заметки. Заказчики чаще всего таким способом пишут пожелания о корректировках. Для того, чтобы добавить комментарии к тексту — выделите фрагмент и нажмите на символ с белым плюсом. Сбоку появится окошко, позволяющее вносить информацию. В конце нажать на «Комментировать».

Добавляем комментарии к тексту

  • Выравнивание. Чтобы выровнять текст выделите сначала необходимый фрагмент. Далее, жмите на значок с четырьмя горизонтальными линиями. Выберите положение на странице.

Выравниваем текст

 

Как вставить изображение в гугл документ

  • Вставка картинки. Чтобы вставить иллюстрацию нужно нажать на знак с двумя белыми треугольниками. В появившемся меню можно выбрать способ вставки картинки.
Вставляем изображение в гугл документ

В меню выбираем способ вставки картинки

После добавления картинки её можно отредактировать по разным параметрам. Для этого нужно нажать на три точки и выбрать «Параметры изображений».

Выбираем «Параметры изображений».

Откроется окно в котором можно двигать ползунки и регулировать настройки — прозрачность, яркость, контраст.

Как вставить изображение в гугл документ - настройки

Регулируем настройки изображения

Под картинкой расположены три значка, нажав на которые можно изменить положение иллюстрации относительно текста.

Меняем положение иллюстрации относительно текста

Также картинку можно просто перенести из другой вкладки либо вставить (Ctrl+V либо через правую кнопку мыши).

Делаем список в гугл докс

В меню настроить список можно так:

Делаем список в гугл докс

Выбирайте нужный вариант списка. Один с нумерацией или другой — буквенный:

Выбираем нужный вариант списка в гугл докс

Варианты списка в гугл докс: с нумерацией или буквенный

Второй маркированный:

Варианты списка в гугл докс

Маркированный список в гугл докс

Сформированные списки изменяются, если их выделить и кликнуть на нужный шаблон маркера. Разным можно сделать любой пункт списка.

В списке с цифрами можно начать нумерацию в любом желаемом порядке и последовательности. Выделяйте фрагмент списка, нажимайте на правую кнопку мыши и выбирайте «Начать нумерацию заново».

Делаем список в гугл докс - пошагово

Для создания многоуровневого списка воспользуйтесь функциями «Увеличить отступ», «Уменьшить отступ». Выделите нужные пункты списка и сдвигайте вправо-влево.

Список в гугл докс - пошагово

Создаём многоуровневый список

Быстрые клавиши помогают повысить эффективность и скорость работы:

Быстрые клавиши - документ в гугл докс

Быстрые клавиши

Как работать с таблицей в гугл док

Для создания таблицы нажмите на «Вставка», «Таблица». Точное количество ячеек сразу можно не выбирать, а добавлять в процессе работы.

Как работать с таблицей в гугл док

Создаём таблицу в гугл док

Чтобы редактировать таблицу нужно выделить ячейку, по соседству с которой планируется действие и кликнуть правой кнопкой мыши (ПКМ). В появившемся меню выберите нужный пункт.

Работаем с таблицей в гугл док

Редактируем таблицу в гугл док

При желании можно объединить ячейки. Для этого выделить необходимые элементы и нажмите на ПКМ. Далее, нажимайте на «Объединить ячейки».

Работаем с таблицей в гугл док - подробно

Объединяем ячейки таблицы

Если выделить ячейку и нажать три точки на панели инструментов появляются дополнительные опции. С их помощью можно дополнительно редактировать таблицу.

Редактировать таблицу в гугл док

Выбрать цвет заливки ячейки, цвет границ, их толщину и стиль:

Если нажать на серый треугольник внутри ячейки вызывается меню, позволяющее регулировать настройку линий:

Работаем с таблицей в гугл док - дополнительные функции

Чтобы посмотреть или отредактировать свойства таблицы нужно зайти во вкладку «Формат» и выбрать необходимый пункт.

Посмотреть или отредактировать свойства таблицы в гугл док

В открывшемся меню можно вносить корректировки.

Вносим корректировки в меню таблицы

Быстрые клавиши в работе с таблицей:

Работа с таблицей в гугл док - быстрые клавиши

Работа с таблицей в гугл док

Быстрые клавиши в работе с таблицей

Статистика

Эта опция позволяет узнать дополнительную информацию о тексте: количество символов, страниц и т. д.

Вызывается через пункты — «Инструменты», «Статистика».

Статистика в Google документах - как посмотреть

Работа над документом в гугл докс в совместном режиме

Чтобы показать ваш документ другому человеку копируйте линк на файл и откройте доступ.

Как настроить доступ в гугл докс

Чтобы другой пользователь смог увидеть ваш текст нажмите на «Настройки доступа».

Настраиваем доступ в гугл докс

Затем на значок возле надписи «Копировать ссылку общего доступа».

В выпавшем меню выберите нужный доступ. Заказчикам нужно открывать доступ на редактирование. Так как они могут вносить правки в ваш документ.

В выпавшем меню выберите нужный доступ

После выбора доступа появившуюся ссылку можно копировать и отправлять.

Настройка доступа к папкам с документами

Зайдите на «Мой диск» и нажмите на правую кнопку мыши. Затем на нужную папку и выберите «Открыть доступ». Потом сделайте всё как в предыдущем пункте.

Настройка доступа к папкам с документами в Google Docs

Как посоветовать правки

Вверху документа нажмите:

Как посоветовать правки в Google документах

В открывшемся списке выберите пункт «Советовать».

Как посоветовать правки в Google документах - пошагово

Быстрые клавиши

Чтобы ускорить работу – пользуйтесь быстрыми клавишами. Их можно найти в «Справка – быстрые клавиши». Или начинайте их уже использовать. Зажмите «Ctrl + /» – откроется полный список. (Эту палочку можно найти над цифрами справа, возле кнопки Num Lock).

 

 

 

 

Поделитесь статьей, пожалуйста:

Работа с документом | Документация

Обзор документа

Документ - это центральный класс в Aspose.Words, он представляет документ и предоставляет различные свойства и методы документа, такие как сохранение или защита документа.

Все, что вы хотите сделать с Aspose.Words:

  • Создайте новый документ с нуля.
  • Откройте шаблон для слияния.
  • Получить разные части из документа.

Используйте класс Document в качестве отправной точки.

Объект Document содержит все содержимое и форматирование, стили, встроенные и настраиваемые свойства, а также объект MailMerge, который используется для слияния почты. Документ позволяет извлекать текст, закладки и поля формы для всего документа или для отдельных разделов. Документ содержит коллекцию объектов раздела, так что вы можете получить конкретный раздел или выполнить некоторые манипуляции, такие как копирование / перемещение разделов. Документ можно в любой момент сохранить в файл или поток. Документ также можно отправить в клиентский браузер.

Работа со свойствами документа

Свойства документа позволяют хранить некоторую полезную информацию вместе с документом. Есть системные (встроенные) и пользовательские (настраиваемые) свойства. Встроенные свойства содержат такие вещи, как название документа, имя автора, статистику документа и т. Д. Настраиваемые свойства - это просто пары имя-значение, в которых пользователь определяет и имя, и значение.

Вы можете использовать свойства документа в своем проекте автоматизации документов, чтобы хранить некоторую полезную информацию вместе с документом, например, когда документ был получен / обработан / отметка времени и так далее.

Aspose.Words for Java напрямую записывает информацию об API и номере версии в выходные документы. Например, при отображении документа в PDF Aspose.Words для Java заполняет поле Application значением «Aspose.Words» и поле PDF Producer значением «Aspose.Words for Java 17.9». Для получения дополнительной информации проверьте, какие значения имени генератора или производителя включены в выходные документы при сохранении

. Обратите внимание, что вы не можете давать инструкции Aspose.Слова для Java для изменения или удаления этой информации из выходных документов.

