Работа с документооборотом: Работа специалистом по документообороту в Москве

Работа с документооборотом: Работа специалистом по документообороту в Москве

Специалист по документообороту, делопроизводитель: обязанности, навыки, должностная инструкция

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Важно

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

• в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
• во время собеседования с претендентом на должность;
• в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

• Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
• Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
• Правила уничтожения документов и ревизии.
• Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
• Технику безопасности.
• Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
• Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
• Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
• Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

• среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
• стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

• ПВТР.
• Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
• Уставом предприятия.
• Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
• Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
• Приказами и распоряжениями администрации компании.

Важно

С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

• Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
• Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
• Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
• Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
• Разрабатывать номенклатуры дел.
• Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
• Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
• Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
• Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
• Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
• Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
• Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
• Передавать с описью документы на хранение в архив.
• Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

• За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
• За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
• За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

• Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
• Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
• Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Документооборот внутри компании 1С / Блог компании 1С / Хабр

Мы в фирме 1С широко используем собственные разработки для организации работы компании. В частности, «1С:Документооборот 8». Помимо управления документами (как следует из названия) это ещё и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей – почта, рабочие календари сотрудников, организация совместного доступа к ресурсам (например, бронирование переговорных), учёт рабочего времени, корпоративный форум и многое другое.

В фирме 1С документооборотом пользуется более тысячи сотрудников. База данных стала уже внушительной (11 млрд. записей), а это значит, что она требует более тщательного ухода и более мощного оборудования.

Как устроена работа нашей системы, с какими сложностями при обслуживании базы мы сталкиваемся и как их решаем (в качестве СУБД мы используем MS SQL Server) – расскажем в статье.

Для тех, кто впервые читает про продукты 1С.
1С:Документооборот — это прикладное решение (конфигурация), реализованное на базе фреймворка для разработки бизнес-приложений — платформе 1С:Предприятие.

«1С:Документооборот 8» (сокращённо – ДО) позволяет автоматизировать работу с документами на предприятии. Один из основных инструментов взаимодействия сотрудников – электронная почта. Помимо почты ДО также решает и другие задачи:

• Учёт рабочего времени
• Учёт отсутствий сотрудников
• Заявки на курьеров/транспорт
• Рабочие календари сотрудников
• Регистрация корреспонденции
• Контакты сотрудников (Адресная книга)
• Корпоративный форум
• Бронирование помещений
• Планирование мероприятий
• CRM
• Коллективная работа с файлами (с сохранением версий файлов)
• и др.

В Документооборот мы заходим тонким клиентом (нативное исполняемое приложение) из Windows, Linux, macOS, веб-клиентом (из браузеров) и мобильным клиентом – в зависимости от ситуации.

А ещё благодаря подключенному к Документообороту другому нашему продукту – Системе взаимодействия – мы непосредственно в Документообороте получаем функциональность мессенджера – чаты, аудио и видеозвонки (включая групповые, что сейчас стало особенно актуально, в том числе и с мобильного клиента), быстрый обмен файлами плюс возможность написания чат-ботов, упрощающих работу с системой. Ещё один плюс от использования Системы Взаимодействия (по сравнению с другими мессенджерами) – возможность вести контекстные обсуждения, привязанные к конкретным объектам Документооборота – документам, мероприятиям и т.п. То есть Система взаимодействия глубоко интегрируется с целевым приложением, а не выступает просто «отдельной кнопкой».

Число писем в нашем ДО уже перевалило за 100 млн., а вообще в СУБД – более 11 млрд. записей. Суммарно система использует почти 30 Тб хранилища: объём базы – 7,5 Тб, файлы для коллективной работы лежат отдельно и занимают ещё 21 Тб.

Если говорить о более конкретных цифрах, то вот количество писем и файлов на данный момент:

• Исходящие письма – 14,7 млн.
• Входящие письма – 85,4 млн.
• Версий файлов – 70,8 млн.
• Внутренних документов – 30,6 тыс.

В ДО есть не только почта и файлы. Ниже приведём цифры других учётных объектов:

• Бронирование переговорных – 52 126
• Еженедельные отчеты – 153 940
• Ежедневные отчеты – 628 153
• Визы согласования – 11 821
• Входящие документы – 79 677
• Исходящие документы – 28 357
• Записи о событиях в рабочих календарях пользователей – 168 228
• Заявки на курьеров – 21 883
• Контрагенты – 81 029
• Записи о работе с контрагентами – 45 632
• Контактные лица контрагентов – 41 795
• Мероприятия – 10 243
• Проекты – 6 320
• Задачи сотрудников – 245 980
• Сообщения на форуме – 26 282
• Сообщения в чате – 891 095
• Бизнес-процессы – 109 056. Взаимодействие между сотрудниками происходит через процессы – согласования, исполнения, рассмотрения, регистрации, подписания и т.д. У нас измеряется длительность процессов, количество циклов, количество участников, число возвратов, число запросов на изменение сроков. И эту информацию очень полезно анализировать, чтобы понимать, какие процессы на предприятии происходят и повышать эффективность совместной работы сотрудников.

На каком оборудовании мы всё это обрабатываем?

Эти цифры говорят о внушительном объёме задач, так что перед нами встала необходимость выделить под нужды внутреннего ДО довольно производительное оборудование. На текущий день его характеристики следующие: 38 ядер, 240 Гб ОЗУ, 26 Тб дисков. Приводим таблицу серверов:

В будущем мы планируем наращивать мощность оборудования.

Как обстоят дела с загрузкой серверов?

Сетевая активность никогда не была проблемой ни у нас, ни у наших заказчиков. Как правило, слабое место – это процессор и диски, потому что с нехваткой памяти все уже бороться умеют. Приведём скриншоты наших серверов из Resource Monitor, на которых видно, что у нас никакой страшной нагрузки нет, она весьма скромная.