Доступ к свойствам документа в Microsoft Word

Вы можете получить доступ к свойствам документа в Microsoft Word с помощью файла | Свойства меню.

Доступ к свойствам документа в Aspose.Words

Для доступа к свойствам документа в Aspose.Words выполните следующие действия:

Document.getBuiltInDocumentProperties () возвращает объект BuiltInDocumentProperties и документ.getCustomDocumentProperties () возвращает объект CustomDocumentProperties. Оба объекта являются коллекциями объектов DocumentProperty. Эти объекты можно получить через свойство indexer по имени или по индексу. BuiltInDocumentProperties дополнительно предоставляет доступ к свойствам документа через набор типизированных свойств, которые возвращают значения соответствующего типа. CustomDocumentProperties позволяет добавлять или удалять свойства документа из документа. В приведенном ниже примере кода показано, как выполнить перечисление всех встроенных и настраиваемых свойств в документе.

Класс DocumentProperty позволяет вам получить имя, значение и тип свойства документа:

Обновление встроенных свойств документа

Хотя Microsoft Word автоматически обновляет некоторые свойства документа, когда это необходимо, Aspose.Words никогда автоматически не изменяется любые свойства. Например, Microsoft Word обновляет время последней печати документа, последнего сохранения, обновляет статистические свойства (количество слов, абзацев, символов и т. Д.).

Аспоз.Words не обновляет какие-либо свойства автоматически, но предоставляет метод для обновления некоторых встроенных статистических свойств документа. Вызовите метод Document.updateWordCount (), чтобы пересчитать и обновить свойства BuiltInDocumentProperties.getCharacters (), BuiltInDocumentProperties.getCharactersWithSpaces (), BuiltInDocumentProperties.get () и BuiltInDocumentProperties.getParagraphs () в коллекции BuiltInDocumentProperties.getParagraphs (). Это обеспечит их синхронизацию с изменениями, внесенными после открытия или создания документа.

Обратите внимание, что Aspose.Words никогда не обновляет свойства BuiltInDocumentProperties.getLines () и BuiltInDocumentProperties.getPages ().

Обновить свойство LastSavedTime перед сохранением

Вы можете установить для свойства SaveOptions.setUpdateLastSavedTimeProperty значение true, чтобы обновить соответствующее встроенное свойство документа (BuiltInDocumentProperties.LastSavedTime) при сохранении документа. В следующем примере показано, как обновить это свойство.

Добавление или удаление свойств документа

Вы не можете добавлять или удалять встроенные свойства документа в Aspose.Слова, вы можете изменить только их значения. Чтобы добавить настраиваемые свойства документа в Aspose.Words, используйте CustomDocumentProperties.add (), передавая имя нового свойства и значение соответствующего типа. Метод возвращает вновь созданный объект DocumentProperty. В приведенном ниже примере кода показано, как проверить, существует ли в документе настраиваемое свойство с заданным именем, и добавить еще несколько настраиваемых свойств документа.

Чтобы удалить настраиваемые свойства, используйте DocumentPropertyCollection.remove (java.lang.String), передав ему имя удаляемого свойства. В приведенном ниже примере кода показано, как удалить настраиваемое свойство документа.

Настроить ссылку на свойство содержимого

Aspose.Words предоставляет метод CustomDocumentProperties.AddLinkToContent (string, string) ** ** для создания нового свойства настраиваемого документа, связанного с содержимым, которое возвращает вновь созданный объект свойства или значение null если источник ссылки недействителен. В следующем примере кода показано, как настроить ссылку на настраиваемое свойство содержимого.

Клонирование документа

Если вам нужно сгенерировать сотни или тысячи документов из одного документа, просто загрузите документ в память один раз, клонируйте его и заполните клонированный документ своими данными. Это ускоряет создание документов, поскольку отпадает необходимость каждый раз загружать и анализировать документ из файла. Клонирование выполняется с помощью метода Document.deepClone (), который выполняет глубокую копию документа и возвращает его. В приведенном ниже примере кода показано, как глубоко клонировать документ.

Отображение заголовка документа в строке заголовка окна документа PDF

Если вам нужно отобразить заголовок документа в строке заголовка окна PDF-файла, для этой цели служит PdfSaveOptions setDisplayDocTitle. Установите значение этого свойства на true , чтобы заголовок документа отображался в строке заголовка окна. Если значение этого свойства - false , в строке заголовка должно вместо этого отображаться имя PDF-файла, содержащего документ.

Защита документов

Когда документ защищен, пользователь может вносить только ограниченные изменения, такие как добавление аннотаций, редактирование или заполнение формы.Даже если документ защищен паролем, Aspose.Words не требует пароля для открытия, изменения или снятия защиты с этого документа. Когда вы используете Aspose.Words для защиты документа, у вас есть возможность сохранить существующий пароль или указать новый пароль. Если вам нужно убедиться, что документ действительно защищен от изменений, подумайте о цифровой подписи документа. Aspose.Words поддерживает обнаружение цифровых подписей для документов DOC, OOXML и ODT. Aspose.Words также сохраняет цифровую подпись, примененную к проекту VBA (макросам), содержащемуся в документе.Подробнее см. Статью Работа с цифровыми подписями.

Документы, защищенные в Microsoft Word, могут быть легко сняты с защиты даже пользователям без пароля. Когда документ защищен, его можно открыть в Microsoft Word, сохранить как документ RTF или WordprocessingML, а затем пароль защиты можно удалить с помощью Блокнота или любого текстового редактора. Затем пользователь может снова открыть документ в Microsoft Word и сохранить как незащищенный DOC.

Защита документа

Используйте документ.Protect (int) метод защиты документа от изменений. Этот метод принимает параметр ProtectionType и, необязательно, пароль, передавая его в качестве второго параметра Document.protect (int, java.lang.String). В приведенном ниже примере кода показано, как защитить документ.

Снятие защиты с документа

Вызов Document.unprotect () снимает защиту с документа, даже если он имеет пароль защиты. В приведенном ниже примере кода показано, как снять защиту с любого документа. Учтите, что пароль не требуется.

Получение типа защиты

Тип защиты документа можно получить, получив значение свойства Document.getProtectionType (). В приведенном ниже примере кода показано, как получить тип защиты, установленный в настоящий момент в документе.

Доступ к стилям

Вы можете получить набор стилей, определенных в документе, используя свойство Document.getStyles (). Эта коллекция содержит как встроенные, так и определенные пользователем стили в документе.Конкретный стиль может быть получен по его имени / псевдониму, идентификатору стиля или индексу. Более подробно стили и форматирование рассматриваются далее в этой документации. В приведенном ниже примере кода показано, как получить доступ к коллекции стилей, определенных в документе.

Document.getStyles () также содержит псевдонимы стилей. Итак, используйте свойство Style.getAliases (), чтобы получить все псевдонимы стиля. Если у стиля нет псевдонимов, возвращается пустой массив строки. Если вы хотите перебирать только уникальные стили в документе, используйте следующий пример кода.

Получение переменных документа

Вы можете получить коллекцию переменных документа, используя свойство Document.getVariables (). Имена и значения переменных представляют собой строки. В приведенном ниже примере кода показано, как перечислить переменные документа.

Управление отслеживанием изменений

В этой статье описывается, как Aspose.Words поддерживает функцию отслеживания изменений в Microsoft Word. Функция отслеживания изменений (также называемая рецензированием) в Microsoft Word позволяет отслеживать изменения содержимого и форматирования, внесенные пользователями.Когда вы включаете эту функцию, все вставленные, удаленные и измененные элементы документа будут визуально выделены с информацией о том, кто, когда и что было изменено. Объекты, содержащие информацию о том, что было изменено, называются «отслеживающими изменениями» или «ревизиями».

Функция комментариев в Microsoft Word также связана с отслеживанием изменений. Он позволяет пользователю добавлять комментарий к любому фрагменту текста в документе. Обратите внимание, что комментарии полностью независимы от отслеживания изменений.

Aspose.Words сохраняет комментарии и исправления

Когда вы используете Aspose.Words для открытия документа Microsoft Word, а затем его сохранения, все комментарии и исправления в документе сохраняются.

Принять исправления

Метод Document.acceptAllRevisions () позволяет «принять» все исправления в документе. Вызов этого метода аналогичен выбору «Принять все изменения» в Microsoft Word. Aspose.Words фактически удалит фрагменты, которые были «удаляющими ревизии», сохранят фрагменты, которые были «вставлены ревизиями», и применит изменения форматирования.Обратите внимание, что во время этой операции комментарии не затрагиваются. В Aspose.Words вы можете принять отслеживание изменений документа, вызвав Document.acceptAllRevisions (). В приведенном ниже примере кода показано, как принять все изменения отслеживания в документе.

Вы также можете проверить, есть ли в документе какие-либо отслеживающие изменения, используя свойство Document.hasRevisions ().

Программный доступ к редакциям

В документе Word можно вставлять, удалять и изменять редакции форматирования.Aspose.Words позволяет программно обнаруживать определенные типы ревизий. Свойства IsInsertRevision, IsDeleteRevision, IsMoveFromRevision и IsMoveToRevision, доступные для объектов Run и Paragraph, позволяют определить, был ли этот объект вставлен, удален или перемещен в Microsoft Word при включенном отслеживании изменений. Свойство Document.HasRevisions возвращает true, если в документе есть хотя бы одна редакция. Для свойства Document.TrackRevisions можно задать значение true, чтобы указать, будет ли включено отслеживание изменений в Microsoft Word.

Обратите внимание, что этот параметр не влияет на изменения, внесенные в документ с помощью Aspose.Words. Изменения, внесенные в документ с помощью Aspose.Words, никогда не отслеживаются как исправления.

В приведенном ниже примере кода показано, как проверить переход от (удаленных) и переходить к (вставленным) ревизиям.

Как получить доступ к исправленной версии документа

API предоставляет общедоступное перечисление RevisionsView , которое позволяет указать, следует ли работать с исходной или исправленной версией документа.Класс документа предоставляет свойство RevisionsView, которое получает или устанавливает значение перечисления. Значение по умолчанию - Aspose.Words.RevisionsView.Original.

В приведенном ниже примере кода показано, как использовать это перечисление и получить доступ к измененной версии.

Группа ревизий доступа

Ревизия в Aspose.Words - это изменение в одном узле документа. Набор последовательных ревизий одного типа в смежных узлах документа образует группу ревизий. Подобные группы ревизий отображаются в «Панели просмотра» MS Word.Класс RevisionGroup представляет группу последовательных объектов Revision. В приведенном ниже примере кода показано, как получить ревизию и ее группу.

Комментарии представлены в дереве документа как объекты класса Комментарий. Вы можете добавлять, удалять или изменять комментарии программно, как и любой другой узел в объектной модели документа Aspose.Words. Комментарий является составным узлом и может содержать абзацы и таблицы, составляющие текст комментария. Класс Comment также предоставляет доступ к имени и инициалам автора комментария.

Сведения о группе ревизий

Свойство Revision.Group в классе ревизий можно использовать для получения сведений, принадлежит ли ревизия к какой-либо группе. Его значение будет нулевым, если ревизия не принадлежит ни к какой группе. Если тип ревизии - RevisionType.StyleDefinitionChange или если ревизия больше не существует в контексте документа (принята / отклонена), это означает, что ревизия не имеет группы.

Настройка параметров просмотра

Вы можете контролировать вид документа, когда он открывается в Microsoft Word.Например, вы можете переключиться на макет печати или изменить значение масштабирования. Используйте свойство ViewOptions объекта Document, чтобы установить параметры просмотра. В следующем коде показано, как обеспечить отображение документа с масштабом 50% при открытии в Microsoft Word.

Удаление неиспользуемых стилей и списков из документа

Если вы хотите удалить из документа только неиспользуемые стили или списки, вы можете использовать метод Document.cleanup с CleanupOptions. Класс CleanupOptions позволяет указать параметры очистки документа.В следующем примере кода показано, как удалить из документа только неиспользуемые стили.

Установить количество строк на страницу и количество символов в строке

Если вы хотите установить количество символов в строке, используйте свойство CharactersPerLine для PageSetup. Минимальное значение этого свойства - 1. Максимальное значение зависит от ширины страницы и размера шрифта обычного стиля. Минимальный шаг символов составляет 90 процентов от размера шрифта. Например, максимальное количество символов в строке страницы Letter с полями в один дюйм - 43.По умолчанию свойство имеет значение, при котором шаг символа равен размеру шрифта стиля Normal.

Вы также можете установить количество строк на странице для документа Word. Используйте свойство LinesPerPage объекта PageSetup, чтобы получить или установить количество строк на странице в сетке документа. Минимальное значение свойства - 1. Максимальное значение зависит от высоты страницы и размера шрифта обычного стиля. Минимальный шаг строки составляет 136 процентов от размера шрифта. Например, максимальное количество строк на странице Letter с полями в один дюйм - 39.По умолчанию свойство имеет значение, на котором шаг строки в 1,5 раза больше, чем размер шрифта стиля Normal.

В следующем примере кода показано, как установить количество символов в строке и количество строк на странице для документа Word.

Вставить концевую сноску и задать параметры нумерации

Если вы хотите вставить сноску или концевую сноску в документ Word, используйте метод DocumentBuilder.InsertFootnote. Этот метод вставляет в документ сноску или концевую сноску.Классы EndnoteOptions и FootnoteOptions представляют варианты нумерации для сносок и концевых сносок. В следующем примере кода показано, как вставить концевую сноску в документ и установить его параметры нумерации.

Как установить количество столбцов макета сноски

Вы можете установить количество столбцов макета сноски, используя свойство FootnoteOptions.Columns. Если это свойство имеет значение 0, область сносок форматируется количеством столбцов в зависимости от количества столбцов на отображаемой странице.Пример ниже показывает, как установить количество столбцов для макета сноски.

Как установить положение сноски и конечной сноски

Положение сноски может быть внизу каждой страницы или под текстом на каждой странице. Конечная сноска может быть в конце раздела или в конце документа. В следующем примере кода показано, как установить положение сноски и концевой сноски.

Оптимизация документа для конкретной версии MS Word

Опции совместимости.Метод OptimizeFor позволяет оптимизировать содержимое документа, а также поведение Aspose.Words по умолчанию для конкретной версии MS Word. Вы можете использовать этот метод, чтобы запретить MS Word отображать ленту «Режим совместимости» при загрузке документа. Обратите внимание, что вам также может потребоваться установить для свойства Compliance значение Iso29500_2008_Transitional или выше. В следующем примере кода показано, как оптимизировать содержимое документа для MS Word 2016.

Разрешение на установку языковых предпочтений

Отображение документа в MS Word зависит от того, какие языки установлены по умолчанию для этого документа.Но что делать, если по умолчанию не заданы языки? В этом случае Word берет информацию из диалогового окна « Set the Office Language Preferences », которое, например, можно найти в меню «Файл -> Параметры -> Язык» в Word 2016. С помощью Aspose.Words вы можете настроить языковые настройки с использованием класса LanguagePreferences. В следующем примере кода показано, как добавить японский язык к языкам редактирования.