Например, на скриншоте ниже мы видим SQL-сервер, где ЦПУ загружен на 23%. И это очень хороший показатель (для сравнения: если загрузка будет приближаться к 70%, то, скорее всего, сотрудники будут наблюдать довольно существенные замедления работы).

На втором скриншоте показан сервер приложений, на котором работает платформа 1С:Предприятие – он обслуживает только пользовательские сеансы. Здесь нагрузка процессора несколько больше – 38%, она ровная и спокойная. Загрузка диска есть, но она приемлемая.

Третий скриншот показывает ещё один сервер 1С:Предприятия (он второй, у нас их два в кластере). Только предыдущий обслуживает пользователей, а на этом работают роботы. Например, принимают почту, маршрутизируют документы, выполняют обмен данными, считают права и т.п. Все эти фоновые активности выполняют примерно 90-100 фоновых заданий. И вот этот сервер загружен очень сильно – на 88%. Но на людях это не сказывается, и он реализует как раз всю ту автоматику, которую должен делать Документооборот.

Какие есть метрики для определения эффективности работы?

У нас в ДО встроена серьёзная подсистема замеров показателей производительности и вычислений различных метрик. Это нужно для того, чтобы и в текущий момент времени, и в исторической перспективе понимать, что в системе происходит, что становится хуже, что становится лучше. Средства мониторинга – метрики и замеры времени – входят в типовую поставку «1С:Документооборот 8». Метрики требуют настройки на внедрении, но сам механизм типовой.

Метрики – это замеры различных бизнес-показателей в те или иные моменты времени (например, среднее время доставки почты в моменте 10 минут).

Одна из метрик показывает количество активных пользователей в базе. В среднем их 1000-1400 в течение дня. На графике видно, что на момент скриншота в базе было 2144 активных пользователя.

Таких действий больше 30, список под катом.

Список

• Вход в систему
• Выход из системы
• Загрузка почты
• Изменение действительности объекта
• Изменение прав доступа
• Изменение предмета процесса
• Изменение рабочей группы объекта
• Изменение состава комплекта
• Изменение файла
• Импорт файла
• Отправка по почте
• Перемещение файлов
• Перенаправление задачи
• Подписание ЭП
• Поиск по реквизитам
• Полнотекстовый поиск
• Получение файла
• Прерывание процесса
• Просмотр
• Расшифровывание
• Регистрация документа
• Сканирование
• Снятие пометки удаления
• Создание объекта
• Сохранение на диск
• Старт процесса
• Удаление записей протокола работы пользователей
• Удаление подписи ЭП
• Установка пометки удаления
• Зашифровывание
• Экспорт папки

На позапрошлой неделе у нас средняя активность пользователей увеличилась в полтора раза (на графике показана красным) – это связано с переходом большинства сотрудников на удалённую работу (в связи с известными событиями). Также число активных пользователей увеличилось в 3 раза (на скрине показаны синим), так как сотрудники стали активно пользоваться мобильными: каждый мобильный клиент создаёт подключение к серверу. Сейчас в среднем на каждого нашего сотрудника приходится 2 подключения к серверу.

Для нас, как для администраторов, это сигнал, что нужно внимательнее относиться к вопросам быстродействия, смотреть, не стало ли хуже. А смотрим мы это по другим параметрам. Например, как меняется время доставки почты по внутренней маршрутизации (на скриншоте ниже показано синим). Мы видим, что оно до этого года скакало, а сейчас стабильное – для нас это показатель, что с системой всё в порядке.

Ещё одна прикладная метрика для нас – среднее время ожидания загрузки писем с почтового сервера (на скриншоте показана красным). Грубо говоря, сколько будет письмо гулять по Интернету, прежде чем оно окажется у нашего сотрудника. На скриншоте видно, что это время тоже никак не изменилось за последнее время. Есть отдельные всплески – но они связаны не с задержками, а с тем, что время сбивается на почтовых серверах.

Или, например, ещё метрика (на скриншоте показана синим) – обновление писем в папке. Открытие папки писем – очень частая операция, и нужно, чтобы она выполнялась быстро. Мы замеряем, с какой скоростью она выполняется. Этот показатель измеряется для каждого клиента. Можно посмотреть как общую картину по фирме, так и динамику, например, по отдельному сотруднику. По скриншоту видно, что до этого года метрика была неуравновешенна, потом мы сделали ряд улучшений, и сейчас она не становится хуже – практически ровный график.

Метрики – это, в основном, инструмент администратора для мониторинга системы, для быстрого реагирования на какие-то изменения в поведении системы. На скриншоте – метрики внутреннего ДО за год. Скачок на графиках обусловлен тем, что перед нами поставили задачи по развитию внутреннего ДО.

Вот перечень еще некоторых метрик (под катом).

Метрики

• Активность пользователей
• Активные пользователи
• Активные процессы
• Количество файлов
• Размер файлов (Мб)
• Количество документов
• Количество объектов к отправке адресатам
• Количество контрагентов
• Невыполненные задачи
• Среднее время ожидания загрузки писем с почтового сервера за последние 10 минут
• Внешний буфер данных: количество файлов
• Отставание границы от текущей даты
• Долгая очередь
• Оперативная очередь
• Возраст необработанной учётной записи по внешней маршрутизации
• Размер очереди приемки по внутренней маршрутизации (долгая очередь)
• Размер очереди приемки по внутренней маршрутизации (быстрая очередь)
• Время доставки почты по внутренней маршрутизации (долгая очередь)
• Время доставки почты по внутренней маршрутизации (быстрая очередь)
• Время доставки почты по внешней маршрутизации (среднее)
• Число документов Бронирование
• Число документов Отсутствие
• Число документов «Запись о работе с контрагентом»
• Почта Обновление писем в папке
• Почта Открытие карточки письма
• Почта Перенос письма в папку
• Почта Переход по папкам

Наша система круглосуточно делает замеры более 150 показателей, но не все из них можно оперативно отслеживать. Они могут пригодиться потом, в какой-нибудь исторической перспективе, а сосредоточиться можно на самых важных для бизнеса.