В следующем примере кода показано, как установить русский язык в качестве языка редактирования по умолчанию.

Удалить личную информацию из документа

Если вы хотите поделиться документом Word с другими людьми, вы можете удалить личную информацию, такую ​​как имя автора и компания. Вы можете использовать свойство Document.RemovePersonalInformation, чтобы установить флаг, указывающий, что Microsoft Word удалит всю пользовательскую информацию из комментариев, исправлений и свойств документа при сохранении документа.

Работа с опциями формата импорта

Aspose.Слова предоставляют класс ImportFormatOptions, который позволяет указывать различные параметры импорта для форматирования вывода.

Установить поведение смарт-стиля

Класс ImportFormatOptions предоставляет свойство SmartStyleBehavior для работы, когда стили конфликтуют при импорте.

Если для этого параметра установлено значение , исходный стиль будет расширен до прямого атрибута внутри целевого документа, если используется режим импорта KeepSourceFormatting. Когда эта опция отключена , исходный стиль будет расширен, только если он пронумерован.Существующие целевые атрибуты, включая списки, не будут переопределены.

На данный момент эту опцию можно использовать только с новым общедоступным методом класса DocumentBuilder, как показано в примере, приведенном ниже:

Установить сохранение исходной нумерации

При импорте узлов между разными документами может возникнуть ситуация когда исходный документ имеет списки с теми же идентификаторами, которые уже использовались в целевом документе. Word в таких случаях всегда использует форматирование из списков назначения.Чтобы позволить пользователям выбирать подходящее поведение, в классе ImportFormatOptions было введено свойство KeepSourceNumbering, которое указывает, как будет импортирована нумерация при ее конфликте в исходных и целевых документах. Значение по умолчанию неверно.

Для использования этого свойства был введен новый общедоступный метод, который принимает новую опцию KeepSourceNumbering, как показано в следующем примере:

Установить игнорировать текстовые поля

При импорте текстового поля между различными документами форматирование места назначения к нему прилагается документ.Это соответствует поведению Word. Чтобы пользователи могли выбирать подходящее поведение, в классе ImportFormatOptions была введена опция IgnoreTextBoxes. Это свойство указывает, следует ли игнорировать форматирование в текстовых полях исходного назначения во время импорта, а значение по умолчанию - true.

Получить межстрочный интервал шрифта

Межстрочный интервал шрифта - это расстояние по вертикали между базовыми линиями двух последовательных строк текста. Таким образом, межстрочный интервал включает в себя пробел между строками вместе с высотой самого символа.

Свойство LineSpacing было введено в класс Font для получения этого значения, как показано в примере, приведенном ниже:

Paragraph Style Separator

Aspose.Words предоставляет открытое свойство BreakIsStyleSeparator в классе Paragraph, позволяющее идентифицировать разделитель стилей Paragraph как показано в примере, приведенном ниже:

.

Работа с документом | Документация

Обзор документа

Документ - это центральный класс в Aspose.Words, он представляет документ и предоставляет различные свойства и методы документа, такие как сохранение или защита документа.

Все, что вы хотите выполнить с Aspose.Words: создайте новый документ с нуля, откройте шаблон для слияния почты, получите различные части из документа - используйте класс Document в качестве отправной точки.Объект Document содержит все содержимое и форматирование, стили, встроенные и настраиваемые свойства, а также объект MailMerge, который используется для слияния почты.

Документ позволяет извлекать текст, закладки и поля формы для всего документа или для отдельных разделов. Документ содержит коллекцию объектов раздела, так что вы можете получить конкретный раздел или выполнить некоторые манипуляции, такие как копирование / перемещение разделов. Документ можно сохранить в любое время в файл или поток.Документ также можно отправить в клиентский браузер.

Работа со свойствами документа

Свойства документа позволяют хранить некоторую полезную информацию вместе с документом. Есть системные (встроенные) и пользовательские (настраиваемые) свойства. Встроенные свойства содержат такие вещи, как название документа, имя автора, статистику документа и т. Д. Настраиваемые свойства - это просто пары имя-значение, в которых пользователь определяет и имя, и значение. Вы можете использовать свойства документа в своем проекте автоматизации документа, чтобы хранить некоторую полезную информацию вместе с документом, например, когда документ был получен / обработан / отметка времени и т. Д.

Aspose.Words for .NET напрямую записывает информацию об API и номере версии в выходные документы. Например, при преобразовании документа в DOC Aspose.Words для C ++ записывает 8 байтов для AWC.17.9. Вы можете проверить это, открыв файл в каком-нибудь двоичном редакторе. Для получения дополнительных сведений проверьте, какие значения имени генератора или производителя включаются в выходные документы при сохранении

. Обратите внимание, что вы не можете дать указание Aspose.Words для C ++ изменить или удалить эту информацию из выходных документов.

Доступ к свойствам документа в Microsoft Word

Вы можете получить доступ к свойствам документа в Microsoft Word, используя Файл | Меню свойств.

Доступ к свойствам документа в Aspose.Words

Для доступа к свойствам документа в Aspose.Words выполните следующие действия:

  • Для получения встроенных свойств документа используйте Document.BuiltInDocumentProperties.
  • Чтобы получить настраиваемые свойства документа, используйте Document.CustomDocumentProperties.

Document.BuiltInDocumentProperties возвращает объект BuiltInDocumentProperties, а Document.CustomDocumentProperties возвращает объект CustomDocumentProperties. Оба объекта являются коллекциями объектов DocumentProperty. Эти объекты можно получить через свойство indexer по имени или по индексу. BuiltInDocumentProperties дополнительно предоставляет доступ к свойствам документа через набор типизированных свойств, которые возвращают значения соответствующего типа. CustomDocumentProperties позволяет добавлять или удалять свойства документа из документа. В приведенном ниже примере кода показано, как выполнить перечисление всех встроенных и настраиваемых свойств в документе. Вы можете скачать файл шаблона этого примера отсюда.

Класс DocumentProperty позволяет получить имя, значение и тип свойства документа:

  • Чтобы получить имя свойства, используйте DocumentProperty.Name.
  • Чтобы получить значение свойства, используйте DocumentProperty.Ценность. DocumentProperty.Value возвращает объект , , но есть набор методов, позволяющих получить значение свойства, преобразованное в определенный тип.
  • Чтобы получить тип свойства, используйте DocumentProperty.Type. Это возвращает одно из значений перечисления PropertyType. После того, как вы узнаете, к какому типу относится свойство, вы можете использовать один из методов DocumentProperty.ToXXX , например DocumentProperty.ToString и DocumentProperty.ToInt, чтобы получить значение соответствующего типа вместо получения DocumentProperty.Стоимость .

Обновление встроенных свойств документа

В то время как Microsoft Word автоматически обновляет некоторые свойства документа при необходимости, Aspose.Words никогда автоматически не изменяет какие-либо свойства. Например, Microsoft Word обновляет время последней печати документа, последнего сохранения, обновляет статистические свойства (количество слов, абзацев, символов и т. Д.). Aspose.Words не обновляет какие-либо свойства автоматически, но предоставляет метод для обновления некоторых встроенных статистических свойств документа.Вызовите метод Document.UpdateWordCount, чтобы пересчитать и обновить свойства BuiltInDocumentProperties.Characters, BuiltInDocumentProperties.CharactersWithSpaces, BuiltInDocumentProperties.Words и BuiltInDocumentProperties.Paragraphs в коллекции BuiltInDocumentProperties . Это обеспечит их синхронизацию с изменениями, внесенными после открытия или создания документа.

Добавление или удаление свойств документа

Вы не можете добавлять или удалять встроенные свойства документа в Aspose.Слова, вы можете изменить только их значения. Чтобы добавить настраиваемые свойства документа в Aspose.Words, используйте CustomDocumentProperties.Add, передавая имя нового свойства и значение соответствующего типа. Метод возвращает вновь созданный объект DocumentProperty . В приведенном ниже примере кода показано, как проверить, существует ли в документе настраиваемое свойство с заданным именем, и добавить еще несколько настраиваемых свойств документа. Вы можете скачать файл шаблона этого примера отсюда.

Чтобы удалить настраиваемые свойства, используйте DocumentPropertyCollection.Удалить, передав ему имя удаляемого свойства. В приведенном ниже примере кода показано, как удалить настраиваемое свойство документа.

Настроить ссылку на свойство содержимого

Aspose.Words предоставляет метод CustomDocumentProperties-> AddLinkToContent (string, string) для создания нового свойства настраиваемого документа, связанного с содержимым, которое возвращает вновь созданный объект свойства или null, если ссылка источник неверен. В следующем примере кода показано, как настроить ссылку на настраиваемое свойство содержимого.

Клонирование документа

Если вам нужно сгенерировать сотни или тысячи документов из одного документа, просто загрузите документ в память один раз, клонируйте его и заполните клонированный документ своими данными. Это ускоряет создание документов, поскольку отпадает необходимость каждый раз загружать и анализировать документ из файла. Клонирование выполняется с помощью метода Document.Clone, который выполняет глубокую копию документа и возвращает его. В приведенном ниже примере кода показано, как глубоко клонировать документ.Вы можете скачать файл шаблона этого примера отсюда.

Защита документов

Когда документ защищен, пользователь может вносить только ограниченные изменения, такие как добавление аннотаций, редактирование или заполнение формы. Даже если документ защищен паролем, Aspose.Words не требует пароля для открытия, изменения или снятия защиты с этого документа. Когда вы используете Aspose.Words для защиты документа, у вас есть возможность сохранить существующий пароль или указать новый пароль.

Если вам нужно убедиться, что документ действительно защищен от изменений, рассмотрите возможность подписания документа цифровой подписью. Aspose.Words поддерживает обнаружение цифровых подписей для документов DOC, OOXML и ODT. Aspose.Words также сохраняет цифровую подпись, примененную к проекту VBA (макросам), содержащемуся в документе. Подробнее см. Статью Работа с цифровыми подписями.

Документы, защищенные в Microsoft Word, могут быть легко сняты с защиты даже пользователям без пароля. Когда документ защищен, его можно открыть в Microsoft Word, сохранить как документ RTF или WordprocessingML, а затем пароль защиты можно удалить с помощью Блокнота или любого текстового редактора.Затем пользователь может снова открыть документ в Microsoft Word и сохранить как незащищенный DOC.

Защита документа

Используйте метод Document.Protect, чтобы защитить документ от изменений. Этот метод принимает параметр ProtectionType и, при необходимости, пароль, передавая его в качестве второго параметра Document.Protect. В приведенном ниже примере кода показано, как защитить документ.

Снятие защиты с документа

Вызов документа. Снять защиту снимает защиту с документа, даже если он имеет пароль защиты.В приведенном ниже примере кода показано, как снять защиту с любого документа. Учтите, что пароль не требуется.

Получение типа защиты

Вы можете получить тип защиты документа, получив значение свойства Document.ProtectionType. В приведенном ниже примере кода показано, как получить тип защиты, установленный в настоящий момент в документе.

Доступ к стилям

С помощью Document можно получить коллекцию стилей, определенных в документе.Свойство Styles. Эта коллекция содержит как встроенные, так и определенные пользователем стили в документе. Конкретный стиль может быть получен по его имени / псевдониму, идентификатору стиля или индексу. В приведенном ниже примере кода показано, как получить доступ к коллекции стилей, определенных в документе. Вы можете скачать файл шаблона этого примера отсюда.

Получение переменных документа

Вы можете получить коллекцию переменных документа, используя свойство Document.Variables. Имена и значения переменных представляют собой строки.В приведенном ниже примере кода показано, как перечислить переменные документа. Вы можете скачать файл шаблона этого примера отсюда.

Управление отслеживанием изменений

В этой статье описывается, как Aspose.Words поддерживает функцию отслеживания изменений в Microsoft Word. Функция отслеживания изменений (также называемая рецензированием) в Microsoft Word позволяет отслеживать изменения содержимого и форматирования, внесенные пользователями. Когда вы включаете эту функцию, все вставленные, удаленные и измененные элементы документа будут визуально выделены с информацией о том, кто, когда и что было изменено.Объекты, содержащие информацию о том, что было изменено, называются «отслеживающими изменениями» или «ревизиями».

Функция комментариев в Microsoft Word также связана с отслеживанием изменений. Он позволяет пользователю добавлять комментарий к любому фрагменту текста в документе. Обратите внимание, что комментарии полностью независимы от отслеживания изменений.

Aspose.Words сохраняет комментарии и исправления

Когда вы используете Aspose.Words для открытия документа Microsoft Word и последующего его сохранения, все комментарии и исправления в документе сохраняются.

Принять исправления

Метод Document.AcceptAllRevisions позволяет «принять» все исправления в документе. Вызов этого метода аналогичен выбору «Принять все изменения» в Microsoft Word. Aspose.Words фактически удалит фрагменты, которые были «удаляющими ревизии», сохранят фрагменты, которые были «вставлены ревизиями», и применит изменения форматирования. Обратите внимание, что во время этой операции комментарии не затрагиваются. В Aspose.Words вы можете принять отслеживание изменений документа, вызвав Document.AcceptAllRevisions метод. В приведенном ниже примере кода показано, как принять все изменения отслеживания в документе. Вы можете скачать файл шаблона этого примера отсюда.

Вы также можете проверить, есть ли в документе какие-либо отслеживаемые изменения, с помощью свойства Document.HasRevisions.

Доступ к редакциям программно

В документе Word можно вставлять, удалять и изменять редакции форматирования. Aspose.Words позволяет программно обнаруживать определенные типы ревизий.Свойства IsInsertRevision, IsDeleteRevision, IsMoveFromRevision и IsMoveToRevision, доступные для объектов Run и Paragraph, позволяют определить, был ли этот объект вставлен, удален или перемещен в Microsoft Word при включенном отслеживании изменений. Свойство Document.HasRevisions возвращает true, если в документе есть хотя бы одна редакция. Для свойства Document.TrackRevisions можно задать значение true, чтобы указать, будет ли включено отслеживание изменений в Microsoft Word.

Обратите внимание, что этот параметр не влияет на изменения, внесенные в документ с помощью Aspose.Слова. Изменения, внесенные в документ с помощью Aspose.Words, никогда не отслеживаются как исправления.

В приведенном ниже примере кода показано, как проверить переход от (удаленных) и переходить к (вставленным) ревизиям.

Группа ревизий доступа

Ревизия в Aspose.Words - это изменение в одном узле документа. Набор последовательных ревизий одного типа в смежных узлах документа образует группу ревизий. Подобные группы ревизий отображаются в «Панели просмотра» MS Word. Класс RevisionGroup представляет группу последовательных объектов Revision.В приведенном ниже примере кода показано, как получить ревизию и ее группу.

Aspose.Words позволяет отображать комментарии во время работы с ревизиями, а затем экспортировать текстовый документ в PDF. В приведенном ниже примере кода показано, как настроить скрытие / отображение комментариев в PDF, установив true или false для метода set_ShowComments.

Показать редакцию в позициях

В следующем примере кода показано, как форматировать редакции в позициях.

Комментарии представлены в дереве документа как объекты класса Комментарий.Вы можете добавлять, удалять или изменять комментарии программно, как и любой другой узел в объектной модели документа Aspose.Words. Комментарий является составным узлом и может содержать абзацы и таблицы, составляющие текст комментария. Класс Comment также предоставляет доступ к имени и инициалам автора комментария.