На одном из внедрений было выбрано, например, только 5 показателей. Заказчик поставил перед собой цель сделать минимальный набор показателей, но в то же время такой, чтобы он покрывал основные сценарии работы. Включать в акт приёма 150 показателей было бы неоправданно, потому что даже внутри предприятия сложно согласовать, какие показатели считать приемлемыми. А про эти 5 показателей они знали и уже предъявляли их к системе до начала проекта внедрения, включив в конкурсную документацию: время открытия карточки не более 3 секунд, время исполнения задачи с файлом не больше 5 секунд и т.д. У нас в ДО как раз и были метрики, которые очень чётко отражали исходный запрос из ТЗ заказчика.

А ещё у нас есть профильный анализ замеров производительности. Показатели производительности – это фиксация длительности каждой выполняющейся операции (запись письма в базу, отправка письма на почтовый сервер и т.д.). Это используется исключительно техническими специалистами. Показателей производительности у нас в программе копится очень много. Сейчас мы измеряем примерно 1500 ключевых операций, которые разбиты по профилям.

Один из наиболее важных для нас профилей – «Список ключевых показателей почты с точки зрения потребителей». Этот профиль включает в себя, например, следующие показатели:

• Выполнение команды: Отбор по тегу
• Открытие формы: Форма списка
• Выполнение команды: Отбор по папке
• Отображение письма в области чтения
• Сохранение письма в любимую папку
• Поиск писем по реквизитам
• Cоздание письма

Если мы видим, что метрика по какому-то бизнес-показателю стала слишком большой (например, письма от конкретного пользователя стали приходить очень долго), мы начинаем разбираться, обращаемся к замерам времени технических операций. У нас есть техническая операция «Архивация писем на почтовом сервере» – видим превышение времени этой операции за последний период. Эта операция, в свою очередь, раскладывается на другие операции – например, установка соединения с почтовым сервером. Видим, что она почему-то вдруг стала очень большой (у нас все замеры есть за месяц – можем сравнить, что на прошлой неделе 10 миллисекунд, а сейчас 1000 миллисекунд). И понимаем, что что-то здесь поломалось – нужно исправлять.

Как мы обслуживаем такую большую базу данных?

Наш внутренний ДО – пример реально работающего высоконагруженного проекта. Расскажем о технических особенностях его базы данных.

Сколько времени идёт реструктуризация больших таблиц базы данных?

SQL-сервер требует периодического обслуживания, наведения порядка в таблицах. По-хорошему это нужно делать минимум раз в сутки, а для высоковостребованных таблиц – ещё чаще. Но если база большая (а у нас число записей уже перевалило за 11 млрд.), то ухаживать за ней непросто.

Мы делали реструктуризацию таблиц 6 лет назад, но потом она стала занимать столько времени, что мы уже не вписывались в ночные интервалы. А так как эти операции сильно нагружают SQL-сервер, он не может качественно обслуживать других пользователей.

Поэтому сейчас нам приходится применять различные ухищрения. Например, мы не можем выполнять эти процедуры на полных наборах данных. Приходится прибегать к процедуре Update Sample 500000 rows – это занимает 14 минут. Она выполняет обновление статистики не по всем данным таблицы, а отбирает полмиллиона строк, и по ним рассчитывает статистику, которую использует для всей таблицы. Это некоторое допущение, но мы вынуждены на него идти, потому что для конкретной таблицы сбор статистики по всему миллиарду записей будет выполнятся неприемлемо долгое время.

Другие операции обслуживания мы тоже оптимизировали, сделав их частичными.

Обслуживание СУБД – это вообще сложная задача. В случае активного взаимодействия сотрудников, база быстро разрастается, администраторам становится всё тяжелее обслуживать её – делать обновления статистики, дефрагментацию, индексацию. Здесь надо применять разные стратегии, мы хорошо знаем, как это делать, у нас есть опыт, мы можем им делиться.

Как реализован бэкап при таких объёмах?

Полный бэкап СУБД производится раз в день ночью, инкрементальный – каждый час. Также каждый день создаётся каталог файлов, и он является порцией инкрементального бэкапа файлового хранилища.

Сколько времени выполняется полный бэкап?

На жёсткий диск полный бэкап выполняется за три часа, частичный – за час. На ленту пишется дольше (спецустройство, которое делает резервную копию на специальную кассету, хранящуюся вне офиса; на ленту делают отчуждаемую копию, которая сохранится, если, например, серверная сгорит). Бэкап делается ровно на том же сервере, параметры которого были выше – SQL-сервер с 20% загрузки процессора. На момент бэкапа, конечно же, системе становится значительно хуже, но она всё равно работоспособна.

Есть ли дедупликация?

Дедупликация файлов есть, обкатываем её на себе, и скоро она войдёт в новую версию Документооборота. Также обкатываем на себе механизм дедупликации контрагентов. Дедупликации записей на уровне СУБД нет, так как в этом нет необходимости. Платформа 1С:Предприятие хранит в СУБД объекты, и только платформа может отвечать за их согласованность.

Есть ноды только для чтения?

Нод для чтения (выделенные узлы системы, которые обслуживают тех, кому надо получать какие-либо данные на чтение) нет. ДО – не учётная система, чтобы сажать на отдельную ноду BI, но есть отдельная нода для отдела разработки, обмен с которой идёт сообщениями в формате JSON, а типичное время репликации – это единицы и десятки секунд. Нода пока маленькая, в ней порядка 800 млн записей, но она быстро растёт.