Сведения о группе ревизий

Свойство Revision.Group в классе ревизий можно использовать для получения сведений, принадлежит ли ревизия к какой-либо группе. Его значение будет нулевым, если ревизия не принадлежит ни к какой группе.Если тип ревизии - RevisionType.StyleDefinitionChange или если ревизия больше не существует в контексте документа (принята / отклонена), это означает, что ревизия не имеет группы.

Настройка параметров просмотра

Вы можете контролировать вид документа, когда он открывается в Microsoft Word. Например, вы можете переключиться на макет печати или изменить значение масштабирования. Используйте свойство Settings.ViewOptions объекта Document, чтобы задать параметры просмотра.

Microsoft Word 2013 не записывает коэффициент масштабирования в документ и больше не устанавливает масштаб по умолчанию из значения, записанного в документ, вместо этого он использует коэффициент масштабирования последнего открытого документа.

Следующий код показывает, как убедиться, что документ отображается с увеличением 50% при открытии в Microsoft Word. Вы можете скачать файл шаблона этого примера отсюда.

Как сравнить два документа Word

Вы можете использовать метод Document.Compare для сравнения двух документов, чтобы увидеть разницу между ними. Этот метод имитирует функцию сравнения Microsoft Word и дает различие между документами в виде количества редакций и редакций формата. Основная идея заключается в том, что если мы отклоняем все исправления, мы получаем документ, равный исходному документу.Напротив, если мы примем все исправления, мы получим окончательный (целевой для сравнения) документ.

Попробовать в Интернете

Вы можете попробовать эту функцию и просмотреть результаты в Интернете по этой ссылке:

https://products.aspose.app/words/comparison

Ограничения

Есть несколько общих ограничений :

  • Сравниваемый документ не должен иметь исправлений до вызова этого метода.
  • Разметка - только для SmartTag.Остальные разметки полностью игнорируются.
  • Dml - вместо фактического сравнения Dml сравниваются резервные формы.

Есть важное замечание относительно «равных». Фактически «равенство» здесь означает, что метод сравнения не может представлять изменения как исправления. В общем, это означает, что текст документа и форматирование текста одинаковы. Но между документами может быть и другое отличие. Например, Word поддерживает только версии формата для стилей, и мы не можем представить вставку / удаление стиля.Таким образом, документы могут иметь другой набор стилей, а метод Compare по-прежнему не производит изменений.

c

В следующем примере показан нормальный случай сравнения. Вы можете скачать файлы шаблонов приведенных ниже примеров отсюда.

Пример ниже показывает, как проверить, что документы Word «равны».

Сравнить документы Word и игнорировать форматирование документов

Класс CompareOptions позволяет выбрать дополнительные параметры для операции сравнения документов.Вы можете игнорировать форматирование документа, верхние и нижние колонтитулы, поля, сноски, таблицы, текстовые поля, комментарии и изменения регистра при сравнении документов. Установите для свойства CompareOptions-> IgnoreFormatting значение true , чтобы игнорировать форматирование документа. Содержимое верхних и нижних колонтитулов игнорируется, если для параметра CompareOptions-> IgnoreHeadersAndFooters установлено значение true . В следующем примере кода показано, как игнорировать форматирование документа и содержимое нижних колонтитулов верхнего колонтитула.

Установить целевой документ для различий в сравнении

В MS Word есть опция «Показать изменения в» в диалоговом окне сравнения документов, и результат сравнения зависит от этой опции.Этой цели служит свойство CompareOptions-> Target. Это свойство указывает, какой документ будет использоваться в качестве целевого при сравнении. Например, этот параметр вместе с параметром IgnoreFormatting определяет, какой документ должен использоваться в качестве источника форматирования для диапазонов одинакового текста. Перечисление ComparisonTargetType используется для указания базового документа, который будет использоваться во время сравнения. В приведенном ниже примере кода показано, как настроить целевой документ для сравнения двух документов.

Установить гранулярность сравнения

Aspose.Words предоставляет параметр Гранулярности, позволяющий заказчику указать степень детализации сравнения. Эта функция позволяет вам указать точную степень детализации изменений, которые необходимо отслеживать при сравнении двух документов. В следующем примере кода показано, как указать степень детализации сравнения.

Вставить концевую сноску и задать параметры нумерации

Если вы хотите вставить сноску или концевую сноску в документ Word, используйте DocumentBuilder.InsertFootnote метод. Этот метод вставляет в документ сноску или концевую сноску. Классы EndnoteOptions и FootnoteOptions представляют варианты нумерации для сносок и концевых сносок. В следующем примере кода показано, как вставить концевую сноску в документ и настроить его параметры нумерации.

Как установить количество столбцов макета сноски

Вы можете установить количество столбцов макета сноски, используя свойство FootnoteOptions.Columns. Если это свойство имеет значение 0, область сносок форматируется количеством столбцов в зависимости от количества столбцов на отображаемой странице.Пример ниже показывает, как установить количество столбцов для макета сноски.

Оптимизация документа для конкретной версии MS Word

Метод CompatibilityOptions.OptimizeFor позволяет оптимизировать содержимое документа, а также поведение Aspose.Words по умолчанию для конкретной версии MS Word. Вы можете использовать этот метод, чтобы запретить MS Word отображать ленту «Режим совместимости» при загрузке документа. Обратите внимание, что вам также может потребоваться установить для свойства Compliance значение Iso29500_2008_Transitional или выше.В приведенном ниже примере кода показано, как оптимизировать содержимое документа для MS Word 2016.

Разрешение настройки языковых предпочтений

Отображение документа в MS Word зависит от того, какие языки установлены по умолчанию для этого документа. Но что делать, если по умолчанию не заданы языки? В этом случае Word берет информацию из диалогового окна « Set the Office Language Preferences », которое, например, можно найти в меню «Файл -> Параметры -> Язык» в Word 2016.С Aspose.Words вы можете настроить языковые предпочтения, используя класс LanguagePreferences. В приведенном ниже примере кода показано, как добавить японский язык к языкам редактирования.

В приведенном ниже примере кода показано, как установить русский язык в качестве языка редактирования по умолчанию.

Получить межстрочный интервал шрифта

Межстрочный интервал шрифта - это расстояние по вертикали между базовыми линиями двух последовательных строк текста. Таким образом, межстрочный интервал включает в себя пробел между строками вместе с высотой самого символа.

Свойство LineSpacing было введено в класс Font для получения этого значения, как показано в примере, приведенном ниже:

Paragraph Style Separator

Aspose.Words предоставляет открытое свойство BreakIsStyleSeparator в классе Paragraph, позволяющее идентифицировать разделитель стилей Paragraph как показано в примере, приведенном ниже:

.

Работа с документами в Word для Интернета

Начните работу в Word в Интернете, чтобы файлы автоматически сохранялись в OneDrive. Это позволяет вам делиться своими файлами с коллегами, чтобы вы могли сразу же начать совместную работу. А если вы работаете со своими документами в классическом приложении Word, все ваши изменения будут сохранены в Интернете.

Чтобы преобразовать документы Google в документ Word, выберите Файл > Скачать > Microsoft Word (.docx) . Затем откройте файл в Word. Дополнительные сведения см. В разделе «Начало работы с Документами».

Create a file

Открыть документ

  • Выберите Файл > Откройте и выберите нужный документ.

  • Если вы работаете в автономном режиме, ваши изменения будут сохранены при следующем подключении к сети.

Open a document_Word for the web

Переименовать документ

Чтобы переименовать документ, у вас есть два варианта:

Name/Rename a file

Выберите вариант сохранения

Ваши изменения автоматически сохраняются в Веб-приложение Word.