А помеченные на удаление письма совсем не удаляются?

Пока нет. Задачи облегчить базу у нас нет. Было несколько довольно серьёзных случаев, когда приходилось обращаться к помеченным на удаление письмам, в том числе и 2009 года. Поэтому пока решили хранить всё. А вот когда стоимость этого станет неоправданной, будем думать про удаление. Но, если нужно какое-то отдельное письмо удалить из базы с концами, чтобы не было никаких следов, то такое можно сделать по спецзапросу.

А зачем это хранить? Есть статистика обращений к старым документам?

Именно статистики нет. Точнее, она есть в виде протокола работы пользователей, но он хранится недолго. Записи старее года стираются из протокола.

Ситуации, когда надо было поднять старую переписку пятилетней и даже десятилетней давности, были. И это всегда делалось не из праздного любопытства, а для принятия сложных бизнес-решений. Был случай, когда без истории переписки было бы принято неправильное бизнес-решение.

Как проводится экспертиза ценности и уничтожение документов согласно срокам хранения?

Для бумажных документов это делается обычным традиционным способом, как и у всех. Для электронных не делаем – пусть себе хранятся. Место есть. Польза есть. Всем хорошо.

Какие перспективы развития есть?

Сейчас наш ДО решает примерно 30 внутренних задач, часть которых мы перечисляли в начале статьи. Также ДО используется для подготовки конференций, которые мы дважды в год проводим для наших партнёров: вся программа, все доклады, все параллельные секции, залы – всё это верстается в ДО, а потом выгружается из него, и делается печатная программа.

На подходе для ДО ещё несколько задач, помимо тех, что он уже решает. Есть общефирменные задачи, а есть уникальные и редкие, нужные только какому-то конкретному подразделению. Необходимо им помогать, а значит, расширять «географию» использования системы внутри 1С – расширять область применения, решать задачи всех подразделений. Это стало бы лучшим тестом на производительность и надёжность. Хотелось бы увидеть работу системы на триллионах записей, петабайтах информации.

Работа с договорными документами | 1С:Документооборот 8

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:

• подготовка договора;
• согласование договора;
• контроль возврата переданных экземпляров;
• учет сопроводительных документов;
• учет срока действия;
• исполнение обязательств;
• расторжение.

При этом все, что можно, программа выполняет сама:

• продлевает договоры при необходимости;
• отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

Основные процессы договорной работы

Планирование и исполнение проектных задач

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

• планирование — для составления плана проекта;
• отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
• анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
• диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:

• черновики;
• согласованные материалы;
• скан-копии подписанных оригиналов;
• вспомогательные файлы.

Карточка договора

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

Для этого рекомендуется:

• подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
• настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
• подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Автоматическое заполнение файлов договоров

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Лист согласования

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Пример многостраничного договора

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

Срок действия может быть автоматически изменен:

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Автоматическое продление договора

Анализ договорной работы

Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:

• список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
• список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
• отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.

Специализированные подсистемы. Просто картинка с подписью. Пусть будет тут. А подпись пусть будет на 2 строки, длинная подпись нам потребуется в модальном окне. Все любят модальные окна, это стильно и современно!

Как быстро организовать удаленную работу с помощью «1С:Документооборота»

Сейчас как никогда актуален вопрос организации удаленной работы сотрудников. Мы расскажем вам не только о том, как быстро организовать удаленную работу с помощью «1С:Документооборота», но и сделать её ещё более эффективной, комфортной для вас и ваших сотрудников.

«1С:Документооборот» позволяет организовать эффективную совместную работу и взаимодействие сотрудников вне офиса. Для этого вам прямо «из коробки» будут доступны:

• Чат;
• Видеосвязь;
• Форум;
• Файлы.

Используйте чат для оперативного решения ежедневных задач. Ведь большинство обсуждений сотрудники используют в рамках контекста (документа, мероприятия, файла и т. п.).

Сохраняется вся история обсуждений
Если по документу возник вопрос — сотрудник сразу получает вопрос вместе с документом

В разделе Обсуждения можно общаться не только тет-а-тет, но и создавать групповые чаты — отдельно для руководства, для всех сотрудников, по подразделениям, по проектам и т. д.

Просто настроить
Сохраняется эффект живого человеческого общения
Без лишнего формализма электронных писем или служебных записок

Проводите совещания небольшим составом по видеосвязи. Для этого соберите группу сотрудников, убедитесь, что у вас включены видео и звук, начните видеозвонок

Можно включить демонстрацию своего экрана
Из группового чата позвонить как сразу всем, так и одному из собеседников

Еще одна площадка для обмена мнениями и обсуждениями рабочих вопросов — Форум. Сотрудники могут вести обсуждения по документами, проектам, мероприятиям, обмениваться комментариями, файлами, схемами и диаграммами, а также инициировать голосования.

Мгновенная связь между отделами и подразделениями
Обсуждения можно связать с документом, мероприятием, проектом и т. д.
Может стать базой общих знаний организации или отдела

В «1С:Документообороте» вы можете создавать папки и загружать в них файлы любых типов, которые возникают в ходе рабочего процесса предприятия. Программа ведет учет и автоматизирует работу с этими файлами.

Можно создавать как личные, так и общие папки
Можно тут же включить в рабочие процессы, создать на их основании задачу и т. п.
Можно посмотреть список всех версий, сравнить их и даже вернуться к одной из прошлых версий

Помимо организации взаимодействия на удаленной работе важным аспектом является контроль выполнения работы сотрудниками. Для решения таких задач «1С:Документооборот» предлагает руководителю набор следующих инструментов:

• раздел Задачи отдела;
• отслеживание отсутствий сотрудников;
• ежедневные отчеты подчиненных.

Для мониторинга работы подчиненных подразделений и состояния дел отдельных сотрудников обратитесь к разделу «Задачи отдела». Для удобства к этому разделу можно перейти прямо из виджета на начальной странице.

Оперативный просмотр задач своих подчиненных
Быстрый поиск по состоянию и автору задачи

Отслеживайте отсутствия сотрудников на рабочем месте по любым причинам: в связи с болезнью, командировкой, отпуском, отгулом и т. п.

Сотрудникам легко записать свое отсутствие
Руководителю легко посмотреть кто сегодня болеет, кто в отпуске или командировке
Приходят подсказки об отсутствии при написании писем и запуске процессов

Введите для подчиненных систему ежедневной отчетности в «1С:Документообороте».

Сотрудникам несложно заполнить
Руководителю видно кто как работает
Можно использовать в качестве основания для премии при переработках

Так выглядит форма ежедневного отчета

«1С:Документооборот» предоставляет много дополнительных инструментов для автоматизации совместной работы: встроенная и легкая почта, календари, проекты и др.

Фирма «1С» предлагает несколько вариантов быстрой и удобной организации удаленной работы с программой «1С:Документооборот»

Если у вас нет «1С:Документооборота», то рекомендуем арендовать 1С:ДО8 с помощью сервиса 1С:Готовое рабочее место. Аренда — это работа с программой через Интернет за небольшую ежемесячную плату без затрат на развертывание серверов, сетей и прочей дорогостоящей ИТ-инфраструктуры.

Попробовать — просто. Оставьте заявку  на сайте https://1c.ru/rentsoft/ и пользуйтесь сервисом в течение 30-ти дней бесплатно. В течение  рабочего дня после заполнения заявки с вами свяжется партнер фирмы 1С и проконсультирует по всем интересующим вопросам. Если у вас есть обслуживающий партнер 1С, то можно обратиться к нему, он предложит наиболее подходящее решение.

Если у Вас есть «1С:Документооборот», то организовать удаленную работу просто. Для этого используйте Веб-клиент. Любому пользователю достаточно всего лишь запустить свой браузер и ввести адрес веб-сервера, на котором опубликован «1С:Документооборот».

Работу в «1С:Документообороте» можно организовать и с помощью Удаленного рабочего стола (RDP). При таком подключении сотрудники видят свой привычный рабочий стол и могут пользоваться всеми ресурсами, которые доступны им в офисе.

Обратите внимание, что проброс аудио на рабочий компьютер не поддерживается. Для совершения аудио и видеозвонков «1С:Документооборот» должен быть запущен на домашнем компьютере сотрудника.

Если у Вас нет развернутой ИТ-инфраструктуры для настройки Веб-сервера или Удаленного рабочего стола — можно использовать сервис 1С:Линк, который сделает всё за вас. Для этого на ваш офисный компьютер, где установлена программа, потребуется поставить  Агент 1С:Линк и выбрать «1С:Документооборот» для настройки удаленного подключения. Доступ через «1С:Линк» можно настроить самостоятельно, без привлечения специалистов. Подробная информация и Инструкция по подключению находится на странице агента 1С:Линк.

По вопросам удаленной работы пишите на [email protected]

Партнеры «1С» помогут

что ждет участников эксперимента — СКБ Контур

С чего начался эксперимент

Речь о переводе кадрового документооборота в электронный формат зашла еще в 2017 году в связи с национальной программой «Цифровая экономика». По замыслу разработчиков переход на кадровый ЭДО:

• повысит качество управления за счет ускоренного обмена информацией;
• упростит взаимодействие работников с кадровой службой и контролирующими органами;
• обезопасит кадровые документы, содержащие в том числе персональные данные сотрудников;
• сократит расходы на печать и бумагу.

В 2018 году работу с кадрами «оцифровали» компании-гиганты: «Российские железные дороги», «Газпром», «АвтоВаз» и пр. Пилотный проект цифрового документооборота выявил серьезные проблемы, решение которых взял на себя Минтруд.

Весной 2020 года актуальность вопроса возросла: половина страны перешла на удаленную работу и оформлять документы по всем правилам работодателям стало сложнее. В апреле Президент РФ подписал Федеральный закон № 122-ФЗ, который дал старт масштабному эксперименту по всей стране. Порядок и сроки его проведения, требования к участникам утверждены Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240Н.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года.

Как будет проходить оцифровка кадрового документооборота

Проект предполагает, что документы кадровые службы будут оформлять, подписывать и хранить только в электронном виде — без дублирования на бумаге. Работодатели могут работать в своих системах или в информационной системе «Работа в России».

Участники эксперимента самостоятельно определяют, какие типы документов они готовы перевести в цифровой формат: трудовые договоры, приказы о приеме на работу или увольнении, график отпусков и пр. Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Как должен подписывать документы работник, в законе № 122-ФЗ не уточняется.

Особое правило введено только для трудовых и ученических договоров, договоров о материальной ответственности. Их сотрудник подписывает простой подписью, если организация ведет документооборот в системе «Работа в России», или усиленной неквалифицированной — если в своей учетной системе.

Эксперимент не распространяется на электронные трудовые книжки. Эту сферу регулирует Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Участие в проекте добровольное. О своем желании присоединиться к эксперименту может заявить учреждение или коммерческая организация любой сферы деятельности.

Работодатель не может заставлять сотрудников вести документы в электронном виде. Они присоединяются к проекту добровольно, вправе отказаться от участия на старте и даже выйти из проекта в любой момент. К эксперименту можно привлекать соискателей и только устроившихся работников.