Есть дополнительные способы сохранить документ. Выберите Файл > Сохранить как , чтобы увидеть больше:

  • Чтобы сохранить копию в Интернете, выберите Сохранить как .

  • Чтобы сохранить локальную копию, выберите Загрузить копию .

  • Чтобы загрузить документ в формате PDF, выберите Загрузить как PDF .

  • Чтобы загрузить документ как ODT, выберите Загрузить как ODT .

Word for the web - Save options .

Работа с документами - Amazon DocumentDB

В качестве базы данных документов Amazon DocumentDB упрощает хранение, запросы и индексировать данные JSON. В Amazon DocumentDB коллекция аналогична таблице в реляционная база данных, за исключением того, что нет единой схемы, применяемой к все документы.Коллекции позволяют группировать похожие документы вместе сохраняя их все в одной базе данных, не требуя этого они идентичны по структуре.

Используя примеры документов из предыдущих разделов, вероятно, что у вас есть коллекции для Read_material и office_supplies .Это ответственность вашего программное обеспечение, определяющее, к какой коллекции принадлежит документ.

В следующих примерах используется API MongoDB, чтобы показать, как добавить, запрашивать, обновлять и удалять документы.

Добавление документов

В Amazon DocumentDB база данных создается при первом добавлении документа. в коллекцию.В этом примере вы создаете коллекцию с именем , пример в базе данных test , которая является базой данных по умолчанию при подключении к кластеру. Поскольку соединение неявно создается при первом документ вставлен, нет проверки ошибок коллекции имя. Следовательно, опечатка в названии коллекции, например eexample вместо example , создаст и добавьте документ в коллекцию eexample , а чем предполагаемая коллекция.Проверка ошибок должна выполняться ваше приложение.

В следующих примерах для добавления документов используется API MongoDB.

Добавление одного документа

Чтобы добавить один документ в коллекцию, используйте операцию insertOne ({}) с документом, который вы хотите добавить в коллекцию. коллекция.

  db.example.insertOne (
    {
        «Предмет»: «Линейка»,
        «Цвета»: [«Красный», «Зеленый», «Синий», «Ясный», «Желтый»],
        "Инвентарь": {
            «На руке»: 47,
            «MinOnHand»: 40
        },
        «UnitPrice»: 0,89
    }
)  

Результат этой операции выглядит примерно так (формат JSON).

  {
    "подтверждено": правда,
    "InsertId": ObjectId ("5bedafbcf65ff161707de24f")
}  

Добавление нескольких документов

Чтобы добавить несколько документов в коллекцию, используйте insertMany ([{} ,..., {}]) операция со списком документов которые вы хотите добавить в коллекцию. Хотя документы в этом конкретном списке имеют разные схемы, все они могут быть добавлены к одному коллекция.

  db.example.insertMany (
    [
        {
            «Предмет»: «Ручка»,
            «Цвета»: [«Красный», «Зеленый», «Синий», «Черный»],
            "Инвентарь": {
                «На руке»: 244,
                «MinOnHand»: 72
            }
        },
        {
            "Предмет": "Краска для плаката",
            «Цвета»: [«Красный», «Зеленый», «Синий», «Черный», «Белый»],
            "Инвентарь": {
                «На руке»: 47,
                «MinOnHand»: 50
            }
        },
        {
            «Предмет»: «Аэрозольная краска»,
            «Цвета»: [«Черный», «Красный», «Зеленый», «Синий»],
            "Инвентарь": {
                «На руке»: 47,
                «MinOnHand»: 50,
                «Количество заказов»: 36
            }
        }
    ]
)  

Результат этой операции выглядит примерно так (формат JSON).

  {
    "подтверждено": правда,
    "InsertIds": [
            ObjectId ("5bedb07941ca8d9198f5934c"),
            ObjectId ("5bedb07941ca8d9198f5934d"),
            ObjectId ("5bedb07941ca8d9198f5934e")
    ]
}  

Запрос документов

Иногда вам может потребоваться поискать инвентарь, чтобы клиенты могли видеть и покупать то, что вы продажа.Запросить коллекцию относительно просто, независимо от того, хотите все документы в коллекции или только те документы, которые удовлетворяют определенному критерию.

Для запроса документов используйте операцию find () . Команда find () имеет единственный параметр документа. который определяет критерии, которые следует использовать при выборе документов для возвращение.Результатом find () является документ форматируется как одна строка текста без разрывов строк. Отформатировать выходной документ для облегчения чтения используйте find (). pretty () . Все примеры в этом разделе используют .pretty () для отформатируйте вывод.

Используйте четыре документа, которые вы вставили в пример сбор в двух предыдущих упражнениях - insertOne () и insertMany () .

Получение всех документов в коллекции

Чтобы получить все документы в вашей коллекции, используйте find () операция с пустым документом запроса.

Следующий запрос возвращает все документы в коллекции example .

  db.example.find ({}) .pretty ()  

Получение документов, соответствующих значению поля

Чтобы получить все документы, соответствующие полю и значению, используйте операция find () с документом запроса, который определяет поля и значения для сопоставления.

Используя предыдущие документы, этот запрос возвращает все документы, в которых поле «Элемент» равно «Pen».

  db.example.find ({"Item": "Pen"}) .pretty ()  

Получение документов, соответствующих встроенному документу

Чтобы найти все документы, соответствующие встроенному документу, используйте операцию find () с документом запроса который указывает имя встроенного документа и все поля и значения для этого встроенного документа.

При сопоставлении внедренного документа, внедренный документ документ должен иметь то же имя, что и в запросе. К тому же, поля и значения во встроенном документе должны соответствовать запрос.

Следующий запрос возвращает только документ «Poster Paint».Это потому, что "Pen" имеет разные значения для « OnHand » и « MinOnHand », а также «Spray Paint »имеет на одно поле больше ( OrderQnty ), чем запросить документ.

  db.example.find ({"Инвентарь": {
    «На руке»: 47,
    "MinOnHand": 50}}).довольно ()  

Получение документов, соответствующих значению поля в Встроенный документ

Чтобы найти все документы, соответствующие встроенному документу, используйте операцию find () с документом запроса который указывает имя встроенного документа и все поля и значения для этого встроенного документа.

Учитывая предыдущие документы, следующий запрос использует "точечная запись" для указания встроенного документа и полей представляет интерес. Все документы, которые соответствуют этим, возвращаются, независимо от того, какие другие поля могут присутствовать в встроенный документ.Запрос возвращает "Краска для плаката" и "Spray Paint", потому что оба они соответствуют указанным полям и ценности.

  db.example.find ({"Inventory.OnHand": 47, "Inventory.MinOnHand": 50}). Pretty ()  

Получение документов, соответствующих массиву

Чтобы найти все документы, соответствующие массиву, используйте find () операция с именем массива, которое вы интересуют и все значения в этом массиве.Запрос возвращает все документы, у которых есть массив с таким именем в значения массива идентичны и находятся в том же порядке как в запросе.

Следующий запрос возвращает только "Pen", потому что «Краска для плаката» имеет дополнительный цвет (белый), а «Спрей» Краска »имеет цвета в другом порядке.

  db.example.find ({"Цвета": ["Красный", "Зеленый", "Синий", "Черный"]}) .pretty ()  

Получение документов, соответствующих значению в массиве

Чтобы найти все документы с определенным значением массива, используйте операцию find () с именем массива и ценность, которая вас интересует.

  db.example.find ({"Цвета": "Красный"}) .pretty ()  

Предыдущая операция возвращает все три документа, поскольку у каждого из них есть массив с именем Colors и значение " Red " где-нибудь в массиве.Если вы укажете значение « Белый », запрос вернет только "Плакатная краска".