Специалист по кадровому учету Контура Алсу Гензель:

«Контур тоже принимает участие в эксперименте Минтруда. Свое согласие уже дали около 50 % сотрудников, и этот показатель меняется ежедневно. На онлайн-подписание документов мы перевели приказы по командировкам и всем видам отпусков».

Не могут участвовать в эксперименте сотрудники, временно занятые в организации по договору о предоставлении персонала, а также дистанционные работники. Документооборот с последними регулируется ст. 312.2 ТК РФ. Основные документы могут быть оформлены электронно, но работодатель обязан в срок до трех дней отправить бумажный экземпляр почтой.

Все расходы, связанные с экспериментом, в том числе затраты на оформление электронных подписей для сотрудников, работодатели берут на себя.

Автоматизировать кадровый учет можно уже сейчас: используйте возможности программы Контур.Персонал

Как принять участие в эксперименте

Если ваша организация хочет присоединиться к проекту, до 1 декабря 2020 года подайте заявление в Минтруд России. В заявлении укажите: ИНН и название, штатную численность и предварительное количество сотрудников-участников эксперимента. Образец заявления вы найдете в Приложении № 1 к приказу № 240.

Кроме того, проведите предварительную подготовку:

1. Определите типы документов, которые будут вестись только в цифровом формате.
2. Получите согласие работников на участие в эксперименте, сформируйте список желающих.
3. Внесите изменения в локальные нормативные акты, в том числе регулирующие использование электронной подписи, обработку персональных данных и пр.
4. Ознакомьте работников с порядком проведения эксперимента и сопутствующими документами.
5. Установите программу для кадрового ЭДО или используйте информационную систему «Работа в России» — сейчас система в разработке, в эксплуатацию ее запустят 20 июля.

Обратите внимание: работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных работников, в том числе в электронных документах, поэтому установленная учетная программа и система передачи документов должны соответствовать требованиям № 152-ФЗ.

Какую отчетность будут сдавать работодатели

Будьте готовы в ходе эксперимента подавать в Минтруд промежуточные отчеты:

• до 1 августа 2020 года;
• до 1 декабря 2020 года;
• до 2 апреля 2021 года.

Отчет должен содержать сведения:

1. Количество сотрудников, которые согласились участвовать в эксперименте изначально, процент участвующих на начало отчетного этапа, доля вышедших досрочно.
2. Перечень документов, которые работодатель выбрал для эксперимента.
3. Перечень мероприятий, которые провел работодатель, чтобы перейти на электронный учет документов, в том числе:
   • доработка установленного ПО;
   • настройка взаимодействия с информационной системой «Моя работа»;
   • меры по защите информации и пр.
4. Наличие технических проблем.
5. Количество жалоб/споров с сотрудниками с разбивкой по темам.
6. Предложения по доработке системы электронного кадрового учета.

Подобные срезы позволят собрать максимально полную картину и дать оценку эффективности эксперимента. После анализа результатов Минтруд решит, какие еще доработки нормативно-правовой и технической баз нужны, чтобы система электронного кадрового документооборота работала без сбоев и обеспечивала стабильное взаимодействие работодателей с сотрудниками.

Должностная инструкция специалиста по документообороту

251 Общие положения

251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

251.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.6 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

251.7 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.

252 Цели и должностные обязанности

252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:

252.1.1Координация информационных потоков между XXX и

Контрагентами.

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:

252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам;

252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

— с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

— с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

253 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:

253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ;

254.6 Положение об Административном отделе XXX ;

255 Права

Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

Компетенции;

255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы,

Работы группы, отдела в целом;

256 Ответственность

Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

257 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования
7.1	Образование	Среднее специальное, высшее
7.2	Опыт работы	От 0,5 года в области делопроизводства
7.3	Профессиональные навыки	Знание делопроизводства и документооборота.

Специальные требования
7.4	Знание специального ПО, технических систем	Пользователь MS Office.
7.5	Знание нормативной документации	—
7.6	Владение методиками	—

258 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение	Определение термина, сокращения
8.1	АдмО	Административный отдел
8.2	ГР ЕСС	Группа развития единой системы справочников

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

259 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

специалист по документообороту

Ведение электронного кадрового документооборота на портале «Работа в России» открыто для всех участников эксперимента

Ведение электронного документооборота на портале «Работа в России» стало доступно для всех участников эксперимента по ведению электронного кадрового документооборота (ЭКД). С 1 октября, по завершению пилотного периода, все участники эксперимента смогут вести электронный кадровый документооборот на портале.

Сейчас в эксперименте по ведению ЭКД участвуют 129 работодателей, из которых 18 в опытном режиме используют возможности портала «Работа в России». В ходе эксперимента работодатели уже внесли свои предложения для усовершенствования работы ЭКД на базе портала «Работа в России». Среди них разработка шаблонов типовых документов для возможного использования работодателями, функция автоматического заполнения персональных данных соискателя при формировании электронного трудового договора из его профиля на Госуслугах, загрузка документов с использованием формата PDF.

В рамках экспериментального внедрения ЭКД также создан интерактивный сервис «Конструктор трудового договора». Он позволит работодателю в каждом конкретном случае просто и быстро создать необходимый юридически грамотный электронный трудовой договор и при необходимости дополнительное соглашение к нему, воспользовавшись шаблоном. Конструктор также обеспечит проведение автоматизированной проверки документов на соответствие требованиям Трудового кодекса.