Получение Документы с использованием операторов

Следующий запрос возвращает все документы, в которых « Опись.OnHand "меньше 50.

  db.example.find (
        {"Inventory.OnHand": {$ lt: 50}})  

Список поддерживаемых операторов запросов см. В разделе Операторы запросов и проекций.

Обновление документов

Обычно ваши документы не статичны и обновляются как часть рабочего процесса вашего приложения.Следующие примеры показывают некоторые способы обновления документов.

Чтобы обновить существующий документ, используйте обновление () операция. Операция update () имеет два документа параметры. Первый документ определяет, какой документ или документы для обновления.Второй документ определяет обновления для сделать.

При обновлении существующего поля - будь то поле простое поле, массив или встроенный документ - вы укажите имя поля и его значения. В конце операции это как если бы поле в старом документе было заменено по новому полю и значениям.

Обновление значений существующего поля

Используйте следующие четыре документа, которые вы добавили ранее для следующие операции обновления.

  {
    «Предмет»: «Линейка»,
    «Цвета»: [«Красный», «Зеленый», «Синий», «Ясный», «Желтый»],
    "Инвентарь": {
        «На руке»: 47,
        «MinOnHand»: 40
    },
    «UnitPrice»: 0,89
},
{
    «Предмет»: «Ручка»,
    «Цвета»: [«Красный», «Зеленый», «Синий», «Черный»],
    "Инвентарь": {
        «На руке»: 244,
        «MinOnHand»: 72
    }
},
{
    "Предмет": "Краска для плаката",
    «Цвета»: [«Красный», «Зеленый», «Синий», «Черный», «Белый»],
    "Инвентарь": {
        «На руке»: 47,
        «MinOnHand»: 50
    }
},
{
    «Предмет»: «Аэрозольная краска»,
    «Цвета»: [«Черный», «Красный», «Зеленый», «Синий»],
    "Инвентарь": {
        «На руке»: 47,
        «MinOnHand»: 50,
        «Количество заказов»: 36
    }
}  

Для обновления простого поля

Чтобы обновить простое поле, используйте update () с $ установите , чтобы указать имя поля и новый ценность.В следующем примере изменяется элемент Item от «Ручки» до «Гелевой ручки».

  db.example.update (
    {"Item": "Pen"},
    {$ set: {"Item": "Гелевая ручка"}}
)  

Результаты этой операции выглядят примерно так.

  {
    «Предмет»: «Гелевая ручка»,
    «Цвета»: [«Красный», «Зеленый», «Синий», «Черный»],
    "Инвентарь": {
        «На руке»: 244,
        «MinOnHand»: 72
    }
}  

Для обновления массива

Следующий пример заменяет существующий массив цветов с новым массивом, который включает Оранжевый и выпадает Белый из списка цветов.Новый список цветов находится в порядке, указанном в update () операция.

  db.example.update (
    {"Item": "Poster Paint"},
    {$ set: {"Цвета": ["Красный", "Зеленый", "Синий", "Оранжевый", "Черный"]}}
)  

Результаты этой операции выглядят примерно так.

  {
    "Предмет": "Краска для плаката",
    «Цвета»: [«Красный», «Зеленый», «Синий», «Оранжевый», «Черный»],
    "Инвентарь": {
        «На руке»: 47,
        «MinOnHand»: 50
    }
}  

Добавление нового поля

Чтобы изменить документ, добавив одно или несколько новых полей, используйте операция update () с документом запроса который определяет документ для вставки и новые поля и значения для вставки с помощью оператора $ set .

В следующем примере добавляется поле UnitPrice со значением 3.99 в документ Spray Paints. Обратите внимание, что значение 3.99 является числовым, а не строка.

  дб.example.update (
    {"Item": "Аэрозольная краска"},
    {$ set: {"UnitPrice": 3.99}}
)  

Результаты этой операции выглядят примерно так (формат JSON).

  {
    «Предмет»: «Аэрозольная краска»,
    «Цвета»: [«Черный», «Красный», «Зеленый», «Синий»],
    "Инвентарь": {
        «На руке»: 47,
        «MinOnHand»: 50,
        «Количество заказов»: 36
    } ,
    «UnitPrice»: 3,99 
}  

Замена встроенного документа

Чтобы изменить документ путем замены встроенного документа, используйте операция update () с документами, которые идентифицировать внедренный документ и его новые поля и значения с помощью оператора $ set .

Учитывая следующий документ.

  db.example.insert ({
    "DocName": "Документ 1",
    "Дата": {
        «Год»: 1987 г.
        «Месяц»: 4,
        «Сутки»: 18
    }
})  

Для замены встроенного документа

Следующий пример заменяет текущий документ Date. с новым, в котором только поля Месяц и День ; Год исключен.

  db.example.update (
    {"DocName": "Document 1"},
    {$ set: {"Дата": {"Месяц": 4, "День": 18}}}
)  

Результаты этой операции выглядят примерно так.

  {
    "DocName": "Документ 1",
    "Дата": {
        «Месяц»: 4,
        «Сутки»: 18
    }
}  

Вставка новых полей во встроенный документ

Для добавления полей во встроенный документ

Чтобы изменить документ, добавив одно или несколько новых полей во встроенный документ используйте обновление () работа с документами, идентифицирующими встроенное документ и "точечная нотация", чтобы указать встроенный документ и новые поля и значения для вставки с помощью оператор $ set .

Для следующего документа в следующем коде используется "точка обозначение "для вставки года и DoW полей во встроенный документ Date , и слов в родительский документ.

  {
    "DocName": "Документ 1",
    "Дата": {
        «Месяц»: 4,
        «Сутки»: 18
    }
}  
  db.example.update (
    {"DocName": "Document 1"},
    {$ set: {"Date.Year": 1987,
              "Date.DoW": "Суббота",
              "Words": 2482}}
)  

Результаты этой операции выглядят примерно так.

  {
    "DocName": "Документ 1",
    "Дата": {
        «Месяц»: 4,
        «Дневной»: 18 , г.
        «Год»: 1987 г.
        «DoW»: «Суббота» 
    } ,
    «Слова»: 2482 
}  

Удаление поля из документа

Чтобы изменить документ, удалив поле из документа, используйте операцию update () с документом запроса который определяет документ, из которого нужно удалить поле, и оператор $ unset , чтобы указать поле, которое нужно удалить.

В следующем примере удаляется поле слов из предыдущего документа.

  db.example.update (
    {"DocName": "Document 1"},
    {$ unset: {Words: 1}}
)  

Результаты этой операции выглядят примерно так.

  {
    "DocName": "Документ 1",
    "Дата": {
        «Месяц»: 4,
        «Сутки»: 18,
        «Год»: 1987 г.
        «DoW»: «Суббота»
    }
}
                  

Удаление поля из нескольких документов

Чтобы изменить документ, удалив поле из нескольких документы, используйте операцию update () с $ незадействованный оператор и мульти option установлен на true .

В следующем примере удаляется инвентарь из всех документов в коллекции примеров. Если в документе нет поля Инвентарь , нет в отношении этого документа предпринимаются действия. Если multi: истина опущен, действие выполняется только над первым документом что соответствует критерию.

  db.example.update (
    {},
    {$ unset: {Inventory: 1}},
    {multi: true}
)
                  

Удаление документов

Чтобы удалить документ из базы данных, используйте remove () операция, определяющая, какой документ Удалить.Следующий код удаляет "гелевую ручку" с вашего пример сборник.

  db.example.remove ({"Предмет": "Гелевая ручка"})  

Чтобы удалить все документы из базы данных, используйте remove () операция с пустым запросом, как показано следующий.

  db.example.remove ({})  
.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