«По результатам пилота мы доработали функционал портала «Работа в России». Сейчас любой участник эксперимента по электронному кадровому документообороту сможет опробовать ведение кадрового документооборота на этой площадке. Ведение ЭКД на портале «Работа в России» бесплатно, работодатели тем самым могут избежать финансовых затрат на внедрение собственных информационных систем по электронному кадровому документообороту. С учетом тех выводов и предложений, которые будут поступать от участников эксперимента, мы будем готовить предложения по дальнейшему внедрению электронного кадрового документооборота. Это важное условие для обеспечение распространения дистанционной занятости.», – отметил Министр труда и социальной защиты РФ Антон Котяков.

В целом внедрение электронного кадрового документооборота создает дополнительные условия как для работников, так и для работодателей. Это значительно расширяет географию поиска места работы, экономит время. При трудоустройстве соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать кадровые документы, поданные ими или предназначенные для них, со своего гаджета с помощью электронной подписи. Также работники будут иметь быстрый доступ к необходимым документам.

Программное обеспечение для документооборота | Локатор документов

Как документооборот автоматизирует процессы и процедуры

Используя документооборот , вы можете создавать сложные или простые процедуры документооборота, которые структурируют задачи на основе документов и файлов и автоматизируют рабочие процессы. По мере того, как люди создают, получают, направляют, проверяют и утверждают документы и другие файлы, рабочий процесс документооборота направляет информацию в электронном виде и информирует всех, чтобы уменьшить количество ошибок и повысить производительность.

Что входит в документооборот

• Способность создавать определяемые, повторяемые, автоматизированные бизнес-процессы
• Электронные уведомления, обзоры, согласования
• Ведение журнала действий рабочего процесса для аудита и отчетности
• Поддерживает управление бизнес-процессами и улучшение процессов
• Преобразует специальные процедуры в повторяемые процедуры

Управление и автоматизация бизнес-процессов

Программное обеспечение электронного документооборота предоставляет инструменты для определения шагов бизнес-процесса и управления ими, чтобы каждое действие было оптимизировано для обеспечения согласованности и повторяемости.Этот метод автоматизации или управления бизнес-процессами снижает необходимость ручного вмешательства или управления отдельными этапами процесса и повышает эффективность. Исключается путаница в процессе, и время цикла процесса сокращается до завершения. Поскольку файлы хранятся в электронном виде и отслеживаются в системе, документооборот позволяет избежать неприятностей, которые часто возникают в процедурах документооборота. Рабочий процесс документооборота исключает возможность ошибок или потери файлов в процессе рабочего процесса, например, когда люди забывают выполнить действие с документом или потеряют документ, который находится в процессе рабочего процесса.Рабочий процесс документирования позволяет продвигать процесс вперед, предупреждая людей, когда необходимо действие, и записывая журнал всей активности.

Примеры автоматизации документооборота

Существует практически столько же способов использования документооборота, сколько существует бизнес-процессов, ориентированных на документы, которые существуют в вашей компании. Ниже приведены лишь несколько примеров наиболее распространенных типов автоматизации рабочего процесса. Эти и многие другие типы бизнес-процессов можно настроить для автоматизации с помощью рабочего процесса.

Маршрутизация утверждения счетов к оплате

Снизьте стоимость обработки счетов и уменьшите количество ошибок с помощью автоматизированной регистрации и маршрутизации счетов. Счета регистрируются по мере их поступления по электронной почте, в бумажной форме или по факсу. После кодирования им автоматически присваиваются имена, они регистрируются и помещаются в рабочие процессы электронного утверждения. Все фиксируется и сохраняется в системе.

Контроль изменений документов и процедуры контроля качества

Снижайте риски и повышайте согласованность регулируемых процедур с помощью электронного процесса контроля изменений.Весь процесс контроля изменений, от запроса на изменение до окончательной публикации, стал более эффективным и полностью контролируемым в системе контроля документов.

Кадровые процедуры

Преобразуйте бумажные ручные процедуры в полностью автоматизированные безбумажные операции в отделе кадров. Информацию, которая раньше хранилась в картотечных шкафах, теперь можно мгновенно найти и получить в системе управления документами. Электронные формы устраняют необходимость в бумажных формах (и хлопот обработки форм вручную).

Обзоры и согласования

Автоматизированные процессы в организации с возможностью создания определяемых, повторяемых, автоматизированных рабочих процессов. Электронные уведомления информируют людей об этапах проверки и утверждения. Ведение журнала записывает каждое действие для аудита и отчетности.

Подробнее

.

Средний | Flow of the Week: Создайте и вставьте лист утверждения документа с использованием данных утверждения потока

Джей из Encodian составил это руководство, показывающее, как мы можем использовать Power Automate для создания листа утверждения документа с использованием данных утверждения Power Automate, прежде чем встраивать его в документ.

Это обычный вариант использования, который регулярно обсуждается в сообществе!

Encodian — один из наших надежных партнеров по соединению Power Platform, который содержит колоссальные 33 различных действия, включая преобразование формата документа, редактирование, добавление водяных знаков, OCR, PDF в PDF / A, извлечение данных, объединение, разделение, безопасность, поиск и замену, архивирование (ZIP-файлы!) И еще много всего!

Обзор потока

Многие организации включают лист утверждения документа в документ либо в начале, либо в конце документа.Использование этого подхода требует, чтобы пользователь вручную обновлял таблицу утверждения, что трудно контролировать, особенно при использовании автоматизированного процесса утверждения для создания утвержденной версии документа, то есть вы не можете изменить документ после его утверждения! И вы не можете заполнить таблицу утверждения (даты, комментарии), пока процесс утверждения не будет завершен.

Этот поток продемонстрирует, как динамически генерировать лист утверждения из данных утверждения потока и добавлять его в утвержденное представление документа (PDF).

Построим Flow!

Перейдите в библиотеку документов SharePoint, в которой будут храниться документы, которые будут отправлены на утверждение, и управлять ими.

Щелкните « Flow », щелкните « Create a Flow »

Нажмите « Показать еще »

Выберите « Завершить настраиваемое действие для выбранного файла »

Нажмите « Продолжить »

Выберите имя по умолчанию для текста потока и измените его на « Отправить на утверждение »

Добавьте действие SharePoint « Получить содержимое файла » в поток

Настройте действие « Получить содержимое файла » следующим образом:

Адрес сайта : Это должно быть установлено в соответствии со значением « Адрес сайта », установленным в « Получить свойства файла ». ‘action

File Identifier : выберите свойство’ Identifier ‘, возвращаемое действием Get File Properties ‘

Добавьте действие « Start and wait for an Approval » в Flow

Выберите требуемый тип утверждения — в этой демонстрации используется тип утверждения « Approve / Reject — Все должны одобрить »

Завершите настройку действия « Запуск и ожидание утверждения » следующим образом:

Заголовок : Установите « Запрос на утверждение официального документа » или аналогичный

Назначено : введите пользователей, которым будет предложено утвердить документ

Детали : введите дополнительные детали, если необходимо, используя уценку

Ссылка на элемент : выберите свойство « Ссылка на элемент », возвращаемое действием « Получить свойства файла »

Описание ссылки на элемент: Выберите свойство « Имя файла с расширением », возвращаемое действием « Получить свойства файла »

На этом этапе процесс утверждения потока завершен.Следующим этапом является создание официального представления документа, получение данных об утверждении и построение листа утверждения, который мы вставим в утвержденный документ PDF.

Добавить действие « Инициализировать переменную »

Имя : Установите « ApprovalSheetHtml »

Тип : выберите ‘ String ’

Значение : скопируйте и вставьте содержимое файла « ApprovalsheetHtml-InitialValue.html »

ПРИМЕЧАНИЕ: Это действие потребуется позже в потоке… подробности необходимо соблюдать

Добавить действие « Condition »

Выберите значение: Выберите свойство « Outcome », возвращаемое действие « Начать и дождаться утверждения »

Уравнение: Установить на ‘не содержит ’

Выберите значение: Введите « Отклонить »

Этот шаг не является обязательным; он демонстрирует, как изменить содержимое документа с помощью Power Automate.В этом примере добавлено действие для обновления нижнего колонтитула документа, чтобы указать правильную дату утверждения:

Внутри ветви «Если нет» добавьте некоторую соответствующую обработку, чтобы сообщить запрашивающему пользователю, что утверждение было отклонено (см. Пример ниже):

Внутри отделения «Если да» ;

Добавьте действие кодирования « Search and Replace Text »

Тип файла : выберите « DOCX »

Имя файла : выберите свойство « Имя файла с расширением », возвращаемое функцией « Get». свойства файла ‘действие

Содержимое файла : выберите свойство « Содержимое файла », возвращаемое действием « Получить содержимое файла »

Phrases Search Test — 1 : введите [ДАТА УТВЕРЖДЕНИЯ]

Phrases Is Expression — 1 : выберите ‘ No ‘

Phrases Replacement Text — 1 : выберите ‘ Completion Date ‘свойство, возвращенное действием’ Начать и ждать утверждения ‘

ПРИМЕЧАНИЕ: При необходимости вы можете указать точный размер шрифта, цвет и т. Д.в противном случае будет унаследован текущий формат текста текстового документа.

Добавить действие кодирования « Convert to PDF »

Имя файла : выберите свойство « Имя файла », возвращаемое действием « Найти и заменить текст »

Содержимое файла : выберите свойство ‘ File Content ’, возвращаемое действием ‘ Search and Replace Text ’

Имя файла PDF : выберите свойство ‘ Filename ’, возвращаемое действием ‘ Search and Replace Text ’. Действие Encodian автоматически гарантирует, что имя выходного файла имеет расширение PDF .

Нажмите «Показать дополнительные параметры»

Удалить разметку: Выберите « Да, », это гарантирует, что любые комментарии / отслеживаемые изменения будут удалены из итогового документа PDF.

Следующим шагом будет создание листа утверждения. У нас есть несколько вариантов / подходов, которые будут работать; если документ уже содержит «Обзор / Титульную страницу», мы можем:

Используйте действие « Вставить HTML в PDF », чтобы вставить лист утверждения в определенное место в документе PDF.

Используйте действие « Вставить HTML в PDF », чтобы добавить лист утверждения в конец документа PDF.

Разделите исходный документ PDF на два отдельных документа с помощью действия « Разделить PDF », создайте лист утверждения с помощью действия « Преобразовать HTML в PDF » и объедините три файла в правильном порядке с помощью «». Объединить массив документов в PDF »действие

Однако мы советуем нашим клиентам не включать« Обзорную / Титульную страницу »или« Листы утверждения »в фактические документы, поскольку их можно легко добавлять динамически при необходимости, обеспечивая расширенный контроль и возможности для добавления этих типов страниц в документ.Вот что мы сейчас сделаем…

Добавьте действие « Добавить к строковой переменной »

Имя : выберите переменную « ApprovalSheetHtml »

Значение : выберите « Ответы. ‘свойство, возвращенное действием’ Запуск и ожидание утверждения ‘

ПРИМЕЧАНИЕ. Это должно автоматически поместить действие « Добавить к строковой переменной » в цикл « Применить к каждому ».

Значение : введите следующий текст

@ {items (‘ Apply_to_each ’)? [‘ Responder ’]? [‘ DisplayName ’]}

@ {items (‘Apply_to_each’)? [‘ResponseDate’]}

@ {items (‘Apply_to_each’)? [‘Comments’]}

Под циклом « Применить к каждому » добавьте действие « Добавить к строковой переменной »

Имя : выберите переменную « ApprovalSheetHtml »

Значение : введите следующий текст